JP2014035748A - 文書管理装置、その制御方法およびプログラム。 - Google Patents

Abstract

【課題】一旦上長に承認してもらった正式文書の記載事項に間違いが発見された場合に、その記載事項を訂正して再び上長に審査してもらうドラフト文書を迅速に見つけられるようにする。
【解決手段】ドラフト文書を保管する第１の記憶領域と正式文書を保管する第２の記憶領域とに記憶領域を区分することで当該ドラフト文書と当該正式文書をそれぞれ分けて保管する文書管理装置が、第１の記憶領域に保管されているドラフト文書を選択させ、選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、選択された文書が添付されて実行し、承認申請するためのワークフロが承認完了されたあとに、当該承認申請するためのワークフロに添付された文書に対応する文書を第２の記憶領域に新規に登録する。

【選択図】 図３

Description

文書管理装置、その制御方法およびプログラムに関する。

文書を格納する機能とは別に、格納した文書を上長に承認依頼できるワークフロ機能が付加された文書管理システムがある。

先行文献においては、登録と承認を別箇におこなう手間を省くために、クライアントから送信した文書が審査承認先において審査が完了した文書を正式文書として登録する文書管理システムが開示されている（例えば特許文献１）。

特開２００２−３２４０７２号公報

しかしながら、先行技術では文書管理サーバは審査完了と判断すると審査前の文書を正式文書としてそのまま登録するので、審査完了と判断された審査前後の両文書を文書管理サーバが区分してそれぞれ保管しいるわけではない。従って一旦審査完了の文書として文書管理サーバに登録されたあとの正式文書の記載事項に後日間違いが発見された場合には、一旦審査が完了した正式文書と同一の文書を訂正してから再び上長に審査してもらう必要があるが、その場合、前回使用した審査前の文書がどこにあったのかを再び思い出すことは非常に困難であるといった課題が生じてしまう。

本発明は、一旦上長に承認してもらった正式文書の記載事項に間違いが発見された場合に、その記載事項を訂正して再び上長に審査してもらうドラフト文書を迅速に見つけられるように、承認前のドラフト文書と承認後の正式文書の両方を区分して文書管理サーバに保管して管理できる仕組みを提供することを目的とする。

本発明は、ドラフト文書を保管する第１の記憶領域と正式文書を保管する第２の記憶領域とに記憶領域を区分することで当該ドラフト文書と当該正式文書をそれぞれ分けて保管する区分保管手段を備える文書管理装置であって、前記第１の記憶領域に保管されているドラフト文書を選択させるドラフト文書選択手段と、前記選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、前記ドラフト文書選択手段により選択された文書が添付されて実行するワークフロ実行手段と、前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該承認申請するためのワークフロに添付された文書に対応する文書を前記第２の記憶領域に新規に登録する正式文書登録手段と、を備えることを特徴とする。

また、前記ドラフト文書は内容が編集できる文書であって、前記承認申請するためのワークフロに添付された文書を複製し、かつ前記文書管理装置の記憶領域に保管する添付文書複製手段と、前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、当該申請開始された文書と対応する前記複製し保管されている文書を、内容を編集ができないように変換する変換手段と、を備え、前記正式文書登録手段が、前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、前記変換手段により編集できないように変換された文書を前記第２の記憶領域に新規に登録することを特徴とする。

また、前記第２の記憶領域に保管され、前記変換手段により変換されている正式文書を選択させる正式文書選択手段と、前記正式文書選択手段により選択された文書を廃棄するべきかを承認申請するためのワークフロを、前記正式文書選択手段により選択された文書が添付されて実行する第２のワークフロ実行手段と、前記廃棄するべきかを承認申請するためのワークフロが前記第２のワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該廃棄するべきかを承認申請された文書と対応する前記第２の記憶領域に保管されている文書を前記第２の記憶領域から削除する削除手段と、をさらに備えることを特徴とする。

また、前記変換手段により編集できないように変換された文書のショートカットを作成するショートカット作成手段と、前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、前記正規文書登録手段が前記第２の記憶領域に登録するよりもまえに前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットを記憶領域に登録するショートカット登録手段と、をさらに備えることを特徴とする。

また、前記第１の記憶領域は前記内容が編集できるドラフト文書を保管するための専用フォルダであり、前記第２の記憶領域は前記前記正式文書を保管するための専用フォルダであり、前記区分保管手段により、前記第１の記憶領域および前記第２の記憶領域の両専用フォルダをそれぞれ区分して前記文書管理装置の中に保管されていることを特徴とする。

