JP2014174839A - 費用管理システム、費用管理装置、費用管理方法、費用管理プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】機器の利用に関する費用の請求先の区別を可能とすること。
【解決手段】１以上のコンピュータを含む費用管理システムは、機器の利用情報を取得する取得部と、前記利用情報に関連付いている識別情報に対応付けて第一の記憶部が記憶する情報に基づいて、前記利用情報に係る費用の請求先を判定する判定部と、前記請求先に対する前記費用の請求情報を生成する生成部と、前記請求情報を出力する出力部とを有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、費用管理システム、費用管理装置、費用管理方法、費用管理プログラム、及び記録媒体に関する。

勤務形態の一つとして、複数の企業が共同で使用するサテライトオフィス又はレンタルオフィス等において業務を行う遠隔勤務が有る。通信インフラ等の発達等に伴って、遠隔勤務を採用する企業は、これからも増加することが予想される。

遠隔勤務においては、プリンタ等の機器が、相互に異なる企業の従業員によって共用される場合が有る。このような場合、機器の利用に関して、費用負担が適切に行われる必要がある。例えば、Ａ企業の従業員による機器の使用に関する費用は、Ａ企業が負担すべきであるし、Ｂ企業の従業員による機器の使用に関する費用は、Ｂ企業が負担すべきである。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、機器の利用に関する費用の請求先の区別を可能とすることを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、１以上のコンピュータを含む費用管理システムは、機器の利用情報を取得する取得部と、前記利用情報に関連付いている識別情報に対応付けて第一の記憶部が記憶する情報に基づいて、前記利用情報に係る費用の請求先を判定する判定部と、前記請求先に対する前記費用の請求情報を生成する生成部と、前記請求情報を出力する出力部とを有する。

機器の利用に関する費用の請求先の区別を可能とすることができる。

第一の実施の形態における費用管理システムの構成例を示す図である。 第一の実施の形態における印刷機器の機能構成例を示す図である。 第一の実施の形態における費用管理装置のハードウェア構成例を示す図である。 費用管理装置におけるユーザ認証部の機能構成例を示す図である。 費用管理装置におけるログ収集部の機能構成例を示す図である。 費用管理装置における費用算出部の機能構成例を示す図である。 費用管理装置における費用請求部の機能構成例を示す図である。 第一の実施の形態において印刷機器が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 利用量ログの一例を示す図である。 コンテンツログの一例を示す図である。 第一の実施の形態において費用算出部及び費用請求部が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 課金分類記憶部の構成例を示す図である。 課金分類の選択処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 課金先情報記憶部の構成例を示す図である。 課金先の判定処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第二の実施の形態において印刷機器が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第三の実施の形態における費用管理システムの構成例を示す図である。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、第一の実施の形態における費用管理システムの構成例を示す図である。図１に示される費用管理システム１において、遠隔オフィスＲ１は、サテライトオフィス又はレンタルオフィス等、企業の遠隔に設置されたオフィスである。遠隔オフィスＲ１では、複数の企業の従業員が勤務している。以下、遠隔オフィスＲ１において勤務している者を、単に「勤務者」という。

遠隔オフィスＲ１において、各勤務者の端末６０−１〜６０−ｎ（以下、「端末６０」という。）は、印刷機器５０とＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して通信可能に接続されている。端末６０は、例えば、ＰＣ（Personal Computer）である。但し、タブレット型端末、スマートフォン、携帯電話等が、端末６０として利用されてもよい。

印刷機器５０は、例えば、プリンタ、複合機、又はコピー機等である。印刷機器５０は、各勤務者によって共用されている。なお、第一の実施の形態では、各勤務者が、公用（業務用）のみならず、私用でも印刷機器５０を利用することが想定される場合について説明する。

費用管理装置１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワークを介して印刷機器５０に接続される１以上のコンピュータである。すなわち、複数のコンピュータが、費用管理装置１０を構成してもよい。費用管理装置１０は、例えば、遠隔オフィスの運営者によって運用される。図１において、費用管理装置１０は、ユーザ認証部１１、ログ収集部１２、費用算出部１３、及び費用請求部１４等を含む。ユーザ認証部１１は、印刷機器５０のユーザの認証を行う。ログ収集部１２は、印刷機器５０の利用情報を、印刷機器５０より収集する。利用情報とは、印刷機器５０の利用実績及び利用内容等を示す情報である。本実施の形態では、印刷ジョブごとのログデータが、利用情報の一例とされる。ログデータの収集のタイミングは、必ずしも印刷ジョブの実行時でなくてもよい。例えば、１日に１回等、定期的に、それまでのログデータがまとめて収集又は受信されてもよい。

