JP2016178480A - スキャン配信システム、文書管理装置、スキャン配信方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】モバイル端末を用いた適切なスキャンソリューションを提供する。
【解決手段】スキャナを備えた画像処理装置と、スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置とを備え、前記画像処理装置は、ユーザからワークフローの開始の操作を受け付けてスキャンを実行し、スキャン画像を前記文書管理装置に送信する手段と、前記文書管理装置から通信接続情報を取得し、前記ユーザのモバイル端末から取得可能に提供する手段とを備え、前記文書管理装置は、前記画像処理装置からスキャン画像を受信して保存する手段と、前記通信接続情報を前記画像処理装置に送信する手段と、前記スキャン画像に対して中間処理を実行してプレビュー画像を作成する手段と、前記モバイル端末から前記通信接続情報に基づくアクセスを受け付け、プレビュー画像の提供、中間処理の変更の受付、または、プレビュー画像の配信の受付を行う手段とを備える。
【選択図】図５

Description

本発明は、スキャン配信システム、文書管理装置、スキャン配信方法およびプログラムに関する。

複合機等のスキャナを備えた画像処理装置を用いたソリューションとして、文書原稿からスキャンされた画像データやそれに加工を加えた画像データを所定のストレージやメールアドレスに配信する技術が知られている。

一般に、ユーザは、複合機に文書原稿をセットした後、複合機のオペレーションパネルから配信先や読取条件・中間処理条件（ＰＤＦ化等）等を設定し、開始の操作をする。また、配信前にスキャン画像をユーザが確認できるようにするためのプレビュー機能が設けられている場合もあり、その場合、ユーザはプレビュー画像を確認してから最終的な配信の操作を行うことになる。

また、モバイル端末により複合機によるスキャンの実行および読取プレビューの確認を行えるようにした技術が知られている（特許文献１等を参照。）。

上述した、ユーザが複合機を直接に操作する技術では、プレビュー画像を確認して最終的な配信の操作を行うまで、ユーザは複合機の前で待たなければならないという問題があった。また、プレビュー画像は、待ち時間の短縮化のために、中間処理が行われていない状態であったり、画質の低い画像とされたりすることが多く、実際に配信される画像と異なるために細かい確認が行えないという問題があった。また、プレビュー画像を確認した後に中間処理を変更したいと考えた場合、再びスキャンからやり直さなければならないという問題があった。

一方、モバイル端末により操作する技術においても、スキャンの実行の操作から、プレビュー画像を確認して最終的な配信の操作を行うまで、ユーザはモバイル端末を見ながら待たなければならないという問題があった。また、プレビュー画像についても、実際に配信される画像と異なり、細かい確認が行えないという問題があった。また、プレビュー画像を確認した後に中間処理を変更したいと考えた場合、再びスキャンからやり直さなければならないという問題があった。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、モバイル端末を用いた適切なスキャンソリューションを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、スキャナを備えた画像処理装置と、スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置とを備え、前記画像処理装置は、ユーザからワークフローの開始の操作を受け付けてスキャンを実行し、スキャン画像を前記文書管理装置に送信する手段と、前記文書管理装置から通信接続情報を取得し、前記ユーザのモバイル端末から取得可能に提供する手段とを備え、前記文書管理装置は、前記画像処理装置からスキャン画像を受信して保存する手段と、前記通信接続情報を前記画像処理装置に送信する手段と、前記スキャン画像に対して中間処理を実行してプレビュー画像を作成する手段と、前記モバイル端末から前記通信接続情報に基づくアクセスを受け付け、プレビュー画像の提供、中間処理の変更の受付、または、プレビュー画像の配信の受付を行う手段とを備える。

本発明にあっては、モバイル端末を用いた適切なスキャンソリューションを提供することができる。

本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。 複合機のハードウェア構成例を示す図である。 モバイル端末のハードウェア構成例を示す図である。 文書管理装置、管理者端末および配信先装置のハードウェア構成例を示す図である。 ソフトウェア構成例を示す図である。 ワークフロー管理テーブルのデータ構造例を示す図である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その１）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その２）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その３）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その４）である。 実施形態の処理例を示すシーケンス図（その５）である。 モバイル端末の画面例を示す図である。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

＜構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるシステムの構成例を示す図である。図１において、コピー、プリント、スキャン、ＦＡＸ等の機能を備えた複合機１は、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）によるＬＡＮ（Local Area Network）、ＶＰＮ（Virtual Private Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワーク３に接続されている。また、ユーザが所持するスマートフォンやタブレット等のモバイル端末２は、ネットワーク３に接続可能であるとともに、ＮＦＣ（Near Field Communication）通信等により複合機１と直接に接続可能となっている。また、モバイル端末２は、複合機１の表示パネル上に表示されたＱＲコード（登録商標）等のコード画像をカメラで撮影することにより、複合機１からモバイル端末２への情報取得も行うことができる。

