JP2010147518A - 画像形成装置及びサマリーデータの作成方法 - Google Patents

Abstract

【課題】複数の文書を結合して出力する場合において、結合した文書の内容を簡単且つ確実に把握することができる画像形成装置及びサマリーデータの作成方法の提供。
【解決手段】複数の文書を結合して出力する機能を備える画像形成装置において、各々の文書の中から要約や目次に相当する特定の部分を抽出し、前記複数の文書の前記特定の部分を配置したサマリーページを作成し、当該サマリーページを表示部に表示又は印刷部に印刷させるためのサマリーデータを出力するサマリーデータ作成部を備える。
【選択図】図７

Description

本発明は、画像形成装置及びサマリーデータの作成方法に関し、特に、複数の文書を結合して出力する機能を備える画像形成装置及び該画像形成装置を用いて複数の文書のサマリーデータを作成する方法に関する。

プリンタやデジタル複合機などの印刷装置（以下、画像形成装置と呼ぶ。）が普及している。この画像形成装置を含む印刷システムにおいて、クライアントから印刷を指示する場合、クライアントは印刷対象となる文書データや印刷条件等を規定した指示情報（ジョブチケットと呼ぶ。）を画像形成装置に送付する。画像形成装置では、ジョブチケットを解析し、印刷対象となる文書データを文書サーバ等から取得した後、ページ毎にラスタライズしてＲＩＰ（Raster Image Processor）データを作成し、ＲＩＰデータを用紙に転写して出力する。

また、ジョブチケットでは複数の文書データを指定することも可能であり、この場合、画像形成装置では、複数の文書データを１又は複数の文書サーバ等から取得し、それらを結合して１つの文書として出力することになる。

ここで、ジョブチケットで印刷を指示する場合、文書データをファイル名等で指定することになるため、意図しない文書が出力されないように事前に文書の内容を確認する必要がある。特に、複数の文書を結合して出力する場合は、結合された文書の構成が分かりにくいため、事前に結合された文書の内容を確認する必要がある。

このような背景から、文書の内容を確認するための様々な方法が提案されており、例えば、下記特許文献１には、印刷部７で印刷するためのイメージデータを一旦マスストレージ８に蓄える蓄積印刷機能を有する画像形成装置において、マスストレージ８に格納されている文書を縮小して表示するサムネイル処理し、処理されたデータを印刷部７に送出する画像処理部９を備える構成が開示されている。

また、下記特許文献２には、画像形成装置２のジョブチケットを遠隔操作装置１から編集する際には、編集指示に応じた最終出力結果を示す出力結果テンプレート画像を、出力対象の画像サムネイルを用いて作成し、当該出力結果テンプレート画像を用いたジョブチケット編集画面を表示する画像形成システムが開示されている。

特開２０００−６９２６８号公報 特開２００５−１９７８７６号公報

しかしながら、特許文献１、２に記載された方法は文書のページ全体の画像を縮小したサムネイル画像を表示する方法であり、文書の内容を編集して表示するものではないため、文書の内容が分かりにくいという問題がある。例えば、文書には通常、その要約や目次を記載した部分があり、その部分を確認することによって文書の内容を把握することが可能であるが、従来の方法は、１又は複数のページのサムネイル画像を単に羅列して表示するのみであるため、どの部分を確認すればよいのかが分かりづらい。この問題は１つの文書を出力する場合にも生じるが、特に複数の文書を結合して出力する場合、複数の文書がどのように結合されているかが不明確であるため、文書の内容を把握することがより困難になる。

また、特許文献１、２に記載された方法は文書のページ全体の画像を縮小したサムネイル画像を表示する方法であるため、文書のページ数が多い場合には、文書の内容が分かりにくいという問題もある。例えば、全てのページのサムネイル画像を表示すると各ページのサムネイル画像のサイズが小さくなるため、文書に記載された文字を読み取ることができなくなる。また、特許文献１のように間引いたページのサムネイル画像のみを表示すると重要なページのサムネイル画像がされない場合が生じる。この問題も１つの文書を出力する場合にも生じるが、特に複数の文書を結合して出力する場合、必然的に文書全体のページ数が多くなるため、文書の内容を把握することがより困難になる。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、複数の文書を結合して出力する場合において、結合した文書の内容を簡単且つ確実に把握することができる画像形成装置及びサマリーデータの作成方法を提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、複数の文書を結合して出力する機能を備える画像形成装置において、各々の文書の中から特定の部分を抽出し、前記複数の文書の前記特定の部分を配置したサマリーページを作成し、当該サマリーページを表示部に表示又は印刷部に印刷させるためのサマリーデータを出力するサマリーデータ作成部を備えるものである。

