JP2012230481A - 文書管理システム、文書管理方法及び文書閲覧装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書において紙文書と同様の使用感を実現すること。
【解決手段】電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を管理する文書管理システムであって、ユーザ端末２からのログイン要求に応じて、ユーザ情報ＤＢ１０２に登録されている情報を参照してログインを認証するログイン処理部１２２と、ログインが認証された場合に、ユーザ情報ＤＢ１０２において認証されたユーザのアカウント名に関連付けられたしおり情報を取得してユーザ端末２送信する文書管理部１２１とを含む文書管理サーバ１と、ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって受信したしおり情報に基づき、ログイン後最初に表示される画面において、電子しおりが設定された文書の情報を表示するユーザ端末２とを含むことを特徴とする。
【選択図】図３

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関し、特に、紙の文書に近い使用感での電子文書の利用に関する。

近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報の出力に用いられるプリンタやファクシミリ及び書類の電子化に用いるスキャナ等の画像処理装置は欠かせない機器となっている。このような画像処理装置は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能な複合機として構成されることが多い。

紙文書や書籍の利用においては、内容の多い文書を複数回に分けて読む場合、読んだページにしおりをはさんでおき、次にその文書を読む際にしおりを目印として続きを読み始める。それに類似する操作を電子化された文書で行う方法として、電子文書をお気に入りに登録する方法（例えば、特許文献１参照）や、電子文書に電子付箋を付与する方法（例えば、特許文献２参照）が提案されている。

紙文書の場合、保管棚やファイルから出しておくことにより、続きを読む際にすぐに手に取れる状態にしておくことが可能である。また、その文書にしおりや付箋が付されていれば、ユーザはそのページをすぐに開くことができる。これに対して、電子文書の場合は、特許文献１の技術を用いたとしても、お気に入りに登録した文書を呼び出す操作が必要である。また、特許文献２の技術を用いたとしても、ユーザは、電子付箋を付与した文書を覚えておく必要があると共に、電子付箋を付与した文書を検索して開く操作が必要である。

このように、電子文書の場合、紙文書の場合とは使用感が異なるため、紙文書の利便性を求める場合、電子文書を紙出力して利用することとなり、文書を電子化する意義が失われてしまう。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、電子文書において紙文書と同様の使用感を実現することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を管理する文書管理システムであって、ユーザを識別するユーザ識別情報、ユーザを認証するユーザ認証情報、夫々のユーザが文書に対して設定した電子しおりの情報が互いに関連付けられたユーザデータベース及び前記文書情報が記憶されている文書データベースに基づいてネットワークを介して文書情報を提供する文書管理サーバと、前記提供された文書情報を表示するユーザ端末とを含み、前記文書管理サーバは、前記ユーザ端末からのログイン要求に応じて、前記ユーザデータベースに登録されている前記ユーザ認証情報を参照してユーザのログインを認証するログイン処理部と、前記ユーザのログインが認証された場合に、前記ユーザデータベースにおいて、認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を取得し、前記電子しおりの情報を前記ユーザ端末に送信する文書管理部とを含み、前記ユーザ端末は、前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の情報を表示することを特徴とする。

また、本発明の他の態様は、電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を、ユーザを識別するユーザ識別情報、ユーザを認証するユーザ認証情報、夫々のユーザが文書に対して設定した電子しおりの情報が互いに関連付けられたユーザデータベース及び前記文書情報が記憶されている文書データベースよって管理するシステムにおける文書管理方法であって、前記システムへのログイン要求に応じて、前記ユーザデータベースに登録されている前記ユーザ認証情報を参照してユーザのログインを認証して記憶媒体に記憶し、前記ユーザのログインが認証された場合に、前記ユーザデータベースにおいて認証されたユーザのユーザ識別情報と関連付けられた前記電子しおりの情報を取得してログイン要求の要求元へ送信し、前記ログイン要求の要求元において、前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の情報を表示部に表示することを特徴とする。

また、本発明の更に他の態様は、電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を、ユーザを識別するユーザ識別情報、ユーザを認証するユーザ認証情報、夫々のユーザが文書に対して設定した電子しおりの情報が互いに関連付けられたユーザデータベース及び前記文書情報が記憶されている文書データベースに基づいて管理する文書管理サーバから前記文書情報を取得して閲覧するための文書閲覧装置であって、前記文書管理サーバへのログイン要求を送信するためのログイン要求画面に対するユーザの操作に応じて、前記文書管理サーバにログイン要求を送信するログイン要求部と、前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることにより、前記ユーザデータベースにおいて認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を前記文書管理サーバから受信するしおり情報受信部と、前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報に基づき、前記文書管理サーバへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の情報を表示部に表示させる文書情報表示部とを含むことを特徴とする。

本発明によれば、電子文書において紙文書と同様の使用感を実現することができる。

本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書プロパティ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るセクションプロパティ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るユーザ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るユーザ端末の機能構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバの動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバの動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るしおり付きページの表示動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバの動作を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、電子化された文書を利用するシステムであって、文書を管理するサーバと、ユーザが文書を閲覧する際のユーザインタフェースとなる情報処理端末とを含むシステムを例として説明する。