また、ネットワーク３には、文書についての、スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置４が接続されている。文書管理装置４は、複合機１でスキャンされた画像に基づいてＰＤＦ化等の中間処理を行い、メールサーバ、クラウド環境のストレージ等の様々な場所の配信先装置６への配信処理を行う。

また、ネットワーク３には管理者端末５が接続されている。管理者端末５は、文書管理装置４の管理者が操作する端末であり、ワークフロー定義の一環として、文書管理装置４と連携する複合機１を定めたり、中間処理や配信処理の選択肢や制限を設定することが可能である。

図２は複合機１のハードウェア構成例を示す図である。図２において、複合機１は、コピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能、ドキュメントボックス機能、ユーティリティ機能等の各種の機能を実現可能な本体部１１０と、ユーザの操作を受け付ける操作部１２０とを備える。本体部１１０と操作部１２０は、専用の通信路１３０を介して相互に通信可能に接続されている。通信路１３０は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格のものを用いることもできるが、有線か無線かを問わず任意の規格のものであってよい。なお、本体部１１０は、操作部１２０で受け付けた操作に応じた動作を行うことができる。また、本体部１１０は、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の外部装置とも通信可能であり、外部装置から受信した指示に応じた動作を行うこともできる。

本体部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１１４と、通信Ｉ／Ｆ（Interface）１１５と、接続Ｉ／Ｆ１１６と、エンジン部１１７とを備え、これらがシステムバス１１８を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ１１１は、本体部１１０の動作を統括的に制御する。ＣＰＵ１１１は、ＲＡＭ１１３をワークエリア（作業領域）としてＲＯＭ１１２またはＨＤＤ１１４等に格納されたプログラムを実行することで、本体部１１０全体の動作を制御し、上述したコピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能、ドキュメントボックス機能、ユーティリティ機能等の各種機能を実現する。通信Ｉ／Ｆ１１５は、ネットワークと接続するためのインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ１１６は、通信路１３０を介して操作部１２０と通信するためのインタフェースである。エンジン部１１７は、コピー機能、スキャナ機能、および、プリンタ機能を実現させるための、汎用的な情報処理および通信以外の処理を行うハードウェアである。例えば、原稿の画像をスキャンして読み取るスキャナ（画像読取部）、用紙等のシート材への印刷を行うプロッタ（画像形成部等を備えている。更に、印刷済みシート材を仕分けるフィニッシャや、原稿を自動給送するＡＤＦ（Auto Document Feeder：自動原稿給送装置）のような特定のオプションを備えることもできる。

操作部１２０は、ＣＰＵ１２１と、ＲＯＭ１２２と、ＲＡＭ１２３と、フラッシュメモリ１２４と、通信Ｉ／Ｆ１２５と、接続Ｉ／Ｆ１２６と、操作パネル１２７と、外部接続Ｉ／Ｆ１２８とを備え、これらがシステムバス１２９を介して相互に接続されている。ＣＰＵ１２１は、操作部１２０の動作を統括的に制御する。ＣＰＵ１２１は、ＲＡＭ１２３をワークエリアとしてＲＯＭ１２２またはフラッシュメモリ１２４等に格納されたプログラムを実行することで、操作部１２０全体の動作を制御し、ユーザから受け付けた入力に応じた情報（画像）の表示などの各種機能を実現する。通信Ｉ／Ｆ１２５は、ネットワークと接続するためのインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ１２６は、通信路１３０を介して本体部１１０と通信するためのインタフェースである。操作パネル１２７は、ユーザの操作に応じた各種の入力を受け付けるとともに、各種の情報（例えば、受け付けた操作に応じた情報、複合機１の動作状況を示す情報、設定状態などを示す情報等）を表示する。更に、これに加え、またはこれに代えて、ハードウェアキー等の操作部やランプ等の表示部を設けることもできる。外部接続Ｉ／Ｆ１２８は、ＩＣカードリーダ等の機器と接続するためのインタフェースである。なお、通信Ｉ／Ｆ１１５、１２５のいずれかまたは一方はＮＦＣ通信にも対応している。

