JP2015082151A - 文書登録装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】登録すべきではない文書の登録を防ぐことが可能な文書登録装置を提供する。
【解決手段】新規登録者から登録候補文書の登録要求を受け付ける受付手段４０と、登録候補文書から単語を抽出する単語抽出手段４２と、新規登録者の情報を取得する登録者情報取得手段４４と、登録候補文書から抽出された単語と、新規登録者を示す情報とを関連付ける関連付手段４６と、過去に登録要求された文書から抽出された登録済単語と、登録済単語を登録した過去登録者を示す情報とが関連付けられた履歴情報を記憶する記憶手段２２と、記憶手段２２から履歴情報を読み出し、新規登録者を示す情報、及び登録候補文書から抽出された単語と同一の登録済単語を過去に登録した過去登録者を示す情報、に基づいて、登録候補文書の登録の可否を判定する登録可否判定手段４８と、登録可否判定手段４８が登録可と判定した場合に、登録候補文書を登録する文書登録手段５０とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書登録装置及びプログラムに関する。

特許文献１には、新規登録文書のファイル名から特定単語を切り出すこと、シソーラス辞書を検索して切り出した特定単語の類義語を抽出すること、予め文書ファイル群名と文書ファイル群の保存期間が紐づけられて記憶されている文書保存期間マスタを参照して、切り出した特定単語又はその類義語を含む文書ファイル群名に紐づけられた保存期間を抽出すること、及び抽出した保存期間を新規登録文書の保存期間に設定すること、が開示されている。

特許文献２には、画像データからテキストデータを抽出すること、及び抽出したテキストデータと予め各フォルダに設定されたキーワードを比較し、テキストデータとキーワードが一致するフォルダを画像データの登録先フォルダの候補とすること、が開示されている。

特許文献３には、予めユーザ毎にキーワードを登録すること、文書を登録する際に複数のユーザにより登録されたキーワードの中から当該文書に付加したいキーワードを登録者に選択させること、及びキーワードが付加された文書を、当該キーワードを登録したユーザのフォルダに登録すること、が開示されている。

特開２０１１−６５６４０号公報 特開２００６−３３１２７４号公報 特開２０００−３１５２１１号公報

本発明は、登録すべきではない文書の登録を防ぐことが可能な文書登録装置を提供することを目的とする。

請求項１に係る発明は、新規登録者から登録候補文書の登録要求を受け付ける受付手段と、前記登録候補文書から単語を抽出する単語抽出手段と、前記新規登録者の情報を取得する登録者情報取得手段と、前記登録候補文書から抽出された前記単語と、前記新規登録者を示す情報とを関連付ける関連付手段と、過去に登録要求された文書から抽出された登録済単語と、前記登録済単語を登録した過去登録者を示す情報とが関連付けられた履歴情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段から前記履歴情報を読み出し、前記新規登録者を示す情報、及び前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を過去に登録した過去登録者を示す情報、に基づいて、前記登録候補文書の登録の可否を判定する登録可否判定手段と、前記登録可否判定手段が登録可と判定した場合に、前記登録候補文書を登録する文書登録手段と、を備える文書登録装置である。

請求項２に係る発明は、前記新規登録者を示す情報は、前記新規登録者の所属グループを示す情報を含み、前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者の所属グループを示す情報を含み、前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の所属グループが、前記過去登録者の所属グループに含まれる場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書登録装置である。

請求項３に係る発明は、前記新規登録者を示す情報は、前記新規登録者の役職を示す情報を含み、前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者の役職を示す情報を含み、前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の役職が、前記過去登録者の役職と同一である場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、ことを特徴とする、請求項２に記載の文書登録装置である。

請求項４に係る発明は、前記履歴情報は、前記登録済単語に関連付けられた、前記過去登録者が当該登録済単語を登録した時点を示す情報を含み、前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者が前記所属グループに所属した期間を示す情報を含み、前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の所属グループが、前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を登録した時点における過去登録者の所属グループに含まれる場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、ことを特徴とする、請求項２に記載の文書登録装置である。

請求項５に係る発明は、前記履歴情報は、前記登録済単語に関連付けられた、前記過去登録者が当該登録済単語を登録した時点を示す情報を含み、前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者が前記役職である期間を示す情報を含み、前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の役職が、前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を登録した時点における過去登録者の役職と同一である場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、ことを特徴とする、請求項３に記載の文書登録装置である。

請求項６に係る発明は、前記記憶手段は、グループと、前記グループの管理者を示す情報とが関連付けられたグループ情報を記憶し、前記登録可否判定手段が登録不可と判定した場合に、前記グループ情報に基づいて、前記過去登録者の所属グループの管理者を示す情報を前記新規登録者へ通知する通知手段、をさらに備える、ことを特徴とする、請求項２から５のいずれかに記載の文書登録装置である。

請求項７に係る発明は、前記履歴情報に前記登録候補文書から抽出された単語と同一の登録済単語が含まれていない場合に、前記新規登録者からの指示に基づいて、前記登録候補文書から抽出された前記単語と、前記新規登録者を示す情報と、を関連付けて前記履歴情報として前記記憶手段に記憶させる単語登録手段、をさらに備える、ことを特徴とする、請求項１から６のいずれかに記載の文書登録装置である。

請求項８に係る発明は、前記単語抽出手段は、前記登録候補文書の全文に対して形態素解析を実施し、前記形態素解析において未知語と認識された単語を抽出する、ことを特徴とする、請求項１から７のいずれかに記載の文書登録装置である。

