JP2017022496A - 情報処理装置、画像形成装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子ファイルの保存先の候補となるサーバが複数存在する場合において、サーバの機密性及び課金を考慮して選出された保存先候補を提示する。【解決手段】保存対象の文書と機密性、文書サイズ等の文書情報とを取得する文書関連情報取得部１１と、文書情報とサーバ情報を参照して、当該文書と同じ機密性レベルのサーバを保存先候補として選出するサーバ管理制御部１２と、選出されたサーバ及び当該サーバの課金情報をユーザに提示するサーバ選択処理部１３と、を有し、サーバ管理制御部１２は、ユーザにより選択されたサーバに文書を保存させる。保存対象の文書と同じ機密性レベルのいずれのサーバにも空き容量がない場合、サーバ管理制御部１２は、同一機密性レベルのサーバ間で既存文書を移動させて文書を保存させる領域を確保させる。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置、画像形成装置及びプログラムに関する。

複合機等を用いて文書をスキャンしてサーバに保存させることは、一般に行われている。例えば、特許文献１には、顧客情報と当該顧客の格納先が設定された顧客情報データベースを予め用意しておき、スキャンして取り込んだ電子文書を顧客情報データベースに保存させる際、複合機の操作パネル上で顧客を選択させることで当該顧客の格納先に電子文書を格納する技術が記載されている。また、特許文献１には、顧客情報データベースに顧客情報が登録されていない新規顧客の電子文書を保存する場合、ＯＣＲ機能を用いて新規顧客の顧客情報を自動生成して顧客情報データベースに電子文書を保存するための環境を生成することが記載されている。

ところで、電子ファイルの保存先となるサーバには、当該サーバのセキュリティ上の強弱を表す機密性が設定されていたり、電子ファイルを保存するのにファイル容量に応じて課金したりするサーバ等がある。

特開２００８−１４６５８８号公報

本発明は、電子ファイルの保存先の候補となるサーバが複数存在する場合において、サーバの機密性及び課金を考慮して選出された保存先候補を提示することを目的とする。

本発明に係る情報処理装置は、サーバと機密性及び課金に関する情報を対応させたサーバ情報を記憶する記憶手段と、電子ファイルを取得する電子ファイル取得手段と、前記電子ファイルの機密性情報を含む属性情報を取得する属性情報取得手段と、前記サーバ情報と前記属性情報に基づき、前記電子ファイルを保存可能な機密性を満たすサーバ及び当該サーバの課金に関する情報を表示する表示手段と、を有することを特徴とする。

また、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該サーバに保存されている既存電子ファイルを他のサーバに移動させることで当該電子ファイルを保存するだけの空き容量が当該サーバに確保できる場合には、前記既存電子ファイルを前記他のサーバに移動させてから、当該サーバに当該電子ファイルを保存させる保存手段を有することを特徴とする。

また、前記属性情報には、当該電子ファイルの機密文書としての保管期限が設定されており、前記保存手段は、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該サーバにおいて保管期限が切れた既存電子ファイルを既にユーザが開設済みの他のサーバに移動させる、あるいは新規にサーバを開設し、前記新規に開設したサーバに保存期限の切れた既存電子ファイルを移動させることを特徴とする。

また、新規に開設する予定の前記サーバが無料である場合、自動で開設することを特徴とする。

また、新規に開設する予定の前記サーバが有料である場合、開設する前に当該サーバが有料である旨を前記ユーザに通知することを特徴とする。

また、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該電子ファイルを加工して小容量化することで当該電子ファイルを当該サーバに保存できるようにする加工手段を有することを特徴とする。

また、前記加工手段は、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバが複数あるにもかかわらずいずれの当該サーバにも当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該各サーバに保存可能となるよう当該電子ファイルを分割する加工を施すことを特徴とする。

また、前記表示手段で表示された保存先候補に前記電子ファイルを保存するように指示をだす指示出し手段を有することを特徴とする。

また、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルと、当該各電子ファイルの保存先となるサーバとを対応付けたリストを作成する作成手段を有することを特徴とする。

また、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルがいずれかのサーバに保存されたことをユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする。

また、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルと、当該各電子ファイルの保存先となるサーバとを対応付けたリストを作成する作成手段を有し、前記通知手段は、前記リストと共にユーザに通知することを特徴とする。

また、前記表示手段は、前記保存先候補を、社内サーバか社外サーバかを区別して表示することを特徴とする。

また、前記表示手段は、機密性が同じ前記保存先候補が複数ある場合、課金が安価である方を優先的に表示することを特徴とする。

また、前記電子ファイルは、読取装置から読み取った原稿情報に基づいて作成されることを特徴とする。

本発明に係る画像形成装置は、上記各発明のいずれかに記載された情報処理装置を搭載することを特徴とする。

本発明に係るプログラムは、サーバと機密性及び課金に関する情報を対応させたサーバ情報を記憶する記憶手段をアクセス可能なコンピュータを、電子ファイルを取得する電子ファイル取得手段、前記電子ファイルの機密性情報を含む属性情報を取得する属性情報取得手段、前記サーバ情報と前記属性情報に基づき、前記電子ファイルを保存可能な機密性を満たすサーバ及び当該サーバの課金に関する情報を表示する表示手段、として機能させる。