また、前記第１の記憶領域に保管されているドラフト文書および前記第２の記憶領域に保管されている正式文書とを選択させる第２の選択手段と、前記第２の選択手段により選択されたドラフト文書を前記正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、前記第２の選択手段により選択されたドラフト文書が添付されて実行する第３のワークフロ実行手段と、前記承認申請するためのワークフロが前記第３のワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、前記第２の選択手段により選択されたドラフト文書を、前記第２の選択手段により選択された正式文書の改訂版として対応づけた改訂データを記憶する改訂データ記憶手段と、をさらに備えることを特徴とする。

本発明により、一旦上長に承認してもらった正式文書の記載事項に間違いが発見された場合に、その記載事項を訂正して再び上長に審査してもらうドラフト文書を迅速に見つけられるように、承認前のドラフト文書と承認後の正式文書の両方を区分して文書管理サーバに保管して管理できる仕組みを提供することが可能となる。

本発明におけるシステム構成の１例を示す図である。 本発明におけるハードウエア構成の１例を示す図である。 本発明におけるフォルダ構造の１例を示す図である。 本発明における記憶領域の区分の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明におけるデータテーブルの１例を示す図である。 本発明におけるデータテーブルの１例を示す図である。 本発明におけるデータテーブルの１例を示す図である。 本発明におけるフローチャートの１例を示す図である。 本発明におけるフローチャートの１例を示す図である。 本発明におけるフローチャートの１例を示す図である。 本発明におけるフローチャートの１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明における操作画面の１例を示す図である。 本発明におけるデータテーブルの１例を示す図である。 本発明におけるデータテーブルの１例を示す図である。 本発明におけるフローチャートの１例を示す図である。

図１を説明する。

文書管理装置１００とインターネットにて通信可能な各端末２００、２０１、２０２、２０３のＷＥＢブラウザを介して本発明の文書管理装置１００にログインする。文書管理装置１００は各端末から送られた文書のアップロード、保管、一覧表示、フォルダ管理、ダウンロード、内容編集、閲覧、回覧、ワークフロ、操作日時管理等が各端末からの要求によりログインユーザに設定されている権限に応じての処理が可能である。
図２を説明する。
図２は文書管理装置１００及びクライアント端末２００、２０１、２０２、２０３のハードウエア構成を示す図である。
図２において、４０１はＣＰＵで、システムバス４０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

ＲＯＭ４０２あるいは外部メモリ４１１には、ＣＰＵ４０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

４０３はＲＡＭで、ＣＰＵ４０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ４０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ４０２あるいは外部メモリ４１１からＲＡＭ４０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
４０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）４０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。

４０６はビデオコントローラで、表示部４１０への表示を制御する。なお、表示部４１０はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。また表示部は指やペン等にてユーザが表示画面内の対象位置を指定するタッチパネル機能を含むものであってもよい。

４０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ４１１へのアクセスを制御する。

４０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（通信回線）３００を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ４０１は、例えばＲＡＭ４０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ４０１は、ＣＲＴ上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ４１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ４０３にロードされることによりＣＰＵ４０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられるデータファイル及びデータテーブル等も、外部メモリ４１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
図３を説明する。
文書管理装置１００に文書の記憶領域が区分できるように、記憶領域別にわけて文書を格納するためのフォルダ階層をしめしたものである。

ドラフト版フォルダはドラフト文書だけを格納するフォルダである。ドラフト文書の作成者が文書管理装置１００にログインするとドラフト版フォルダの中のドラフト文書の編集が可能である。
公開中フォルダは正式文書だけを格納するフォルダである。一般社員がログインすると公開中フォルダの中の正式文書の閲覧やダウンロードが可能である。

運用開始前フォルダは正式文書のショートカット（リンク情報）だけを格納するフォルダである。配布者（限定されたもの）のみがログインにより運用開始前フォルダの中のショートカットにだけアクセス可能で正式文書そのものはダウンロードできないような仕組みになっている。

廃版フォルダは廃棄となった正式文書だけを格納するフォルダである。一部の管理者のみがログインすると廃版フォルダの中の廃棄となった正式文書へのアクセスが可能となる。
その他ワークフロの実行中に添付される文書を記憶する添付文書記憶領域がある。

文書管理装置１００は、ドラフト文書を保管する第１の記憶領域と正式文書を保管する第２の記憶領域とに記憶領域を区分することで当該ドラフト文書と当該正式文書をそれぞれ分けて保管する（区分保管手段）。