請求項９に係る発明は、コンピュータを、新規登録者から登録候補文書の登録要求を受け付ける受付手段と、前記登録候補文書から単語を抽出する単語抽出手段と、前記新規登録者の情報を取得する登録者情報取得手段と、前記登録候補文書から抽出された前記単語と、前記新規登録者を示す情報とを関連付ける関連付手段と、過去に登録要求された文書から抽出された登録済単語と、前記登録済単語を登録した過去登録者を示す情報とが関連付けられた履歴情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段から前記履歴情報を読み出し、前記新規登録者を示す情報、及び前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を過去に登録した過去登録者を示す情報、に基づいて、前記登録候補文書の登録の可否を判定する登録可否判定手段と、前記登録可否判定手段が登録可と判定した場合に、前記登録候補文書を登録する文書登録手段と、として機能させるためのプログラムである。

請求項１又は９に係る発明によれば、登録すべきではない文書の登録を防ぐことができる。

請求項２に係る発明によれば、新規登録者及び過去登録者の所属グループに基づいて文書の登録の可否を判断することができる。

請求項３に係る発明によれば、新規登録者及び過去登録者の役職に基づいて文書の登録の可否を判断することができる。

請求項４に係る発明によれば、履歴情報に登録済単語が登録された時点における、過去登録者の所属グループに基づいて文書の登録の可否を判断することができる。

請求項５に係る発明によれば、履歴情報に登録済単語が登録された時点における、過去登録者の役職に基づいて文書の登録の可否を判断することができる。

請求項６に係る発明によれば、本発明に係る文書登録に文書が登録不可と判断された場合に、当該文書を登録して良いか否かを確認する相手である管理者の情報を新規登録者に対して通知することができる。

請求項７に係る発明によれば、登録候補文書から抽出された単語のうち、新規登録者が残しておくべきと判断した単語を履歴情報に残すことができる。

請求項８に係る発明によれば、辞書に記載されていない用語、社内用語、又は業界用語のような特殊用語に基づいて、文書の登録の可否を判断することができる。

本実施形態に係る文書登録システム１の構成概略図を示す図である。 履歴情報のデータ構造を示す図である。 ユーザ情報のデータ構造の例を示す図である。 グループ情報のデータ構造を示す図である。 第１実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。 ステップＳ１４の処理の詳細を示すフローチャートである。 ステップＳ３８の処理の詳細を示すフローチャートである。 単語とユーザＩＤが関連付けられたデータ構造を示した図である。 新規登録者に確認を取るために表示手段１８に表示される画像を示す図である。 登録候補文書の登録結果を通知するための画像を示す図である。 第２実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。 管理者の情報を通知するための画像を示す図である。 第３実施形態における履歴情報のデータ構造を示す図である。 第３実施形態におけるユーザ情報のデータ構造の例を示す図である。 第３実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。

以下、本発明に係る文書登録装置の実施形態について説明する。なお、本発明は以下の実施形態に限定されるものではない。

＜第１実施形態＞
図１は、本実施形態に係る文書登録システム１の構成概略図を示す図である。文書登録システム１は、クライアント端末２、文書登録装置３、及びクライアント端末２と文書登録装置３を接続するネットワーク４を含んで構成されている。本実施形態は、文書登録装置３がサーバであり、文書登録システム１がサーバ・クライアントシステムを構成している例を説明するが、文書登録装置３は、例えば複合機のようにネットワーク４を介さずに直接利用者が操作できるような装置であっても良い。

クライアント端末２は、例えばパーソナルコンピュータやモバイル端末であり、ＣＰＵ等の制御手段１０、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク等の記憶手段１２、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力手段１４、ＬＡＮカード等でありネットワーク４に接続するための通信手段１６、モニタ等の表示手段１８を含んで構成されている。文書登録システム１は、複数のクライアント端末２を備えていても良い。

文書登録装置３は、制御手段２０、記憶手段２２、通信手段２６、及び認証手段２８を含んで構成されている。文書登録装置３が複合機等である場合には、さらに、文書登録装置３の処理内容等を表示するための表示手段３０、及び文書登録装置３に対して利用者が命令を入力するための入力手段３２を含んでいても良い。

制御手段２０は、文書登録装置３のＣＰＵであり、受付手段４０、単語抽出手段４２、登録者情報取得手段４４、関連付手段４６、登録可否判定手段４８、文書登録手段５０、単語登録手段５２、及び通知手段５４を含んでいる。

記憶手段２２は、例えばＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクであり、文書登録装置３において処理されるデータ等を記憶する。記憶手段２２には、文書登録装置３であるサーバを、文書登録装置３に含まれる各手段として機能させるためのプログラムが記憶されている。また、記憶手段２２は、文書登録装置３により登録される文書を記憶する文書記憶部２４を含んでいる。

記憶手段２２には、過去に登録された文書又は過去に登録要求があった文書から抽出され登録された単語と、当該登録済文書を登録した者の情報とが関連付けられて履歴情報として記憶されている。本明細書において、過去に登録された文書を登録済文書と、過去に登録された文書又は過去に登録要求があった文書から抽出され登録された単語を登録済単語と、登録済文書を登録した者を過去登録者と記載する。