請求項１に記載の発明によれば、電子ファイルの保存先の候補となるサーバが複数存在する場合において、サーバの機密性及び課金を考慮して選出された保存先候補を提示することができる。

請求項２に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合でも当該電子ファイルを当該サーバに保存させることができる。

請求項３に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合でも当該電子ファイルを当該サーバに保存させることができる。

請求項４に記載の発明によれば、既存電子ファイルの移動先となるサーバを自動的に開設することができる。

請求項５に記載の発明によれば、既存電子ファイルの移動先となるサーバが有料であることをユーザに知らせることができる。

請求項６に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイルを保存可能な機密性が設定されたサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合でも当該電子ファイルを当該サーバに保存させることができる。

請求項７に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイルを保存可能な機密性が設定されたサーバが複数あるにもかかわらずいずれのサーバにも当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合でも当該電子ファイルを保存することができる。

請求項８に記載の発明によれば、保存先候補として選出されたサーバに当該電子ファイルを保存するよう指示することができる。

請求項９に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルと、当該各電子ファイルの保存先となるサーバとの対応関係を明確にすることができる。

請求項１０に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルがいずれかのサーバに保存されたことをユーザに知らせることができる。

請求項１１に記載の発明によれば、保存対象の電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルと、当該各電子ファイルの保存先となるサーバとの対応関係をユーザに知らせることができる。

請求項１２に記載の発明によれば、保存先候補として選出されたサーバが社内サーバか社外サーバかを知らせることができる。

請求項１３に記載の発明によれば、保存先候補として選出されたサーバを安価な方からユーザに知らせることができる。

請求項１４に記載の発明によれば、原稿の電子ファイルをサーバに保存することができる。

請求項１５に記載の発明によれば、電子ファイルの保存先の候補となるサーバが複数存在する場合において、サーバの機密性及び課金を考慮して選出された保存先候補を提示することができる。

請求項１６に記載の発明によれば、電子ファイルの保存先の候補となるサーバが複数存在する場合において、サーバの機密性及び課金を考慮して選出された保存先候補を提示することができる。

本発明に係る画像形成装置の一実施の形態である複合機を含む文書システムの全体構成及び複合機のブロック構成を示した図である。 本実施の形態における複合機のハードウェア構成図である。 本実施の形態における文書情報記憶部に記憶される文書情報のデータ構成の一例を示した図である。 本実施の形態におけるサーバ情報記憶部に記憶されるサーバ情報のデータ構成の一例を示した図である。 本実施の形態における文書格納処理を示したフローチャートである。 図５Ａに続くフローチャートである。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本発明に係る画像形成装置の一実施の形態である複合機１０を含む文書システムの全体構成及び複合機１０のブロック構成を示した図である。図１には、複合機１０と、複合機１０が接続されているＬＡＮ６に接続されている社内サーバ１，２と、インターネット７に接続されているクラウドサーバ３〜５と、が示されている。社内サーバ１，２及びクラウドサーバ３〜５の各サーバは、電子ファイルを保存することを目的の１つとして設けられたサーバコンピュータである。本実施の形態において、社内サーバ１，２と社外サーバに相当するクラウドサーバ３〜５とは、電子ファイルを保存するという目的上、特に分けて考える必要はない。従って、以降の説明において社内サーバ１，２及びクラウドサーバ３〜５を総称するときは、単に「サーバ」と記載する。本実施の形態におけるサーバには、詳細は後述するように、セキュリティの高低を示す指標として機密性に関する情報と、当該サーバが電子ファイルを保存する際にかかる費用を示す指標として課金に関する情報と、がそれぞれ設定される。

複合機１０は、画像形成装置の一形態であり、コピー機能、スキャン機能、ＦＡＸ機能等各種機能を搭載している。本実施の形態における複合機１０は、原稿(文書)をスキャンにより取得すると、その電子文書データ(以下、単に「文書」ともいう)を、各サーバに設定されている機密性及び課金に関する情報を参照にしていずれかのサーバに格納する。