図３はモバイル端末２のハードウェア構成例を示す図である。図３において、モバイル端末２は、バス２０８を介して相互に接続されたＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０３、フラッシュメモリ２０４、操作パネル２０５、接続Ｉ／Ｆ（Interface）２０６、通信Ｉ／Ｆ２０７を備えている。ＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０３をワークエリアとしてＲＯＭ２０２またはフラッシュメモリ２０４等に格納されたプログラムを実行することで、モバイル端末２の動作を統括的に制御する。接続Ｉ／Ｆ２０６は、モバイル端末２に接続される機器とのインタフェースである。通信Ｉ／Ｆ２０７は、ネットワークを介して他の情報処理装置と通信を行うためのインタフェースであり、ＮＦＣ通信にも対応している。

図４は文書管理装置４、管理者端末５および配信先装置６のハードウェア構成例を示す図である。図４において、文書管理装置４等は、バス４０７を介して相互に接続されたＣＰＵ（Central Processing Unit）４０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）４０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）４０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）４０４、接続Ｉ／Ｆ（Interface）４０５、通信Ｉ／Ｆ４０６を備えている。ＣＰＵ４０１は、ＲＡＭ４０３をワークエリアとしてＲＯＭ４０２またはＨＤＤ４０４等に格納されたプログラムを実行することで、文書管理装置４等の動作を統括的に制御する。接続Ｉ／Ｆ４０５は、文書管理装置４等に接続される機器とのインタフェースである。通信Ｉ／Ｆ４０６は、ネットワークを介して他の情報処理装置と通信を行うためのインタフェースである。

図５はソフトウェア構成例を示す図である。図５において、複合機１は、ユーザ認証部１１、ワークフロー選択受付部１２、処理詳細設定受付部１３、ワークフロー実行部１４、通信接続情報提供部１５を備えている。

ユーザ認証部１１は、複合機１を利用するユーザによるログインを受け付け、ＩＤ、パスワード等の認証を行う機能を有している。ワークフロー選択受付部１２は、文書管理装置４からワークフロー一覧および中間処理一覧を取得し、ワークフローモデルをユーザに選択させる機能を有している。処理詳細設定受付部１３は、中間処理等の詳細設定をユーザから受け付ける機能を有している。ワークフロー実行部１４は、ユーザからワークフローの開始操作を受け付けてワークフローを開始し、スキャンを実行し、スキャン画像を文書管理装置４に送信する機能を有している。通信接続情報提供部１５は、スキャンの実行後に、文書管理装置４から通信接続情報を取得し、ＮＦＣ通信またはコード画像（ＱＲコード等）により、モバイル端末２から取得可能に、通信接続情報を提供する機能を有している。通信接続情報は、ユーザがモバイル端末２から文書管理装置４にアクセスするためのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）と暗号化されたユーザＩＤとを含んでいる。

モバイル端末２は、アプリ（アプリケーションプログラム）２１を備え、アプリ２１により実現される機能として、通信接続情報取得部２２、文書管理装置アクセス部２３を備えている。通信接続情報取得部２２は、ＮＦＣ通信またはカメラ・コード読取機能により、複合機１の通信接続情報提供部１５から通信接続情報を取得する機能を有している。文書管理装置アクセス部２３は、取得された通信接続情報に基づいて文書管理装置４にアクセスする機能を有している。

なお、モバイル端末２のアプリ２１の管理下にスキャン画像の原画像２４を保持することもできる。この場合、スキャン後に、複合機１の通信接続情報提供部１５からスキャン画像を取得し、原画像２４に保持する。これは、文書管理装置４上に全ユーザの再利用されるかどうか定かでない原画像を保存する場合の記憶容量の圧迫を防止するためであり、原画像を再利用する場合には、モバイル端末２から文書管理装置４に原画像を送信する。

文書管理装置４は、ワークフロー管理部４１、ジョブ実行部４２、プラグイン４３、各種データ４４１〜４４６、モバイルアプリ処理部４５を備えている。

ワークフロー管理部４１は、スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する機能を有しており、一覧提供部４１１、ワークフロー情報提供部４１２、ワークフロー受信部４１３、通信接続情報応答部４１４、非同期ワークフロー処理部４１５、ワークフロー再処理・再開部４１６を備えている。

一覧提供部４１１は、複合機１のワークフロー選択受付部１２からの要求に応じ、ワークフロー定義４４１からワークフロー一覧を、中間処理一覧４４２から中間処理一覧をそれぞれ取得し、提供する機能を有している。ワークフロー情報提供部４１２は、モバイルアプリ処理部４５からの要求に応じ、指定されたユーザＩＤに対応付けられたワークフロー情報をワークフロー管理テーブル４４３から取得して提供する機能を有している。

