JP2017112510A - 情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】新規宛先を設定すると同時にアドレス帳にも追加する操作を行った場合に、登録先のアドレス帳を指定する手間を軽減する。
【解決手段】アドレスをグループ化して登録する第１のアドレス帳とアドレスをグループ化しないで登録する第２のアドレス帳のいずれかのアドレス一覧を表示し、所望のアドレスをデータの送信先を追加指定できるようにするとともに、ユーザ入力した新規アドレスを送信先として追加指定できるようにし、さらに、その新規アドレスをアドレス帳に登録するように指定された場合、送信先として追加指定済みアドレスの有無を判断し、ないと判断した場合、アドレス一覧に表示されているアドレス帳が、第１のアドレス帳であるか第２のアドレス帳であるかを判断し、第１のアドレス帳と判断した場合は、第１のアドレス帳に含まれるグループの一覧を表示して、新規アドレスの登録先となるグループをユーザに選択させる。
【選択図】図９

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムに関するものである。

ファクシミリ通信機能を備える情報処理装置において、ファクス送信するために必要な宛先情報を管理するアドレス帳は、ファイルのフォーマットにもテキスト形式やｃｓｖ形式といった多様な種類がある。さらにファイルだけでなく、ドライバ内部、画像形成装置内といったそれぞれの保存先にある場合もある。それぞれのフォーマットや保存先の制約や仕様により、アドレス帳の宛先を管理する体系が異なる。
ここで、アドレス帳の宛先を管理する体系は、宛先としては活用しないが、識別しやすいようにするためのグループを作成してそのグループに属することを必須とするものやグループを作成せずに宛先のみが複数記述されているものがある。
なお、グループとは、例えば企業では送信相手先の部署や課ごとにグループを作成していたり、ファクス受発注業務では送信相手先の受注先や発注先ごとにグループを作成していたりする。

このようにアドレス帳を管理する場合、管理体系や保存先によってアドレス帳の内部でグループ化され、管理されているものもあれば、グループ化されずに宛先だけが複数記述されているものもある。
さらに、ファクス送信可能な文書管理アプリケーションでは、異なる保存先、フォーマットで記述されているアドレス帳をそれぞれ参照し、アドレス帳に記載されている宛先一覧を表示し、一覧表示した宛先を選択してファクス送信を実行することが可能である。
また、前記ファクス送信可能な文書管理アプリケーションにおいて、アドレス帳を参照するだけでなく、新規に宛先を指定して送信することも可能である。
一方、ファクス送信方法の別の形態として、ファクスドライバを利用したファクス送信手段がある。
ここで、ファクスドライバは、ファクスドライバが管理するアドレス帳の宛先を指定したり、新規に宛先を指定したりしてファクス送信を実行することが可能である。
さらに新規に宛先を指定して送信する際に指定した宛先をアドレス帳に追加することが可能である。
従来、宛先をアドレス帳に追加するには、アドレス帳登録画面からアドレスを登録したり、前述したように送信時に指定すると同時に登録したり、さらには新規に宛先情報を指定する画面上で登録操作を実施することで新規宛先として設定した宛先情報をそのまま登録情報として利用したりすることが可能である。（例えば特許文献１参照）

特開２００４−２８９２３１号公報

上述したように、アドレス帳を管理する手法には、文書管理アプリケーションが管理する場合と、ファクスドライバが管理する場合とがある。
このような場合に、ユーザが新規に送信先をアドレス帳に登録する作業を行う場合、ユーザは、登録すべき送信先をグループとして登録すべきか、個別に新規登録すべきかを判断しなければならず負担となっている。
さらに、登録すべき送信先を管理する管理先が文書管理アプリケーションであるのか、あるいはファクスドライバであるのかも意識しなければならない等の課題があった。
本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、新規宛先を設定すると同時にアドレス帳にも追加するといった操作を行った場合に、グループ化して管理されているアドレス帳でもグループ化せずに管理されているアドレス帳でも登録先を指定する手間を軽減できる仕組みを提供することである。

上記目的を達成する本発明の情報処理装置は以下に示す構成を備える。
指定されたアドレスにデータを送信するように制御する情報処理装置であって、アドレスをグループ化して登録する第１のアドレス帳と、アドレスをグループ化しないで登録する第２のアドレス帳とを取得する取得手段と、前記取得手段で取得された第１のアドレス帳または第２のアドレス帳に登録されているアドレスの一覧を表示手段に表示する表示制御手段と、前記表示されたアドレスの一覧の中から選択されるユーザ所望のアドレスを、データの送信先として追加指定する第１の指定手段と、ユーザにより入力された新規のアドレスを、データの送信先として追加指定する第２の指定手段と、前記第２の指定手段で指定された新規のアドレスをアドレス帳に登録するように指定された場合、前記第１の指定手段によって送信先として追加指定済みのアドレスがあるかを判断する第１の判断手段と、前記第１の判断手段で前記第１の指定手段によって送信先として追加指定済みのアドレスがないと判断した場合、前記表示制御手段により前記アドレスの一覧に表示されているアドレス帳が、アドレスをグループ化して登録を行う前記第１のアドレス帳であるか、アドレスをグループ化しないで登録を行う前記第２のアドレス帳であるかを判断する第２の判断手段と、前記第２の判断手段で前記表示されているアドレス帳が前記第１のアドレス帳であると判断した場合、前記第１のアドレス帳に含まれるグループの一覧を表示して、所望のグループをユーザに選択させ、前記新規のアドレスを前記第１のアドレス帳の選択されたグループに登録する登録手段と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、ファクス送信指定時に新規宛先を設定すると同時にアドレス帳にも追加する操作を行った場合に、登録先のアドレス帳を指定する手間を軽減することが可能となる。

