JP6299097B2 - 情報処理システム、情報処理方法、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理方法、プログラム、及び記録媒体に関する。

オフィス等に設置されているプリンタ又は複合機等の画像形成装置において、予め操作権限が与えられたユーザにのみ利用が許可されるように設定されているものがある。具体的には、操作権限に対応するアカウントが登録され、当該アカウントに基づいて認証されたユーザに対してのみ、利用が許可される画像形成装置が有る。

しかしながら、オフィス等における来客者等、予めアカウントを有していないゲストユーザは、上記のような画像形成装置を利用するのが困難である。例えば、ゲスト用のアカウントを用意しておき、各ゲストユーザは、共通のゲスト用アカウントによってログインすることが考えられる。しかし、この場合、ゲストユーザ間において、セキュリティを確保するのが困難である。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、予め操作権限を有していないユーザであっても機器の利用を可能とすることを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、１以上のコンピュータを含み、ネットワークを介して機器と接続される情報処理システムは、所定の宛先への要求を受信する受信手段と、前記要求の送信元のアドレス情報が、前記機器について予定されているユーザのアドレス情報を記憶する第１の記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、前記送信元のアドレス情報が前記第１の記憶手段に記憶されていない場合には、前記第１の記憶手段に記憶されているいずれかのアドレス情報が前記要求の宛先に含まれていれば、前記機器の操作権限を識別する権限識別情報を生成する生成手段と、前記生成手段によって生成された権限識別情報を記憶する第２の記憶手段と、前記権限識別情報を前記要求の送信元に送信する送信手段とを有し、前記機器は、前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該機器の機能に関する設定項目について、設定可能な値を制限する、ことを特徴とする。

予め操作権限を有していないユーザであっても機器の利用を可能とすることができる。

第一の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 第一の実施の形態における管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 第一の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。 第一の実施の形態における情報処理システムの機能構成例を示す図である。 第一の実施の形態において管理サーバがメールの受信に応じて実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第一の実施の形態のユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。 第一の実施の形態の印刷情報記憶部の構成例を示す図である。 第一の実施の形態のＰＩＮコード記憶部の構成例を示す図である。 第一の実施の形態における画像形成装置へのログイン処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 ログイン画面の表示例を示す図である。 第一の実施の形態におけるスキャン配信ジョブの実行処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第一の実施の形態において保存サーバに保存されている印刷情報に基づく印刷ジョブの実行処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第二の実施の形態において管理サーバがメールの受信に応じて実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第二の実施の形態のＰＩＮコード記憶部の構成例を示す図である。 利用機能の選択に応じて画像形成装置が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、第一の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。図１に示される情報処理システム１において、一以上のユーザ端末３０、メールサーバ４０、管理サーバ１０、認証サーバ５０、保存サーバ６０、及び一以上の画像形成装置２０等は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワークＮ１を介して通信可能に接続されている。ネットワークＮ１の一部又は全部は無線通信ネットワークでもよい。また、ユーザ端末３０とネットワークＮ１との間には、移動体通信網が介在してもよい。なお、情報処理システム１は、企業等の或る組織内において運用されていることとする。第一の実施の形態において、当該組織を、「企業Ａ」という。

ユーザ端末３０は、情報処理システム１のユーザが直接操作する情報処理装置である。例えば、ユーザは、ユーザ端末３０を操作して、情報処理システム１に対する印刷要求を入力する。ユーザ端末３０の一例として、ＰＣ（Personal Computer）、携帯電話、スマートフォン、タブレット型端末、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）等が挙げられる。複数のユーザ端末３０のそれぞれが、相互に異なる機種であってもよい。

なお、本実施の形態において、情報処理システム１のユーザは、「正規ユーザ」と「ゲストユーザ」とに区別される。正規ユーザは、予め画像形成装置２０の操作権限が与えられているユーザである。すなわち、正規ユーザは、情報処理システム１のユーザとして予定されているユーザである。正規ユーザの一例として、企業Ａの従業員が挙げられる。ゲストユーザは、画像形成装置２０の操作権限が与えられていないユーザである。ゲストユーザの一例として、企業Ａへの来客者等、企業Ａの従業員以外の者が挙げられる。情報処理システム１において、正規ユーザとゲストユーザとの区別は、情報処理システム１に対して（厳密には、後述されるユーザ情報記憶部５２に対して）、画像形成装置２０の操作権限に対応するアカウントが登録されているか否かに基づいて行われる。なお、ユーザ端末３０は、正規ユーザ又はゲストユーザが個人的に所有する情報処理装置であってもよい。

メールサーバ４０は、ユーザ端末３０から送信される電子メールや、管理サーバ１０から送信される電子メール等の転送を行うコンピュータである。例えば、ユーザ端末３０は、ユーザからの指示に応じ、印刷要求を含む電子メールを管理サーバ１０宛に送信する。印刷要求を含む電子メールには、印刷対象の電子データが添付されている。電子データのデータ形式は所定のものに限定されない。以下、ユーザ端末３０から送信される、印刷要求を含む電子メールを、「印刷要求メール」という。また、ユーザ端末３０は、ユーザからの指示に応じ、ＰＩＮ（Personal Identification Number：個人暗証番号）コードの発行要求を示す電子メール（以下、「ＰＩＮ要求メール」という。）を管理サーバ１０宛に送信する。ＰＩＮコードとは、本実施の形態において、ユーザ名及びパスワードの代わりに、画像形成装置２０の利用を一時的に可能とするための、一時的又は擬似的な、画像形成装置２０の操作権限に対応する識別情報の一例である。

認証サーバ５０は、正規ユーザごとに、当該正規ユーザのユーザ名、パスワード、及びメールアドレス等を含む情報（以下、「ユーザ情報」という。）を管理するコンピュータである。例えば、認証サーバ５０は、ユーザ名及びパスワード等が指定された認証要求に応じ、認証処理を実行する。また、認証サーバ５０は、メールアドレスの存在確認要求、メールアドレスに対応するユーザ名の取得要求に応じた処理を実行する。

管理サーバ１０は、ＰＩＮ要求メールの受信に応じ、ＰＩＮコードの発行等を行うコンピュータ又は１以上のコンピュータを含むコンピュータシステムである。また、管理サーバ１０は、印刷要求メールの受信に応じ、印刷要求メールに添付されている電子データ（以下、「添付データ」という。）について、印刷データの生成等を実行する。印刷データは、画像形成装置２０が解釈可能なデータ形式を有する。管理サーバ１０は、生成された印刷データを、印刷要求メールの送信元（送信者）のユーザのユーザ名、又はＰＩＮコードに関連付けて、保存サーバ６０に送信する。印刷要求メールの送信元アドレスが、ユーザ名に対応付けられて認証サーバ５０によって管理されている場合、印刷データにはユーザ名が関連付けられる。印刷要求メールの送信元アドレスが、ユーザ名に対応付けられて認証サーバ５０によって管理されていない場合、管理サーバ１０は、ＰＩＮコードを発行する。ＰＩＮコードが発行された場合、印刷データには、ユーザ名の代わりにＰＩＮコードが関連付けられる。