文書とは、電子的に生成された電子文書及び紙文書をスキャン等して得られたデータを含む概念である。文書は、テキストデータのみならず、画像データ及び音声データを含んでいても良い。ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）により単語が抽出可能であれば、画像データとしてどのような形式であっても良い。また、音声認識技術により単語が抽出可能であれば、音声データとしてどのような形式であっても良い。文書の形式としては、例えば、プレインテキスト形式、テキストデータを含むワードプロセッサや表計算アプリケーションの独自仕様の文書フォーマット、ＨＴＭＬやＸＭＬ等の構造が文書フォーマット、ＪＰＥＧ形式やＰＮＧ形式等の画像フォーマット、ｗａｖ形式やＭＰ３（ＭＰＥＧ１／２ Ａｕｄｉｏ Ｌａｙｅｒ ３）形式等の音声フォーマット、又はこれらの形式のデータを復号化したデータが含まれる。以下、文書が電子文書である例を説明する。

図２は、履歴情報のデータ構造を示す図である。履歴情報は、単語列６０及びユーザＩＤ列６２を含むテーブルで示される。図２に示すテーブルは、例えば、登録済単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」にユーザＩＤ「Ｕ００１」が関連付けられていることを示している。これは、登録済単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」が、ユーザＩＤ「Ｕ００１」が示す過去登録者による登録要求により登録されたことを意味する。

記憶手段２２には、ユーザ情報が記憶されている。図３は、ユーザ情報のデータ構造を示す図である。ユーザ情報は、ユーザＩＤ列７０、ユーザ名列７２、所属グループＩＤ列７４、及び役職列７６を含むテーブルで示される。図３に示すテーブルは、例えば、ユーザＩＤ「Ｕ００１」には、ユーザ名「富士太郎」、所属グループＩＤ「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」、役職「マネージャー」が関連付けられていることを示している。役職欄が空欄のレコードは、当該レコードのユーザＩＤが示す者が役職に就いていないことを示す。なお、本実施形態において、１つのユーザＩＤに複数の所属グループＩＤが関連付けられているのは、ユーザＩＤが示す者が過去に所属したことのあるグループのグループＩＤ全てが所属グループとして関連付けられているためである。

本実施形態では、履歴情報において、登録済単語には、当該登録済単語を登録した過去登録者のユーザＩＤのみが関連付けられているが、履歴情報として、登録済単語に過去登録者のユーザ名、所属グループＩＤ、役職等を関連付けるようにしても良い。

記憶手段２２には、グループ情報が記憶されている。図４は、グループ情報のデータ構造を示す図である。グループ情報は、グループＩＤ列９０、グループ名列９２、及び管理者ＩＤ列９４を含むテーブルで示される。図４に示すテーブルは、例えば、グループＩＤ「Ｇ００１」にグループ名「ＤｏｃｕＭｏｂｉｌｅ企画」及び管理者ＩＤ「Ｕ００１」が関連付けられていることを示している。これは、グループＩＤ「Ｇ００１」が示すグループのグループ名が「ＤｏｃｕＭｏｂｉｌｅ企画」であり、当該グループの管理者が管理者ＩＤ「Ｕ００１」で示される者であることを意味する。

文書記憶部２４は、複数のフォルダを有しており、それぞれのフォルダに登録済文書が記憶されている。例えば、電子文書を登録しようとする者は、電子文書の機密レベルや電子文書の閲覧者の範囲等に応じて電子文書を登録するフォルダを指定する。本実施形態においては、文書記憶部２４内のフォルダ全てが登録可否判定の対象となっているわけではなく、例えば機密レベルの高い電子文書が登録される一部のフォルダに電子文書を登録しようとした場合のみ、文書登録装置３が登録可否判定を行うこととしている。

通信手段２６は、例えばＬＡＮカードであり、ネットワーク４を介してクライアント端末２等と通信するための手段である。

認証手段２８は、文書登録装置３の利用者を認証する手段である。例えば、クライアント端末２から文書登録装置３への接続要求があった場合に、認証手段２８は、クライアント端末２に対してユーザＩＤとパスワードの入力を促す画像データを送信する。そして、利用者によりクライアント端末２の入力手段１４を用いて入力されたユーザＩＤとパスワードに基づいて利用者を認証する。

受付手段４０は、クライアント端末２からの、文書登録装置３への電子文書の登録要求を受け付ける。電子文書の登録要求は、登録要求の対象となる電子文書と、電子文書の登録先、すなわち文書記憶部２４のいずれかのフォルダを指定する情報と、を含む。本明細書において、新たに文書登録装置３への登録要求の対象となった電子文書を登録候補文書と、登録候補文書の登録要求をしたユーザを新規登録者と記載する。

単語抽出手段４２は、登録候補文書から単語を抽出する。単語抽出手段４２は、登録候補文書の全文をテキストとして抽出した後、抽出したテキストに対して形態素解析を実施して単語の品詞を特定する。本実施形態においては、形態素解析により品詞不明の単語（未知語）と識別された単語のみを抽出する。また、抽出した単語を国語辞典や人名事典等の辞書データと比較し、辞書データに含まれている単語を除外して残った単語のみを抽出するようにしても良い。或いは、形態素解析によって得られた単語を全て抽出するようにしても良い。

登録者情報取得手段４４は、新規登録者に関する情報を取得する。登録者情報取得手段４４は、認証手段２８から新規登録者のユーザＩＤを取得する。

関連付手段４６は、単語抽出手段４２により登録候補文書から抽出された単語に、登録者情報取得手段４４が取得した新規登録者のユーザＩＤを関連付ける。

登録可否判定手段４８は、登録候補文書を登録、すなわち文書記憶部２４に記憶して良いか否かを判定する。登録可否判定手段４８は、登録候補文書から抽出された単語に関連付けられた新規登録者の情報と、抽出された単語と同一の登録済単語を含む登録済文書を登録した過去登録者の情報に基づいて、登録候補文書の登録可否を判定する。登録可否の判定の詳細な処理については、フローチャートを用いて後述する。