情報処理システムの構成を説明する図である。 情報処理装置を説明するブロック図である。 画像形成装置のハードウェア構成を説明するブロック図である。 ファクスドライバの構成を示すブロック図である。 文書管理アプリケーションの構成を示すブロック図である。 文書管理アプリケーションのＵＩ画面を示す図である。 文書管理アプリケーションのＵＩ画面を示す図である。 ディスプレイに表示されるＵＩ画面を示す図である。 情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。 情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。 情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。 情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。

次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕

図１は、本実施形態を示す情報処理システムの構成を説明する図である。
図１において、情報処理装置１０１は、所定のデータを指定された送信先に送信する画像形成装置１０３とコマンド通信可能なネットワーク１０２で接続されている。

図２は、図１に示した情報処理装置１０１を説明するブロック図である。
図２において、ＣＰＵ２０１は情報処理装置１０１の制御手段である中央演算処理装置である。ＣＰＵ２０１は、ＨＤＤ２０７に格納されているアプリケーションプログラム、オペレーティングシステム（ＯＳ）や文書管理アプリケーション等を実行し、ＲＡＭ２０６にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。

ＲＯＭ２０２は記憶手段である読み出し専用メモリであり、内部には、基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラム、ファイル処理の際に使用するフォントデータ、テンプレート用データ等の各種データを記憶する。
ＮＩＣ２０３はネットワークインタフェースであり、当該インタフェース２０３を介して情報処理装置１０１は外部装置とのデータのやり取りを行う。
キーボード２０４は指示入力手段である入力装置であり、ユーザが文書管理アプリケーションに対する制御コマンドの命令やテキスト入力などを入力指示するものである。
ＲＡＭ２０６は一時記憶手段である随時アクセスメモリであり、ＣＰＵ２０１の主メモリやワークエリア等として機能する。

ＨＤＤ２０７は外部記憶手段の一つであり、大容量メモリとして機能するハードディスク（ＨＤ）であり、文書ファイル、アプリケーションプログラム、ＯＳ、及び関係プログラム等を格納している。
ディスプレイ２０８は表示手段である出力装置であり、キーボード２０４から入力したコマンドや、後述する図５に示す文書管理アプリケーション５００の状態等を表示したりするものである。
システムバス２０９は情報処理装置１０１内の各コンポーネントを接続するバスであり、情報処理装置１０１内のデータの流れを司るものである。

図３は、図１に示した画像形成装置１０３のデバイス構成を説明するブロック図である。
図３において、入力画像処理部３０１は、紙原稿などをスキャナなどの画像読み取り装置で読み取り、読み取られた画像データを画像処理する。
ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）部３０２は、ネットワークを利用して入力された画像データ（主に、ＰＤＬデータ）をＲＩＰ部に渡したり、ＭＦＰ内部の画像データや装置情報をネットワーク経由で外部に送信したりする。ＲＩＰ部３０２は、入力されたＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）データを解読し、ＲＩＰ（Ｒａｓｔｅｒ Ｉｍａｇｅ Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）展開する部分である。

操作部３０３は、上記の様々なフローや機能を選択したり操作指示したりするためのものであるが、操作部の表示装置の高解像度化に伴い、メモリ部にある画像データをプレビューし、確認後ＯＫならばプリントするといった使い方もできる。
入力された画像データは、ＭＦＰ制御部３０４に送られる。ＭＦＰ制御部３０４は、入力されるデータや出力するデータを制御する交通整理の役割を果たしている。
また、ＭＦＰ制御部３０４に入力された画像データは、一旦メモリ部３０８に格納される。格納された画像データは、一時的に格納されたり、必要に応じて呼び出されたりする。出力画像処理部３０５は、画像データに対してプリントするための画像処理が施し、プリンタ部３０６に送る。

プリンタ部３０６では、シートを給紙し、出力画像処理部３０５で作られた画像データをそのシート上に順次印字していく。プリントアウトされたシートは後処理部３０７へ送り込まれ、シートの仕分け処理やシートの仕上げ処理が行われる。

ファクス送信を行う際には、読み取った原稿の画像信号（デジタル信号）を電話回線（アナログ回線）で相手に送る必要がある。そのため、ＭＦＰ制御部３０４から受信したラスタイメージのデジタル画像信号に対して、エンコード部３０９で圧縮（一般にファクスでの圧縮伸張にはランレングス法などが用いられることが多い）を施した後、変調部３１１でデジタル信号からアナログ信号に変換を行う。この変換を変調（モジュレーション：Ｍｏｄｕｌａｔｉｏｎ）操作と呼ぶ。その後、ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）部３１４を介して電話回線へと送られる。

