JP2010163244A - 保管庫及び書類管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】機械的損失を低減して書類管理の信頼性を高める保管庫を提供すること。
【解決手段】ＬＥＤ２４を点灯させることにより書類１０の所在を通知する保管庫１Ａにおいて、書類１０を収納するファイルケース２０は、書類１０に関する書類情報を記憶する接触式ＩＣタグ２３と接触式ＩＣタグ２３の第１電極２２Ａ，２２Ｂの間に接触式ＩＣタグ２３と並列に設けられたＬＥＤ２４とを備え、環状の第１電極２２Ａ，２２Ｂが貫通孔２１，２１に取り付けられ、ファイルケース２０を綴じるバインダ３０は、第１電極２２Ａ，２２Ｂに挿通される棒状の第２電極３４Ａ，３４Ｂを有しており、ＩＣタグ管理制御装置５０が第２電極３４Ａ，３４Ｂと第１電極２２Ａ，２２Ｂを介して接触式ＩＣタグ２３とＬＥＤ２４に接続し、接触式ＩＣタグ２３のデータ読み取りとＬＥＤ２４の点灯制御を行う。
【選択図】図４

Description

本発明は、書類を収納するファイルケースを複数保管するものであって、複数のファイルケースが複数の第１電極を備える接触式ＩＣタグと複数の第１電極の間に接触式ＩＣタグと並列に設けられたＬＥＤとを有し、ＬＥＤを点灯させることにより書類の所在を通知する保管庫及び書類管理システムに関する。

個人情報書類や設計図面などの書類は、紙に打ち出されてファイルケースに収納され、保管庫で保管されている。多数の書類が保管庫に収納されている場合、書類の所在をユーザに知らせることができれば、使い勝手が良い。

従来より、書類に関する情報を記憶する非接触式ＩＣタグをファイルケースに取り付け、保管庫に設けたデータ読み取り手段により非接触式ＩＣタグのデータを読み取ることにより書類を管理するシステムが提案されている。

しかしながら、例えば、数枚の書類を収納するファイルケース同士が隣接すると、各ファイルケースに取り付けた非接触式ＩＣタグの電波が干渉する。この場合、各ファイルケースの接触式ＩＣタグからデータを正常に読み取れず、書類を正確に管理できなかった。
また、例えば、複数のファイルケースを収納箱に収納して保管庫に保管する場合、ファイルケースが収納箱内で傾く。この状態で収納箱を保管庫から取り出すと、傾いたファイルケースの非接触式ＩＣタグと保管庫側のアンテナとが上手く交信できず、非接触式ＩＣタグのデータを正常に読み取れないことがあった。

この問題に対して、例えば、特許文献１記載の技術では、棚の裏面空洞部分に、非接触式ＩＣタグと垂直でも非接触式ＩＣタグのデータを読み取ることができるアンテナを配置し、そのアンテナを棚の裏面で往復運動させることにより、ファイルケースに取り付けた非接触式ＩＣタグのデータを非接触で読み書きできるようにしている。

また例えば、特許文献２記載の技術では、板状の磁性材料にループコイルを巻き回した少なくとも２つの基本アンテナと、隣接配置された基本アンテナの境界に配置される少なくとも１つの境界アンテナと、基本アンテナと直交するように配置された２つの側板と、基本アンテナと境界アンテナと側板とを固定する底板とを備える棚に、非接触式ＩＣタグを取り付けたファイルケースを配列している。このような特許文献２記載の技術によれば、棚の両側にある磁束が強化されるので、各ファイルケースに取り付けた非接触式ＩＣタグの向きにかかわらず、非接触式ＩＣタグのデータを読み取ることができる。

しかし、特許文献１及び特許文献２記載の技術を採用する保管庫は、非接触式ＩＣタグを取り付けたファイルケースを収納する棚の構造が特殊であるため、コスト高であり、既存の保管庫に置き換えて導入することが困難であった。しかも、近年、個人情報保護法により個人情報の管理が厳しくなり、セキュリティの高い安価な保管庫の提供が産業界から望まれている。

そこで、出願人は、特許文献３において、接触式ＩＣタグを用いて安価に書類を管理できる保管庫を提案した。接触式ＩＣタグは、非接触式ＩＣタグより前に、物品の管理に使用されている。しかし、接触式ＩＣタグは、端子の接触不良によってデータの読み取り不良が生じやすい欠点がある。そのため、非接触式ＩＣタグを用いた物品管理が主流になっていた。これに対して、出願人は、接触式ＩＣタグが非接触式ＩＣタグより安価で簡単に物品管理できることに着目し、特許文献３において、接触式ＩＣタグの接触不良を改善して書類を管理する保管庫を提案した。

すなわち、特許文献３記載の保管庫は、ファイルケースを収納する収納箱を棚に配列している。収納箱には、データ読み取り用の電極が取り付けられている。一方、ファイルケースには、接触式ＩＣタグに接続する端子がバネ性を有するように設けられている。ファイルケースは、端子を弾性変形させてデータ読み取り用の電極を端子で挟み込むようにして、収納箱に収納される。収納箱にも、弾性変形可能な端子が設けられている。収納箱は、保管庫の棚に設けた棒状の電極を収納箱の端子で挟み込むようにして、保管庫の棚に収納される。収納箱の電極と端子は電気的に接続されている。そのため、保管庫は、保管庫の電極、収納箱の端子、収納箱の電極、ファイルケースの端子を介して、接触式ＩＣタグからデータを取得する。