ワークフロー受信部４１３は、複合機１のワークフロー実行部１４からスキャン画像を含むワークフローデータを受信し、スキャン画像を原画像４４５に保存し、必要事項をワークフロー管理テーブル４４３に登録し、キュー４４４にワークフローを登録する機能を有している。通信接続情報応答部４１４は、ワークフローデータの受信後に、モバイルアプリ処理部４５から通信接続情報を取得し、複合機１の通信接続情報提供部１５に送信する機能を有している。非同期ワークフロー処理部４１５は、キュー４４４に登録されたワークフローを非同期に取得し、設定された中間処理を実行してプレビュー画像（再作成されなければ配信画像と同じ）を作成し、プレビュー画像４４６として保存する機能を有している。ワークフロー再処理・再開部４１６は、モバイルアプリ処理部４５からの要求に応じ、ワークフローの変更された中間処理を再実行し、または、ワークフローを再開して配信までの残りの処理を実行する機能を有している。

ジョブ実行部４２は、ワークフロー管理部４１からの要求に応じてワークフローを構成するジョブ（スキャンを除く）を実行する機能を有しており、中間処理を実行する中間処理部４２１、配信処理を実行する配信処理部４２２等を備えている。

プラグイン４３は、ジョブ実行部４２の中間処理部４２１、配信処理部４２２等に対応するプログラム実体であるプラグイン（Plugin#1、Plugin#2、Plugin#3、・・）である。

ワークフロー定義４４１は、複数のワークフローモデルの定義情報である。ワークフローモデルは、実行するジョブが時系列に並べられ、各種の詳細な設定が付帯している。中間処理一覧４４２は、中間処理として選択できる処理の一覧である。中間処理としては、画像変換（ＴＩＦＦ等）、画像補正の有無、ＰＤＦタイプ等について複数の選択肢がある。

ワークフロー管理テーブル４４３は、ワークフローのインスタンスについての各種の情報を保持するものである。図６はワークフロー管理テーブル４４３のデータ構造例を示す図であり、「ユーザＩＤ」「ワークフローＩＤ」「ワークフローモデルＩＤ」「パラメータ」「原画像パス」「プレビュー画像パス」「ワークフロー処理再開位置」「ステータス」等の項目を含んでいる。「ユーザＩＤ」は、ワークフローのオーナのユーザを識別する情報であり、ワークフローの設定・開始時における複合機１のログインＩＤとなる。「ワークフローＩＤ」は、ワークフローのインスタンスを識別する情報である。「ワークフローモデルＩＤ」は、ワークフロー定義４４１から選択されたワークフローモデルを識別する情報である。

「パラメータ」は、ワークフローの各種設定であり、「配信先」「文書名」「中間処理設定」等を含んでいる。「配信先」は、スキャンして中間処理を行った文書（画像）を配信する宛先である。「文書名」は、配信する文書の名前である。「中間処理設定」は、ユーザにより設定（後に変更可）された中間処理の設定内容である。「原画像パス」は、保存した原画像４４５を参照するパスである。「プレビュー画像パス」は、保存したプレビュー画像４４６を参照するパスである。「ワークフロー処理再開位置」は、ワークフローを再開する際のジョブの位置である。「ステータス」は、ワークフローの状態（配信待ち等）である。

図５に戻り、キュー４４４は、ワークフロー受信部４１３により受信されて中間処理が非同期に行われるまで待機するためのものであり、ワークフローＩＤが登録順に保持され、処理されたものは削除される。原画像４４５は、ワークフロー受信部４１３により受信され、ワークフローＩＤと対応付けられて保存されたスキャン画像である。このスキャン画像は、選択可能ないずれの中間処理にも対応できるように、フルカラー、高解像度等の最大限の条件でスキャンされたものである。プレビュー画像４４６は、中間処理が実行され、ワークフローＩＤと対応付けられて保存されたプレビュー画像であり、ページ毎のサムネイル画像を伴う。このプレビュー画像は、中間処理が変更されない場合、配信の対象ともなる。

＜動作＞
図７〜図１１は上記の実施形態の処理例を示すシーケンス図である。

［複合機におけるワークフローの開始］
図７において、ユーザが複合機１に対してログイン操作（ユーザＩＤ、パスワードを記録したカードのタッチ、手入力等）を行うと（ステップＳ１０１）、複合機１のユーザ認証部１１はユーザ認証を行い、正常に認証されるとログイン状態となって「ＯＫ」を応答する（ステップＳ１０２）。ログインからログアウトまでの間、複合機１における操作者のユーザＩＤが特定される。

