JP5659562B2 - 文書管理システム、情報処理装置、文書ファイルの登録方法およびファイル登録プログラム - Google Patents

Description

本発明は、簡単な文書登録を実現するための文書管理システムおよび情報処理装置、その文書管理システムにより行われる文書ファイルの登録方法、その方法を実行するためのコンピュータ可読なファイル登録プログラムに関する。

企業等では、社内において情報を共有し、または顧客に対して情報を提供するために各種文書が作成され、それらの文書が文書ファイルとして文書管理システムに登録され、この文書管理システムにおいて一元管理されている。このため、紙資源の使用を抑制でき、データ管理がしやすくなっている。

共有すべき文書ファイルの登録は、文書管理システムを利用するユーザがＰＣからネットワークを介してこの文書管理を行うサーバへアクセスし、登録画面を取得して開き、その登録画面において登録すべき文書ファイルを選択し、登録先を指定し、その指定した登録先のフォルダ内にその文書ファイルを記憶することにより行われる。

文書ファイルは、ＰＣにおいて作成された後、そのＰＣのＨＤＤ等のローカル記憶領域に記憶されるが、次に利用しやすいようにフォルダに区分、整理して記憶される。このフォルダは、細かく分類、整理するために階層構造とされている場合が多い。このため、登録すべき文書ファイルを選択する際、その文書ファイルが格納されているフォルダを順に探していかなくてはならない。このように探し、文書ファイルを選択すると、その文書ファイルが格納されているフォルダのフォルダ名、そのフォルダが格納されているドライブのドライブ名等が登録画面に入力される。

登録先も同様で、フォルダに区分、整理してファイルが管理されていることから、登録先のサーバのドライブ、フォルダを探し、それらを指定しなければならない。登録画面を取得する際、サーバのドライブやフォルダといった登録先の情報も取得しているので、登録画面において指定することができ、その指定した情報が登録画面に入力される。このようにして入力された後、「ＯＫ」ボタンを押下する等してこれらの情報をサーバへ送信し、サーバがその文書ファイルを取り出し、取得して登録先へ登録する。このように文書ファイルの登録には、ファイルの選択、登録先の指定、情報の送信のためのボタンの押下といった複数の操作が必要とされる。

ネットワークとして採用されるインターネットやイントラネットでは、標準的にＷＷＷ（World Wide Web）がドキュメントシステムとして用いられている。このＷＷＷを使用してネットワーク上で公開される文書がＷｅｂページであり、このＷｅｂページを閲覧するためにＷｅｂブラウザと呼ばれるアプリケーションソフトウェアが使用される。このＷｅｂブラウザは、Ｗｅｂページを管理するＷｅｂサーバと通信し、ＷｅｂサーバからＷｅｂページを取得し、画面に表示することで、ユーザに対しそのＷｅｂページの閲覧を可能にしている。

Ｗｅｂページの多くは、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）、スタイルシート、画像データ等で構成されているが、ＨＴＭＬはブラウザによって解釈が異なる場合があることから、ＰＤＦ（Portable Document Format）に変換することで、種々のブラウザで閲覧することが可能である。このため、企業等が作成するページには、ＰＤＦが用いられることがある。したがって、共有すべき文書を、上記のＨＴＭＬやＰＤＦを用いて作成することで、Ｗｅｂブラウザを使用して閲覧することができ、さらには、文書の検索、印刷等の操作も可能となる。

しかしながら、ＨＴＭＬのみで作成したＷｅｂブラウザでは、このＷｅｂブラウザが実装されているＰＣの記憶装置に格納されているローカルファイルのやり取りを行うことができないことから、このＰＣ上のローカルファイルをドラッグアンドドロップによりネットワークを介して文書管理を行うサーバへ文書登録することはできない。なお、ドラッグアンドドロップにより文書登録を行うことができれば、１操作で文書登録を行うことができ、業務のスムーズな遂行に貢献することができる。

そこで、このドラッグアンドドロップによりＷｅｂブラウザにおいて文書登録を行う方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。この方法では、クライアント上に電子メールを設け、作成したファイルをその電子メールでサーバへ送り、サーバ上に受信したファイルをドキュメントと属性に展開し、その展開されたファイルをサーバに登録している。その際、電子メールを起動させ、ファイルをドラッグアンドドロップにより添付し、ファイルを添付した電子メールをサーバへ送信するのであるが、この処理は、クライアントアプレットを使用して、より具体的にはＨＴＭＬとＡｃｔｉｖｅＸとを組み合わせることにより実現している。

ＨＴＭＬは、Ｗｅｂページを作成するために使用されるマークアップ言語で、ＡｃｔｉｖｅＸは、ＷｅｂブラウザであるＩＥ（Internet Explorer）上で動的なコンテンツを再生するための技術であり、ＯＳがｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）上でしか動作しない。

このため、ＷｅｂブラウザもＩＥに限定され、ＨＴＭＬは、リクエスト毎にＨＴＭＬページを生成することから、ページのリロードに時間を要し、パフォーマンスが低下するという問題があった。

また、電子メールを起動させ、その電子メールにファイルを添付して送信するため、起動処理が必要で、起動時間がかかり、これもまた、パフォーマンスが低下する要因となりうる。

そこで、ＯＳやブラウザの種類にかかわらずドラッグアンドドロップにより文書登録を実現することができ、パフォーマンスを向上させることができるシステム、装置や方法の提供が望まれていた。