ドラフト文書とは内容が編集できる文書である。第１の記憶領域は内容が編集できるドラフト文書を保管するための専用フォルダである。第２の記憶領域は正式文書を保管するための専用フォルダである。
区分保管手段により、第１の記憶領域および第２の記憶領域の両専用フォルダをそれぞれ区分して文書管理装置の中に保管されている。
図４を説明する。
図４は本発明の処理の全体像を示した図である。
図５は起案者（山田太郎）がドラフト文書の記憶領域（ドラフト文書用フォルダ）からドラフト文書を検索するための操作画面である。
図６は起案者がドラフト文書５０２を指定するための操作画面である。
図７は起案者が新規６０１、改訂６０５、廃版６０６の中から１つのワークフロマップを指定するための操作画面である。
図８は新規６０１が起案者により指定されたあとの操作画面である。
図９上は起案者がワークフロ属性データ（新規）を手入力するための操作画面である。
図９上は起案者がワークフロ属性データ（改訂）を手入力するための操作画面である。
図１０、文書管理装置が、ワークフロの実行開始要求を受け付け、ワークフロの実行処理が開始されたあとの操作画面である。
図１１は承認者（鈴木花子）が自分に依頼されたワークフロ属性データを検索するための操作画面である。

図１２は承認者が自分に依頼されているワークフロ属性データが一覧表示された時の操作画面である。自分依頼されたワークフロ属性データ（承認申請）１１０１が１件ある。

図１３は承認者が一覧表示から指定した申請内容の書誌情報を確認するための操作画面である。添付ボタン１２０１の押下後に図１４に遷移する。属性ボタン１２０２の押下後に図１５に遷移する。コメントボタン１２０３の押下後に図１６に遷移する。

確認ボタン１２０４を押下すると図１７に遷移し承認者（上司）が承認申請を完了（許可）したことになる。逆に却下ボタン１２０５を押下すると図１７に遷移し承認者が承認申請を否認したことになる。

図１４は承認者が申請内容に関して添付されたドラフト文書の中身を確認（閲覧）するための操作画面である。添付文書１３０１の閲覧要求により、添付文書１３０１を開くことが出来る。
図１５は承認者が申請内容に関して起案者が入力したワークフロ属性データを確認し、必要に応じて、ワークフロ属性データを修正するための操作画面である。
図１６は承認者が申請内容に関して承認者のコメントを手入力するための操作画面である。

図１７は承認者が確認ボタン１２０４を押下して承認申請を完了（許可）したあとに表示される操作画面である。図１２の承認者が自分に依頼されているワークフロ属性データの一覧表示画面から自分に依頼されている承認申請が全て無くなった場合を示したものである。

図１８は一般公開に先立って関係者だけに限定公開するために、限定公開（一部の限定ユーザだけがアクセス可能）されているショートカット用フォルダの中に一般公開前の暫定的な正式文書のショートカットだけがアップされたあとの操作画面である。ショートカット用フォルダの中はショットカットだけなので正式文書がこの段階で一般公開に先立って流出することがない。

図１９は正式文書を一般公開するために、一般公開（全てのログインユーザがアクセス可能）されている正式文書用フォルダの中に正式文書（PDFに変換後の文書）が新規保管されたあとの操作画面である。
図２７は依頼するワークフロの属性データ（廃版）を指定または手入力するための操作画面である。
図２８は依頼されたワークフロの属性データ（廃版）を確認および変更するための操作画面である。
図２３を説明する。
ワークフロ起案者（文書作成者）による、ドラフト文書の新規登録における申請のためのワークフロ実行処理を示すフローチャートである。
Ｓ１０１において起案者端末２００は、ユーザ認証のためのログイン情報を文書管理装置１００に送信する。
Ｓ１０２において文書管理装置１００は、受け付けたログイン情報からユーザ認証をし、ユーザ別に予め設定されているフォルダへのアクセス権を抽出する。
Ｓ１０３において文書管理装置１００は、図５の操作画面の表示指示をする。
Ｓ１０４において起案者端末２００は、図５の操作画面を表示している。
Ｓ１０５において起案者端末２００は、ドラフト版フォルダから所望のフォルダが指定される。
Ｓ１０６において文書管理装置１００は、指定されたドラフト版フォルダを検索する。
Ｓ１０７において文書管理装置１００は、図６の操作画面の表示指示をする。
Ｓ１０８において起案者端末２００は、図６の操作画面を表示している。
Ｓ１０９において起案者端末２００は、所望のドラフト文書が指定される。
Ｓ１１０において文書管理装置１００は、第１の記憶領域に保管されているドラフト文書を選択させる（ドラフト文書選択手段）。

