JP2016177519A - 管理装置、管理システム、管理方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】異なるユーザに権限が設定されている複数の電子データに容易にアクセスする。
【解決手段】管理装置２０は、異なるユーザが権限を有する複数の電子データにアクセスする電子データアクセス部６７と、業務に参加しているユーザ、業務で利用する複数の電子データのアクセス先およびそれぞれの電子データへアクセスするためのチケットを含む業務情報を管理する管理部６６を備える。管理装置２０は、権限を有するユーザが操作する装置からのアクセスであることを認証できた場合に装置にチケットを付与し、以後装置からのチケットを用いたアクセスを受け付ける。電子データアクセス部６７は、何れかの電子データへアクセスする場合、業務情報から対応するチケットを読み出し、チケットを用いて電子データにアクセスし、業務情報に対応するチケットが含まれていない場合、認証情報を入力させて電子データのチケットを取得する。
【選択図】図２

Description

本発明は、管理装置、管理システム、管理方法およびプログラムに関する。

複数のユーザが１つの装置を利用して共同で業務をする場合がある。例えば、複数のユーザが１つのインタラクティブホワイトボード（電子黒板）を利用して共同で業務をする場合がある。このような場合、インタラクティブホワイトボードから、電子データを参照して業務をする状況が考えられる。電子データの一例として、第１のユーザが予め作成した第１文書、および、第２のユーザが予め作成した第２文書にアクセスする状況が考えられる。

ここで、第１文書には第１のユーザにアクセスの権限が設定され、第２文書には第２のユーザにアクセスの権限が設定されているとする。この場合、インタラクティブホワイトボードは、第１文書には第１ユーザに認証情報を入力させてアクセスし、第２文書には第２ユーザに認証情報を入力させてアクセスしなければならない。

ところで、インタラクティブホワイトボード等の情報処理端末は、例えば、第１文書および第２文書にアクセスする場合、異なるアクセス権限が設定されているためアクセスする毎に認証情報を入力させなければならない。このように、複数のユーザが１つの装置を利用して共同で業務をする場合、異なるユーザに権限が設定されている複数の電子データへのアクセスは非常に手間がかかっていた。

また、共同での業務が終了した後に、その業務で利用した文書を、業務には参加したがその文書に対して権限の無いユーザが参照したい場合がある。例えば、第１のユーザに権限が設定されている第１文書を、共同の業務の終了後において第２のユーザが参照したい場合がある。しかしながら、このような場合であっても、権限の無いユーザは文書を参照することができなかった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、異なるユーザの権限が設定されている複数の電子データに容易にアクセスすることができる管理装置、管理システム、管理方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る管理装置は、複数のユーザが共同して実行した業務の情報を管理する管理装置であって、対応するユーザの認証情報を用いることによって電子データにアクセスする電子データアクセス部と、前記管理装置を用いて実行された業務ごとに、該業務に参加したユーザの認証情報と、該業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データのアクセス先を示すアクセス先情報と、を関連付けた業務情報を管理する管理部と、ユーザから該ユーザが参加した前記業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データへのアクセスの要求を受け付ける受付部と、を備え、前記電子データアクセス部は、前記受付部によって受け付けた前記要求の対象となる電子データにアクセスするためには、前記要求の要求元であるユーザとは異なるユーザであって、前記要求元であるユーザと同じ業務に参加したユーザの認証情報が必要な場合に、前記異なるユーザの認証情報を前記管理部によって管理される業務情報に基づいて取得し、該取得した異なるユーザの認証情報を用いて前記アクセスの対象となる電子データへアクセスする。

本発明によれば、異なるユーザの権限が設定されている複数の電子データに容易にアクセスすることができるという効果を奏する。

図１は、実施形態に係る管理システムの構成を示す図である。 図２は、管理装置の機能構成を示す図である。 図３は、現在実行中の業務についての業務情報の一例を示す図である。 図４は、過去の業務についての業務情報の一例を示す図である。 図５は、業務開始時の処理を示すフローチャートである。 図６は、文書へのアクセス時の処理を示すフローチャートである。 図７は、業務終了時の処理を示すフローチャートである。 図８は、業務終了後に端末装置から文書へアクセスする場合の処理を示すシーケンス図である。 図９は、ユーザのログインおよびログアウトのタイミング、並びに、それぞれの業務に参加したユーザの一例を示す図である。 図１０は、ユーザのログインおよびログアウトのタイミング、並びに、それぞれの業務で利用される文書の一例を示す図である。 図１１は、過去の業務を引き継いだ新たな業務の業務情報を示す図である。 図１２は、過去の業務を引き継いで新たな業務を開始する場合の処理を示すフローチャートである。 図１３は、過去の複数の業務を合成した新たな業務の業務情報を示す図である。 図１４は、過去の複数の業務を合成して新たな業務を開始する場合の処理を示すフローチャートである。 図１５は、過去の業務から一部を抽出した新たな業務の業務情報の第１例を示す図である。 図１６は、過去の業務から一部を抽出した新たな業務の業務情報の第２例を示す図である。 図１７は、過去の業務から一部を抽出して新たな業務を開始する場合の処理を示すフローチャートである。 図１８は、電子黒板である管理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。

以下、図面を参照しながら実施形態に係る管理システム１０について詳細に説明する。本実施形態に係る管理システム１０は、異なるユーザに権限が設定されている複数の電子データに容易にアクセスすることを目的としている。

図１は、実施形態に係る管理システム１０の構成を示す図である。管理システム１０は、管理装置２０と、少なくとも１つの電子データ格納装置４０と、少なくとも１つの端末装置５０とを備える。

