JP2012248076A - 文書管理装置、文書管理プログラム及び文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書においてデータの区切りとなっている単位とは無関係に文書の一部分の抽出や結合を可能とすること。
【解決手段】電子化されて蓄積された文書情報を管理し、ネットワークを介してユーザ端末２に提供する文書管理サーバ１であって、提供した文書情報の一部の範囲を指定する範囲指定情報を取得し、その範囲指定情報に基づき、提供した文書情報において指定された範囲を抽出したスクラップ部分を記憶媒体に格納する切り抜きデータ管理部１１２と、文書を構成するページ毎にスクラップ部分を配置して一の新たな文書情報を生成するレイアウト管理部１１３とを含むことを特徴とする。
【選択図】図３

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理プログラム及び文書管理システムに関し、特に、電子化された文書のより自由度の高いスクラップ処理に関する。

近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報の出力に用いられるプリンタやファクシミリ及び書類の電子化に用いるスキャナ等の画像処理装置は欠かせない機器となっている。このような画像処理装置は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能な複合機として構成されることが多い。

紙文書や書籍の利用においては、紙面上の内容のうち必要な部分のみを切り取って保存しておくスクラップが行われる。紙文書におけるスクラップと同様の機能を電子文書において実現する方法として、複数の文書から１つの新しい文書を作成することや、１つの文書を分割して他の新しい文書を作成すること等を可能とする方法が提案されている（例えば、特許文献１、２参照）。

紙文書の場合、ユーザは好きな部分を切り出して保存することが可能である。しかしながら、特許文献１、２に開示されている技術においては、文書の結合や分割が可能な最小の単位が予めデータとしての区切りとなっている単位毎であり、ユーザの任意の部分を単位として結合や分割することは不可能である。尚、このデータの区切りとなっている単位は、“セクション”と呼ばれる。

画像編集用のアプリケーション・プログラムや文書編集用のアプリケーション・プログラムを用いれば、所望のスクラップを行うことは可能であるが、そのようなアプリケーション・プログラムを用いてスクラップを行うことは、ＰＣの操作に不慣れなユーザには困難である。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、電子文書においてデータの区切りとなっている単位とは無関係に文書の一部分の抽出や結合を可能とすることを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、電子化されて蓄積された文書情報を管理し、ネットワークを介して他の情報処理端末に提供する文書管理装置であって、前記他の情報処理端末から、提供した文書情報のうち抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報を取得する抽出範囲情報取得部と、前記取得された抽出範囲情報に基づき、前記提供した文書情報において抽出するべき範囲を抽出した抽出情報を記憶媒体に格納する指定範囲抽出部と、文書を構成するページ毎に前記格納された抽出情報を配置して一の新たな文書情報を生成する文書情報生成部とを含み、前記文書情報生成部は、前記ページ毎の範囲における前記抽出情報の配置ルールを示す配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置することを特徴とする。

また、本発明の他の態様は、電子化されて蓄積された文書情報を管理し、ネットワークを介して他の情報処理端末に提供する文書管理プログラムであって、前記他の情報処理端末から、提供した文書情報のうち抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報を取得するステップと、前記取得された抽出範囲情報に基づき、前記提供した文書情報において指定された範囲を抽出した抽出情報を記憶媒体に格納するステップと、文書を構成するページにおける前記抽出情報の配置ルールを示す配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置して一の新たな文書情報を生成するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする。

また、本発明の更に他の態様は、電子化されて蓄積された文書情報を管理してネットワークを介して提供する文書管理装置と、前記提供された文書情報を閲覧するための情報処理端末とを含む文書管理システムであって、前記情報処理端末は、前記提供された文書情報を表示装置に表示させる文書表示処理部と、前記表示された文書情報の一部の範囲の指定をユーザの操作に応じて受け付け、前記文書情報のうち抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報を生成して前記文書管理装置に送信する抽出範囲情報生成部とを含み、前記文書管理装置は、前記情報処理端末から抽出範囲情報を取得する抽出範囲情報取得部と、前記取得された抽出範囲情報に基づき、前記提供した文書情報において指定された範囲を抽出した抽出情報を記憶媒体に格納する指定範囲抽出部と、文書を構成するページ毎に前記格納された抽出情報を配置して一の新たな文書情報を生成する文書情報生成部とを含み、前記文書情報生成部は、前記ページ毎の範囲における前記抽出情報の配置ルールを示す配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置することを特徴とする。