本発明は、上記課題に鑑み、登録先となる文書ファイルを格納するための１以上のファイル記憶部と、登録先に関する情報と当該登録先の一覧および登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域をブラウザ上に表示させ、ユーザから登録先の指定を受け付け、ファイル転送領域上へ文書ファイルが重畳されたことに応答して当該文書ファイルを転送させ、当該文書ファイルに付加された属性情報を取得し、指定された登録先を当該属性情報とともに送信させるクライアント実行プログラムとを提供する情報提供部と、当該登録先に関する情報と当該クライアント実行プログラムとを提供した提供先から転送された文書ファイルを一時的に保管するファイル保管部と、ユーザにより指定された登録先および属性情報を受信して、当該属性情報に基づきファイル保管部から対応する文書ファイルを取り出し、指定された登録先のファイル記憶部に、取り出した文書ファイルを格納し登録するファイル登録部とを含む文書管理システムを提供することができる。

このように、登録先に関する情報とクライアント実行プログラムとを、提供先のユーザが利用するクライアント装置へ提供することで、クライアント装置においてそのプログラムを実行させて、ブラウザ上に登録先の一覧とドラッグアンドドロップできる領域とを表示させ、実際にブラウザ上で登録先を指定し、文書ファイルをドラッグアンドドロップするのみで、簡単に、その登録先に文書ファイルを登録することができる。

このため、クライアント装置は、データや情報を閲覧するためのブラウザ上のプログラムを実装し、ブラウザ上で上記のプログラムを実行し、一連の処理を行うことから、電子メールの起動を不要とし、迅速に登録先へ文書ファイルを送り、登録することができ、操作ステップも少ないことから、パフォーマンスが低下することを防止することができる。

文書管理システムは、ユーザ識別情報の入力を受け付け、ユーザ認証を行うユーザ認証部をさらに含む。情報提供部は、ユーザ認証部によるユーザ認証が成功したことに応答して、上記の登録先に関する情報とクライアント実行プログラムとを提供する。これにより、アクセス権のないユーザに対し、システムの利用を制限することができる。

また、ユーザ認証部は、受け付けたユーザ識別情報を情報提供部へ送信し、情報提供部は、ユーザに応じて提供する登録先に関する情報およびクライアント実行プログラムを変更することができる。これにより、ユーザ認証は成功したが、このユーザには一部の登録先への登録をできないようにする等のユーザに応じた処理を実現することができる。

このシステムは、文書ファイルの登録前または後に、電子メールで送信して回覧や配布したり、ＦＡＸ送信する等の１以上の処理をワークフローとして実行するワークフロー管理部を備えることができる。この処理は、ユーザ毎に変えることができ、ワークフロー管理部は、ユーザ認証部からユーザ識別情報を受け付け、ユーザ識別情報と実行すべき１以上の処理とを対応付けた対応テーブルに基づき、上記の文書ファイルの登録処理と上記の１以上の処理とを含むワークフローを実行することができる。

文書管理システムは、上記の１以上のファイル記憶部と、情報提供部と、ファイル保管部と、ファイル登録部とを含む情報処理装置と、当該情報処理装置とネットワークを介して接続され、登録すべき文書ファイルを記憶するローカル記憶領域を有し、上記ブラウザ上のプログラムを実装し、当該ブラウザ上で上記クライアント実行プログラムを実行する１以上のクライアント装置とを含む。

このため、本発明では、上記の文書管理システムのほか、上記情報処理装置を提供することができ、クライアント装置は、ＰＣのほか、ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）やデジタル複合機等の画像形成装置であってもよい。なお、情報処理装置は、上記のユーザ認証部およびワークフロー管理部を備えることができる。

また、本発明では、文書管理システムにより行われる処理を各ステップとして含む文書管理方法も提供することができる。すなわち、この方法は、文書ファイルの登録要求に応答して、登録先に関する情報と当該登録先の一覧および登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域をブラウザ上に表示させ、ユーザから登録先の指定を受け付け、ファイル転送領域上へ文書ファイルが重畳されたことに応答して当該文書ファイルを転送させ、当該文書ファイルに付加された属性情報を取得し、指定された登録先を当該属性情報とともに送信させるクライアント実行プログラムとを提供するステップと、当該登録先に関する情報と当該クライアント実行プログラムとを提供した提供先から転送された文書ファイルを一時的に保管するステップと、ユーザにより指定された登録先および属性情報を受信して、当該属性情報に基づきファイル保管部から対応する文書ファイルを取り出し、指定された登録先のファイル記憶部に、取り出した文書ファイルを格納し登録するステップとを含む。

この方法は、クライアント装置において、上記登録先に関する情報とクライアント実行プログラムをダウンロードするステップと、そのクライアント実行プログラムを実行し、登録先の一覧および登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域をブラウザ上に表示するステップと、ユーザから登録先の指定を受け付けるステップと、ファイル転送領域上へ文書ファイルが重畳されたことに応答して、当該文書ファイルを情報処理装置へ転送するステップと、当該文書ファイルに付加された属性情報を取得し、指定された登録先を当該属性情報とともに情報処理装置へ送信するステップとを含む。

本発明では、上記の文書管理システム、情報設定装置、文書管理システムにより実行される文書ファイルの登録方法のほか、その方法を実行するためのコンピュータ可読なファイル登録プログラムを提供することが可能である。また、そのファイル登録プログラムを、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＳＤカード等の記録媒体に記録して提供することも可能である。

本発明の文書管理システムの一実施形態を示したシステム構成図。 文書管理システムを構成する情報処理装置が備えるファイル記憶部およびクライアント装置に実装されるブラウザを例示した図。 文書管理システムの機能ブロック図。 文書管理システムのコンポーネント構成図およびそれらコンポーネントが行う処理の流れを示した図。 クライアント装置の表示部に表示されるログイン画面を例示した図。 クライアント装置の表示部に表示されるメイン画面を例示した図。 クライアント装置の表示部に表示されるメイン画面とローカル記憶領域に格納されたフォルダを開いたところを示した図。 文書管理システムが備える情報処理装置が行う処理の流れを示したフローチャート図。 文書管理システムが備えるクライアント装置が行う処理の流れを示したフローチャート図。