管理装置２０は、ユーザの認証機能、情報の入力機能、情報の出力機能および通信機能等を有する情報処理装置である。本実施形態においては、管理装置２０は、電子黒板（インタラクティブホワイトボード）である。管理装置２０は、電子黒板に限らず、複数のユーザが利用することできる装置であれば、一般的なコンピュータ、タブレット端末またはスマートフォン等であってもよい。また、管理装置２０は、テレビ会議端末、ＩＰ(Internet Protocol)電話またはインターネット電話等の電話端末、カーナビゲーション端末、ウェアラブル端末、カメラ、ゲーム機、または、通信機能を備えた産業用機器であってもよい。産業用機器には、ＭＦＰ(Multifunction Peripheral／Printer／Product)等のオフィス機器、内視鏡等の医療用機器、耕運機等の農業用機器などが含まれる。

管理装置２０は、複数のユーザが共同して実行する業務を管理する。業務は、例えば、複数のユーザにより実行される会議である。業務が会議である場合、管理装置２０は、会議において、それぞれのユーザが記述した文字および図形等を表示および記録したり、それぞれのユーザの発言を録音したりする。業務は、会議に限らず、複数のユーザにより実行される制作作業、編集作業、プレゼンテーション、セミナー等であってもよい。

それぞれの電子データ格納装置４０は、管理装置２０が管理する業務において利用される電子データを格納する。電子データ格納装置４０は、管理装置２０から接続可能な装置であれば、どのような装置であってもよい。例えば、電子データ格納装置４０は、管理装置２０とネットワークを介して接続されたサーバ装置であってもよいし、管理装置２０に装着されるメモリカードまたはハードディスクであってもよい。

電子データ格納装置４０が格納している電子データは、文書、動画、画像、音声データを含む。図１では電子データの一例として文書の例を示している。文書は、一例として、Ｗｅｂページ等のＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）文書やＸＭＬ（Extensible Markup Language）文書であってもよい。また、文書は、テキストデータファイル、画像データファイルまたはプレゼンテーションデータファイルであってよい。また、文書は、データベースのレコードであってもよい。

それぞれの電子データは、複数のユーザにより共同で実行される業務に先だって、個別のユーザにより予め作成される。電子データは、指定されたユーザ（例えば、作成したユーザ）にアクセス（例えば参照または更新）の権限が設定されており、指定されたユーザ以外がアクセスすることはできない。電子データは、何れかの情報処理装置からアクセスを受けた場合、その情報処理装置が、権限を有するユーザが操作する装置であるか否かを認証する。

認証の方法は、どのような方法であってもよい。例えば、電子データは、アクセスをしてきた情報処理装置に対してユーザ名およびパスワードの入力を要求し、入力されたユーザ名およびパスワードが正当であるか否かを判断してもよい。また、電子データは、アクセスをしてきた情報処理装置に接続されたカード読取機にＩＣカード等の情報を読み取らせ、読み取られた情報が正当である否かを判断してもよい。また、電子データは、電子データ自体に組み込まれたプログラム等により認証を実行してもよい。また、電子データは、情報処理装置からアクセスがあった場合に外部の認証サーバにリダイレクトし、認証サーバに認証を実行させてもよい。

さらに、それぞれの電子データは、権限を有するユーザが操作する情報処理装置からのアクセスであることを認証できた場合には、その情報処理装置に認証チケット情報を付与する。認証チケット情報とは、認証ができたことを照明するための証明書データである。ウェブブラウザ等で電子データにアクセスする場合には、認証チケット情報は、クッキーであってよい。また、認証サーバにアクセスをリダイレクトして認証させた場合には、認証サーバが認証チケット情報を付与してもよい。そして、電子データは、このような認証チケット情報を用いてアクセスした情報処理装置については、認証せずに、アクセスを受け付ける。

端末装置５０は、一般的なコンピュータ等である。端末装置５０は、タブレット端末またはスマートフォン等であってもよい。端末装置５０は、ユーザにより操作される。端末装置５０は、ネットワークを介して管理装置２０にアクセスすることができる。

このような管理システム１０では、管理装置２０に同時に複数のユーザがログインして、１つの業務を共同して実行する。そして、管理装置２０は、業務において利用する、異なるユーザが予め作成した複数の電子データに対してアクセスする。この場合において、管理装置２０は、複数の電子データを切り替えてアクセスしても、電子データに最初にアクセスする場合に認証を要求するが、以後の電子データへのアクセスにおいては認証を要求しない。これにより、管理装置２０によれば、異なるユーザが予め作成した複数の電子データに容易にアクセスをすることができる。

さらに、管理装置２０は、業務を終了した後に、その業務に参加していた第１のユーザが用いる端末装置５０から、その業務で用いた電子データへのアクセスを受け付ける。この場合、管理装置２０は、電子データへのアクセスのための認証をせずに、端末装置５０に代わりその電子データへアクセスする。

図２は、管理装置２０の機能構成を示す図である。図３は、現在実行中の業務についての業務情報の一例を示す図である。図４は、過去の業務についての業務情報の一例を示す図である。

管理装置２０は、ログイン部６１と、ログアウト部６２と、入出力部６３と、現在業務記憶部６４と、履歴記憶部６５と、管理部６６と、電子データアクセス部６７と、アクセス受付部６８と、期限管理部６９とを有する。

ログイン部６１は、業務に参加するユーザのログインを受け付ける。ログイン部６１は、ログイン時にユーザを認証する。ログアウト部６２は、ユーザのログアウトを受け付ける。

入出力部６３は、業務に参加しているユーザからの情報の入力を受け付ける。また、入出力部６３は、業務に参加しているユーザに情報を出力する。

現在業務記憶部６４は、現在実行中の業務についての業務情報を記憶する。現在実行中の業務についての業務情報は、図３に示されるように、業務を識別するための業務ＩＤ、実行中の業務に参加しているユーザ（参加ユーザ）、実行中の業務で利用する複数の文書のアクセス先およびそれぞれの文書へアクセスするための認証チケット情報を含む。