保存サーバ６０は、管理サーバ１０より送信された印刷データを保存するコンピュータである。

画像形成装置２０は、スキャン、コピー、印刷、又はＦＡＸの送受信に関するジョブを実行する機器である。このうちのいずれかが実行できない機器が画像形成装置２０として利用されてもよい。画像形成装置２０は、ユーザによって入力されたユーザ名及びパスワード、又はＰＩＮコードに基づく認証が成功した場合に、当該ユーザから要求されたジョブを実行する。例えば、画像形成装置２０は、保存サーバ６０に保存されている印刷データのうち、認証されたユーザによって入力されたユーザ名又はＰＩＮコードに関連付いている印刷データの印刷を実行する。

なお、管理サーバ１０、認証サーバ５０、及び保存サーバ６０は、１台のサーバによって構成されてもよいし、何台のサーバによって構成するかは運用次第で適宜定められてもよい。

図２は、第一の実施の形態における管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図２の管理サーバ１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

管理サーバ１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って管理サーバ１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

図３は、第一の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。図３において、画像形成装置２０は、コントローラ２１、スキャナ２２、プリンタ２３、モデム２４、操作パネル２５、ネットワークインタフェース２６、及びＳＤカードスロット２７等のハードウェアを有する。

コントローラ２１は、ＣＰＵ２１１、ＲＡＭ２１２、ＲＯＭ２１３、ＨＤＤ２１４、及びＮＶＲＡＭ２１５等を有する。ＲＯＭ２１３には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。ＲＡＭ２１２は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。ＣＰＵ２１１は、ＲＡＭ２１２にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。ＨＤＤ２１４には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。ＮＶＲＡＭ２１５には、各種の設定情報等が記憶される。

スキャナ２２は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェア（画像読取手段）である。プリンタ２３は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェア（印刷手段）である。モデム２４は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、ＦＡＸ通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。操作パネル２５は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。液晶パネルは、タッチパネル機能を有していてもよい。この場合、当該液晶パネルは、入力手段の機能をも兼ねる。ネットワークインタフェース２６は、ＬＡＮ等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）に接続するためのハードウェアである。ＳＤカードスロット２７は、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、画像形成装置２０では、ＲＯＭ２１３に記憶されたプログラムだけでなく、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムもＲＡＭ２１２にロードされ、実行されうる。なお、他の記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ又はＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等）によってＳＤカード８０が代替されてもよい。すなわち、ＳＤカード８０の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、ＳＤカードスロット２７は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。

図４は、第一の実施の形態における情報処理システムの機能構成例を示す図である。図４において、管理サーバ１０は、メール受信部１１、メール分類部１２、アドレス確認部１３、ＰＩＮコード生成部１４、印刷情報生成部１５、応答メール生成部１６、メール返信部１７、及び印刷情報送信部１８等を有する。これら各部は、管理サーバ１０にインストールされた一以上のプログラムが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理によって実現される。

管理サーバ１０は、また、ＰＩＮコード記憶部１９を利用する。ＰＩＮコード記憶部１９は、補助記憶装置１０２、又は管理サーバ１０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

メール受信部１１は、ＰＩＮ要求メール又は印刷要求メール等を、メールサーバ４０より受信する。ＰＩＮ要求メール及び印刷要求メールの宛先アドレスは予め決められている。したがって、メール受信部１１は、予め決められたアドレス宛の電子メールを、ＰＩＮ要求メール又は印刷要求メールとして受信する。第一の実施の形態において、ＰＩＮ要求メール及び印刷要求メールの宛先アドレスは、共通であるとする。

ゲストユーザによって送信されるＰＩＮ要求メール及び印刷要求メールには、いずれかの正規ユーザに関して、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているメールアドレス（以下、「正規アドレス」という。）が含まれている必要が有る。例えば、ゲストユーザは、当該ゲストユーザによる画像形成装置２０の利用を許可してくれた正規ユーザから、正規アドレスを通知して貰ってもよい。正規アドレスは、例えば、ＰＩＮ要求メール及び印刷要求メールのＣｃ（Carbon copy）アドレス又はＢｃｃアドレスに指定されていてもよいし、タイトル（件名）又は本文に含まれていてもよい。

メール分類部１２は、メール受信部１１によって受信された電子メールの目的等を判定する。具体的には、メール分類部１２は、当該電子メールが、当該電子メールが、ＰＩＮ要求メールであるのか又は印刷要求メールであるのかを判定する。

アドレス確認部１３は、ＰＩＮ要求メール及び印刷要求メールの送信元アドレス、又はＰＩＮ要求メール及び印刷要求メールに含まれている正規アドレスの存在確認の要求を、認証サーバ５０に送信する。その結果、当該送信元アドレス又は当該正規アドレスが、認証サーバ５０に登録されているか否かが確認される。アドレス確認部１３は、確認対象のアドレスが認証サーバ５０に登録されている場合、当該アドレスに対応するユーザ名を、認証サーバ５０より取得する。

ＰＩＮコード生成部１４は、ＰＩＮ要求メールの送信者に対して、画像形成装置２０の操作権限の付与が許可される場合に、ＰＩＮコードを生成する。ＰＩＮコード生成部１４は、また、送信元アドレスが正規アドレスではない印刷要求メールの送信者に対して、画像形成装置２０の操作権限の付与が許可される場合に、ＰＩＮコードを生成する。なお、送信元アドレスが正規アドレスである印刷要求メールに応じてＰＩＮコードは生成されない。斯かる印刷要求メールの送信者は、正規ユーザであり、画像形成装置２０の操作権限を既に有しているからである。

印刷情報生成部１５は、印刷要求メールに応じて印刷情報を生成する。印刷情報には、印刷データや当該印刷データの印刷ジョブに関する情報の他、ユーザ名又はＰＩＮコード等が含まれる。

応答メール生成部１６は、ＰＩＮ要求メール又は印刷要求メールに対する応答としての電子メール（以下、「応答メール」という。）を生成する。ＰＩＮ要求メールに対する応答メールには、発行されたＰＩＮコードが含まれる。印刷要求メールに対する応答メールには、各印刷データに基づく印刷ジョブの識別情報が含まれる。印刷要求メールに応じてＰＩＮコードが生成された場合、応答メールには、当該ＰＩＮコードも含まれる。

メール返信部１７は、ＰＩＮ要求メール又は印刷要求メールの送信元アドレス宛に、応答メールを返信する。印刷情報送信部１８は、印刷情報を保存サーバ６０に送信することにより、当該印刷情報を保存サーバ６０に保存する。ＰＩＮコード記憶部１９は、ＰＩＮコード生成部１４によって生成されたＰＩＮコードを、ＰＩＮ要求メール又は印刷要求メールの送信元アドレス等に対応付けて記憶する。

認証サーバ５０は、要求応答部５１及びユーザ情報記憶部５２等を有する。ユーザ情報記憶部５２は、正規ユーザごとに、ユーザ情報を記憶する。要求応答部５１は、認証要求、メールアドレスの存在確認要求、及びメールアドレスに対応するユーザ名の取得要求等に応じた処理を実行する。なお、要求応答部５１は、認証サーバ５０にインストールされたプログラムが、認証サーバ５０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。ユーザ情報記憶部５２は、認証サーバ５０の補助記憶装置、又は認証サーバ５０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