また、本発明は、複数の文書を結合して出力する機能を備える画像形成装置におけるサマリーデータの作成方法であって、前記複数の文書の元となる複数の文書データを取得する第１ステップと、各々の文書データをラスタライズしてページ画像データを生成する第２ステップと、前記ページ画像データをＯＣＲを用いてテキスト化する第３ステップと、テキストの中から特定の部分を抽出する第４ステップと、前記複数の文書の前記特定の部分を配置したサマリーページを作成し、当該サマリーページを表示部に表示又は印刷部に印刷させるためのサマリーデータを出力する第５ステップと、を少なくとも有するものである。

本発明の画像形成装置及びサマリーデータ作成方法によれば、複数の文書データを結合して出力する場合において、結合した文書の内容を簡単且つ確実に把握することができる。

その理由は、画像形成装置では、複数の文書のＲＩＰデータをＯＣＲによってテキスト化し、予め指定されたキーワードを検索したり、文書の構成を解析することによって、各文書の特定の部分（例えば、要約や目次）を抽出し、複数の文書の特定の部分を配置したサマリーページを作成、このサマリーページを表示又は印刷可能なサマリーデータを出力するからである。

また、画像形成装置では、予め定めたルールに従って各文書の重要度を判別し、その重要度に応じてサマリーページにおける各文書の表示形態（例えば、配分比やサイズ、色、配置など）を変えるからである。

背景技術で示したように、複数の文書サーバに分散して保存されている複数の文書を結合して出力する場合に、ページ全体のサムネイル画像を表示する方法では、結合された文書の内容を把握するのが難しいという問題があった。更に、複数の文書を結合して出力する場合は、文書の構成が複雑であるため、印刷された文書を見ても文書全体の内容を把握するのが難しいという問題があった。

そこで、本発明では、第１に、ページ全体のサムネイル画像のみを出力するのではなく、各々の文書の中の内容を把握できる特定の部分（例えば、要約や目次など）を抽出し、特定の部分を配置したサマリーページを作成し、このサマリーページを表示又は印刷可能なサマリーデータを出力する。第２に、予め定めたルールに従って各文書の重要度を算出し、その重要度に応じてサマリーページにおける各文書の表示形態（例えば、配分比やサイズ、色、配置など）を変える。

これにより、複数の文書を結合して出力する場合であっても、結合された文書の内容を簡単且つ確実に把握することができ、ユーザの利便性を向上させることができる。

上記した本発明の実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る画像形成装置及びサマリーデータの作成方法について、図１乃至図１２を参照して説明する。図１は、本実施例の印刷システムの構成を模式的に示す図であり、図２は、本実施例の画像形成装置の構成を示すブロック図である。また、図３及び図４は、サマリーデータの作成方法を示す図であり、図５及び図６は、サマリーデータによる印刷方法を示す図、図７は、サマリーページの構成例を示す図である。また、図８及び図９は、サマリーデータにおける要約の作成方法を示す図であり、図１０及び図１１は、目次の作成方法を示す図、図１２は、サムネイルの作成方法を示す図である。

図１に示すように、本実施例の印刷システムは、ジョブチケットを発行して印刷を指示するコンピュータ端末などのクライアント１０と、文書データを記憶する文書サーバ２０と、ジョブチケットに基づいて印刷処理を行うプリンタやデジタル複合機などの画像形成装置３０などで構成され、これらは、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などの通信ネットワークを介して接続される。

クライアント１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などのメモリで構成される制御部と、表示部と、操作部と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などの記憶部とで構成される。メモリやＨＤＤには文書データを作成するアプリケーションやジョブチケットを発行するプリンタドライバなどのソフトウェアが記憶されており、制御部で実行される。

文書サーバ２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリで構成される制御部と、ＨＤＤなどの記憶部とで構成され、クライアント１０から送信された文書データなどを記憶する。

画像形成装置３０は、図２に示すように、ＣＰＵ３１ａと、ＲＯＭ３１ｂと、ＲＡＭ３１ｃと、ＨＤＤ３２と、ネットワーク接続部３３と、表示操作部３４と、画像処理部３５と、サマリーデータ作成部３６と、印刷部３７などで構成される。

