JP2015097378A - 画像形成システム及び画像形成方法 - Google Patents

Abstract

【課題】印字媒体の余白を有効に活用して来訪者の立入り許可証を発行する。
【解決手段】印字媒体に画像を形成する画像形成システムであって、来訪者に関する来訪者情報の入力を受入れる入力部と、入力部が受入れた来訪者情報を含む情報画像を作成する作成部と、情報画像を取得する取得部と、情報画像に基づいて、予め定められたレイアウトに、来訪者情報を含んで来訪者の立入り許可を示す画像を印字媒体に配置すると共に、印字媒体に画像が配置されていない余白に付加情報を示す画像を配置して許可証データを作成する許可証作成部と、許可証データを用いて、立入り許可を示す画像、及び付加情報を示す画像が配置された画像を印字媒体に印刷することにより来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部と、を有する。
【選択図】図２９

Description

本発明は、画像形成システム及び画像形成方法に関する。

ビルの入退館に対して、セキュリティを確保しながら低コストで来訪者の入退館管理を行うことを目的として、来訪予定情報の入力を受けて受付番号を来訪者の端末に送信し、入館証発行装置から受付番号を受信し、受付番号に対応する認証情報を含む入館証情報を入館証発行装置に送信する来訪受付装置が知られている。

しかし、従来の来訪受付装置による入館証の場合、入館証のサイズと印刷用紙のサイズとがミスマッチであった。具体的には、例えば証明写真と同等のサイズ（３ｃｍ × ４ｃｍ）の顔写真や、２次元バーコード等の多様な情報を印刷した入館証であっても、そのサイズは名刺と同等のサイズ（９．１ｃｍ × ５．５ｃｍ）である場合が多く、印刷用紙と比較するとサイズが小さく、用紙の有効活用ができないという問題があった。

特に入館証は、来訪者に対して出来るだけ素早く発行すべきものである為、複数来訪者の入館証を一度に印刷する事は困難である。また特別な許可を受けた者のみ入館を許可するという性質上、名刺等と異なり複数の入館証を同時に印刷する事で余白の無駄を無くす事もできない。

また、特許文献１には、来訪受付装置が、来訪予定情報に対応する受付番号を来訪者の端末に送信し、入館証発行装置が、受付番号の入力を受けて当該受付番号を来訪受付装置に送信し、来訪受付装置は、認証情報を入館証発行装置に送信し、入館証発行装置は、認証情報を印刷媒体に印刷して出力し、入館ゲート装置は、印刷媒体が提示されたことに応じて認証情報を読み取り、来訪受付装置に送信し、来訪受付装置は、入館可否を判定し、判定結果に基づく制御情報を入館ゲート装置に送信し、入館ゲート装置は、制御情報に基づきゲートを動作させる来訪者管理システムが開示されている。

しかしながら、印字媒体の余白を有効に活用して来訪者の立入り許可証を発行することができないことがあった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、印字媒体の余白を有効に活用して来訪者の立入り許可証を発行することができる画像形成システム及び画像形成方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、印字媒体に画像を形成する画像形成システムであって、来訪者に関する来訪者情報の入力を受入れる入力部と、前記入力部が受入れた前記来訪者情報を含む情報画像を作成する作成部と、前記情報画像を取得する取得部と、前記情報画像に基づいて、予め定められたレイアウトに、前記来訪者情報を含んで前記来訪者の立入り許可を示す画像を前記印字媒体に配置すると共に、前記印字媒体に画像が配置されていない余白に付加情報を示す画像を配置して許可証データを作成する許可証作成部と、前記許可証データを用いて、前記立入り許可を示す画像、及び前記付加情報を示す画像が配置された画像を前記印字媒体に印刷することにより前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部と、を有する。

本発明によれば、印字媒体の余白を有効に活用して来訪者の立入り許可証を発行することができるという効果を奏する。

図１は、実施の形態にかかる画像形成システムの構成を例示する図である。 図２は、印刷装置のハードウェア構成を示す図である。 図３は、印刷装置のソフトウェア構成の一例を示す模式図である。 図４は、ＰＣが有する機能を例示する機能ブロック図である。 図５は、端末装置が有する機能を例示する機能ブロック図である。 図６は、レイアウトの第１例を示す図である。 図７は、レイアウトの第２例を示す図である。 図８は、携帯端末が有する機能を例示する機能ブロック図である。 図９は、メールサーバが有する機能を例示する機能ブロック図である。 図１０は、画像形成システムが来訪者に対して入館証を発行する場合の手順を示す図である。 図１１は、入館証（立入り許可証）を発行する場合の画像形成システムの動作を示す図である。 図１２は、ＱＲコード（登録商標）化されるデータの構成を例示する図である。 図１３は、来訪者情報通知メールの構成を例示する図である。 図１４は、印刷装置が入館証発行アプリケーションを立ち上げたときに表示するトップ画面を例示する図である。 図１５は、印刷装置が入館証発行に必要な作業ステップを来訪者に示すために表示する画面を例示する図である。 図１６は、カメラがＱＲコードを読取るように、印刷装置が来訪者に対して促すために表示する画面を例示する図である。 図１７は、カメラがＱＲコードを読取っている間に、印刷装置が表示する画面を例示する図である。 図１８は、ＱＲコードの読取りが成功した場合に印刷装置が表示する画面を例示する図である。 図１９は、カメラが来訪者の顔写真を撮影するように、印刷装置が来訪者に対して促すために表示する画面を例示する図である。 図２０は、カメラが撮影した３枚の顔写真のうち、来訪者が１枚を選択することを可能にするために印刷装置が表示する画面を例示する図である。 図２１は、印刷装置が印刷する入館証の内容を来訪者に確認させるために表示する画面を例示する図である。 図２２は、入館証が発行されることを来訪者に伝えるために印刷装置が表示する画面を例示する図である。 図２３は、受付装置が表示する入力画面を例示する図である。 図２４は、受付装置が表示するレイアウト選択画面を例示する図である。 図２５は、受付装置が表示する設定内容追加画面を例示する図である。 図２６は、受付装置が表示する設定項目追加画面を例示する図である。 図２７は、受付装置が表示する設定内容設定画面を例示する図である。 図２８は、受付装置が表示する登録完了画面を例示する図である。 図２９は、受付番号の入力から入館証発行までの手順を示す図である。 図３０は、入館証レイアウト例を示す図である。 図３１は、入館証レイアウト（印字前）を示す図である。 図３２は、入館証レイアウト（印字物）を示す図である。 図３３は、レイアウト上の優先順位を示す図である。 図３４は、レイアウト上の優先順位を示す図である。