Ｓ１１１において文書管理装置１００は、承認申請するためのワークフロに添付された文書を複製し、かつ文書管理装置の記憶領域に保管する（添付文書複製手段）。
Ｓ１１２において起案者端末２００は、図７の操作画面を表示している。
Ｓ１１３において起案者端末２００は、新規、改訂版、廃棄の中から所望のワークフロマップが１つ指定される。

Ｓ１１４において文書管理装置１００は、新規登録のワークフロマップが選択されたかいなかを判断する。新規登録が選択された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ１１５に進む。

Ｓ１１５において文書管理装置１００は、承認申請するためのワークフロがワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、当該申請開始された文書と対応する複製し保管されている文書を、内容を編集ができないようにフォーマット変換する（変換手段）。
Ｓ１１６において起案者端末２００は、図８の操作画面を表示している。
Ｓ１１７において起案者端末２００は、属性ボタン７０２が押下される。
Ｓ１１８において文書管理装置１００は、各ワークフロ属性データを起案者端末２００にて手入力または指定させるべく図９上の操作画面の表示指示をする。
Ｓ１１９において起案者端末２００は、図９上の操作画面を表示している。
所属部門８０２は起案者が所属している部門を指定する欄である。
文書分類８０３は正式文書の機密管理区分を指定する欄である。
文書番号８０４は正式文書に付与される管理番号を入力する欄である。
確認承認ルート８０９は承認者のルート（承認者）を指定する欄である。
公開先（運用開始前）８１１は運用開始前フォルダのショートカットにアクセスできる限定ユーザ（配布者）を指定する欄である。
公開先（正版）８１２は公開中フォルダを指定する欄である。

Ｓ１２０において起案者端末２００は、ワークフロ属性データ（新規登録）が手入力され、開始ボタン７０３が押下されると、ワークフロ属性データ（新規登録）が送信文書管理装置１００にされる。

Ｓ１２１において文書管理装置１００は、選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、ドラフト文書選択手段により選択された文書が添付されて実行開始する（ワークフロ実行手段）。
受信したワークフロ属性データ（新規登録）は登録される。
Ｓ１２２において文書管理装置１００は、実行開始を起案者端末２００に通知するべく図１０の操作画面の表示指示をする。
Ｓ１２３において起案者端末２００は、図１０の操作画面を表示している。
図２４を説明する。
承認者による、ドラフト文書の新規登録および改訂版登録における承認のためのワークフロ実行処理を示すフローチャートである。
Ｓ４０１において承認者端末２０１は、ユーザ認証のためのログイン情報を文書管理装置１００に送信する。
Ｓ４０２において文書管理装置１００は、受け付けたログイン情報からユーザ認証をし、ユーザ別に予め設定されているフォルダへのアクセス権を抽出する。
Ｓ４０３において文書管理装置１００は、図１１の操作画面の表示指示をする。
Ｓ４０４において承認者端末２０１は、図１１の操作画面を表示している。
Ｓ４０５において承認者端末２０１は、自分に承認依頼されているワークフロの検索要求するべく割り当て１００２が指定される。
Ｓ４０６において文書管理装置１００は、ログインユーザに承認依頼されている全ワークフロを検索する。
Ｓ４０７において文書管理装置１００は、図１２の操作画面の表示指示をする。
Ｓ４０８において承認者端末２０１は、図１２の操作画面を表示している。
Ｓ４０９において承認者端末２０１は、一覧表示の中から『添付文書を確認してください』ワークフロ１１０１を１つ指定する。
Ｓ４１０において文書管理装置１００は、指定されたワークフロを検索する。
Ｓ４１１において文書管理装置１００は、指定されたワークフロの概要として図１３の操作画面の表示指示をする。
Ｓ４１２において承認者端末２０１は、図１３の操作画面を表示している。
Ｓ４１３において承認者端末２０１は、添付ボタン１２０１が押下される。
Ｓ４１４において文書管理装置１００は、添付ボタンが押下されたかいなかを判断する。押下された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ４１５に進む。