このような特許文献３記載の保管庫は、バネ性を有する端子がデータ読み取り用の電極に自分のばね力によって圧接し、接触不良を改善するので、接触式ＩＣタグからデータを正常に読み取ってファイルケースの入出庫や所在を正確に把握することができる。そして、接触式ＩＣタグからデータを読み取る電極は、単なる棒状のものであり、既存の保管庫の棚に後付けできるので、既存の保管庫を新規保管庫に置き換える必要がない。よって、特許文献３記載の保管庫によれば、安価に物品管理することができる。

特開２００７−４６７８号公報（段落０００５，００１４、図１，２参照。） 特開２００７−３１０７４０号公報（段落０００４，０００５，０００７，００１８，００２９、図３，４参照。） 特許第４０６５２９９号公報（段落００９９〜０１０３、図２１，２２参照。）

しかしながら、特許文献３記載の保管庫は、ファイルケース側の端子を弾性変形させて収納箱の端子にかませるようにして接触させていたため、ファイルケース側の端子が経時劣化して弾性力を低下させたり、収納箱のデータ読み取り用の電極がファイルケース側の端子に押し潰されて変形するなど、機械的損失を生じることがあった。この場合、ファイル側端子と収納箱の電極とが接触不良を生じ、書類管理の信頼性を損なう虞があった。

そこで、本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、機械的損失を低減して書類管理の信頼性を高めることができる保管庫及び書類管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明に係る保管庫及び書類管理システムは以下の構成を有する。
（１）本発明の一態様に係り、書類を収納するファイルケースを複数保管するものであって、前記複数のファイルケースが複数の第１電極を備える接触式ＩＣタグと前記複数の第１電極の間に前記接触式ＩＣタグと並列に設けられたＬＥＤとを有し、前記ＬＥＤを点灯させることにより前記書類の所在を通知する保管庫において、前記ファイルケースを収納する複数のバインダを有すること、前記ファイルケースは、複数の貫通孔を有しており、前記第１電極が環状をなし、前記複数の貫通孔に取り付けられていること、前記バインダが、棒状をなし前記複数の第１電極に挿通される複数の第２電極を有すること、前記複数の第２電極に接続し、前記複数の第２電極と前記複数の第１電極を介して前記接触式ＩＣタグからデータを読み取って前記書類を特定し、特定した書類を収納する前記ファイルケースの前記ＬＥＤを点灯させる制御手段を有することことを特徴とする。

（２）（１）に記載の発明において、前記複数のバインダに対応して設けられ、前記バインダをロックする複数のロック手段と、前記特定した書類を収納する前記ファイルケースが収納されている前記バインダに対応する前記ロック手段に、ロックを解除させるロック解除手段と、を有することが好ましい。

（３）（１）又は（２）に記載の発明において、前記バインダは、前記第２電極から前記ファイルケースが抜け落ちることを防止する抜け止め部材と、前記抜け止め部材との間で前記ファイルケースを一方向へ付勢し、前記第１及び前記第２電極の接触圧力を確保する付勢部材と、を有することが好ましい。

（４）（１）乃至（３）の何れか一つに記載の発明において、前記バインダは、前記ＬＥＤの点灯状態を露呈させる露呈部を有することが好ましい。

（５）本発明の一態様に係り、（１）乃至（４）の何れか一つに記載する保管庫を複数有し、前記複数の保管庫が保管する前記書類を前記接触式ＩＣタグのデータに基づいて一括管理する書類管理システムとすることが好ましい。

上記保管庫は、書類を収納するファイルケースを複数保管するものであって、複数のファイルケースが複数の第１電極を備える接触式ＩＣタグと複数の第１電極の間に接触式ＩＣタグと並列に設けられたＬＥＤとを有し、ＬＥＤを点灯させることにより書類の所在を通知する保管庫において、ファイルケースを収納する複数のバインダを有すること、ファイルケースは、複数の貫通孔を有しており、第１電極が環状をなし、複数の貫通孔に取り付けられていること、バインダが、棒状をなし複数の第１電極に挿通される複数の第２電極を有すること、複数の第２電極に接続し、複数の第２電極と複数の第１電極を介して接触式ＩＣタグからデータを読み取って書類を特定し、特定した書類を収納するファイルケースのＬＥＤを点灯させる制御手段を有する。このような保管庫は、バインダに設けた棒状の第２電極にファイルケースの第１電極を挿通すると、第２電極に接続する制御手段が第１及び第２電極を介して接触式ＩＣタグとＬＥＤに接続し、接触式ＩＣタグのデータ読み取りやＬＥＤの点灯制御を行えるようになる。このように、上記保管庫は、第１及び第２電極を変形させずに接触させるので、第１及び第２電極に生じる機械的損失が低減し、書類管理の信頼性を向上させることができる。

また上記保管庫は、複数のバインダに対応して設けられ、バインダをロックする複数のロック手段と、特定した書類を収納するファイルケースが収納されているバインダに対応するロック手段に、ロックを解除させるロック解除手段と、を有する。このような保管庫は、検索している書類が収納されているファイルケースを収納するバインダのみの持ち出しを許可するので、書類が不当に持ち出されることを防止できる。