図１は、本実施の形態に係るシステムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係るシステムは、文書管理サーバ１と、ユーザ端末２とが、ネットワーク３を介して接続されて構成されている。そして、ユーザ端末２の例としては、デスクトップＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）２ａ、ノートＰＣ２ｂ、タブレット端末２ｃ及び携帯電話端末２ｄ等が用いられる。ネットワーク３としては、ローカルエリアネットワーク等のイントラネットや、インターネット、電話回線等の公衆回線及び専用回線等が用いられる。

文書管理サーバ１は、管理対象である電子化された文書情報に加えて、本実施形態に係るシステムを利用するユーザ毎の情報であるユーザ情報を記憶して管理している。ユーザ端末２は、汎用的なウェブブラウザや本実施形態に係るシステムの専用ブラウザ等のブラウザ・アプリケーションがインストールされた情報処理端末であり、文書閲覧装置として機能する。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びユーザ端末２等の情報処理装置のハードウェア構成について説明する。図２は、本実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、配信サーバ２の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス、タッチパネル等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、図１において説明したように、本実施形態に係る文書管理サーバ１はサーバとして運用される。従って、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びユーザ端末２の機能を実現する機能ブロックが構成される。

このように構成されたシステムにおいて、ユーザはユーザ端末２においてウェブブラウザ等のブラウザ・アプリケーションを起動し、ブラウザ・アプリケーションを介して文書管理サーバ１にアクセスする。文書管理サーバ１は、ブラウザ・アプリケーションを介したユーザ端末２からのアクセスに応じて、電子化された文書の情報（以降、文書情報とする）をネットワーク送信する。ユーザ端末２においては、文書管理サーバ１から送信された文書情報を受信し、ブラウザ・アプリケーションを介して表示装置に表示する。このようなシステムにおいて、ユーザ端末２を介した文書情報の管理や閲覧の利便性を向上することが本実施形態に係る要旨である。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成について、図３を参照して説明する。図３は、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、コントローラ１００、電子文書ＤＢ１０１、ユーザ情報ＤＢ１０２及びネットワークＩ／Ｆ１０３を含む。また、コントローラ１００は、ユーザ情報管理部１１０及び文書管理部１２０を含む。更に、ユーザ情報管理部１１０は、しおり有無管理部１１１、しおり付加位置管理部１１２及びしおり情報管理部１１３を含み、文書管理部１２０は、文書管理部１２１及びログイン処理部１２２を含む。

尚、本実施形態においては、電子文書ＤＢ１０１及びユーザ情報ＤＢ１０２が文書管理サーバ１の一部として構成される場合を例として説明するが、電子文書ＤＢ１０１及びユーザ情報ＤＢ１０２は、ネットワークを介してアクセス可能な専用のデータベースサーバとして構成することも可能である。

ネットワークＩ／Ｆ１０３は、文書管理サーバ１がネットワークを介してユーザ端末２等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ１０３は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。

電子文書ＤＢ１０１は、本実施形態に係るシステムにおいて管理及び閲覧の対象となる文書情報及び文書の管理情報を記憶している記憶装置であり、ＨＤＤ４０等の不揮発性記憶媒体によって実現される。ユーザ情報ＤＢ１０２は、ユーザ端末２を操作するユーザ毎に情報を記憶している記憶装置であり、ＨＤＤ４０等の不揮発性記憶媒体によって実現される。

ここで、電子文書ＤＢ１０１及びユーザ情報ＤＢ１０２に記憶されている情報について説明する。本実施形態においては、セクション毎に生成されたセクションファイルが複数集まって一の文書情報が構成される。従って、電子文書ＤＢ１０１は、上記各セクションを構成するセクションファイルと、夫々のセクションファイルのプロパティ情報（以降、セクションプロパティ情報とする）並びに、複数のセクションファイルによって構成される文書情報のプロパティ情報（以降、文書プロパティ情報とする）を記憶している。

図４は、本実施形態に係る文書プロパティ情報を示す図である。図４に示すように、文書プロパティ情報は、夫々の文書情報毎に生成されて管理されている。夫々の文書プロパティ情報は、文書の形式を示す“文書タイプ”、文書の名称を示す“文書名”、「作成中」、「完成」等の文書の状態を示す“文書情報”、文書が保存されている記憶領域を示す“保存場所”、文書の識別番号を示す“文書ＩＤ”、文書情報の情報容量を示す“データサイズ”、文書に含まれるセクション数、即ちセクションファイルの数を示す“セクション数”の情報を含む。また、文書プロパティ情報には、夫々の文書を構成するセクションファイルを示す“セクション番号”が含まれる。

図５は、本実施形態に係るセクションプロパティ情報を示す図である。図５に示すように、セクションプロパティ情報は、夫々のセクションファイル毎に生成されて管理されている。夫々のセクションプロパティ情報は、セクションの名称を示す“セクション名”、セクションの識別番号を示す“セクション番号”、セクションファイルのデータ形式を示す“拡張子”、セクションファイルの情報容量を示す“データサイズ”、実際のセクションファイルのファイルパスを示す“ファイル”の情報を含む。