保存サーバ６０は、印刷情報受信部６１、印刷情報記憶部６２、及び印刷情報提供部６３等を有する。印刷情報受信部６１は、管理サーバ１０より送信される印刷情報を受信し、印刷情報記憶部６２に記憶（保存）する。印刷情報提供部６３は、画像形成装置２０からの印刷情報の取得要求に応じ、印刷情報記憶部６２に記憶（保存）されている印刷情報の中で、当該取得要求に指定されているユーザ名又はＰＩＮコードを含む印刷情報を画像形成装置２０に返信する。

なお、印刷情報受信部６１及び印刷情報提供部６３は、保存サーバ６０にインストールされた一以上のプログラムが、保存サーバ６０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。印刷情報記憶部６２は、保存サーバ６０の補助記憶装置、又は保存サーバ６０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

画像形成装置２０は、認証制御部２２１、印刷情報取得部２２２、印刷制御部２２３、及びスキャン配信制御部２２４等を有する。これら各部は、画像形成装置２０にインストールされた一以上のプログラムが、ＣＰＵ２１１に実行させる処理により実現される。認証制御部２２１は、ユーザより、ユーザ名及びパスワード、又はＰＩＮコードの入力を受け付ける。ユーザ名及びパスワードが入力された場合、認証制御部２２１は、当該ユーザ名及びパスワードの認証を、認証サーバ５０に要求する。ＰＩＮコードが入力された場合、認証制御部２２１は、当該ＰＩＮコードが、ＰＩＮコード記憶部１９に記憶されているか否かを確認する。印刷情報取得部２２２は、印刷情報の取得要求を保存サーバ６０に送信する。当該取得要求には、認証制御部２２１が受け付けた、ユーザ名及びＰＩＮコードの少なくともいずれか一方が指定される。印刷制御部２２３は、印刷情報取得部２２２によって取得される印刷データに関して印刷処理を実行する。スキャン配信制御部２２４は、スキャン配信ジョブを制御する。スキャン配信ジョブとは、画像形成装置２０が入力した画像データ（すなわち、原稿より読み取られた画像データ（以下、「スキャン画像」という。））を、所定のストレージ又はユーザ端末３０等に配信又は保存するジョブをいう。

以下、情報処理システム１において実行される処理手順について説明する。図５は、第一の実施の形態において管理サーバがメールの受信に応じて実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

管理サーバ１０のメール受信部１１は、ＰＩＮ要求メール又は印刷要求メールの受信を待機している（Ｓ１０１）。例えば、メール受信部１１は、メールサーバ４０において、所定のアドレス宛の電子メールが受信されるのをポーリング等によって監視している。該当する電子メールがメールサーバ４０において受信され、当該電子メールがメール受信部１１によって取得されると（Ｓ１０１でＹｅｓ）、アドレス確認部１３は、当該電子メールの送信元アドレスの存在確認要求を、認証サーバ５０に送信することにより、当該送信元アドレスの存否を確認する（Ｓ１０２）。認証サーバ５０の要求応答部５１は、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているいずれかのユーザ情報のメールアドレスとして含まれているか否かを確認する。

図６は、第一の実施の形態のユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。図６において、ユーザ情報記憶部５２は、正規ユーザごとに、ユーザ情報を記憶する。ユーザ情報には、例えば、ユーザ名、パスワード、及びメールアドレス（正規アドレス）等が含まれる。一ユーザに対して、ＰＣ用及び携帯端末用等、複数の正規アドレスが登録されてもよい。

要求応答部５１は、確認結果を含む応答を管理サーバ１０に返信する。確認結果は、送信元アドレスの存否を示す情報である。

確認結果が、送信元アドレスの存在を示すものである場合（Ｓ１０２でＹｅｓ）、アドレス確認部１３は、当該電子メールの送信元アドレスに対応するユーザ名を、認証サーバ５０より取得する（Ｓ１０３）。すなわち、ユーザ情報記憶部５２において、当該送信元アドレスが対応付けられているユーザ名が取得される。

続いて、メール分類部１２は、当該電子メールへの添付データの有無を確認する（Ｓ１０４）。添付データが有る場合、当該電子メールは、正規ユーザからの印刷要求メールである可能性が高い。そこで、印刷情報生成部１５は、添付データの印刷データを生成する（Ｓ１０５）。複数の添付データが含まれている場合、印刷情報生成部１５は、添付データごとに印刷データを生成する。また、添付データが複数のファイルを含むｚｉｐ形式等の書庫ファイルである場合、印刷情報生成部１５は、当該書庫ファイルを解凍し、解凍されたファイルごとに印刷データを生成する。したがって、一つの印刷要求メールに対して複数の印刷データ（印刷ジョブ）が生成されうる。なお、印刷要求メールの本文について印刷データが生成されてもよい。

続いて、印刷情報生成部１５は、印刷データごとに印刷情報を生成し、生成された印刷情報を、保存サーバ６０に送信する（Ｓ１０６）。保存サーバ６０の印刷情報受信部６１は、印刷情報を受信すると、当該印刷情報を印刷情報記憶部６２に記憶（保存）する。

図７は、第一の実施の形態の印刷情報記憶部の構成例を示す図である。図７において印刷情報記憶部６２は、印刷データごとに、印刷情報を記憶する。印刷情報は、ジョブ名、ユーザモード、及び印刷データと、ユーザ名又はＰＩＮコードと等を含む。

ジョブ名は、印刷データごと又は印刷データごとに実行される印刷ジョブごとの識別情報である。ユーザモードは、印刷要求メールの送信元アドレスが、正規アドレスか否かを示す情報である。本実施の形態において、ユーザモードは、印刷要求元のユーザが、正規ユーザであるかゲストユーザであるかを示す。「Ｕ」は、正規ユーザを示し、「Ｇ」は、ゲストユーザを示す。ユーザ名は、当該印刷情報に基づく印刷ジョブに関して責任を有するユーザのユーザ名である。責任を有するユーザとは、例えば、印刷ジョブに関する費用を負担すべきユーザ（但し、実際の負担者は当該ユーザが属する部署等であってもよい。）や、印刷ジョブを出力した場合にログに関連付けて記録されるユーザや、正規ユーザ毎に出力した印刷枚数のアカウント（累計枚数等）が管理されるような環境であれば印刷ジョブに対するアカウントが加算されるユーザ等のことをいう。ＰＩＮコードは、印刷要求元のユーザが、ゲストユーザである場合に、当該ユーザに割り当てられたＰＩＮコードである。

なお、ステップＳ１０６では、印刷データごとに印刷情報が生成され、各印刷データに対応するジョブ名が、各印刷情報に含められる。各印刷情報のユーザモードには「Ｕ」が設定される。また、各印刷情報には、ステップＳ１０３において取得されたユーザ名が設定される。斯かる印刷情報が、保存サーバ６０に送信される。

続いて、応答メール生成部１６は、各印刷情報のジョブ名が、例えば、本文に記載された応答メールを生成する（Ｓ１０７）。続いて、メール返信部１７は、当該応答メールを、印刷要求メールの送信元アドレス宛に送信する（Ｓ１０８）。

当該応答メールを閲覧したユーザは、印刷要求メールに応じて生成された各印刷データに対応するジョブ名を知ることができる。但し、送信元アドレスがユーザ情報記憶部５２に存在する場合には、必ずしも、応答メールは返信されなくてもよい。例えば、ジョブ名が、電子データのファイル名等に基づいて生成される場合、ユーザは、後述される画像形成装置２０の操作時において、各ジョブ名に対応する印刷データの内容を把握可能であるからである。