履歴記憶部６５は、過去の業務についての業務情報を記憶する。過去の業務についての業務情報は、図４に示されるように、過去の業務毎に、業務ＩＤ、その業務に参加したユーザ（参加ユーザ）、その業務で利用された文書のアクセス先、それぞれの文書へアクセスするための認証チケット情報、および、認証チケット情報の利用可能期限を含む。業務情報に複数の認証チケット情報が含まれる場合には、過去の業務についての業務情報は、それぞれの認証チケット情報毎に利用可能期限を含んでもよいし、複数の認証チケット情報に対して共通な１つの利用可能期限を含んでもよい。

管理部６６は、現在業務記憶部６４に記憶された現在実行中の業務についての業務情報、および、履歴記憶部６５に記憶された過去の業務についての業務情報を管理する。管理部６６は、業務の開始時において、現在実行中の業務についての業務情報を生成して、現在業務記憶部６４に記憶させる。また、管理部６６は、業務の終了時において、現在実行中の業務についての業務情報の内容をコピーして過去の業務の業務情報を生成し、履歴記憶部６５に追加して記憶させる。この場合において、管理部６６は、過去の業務の業務情報に、認証チケット情報の利用可能期限を含める。認証チケット情報の利用可能期限は、予め定められた期間を含めてもよいし、業務に参加しているユーザにより入力された期間を含めてもよい。

電子データアクセス部６７は、異なるユーザに権限が設定されている複数の電子データにアクセスする。より具体的には、電子データアクセス部６７は、現在実行中の業務に参加しているユーザによる指示に応じて何れかの電子データへアクセスする場合、現在業務記憶部６４に記憶された業務情報から、対象の電子データに対応する認証チケット情報を読み出す。そして、電子データアクセス部６７は、読み出した認証チケット情報を用いて電子データにアクセスする。

また、電子データアクセス部６７は、現在業務記憶部６４に記憶された業務情報に、対象の電子データに対応する認証チケット情報が含まれていない場合、権限を有するユーザに認証情報を入力させて電子データにアクセスする。さらに、電子データアクセス部６７は、アクセスした電子データの認証チケット情報を取得し、取得した認証チケット情報を業務情報に書き込む。これにより、電子データアクセス部６７は、以後、同一の電子データへは認証チケット情報を用いてアクセスが可能となり、ユーザに認証情報を入力させる必要がなくなる。

アクセス受付部６８は、第１のユーザが操作する端末装置５０から、第１のユーザが参加していた過去の業務で利用した電子データへのアクセスを受け付ける。アクセス受付部６８は、第１のユーザが操作する端末装置５０から電子データへのアクセスを受けた場合、履歴記憶部６５に記憶された、第１のユーザが参加していた過去の業務に対応する業務情報に含まれる認証チケット情報を取得する。そして、アクセス受付部６８は、取得した認証チケット情報を用いて、端末装置５０に代わり電子データにアクセスする。この場合、アクセス受付部６８は、電子データを参照する場合には、参照した電子データを端末装置５０へと提供する。

また、アクセス受付部６８は、第１のユーザが操作する端末装置５０からのアクセスに応じて電子データにアクセスした場合、その電子データに対するアクセスの権限を有するユーザに、第１のユーザからアクセスがあったことを通知してもよい。アクセス受付部６８は、一例として、アクセスがあった旨を電子メール等により通知する。これにより、アクセス受付部６８は、よりセキュアな運用を実現することができる。

期限管理部６９は、履歴記憶部６５に記憶された過去の業務についての履歴情報に含まれる認証チケット情報のうち、利用可能期限に達した認証チケット情報を削除する。これにより、期限管理部６９は、利用可能期限を超えた認証チケット情報を用いて電子データにアクセスすることを禁止することができる。

図５は、業務開始時の処理を示すフローチャートである。管理装置２０は、業務を開始する場合、図５に示すフローに従って処理を進める。

まず、ステップＳ１１において、管理装置２０は、複数のユーザのログインを受け付ける。複数のユーザのログインが完了すると、続いて、ステップＳ１２において、管理装置２０は、業務の開始操作を受け付ける。

続いて、ステップＳ１３において、管理装置２０は、新たな業務情報を生成して、現在業務記憶部６４に記憶させる。続いて、ステップＳ１４において、管理装置２０は、ログイン中の複数のユーザを、新たな業務情報の参加ユーザに登録する。そして、ステップＳ１５において、管理装置２０は、複数のユーザによる共同の業務の管理を開始する。

図６は、電子データへのアクセス時の処理を示すフローチャートである。図６に示すフローチャートでは電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。実行中の業務において文書を利用する場合、管理装置２０は、図６に示すフローに従って処理を進める。

まず、ステップＳ２１において、管理装置２０は、業務に参加している何れかのユーザから、文書へのアクセス操作を受け付ける。例えば、管理装置２０は、文書を参照する場合、文書のアクセス先（例えば、ファイル名およびファイルの格納先）を示す情報の入力を受け付ける。また、管理装置２０は、ユーザが特定のアイコンをクリックすることにより、アイコンに対応付けられている文書のアクセス先を入力してもよい。また、例えば、管理装置２０は、文書を更新する場合、文書のアクセス先および更新すべき文書の実データの入力を受け付ける。

続いて、ステップＳ２２において、管理装置２０は、現在業務記憶部６４に記憶されている現在実行中の業務について業務情報を参照して、入力された文書のアクセス先に対応する認証チケット情報が存在するか否かを判断する。

現在実行中の業務の業務情報に、入力された文書のアクセス先に対応する認証チケット情報が存在する場合には（ステップＳ２２のＹｅｓ）、管理装置２０は、処理をステップＳ２３に進める。ステップＳ２３において、管理装置２０は、業務情報から対応する認証チケット情報を取得する。続いて、ステップＳ２４において、管理装置２０は、取得した認証チケット情報を用いて、入力されたアクセス先に示された文書にアクセスする。文書は、正当な認証チケット情報を用いてアクセスを受けた場合、認証を要求せずにアクセスを受け付ける。そして、管理装置２０は、例えば、アクセスが参照である場合には、電子データ格納装置４０から文書を取得して、ユーザに提示する。管理装置２０は、ステップＳ２４を終えると、本フローを終了する。

