JP2015185107A - チャットサマリ参照制御方法、チャットサマリ参照制御プログラム及びチャットサマリ参照制御装置 - Google Patents
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Abstract
Description
本実施形態は、コンピュータシステムのユーザ間においてチャット機能を用いてやりとりされたメッセージを用いて議事録を生成し、生成した議事録を提供するものである。一例として、本実施形態では、ユーザがクライアント端末を起動したときに、チャット機能及び電子メール機能を備えたグループウェアを起動する。そして、グループウェアに参加している複数のユーザ間においてチャット機能によるメッセージのやりとりが行われ、その内容が議事録に残すべき有意義な内容となったときに、ユーザが議事録作成ボタンを適宜押下することによって、それまでのチャットにおけるメッセージのやりとりを議事録として残すことができる。ここで、この議事録を生成する際には、やりとりされたメッセージ(発言)をそのまま議事録に転用するのではなく、議事録に含める発言を選択したり、必要に応じて発言内容を議事録にふさわしい表現等に修正したりすることができる。さらに、生成した議事録を、電子メール機能を用いて提供することができる。
以下、このような本実施形態の具体的態様について、詳細に説明する。
図1は、本実施形態におけるシステムの全体構成を示す。
本システムは、サーバ装置1及びクライアント端末2(2−1〜2−n)を備える。サーバ装置1及びクライアント端末2は、ネットワーク3を介して相互に通信可能に接続されている。ネットワーク3は、例えばLAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network)等であり、有線接続又は無線接続のいずれであってもよい。
サーバ装置1は、図2に示すように、プログラムがロードされ実行されることによってその機能が実現される、チャット処理部11、議事録生成部12及び議事録提供部13を備える。また、サーバ装置1は、記憶手段において、人事データベース(以下、人事DBという。他のデータベース同様とする)21、チャットDB22、チャットメンバDB23、チャット履歴DB24、議事録DB25、議事録集計DB26、議事録生成DB27及び電子メールDB28を備える。
チャット処理部11は、クライアント端末2のユーザ間におけるチャット機能を実現する。具体的には、チャット処理部11は、ユーザによるチャット生成要求が行なわれると、人事DB21を用いて、チャット生成要求を行なったユーザ、すなわち、チャット作成者のユーザ認証を行う。その上で、チャット処理部11は、当該チャット生成要求に応じて、新規のチャットを生成し、チャットの概要情報をチャットDB22に格納する。そして、チャット作成者にチャット画面31を送信し、当該ユーザによるチャットメンバの選択(招待)を受け付け、選択されたメンバであるユーザに関する情報をチャットメンバDB23において管理する。また、選択されたメンバのうち、チャットに参加したチャット参加者に、同様にチャット画面31を送信する。そして、チャット処理部11は、チャット参加者(送信元)によるチャットのメッセージ、すなわち発言内容を受信すると、他のチャット参加者にメッセージを送信し、チャット履歴DB24に、発言に関連する情報を格納する。
人事DB21は、グループウェアのユーザに関する諸情報が格納されるDBである。人事DB21は、例えば、図3に示すように、ユーザを一意に識別する識別子であるユーザID、パスワード、氏名、所属の項目を含む。なお、本実施形態では、ユーザID、すなわちユーザアカウントは、ユーザの電子メールアドレスであるものとする。そして、以降に説明する各DBのデータ内容の図示においては、ユーザIDである電子メールアドレスの後半部分の表記を適宜省略している。
次に、サーバ装置1において実行される処理につき、図11〜図18を用いて説明する。当該説明では、前述した図3〜図10に示すデータ、及び図19〜図28に示す画面表示例を適宜参照する。
図11及び図12に示すステップS1〜ステップS16は、ユーザ間におけるチャットを実現する処理である。
図13〜図15に示すステップS17〜ステップS42は、チャットの発言内容を用いて議事録を生成する処理である。
そして、当該処理のうち、ステップS17〜ステップS29は、議事録に用いる発言内容に対するチャット参加者によるチェック結果を収集する処理である。
ステップS19:議事録生成部12は、新たな議事録の生成を開始する。具体的には、議事録生成部12は、新たな議事録IDを発行する。
ステップS21:議事録生成部12は、チャット参加者から、議事録の生成依頼がなされていることを識別するための議事録生成依頼チェック要求を受信したか否かを判定する。当該議事録生成依頼チェック要求は、例えば、それぞれのクライアント端末2が所定時間ごとにサーバ装置1に送信するものであり、議事録生成対象とするチャットのチャットIDを含んでいる。議事録生成依頼チェック要求を受信した場合にはステップS22に進み(Yes)、そうでない場合には、議事録生成依頼チェック要求を受信するまで待機する(No)。
ステップS23:議事録生成部12は、ステップS22でレコードが取得できたか否かを判定し、取得できた場合にはステップS24に進み(Yes)、そうでない場合にはステップS21に戻り、さらなる議事録生成依頼チェック要求を受信するまで待機する(No)。
ステップS25:議事録生成部12は、ステップS24でレコードが取得できたか否かを判定する。取得できた場合にはステップS30に進む(Yes)。一方、そうでない場合にはステップS26に進み、ステップS26からステップS29において、議事録生成依頼チェック要求の送信元のチャット参加者に議事録の内容をチェックさせる処理を行う(No)。