一方、ステップＳ１０４において、電子メールに添付データが無い場合（Ｓ１０４でＮｏ）、当該電子メールは、正規ユーザからのＰＩＮ要求メールである可能性が高い。そこで、ＰＩＮコード生成部１４は、既に発行されているＰＩＮコードとは異なる値のＰＩＮコードを生成し、当該ＰＩＮコードを、当該ＰＩＮ要求メールの送信元アドレスと、ステップＳ１０３において取得された正規ユーザのユーザ名とに対応付けてＰＩＮコード記憶部１９に記憶する（Ｓ１０９）。

図８は、第一の実施の形態のＰＩＮコード記憶部の構成例を示す図である。図８に示されるように、ＰＩＮコード記憶部１９は、生成されたＰＩＮコードを、メールアドレス及び正規ユーザ名に対応付けて記憶する。メールアドレスは、当該ＰＩＮコードの発行の契機となった電子メールの送信元アドレスである。ユーザ名は、当該電子メールに係る正規ユーザのユーザ名である。電子メールに係る正規ユーザとは、送信元アドレスが正規アドレスである場合、当該正規アドレスに係る正規ユーザである。送信元アドレスが正規アドレスでない場合、当該電子メールに別途指定された正規アドレスに係る正規ユーザである。

なお、第一の実施の形態において、新たに生成されるＰＩＮコードは、既に発行済みのＰＩＮコード（すなわち、ＰＩＮコード記憶部１９に記憶されているＰＩＮコード）と異なる値となれば、どのような方法によって生成されてもよい。但し、ＰＩＮコードは、画像形成装置２０の操作パネル２５又は操作パネル２５に表示されるソフトウェアキーボードを介して容易に入力可能な文字によって構成されるのが望ましい。

続いて、応答メール生成部１６は、生成されたＰＩＮコードが、例えば、本文に記載された応答メールを生成する（Ｓ１１０）。当該応答メールが、ステップＳ１０８において、ＰＩＮ要求メールの送信元アドレス宛に送信される。当該応答メールを閲覧した正規ユーザは、例えば、コピーやスキャン等を行いたい場合に画像形成装置２０に対して入力が必要とされる、ＰＩＮコードを知ることができる。なお、操作権限を有している正規ユーザが、ＰＩＮコードの発行を受けるケースとして、自らの来客であるゲストユーザのために、ＰＩＮコードの発行を受ける例が挙げられる。このような場合、正規ユーザは、発行されたＰＩＮコードをゲストユーザに通知する。ゲストユーザは、後述されるように、当該ＰＩＮコードを用いて、画像形成装置２０にログインすることができる。

一方、ステップＳ１０２において、送信元アドレスが存在しない場合（Ｓ１０２でＮｏ）、アドレス確認部１３は、当該電子メールに、正規アドレスが指定されているか否かを確認する（Ｓ１１１）。例えば、Ｃｃアドレス、Ｂｃｃアドレス、タイトル、又は本文に、正規アドレスが指定されているか否かが確認される。なお、正規アドレスがどのように指定されるべきであるかは、適宜決められればよい。

電子メールに正規アドレスが指定されている場合（Ｓ１１１でＹｅｓ）、アドレス確認部１３は、ステップＳ１０２と同様の方法で、当該正規アドレスの存否を確認する（Ｓ１１２）。当該正規アドレスが存在する場合（Ｓ１１２でＹｅｓ）、アドレス確認部１３は、ステップＳ１０３と同様の方法で、当該正規アドレスに対応する、正規ユーザのユーザ名を取得する（Ｓ１１３）。

続いて、メール分類部１２は、受信された電子メールへの添付データの有無を確認する（Ｓ１１４）。添付データが有る場合（Ｓ１１４でＹｅｓ）、当該電子メールは、ゲストユーザからの印刷要求メールである可能性が高い。そこで、ＰＩＮコード生成部１４は、ステップＳ１０９と同様の処理によってＰＩＮコードを生成する。ＰＩＮコード生成部１４は、当該ＰＩＮコードを、当該印刷要求メールの送信元アドレスと、ステップＳ１１３において取得された正規ユーザのユーザ名とに対応付けてＰＩＮコード記憶部１９（図８）に記憶する（Ｓ１１５）。

続いて、印刷情報生成部１５は、ステップＳ１０５及びＳ１０６と同様に、印刷データ及び印刷情報の生成、並びに保存サーバ６０への印刷情報の送信等を実行する（Ｓ１１６、Ｓ１１９）。但し、ステップＳ１１９において生成される各印刷情報のユーザモードには「Ｇ」が設定される。また、各印刷情報には、ステップＳ１１３において取得された正規ユーザのユーザ名、及びステップＳ１１７において生成されたＰＩＮコード等が設定される。例えば、図７において、１番目のレコードは、ステップＳ１１９において生成される印刷情報の一例である。

続いて、応答メール生成部１６は、各印刷情報のジョブ名に加え、ＰＩＮコードが、例えば、本文に記載された応答メールを生成する（Ｓ１１８）。当該応答メールが、ステップＳ１０８において、印刷要求メールの送信元アドレス宛に送信される。当該応答メールを閲覧したゲストユーザは、印刷要求メールに応じて生成された印刷データの印刷時に画像形成装置２０に対して入力が必要とされる、ＰＩＮコードを知ることができる。また、ユーザは、当該各印刷データに対応するジョブ名を知ることができる。但し、応答メールにジョブ名は必ずしも含まれていなくてもよい。

一方、ステップＳ１１４において、電子メールに添付データが無い場合（Ｓ１１４でＮｏ）、当該電子メールは、ゲストユーザからのＰＩＮ要求メールである可能性が高い。そこで、この場合、既に説明したステップＳ１０９及びＳ１１０が実行される。すなわち、ゲストユーザに対して、ＰＩＮコードが発行される。ゲストユーザは、発行されたＰＩＮコードを利用して、後述されるように、画像形成装置２０にログインすることができる。

また、ゲストユーザからの印刷要求メールに正規アドレスが指定されていない場合（Ｓ１１１でＮｏ）、又は正規アドレスとして指定されているメールアドレスが、正規アドレスではない場合（Ｓ１１２でＮｏ）、応答メール生成部１６は、例えば、エラーメッセージを含む応答メール（以下、「エラーメール」という。）を生成する（Ｓ１１９）。この場合、ステップＳ１０８において、エラーメールが送信される。

なお、送信元アドレスが正規アドレスでない電子メールに対して、正規アドレスの指定が必要とされるのは、ゲストユーザによる画像形成装置２０の不正利用の防止や、ゲストユーザによる画像形成装置２０の利用に対する課金先の明確化等を図るためである。例えば、送信元アドレスが正規アドレスでない電子メールのＣｃアドレスやＢｃｃアドレスに正規アドレスが指定されれば、正規ユーザは、ゲストユーザによって印刷要求メール又はＰＩＮ要求メールが送信されたことを即時的に知ることができる。したがって、正規ユーザが意図していない、印刷要求メール又はＰＩＮ要求メールの発生の検知が可能となる。その結果、ゲストユーザによる不正利用を防止することができる。なお、Ｃｃアドレス又はＢｃｃアドレスではなく、宛先アドレス（Ｔｏ）に、印刷要求メール又はＰＩＮ要求メールの宛先アドレスに列記されて、正規アドレスが指定されてもよい。

