JP2011090425A - 統合業務支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】グループウェアサブシステムとＳＦＡサブシステム等、２以上のサブシステムを統合した統合業務支援システムにおいて、ワークフロー等に従って続けて用いられる画面が２以上のサブシステムにまたがる時に、その画面の遷移を容易にすること。また、画面間で共有される情報を活用して統合業務支援システムの使用効率を高めること。
【解決手段】統合業務支援システムを、共有情報があるような他のサブシステムの基本画面である関連画面が存在する場合には、関連画面の少なくとも一つに遷移可能であるようにする。遷移後の画面において、共有情報をユーザによる入力エリアに表示して、ユーザによる入力を省力化する。
【選択図】図４

Description

本発明は、グループウェア、ＳＦＡ等のシステムを統合した統合業務支援システムに関するものである。

スケジュール管理機能を持つグループウェア・システム、営業日報入力機能を含むＳＦＡシステム、顧客からのクレーム管理機能を持つＣＲＭシステム等の業務支援システムは、それぞれのシステムが個別に販売され、活用されている。
近年、業務効率化の観点から、これらの業務支援システムをサブシステムとし、２以上のサブシステムを統合して１つのシステムとした統合業務支援システムが開発されている。特許文献１には、これらのサブシステムに係る情報を統合データベースに統一して管理して業務を効率化するシステムが開示されている。特許文献１に記載のシステムによれば、情報が統一して管理されており、あるサブシステムにおいて入力された情報を他のサブシステムにおいて表示することができ、業務が効率化される。例えば、ＳＦＡサブシステムにおいて「活動予定」として入力された情報を、グループウェアサブシステムにおいて「スケジュール」として表示することが開示されている。

上記の場合、ＳＦＡサブシステムにおける「活動予定」のエントリとグループウェアサブシステムにおける「スケジュール」のエントリとは、１つの顧客との打ち合わせに関するものであり、相互に対応を持ったエントリである。ユーザの立場では、例えば、グループウェアサブシステムおいて一つのスケジュールを表示している際に、そのスケジュールに対応する「活動予定」を入力したＳＦＡサブシステムの画面に遷移して活動予定以外の情報、例えば顧客とのコミュニケーション履歴を確認したいといった要望を持つことがある。かかる遷移は、「活動予定」を表示又は入力するＳＦＡサブシステムの画面と「スケジュール」を表示又は入力するグループウェアサブシステムの画面とで情報が対応し得ることに鑑み、「活動予定」を表示又は入力するＳＦＡサブシステムの画面にボタン等を設けて「スケジュール」を表示又は入力するグループウェアサブシステムの画面への遷移を実行する機能を提供することにより実現し得る。
しかし、特許文献１には、このような遷移を実現して使い易さを向上させることは開示されていない。特許文献１においては、各サブシステムは既存のものを使用することが前提となっており、他のサブシステムの画面への遷移を実行する機能を付加することが困難だからである。