逆に、受信時には、電話回線を通して送られてきたアナログ信号（変調された信号）からデジタル信号に変換する必要がある。電話回線から入力されたデータをＮＣＵ部３１４で受け取り、電圧の変換を行い、復調部３１２で復調（デモジュレーション：Ｄｅｍｏｄｕｌａｔｉｏｎ）と呼ばれるＡ／Ｄ変換を行った後、デコード部３１０でランレングスなどの圧縮データをラスタデータに展開する。ラスタデータに変換された画像は、メモリ部３０８に一時保管され、画像データに転送エラーがないことを確認後、ＭＦＰ制御部３０４へ送られる。また、変調と復調の両方ができるものをモデム（ＭＯＤＥＭ：ＭＯｄｕｌａｔｏｒ ａｎｄ ＤＥＭｏｄｕｌａｔｏｒ：変復調装置）部３１３と呼ぶ。
ＭＦＰ制御部３０４に送られてきたファクス受信画像は、出力画像処理部３０５に送られ、プリンタ部３０６を通して紙出力することが可能である。同様にＭＦＰ制御部３０４内で汎用フォーマットや画像形式に変換し、ＮＩＣ部３０２を介して情報処理装置１０１に送信され、ファイルとして保存することも可能である。

アドレス帳管理部３１５は、画像形成装置１０３内の保存先（例えばメモリ部３０８）に保存されているアドレス帳を管理する。アドレス帳には、電子メールやＳＭＢサーバーのパス、ファクスの宛先が含まれている。なお、アドレス帳管理部３１５は、ネットワーク１０２を経由して情報処理装置１０１の文書管理アプリケーション５００と通信可能に構成されている。

図４は、図１に示した情報処理装置１０１にインストールされたファクスドライバの構成を示すブロック図である。
図４において、ファクスドライバ４００は、情報処理装置１０１内で動作し、実行される場合にＲＡＭ２０６にロードされ、ＣＰＵ２０１により実行されるプログラムモジュールである。アドレス管理部４０１は、ファクスドライバ４００に格納されているアドレスを管理する。アドレス管理部４０１は、アドレス記憶部４０２にアドレス（送信先情報を含む）を記憶する。アドレス管理部４０１は外部の画像形成装置１０３からアドレス取得要求を受け、アドレス記憶部４０２に記憶されているアドレスを要求先に送ることが可能である。なお、アドレス記憶部４０２は、送信先情報をグループとして管理する第１のアドレス帳４０２Ａと、送信先情報をグループとして管理しない第２のアドレス帳４０２Ｂとを独立して確保されている。
入力画像処理部４０３はアプリケーションから送信されてきた画像データを画像形成装置１０３が読み込み可能なデータ形式に変換し、ファクス送信部４０４を通して画像形成装置１０３に送信する。これにより、ファクスドライバ４００は様々なアプリケーションから送られてきた画像データとアドレスを画像形成装置１０３に対して送信することが可能となる。

図５は、図１に示した情報処理装置１０１にインストールされた文書管理アプリケーション５００を示すソフトウェア構成を示すブロック図である。

図５において、文書管理アプリケーション５００は、情報処理装置１０１内で動作し、実行される場合にＲＡＭ２０６にロードされ、ＣＰＵ２０１により実行されるプログラムモジュールである。
文書管理アプリケーション５００は、ファイル情報取得部５０２で不図示のファイル管理システムを参照し、ファイル操作部５０３でファイルに対して、編集やファクス送信といった操作を実行する。これらは、表示部５０１で表示され、キーボード２０４で操作される。編集やファクス送信といった操作を実行する場合、ファイルは一時的にデータ記憶部５０６に格納され、画像生成部５０４で画像データに変換され、情報処理装置１０１内のディスプレイ２０８に表示される。

ファクス送信設定部５０５は、ファクス送信を行う際に必要なアドレス情報を設定することを可能とする。アドレス情報を設定するために、アドレス取得部５０８から外部のアドレス情報を取得してきたり、新規に設定したりして、ファクスドライバ送信部５０７からファクスドライバ４００のファクス送信部４０４との間で、送信画像とファクス送信に必要なアドレス情報を送信する。これにより、文書管理アプリケーション５００は、ファクスドライバ４００に対して画像とアドレス情報を送信し、これを受信したファクスドライバ４００が情報処理装置１０１から送られてきた画像とアドレスに従って送信処理を実行する。

図６は、図５に示した文書管理アプリケーション５００のＵＩ画面を示す図である。
図６において、メニュー６０１は、フォルダまたは文書ファイルに対する操作の実行コマンドを一覧表示し、実行することを可能とするものである。アドレスバー６０２は、現在参照しているフォルダのパスを表示する。直接フォルダのパスをアドレスバー６０２に入力することで、指定されたパスのフォルダに含まれる文書ファイルがファイルリストビュー６０５に一覧表示される。