本発明によれば、電子文書においてデータの区切りとなっている単位とは無関係に文書の一部分の抽出や結合を可能とすることができる。

本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書プロパティ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るセクションプロパティ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るユーザ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るスクラップ処理設定情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る関連付け情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るユーザ端末の機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るスクラップ処理の態様を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係るスクラップ処理の動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るスクラップ処理の完了動作を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、電子化された文書を利用するシステムであって、文書を管理するサーバと、ユーザが文書を閲覧する際のユーザインタフェースとなる情報処理端末とを含むシステムを例として説明する。

図１は、本実施の形態に係るシステムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係るシステムは、文書管理サーバ１と、ユーザ端末２とが、ネットワーク３を介して接続されて構成されている。そして、ユーザ端末２の例としては、デスクトップＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）２ａ、ノートＰＣ２ｂ、タブレット端末２ｃ及び携帯電話端末２ｄ等が用いられる。ネットワーク３としては、ローカルエリアネットワーク等のイントラネットや、インターネット、電話回線等の公衆回線及び専用回線等が用いられる。

文書管理サーバ１は、管理対象である電子化された文書情報に加えて、本実施形態に係るシステムを利用するユーザ毎の情報であるユーザ情報を記憶して管理している。ユーザ端末２は、汎用的なウェブブラウザや本実施形態に係るシステムの専用ブラウザ等のブラウザ・アプリケーションがインストールされた情報処理端末であり、文書閲覧装置として機能する。本実施形態においては、文書管理装置として機能する文書管理サーバ１と、他の情報処理端末として機能するユーザ端末２とによってシステムが構成される。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びユーザ端末２等の情報処理装置のハードウェア構成について説明する。図２は、本実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、配信サーバ２の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス、タッチパネル等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、図１において説明したように、本実施形態に係る文書管理サーバ１はサーバとして運用される。従って、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びユーザ端末２の機能を実現する機能ブロックが構成される。

このように構成されたシステムにおいて、ユーザはユーザ端末２においてウェブブラウザ等のブラウザ・アプリケーションを起動し、ブラウザ・アプリケーションを介して文書管理サーバ１にアクセスする。文書管理サーバ１は、ブラウザ・アプリケーションを介したユーザ端末２からのアクセスに応じて、電子化された文書の情報（以降、文書情報とする）をネットワーク送信する。ユーザ端末２においては、文書管理サーバ１から送信された文書情報を受信し、ブラウザ・アプリケーションを介して表示装置に表示する。このようなシステムにおいて、ユーザ端末２を介して文書情報のスクラップ機能を提供することが本実施形態に係る要旨である。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成について、図３を参照して説明する。図３は、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、コントローラ１００、電子文書ＤＢ１０１、ユーザ情報ＤＢ１０２及びネットワークＩ／Ｆ１０３を含む。また、コントローラ１００は、スクラップ処理部１１０、文書管理部１２１、ログイン処理部１２２及び関連文書処理部１３０を含む。更に、スクラップ処理部１１０は、処理開始終了管理部１１１、切り抜きデータ管理部１１２及びレイアウト管理部１１３を含む。また、関連文書処理部１３０は、切り抜き元文書管理部１３１及び関連付け処理部１３２を含む。

尚、本実施形態においては、電子文書ＤＢ１０１及びユーザ情報ＤＢ１０２が文書管理サーバ１の一部として構成される場合を例として説明するが、電子文書ＤＢ１０１及びユーザ情報ＤＢ１０２は、ネットワークを介してアクセス可能な専用のデータベースサーバとして構成することも可能である。

ネットワークＩ／Ｆ１０３は、文書管理サーバ１がネットワークを介してユーザ端末２等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ１０３は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。

電子文書ＤＢ１０１は、本実施形態に係るシステムにおいて管理及び閲覧の対象となる文書情報及び文書の管理情報を記憶している記憶装置であり、ＨＤＤ４０等の不揮発性記憶媒体によって実現される。ユーザ情報ＤＢ１０２は、ユーザ端末２を操作するユーザ毎に情報を記憶している記憶装置であり、ＨＤＤ４０等の不揮発性記憶媒体によって実現される。

ここで、電子文書ＤＢ１０１及びユーザ情報ＤＢ１０２に記憶されている情報について説明する。本実施形態においては、セクション毎に生成されたセクションファイルが複数集まって一の文書情報が構成される。従って、電子文書ＤＢ１０１は、上記各セクションを構成するセクションファイルと、夫々のセクションファイルのプロパティ情報（以降、セクションプロパティ情報とする）並びに、複数のセクションファイルによって構成される文書情報のプロパティ情報（以降、文書プロパティ情報とする）を記憶している。

