JP2017033276A - 会議システム、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議の参加者の位置に応じて、会議のデータを配信する領域を動的に変更できる技術を提供すること。【解決手段】第１の通信装置、第２の通信装置、及び情報処理装置を含む会議システムにおいて、前記第１の通信装置、及び前記第２の通信装置は、情報端末と近距離無線通信を行う近距離無線通信部と、前記近距離無線通信の通信範囲に存在する情報端末を、前記情報処理装置に通知する通信部と、をそれぞれ備え、前記情報処理装置は、会議の領域を管理し、前記会議の領域を通信範囲とする前記第１の通信装置を介して、前記情報端末から前記会議に参加する旨を通知され、かつ、前記第２の通信装置から、前記情報端末が通信範囲に存在する旨を通知された場合、前記会議の領域を、前記第２の通信装置の通信範囲を含む領域に拡張する管理部と、を備えることで上記課題を解決する。【選択図】図９

Description

本発明は、会議システム、及びプログラムに関する。

特許文献１には、会議スペースを、境界位置発信装置から受信した境界位置情報に基づいて複数の領域に分割し、会議の参加者に、参加者が位置する領域に応じた会議資料を配信する技術が開示されている。

従来技術では、会議スペースの領域は、境界位置発信装置により分割されており、会議の参加者が移動しても、領域を動的に変更できないという課題がある。

そこで、会議の参加者が移動した場合等に、会議の領域を動的に変更できる技術を提供することを目的とする。

第１の通信装置、第２の通信装置、及び情報処理装置を含む会議システムにおいて、前記第１の通信装置、及び前記第２の通信装置は、情報端末と近距離無線通信を行う近距離無線通信部と、前記近距離無線通信の通信範囲に存在する情報端末を、前記情報処理装置に通知する通信部と、をそれぞれ備え、前記情報処理装置は、会議の領域を管理し、前記会議の領域を通信範囲とする前記第１の通信装置を介して、前記情報端末から前記会議に参加する旨を通知され、かつ、前記第２の通信装置から、前記情報端末が通信範囲に存在する旨を通知された場合、前記会議の領域を、前記第２の通信装置の通信範囲を含む領域に拡張する管理部と、を備える。

開示の技術によれば、会議の参加者が移動した場合等に、会議の領域を動的に変更できる。

実施形態に係る会議システムの全体構成を示す図である。 実施形態に係るアクセスポイントの配置の例を示す図である。 情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 アクセスポイントのハードウェア構成の一例を示す図である。 情報端末のハードウェア構成の一例を示す図である。 実施形態に係る会議システムの機能構成を示す図である。 会議情報に記憶される情報の一例を示す図である。 在圏情報に記憶される情報の一例を示す図である。 会議領域を拡張する際のシーケンスの一例を示す図である。 会議領域を拡張する際のシーケンスの他の一例を示す図である。 会議領域を縮小する際のシーケンスの一例を示す図である。 会議領域を縮小する際のシーケンスの他の一例を示す図である。 会議管理部による情報端末、アクセスポイントの追加処理のフローチャートである。 会議管理部による情報端末、アクセスポイントの削除処理のフローチャートである。 会議管理部による移動要求の通知処理のフローチャートである。 情報端末における会議データの表示例を示す図である。 情報端末における移動要求通知の表示例を示す図である。

図１は、実施形態に係る会議システム１の全体構成を示す図である。図１に示すように、会議システム１は、１以上の情報処理装置（管理サーバ）１０、１以上のアクセスポイント（通信装置）２０−１、・・・、２０−ｎ（以下で適宜「アクセスポイント２０」と総称する）、ユーザが所持する１以上の情報端末３０−１、・・・、３０−ｎ（以下で適宜「情報端末３０」と総称する）を有する。

なお、以下で、会議を行う領域として本来予定されている領域を通信範囲とするアクセスポイント２０を、基本アクセスポイントと称する。また、使用している場所が手狭になった場合等に、会議に参加したユーザの情報端末３０が位置する、会議での使用を本来予定されていない領域を通信範囲とするアクセスポイント２０を、拡張アクセスポイントと称する。

情報処理装置１０は、会議の領域を管理する。

情報処理装置１０は、会議の領域を通信範囲とするアクセスポイントを介して、情報端末３０から当該会議に参加する旨を通知され、かつ、他のアクセスポイントから、当該情報端末が通信範囲に存在する旨を通知された場合、会議の領域を、他のアクセスポイントの通信範囲を含む領域に拡張する。なお、情報端末３０からの会議に参加する旨の通知と、他のアクセスポイントからの情報端末３０が通信範囲に存在する旨の通知は、どちらが先に行われてもよい。

情報処理装置１０は、会議の領域に存在する情報端末３０に、会議の領域に応じた会議データを送信する。

アクセスポイント２０は、情報端末３０が、ＢＬＥ（Bluetooth（登録商標） Low Energy）、無線ＬＡＮ（Local Area Network）、ＮＦＣ（Near field communication）等の近距離無線通信が可能な通信範囲に入ると、情報端末３０と、近距離無線通信を行う。従って、アクセスポイント２０は、他の装置と通信を行う通信装置ともいえる。

アクセスポイント２０は、近距離無線通信により、情報端末３０が近距離無線通信の可能な通信範囲に入ったこと、及び通信範囲から出た（離脱した）ことを検知すると、情報処理装置１０に通知する。

アクセスポイント２０は、伝送網４０を介して情報処理装置１０と通信を行う。なお、伝送網４０は、ＬＡＮ、インターネット、携帯電話網などである。

情報端末３０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ノートパソコン等である。情報端末３０は、アクセスポイント２０との無線通信により、情報処理装置１０から、現在位置する領域に応じた資料等のコンテンツを取得し、ユーザに表示する。