文書登録手段５０は、登録可否判定手段４８が登録可と判定した場合に、登録候補文書を文書記憶部２４内の指定されたフォルダに記憶させる。

単語登録手段５２は、登録候補文書から抽出された単語と、当該単語に関連付けられた新規登録者のユーザＩＤとを、履歴情報として記憶手段２２に記憶させる。

通知手段５４は、登録候補文書の登録要求の結果をクライアント端末２へ通知する。例えば、通知手段５４は、登録候補文書が登録されたか否かを示す画像データをクライアント端末２へ送信する。また、文書登録装置３が複合機等である場合には、文書登録装置３の表示手段３０に登録候補文書が登録されたか否かを示す情報を表示しても良い。

以下、本実施形態に係る文書登録装置３の処理の流れを説明する。図５は、第１実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。

ステップＳ１０において、受付手段４０は、文書登録装置３への登録候補文書の登録要求を受け付けたか否かを判定する。登録候補文書の登録要求を受け付けた場合はステップＳ１２に進み、受け付けていない場合は再度登録要求を受け付けたか否かを判定する（すなわち登録要求の待機状態となる）。

ステップＳ１２において、制御手段２０は、登録要求で指定されている、登録候補文書の登録先である文書記憶部２４内のフォルダが、登録監視対象フォルダであるか否かを判定する。登録先のフォルダが登録監視対象フォルダである場合はステップＳ１４に進み、登録監視対象フォルダでない場合はステップＳ１８に進む。

ステップＳ１４において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書の登録可否判定を行う。図６は、ステップＳ１４の処理の詳細を示すフローチャートである。

ステップＳ３０において、単語抽出手段４２は、登録候補文書から単語を抽出する。上述の通り、本実施形態においては、登録候補文書の全文に対して形態素解析を行い、未知語と識別された単語を抽出する。

ステップＳ３２において、登録者情報取得手段４４は、認証手段２８から取得した新規登録者のユーザＩＤを取得する。

ステップＳ３４において、関連付手段４６は、ステップＳ３０で抽出した単語にステップＳ３２で抽出した新規登録者のユーザＩＤを関連付ける。図８は単語とユーザＩＤが関連付けられたデータ構造を示した図である。図８は、ステップＳ３０において、登録候補文書から単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」及び「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」が抽出され、新規登録者はユーザＩＤ「Ｕ００５」が示す者であることを示している。

ステップＳ３６において、登録可否判定手段４８は、図２に示される履歴情報及び図３に示されるユーザ情報を記憶手段２２から読み出す。

ステップＳ３８において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書から抽出した単語、抽出した単語に関連付けられた新規登録者の情報、並びに記憶手段２２から読み出した履歴情報及びユーザ情報を照合して、登録候補文書の登録可否を判定する。

図７は、ステップＳ３８の処理の詳細を示すフローチャートである。

ステップＳ５０において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書から抽出した単語のうちの１つについて、当該抽出した単語と同一の単語を持つレコードが履歴情報に存在するか否かを判定する。ステップＳ３０において、図８に示すように、登録候補文書から単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」及び「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」が抽出されているので、まず単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」を含むレコードが履歴情報に存在するか否かを判定する。履歴情報として図２に示すテーブルが記憶されていたとすると、履歴情報は単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」を含むレコード６４及び６６を有するため、登録可否判定手段４８は、単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」は履歴情報に存在する、と判定する。登録可否判定手段４８が登録候補文書から抽出した単語が履歴情報に存在すると判断した場合はステップＳ５２に進む。登録可否判定手段４８が登録候補文書から抽出した単語が履歴情報に存在しないと判断した場合はステップＳ５８に進む。

ステップＳ５２において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書から抽出された単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」と同一の単語を持つレコードであるレコード６８及びレコード７０を履歴情報から抽出する。ここで、単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」と同一の単語とは、ある程度の幅を持った範囲に含まれる単語を言い、例えば「ｄｏｃｕｔｒａｙ」「docutray」等、大文字・小文字の差異のみが存在する単語や、全角・半角の差異のみが存在する単語については、同一と判断しても良い。

ステップＳ５４において、登録可否判定手段４８は、まず、ステップＳ３２で取得した新規登録者のユーザＩＤと図３に示すユーザ情報とに基づいて、新規登録者の所属グループを取得する。本実施形態においては、新規登録者のユーザＩＤは「Ｕ００５」であるので、ユーザ情報のレコード８２を参照して、新規登録者の所属グループとして「Ｇ００３」を取得する。

次に、登録可否判定手段４８は、ステップＳ５２で抽出したレコードのユーザＩＤとユーザ情報とに基づいて、過去登録者の所属グループを取得する。本実施形態においては、レコード６８及び７０から過去登録者のユーザＩＤ「Ｕ００１」及び「Ｕ００３」を取得し、ユーザ情報のレコード７８及び８０を参照して、ユーザＩＤ「Ｕ００１」及び「Ｕ００３」の所属グループ「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」及び「Ｇ００２」を取得する。したがって、過去登録者の所属グループは「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」となる。

ステップＳ５６において、登録可否判定手段４８は、ステップＳ５４で取得した過去登録者の所属グループに、同じくステップＳ５４で取得した新規登録者の所属グル―プが含まれる否かを判定する。過去登録者の所属グループに新規登録者の所属グループが含まれると判定した場合はステップＳ５８に進み、過去登録者の所属グループに新規登録者の所属グループが含まれないと判定した場合はステップＳ６６に進む。本実施形態においては、新規登録者の所属グループ「Ｇ００３」が、過去登録者の所属グループ「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」に含まれているので、ステップＳ５８に進む。ステップＳ６６以下の処理については、第２実施形態の例において詳述する。