図６は、本実施形態に係るユーザ情報ＤＢ１０２に記憶されているユーザ情報の例を示す図である。図６に示すように、ユーザ情報は、夫々のユーザ毎に生成されて管理されている。本実施形態に係る夫々のユーザ情報は、ユーザを一意に識別する“アカウント名”、各ユーザが文書管理サーバ１にログインする際の認証情報である“パスワード”、各ユーザの連絡先を示す“メールアドレス”、各ユーザが文書管理サーバ１において管理されている文書情報に対する電子しおりの設定があるか否かを示す“しおり有無”の情報を含む。

更に、夫々のユーザ情報においては、文書情報に対する電子しおりの設定がある場合、夫々の電子しおり毎にその内容を示す情報（以降、しおり情報とする）が含まれる。図６に示すように、しおり情報には、電子しおりが付加された文書を示す“しおり付加文書ＩＤ”、電子しおりが付加されたセクションファイルを示す“セクション番号”、電子しおりが付加されたページを示す“しおり付加ページ”、電子しおりの不可に際して入力された“コメント”の情報が含まれる。尚、本実施形態においては、しおり情報がユーザ情報の一部として含まれる場合を例とするが、ユーザ情報としおり情報とは関連付けられていればよく、しおり情報がユーザ情報の一部である必要はない。

このように、本実施形態においては、文書に付加された電子しおりの情報は、夫々のユーザ毎にユーザ情報に関連付けられて記憶されている。そのため、同一の文書情報に対して、複数のユーザが異なる態様で電子しおりを付加することが可能であり、ユーザの利便性を向上することができる。そして、このようなユーザ情報の内容とコントローラ１００の処理により、本実施形態に係るシステムの機能が実現される。

コントローラ１００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０がそのプログラムに従って演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００は、文書管理サーバ１全体を制御する制御部として機能する。

ユーザ情報管理部１１０は、ユーザ端末２におけるユーザの操作に対応した情報（以降、操作情報とする）をネットワークＩ／Ｆ１０３を介して受信し、その操作に応じてユーザ情報ＤＢ１０２に格納されているユーザ情報を管理する。しおり有無管理部１１１は、ユーザによるしおりの付与操作に基づき、図６に示す“しおり有無”の情報を更新する。しおり付加位置管理部１１２は、ユーザによるしおりの付与操作に基づき、図６に示すしおり情報を生成し、“しおり付加文書ＩＤ”、“セクション番号”、“しおり付加ページ”の情報を更新する。しおり情報管理部１１３は、しおり情報に含まれる情報のうち、上記しおり付加位置管理部１１２が管理する以外の情報を管理する。

文書管理部１２０は、ユーザ端末２からのアクセスに応じてユーザ情報ＤＢ１０２を参照してユーザのログイン認証を行うと共に、電子文書ＤＢ１０１に格納されている電子文書を読み出してユーザ端末２に送信する。この際、文書管理部１２０は、ログインしたユーザのユーザ情報に含まれる“しおり有無”の情報及びしおり情報に基づき、ログイン後にユーザ端末２に表示される画面を変化させることにより、電子文書において紙文書と同様の使用感を実現する。

文書管理部１２１は、文書管理サーバ１にログインしたユーザが操作するユーザ端末２に対して、電子文書ＤＢ１０１にて管理されている文書情報への階層的なナビゲーションを可能とするビューを提供する。これらのビューは、文書を一覧表示にするかサムネイル表示にするか、文書を名称で昇順にソートして表示するか日付で降順にソートするかなどの表示形式の指定や、文書を構成するセクションの拡張子やセクション数を含む。

ログイン処理部１２２は、ユーザ端末２からのログイン要求に応じてユーザ情報ＤＢ１０２を参照し、ユーザ情報として格納された“アカウント名”、“パスワード”との照合をおこなってユーザ認証を行う。これにより、文書管理サーバ１が、ユーザ端末２を本文書管理システムのユーザとして認識する。 なお、ユーザ認証情報は、ユーザ名およびパスワードによる認証に限らず、ほかの認証方式でもよい。

次に、クライアント端末２の機能ブロックについて、図７を参照して説明する。図７に示すように、本実施形態に係るクライアント端末２は、ＬＣＤ６０及び操作部７０の他、コントローラ２００及びネットワークＩ／Ｆ２０１を含む。ネットワークＩ／Ｆ２０１は、ユーザ端末２がネットワークを介して文書管理サーバ１等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ２０１は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。

コントローラ２００は、図７に示すように、ブラウザ・アプリケーション２１０及び文書管理対応部２２０を含む。ブラウザ・アプリケーション２１０は、ウェブブラウザ等の一般的なアプリケーションであり、文書管理サーバ１から受信した表示情報や文書情報を表示する機能を含むソフトウェア・アプリケーションである。ブラウザ・アプリケーション２１０は、予めユーザ端末２にインストールされているプログラムによって構成される。

文書管理対応部２２０は、主として文書管理サーバ１との間での情報のやりとりを行うと共に、ブラウザ・アプリケーション２１０がＬＣＤ６０に表示させる表示情報を処理するソフトウェア・アプリケーションである。文書管理対応部２２０は、ブラウザ・アプリケーション２１０を介して入力されたユーザの指示に基づいてユーザ端末２が文書管理サーバ１にアクセスすることにより、文書管理サーバ１からユーザ端末２にダウンロードされるＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）等によって構成される。