以下に添付図面を参照して、実施の形態にかかる画像形成システムを詳細に説明する。図１は、実施の形態にかかる画像形成システム１の構成を例示する図である。図１に示すように、画像形成システム１は、有線又は無線のネットワーク１０を介して互いに接続されたＰＣ（Personal Computer：情報処理装置）２、端末装置３、携帯端末４及びメールサーバ５を有する。端末装置３は、例えば画像情報を取得するカメラ（撮像装置）３０と、画像を印刷する印刷装置（画像形成装置）３２とを有する。なお、端末装置３及び携帯端末４は、ＰＣ２及びメールサーバ５と同様に、ＣＰＵ、記憶装置、入力装置及び表示装置（例えばタッチパネル、又はキーボード及びマウス）などを備え、いずれもコンピュータとしての機能を有している。

次に、図２を用いて、印刷装置３２のハードウェア構成について説明する。図２に示すように、印刷装置３２は、コピー機能、スキャナ機能、ファクス機能、プリンタ機能などの各種の機能を実現可能な本体３３と、ユーザの操作を受け付ける操作部３４とを備える。なお、ユーザの操作を受け付けるとは、ユーザの操作に応じて入力される情報（画面の座標値を示す信号等を含む）を受け付けることを含む概念である。本体３３と操作部３４は、専用の通信路３５を介して相互に通信可能に接続されている。通信路３５は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格のものを用いることもできるが、有線か無線かを問わず任意の規格のものであってよい。

なお、本体３３は、操作部３４で受け付けた操作に応じた動作を行うことができる。また、本体３３は、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の外部装置とも通信可能であり、外部装置から受信した指示に応じた動作を行うこともできる。

まず、本体３３のハードウェア構成について説明する。図２に示すように、本体３３は、ＣＰＵ３３１と、ＲＯＭ３３２と、ＲＡＭ３３３と、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）３３４と、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）３３５と、接続Ｉ／Ｆ３３６と、エンジン部３３７とを備え、これらがシステムバス３３８を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ３３１は、本体３３の動作を統括的に制御する。ＣＰＵ３３１は、ＲＡＭ３３３をワークエリア（作業領域）としてＲＯＭ３３２またはＨＤＤ３３４等に格納されたプログラムを実行することで、本体３３全体の動作を制御し、上述したコピー機能、スキャナ機能、ファクス機能、プリンタ機能などの各種機能を実現する。

通信Ｉ／Ｆ３３５は、ネットワーク１０と接続するためのインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ３３６は、通信路３５を介して操作部３４と通信するためのインタフェースである。

エンジン部３３７は、コピー機能、スキャナ機能、ファクス機能、および、プリンタ機能を実現させるための、汎用的な情報処理及び通信以外の処理を行うハードウェアである。例えば、原稿の画像をスキャンして読み取るスキャナ（画像読取部）、用紙等のシート材への印刷を行うプロッタ（画像形成部）、ファクス通信を行うファクス部などを備えている。更に、印刷済みシート材を仕分けるフィニッシャや、原稿を自動給送するＡＤＦ（自動原稿給送装置）のような特定のオプションを備えることもできる。

次に、操作部３４のハードウェア構成について説明する。図２に示すように、操作部３４は、ＣＰＵ３４１と、ＲＯＭ３４２と、ＲＡＭ３４３と、フラッシュメモリ３４４と、通信Ｉ／Ｆ３４５と、接続Ｉ／Ｆ３４６と、操作パネル３４７と、外部接続Ｉ／Ｆ３４８とを備え、これらがシステムバス３４９を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ３４１は、操作部３４の動作を統括的に制御する。ＣＰＵ３４１は、ＲＡＭ３４３をワークエリア（作業領域）としてＲＯＭ３４２またはフラッシュメモリ３４４等に格納されたプログラムを実行することで、操作部３４全体の動作を制御し、ユーザから受け付けた入力に応じた情報（画像）の表示などの後述する各種機能を実現する。

通信Ｉ／Ｆ３４５は、ネットワーク１０と接続するためのインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ３４６は、通信路３５を介して本体３３と通信するためのインタフェースである。

操作パネル３４７は、ユーザの操作に応じた各種の入力を受け付けるとともに、各種の情報（例えば受け付けた操作に応じた情報、印刷装置３２の動作状況を示す情報、設定状態などを示す情報など）を表示する。この例では、操作パネル３４７は、タッチパネル機能を搭載した液晶表示装置（ＬＣＤ）で構成されるが、これに限られるものではない。例えばタッチパネル機能が搭載された有機ＥＬ表示装置で構成されてもよい。さらに、これに加えて又はこれに代えて、ハードウェアキー等の操作部やランプ等の表示部を設けることもできる。

次に、印刷装置３２のソフトウェア構成について説明する。図３は、印刷装置３２のソフトウェア構成の一例を示す模式図である。図３に示すように、本体３３は、アプリ層３６１と、サービス層３６２と、ＯＳ層３６３とを有する。アプリ層３６１、サービス層３６２、および、ＯＳ層３６３の実体は、ＲＯＭ３３２やＨＤＤ３３４等に格納されている各種ソフトウェアである。ＣＰＵ３３１が、これらのソフトウェアを実行することにより、各種の機能が提供される。

アプリ層３６１のソフトウェアは、ハードウェア資源を動作させて所定の機能を提供するためのアプリケーションソフトウェア（以下の説明では、単に「アプリ」と称する場合がある）である。例えばアプリとしては、コピー機能を提供するためのコピーアプリ、スキャナ機能を提供するためのスキャナアプリ、ファクス機能を提供するためのファクスアプリ、プリンタ機能を提供するためのプリンタアプリなどが挙げられる。