また、タイトル又は本文に正規アドレスが指定されることが必要とされている場合は、例えば、管理サーバ１０は、当該正規アドレス宛に、印刷要求メール又はＰＩＮ要求メールを転送するようにしてもよい。そうすることでも、Ｃｃアドレス又はＢｃｃアドレス等に正規アドレスが指定される場合と同様の効果を得ることができる。

また、送信元アドレスが正規アドレスでない電子メールに対して正規アドレスが指定されていることにより、当該電子メールに基づいて発行されたＰＩＮコードと、正規ユーザとを関連付けることができる。本実施の形態では、ＰＩＮコード記憶部１９において斯かる関連付けが保持される。ＰＩＮコードと正規ユーザとの関連付けに基づいて、ＰＩＮコードを利用してログインされた画像形成装置２０が実行するジョブを、正規ユーザに関連付けることができる。したがって、例えば、ゲストユーザが画像形成装置２０に実行させたジョブに関する課金先である正規ユーザを特定可能とすることができる。

但し、要求されるセキュリティ等に応じて、ゲストユーザからの電子メールについて、正規アドレスの指定が免除されるようにしてもよい。この場合、ステップＳ１１２及びＳ１１３は、実行されなくてもよい。

続いて、ユーザによる画像形成装置２０の操作に応じて、画像形成装置２０が実行する処理手順について説明する。

図９は、第一の実施の形態における画像形成装置へのログイン処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

画像形成装置２０の起動後、又は他のユーザのログアウト後において、認証制御部２２１は、ログイン画面を操作パネル２５に表示させる（Ｓ２０１）。

図１０は、ログイン画面の表示例を示す図である。図１０において、ログイン画面５１０は、ユーザ名、パスワード、及びＰＩＮコード等の入力領域を有する。

例えば、画像形成装置２０の操作者が正規ユーザである場合、ログイン画面５１０には、ユーザ名及びパスワードが入力される。一方、当該操作者がゲストユーザである場合、ログイン画面５１０には、応答メールで通知されているＰＩＮコード、又は正規ユーザから通知されたＰＩＮコードが入力される。

なお、正規ユーザであっても、ＰＩＮコードの入力が行われてもよい。例えば、正規ユーザが、プライベート用のユーザ端末３０のメールアドレス、すなわち、正規アドレスでないメールアドレスから印刷要求メールを送信した場合、当該ユーザ端末３０に返信される応答メールにはＰＩＮコードが含まれている。一方、当該正規ユーザは、別途、正規アドレスから印刷要求メールを送信している場合もある。この場合、当該正規ユーザに関しては、ＰＩＮコードに関連付けられた印刷データと、ユーザ名に関連付けられた印刷データとが保存サーバ６０に保存されている。双方の印刷データに関して、１回のログイン操作で印刷処理の実行を可能とするため、ユーザ名及びパスワードと、ＰＩＮコードとの双方が同時に入力されてもよい。

ユーザ名及びパスワード、並びにＰＩＮコードの少なくともいずれか一方がログイン画面５１０に入力され、ＯＫボタン５１１が押下されると、認証制御部２２１は、ログイン画面５１０において、ユーザ名及びパスワードが入力されたか否かを判定する（Ｓ２０２）。ユーザ名及びパスワードが入力された場合（Ｓ２０２でＹｅｓ）、認証制御部２２１は、認証処理を実行する（Ｓ２０３）。具体的には、認証制御部２２１は、入力されたユーザ名及びパスワードが指定された認証要求を、認証サーバ５０に送信する。認証サーバ５０の要求応答部５１は、当該認証要求に指定されているユーザ名及びパスワードの組が、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているか否かを判定する。当該組が、ユーザ情報記憶部５２に記憶されている場合、認証は成功となる。当該組が、ユーザ情報記憶部５２に記憶されていない場合、認証は失敗となる。要求応答部５１は、認証の正否を示す情報を、認証要求元の画像形成装置２０の認証制御部２２１に返信する。

認証に成功した場合（Ｓ２０４でＹｅｓ）、認証制御部２２１は、操作者によるログインを許可し、入力されたユーザ名を、例えば、ログイン情報としてＲＡＭ２１２に記憶する（Ｓ２０５）。また、認証に成功したユーザ名及びパスワードに加えて、ＰＩＮコードが入力されている場合は当該ＰＩＮコードも、ログイン情報に含められてＲＡＭ２１２に記憶される。この場合、操作者は、入力されたユーザ名に応じた権限の範囲内において、例えば、スキャン、コピー、ＦＡＸ送信、又は保存サーバ６０に保存されている印刷情報に基づく印刷ジョブ等を、画像形成装置２０に実行させることができる。

一方、ログイン画面５１０に、ユーザ名及びパスワードが入力されなかった場合（Ｓ２０２でＮｏ）、又はユーザ名及びパスワードに基づく認証に失敗した場合（Ｓ２０４でＮｏ）、認証制御部２２１は、ログイン画面５１０において、ＰＩＮコードが入力されたか否かを判定する（Ｓ２０６）。ＰＩＮコードが入力された場合（Ｓ２０６でＹｅｓ）、認証制御部２２１は、当該ＰＩＮコードの正当性を確認する（Ｓ２０７）。具体的には、当該ＰＩＮコードが、ＰＩＮコード記憶部１９に記憶されていれば、当該ＰＩＮコードは正しいと判定される。当該ＰＩＮコードが、ＰＩＮコード記憶部１９に記憶されていない場合、当該ＰＩＮコードは不正であると判定される。なお、正当なＰＩＮコードがＰＩＮコード記憶部１９に記憶されている場合、当該ＰＩＮコードに対応付けられて記憶されているメールアドレス及び正規ユーザ名が、ＰＩＮコード記憶部１９から取得される。

入力されたＰＩＮコードが正しい場合（Ｓ２０７でＹｅｓ）、認証制御部２２１は、操作者によるログインを許可し、当該ＰＩＮコード、並びに当該ＰＩＮコードに対応付くメールアドレス及び正規ユーザ名をログイン情報として、ＲＡＭ２１２に記憶する。この場合、例えば、操作者は、ゲストユーザに対して与えられる権限の範囲内において、スキャン、コピー、ＦＡＸ送信、又は保存サーバ６０に保存されている印刷情報に基づく印刷ジョブ等を、画像形成装置２０に実行させることができる。

一方、入力されたＰＩＮコードが不正である場合（Ｓ２０７でＮｏ）、認証制御部２２１は、操作者によるログインを許可しない（Ｓ２０８）。この場合、例えば、ログイン画面５１０は表示されたままとなり、操作者は、画像形成装置２０を利用することができない。

なお、ログインに成功した操作者による操作に応じて、画像形成装置２０がジョブを実行する場合、画像形成装置２０は、ログイン情報を、ログデータに含めて記録してもよい。そうすることにより、各ジョブに関して責任を有する正規ユーザの特定が可能となる。また、操作者がゲストユーザである場合に、当該ゲストユーザのメールアドレスがログデータに記録されることにより、ゲストユーザによる不正利用に対して、心理的な抑止効果や、不正利用を行ったゲストユーザの追跡の可能性の向上等を期待することができる。但し、ゲストユーザのメールアドレスは、必ずしもログデータに含まれなくてもよい。この場合、ＰＩＮコード記憶部１９には、メールアドレスは記憶されなくてもよい。