図２は、実施形態に係るアクセスポイント２０の配置の例を示す図である。図２の例では、アクセスポイント２０は、会議スペースを網羅するため、通信範囲が多少重なるように配置される。

図３は、情報処理装置１０のハードウェア構成の一例を示す図である。

情報処理装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０４、通信インターフェイス（Ｉ／Ｆ）１０５、外部Ｉ／Ｆ１０６、入力装置１０７、表示装置１０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。

ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ１０３上に読み出し、処理を実行することで、情報処理装置１０全体の制御や機能を実現する演算装置である。

ＲＯＭ１０２は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）であり、ＢＩＯＳ、ＯＳ設定などのプログラムやデータを格納する。

ＲＡＭ１０３は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。

ＨＤＤ１０４は、ＯＳや、各種機能を提供するアプリケーションプログラム等のデータを格納する。

通信Ｉ／Ｆ１０５は、イーサネット（登録商標）に準拠する通信を行う。

外部Ｉ／Ｆ１０６は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体１０６ａなどがある。記録媒体１０６ａには、実施形態を実現するプログラムを格納することができる。情報処理装置１０は外部Ｉ／Ｆ１０６を介して、記録媒体１０６ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。

記録媒体１０６ａは、例えば、ＳＤメモリカード（SD Memory card）などの記録媒体である。記録媒体１０６ａは、ＵＳＢメモリ（Universal Serial Bus memory）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＣＤ（Compact Disk）、フレキシブルディスクなどの記録媒体であってもよい。

入力装置１０７は、情報処理装置１０に各種情報を入力するためのインタフェースである。表示装置１０８は、情報処理装置１０が有する各種情報を表示する。

図４は、アクセスポイント２０のハードウェア構成の一例を示す図である。

アクセスポイント２０は、プロセッサ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、近距離無線Ｉ／Ｆ２０４、通信Ｉ／Ｆ２０５、外部Ｉ／Ｆ２０６などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。

プロセッサ２０１は、ＲＯＭ２０２などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ２０３上に読み出し、処理を実行することで、アクセスポイント２０全体の制御や機能を実現する演算装置である。

ＲＯＭ２０２は、フラッシュメモリ等の、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）であり、ＯＳ（Operating System）、各種機能を提供するアプリケーションプログラム等のデータが格納されている。

ＲＡＭ２０３は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。

近距離無線Ｉ／Ｆ２０４は、ＢＬＥ、ＮＦＣ、無線ＬＡＮ等の近距離無線通信を行う。

通信Ｉ／Ｆ２０５は、イーサネット（登録商標）に準拠し、情報処理装置１０と通信を行う。

外部Ｉ／Ｆ２０６は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体２０６ａなどがある。これにより、アクセスポイント２０は外部Ｉ／Ｆ２０６を介して記録媒体２０６ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２０６ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリなどがある。

図５は、情報端末３０のハードウェア構成の一例を示す図である。

情報端末３０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）３０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）３０３、ＳＳＤ（Solid State Drive）３０４、近距離無線Ｉ／Ｆ３０５、入力装置３０６、表示装置３０７、外部Ｉ／Ｆ３０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。

ＣＰＵ３０１は、ＲＯＭ３０２やＳＳＤ３０４などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ３０３上に読み出し、処理を実行することで、情報端末３０全体の制御や機能を実現する演算装置である。

ＲＯＭ３０２は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ３０２は、情報端末３０の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータを格納する。

ＲＡＭ３０３は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。

ＳＳＤ３０４は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには、例えば情報端末３０全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）や、ＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェアなどがある。ＳＳＤ３０４は格納しているプログラムやデータを所定のファイルシステム及び／又はＤＢ（データベース）により管理している。なお、ＳＳＤ３０４の代わりに又はＳＳＤ３０４と併せて、ＨＤＤ等を備えてもよい。

近距離無線Ｉ／Ｆ３０５は、アクセスポイント２０を介した通信を行うためのインタフェースである。近距離無線Ｉ／Ｆ３０５は、例えば、ＢＬＥ、ＮＦＣ、無線ＬＡＮ等を用いて、アクセスポイント２０との近距離無線通信を行う。

入力装置３０６は、例えば、タッチパネルであり、情報端末３０に各操作信号を入力するのに用いられる。なお、入力装置３０６は、キーボードやマウスなどであってもよい。

表示装置３０７は、例えば、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などであり、情報端末３０による処理結果を表示する。

外部Ｉ／Ｆ３０８は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体３０８ａなどがある。記録媒体３０８ａには、実施形態を実現するプログラムを格納することができる。情報端末３０は外部Ｉ／Ｆ３０８を介して、記録媒体３０８ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。

記録媒体３０８ａは、例えば、ＳＤメモリカード（SD Memory card）などの記録媒体である。記録媒体３０８ａは、ＵＳＢメモリ（Universal Serial Bus memory）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＣＤ（Compact Disk）、フレキシブルディスクなどの記録媒体であってもよい。

次に、図６を参照し、実施形態に係る会議システム１の機能構成について説明する。図６は、実施形態に係る会議システム１の機能構成を示す図である。

情報処理装置１０は、記憶部１１、会議管理部１２、会議データ配信部１３、在圏管理部１４、通信部１５を有する。これら各部は、情報処理装置１０にインストールされた１以上のプログラムが、情報処理装置１０のＣＰＵ１０１に実行させる処理により実現される。

記憶部１１は、会議情報１１１、在圏情報１１２を記憶する。なお、記憶部１１は、情報処理装置１０のＲＡＭ１０３等にデータを記憶する構成としてもよいし、外部のデータベースサーバ等に記憶する構成としてもよい。

図７は、会議情報１１１に記憶される情報の一例を示す図である。会議情報１１１は、データの項目として、会議ＩＤ、会議名、会議開催時間、会議場所、基本アクセスポイントＩＤ、拡張アクセスポイントＩＤ、会議参加情報端末ＩＤ、ユーザＩＤ、アジェンダ、配布資料、議事録、トピックを含む。