本実施形態に係るユーザ端末２においては、文書管理対応部２２０が、文書管理サーバ１の文書管理部１２０から提供された表示情報を受信し、ブラウザ・アプリケーション２１０がその表示情報に基づいてＬＣＤ６０に画面表示を行う。ブラウザ・アプリケーション２１０上において表示された文書に対して編集や電子しおりの付与等の操作をユーザが行うと、それらの操作情報はブラウザ・アプリケーション２１０上に表示されている文書に反映されると共に、文書管理対応部２２０によってネットワークを介して文書管理サーバ１に送信される。

これにより、文書の編集であれば、文書管理部１２１が電子文書ＤＢ１０１に格納されたセクションファイルの編集を行い、しおりの付与であれば、ユーザ情報管理部１１１が上述したようにユーザ情報ＤＢ１０２に格納されているユーザ情報を更新する。

次に、本実施形態に係るシステムの動作について説明する。図８は、本実施形態に係るシステムにおいて、ユーザ端末２から文書管理サーバ１に対してログイン要求が送信された場合の文書管理サーバ１の動作を示すフローチャートである。図８の動作の開始に際しては、ユーザ端末２が、ユーザの操作に基づき、少なくとも“アカウント名”及び“パスワード”を含むログイン要求を文書管理サーバ１に送信する。この処理は、文書管理対応部２２０がログイン要求部として機能することにより実現される。

文書管理サーバ１においては、ログイン処理部１２２が、ユーザ端末２からログイン要求を取得する（Ｓ８０１）。すると、ログイン処理部１２２は、取得したログイン要求に含まれる“アカウント名”に基づいてユーザ情報ＤＢ１０２から該当ユーザのユーザ情報を抽出し、取得した“パスワード”がユーザ情報ＤＢ１０２に記憶されている“パスワード”と一致するか否かを確認して認証処理を行う（Ｓ８０２）。

Ｓ８０２の処理の結果、“パスワード”が一致せずに認証ＮＧとなった場合（Ｓ８０２／ＮＯ）、文書管理サーバ１はそのまま処理を終了する。この際、ユーザ端末２においては、文書管理サーバ１から認証ＮＧの通知を受信し、認証ＮＧとなったことをユーザに通知するための通知画面を表示することが好ましい。Ｓ８０２の処理の結果、認証ＯＫとなった場合（Ｓ８０２／ＹＥＳ）、ログイン処理部１２２は、認証された“アカウント名”を文書管理部１２１に入力し、処理を引き継ぐ。尚、認証ＯＫとなった場合、ログイン処理部１２２は、ＲＡＭ２０上等に確保された記憶領域に、ログインしたユーザの“アカウント名”を記憶する。これにより、以降、文書管理サーバ１においては、ログイン処理部１２２が格納した情報を参照することにより、ログイン中のユーザを確認することができる。

文書管理部１２１は、認証された“アカウント名”に基づいてユーザ情報ＤＢ１０２を参照し、“しおり有無”の情報を確認する（Ｓ８０３）。その確認の結果、該当ユーザには電子しおりが設定されていなかった場合（Ｓ８０３／ＮＯ）、文書管理部１２１は、特別な処理は不要であると判断し、通常のメイン画面を表示するための表示情報を生成してユーザ端末２に送信し（Ｓ８１０）、処理を終了する。

他方、Ｓ８０３の判断の結果、該当ユーザに電子しおりが設定されていた場合（Ｓ８０３／ＹＥＳ）、文書管理部１２１は、図６において説明したしおり情報を取得し（Ｓ８０４）、ユーザ端末２にしおり情報を送信する（Ｓ８０５）。そして、文書管理部１２１は、設定されている電子しおりが１つであるか否かを確認する（Ｓ８０６）。Ｓ８０５において送信されたしおり情報は、ユーザ端末２において、しおり情報受信部として機能する文書管理対応部２２０が受信する。

Ｓ８０６の判断の結果、設定されている電子しおりが１つであった場合（Ｓ８０６／ＹＥＳ）、文書管理部１２１は、その電子しおりが付与されたページをログイン後の最初の画面として表示するための処理を実行する。そのため、文書管理部１２１は、電子しおりが設定されている文書の文書ＩＤ、即ち“しおり付加文書ＩＤ”を参照し、ログインしているユーザがその文書へのアクセス権を有するか否かを判断する（Ｓ８０７）。

Ｓ８０７において確認するべきアクセス権の情報は、システムの構築態様によって、電子文書ＤＢ１０１、ユーザ情報ＤＢ１０２またはその他のデータベースに格納されている。Ｓ８０７の判断の結果、ログインしているユーザが対象文書へのアクセス権を有している場合、文書管理部１２１は、メイン画面として表示するための文書一覧情報に加えて、しおりが付加されたセクションファイルをユーザ端末２に送信して（Ｓ８０８）、処理を終了する。