図２は、本実施の形態における複合機１０のハードウェア構成図である。複合機１０には、情報処理装置（コンピュータ）が内蔵されている。図２において、ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２９に格納されたプログラムにしたがってスキャナ２４やプリンタエンジン２６等本装置に搭載された各種機構の動作制御を行う。アドレスデータバス２２は、ＣＰＵ２１の制御対象となる各種機構と接続してデータの通信を行う。操作パネル２３は、ユーザからの指示の受け付け、情報の表示を行うユーザインタフェースである。スキャナ２４は、ユーザがセットした原稿を読み取り、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）２５は、スキャナ２４を使用して読み取った電子文書等の電子ファイルを格納する。プリンタエンジン２６は、ＣＰＵ２１で実行される制御プログラムからの指示に従い出力用紙上に画像を印字する。ＬＡＮインタフェース（Ｉ／Ｆ）２７は、ＬＡＮ６を接続し、社内サーバ１，２との間でデータ通信を行う。ネットワークインタフェース（Ｉ／Ｆ）２８は、インターネット７を接続し、クラウドサーバ３〜５との間でデータ通信を行う。ＲＯＭ２９は、本装置の制御や電子ファイルの送受信に関する各種プログラムが格納されている。各種プログラムが実行されることで後述する各構成要素が所定の処理機能を発揮する。ＲＡＭ３０は、プログラム実行時のワークメモリや通信バッファとして利用される。

図１に戻り、複合機１０は、文書関連情報取得部１１、サーバ管理制御部１２、サーバ選択処理部１３、処理結果通知部１４、文書情報記憶部１５、サーバ情報記憶部１６及び文書記憶部１７を有している。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については、図から省略している。また、本実施の形態では、電子ファイルとして文書を扱う場合を例にして説明する。文書関連情報取得部１１は、いずれかのサーバに新たに保存させる文書を取得する電子ファイル取得手段及び文書情報を取得する属性情報取得手段として機能する。文書情報には、取得した文書の識別情報及び機密性を示す機密性情報を少なくとも含む属性情報が含まれている。サーバ管理制御部１２は、複数のサーバそれぞれに設定されている機密性及び課金に関する情報を少なくとも含むサーバ情報を取得するサーバ情報取得手段、文書関連情報取得部１１により取得された文書を保存可能な機密性が設定されているサーバに当該文書を保存するだけの空き容量がない場合、当該サーバに保存されている既存文書を他のサーバに移動させることで当該文書を保存するだけの空き容量が当該サーバに確保できる場合には、当該既存文書を他のサーバに移動させてから、当該サーバに当該文書を保存させる保存手段、文書関連情報取得部１１により取得された文書を保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該文書を加工して小容量化することで当該文書を当該サーバに保存できるようにする加工手段、及びサーバ選択処理部１３により表示された保存先候補に保存対象の文書を保存するように指示をだす指示出し手段として機能する。

サーバ選択処理部１３は、サーバ管理制御部１２により保存先候補として選出されたサーバ及び当該サーバの課金に関する情報を表示する表示手段として機能する。処理結果通知部１４は、保存対象の文書及び当該文書の保存により他のサーバに移動させられた既存文書と、当該各文書の保存先となるサーバとを対応付けたリストを作成する作成手段、及び当該各文書がいずれかのサーバに保存されたことをユーザに通知する通知手段として機能する。文書記憶部１７には、文書関連情報取得部１１により取得された文書が記憶される。

図３は、本実施の形態における文書情報記憶部１５に記憶される文書情報のデータ構成の一例を示した図である。文書情報には、文書の識別情報としての文書ＩＤに、当該文書の文書名、所有者、機密性、保管期限、文書のサイズ、保存先等の各属性情報が設定される。機密性には、当該文書の機密性（機密度）を示すレベルが設定される。本実施の形態では、“高”、“中”及び“低”のいずれかの機密性レベルが設定される。所有者には、当該文書の所有者となるユーザのユーザＩＤが設定される。保存先には、当該文書を保存するサーバのサーバＩＤが設定される。保管期限には、当該サーバにおいて文書を機密文書として保存する期間が設定される。

図４は、本実施の形態におけるサーバ情報記憶部１６に記憶されるサーバ情報のデータ構成の一例を示した図である。サーバ情報には、サーバの識別情報としてのサーバＩＤに、機密性、課金、開設情報等の各属性情報が設定される。機密性には、当該サーバに設定されている機密性のレベルが設定される。本実施の形態では、文書と同様に“高”、“中”及び“低”のいずれかの機密性レベルが設定される。課金には、開設により保存可能な容量（上限容量）の１ＧＢ単位にかかる費用が設定される。なお、文書を無料にて保存する場合には０円と設定される。開設情報には、当該サーバを利用するユーザに関する情報が設定される。開設情報には、当該サーバに開設したユーザのユーザＩＤが設定される開設者、当該ユーザの文書を保存しうる容量の上限が設定される上限容量、上限容量のうち当該ユーザにより現在使用されている容量を示す使用量等の各情報が含まれる。なお、本実施の形態では、ユーザ単位に開設されることを想定して説明するが、企業等の場合はユーザ個々ではなく部門単位としてもよい。本実施の形態では、サーバ情報はサーバ管理制御部１２により逐次更新される。