会議ＩＤは、会議を識別する情報である。会議名は、会議の名称を示す情報である。会議開催時間は、予定されている会議の開始時刻と終了時刻を示す情報である。会議場所は、会議が行われる場所の名称である。基本アクセスポイントＩＤは、会議を行う領域として本来予定されている領域を通信範囲とするアクセスポイント２０を識別する情報である。拡張アクセスポイントＩＤは、使用している場所が手狭になった場合等に、会議に参加したユーザの情報端末３０が位置する、会議での使用を本来予定されていない領域を通信範囲とするアクセスポイント２０を識別する情報である。なお、アクセスポイント２０を識別する情報として、アクセスポイント２０のＭＡＣアドレス等を用いる構成としてもよい。

会議参加情報端末ＩＤは、例えば会議に参加している情報端末３０のＭＡＣアドレス等であり、会議に参加している情報端末３０を識別する情報である。ユーザＩＤは、現在会議に参加している情報端末３０のユーザを識別する情報である。アジェンダ、配布資料、議事録、トピックは、会議に参加する情報端末３０に配信する会議データであり、会議における討議内容が記載されたアジェンダ、配布資料、議事録（討議結果）、アクションアイテムが記載されたトピックの情報である。なお、議事録には、会議への参加通知を送信した情報端末３０のユーザＩＤを含まれる構成としてもよい。

図８は、在圏情報１１２に記憶される情報の一例を示す図である。在圏情報１１２は、データの項目として、アクセスポイントＩＤと、情報端末ＩＤ、標準収容数とを含む。

アクセスポイントＩＤは、アクセスポイント２０を識別する情報である。情報端末ＩＤは、アクセスポイント２０の通信範囲に存在し、アクセスポイント２０との近距離無線通信を接続している情報端末３０を識別する情報である。なお、複数のアクセスポイント２０の通信範囲が重なる領域に位置する情報端末３０は、当該複数のアクセスポイント２０に対応付けて記憶される。標準収容数は、アクセスポイント２０に接続する情報端末３０の台数の閾値である。

在圏管理部１４は、通信部１５を介してアクセスポイント２０から情報端末ＩＤ及びアクセスポイントＩＤを含む接続通知を受信すると、在圏情報１１２に、受信したアクセスポイントＩＤに対応付けて情報端末ＩＤを登録する。

在圏管理部１４は、通信部１５を介してアクセスポイント２０から情報端末ＩＤ及びアクセスポイントＩＤを含む切断通知を受信すると、在圏情報１１２から、受信したアクセスポイントＩＤに対応付けられた情報端末ＩＤを削除する。

会議管理部１２は、入力装置１０７等から入力された、会議ＩＤ、会議名、会議開催時間、会議場所、基本アクセスポイントＩＤ、会議データを、会議情報１１１に格納する。

会議管理部１２は、通信部１５を介してアクセスポイント２０から情報端末ＩＤ及びアクセスポイントＩＤを含む接続通知を受信すると、在圏管理部１４による在圏情報１１２の更新処理が行われた後、情報端末３０、アクセスポイント２０の追加処理を行う。会議管理部１２は、情報端末３０の追加処理により、会議情報１１１に、会議に対応付けて、会議に参加する情報端末３０のＩＤを登録する。また、会議管理部１２は、アクセスポイント２０の追加処理により、会議情報１１１に、会議に対応付けて、拡張アクセスポイントＩＤとしてアクセスポイント２０のＩＤを追加する。なお、会議管理部１２による情報端末３０、アクセスポイント２０の追加処理の詳細は後述する。

会議管理部１２は、通信部１５を介してアクセスポイント２０から情報端末ＩＤ及びアクセスポイントＩＤを含む切断通知を受信すると、在圏管理部１４による在圏情報１１２の更新処理が行われた後、情報端末３０、アクセスポイント２０の削除処理を行う。会議管理部１２は、情報端末３０の削除処理により、会議情報１１１に、会議に対応付けられた、会議に参加する情報端末３０のＩＤを削除する。また、会議管理部１２は、アクセスポイント２０の削除処理により、会議情報１１１に、会議に対応付けて、拡張アクセスポイントＩＤとしてアクセスポイント２０のＩＤを削除する。なお、会議管理部１２による情報端末３０、アクセスポイント２０の削除処理の詳細は後述する。

会議管理部１２は、通信部１５を介してアクセスポイント２０から情報端末ＩＤ及びアクセスポイントＩＤを含む切断通知を受信した場合、または定期的に、移動要求の通知処理を行う。

会議管理部１２は、移動要求の通知処理により、会議に参加している情報端末３０のうち、基本アクセスポイントの通信範囲に存在する情報端末３０の数と、拡張アクセスポイントの通信範囲に存在する情報端末３０の数を取得する。そして、取得した数の値に応じて、拡張アクセスポイントの通信範囲に存在する情報端末３０に、基本アクセスポイントの通信範囲への移動を促すメッセージを通知する。なお、会議管理部１２による移動要求の通知処理の詳細は後述する。

会議データ配信部１３は、会議の基本アクセスポイントまたは拡張アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０から、情報端末３０の接続通知を受信すると、会議情報１１１を参照し、当該情報端末３０が、当該アクセスポイント２０に対応付けられた会議に既に参加しているか判断する。そして、会議に未参加であれば、当該情報端末３０に、当該会議に対応付けられた会議データを送信する。なお、この際に送信される会議データには、情報端末３０のユーザが、当該会議へ参加するか否かを判断するための情報が含まれる。

会議データ配信部１３は、会議情報１１１を参照し、例えば情報端末３０からの要求を受けた際や、会議データが変更された際に、会議に参加している情報端末３０に、当該会議の会議データを配信する。