続いて、ログインが許可された操作者によって、スキャン配信ジョブの実行が指示された際に、画像形成装置２０が実行する処理手順について説明する。

図１１は、第一の実施の形態におけるスキャン配信ジョブの実行処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ３０１において、スキャン配信制御部２２４は、ログイン情報にユーザ名が含まれているか否かを判定する。すなわち、操作者が、正規ユーザであるか否かが判定される。ログイン情報にユーザ名が含まれている場合（すなわち、操作者が正規ユーザである場合）（Ｓ３０１でＹｅｓ）、スキャン配信制御部２２４は、スキャン配信ジョブ用の操作画面を、操作パネル２５に表示させる（Ｓ３０２）。当該操作画面では、解像度、カラー設定等、スキャンに関する設定項目や、スキャン画像の配信先又は保存先の選択等、配信に関する設定項目等に対する値の設定が可能とされている。

操作画面を介した設定作業が完了し、原稿がセットされてスキャンの開始指示が入力されると、スキャン配信制御部２２４は、操作画面における設定に従った解像度等で、スキャナ２２に原稿のスキャンを実行させる（Ｓ３０４）。続いて、スキャン配信制御部２２４は、操作画面において設定された配信先に、スキャン画像を送信又は保存する（Ｓ３０５）。なお、正規ユーザごとに、予め既定の配信先の識別情報（以下、「配信先情報」という。）が、例えば、ユーザ情報記憶部５２に記憶されていてもよい。この場合、ログイン時において、当該配信先情報が、ログイン情報に含まれてもよい。ログイン情報に配信先情報が含まれている場合、ステップＳ３０２において表示される操作画面において、当該配信先情報に係る配信先が、既定の配信先として選択されていてもよい。

一方、ログイン情報にユーザ名が含まれていない場合（Ｓ３０１でＮｏ）、スキャン配信制御部２２４は、スキャン配信ジョブ用の操作画面を、操作パネル２５に表示させる（Ｓ３０３）。当該操作画面では、設定項目に対して設定可能な値が制限されている。例えば、配信先の設定は行えない。配信先は、ログイン情報に含まれているメールアドレス固定とされるからである。また、解像度やカラー設定等に関して、選択可能な値（選択肢）が制限されていてもよい。または、各設定項目に関して、固定の一つの設定値のみが選択可能であってもよい。

操作画面を介した設定作業が完了し、原稿がセットされてスキャンの開始指示が入力されると、ステップＳ３０４以降が実行される。ここで、配信先は、ログイン情報に含まれているメールアドレスである。したがって、スキャン画像は、例えば、ゲストユーザのユーザ端末３０に配信される。配信先が制限されることで、正規ユーザのみにアクセスが許容されるべきストレージや配信先等に対して、ゲストユーザによるスキャン画像が配信又は保存されてしまうのを回避することができる。

なお、操作者がゲストユーザである場合、ログイン情報に含まれているメールアドレスではなく、ゲストユーザ用に用意された所定の配信先（ストレージ等）のみが、配信先とされてもよい。この場合、ゲストユーザが配信されたスキャン画像にアクセス可能なように、応答メールには、配信先へのリンク（例えば、ＵＲＬ）が含まれるようにしてもよい。応答メールの送信時には、スキャン配信ジョブは実行されていないため、配信先のＵＲＬは確定されていないが、例えば、配信先のＵＲＬについて、ＰＩＮコードを含めるといった規則性を持たせることにより、ゲストユーザごとに異なる配信先へのアクセスを可能とすることができる。また、ＰＩＮコードは、ログイン情報に含まれているため、スキャン配信制御部２２４は、当該ＰＩＮコードと、配信先のＵＲＬの規則性とに基づいて、配信先のＵＲＬを特定し、当該ＵＲＬに対応する配信先に、スキャン画像を配信することができる。

または、配信先をメールアドレス宛にするか、ゲストユーザ用の所定の配信先とするかが、ステップＳ３０３において表示される操作画面において選択可能とされてもよい。

なお、ゲストユーザによって、例えば、企業Ａ内の機密文書等が不正にスキャンされ、持ち出されてしまうといった事態を回避するために、スキャン配信制御部２２４は、操作者がゲストユーザである場合には、正規アドレス宛にもスキャン画像を配信するようにしてもよい。正規アドレスは、ログイン情報に含まれている正規ユーザ名に基づいて、ユーザ情報記憶部５２より取得することができる。

続いて、ログインが許可された操作者によって、保存サーバ６０に保存されている印刷情報に基づく印刷ジョブの実行指示が入力された際に、画像形成装置２０が実行する処理手順について説明する。

図１２は、第一の実施の形態において保存サーバに保存されている印刷情報に基づく印刷ジョブの実行処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ４０１において、印刷情報取得部２２２は、ログイン情報にユーザ名が含まれているか否かを判定する。ログイン情報にユーザ名が含まれている場合（Ｓ４０１でＹｅｓ）、印刷情報取得部２２２は、当該ユーザ名を、指定情報に追加する（Ｓ４０２）。指定情報とは、後段のステップＳ４０５において、保存サーバ６０から印刷情報の一覧を取得する際に指定される情報をいう。

続いて、印刷情報取得部２２２は、ログイン情報にＰＩＮコードが含まれているか否かを判定する（Ｓ４０３）。ログイン情報にＰＩＮコードが含まれている場合（Ｓ４０３でＹｅｓ）、印刷情報取得部２２２は、当該ＰＩＮコードを、指定情報に追加する（Ｓ４０４）。

続いて、印刷情報取得部２２２は、指定情報を指定して、印刷情報の一覧を保存サーバ６０より取得する（Ｓ４０５）。より詳しくは、印刷情報取得部２２２は、指定情報を指定して、印刷情報の一覧の取得要求を保存サーバ６０に送信する。当該取得要求に応じ、保存サーバ６０の印刷情報提供部６３は、当該取得要求に指定されている指定情報を含む印刷情報を、印刷情報記憶部６２（図７）より取得する。すなわち、ログイン情報にユーザ名が含まれている場合、ユーザモードが「Ｕ」であり、当該ユーザ名を含む印刷情報が取得される。ログイン情報にＰＩＮコードが含まれている場合、ユーザモードが「Ｇ」であり、当該ＰＩＮコードを含む印刷情報が取得される。

ログイン情報にユーザ名及びＰＩＮコードが含まれている場合、ユーザモードが「Ｕ」であり、当該ユーザ名を含む印刷情報と、ユーザモードが「Ｇ」であり、当該ＰＩＮを含む印刷情報とが取得される。

印刷情報提供部６３は、取得された印刷情報の一覧を、画像形成装置２０に返信する。なお、ここで返信される各印刷情報には、印刷データは含まれていなくてよい。

続いて、画像形成装置２０の印刷情報取得部２２２は、返信された各印刷情報に含まれているジョブ名等の一覧を操作パネル２５に表示させる（Ｓ４０６）。当該一覧は、印刷対象の候補である。すなわち、ユーザは、当該一覧に含まれている印刷情報に関して、印刷の実行指示の入力が可能である。