複合機１０における各構成要素１１〜１３は、複合機１０に搭載されたコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ２１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部１５〜１７は、複合機１０に搭載されたＨＤＤ２５にて実現される。あるいは、ＲＡＭ３０又は外部にある記憶手段をネットワーク経由で利用してもよい。

また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵ２１がプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。

本実施の形態における複合機１０は、スキャンやＦＡＸ受信により得た文書を、いずれかのサーバに格納するよう動作するが、このとき、各サーバに設定されている機密性及び課金に関する情報を参照にして格納先（保存先）を決定することを特徴としている。以下、複合機１０が実施するこの特徴的な文書格納処理について図５Ａ及び図５Ｂに示したフローチャートを用いて説明する。

ステップ１０１において、ユーザが文書をサーバに保存させるために原稿を複合機１０の原稿台にセットして操作パネル２３から所定の操作を行う。この操作に応じてスキャナ２４が原稿を読み取ると、複合機１０における文書関連情報取得部１１は、読み取られた原稿の電子文書データ（文書）を文書記憶部１７に格納する。このとき、文書関連情報取得部１１は、当該文書の文書ＩＤを新規に生成し、文書のサイズを取得する。また、当該文書の文書名、所有者、機密性、保管期限は、原稿の予め決められた位置に記載されているので、文書関連情報取得部１１は、所定の位置から各情報を読み取る。

なお、上記説明では、サイズ以外の文書情報を、ＯＣＲ機能等を用いて文書から読み取ることを想定しているが、これに限らず、ＱＲコード（登録商標）等のコードデータ、透かし等を読み取ることで取得してもよい。あるいは、操作パネル２３からユーザにより入力指定された文書情報を受け取るようにしてもよい。また、複数枚からなる原稿の場合は、１枚ずつ処理してもよいし、まとめて処理してもよい。まとめて処理する場合、例えば先頭の原稿から得られた文書情報を、続いて読み取る原稿に適用してもよい。また、本実施の形態では、保存対象の文書をスキャンにより取得するようにしたが、ＬＡＮ６等のネットワーク経由で文書を取得したり、外部メディアインタフェース（図示せず）に接続されたＵＳＢメモリ等の記憶媒体から文書を読み出して取得したりしてもよい。

ステップ１０２において、文書関連情報取得部１１は、文書ＩＤに取得した文書情報を対応付けして文書情報記憶部１５に登録する。この時点で取得した文書に対して保存先以外の文書情報が設定されることになる。

ステップ１０３において、サーバ管理制御部１２は、文書関連情報取得部１１により取得された文書の保存先とするサーバを、次のようにして選出する。

まず、保存対象の文書の機密性及びサイズを文書情報から読み出す。そして、サーバ情報を参照して、文書を保存可能な機密性レベルが設定されているサーバを特定する。文書を保存可能な機密性レベルが設定されているサーバというのは、ここでは、保存対象の文書と同じ機密性レベルが設定されているサーバのことをいう。そして、サーバ管理制御部１２は、特定したサーバそれぞれに対し、文書サイズ以上の空き容量の有無を確認する。空き容量は、サーバ情報を参照して上限容量と使用量との差分から得られる。サーバ管理制御部１２は、空き容量があるサーバを保存先候補として選出する。

保存先候補として選出されたサーバが存在する場合、換言すると文書のサイズ以上の空き容量のあるサーバが存在する場合（ステップ１０４でＹ）、サーバ管理制御部１２は、当該サーバの課金に関する情報をサーバ情報から取り出してサーバ選択処理部１３に表示を指示する。

ステップ１０５において、サーバ選択処理部１３は、サーバ管理制御部１２からの指示に応じて、保存先候補として選出されたサーバ及び当該サーバの課金情報を操作パネル２３に表示することでユーザに情報を提示する。提示するサーバが社内サーバか社外サーバかがわかるように区別して表示するようにしてもよい。また、課金金額が安価である方を優先的に、例えば表示されるサーバのリストの上位の方にくるように金額順に表示するようにしてもよい。ステップ１０３において選出されたサーバは、１台のみかもしれないし、複数台存在するかもしれない。１台の場合はユーザへの確認に相当する。複数台の場合、サーバ選択処理部１３は、選出されたサーバをリスト表示することになるが、ユーザは、操作パネル２３の表示内容、特に課金情報を参照して、サーバのリストの中からスキャンさせた文書の保存先としたいサーバを選択する。なお、操作パネル２３に表示される課金情報として、サーバ情報に含まれている課金をそのまま表示してもよいし、サーバ情報に含まれている課金と文書サイズとを乗算することで得られる課金金額を表示してもよい。