また上記保管庫は、バインダが、第２電極からファイルケースが抜け落ちることを防止する抜け止め部材と、抜け止め部材との間でファイルケースを一方向へ付勢し、第１及び第２電極の接触圧力を確保する付勢部材と、を有する。このような保管庫は、第２電極に複数のファイルケースを挿通した場合でも、ファイルケースが抜け止め部材により脱落しないようにバインダ内に保持され、その場合に、付勢部材が複数のファイルケースを一方向に付勢して接触圧力を確保するので、各ファイルケースの接触式ＩＣタグのデータ読み取りやＬＥＤの点灯制御を正常に行うことができる。

また上記保管庫は、バインダがＬＥＤの点灯状態を露呈させる露呈部を有するので、ファイルケースがバインダに綴じられて外部から直接見えないような場合でも、ＬＥＤの発光状態をユーザに知らせることができる。

上記保管庫を複数有し、複数の保管庫が保管する書類を接触式ＩＣタグのデータに基づいて一括管理する書類管理システムによれば、複数の保管庫が散在する場合でも、書類の所在を一元管理することができる。

本発明の実施形態に係り、開閉扉を閉じた状態の保管庫の外観斜視図である。 ファイルとバインダの概略構成図である。 バインダが配列された棚板の外観斜視図である。 保管庫に設けられたファイル管理構造の概略を説明する図である。 ＩＣタグ管理制御装置の電気ブロック図である。 上位管理システムの電気ブロック図である。 書類管理システムの概略構成を示す図である。 棚ユニットの外観斜視図である。

次に、本発明に係る保管庫の一実施形態について図面を参照して説明する。

＜書類管理システムの全体構成＞
図７は、書類管理システム８１の概略構成図である。
保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…は、所望のファイルケース２０を検索して所在を通知する機能を有する。保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃは、ネットワーク８３を介して上位管理システム８２に接続され、書類管理システム８１を構築している。保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…のファイル管理構造は同様なので、以下、保管庫１Ａを例に挙げて説明する。

＜ファイル管理構造の概略説明＞
図３は、バインダ３０が配列された棚板８の外観斜視図である。図４は、保管庫１Ａに設けられたファイル管理構造の概略を示す図である。
保管庫１Ａは、書類１０をファイルケース２０に入れて収納している。ファイルケース２０は、収納する書類１０に関する書類情報を記憶する接触式ＩＣタグ２３を備える。ファイルケース２０は、接触式ＩＣタグ２３に接続する２つの第１電極２２Ａ，２２Ｂにバインダ３０の第２電極３４Ａ，３４Ｂが挿通されて、バインダ３０に綴じられている。ＩＣタグ管理制御装置５０は、第２電極３４Ａ，３４Ｂに接続され、接触式ＩＣタグ２３のデータを読み取って所望の書類１０の所在を管理する。バインダ３０は、ロック手段４０を介して保管庫１Ａの棚板８に連結されて不正に持ち出せないようにされている。そして、ファイルケース２０には、第１電極２２Ａ，２２Ｂの間に接触式ＩＣタグ２３と並列にＬＥＤ２４が設けられ、ＬＥＤ２４の点灯により所望の書類１０の所在を外部に知らせるようになっている。

＜保管庫の構成＞
図１は、本発明の実施形態に係り、開閉扉４を閉じた状態の保管庫１Ａの外観斜視図である。
保管庫１Ａは、収納ボックス２の開口部に開閉扉４が回動自在に取り付けられ、電子錠５により施錠されるようになっている。開閉扉４には、認証装置６が取り付けられている。認証装置６は、書類１０の持ち出しを指示する持ち出しボタン６ａと書類１０の返却を指示する返却ボタン６ｂと非接触式ＩＣカードからデータを読み取るデータ読み取り部を備え、非接触式ＩＣカードから読み取った個人識別情報に基づいて個人認証を行い、その個人認証結果を制御装置７に送信する。制御装置７は、個人認証が成功した場合に、電子錠５を解錠して開閉扉４の開閉を許可する。

＜書類の構成＞
図２は、ファイルケース２０とバインダ３０の概略構成図である。
ファイルケース２０は、絶縁性材料で形成されている。ファイルケース２０は、ファイルケース２０は、２個の第１電極２２Ａ，２２Ｂを備える接触式ＩＣタグ２３が取り付けられている。ファイルケース２０は、書類１０の収納の邪魔にならないように２個の貫通孔２１が形成され、各貫通孔２１の開口部に第１電極２２Ａ，２２Ｂがそれぞれ取り付けられている。接触式ＩＣタグ２３は、周知のように、ＣＰＵやＲＯＭ、ＲＡＭなどを備える。接触式ＩＣタグ２３は、当該ファイルケース２０に収納されている書類１０に関する「書類情報」（書類１０を識別する情報、書類内容に関する情報、書類の分類情報などを含む）と、接触式ＩＣタグ２３を識別する「ＩＣタグ情報」が記憶されている。ＬＥＤ２４は、第１電極２２Ａ，２２Ｂの間に接触式ＩＣタグ２３と並列に設けられ、第１電極２２Ａ，２２Ｂに流れる電流を利用して点灯するようにている。ＬＥＤ２４は、ファイルケース２０をバインダ３０に綴じたときに、バインダ３０の背表紙３３に対向する位置に設けられている。