通信部１５は、アクセスポイント２０等との通信を行う。

アクセスポイント２０は、近距離無線通信部２１、通信部２２、制御部２３を有する。これら各部は、アクセスポイント２０にインストールされた１以上のプログラムが、アクセスポイント２０のプロセッサ２０１に実行させる処理により実現される。

近距離無線通信部２１は、近距離無線Ｉ／Ｆ２０４を制御し、情報端末３０が近距離無線通信の可能な圏内に入ると、ＢＬＥ、ＮＦＣ、無線ＬＡＮ等の近距離無線通信を接続する。

通信部２２は、通信Ｉ／Ｆ２０５を制御し、情報処理装置１０との通信を行う。

制御部２３は、近距離無線通信部２１により、情報端末３０が近距離無線通信の可能な通信範囲に入ったこと、及び通信範囲から出たことを検知すると、情報処理装置１０に、情報端末ＩＤ及びアクセスポイントＩＤを含む、接続通知、及び切断通知を通知する。

情報端末３０は、近距離無線通信部３１、制御部３２を有する。これら各部は、情報端末３０にインストールされた１以上のプログラムが、情報端末３０のＣＰＵ３０１に実行させる処理により実現される。

近距離無線通信部３１は、近距離無線Ｉ／Ｆ３０５を制御し、アクセスポイント２０の通信範囲に入ると、ＢＬＥ、ＮＦＣ、無線ＬＡＮ等の近距離無線を用いて、アクセスポイント２０との近距離無線通信を行う。

制御部３３は、情報処理装置１０から受信した会議データを、表示装置３０７に表示する。

制御部３３は、入力装置３０６にてユーザから会議参加の操作を受け付けた際、情報端末ＩＤを含む参加通知を送信する。

次に、図９を参照し、情報端末３０を所持するユーザが、会議に参加するため、会議の基本アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０−１と、会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲が重なる領域に移動した際の会議システム１の動作について説明する。図９は、会議領域を拡張する際のシーケンスの一例を示す図である。

情報端末３０は、アクセスポイント２０−１との間で近距離無線通信を接続する（ステップＳ１０１−１）。アクセスポイント２０−１は、情報処理装置１０に、情報端末３０と接続したことを通知する（ステップＳ１０２−１）。

情報端末３０は、アクセスポイント２０−２との間で近距離無線通信を接続する（ステップＳ１０１−２）。アクセスポイント２０−２は、情報処理装置１０に、情報端末３０と接続したことを通知する（ステップＳ１０２−２）。なお、ステップＳ１０１−１とステップＳ１０１−２は、どちらが先に行われてもよい。

情報処理装置１０は、アクセスポイント２０−１を介して、情報端末３０に、会議へ参加するか否かを判断するための会議データを送信する（ステップＳ１０３）。情報端末３０は、受信した会議データを表示する（ステップＳ１０４）。

情報端末３０は、ユーザから、会議参加の操作を受け付けると、アクセスポイント２０−１を介して、情報処理装置１０に、参加通知を送信する（ステップＳ１０５）。情報処理装置１０は、後述する情報端末３０の追加処理を行うことにより、会議情報１１１に、会議に対応付けて情報端末３０を登録する（ステップＳ１０６）。なお、ステップＳ１０１−１で、情報処理装置１０が、アクセスポイント２０−１から、情報端末３０と接続したことを通知された際に、情報処理装置１０が自動で会議に対応付けて情報端末３０を登録する構成としてもよい。それにより、ユーザによる会議参加の操作が不要となる。

情報処理装置１０は、後述するアクセスポイント２０の追加処理を行うことにより、会議情報１１１に、会議に対応付けて、拡張アクセスポイントとして、アクセスポイント２０−２を追加する（ステップＳ１０７）。

アクセスポイント２０−２が拡張アクセスポイントとして登録されている間に、アクセスポイント２０−２に接続した情報端末３０は、情報処理装置１０の会議データ配信部１３から、会議データの配信を受けられるようになり、会議への参加が可能となる。

次に、図１０を参照し、情報端末３０を所持するユーザが、会議の基本アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０−１の通信範囲に移動し、会議に参加した後、会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲に移動した場合の会議システム１の動作について説明する。図１０は、会議領域を拡張する際のシーケンスの他の一例を示す図である。

ステップＳ２０１〜ステップＳ２０６は、情報端末３０がアクセスポイント２０−１と接続し、ユーザからの会議参加の操作により、会議情報１１１に情報端末３０が登録される処理である。ステップＳ２０１〜ステップＳ２０６は、図９のステップＳ１０１−１〜ステップＳ１０６の処理とそれぞれ同様であるため、その詳細な説明は省略する。

会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲に移動する際、アクセスポイント２０−１の通信範囲から出た場合は、情報端末３０とアクセスポイント２０−１との間の近距離無線通信を切断する（ステップＳ２０７）。アクセスポイント２０−１は、情報処理装置１０に、情報端末３０と切断したことを通知する（ステップＳ２０８）。情報端末３０を所持するユーザが、アクセスポイント２０−２の通信範囲に移動すると、情報端末３０は、アクセスポイント２０−２との間で近距離無線通信を接続する（ステップＳ２０９）。アクセスポイント２０−２は、情報処理装置１０に、情報端末３０と接続したことを通知する（ステップＳ２１０）。

情報処理装置１０は、後述するアクセスポイント２０の追加処理を行うことにより、会議情報１１１に、当該会議ＩＤに対応付けて、拡張アクセスポイントとして、アクセスポイント２０−２を登録する（ステップＳ２１１）。

なお、アクセスポイント２０−１と切断する前にアクセスポイント２０−２と接続した場合は、ステップＳ２０９、ステップＳ２１０の処理が、ステップＳ２０７、ステップＳ２０８の処理よりも先に行われる。