図１は、本発明の文書管理システムの一実施形態を示したシステム構成図である。このシステムは、複数のクライアント装置１００〜１２０と、ネットワーク１４０を介して接続された情報処理装置としてのサーバ装置１３０とから構成されている。

クライアント装置１００〜１２０は、文書ファイルの登録のほか、文書の表示、フォルダの作成、検索、お気に入りの登録、各種通知、申請等を行うことができるように、それらを実現するためのＷｅｂブラウザ等のアプリケーション上のプログラムを実装しており、そのプログラムを記憶するための記憶装置、その記憶装置から読み出して実行するプロセッサ、サーバ装置１３０との間で通信を行う通信インタフェース、文書作成等において文字等を入力するための入力装置および入力した文字等を表示するための表示装置を備えている。

プロセッサは、ＯＳやアプリケーションを実行し、装置全体の制御や各種の演算処理を行う。また、プロセッサは、ネットワーク１４０を介して通信を行い、ユーザから入力を受け付け、表示装置に演算結果等を出力し、コンテンツ再生、リッピング、記憶装置へのデータ等の記憶、記憶装置からのデータ等の読み出し、データ等の管理を行う。

通信インタフェースは、ＬＡＮ端子、モデム、無線ＬＡＮを実現するためのアンテナおよび送受信機を含むことができる。入力装置としては、文字や数字を入力するためのキーボード、画面に表示されるカーソルの移動、ウィンドウやアイコン等の選択、ボタンの押下を実現するためのマウスのほか、指やスタイラス等を使用して画面上のカーソルの移動やアイコンの選択等を実現するタッチパネルを採用することができる。また、上述した表示装置として、液晶ディスプレイやＣＲＴ等を採用することができる。さらに、記憶装置として、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等を備えることができ、外部記憶装置としてのＳＤカード、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等に記憶するためにＳＤカードスロット、ＣＤドライブ、ＤＶＤドライブ等を備えることができる。

クライアント装置１００〜１２０は、上記のハードウェアを実装するものとしてＰＣを挙げることができるが、ＰＣに限定されるものではなく、ＭＦＰやデジタル複合機等の画像形成装置であってもよい。なお、画像形成装置を用いる場合、入力装置および表示装置がタッチパネルとされるが、ＰＣにおける後述するドラッグアンドドロップというマウス操作と同様の操作を、画面をタッチして文書ファイルのアイコンを選択し、タッチした状態のまま移動させ、指やスタイラスを画面から離して目的の移動先に移動させることにより実現することができる。したがって、クライアント装置１００〜１２０は、タッチパネルを有する携帯電話やＰＤＡ等の携帯情報端末等とすることも可能である。

サーバ装置１３０は、クライアント装置１００〜１２０と同様のハードウェア構成とすることができ、記憶装置、プロセッサ、通信インタフェース、入力装置および表示装置を備えることができる。サーバ装置１３０は、クライアント装置１００〜１２０が備えるＷｅｂブラウザとの通信を行うためにＷｅｂサーバをＷｅｂアプリケーションとして実装している。なお、ＷｅｂブラウザとＷｅｂサーバ間の通信は、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）等のプロトコルを使用して行うことができる。

このシステムを利用するユーザは、クライアント装置１００〜１２０のいずれかを使用し、クライアント装置上でＷｅｂブラウザを起動させ、サーバ装置１３０が備えるＷｅｂサーバとの間の通信を確立させ、Ｗｅｂブラウザからサーバ装置１３０上のデータベースに格納されている文書ファイル等にアクセスし、閲覧することができる。

クライアント装置１００〜１２０が備える表示装置には、Ｗｅｂブラウザの画面が表示され、文書登録要求をサーバ装置１３０へ送ると、サーバ装置１３０が登録先に関する情報としてデータベースに格納されているキャビネットやフォルダの情報を、クライアント装置１００〜１２０に実行させるためのクライアント実行プログラムとともに、要求したクライアント装置へ送る。クライアント装置は、その表示装置の画面上に、受信したキャビネットやフォルダの情報を表示させ、受信したプログラムを実行することによりＷｅｂブラウザの画面上でそのキャビネットやフォルダに対して文書登録やフォルダ作成等を実現することができる。ここでは文書ファイルの登録処理について述べるが、登録された文書の表示、データ検索、データの編集や削除、移動やコピー等を行うこともでき、さらには、通知や申請といったワークフローを実行したり、お気に入りへの登録も行うことができる。

ここで、キャビネットは、フォルダを分類、整理する保管場所で、フォルダは、ファイルを分類、整理するための保管場所である。お気に入りは、ユーザが興味のあるファイルとして指定したファイルを分類、整理した保管場所である。

図２は、文書管理システムを構成するサーバ装置１３０が備えるファイル記憶部としてのデータベース、およびクライアント装置１００〜１２０に実装されるブラウザとしてＷｅｂブラウザを例示した図である。複数のクライアント装置１００〜１２０の各々は、データや情報を閲覧するためのブラウザとしてＷｅｂブラウザを備えており、サーバ装置１３０は、各種データや情報をファイルとして格納するデータベースを備えている。データベースは、上述したキャビネット、お気に入り、その他の設定情報等が格納され、ファイルを分類、管理するための保管場所を構成している。

キャビネット、お気に入り、その他の設定情報等は、フォルダ階層や、文書情報が格納されており、図２に示す実施形態では、キャビネット内に、さらに分類、管理するための複数のフォルダが格納され、また、各フォルダ内には、複数の文書ファイルが格納されている。

また、お気に入り内には、カテゴリで区分されたカテゴリフォルダが格納され、各カテゴリフォルダ内には、お気に入り文書、お気に入りフォルダ、お気に入り検索条件等のファイルが格納されている。ファイルは、文書ファイルのようなデータファイルのほか、プログラムファイルを含むことができる。