Ｓ８０６の判断の結果、しおりが複数であった場合（Ｓ８０６／ＮＯ）や、Ｓ８０７の判断において、ログインしているユーザが対象文書へのアクセス権を有していない場合（Ｓ８０７／ＮＯ）、文書管理部１２１は、該当ユーザの電子しおりが付与されている文書の一覧を生成し、ユーザ端末２に送信して（Ｓ８０９）、処理を終了する。このような処理により、本実施形態に係るシステムへのユーザのログイン時の処理が完了する。

Ｓ８０８の処理の結果、ユーザ端末２においては、文書管理対応部２２０がセクションファイルを受信し、Ｓ８０５の処理によって受信したしおり情報に基づき、電子しおりが付与されたページを表示するための表示情報を生成してブラウザ・アプリケーション２１０に入力する。即ち、文書管理対応部２２０が、文書情報表示部として機能する。ブラウザ・アプリケーション２１０が、その表示情報に基づいてＬＣＤ６０に画面表示を行うことにより、システムへのログイン後、最初に表示される画面として、電子しおりが付与されたページが表示される。

また、Ｓ８０９の処理の結果、ユーザ端末２においては、文書管理対応部２２０が、電子しおりが付与された文書一覧を受信し、その一覧を表示するための表示情報を生成してブラウザ・アプリケーション２１０に入力する。即ち、文書管理対応部２２０が、文書情報表示部として機能する。ブラウザ・アプリケーション２１０が、その表示情報に基づいてＬＣＤ６０に画面表示を行うことにより、システムへのログイン後、最初に表示される画面として、電子しおりが付与された文書の一覧が表示される。

このように、本実施形態に係るシステムにおいては、ユーザがシステムにログインした際、文書管理サーバ１が、ログインしたユーザの電子しおりが設定されている文書を確認し、電子しおりが付与されている文書が１つであれば、そのしおりが付与されたページがログイン後に最初に表示されるメイン画面としてユーザ端末２に表示される。これにより、ユーザは、ログイン操作以外になんら操作を行うことなく、電子化された文書において、電子しおりを付与しておいたページから続きを読むことが可能であり、利便性を向上することができる。

また、電子しおりが付与されている文書が複数あった場合であっても、電子文書が付与された文書の一覧情報がログイン後に最初に表示されるメイン画面としてユーザ端末２に表示される。これにより、ユーザは、ログイン操作以外になんら操作を行うことなく、続きを読み始めるべき文書を選択する画面に到達することができ、利便性を向上することができる。このように、本実施形態に係る要旨は、ユーザがユーザ端末２においてシステムにログインした際に、ログイン後最初に表示される画面において、電子しおりが設定された文書の情報を表示することである。

尚、図８の例においては、電子しおりが複数付与されていた場合、電子しおりが付与された文書の一覧を表示する場合を例とした。しかしながら、しおり情報の一部として、電子しおりが付与された日時を記憶しておけば、最も日付の新しい電子しおりが付与されたページを表示する等の処理も可能であり、ユーザの利便性に寄与することができる。

図９は、本実施形態に係るシステムにおいて、ユーザがユーザ端末２を操作して電子しおりの付与を指示し、そのコマンドがユーザ端末２から文書管理サーバ１に送信された場合の文書管理サーバ１の動作を示すフローチャートである。図９の動作の開始に際しては、ユーザ端末２が、電子しおりを付与する文書の文書ＩＤ、セクション番号及び電子しおりを付加するページを示す情報を含む電子しおりの付加要求を送信する。また、電子しおりの付与に際してコメントがある場合は、コメントの情報も送信する。

文書管理サーバ１においては、ユーザ情報管理部１１０が、ネットワークＩ／Ｆ１０３を介して上記電子しおりの付加要求を受信する（Ｓ９０１）。すると、しおり付加位置管理部１１２が、ログイン中のユーザＩＤに基づいてユーザ情報を参照し、付加要求に含まれる文書ＩＤがしおり情報の“しおり付加文書ＩＤ”として既に格納されていないか否かを確認する（Ｓ９０２）。Ｓ９０２の処理は、電子しおりの付加が要求された文書について、既に他の電子しおりが付加済みでないか否かを確認する処理である。

Ｓ９０２の判断の結果、既に電子しおりが付加済みであった場合、しおり付加位置管理部１１２は、既に付与されている電子しおりを削除しても良いか否かをユーザに確認するための確認メッセージをネットワークＩ／Ｆ１０３を介してユーザ端末２に送信する（Ｓ９０３）。ユーザ端末２においては、ブラウザ・アプリケーション２１０が上記確認メッセージをＬＣＤ６０に表示させる。ユーザは操作部７０を操作することにより、しおりの削除を許可するか否かの回答を入力する。ユーザによって入力された回答は、ネットワークＩ／Ｆ２０１を介して文書管理サーバ１に送信される。

文書管理サーバ１に送信されたユーザからの回答は、ネットワークＩ／Ｆ１０３を介してしおり付加位置管理部１１２が受信する。しおり付加位置管理部１１２は、ユーザからの回答の内容を確認し、しおりの削除を許可しない回答であった場合（Ｓ９０４／ＮＯ）、しおり付加位置管理部１１２は、電子しおりの付加を中断し、処理を終了する。