サービス層３６２のソフトウェアは、アプリ層３６１とＯＳ層３６３との間に介在し、アプリに対し、本体３３が備えるハードウェア資源を利用するためのインタフェースを提供するためのソフトウェアである。より具体的には、ハードウェア資源に対する動作要求の受付、動作要求の調停を行う機能を提供するためのソフトウェアである。サービス層３６２が受け付ける動作要求としては、スキャナによる読み取りやプロッタによる印刷等の要求が考えられる。

なお、サービス層３６２によるインタフェースの機能は、本体３３のアプリ層３６１だけではなく、操作部３４のアプリ層３７１に対しても提供される。すなわち、操作部３４のアプリ層３７１（アプリ）も、サービス層３６２のインタフェース機能を介して、本体３３のハードウェア資源（例えばエンジン部３３７）を利用した機能を実現することができる。

ＯＳ層３６３のソフトウェアは、本体３３が備えるハードウェアを制御する基本機能を提供するための基本ソフトウェア（オペレーティングシステム）である。サービス層３６２のソフトウェアは、各種アプリからのハードウェア資源の利用要求を、ＯＳ層３６３が解釈可能なコマンドに変換してＯＳ層３６３に渡す。そして、ＯＳ層３６３のソフトウェアによりコマンドが実行されることで、ハードウェア資源は、アプリの要求に従った動作を行う。

同様に、操作部３４は、アプリ層３７１と、サービス層３７２と、ＯＳ層３７３とを有する。操作部３４が備えるアプリ層３７１、サービス層３７２及びＯＳ層３７３も、階層構造については本体３３側と同様である。ただし、アプリ層３７１のアプリにより提供される機能や、サービス層３７２が受け付け可能な動作要求の種類は、本体３３側とは異なる。アプリ層３７１のアプリは、操作部３４が備えるハードウェア資源を動作させて所定の機能を提供するためのソフトウェアであってもよいが、主として本体３３が備える機能（コピー機能、スキャナ機能、ファクス機能、プリンタ機能）に関する操作や表示を行うためのＵＩ（ユーザインタフェース）の機能を提供するためのソフトウェアである。

なお、本実施の形態では、機能の独立性を保つために、本体３３側のＯＳ層３６３のソフトウェアと操作部３４側のＯＳ層３７３のソフトウェアが互いに異なる。つまり、本体３３と操作部３４は、別々のオペレーティングシステムで互いに独立して動作する。例えば、本体３３側のＯＳ層３６３のソフトウェアとしてＬｉｎｕｘ（登録商標）を用い、操作部３４側のＯＳ層３７３のソフトウェアとしてＡｎｄｒｏｉｄ（登録商標）を用いることも可能である。

以上のように、本実施の形態の印刷装置３２において、本体３３と操作部３４は別々のオペレーティングシステムで動作するため、本体３３と操作部３４との間の通信は、共通の装置内のプロセス間通信ではなく、異なる装置間の通信として行われる。操作部３４が受け付けた情報（ユーザからの指示内容）を本体３３へ伝達する動作（コマンド通信）や、本体３３が操作部３４へイベントを通知する動作などがこれに該当する。ここでは、操作部３４が本体３３へコマンド通信を行うことにより、本体３３の機能を使用することができる。また、本体３３から操作部３４に通知するイベントには、本体３３における動作の実行状況、本体３３側で設定された内容などが挙げられる。

また、本実施の形態では、操作部３４に対する電力供給は、本体３３から通信路３５を経由して行われているので、操作部３４の電源制御を、本体３３の電源制御とは別に（独立して）行うことができる。

次に、印刷装置３２の機能構成について説明する。図４は、ＰＣ２が有する機能を例示する機能ブロック図である。図４に示すように、ＰＣ２は、ＱＲコード作成部２０、メール作成部２２、メール送信部２４、メール受信部２６及びメール表示部２８を有する。

ＱＲコード作成部２０は、入力された来訪者に関する例えば来訪者名（来館者名）及び来訪者の会社名などの情報（来訪者情報）、来訪者に対応する面会者などの対応者のメールアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス：通知先情報）、及びＱＲコード（登録商標）の有効期限などを示す情報（図１２を用いて後述）を含むＱＲコード（情報画像）を作成するモジュールである。なお、ＱＲコード作成部２０は、ＱＲコードの作成に限定されることなく、例えば来訪者が不可読な情報を埋め込んだ情報画像を作成する情報画像作成部としての機能を有する。

メール作成部２２は、ＱＲコード作成部２０が作成したＱＲコードを添付し、宛先を来訪者とするメールを作成するモジュールである。

メール送信部２４は、メール作成部２２が作成したメール（Ｅ−ｍａｉｌ）を、ネットワーク１０を介してメールサーバ５へ送信するモジュールである。メール受信部２６は、来訪者に関する通知などのメールを、ネットワーク１０を介して受信するモジュールである。メール表示部２８は、メール受信部２６が受信したメールを表示するモジュールである。

なお、ＱＲコード作成部２０、メール作成部２２、メール送信部２４及びメール受信部２６は、例えば、ＰＣ２が実行するアプリケーション（ＱＲコード作成アプリケーション：アプリ）に含まれる。つまり、面会者などの対応者は、ＰＣ２を用いてＱＲコード作成アプリケーションを実行することにより、ＱＲコードの作成、及びＱＲコードを添付したメールを送信することが可能となる。

また、ＰＣ２は、後述する来訪者情報通知メールを受信することにより、面会者などの対応者に対して来訪があった旨を通知する通知部としての機能を有していてもよい。

図５は、端末装置３が有する機能を例示する機能ブロック図である。端末装置３は、カメラ３０及び印刷装置３２が互いに例えば有線通信を行うように構成されている。

カメラ３０は、写真撮影部３００及びデータ送信部３０２を有する。写真撮影部３００は、ＱＲコードを撮影し、画像データを生成するモジュールであり、画像情報を取得する取得部としても機能する。データ送信部３０２は、写真撮影部３００が生成したＱＲコードの画像データ（ＱＲコード画像）を端末装置３に対して送信するモジュールである。