ＲＯＭ３１ｂは、画像形成装置全体の動作を制御するためのプログラム等を記憶する。ＲＡＭ３１ｃは、ＣＰＵ３１ａによる制御に必要なデータ及び制御動作時に一時記憶が必要なデータ等を記憶する。そして、ＣＰＵ３１ａは、ＲＯＭ３１ｂ、ＲＡＭ３１ｃと協働して画像形成装置全体の動作を制御する制御部として機能する。例えば、制御部は、ジョブチケットを受信して解析し、ジョブチケットで指定された文書データを文書サーバ２０やＨＤＤ３２から収集する動作などを行う。

ＨＤＤ３２は、クライアント１０や文書サーバ２０等から取得した文書データや画像処理部３５で生成したページ画像データ、文書から特定の部分（要約や目次の部分など）を抽出するために使用するキーワードやＮＧワード、各文書の重要度を算出する際に参照するテーブルなどを保存する。

ネットワーク接続部３３は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムなどで構成され、通信ネットワークを介してクライアント１０や文書サーバ２０との接続を行う。

表示操作部３４は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などの表示部と表示部を覆うタッチパネルなどの操作部から構成され、制御部の指示に従って各種画面を表示し、これらの画面で各種設定を可能にする。なお、表示部と操作部は別々に構成してもよい。

画像処理部３５は、文書データの各ページをラスタライズして、印刷部３７で印刷可能なページ画像データ（以下、ＲＩＰデータと呼ぶ。）を作成し、必要に応じて所定の画像処理（色調整、濃度調整、スクリーニング等）を行う。

サマリーデータ作成部３６は、各ページのＲＩＰデータをＯＣＲ（Optical Character Reader）によりテキスト化し、その中から予め記憶したキーワードを検索したり文書の構成を解析して、各文書の内容を把握できる特定の部分（要約や目次の部分など）を抽出し、この特定の部分を配置したページと必要に応じて各ページのサムネイル画像を配列したページ（これらをサマリーページと呼ぶ。）をクライアント１０の表示部に表示又は印刷部３７に印刷させることができるデータ（以下、サマリーデータと呼ぶ。）を作成する。

印刷部３７は、電子写真方式や静電記録方式等の作像プロセスを利用した画像形成のために必要な要素、すなわち、帯電装置、感光体ドラム、露光装置、転写ローラ、転写ベルト、定着装置などで構成される。具体的には、帯電装置により一様に帯電された感光体ドラムに露光装置からビットマップデータに応じた光を照射して静電潜像を形成し、現像装置で静電潜像にトナーを付着させてトナー像として顕像化し、そのトナー像を中間転写ベルトを介して感光体ドラム上から紙媒体に転写し、その後、定着装置で加熱及び加圧することによりトナー像を紙媒体上に定着させる処理を行う。

なお、図２では、サマリーデータ作成部３６を、ＣＰＵ３１ａ、ＲＯＭ３１ｂ、ＲＡＭ３１ｃ等で構成される制御部とは別に構成したが、コンピュータを、サマリーデータ作成部３６として機能させる制御プログラムとして構成し、この制御プログラムを制御部上で動作させる構成としてもよい。

また、図２は、本実施例の画像形成装置３０の基本構成であり、図２の構成に加えて、スキャナや後処理部などを追加してもよいし、画像処理部３５や印刷部３７を別の装置として分離してもよい。

また、図１では、本実施例の印刷システムをクライアント１０と文書サーバ２０と画像形成装置３０とで構成したが、画像形成装置３０のＨＤＤ３２に文書データを記憶する場合は、文書サーバ２０を省略することもできる。

以下、上記構成の印刷システムの動作について説明する。

まず、サマリーデータの作成手順について、図３の概念図及び図４のフローチャート図を参照して説明する。なお、以下の説明において、文書サーバ２０又は画像形成装置３０のＨＤＤ３２等には予め印刷対象となる複数の文書データが記憶されているものとする。

ユーザＡは、クライアント１０の操作部を操作して、複数の文書サーバ２０に分散して保存されている文書データの中から印刷対象とする複数の文書データを指定したり、結合した文書の印刷条件を指定したり、サマリーデータの作成を指示する等のジョブ設定を行い（Ｓ１０１）、そのジョブ設定を記述したジョブチケットを作成して画像形成装置３０に送付する（Ｓ１０２、図３の（１））。