ツールバー６０３には、メニュー６０１で実行可能な操作に対応するショートカットボタンが表示される。ファイルリストビューの表示の切り替えもツールバーのボタンで行われる。ナビゲーションペイン６０４は、登録しているライブラリーの一覧と現在参照中のフォルダの位置を表示する。ライブラリーは、複数登録することができ、登録するライブラリー単位で表示可能なプロパティや操作可能な機能が異なる。これは文書管理アプリケーション５００が定めることもあるし、ファイルサーバー側によって定められる場合もある。

なお、ライブラリーとフォルダの関係は、ライブラリーが上位の階層で、そのライブラリー階層の下の階層にフォルダが存在する。また、ライブラリーに対して設定された内容は、フォルダにも適用される。ファイルリストビュー６０５は、アドレスバー６０２に表示されているフォルダパスに含まれるフォルダ及び文書ファイルを一覧表示する。ツールバー６０３で指定された表示の切り替えにより、表示方法が変わる。本図示例では、リスト表示の例を記述している。

プロパティペイン６０６は、ファイルリストビュー６０５で選択しているフォルダもしくはファイルのプロパティを表示する。プロパティには編集可能なプロパティが存在し、プロパティの型に応じて任意の値を設定することが可能である。プロパティは、ライブラリー単位に決められる。アウトプットバー６０７は、アウトプットバー６０７に登録されているボタンを押下することで、ボタンに関連付けられているアクションをファイルリストビュー６０５で選択されている文書ファイルに対して実行可能である。
本実施形態では、印刷ボタン６０８とファクス送信ボタン６０９とメール添付ボタン６１０とフォルダへ移動のアクションボタン６１１をアウトプットバー６０７に登録可能とし、登録した状態のＵＩ例としている。例えば、ファクス送信ボタン６０９は、実行されるとファイルリストビュー６０５で選択しているファイルをファクス送信する。

図７は、図５に示した文書管理アプリケーション５００のＵＩ画面を示す図である。本ＵＩ画面は、図６に示したファクス送信ボタン６０９を実行し、ファクス送信を行う際にアドレス情報やその他ファクス送信に必要な情報を設定するＵＩ画面例であって、図２に示したディスプレイ２０８に表示される。なお、本例は、文書管理アプリケーション５００によりユーザが指定する送信先をグループ別のアドレス帳、あるいは個別のアドレス帳に登録して管理する例であって、一覧表示する表示制御例である。また、文書管理アプリケーション５００は、アドレス帳の種類に応じた取得先から送信先の一覧を取得して表示する。
図７において、ファクス送信ダイアログ７０１は、ファクス送信時に相手先のアドレスの設定を行うためのＵＩの一例である。アドレス帳選択コンボボックス７０２は、ファクス送信時に使用するアドレス帳を指定するためのコントロールの一例である。本コントロールで選択を変更することで、画像形成装置１０３内のアドレス帳やファクスドライバ４００のアドレス帳、アドレスファイル（Ｅｘｃｅｌファイルやｃｓｖファイル）に保存されたアドレス等を指定することが可能となる。

アドレス一覧リストボックス７０３はアドレス帳選択コンボボックス７０２で指定されたアドレス帳に記載されているアドレスを一覧表示し、選択するためのリストボックスを示すコントロールの一例である。
アドレス一覧リストボックス７０３で、ユーザは、送信先に追加したいアドレスを選択し、追加ボタン７０４を押下することで送信先一覧リストボックス７０５にファクス送信するアドレスを追加する。また、送信先一覧リストボックス７０５には、新規追加ボタン７０６を押下することで表示する、図８において説明する新規追加ダイアログ８０１で送信先情報を入力することで送信先を追加することも可能である。

削除ボタン７０８は、既に追加済みの送信先一覧を送信先一覧リストボックス７０５から選択し押下することで、一覧から送信先を削除することを可能とする。外線接続番号指定チェックボックス７１０は、ファクス送信ダイアログ７０１の送信先一覧リストボックス７０５に指定した宛先のファクス番号の先頭に番号を付与するかどうかを指定するチェックボックスである。外線接続番号指定テキストボックス７１１は、送信先一覧リストボックス７０５に指定した宛先のファクス番号の先頭に番号を付与する番号を指定するためのテキストボックスである。
ＯＫボタン７１２は、ファクス送信ダイアログ７０１で設定した送信先に対して、ファクス送信を実行するための実行ボタンである。キャンセルボタン７１３は、ファクス送信ダイアログ７０１で設定した送信先を破棄するためのキャンセルボタンである。キャンセルボタンを押下時は、処理を中断する。
編集ボタン７０７は、既に追加済みの送信先一覧を選択し、押下することで追加済みの送信先を編集することを可能とする。送信先一覧リストボックス７０５から追加済みの送信先を選択し、編集ボタン７０７を押下すると図８において説明する新規追加ダイアログ８０１を登録されている宛先情報やファクス番号が追加された状態で開く。この新規追加ダイアログ８０１上で編集したい情報を編集してＯＫボタン８１３を押下することで編集結果を送信先一覧リストボックス７０５に列挙し、ダイアログを閉じる。