費用算出部１３は、ログデータに基づいて、実行された印刷ジョブに対する費用（料金）を算出する。費用請求部１４は、費用算出部１３によって算出された費用の請求先を判定し、当該請求先に対して、費用の請求額等を示す情報（以下、「請求情報」という。）を送信する。請求先が、勤務者が所属する企業である場合、企業システム２０−１〜２０−ｎ（以下、「企業システム２０」という。）のうち、当該企業の企業システム２０に対して、請求情報が送信される。

企業システム２０は、各企業におけるコンピュータシステムであり、例えば、請求受付部２１、経費管理部２２、及び費用支払部２３等を有する。請求受付部２１は、請求情報を受信する。経費管理部２２は、企業における経費の管理を行う。費用支払部２３は、請求情報が示す課金額に応じた費用の支払処理を行う。図１では、便宜上、各企業システム２０は同様の構成を有するが、各企業が、どのようなコンピュータシステムを構築するかについては、各企業の任意である。

図２は、第一の実施の形態における印刷機器の機能構成例を示す図である。図２において、印刷機器５０は、認証要求部５１、印刷制御部５２、利用量ログ生成部５３、コンテンツログ生成部５４、及びログ送信部５５等を有する。これら各部は、印刷機器５０にインストールされた一以上のプログラムが、印刷機器５０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。

認証要求部５１は、ユーザによって入力されるアカウント情報の認証要求を、ユーザ認証部１１に送信する。認証要求部５１は、ユーザ認証部１１からの応答が認証の成功を示す場合に、印刷機器５０の利用を許可する。なお、アカウント情報とは、ユーザを識別可能な情報である。例えば、ユーザ名及びパスワード、カードＩＤ、又は暗証番号等が、アカウント情報として用いられてもよい。また、アカウント情報は、例えば、端末６０から受信される印刷データに含まれてもよいし、印刷機器５０の操作パネルを介して入力されてもよい。印刷データにアカウント情報が含まれる場合は、ユーザは、端末６０における印刷指示時において、印刷設定画面等を介して、アカウント情報を入力すればよい。印刷機器５０の操作パネルを介してアカウント情報が入力される例としては、印刷機器５０が、認証に成功するまで印刷データを保持しておき、認証の成功に応じて当該印刷データに基づく印刷ジョブを実行するケースが挙げられる。

印刷制御部５２は、受信された印刷データに含まれている画像情報の出力（印刷）を、印刷機器５０に実行させる。利用量ログ生成部５３は、印刷データに含まれる印刷設定情報に基づいて、利用量ログを生成する。印刷設定情報のうち、印刷費用に関係する（影響する）印刷設定項目に対する設定値群が、利用量ログを構成する。利用量ログは、また、印刷機器５０を利用する勤務者の識別情報（以下、「ユーザ名」という。）をも含む。ユーザ名は、アカウント情報より抽出される。コンテンツログ生成部５４は、コンテンツログを生成する。コンテンツログとは、印刷機器５０による出力内容（例えば、印刷データに含まれている画像情報）を含むデータである。なお、コンテンツログ生成部５４は、公用目的の印刷に限ってコンテンツログを生成する。印刷目的（印刷機器５０の利用目的）の公私の別は、印刷データにおいて指定されてもよいし、印刷機器５０の操作パネルを介して入力されてもよい。前者の場合、印刷設定画面等を介して、印刷目的の公私の別が選択されてもよい。

ログ送信部５５は、利用量ログ及びコンテンツログをログ収集部１２に送信する。但し、コンテンツログが生成されない印刷データ（印刷ジョブ）に関しては、コンテンツログは転送されない。

図３は、第一の実施の形態における費用管理装置のハードウェア構成例を示す図である。図３の費用管理装置１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

費用管理装置１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って費用管理装置１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

図４は、費用管理装置におけるユーザ認証部の機能構成例を示す図である。図４において、ユーザ認証部１１は、認証要求応答部１１１及びユーザリスト記憶部１１２等を含む。認証要求応答部１１１は、認証要求に応じ、アカウント情報の認証を行う。ユーザリスト記憶部１１２は、アカウント情報の一覧を記憶する。