画像形成装置３０の制御部は、ジョブチケットを受信して解析し（Ｓ１０３）、ジョブチケットに定義された複数の文書データを文書サーバ２０やＨＤＤ３２等から収集する（Ｓ１０４、１０５）。

次に、画像処理部３５は、複数の文書データを結合し、結合した文書の各ページをラスタライズしてＲＩＰデータを生成した後、生成したＲＩＰデータを必要に応じて暗号化してＨＤＤ３２等に保存する（Ｓ１０６、図３の（２））。

次に、制御部は、ジョブチケットで印刷が指示されているかを判断し（Ｓ１０７）、指示されている場合はジョブチケットに従って印刷処理を実行する（Ｓ１０８、図３の（３））。

次に、サマリーデータ作成部３６は、ジョブチケットでサマリーデータの作成が指示されているかを判断し（Ｓ１０９）、指示されていなければ処理を終了し、指示されていれば、各文書から要約や目次に相当する部分を抽出し、図７に示すように、各文書の重要度に応じて要約や目次を配置したページや、各ページのサムネイル画像を配置したページなどで構成されるサマリーページ４０のサマリーデータを作成する（Ｓ１１０）。なお、要約や目次の作成方法、重要度の算出方法、サマリーデータの作成方法に関しては後で詳述する。

そして、制御部は、ジョブチケットを識別するジョブチケットＩＤを生成し、サマリーデータとジョブチケットＩＤを電子メール等によって予め登録されたユーザ（ここではユーザＡ）に送付する（Ｓ１１１、図３の（４））。

ユーザＡのクライアント１０は、電子メールを受信し（Ｓ１１２）、サマリーデータとジョブチケットＩＤを所望の配布先（ここではユーザＢ）に配布する（Ｓ１１３）。

次に、サマリーデータによる印刷手順について、図５の概念図及び図６のフローチャート図を参照して説明する。

ユーザＢのクライアント１０は、ユーザＡから受け取ったサマリーデータを表示部に表示させ、ユーザＢは図７に示すサマリーページ４０を見て結合された文書の内容を確認する（Ｓ２０１、図５の（１））。そして、内容を確認した結果、結合された文書を印刷する場合は、プリンタドライバを使用して画像形成装置３０にジョブチケットＩＤとサマリーデータを送る（Ｓ２０２、図５の（２））。その際、結合された文書のみを印刷したい場合はジョブチケットＩＤのみを送ればよいし、サマリーページのみを印刷したい場合はサマリーデータのみを送ればよい。

次に、画像形成装置３０の制御部は、データを受信し（Ｓ２０３）、受信したデータにジョブチケットＩＤが含まれているかを判断し（Ｓ２０４）、ジョブチケットＩＤが含まれていない場合はサマリーページの印刷処理を実行する（Ｓ２０７、図５の（３））。一方、ジョブチケットＩＤが含まれている場合は、制御部は、ＨＤＤ３２から暗号化されたＲＩＰデータを検索して読み出し、当該ＲＩＰデータを復号化した後（Ｓ２０５、２０６、図５の（３））、結合した文書と必要に応じてサマリーページの印刷処理を実行する（Ｓ２０７、図５の（３））。

なお、上記フローでは、サマリーデータを作成するユーザとサマリーデータを利用するユーザとが異なる場合を示したが、サマリーデータを作成したユーザがそのサマリーデータを利用してもよい。また、上記フローでは、結合した文書のＲＩＰデータをＨＤＤ３２に記憶し、ジョブチケットＩＤを元にＲＩＰデータを読み出す構成としたが、ユーザＢが再度ジョブチケットを発行する構成としてもよい。また、上記フローでは、結合した文書のＲＩＰデータを暗号化してＨＤＤ３２に記憶し、ジョブチケットＩＤを元にＲＩＰデータを読み出して復号化する構成としたが、セキュリティを確保する必要がなければ、暗号化／復号化を省略してもよい。

また、上記フローでは、サマリーページを見て結合された文書の内容を確認した後、印刷を指示する構成としたが、一旦サマリーページのみを印刷して結合された文書の内容を確認した後、印刷を指示してもよいし、事前に確認せずに結合された文書とサマリーページを印刷し、印刷したサマリーページで結合された文書の内容を確認してもよい。