一方、現在実行中の業務の業務情報に、入力された文書のアクセス先に対応する認証チケット情報が存在しない場合には（ステップＳ２２のＮｏ）、管理装置２０は、処理をステップＳ２５に進める。ステップＳ２５において、管理装置２０は、入力されたアクセス先に示された文書から認証要求を受け取り、権限を有するユーザに認証情報を入力させる。文書は、与えられた認証情報が正当である場合には、アクセスを受け付ける。

認証情報が正当である場合、続いて、ステップＳ２６において、管理装置２０は、文書にアクセスする。例えば、アクセスが参照である場合には、管理装置２０は、電子データ格納装置４０から文書を取得して、ユーザに提示する。続いて、ステップＳ２７において、管理装置２０は、アクセスした文書から認証チケット情報を取得する。続いて、ステップＳ２８において、管理装置２０は、取得した認証チケット情報および文書のアクセス先を、現在実行中の業務の業務情報に登録する。これにより、管理装置２０は、以後、同一の文書に対してアクセスする場合、認証情報を入力せずに認証チケット情報を用いてアクセスすることができる。管理装置２０は、ステップＳ２８を終えると、本フローを終了する。

図７は、業務終了時の処理を示すフローチャートである。図７に示すフローチャートでは電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。管理装置２０は、業務を終了する場合、図７に示すフローに従って処理を進める。

まず、ステップＳ４１において、管理装置２０は、業務の終了操作を受け付ける。続いて、ステップＳ４２において、管理装置２０は、業務で利用した文書の利用可能期限を設定する。管理装置２０は、予め定められた期間を利用可能期限として設定してもよいし、業務に参加しているユーザに利用可能期限を入力させてもよい。

続いて、ステップＳ４３において、管理装置２０は、実行中の業務の業務情報に含まれる内容、および、設定された利用可能期限を、過去の業務の業務情報として履歴記憶部６５に追記する。追記後、管理装置２０は、実行中の業務の業務情報を現在業務記憶部６４から削除する。そして、ステップＳ４４において、管理装置２０は、現在実行中の業務を終了する。

図８は、業務終了後に端末装置５０から文書へアクセスする場合の処理を示すシーケンス図である。業務に参加したユーザは、業務が終了した後、業務で利用した文書に対して、自身が権限を有さない文書であっても利用可能期限に達するまでは管理装置２０を介してアクセスすることができる。この場合、管理装置２０は、図８に示すシーケンスに従って処理を進める。

端末装置５０は、第１のユーザの操作に応じて、ネットワークを介して管理装置２０にログインする（Ｓ５０）。ログインが成功すると、続いて、端末装置５０は、業務ＩＤおよび文書のアクセス先（例えば、ファイル名およびファイルの格納先）を示す情報を指定して、管理装置２０に対して文書へのアクセス要求を送信する（Ｓ５１）。

アクセス要求を受信すると、続いて、管理装置２０のアクセス受付部６８は、履歴記憶部６５から、指定された業務ＩＤの過去の業務の業務情報を参照する（Ｓ５２，Ｓ５３）。そして、アクセス受付部６８は、指定された業務ＩＤの業務情報の参加ユーザに、第１のユーザが含まれているか否かを確認する（Ｓ５４）。アクセス受付部６８は、確認の結果、第１のユーザが含まれていない場合には、端末装置５０にアクセスの失敗の通知をして処理を終了する。

参加ユーザに第１のユーザが含まれていた場合、アクセス受付部６８は、指定された業務ＩＤの過去の業務の業務情報から、指定された文書の認証チケット情報を取得する（Ｓ５５，Ｓ５６）。なお、アクセス受付部６８は、例えば利用可能期限を超えているため認証チケット情報が存在しない場合には、端末装置５０にアクセスの失敗の通知をして処理を終了する。

認証チケット情報を取得すると、アクセス受付部６８は、認証チケット情報を用いて、指定された文書のアクセス先にアクセスする（Ｓ５７，Ｓ５８）。アクセスが参照である場合、アクセス受付部６８は、参照して取得した文書を端末装置５０に送信する（Ｓ５９）。そして、アクセス受付部６８は、アクセスした文書に対して権限を有するユーザに対して、第１のユーザがアクセスした旨を例えば電子メール等で通知する（Ｓ６０）。

以上のように本実施形態に係る管理装置２０は、最初に文書にアクセスする際に認証をすれば、アクセスする文書が切り替わった後も、以後同一の文書にアクセスする場合には認証をしなくてよい。従って、管理装置２０によれば、複数のユーザに共同して業務を実行させる場合において、異なるユーザが権限を有する複数の文書に容易にアクセスすることができる。

さらに、管理装置２０は、業務を終了した後に、業務に参加していた第１のユーザが端末装置５０を用いてその業務で用いた文書へのアクセスを受け付ける。そして、この場合、管理装置２０は、その文書への端末装置５０に代わりアクセスする。これにより、管理装置２０によれば、複数のユーザが共同して実行する業務に用いた文書であって、異なるユーザに権限が設定されている文書に容易にアクセスすることができる。

なお、文書は、例えば、会議室の予約用のウェブページ、設備の予約用のウェブページおよびデバイスを操作するための制御用のウェブページ等であってもよい。この場合、業務中において、ある一のユーザが有する権限によりアクセスできたウェブページに対して、業務終了後に、ある一のユーザに代わって、他のユーザがこれらのウェブページにアクセスすることが可能となる。これにより、本実施形態に係る管理装置２０は、より柔軟にアクセスを制御することができる。

図９は、ユーザのログインおよびログアウトのタイミング、並びに、それぞれ業務に参加したユーザの一例を示す図である。業務の開始および終了のタイミングは、ユーザが明示的に開始または終了の指示をしたタイミングではなく、何れかのユーザがログインまたはログアウトしたタイミングであってもよい。この場合、管理部６６は、複数のユーザが同時にアクセスしており、且つ、何れかのユーザがログインまたはログアウトした時刻から次に何れかのユーザログインまたはログアウトした時刻までを１つの業務の単位として管理する。