なお、議事録作成者は、当該「集計」ボタンの押下操作を、チャットに参加している全てのユーザからチェック結果を受信したことを待って行なってもよいし、これを待たずに行ってもよい。
図16に示すステップS43〜ステップS49は、チャットの発言内容に基づいて生成した議事録の内容を、電子メールメッセージで送信する処理である。
図17〜図18に示すステップS50〜ステップS62は、電子メールメッセージで送信した、議事録の内容を含んだメッセージを、メッセージの宛先のユーザに閲覧させる処理である。
ステップS52:議事録提供部13は、ステップS51で取得した情報を含んだメッセージ閲覧画面37を生成する。
ここで、上記処理のうち、議事録生成処理、議事録送信処理及び議事録閲覧処理について、データの具体例を示しながら説明する。なお、チャット処理については具体例を示した説明は省略する。
例えば、議事録生成要求が、ユーザID「kato@www.zz」のユーザ(加藤さん)の操作により、チャットIDが「chat003」のチャットに対して行なわれた場合について説明する。ここで、議事録生成部12は、新たな議事録ID「g002」を付与し、チャットID「chat003」、議事録ID「g002」、議事録作成者「kato@www.zz」で、状態が「集計中」のレコードを記録する。ここで、「chat003」のチャットの参加者のユーザIDは、図6のチャットメンバIDに示すように、「kato@www.zz」以外では、「tanaka@www.zz」、「ishida@www.zz」及び「suzuki@www.zz」、「yamada@www.zz」である。このため、議事録生成部12は、これらのユーザIDに対応する(これらのユーザIDのユーザが使用する)クライアント端末2に対し、図20に示す発言内容チェック画面32−1を送信する。一方、議事録生成部12は、議事録作成者のユーザID「kato@www.zz」に対応するクライアント端末2、すなわち、加藤さんが使用するクライアント端末2には、図21に示す、「集計」ボタンを含んだ発言内容チェック画面32−2を送信する。
図24に示す確認画面35において、議事録作成者である加藤さんが「実行」ボタンを押下すると、議事録提供部13は、図5に示すチャット履歴DB24から、チャットID「chat003」において、チャットの発言が最初に行なわれた発言日時「2013/05/15 15:20:01」と、最後に行なわれた日時「2013/05/15 15:44:00」を取得する。また、議事録提供部13は、図6に示すチャットメンバDB23から、前述したチャットID「chat003」のチャットの参加者のユーザIDを取得する。また、議事録生成DB27の議事録ID「g002」のテーブルから、議事録に含める発言内容を、発言者IDとともに取得する。なお、前述の発言番号「003」のように、修正後文面に記録がある場合には、修正後文面を取得する。そして、議事録提供部13は、これらの情報を含んだ、図25に示すような電子メール機能によるメッセージ作成画面36を生成する。この新規メッセージ生成画面では、チャットの参加者のユーザIDを、宛先にデフォルト設定する。そして、議事録提供部13は、議事録作成者である加藤さんが使用するクライアント端末2に送信する。
ここで、まず、ユーザID「ishida@www.zz」のユーザである石田さんから、メッセージID「Gij001」を指定したメッセージ閲覧要求を受信した場合について説明する。議事録提供部13は、電子メールDB28から、メッセージID「Gij001」の情報を取得し、メッセージ閲覧画面37を生成する。ここで、議事録提供部13は、図6に示すチャットメンバDB23から、チャットID「chat003」であって状態が「参加中」のメンバIDを取得し、ユーザID「ishida@www.zz」が含まれているか否かを判定する。この場合、ユーザID「ishida@www.zz」は当該メンバIDに含まれているため、議事録提供部13は、メッセージ閲覧画面37に、図26に示すように、「チャット原文表示」ボタン41を挿入する。さらに、議事録提供部13は、議事録生成DB27から、議事録IDが「g002」のテーブルにおいて、修正後文面にデータが記録されている発言の発言者IDを取得し、ユーザID「ishida@www.zz」が含まれているか否かを判定する。この場合、少なくとも、議事録生成DB27における発言番号「010」のレコードにおいて修正後文面にデータが記録されており、当該レコードの発言者IDが「ishida@www.zz」である。このため、議事録生成部12は、メッセージ閲覧画面37に、図26に示すように、「あなたの発言内容は一部修正されています。」という発言内容修正メッセージ42を挿入する。そして、議事録生成部12は、当該メッセージ閲覧画面37を、石田さんが使用するクライアント端末2に送信する。さらに、石田さんが、当該画面において「チャット原文表示」ボタン41を押下すると、議事録生成部12は、チャット履歴DB24から、チャットID「chat003」の発言内容等を全て取得する。そして、議事録生成部12は、図28に示すように、チャットの発言内容等をそのまま表示したチャット原文表示画面38を生成し、石田さんが使用するクライアント端末2に送信する。
本実施形態によれば、議事録を含んだ電子メールメッセージの閲覧者に応じて、電子メールメッセージから参照可能な内容が制御される。具体的には、本実施形態では、電子メールメッセージの閲覧者が、議事録を生成したチャットのチャット参加者である場合には、電子メールメッセージに、チャットの原文表示ボタンが表示される。これにより、チャット参加者にとっては、実際のチャットでのやりとりを参照できることで、チャットにおける具体的な発言内容や会話の流れを思い出すことができ、議論の経緯をより詳細に認識することが可能となる。一方で、本実施形態では、電子メールメッセージの閲覧者が、チャット参加者でない場合には、チャットの原文表示を参照できないように制御する。このようにすることで、チャットに参加していないユーザに対しては、不要な情報を開示せず、適切に編集された議事録のみを開示することができる。