特開２００６−２７７５２０号公報

統合業務支援システムにおいて、２つのサブシステムにまたがる画面遷移を提供し、使い易さを向上させること。

本発明の統合業務支援システムは、
基本機能を実行するための画面である基本画面同士は相互に遷移可能であるようなサブシステムを２つ以上含み、
前記基本画面と共有される共有情報があるような他のサブシステムの基本画面である関連画面が存在する場合には、前記基本画面から少なくとも一つの関連画面への遷移可能であり、
前記サブシステムは、グループウェアサブシステムとＳＦＡサブシステムを少なくとも含むことを特徴とする。
ここで、「基本機能」とは、各々のサブシステムが通常備える機能であって、そのサブシステム内において相互に呼び出すことができる一群の機能に属する機能を言う。いずれの機能が基本機能であるかはサブシステムの設計に依存するが、グループウェアサブシステムにおけるスケジュール機能、ＳＦＡサブシステムにおける営業日報入力機能等はそのサブシステム内で常に呼び出し可能であることが多く、基本機能になると考えられる。
「共有情報」とは、一つの画面において表示され又は入力される情報であって、他の画面においても表示され又は入力される情報を言う。ここで、一つの画面と他の画面における表示又は入力は、厳密に同一でなくでもよく、一つの画面における表示又は入力に基づいて他の画面における表示又は入力が一義的に求められればよい。例えば、スケジュール機能の画面において「１０：００から１１：００まで」と入力され、営業日報入力機能の画面において「所要時間１時間」と表示される場合も、「１０：００から１１：００まで」に基づいて所要時間が「１時間」と一義的に求められるので、「１０：００から１１：００まで」は共有情報に該当する。
「遷移可能」とは、遷移前の画面に遷移先の画面を表す表示がなされ、ユーザがマウス、キーボード等の入力装置を操作することによって、他の画面を経由せずに直接に遷移後の画面に表示が切り替わり得ることをいう。ここで、遷移後の画面に表示が切り替わる際には、当然に遷移後の画面に対応する機能が呼び出される。
「グループウェア」とは、ユーザの会議予定時間等を表すスケジュールを入力及び表示する機能を含み、そのスケジュールを他のユーザが閲覧する機能を含む機能群を言う。
「ＳＦＡ」とは、顧客を訪問した結果の報告等の日報を入力する機能及び入力された日報を上司が閲覧する機能を含む機能群を言う。
各サブシステムの基本機能間の画面遷移を提供することにより、各サブシステムの使い易さを保持する。各サブシステムは、統合業務支援システムの一部でなく単体のシステムとして利用される場合には、その基本機能間の画面遷移を提供していると考えられる。本発明の統合業務支援システムもこの画面遷移を提供し、各サブシステムの使い易さを単体のシステムとして利用される場合と同等にしている。
他のサブシステムの画面への遷移を提供することにより、複数のサブシステムを活用する場合のユーザインタフェイスを向上させる。ここで、他のサブシステムの画面への遷移は、業務支援システムを活用する会社のワークフロー又はユーザの挙動の分析に従って続けて用いられる画面同士の遷移であることが好ましい。特に、共有情報を持つ関連画面は、その共有情報を処理するために続けて用いられる可能性が高く、ある画面から関連画面への遷移を提供することが好ましい。関連画面としては、顧客との打ち合わせの時間を共有情報として、グループウェアサブシステムのスケジュール画面とＳＦＡサブシステムの日報入力画面とが相互に関連画面となり得る。

本発明の統合業務支援システムは、
前記関連画面における前記共有情報の表示の少なくとも一部が、前記共有情報の少なくとも一部を前記関連画面におけるユーザによる入力エリアに表示されることを特徴とする。
遷移前の画面において共有情報を入力して関連画面に遷移する場合を考えると、従来のシステムのように関連画面において共有情報を表示しない場合には、ユーザは、共有情報を関連画面において再び入力しなければならないことがある。関連画面において入力すべき共有情報をユーザによる入力エリアに表示して、ユーザが再び入力しなくても入力されたものとして処理することにより、ユーザによる入力の手間を軽減することができる。

本発明の統合業務支援システムは、
スケジュールを管理するスケジュール管理機能及び営業日報を入力する営業日報入力機能を有し
、
前記営業日報入力機能において営業日報を入力する営業日報入力画面は、日付及びアポイントに関するユーザによる入力エリアを少なくとも有し、
スケジュール管理機能において１つのエントリを選択した画面から営業日報を入力する画面に遷移可能であり、
遷移された後の営業日報を入力する画面において、ユーザによる入力操作がなくても、前記日付に関する入力エリアに前記選択されたエントリに係る日付を、前記アポイントに関する入力エリアに前記選択されたエントリを含む前記日付のエントリのタイトルを含む情報を表示することを特徴とする。
スケジュール管理機能及び営業日報入力機能は、営業担当の社員が日々使用する機能である。営業日報入力においては日付及びその日にスケジュールされたアポイントに関する報告は必須の入力事項である。これら必須の入力事項に関する入力の手間を軽減することにより、営業担当の社員の業務効率が向上する。