本発明では、これらクライアント装置１００〜１２０とサーバ装置１３０とから構成される文書管理システムにより、クライアント装置１００〜１２０に実装されるＷｅｂブラウザを起動し、Ｗｅｂブラウザ上で、クライアント装置１００〜１２０の記憶装置に記憶されている文書ファイルを、サーバ装置１３０のデータベースの指定したフォルダへ登録する処理を実現する。

図３は、文書管理システムの機能ブロック図である。この文書管理システムは、システムを構成するサーバ装置１３０が、１以上のファイル記憶部１３１、情報提供部１３２、ファイル保管部１３３、ファイル登録部１３４を含んで構成される。ここでは、サーバ装置１３０は、ユーザ認証部１３５、ワークフロー管理部１３６をさらに含んで構成されている。また、システムを構成するクライアント装置１００は、Ｗｅｂブラウザ１０１を実装している。

ファイル記憶部１３１は、キャビネット、お気に入り、フォルダといった登録先となる文書ファイルを格納する保管場所として構成される。このため、サーバ装置１３０が備えるデータベースが、１以上のファイル記憶部１３１として機能する。

情報提供部１３２は、クライアント装置１００〜１２０のうちのいずれであってもよいが、例えば、クライアント装置１００からの文書ファイルの登録要求を受け付け、それに応答して、登録先に関する情報、すなわち上記のキャビネット、お気に入り、フォルダの情報をクライアント装置１００へ送る。そのとき、クライアント装置１００にＷｅｂブラウザ１０１上で実行させるプログラムも同時に送信する。

このプログラムは、クライアント装置１００によりダウンロードされ、ダウンロードされるとすぐに実行されて、登録先の一覧および登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域をＷｅｂブラウザ１０１上に表示させる。そして、ユーザから登録先の指定を受け付け、ファイル転送領域上へ文書ファイルのアイコンがマウス操作によりドラッグアンドドロップされることにより重畳されると、その文書ファイルをサーバ装置１３０のファイル保管部１３３へ転送する。その転送前に、その文書ファイルに付加された属性情報を取得しておき、転送後、ユーザにより指定された登録先をその属性情報とともに送信する。

ファイル保管部１３３は、上記のように、転送された文書ファイルを一時的に保管する。ファイル登録部１３４は、クライアント装置１００からその後送信された登録先および属性情報を受信すると、属性情報に基づきファイル保管部１３３から対応する文書ファイルを取り出し、指定された登録先のファイル記憶部、例えばキャビネットやフォルダへ、取り出した文書ファイルを移動させ、そこに格納し登録する。

ユーザ認証部１３５は、ログイン名やパスワードといったユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付け、ユーザ認証を行う。ユーザ認証部１３５は、予め登録されたログイン名およびパスワードを対応付けて保持しており、入力されたログイン名およびパスワードに一致するものが存在するか否かを確認し、一致するものが存在する場合、ユーザ認証が成功と判断する。一方、一致するものが存在しない場合は、ユーザ認証が失敗と判断する。

この場合、上記の情報提供部１３２は、ユーザ認証部１３５によるユーザ認証が成功したことに応答して、上記の登録先に関する情報とプログラムとを提供する。これにより、アクセス権のないユーザに対し、システムの利用を制限することができる。

また、ユーザ認証部１３５は、受け付けたユーザ識別情報を情報提供部１３２へ送信し、情報提供部１３２は、ユーザに応じて提供する登録先に関する情報およびプログラムを変更することができる。これにより、ユーザ認証は成功したが、このユーザには一部の登録先への登録をできないようにする等のユーザに応じた処理を実現することができる。

ワークフロー管理部１３６は、文書ファイルの登録処理を行う前または後に、予め設定されている処理、例えば、ファイルの変換、電子メールによる回覧や配布、ＦＡＸ送信等の１以上の処理をワークフローとして実行することができる。なお、ワークフロー管理部１３６が実行する処理は、これらの処理に限られるものではない。また、ワークフローは、ユーザ毎に変えることができ、ワークフロー管理部１３６は、ユーザ認証部１３５からユーザ識別情報を受け付け、ユーザ識別情報と実行すべき１以上の処理とを対応付けた対応テーブル等に基づき、上記の文書ファイルの登録処理と上記の１以上の処理とを含むワークフローを実行することができる。

上記の情報提供部１３２、ファイル登録部１３４、ユーザ認証部１３５、ワークフロー管理部１３６は、各処理を実行するためのコードとしてサーバ装置１３０が備える記憶装置としてのメモリ上に実装され、プロセッサがメモリから読み出し実行することにより、各部として機能させることができる。ファイル保管部１３３は、一時的に保存されるファイルを保管する一時保存フォルダとされる。これらの処理は、サーバ装置１３０がファイル登録プログラムとしてメモリ等の記憶装置に記憶し、プロセッサがそのファイル登録プログラムを読み出し実行することにより実現することができる。

図４の文書管理システムのコンポーネント構成図を参照し、それらコンポーネントが行う文書ファイルの登録処理について詳細に説明する。クライアント装置１００は、Ｗｅｂブラウザ１０１のほか、アドビ社が無償提供しているＦｌａｓｈ（登録商標）プレーヤ、Ｊａｖａ（登録商標）プラグインを組み込んでおり、ユーザがＷｅｂブラウザ１０１を起動させると、表示装置には、Ｗｅｂブラウザ１０１のホームページ画面が表示される。ユーザは、文書登録を行うために、お気に入り等に予め登録されている文書登録を行う開始画面のＵＲＬ（Uniform resource locator）を選択し、その画面の表示を要求すると、クライアント装置１００とサーバ装置１３０との間で通信を行い、この要求を受け付け、サーバ装置１３０は、ログイン画面をそのクライアント装置１００へ送り、クライアント装置１００の表示画面に表示させる。これは、特定の利用者のみがこの文書登録を行うことができるようにするためにユーザ認証を行うものである。