また、本実施形態によれば、議事録を含んだ電子メールメッセージを生成する際に、議事録を生成したチャットの参加者が宛先にデフォルト設定される。これにより、議事録作成者が当該電子メールメッセージを送信する際の手間が削減される。
前述したサーバ装置1又はクライアント端末2として機能するコンピュータのハードウェア構成の一例を図11に示す。本コンピュータは、プロセッサ101、メモリ102、ストレージ103、可搬記憶媒体駆動装置104、入出力装置105及び通信インタフェース106を備える。
通信インタフェース106は、例えば、例えばLAN(Local Area Network)カード等の他、無線周波受信機および送信機、ならびに光受信機および送信機を含むことができる。前述の受信機および送信機は、Wi−Fiネットワーク、ブルートゥース・ネットワーク、ロング・ターム・エボリューションなどの1つまたは複数の通信ネットワークにより動作するように実現することができる。
これらのコンピュータの各構成要素は、バス108で接続されている。
なお、本明細書で説明したコンピュータの機能的構成及び物理的構成は、上述の態様に限るものではなく、例えば、各機能や物理資源を統合して実装したり、逆に、さらに分散して実装したりすることも可能である。
また、本明細書において、閾値等との比較において「〜以上」や「〜以下」とした記載箇所は、特記した場合を除き当該記載に限定されるものではなく、「〜より大きい(〜を上回る)」や「〜より小さい(〜を下回る)」に適宜置き換えることが可能である。
(付記1)
チャット機能を用いてやりとりされた複数のメッセージと、該複数のメッセージそれぞれに対する送信元ユーザアカウントを特定可能な情報である複数の送信元情報とを記憶した記憶部を参照して、前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成し、
前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供するとともに、編集前の前記複数のメッセージについての参照を許容するインタフェースを提供し、
前記複数の送信元以外のユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供し、前記インタフェースを提供しない
処理をコンピュータに実行させるチャットサマリ参照制御方法。
前記編集情報を生成する処理は、前記複数のメッセージをチェックする画面を前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに提供して、前記複数の送信元からチェック結果を受け付け、該チェック結果に基づいて前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する、付記1記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記編集情報を生成する処理は、前記チェック結果を集計し、集計した該チェック結果に基づいて前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する、付記2記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記チェック結果は、前記複数のメッセージのそれぞれを前記編集情報に含めるか否かの判断を示す情報を含む、付記1〜3のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記編集情報を生成する処理は、前記複数のメッセージの少なくとも1つを修正して得られた編集情報を生成し、
前記インタフェースを提供する処理は、前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントのうち、前記編集情報において修正されたメッセージの送信元であるユーザアカウントに対しては、メッセージが修正されたことを示す情報をさらに提供する、付記1〜4のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記編集情報を生成する処理は、前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントのうちの1つの送信元から該編集情報の生成要求を受信したときに、前記1つの送信元であるユーザアカウントに前記複数のメッセージの編集画面を提供して、該1つの送信元であるユーザアカウントから編集結果を受け付け、該編集結果に基づいて前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する、付記1〜5のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記編集情報を提供することを、電子メール機能による電子メールメッセージの送信により行う、付記1〜6のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記編集情報は、前記複数のメッセージを編集して得られた議事録である、付記1〜7のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
前記インタフェースは、前記複数のメッセージを含んだ画面表示を行うボタンである、付記1〜8のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
チャット機能を用いてやりとりされた複数のメッセージと、該複数のメッセージそれぞれに対する送信元ユーザアカウントを特定可能な情報である複数の送信元情報とを記憶した記憶部を参照して、前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成し、
前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供するとともに、編集前の前記複数のメッセージについての参照を許容するインタフェースを提供し、