＜バインダの構成＞
バインダ３０は、表表紙３１と裏表紙３２と背表紙３３とを有する。裏表紙３２には、ファイルケース２０の貫通孔２１に挿通される棒状の第２電極３４Ａ，３４Ｂが立設されている。第２電極３４Ａ，３４Ｂには、ファイルケース２０を抜け止めするための抜け止め部材３５が着脱可能に装着される。圧縮ばね３６（付勢部材の一例）は、抜け止め部材３５側に向かって伸長するように裏表紙３２に固定され、第１及び第２電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂの接触圧力を確保する。裏表紙３２には、バインダ３０に綴じられたファイルケース２０のＬＥＤ２４を露出させる窓３７（露呈部の一例）が形成され、ＬＥＤ２４の点灯状態を外部に露呈するようにされている。第２電極３４Ａ，３４Ｂに接続する配線３８は、バインダ３０の外部に取り出されている。配線３８の先端部は、電子キー部材４１の第３電極４２Ａ，４２Ｂに接続され、第２電極３４Ａ，３４Ｂを第３電極４２Ａ，４２Ｂに一対一で接続している。

＜ロック手段の構成＞
図３に示すように、ロック手段４０は、電子キー部材４１と鍵付錠前装置４５とで構成され、バインダ３０を棚板８に連結してロックするものである。鍵付錠前装置４５は、電子キー部材４１の第３電極４２Ａ，４２Ｂが挿入される挿入孔４６を有し、その挿入孔４６の内部に係合部材４７が設けられている。係合部材４７は、挿入孔４６内に進退可能に設けられている。電子キー部材４１は、係合部材４７に係合する係合凹部４３が第３電極４２Ｂに設けられている。電子キー部材４１は、配線３８を介して第２電極３４Ａ，３４Ｂに接続しているので、係合部材４７が係合凹部４３に係合して電子キー部材４１をロックしている限り、バインダ３０は保管庫１Ａから持ち出せない。尚、配線３８は、棚板８の外にバインダ３０を引き出せない長さに調整され、電子キー部材４１をロックしたままバインダ３０を開いてファイルケース２０を持ち出せないようにしている。

図４に示すように、鍵付錠前装置４５は、配線４８を介して制御装置７のＩＣタグ管理制御装置５０（ロック解除手段の一例）に接続され、係合部材４７のロック解除動作を制御される。

図４に示すように、鍵付錠前装置４５は、挿入孔４６の内部に、電子キー部材４１の第３電極４２Ａ，４２Ｂに接続する第４電極４９Ａ，４９Ｂが配設されている。第４電極４９Ａ，４９Ｂは、配線４８を介してＩＣタグ管理制御装置５０に接続されている。ＩＣタグ管理制御装置５０は、第４電極４９Ａ，４９Ｂ、第３電極４２Ａ，４２Ｂ、第２電極３４Ａ，３４Ｂ、第１電極２２Ａ，２２Ｂを介して接触式ＩＣタグ２３とＬＥＤ２４に接続し、接触式ＩＣタグ２３のデータ読み取りやＬＥＤ２４の点滅制御を行う電気回路が構成される。

＜接触式ＩＣタグ管理制御装置の構成＞
図５は、ＩＣタグ管理制御装置５０の電気ブロック図である。
ＩＣタグ管理制御装置５０は、周知のマイクロコンピュータであって、ＣＰＵ５１とＲＯＭ５２とＲＡＭ５３とＨＤＤ５４と通信インターフェース５５とを備える。通信インターフェース５５には、上位管理システム８２、認証装置６、第４電極４９Ａ，４９Ｂ、係合部材４７が接続している。

ＨＤＤ５４には、書類管理データベース５６と書類管理プログラム５７が格納されている。書類管理データベース５６は、保管庫１Ａが管理している書類１０の保管状態を蓄積して記憶するものである。書類管理データベース５６は、例えば、鍵付錠前装置４５を識別する「錠前識別情報」に書類情報を関連付けて記憶し、保管庫１Ａ内のどの位置に何の書類１０が保管されているかを記憶している。また、書類管理データベース５６は、書類情報に個人識別情報と持出日時と返却日時を関連付けて記憶し、どの書類１０が誰によっていつ持ち出されて誰によっていつ返却されたか（使用履歴）を記憶している。書類管理プログラム５７は、制御装置７が認証装置６から個人認証結果を入力したときをトリガとして起動され、ユーザが所望する書類１０を検索して、その所在をＬＥＤ２４の点灯により知らせるように構成されている。

＜上位管理システム＞
図７は、上位管理システム８２の電気ブロック図である。
上位管理システム８２は、周知のコンピュータであって、ＣＰＵ６１とＲＯＭ６２とＲＡＭ６３とＨＤＤ６４と通信インターフェース６５とを備える。ＨＤＤ６４には、保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…の書類管理状態（書類１０の初期配置や、どの書類１０がどの保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…の何処に収納されているかという保管状態や、誰がいつどの書類１０を持ち出していつ返却したかという使用履歴など）を集計して記憶する集計データベース６６と、ＩＣタグ情報と書類１０の名称とを紐付けして、各ファイルケース２０毎に収納する書類１０を規定する書類紐付けデータベース６７が格納されている。通信インターフェース６５には、保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…のＩＣタグ管理制御装置５０…がそれぞれ接続され、各ＩＣタグ管理制御装置５０に記憶されたデータをネットワーク８３を介して取得する。