次いで、ユーザが複合機１に対してワークフローの選択開始の操作を行うと（ステップＳ１０３）、複合機１のワークフロー選択受付部１２は、文書管理装置４に対してワークフロー一覧と中間処理一覧を要求する（ステップＳ１０４）。文書管理装置４の一覧提供部４１１は、ワークフロー定義４４１および中間処理一覧４４２からワークフロー一覧と中間処理一覧を取得し、複合機１に応答する（ステップＳ１０５）。複合機１のワークフロー選択受付部１２は、ユーザに対してワークフロー一覧と中間処理一覧を提示（表示）する（ステップＳ１０６）。

ユーザがワークフロー一覧から所望のワークフローモデルを選択し、中間処理等の詳細の設定操作を行うと（ステップＳ１０７）、ワークフロー選択受付部１２および処理詳細設定受付部１３は、問題がない場合は「ＯＫ」を応答する（ステップＳ１０８）。

次いで、ユーザがワークフローの実行を指示する操作を行うと（ステップＳ１０９）、複合機１のワークフロー実行部１４は、文書原稿のスキャンを行い（ステップＳ１１０）、ユーザＩＤ、ワークフローＩＤ、パラメータ、スキャン画像を含むワークフロー情報を文書管理装置４に送信する（ステップＳ１１１）。

文書管理装置４のワークフロー受信部４１３は、ワークフロー情報を受信し、スキャン画像をワークフローＩＤに対応付けて原画像４４５として保存し、ワークフロー管理テーブル４４３に必要項目を登録し、キュー４４４にワークフローＩＤを登録する（ステップＳ１１２）。

また、文書管理装置４の通信接続情報応答部４１４は、モバイルアプリ処理部４５に対し、ユーザＩＤを指定して通信接続情報の作成を要求する（ステップＳ１１３）。モバイルアプリ処理部４５の通信接続情報作成部４５１は、「文書管理装置の場所を示すＵＲＬ／userid=暗号化されたユーザＩＤ／」の形式（例：http://www.bunshokanrisystem.jp/userid=isjnerirhm356jjs/）で通信接続情報を作成し（ステップＳ１１４）、ワークフロー管理部４１に応答する（ステップＳ１１５）。

ワークフロー管理部４１の通信接続情報応答部４１４は、通信接続情報を複合機１に送信し（ステップＳ１１６）、複合機１の通信接続情報提供部１５はＮＦＣ通信または２次元コード等により、モバイル端末２から取得可能に、通信接続情報を提示する（ステップＳ１１７）。通信接続情報の提示は、ＮＦＣ通信により取得完了がモバイル端末２から得られるか、ユーザがログアウトするまで行われる。

［文書管理装置における非同期の中間処理］
図８において、文書管理装置４のワークフロー管理部４１の非同期ワークフロー処理部４１５は、キュー４４４から先頭のワークフローＩＤを取得し（ステップＳ１２１）、次に処理すべき中間処理のジョブ情報を各種のパラメータを伴ってジョブ実行部４２に通知する（ステップＳ１２２）。ジョブ実行部４２は、中間処理部４２１を介しプラグイン４３を用いて中間処理を実行し（ステップＳ１２３）、プレビュー画像を含む実行結果を応答する（ステップＳ１２４）。なお、複合機１からモバイル端末２にスキャン画像を送信して原画像２４として保存する場合、文書管理装置４側の原画像４４５は中間処理を実行した後に削除してもよい。

非同期ワークフロー処理部４１５は、プレビュー画像をワークフローＩＤに対応付けてプレビュー画像４４６として保存し、ワークフロー管理テーブル４４３を更新する（ステップＳ１２５）。

［モバイル端末によるプレビュー画像の閲覧］
図９において、ユーザがモバイル端末２のアプリ２１に対して通信接続情報の取得を行う操作を行うと（ステップＳ２０１）、モバイル端末２の通信接続情報取得部２２は、ＮＦＣ通信またはコード画像等により、複合機１の通信接続情報提供部１５が提示する通信接続情報を取得する（ステップＳ２０２）。

次いで、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、取得した通信接続情報に基づいて文書管理装置４にアクセスを行う（ステップＳ２０３）。このアクセスは文書管理装置４のモバイルアプリ処理部４５のアクセス対応部４５２により受け付けられる。

アクセス対応部４５２は、アクセスに用いられた通信接続情報からユーザＩＤを取得し（ステップＳ２０４）、ワークフロー管理部４１に対してユーザＩＤを指定してワークフロー一覧を要求する（ステップＳ２０５）。ワークフロー管理部４１のワークフロー情報提供部４１２は、ワークフロー管理テーブル４４３から該当するユーザＩＤに対応付けられたワークフローを特定し、例えば、文書名の一覧をワークフロー一覧として応答する（ステップＳ２０６）。