印刷装置３２は、データ受信部３２０、ＱＲコード読込部３２２、付加情報挿入部３２３、入館証（許可証）作成部３２４、印刷部３２６及びメール送信部３２８を有し、許可証を発行する発行部としての機能を有する。

データ受信部３２０は、カメラ３０のデータ送信部３０２が送信したＱＲコード画像を、ネットワーク１０を介して受信するモジュールであり、ＱＲコード画像に含まれる情報を取得する取得部としても機能する。

ＱＲコード読込部３２２は、データ受信部３２０が受信したＱＲコード画像を読み込み、ＱＲコード画像に含まれる来訪者情報、来訪者に対応する対応者のメールアドレス、及びＱＲコードの有効期限などを示す情報を取得するモジュールである。

付加情報挿入部３２３は、予め設定したレイアウトに従い、予め設定した付加情報を印刷用紙（印字媒体）の余白部分に挿入するモジュールである。

印刷用紙に対するレイアウト、及び挿入される付加情報は、管理者が予め設定しておく。例えば、付加情報を設定する場合、作業者は、ＰＣ２（又は印刷装置３２）が実行するアプリケーションにより表示される画面上でまず印刷用紙サイズを選択し、次に印刷用紙の中でどの位置に入館証を配置するか決定する。この配置の決定は、画面上に印刷用紙の片面又は両面を表示させておき、入館証印刷領域を示す図形をマウス又はタッチ操作でドラッグする事により行なう。

印刷用紙内での入館証の配置が決まったら、作業者は、余白に印刷する画像を選択し、入館証と同様にタッチ操作又はマウスでドラッグし、印刷用紙内のどの位置に印刷するかを設定する。余白に印刷する画像は、ＰＣ２又は印刷装置３２に記憶された画像の内から選択可能にされている。例えば館内レイアウト、セミナー会場であれば当日のスケジュール、広告、次回開催予告等が考えられる。

レイアウトは自由に設定出来るようにしても良いし、デフォルトで設定されたレイアウトの中から選択しても良い。また、本実施の形態では管理者がレイアウトを予め設定しているが、来訪者が選択出来るようにしても良い。

図６は、レイアウトの第１例を示す図である。図７は、レイアウトの第２例を示す図である。レイアウトの第１例では、Ａ６用紙（１０５ｍｍ×１４８ｍｍ）のレイアウト例であり、表面に入館証と付加情報１が、裏面に付加情報２が印刷される。レイアウトの第２例では、Ｂ６用紙（１２８ｍｍ × １８２ｍｍ）のレイアウト例であり、片面に入館証及び付加情報１，２が印刷される。

いずれのレイアウト例も、印刷された用紙が折りたたまれることにより、折りたたまれた状態では入館証の裏に付加情報１が、開かれた状態では付加情報２が参照可能となる。本実施形態では、付加情報１は面会者所属及び氏名、付加情報２は館内レイアウトとなっている。来訪者は入館証を裏返して面会者の情報を容易に確認でき、また折りたたまれた入館証を開くと館内レイアウトを確認できる。参照頻度が高いと思われる付加情報は、折りたたまれた状態で確認できる事が便利である。

入館証作成部３２４（図５）は、ＱＲコード読込部３２２が取得した来訪者情報などを用いて入館証データを作成し、来訪者に対応する対応者への来訪があった旨を通知する来訪者情報通知メール（図１３を用いて後述）を例えば入館証印刷時に作成するモジュールである。ここで、入館証作成部３２４は、ＱＲコードに基づいて、予め定められたレイアウトに、来訪者情報を含んで来訪者の立入り許可を示す画像を印字媒体に配置すると共に、印字媒体に画像が配置されていない余白に付加情報を示す画像を配置して許可証データを作成する。

また、入館証作成部３２４は、描画項目を描画する場合に描画先に印字媒体の余白があるか否かを判断し、余白がある場合は描画し、余白が無い場合は描画しない。また、入館証作成部３２４は、例えばネットワークを介して取得した情報を含めて許可証データを作成してもよい。また、入館証作成部３２４は、来訪者情報に基づいて、許可証データを作成する毎に、付加情報を示す画像を変更して配置してもよい。

印刷部３２６は、入館証作成部３２４が作成した入館証データに対応する画像を用紙などの記録媒体に印刷するモジュールである。つまり、印刷部３２６は、入館証（許可証）を発行する発行部としての機能を有する。ここで、印刷部３２６は、許可証データを用いて、立入り許可を示す画像、及び付加情報を示す画像が配置された画像を印字媒体に印刷することにより来訪者の立入りを許可する許可証を発行する。

メール送信部３２８は、入館証作成部３２４が作成した来訪者情報通知メールをメールサーバ５に対して送信するモジュールである。

なお、端末装置３は、端末装置３内にインストールされたアプリケーション（例えば入館証発行アプリケーションなど）を実行することにより、上述した機能を実現するように構成されている。

図８は、携帯端末４が有する機能を例示する機能ブロック図である。図８に示すように、携帯端末４は、メール受信部４０及び表示部４２を有する。メール受信部４０は、メールサーバ５が送信するＱＲコードの添付されたメールを、ネットワーク１０を介して受信するモジュールである。表示部４２は、メール受信部４０が受信したメールに添付されたＱＲコードなどを携帯端末４の図示しない画面に表示するモジュールである。

なお、携帯端末４は、携帯端末４内にインストールされたアプリケーションを実行することにより、上述した機能を実現するように構成されている。

図９は、メールサーバ５が有する機能を例示する機能ブロック図である。図９に示すように、メールサーバ５は、メール受信部５０及びメール送信部５２を有する。メール受信部５０は、ＰＣ２が送信したＱＲコードを添付されたメールや、印刷装置３２が送信した来訪者情報通知メールを、ネットワーク１０を介して受信するモジュールである。メール送信部５２は、メール受信部５０が受信したメールを、メールに設定された宛先へネットワーク１０を介して送信するモジュールである。

なお、ＰＣ２、端末装置３、携帯端末４及びメールサーバ５が有する各機能それぞれは、ＣＰＵ等により実行されるソフトウェア、又はハードウェアの少なくともいずれかによって構成される。