図８は、図２に示したディスプレイ２０８に表示されるＵＩ画面を示す図である。
図８に示す新規追加ダイアログ８０１において、宛先名テキストボックス８０２は、宛先名称を入力するためのテキストボックスである。宛先名称は、カバーシートに付与したり、宛先を認識したりするための識別情報として利用する。

通信モード選択コンボボックス８０３は、送信する通信モードを選択するためのコンボボックスである。送信する画像形成装置１０３が送信可能な通信モードの一覧を列挙する。Ｇ３／Ｇ４、ＮＧＮ、イントラネット、ＶｏＩＰゲートウェイ等がある。ファクス番号／ＵＲＩ選択コンボボックス８０４は、通信モード選択コンボボックスでイントラネット選択時、ファクス番号指定テキストボックス８０５に入力されるアドレスが、ファクス番号であるか、ＵＲＩであるかを指定するためのコンボボックスである。ファクス番号指定テキストボックス８０５は、送信時のアドレスを入力するためのテキストボックスである。

ファクス番号確認入力指定テキストボックス８０６は、ファクス番号指定テキストボックス８０５に入力した値に間違いが無いように同じ値を再度入力するためのテキストボックスである。
ファクス番号指定テキストボックス８０５とファクス番号確認入力指定テキストボックス８０６に入力された値が等しくない場合、送信先のアドレスとして、登録しない。ＦコードチェックボックスはＦコードを利用するかどうかを指定するチェックボックスである。Ｆコード指定テキストボックス８０８はＦコードを入力するためのテキストボックスである。Ｆコードパスワード入力テキストボックス８０９はＦコードパスワードを入力するためのテキストボックスである。

ＩＳＤＮサブアドレス設定チェックボックス８１０は、ＩＳＤＮサブアドレスを指定するかどうかを指定するためのチェックボックスである。ＩＳＤＮサブアドレス指定テキストボックス８１１は、ＩＳＤＮサブアドレスを指定するためのテキストボックスである。アドレス帳登録指定チェックボックス８１２は、新規追加ダイアログ８０１で指定した宛先をアドレス帳に登録するかどうかを指定するチェックボックスである。
ＯＫボタン８１３は、新規追加ダイアログ８０１にて入力した宛先、通信モード、ファクス番号といった情報を送信先アドレスとして送信先一覧リストボックス７０５に列挙し、ダイアログを閉じる。キャンセルボタン８１４は、新規追加ダイアログ８０１に入力した値を破棄してダイアログを閉じる。

図９は、本実施形態を示す情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。本例は、文書管理アプリケーション５００が、ファクス送信時に指定した新規宛先をアドレス帳に登録する処理例である。なお、各ステップは、記憶された制御プログラムをＲＡＭ２０６に読み出してＣＰＵ２０１が実行することで実現される。

情報処理装置１０１にインストールされた文書管理アプリケーション５００は、ユーザの操作に従いディスプレイ２０８にファイルリストビュー６０５を表示する。このファイルリストビュー６０５でユーザがファイルを選択し、さらに、ユーザがファクス送信ボタン６０９を押下指示する（Ｓ９０１）。すると、文書管理アプリケーション５００は、ファクス送信ダイアログ７０１をディスプレイ２０８に表示し、アドレス帳選択コンボボックス７０２で指定されているアドレス帳からアドレス（送信先情報を含む）の一覧を取得し、アドレス一覧リストボックス７０３に列挙表示する（Ｓ９０２）。図７の例では、３箇所の送信先情報を表示している。そして、ユーザは、アドレス一覧リストボックス７０３に表示されたアドレスの中に送信先として追加したいユーザ所望のアドレスがあれば、そのアドレスを選択して追加ボタン７０４を押下することで、送信先一覧リストボックス７０５にファクス送信先としてそのアドレスを追加することができる。
一方、アドレス一覧リストボックスの中に所望のアドレスがなかった場合、ユーザは、新規追加ボタン７０６を押下することで、図８のダイアログで、送信先のアドレス（ファクス番号）を直接入力してＯＫボタン８１２を押すと、送信先一覧リストボックス７０５にそのアドレスを追加することができる。この図８において、送信先のアドレスが入力され且つアドレス帳登録指定チェックボックス８１２がチェックされた状態でＯＫボタンが押下された場合の処理について、以下のステップＳ９０４〜Ｓ９１１を用いて説明する。

すなわち、図７に示すファクス送信ダイアログ７０１において、ユーザが新規追加ボタン７０６を押下指示したことを検出すると、文書管理アプリケーション５００は、図８に示す新規追加ダイアログ８０１をディスプレイ２０８に表示して、新規宛先として送信先アドレスを入力可能状態にする。この時、新規追加ダイアログ８０１内のアドレス帳登録指定チェックボックス８１２にチェックが入れられていた場合、文書管理アプリケーション５００は、当該入力された新規宛先を、送信先一覧リストボックス７０５に追加するとともに、アドレス帳にも追加するように指定されたと判定する（Ｓ９０３）。
文書管理アプリケーション５００は、図７の送信先一覧リストボックス７０５に、別の宛先が既に送信先として指定されているかどうかを判断する（Ｓ９０４）。既に送信先として指定されている宛先とは、Ｓ９０２で説明したように、アドレス一覧リストボックス７０３に表示されたアドレス帳登録済みのアドレスの中からユーザにより追加指定されたアドレス（追加指定済みアドレス）である。