Ｓ４１５において文書管理装置１００は、既に添付文書記憶領域においてＰＤＦに変換済みである文書を添付ファイル１３０１として図１４のように表示指示する。
Ｓ４１６において承認者端末２０１は、図１４の操作画面を表示している。
Ｓ４１７において承認者端末２０１は、属性ボタン１２０２が押下される。
Ｓ４１８において文書管理装置１００は、属性ボタンが押下されたかいなかを判断する。押下された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ４１９に進む。
Ｓ４１９において文書管理装置１００は、ワークフロ属性データの内容を承認者が確認または一部変更できるように図１５のように表示指示する。
Ｓ４２０において承認者端末２０１は、図１５の操作画面を表示している。
Ｓ４２１において承認者端末２０１は、コメントボタン１２０３が押下される。
Ｓ４２２において文書管理装置１００は、コメントボタンが押下されたかいなかを判断する。押下された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ４２３に進む。
Ｓ４２３において文書管理装置１００は、承認者が起案者に対してのコメントを手入力できるように図１６のように表示指示する。
Ｓ４２４において承認者端末２０１は、図１６の操作画面を表示している。
Ｓ４２５において承認者端末２０１は、確認（承認）ボタン１２０４が押下される。

Ｓ４２６において文書管理装置１００は、承認者により承認が完了されたかいなかを判断する。承認が完了された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ４２７に進む。
Ｓ４２７において文書管理装置１００は、変換手段により編集できないように変換された文書のショートカットを作成する（ショートカット作成手段）。

承認申請するためのワークフロがワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、正規文書登録手段が第２の記憶領域に登録するよりもまえにショートカット作成手段により作成されたショートカットを記憶領域に登録する（ショートカット登録手段）。
Ｓ４２８において配布先端末２０２は、図１８の操作画面を表示している。

Ｓ４２９において文書管理装置１００は、本日が図９にて指定された運用開始日８０６であるかかいなかを判断する。本日が運用開始日（公開日）である（ＹＥＳ）の場合にはＳ４３０に進む。

Ｓ４３０において文書管理装置１００は、承認申請するためのワークフロがワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該承認申請するためのワークフロに添付された文書に対応する文書を第２の記憶領域に新規に登録する（正式文書登録手段）。

正式文書登録手段は、承認申請するためのワークフロがワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、変換手段により編集できないように変換された文書を前記第２の記憶領域に新規に登録している。

ここでは、新規登録のワークフロにて、正式文書のフォルダに最初に登録された正式文書にはまず初めにバージョン番号（Ｖ１）が付与される。図２５の改訂版登録のワークフロにて改訂版として次に登録された正式文書には、文書管理装置１００が記憶するバージョンアップ用関連データを用いてバージョン番号（Ｖ２）が付与される。

また、ワークフロ実行手段により承認してもらう第１の記憶領域にあるドラフト文書（例えば内容が編集可能なＷＯＲＤ『登録商標』ファイル、ＥＸＣＥＬ『登録商標』ファイル、ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ『登録商標』ファイル等）の文書ＩＤは、ワークフロ実行手段により承認された第２の記憶領域にある正式文書（例えば内容が編集できないＰＤＦ『登録商標』ファイル等）の文書ＩＤとが同一バージョン番号であることが分かるように管理された図示しないドラフト文書関連データとして記憶されていることはいうまでもない。

このドラフト文書関連データを利用すると、登録された正式文書のドラフト文書が第１の記憶領域（図３のドラフト版フォルダ以降の階層）どのフォルダ内に区分保管されているのかや、ドラフト文書から登録された正式文書が第２の記憶領域（図３の公開中フォルダ以降の階層）どのフォルダ内に区分保管されているのかを簡単に検索することができる。
Ｓ４３１において一般社員端末２０３は、図１９の操作画面を表示している。
図２５を説明する。
ワークフロ起案者（文書作成者）による、ドラフト文書の改訂版登録における申請のためのワークフロ実行処理を示すフローチャートである。
Ｓ１０１〜Ｓ１１３の各ステップは、図２３の処理と同じである。

Ｓ２０１において文書管理装置１００は、改訂版登録のワークフロマップが選択されたかいなかを判断する。改訂版登録が選択された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ１１５に進む。

Ｓ２０２において文書管理装置１００は、承認申請するためのワークフロがワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、当該申請開始された文書と対応する複製し保管されている文書を、内容を編集ができないようにＰＤＦファイルにフォーマット変換する。
Ｓ２０３において起案者端末２００は、図８の操作画面（改訂版登録時）を表示している。
Ｓ２０４において起案者端末２００は、属性ボタン７０２が押下される。
Ｓ２０５において文書管理装置１００は、各ワークフロ属性データを起案者端末２００にて手入力または指定させるべく図９下の操作画面の表示指示をする。
Ｓ２０６において起案者端末２００は、図９下の操作画面（改訂版登録時）を表示している。
改訂対象文書８１６は公開中フォルダの正式文書を指定する欄である。