＜動作説明＞
続いて、本実施形態の保管庫１Ａの動作について説明する。
例えば、顧客毎に作成した書類１０は、内容別にファイルケース２０に収納されている。ファイルケース２０は、第１電極２２Ａ，２２Ｂに第２電極３４Ａ，３４Ｂを挿通され、抜け止め部材３５を第２電極３４Ａ，３４Ｂに取り付けることにより、バインダ３０に抜き落ちないように綴じられている。バインダ３０には、１又は２以上のファイルケース２０が綴じられる。１又は２以上のファイルケース２０は、バインダ３０内で倒れないように、圧縮ばね３６によって抜け止め部材３５に押し付けられ、第１電極２２Ａ，２２Ｂを第２電極３４Ａ，３４Ｂに所定の接触圧力で接触させて接触不良を回避している。

棚板８に配列されたバインダ３０は、対応する位置にある鍵付錠前装置４５の挿入孔４６に電子キー部材４１が挿入され、係合凹部４３に係合部材４７を係合されてロックされており、勝手に棚板８から持ち出せないようにされている。しかも、電子キー部材４１とバインダ３０とを接続する配線３８がバインダ３０を棚板８から引き出せない長さを有するため、電子キー部材４１をロックした状態で、バインダ３０を棚板８から引き出してファイルケース２０を取り出すこともできない。

保管庫１Ａは、開閉扉４を電子錠５で施錠して開閉を制限した状態で待機している。この待機中に、保管庫１ＡのＩＣタグ管理制御装置５０は、接触式ＩＣタグ２３から「書類情報」や「ＩＣタグ情報」を読み取るための「ＩＣタグデータ読み取り指令」を各鍵付錠前装置４５に一定時間毎に供給し、ファイルケース２０（書類１０）の有無を検出している。

ＩＣタグ管理制御装置５０は、配線４８に数百ｍｓｅｃの間隔で数ｍｓｅｃずつ電流を供給することにより、ＩＣタグ読み取り指令を全ての鍵付錠前装置４５に出力する。電子キー部材４１が正常に挿し込まれた鍵付錠前装置４５では、ＩＣタグ管理制御装置５０から供給された電流が、第４電極４９Ａに入力し、電子キー部材４１の第３電極４２Ａからバインダ３０の第２電極３４Ａ、ファイルケース２０の第１電極２２Ａ、接触式ＩＣタグ２３、ファイルケース２０の第１電極２２Ｂ、バインダ３０の第２電極３４Ｂ、電子キー部材４１の第３電極４２Ｂ、鍵付錠前装置４５の第４電極４９Ｂを介してＩＣタグ管理制御装置５０へと流れる。

ＩＣタグ管理制御装置５０は、接触式ＩＣタグ２３に電流を流してアクセスし、書類情報とＩＣタグ情報を読み取れた場合には、書類情報に対応する書類１０が保管庫１Ａにあると判断する。そして、書類情報とＩＣタグ情報を読み取った鍵付錠前装置４５を特定することにより、書類１０が保管庫１Ａの何処にあるかを認識できる。ここで、バインダ３０に複数のファイルケース２０が綴じられている場合でも、それらのファイルケース２０は、第１電極２２Ａ，２２Ｂを第２電極３４Ａ，３４Ｂを介して第３電極４２Ａ，４２Ｂにそれぞれ接触させ、接触式ＩＣタグ２３のデータをＩＣタグ管理制御装置５０に読み取られるので、ＩＣタグ管理制御装置５０は、各ファイルケース２０や各書類１０の所在を漏れなく認識できる。ＩＣタグ管理制御装置５０は、書類情報とＩＣタグ情報と錠前識別情報とを関連付けて書類管理データベース５６に記憶し、ファイルケース２０や書類１０をバインダ単位で管理できる。

尚、この場合、ＬＥＤ２４は、第１〜第３電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂ，４２Ａ，４２Ｂを介して第４電極４９Ａ，４９Ｂに接続し、第１電極２２Ａ，２２Ｂに流れる電流によって点灯する。しかし、ＬＥＤ２４に電流が流れる時間は、数ｍｓｅｃと短いため、人の目にはＬＥＤ２４が消灯しているように見える。

ところで、ユーザには、例えば、当該ユーザを識別するための「個人識別情報」と当該ユーザがアクセスできる書類１０の書類情報に対応する「アクセス権」とを記憶した非接触式ＩＣカードが付与されている。

ユーザがＩＣカードを保管庫１Ａの認証装置６にかざすと、認証装置６は、ＩＣカードから個人識別情報とアクセス権を読み取って個人認証を行い、その認証結果を個人識別情報とアクセス権と共にＩＣタグ管理制御装置５０に送信する。

ＩＣタグ管理制御装置５０は、個人認証の結果を受信したときをトリガとして書類管理プログラム５７を起動して実行する。ＩＣタグ管理制御装置５０は、先ず、認証装置６から入力した個人識別情報とアクセス権をＲＡＭ５３に記憶する。そして、認証装置６から入力した個人認証結果に基づいて、個人認証に成功したか否かを判断する。個人認証に失敗したと判断した場合には、電子錠５を解錠せずに、処理を終了する。