また、図７では、要約と目次とを含むサマリーページ４０を例示したが、サマリーページ４０には結合された各文書の内容を把握可能な特定の部分を含んでいればよく、要約若しくは目次のみでサマリーページ４０を構成してもよいし、他の部分（例えば、文書のタイトル、作成者の名前や所属、作成日時、配布先、代表図など）をサマリーページ４０に追加してもよい。

次に、図４のステップＳ１１０における「要約」の作成手順について、図８の文書例及び図９のフローチャート図を参照して説明する。

サマリーデータ作成部３６は、ＨＤＤ３２等から各文書のＲＩＰデータを取得する（Ｓ３０１）。

次に、サマリーデータ作成部３６は、各文書のＲＩＰデータをＯＣＲにてテキスト化し（Ｓ３０２）、その中から「要約」に対応付けて指定されたキーワード（例えば、要約や概要、要旨、まとめなど）を検索し（Ｓ３０３）、「要約」に該当する文章や段落（すなわち、上記キーワードを含む文章や段落、そのキーワードに続く文章や段落）を抽出する（Ｓ３０４）。例えば、図８のような文書の場合、「概要」の文字があることから、その「概要」に続く段落（図の破線で囲った段落）を抽出する。なお、指定されたキーワードが見当たらない場合には、予め設定した領域（例えば、先頭の段落）を「要約」と見なすこともできる。

次に、サマリーデータ作成部３６は、「要約」に該当する文章の中に、予め登録したＮＧワード（例えば、機器の型番や個人名など）が含まれるかを判断し、含まれる場合には、「要約」に該当する文章の中からＮＧワード又はＮＧワードを含む文節等が表示されないような処理（ＮＧワードを切り取る処理や黒塗りする処理）を行う（Ｓ３０５）。

次に、サマリーデータ作成部３６は、予め定めたルールに従って、各文書の重要度を算出し（Ｓ３０６）、決定した重要度に応じて、各文書の「要約」に該当する文章の配分量を決定する（Ｓ３０７）。この重要度を算出や配分量の決定方法は後述する。

そして、その配分量で各文書の「要約」に該当する文章を配置して文書全体の「要約」文章を作成し（Ｓ３０８）、サマリーページに「要約」を追加する（Ｓ３０９）。

例えば、５０：５０のような重要度の場合には、各文書の要約を適切な段落で切り詰め、双方の要約の分量（文字数や行数）が５０：５０になるように適切に配分する。例えば、少ない方の要約の文字数や行数に合わせて、多い方の要約の文字数や行数を削る。

なお、ここでは、重要度に応じて各文書の「要約」の配分量を変えたが、重要度が高い文書の「要約」がより確認しやすいように配置されればよく、例えば、重要度に応じて各文書の「要約」の文字のサイズや太さ、色、文字の間隔、行の間隔、配置などを変えてもよい。

以下、上記文書の重要度の算出方法について具体的に説明する。

重要度の算出方法としては２つの方法がある。ひとつは、文書の属性に基づいて自動的に重要度を算出する方法であり、もうひとつは、ジョブチケット作成時に、登録ユーザがジョブのプロパティとして重要度を設定する方法である。

自動的に重要度を算出する場合には、表１に示すように、各文書のページ数、各文書に含まれる文字数、段落や見出しの数、文書中の図の占有率、ファイル形式など（これらを総称して文書の属性情報と呼ぶ。）を利用する。この文書の属性情報の各項目は、内容の欄で示すように重要度と関連性があると考えられる。

そこで、これらの項目に対する評価値（ポイント）を算出し、評価値に基づいて重要度を算出する。なお、文書の属性情報は表１に記載した項目に限らず、文書のレイアウトや印刷回数、その文書を利用するユーザ数、印刷日時などもある。例えば、レイアウトが複雑な文書は作成に時間がかかっていることから重要度が高いと考えられる。また、印刷回数やユーザ数が多い文書は使用される機会が多いことから重要度が高いと考えられる。また、印刷日時が近い文書は再度印刷される可能性が高いことから重要度が高いと考えられる。

以下、下記の表２に示すような、文書A、B、Cがあった場合の、各文書の重要度の算出手順について具体的に説明する。

［ページの重要度］
各文書のページ数を取得し、ページ数の相対的な比率から全体を100ポイントとして点数化する。

表２の場合、
文書Aの重要度(pt)＝(文書Aのページ数÷(文書A、B、Cのページ数の総和))×100＝50
文書Bの重要度(pt)＝(文書Bのページ数÷(文書A、B、Cのページ数の総和))×100＝30
文書Cの重要度(pt)＝(文書Cのページ数÷(文書A、B、Cのページ数の総和))×100＝20
となる。