Ｓ２０７において起案者端末２００は、ワークフロ属性データ（改訂版登録）が手入力され、開始ボタン７０３が押下されると、ワークフロ属性データ（改訂版登録）が送信文書管理装置１００にされる。

Ｓ２０８において文書管理装置１００は、Ｓ１１０での第１の記憶領域に保管されているドラフト文書選択とあわせて第２の記憶領域に保管されている正式文書との両方の文書を選択させる（第２の選択手段）。

第２の選択手段により選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、第２の選択手段により選択されたドラフト文書が添付されて実行開始する（第３のワークフロ実行手段）。
受信したワークフロ属性データ（改訂版登録）は登録される。

承認申請するためのワークフロが第３のワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、第２の選択手段により選択されたドラフト文書が承認され正式文書として上長から承認されたら、第２の選択手段により選択された正式文書（旧バージョン）の新バージョンになるように第２の選択手段により選択されたドラフト文書と第２の選択手段により選択された正式文書とを対応づけてバージョンアップ用関連データとして記憶する。このバージョンアップの番号付与は旧バージョン番号に対して１つずつバージョン番号がインクリメントするように、正式文書の登録順に連続したバージョン番号（Ｖ１、Ｖ２，Ｖ３、、、）が順次付与され、正式文書の管理ＩＤ（図２２の文書番号）と一意に対応ずけて管理される。
Ｓ２０９において文書管理装置１００は、実行開始を起案者端末２００に通知するべく図１０の操作画面の表示指示をする。
Ｓ２１０において起案者端末２００は、図１０の操作画面（改訂版登録時）を表示している。
図２６を説明する。
ワークフロ起案者（文書作成者）による、正式文書の廃棄における申請のためのワークフロ実行処理を示すフローチャートである。
Ｓ１０１〜Ｓ１０４の各ステップは、図２３の処理と同じである。
Ｓ３０１において起案者端末２００は、公開中フォルダから所望のフォルダが指定される。
Ｓ３０２において文書管理装置１００は、指定された公開中フォルダを検索する。
Ｓ３０３において文書管理装置１００は、図６の操作画面（廃棄時）の表示指示をする。
Ｓ３０４において起案者端末２００は、図６の操作画面（廃棄時）を表示している。
Ｓ３０５において起案者端末２００は、所望の正式文書が指定される。
Ｓ３０６において文書管理装置１００は、第２の記憶領域に保管されている正式文書を選択させる（正式文書選択手段）。
Ｓ３０７において文書管理装置１００は、承認申請するためのワークフロに添付された文書を複製し、かつ文書管理装置の添付文書記憶領域に保管する。
Ｓ３０８において起案者端末２００は、図７の操作画面（廃棄時）を表示している。
Ｓ３０９において起案者端末２００は、新規、改訂版、廃棄の中から所望のワークフロマップが１つ指定される。

Ｓ３１０において文書管理装置１００は、廃版（廃棄）のワークフロマップが選択されたかいなかを判断する。廃版が選択された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ３１２に進む。
Ｓ３１２において起案者端末２００は、図８の操作画面（廃棄時）を表示している。
Ｓ３１３において起案者端末２００は、属性ボタン７０２が押下される。
Ｓ３１４において文書管理装置１００は、各ワークフロ属性データを起案者端末２００にて手入力または指定させるべく図２７の操作画面の表示指示をする。
Ｓ３１５において起案者端末２００は、図２７の操作画面を表示している。

Ｓ３１６において起案者端末２００は、ワークフロ属性データ（廃棄）が手入力され、開始ボタン７０３が押下されると、ワークフロ属性データ（廃棄）が送信文書管理装置１００にされる。