一方、ＩＣタグ管理制御装置５０は、個人認証に成功したと判断した場合には、貸出ボタン６ａか返却ボタン６ｂの操作をユーザに促す。ユーザが貸出ボタン６ａを操作すると、ＩＣタグ管理制御装置５０は、ＩＣタグデータ読み取り指令を各鍵付錠前装置４５に出力し、各接触式ＩＣタグ２３から書類情報とＩＣタグ識別情報を取得してＲＡＭ５３に記憶する。そして、ＲＡＭ５３に記憶したアクセス権を書類情報に照合して、ユーザがアクセスできる書類１０があるか否かを判断する。アクセスできる書類１０がないと判断した場合には、電子錠５を解錠せずに処理を終了する。この場合、認証装置６に表示手段を設け、書類１０がないことをユーザに知らせると良い。

一方、ＩＣタグ管理制御装置５０は、アクセスできる書類１０があると判断した場合には、アクセスできる書類１０が収納されているバインダを特定し、そのバインダに対応する鍵付錠前装置４５だけにＬＥＤ２４を点灯させるＬＥＤ点灯指令を出力する。ＩＣタグ管理制御装置５０は、特定した鍵付錠前装置４５に配線４８を介して数百ｍｓｅｃの間隔で数百ｍｓｅｃずつ電流を供給することにより、ＬＥＤ点灯指令を鍵付錠前装置４５に出力する。電流供給時間が長いため、人の目には、残像効果により、ＬＥＤ２４が連続点灯しているように見える。このＬＥＤ２４の点灯状態は、バインダ３０の窓３７により外から視認できる。

また、ＩＣタグ管理制御装置５０は、特定した鍵付錠前装置４５に配線４８を介してロック解除指令を出力する。ロック解除指令を入力した鍵付錠前装置４５は、係合部材４７と係合凹部４３との係合を解除し、電子キー部材４１のロックを解除する。例えば、係合部材４７がソレノイドやモータを駆動源とする場合には、ソレノイドやモータに電流を供給してロックを解除する。
そして、ＩＣタグ管理制御装置５０は、電子錠５を解錠する。

ユーザは、電子錠５が解錠されると、開閉扉４を開き、ＬＥＤ２４が点灯しているバインダ３０を探す。そして、ＬＥＤ２４が点灯しているバインダ３０の電子キー部材４１を挿入孔４６から抜き、バインダ３０を棚板８から引き出す。そして、ユーザは、抜け止め部材３５を第２電極３４Ａ，３４Ｂから取り外して、使用したい書類１０が入っているファイルケース２０を取り出し、残りのファイルケース２０を第２電極３４Ａ，３４Ｂに挿通して抜け止め部材３５を再装着する。そして、バインダ３０を元の位置に戻して電子キー部材４１を挿入孔４６に挿し込む。ユーザが、異なるバインダ３０から書類１０を取り出す場合には、この動作を他のバインダ３０についても行う。

ＩＣタグ管理制御装置５０は、制限時間（例えば、３分）を経過したら、特定した鍵付錠前装置４５にロック指令を出力して、電子キー部材４１をロックする。例えば、係合部材４７がモータやソレノイドを駆動源とする場合には、ソレノイドやモータやの電流供給を停止し、係合部材４７を係合凹部４３に係合させる。これにより、バインダ３０の持ち出しが禁止される。

そして、ＩＣタグ管理制御装置５０は、ＩＣタグデータ読み取り指令を全ての鍵付錠前装置４５に出力し、書類情報とＩＣタグ識別情報を取得する。そして、書類情報とＩＣタグ識別情報と錠前識別情報と個人識別情報とを関連付けて書類管理データベース５６に蓄積して記憶する。よって、書類管理データベース５６を参照すれば、誰がいつどの書類１０を持ち出したかをバインダ単位で追跡でき、また、どの書類１０が保管庫１Ａの何処にあるかをリアルタイムに管理できる。

これに対して、ユーザが、返却ボタン６ｂを操作した場合には、ＩＣタグ管理制御装置５０は、書類管理データベース５６を参照して、当該ユーザが直前に持ち出した書類１０を収納していたバインダ３０を特定し、特定したバインダ３０に対応する鍵付錠前装置４５だけにロック解除指令とＬＥＤ点灯指令を出力する。そして、電子錠５を解錠する。これにより、ユーザが、開閉扉５を開いてＬＥＤ２４が点灯しているバインダ３０を取り出し、持ち出した書類１０をバインダ３０に綴じて元の位置に返却する。ＩＣタグ管理制御装置５０は、制限時間が経過した以降の処理は、持ち出し時と同様であるので説明を省略する。よって、保管庫１Ａは、書類管理データベース５６を参照すれば、誰がいつどの書類１０を返却したかをバインダ単位で追跡でき、また、どの書類１０が保管庫１Ａの何処にあるかをリアルタイムに管理できる。

上記のようにして、書類管理データベース５６に蓄積された書類１０の使用履歴は、上位管理システム８２が、一定時間毎に、ネットワーク８３を介して保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…の各ＩＣタグ管理制御装置５０にアクセスし、書類管理データベース５６から書類１０の保管状態を取得する。そして、取得した保管状態を集計して集計データベース６６に蓄積して記憶し、ＩＣタグ管理制御装置５０のデータをそれぞれ消去する。よって、上位管理システム８２は、集計データベース６６を参照すれば、どの保管庫の何処に何の書類１０が保管されているかや、誰がどの書類１０を持ち出したか、誰がどの書類１０を返却したかなどの使用履歴等を一括して把握できる。