Ｓ９０４の判断の結果、しおりの削除を許可する回答であった場合（Ｓ９０４／ＹＥＳ）、しおり付加位置管理部１１２は、該当文書のしおり情報を削除し（Ｓ９０５）、しおり付加要求にて受信した夫々の情報をしおり情報として取得する（Ｓ９０６）。Ｓ９０６において、しおり付加位置管理部１１２は、電子しおりを付与する文書の文書ＩＤ、セクション番号及び電子しおりを付加するページを示す情報を、夫々“しおり付加文書ＩＤ”、“セクション番号”、“しおり付加ページ”として取得する。また、コメントがある場合、しおり情報管理部１１３が、“コメント”として取得する。

尚、Ｓ９０２の判断の結果、該当文書には電子しおりが付与されていなかった場合（Ｓ９０２／ＮＯ）、しおり付加位置管理部１１２は、Ｓ９０３〜Ｓ９０５の処理を省略し、上記Ｓ９０６の処理を実行する。その後、しおり付加位置管理部１１２は、ユーザから電子しおり付与の確定通知を待ち、確定通知を受信すると（Ｓ９０７）、上記取得したしおり情報によってユーザ情報を更新すると共に、セクションファイルの電子しおりが付与された位置にマークが表示されるようにセクションファイルを編集する（Ｓ９０８）。また、コメントがある場合、しおり情報管理部１１３が、“コメント”の情報を更新する。

Ｓ９０８において、しおり有無管理部１１１は、該当ユーザのユーザ情報において、“しおり有無”の情報が電子しおりが付与されていないことを示す情報である場合、電子しおりが付与されていることを示す情報に更新する。その後、ユーザ情報管理部１１０は、電子しおりの付与が完了したことを示す完了メッセージをユーザ端末２に送信し（Ｓ９０９）、処理を終了する。

他方、ユーザから確定通知ではなく電子しおり付与のキャンセル通知が送信された場合（Ｓ９０７／ＮＯ）、ユーザ情報管理部１１０は、そのまま処理を終了する。このような処理により、本実施形態に係るシステムにおいて、図６に示すようなしおり情報が格納され、図８に示すような動作を実現するための環境を構築することができる。

尚、図９のＳ９０２において、しおり付加位置管理部１１２が、該当文書のしおり情報があるか否かを判断する場合を例として説明したが、Ｓ９０２の前に、しおり有無管理部１１１が、“しおり有無”を確認しても良い。これにより、未だ電子しおりが付与されていないユーザの場合は、即座に電子しおりが付与されていないことを判断することができる。

また、上記実施形態においては、最終的なユーザからの確定通知を待って電子しおりの付与、即ち、ユーザ情報におけるしおり情報の更新を行う場合を例として説明した。しかしながら、Ｓ９０３、Ｓ９０４の処理においてもユーザへの確認は行われるため、Ｓ９０７の処理は省略しても良い。

図１０は、ユーザ端末２において文書一覧若しくはしおり付き文書の一覧が表示された後に、しおり付き文書の表示を要求する場合の文書管理サーバ１及びユーザ端末２の動作を示すシーケンス図である。図８のＳ８０９やＳ８１０等の処理の結果として、ユーザ端末２において、ブラウザ・アプリケーション２１０がＬＣＤ６０に文書の一覧を表示させる（Ｓ１００１）。ユーザによる操作によってしおり付きの文書が選択され、ブラウザ・アプリケーション２１０が操作部７０からその指示の操作を受け付けると、文書管理対応部２２０は、ネットワークＩ／Ｆ２０１を介して、選択された文書の表示要求を文書管理サーバ１に送信する（Ｓ１００２）。この際送信される表示要求には、ユーザを識別するための“アカウント名”及び表示が要求された文書を識別するための“文書ＩＤ”が含まれる。

尚、Ｓ１００２において、ユーザがしおり付き文書を選択する操作は、ユーザ端末２に表示されるＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）の態様に応じて様々な態様が考えられる。例えば、文書の一覧表示画面において、しおりが付与されていることを示す図形、即ちアイコンが夫々の文書毎に表示されており、ユーザがそのアイコンをクリックすることにより、その文書において電子しおりが付与されているページの表示命令を入力する態様が考えられる。この場合、アイコンは、夫々の文書に対して電子しおりが設定されていることを示すと共に、電子しおりが設定されたページの表示を要求するための操作部として用いられる。

また、電子しおりが付与された文書が右クリックされた際のメニューとして、電子しおりが付加されたページを開くことを指示するためのコマンドが含まれるようにしても良い。これらの態様は、ユーザ端末２における文書管理対応部２２０によって実現される。

文書管理サーバ１においては、文書管理部１２１が、しおり付き文書の表示要求を取得し（Ｓ１００３）、“アカウント名”に基づいてユーザ情報を検索すると共に、ユーザ情報に含まれるしおり情報を“文書ＩＤ”に基づいて取得し、取得したしおり情報に基づいて電子文書ＤＢ１０１から表示対象のセクションファイルを取得する（Ｓ１００４）。このように情報を取得すると、文書管理部１２１は、取得した情報をネットワークＩ／Ｆ１０３を介してユーザ端末２に送信する（Ｓ１００５）。