図５は、費用管理装置におけるログ収集部の機能構成例を示す図である。図５において、ログ収集部１２は、ログ受信部１２１、利用量ログ記憶部１２２、及びコンテンツログ記憶部１２３等を有する。

ログ受信部１２１は、印刷機器５０より送信される利用量ログ及びコンテンツログを受信する。利用量ログ記憶部１２２は、受信された利用量ログを記憶する。コンテンツログ記憶部１２３は、受信されたコンテンツログを記憶する。

図６は、費用管理装置における費用算出部の機能構成例を示す図である。図６において、費用算出部１３は、課金分類選択部１３１、課金額算出部１３２、課金先情報記憶部１３３、及び課金分類記憶部１３４等を含む。

課金分類選択部１３１は、課金分類記憶部１３４に記憶された複数の課金分類の中から、ログデータごとに、課金額の算出に適用される課金分類を選択する。課金分類とは、印刷機器５０の利用に関する単価を分類する概念である。同一の印刷であっても、適用される課金分類が異なれば、課金額が異なりうる。課金額算出部１３２は、選択された課金分類に基づいて課金額を算出する。課金先情報記憶部１３３は、ユーザごとに、課金額の請求先（課金先）を示す情報を記憶する。

図７は、費用管理装置における費用請求部の機能構成例を示す図である。図７において、費用請求部１４は、請求先判定部１４１、請求情報生成部１４２、請求情報送信部１４３、及び宛先リスト記憶部１４４等を含む。

請求先判定部１４１は、費用の請求先を判定する。請求情報生成部１４２は、請求情報を生成する。請求情報送信部１４３は、費用の請求先に対して請求情報を送信する。宛先リスト記憶部１４４は、費用の請求先となりうる勤務者又は企業ごとに、請求情報の送信先となるアドレス情報（例えば、メールアドレス等）を記憶する。

なお、図４〜図７において、認証要求応答部１１１、ログ受信部１２１、課金分類選択部１３１、課金額算出部１３２、請求先判定部１４１、請求情報生成部１４２、及び請求情報送信部１４３等は、費用管理装置１０にインストールされたプログラムが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現される。

また、ユーザリスト記憶部１１２、利用量ログ記憶部１２２、コンテンツログ記憶部１２３、課金先情報記憶部１３３、課金分類記憶部１３４、及び宛先リスト記憶部１４４等は、補助記憶装置１０２、又は費用管理装置１０にネットワークを介して接続される非図示の記憶装置等を用いて実現可能である。

以下、費用管理システム１において実行される処理手順について説明する。図８は、第一の実施の形態において印刷機器が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。図８の処理は、例えば、印刷機器５０に対する印刷要求の入力に応じて実行される。印刷要求の入力形態としては、端末６０から送信される印刷データの受信、又は操作パネルを介したアカウント情報の入力等が挙げられる。

ステップＳ１１０において、認証要求部５１は、印刷データに含まれているアカウント情報又は操作パネルを介して入力されたアカウント情報に関する認証要求をユーザ認証部１１に送信する。ユーザ認証部１１の認証要求応答部１１１は、当該アカウント情報が、ユーザリスト記憶部１１２に記憶されているか否かに基づいて認証の成否を判定する。認証要求応答部１１１は、認証の成否を示す情報を含む応答を、認証要求部５１に返信する。

応答が認証の失敗を示す場合（Ｓ１１０でＮｏ）、図８の処理は終了する。応答が認証の成功を示す場合（Ｓ１１０でＹｅｓ）、印刷制御部５２は、受信された印刷データに基づく印刷ジョブを印刷機器５０に実行させる（Ｓ１２０）。続いて、利用量ログ生成部５３は、当該印刷データに含まれている印刷設定情報に基づいて、実行された印刷ジョブに関する利用量ログを生成する（Ｓ１３０）。

図９は、利用量ログの一例を示す図である。図９において、利用量ログは、ユーザ名、ジョブＩＤ、部数、１部当たりの枚数、及び印刷設定情報の設定項目ごとの値を含む。なお、印刷日時等、他の情報が利用量ログに含まれてもよい。