［含まれる文書の文字数の重要度］
各文書の文字数を取得し、各文書の相対的な比率から全体を100ポイントとして点数化する。

表２の場合、
文書Aの重要度(pt)＝(文書Aの文字数÷(文書A、B、Cの文字数の総和))×100＝67
文書Bの重要度(pt)＝(文書Bの文字数÷(文書A、B、Cの文字数の総和))×100＝30
文書Cの重要度(pt)＝(文書Cの文字数÷(文書A、B、Cの文字数の総和))×100＝3
となる。

［含まれる段落の文字数の重要度］
各文書の段落数を取得し、各文書の相対的な比率から全体を100ポイントとして点数化する。

表２の場合、
文書Aの重要度(pt)＝(文書Aの段落数÷(文書A、B、Cの段落数の総和))×100＝82
文書Bの重要度(pt)＝(文書Bの段落数÷(文書A、B、Cの段落数の総和))×100＝16
文書Cの重要度(pt)＝(文書Cの段落数÷(文書A、B、Cの段落数の総和))×100＝2
となる。

［文書中の図の占有率の重要度］
各文書の図の占有率（ページ全体の面積に対する図の面積）を計算し、それらの比率から相対的なポイントを全体を100ポイントとして点数化する。なお、図の占有率が高いほど低い点数となるため、逆数で比較する。

表２の場合、
文書Aの重要度(pt)＝(文書A占有率の逆数÷(文書A、B、Cの占有率の逆数の総和))×100＝61
文書Bの重要度(pt)＝(文書B占有率の逆数÷(文書A、B、Cの占有率の逆数の総和))×100＝30
文書Cの重要度(pt)＝(文書C占有率の逆数÷(文書A、B、Cの占有率の逆数の総和))×100＝9
となる。

［ファイル形式の重要度］
ファイル形式により重要度を計算するためには、各ファイル形式の係数を事前に定めておき、その係数を使用してファイル形式の相対的なポイントを全体を100ポイントとして点数化する。

表２において、例えば、MS-Wordの係数＝8、MS-Excel＝3、その他＝5とした場合、
文書の重要度(pt)＝(文書ファイルの係数÷(文書A、B、Cのファイル係数の総和))×100
文書Aの重要度(pt)＝(8÷(8+5+3))×100＝50
文書Bの重要度(pt)＝(5÷(8+5+3))×100＝31
文書Cの重要度(pt)＝(3÷(8+5+3))×100＝19
となる。

上記の計算式より求めた、各項目の重要度の合計を算出することにより、全体を100としたときの、ぞれぞれの文書の重要度は下記のような値となる。

表２の場合、
文書Aの総和重要度＝(文書Aのポイント÷(文書A、B、Cのポイントの総和))×100＝62
文書Bの総和重要度＝(文書Bのポイント÷(文書A、B、Cのポイントの総和))×100＝27
文書Cの総和重要度＝(文書Cのポイント÷(文書A、B、Cのポイントの総和))×100＝11
となる。

そして、算出した重要度に基づいて、文書A、B、Cの「要約」の配分量が62:27:11となるように、各文書の「要約」の文字数や行数を決める。

次に、図４のステップＳ１１０における「目次」の作成手順に関して、図１０の文書例及び図１１のフローチャート図を参照して説明する。

サマリーデータ作成部３６は、ＨＤＤ３２等から各文書のＲＩＰデータを取得する（Ｓ４０１）。

次に、サマリーデータ作成部３６は、画像処理により各文書の構成を解析し、「目次」に該当する文章（例えば、段落の先頭に番号が付与されている文章や段落）を抽出する（Ｓ４０２）。例えば、図１０のような文書の場合、図の破線で囲った文章を抽出する。そして「目次」に該当する文章をＯＣＲにてテキスト化する（Ｓ４０３）。

次に、サマリーデータ作成部３６は、「目次」に該当する文章の中に、予め登録したＮＧワード（例えば、機器の型番や個人名など）が含まれるかを判断し、含まれる場合には、「目次」に該当する文章の中からＮＧワード又はＮＧワードを含む文節等が表示されないような処理（ＮＧワードを切り取る処理や黒塗りする処理）を行う（Ｓ４０４）。