ログイン画面では、ユーザを識別するためのログイン名と、そのユーザを一意に識別するパスワードの入力を要求する。このときの画面を例示すると、図５に示すようなものとなる。ユーザは、ログイン名およびパスワードの入力欄に、それらを入力し、ログインボタンを押下することにより、ユーザ認証が行われる。なお、図５に示す実施形態では、ログイン情報を保存し、次回のログイン時に入力を省略することができるチェックボックスが設けられているのが示されている。

マウス操作等によりログインボタンが押下されると、図４の記号（１）で示されるように、ログイン名およびパスワードがサーバ装置１３０へ送信される。サーバ装置１３０は、それらを受け付けると、上述したユーザ認証部１３５が、ログイン名およびパスワードを確認し、一致するものが存在すれば認証成功と判断し、存在しなければ認証失敗と判断する。認証が失敗すれば、ログイン画面が保持され、ユーザが入力した情報が消去され、再度の入力が促される。

一方、認証が成功した場合は、その旨を情報提供部１３２へ通知し、情報提供部１３２が登録先に関する情報および上記プログラムをクライアント装置１００へ提供する。具体的には、情報提供部１３２は、アドビ社が提供するＦｌｅｘ、アプレットを保持しており、Ｆｌｅｘは、ｘｍｌ（eXtensible Markup Language）言語を利用し、プログラムにＡｃｔｉｏｎＳｃｒｉｐｔを利用してＦｌａｓｈ（登録商標）プレーヤ上で実行されるｓｗｆ（small web format）ファイルを生成することから、ｓｗｆファイルとアプレットを、上記の登録先に関する情報およびプログラムとしてクライアント装置１００へ提供する。

クライアント装置１００は、図４の記号（２）で示されるように、それらをダウンロードすると、すぐに実行される。ダウンロードされるファイルは、ｓｗｆファイルと、アプレットを含むｊａｒファイルである。ｓｗｆファイルは、記号（３）で示されるように、Ｗｅｂブラウザ１０１上のＦｌａｓｈ（登録商標）プレーヤ上で実行され、登録先に関する情報を表示する。また、ｊａｒファイルは、Ｊａｖａ（登録商標）プラグインによりＷｅｂブラウザ１０１上で実行され、登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域を表示する。

Ｗｅｂブラウザ１０１上では、ｓｗｆファイルを実行するＦｌａｓｈ（登録商標）プレーヤがＦｌａｓｈ（登録商標）アプリとして存在し、ｊａｒファイルを実行するＪａｖａ（登録商標）プラグインがＪａｖａ（登録商標）アプレットとして存在する。これらは、Ｗｅｂブラウザ１０１に実装されるＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）により協調して動作する。

ユーザは、登録したい文書ファイルの登録先を、記号（４）で示されるように指定する。すると、Ｗｅｂブラウザ１０１上で動作するＦｌａｓｈ（登録商標）アプリは、それを受け付け、保持する。このときの表示画面を、図６に例示する。図６に示す画面は、メイン画面であり、メイン画面上部の「ファイル」や「編集」等の操作メニューを表示するメニューエリア、メイン画面に向かって左側にある「お気に入り」や「キャビネット」を階層表示（ツリー表示）するツリーエリア、メイン画面に向かって右側にある、ツリーエリアで選択したキャビネット内のオブジェクト一覧を表示する一覧エリアを含み、一覧エリア下側には、文書ファイルが重畳されるファイル転送領域としてのドロップエリアが、Ｊａｖａ（登録商標）アプレットにより表示されている。また、メニューエリアの向かって右側には、ログイン中のユーザ名を表示するユーザ表示エリアが含まれている。

図６に示す実施形態では、ツリーエリアにおいて、ユーザが「キャビネット」を登録先として指定しているのが示されている。なお、その指定は、ユーザがマウス操作を行い、マウスのポインタをツリーエリアの「キャビネット」上に重畳させ、クリックすることにより行うことができる。一覧エリアは、ツリーエリアにおいて「キャビネット」が指定されているので、そのキャビネット内のフォルダおよびファイルを一覧表示している。表示する内容は、フォルダのフォルダ名、ファイルのファイル名のほか、データサイズ、文書状態、登録日、更新日といった情報が含まれる。一般に、これらの情報は、フォルダやファイルに付加される属性情報に含まれるものである。

一覧表示のほか、表示形式をタブにより切り替え、サムネイル表示することが可能とされている。サムネイルは、一覧表示するために縮小された画像である。

一覧エリアは、ユーザにより指定されるツリーエリアの登録先に応じてその内容が変更される。すなわち、ツリーエリアの指定されたキャビネットやフォルダ等の中に格納されているフォルダやファイルの情報へと切り替えられる。

次に、ユーザは、クライアント装置１００の記憶装置、すなわちローカル記憶領域に記憶された任意の文書ファイルを登録するために、図７に示すように、まず、ローカル記憶領域に記憶された文書を表示するウィンドウを開き、そのウィンドウ内にその文書ファイルのアイコンを表示させる。ウィンドウ上には複数の文書ファイルのアイコンが表示され、登録しようとする文書ファイル上にマウスのポインタを重畳させる。

そして、マウスをクリックした状態で移動し（ドラッグ）、一覧エリア下部の「ファイルをドラッグアンドドロップして登録できます」と表示されたドロップエリア上へ移動させる。最後に、マウスボタンを放し（ドロップ）、そのアイコンをドロップエリア上に重畳させる。

再び図４を参照すると、記号（５）で示されるドラッグアンドドロップにより、文書ファイルを、ドロップエリアを表示するＪａｖａ（登録商標）アプレットへ渡す。アプレットは、このアプレットのダウンロード元のサーバ装置１３０とのみ通信することができることから、渡された文書ファイルを、記号（６）で示されるように、サーバ装置１３０と通信を行い、サーバ装置１３０のファイル保管部１３３としての一時保存フォルダへ送り、保存させる。