Ｓ３１７において文書管理装置１００は、正式文書選択手段により選択された文書を廃棄するべきかを承認申請するためのワークフロを、正式文書選択手段により選択された文書が添付されて実行開始する（第２のワークフロ実行手段）。
Ｓ３１８において文書管理装置１００は、図１０の操作画面を表示している。
Ｓ３１９において起案者端末２００は、図１０の操作画面（廃棄時）を表示している。
図３１を説明する。
承認者による、正式文書の廃棄における承認のためのワークフロ実行処理を示すフローチャートである。
Ｓ４０１〜Ｓ４０８の各ステップは、図２４の処理と同じである。
Ｓ５０１において承認者端末２０１は、一覧表示の中から『添付文書を確認してください』ワークフロ１１０１を１つ指定する。
Ｓ５０２において文書管理装置１００は、指定されたワークフロを検索する。
Ｓ５０３において文書管理装置１００は、指定されたワークフロの概要として図１３の操作画面の表示指示をする。
Ｓ５０４において承認者端末２０１は、図１３の操作画面（廃棄時）を表示している。
Ｓ５０５において承認者端末２０１は、添付ボタン１２０１が押下される。
Ｓ５０６において文書管理装置１００は、添付ボタンが押下されたかいなかを判断する。押下された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ５０７に進む。
Ｓ５０７において文書管理装置１００は、添付文書記憶領域に複製された正式文書を添付ファイル１３０１として図１４のように表示指示する。
Ｓ５０８において承認者端末２０１は、図１４の操作画面（廃棄時）を表示している。
Ｓ５０９において承認者端末２０１は、属性ボタン１２０２が押下される。
Ｓ５１０において文書管理装置１００は、属性ボタンが押下されたかいなかを判断する。押下された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ５１０に進む。
Ｓ５１１において文書管理装置１００は、ワークフロ属性データの内容を承認者が確認または一部変更できるように図２８のように表示指示する。
Ｓ５１２において承認者端末２０１は、図２８の操作画面を表示している。
Ｓ５１３において承認者端末２０１は、コメントボタン１２０３が押下される。
Ｓ５１４において文書管理装置１００は、コメントボタンが押下されたかいなかを判断する。押下された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ５１５に進む。
Ｓ５１５において文書管理装置１００は、承認者が起案者に対してのコメントを手入力できるように図１６のように表示指示する。
Ｓ５１６において承認者端末２０１は、図１６の操作画面（廃棄時）を表示している。
Ｓ５１７において承認者端末２０１は、確認（承認）ボタン１２０４が押下される。
Ｓ５１８において文書管理装置１００は、承認が完了されたかいなかを判断する。承認が完了された（ＹＥＳ）と判断した場合にはＳ５１９に進む。
Ｓ５１９において文書管理装置１００は、廃棄を実行するための前処理をする。

Ｓ５２０において文書管理装置１００は、本日が図２７にて指定された廃版開始日１９０７であるかかいなかを判断する。本日が廃版開始日（廃棄日）である（ＹＥＳ）の場合にはＳ５２１に進む。

Ｓ５２１において文書管理装置１００は、廃棄するべきかを承認申請するためのワークフロが第２のワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該廃棄するべきかを承認申請された文書と対応する第２の記憶領域に保管されている文書を第２の記憶領域から削除する（削除手段）。つまり公開中フォルダから廃版フォルダに正式文書を移動する。
Ｓ５２２において一般社員端末２０３は、図１８の操作画面（廃棄時）を表示している。
公開中フォルダの中には正式文書が表示されない。
図２０を説明する。

ワークフロ申請時に新規登録、改訂版登録、廃棄のいずれか１つを選択するワークフロマップデータである。文書管理装置１００に定義ファイルとして記憶されている。
図２１を説明する。

ドラフト文書の新規登録における申請時に文書管理装置１００の図示しないワークフロ属性データ管理テーブルにワークフロ申請毎に登録され、記憶されるワークフロ属性データ（新規登録用）である。
図２２を説明する。
正式文書の新規保管時に文書管理装置１００の図示しない正式文書属性データ管理テーブルに正式文書毎に登録され、記憶される正式文書属性データである。
図２９を説明する。

ドラフト文書の改訂版登録における申請時に文書管理装置１００の図示しないワークフロ属性データ管理テーブルにワークフロ申請毎に登録され、記憶されるワークフロ属性データ（改訂版登録用）である。
図３０を説明する。

正式文書の廃棄における申請時に文書管理装置１００の図示しないワークフロ属性データ管理テーブルにワークフロ申請毎に登録され、記憶されるワークフロ属性データ（廃棄用）である。

また、本発明におけるプログラムは、上記フローチャートに示した制御方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体には制御方法をコンピュータが実行可能なプログラムとして記憶されている。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本願発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ 文書管理装置
２００ 起案者（作成者）端末
２０１ 承認者端末

Claims (8)