集計データベース６６は、保管庫１Ａに全ての書類１０を最初に収納したときの書類１０やバインダ３０の位置を記憶し、これを書類１０の初期配置として記憶している。そのため、例えば、保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…から取得した保管状態が初期配置と異なる場合には、その旨を、管理責任者に通知する。このとき、管理責任者に保管場所が誤っている書類１０の所在と、その書類１０の正しい保管位置を通知すれば、管理責任者は、書類１０を入れ替える手間を軽減できる。

ところで、保管庫１Ａは、例えば、第三者が、配線３８を切断して不正にバインダ３０を持ち出したり、電子キー部材４０がロックされたバインダ３０を無理矢理引き出してファイルケース２０を不正に持ち出すことがある。そのため、書類管理データベース５６は、個人認証結果を入力してから電子錠５が施錠されるまでの間も、アクセス権がない書類１０を綴じるバインダ３０に対応する鍵付錠前装置４５にＩＣタグデータ読み取り指令を出力する。これにより、書類管理データベース５６は、例えば、配線３８が切断されたり、不正にファイルケース２０が持ち出された時点で、アクセス権を有しない書類１０の書類情報を取得できなくなるため、それにより、書類１０が不正に持ち出されたことを検知する。この場合、書類管理データベース５６は、警報等により異常を報知すると共に、上位管理システム８２に異常を通知するなどして、管理責任者に異常を通知する。また、異常が発生した時刻、持ち出された書類１０の書類情報、持ち出されたファイルケース２０のＩＣタグ識別情報をＨＤＤ５４に記憶し、異常を記録するようにしている。

＜作用効果＞
以上説明したように、本実施形態の保管庫１Ａは、書類１０を収納するファイルケース２０を複数保管するものであって、複数のファイルケース２０が２個の第１電極２２Ａ，２２Ｂを備える接触式ＩＣタグ２３と第１電極２２Ａ，２２Ｂの間に接触式ＩＣタグ２３と並列に設けられたＬＥＤ２４とを有し、ＬＥＤ２４を点灯させることにより書類１０の所在を通知する保管庫１Ａにおいて、ファイルケース２０を収納する複数のバインダ３０を有すること、ファイルケース２０は、２個の貫通孔２１，２１を有しており、第１電極２２Ａ，２２Ｂが環状をなし、貫通孔２１，２１に取り付けられていること、バインダ３０が、棒状をなし第１電極２２Ａ，２２Ｂに挿通される２個の第２電極３４Ａ，３４Ｂを有すること、第２電極３４Ａ，３４Ｂに接続し、第２電極３４Ａ，３４Ｂと第１電極２２Ａ，２２Ｂを介して接触式ＩＣタグ２３からデータを読み取って書類を特定し、特定した書類１０を収納するファイルケース２０のＬＥＤ２４を点灯させるＩＣタグ管理制御装置５０を有する。このような保管庫１Ａは、バインダ３０に設けた棒状の第２電極３４Ａ，３４Ｂにファイルケース２０の第１電極２２Ａ，２２Ｂを挿通すると、第２電極３４Ａ，３４Ｂに接続するＩＣタグ管理制御装置５０が第１及び第２電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂを介して接触式ＩＣタグ２３とＬＥＤ２４に接続し、接触式ＩＣタグ２３のデータ読み取りやＬＥＤ２４の点灯制御を行えるようになる。このように、上記保管庫１Ａは、第１及び第２電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂを変形させずに接触させるので、第１及び第２電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂに生じる機械的損失が低減し、書類管理の信頼性を向上させることができる。

また上記保管庫１Ａは、複数のバインダ３０に対応して設けられ、バインダ３０をロックする複数のロック手段４０と、アクセス権がある書類１０を収納するファイルケース２０が収納されているバインダ３０に対応するロック手段４０に、ロックを解除させるＩＣタグ管理制御装置５０と、を有する。このような保管庫１Ａは、検索している書類１０が収納されているファイルケース２０を収納するバインダ３０のみの持ち出しを許可するので、書類１０が不当に持ち出されることを防止できる。

また上記保管庫１Ａは、バインダ３０が、第２電極３４Ａ，３４Ｂからファイルケース２０が抜け落ちることを防止する抜け止め部材３５と、抜け止め部材３５との間でファイルケース２０を一方向へ付勢し、第１及び第２電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂの接触圧力を確保する圧縮ばね３６と、を有する。このような保管庫１Ａは、第２電極３４Ａ，３４Ｂに複数のファイルケース２０を挿通した場合でも、ファイルケース２０が抜け止め部材３５により脱落しないようにバインダ３０内に保持され、その場合に、圧縮ばね３６が複数のファイルケース２０を一方向に付勢して接触圧力を確保するので、第１及び第２電極２２Ａ，２２Ｂ，３４Ａ，３４Ｂの接触不良を回避して、各ファイルケース２０の接触式ＩＣタグ２３のデータ読み取りやＬＥＤ２４の点灯制御を正常に行うことができる。

また上記保管庫１Ａは、バインダ３０がＬＥＤ２４の点灯状態を露呈させる窓３７を有するので、ファイルケース２０がバインダ３０に綴じられて外部から直接見えないような場合でも、ＬＥＤ２４の発光状態をユーザに知らせることができる。