ステップ１０６において、サーバ選択処理部１３は、ユーザにより選択されたサーバを受け付けると、そのサーバをサーバ管理制御部１２へ通知する。

ステップ１２１において、サーバ管理制御部１２は、文書記憶部１７に記憶された保存対象の文書を取り出し、ユーザにより選択されたサーバへ送信して保存させる。

ステップ１２２において、サーバ管理制御部１２は、文書がサーバに正常に保存されたことを確認すると、当該文書の文書情報の保存先に、当該サーバのサーバＩＤを設定する。なお、この後、サーバに保存された文書を文書記憶部１７から削除してもよい。

ステップ１２３において、保存対象の文書の保存が正常に終了すると、処理結果通知部１４は、当該文書がどのサーバに保存されたのかを操作パネル２３に表示するなどして当該文書の保存先をユーザに通知する。

以上が本実施の形態における基本的な文書格納処理である。以上説明したように、本実施の形態における複合機１０は、保存対象の文書を当該文書と同じ機密性レベルのサーバに格納すると共に、格納する前に課金情報をユーザに提示することによって確認させるようにした。つまり、機密性及び課金の観点から文書の保存先が決定される。

ステップ１０３において、保存対象の文書と機密性レベルが同じサーバの中に文書サイズ以上の空き容量のあるサーバが存在しない場合（ステップ１０４でＮ）、サーバ管理制御部１２は、次のような既存文書の移動を試行する（ステップ１０７）。すなわち、サーバ管理制御部１２は、サーバ情報を参照し、文書と同じ機密性レベルのサーバであって当該ユーザが開設済みのサーバを選出する。このうち、１つのサーバを保存対象の文書の保存先候補として選択し、他のサーバを保存先候補のサーバに保存されている既存文書の移動先候補とする。保存先候補のサーバは、課金金額が最も少ないサーバ（無料のサーバ）、空き容量が最も大きいサーバ等、所定の選択規則に従って選択すればよい。また、移動対象とする既存文書は、例えば、保管期限が切れた文書、保存対象の文書のサイズより大きい文書、残りの保管期限の短い文書等を選出するようにしてもよい。もちろん、移動対象として選出する文書のサイズは、移動先の候補とするサーバにおける空き容量以下である。このように、保存候補のサーバの既存文書を他のサーバに移動することを試行した結果、保存対象の文書が保存候補のサーバに格納可能になる場合（ステップ１０８でＹ）、サーバ選択処理部１３は、サーバ管理制御部１２からの指示に応じて、ステップ１０５と同様に、保存先候補として選出されたサーバ及び当該サーバの課金情報を操作パネル２３に表示することでユーザに情報を提示する。このとき、既存文書を他のサーバに移動させれば保存対象の文書は保存可能になる旨と、保存先候補のサーバ、既存文書の移動先候補のサーバ及び当該各サーバの課金情報、移動対象の既存文書を合わせて操作パネル２３に表示する。なお、ここでの処理では、保存先候補として１台のみのサーバが選出されているはずなので、ユーザは、操作パネル２３の表示内容を参照して選択ではなく承認することになる。承認する場合、ユーザは、所定の操作をすることで承認の旨を入力する。

サーバ選択処理部１３はユーザによる承認の旨を受け付けると（ステップ１１０）、サーバ管理制御部１２は、移動対象の既存文書を移動先のサーバへ移動させ、また、移動された既存文書の文書情報における保存先を移動先のサーバのサーバＩＤで更新する（ステップ１１１）。既存文書の移動により保存先候補のサーバには保存対象の文書を格納できるだけの空き容量が確保できたので、サーバ管理制御部１２は、上記と同様に文書記憶部１７に記憶された保存対象の文書を保存先のサーバへ送信して保存させる（ステップ１２１）。続いて、サーバ管理制御部１２は、当該文書の文書情報の保存先に当該サーバのサーバＩＤを設定する（ステップ１２２）。

以上の処理が正常に終了すると、処理結果通知部１４は、保存対象の文書及び当該文書の保存によって移動させられた既存文書と、当該各文書の保存先となったサーバとを対応付けしたリストを作成し、そのリストを操作パネル２３に表示するなどして各文書の保存先をユーザに通知する（ステップ１２３）。

このように、本実施の形態によれば、保存対象の文書と同じ機密性レベルのサーバが複数存在する場合でも、当該サーバのいずれにも当該文書を格納するだけの空き容量がなければ、同一機密性レベルのサーバ間で既存文書の移動を試みて保存対象の文書を格納するようにした。

ところが、既存文書を移動させてもなお、保存対象の文書を格納するだけの容量が確保できない場合（ステップ１０８でＮ）、サーバ管理制御部１２は、次のように新規サーバの開設を試行する。ここでは、説明の簡略化のために、文書の所有者が開設しているサーバは１台のみとして説明する。また、サーバの利用の開設期間単位は、全サーバとも１月単位とする。また、全ての既存文書の保管期限は切れていないものとする。