会議に参加した情報端末３０が、基本アクセスポイントであるアクセスポイント２０−１の通信範囲と、会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲が重なる領域に移動した場合は、ステップＳ２０７、ステップＳ２０８の、アクセスポイント２０−１との無線通信の切断およびその通知は行われない。

図１０のシーケンスにより、同時に複数のアクセスポイント２０と接続する機能を有しない情報端末３０も使用することも可能となる。

次に、図１１を参照し、情報端末３０を所持するユーザが、会議から退出するため、拡張アクセスポイントの通信範囲から出た後、基本アクセスポイントの通信範囲から出た際の会議システム１の動作について説明する。図１１は、会議領域を縮小する際のシーケンスの一例を示す図である。

情報端末３０を所持するユーザが、アクセスポイント２０−２の通信範囲外に移動すると、情報端末３０とアクセスポイント２０−２との間の近距離無線通信が切断する（ステップＳ３０１）。アクセスポイント２０−２は、情報処理装置１０に、情報端末３０と切断したことを通知する（ステップＳ３０２）。

情報処理装置１０は、後述するアクセスポイント２０の削除処理を行うことにより、会議情報１１１から、会議の拡張アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０−２を削除する（ステップＳ３０３）。

情報端末３０を所持するユーザが、アクセスポイント２０−１の通信範囲外に移動すると、情報端末３０とアクセスポイント２０−１との間の近距離無線通信が切断する（ステップＳ３０４）。アクセスポイント２０−１は、情報処理装置１０に、情報端末３０と切断したことを通知する（ステップＳ３０５）。

情報処理装置１０は、後述する情報端末３０の削除処理を行うことにより、会議情報１１１から、会議に対応付けられた情報端末３０を削除する（ステップＳ３０６）。

次に、図１２を参照し、情報端末３０を所持するユーザが、会議から退出するため、基本アクセスポイントの通信範囲から出た後、拡張アクセスポイントの通信範囲から出た際の会議システム１の動作について説明する。図１２は、会議領域を縮小する際のシーケンスの他の一例を示す図である。

情報端末３０を所持するユーザが、基本アクセスポイントであるアクセスポイント２０−１の通信範囲外に移動すると、情報端末３０とアクセスポイント２０−１との間の近距離無線通信が切断する（ステップＳ４０１）。アクセスポイント２０−１は、情報処理装置１０に、情報端末３０と切断したことを通知する（ステップＳ４０２）。

情報端末３０を所持するユーザが、拡張アクセスポイントであるアクセスポイント２０−２の通信範囲外に移動すると、情報端末３０とアクセスポイント２０−２との間の近距離無線通信が切断する（ステップＳ４０３）。アクセスポイント２０−２は、情報処理装置１０に、情報端末３０と切断したことを通知する（ステップＳ４０４）。

情報処理装置１０は、後述する情報端末３０の削除処理を行うことにより、会議情報１１１から、会議の拡張アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０−２を削除する（ステップＳ４０５）。

情報処理装置１０は、後述するアクセスポイント２０の削除処理を行うことにより、会議情報１１１から、会議に対応付けられた情報端末３０を削除する（ステップＳ４０６）。

次に、図１３を参照し、実施形態に係る情報処理装置１０が、アクセスポイント２０から情報端末３０との接続を通知された際の、会議管理部１２による情報端末３０、アクセスポイント２０の追加処理の詳細について説明する。図１３は、会議管理部１２による情報端末３０、アクセスポイント２０の追加処理のフローチャートである。

アクセスポイント２０から、アクセスポイントＩＤ及び情報端末ＩＤを含む接続通知を受信する（ステップＳ５０１）。

会議情報１１１を参照し、現在時刻が会議開催時間に含まれ、受信したアクセスポイントＩＤが、基本アクセスポイントＩＤまたは拡張アクセスポイントＩＤと一致する会議が登録されているか判断する（ステップＳ５０２）。

受信したアクセスポイントＩＤが含まれる会議が登録されていれば（ステップＳ５０２でＹＥＳ）、会議情報１１１を参照し、受信した情報端末ＩＤが、当該会議に対応付けて会議参加情報端末ＩＤの項目に登録されているか判断する（ステップＳ５０３）。登録されている場合（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、処理を終了する。登録されていない場合（ステップＳ５０３でＮＯ）、会議データを情報端末３０に送信する（ステップＳ５０４）。

情報端末３０から、アクセスポイントＩＤ、情報端末ＩＤ、及びユーザＩＤを含む会議への参加通知を受信したか判断し（ステップＳ５０５）、参加通知を受信しなければ（ステップＳ５０５でＮＯ）、処理を終了する。

参加通知を受信すると（ステップＳ５０５でＹＥＳ）、会議情報１１１に、当該会議に対応付けて会議参加情報端末ＩＤ、及びユーザＩＤを登録する（ステップＳ５０６）。なお、情報端末３０から参加通知を受信しない場合は、処理を終了する。

そして、在圏情報１１２を参照し、当該情報端末３０が在圏している他のアクセスポイント２０があるか判断する（ステップＳ５０７）。

当該情報端末３０が在圏している他のアクセスポイント２０がなければ（ステップＳ５０７でＮＯ）、処理を終了する。

当該情報端末３０が在圏している他のアクセスポイント２０があれば（ステップＳ５０７でＹＥＳ）、会議情報１１１に、当該他のアクセスポイント２０のＩＤを、拡張アクセスポイントＩＤの項目に登録する（ステップＳ５０８）。

受信したアクセスポイントＩＤが含まれる会議が登録されていなければ（ステップＳ５０２でＮＯ）、会議情報１１１を参照し、現在時刻が会議開催時間に含まれ、受信した情報端末ＩＤが会議参加情報端末ＩＤの項目に含まれる会議があるか判断する（ステップＳ５０９）。