ここで、既に送信先として指定されている宛先が図７の送信先一覧リストボックス７０５に存在しないと文書管理アプリケーション５００が判断した場合、Ｓ９０５へ進む。そして、文書管理アプリケーション５００は、アドレス一覧リストボックス７０３に表示している宛先一覧（すなわち、アドレス帳選択コンボボックス７０２で選択されたアドレス帳）が、グループ情報を含む宛先一覧（すなわち、グループ情報を含むアドレス帳）かどうかを判断する（Ｓ９０５）。ここで、グループ情報を含む宛先一覧（グループ情報を含むアドレス帳）であると文書管理アプリケーション５００が判断した場合、そのアドレス帳に含まれるグループ一覧をディスプレイ２０８に表示する（Ｓ９０６）。そして、ユーザが、当該表示されたグループ一覧の中から、当該新規宛先の登録先としたいグループを指定すると、そのアドレス帳における当該指定されたグループに該新規宛先を追加登録する（Ｓ９０７）。

一方、Ｓ９０５で、アドレス一覧リストボックス７０３に表示している宛先一覧がグループ情報を含まない宛先一覧である（すなわち、アドレス帳選択コンボボックス７０２で選択されたアドレス帳がグループ情報を含まないアドレス帳である）と文書管理アプリケーション５００が判断した場合、そのグループ情報を含まないアドレス帳に該新規宛先を追加登録する（Ｓ９０８）。
また、Ｓ９０４において、既に送信先として指定されている宛先が図７の送信先一覧リストボックス７０５に存在すると文書管理アプリケーション５００が判断した場合、当該指定されている宛先の追加元となったアドレス帳とグループ情報をアドレス記憶部４０２から取得する（Ｓ９０９）。そして、文書管理アプリケーション５００は、当該指定済みの宛先の追加元となったアドレス帳にグループ情報が含まれているかを判断する（Ｓ９１０）。ここで、当該追加元のアドレス帳にグループ情報が含まれていると判断した場合、文書管理アプリケーション５００は、当該指定されている宛先が属するアドレス帳のグループに、新規追加ダイアログ８０１で入力された新規宛先を追加登録する（Ｓ９１１）。
一方、Ｓ９１０で、当該指定済みの宛先の追加元となったアドレス帳にグループ情報が含まれていないと判断した場合は、そのグループ情報を含まないアドレス帳に該新規宛先を追加登録する（Ｓ９０８）。
新規追加ダイアログ８０１で入力された新規宛先は、Ｓ９０７、Ｓ９０８、Ｓ９１１のいずれかにおいて指定されたアドレス帳（アドレス帳のグループ）に登録されるとともに、送信先一覧リストボックス７０５に追加される。その後、図７のＯＫボタン７１２が押下されると、送信先一覧リストボックス７０５に追加済みの宛先に対してファクス送信が実行されることになる。
これにより、ファクス送信指定時に新規宛先を設定すると同時にアドレス帳にも追加するように指示された場合に、ユーザが入力した新規宛先を、どのアドレス帳のどのグループに追加するかを容易に指定することが可能となる。

また、この時に登録したアドレスがアドレス一覧リストボックス７０３で表示されているアドレス一覧上のどの位置に登録されたかわからなくなってしまうことが考えられる。
これを視覚的にわかりやすくするために登録したアドレス帳以外を表示している場合は、登録したアドレス帳を表示する。その際、アドレス一覧リストボックス７０３の表示上に登録したアドレスを画面上に表示する場合は、一時的に新規登録したアドレスに対応する列の色を変えたり、アイコンを表示したりするなどを行ってもよい。

図１０は、本実施形態を示す情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。本例は、Ｓ９０２で指定されるアドレスの列挙方法の詳細手順に対応する。なお、各ステップは、記憶された制御プログラムをＲＡＭ２０６に読み出してＣＰＵ２０１が実行することで実現される。
文書管理アプリケーション５００は、ファクス送信ダイアログ７０１を介してアドレス帳選択コンボボックス７０２で指定されているアドレス帳を確認する（Ｓ１００１）。指定されているアドレス帳がファクスドライバのアドレス帳であると文書管理アプリケーション５００が判断した場合、文書管理アプリケーション５００は、ファクスドライバに登録されている宛先一覧を取得して（Ｓ１００２）、Ｓ１００９へ進む。

一方、指定されているアドレス帳が画像形成装置１０３のアドレス帳であると文書管理アプリケーション５００が判断した場合、画像形成装置１０３に登録されている宛先一覧を取得して（Ｓ１００３）、Ｓ１００９へ進む。なお、画像形成装置１０３の宛先一覧を取得した際、アドレス帳内でグループ毎に管理されている場合はグループ情報も取得しておく。