モバイルアプリ処理部４５のアクセス対応部４５２は、取得したワークフロー一覧をモバイル端末２に応答し（ステップＳ２０７）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、ワークフロー一覧を画面表示する（ステップＳ２０８）。図１２（ａ）は、ワークフロー一覧が表示された状態を示しており、ユーザが開始した有効なワークフローとして「ＸＸＸＸ報告書」「201410150930」「ＸＸＸＸＸＸ対応表」の３件が存在することを示している。なお、ワークフロー一覧からは、下方のボタンにより「閉じる」（アプリを終了）、「全て配信」を選択することもできる。

図９に戻り、ユーザがワークフロー一覧の中からワークフローを選択（リンクの埋め込まれた文書名を選択等）すると（ステップＳ２１１）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、文書管理装置４に対してワークフローＩＤを指定してワークフロー情報を要求する（ステップＳ２１２）。文書管理装置４のアクセス対応部４５２は、ワークフロー管理部４１に対してワークフローＩＤを指定してワークフロー情報を要求する（ステップＳ２１３）。ワークフロー管理部４１のワークフロー情報提供部４１２は、ワークフロー管理テーブル４４３およびその中で参照する先からワークフロー情報を取得し、モバイルアプリ処理部４５に応答する（ステップＳ２１４）。

モバイルアプリ処理部４５のアクセス対応部４５２は、取得したワークフロー情報をモバイル端末２に応答し（ステップＳ２１５）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、ワークフロー情報を画面表示する（ステップＳ２１６）。図１２（ｂ）は、ワークフロー情報として、配信先情報、状態（ステータス）、プレビュー画像サムネイル等を表示している。プレビュー画像サムネイルを選択することにより、プレビュー画像を拡大して表示することができる。この場合、予めページデータにプレビュー画像のデータを含めておいてもよいし、新たに文書管理装置４に要求して取得してもよい。なお、この画面の下方には、「中間処理変更」「キャンセル」「配信」のボタンも表示されている。

［中間処理の変更］
図１０において、ユーザが中間処理の変更を指示する操作（図１２（ｂ）における「中間処理変更」ボタンの選択等）を行うと（ステップＳ２２１）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、文書管理装置４に対して中間処理一覧を要求する（ステップＳ２２２）。文書管理装置４のアクセス対応部４５２は、ワークフロー管理部４１に対して中間処理一覧を要求する（ステップＳ２２３）。ワークフロー管理部４１の一覧提供部４１１は、中間処理一覧４４２から中間処理一覧を取得し、モバイルアプリ処理部４５に応答する（ステップＳ２２４）。

モバイルアプリ処理部４５のアクセス対応部４５２は、取得した中間処理一覧をモバイル端末２に応答し（ステップＳ２２５）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、中間処理一覧を画面表示する（ステップＳ２２６）。図１２（ｃ）は、プルダウンメニュー形式で示した中間処理一覧の例を示しており、画像変換、画像補正、ＰＤＦタイプについて、複数の選択肢から選択が行えるようになっている。なお、この画面の下方には、「キャンセル」「決定」のボタンも表示されている。

図１０に戻り、ユーザが中間処理を選択し、決定の操作（図１２（ｃ）における「決定」ボタンの選択等）を行うと（ステップＳ２２７）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、文書管理装置４に対してワークフローＩＤと中間処理のパラメータを指定して中間処理変更を要求する（ステップＳ２２８）。なお、モバイル端末２側に原画像２４を保存し、文書管理装置４側の原画像４４５が削除されている場合、モバイル端末２から原画像（スキャン画像）を文書管理装置４に送信する。文書管理装置４のアクセス対応部４５２は、ワークフロー管理部４１に対してワークフローＩＤと中間処理のパラメータを指定して中間処理変更を要求する（ステップＳ２２９）。

ワークフロー管理部４１のワークフロー再処理・再開部４１６は、変更すべき中間処理のジョブ情報を各種のパラメータを伴ってジョブ実行部４２に通知する（ステップＳ２３０）。ジョブ実行部４２は、中間処理部４２１を介しプラグイン４３を用いて中間処理を実行し（ステップＳ２３１）、プレビュー画像を含む実行結果を応答する（ステップＳ２３２）。

ワークフロー再処理・再開部４１６は、プレビュー画像をワークフローＩＤに対応付けてプレビュー画像４４６として再保存し、ワークフロー管理テーブル４４３を更新する（ステップＳ２３３）。ワークフロー情報提供部４１２は、ワークフロー管理テーブル４４３およびその中で参照する先からワークフロー情報を取得し、モバイルアプリ処理部４５に応答する（ステップＳ２３４）。