受信した情報端末ＩＤが含まれる会議がなければ（ステップＳ５０９でＮＯ）、処理を終了する。

受信した情報端末ＩＤが含まれる会議があれば（ステップＳ５０９でＹＥＳ）、会議情報１１１に、受信したアクセスポイントＩＤを、拡張アクセスポイントＩＤの項目に登録する（ステップＳ５１０）。

情報端末３０が、会議の基本アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０−１と、会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲が重なる領域に移動した場合は、ステップＳ５０８が実行される。情報端末３０が、アクセスポイント２０−１にて会議に参加した後、会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲に移動した場合は、ステップＳ５１０が実行される。

ステップＳ５０８またはステップＳ５１０が実行された場合、アクセスポイント２０が拡張アクセスポイントとして登録される。それにより、それ以降、当該会議の会議開催時間中に、他の情報端末３０が、当該アクセスポイント２０と近距離無線通信を接続した場合、情報処理装置１０から他の情報端末３０に、当該会議の会議データが送信される。また、情報端末３０は、当該アクセスポイント２０を介して、当該会議に対応付けられたコンテンツの配信を受けられるようになる。

次に、図１４を参照し、実施形態に係る情報処理装置１０が、アクセスポイント２０から情報端末３０との切断を通知された際の、会議管理部１２による情報端末３０、アクセスポイント２０の削除処理の詳細について説明する。図１４は、会議管理部１２による情報端末３０、アクセスポイント２０の削除処理のフローチャートである。

アクセスポイント２０から、アクセスポイントＩＤ及び情報端末ＩＤを含む切断通知を受信する（ステップＳ６０１）。

会議情報１１１を参照し、現在時刻が会議開催時間に含まれ、受信したアクセスポイントＩＤが、基本アクセスポイントＩＤまたは拡張アクセスポイントＩＤの項目に含まれる会議が登録されているか判断する（ステップＳ６０２）。

受信したアクセスポイントＩＤが含まれる会議が登録されていなければ（ステップＳ６０２でＮＯ）、処理を終了する。

受信したアクセスポイントＩＤが含まれる会議が登録されていれば（ステップＳ６０２でＹＥＳ）、会議情報１１１を参照し、受信した情報端末ＩＤが、当該会議に対応付けて会議参加情報端末ＩＤの項目に登録されているか判断する（ステップＳ６０３）。

登録されていない場合（ステップＳ６０３でＮＯ）、処理を終了する。

登録されている場合（ステップＳ６０３でＹＥＳ）、当該会議に対応付けられた、基本アクセスポイントＩＤ及び拡張アクセスポイントＩＤを全て取得する（ステップＳ６０４）。在圏情報１１２を参照し、当該情報端末ＩＤが、当該会議に対応付けられた基本アクセスポイントＩＤまたは拡張アクセスポイントＩＤのいずれかに対応付けて登録されているか判断する（ステップＳ６０５）。

登録されていれば（ステップＳ６０５でＹＥＳ）、処理を終了する。

登録されていなければ（ステップＳ６０５でＮＯ）、情報端末３０が他のアクセスポイント２０の通信範囲へ移動する場合のために、所定時間が経過するまで待機する。すなわち、所定時間が経過したかを判断し（ステップＳ６０６）、所定時間が経過していなければ（ステップＳ６０６でＮＯ）、ステップＳ６０５の処理を繰り返す。所定時間が経過すれば（ステップＳ６０６でＹＥＳ）、会議情報１１１から、情報端末３０が当該会議から退出したと判断し、当該会議に対応付けられた会議参加情報端末ＩＤを削除する（ステップＳ６０７）。

在圏情報１１２を参照し、当該会議の拡張アクセスポイントＩＤに対応付けられた他の情報端末ＩＤのうち、会議に参加している情報端末ＩＤがあるか判断する（ステップＳ６０８）。あれば（ステップＳ６０８でＹＥＳ）、処理を終了する。なければ（ステップＳ６０８でＮＯ）、当該拡張アクセスポイントＩＤを削除する（ステップＳ６０９）。

なお、情報端末３０が、同時に複数のアクセスポイント２０と接続する機能を有する場合等は、ステップＳ６０６の所定時間が経過するまで待機する処理を行わない構成としてもよい。その場合、図９のシーケンスのように、会議の基本アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０−１と、会議に対応付けられていないアクセスポイント２０−２の通信範囲が重なる領域に情報端末３０が移動した場合に、アクセスポイント２０−２が拡張アクセスポイントとして追加される。

次に、図１５を参照し、実施形態に係る情報処理装置１０が、アクセスポイント２０から情報端末３０との切断を通知された際の、会議管理部１２による移動要求の通知処理の詳細について説明する。図１５は、会議管理部１２による移動要求の通知処理のフローチャートである。

アクセスポイント２０から、アクセスポイントＩＤ及び情報端末ＩＤを含む切断通知を受信する（ステップＳ７０１）。

会議情報１１１を参照し、現在時刻が会議開催時間に含まれ、受信したアクセスポイントＩＤが、基本アクセスポイントＩＤの項目に含まれる会議が登録されているか判断する（ステップＳ７０２）。

会議が登録されていなければ（ステップＳ７０２でＮＯ）、処理を終了する。

会議が登録されていれば（ステップＳ７０２でＹＥＳ）、在圏情報１１２を参照し、会議の基本アクセスポイントＩＤに設定されている全てのアクセスポイント２０の標準収容数の合計値を算出する（ステップＳ７０３）。
会議の基本アクセスポイントＩＤに設定されているアクセスポイント２０に接続している情報端末３０のうち、当該会議に参加している情報端末３０の数の合計値を算出する（ステップＳ７０４）。