ユーザ端末２においては、文書管理対応部２２０が情報を受信し、受信したセクションファイルにおいて、同じく受信したしおり情報に記述されているしおり付加ページが表示されるように表示情報を生成してブラウザ・アプリケーション２１０に入力する。そして、ブラウザ・アプリケーションが、入力された表示情報に従ってＬＣＤ６０に画面表示を行うことにより、電子しおりが付与されたページが表示される（Ｓ１００６）。

このように、本実施形態に係るシステムにおいては、電子しおりが付与された文書が選択された場合、自動的に電子しおりが付与されたページが表示される。これによりユーザは、文書を選択する以外の操作を行う必要がなく、操作数を低減して利便性を向上することができる。

図１１は、ユーザ端末２を操作しているユーザがシステムにログインした状態において、電子しおりが付与された文書の一覧を表示させる際の、文書管理サーバ１の動作を示すフローチャートである。図１１の動作の前提として、ユーザ端末２から文書管理サーバ１に対して、電子しおりが付加された文書一覧の検索要求が送信される。この要求には、ユーザを識別するための“アカウント名”が含まれる。

文書管理サーバ１においては、文書管理部１２１が上記検索要求を取得する（Ｓ１１０１）。検索要求を取得した文書管理サーバ１は、検索要求に含まれる“アカウント名”に基づいてユーザ情報を参照し、該当ユーザのユーザ情報における“しおり有無”を確認する（Ｓ１１０２）。Ｓ１１０２の確認の結果、電子しおりが未だ付加されていなかった場合（Ｓ１１０２／ＮＯ）、文書管理部１２１は、抽出結果が無い事を示すメッセージをユーザ端末２に送信し（Ｓ１１０６）、処理を終了する。

Ｓ１１０２の確認の結果、電子しおりが付加されていた場合（Ｓ１１０２／ＹＥＳ）、文書管理部１２１は、該当ユーザの全てのしおり情報を参照し、“しおり付加文書ＩＤ”をすべて取得する（Ｓ１１０３）。“しおり付加文書ＩＤ”を取得すると、文書管理部１２１は、夫々の“しおり付加文書ＩＤ”に基づいて電子文書ＤＢ１０１を検索し、対応する“文書名”を取得して文書のリストを生成する（Ｓ１１０４）。

文書名のリストを生成すると、文書管理部１２１は、生成したリストを一覧表示するための表示情報を生成し、ユーザ端末２に送信して（Ｓ１１０５）、処理を終了する。このような処理により、文書実施形態に係るシステムにおいて、電子しおりが付与された文書の一覧情報がユーザ端末２に表示される。尚、本実施形態においては、電子しおりの付加及び電子しおり付加後のシステム起動時の動作について記述したが、付加した電子しおりの削除、電子しおりの付加位置の変更、しおり情報の編集及び電子しおりを付加した文書の検索等の処理は、ユーザ端末２を操作することによって可能である。

以上説明したように、本実施形態に係るシステムによれば、ユーザがログインした際、ユーザの電子しおりの情報を参照し、ログイン後最初に表示される画面において、電子しおりが付与された文書を表示するため、電子文書において紙文書と同様の使用感を実現することが可能となる。

尚、上記実施形態においては、図９において説明したように、一の文書には一の電子しおりのみが設定可能である場合を例として説明した。しかしながら、紙文書においては、一の文書に対して、複数の付箋を付与するような態様もある。従って、上記実施形態は一例であり、一の文書に対して複数の電子しおりを付与するような態様も可能である。この場合、図９のＳ９０２〜Ｓ９０５は省略することが可能である。

１ 文書管理サーバ
２ ユーザ端末
２ａ ＰＣ
２ｂ ノートＰＣ
２ｃ タブレット端末
２ｄ 携帯電話端末
３ ネットワーク
１０ ＣＰＵ
２０ ＲＡＭ
３０ ＲＯＭ
４０ ＨＤＤ
５０ Ｉ／Ｆ
６０ ＬＣＤ
７０ 操作部
８０ バス
１００ コントローラ
１０１ 電子文書ＤＢ
１０２ ユーザ情報ＤＢ
１０３ ネットワークＩ／Ｆ
１１０ ユーザ情報管理部
１１１ しおり有無管理部
１１２ しおり付加位置管理部
１１３ しおり情報管理部
１２０ 文書管理部
１２１ 文書閲覧部
１２２ ログイン処理部
２００ コントローラ
２０１ ネットワークＩ／Ｆ
２１０ ブラウザ・アプリケーション
２２０ 文書管理対応部

特開２００５−０７０９７８号公報 特開平０５−３４２２６９号公報

Claims (10)