図４は、本実施形態に係る文書プロパティ情報を示す図である。図４に示すように、文書プロパティ情報は、夫々の文書情報毎に生成されて管理されている。夫々の文書プロパティ情報は、文書の形式を示す“文書タイプ”、文書の名称を示す“文書名”、「作成中」、「完成」等の文書の状態を示す“文書情報”、文書が保存されている記憶領域を示す“保存場所”、文書の識別番号を示す“文書ＩＤ”、文書情報の情報容量を示す“データサイズ”、文書に含まれるセクション数、即ちセクションファイルの数を示す“セクション数”の情報を含む。また、文書プロパティ情報には、夫々の文書を構成するセクションファイルを示す“セクション番号”が含まれる。

図５は、本実施形態に係るセクションプロパティ情報を示す図である。図５に示すように、セクションプロパティ情報は、夫々のセクションファイル毎に生成されて管理されている。夫々のセクションプロパティ情報は、セクションの名称を示す“セクション名”、セクションの識別番号を示す“セクション番号”、セクションファイルのデータ形式を示す“拡張子”、セクションファイルの情報容量を示す“データサイズ”、実際のセクションファイルのファイルパスを示す“ファイル”の情報を含む。

図６は、本実施形態に係るユーザ情報ＤＢ１０２に記憶されているユーザ情報の例を示す図である。図６に示すように、ユーザ情報は、夫々のユーザ毎に生成されて管理されている。本実施形態に係る夫々のユーザ情報は、ユーザを一意に識別する“アカウント名”、各ユーザが文書管理サーバ１にログインする際の認証情報である“パスワード”、各ユーザの連絡先を示す“メールアドレス”の情報を含む。

図７は、本実施形態に係るユーザ情報ＤＢ１０２に記憶されているスクラップ処理設定情報の例を示す図である。スクラップ処理設定情報は、図６に示すユーザ情報によって管理されるユーザのアカウント毎に管理される情報であり、スクラップされた画像や文書を集約して配置する際の配置ルールを示す配置設定情報である。

図７に示すように、本実施形態に係るスクラップ処理設定情報は、上述した“アカウント名”、スクラップ処理においてスクラップされた部分（以降、スクラップ部分とする）を結合する際の上下左右の余白の設定値である“余白（上下左右）設定”、スクラップ部分を結合する際の位置の設定値である“レイアウト位置設定”、スクラップ部分を結合する際の拡大縮小可否の設定値である“変倍可否設定”、スクラップ部分を結合する際にスクラップ部分の大きさ等に基づいて順序を変更して良いか否かの設定値である“ファイル順変更可否設定”、スクラップ部分を結合する際に、スクラップ元の文書との関連付け情報を生成するか否かの設定値である“自動関連付け要否設定”、スクラップにより新規に生成される文書とスクラップ元の文書との関連付け情報を生成する際に、スクラップ元の文書を親文書とするか子文書とするかの設定値である“デフォルト関連付け設定”の情報を含む。

このように、本実施形態においては、レイアウトの配置ルールを示す情報がユーザのアカウント毎に管理されているため、夫々のユーザの好みに応じたスクラップ文書のレイアウトが実行され、ユーザの利便性を高めることができる。

図８は、上述した関連付け情報を示す図である。関連付け情報は電子文書ＤＢ１０１に格納される情報であり、関連付け情報の対象である文書を識別する“文書ＩＤ”、関連付け先の文書を識別する“関連文書ＩＤ”、「親文書」、「子文書」等の関連付けの種類を示す“関連種類”の情報を含む。尚、“文書ＩＤ”及び“関連文書ＩＤ”は、図４において説明した“文書ＩＤ”に対応する情報である。

コントローラ１００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０がそのプログラムに従って演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００は、文書管理サーバ１全体を制御する制御部として機能する。

ログイン処理部１２２は、ユーザ端末２からのログイン要求に応じてユーザ情報ＤＢ１０２を参照し、ユーザ情報として格納された“アカウント名”、“パスワード”との照合をおこなってユーザ認証を行う。これにより、文書管理サーバ１が、ユーザ端末２を本文書管理システムのユーザとして認識する。 なお、ユーザ認証情報は、ユーザ名およびパスワードによる認証に限らず、ほかの認証方式でもよい。

文書管理部１２１は、文書管理サーバ１にログインしたユーザが操作するユーザ端末２に対して、電子文書ＤＢ１０１にて管理されている文書情報への階層的なナビゲーションを可能とするビューを提供すると共に、電子文書ＤＢ１０１にて管理されている文書情報を提供する。これらのビューは、文書を一覧表示にするかサムネイル表示にするか、文書を名称で昇順にソートして表示するか日付で降順にソートするかなどの表示形式の指定や、文書を構成するセクションの拡張子やセクション数を含む。