このような管理をする場合、管理部６６は、過去の業務の業務情報に、それぞれのユーザのログイン時刻およびログアウト時刻を含める。そして、管理部６６は、それぞれのユーザのログイン時刻およびログアウト時刻に基づき、それぞれの業務の参加ユーザを特定する。

例えば、図９に示されるように、時刻ｔ０にユーザＡがログインし、時刻ｔ０の後の時刻ｔ１にユーザＢがログインし、時刻ｔ１の後の時刻ｔ２にユーザＣがログインしたとする。また、時刻ｔ２の後の時刻ｔ３にユーザＡがログアウトし、時刻ｔ３の後の時刻ｔ４にユーザＢがログアウトしたとする。また、時刻ｔ４の後の時刻ｔ５にユーザＤがログインし、時刻ｔ５の後の時刻ｔ６にユーザＣがログアウトし、時刻ｔ６の後の時刻ｔ７にユーザＤがログアウトしたとする。

この場合、時刻ｔ１と時刻ｔ２との間の業務ａの参加ユーザは、ユーザＡおよびユーザＢとなる。また、時刻ｔ２と時刻ｔ３との間の業務ｂの参加ユーザは、ユーザＡ、ユーザＢおよびユーザＣとなる。また、時刻ｔ３と時刻ｔ４との間の業務ｃの参加ユーザは、ユーザＡおよびユーザＢとなる。また、時刻ｔ５と時刻ｔ６との間の業務ｄの参加ユーザは、ユーザＣおよびユーザＤとなる。このように管理部６６は、それぞれのユーザのログイン時刻およびログアウト時刻を業務情報に含めることにより、それぞれの業務に参加したユーザを特定することができる。

図１０は、ユーザのログインおよびログアウトのタイミング、並びに、それぞれの業務で利用される文書の一例を示す図である。図１０では電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。複数のユーザが同時にアクセスし、且つ、何れかのユーザがログインまたはログアウトした時刻から次に何れかのユーザログインまたはログアウトした時刻を１つの業務の単位として管理する場合、管理部６６は、過去の業務の業務情報に、それぞれの文書へのアクセスタイミングを含める。そして、管理部６６は、それぞれの文書へのアクセスタイミングに基づき、それぞれの業務で利用された文書を特定する。

例えば、図１０に示されるように、文書αは、時刻ｔ１と時刻ｔ２との間、および、時刻ｔ２と時刻ｔ３との間にアクセスされている。文書βは、時刻ｔ２と時刻ｔ３との間、および、時刻ｔ３と時刻ｔ４との間にアクセスされている。文書γは、時刻ｔ３と時刻ｔ４との間、および、時刻ｔ５と時刻ｔ６との間にアクセスされている。文書δは、時刻ｔ５と時刻ｔ６との間にアクセスされている。

この場合、時刻ｔ１と時刻ｔ２との間の業務ａに利用された文書は、文書αとなる。また、時刻ｔ２と時刻ｔ３との間の業務ｂに利用された文書は、文書αおよび文書βとなる。また、時刻ｔ３と時刻ｔ４との間の業務ｃに利用された文書は、文書βおよび文書γとなる。また、時刻ｔ５と時刻ｔ６との間の業務ｄに利用された文書は、文書γおよび文書δとなる。このように管理部６６は、それぞれの文書へのアクセスタイミングを業務情報に含めることにより、それぞれの業務で利用した文書を特定することができる。

図１１は、過去の業務を引き継いだ新たな業務の業務情報を示す図である。図１１では電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。管理装置２０の管理部６６は、例えば新たな業務を開始する場合、過去の業務の業務情報に基づいて、新たな業務の業務情報を生成してもよい。この場合において、管理部６６は、過去の業務の業務情報をそのまま引き継いで新たな業務の業務情報を生成してもよい。

例えば、図１１に示すように、管理部６６は、履歴記憶部６５に記憶された何れかの過去の業務の業務情報に含まれる参加ユーザ、文書のアクセス先および認証チケット情報を引き継いで新たな業務の業務情報を生成する。これにより、管理部６６は、例えば過去の業務を継続する場合、または、定期的に同一テーマで業務をする場合、過去の情報をそのまま引き継いで新たな業務をすることができる。

図１２は、過去の業務を引き継いで新たな業務を開始する場合の処理を示すフローチャートである。図１２に示すフローチャートでは電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。管理部６６は、過去の業務を引き継いだ新たな業務を開始する場合、図１２に示すフローに従って処理を進める。

まず、ステップＳ１１１において、管理部６６は、新たな業務の開始操作を受け付ける。続いて、ステップＳ１１２において、管理部６６は、過去の業務を引き継ぐか否かをユーザに問い合わせる。

過去の業務を引き継がない場合（Ｓ１１２のＮｏ）、ステップＳ１１３において、管理部６６は、新たな業務情報を生成して、現在業務記憶部６４に記憶させる。続いて、ステップＳ１１４において、管理部６６は、ログイン中の複数のユーザを、新たな業務情報の参加ユーザに登録する。そして、ステップＳ１２０において、管理部６６は、複数のユーザによる共同の業務を開始する。

一方、過去の業務を引き継ぐ場合（Ｓ１１２のＹｅｓ）、ステップＳ１１５において、管理部６６は、履歴記憶部６５から、参加しているユーザの全てがログイン中の複数のユーザに含まれる過去の業務の業務情報を抽出して提示する。より具体的には、管理部６６は、ログイン中のユーザと参加ユーザとが完全に一致する業務情報、および、ログイン中の一部のユーザが参加ユーザと完全に一致する過去の業務の業務情報を抽出して提示する。