次に、画像形成システム１が来訪者（来館者）に対して入館証（立入り許可証）を発行する場合の手順について説明する。図１０は、画像形成システム１が来訪者に対して入館証を発行する場合の手順を示す図である。図１０に示すように、まず、対応者（例えば面会者）は、ＰＣ２を用いてＱＲコード作成アプリケーション（アプリ）を立ち上げる（Ｓ１−１）。

次に、面会者は、ＱＲコード作成アプリの入力画面などにおいて、来訪者情報（来館者情報）、及び面会者のメールアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス）などの情報を入力する（Ｓ１−２）。面会者は、面会者名などその他の情報を入力してもよい。また、面会者は、面会者のメールアドレスではなく、他者のメールアドレスを来館者情報通知メール（来訪者情報通知メール）の宛先Ｅ−ｍａｉｌアドレスとして入力してもよい。

面会者は、Ｓ１−２のステップで入力した情報を、ＱＲコード作成アプリケーションを用いてＱＲコード化する（Ｓ１−３）。ＱＲコードは、画像として保存される。

面会者は、作成したＱＲコードをメールに添付し、来訪者（来館者）の携帯端末４に送信する（Ｓ１−４）。

来館者は、送信されたＱＲコードが添付されたメールを携帯端末４により受信する（Ｓ１−５）。

来館時に、来館者は、端末装置３のカメラ３０に、携帯端末４の画面に表示させたＱＲコードを読み取らせる（Ｓ１−６）。

予め設定された印刷レイアウトに従い、入館証作成部３２４が入館証印刷領域にＱＲコードから読み取った来訪者情報を配置し、付加情報挿入部３２３が付加情報印刷領域に予め選択された付加情報１，２を挿入し、印刷画像を作成する（Ｓ１−６−１）。

印刷装置３２は、Ｓ１−６のステップで読取ったＱＲコードに含まれる来訪者情報（来館者情報）を含む入館証を印刷する（Ｓ１−７）。このとき、Ｓ１−６−１で挿入された付加情報も一緒に印刷される。

印刷装置３２は、Ｓ１−７のステップの入館証の印刷と同時に、ＱＲコードから読み取った面会者のメールアドレスへ来訪者情報通知メール（来館者情報通知メール）を送信する（Ｓ１−８）。

来館者は、Ｓ１−７のステップで印刷された入館証を受け取る（Ｓ１−９）。

面会者は、Ｓ１−８のステップで送信された来館者情報通知メールを、例えばＰＣ２を用いて受け取り、来訪者を迎えに行く（Ｓ１−１０）。

次に、入館証（立入り許可証）を発行する場合の画像形成システム１の動作について説明する。図１１は、入館証（立入り許可証）を発行する場合の画像形成システム１の動作を示す図である。なお、図１１に示した画像形成システム１の動作については、図１０に示した手順に対応させて説明する。

Ｓ１−１のステップにより、ＰＣ２は、ＱＲコード作成部２０を起動する（Ｓ２−１）。

Ｓ１−２、Ｓ１−３のステップにより、ＰＣ２のＱＲコード作成部２０は、図示しない入力装置（入力部）を介して入力された情報（来訪者情報、対応者のメールアドレス、ＱＲコードの有効期限など）をＱＲコード化する（Ｓ２−２）。ＱＲコードは、画像として保存される。

Ｓ１−４のステップにより、ＰＣ２のメール作成部２２は、ＱＲコードを添付した来訪者を宛先とするメールを作成する（Ｓ２−３）。また、ＰＣ２のメール送信部２４は、メール作成部２２が作成したメールをメールサーバ５に送信する（Ｓ２−４）。また、メールサーバ５のメール受信部５０は、送信されたメールを受け取る（Ｓ２−５）。また、メールサーバ５のメール送信部５２は、メール受信部５０が受け取ったメールを宛先（来訪者）に送信する（Ｓ２−６）。

Ｓ１−５のステップにより、携帯端末４のメール受信部４０は、メールサーバ５からのメールを受信する（Ｓ２−７）。

Ｓ１−６のステップにより、携帯端末４の表示部４２は、メールに添付されたＱＲコードを表示する（Ｓ２−８）。また、カメラ３０の写真撮影部３００は、表示部４２により表示されたＱＲコードを撮影して画像データ化する（Ｓ２−９）。また、カメラ３０のデータ送信部３０２は、ＱＲコード画像データを印刷装置３２のデータ受信部３２０に送信する（Ｓ２−１０）。また、印刷装置３２のＱＲコード読込部３２２は、ＱＲコード画像を読み込み、情報（来訪者情報、対応者のメールアドレス、ＱＲコードの有効期限など）を取得する（Ｓ２−１１）。このとき、携帯端末４は、ＱＲコードの有効期限が切れていると判断した場合には、エラーメッセージを表示し、以降の処理を行わない。

Ｓ１−６−１、Ｓ１−７のステップにより、印刷装置３２の入館証作成部３２４は、来訪者情報を含んだ入館証データを作成する（Ｓ２−１２）。このとき、予め設定された印刷レイアウトに従い、付加情報印刷領域に予め選択された付加情報１，２を挿入する。また、印刷装置３２の印刷部３２６は、作成された入館証データを用いて入館証を印刷する（Ｓ２−１３）。このとき、Ｓ２−１２で挿入された付加情報も一緒に印刷される。

Ｓ１−８のステップにより、印刷装置３２のメール送信部３２８は、来訪者情報通知メールを面会者のメールアドレス（携帯端末４）に対して送信する（Ｓ２−１４）。また、メールサーバ５のメール受信部５０は、印刷装置３２からのメールを受け取る（Ｓ２−１５）。また、メールサーバ５のメール送信部５２は、メールを宛先（携帯端末４）へ送信する（Ｓ２−１６）。

Ｓ１−９のステップにより、来訪者は、Ｓ２−１３のステップで印刷された入館証を受け取る。

Ｓ１−１０のステップにより、ＰＣ２のメール受信部２６は、来訪者情報通知メールを受け取る（Ｓ２−１７）。そして、面会者は、ＰＣ２を用いて受信した来訪者情報通知メールを見て、来訪者を迎えに行くことになる。