続いて、コンテンツログ生成部５４は、受信された印刷データに含まれている、又は印刷機器５０の操作パネルを介して入力された、印刷目的の公私の別を示す情報に基づいて、コンテンツログの生成の要否を判定する（Ｓ１４０）。当該情報が、公用目的を示す場合、コンテンツログ生成部５４は、コンテンツログの生成は必要であると判定する。当該情報が、私用目的を示す場合、コンテンツログ生成部５４は、コンテンツログの生成は不要であると判定する。

コンテンツログの生成が必要である場合（Ｓ１４０でＹｅｓ）、コンテンツログ生成部５４は、当該印刷データに基づいて、当該印刷ジョブに関するコンテンツログを生成する（Ｓ１５０）。

図１０は、コンテンツログの一例を示す図である。図１０に示されるように、コンテンツログには、ユーザ名及びジョブＩＤと、印刷された画像の画像データとが含まれている。同一の印刷ジョブに関する利用量ログ及びコンテンツログは、共通の識別情報を含む。当該識別情報によって、利用量ログ及びコンテンツログの対応関係が保持される。本実施の形態では、印刷ジョブのジョブＩＤを、当該識別情報として利用する。但し、ジョブＩＤ以外の識別情報が、当該識別情報として利用されてもよい。

続いて、ログ送信部５５は、生成されたログデータをログ収集部１２に送信する（Ｓ１６０）。当該ログデータには、少なくとも利用量ログが含まれる。コンテンツログが生成された場合、コンテンツログも当該ログデータに含まれる。なお、ログデータの送信先のアドレス情報は、例えば、印刷機器５０の補助記憶装置に予め記憶されている。アドレス情報の一例として、ＩＰアドレス及びポート番号、又はＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等が挙げられる。なお、利用量ログとコンテンツログとは、必ずしも同時に送信されなくてもよい。

ログ収集部１２のログ受信部１２１は、受信されたログデータを、利用量ログ記憶部１２２又はコンテンツログ記憶部１２３に記憶する。利用量ログは、利用量ログ記憶部１２２に記憶される。コンテンツログは、コンテンツログ記憶部１２３に記憶される。

図８の処理に続いて、又は所定のタイミングで、費用算出部１３は、図１１に示される処理を実行する。図１１は、第一の実施の形態において費用算出部及び費用請求部が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ２０１において、課金分類選択部１３１は、未処理の利用量ログを、利用量ログ記憶部１２２より取得する。未処理とは、図１１の処理手順に関して未処理であることをいう。続いて、課金分類選択部１３１は、取得された利用量ログに対応するコンテンツログを、コンテンツログ記憶部１２３より取得する（Ｓ２０２）。利用量ログに対応するコンテンツログとは、例えば、ジョブＩＤが共通するコンテンツログである。なお、該当するコンテンツログが存在しない場合もある。この場合、コンテンツログは取得されない。

続いて、課金分類選択部１３１は、取得された利用量ログ（以下、「対象利用量ログ」という。）に係る印刷に対して適用される課金分類の選択処理を実行する（Ｓ２０３）。課金分類の選択処理では、課金分類記憶部１３４が記憶する複数の課金分類の中から、一つの課金分類が選択される。

図１２は、課金分類記憶部の構成例を示す図である。図１２では、公用課金テーブルＴ１、私用課金テーブルＴ２、及びデフォルト課金テーブルＴ３の３つの課金テーブルに分別されて、課金分類が登録されている例が示されている。

公用課金テーブルＴ１は、公用目的の印刷に対する課金分類が登録される課金テーブルである。私用課金テーブルＴ２は、私用目的の印刷に対する課金分類が登録される課金テーブルである。デフォルト課金テーブルＴ３は、デフォルトの課金分類が登録される課金テーブルである。「デフォルト」の意味については、後述において明らかにされる。

各課金テーブルには、課金分類ごとに、印刷条件又は印刷形態に応じた１枚当たりの単価（以下、「単価情報」という。）が設定されている。したがって、課金分類が異なると、全く同じ印刷に関して単価が異なりうる。複数の課金分類を設定可能とすることにより、例えば、大口顧客に対して割安料金を設定するといったようなサービスを提供することができる。

続いて、課金額算出部１３２は、対象利用量ログと、選択された課金分類の単価情報とに基づいて、対象利用量ログに係る印刷に対する課金額を算出する（Ｓ２０４）。例えば、対象利用量ログが、図９に示される通りである場合、Ａ４カラーに対する単価に対して、部数×枚数が乗ぜられることにより、課金額が算出される。なお、両面印刷に関しては、課金額が２倍とされてもよい。