まず、月数ｎの初期値として最短開設期間である“１”を設定する。そして、サーバ管理制御部１２は、文書情報及びサーバ情報を参照して、開設中のサーバに保存されている当該ユーザの既存文書のうち１月以内に保管期限を迎える既存文書を選出し、それらの既存文書の総容量（β）を計算により求める（ステップ１１３）。ここで、総容量（β）が保存対象の文書サイズ（α）以上でない場合（ステップ１１４でＮ）、ｎに更に１月分を加算して２月以内に保管期限を迎える既存文書の総容量（β）を再計算する（ステップ１１３）。以上の処理を総容量（β）が保存対象の文書サイズ（α）以上となるまで繰り返す。なお、文書サイズ（α）は当該サーバの上限容量以下であることから、必ず総容量（β）が文書サイズ（α）以上となるものとする。

総容量（β）が保存対象の文書サイズ（α）以上の場合（ステップ１１４でＹ）、サーバ管理制御部１２は、サーバ情報を参照して、保存対象の文書と機密性レベルが同じで、かつ当該ユーザが開設していないサーバを、ｎ月以内に保管期限を迎える既存文書の移動先となるサーバ（以下、「開設サーバ」）として選出する（ステップ１１６）。なお、開設サーバは、少なくとも１台は選出されるものとして説明する。なお、複数台が選出される場合には、以下に説明するステップ１１７において開設サーバ候補をリスト表示して、ユーザに選択させるようにしてもよい。

続いて、サーバ選択処理部１３は、サーバ管理制御部１２からの指示に応じてステップ１０５と同様に、保存先候補として選出されたサーバ及び当該サーバの課金情報を操作パネル２３に表示することでユーザに情報を提示する。このとき、容量不足のためサーバを新規に開設する必要がある旨と、開設サーバ及び当該開設サーバの課金情報、移動対象の既存文書を合わせて操作パネル２３に表示する。なお、ここでは、保存先候補として選出されたサーバは１台なので、ユーザは、保存先のサーバ、開設サーバ、既存文書の移動に関する情報を参照して選択ではなく承認することになる。承認する場合、ユーザは、所定の操作をすることで承認の旨を入力する。なお、前述したように、開設サーバが複数台存在する場合、ユーザは、開設サーバ候補のリストの中から１台の開設サーバを選択する。そして、開設サーバが特定されると、当該開設サーバの開設の手続を行う必要がある旨の依頼メッセージ等を操作パネル２３に表示してユーザに開設手続を促すようにしてもよい。

サーバ選択処理部１３がユーザによる承認の旨を受け付けると（ステップ１１８）、サーバ管理制御部１２は、上記開設サーバがユーザにより開設されるまで待機する。そして、開設サーバが開設されたことを確認すると（ステップ１１９）、サーバ管理制御部１２は、移動対象の文書を開設サーバへ移動させ、また、移動された既存文書の文書情報における保存先を開設サーバのサーバＩＤで更新する（ステップ１２０）。既存文書の移動により保存先候補のサーバには保存対象の文書を格納できるだけの空き容量が確保できたので、サーバ管理制御部１２は、上記と同様に文書記憶部１７に記憶された保存対象の文書を保存先のサーバへ送信して保存させる（ステップ１２１）。続いて、サーバ管理制御部１２は、当該文書の文書情報の保存先に当該サーバのサーバＩＤを設定する（ステップ１２２）。

以上の処理が正常に終了すると、処理結果通知部１４は、保存対象の文書及び当該文書の保存によって移動させられた既存文書と、当該各文書の保存先となったサーバとを対応付けしたリストを作成し、そのリストを操作パネル２３に表示するなどして各文書の保存先をユーザに通知する（ステップ１２３）。また、サーバを新たに開設した旨及びリスト中のどれが開設サーバであるのかがわかるように操作パネル２３に表示してもよい。

このように、本実施の形態によれば、ユーザにサーバを開設させて保管期限の短い既存文書を保存させるようにし、そして空き容量が確保できたサーバに保存対象の文書を保存させるようにした。

以上の説明では、文書の所有者が開設しているサーバは１台のみとしたが、当該ユーザが複数のサーバに開設している場合、ステップ１１３では、各サーバに保存されているｎ月以内に保管期限を迎える既存文書を選出し、それらの既存文書の総容量（β）を計算により求めるようにすればよい。そして、総容量（β）が保存対象の文書サイズ（α）以上の場合（ステップ１１４でＹ）、サーバ管理制御部１２は、ステップ１０７において説明した既存文書の移動を試行し、保存対象の文書の保存先候補となるサーバを作り出せばよい。