続いて、ステップＳ１１６において、管理部６６は、提示した過去の業務の業務情報のうち何れか１つの過去の業務の業務情報の選択を受け付ける。続いて、ステップＳ１１７において、管理部６６は、新たな業務情報を生成して、現在業務記憶部６４に記憶させる。続いて、ステップＳ１１８において、管理部６６は、ログイン中の複数のユーザを、新たな業務情報の参加ユーザに登録する。続いて、ステップＳ１１９において、管理部６６は、選択した過去の業務の業務情報に含まれる文書のアクセス先および認証チケット情報を、新たな業務の業務情報に登録する。

そして、ステップＳ１２０において、管理部６６は、複数のユーザによる共同の業務を開始する。これにより、管理部６６は、参加しているユーザの全てがログイン中の複数のユーザに含まれる過去の業務の業務情報を引き継いで新たな業務の業務情報を生成し、新たな業務を開始することができる。

図１３は、過去の複数の業務を合成した新たな業務の業務情報を示す図である。図１３では電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。管理部６６は、過去の複数の業務の業務情報を合成した新たな業務の業務情報を生成してもよい。

例えば、図１３に示すように、管理部６６は、履歴記憶部６５に記憶された何れかの複数の過去の業務の業務情報に含まれる参加ユーザ、文書のアクセス先および認証チケット情報をそれぞれ合成して、新たな業務の業務情報を生成する。これにより、管理部６６は、２つの業務を１つの業務に統一する場合に、それぞれの業務の内容を新たな業務に引き継がせることができる。

図１４は、過去の複数の業務を合成して新たな業務を開始する場合の処理を示すフローチャートである。図１４に示すフローチャートでは電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。管理部６６は、過去の複数の業務を合成した新たな業務を開始する場合、図１４に示すフローに従って処理を進める。

まず、ステップＳ１３１において、管理部６６は、業務の合成操作を受け付ける。続いて、ステップＳ１３２において、管理部６６は、履歴記憶部６５から、参加しているユーザの全てがログイン中の複数のユーザに含まれる過去の業務の業務情報を抽出して提示する。続いて、ステップＳ１３３において、管理部６６は、提示した過去の業務の業務情報のうち、何れか複数の過去の業務の業務情報の選択を受け付ける。

続いて、ステップＳ１３４において、管理部６６は、新たな業務情報を生成して、現在業務記憶部６４に記憶させる。続いて、ステップＳ１３５において、管理部６６は、ログイン中の複数のユーザを、新たな業務情報の参加ユーザに登録する。続いて、ステップＳ１３６において、管理部６６は、選択した過去の複数の業務の業務情報のそれぞれに含まれる文書のアクセス先および認証チケット情報を、新たな業務の業務情報に登録する。

そして、ステップＳ１３７において、管理部６６は、複数のユーザによる共同の業務を開始する。これにより、管理部６６は、過去の複数の業務の業務情報を合成して新たな業務の業務情報を生成し、新たな業務を開始することができる。

図１５は、過去の業務から一部を抽出した新たな業務の業務情報の第１例を示す図である。図１６は、過去の業務から一部を抽出した新たな業務の業務情報の第２例を示す図である。管理部６６は、過去の業務の業務情報の一部を抽出して、新たな業務の業務情報を生成してもよい。図１５、図１６では電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。

例えば、図１５に示すように、管理部６６は、履歴記憶部６５に記憶された何れかの１つの過去の業務の業務情報に含まれる参加ユーザのうちの一部のユーザを抽出して、新たな業務の業務情報を生成する。また、例えば、図１６に示すように、管理部６６は、履歴記憶部６５に記憶された何れかの１つの過去の業務の業務情報に含まれる文書のアクセス先および認証チケット情報のうちの一部のアクセス先および認証チケット情報を抽出して、新たな業務の業務情報を生成する。これにより、管理部６６は、１つの業務を縮小したり、１つの業務を複数の業務に分割したりする場合に、業務の一部の内容を新たな業務に引き継がせることができる。

図１７は、過去の業務から一部を抽出して新たな業務を開始する場合の処理を示すフローチャートである。図１７に示すフローチャートでは電子データが文書である場合の例について説明しているが、文書以外の電子データであっても管理装置２０は同様の処理を実行する。管理部６６は、過去の業務の一部を抽出して新たな業務を開始する場合、図１７に示すフローに従って処理を進める。

まず、ステップＳ１４１において、管理部６６は、業務の一部抽出操作を受け付ける。続いて、ステップＳ１４２において、管理部６６は、履歴記憶部６５から、参加しているユーザの全てがログイン中の複数のユーザに含まれる過去の業務の業務情報を抽出して提示する。続いて、ステップＳ１４３において、管理部６６は、提示した過去の業務の業務情報のうち、何れか１つの過去の業務の業務情報の選択を受け付ける。

続いて、ステップＳ１４４において、管理部６６は、新たな業務情報を生成して、現在業務記憶部６４に記憶させる。続いて、ステップＳ１４５において、管理部６６は、選択した過去の業務の業務情報に含まれる参加ユーザのうち、一部または全部を参加ユーザに登録する。管理部６６は、一部の参加ユーザを登録することにより、過去の業務における参加ユーザの一部を抽出することができる。

続いて、ステップＳ１４６において、管理部６６は、選択した過去の業務の業務情報に含まれる文書のアクセス先および認証チケット情報のうち、ステップＳ１４５で登録したユーザが権限を有する一部または全部の文書のアクセス先および認証チケット情報を登録する。管理部６６は、一部の文書のアクセス先および認証チケット情報を登録することにより、過去の業務における文書のアクセス先および認証チケット情報を抽出することができる。

そして、ステップＳ１４７において、管理部６６は、複数のユーザによる共同の業務を開始する。これにより、管理部６６は、過去の業務の業務情報の一部を抽出して新たな業務の業務情報を生成し、新たな業務を開始することができる。