続いて、請求先判定部１４１は、課金先（課金額に係る費用の請求先）を判定する（Ｓ２０５）。ステップＳ２０５の詳細については後述される。続いて、費用請求部１４の請求情報生成部１４２は、算出された課金額を含む請求情報を生成する（Ｓ２０６）。続いて請求情報送信部１４３は、請求情報を、課金先に対して送信する（Ｓ２０７）。課金先に対応した請求情報の送信先のアドレス情報は、宛先リスト記憶部１４４に記憶されている。

なお、ステップＳ２０７における請求情報の送信は、利用量ログごとに実行されなくてもよい。例えば、全ての利用量ログに対してステップＳ２０６までの処理が完了した後に、課金先ごとの請求情報が合算された結果が、課金先に送信されるようにしてもよい。

また、請求情報の出力形態は、送信に限られない。プリンタ等による印刷や表示装置による表示等であってもよい。この場合、課金先への請求情報の通知は、郵送又はＦＡＸ等によって行われてもよい。

続いて、ステップＳ２０３の詳細について説明する。図１３は、課金分類の選択処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ３０１において、課金分類選択部１３１は、対象利用量ログに対応するコンテンツログの有無に基づいて、対象利用量ログに係る印刷が、公用目的であるか否かを判定する。対象利用量ログに係る印刷が、公用目的の印刷である場合、すなわち、該当するコンテンツログが有る場合（Ｓ３０１でＹｅｓ）、課金分類選択部１３１は、対象利用量ログに含まれているユーザ名（以下、「対象ユーザ名」という。）に対して、課金先情報記憶部１３３に、公用課金分類が設定されているか否かを判定する（Ｓ３０２）。

図１４は、課金先情報記憶部の構成例を示す図である。図１４において、課金先情報記憶部１３３は、勤務者ごとに、ユーザ名、公用課金分類、公用課金先、私用課金分類、及び私用課金先等を記憶する。公用課金分類は、公用課金テーブルＴ１に対する課金分類である。公用課金先は、公用目的の印刷の場合の課金先の識別情報である。私用課金分類は、私用課金テーブルＴ２に対する課金分類である。私用課金先は、私用目的の印刷の場合の課金先の識別情報である。なお、私用課金先が勤務者自身である場合、私用課金先の項目は設けられなくてもよい。

ステップＳ３０２では、対象ユーザ名に対して、公用課金分類の値が課金先情報記憶部１３３に設定されているか否かが判定される。対象ユーザ名に対して、公用課金分類の値が設定されている場合、課金分類選択部１３１は、公用課金テーブルＴ１における当該公用課金分類を適用対象として選択する（Ｓ３０３）。対象ユーザ名に対して、公用課金分類の値が設定されていない場合、課金分類選択部１３１は、デフォルト課金テーブルＴ３におけるデフォルト課金分類を適用対象として選択する（Ｓ３０４）。

一方、対象利用量ログに係る印刷が、私用目的の印刷である場合、すなわち、該当するコンテンツログが無い場合（Ｓ３０１でＮｏ）、課金分類選択部１３１は、対象ユーザ名に対して、課金先情報記憶部１３３に、私用課金分類の値が設定されているか否かを判定する（Ｓ３０５）。対象ユーザ名に対して、私用課金分類の値が設定されている場合、課金分類選択部１３１は、私用課金テーブルＴ２における当該私用課金分類を適用対象として選択する（Ｓ３０５）。対象ユーザ名に対して、私用課金分類の値が設定されていない場合、課金分類選択部１３１は、デフォルト課金テーブルＴ３におけるデフォルト課金分類を適用対象として選択する（Ｓ３０４）。

続いて、図１１のステップＳ２０５の詳細について説明する。図１５は、課金先の判定処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ４０１において、請求先判定部１４１は、対象利用量ログに対応するコンテンツログの有無に基づいて、対象利用量ログに係る印刷が、公用目的であるか否かを判定する。すなわち、ログデータ（利用情報）の構成に基づいて、公用目的であるか否かが判定される。対象利用量ログに係る印刷が、公用目的の印刷である場合、すなわち、該当するコンテンツログが有る場合（Ｓ４０１でＹｅｓ）、請求先判定部１４１は、対象利用量ログに含まれている対象ユーザ名に対して、課金先情報記憶部１３３に、公用課金先が設定されているか否かを判定する（Ｓ４０２）。該当する公用課金先が設定されている場合（Ｓ４０２でＹｅｓ）、請求先判定部１４１は、当該公用課金先を課金先として判定する（Ｓ４０３）。