ステップＳ５８において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書から抽出した単語全てについて照合が完了したか否かを判定する。抽出した単語全てについて照合が完了したと判定した場合はステップＳ６０へ進み、抽出した単語全てについて照合が未だ完了していないと判定した場合はステップＳ５０へ戻り、未照合の単語についてステップＳ５０からの処理を行う。本実施形態では、登録候補文書から単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」及び「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」が抽出されており、未だ「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」についてはステップＳ５０からステップＳ５６の照合処理が終了していないため、ステップＳ５０へ戻り、「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」についてステップＳ５０からの処理を行う。

図２に示す履歴情報には、単語「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」を含むレコードが存在しない。したがって、「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」についてのステップＳ５０の処理において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書から抽出した単語が履歴情報に存在しないと判断し、ステップＳ５８に進む。再度のステップＳ５８において、登録可否判定手段４８は、抽出した単語全てについて照合が完了したと判定しステップＳ６０へと進む。

ステップＳ６０において、通知手段５４は、登録候補文書から抽出された単語のうち履歴情報に存在しなかった単語を、履歴情報として記憶手段２２に記憶させるか否かを新規登録者へ確認するための情報をクライアント端末２へ送信する。本実施形態においては、登録候補文書から抽出された単語「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」が履歴情報に存在しなかった単語であるので、「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」について履歴情報として記憶させるか否かを新規登録者へ確認する。

図９は、新規登録者に確認を取るために表示手段１８に表示される画像を示す図である。通知手段５４は、例えば、図９に示すようなポップアップ１１０を表示手段１８に表示させ、履歴情報に存在しなかった単語を、履歴情報として記憶手段２２に記憶させる指示、或いは記憶させない指示を出すよう新規登録者に促す。新規登録者は、クライアント端末２において、抽出された単語を履歴情報として記憶させるか記憶させないかのいずれかの指示を入力し、文書管理装置２へ送信する。

ステップＳ６２において、単語登録手段５２は、抽出した単語を履歴情報として記憶手段２２に記憶させる指示をクライアント端末２から受けたか否かを判定する。抽出した単語を記憶させる指示を受けた場合はステップＳ６４に進み、抽出した単語を履歴情報として記憶手段２２に記憶させる指示をクライアント端末２から受けなかった場合、すなわちクライアント端末２から抽出した単語を履歴情報として記憶させない指示を受けた場合には照合終了となり、図５のステップ１６へ進む。

ステップＳ６４において、単語登録手段５２は、登録候補文書から抽出された単語のうち履歴情報に存在しなかった単語を履歴情報として記憶手段２２へ記憶させる。本実施形態においては、図８に示すようステップＳ３４において関連付けられた、登録候補文書から抽出された単語「ＭｏｂｉｌｅＰｒｉｎｔｅｒ」と新規登録者のユーザＩＤ「Ｕ００５」とを含むレコード１０２を、図２に示す履歴情報のテーブルに追加する。ステップＳ６４の処理が完了すると、図５のステップＳ１６に進む。

なお、ステップＳ５０からステップＳ５８までの処理において、登録候補文書から抽出された単語が全て履歴情報に含まる単語であった場合には、ステップＳ６０からステップＳ６４までの処理は行わずに、ステップＳ５８から直ちにステップＳ１６に進む。

ステップＳ１６において、登録可否判定手段４８は、登録候補文書の登録可否判定の結果を参照する。登録可であった場合はステップＳ１８に進み、登録不可であった場合はステップＳ２０に進む。

ステップＳ１８において、文書登録手段５０は、登録候補文書を文書記憶部２４内の指定されたフォルダに登録する。

ステップＳ２０において、通知手段５４は、登録候補文書の登録要求の結果をクライアント端末２へ通知する。図１０は、登録候補文書の登録結果を通知するための画像を示す図である。通知手段５４は、例えば、図１０に示すようなポップアップ１２０を含む画像を表示手段１８に表示させ、新規登録者に対して登録候補文書の登録要求の結果を通知する。図１０に示す例は登録可であった場合の例であるが、登録不可であった場合にはポップアップ１２０に代えて、例えば「ＤｏｃｕＴｒａｙ計画書は登録できませんでした」と表示するポップアップを表示する。

＜第２実施形態＞
第１実施形態においては、新規登録者の所属グループと過去登録者の所属グループとに基づいて、登録候補文書の登録可否を判定していたが、第２実施形態においては、新規登録者の所属グループ及び役職と、過去登録者の所属グループ及び役職とに基づいて、登録候補文書の登録可否を判定する。

図１１は、第２実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。第２実施形態は、第１実施形態のステップＳ５４及びＳ５６の処理が異なるのみで、その他のステップの処理は同一であるため、既に説明したステップについては説明を省略する。

ステップＳ８０において、登録可否判定手段４８は、まず、ステップＳ３２で取得した新規登録者のユーザＩＤと図３に示すユーザ情報とに基づいて、新規登録者の所属グループ及び役職を取得する。本実施形態においては、新規登録者のユーザＩＤは「Ｕ００５」であるので、ユーザ情報のレコード８２を参照して、新規登録者の所属グループとして「Ｇ００３」、役職として「無し」を取得する。