スクラップ処理部１１０は、ユーザ端末２における操作に応じてスクラップ処理を実行する。処理開始終了管理部１１１は、ユーザ端末２における操作に応じてスクラップ処理開始の記録を行い、ＲＡＭ２０の記憶領域上に文書の一時ファイル用の記憶領域を確保する。また、処理開始終了管理部１１１は、ユーザ端末２における操作に応じてスクラップ処理終了の記録を行う。

切り抜きデータ管理部１１２は、ユーザ端末２における操作に応じてスクラップ範囲の指定を取得し、スクラップ範囲が指定された文書の指定された部分をスクラップ部分として切り抜いてＲＡＭ２０の記憶領域上に一時ファイルとして格納する。換言すると、切り抜きデータ管理部１１２は、ユーザ端末２における操作に応じて、文書のうち抽出するべき範囲を示す抽出範囲情報を取得し、指定された範囲を抽出して抽出情報を生成する。即ち、切り抜きデータ管理部１１２が、抽出範囲情報取得部及び指定範囲抽出部として機能する。

切り抜きデータ管理部１１２は、処理開始終了管理部１１１によってスクラップ処理終了の記録が行われるまで、ユーザ端末２における操作に応じて一時ファイルの格納を繰り返し、スクラップ処理終了の記録が行われると、一時ファイルとして格納したスクラップ部分をレイアウト管理部１１３に受け渡す。

レイアウト管理部１１３は、図７において説明したスクラップ処理設定情報に基づき、切り抜きデータ管理部１１２から取得したスクラップ部分の縦横調整や空白調整等のレイアウトを自動的に行って仮スクラップ文書を生成する。尚、図７に示すスクラップ処理設定情報は、ユーザ情報ＤＢ１０２に予め記憶されている他、ユーザ端末２においてユーザがスクラップ処理開始の操作を行う際に同時に指定することにより、ユーザ端末２から文書管理サーバ１に送信されるようにしても良い。

また、レイアウト管理部１１３は、生成した仮スクラップ文書をユーザ端末２に送信することによってユーザ端末２に仮スクラップ文書を表示させる。この際、ユーザ端末２においてユーザが仮スクラップ文書を視認することにより、再度スクラップ処理設定情報の各項目を指定可能なようにしても良い。この場合、ユーザ端末２が、各項目が指定されたスクラップ処理設定情報を文書管理サーバ１に送信することにより、文書管理サーバ１においてレイアウト管理部１１３が再度レイアウトを実行する。このような処理により、ユーザは、レイアウト結果を確認しながら所望のレイアウト設定を指定することが可能となる。

ユーザ端末２においてユーザが仮スクラップ文書を視認した上でユーザ端末２を操作し、レイアウトの確定を指示すると、ユーザ端末２は、レイアウトの確定指示を文書管理サーバ１に送信する。文書管理サーバ１に送信されたレイアウトの確定指示は、レイアウト管理部１１３に入力される。レイアウト管理部１１３は、レイアウト確定指示を取得すると、生成した仮スクラップ文書を新規文書として電子文書ＤＢ１０１に格納する。この際、レイアウト管理部１１３は、図４、５において説明したような文書プロパティ情報及びセクションプロパティ情報を生成し、電子文書ＤＢ１０１に格納する。即ち、レイアウト管理部１１３が、文書情報生成部として機能する。これにより、新たに生成された文書が電子文書ＤＢ１０１に登録され、ユーザ端末２に表示される文書一覧のビューにも表示されるようになる。

関連文書処理部１３０は、スクラップ処理部１１０によるスクラップ処理に応じて、図８において説明したような関連付け情報の生成処理を行う。切り抜き元文書管理部１３１は、切り抜きデータ管理部１１２によるスクラップ範囲の指定の取得及びスクラップ部分の一時ファイルとしての格納に応じて、スクラップ範囲の指定がされた元の文書の文書ＩＤをＲＡＭ２０上の記憶領域に格納して管理する。切り抜き元文書管理部１３１は、ユーザ端末２を介してスクラップ範囲が指定され、切り抜きデータ管理部１１２によって切り抜き処理が実行される度に、このような処理を繰り返す。

関連付け処理部１３２は、ユーザ端末２からレイアウト確定の指示が入力された場合に、スクラップ処理設定情報における“自動関連付け要否設定”や“デフォルト関連付け設定”に従い、図８において説明したような関連付け情報を生成する。その際、関連付け処理部１３２は、切り抜き元文書管理部１３１がＲＡＭ２０上の記憶領域に格納して管理している文書ＩＤを取得して、図８に示す“関連文書ＩＤ”とする。