図１２は、ＱＲコード化されるデータの構成を例示する図である。図１２に示すように、ＱＲコード化される情報は、来訪者（来館者）の氏名、来訪者の会社名、来訪者情報通知メール（来館者情報通知メール）の送信先のＥ−ｍａｉｌアドレス、及びＱＲコードの有効期限などを含む。来訪者情報通知メールの送信先のＥ−ｍａｉｌアドレスは、対応者（面会者など）のメールアドレスである。なお、ＱＲコード化されるデータの構成は、図１２に示した構成に限定されない。

図１３は、来訪者情報通知メールの構成を例示する図である。図１３に示すように、来訪者情報通知メールには、ＱＲコードから読み取った、来訪者（来館者）の氏名、来訪者の会社名、及び来館日時（入館証発行日時）が記載されている。なお、来訪者情報通知メールの構成は、図１３に示した構成に限定されない。

次に、画像形成システム１が入館証を発行する場合に、端末装置３が表示する画面（作業者インターフェース画面）例について、動作順に説明する。

図１４は、印刷装置３２が入館証発行アプリケーションを立ち上げたときに表示するトップ画面を例示する図である。印刷装置３２は、来訪者が音声入力を可能なようにガイドを実行するように構成されていてもよい。印刷装置３２は、例えば来訪者がタッチパネル上の「入館証を作成する」の領域をタップすると、図１５に示した画面へ移行する。

図１５は、印刷装置３２が入館証発行に必要な作業ステップを来訪者に示すために表示する画面を例示する図である。印刷装置３２は、例えば来訪者がタッチパネル上の「次へ」の領域をタップすると図１６に示した画面へ移行し、「戻る」の領域をタップすると図１４に示した画面（１つ前の画面）へ戻る。以下、「戻る」の領域は、同様の操作を受入れるものとする。

図１６は、カメラ３０がＱＲコードを読取るように、印刷装置３２が来訪者に対して促すために表示する画面を例示する図である。印刷装置３２は、携帯端末４が表示するＱＲコードを来訪者がカメラ３０にかざして、来訪者がタッチパネル上の「次へ」の領域をタップすると、カメラ３０に対してＱＲコードの読取りを開始させ、図１７に示した画面へ移行する。

図１７は、カメラ３０がＱＲコードを読取っている間に、印刷装置３２が表示する画面を例示する図である。図１７の中央部に示した四角い枠内には、カメラ３０が撮影した画像が表示される。来訪者は、携帯端末４が表示したＱＲコードが四角い枠内に映るように、携帯端末４をカメラ３０へかざす。印刷装置３２は、ＱＲコードの読み取りが完了すると、図１８に示した画面へ移行する。

図１８は、ＱＲコードの読取りが成功した場合に印刷装置３２が表示する画面を例示する図である。印刷装置３２は、例えば来訪者がタッチパネル上の「次へ」の領域をタップすると、図１９に示した画面へ移行する。

図１９は、カメラ３０が来訪者の顔写真を撮影するように、印刷装置３２が来訪者に対して促すために表示する画面を例示する図である。この例では、来訪者の顔写真を入館証に印刷する。来訪者が、図１７に示した場合と同様に、カメラ３０によって来訪者の顔を撮影するように調整を行い、印刷装置３２のタッチパネル上の「撮影」の領域をタップすると、カメラ３０が来訪者の顔を撮影する。そして、印刷装置３２は、図２０に示した画面を表示する。この例では、３枚の写真を撮影する。

図２０は、カメラ３０が撮影した３枚の顔写真のうち、来訪者が１枚を選択することを可能にするために印刷装置３２が表示する画面を例示する図である。印刷装置３２は、例えば来訪者が選択したい写真をタップし、「次へ」の領域をタップすると、図２１に示した画面へ移行する。

図２１は、印刷装置３２が印刷する入館証の内容を来訪者に確認させるために表示する画面を例示する図である。印刷装置３２は、入館証に印刷する情報と顔写真を表示し、入館証発行前の内容の最終確認を行う。来訪者は、印刷される内容を確認して問題がなければ、「次へ」の領域をタップする。印刷装置３２は、「次へ」の領域がタップされると、入館証の印刷（発行）を開始し、図２２に示した画面へ移行する。この移行時に、印刷装置３２は、来訪者情報通知メールをＱＲコードの来訪者情報通知メール送信先Ｅ−ｍａｉｌアドレスへ送信する。

図２２は、入館証が発行されることを来訪者に伝えるために印刷装置３２が表示する画面を例示する図である。来訪者は、入館証が印刷されるのを待ち、入館証を受け取る。印刷装置３２は、例えば来訪者がタッチパネル上の「終了」の領域をタップすると、トップ画面（図１４）へ移行する。印刷された入館証には、例えば図６又は図７に示したレイアウトに従い、付加情報も印刷されている。

なお、端末装置３は、ＱＲコードがない場合（来訪者がＱＲコードの表示の準備を忘れた、又はＱＲコードの添付されたメールを携帯端末４が受信できない場合など）、カメラ３０がＱＲコードを読取ることに代えて、入力装置を介して来訪者情報を入力可能に構成されてもよい。

つまり、画像形成システム１により、来訪者は、来訪時に来訪者情報を書類に書く必要がなくなる。また、画像形成システム１は、入館証の発行時に面会者に来訪者情報通知メールを送信するので、来訪者の待ち時間を短縮することができる。また、入館証には、来訪者情報を含む画像が印刷されるので、来訪者の身元認識が可能となる。

画像形成システム１の変形例について説明する。画像形成システム１の変形例においては、ＰＣ２は、受付装置として機能する。また、印刷装置３２は、入館証発行装置として機能する。また、ＱＲコードを受付番号として扱うことがある。