保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…が保管する書類１０を接触式ＩＣタグ２３のデータに基づいて一括管理する書類管理システム８１によれば、保管庫１Ａ，１Ｂ，１Ｃ…が散在する場合でも、書類１０の所在を一元管理することができる。

尚、本発明は、上記実施形態に限定されることなく、色々な応用が可能である。
（１）例えば、上記実施形態では、バインダ３０にＬＥＤ２４を露出させるための窓３７を形成したが、バインダ３０の全体又は一部が光を透過する材料で製作して露呈部の一例とし、ＬＥＤ２４の点灯状態を外部に知らせるようにしても良い。
（２）例えば、３個以上の貫通孔２１をファイルケース２０に設けて第１電極を配置し、第１電極の一対一で接続する第２〜第３電極をバインダ３０、電子キー部材４１、鍵付錠前装置４５に設けても良い。
（３）例えば、上記実施形態では、保管庫１Ａの棚板８に鍵付錠前装置４５を直接取り付けた。これに対して、図８に示すように、保管庫１Ａの棚に着脱可能な棚ユニット８Ａに鍵付錠前装置４５を取り付け、各棚ユニット８ＡをＩＣタグ管理制御装置５０に接続しても良い。このような保管庫は、既存の保管庫の棚を棚ユニット８Ａに交換すれば、安価に書類管理システム８１を採用できる。
（４）例えば、上記実施形態では、ＩＣタグ管理制御装置５０が書類１０の検索やＬＥＤ２４の点灯制御、ロック手段４０の制御を行ったが、これらを上位管理システム８２に一括して行わせても良い。
（５）例えば、上記実施形態では、非接触式ＩＣカードに個人認証情報とアクセス権を記憶させたが、ＩＣタグを備えるＩＣキーなどのデジタルキーに個人認証装置とアクセス権を記憶しても良い。また、認証装置６は、個人認証情報として、指紋や静脈、顔などの生体情報を使用しても良い。
（６）例えば、上位管理システム８２やネットワーク８３に書類検索用のパソコンやユーザのパソコンを接続しても良い。この場合、ユーザは、パソコンに探したい書類１０のキーワード（書類識別情報、名称、内容など）を入力し、書類１０を検索する。上位管理システム８２は、入力されたキーワードを集計データベース６６や書類紐付けデータベース６７に照合し、ユーザが所望する書類１０がどの保管庫の何処にあるかを特定し、その結果をパソコンに出力する。よって、ユーザは、パソコン画面上で書類１０の保管位置を予め確かめることができ、保管庫１Ａへ行ったものの書類１０がないような不具合を回避できる。

１Ａ 保管庫
８ 棚板
８Ａ 棚ユニット
１０ 書類
２０ ファイルケース
２１ 貫通孔
２２Ａ，２２Ｂ 第１電極
２３ 接触式ＩＣタグ
２４ ＬＥＤ
３０ バインダ
３４Ａ，３４Ｂ 第２電極
３５ 抜け止め部材
３６ 圧縮ばね（付勢部材の一例）
５０ ＩＣタグ管理制御装置（制御手段の一例）
４０ ロック手段

Claims (5)

1. 書類を収納するファイルケースを複数保管するものであって、前記複数のファイルケースが複数の第１電極を備える接触式ＩＣタグと前記複数の第１電極の間に前記接触式ＩＣタグと並列に設けられたＬＥＤとを有し、前記ＬＥＤを点灯させることにより前記書類の所在を通知する保管庫において、
   前記ファイルケースを収納する複数のバインダを有すること、
   前記ファイルケースは、複数の貫通孔を有しており、前記第１電極が環状をなし、前記複数の貫通孔に取り付けられていること、
   前記バインダが、棒状をなし前記複数の第１電極に挿通される複数の第２電極を有すること、
   前記複数の第２電極に接続し、前記複数の第２電極と前記複数の第１電極を介して前記接触式ＩＣタグからデータを読み取って前記書類を特定し、特定した書類を収納する前記ファイルケースの前記ＬＥＤを点灯させる制御手段を有すること
   を特徴とする保管庫。
2. 請求項１に記載する保管庫において、
   前記複数のバインダに対応して設けられ、前記バインダをロックする複数のロック手段と、
   前記特定した書類を収納する前記ファイルケースが収納されている前記バインダに対応する前記ロック手段に、ロックを解除させるロック解除手段と、を有する
   ことを特徴とする保管庫。
3. 請求項１又は請求項２に記載する保管庫において、
   前記バインダは、
   前記第２電極から前記ファイルケースが抜け落ちることを防止する抜け止め部材と、
   前記抜け止め部材との間で前記ファイルケースを一方向へ付勢し、前記第１及び前記第２電極の接触圧力を確保する付勢部材と、を有する
   ことを特徴とする保管庫。
4. 請求項１乃至請求項３の何れか一つに記載する保管庫において、
   前記バインダは、前記ＬＥＤの点灯状態を露呈させる露呈部を有する
   ことを特徴とする保管庫。
5. 請求項１乃至請求項４の何れか一つに記載する保管庫を複数有し、前記複数の保管庫が保管する前記書類を前記接触式ＩＣタグのデータに基づいて一括管理することを特徴とする書類管理システム。

Images