図１８は、電子黒板である管理装置２０のハードウェア構成の一例を示す図である。電子黒板である管理装置２０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２２１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）２２２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）２２３と、フラッシュメモリ２２４と、ＳＳＤ（Solid State Drive）２２５と、ＨＤ（Hard Disk）２２６と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）２２７と、ネットワークＩ／Ｆ２２８と、メディアドライブ２２９と、音声入出力Ｉ／Ｆ２３１と、画像入力Ｉ／Ｆ２３２と、キャプチャデバイス２３３と、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）２３４と、ディスプレイ２２０と、ディスプレイコントローラ２３５と、接触センサ２３６と、センサコントローラ２３７と、電子ペンコントローラ２３８と、バスライン２４０とを備える。

ＣＰＵ２２１は、電子黒板である管理装置２０の全体の動作を制御する。ＲＯＭ２２２は、ＣＰＵ２２１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ２２３は、ＣＰＵ２２１のワークエリアとして使用される。フラッシュメモリ２２４は、電子黒板である管理装置２０用の制御プログラム等の各種データを記憶する。電子黒板である管理装置２０は、フラッシュメモリ２２４に代えて、ＥＥＰＲＯＭ等を備えてもよい。ＳＳＤ２２５は、ＣＰＵ２２１の制御に従ってフラッシュメモリ２２４に対する各種データの読み出しまたは書き込みを制御する。

ＨＤ２２６は、データおよびプログラム等を記憶する。ＨＤＤ２２７は、ＣＰＵ２２１の制御に従ってＨＤ２２６に対する各種データの読み出しまたは書き込みを制御する。

ネットワークＩ／Ｆ２２８は、ネットワークを介した通信を制御する。メディアドライブ２２９は、電子黒板である管理装置２０に対して着脱可能なフラッシュメモリ等の記録メディアに対するデータの読み出しまたは書き込み（記憶）を制御する。音声入出力Ｉ／Ｆ２３１は、ＣＰＵ２２１の制御に従ってマイクロフォンスピーカ等との間で音信号の入出力を処理する。

画像入力Ｉ／Ｆ２３２は、カメラにより撮像された画像を入力する。キャプチャデバイス２３３は、例えば他のコンピュータのディスプレイに表示された静止画または動画を取り込む。ＧＰＵ２３４は、グラフィクス処理を実行する。ＧＰＵ２３４は、ユーザにより入力された情報に応じた画像の描画処理を実行する。また、ＧＰＵ２３４は、描画した画像と、キャプチャデバイス２３３により取り込まれた画像およびカメラから入力した画像とを合成する処理等を実行する。ディスプレイコントローラ２３５は、ＧＰＵ２３４からの出力画像をディスプレイ２２０へ出力するために画面表示の制御および管理を行う。

接触センサ２３６は、電子ペンまたはユーザの手によるディスプレイ２２０に対する接触の操作および情報の入力を検知する。センサコントローラ２３７は、ＣＰＵ２２１の制御に従って接触センサ２３６の処理を制御する。

接触センサ２３６は、一例として、赤外線遮断方式による座標の入力および座標の検出を行う。座標の入力および座標の検出する方法は、ディスプレイ２２０の上側両端部に設置された２つの受発光装置が、ディスプレイ２２０に平行して複数の赤外線を放射し、ディスプレイ２２０の周囲に設けられた反射部材によって反射されて、受光素子が放射した光の光路と同一の光路上を戻って来る光を受光する方法である。接触センサ２３６は、物体によって遮断された２つの受発光装置が放射した赤外線のＩＤ（Identification）をセンサコントローラ２３７に出力する。センサコントローラ２３７は、物体の接触位置である座標位置を特定する。

また、接触センサ２３６として、赤外線遮断方式に限らず、静電容量の変化を検知することにより接触位置を特定する静電容量方式のタッチパネル、対向する２つの抵抗膜の電圧変化によって接触位置を特定する抵抗膜方式のタッチパネル、接触物体が表示部に接触することによって生じる電磁誘導を検知して接触位置を特定する電磁誘導方式のタッチパネルなどの種々の検出手段を用いてもよい。

電子ペンコントローラ２３８は、電子ペンと通信することで、ディスプレイ２２０へのペン先のタッチやペン尻のタッチの有無を判断する。なお、電子ペンコントローラ２３８が、電子ペンのペン先およびペン尻だけでなく、電子ペンのユーザが握る部分またはその他の電子ペンの部分のタッチの有無を判断するようにしてもよい。

バスライン２４０は、各構成要素の間を接続するためのアドレスバスおよびデータバス等である。

電子黒板である管理装置２０で実行されるプログラムは、ログインモジュール、ログアウトモジュール、入出力モジュール、現在業務記憶モジュール、履歴記憶モジュール、管理モジュール、電子データアクセスモジュール、リモートアクセスモジュールおよび期限管理モジュールを含むモジュール構成となっている。このプログラムは、ＣＰＵ２２１（プロセッサ）によりＲＡＭ２２３上に展開して実行されることにより、電子黒板である管理装置２０をログイン部６１、ログアウト部６２、入出力部６３、現在業務記憶部６４、履歴記憶部６５、管理部６６、電子データアクセス部６７、アクセス受付部６８および期限管理部６９として機能させる。

なお、管理装置２０は、このような構成に限らず、ログイン部６１、ログアウト部６２、入出力部６３、現在業務記憶部６４、履歴記憶部６５、管理部６６、電子データアクセス部６７、アクセス受付部６８および期限管理部６９の少なくとも一部をハードウェア回路（例えば半導体集積回路）により実現した構成であってもよい。

また、本実施形態の管理装置２０で実行されるプログラムは、コンピュータにインストール可能な形式または実行可能な形式のファイルで、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、本実施形態の管理装置２０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施形態の管理装置２０で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。また、管理装置２０で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

以上、本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能である。

１０ 管理システム
２０ 管理装置
４０ 電子データ格納装置
５０ 端末装置
６１ ログイン部
６２ ログアウト部
６３ 入出力部
６４ 現在業務記憶部
６５ 履歴記憶部
６６ 管理部
６７ 電子データアクセス部
６８ アクセス受付部
６９ 期限管理部