上記アプレットは、文書ファイルを一時保存フォルダへ送る前に、その文書ファイルに付加されている属性情報を取得する。属性情報としては、ファイル名、ファイルのサイズ、作成者、作成日、ファイルの種類、アクセス日時等が含まれる。このうち、ファイルを識別するためのファイル名を、文書ファイルをサーバ装置１３０へ送信した旨とともに、記号（７）で示されるように、Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリへ通知し、Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリが、ユーザが指定した登録先と登録すべき文書ファイルのファイル名とを、記号（８）で示されるようにサーバ装置１３０へ通知し、サーバ装置１３０において、ファイル登録部１３４が、そのファイル名に基づき一時保存フォルダから対応するファイルを取り出し、記号（９）で示されるように登録先に基づき、ファイル記憶部１３１の１つであるその登録先へファイルを移動させ、そこに格納し、登録を確定させる。

文書ファイルは、一時保存フォルダから登録先へ移動され、登録された後、一時保存フォルダに保存されていたその文書ファイルは消去される。

上記のＦｌｅｘ、アプレット、Ｆｌａｓｈ（登録商標）プレーヤ、Ｊａｖａ（登録商標）プラグインは、ＯＳやＷｅｂブラウザ１０１の種類に寄らず、実行することができ、上記のような処理により、Ｗｅｂブラウザ１０１を用いてドラッグアンドドロップによる文書登録を実現することができる。

この構成では、Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリやＪａｖａ（登録商標）アプレットを用いることから、ＨＴＭＬで記述されたページよりも操作性や表現力に優れたＲＩＡ（Rich Internet Application）による実装が可能となり、ＨＴＭＬで生じるリクエストごとにＨＴＭＬページを生成するためにページのリロードに時間がかかり、パフォーマンスが落ちるという問題を解決することができる。すなわち、このＲＩＡを実装した構成では、ページのリロードを削減することができるので、サーバの処理能力を向上させることができ、ネットワークの帯域を確保することができ、また、クライアント装置におけるＷｅｂブラウザのレンダリングタイムを短縮することができ、これにより、全体のパフォーマンスを向上させることができる。

本発明の文書管理システムにより行われる処理を、図８に示すフローチャートを参照して詳細に説明する。この処理は、サーバ装置１３０側の処理であり、ステップ８００から開始される。

まず、ステップ８１０において、ユーザがクライアント装置１００を起動し、クライアント装置１００に実装されているＷｅｂブラウザ１０１を起動させる。Ｗｅｂブラウザ１０１のお気に入り等に予め登録しておいたログイン画面のＵＲＬへアクセスし、ログイン画面を呼び出す。

ログイン画面は、図５に示すような画面で、ユーザがログイン名およびパスワードを入力し、ログインボタンを押下することにより、それらの情報がサーバ装置１３０へ送信される。サーバ装置１３０は、これらのログイン名およびパスワードの入力を受け付ける。

これらの入力を受け付けると、ステップ８２０においてユーザ認証部１３５がユーザ認証を行う。このユーザ認証において、認証が成功したかどうかを判定する。すなわち、予め登録されたものの中に、ログイン名およびパスワードの両方が一致するものが存在するかどうかを確認し、一致するものが存在すれば認証成功となり、ステップ８３０へ進み、一方、一致するものが存在しなければ認証失敗となり、ステップ８１０へ戻る。

ユーザは、認証失敗の場合、再びログイン名およびパスワードの入力を行うことができる。また、文書登録処理を中止することもできる。

ステップ８３０では、クライアント装置１００に実装されるＦｌａｓｈ（登録商標）プレーヤ上で実行されるｓｗｆファイルをＦｌｅｘにより生成し、そのｓｗｆファイルとアプレットとをクライアント装置１００へ送信し、実行させる。これらのファイルは、自己解凍されるように構成することができ、ダウンロードされると自己に付加された解凍ソフトにより解凍され、ファイルが復元され、Ｆｌａｓｈ（登録商標）プレーヤやＪａｖａ（登録商標）プラグインにより即座に実行される。

ステップ８４０では、ユーザが文書ファイルをドラッグアンドドロップし、Ｗｅｂブラウザ１０１上で動作するＪａｖａ（登録商標）アプレットがその文書ファイルをサーバ装置１３０へ転送し、サーバ装置１３０がそれを受信したか否かを判定する。受信していなければ、受信するまでこの判定が行われる。

一方、受信した場合は、ステップ８５０へ進み、その受信した文書ファイルを一時保存フォルダへ保存する。なお、実際に保存される文書ファイルは、クライアント装置１００に記憶されている文書ファイルそのものではなく、生成された文書ファイルのコピーである。

次に、ステップ８６０において、Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリが登録先とファイル名をサーバ装置１３０へ通知し、その通知を受けたかどうかを判定する。まだ通知を受けていない場合は、通知を受けるまでこの判定が行われる。

一方、通知を受けた場合は、ステップ８７０へ進み、通知されたファイル名に基づき、一時保存フォルダに保存されている文書ファイルを取り出し、登録先へその文書ファイルを移動させ、その登録先に登録する。登録先がフォルダである場合は、そのフォルダの中にその文書ファイルを格納し、そのフォルダ内に記憶させることにより登録する。そして、ステップ８８０で、登録が完了したところで登録が確定し、この処理を終了する。

図８では、サーバ装置１３０側の処理を中心に説明してきたが、図９を参照して、文書管理システムを構成するクライアント装置１００側の処理について説明する。ステップ９００において、ユーザがＷｅｂブラウザ１０１を起動し、ログイン画面を取得して表示させることにより処理を開始する。

ステップ９１０において、そのログイン画面の入力欄へユーザからログイン名およびパスワードの入力を受け付け、ユーザがログインボタンを押下したことに応答して、ログイン名およびパスワードをサーバ装置１３０へ送信する。