次に、登録可否判定手段４８は、ステップＳ５２で抽出したレコードのユーザＩＤとユーザ情報とに基づいて、過去登録者の所属グループ及び役職を取得する。本実施形態においては、レコード６８及び７０から過去登録者のユーザＩＤ「Ｕ００１」及び「Ｕ００３」を取得し、ユーザ情報のレコード７８及び８０を参照して、ユーザＩＤ「Ｕ００１」の所属グループ「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」及び役職「マネージャー」、並びにユーザＩＤ「Ｕ００３」の所属グループ「Ｇ００２」及び役職「無し」を取得する。

ステップＳ８２において、登録可否判定手段４８は、ステップＳ８０で取得した新規登録者の所属グループと役職の組と、同じくステップＳ８０で取得した過去登録者の所属グループと役職の組を照合して、登録候補文書の登録可否を判定する。具体的には、過去登録者の所属グループＩＤに新規登録者の所属グループＩＤが含まれ、かつ過去登録者の役職と新規登録者の役職が同一である、という条件を満たす組が存在するか否かにより、登録可否を判定する。

本実施形態においては、新規登録者の所属グループと役職の組は「Ｇ００３」と「無し」である。一方、履歴情報から抽出されたレコード７８の所属グループと役職の組は「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」と「マネージャー」であり、レコード８０の所属グループと役職の組は「Ｇ００２」と「無し」である。したがって、レコード７８及び８０のいずれも、新規登録者の所属グループを含み、かつ役職が同一である、という条件を満たさないので、本実施形態においては、抽出した単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」はステップＳ８２の判定において「いいえ」となり、登録候補文書は登録不可と判断されることになる。ステップＳ８２において「いいえ」と判定されると、ステップＳ６６に進む。

ステップＳ６６において、通知手段５４は、ユーザ情報及びグループ情報に基づいて、ステップＳ５２において抽出したレコードを登録した過去登録者の所属グループの管理者の情報を取得する。本実施形態では、通知手段５４は、レコード６４及び６６を登録した過去登録者の所属グループＩＤ「Ｇ００１、Ｇ００２、Ｇ００３」を取得する。さらに、通知手段５４は、記憶手段２２から図４に示すグループ情報のレコード９６、９８、１００を参照し、グループＩＤ「Ｇ００１」の管理者ＩＤ「Ｕ００１」、グループＩＤ「Ｇ００２」の管理者ＩＤ「Ｕ００１」、グループＩＤ「Ｇ００３」の管理者ＩＤ「Ｕ００１」を取得する。このとき、管理者ＩＤと共に、グループ名列９２に基づいて、グループＩＤ「Ｇ００１」、「Ｇ００２」、及び「Ｇ００３」のグループ名も取得するようにしても良い。

通知手段５４は、さらに、図３に示すユーザ情報を参照し、管理者ＩＤ「Ｕ００１」が示すユーザに関する情報を取得する。本実施形態では、レコード７８を参照し、ユーザＩＤ「Ｕ００１」のユーザ名「富士太郎」を取得する。

ステップＳ６８において、通知手段５４は、ステップＳ６６において取得した管理者の情報をクライアント端末２へ送信する。図１２は、管理者の情報を通知するための画像を示す図である。通知手段５４は、例えば、図１２に示すような管理者の情報を含むポップアップ１３０を含む画像を表示手段１８に表示させ、新規登録者に対して管理者の情報を通知する。ポップアップ１３０に表示される情報として、当該文書を登録するために所属していなければいけないグループのグループ名、当該グループの管理者のユーザ名が表示されている。また、これらの情報の他に、当該文書を登録するために就いていなければならない役職名を表示するようにしても良い。

例えば、「ＤｏｃｕＴｒａｙ企画」以外のグループに所属する者が、「ＤｏｃｕＴｒａｙ企画」グループのために作成した電子文書を登録しようとする場合、文書登録装置３に登録不可と判定される場合が考えられる。このような場合、新規登録者は「ＤｏｃｕＴｒａｙ企画」グループの管理者に連絡を取って当該文書を登録させる必要があるため、通知手段５４は、過去登録者の所属グループの管理者の情報を新規登録者へ通知している。

＜第３実施形態＞
第１及び第２実施形態においては、ユーザ情報の所属グループＩＤ欄７４に、各レコードに該当する者が過去に所属したことのある所属グループ全ての所属グループＩＤが記憶されており、ステップＳ５４では、過去登録者の所属グループＩＤとして、過去登録者が所属したことのある全ての所属グループＩＤが抽出されている。第３実施形態においては、過去登録者の所属グループＩＤとして、過去登録者が当該登録済単語を登録した時点に所属していたグループの所属グループＩＤのみを抽出する。

図１３は、第３実施形態における履歴情報のデータ構造を示す図である。第３実施形態においては、履歴情報を示すテーブルは、さらに、登録日時列１４０を含む。登録日時列１４０には、各登録済単語を各過去登録者が登録した日時である登録日時が記憶される。

例えば、図１３において、レコード１４２は、登録済単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」はユーザＩＤ「Ｕ００１」が示す者によって、日時「２０１０／０４／０１」に登録されたことを示している。図１３に示す履歴情報では、登録日時として登録した月日を記憶しているが、登録した時間、分、或いは秒まで記憶するようにしても良い。

図１４は、第３実施形態におけるユーザ情報のデータ構造の例を示す図である。第３実施形態においては、ユーザ情報を示すテーブルは、所属グループＩＤ列１５０において、各レコードに該当する者が過去に所属したグループを示すグループＩＤに、各所属グループに所属した期間を示す情報が付されている。また、役職列１５２において、各レコードに該当する者が過去に就いた役職に、当該役職に就いている期間を示す情報が付されている。