該当する公用課金先が設定されていない場合（Ｓ４０２でＮｏ）、請求先判定部１４１は、対象ユーザ名に対して課金先情報記憶部１３３に設定されている私用課金先を課金先として判定する（Ｓ４０４）。また、対象利用量ログに係る印刷が、私用目的の印刷である場合、すなわち、該当するコンテンツログが無い場合（Ｓ４０１でＮｏ）、請求先判定部１４１は、対象ユーザ名に対して課金先情報記憶部１３３に設定されている私用課金先を課金先として判定する（Ｓ４０４）。

上述したように、第一の実施の形態によれば、複数の企業の従業員によって共用される印刷機器５０の利用に関して、課金額の請求先とする企業を区別することができる。また、企業単位の区別のみならず、公用又は私用の別に応じて、企業又は従業員のいずれかを課金先とすることができる。

なお、公用目的の場合に、印刷機器５０の出力内容の一例であるコンテンツログが転送されることにより、私用目的にも拘わらず、公用目的として印刷することに対して、心理的な圧力を勤務者に与えることができる。すなわち、勤務先の企業等は、コンテンツログによって、いつでも出力内容を確認することができるといった状況が形成されるため、勤務者による虚偽の申請を抑制することができる。

次に、第二の実施の形態について説明する。第二の実施の形態では第一の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第一の実施の形態と同様でもよい。

第二の実施の形態では、私用目的での印刷機器５０の利用を抑制可能とする例について説明する。具体的には、印刷機器５０に対して、コンテンツログの送信が必須であるか否かを設定することができる。この場合、印刷機器５０は、図８の代わりに、図１６に示される処理を実行する。

図１６は、第二の実施の形態において印刷機器が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。図１６中、図８と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

ステップＳ１３０に続いて、コンテンツログ生成部５４は、コンテンツログの生成が必須であるか否かを判定する（Ｓ１３５）。当該判定は、例えば、特定の者が操作可能な操作画面を介した操作に基づいて印刷機器５０の記憶装置等に記憶されている、コンテンツログの生成について必須か否かを示す情報に基づいて行われればよい。コンテンツログの生成が必須である場合（Ｓ１３５でＹｅｓ）、コンテンツログ生成部５４は、ユーザによる印刷目的の公私の別の指定に拘わらず、コンテンツログを生成する（Ｓ１５０）。したがって、この場合、コンテンツログも送信される。

上述したように、第二の実施の形態では、コンテンツログの生成を必須とすることにより、印刷機器５０の私用目的での利用を抑制することができる。

次に、第三の実施の形態について説明する。第三の実施の形態では第一又は第二の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第一又は第二の実施の形態と同様でもよい。

図１７は、第三の実施の形態における費用管理システムの構成例を示す図である。図１７中、図１と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。なお、図１７において、各企業システム２０は、便宜上、省略されている。

図１７に示される費用管理システム２において、各端末６０は、ログ収集クライアント部６１を有する。ログ収集クライアント部６１は、図２における、認証要求部５１、利用量ログ生成部５３、コンテンツログ生成部５４、及びログ送信部５５等と同様の機能を実現する。したがって、第三の実施の形態では、各端末６０が、図８において説明した処理手順を実行することができる。なお、ステップＳ１２０の処理内容は、印刷機器５０に対する印刷データの送信に置き換えられればよい。また、端末６０は、当該印刷データの印刷が正常に行われたか否かを印刷機器５０に問い合わせ、当該印刷が正常に行われた場合に、ステップＳ１３０以降が実行されるようにしてもよい。

このように、ログデータは、端末６０から送信されてもよい。また、端末６０と印刷機器５０とのいずれがログデータを送信するかについて、端末６０において設定可能とされてもよい。