ステップ９２０において、サーバ装置１３０からｓｗｆファイルとアプレットとをダウンロードし、Ｗｅｂブラウザ１０１上でそれらを実行する。具体的には、予め実装されているＦｌａｓｈ（登録商標）プレーヤを起動し、ｓｗｆファイルを再生して登録先に関する情報、すなわちデータベースに格納されているキャビネットやお気に入り等の登録先やそれらに格納されている登録済みファイルの情報を表示する。また、ステップ９３０で、Ｗｅｂブラウザ１０１上で動作するＪａｖａ（登録商標）プラグインによりアプレットを実行し、登録すべき文書ファイルのアイコンを重畳させるためのドロップエリアを表示する。

ステップ９４０で、ユーザが図６に示すメイン画面においてツリーエリアで登録先を指定すると、クライアント装置１００のＦｌａｓｈ（登録商標）アプリは、その登録先の指定を受け付ける。その後、ステップ９５０で、ユーザがローカル記憶領域に記憶された文書を表示するウィンドウに登録すべき文書ファイルを含むフォルダを開き、その文書ファイルをマウス操作によりドラッグアンドドロップし、ドロップエリアにそのアイコンを重畳させたことを受け付ける。

これを検知すると、Ｊａｖａ（登録商標）アプレットは、ステップ９６０においてその文書ファイルをサーバ装置１３０が備える一時保存フォルダへ保存させ、ステップ９７０において、一時保存フォルダへ送信した旨、およびその保存したファイルのファイル名をＦｌａｓｈ（登録商標）アプリへ通知する。

ステップ９８０において、これらの通知を受けたＦｌａｓｈ（登録商標）アプリは、取得したファイル名と、ユーザが指定した登録先とをサーバ装置１３０へ送信し、ステップ９９０で、登録処理を終了する。なお、サーバ装置１３０から登録が完了した旨の通知を受けた後に登録処理を終了するように構成されていてもよい。

本発明では、上述したように、文書ファイルの登録前または後に、電子メールで送信して回覧や配布したり、ＦＡＸ送信する等の１以上の処理をワークフローとして実行することができ、そのワークフローは、ログイン時に利用したログイン名およびパスワードを使用し、ユーザ毎に変えることができる。

ワークフローではないものの、サムネイルやＰＤＦ等のサブデータといったファイル生成を行い、それも登録することができる。この場合、アプレットがそのようなファイル生成を行った後に文書ファイルとともに転送する構成とすることにより実現することができる。なお、サーバ装置１３０側でファイル生成を行うこともでき、このファイル生成は、これまで知られたいかなるプログラムでも使用して行うことができる。

ワークフローでは、上記に例示した処理に限られるものではなく、暗号化処理等その他の処理を実施することができることはいうまでもない。また、文書登録処理を含め、上記の処理を複数組み合わせることも可能である。

また、データベースが管理するフォルダに社外秘フォルダを格納している場合、特定のユーザに対してのみアクセス権を与えて、登録先として社外秘フォルダ内へ登録できるようにし、それ以外のユーザは登録できないように制限することも可能である。具体的には、ユーザ認証の際、特定のユーザか否かも判断し、特定のユーザに対しては登録先に社外秘フォルダも含む情報を送り、一方、それ以外のユーザであれば登録先から社外秘フォルダを除く情報を送ることができる。ここでは社外秘フォルダとして説明してきたが、社外秘フォルダに限定されるものではない。

これまで本発明を上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、上記方法を実現するためのコンピュータ可読なファイル登録プログラムとして構成し、ファイル登録プログラムとして提供することも可能であるし、そのファイル登録プログラムが記録された記録媒体として提供することも可能である。

１００〜１２０…クライアント装置、１０１…Ｗｅｂブラウザ、１３０…サーバ装置、１３１…ファイル記憶部、１３２…情報提供部、１３３…ファイル保管部、１３４…ファイル登録部、１３５…ユーザ認証部、１３６…ワークフロー管理部、１４０…ネットワーク

特開平１０−２６０８９１号公報

Claims (15)