モバイルアプリ処理部４５のアクセス対応部４５２は、取得したワークフロー情報をモバイル端末２に応答し（ステップＳ２３５）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、ワークフロー情報を画面表示する（ステップＳ２３６）。この場合の画面は図１２（ｂ）に示したのと同様となるが、実行された中間処理は異なっている。

ユーザは、中間処理の変更を行わなくてもよいし、何回でも納得いくまで中間処理の変更を行うことができる。

［配信処理］
図１１において、ユーザが配信を指示する操作（図１２（ａ）の「全て配信」ボタン、図１２（ｂ）の「配信」ボタンの選択等）を行うと（ステップＳ２４１）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、文書管理装置４に対してワークフローＩＤを指定して配信を要求する（ステップＳ２４２）。文書管理装置４のアクセス対応部４５２は、ワークフロー管理部４１に対してワークフローＩＤを指定して配信を要求する（ステップＳ２４３）。

ワークフロー管理部４１のワークフロー再処理・再開部４１６は、ワークフロー管理テーブル４４３のワークフロー処理再開位置から配信処理のジョブ情報を各種のパラメータを伴ってジョブ実行部４２に通知する（ステップＳ２４４）。ジョブ実行部４２は、配信処理部４２２を介しプラグイン４３を用いて配信処理を実行し（ステップＳ２４５）、実行結果を応答する（ステップＳ２４６）。

ワークフロー管理部４１のワークフロー再処理・再開部４１６は、ワークフロー管理テーブル４４３を更新する（ステップＳ２４７）。ワークフロー情報提供部４１２は、ワークフロー管理テーブル４４３からワークフロー情報（主に「配信完了」のステータス）を取得し、モバイルアプリ処理部４５に応答する（ステップＳ２４８）。

モバイルアプリ処理部４５のアクセス対応部４５２は、取得したワークフロー情報をモバイル端末２に応答し（ステップＳ２４９）、モバイル端末２の文書管理装置アクセス部２３は、ワークフロー情報を画面表示する（ステップＳ２５０）。

＜総括＞
以上説明したように、本実施形態によれば、モバイル端末を用いた適切なスキャンソリューションを提供することができる。

すなわち、ユーザは、複合機でワークフローを開始した時点でワークフローの操作から解放されて他の作業に移ることができ、その後、モバイル端末を用いて複合機から通信接続情報を取得し、モバイル端末から文書管理装置にアクセスしてプレビュー画像の確認等を行うため、複合機やモバイル端末の前で待つ必要がなくなる。

また、ユーザの待ち時間をあまり考慮する必要がないため、配信する画像と同じプレビュー画像を提供することができ、細かい確認も行うことができる。

また、スキャン画像を原画像として保持しているため、中間処理が変更されても中間処理から処理を行えばよく、再び原稿セットを伴うスキャンからやり直す必要がない。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

＜実施形態の用語と請求項の用語の対応＞
「複合機１」は「画像処理装置」の一例である。「文書管理装置４」は「文書管理装置」の一例である。「モバイル端末２」は「モバイル端末」の一例である。「ワークフロー実行部１４」は「画像処理装置」の「送信する手段」の一例である。「通信接続情報提供部１５」は「画像処理装置」の「提供する手段」の一例である。「ワークフロー受信部４１３」は「文書管理装置」の「保存する手段」の一例である。「通信接続情報応答部４１４」は「文書管理装置」の「送信する手段」の一例である。「非同期ワークフロー処理部４１５」および「ワークフロー再処理・再開部４１６」は「文書管理装置」の「作成する手段」の一例である。「アクセス対応部４５２」は「文書管理装置」の「受付を行う手段」の一例である。

１ 複合機
１１ ユーザ認証部
１２ ワークフロー選択受付部
１３ 処理詳細設定受付部
１４ ワークフロー実行部
１５ 通信接続情報提供部
２ モバイル端末
２１ アプリ
２２ 通信接続情報取得部
２３ 文書管理装置アクセス部
２４ 原画像
３ ネットワーク
４ 文書管理装置
４１ ワークフロー管理部
４１１ 一覧提供部
４１２ ワークフロー情報提供部
４１３ ワークフロー受信部
４１４ 通信接続情報応答部
４１５ 非同期ワークフロー処理部
４１６ ワークフロー再処理・再開部
４２ ジョブ実行部
４２１ 中間処理部
４２２ 配信処理部
４３ プラグイン
４４１ ワークフロー定義
４４２ 中間処理一覧
４４３ ワークフロー管理テーブル
４４４ キュー
４４５ 原画像
４４６ プレビュー画像
４５ モバイルアプリ処理部
４５１ 通信接続情報作成部
４５２ アクセス対応部
４５３ ユーザＩＤ取得部
４５４ ワークフロー一覧取得部
４５５ ワークフロー情報取得部
５ 管理者端末
６ 配信先装置