Claims (10)

1. 複数のユーザが共同して実行した業務の情報を管理する管理装置であって、
   対応するユーザの認証情報を用いることによって電子データにアクセスする電子データアクセス部と、
   前記管理装置を用いて実行された業務ごとに、該業務に参加したユーザの認証情報と、該業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データのアクセス先を示すアクセス先情報と、を関連付けた業務情報を管理する管理部と、
   ユーザから該ユーザが参加した前記業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データへのアクセスの要求を受け付ける受付部と、
   を備え、
   前記電子データアクセス部は、前記受付部によって受け付けた前記要求の対象となる電子データにアクセスするためには、前記要求の要求元であるユーザとは異なるユーザであって、前記要求元であるユーザと同じ業務に参加したユーザの認証情報が必要な場合に、前記異なるユーザの認証情報を前記管理部によって管理される業務情報に基づいて取得し、該取得した異なるユーザの認証情報を用いて前記アクセスの対象となる電子データへアクセスする
   管理装置。
2. 前記管理装置を用いて実行された業務についての前記業務情報を履歴として記憶する履歴記憶部をさらに備える
   請求項１に記載の管理装置。
3. 前記管理部によって管理される前記業務に参加したユーザの認証情報は、該業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データへアクセスするための認証チケット情報である
   請求項２に記載の管理装置。
4. 前記受付部は、第１のユーザが操作する端末装置から、前記第１のユーザが参加した業務で利用した電子データへのアクセス要求を受け付けた場合、前記履歴記憶部に記憶された対応する前記業務情報に含まれる前記認証チケット情報を用いて電子データにアクセスする
   請求項３に記載の管理装置。
5. 前記履歴記憶部に記憶された業務についての前記業務情報には、前記認証チケット情報の利用可能期限が含まれ、
   前記業務情報に含まれる前記認証チケット情報のうち、利用可能期限に達した前記認証チケット情報を削除する期限管理部をさらに備える
   請求項４に記載の管理装置。
6. 前記受付部は、前記第１のユーザが操作する端末装置から受け付けたアクセス要求に基づいて前記電子データにアクセスした場合、その電子データに対するアクセスの権限を有するユーザに通知する
   請求項４または５に記載の管理装置。
7. ユーザのログインを受け付けるログイン部と、
   ユーザのログアウトを受け付けるログアウト部と、
   をさらに備え、
   前記管理部は、複数のユーザが同時にアクセスし、且つ、何れかのユーザがログインまたはログアウトした時刻から次に何れかのユーザログインまたはログアウトした時刻までを１つの業務の単位として管理する
   請求項１から６の何れか１項に記載の管理装置。
8. 装置を用いて複数のユーザが共同して実行した業務の情報を管理する管理システムであって、
   電子データを記憶する記憶部と、
   対応するユーザの認証情報を用いることによって前記記憶部に記憶された電子データにアクセスする電子データアクセス部と、
   前記装置を用いて実行された業務ごとに、該業務に参加したユーザの認証情報と、該業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データのアクセス先を示すアクセス先情報と、を関連付けた業務情報を管理する管理部と、
   ユーザから該ユーザが参加した前記業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データへのアクセスの要求を受け付ける受付部と、
   前記電子データアクセス部は、前記受付部によって受け付けた前記要求の対象となる電子データにアクセスするためには、前記要求の要求元であるユーザとは異なるユーザであって、前記要求元であるユーザと同じ業務に参加したユーザの認証情報が必要な場合に、前記異なるユーザの認証情報を前記管理部によって管理される業務情報に基づいて取得し、該取得した異なるユーザの認証情報を用いて前記アクセスの対象となる電子データへアクセスする
   管理システム。
9. 複数のユーザが共同して実行した業務の情報を管理装置により管理する管理方法であって、
   前記管理装置は、
   対応するユーザの認証情報を用いることによって電子データにアクセスする電子データアクセス部と、
   前記管理装置を用いて実行された業務ごとに、該業務に参加したユーザの認証情報と、該業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データのアクセス先を示すアクセス先情報と、を関連付けた業務情報を管理する管理部と、
   ユーザから該ユーザが参加した前記業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データへのアクセスの要求を受け付ける受付部と、
   を備え、
   前記電子データアクセス部が、前記受付部によって受け付けた前記要求の対象となる電子データにアクセスするためには、前記要求の要求元であるユーザとは異なるユーザであって、前記要求元であるユーザと同じ業務に参加したユーザの認証情報が必要な場合に、前記異なるユーザの認証情報を前記管理部によって管理される業務情報に基づいて取得し、該取得した異なるユーザの認証情報を用いて前記アクセスの対象となる電子データへアクセスする
   管理方法。
10. 情報処理装置を、複数のユーザが共同して実行した業務の情報を管理する管理装置として機能させるためのプログラムであって、
    前記情報処理装置を、
    対応するユーザの認証情報を用いることによって電子データにアクセスする電子データアクセス部と、
    前記管理装置を用いて実行された業務ごとに、該業務に参加したユーザの認証情報と、該業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データのアクセス先を示すアクセス先情報と、を関連付けた業務情報を管理する管理部と、
    ユーザから該ユーザが参加した前記業務の中で前記電子データアクセス部によってアクセスした電子データへのアクセスの要求を受け付ける受付部と、
    して機能させ、
    前記電子データアクセス部は、前記受付部によって受け付けた前記要求の対象となる電子データにアクセスするためには、前記要求の要求元であるユーザとは異なるユーザであって、前記要求元であるユーザと同じ業務に参加したユーザの認証情報が必要な場合に、前記異なるユーザの認証情報を前記管理部によって管理される業務情報に基づいて取得し、該取得した異なるユーザの認証情報を用いて前記アクセスの対象となる電子データへアクセスする
    プログラム。

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