1. 登録先となる文書ファイルを格納するための１以上のファイル記憶部と、
   クライアント装置に実装されるブラウザ上で動作する所定のアプリケーションにより前記登録先の一覧を該ブラウザ上に表示させるために使用される前記登録先に関する情報と、登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域を前記ブラウザ上に表示させ、前記ファイル転送領域上へ前記登録すべき文書ファイルが重畳されたことに応答して当該文書ファイルを転送し、前記文書ファイルに付加された属性情報を取得し、前記属性情報を前記所定のアプリケーションに通知するためのクライアント実行プログラムとを、前記クライアント装置に提供する情報提供部と、
   前記クライアント装置に提供した前記クライアント実行プログラムにより転送された前記文書ファイルを一時的に保管するファイル保管部と、
   ユーザにより指定された前記登録先および前記クライアント実行プログラムにより取得された前記属性情報を受け付けた前記所定のアプリケーションから該登録先および該属性情報を受信して、前記属性情報に基づき前記ファイル保管部から対応する前記文書ファイルを取り出し、指定された前記登録先のファイル記憶部に、取り出した前記文書ファイルを格納し登録するファイル登録部とを含む、文書管理システム。
2. 前記所定のアプリケーションは、Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリケーションであり、前記クライアント実行プログラムは、Ｊａｖａ（登録商標）アプレットを含み、前記Ｊａｖａ（登録商標）アプレットにより前記ファイル転送領域を表示させ、前記文書ファイルを前記ファイル保管部へ転送し、前記属性情報を取得し、前記Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリケーションが前記Ｊａｖａ（登録商標）アプレットから前記ファイル保管部へ一時的に保管した旨の通知を受けて、前記Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリケーションにより前記登録先および前記属性情報を前記ファイル登録部へ送信する、請求項１に記載の文書管理システム。
3. ユーザ識別情報の入力を受け付け、ユーザ認証を行うユーザ認証部をさらに含み、
   前記情報提供部は、前記ユーザ認証部によるユーザ認証が成功したことに応答して、前記登録先に関する情報と前記クライアント実行プログラムとを提供する、請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. 前記ユーザ認証部は、受け付けた前記ユーザ識別情報を前記情報提供部へ送信し、前記情報提供部は、前記ユーザに応じて提供する前記登録先に関する情報および前記クライアント実行プログラムを変更する、請求項３に記載の文書管理システム。
5. １以上の処理をワークフローとして実行するワークフロー管理部をさらに含み、
   前記ワークフロー管理部は、前記情報提供部および前記ファイル登録部による前記文書ファイルの登録処理を含む前記１以上の処理を実行する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
6. 前記１以上の処理は、電子メールによる前記文書ファイルの回覧または配布処理、暗号化処理の少なくとも１つを含む、請求項５に記載の文書管理システム。
7. 前記ワークフロー管理部は、ユーザ認証部からユーザ識別情報を受け付け、前記ユーザ識別情報と実行すべき前記１以上の処理とを対応付けた対応テーブルに基づき、前記情報提供部および前記ファイル登録部による前記文書ファイルの登録処理を含む前記１以上の処理をワークフローとして実行する、請求項５または６に記載の文書管理システム。
8. 前記文書管理システムは、前記１以上のファイル記憶部と、前記情報提供部と、前記ファイル保管部と、前記ファイル登録部とを含む情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続され、前記登録すべき文書ファイルを記憶するローカル記憶領域を有し、前記ブラウザと前記所定のアプリケーションとを備え、前記ブラウザ上で前記クライアント実行プログラムと前記所定のアプリケーションとを実行する１以上の前記クライアント装置とを含み、前記登録先は、キャビネット、お気に入り、フォルダを含む前記文書ファイルを格納する保管場所とされる、請求項１〜７のいずれか１項に記載の文書管理システム。
9. 請求項１〜７のいずれか１項に記載の文書管理システムに用いられ、前記１以上のファイル記憶部と前記情報提供部と前記ファイル保管部と前記ファイル登録部とを含む、情報処理装置。
10. 登録先となる文書ファイルを格納するための１以上のファイル記憶部と、登録すべき文書ファイルを一時的に保管するファイル保管部とを備える文書管理システムにより実行される文書ファイルの登録方法であって、
    前記文書ファイルの登録要求に応答して、クライアント装置に実装されるブラウザ上で動作する所定のアプリケーションにより前記登録先の一覧を該ブラウザ上に表示させるために使用される前記登録先に関する情報と、前記登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域を前記ブラウザ上に表示させ、前記ファイル転送領域上へ前記登録すべき文書ファイルが重畳されたことに応答して当該文書ファイルを転送し、前記文書ファイルに付加された属性情報を取得し、前記属性情報を前記所定のアプリケーションに通知するためのクライアント実行プログラムとを、前記クライアント装置に提供するステップと、
    前記クライアント装置に提供した前記クライアント実行プログラムにより転送された前記文書ファイルを前記ファイル保管部に一時的に保管するステップと、
    ユーザにより指定された前記登録先および前記クライアント実行プログラムにより取得された前記属性情報を受け付けた前記所定のアプリケーションから該登録先および該属性情報を受信して、前記属性情報に基づき前記ファイル保管部から対応する前記文書ファイルを取り出し、指定された前記登録先のファイル記憶部に、取り出した前記文書ファイルを格納し登録するステップとを含む、文書ファイルの登録方法。
11. 前記所定のアプリケーションは、Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリケーションであり、前記クライアント実行プログラムは、Ｊａｖａ（登録商標）アプレットを含み、前記Ｊａｖａ（登録商標）アプレットにより前記ファイル転送領域を表示させ、前記文書ファイルを前記ファイル保管部へ転送し、前記属性情報を取得し、前記Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリケーションが前記Ｊａｖａ（登録商標）アプレットから前記ファイル保管部へ一時的に保管した旨の通知を受けて、前記Ｆｌａｓｈ（登録商標）アプリケーションにより前記登録先および前記属性情報を前記文書管理システムへ送信する、請求項１０に記載の文書ファイルの登録方法。
12. ユーザ識別情報の入力を受け付け、ユーザ認証を行うステップをさらに含み、
    前記提供するステップでは、前記ユーザ認証が成功したことに応答して、前記登録先に関する情報と前記クライアント実行プログラムとを提供する、請求項１０または１１に記載の文書ファイルの登録方法。
13. 前記提供するステップは、前記ユーザに応じて提供する前記登録先に関する情報および前記クライアント実行プログラムを変更し、変更した前記登録先に関する情報および前記クライアント実行プログラムを提供する、請求項１２に記載の文書ファイルの登録方法。
14. 前記文書管理システムは、１以上のクライアント装置と情報処理装置とから構成され、前記１以上のクライアント装置の１つが、
    前記登録先に関する情報と前記クライアント実行プログラムをダウンロードするステップと、
    前記クライアント実行プログラムおよび前記所定のアプリケーションを実行し、前記登録先の一覧および前記登録すべき文書ファイルが重畳される前記ファイル転送領域を前記ブラウザ上に表示するステップと、
    前記ユーザから前記登録先の指定を受け付けるステップと、
    前記ファイル転送領域上へ前記文書ファイルが重畳されたことに応答して、当該文書ファイルを前記情報処理装置へ転送するステップと、
    前記文書ファイルに付加された前記属性情報を取得し、指定された前記登録先を当該属性情報とともに前記情報処理装置へ送信するステップとを含む、請求項１０〜１３のいずれか１項に記載の文書ファイルの登録方法。
15. 請求項１０〜１４のいずれか１項に記載の文書ファイルの登録方法をコンピュータに実行させるためのファイル登録プログラム。