次に、クライアント端末２の機能ブロックについて、図９を参照して説明する。図９に示すように、本実施形態に係るクライアント端末２は、ＬＣＤ６０及び操作部７０の他、コントローラ２００及びネットワークＩ／Ｆ２０１を含む。ネットワークＩ／Ｆ２０１は、ユーザ端末２がネットワークを介して文書管理サーバ１等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ２０１は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。

コントローラ２００は、図７に示すように、ブラウザ・アプリケーション２１０及び文書管理対応部２２０を含む。ブラウザ・アプリケーション２１０は、ウェブブラウザ等の一般的なアプリケーションであり、文書管理サーバ１から受信した表示情報や文書情報を表示する機能を含むソフトウェア・アプリケーションである。ブラウザ・アプリケーション２１０は、予めユーザ端末２にインストールされているプログラムによって構成される。

文書管理対応部２２０は、主として文書管理サーバ１との間での情報のやりとりを行うと共に、ブラウザ・アプリケーション２１０がＬＣＤ６０に表示させる表示情報を処理するソフトウェア・アプリケーションである。文書管理対応部２２０は、ブラウザ・アプリケーション２１０を介して入力されたユーザの指示に基づいてユーザ端末２が文書管理サーバ１にアクセスすることにより、文書管理サーバ１からユーザ端末２にダウンロードされるＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）ファイルや、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）データ等によって構成される。

本実施形態に係るユーザ端末２においては、文書管理対応部２２０が、文書管理サーバ１の文書管理部１２０から提供された表示情報を受信して解読し、ブラウザ・アプリケーション２１０がその表示情報に基づいてＬＣＤ６０に画面表示を行う。ブラウザ・アプリケーション２１０のＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）上において、スクラップ処理開始の操作やスクラップ範囲の指定操作等をユーザが行うと、それらの操作情報はブラウザ・アプリケーション２１０を介して文書管理対応部２２０が取得し、文書管理対応部２２０によってネットワークを介して文書管理サーバ１に送信される。これにより、文書管理サーバ１において、上述したような処理が実行される。

図１０は、本実施形態に係るスクラップ処理のイメージを示す図である。図１０に示すように、電子文書ＤＢ１０１に格納されている既存の文書Ａ〜Ｃから、ユーザ端末２における操作に従ってスクラップ部分ａ、ｂ１、ｂ２、ｃが生成され、それらのスクラップ部分が、図７に示すスクラップ処理設定情報に従ってレイアウトされ、新文書Ｄが生成される。

ユーザ端末２におけるスクラップ範囲の指定操作としては、例えば、マウスやタッチペン等のポインティングデバイスによる範囲選択操作を採用することができる。マウスの場合、選択するべき範囲の輪郭をドラッグ操作することにより、範囲選択することが可能である。この他、ＧＵＩ上において形や大きさを変更可能な方形の枠を表示させ、選択するべき範囲にその枠を配置して確定操作を行う等の方法を用いることも可能である。

上記は文書のページの一部分を指定する場合の例であるが、セクション毎またはページ毎に指定したい場合も想定し、ダイアログ上でセクションと文書のページ数と範囲等を選択する方法を用いることも可能であり、上記の方法と併用することも可能である。

次に、本実施形態に係るシステムの動作について説明する。図１１は、本実施形態に係るシステム全体の動作を示すシーケンス図である。図１１に示すように、ユーザ端末２は、ユーザの操作に応じて、文書一覧のビューや文書の表示要求を文書管理サーバ１に送信する（Ｓ１１０１）。ユーザ端末２から表示要求を受信した文書管理サーバ１は、文書一覧のビューや文書情報をユーザ端末２に送信する（Ｓ１１０２）。これにより、ユーザ端末２においては。ブラウザ・アプリケーション２１０を介して画面表示が実行される（Ｓ１１０３）。

ブラウザ・アプリケーション２１０を介して表示されたＧＵＩに対するユーザの操作に応じて、ユーザ端末２は、スクラップ処理の開始要求を文書管理サーバ１に送信する（Ｓ１１０４）。尚、ユーザ端末２においてスクラップ処理の開始要求操作が行われると、ユーザ端末２において表示されたＧＵＩ上では、マウス等のポインティングデバイスによるカーソルの形状が変化し、スクラップ処理中であることが明示される。開始要求を受信した文書管理サーバ１は、上述したようにスクラップ処理開始の記録やＲＡＭ２０の記憶領域での文書の一時ファイル用の記憶領域の確保等、スクラップの開始処理を実行する（Ｓ１１０５）。