ステップＳ７０３で算出した標準収容数の合計値と、ステップＳ７０４で算出した情報端末３０の数の合計値との差である、空き収容数を算出する（ステップＳ７０５）。

在圏情報１１２を参照し、会議の拡張アクセスポイントＩＤに追加されているアクセスポイント２０に接続し、基本アクセスポイントＩＤのアクセスポイント２０に接続していない情報端末３０のうち、当該会議に参加している情報端末３０の情報端末ＩＤの数の合計値である、拡張領域収容数を算出する（ステップＳ７０６）。

空き収容数が、拡張領域収容数以上であるか判断し（ステップＳ７０７）、拡張領域収容数以上でなければ（ステップＳ７０７でＮＯ）、処理を終了する。拡張領域収容数以上であれば（ステップＳ７０７でＹＥＳ）、在圏情報１１２を参照し、会議の拡張アクセスポイントＩＤに追加されているアクセスポイント２０に接続し、かつ基本アクセスポイントＩＤのアクセスポイント２０に接続していない情報端末３０に、移動要求を通知する（ステップＳ７０８）。

なお、情報処理装置１０は、定期的に、現在開催されている各会議について、ステップＳ７０３以降の処理を行い、移動要求を通知する構成としてもよい。

例えば、図７、図８の例では、会議ＩＤが００１の会議の場合、ステップＳ７０３にて、会議の基本アクセスポイントＩＤに設定されているアクセスポイント２０−１、２０−２の標準収容数の合計値は４＋４＝８である。

ステップＳ７０４にて、会議の基本アクセスポイントＩＤに設定されているアクセスポイント２０−１、２０−２に接続している情報端末３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ、３０Ｄである。そのうち、当該会議に参加している（会議情報１１１に、当該会議に対応付けて、会議参加情報端末ＩＤに登録されている）情報端末３０の数の合計値は４である。

ステップＳ７０５にて、空き収容数は、８−４＝４である。

ステップＳ７０６にて、会議の拡張アクセスポイントＩＤに追加されているアクセスポイント２０に接続し、基本アクセスポイントＩＤのアクセスポイント２０に接続していない情報端末３０は、情報端末３０Ｅ、３０Ｆである。そのうち、当該会議に参加している情報端末３０の情報端末ＩＤの数の合計値である、拡張領域収容数は２である。

ステップＳ７０７にて、空き収容数は４、拡張領域収容数は２であり、空き収容数が拡張領域収容数以上であるため、拡張領域のアクセスポイント２０を用いて会議に参加している情報端末３０Ｅ、３０Ｆに、移動要求を通知する。

次に、図１６を参照し、会議の基本アクセスポイントまたは拡張アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０と接続した際に、情報端末３０に表示される会議データの表示画面の例を説明する。図１６は、情報端末３０における会議データの表示例を示す図である。

図１６（Ａ）の例では、会議名、会議開催時間（日時）、会議場所、参加者、アジェンダから抽出された討議内容を表示する。また、会議に参加するためのボタン３１１が存在し、ボタン３１１を押下することで、会議への参加が許可され、配布資料等の参照が可能となる。なお、参加を拒否するためのボタン３１２を押下した場合や、当該アクセスポイント２０の通信範囲外に移動し、近距離無線通信が切断されると、この画面を閉じる構成としてもよい。

図１６（Ｂ）の例では、アジェンダから抽出された討議項目やタイムスケジュールを表示する。会議中に、アジェンダの討議項目の進行状況が更新されれば、その内容も表示画面に反映される構成としてもよい。

図１６（Ｃ）の例では、トピックから抽出された討議項目の結果やアクションアイテムを表示する。会議中に、トピックの討議項目の結果やアクションアイテムが更新されれば、その内容も表示画面に反映される構成としてもよい。

次に、図１７を参照し、情報処理装置１０から移動要求を通知された際に、情報端末３０に表示される表示画面の例を説明する。図１７は、情報端末３０における移動要求通知の表示例を示す図である。

図１７の例では、会議名、会議場所、拡張アクセスポイント、拡張された領域からの移動を促すメッセージを表示する。なお、情報端末３０が、会議の拡張アクセスポイントとして登録されているアクセスポイント２０の通信範囲外に移動し、近距離無線通信が切断されると、この画面を閉じる構成としてもよい。

＜変形例＞
会議管理部１２は、基本アクセスポイントから、情報端末３０−１の切断通知を受信した際（基本アクセスポイントの通信範囲に情報端末３０−１が存在しなくなった際）、在圏情報１１２を参照し、情報端末３０−１が他の基本アクセスポイントに接続していない場合、次のような処理を行う構成としてもよい。会議管理部１２は、情報端末３０−１が拡張アクセスポイントであるアクセスポイント２０−２に接続しており、かつ、当該会議に参加している他の情報端末３０が拡張アクセスポイント及び基本アクセスポイントの両方に接続しているかという条件を満たすか判断する。当該条件を満たす場合は、会議情報１１１から、当該会議に対応付けられた情報端末３０−１及びアクセスポイント２０−２を削除しない。当該条件を満たさない場合は、会議情報１１１から、当該会議に対応付けられた情報端末３０−１及びアクセスポイント２０−２を削除する。それにより、例えば、本来予定されている領域が混雑したため、情報端末３０−１のユーザが基本アクセスポイントであるアクセスポイント２０−１の通信範囲外に移動した場合でも、アクセスポイント２０−１の通信範囲とアクセスポイント２０−２の通信範囲が重なる領域に、当該会議に参加している他の情報端末３０が存在すれば、アクセスポイント２０−２を用いて会議に参加できる。また、当該他の情報端末３０が存在しない場合は、情報端末３０−１のユーザが会議を離脱したと判断できる。

なお、上述した実施形態におけるシステム構成は一例であり、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもない。例えば、情報処理装置１０は、複数台の装置により構成してもよい。