前記複数の送信元以外のユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供し、前記インタフェースを提供しない
処理をコンピュータに実行させるチャットサマリ参照制御プログラム。
チャット機能を用いてやりとりされた複数のメッセージと、該複数のメッセージそれぞれに対する送信元ユーザアカウントを特定可能な情報である複数の送信元情報とを記憶した記憶部を参照して、前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する生成部と、
前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供するとともに、編集前の前記複数のメッセージについての参照を許容するインタフェースを提供し、前記複数の送信元以外のユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供し、前記インタフェースを提供しない提供制御部と
を備えたチャットサマリ参照制御装置。
Claims (8)
- チャット機能を用いてやりとりされた複数のメッセージと、該複数のメッセージそれぞれに対する送信元ユーザアカウントを特定可能な情報である複数の送信元情報とを記憶した記憶部を参照して、前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成し、
前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供するとともに、編集前の前記複数のメッセージについての参照を許容するインタフェースを提供し、
前記複数の送信元以外のユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供し、前記インタフェースを提供しない
処理をコンピュータに実行させるチャットサマリ参照制御方法。 - 前記編集情報を生成する処理は、前記複数のメッセージをチェックする画面を前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに提供して、前記複数の送信元からチェック結果を受け付け、該チェック結果に基づいて前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する、請求項1記載のチャットサマリ参照制御方法。
- 前記編集情報を生成する処理は、前記チェック結果を集計し、集計した該チェック結果に基づいて前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する、請求項2記載のチャットサマリ参照制御方法。
- 前記チェック結果は、前記複数のメッセージのそれぞれを前記編集情報に含めるか否かの判断を示す情報を含む、請求項1〜3のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
- 前記編集情報を生成する処理は、前記複数のメッセージの少なくとも1つを修正して得られた編集情報を生成し、
前記インタフェースを提供する処理は、前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントのうち、前記編集情報において修正されたメッセージの送信元であるユーザアカウントに対しては、メッセージが修正されたことを示す情報をさらに提供する、請求項1〜4のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。 - 前記編集情報を生成する処理は、前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントのうちの1つの送信元から該編集情報の生成要求を受信したときに、前記1つの送信元であるユーザアカウントに前記複数のメッセージの編集画面を提供して、該1つの送信元であるユーザアカウントから編集結果を受け付け、該編集結果に基づいて前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する、請求項1〜5のいずれか1項に記載のチャットサマリ参照制御方法。
- チャット機能を用いてやりとりされた複数のメッセージと、該複数のメッセージそれぞれに対する送信元ユーザアカウントを特定可能な情報である複数の送信元情報とを記憶した記憶部を参照して、前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成し、
前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供するとともに、編集前の前記複数のメッセージについての参照を許容するインタフェースを提供し、
前記複数の送信元以外のユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供し、前記インタフェースを提供しない
処理をコンピュータに実行させるチャットサマリ参照制御プログラム。 - チャット機能を用いてやりとりされた複数のメッセージと、該複数のメッセージそれぞれに対する送信元ユーザアカウントを特定可能な情報である複数の送信元情報とを記憶した記憶部を参照して、前記複数のメッセージを編集して得られた編集情報を生成する生成部と、
前記複数の送信元に含まれるユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供するとともに、編集前の前記複数のメッセージについての参照を許容するインタフェースを提供し、前記複数の送信元以外のユーザアカウントに対しては、前記編集情報を提供し、前記インタフェースを提供しない提供制御部と
を備えたチャットサマリ参照制御装置。
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