これにより、ユーザ端末２及び文書管理サーバ１は、互いに通信しながら上述したようなスクラップ処理を実行する（Ｓ１１０６）。その後、ユーザがユーザ端末２においてスクラップの終了要求操作を行うと、ユーザ端末２が文書管理サーバ１に対してスクラップ終了要求を送信し（Ｓ１１０７）、文書管理サーバ１がスクラップの終了処理を実行して（Ｓ１１０８）、スクラップ動作が完了する。尚、スクラップの終了要求操作が行われたユーザ端末２においては、形状が変化していたポインティングデバイスのカーソルが元に戻る。

次に、図１１のＳ１１０６における文書管理サーバ１の動作の詳細について説明する。図１２は、本実施形態に係るＳ１１０６における文書管理サーバ１の動作の詳細を示すフローチャートである。図１２に示すように、文書管理サーバ１において、文書管理部１２１は、ユーザ端末２から表示文書の変更要求を受けると（Ｓ１２０１／ＹＥＳ）、電子文書ＤＢ１０１から要求された文書の文書情報を取得してユーザ端末２に送信する（Ｓ１２０２）。

そして、ユーザ端末２において表示されている文書に対して、スクラップ範囲の選択操作が行われると、選択された範囲の情報がユーザ端末２から文書管理サーバ１に送信され、文書管理サーバ１の切り抜きデータ管理部１１２が選択範囲を取得する（Ｓ１２０３）。選択範囲を取得すると、切り抜きデータ管理部１１２は、選択された範囲の画像データであるスクラップ部分を一時ファイルとしてＲＡＭ２０上に確保された領域に格納し、切り抜き元文書管理部１３１が、切り抜き元文書の文書ＩＤを同じくＲＡＭ２０上の記憶領域に格納する（Ｓ１２０４）。

Ｓ１２０４において、切り抜きデータ管理部１１２は、選択された範囲のキャプチャ画像を取得することにより、スクラップ部分の画像データを生成することができる。また、選択された範囲を含む文書のページをビットマップ化した上で、選択された範囲の画素情報を取得することによっても、スクラップ部分の画像データを生成することができる。

文書管理サーバ１は、図１１のＳ１１０７に相当するスクラップ処理の終了要求を受信するまで、Ｓ１２０１からの処理を繰り返し（Ｓ１２０５／ＮＯ）、終了要求を受信したら、処理を終了する（Ｓ１２０５）。このようなスクラップ処理により、文書管理サーバ１のＲＡＭ２０上の記憶領域には、切り抜き部分の一時ファイル及び切り抜き元文書ＩＤが格納される。

次に、図１１のＳ１１０８における文書管理サーバ１の動作、即ちスクラップ処理の完了動作の詳細について説明する。図１３は、本実施形態に係るＳ１１０８における文書管理サーバ１の動作の詳細を示すフローチャートである。図１３に示すように、文書管理サーバ１において、レイアウト管理部１１３は、図１１のＳ１１０７の処理に相当するスクラップ終了要求を取得すると、図７において説明したスクラップ処理設定情報に従って仮レイアウトを生成し（Ｓ１３０１）、ユーザ端末２に送信する（Ｓ１３０２）。

ユーザ端末２において仮レイアウトが表示され、その仮レイアウトに対してユーザが上述したようにスクラップ処理設定情報の項目を変更すると、ユーザ端末２から文書管理サーバ１に対してスクラップ処理設定情報の設定変更が送信される。レイアウト管理部１１３は、その設定変更を取得すると（Ｓ１３０３／ＹＥＳ）、変更された設定に従って再レイアウトを実行し（Ｓ１３０４）、Ｓ１３０２からの処理を繰り返す。

他方、ユーザ端末２において仮レイアウトが表示され、その仮レイアウトに対してユーザがレイアウトの確定操作を行うと、ユーザ端末２から文書管理サーバ１に対してレイアウトの確定指示が送信される。文書管理サーバ１がレイアウトの確定指示を取得すると（Ｓ１３０５／ＹＥＳ）、レイアウト管理部１１３は、生成した仮レイアウト新規文書として電子文書ＤＢ１０１に格納すると共に文書プロパティ及びセクションプロパティを格納し、関連付け処理部１３２は、図８に示すような関連付け情報を格納して（Ｓ１３０６）、処理を終了する。