また、上述した実施例ではアクセスポイント２０から情報端末ＩＤが会議に対応付けられているか等の判断を行った（例えば図１３等）が、これに限らず、例えば情報端末から送信されるユーザＩＤが会議に対応付けられているか等のようにユーザＩＤに基づく判断を行うように構成してもよい。

また、上述の実施例では、会議データの配信先として基本アクセスポイント及び拡張アクセスポイントを活用することを記載したが、これに限らず、例えば互いに関連付けられたアクセスポイント間で通信が可能とするような構成としてもよい。例えば、図７に記載されたようにアクセスポイント２０−１、アクセスポイント２０−２、及びアクセスポイント２０−３が対応付けられている場合、各アクセスポイントに接続された情報端末、あるいは電子機器（複合機や印刷機、投影装置、表示装置、スピーカ、マイク等）同士が互いに通信できるようにしても良い。他方、例えば関連付けられていないアクセスポイント２０−５に接続された情報端末や電子機器とは通信できないように構成してもよい。

このような構成とすることで、ある会議内でのデータ送受信を会議の領域として規定された通信範囲内に限定することができるため、会議内で扱われるデータのセキュリティの向上を図ることができる。

１ 会議システム
１０ 情報処理装置
１１ 記憶部
１１１ 会議情報
１１２ 在圏情報
１２ 会議管理部
１３ 会議データ配信部
１４ 在圏管理部
１５ 通信部
２０ アクセスポイント
２１ 近距離無線通信部
２２ 通信部
２３ 制御部
３０ 情報端末
３１ 近距離無線通信部
３２ 制御部

特開２０１２−１８１５９７号公報

Claims (11)

1. 第１の通信装置、第２の通信装置、及び情報処理装置を含み、
   前記第１の通信装置、及び前記第２の通信装置は、
   情報端末と近距離無線通信を行う近距離無線通信部と、
   前記近距離無線通信の通信範囲に存在する情報端末を、前記情報処理装置に通知する通信部と、をそれぞれ備え、
   前記情報処理装置は、
   会議の領域を管理し、前記会議の領域を通信範囲とする前記第１の通信装置を介して、前記情報端末から前記会議に参加する旨を通知され、かつ、前記第２の通信装置から、前記情報端末が通信範囲に存在する旨を通知された場合、前記会議の領域を、前記第２の通信装置の通信範囲を含む領域に拡張する管理部と、
   を備える会議システム。
2. 前記管理部は、前記会議の領域及び会議データを管理し、
   前記情報処理装置は、前記会議の領域に存在する前記情報端末に前記会議データを送信するデータ配信部を備える、
   請求項１記載の会議システム。
3. 前記管理部は、
   会議に対応付けて、前記第１の通信装置及び会議データを管理し、前記第１の通信装置を介して前記情報端末から前記会議に参加する旨を通知されると、前記会議に対応付けて前記情報端末を管理し、前記第２の通信装置から前記情報端末が通信範囲に存在する旨を通知されると、前記会議に対応付けて前記第２の通信装置を管理し、
   前記データ配信部は、
   前記会議に対応付けられた前記第１の通信装置または前記第２の通信装置を介して、前記情報端末に、前記会議データを送信する、
   請求項２記載の会議システム。
4. 前記データ配信部は、
   前記拡張された前記会議の領域に存在する他の情報端末に、前記会議データを送信する、
   請求項２または３に記載の会議システム。
5. 前記会議データは、前記会議のアジェンダ、配布資料、議事録、トピック、または進行状況を含む、
   請求項２乃至４のいずれか一項に記載の会議システム。
6. 前記管理部は、前記第２の通信装置の通信範囲に、前記情報端末が存在しなくなった場合に、前記会議の領域を、前記第１の通信装置の通信範囲に縮小する、
   請求項１乃至５のいずれか一項に記載の会議システム。
7. 前記管理部は、前記第１の通信装置の通信範囲に、前記情報端末が存在しなくなった場合に、前記会議の領域を、前記第１の通信装置の通信範囲に縮小する、
   請求項１乃至６のいずれか一項に記載の会議システム。
8. 前記管理部は、前記第１の通信装置の通信範囲に、前記情報端末が存在しなくなった場合に、前記第１の通信装置の通信範囲及び前記第２の通信装置の通信範囲が重なる領域に、前記会議に参加している他の情報端末が存在するか判断し、存在しない場合は、前記会議の領域を、前記第１の通信装置の通信範囲に縮小する、
   請求項１乃至６いずれか一項に記載の会議システム。
9. 前記管理部は、前記会議に参加している情報端末のうち、前記第１の通信装置の通信範囲に存在する情報端末の数と、前記第２の通信装置の通信範囲に存在する情報端末の数とに応じて、前記第２の通信装置の通信範囲に存在する情報端末に、前記第１の通信装置の通信範囲への移動を促すメッセージを通知する、
   請求項１乃至８のいずれか一項に記載の会議システム。
10. １以上の情報処理装置を含む会議システムであって、
    会議の領域を管理し、当該会議システムと接続され前記会議の領域を通信範囲とする第１の通信装置を介して、情報端末から前記会議に参加する旨を通知され、かつ当該会議システムと接続される第２の通信装置から、前記情報端末が通信範囲に存在する旨を通知された場合、前記会議の領域を、前記第２の通信装置の通信範囲を含む領域に拡張する管理部と、
    を備える会議システム。
11. 情報処理装置に、以下の処理を行わせるプログラムであって、
    会議の領域を管理し、前記情報処理装置と接続され前記会議の領域を通信範囲とする第１の通信装置を介して、情報端末から前記会議に参加する旨を通知され、かつ前記情報処理装置と接続される第２の通信装置から、前記情報端末が通信範囲に存在する旨を通知された場合、前記会議の領域を、前記第２の通信装置の通信範囲を含む領域に拡張する処理と、
    を実行させるプログラム。

Images