当該一覧の中から、１以上のジョブ名が選択されると、印刷情報取得部２２２は、当該ジョブ名に対応する印刷データを、保存サーバ６０より取得する（Ｓ４０７）。より詳しくは、印刷情報取得部２２２は、当該ジョブ名が指定された印刷データの取得要求を保存サーバ６０に送信する。保存サーバ６０の印刷情報提供部６３は、当該取得要求に応じ、当該取得要求に指定されているジョブ名に対応する印刷データを、画像形成装置２０に返信する。

なお、ログイン情報に含まれるユーザ名やＰＩＮコードによって一つの印刷データに対する印刷情報しか取得されなければ、Ｓ４０６の処理を行わずに、印刷情報取得部２２２が自動的に印刷データを取得するようにしてもよい。また、印刷情報提供部６３が印刷情報の一覧を画像形成装置２０に返信する代わりに、ユーザ名やＰＩＮコードにより取得した印刷データを返信するようにしてもよい。

続いて、印刷制御部２２３は、当該印刷データに関する印刷ジョブの実行を制御する（Ｓ４０８）。その結果、当該印刷データが印刷された用紙が出力される。

上述したように、第一の実施の形態によれば、アカウントを有していないゲストユーザに対しても、一時的又は擬似的なアカウントであるＰＩＮコードを与えることができる。また、ＰＩＮコードは、ゲストユーザ間で異なるため、ゲストユーザに共通のアカウントに比べて、ゲストユーザ間のセキュリティを向上させることができる。

次に、第二の実施の形態について説明する。第二の実施の形態では第一の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第一の実施の形態と同様でもよい。

第二の実施の形態では、正規ユーザからのＰＩＮ要求メールについては、ＰＩＮコードによって獲得したい操作権限の内容の指定が可能とされる。操作権限の内容とは、画像形成装置２０の機能のうち、いずれの機能が利用可能であるのかを示す情報をいう。例えば、ＰＩＮ要求メールのタイトル又は本文に、以下のような書式で、操作権限の内容（以下、「権限情報」という。）が指定される。

ａｕｔｈ＝Ｐｒｉｎｔ／Ｓｃａｎ
上記の例では、印刷機能及びスキャン機能について操作権限が与えられることを示す。換言すれば、例えば、ＦＡＸ機能やコピー機能には、操作権限が与えられないことを示す。なお、上記の書式は、一例である。したがって、他の書式が採用されてもよい。また、「機能」という概念は、印刷機能やスキャン機能等、アプリケーション単位に対応付けられてもよいし、各アプリケーションの設定項目に対応付けられてもよい。すなわち、各機能の設定項目単位で、操作権限の付与の指定が可能とされてもよい。

このように、ＰＩＮ要求メールにおいて権限情報の指定が可能とされることで、正規ユーザが、ゲストユーザの代理でＰＩＮコードの発行を受ける場合に、当該ＰＩＮコードに基づく画像形成装置２０の利用について、操作可能な機能を制限することができる。その結果、ゲストユーザによる不正利用の可能性を低減させることができる。

図１３は、第二の実施の形態において管理サーバがメールの受信に応じて実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。図１３中、図５と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図１３では、ステップＳ１０４でＮｏの場合に、ステップＳ１２０が実行され、ステップＳ１１４でＮｏの場合に、ステップＳ１２１が実行される。すなわち、正規ユーザからのＰＩＮ要求メールが受信された場合にはステップＳ１２０が実行され、ゲストユーザからのＰＩＮ要求メールが受信された場合にはステップＳ１２１が実行される。また、ステップＳ１０９、Ｓ１１５が、ステップＳ１０９ａ、Ｓ１１５ａに置き換えられている。

ステップＳ１２０において、メール分類部１２は、ＰＩＮ要求メールの件名又は本文から、所定の書式で指定されている権限情報を取得する。

ＰＩＮコード生成部１４は、取得された権限情報を、ステップＳ１０９ａにおいて、生成されたＰＩＮコード等に対応付けて、ＰＩＮコード記憶部１９に記憶する。

図１４は、第二の実施の形態のＰＩＮコード記憶部の構成例を示す図である。図１４に示されるように、第二の実施の形態のＰＩＮコード記憶部１９には、ＰＩＮコード等に対応付けられて、ＰＩＮ要求メールに指定された権限情報が記憶される。

一方、ステップＳ１２１において、メール分類部１２は、例えば、補助記憶装置１０２等より、ゲスト用の既定の権限情報を取得する。したがって、この場合、ステップＳ１１０では、当該ゲスト用の既定の権限情報が、ＰＩＮコードに対応付けられてＰＩＮコード記憶部１９に記憶される。

すなわち、本実施の形態では、ゲストユーザからのＰＩＮ要求メールには権限情報は指定できない。ゲストユーザ自らが、権限情報を指定可能であるとすると、ゲストユーザは無制限に操作権限を獲得できてしまう可能性が有るからである。但し、運用に応じて、ゲストユーザからのＰＩＮ要求メールにも、権限情報の指定が許容されるようにしてもよい。この場合、ステップＳ１２１では、ステップＳ１２０と同じ処理が実行されればよい。 また、ステップＳ１１５ａでは、印刷ジョブの操作権限の識別情報である「Ｐｒｉｎｔ」が、ＰＩＮコードに対応付けられてＰＩＮコード記憶部１９に記憶される。印刷要求メールに応じて発行されるＰＩＮコードには、当該印刷要求メールに基づく印刷ジョブの操作権限が与えられれば十分であると考えられるからである。

なお、第二の実施の形態において、図９の処理が実行される際、ステップＳ２０７でＹｅｓの場合に実行されるステップＳ２０５では、ログイン情報に対して、更に、当該ログイン情報に係るＰＩＮコードに対応付けられてＰＩＮコード記憶部１９に記憶されている権限情報が含められる。

続いて、図９の処理によって、ＰＩＮコードに基づいてログインが許可されたゲストユーザによる、利用する機能の選択に応じて画像形成装置２０が実行する処理手順について説明する。

図１５は、ゲストユーザによる利用機能の選択に応じて画像形成装置が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。なお、図１５の処理の前提として、画像形成装置２０の操作者は、ＰＩＮコードに基づいてログインが許可されたゲストユーザであるとする。ユーザ名及びパスワード等に基づいてログインが許可された正規ユーザについては、一般的なアクセス制御等が行われればよい。

例えば、ログインの直後において、画像形成装置２０の操作パネル２５には、各機能のアイコン又はボタンが配列された、機能選択画面が表示されている。

ステップＳ５０１において、認証制御部２２１は、機能選択画面を介して、機能の選択を受け付ける。続いて、認証制御部２２１は、選択された機能に対する操作権限が、ログインユーザに有るか否かを判定する（Ｓ５０２）。当該判定は、例えば、ログイン情報に含まれている権限情報に基づいて行われる。例えば、選択された機能の識別情報が、「Ｓｃａｎ」である場合、「Ｓｃａｎ」が当該権限情報に含まれていれば、「Ｓｃａｎ」に対する操作権限は有ると判定される。

選択された機能に対する操作権限が有る場合（Ｓ５０２でＹｅｓ）、認証制御部２２１は、当該機能に対応する操作画面を操作パネル２５に表示させる。選択された機能に対する操作権限が無い場合（Ｓ５０２でＮｏ）、認証制御部２２１は、例えば、エラー画面を操作パネル２５に表示させる（Ｓ５０４）。当該エラー画面は、例えば、選択された機能に関して操作者には操作権限が無いことを示すメッセージを含む。