このように、本実施形態に係るシステムにおいて、ユーザ端末２は、一般的なブラウザ機能を有すれば良いため、本実施形態に係るユーザ端末２は一般的なＰＣやタブレット端末等によって実現可能である。また、文書管理対応部２２０は、ブラウザ・アプリケーション２１０を介して表示された文書上での、ユーザによって選択された領域の範囲を取得して文書管理サーバ１に送信する機能を有すれば良いため、複雑な処理は不要であり、プログラムとしての設計が容易であると共に、ユーザ端末２に要求されるマシンパワーも低い。

また、本実施形態においては、文書管理サーバ１が、ユーザ端末２から取得した選択範囲に応じて画像の一部分をスクラップ部分として切り抜き、レイアウトを実行するため、既存の文書のセクション単位に限定されることなく、より自由度の高いスクラップ処理が可能である。

尚、本実施形態においては、文書管理サーバ１において、ユーザ端末２から取得した選択範囲に応じて画像を切り抜く機能が必要であるが、この機能については既存の様々な機能を用いることができる。この機能については、様々な形式の電子文書に対応する必要があるが、文書管理サーバ１のみにおいて対応すれば良く、ユーザ端末２はあくまでもユーザによって選択された範囲を取得する機能のみで良いため、比較的容易にシステムを実現することが可能である。

以上、説明したように、本実施形態においては、子文書においてデータの区切りとなっている単位とは無関係に文書の一部分の抽出や結合が可能となる。また、自動的に関連付け情報が生成されるため、オペレータの作業負担を軽減することができる。

尚、上記実施形態においては、文書管理部１２１を含む文書管理サーバ１において、スクラップ処理部１１０が実現される場合を例として説明した。これに限らず、文書管理部１２１の機能とスクラップ処理部１１０との機能とを別々の装置において実現しても良い。この場合、ユーザ端末２は、表示するための文書情報や文書一覧のビューは文書管理部１２１を含むサーバから取得し、スクラップの処理はスクラップ処理部１１０を含むサーバとの通信によって実行する。

また、上記実施形態においては、図１３において説明したように、仮レイアウトを視認したユーザの対応として、図７において説明したスクラップ処理設定情報の項目を変更する場合を例として説明した。この他、ユーザがユーザ端末２を操作することにより、仮レイアウトとして生成された文書におけるスクラップ部分の位置や配置を直接指定することによりレイアウトを調整するようにしても良い。

この場合、ユーザによるレイアウトの調整結果として、スクラップ部分の配置位置を示す情報やスクラップ部分の移動方向移動量を示す情報等がユーザ端末２の文書管理対応部２２０の機能によって生成され、文書管理サーバ１に送信される。文書管理サーバ１においては、ユーザ端末１から受信したレイアウトの調整結果に基づき、レイアウト管理部１１３が再度レイアウト処理を行うことにより、上記と同様の効果を得ることができる。

また、上記実施形態においては、ユーザ端末２から文書管理サーバ１に対して、スクラップ範囲、即ち文書において抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報として、座標情報等の範囲を指定する情報を用いる場合を例として説明した。この他、例えば、ユーザ端末２において文書管理対応部２２０が、ユーザによる操作によって選択された範囲のキャプチャ画像を生成し、その画像情報を抽出情報としても良い。このようなキャプチャ画像を生成する機能は、ＰＣのような一般的な情報処理端末であれば備わっているため、上記と同様にユーザ端末２において特別な機能を実装することなく、実現可能である。

この場合、抽出範囲情報としてのキャプチャ画像を受信した文書管理サーバ１においては、そのキャプチャ画像をそのままスクラップ部分としてＲＡＭ２０に格納しても良いし、取得したキャプチャ画像をキーとして対象の文書と画像のマッチングを行うことにより対象の部分を認識し、改めて文書情報から対象の部分を抽出しても良い。このような態様によっても、上記と同様の効果を得ることが可能である。

また、上記実施形態においては、図７に示すスクラップ処理設定情報に従って自動的に関連付け情報が生成される場合を例として説明した。この他、スクラップ処理の開始時において、ダイアログやその他の方法により“自動関連付け要否設定”や“デフォルト関連付け設定”の内容を指定可能としても良い。

１ 文書管理サーバ
２ ユーザ端末
２ａ ＰＣ
２ｂ ノートＰＣ
２ｃ タブレット端末
２ｄ 携帯電話端末
３ ネットワーク
１０ ＣＰＵ
２０ ＲＡＭ
３０ ＲＯＭ
４０ ＨＤＤ
５０ Ｉ／Ｆ
６０ ＬＣＤ
７０ 操作部
８０ バス
１００ コントローラ
１０１ 電子文書ＤＢ
１０２ ユーザ情報ＤＢ
１０３ ネットワークＩ／Ｆ
１１０ スクラップ処理部
１１１ 処理開始終了管理部
１１２ 切り抜きデータ管理部
１１３ レイアウト管理部
１２１ 文書管理部
１２２ ログイン処理部
１３０ 関連文書処理部
１３１ 切り抜き元文書管理部
１３２ 関連付け処理部
２００ コントローラ
２０１ ネットワークＩ／Ｆ
２１０ ブラウザ・アプリケーション
２２０ 文書管理対応部