次に、サマリーデータ作成部３６は、前記と同様の手法を用いて各文書の重要度を算出し（Ｓ４０５）、各文書の印刷順や算出した重要度に応じて、文書全体の「目次」を生成し（Ｓ４０６）、サマリーページに「目次」を追加する（Ｓ４０７）。

例えば、５０：５０のような重要度の場合には、印刷順に各文書の目次を配置し、双方の目次の分量（文字数や行数）が５０：５０になるように適切に配分する。例えば、少ない方の目次の文字数や行数に合わせて、多い方の目次の文字数や行数を削る。

なお、ここでは、重要度に応じて各文書の「目次」の配分量を変えたが、重要度が高い文書の「目次」がより確認しやすいように配置されればよく、例えば、重要度に応じて各文書の「目次」の文字のサイズや太さ、色、文字の間隔、行の間隔、配置などを変えてもよい。

次に、図４のステップＳ１１０における「サムネイル」の作成手順に関して、図１２のフローチャート図を参照して説明する。

サマリーデータ作成部３６は、ＨＤＤ３２等から各文書のＲＩＰデータを取得し、ＲＩＰデータを縮小してサムネイルを作成する（Ｓ５０１）。

次に、サマリーデータ作成部３６は、ジョブチケットを参照して、各々の文書中に表示が禁止されたページや図が含まれているかを判断し、含まれている場合には、サマリーページにそのページや図が表示されないような処理（例えば、そのページや図を切り取る処理や黒塗りする処理）を行う。（Ｓ５０２）。こうすることで、機密ページなどを含む印刷物の場合、サマリーページが外部流出した際に生じるセキュリティ上の問題を回避することが可能となる。

次に、サマリーデータ作成部３６は、各文書のＲＩＰデータをＯＣＲにてテキスト化し（Ｓ５０３）、各文書の中に、予め登録したＮＧワード（例えば、機器の型番や個人名など）が含まれるかを判断し、含まれる場合には、サマリーページにＮＧワード又はＮＧワードを含む文節等が表示されないような処理（同様に、ＮＧワードを切り取る処理や黒塗りする処理）を行う（Ｓ５０４）。こうすることで、機密ページなどを含む印刷物の場合、サマリーページが外部流出した際に生じるセキュリティ上の問題を回避することが可能となる。

次に、サマリーデータ作成部３６は、前記と同様の手法を用いて各文書の重要度を算出し（Ｓ５０５）、各文書の印刷順や決定した重要度に応じて、文書全体の「サムネイル」を生成し（Ｓ５０６）、サマリーページに「サムネイル」を追加する（Ｓ５０７）。

例えば、５０：５０のような重要度の場合には、印刷順に各文書のサムネイルを配置し、双方のサムネイルの分量（画像数や占有面積）が５０：５０になるように適切に配分する。例えば、少ない方のサムネイルの画像数や占有面積に合わせて、多い方のサムネイルの画像数や占有面積を小さくする。

なお、ここでは、重要度に応じて各文書の「サムネイル」の配分量を変えたが、重要度が高い文書の「サムネイル」がより確認しやすいように配置されればよく、例えば、重要度に応じて各文書の「サムネイル」の画像サイズや色、画像の間隔、枠の有無などを変えてもよい。

このように、複数の文書データを結合して出力する際に、各々の文書の中の特定の部分（要約や目次）を抽出し、その特定の部分を含むページと必要に応じて各ページのサムネイル画像を配列したページなどのサマリーページを作成し、そのサマリーデータを表示又は印刷可能に出力することにより、複数の文書の内容を簡単且つ確実に把握することができる。また、各文書の重要度を算出し、その重要度に応じて各文書の特定の部分の表示形態を変えることにより、複数の文書の関係を簡単且つ確実に把握することができる。

なお、上記実施例では、要約及び目次とサムネイルとを各々１ページに配置したが、サマリーページのページ数は任意であり、要約と目次とサムネイルを１ページに集約してもよいし、要約と目次を別々のページにしてもよいし、要約や目次、サムネイルの量が多い場合は、複数ページに分割してもよい。

また、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、各々の文書の内容を把握できるサマリーデータが作成可能な限りにおいて適宜変更可能である。