なお、上記各実施の形態は、印刷機器５０又は画像形成装置以外の機器に対して適用されてもよい。例えば、プロジェクタ、テレビ会議システムに対して上記各実施の形態が適用されてもよい。プロジェクタであれば、利用量ログには、例えば、利用時間や消費電力等が含まれてもよい。コンテンツログには、出力された（投影された）画像データが含まれてもよいし、投影された画像データを格納するファイル又はファイル名が含まれてもよい。また、これらの画像データのデータ量が多い場合には、これらの画像データのサムネイル画像がコンテンツログに含まれてもよい。テレビ会議システムであれば、利用量ログには、例えば、テレビ会議システムの利用時間及び消費電力等が含まれてもよい。また、コンテンツログには、通信相手のアドレス情報又はテレビ会議システムにおいて出力された（映し出された）通信相手の映像の一定間隔ごとの画像データや、通信相手のアドレス情報等が含まれてもよい。

なお、上記各実施の形態において、ログ受信部１２１は、取得部の一例である。請求先判定部１４１は、判定部の一例である。請求情報生成部１４２は、生成部の一例である。請求情報送信部１４３は、出力部の一例である。課金先情報記憶部１３３は、第一の記憶部の一例である。課金分類記憶部１３４は、第二の記憶部の一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１、２ 費用管理システム
１０ 費用管理装置
１１ ユーザ認証部
１２ ログ収集部
１３ 費用算出部
１４ 費用請求部
２０ 企業システム
２１ 請求受付部
２２ 経費管理部
２３ 費用支払部
５０ 印刷機器
５１ 認証要求部
５２ 印刷制御部
５３ 利用量ログ生成部
５４ コンテンツログ生成部
５５ ログ送信部
６０ 端末
６１ ログ収集クライアント部
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
１１１ 認証要求応答部
１１２ ユーザリスト記憶部
１２１ ログ受信部
１２２ 利用量ログ記憶部
１２３ コンテンツログ記憶部
１３１ 課金分類選択部
１３２ 課金額算出部
１３３ 課金先情報記憶部
１３４ 課金分類記憶部
１４１ 請求先判定部
１４２ 請求情報生成部
１４３ 請求情報送信部
１４４ 宛先リスト記憶部
Ｂ バス
Ｒ１ 遠隔オフィス

特開２０００−２１４１８６号公報 特開２０１０−０８６５０２号公報

Claims (9)

1. １以上のコンピュータを含む費用管理システムであって、
   機器の利用情報を取得する取得部と、
   前記利用情報に関連付いている識別情報に対応付けて第一の記憶部が記憶する情報に基づいて、前記利用情報に係る費用の請求先を判定する判定部と、
   前記請求先に対する前記費用の請求情報を生成する生成部と、
   前記請求情報を出力する出力部とを有する費用管理システム。
2. 前記判定部は、前記利用情報の構成に基づいて、前記機器の利用目的を判定し、該利用目的に基づいて請求先を判定する請求項１記載の費用管理システム。
3. 前記生成部は、前記識別情報に対応付けて第二の記憶部が記憶する、前記機器の利用に関する単価情報に基づいて、前記請求情報を生成する請求項１又は２記載の費用管理システム。
4. 前記単価情報は、前記機器の利用目的に応じて前記第二の記憶部に記憶されている請求項３記載の費用管理システム。
5. 前記判定部は、前記利用情報に、前記機器による出力内容が含まれている場合は、前記機器の利用目的を公用と判定し、前記出力内容が含まれていない場合は、前記機器の利用目的を私用と判定する請求項２記載の費用管理システム。
6. 機器の利用情報を取得する取得部と、
   前記利用情報に関連付いている識別情報に対応付けて第一の記憶部が記憶する情報に基づいて、前記利用情報に係る費用の請求先を判定する判定部と、
   前記請求先に対する前記費用の請求情報を生成する生成部と、
   前記請求情報を出力する出力部とを有する費用管理装置。
7. １以上のコンピュータを含む費用管理システムが、
   機器の利用情報を取得する取得手順と、
   前記利用情報に関連付いている識別情報に対応付けて第一の記憶部が記憶する情報に基づいて、前記利用情報に係る費用の請求先を判定する判定手順と、
   前記請求先に対する前記費用の請求情報を生成する生成手順と、
   前記請求情報を出力する出力手順とを実行する費用管理方法。
8. コンピュータに、
   機器の利用情報を取得する取得手順と、
   前記利用情報に関連付いている識別情報に対応付けて第一の記憶部が記憶する情報に基づいて、前記利用情報に係る費用の請求先を判定する判定手順と、
   前記請求先に対する前記費用の請求情報を生成する生成手順と、
   前記請求情報を出力する出力手順とを実行させる費用管理プログラム。
9. 請求項８記載の費用管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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