一方、Ｓ１００１で、指定されているアドレス帳がファイルであると文書管理アプリケーション５００が判断した場合、シートを含むファイルであるかを確認する（Ｓ１００４）。シートについて補足する。読み込むアドレス帳がファイルであった場合、ファイルの形式によりシートという概念で複数のページをグループとして管理し、それぞれのページ単位でアドレス帳を管理している場合とそのような概念はなくグループとして管理せず、シートを持たないファイルが存在する。例えば、Microsoft Excelで開くファイル形式の場合、xls形式であれば、シートを備え、それぞれのシートにアドレス情報を記載することが可能であり、csv形式であれば、シートを持たないため、１つのアドレス帳として管理されているものである。シートを含むファイルであると判断した場合、どのシートを取得するか確認する（Ｓ１００５）。
さらに、文書管理アプリケーション５００は、指定したシートを取得するか全てのシートを取得するのかを判断する（Ｓ１００５）。
ここで、全てのシートを取得すると判断した場合、文書管理アプリケーション５００は、ファイルに含まれているシート全てに記載されている宛先一覧を取得する（Ｓ１００７）。この時、各宛先がどのシートに属していたかも取得しておき、宛先一覧が登録されているグループ情報として記憶しておく。つまり、シートをグループとして扱う。

一方、Ｓ１００５で、指定したシートのみを取得すると文書管理アプリケーション５００が判断した場合は、指定されたシートに記載されている宛先一覧を取得する（Ｓ１００６）。
そして、これらの宛先一覧取得を用いて取得した宛先一覧をファクス送信ダイアログ７０１内のアドレス一覧リストボックス７０３に表示して（Ｓ１００９）、本処理を終了する。
これにより、図９に示したＳ９０２で表示されるアドレスの一覧が列挙表示される。

〔第２実施形態〕
図１１は、本実施形態を示す情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。本例は、Ｓ９１０で新規宛先を追加するときに登録しようとするアドレス帳によっては登録できない値が新規宛先に指定されている場合における登録方法の処理例である。なお、各ステップは、記憶された制御プログラムをＲＡＭ２０６に読み出してＣＰＵ２０１が実行することで実現される。
尚、その他の構成については第１実施形態で説明したものと同様であるため説明は省略する。

図９に示したＳ９０３以降に新規に追加する宛先をアドレス帳に追加することを指定する。
文書管理アプリケーション５００はファクス送信ダイアログ７０１を介して指定された宛先がアドレス帳に追加可能かどうかを判断する（Ｓ１１０１）。ここで、追加できない情報が宛先に含まれていると文書管理アプリケーション５００が判断した場合（例えば、ＩＳＤＮサブアドレスが指定されているが、一覧表示しているアドレス帳にはＩＳＤＮサブアドレスは登録できない時など）、新規追加しようとしている宛先が追加可能な別のアドレス帳が存在するか判断する（Ｓ１１０２）。

一方、追加可能な別のアドレス帳が存在しないと文書管理アプリケーション５００が判断した場合は、アドレス帳に記載可能な情報以外を削除し、宛先を補正する（Ｓ１１０３）。この時、補正時に削除される項目が何であるかを表示してもよい。
一方、Ｓ１１０２で、追加可能な別のアドレス帳が存在すると文書管理アプリケーション５００が判断した場合は、追加可能なアドレス帳の一覧をディスプレイ２０８に表示する（Ｓ１１０４）。その後、文書管理アプリケーション５００がＳ１１０４で表示された一覧の中で指定されたアドレス帳に対して、新規宛先を追加して（Ｓ１１０５）、本処理を終了する。

これにより、新規宛先を追加するときに登録しようとするアドレス帳によって登録できない値が新規宛先に含まれていても追加可能なアドレス帳を表示して登録するか補正して登録するかを指定することが可能になり、宛先の登録が可能となる。

〔第３実施形態〕
図１２は、本実施形態を示す情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。本例は、図９に示したＳ９０７、Ｓ９０８、Ｓ９１１で新規宛先を追加する時に既に登録済みの宛先を再度登録しようとしてしまう場合における同一の宛先はアドレス帳に登録できないようにする方法の処理例である。なお、各ステップは、記憶された制御プログラムをＲＡＭ２０６に読み出してＣＰＵ２０１が実行することで実現される。
尚、その他の構成については第１実施形態で説明したものと同様であるため説明は省略する。

ファクス送信ダイアログ７０１は、追加しようとしている宛先の通信モードを確認する（Ｓ１２０１）。通信モードが特定の通信モード、例えばＧ３／Ｇ４でない場合は、宛先がアドレス帳に含まれているか比較する（Ｓ１２０４）。通信モードがＧ３／Ｇ４の場合は、電話番号に記載されている文字列から０〜９の数値以外の文字を除外する（Ｓ１２０２）。次にファクス送信ダイアログ７０１の外線接続番号指定テキストボックス７１１に市外局番が指定されているかどうかを確認する（Ｓ１２０３）。指定されていない場合は、宛先がアドレス帳に含まれているか比較する（Ｓ１２０４）。