特開２００７−４８３０５号公報 特開２００１−２３６３４５号公報

Claims (9)

1. 電子化されて蓄積された文書情報を管理し、ネットワークを介して他の情報処理端末に提供する文書管理装置であって、
   前記他の情報処理端末から、提供した文書情報のうち抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報を取得する抽出範囲情報取得部と、
   前記取得された抽出範囲情報に基づき、前記提供した文書情報において抽出するべき範囲を抽出した抽出情報を記憶媒体に格納する指定範囲抽出部と、
   文書を構成するページ毎に前記格納された抽出情報を配置して一の新たな文書情報を生成する文書情報生成部とを含み、
   前記文書情報生成部は、前記ページ毎の範囲における前記抽出情報の配置ルールを示す配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書情報生成部は、前記生成した新たな文書情報を前記他の情報処理端末に送信し、前記抽出情報の配置を確定する指示を前記他の情報処理端末から受信した場合に、前記生成した新たな文書情報を管理対象の文書情報として格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書情報生成部は、前記生成した新たな文書情報を前記他の情報処理端末に送信し、前記配置設定情報が示す配置ルールの設定変更を受信した場合に、受信した変更後の配置ルールに基づいて前記抽出情報を再配置して新たな文書情報を生成することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書情報生成部は、前記生成した新たな文書情報を前記他の情報処理端末に送信し、前記生成された新たな文書情報における前記抽出情報の配置を調整する情報を受信した場合に、受信した得前記配置を調整する情報に基づいて前記抽出情報を再配置して新たな文書情報を生成することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
5. 前記取得された抽出範囲情報に基づき、一部を抽出するべき対象の文書情報を識別する文書識別情報を記憶媒体に格納する抽出元情報管理部と、
   前記新たな文書情報が生成される際に、前記格納された文書識別情報に基づいて前記新たな文書情報と前記範囲が指定された対象の文書情報とを関連付ける抽出元関連付け情報を生成する関連付け処理部とを含むことを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 前記文書情報生成部は、前記他の情報処理端末において前記文書情報の一部の範囲の指定が開始される際にユーザによって設定された前記配置設定情報を取得し、取得した配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置することを特徴とする請求項１乃至５いずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 前記配置設定情報は、前記文書管理装置の機能を利用するユーザを識別するユーザ識別情報毎に関連付けられて記憶されており、
   前記文書情報生成部は、前記他の情報処理端末を操作するユーザのユーザ識別情報に関連付けられた前記配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置することを特徴とする請求項１乃至５いずれか１項に記載の文書管理装置。
8. 電子化されて蓄積された文書情報を管理し、ネットワークを介して他の情報処理端末に提供する文書管理プログラムであって、
   前記他の情報処理端末から、提供した文書情報のうち抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報を取得するステップと、
   前記取得された抽出範囲情報に基づき、前記提供した文書情報において指定された範囲を抽出した抽出情報を記憶媒体に格納するステップと、
   文書を構成するページにおける前記抽出情報の配置ルールを示す配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置して一の新たな文書情報を生成するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
9. 電子化されて蓄積された文書情報を管理してネットワークを介して提供する文書管理装置と、前記提供された文書情報を閲覧するための情報処理端末とを含む文書管理システムであって、
   前記情報処理端末は、
   前記提供された文書情報を表示装置に表示させる文書表示処理部と、
   前記表示された文書情報の一部の範囲の指定をユーザの操作に応じて受け付け、前記文書情報のうち抽出するべき一部の範囲を示す抽出範囲情報を生成して前記文書管理装置に送信する抽出範囲情報生成部とを含み、
   前記文書管理装置は、
   前記情報処理端末から抽出範囲情報を取得する抽出範囲情報取得部と、
   前記取得された抽出範囲情報に基づき、前記提供した文書情報において指定された範囲を抽出した抽出情報を記憶媒体に格納する指定範囲抽出部と、
   文書を構成するページ毎に前記格納された抽出情報を配置して一の新たな文書情報を生成する文書情報生成部とを含み、
   前記文書情報生成部は、前記ページ毎の範囲における前記抽出情報の配置ルールを示す配置設定情報に基づいて前記抽出情報を配置することを特徴とする文書管理システム。

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