例えば、図１４において、レコード１５４は、ユーザＩＤ「Ｕ００１」及びユーザ名「富士太郎」には、所属グループＩＤとして「Ｇ００１（２０００/０４/０１：２００５/０３/３１）、Ｇ００２（２００５/０４/０１：２０１０/０３/３１）、Ｇ００３（２０１０/０４/０１：）」が、役職として「マネージャー（２００８/０４/０１：）」が関連付けられている。ここで、「（２００５/０４/０１：２０１０/０３/３１）」は２００５年４月１日から２０１０年３月３１日までの期間を意味しており、「（２０１０/０４/０１：）」は２０１０年４月１日から現在に至るまでを意味している。すなわち、レコード１５４は、「富士太郎」が、２０００年４月１日から２００５年３月３１日まではグループＩＤ「Ｇ００１」が示すグループに属し、２００５年４月１日から２０１０年３月３１日まではグループＩＤ「Ｇ００２」が示すグループに属し、２０１０年４月１日から現在に至るまでグループＩＤ「Ｇ００３」が示すグループに属していることを示している。

同様に、レコード１５４は、「富士太郎」が、２００８年３月３１日までは役職が「無し」であり、２００８年４月１日から現在に至るまでは役職が「マネージャー」であることを示している。

図１５は、第３実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。第３実施形態は、第１及び第２実施形態に対して、ステップＳ５４及びＳ８０の処理が異なるのみで、その他のステップの処理は同一であるため、既に説明したステップについては説明を省略する。

図１５（ａ）に示すフローチャートのステップＳ９０において、登録可否判定手段４８は、ステップＳ３２で取得した新規登録者のユーザＩＤと図１４に示すユーザ情報とに基づいて、新規登録者の登録要求時の（すなわち現時点での）所属グループを取得する。本実施形態においては、登録要求時の日時が２０１３年４月１日だとする。登録可否判定手段４８は、レコード１５８を参照して、登録候補文書から単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」を抽出した新規登録者であるユーザＩＤ「Ｕ００５」が示す者は２０１０年４月１日から現在に至るまでグループ「Ｇ００３」に所属していることを識別し、新規登録者の登録要求時の所属グループＩＤとして「Ｇ００３」を取得する。

次に、登録可否判定手段４８は、ステップＳ５２で抽出したレコードのユーザＩＤ及び登録日時と、図１４に示すユーザ情報とに基づいて、登録済単語の登録日時における過去登録者の所属グループＩＤを取得する。本実施形態においては、履歴情報のレコード１４２から過去登録者のユーザＩＤ「Ｕ００１」及び登録日時「２００７／０４／０１」を取得し、ユーザ情報のレコード１５４に基づいて、ユーザＩＤ「Ｕ００１」の「２００７／０４／０１」時点における所属グループ「Ｇ００２」を取得する。また、履歴情報のレコード１４４から過去登録者のユーザＩＤ「Ｕ００３」及び登録日時「２０１０／０２／０３」を取得し、ユーザ情報のレコード１５６に基づいて、ユーザＩＤ「Ｕ００３」の「２０１０／０２／０３」時点における所属グループＩＤ「Ｇ００２」を取得する。したがって、過去登録者の所属グループＩＤは「Ｇ００２」となる。

以後、ステップＳ５６以下、第１実施形態と同様の処理を行う。第３実施形態においては、新規登録者の登録要求時における所属グループＩＤは「Ｇ００３」であり、ステップＳ９０において取得された過去登録者の所属グループＩＤは「Ｇ００２」であるので、ステップＳ５６における判断で「いいえ」となり、単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」を含む登録候補文書は登録不可であると判定される。

図１５（ｂ）に示すフローチャートのステップＳ９２において、登録可否判定手段４８は、ステップＳ３２で取得した新規登録者のユーザＩＤと図１４に示すユーザ情報とに基づいて、新規登録者の登録要求時の（すなわち現時点での）所属グループ及び役職を取得する。登録可否判定手段４８は、レコード１５８を参照して、登録候補文書から単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」を抽出した新規登録者であるユーザＩＤ「Ｕ００５」が示す者は２０１０年４月１日から現在に至るまでグループ「Ｇ００３」に所属していること、及び全期間に亘って役職が「無し」であることを識別し、新規登録者の登録要求時の所属グループＩＤとして「Ｇ００３」を、登録要求時の役職として「無し」を取得する。

次に、登録可否判定手段４８は、ステップＳ５２で抽出したレコードのユーザＩＤ及び登録日時と、図１４に示すユーザ情報とに基づいて、登録済単語の登録日時における過去登録者の所属グループＩＤ及び役職を取得する。本実施形態においては、履歴情報のレコード１４２から過去登録者のユーザＩＤ「Ｕ００１」及び登録日時「２００７／０４／０１」を取得し、ユーザ情報のレコード１５４に基づいて、ユーザＩＤ「Ｕ００１」の「２００７／０４／０１」時点における所属グループ「Ｇ００２」、及び役職「無し」を取得する。また、履歴情報のレコード１４４から過去登録者のユーザＩＤ「Ｕ００３」及び登録日時「２０１０／０２／０３」を取得し、ユーザ情報のレコード１５６に基づいて、ユーザＩＤ「Ｕ００３」の「２０１０／０２／０３」時点における所属グループＩＤ「Ｇ００２」、及び役職「無し」を取得する。