図２３は、受付装置（ＰＣ２）が表示する入力画面を例示する図である。図２３に示した入力画面は、作業者に対し、印字する内容の設定を行うことを可能にする。設定できる項目は、設定項目・設定内容・優先順位を例に挙げている。「設定項目」は、印字する内容の種類を示す。入力画面では、作業者の指示により、項目の追加も可能にされている。設定「内容」は、印字する内容そのもの、又はコンテンツを示す。文字入力又はコンテンツを選択してもよい。「優先順位」は、印字する内容の優先順位を決めるものである。印字する内容が多い場合は、優先順位が高いものが印字され、優先順位が低いものが印字されなくなる。来訪者は、保持している携帯端末４を用いて、ＰＣ２へブラウザを介してアクセスしてもよい。

図２４は、受付装置が表示するレイアウト選択画面を例示する図である。図２４に示したレイアウト画面は、作業者が入力画面でレイアウトの設定を指示すると表示される。そして、作業者は、印字する内容のレイアウトを設定することができる。また、作業者は、予めシステム管理者が設定したレイアウトを設定してもよい。また、来訪担当者が自由にレイアウトを編集できるようにされてもよい。

図２５は、受付装置が表示する設定内容追加画面を例示する図である。図２５に示した設定内容追加画面は、作業者が入力画面で設定項目の追加を指示すると表示される。設定できる項目は、予めシステム管理者が設定可能にされている。設定項目は、フリーフォーマット入力であってもよい。

図２６は、受付装置が表示する設定項目追加画面を例示する図である。図２６に示した設定項目追加画面は、作業者が入力画面で設定項目の追加を指示すると表示される。設定できる項目とコンテンツの詳細内容は、予めシステム管理者が設定可能にされている。例えば、モバイルテクノロジーの関心事の広告が選択された場合は、予め登録してあるモバイルやモバイル関連の広告が入館証に印字される。

図２７は、受付装置が表示する設定内容設定画面を例示する図である。図２７に示した設定内容設定画面は、作業者が入力画面で設定内容の設定変更を指示すると表示される。設定項目は、予めシステム管理者が設定可能にされている。設定項目は、フリーフォーマット入力であってもよい。

図２８は、受付装置が表示する登録完了画面を例示する図である。図２８に示した登録完了画面は、作業者が入力画面で入力完了を指示すると表示され、来訪者が入館証発行するために必要な情報が表示される。表示される情報は、受付番号を表現できればＱＲコード以外の他の表示内容でもよい。

図２９は、受付番号の入力から入館証発行までの手順を示す図である。印刷装置（入館証発行装置）３２のデータ処理部は、受付番号の入力が可能な画面（ＵＩ）の表示を表示装置に要求する（Ｓ１００）。

印刷装置３２の表示装置（ＵＩ部）は、受付番号の入力が可能な画面を表示する（Ｓ１０２）。来訪者は、ＵＩ部を介して受付番号を入力する（Ｓ１０４）。ＵＩ部は、入力内容をデータ処理部に通知する（Ｓ１０６）。

データ処理部は、入館証発行装置の通信部に対して受付番号を送信して、来訪者情報を要求する（Ｓ１０８）。通信部は、受付装置に対して受付番号を送信し、来訪者情報を要求する（Ｓ１１０）。

受付装置は、受付装置内のデータ記憶装置を検索して来訪者情報を全て読み込む（Ｓ１１２）。受付装置は、通信部に対して来訪者情報を通知する（Ｓ１１４）。

通信部は、データ処理部に対して来訪者情報を通知する（Ｓ１１６）。データ処理部は、入館証印字部に対して来訪者情報を送信し、印字を要求する（Ｓ１１８）。

入館証印字部は、来訪者情報を元に印字内容を決定する（Ｓ１２０）。入館証印字部は、入館証を発行する（Ｓ１２２）。来訪者は、入館証を受け取る（Ｓ１２４）。

次に、具体的な入館証のレイアウトについて説明する。図３０は、入館証レイアウト例を示す図である。入館証のレイアウト構成は、来訪担当者が設定した内容が適用される。各優先順位の項目は、来訪担当者が設定した情報が印字される。優先順位が低い項目では、表示される情報は受付番号を表現されればＱＲコード以外の他の表示内容でもよい。

図３１は、入館証レイアウト（印字前）を示す図である。印刷装置３２は、印字する前に全ての優先順位項目を印字した時のイメージを作成する。次に、印刷装置３２は、優先順位が高い項目から描画していく。また、印刷装置３２は、描画時に描画場所が余白であるか否かを判断し、余白があれば描画を行い、余白が無ければ描画を行わない。また、印刷装置３２は、予め場所を指定せずに一定範囲（矩形・円）等が存在する場合に、描画を行ってもよい。

図３２は、入館証レイアウト（印字物）を示す図である。図３２に示したように、印字前に示された内容が描画され、入館証となる。

次に、図３１に示した例における「描画先が余白かどうか判断する」方法について説明する。図３３及び図３４は、レイアウト上の優先順位を示す図である。図２４に示したように、入館証の文字列が横に並ぶ場合を例に説明するが、縦書きの入館証の場合は上下方向と左右方向を読み替えればよい。

図３３に示した例において、まず、図２４に示した画面で選択されたレイアウトに従い、優先順位ｉ番目（ｉ＝１，２，３、、、）の情報を、優先度が高い順に各領域に割り当てる。具体的には、入館証が印刷される領域の左上を原点とし、各情報を記載する領域（本実施例では四角形領域とする）の左上のデフォルト座標をメモリに記憶する。例えば下記図であれば優先順位２の領域はデフォルト値として当初座標（３０，２４０）が、優先順位３の領域はデフォルト値として当初座標（６０，２４０）が設定されている。

次に、優先順位が高い情報から順に、各情報の文字数及び各領域に設定されたフォントサイズ、行間設定を参照し、対応する記載領域をどの程度占有するか算出する。具体的には、本実施の形態では、各領域に割り当てられた最大の行数に対し、各情報が何行の情報となるかにより占有率を算出する。例えば領域２が１行１０文字、最大３行の行数を割りえてられている場合、実際に入館証に記載される行数が１行であれば占有率３３％、６行であれば占有率２００％となる。