本発明の統合業務支援システムは、
前記画面を表示するユーザ端末が携帯端末であり、
ユーザが前記携帯端末から所定のホームページにアクセスすることで統合業務支援システムを使用できることを特徴とする。
ここで「携帯端末」とは、専ら携帯して使用されるための端末装置であって、統合業務支援システムに接続することができる端末装置を言う。「専ら携帯して使用される」とは、無線で通信する機能を備えたノート型パーソナルコンピュータのように携帯せずに机上に設置して使用することにも対応する機器を携帯端末に含まないことを意味する。例えば、携帯電話機やいわゆるＰＤＡ装置が携帯端末に該当する。
営業担当の社員は、外出中にも統合業務支援システムを使用したいと希望する。携帯端末をユーザ端末として使用できるようにすることで、この要望に応えることができる。
さらに、携帯端末から所定のホームページにアクセスすることで統合業務支援システムを使用できるようにすることにより、市販されている携帯電話機等をユーザ端末として使用でき、統合業務支援システムを使用するための特別な端末装置を必要とせず、多くの社員が統合業務支援システムを使用することが容易になる。

本発明の統合業務支援システムは、
前記携帯端末はその画面を覆う感圧装置を有し、
前記感圧装置を操作されたことにより前記遷移を実行することを特徴とする。
例えば携帯電話機をユーザ端末として使用する場合、表示された多数（例えば５つ）の遷移先画面から１つを選択して遷移を実行することは必ずしも容易ではない。上下左右の方向を表すボタンによってカーソルを遷移先画面の表示に移動させることが必要になるからである。感圧装置を用い、指またはペンによって遷移先画面の表示を押すことで遷移を実行すれば、カーソルを移動させる操作が不要になり、統合業務支援システムがさらに使い易くなる。

２つのサブシステムにまたがる画面遷移を提供することにより統合業務支援システムの使い易さを向上させる。この結果、統合業務支援システムの利用に係るユーザの負荷が減少し、全体としての業務効率が高まる。さらに、統合業務支援システムの利用頻度が高まり、より広範囲のデータが処理され、業務分析等がより正確に行なえるようになる。また、携帯端末を使用することにより利便性が向上する。

図１は、統合業務支援システムの構成を示す図である。 図２は、スケジュール管理機能の画面を示す図である。 図３は、スケジュール管理機能におけるエントリを選択した画面を示す図である。 図４は、営業日報入力機能の画面を示す図である。 図５は、統合業務支援システムの使用環境を示す図である。 図６は、携帯端末においてスケジュール管理機能におけるエントリを選択した画面を示す図である。

以下、本発明を用いた統合業務支援システムの実施例を示す。

図１は、統合業務支援システムの構成を示す図である。統合業務支援システムは、グループウェアサブシステム１及びＳＦＡサブシステム２を含んでいる。グループウェアサブシステム１は、スケジュール管理機能１１、ＴＯＤＯ機能１２及び会議室予約機能１３を有している。スケジュール管理機能１１及びＴＯＤＯ機能１２は、基本機能である。会議室予約機能１３は、スケジュール管理機能１１の下位機能であり、基本機能ではない。ＳＦＡサブシステム２は、顧客管理機能２１、商談進捗管理機能２２、営業日報入力機能２３及び案件管理機能２４を有している。顧客管理機能２１、商談進捗管理機能２２及び営業日報入力機能２３は、基本機能である。案件管理機能２４は、商談進捗管理機能２２の下位機能であり、基本機能ではない。

図２は、スケジュール管理機能１１の画面を示す図である。上部に、他の基本機能への遷移を実現するタブ３１〜３５が設けられている。スケジュール管理機能１１はグループウェアサブシステム１の基本機能であり、画面には、グループウェアサブシステム１の全ての他の基本機能（ＴＯＤＯ機能）への遷移を実現するタブが設けられている。また、他のサブシステムであるＳＦＡサブシステム２の基本機能（顧客管理機能２１、商談進捗管理機能２２及び営業日報機能２３）への遷移を実現するタブが設けられている。