以後、ステップＳ８２以下、第２実施形態と同様の処理を行う。第３実施形態においては、新規登録者の登録要求時における所属グループＩＤと役職の組は「Ｇ００３」と「無し」である。一方、履歴情報から抽出された、登録済単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」の登録日時における過去登録者の所属グループＩＤと役職の組は「Ｇ００２」と「無し」であるので、ステップＳ８２における判断で「いいえ」となり、単語「ＤｏｃｕＴｒａｙ」を含む登録候補文書は登録不可であると判定される。

１ 文書登録システム、２ クライアント端末、３ 文書登録装置、４ ネットワーク、１０，２０ 制御手段、１２，２２ 記憶手段、１４，３２ 入力手段、１６，２６ 通信手段、１８，３０ 表示手段、２４ 文書記憶部、２８ 認証手段、４０ 受付手段、４２ 単語抽出手段、４４ 登録者情報取得手段、４６ 関連付手段、４８ 登録可否判定手段、５０ 文書登録手段、５２ 単語登録手段、５４ 通知手段、６０ 単語列、６２，７０ ユーザＩＤ列、６４，６６，７８，８０，８２，９６，９８，１００，１０２，１４２，１４４，１５４，１５６，１５８ レコード、７２ ユーザ名列、７４，１５０ 所属グループＩＤ列、７６，１５２ 役職列、９０ グループＩＤ列、９２ グループ名列、９４ 管理者ＩＤ列、１１０，１２０，１３０ ポップアップ、１４０ 登録日時列。

Claims (9)

1. 新規登録者から登録候補文書の登録要求を受け付ける受付手段と、
   前記登録候補文書から単語を抽出する単語抽出手段と、
   前記新規登録者の情報を取得する登録者情報取得手段と、
   前記登録候補文書から抽出された前記単語と、前記新規登録者を示す情報とを関連付ける関連付手段と、
   過去に登録要求された文書から抽出された登録済単語と、前記登録済単語を登録した過去登録者を示す情報とが関連付けられた履歴情報を記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段から前記履歴情報を読み出し、前記新規登録者を示す情報、及び前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を過去に登録した過去登録者を示す情報、に基づいて、前記登録候補文書の登録の可否を判定する登録可否判定手段と、
   前記登録可否判定手段が登録可と判定した場合に、前記登録候補文書を登録する文書登録手段と、
   を備える文書登録装置。
2. 前記新規登録者を示す情報は、前記新規登録者の所属グループを示す情報を含み、
   前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者の所属グループを示す情報を含み、
   前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の所属グループが、前記過去登録者の所属グループに含まれる場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、
   ことを特徴とする、請求項１に記載の文書登録装置。
3. 前記新規登録者を示す情報は、前記新規登録者の役職を示す情報を含み、
   前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者の役職を示す情報を含み、
   前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の役職が、前記過去登録者の役職と同一である場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、
   ことを特徴とする、請求項２に記載の文書登録装置。
4. 前記履歴情報は、前記登録済単語に関連付けられた、前記過去登録者が当該登録済単語を登録した時点を示す情報を含み、
   前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者が前記所属グループに所属した期間を示す情報を含み、
   前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の所属グループが、前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を登録した時点における過去登録者の所属グループに含まれる場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、
   ことを特徴とする、請求項２に記載の文書登録装置。
5. 前記履歴情報は、前記登録済単語に関連付けられた、前記過去登録者が当該登録済単語を登録した時点を示す情報を含み、
   前記過去登録者を示す情報は、前記過去登録者が前記役職である期間を示す情報を含み、
   前記登録可否判定手段は、前記新規登録者の役職が、前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を登録した時点における過去登録者の役職と同一である場合に、前記登録候補文書を登録可と判定する、
   ことを特徴とする、請求項３に記載の文書登録装置。
6. 前記記憶手段は、グループと、前記グループの管理者を示す情報とが関連付けられたグループ情報を記憶し、
   前記登録可否判定手段が登録不可と判定した場合に、前記グループ情報に基づいて、前記過去登録者の所属グループの管理者を示す情報を前記新規登録者へ通知する通知手段、をさらに備える、
   ことを特徴とする、請求項２から５のいずれかに記載の文書登録装置。
7. 前記履歴情報に前記登録候補文書から抽出された単語と同一の登録済単語が含まれていない場合に、前記新規登録者からの指示に基づいて、前記登録候補文書から抽出された前記単語と、前記新規登録者を示す情報と、を関連付けて前記履歴情報として前記記憶手段に記憶させる単語登録手段、をさらに備える、
   ことを特徴とする、請求項１から６のいずれかに記載の文書登録装置。
8. 前記単語抽出手段は、前記登録候補文書の全文に対して形態素解析を実施し、前記形態素解析において未知語と認識された単語を抽出する、
   ことを特徴とする、請求項１から７のいずれかに記載の文書登録装置。
9. コンピュータを、
   新規登録者から登録候補文書の登録要求を受け付ける受付手段と、
   前記登録候補文書から単語を抽出する単語抽出手段と、
   前記新規登録者の情報を取得する登録者情報取得手段と、
   前記登録候補文書から抽出された前記単語と、前記新規登録者を示す情報とを関連付ける関連付手段と、
   過去に登録要求された文書から抽出された登録済単語と、前記登録済単語を登録した過去登録者を示す情報とが関連付けられた履歴情報を記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段から前記履歴情報を読み出し、前記新規登録者を示す情報、及び前記登録候補文書から抽出された前記単語と同一の登録済単語を過去に登録した過去登録者を示す情報、に基づいて、前記登録候補文書の登録の可否を判定する登録可否判定手段と、
   前記登録可否判定手段が登録可と判定した場合に、前記登録候補文書を登録する文書登録手段と、
   として機能させるためのプログラム。