本発明は、複数の文書を結合する機能を備えた画像形成装置及び該画像形成装置を用いたサマリーデータの作成方法に利用可能である。

本発明の一実施例に係る印刷システムの構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る画像形成装置の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータの作成方法を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータの作成手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータによる印刷方法を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータによる印刷手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係るサマリーページの構成例を示す図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータにおける要約の作成方法を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータにおける要約の作成手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータにおける目次の作成方法を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータにおける目次の作成手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係るサマリーデータにおけるサムネイルの作成手順を示すフローチャート図である。

符号の説明

１０ クライアント
２０ 文書サーバ
３０ 画像形成装置
３１ａ ＣＰＵ
３１ｂ ＲＯＭ
３１ｃ ＲＡＭ
３２ ＨＤＤ
３３ ネットワーク接続部
３４ 表示操作部
３５ 画像処理部
３６ サマリーデータ作成部
３７ 印刷部
４０ サマリーページ

Claims (14)

1. 複数の文書を結合して出力する機能を備える画像形成装置において、
   各々の文書の中から特定の部分を抽出し、前記複数の文書の前記特定の部分を配置したサマリーページを作成し、当該サマリーページを表示部に表示又は印刷部に印刷させるためのサマリーデータを出力するサマリーデータ作成部を備えることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記サマリーデータ作成部は、各々の文書のページ画像データをＯＣＲを用いてテキスト化し、テキストの中から予め定めたキーワードを検索し、当該キーワードに対応する部分を前記特定の部分として抽出することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記サマリーデータ作成部は、前記特定の部分の中に予め定めたＮＧワードが含まれている場合は、当該ＮＧワードに対応する部分を前記特定の部分から除外することを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記サマリーデータ作成部は、各々の文書に対して、その属性に対する評価値に基づいて重要度を算出し、当該重要度に応じて、各々の文書の前記特定の部分の配分量を決定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一に記載の画像形成装置。
5. 前記文書の属性は、当該文書のページ数、文字数、段落数、見出しの数、当該文書における図の占有率、当該文書の元となる文書データのファイル形式のいずれかを含むことを特徴とする請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記特定の部分は、要約及び／又は目次であることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載の画像形成装置。
7. 前記サマリーデータ作成部は、前記サマリーページに、更に、各々の前記文書のページ画像データを縮小したサムネイルを配置することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一に記載の画像形成装置。
8. 複数の文書を結合して出力する機能を備える画像形成装置におけるサマリーデータの作成方法であって、
   前記複数の文書の元となる複数の文書データを取得する第１ステップと、
   各々の文書データをラスタライズしてページ画像データを生成する第２ステップと、
   前記ページ画像データをＯＣＲを用いてテキスト化する第３ステップと、
   テキストの中から特定の部分を抽出する第４ステップと、
   前記複数の文書の前記特定の部分を配置したサマリーページを作成し、当該サマリーページを表示部に表示又は印刷部に印刷させるためのサマリーデータを出力する第５ステップと、を少なくとも有することを特徴とするサマリーデータの作成方法。
9. 前記第４ステップでは、前記テキストの中から予め定めたキーワードを検索し、当該キーワードに対応する部分を前記特定の部分として抽出することを特徴とする請求項８に記載のサマリーデータの作成方法。
10. 前記第４ステップでは、前記特定部分の中に予め定めたＮＧワードが含まれている場合は、当該ＮＧワードに対応する部分を前記特定の部分から除外することを特徴とする請求項９に記載のサマリーデータの作成方法。
11. 前記第５ステップの前に、各々の文書に対して、その属性に対する評価値に基づいて重要度を算出するステップを有し、
    前記第５ステップでは、算出した重要度に応じて、各々の文書の前記特定の部分の配分量を決定することを特徴とする請求項８乃至１０のいずれか一に記載のサマリーデータの作成方法。
12. 前記文書の属性は、当該文書のページ数、文字数、段落数、見出しの数、当該文書における図の占有率、当該文書の元となる文書データのファイル形式のいずれかを含むことを特徴とする請求項１１に記載のサマリーデータの作成方法。
13. 前記特定の部分は、要約及び／又は目次であることを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか一に記載のサマリーデータの作成方法。
14. 前記第５ステップでは、前記サマリーページに、更に、各々の前記文書のページ画像データを縮小したサムネイルを配置することを特徴とする請求項８乃至１３のいずれか一に記載のサマリーデータの作成方法。

Images