また、本実施の形態では、サーバの開設が有料、無料に関係なく、ユーザに開設させるようにしたが、無料の場合には、サーバ管理制御部１２が自動的に開設するようにしてもよい。また、有料の場合には、上記と同様にユーザに開設させるが、開設サーバが有料である旨を通知してサーバ管理制御部１２が自動的に開設するようにしてもよい。

ところで、本実施の形態においては、新規に開設したサーバに保存対象の文書を保存させずに、保管期限が短い文書を移動させるようにした。これは、開設サーバにはｎ月以内に保管期限を迎える文書が保存されるため、開設してからｎ月に達する時点で開設サーバとの契約を解消すればよい。仮に、保存対象の文書を開設サーバに保存させるようにすると、基本的には保存対象の文書が保管期限を迎えるまで開設サーバを継続して利用し続けることになる。つまり、開設サーバの利用に要する課金が継続して発生することになる。もちろん、保存対象の文書に設定された保管期限の長さにもよるが、残りの保管期限の短い既存文書の方が新規に保存される文書より保管期限は短いと考えられるため、残りの保管期限の短い既存文書を移動させた方が、開設サーバの利用にかかるコストの面で有利である。

以上説明したように、本実施の形態においては、保存対象の文書を同じ機密性レベルのサーバに確実に保存できるようになる。また、同一機密性レベルのサーバの課金情報をユーザに提示し確認させることで、機密性のみならず課金の観点からも文書を最適なサーバに保存させることができるようになる。

なお、ステップ１１３において、開設サーバに移動させる既存文書を選出する際、本実施の形態においては、サーバの契約期間単位に合わせて１月毎に保管期限を迎える既存文書を選出して総容量（β）を算出するようにした。つまり、残りの保管期限の短い方から１又は複数の既存文書を選出するために契約期間単位に合わせて既存文書をまとめて選出するようにした。ただ、例えば、保管期限を迎える順番に１つずつ既存文書を移動対象として選出し、その選出した既存文書の総容量を算出するようにしてもよい。上記のようにｎ月以内に保管期限を迎える既存文書をまとめて処理する場合、ｎ月以内に保管期限を迎える既存文書の数が多いと総容量（β）が大きくなり、開設に必要な上限容量が大きくなり、よって課金金額が大きくなる可能性がある。一方、総容量（β）が保存対象の文書サイズ（α）以上となるまで既存文書を１つずつ増やしていくように処理すると、この場合の開設サーバとの契約もｎ月となるので変わりはないが、必要以上に総容量（β）が大きくならないため課金金額を抑えることが可能になる。

ところで、本実施の形態では、保存対象の文書を格納するサーバを選出する際、文書と同じ機密性レベルのサーバを保存先候補として選出した。ただ、課金の観点からするとコストがよりかかるかもしれないが、文書の機密性レベルと同等以上のサーバを保存先候補として選出してもよい。つまり、上記においては、「文書を保存可能な機密性レベルが設定されているサーバ」というのは、文書と同じ機密性レベルの同じサーバとして説明したが、同等以上のサーバをも含めて解釈してもよい。例えば、機密性“中”の文書の保存先候補として機密性が“中”のサーバを保存先候補として選出していたところを、機密性が“中”及び“高”のサーバを保存先候補として選出してもよい。なお、文書の機密性レベルと同等以上のサーバは、常に選出するようにしてもよいし、文書と同じ機密性レベルのサーバが存在しない場合に同等以上の機密性レベルと選出候補を拡げるようにしてもよい。

また、保存対象の文書を格納するサーバを選出する際、文書の機密性とサーバの機密性との対比の便宜上、文書及びサーバに対して機密性のレベル数を同じ（本実施の形態においては、３レベル）に設定したが、機密性の対比が可能であれば、必ずしもレベル数を合致させる必要はない。

また、本実施の形態では、保存対象の文書を保存するための空き容量を確保するために既存文書を移動させる例を示したが、既存文書を削除させる機能を設けて、不要な既存文書をユーザに削除させるようにしてもよい。

ところで、ステップ１０３において、保存対象の文書と機密性レベルが同じサーバの中に空き容量のあるサーバが選出できなかった場合、サーバ管理制御部１２は、保存対象の文書を加工して小容量化することでサーバに保存できるようになる場合、当該文書を小容量化してもよい。小容量化というのは、文書サイズを小さくすることであるが、具体的には、例えば、ＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）等文書の種類を変換したり、圧縮したりする。小量化した場合は、その旨をユーザに知らせ、小量化による保存の是非を問い合わせるようにしてもよい。また、小量化した場合、文書は小量化された状態でサーバに保存されることになるので、小量化した旨及びどの種類からどの種類に変換したかという情報を当該文書の文書情報に含めて、ユーザが当該文書をサーバから取り出す際には元の文書の種類に戻す変換処理を行うようにしてもよい。