ここで、指定されていると判断した場合は、追加しようとしている宛先の電話番号の先頭に外線接続番号指定テキストボックス７１１に記載されている値を付与し（Ｓ１２０４）、宛先がアドレス帳に含まれているかを比較する（Ｓ１２０５）。アドレス帳と比較した結果、同一番号があるかを確認し（Ｓ１２０６）、無い場合は新規宛先として追加する（Ｓ１２０９）。
ここで、同一番号があると判断した場合は、宛先名称が同一であるかどうかを確信し（Ｓ１２０７）、異なる場合は、新規宛先として追加する（Ｓ１２０９）。電話番号及び宛先名が同一である場合は同じ宛先が既に登録済みであるとして、警告を表示して登録を抑止する（Ｓ１２０８）。
これにより、同一の宛先をアドレス帳に登録できないようにすることを可能とする。ただ、警告を表示するだけで同一宛先を登録してもよい。

本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステムまたは装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサがプログラムを読み出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えばＡＳＩＣ）によっても実現可能である。

１０１ 情報処理装置
１０３ 画像形成装置。

Claims (9)

1. 指定されたアドレスにデータを送信するように制御する情報処理装置であって、
   アドレスをグループ化して登録する第１のアドレス帳と、アドレスをグループ化しないで登録する第２のアドレス帳とを取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された第１のアドレス帳または第２のアドレス帳に登録されているアドレスの一覧を表示手段に表示する表示制御手段と、
   前記表示されたアドレスの一覧の中から選択されるユーザ所望のアドレスを、データの送信先として追加指定する第１の指定手段と、
   ユーザにより入力された新規のアドレスを、データの送信先として追加指定する第２の指定手段と、
   前記第２の指定手段で指定された新規のアドレスをアドレス帳に登録するように指定された場合、前記第１の指定手段によって送信先として追加指定済みのアドレスがあるかを判断する第１の判断手段と、
   前記第１の判断手段で前記第１の指定手段によって送信先として追加指定済みのアドレスがないと判断した場合、前記表示制御手段により前記アドレスの一覧に表示されているアドレス帳が、アドレスをグループ化して登録を行う前記第１のアドレス帳であるか、アドレスをグループ化しないで登録を行う前記第２のアドレス帳であるかを判断する第２の判断手段と、
   前記第２の判断手段で前記表示されているアドレス帳が前記第１のアドレス帳であると判断した場合、前記第１のアドレス帳に含まれるグループの一覧を表示して、所望のグループをユーザに選択させ、前記新規のアドレスを前記第１のアドレス帳の選択されたグループに登録する登録手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記第２の判断手段で前記表示されているアドレス帳が前記第２のアドレス帳であると判断した場合、前記登録手段は、前記新規のアドレスを前記第２のアドレス帳に登録することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記取得手段は、前記表示制御手段により表示されるアドレス帳の種類に応じた取得先から、前記第１のアドレス帳または前記第２のアドレス帳を取得することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記アドレス帳の種類は、ドライバ、ファイル、デバイスのいずれかであることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記新規のアドレスが前記第１のアドレス帳または前記第２のアドレス帳で管理していない情報を含んでいる場合、前記登録手段は、当該管理していない情報を補正して前記第１のアドレス帳または前記第２のアドレス帳に登録することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記新規のアドレスが特定の通信モードを含んでいる場合、登録すべき情報から特定の情報を削除または付与して前記第１のアドレス帳または前記第２のアドレス帳に登録することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
7. 特定の情報を削除または付与した情報が前記第１のアドレス帳または前記第２のアドレス帳に登録されている場合、同一の送信先が登録されていることを警告する警告手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
8. 指定されたアドレスにデータを送信するように制御する情報処理装置の制御方法であって、
   アドレスをグループ化して登録する第１のアドレス帳と、アドレスをグループ化しないで登録する第２のアドレス帳とを取得する取得工程と、
   前記取得工程で取得された第１のアドレス帳または第２のアドレス帳に登録されているアドレスの一覧を表示手段に表示する表示制御工程と、
   前記表示されたアドレスの一覧の中から選択されるユーザ所望のアドレスを、データの送信先として追加指定する第１の指定工程と、
   ユーザにより入力された新規のアドレスを、データの送信先として追加指定する第２の指定工程と、
   前記第２の指定工程で指定された新規のアドレスをアドレス帳に登録するように指定された場合、前記第１の指定工程によって送信先として追加指定済みのアドレスがあるかを判断する第１の判断工程と、
   前記第１の指定工程によって送信先として追加指定済みのアドレスがないと前記第１の判断工程で判断した場合、前記表示制御工程により前記アドレスの一覧に表示されているアドレス帳が、アドレスをグループ化して登録を行う前記第１のアドレス帳であるか、アドレスをグループ化しないで登録を行う前記第２のアドレス帳であるかを判断する第２の判断工程と、
   前記第２の判断工程で前記表示されているアドレス帳が前記第１のアドレス帳であると判断した場合、前記第１のアドレス帳に含まれるグループの一覧を表示して、所望のグループをユーザに選択させ、前記新規のアドレスを前記第１のアドレス帳の選択されたグループに登録する登録工程と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
9. コンピュータを、請求項１乃至７のいずれか１項に記載の各手段として機能させるためのプログラム。

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