図２に示す画面には、１０月７日のスケジュール（エントリのリスト）が表示されている。ユーザは、この画面において右のカレンダを用いて他の日のスケジュールを表示させることができ、新規入力のためのボタン３６をクリックして新規のスケジュールを入力することができる。エントリをクリックして選択し、そのエントリの詳細を表示させることもできる。図３は、スケジュール管理機能におけるエントリを選択した画面を示す図である。

ユーザであるＸ山Ｙ男は、Ａ社往訪から帰社し、その報告を作成しようとしている。図３に示す画面において、表示されているＡ社往訪の詳細を確認し、営業日報入力機能に遷移するためのタブ３５をクリックする。
図４は、営業日報入力機能の画面を示す図であり、スケジュール管理機能から遷移した直後の例を示している。営業日報入力機能は、スケジュール管理機能によって表示される以下の情報を共有情報としている。日付は両機能で共通である。スケジュール管理機能に表示される個人の氏名を営業日報入力機能は報告者として表示する。スケジュール管理機能に表示される開始時刻及び終了時刻から営業日報入力機能は所要時間を計算して表示する。スケジュール管理機能に表示されるタイトルを営業日報入力機能はアポイントとして表示する。営業日報入力機能の画面は、スケジュール管理機能の画面の関連画面である。

営業日報入力機能の画面には、日付の入力エリア４１、報告者の入力エリア４２、アポイントの入力エリア４３及び報告の入力エリア４４の４つの入力エリアが設けられている。図４に示すように、日付の入力エリア４１、報告者の入力エリア４２及びアポイントの入力エリア４３は共有情報が既に入力されている。ユーザは、これらの入力エリアへの入力を行う必要がない。報告の入力エリア４４には、報告項目の表題として共有情報が入力されている。ユーザは、表題の下にその表題に係る報告を入力すればよい。

（本実施例の効果）
この実施例によれば、以下の効果が得られる。
スケジュール管理機能から営業日報入力機能に向けて、容易に遷移することができる。スケジュールのエントリを見ている時にそのエントリに係る報告を入力する画面を表示するというワークフローとして頻出の操作が容易に行えるので、ユーザの業務効率が向上する。
営業日報入力機能の画面において、入力の一部をシステムが共有情報に基づいて自動的に入力している。ユーザは入力の手間が省力化できる。また、書誌的事項の入力から解放されて、入力の中心的部分である報告内容に集中できる。これらにより、ユーザの業務効率が向上する。

図５は、統合業務支援システムの使用環境を示す図である。統合業務支援システムは、社内ネットワーク５１に接続され、社内に設置されたパーソナルコンピュータであるＰＣ端末５２をユーザ端末として使用される。また、社内ネットワーク５１は無線ネットワーク５３に通じており、社外において携帯端末５４をユーザ端末として使用される。
統合業務支援システムはいわゆるＷｅｂアプリケーションとして構築されており、携帯端末５４を使用するユーザは、携帯端末から所定のホームページにアクセスすることで統合業務支援システムを使用する。

図６は、携帯端末においてスケジュール管理機能におけるエントリを選択した画面を示す図である。実施例１における図３と同様の情報が表示されている。図３でタブとして表示されていた遷移先画面は、その名称がテキストとして表示されている。
携帯端末はその画面を覆う感圧装置を有している。ユーザは、「営業日報」のテキスト６１を指で押すことにより、実施例１と同様に営業日報入力機能の画面への遷移が実行され、営業日報入力機能の画面において共有情報が表示される。
携帯端末がその画面を覆う感圧装置を有していない携帯電話装置である場合には、ユーザは、携帯電話に付された上下左右の方向を表すボタンによってカーソルを「営業日報」のテキスト６１に移動させ、遷移を実行するためのボタンを押して遷移を実行させることになる。

（本実施例の効果）
この実施例によれば、以下の効果が得られる。
携帯端末を用いて、外出中にも統合業務支援システムが使用できる。
携帯端末として携帯電話機を用いる場合には、特別な端末装置を必要とせず、多くの社員が統合業務支援システムを使用することが容易になる。
感圧装置を用いて、テキストを押すだけで関連画面への遷移を実行することができ、使い易い。