また、保存可能な機密性が設定されたサーバが複数あるにもかかわらずいずれのサーバにも保存対象の文書を保存するだけの空き容量がない場合、サーバ管理制御部１２は、保存対象の文書を分割することで保存可能になる場合には、分割された文書の保存先となるサーバを保存先候補として選出して、分割後の文書を各サーバに振り分けて保存させるようにしてもよい。

また、本実施の形態では、情報処理装置を搭載した画像形成装置（複合機１０）を例にして説明したが、必ずしも画像形成装置により実現する必要はなく、スキャン機能やコピー機能等の各種機能を有していない情報処理装置において前述した文書格納処理を実施させるようにしてもよい。

１，２ 社内サーバ、３，４，５ クラウドサーバ、６ ＬＡＮ、７ インターネット、１０ 複合機、１１ 文書関連情報取得部、１２ サーバ管理制御部、１３ サーバ選択処理部、１４ 処理結果通知部、１５ 文書情報記憶部、１６ サーバ情報記憶部、１７ 文書記憶部、２１ ＣＰＵ、２２ アドレスデータバス、２３ 操作パネル、２４ スキャナ、２５ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、２６ プリンタエンジン、２７ ＬＡＮインタフェース（Ｉ／Ｆ）、２８ ネットワークインタフェース（Ｉ／Ｆ）、２９ ＲＯＭ、３０ ＲＡＭ。

Claims (16)

1. サーバと機密性及び課金に関する情報を対応させたサーバ情報を記憶する記憶手段と、
   電子ファイルを取得する電子ファイル取得手段と、
   前記電子ファイルの機密性情報を含む属性情報を取得する属性情報取得手段と、
   前記サーバ情報と前記属性情報に基づき、前記電子ファイルを保存可能な機密性を満たすサーバ及び当該サーバの課金に関する情報を表示する表示手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該サーバに保存されている既存電子ファイルを他のサーバに移動させることで当該電子ファイルを保存するだけの空き容量が当該サーバに確保できる場合には、前記既存電子ファイルを前記他のサーバに移動させてから、当該サーバに当該電子ファイルを保存させる保存手段を有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記属性情報には、当該電子ファイルの機密文書としての保管期限が設定されており、
   前記保存手段は、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該サーバにおいて保管期限が切れた既存電子ファイルを既にユーザが開設済みの他のサーバに移動させる、あるいは新規にサーバを開設し、前記新規に開設したサーバに保存期限の切れた既存電子ファイルを移動させる、
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 新規に開設する予定の前記サーバが無料である場合、自動で開設することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 新規に開設する予定の前記サーバが有料である場合、開設する前に当該サーバが有料である旨を前記ユーザに通知することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
6. 前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバに当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該電子ファイルを加工して小容量化することで当該電子ファイルを当該サーバに保存できるようにする加工手段を有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
7. 前記加工手段は、前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイルを保存可能な機密性が設定されているサーバが複数あるにもかかわらずいずれの当該サーバにも当該電子ファイルを保存するだけの空き容量がない場合、当該各サーバに保存可能となるよう当該電子ファイルを分割する加工を施す、
   ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記表示手段で表示された保存先候補に前記電子ファイルを保存するように指示をだす指示出し手段を有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
9. 前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルと、当該各電子ファイルの保存先となるサーバとを対応付けたリストを作成する作成手段を有することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
10. 前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルがいずれかのサーバに保存されたことをユーザに通知する通知手段を有することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
11. 前記電子ファイル取得手段により取得された電子ファイル及び当該電子ファイルの保存により移動させられた既存電子ファイルと、当該各電子ファイルの保存先となるサーバとを対応付けたリストを作成する作成手段を有し、
    前記通知手段は、前記リストと共にユーザに通知することを特徴とする請求項１０に記載の情報処理装置。
12. 前記表示手段は、前記保存先候補を、社内サーバか社外サーバかを区別して表示することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
13. 前記表示手段は、機密性が同じ前記保存先候補が複数ある場合、課金が安価である方を優先的に表示することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
14. 前記電子ファイルは、読取装置から読み取った原稿情報に基づいて作成されることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
15. 請求項１乃至１４のいずれか１項に記載された情報処理装置を搭載することを特徴とする画像形成装置。
16. サーバと機密性及び課金に関する情報を対応させたサーバ情報を記憶する記憶手段をアクセス可能なコンピュータを、
    電子ファイルを取得する電子ファイル取得手段、
    前記電子ファイルの機密性情報を含む属性情報を取得する属性情報取得手段、
    前記サーバ情報と前記属性情報に基づき、前記電子ファイルを保存可能な機密性を満たすサーバ及び当該サーバの課金に関する情報を表示する表示手段、
    として機能させるためのプログラム。
    

Images