1. 電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を管理する文書管理システムであって、
   ユーザを識別するユーザ識別情報、ユーザを認証するユーザ認証情報、夫々のユーザが文書に対して設定した電子しおりの情報が互いに関連付けられたユーザデータベース及び前記文書情報が記憶されている文書データベースに基づいてネットワークを介して文書情報を提供する文書管理サーバと、前記提供された文書情報を表示するユーザ端末とを含み、
   前記文書管理サーバは、
   前記ユーザ端末からのログイン要求に応じて、前記ユーザデータベースに登録されている前記ユーザ認証情報を参照してユーザのログインを認証するログイン処理部と、
   前記ユーザのログインが認証された場合に、前記ユーザデータベースにおいて、認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を取得し、前記電子しおりの情報を前記ユーザ端末に送信する文書管理部とを含み、
   前記ユーザ端末は、前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の情報を表示することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理部は、前記認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を取得し、前記電子しおりが設定された文書が１つであった場合、前記電子しおりが設定された文書を前記文書データベースから取得して前記ユーザ端末に送信し、
   前記ユーザ端末は、前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報及び前記電子しおりが設定された文書に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書において電子しおりが設定されたページを表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書管理部は、前記認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を取得し、前記電子しおりが設定された文書が複数であった場合、前記電子しおりが設定された文書名を前記文書データベースから取得して前記ユーザ端末に送信し、
   前記ユーザ端末は、前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報及び前記電子しおりが設定された文書名に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の文書名の一覧を表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記電子しおりの情報は、電子しおりが文書に対して設定された日時の情報を含み、
   前記文書管理部は、前記認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を取得し、前記電子しおりが設定された文書が複数であった場合、前記電子しおりが設定された文書のうち、前記設定された日時が最も新しい文書を前記文書データベースから取得して前記ユーザ端末に送信し、
   前記ユーザ端末は、前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報及び前記電子しおりが設定された文書に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書において電子しおりが設定されたページを表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記ユーザ端末は、前記文書管理サーバから前記電子しおりの情報及び前記電子しおりが設定された文書名を取得することによって前記電子しおりが設定された文書の文書名の一覧を表示する機能を含み、前記電子しおりが設定された文書の文書名の一覧を表示する際に、前記電子しおりが設定されていることを視覚的に示すための図形であって、前記電子しおりが設定されたページの表示を要求するための操作部である図形を、夫々の文書毎に表示することを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の文書管理システム。
6. 前記ユーザ端末は、前記図形が操作された場合に、前記ユーザ識別情報及び前記図形が対象としている文書を識別するための文書識別情報と共に電子しおりが設定されたページの表示要求を前記文書管理サーバに送信し、
   前記文書管理部は、前記送信されたユーザ識別情報及び前記文書識別情報に基づいて前記表示要求に係る文書に設定された電子しおりの情報を前記ユーザデータベースから取得すると共に前記表示要求に係る文書を前記文書データベースから取得して前記ユーザ端末に送信することを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
7. 前記ユーザ端末において前記文書管理サーバとの間で情報をやり取りして表示装置に情報を表示させる機能は、前記文書管理サーバからダウンロードされたプログラムに従って演算装置が演算を行うことによって構成されることを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の文書管理システム。
8. 電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を、ユーザを識別するユーザ識別情報、ユーザを認証するユーザ認証情報、夫々のユーザが文書に対して設定した電子しおりの情報が互いに関連付けられたユーザデータベース及び前記文書情報が記憶されている文書データベースよって管理するシステムにおける文書管理方法であって、
   前記システムへのログイン要求に応じて、前記ユーザデータベースに登録されている前記ユーザ認証情報を参照してユーザのログインを認証して記憶媒体に記憶し、
   前記ユーザのログインが認証された場合に、前記ユーザデータベースにおいて認証されたユーザのユーザ識別情報と関連付けられた前記電子しおりの情報を取得してログイン要求の要求元へ送信し、
   前記ログイン要求の要求元において、前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることによって前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報に基づき、前記文書管理システムへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の情報を表示部に表示することを特徴とする文書管理方法。
9. 電子化されて蓄積された文書情報及び文書に対して電子的に設定された電子しおりの情報を、ユーザを識別するユーザ識別情報、ユーザを認証するユーザ認証情報、夫々のユーザが文書に対して設定した電子しおりの情報が互いに関連付けられたユーザデータベース及び前記文書情報が記憶されている文書データベースに基づいて管理する文書管理サーバから前記文書情報を取得して閲覧するための文書閲覧装置であって、
   前記文書管理サーバへのログイン要求を送信するためのログイン要求画面に対するユーザの操作に応じて、前記文書管理サーバにログイン要求を送信するログイン要求部と、
   前記文書管理サーバに対して前記ログイン要求を送信した後、ログインが認証されることにより、前記ユーザデータベースにおいて認証されたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記電子しおりの情報を前記文書管理サーバから受信するしおり情報受信部と、
   前記文書管理サーバから受信した前記電子しおりの情報に基づき、前記文書管理サーバへのログイン後最初に表示される画面において、前記電子しおりが設定された文書の情報を表示部に表示させる文書情報表示部とを含むことを特徴とする文書閲覧装置。
10. 前記ログイン要求部、前記しおり情報受信部及び前記文書情報表示部のうち少なくとも１つは、前記文書管理サーバからダウンロードされたプログラムに従って演算装置が演算を行うことによって構成されることを特徴とする請求項９に記載の文書閲覧装置。

Images