特開２０１４−８６９８５号公報

Claims (7)

1. スキャナを備えた画像処理装置と、
   スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置と
   を備え、
   前記画像処理装置は、
   ユーザからワークフローの開始の操作を受け付けてスキャンを実行し、スキャン画像を前記文書管理装置に送信する手段と、
   前記文書管理装置から通信接続情報を取得し、前記ユーザのモバイル端末から取得可能に提供する手段と
   を備え、
   前記文書管理装置は、
   前記画像処理装置からスキャン画像を受信して保存する手段と、
   前記通信接続情報を前記画像処理装置に送信する手段と、
   前記スキャン画像に対して中間処理を実行してプレビュー画像を作成する手段と、
   前記モバイル端末から前記通信接続情報に基づくアクセスを受け付け、プレビュー画像の提供、中間処理の変更の受付、または、プレビュー画像の配信の受付を行う手段と
   を備えたことを特徴とするスキャン配信システム。
2. 請求項１に記載のスキャン配信システムにおいて、
   前記提供する手段は、前記通信接続情報を、近距離無線通信またはコード画像表示により前記モバイル端末に提供する
   ことを特徴とするスキャン配信システム。
3. 請求項１または２のいずれか一項に記載のスキャン配信システムにおいて、
   前記通信接続情報は、前記文書管理装置のアドレス情報と、前記ユーザの識別情報とを含む
   ことを特徴とするスキャン配信システム。
4. 請求項１乃至３のいずれか一項に記載のスキャン配信システムにおいて、
   前記画像処理装置は、前記スキャン画像を前記モバイル端末に送信する手段を備え、
   前記モバイル端末は、前記スキャン画像を受信して保存する手段を備える
   ことを特徴とするスキャン配信システム。
5. スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置であって、
   スキャナを備えた画像処理装置から、ユーザによるワークフローの開始の操作により実行されたスキャンのスキャン画像を受信して保存する手段と、
   通信接続情報を前記画像処理装置に送信し、前記ユーザのモバイル端末から取得可能に提供させる手段と、
   前記スキャン画像に対して中間処理を実行してプレビュー画像を作成する手段と、
   前記モバイル端末から前記通信接続情報に基づくアクセスを受け付け、プレビュー画像の提供、中間処理の変更の受付、または、プレビュー画像の配信の受付を行う手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
6. スキャナを備えた画像処理装置と、スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置とが実行する方法であって、
   前記画像処理装置が、ユーザからワークフローの開始の操作を受け付けてスキャンを実行し、スキャン画像を前記文書管理装置に送信する工程と、
   前記文書管理装置が、前記画像処理装置からスキャン画像を受信して保存する工程と、
   前記文書管理装置が、通信接続情報を前記画像処理装置に送信する工程と、
   前記画像処理装置が、前記文書管理装置から前記通信接続情報を取得し、前記ユーザのモバイル端末から取得可能に提供する工程と、
   前記文書管理装置が、前記スキャン画像に対して中間処理を実行してプレビュー画像を作成する工程と、
   前記文書管理装置が、前記モバイル端末から前記通信接続情報に基づくアクセスを受け付け、プレビュー画像の提供、中間処理の変更の受付、または、プレビュー画像の配信の受付を行う工程と
   を備えたことを特徴とするスキャン配信方法。
7. スキャナを備えた画像処理装置と、スキャン、中間処理および配信を含むワークフローを管理する文書管理装置とを構成するコンピュータに、
   前記画像処理装置が、ユーザからワークフローの開始の操作を受け付けてスキャンを実行し、スキャン画像を前記文書管理装置に送信する手順、
   前記文書管理装置が、前記画像処理装置からスキャン画像を受信して保存する手順、
   前記文書管理装置が、通信接続情報を前記画像処理装置に送信する手順、
   前記画像処理装置が、前記文書管理装置から前記通信接続情報を取得し、前記ユーザのモバイル端末から取得可能に提供する手順、
   前記文書管理装置が、前記スキャン画像に対して中間処理を実行してプレビュー画像を作成する手順、
   前記文書管理装置が、前記モバイル端末から前記通信接続情報に基づくアクセスを受け付け、プレビュー画像の提供、中間処理の変更の受付、または、プレビュー画像の配信の受付を行う手順
   を実行させるプログラム。

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