次に、優先順位ｉの領域の占有率が１００％未満であれば、余白が生じた事となるので、記載位置が優先順位ｉの下方に存在する、優先順位ｉ＋１番目以降の記載領域を上にずらす。具体的には、図３４に示すように、優先順位２の領域は３行の情報を想定し、上下方向に座標値換算で「３０」（縦方向の座標値６０−３０）の高さを有している。今、優先順位２の領域の占有率が３３％であれば、優先順位２の領域は実際には、座標値換算で３０×３３％＝１０の高さで足りる。このため座標値換算で高さ２０の余白が生じる事となる。そこで優先順位３番目以降の領域の縦方向の開始座標を当初座標値から高さ２０だけ上にずらす。これにより優先順位３の領域の記載開始位置は（４０、２４０）となる。

逆に、占有率が１００％を超える場合は、同様な手法により、記載位置が優先順位ｉの下方に存在する、優先順位ｉ＋１番目以降の記載領域を下にずらす。なお図の優先順位６の領域のように、複数の領域の下方に存在する領域は、下にずれる場合は各領域のずれ量のうち最大のずれ量を採用し、上にずれる場合は各領域のずれ量のうち最大のずれ量を採用することにより、優先順位が高い領域と重なる事を回避できる。

このように優先順位が高い領域から記載箇所を決めていき、情報が入館証印刷領域に収まらなくなったところで、それ以上低い優先順位の情報の印字を禁止する。

なお、優先順位が低い情報が、優先順位が高い情報の上方に印字される場合は、優先順位が低い情報の文字数から領域が下に拡大するか確認し、優先順位が高い情報の領域に重なる場合は印字を禁止すればよい。

また、画像形成システム１は、上述した構成とは異なる構成であってもよい。例えば、端末装置３又は印刷装置３２は、印字媒体に画像を形成する画像形成システム１の機能を備えるように構成されてもよい。具体例として、印刷装置３２は、図示しない入力装置（入力部）によって来訪者に関する来訪者情報の入力を受入れ、受入れた来訪者情報を含む情報画像を作成する作成部としての機能、及び情報画像を取得する取得部としての機能を入館証作成部３２４が内部にさらに有していてもよい。また、カメラ３０が、図示しない入力装置（入力部）によって来訪者に関する来訪者情報の入力を受入れ、受入れた来訪者情報を含む情報画像を作成する作成部としての機能を備え、情報画像を取得する取得部としての機能を印刷装置３２の入館証作成部３２４が内部にさらに有していてもよい。

以上に説明した印刷装置３２の各部の機能は、ＣＰＵ（３３１または３４１）が、記憶装置（例えばＲＯＭ３３２、ＨＤＤ３３４、ＲＯＭ３４２、フラッシュメモリ３４４等）に格納されたプログラムを実行することにより実現されるが、これに限らず、例えば上記印刷装置３２の各部の機能のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（例えば半導体集積回路等）で実現されてもよい。また、上記記憶装置は、例えば本体３３側のＨＤＤ３３４等によって実現されてもよいし、操作部３４側のフラッシュメモリ３４４等によって実現されてもよい。

また、上述の実施の形態では、本体３３と操作部３４は、別々のオペレーティングシステムで互いに独立して動作しているが、これに限らず、例えば本体３３と操作部３４が同じオペレーティングシステムで動作する形態であってもよい。

また、上述した実施の形態の印刷装置３２で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよいし、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。また、各種プログラムを、ＲＯＭ等の不揮発性の記録媒体に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

１ 画像形成システム
１０ ネットワーク
２ ＰＣ
２０ ＱＲコード作成部
２２ メール作成部
２４ メール送信部
２６ メール受信部
２８ メール表示部
３ 端末装置
３０ カメラ
３００ 写真撮影部
３０２ データ送信部
３２ 印刷装置
３２０ データ受信部
３２２ ＱＲコード読込部
３２３ 付加情報挿入部
３２４ 入館証作成部
３２６ 印刷部
３２８ メール送信部
３３ 本体
３３１ ＣＰＵ
３４ 操作部
３４１ ＣＰＵ
３４７ 操作パネル
４ 携帯端末
４０ メール受信部
４２ 表示部
５ メールサーバ
５０ メール受信部
５２ メール送信部

特開２００８−１７１３５０号公報

Claims (5)

1. 印字媒体に画像を形成する画像形成システムであって、
   来訪者に関する来訪者情報の入力を受入れる入力部と、
   前記入力部が受入れた前記来訪者情報を含む情報画像を作成する作成部と、
   前記情報画像を取得する取得部と、
   前記情報画像に基づいて、予め定められたレイアウトに、前記来訪者情報を含んで前記来訪者の立入り許可を示す画像を前記印字媒体に配置すると共に、前記印字媒体に画像が配置されていない余白に付加情報を示す画像を配置して許可証データを作成する許可証作成部と、
   前記許可証データを用いて、前記立入り許可を示す画像、及び前記付加情報を示す画像が配置された画像を前記印字媒体に印刷することにより前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部と、
   を有することを特徴とする画像形成システム。
2. 前記許可証作成部は、
   描画項目を描画する場合に描画先に印字媒体の余白があるか否かを判断し、余白がある場合は描画し、余白が無い場合は描画しないこと
   を特徴とする請求項１に記載の画像形成システム。
3. 前記許可証作成部は、
   ネットワークを介して取得した情報を含めて許可証データを作成すること
   を特徴とする請求項１又は２に記載の画像形成システム。
4. 前記許可証作成部は、
   前記来訪者情報に基づいて、前記許可証データを作成する毎に、付加情報を示す画像を変更して配置すること
   を特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成システム。
5. 印字媒体に画像を形成する画像形成方法であって、
   来訪者に関する来訪者情報の入力を受入れる工程と、
   受入れた前記来訪者情報を含む情報画像を作成する工程と、
   前記情報画像を取得する工程と、
   前記情報画像に基づいて、予め定められたレイアウトに、前記来訪者情報を含んで前記来訪者の立入り許可を示す画像を前記印字媒体に配置すると共に、前記印字媒体に画像が配置されていない余白に付加情報を示す画像を配置して許可証データを作成する工程と、
   前記許可証データを用いて、前記立入り許可を示す画像、及び前記付加情報を示す画像が配置された画像を前記印字媒体に印刷することにより前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する工程と、
   を含む画像形成方法。

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