上述したように、第二の実施の形態によれば、ＰＩＮコードに基づく画像形成装置２０の利用の制限について、柔軟性を確保することができる。すなわち、ＰＩＮコードごとに操作権限を変化させることが可能であるため、ゲストユーザに対して画一的に操作権限が設定されている場合に比べて、柔軟に操作権限を付与することができる。

なお、上記では、ＰＩＮ要求メールにおいて、利用を許可する機能の識別情報が指定される例を示したが、利用を禁止する機能の識別情報がＰＩＮ要求メール指定されるようにしてもよい。

また、上記各実施の形態では、印刷要求又はＰＩＮコードの発行要求が、電子メールの形式で送信され、ＰＩＮコードが電子メールの形式で応答される例について説明した。但し、印刷要求又はＰＩＮコードの発行要求や、ＰＩＮコードの応答のための通信手段は、電子メールに限られない。例えば、Ｗｅｂインタフェースやそれ以外の通信手段を用いてこれらの要求及び応答が行われてもよい。例えば、Ｗｅｂインタフェースの場合、印刷要求メールやＰＩＮ要求メールの宛先アドレスは、特定のＵＲＬによって置き換えられてもよい。また、送信元アドレスは、要求の送信元のＩＰアドレスによって置き換えられてもよい。例えば、ユーザ情報記憶部５２には、メールアドレスの代わりに、又はメールアドレスと共に、正規ユーザが利用するユーザ端末３０のＩＰアドレスが記憶されてもよい。また、ＰＩＮコード記憶部１９には、メールアドレスの代わりに、要求の送信元のＩＰアドレスが記憶されてもよい。

また、上記各実施の形態において、ＰＩＮコードは、画像形成装置２０の操作権限を識別する識別情報の一例として説明したが、ＰＩＮコードは、プロジェクタ、テレビ会議システム等、他の機器の操作権限を識別する識別情報として用いられてもよい。

なお、上記各実施の形態において、ＰＩＮコードは、権限識別情報の一例である。メール受信部１１は、受信手段の一例である。ＰＩＮコード生成部１４は、生成手段の一例である。メール返信部１７は、送信手段の一例である。ＰＩＮコード記憶部１９は、記憶手段の一例である。スキャン画像は、機器が入力した画像データの一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 情報処理システム
１０ 管理サーバ
１１ メール受信部
１２ メール分類部
１３ アドレス確認部
１４ ＰＩＮコード生成部
１５ 印刷情報生成部
１６ 応答メール生成部
１７ メール返信部
１８ 印刷情報送信部
１９ ＰＩＮコード記憶部
２０ 画像形成装置
２１ コントローラ
２２ スキャナ
２３ プリンタ
２４ モデム
２５ 操作パネル
２６ ネットワークインタフェース
２７ ＳＤカードスロット
３０ ユーザ端末
３１ Ｗｅｂブラウザ
３２ メール送信部
４０ メールサーバ
５０ 認証サーバ
５１ 要求応答部
５２ ユーザ情報記憶部
６０ 保存サーバ
６１ 印刷情報受信部
６２ 印刷情報記憶部
６３ 印刷情報提供部
８０ ＳＤカード
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
２１１ ＣＰＵ
２１２ ＲＡＭ
２１３ ＲＯＭ
２１４ ＨＤＤ
２１５ ＮＶＲＡＭ
２２１ 認証制御部
２２２ 印刷情報取得部
２２３ 印刷制御部
２２４ スキャン配信制御部
Ｂ バス

特開２００４−２３６３４８号公報 特開２００１−０５１９１５号公報

Claims (8)

1. １以上のコンピュータを含み、ネットワークを介して機器と接続される情報処理システムであって、
   所定の宛先への要求を受信する受信手段と、
   前記要求の送信元のアドレス情報が、前記機器について予定されているユーザのアドレス情報を記憶する第１の記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
   前記送信元のアドレス情報が前記第１の記憶手段に記憶されていない場合には、前記第１の記憶手段に記憶されているいずれかのアドレス情報が前記要求の宛先に含まれていれば、前記機器の操作権限を識別する権限識別情報を生成する生成手段と、
   前記生成手段によって生成された権限識別情報を記憶する第２の記憶手段と、
   前記権限識別情報を前記要求の送信元に送信する送信手段とを有し、
   前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該機器の機能に関する設定項目について、設定可能な値を制限する、
   ことを特徴とする情報処理システム。
2. 前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該機器が入力した画像データの配信先又は保存先の選択肢を制限することを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
3. 前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該機器が入力した画像データを、前記要求の送信元に送信する請求項２記載の情報処理システム。
4. 前記要求には、前記機器の機能の識別情報が指定され、
   前記第２の記憶手段は、前記生成手段によって生成された権限識別情報と、前記要求に指定された前記機能の識別情報とを対応付けて記憶し、
   前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該権限識別情報に対応付けられて前記第２の記憶手段に記憶されている前記機能の識別情報に基づいて、利用可能な機能を制限することを特徴とする請求項１乃至３いずれか一項記載の情報処理システム。
5. 前記第２の記憶手段は、前記権限識別情報を前記要求の送信元のアドレス情報と関連付けて記憶し、
   前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報がユーザによって入力された場合には、当該機器がユーザによってセットされた原稿をスキャンすることによって保存されたスキャン画像を、ユーザが設定を行えない固定の設定項目の値として設定される前記権限識別情報に関連付けられた送信元のアドレス情報を配信先として送信する請求項１記載の情報処理システム。
6. １以上のコンピュータを含み、ネットワークを介して機器と接続される情報処理が、
   所定の宛先への要求を受信する受信手順と、
   前記要求の送信元のアドレス情報が、前記機器について予定されているユーザのアドレス情報を記憶する第１の記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手順と、
   前記送信元のアドレス情報が前記第１の記憶手段に記憶されていない場合には、前記第１の記憶手段に記憶されているいずれかのアドレス情報が前記要求の宛先に含まれていれば、前記機器の操作権限を識別する権限識別情報を生成する生成手順と、
   前記生成手順において生成された権限識別情報を第２の記憶手段に記憶する記憶手順と、
   前記権限識別情報を前記要求の送信元に送信する送信手順とを実行し、
   前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該機器の機能に関する設定項目について、設定可能な値を制限する、
   ことを特徴とする情報処理方法。
7. ネットワークを介して機器と接続されるコンピュータに、
   所定の宛先への要求を受信する受信手順と、
   前記要求の送信元のアドレス情報が、前記機器について予定されているユーザのアドレス情報を記憶する第１の記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手順と、
   前記送信元のアドレス情報が前記第１の記憶手段に記憶されていない場合には、前記第１の記憶手段に記憶されているいずれかのアドレス情報が前記要求の宛先に含まれていれば、前記機器の操作権限を識別する権限識別情報を生成する生成手順と、
   前記生成手順において生成された権限識別情報を第２の記憶手段に記憶する記憶手順と、
   前記権限識別情報を前記要求の送信元に送信する送信手順とを実行させ、
   前記機器は、
   前記第２の記憶手段に記憶されている権限識別情報が入力された場合には、当該機器の機能に関する設定項目について、設定可能な値を制限する、
   ことを特徴とするプログラム。
8. 請求項７記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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