1. ドラフト文書を保管する第１の記憶領域と正式文書を保管する第２の記憶領域とに記憶領域を区分することで当該ドラフト文書と当該正式文書をそれぞれ分けて保管する区分保管手段を備える文書管理装置であって、
   前記第１の記憶領域に保管されているドラフト文書を選択させるドラフト文書選択手段と、
   前記選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、前記ドラフト文書選択手段により選択された文書が添付されて実行するワークフロ実行手段と、
   前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該承認申請するためのワークフロに添付された文書に対応する文書を前記第２の記憶領域に新規に登録する正式文書登録手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記ドラフト文書は内容が編集できる文書であって、
   前記承認申請するためのワークフロに添付された文書を複製し、かつ前記文書管理装置の記憶領域に保管する添付文書複製手段と、
   前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、当該申請開始された文書と対応する前記複製し保管されている文書を、内容を編集ができないように変換する変換手段と、
   を備え、
   前記正式文書登録手段が、前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、前記変換手段により編集できないように変換された文書を前記第２の記憶領域に新規に登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記第２の記憶領域に保管されている正式文書を選択させる正式文書選択手段と、
   前記正式文書選択手段により選択された文書を廃棄するべきかを承認申請するためのワークフロを、前記正式文書選択手段により選択された文書が添付されて実行する第２のワークフロ実行手段と、
   前記廃棄するべきかを承認申請するためのワークフロが前記第２のワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該廃棄するべきかを承認申請された文書と対応する前記第２の記憶領域に保管されている文書を前記第２の記憶領域から削除する削除手段と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記変換手段により編集できないように変換された文書のショートカットを作成するショートカット作成手段と、
   前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、前記正規文書登録手段が前記第２の記憶領域に登録するよりもまえに前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットを記憶領域に登録するショートカット登録手段と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理装置。
5. 前記第１の記憶領域は前記内容が編集できるドラフト文書を保管するための専用フォルダであり、前記第２の記憶領域は前記正式文書を保管するための専用フォルダであり、
   前記区分保管手段により、前記第１の記憶領域および前記第２の記憶領域の両専用フォルダをそれぞれ区分して前記文書管理装置の中に保管されていることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 前記第１の記憶領域に保管されているドラフト文書および前記第２の記憶領域に保管されている正式文書とを選択させる第２の選択手段と、
   前記第２の選択手段により選択されたドラフト文書を前記正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、前記第２の選択手段により選択されたドラフト文書が添付されて実行する第３のワークフロ実行手段と、
   前記承認申請するためのワークフロが前記第３のワークフロ実行手段により申請開始されたあとに、前記第２の選択手段により選択されたドラフト文書を、前記第２の選択手段により選択された正式文書の改訂版として対応づけた改訂データを記憶する改訂データ記憶手段と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
7. ドラフト文書を保管する第１の記憶領域と正式文書を保管する第２の記憶領域とに記憶領域を区分することで当該ドラフト文書と当該正式文書をそれぞれ分けて保管する区分保管手段を備える文書管理装置の制御方法であって、
   前記文書管理装置のドラフト文書選択手段が、前記第１の記憶領域に保管されているドラフト文書を選択させるドラフト文書選択工程と、
   前記文書管理装置のワークフロ実行手段が、前記選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、前記ドラフト文書選択工程により選択された文書が添付されて実行するワークフロ実行工程と、
   前記文書管理装置の正式文書登録手段が、前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行工程により承認完了されたあとに、当該承認申請するためのワークフロに添付された文書に対応する文書を前記第２の記憶領域に新規に登録する正式文書登録工程と、
   を含むことを特徴とする制御方法。
8. ドラフト文書を保管する第１の記憶領域と正式文書を保管する第２の記憶領域とに記憶領域を区分することで当該ドラフト文書と当該正式文書をそれぞれ分けて保管する区分保管手段を備える文書管理装置で読み取り実行可能なプログラムであって、
   前記文書管理装置を、
   前記第１の記憶領域に保管されているドラフト文書を選択させるドラフト文書選択手段と、
   前記選択されたドラフト文書を正式文書にするべきかを承認申請するためのワークフロを、前記ドラフト文書選択手段により選択された文書が添付されて実行するワークフロ実行手段と、
   前記承認申請するためのワークフロが前記ワークフロ実行手段により承認完了されたあとに、当該承認申請するためのワークフロに添付された文書に対応する文書を前記第２の記憶領域に新規に登録する正式文書登録手段と、
   して機能させることを特徴とするプログラム。

Images