（実施例の拡張）
本発明の実施形態は、上記実施例に限定されるものではない。本発明の本質を保ったままで、上記実施例とは異なる実施が可能である。以下に、かかる例を示す。
実施例では、スケジュール管理機能と営業日報入力機能の画面に表示されるタブは同一であった。タブは、各機能の画面毎に変更することもできる。たとえば、ワークフローを分析して各画面からの遷移の頻度が高い他画面への遷移を実現するタブを表示するよういしてもよい
。
統合業務支援システムは、実施例に記載されていない機能を有していてもよい。たとえば、ＳＦＡサブシステムの機能として、部下の営業日報を上司が閲覧してコメントを付加する機能を有していてもよい。実施例は、本発明の効果が顕著な機能に限定して記載したものである
。
実施例では、遷移を実行させるためのテキストが、表示装置の面積で表示され得る画面の中に配置されている。この点、画面の表示量が多く表示装置の面積が不足する場合には、テキストの表示のために画面を下方にスクロールして表示することとしてもよい。
実施例２ではテキストを選択して遷移を実行しているが、携帯端末が感圧装置を有している場合には、テキストに替えてボタンを表示し、それを押すことにより遷移を実行するようにしてもよい。

ユーザの負荷が減少し、全体としての業務効率が高まる統合業務支援システムであり、多くの企業における活用が期待できる。

１ グループウェアサブシステム
１１ スケジュール管理機能
１２ ＴＯＤＯ機能
１３ 会議室予約機能
２ ＳＦＡサブシステム
２１ 顧客管理機能
２２ 商談進捗管理機能
２３ 営業日報機能
２４ 案件管理機能
３１ タブ
３２ タブ
３３ タブ
３４ タブ
３５ タブ
３６ ボタン
４１ 入力エリア
４２ 入力エリア
４３ 入力エリア
４４ 入力エリア
５１ 社内ネットワーク
５２ ＰＣ端末
５３ 無線ネットワーク
５４ 携帯端末
６１ テキスト

Claims (5)

1. 基本機能を実行するための画面である基本画面同士は相互に遷移可能であるようなサブシステムを２つ以上含み、
   前記基本画面と共有される共有情報があるような他のサブシステムの基本画面である関連画面が存在する場合には、前記基本画面から少なくとも一つの関連画面への遷移可能であり、
   前記サブシステムは、グループウェアサブシステムとＳＦＡサブシステムを少なくとも含むことを特徴とする、統合業務支援システム。
2. 前記関連画面における前記共有情報の表示の少なくとも一部が、前記共有情報の少なくとも一部を前記関連画面におけるユーザによる入力エリアに表示されることを特徴とする、請求項１に記載の統合業務支援システム。
3. スケジュールを管理するスケジュール管理機能及び営業日報を入力する営業日報入力機能を有し、
   前記営業日報入力機能において営業日報を入力する営業日報入力画面は、日付及びアポイントに関するユーザによる入力エリアを少なくとも有し、
   スケジュール管理機能において１つのエントリを選択した画面から営業日報を入力する画面に遷移可能であり、
   遷移された後の営業日報を入力する画面において、ユーザによる入力操作がなくても、前記日付に関する入力エリアに前記選択されたエントリに係る日付を、前記アポイントに関する入力エリアに前記選択されたエントリを含む前記日付のエントリのタイトルを含む情報を表示することを特徴とする、統合業務支援システム。
4. 前記画面を表示するユーザ端末が携帯端末であり、
   ユーザが前記携帯端末から所定のホームページにアクセスすることで統合業務支援システムを使用できることを特徴とする、請求項１〜３のいずれか１項に記載の統合業務支援システム。
5. 前記携帯電話端末はその画面を覆う感圧装置を有し、
   前記感圧装置を操作されたことにより前記遷移を実行することを特徴とする、請求項４に記載の統合業務支援システム。

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