JP2010134601A - 帳票発行システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】費用項目を含む諸費用情報を保持し、車両整備に関する用語を一意に識別するための識別情報と、用語の説明である用語説明と、前記用語説明と前記費用項目との関連づけを行うための項目である諸費用選択項目と、を関連づけて保持し、前記諸費用選択項目によって前記用語説明と前記費用項目とが関連づけられている場合にのみ、前記諸費用情報に前記識別情報を付加して前記帳票に印字し、さらに、前記用語説明に前記識別情報を付加して前記帳票に印字するための帳票情報を生成し、さらに前記諸費用選択項目における関連付けを変更することが可能な帳票発行システム。
【選択図】 図4
Description
そこで、本発明は、ユーザが内容を容易に理解できる請求書等の帳票を、上記のような操作煩雑等を招くことなく発行することができる帳票発行システムを提供することを目的としている。
この構成によれば、例えばユーザが有する専門知識のレベル等に応じて、不要な用語説明は帳票に表示しないようにすることができるし、逆に、一旦は表示しないこととした用語説明を再び表示するようにすることも容易に行える。これにより、帳票を印刷する前の準備作業が不用意に煩雑となることを避けることができる。
この構成によれば、用語説明と費用項目との関連づけの変更を画面に表示される一覧表にて行うことができるので、帳票の作成担当者の作業が容易となり、操作ミスが発生する可能性も低くなる。
(本実施形態の構成)
まず、本実施形態に係る帳票発行システムの構成例について、図1を参照して説明する。図1に示す帳票発行システムは、操作端末101と、プリンター102と、から構成される。
操作端末101は、一般的なコンピュータと同様に、CPU(Central Processing Unit)、ネットワークインタフェース、各種の記憶装置105、等を内部に備える。記憶装置105は、具体的には、ROM(Read Only Memory)、フラッシュメモリ、磁気ディスク、光ディスク等の不揮発性記憶装置、RAM(Random Access Memory)、等である。また、不揮発性記憶装置には、帳票発行プログラム、帳票データ、カメラ103から入力された画像データ等が記憶されている。また、帳票発行プログラムには、帳票を作成する前の事前登録処理、整備車両ごとの請求書を作成する処理、作成した請求書をプリンター102に出力する処理等を実現するためのモジュールが含まれており、必要に応じて各モジュールがRAMに展開されてCPUにより実行される。また、操作端末101にはプリンター102が接続され、操作端末101にて作成した帳票について印刷出力モジュールが実行されるとプリンター102から帳票104が印刷される。
図2乃至図6は、本実施形態に係る帳票発行システムにより発行される整備請求書の具体例である。
先ず、整備請求書は、図6(a)の左側に示すように、大きさA3の用紙に両面印刷し、図6(a)の中央に示すように、表にはA4サイズの表紙ページP1と提案ページP4とを並べて印刷し、裏には同じくA4サイズの明細ページP2と説明ページP3とを並べて印刷するものであって、両面印刷した後にA3用紙を畳んだ状態でA4サイズになるように二つ折りにすると、図6(a)の右側に示すように、見開き4ページの整備請求書となるようになっている。以下、各ページについて詳述するが、この例では、各頁はA4サイズであって、いずれも横長にして使用することとしている。このようにすべてのページを1枚の用紙にまとめることによって、各ページが他の書類に紛れ込んだりして紛失する心配もない。また、整備工場等からユーザに説明したい内容が1枚にまとめられることで、整備工場等はユーザに帳票の内容を説明しやすく、ユーザも帳票の内容を理解しやすくなる。
即ち、表紙ページP1には各種の記載欄が設けられていて、この例では、左上隅にはユーザの氏名等のユーザ情報を記載するユーザ情報記載欄201が、右上隅には請求書発行日や伝票番号等の請求書整理情報を記載する請求書整理情報記載欄202が、中央部のやや下側には整備請求書を発行する整備工場等からのメッセージを記載するメッセージ記載欄203が、下部中央には整備工場等の名称を記載する工場名称記載欄204がそれぞれ設けられている。その他、表紙ページP1には、この書面が整備請求書であることを容易に理解させるためのタイトル欄205や、車両のナンバーを記載する欄206や、整備担当者の認め印を押すための欄207等が適所に設けられている。
即ち、明細ページP2は、主に諸費用の明細が記載されるページであり、最上部には、整備請求書のタイトル表示、ユーザ情報、担当者の顔写真、整備工場名などが印字されるようになっている。そして、その最上部の直ぐ下の左側には、請求金額の合計額を記載する合計額記載欄301が設けられていて、その下側の広い部分に、詳細な明細が記載されるようになっている。
また、車両整備費用記載欄302、車検代行費用記載欄303、法定費用記載欄304に記載される諸費用は、主に費用の項目名をテキストで表示した費用項目305と、各費用項目毎の金額を数字で表した費用金額306とにより示される。また、費用項目305の傍らには識別子307が記載される場合もあるが、これは、この識別子307が付されている費用項目305については後述する説明ページP3にて用語の説明がなされていることを明示するものである。ちなみに、図3には、各費用項目のうち、法定費用記載欄304に記載されている「重量税印紙代」、「自賠責」という二つの項目に、「B」「A」という識別子307が付されている様子が示されている。
また、図3の例では、車検代行費用記載欄303及び法定費用記載欄304の縦方向寸法が車両整備費用記載欄302の半分程度となっていて、その空いた部分に、整備の受付日や営業担当者の氏名等の情報や車両情報等が記載される車両情報等記載欄308も設けられている。
即ち、説明ページP3は、主に作業内容についての補足説明と請求書に記載される専門用語についての説明とが記載されるページであり、その中央部の若干左寄りの位置に、整備車両の車種に応じて選択される外観形状イラスト409が記載され、その外観形状イラスト409を取り囲むように、複数の補足説明欄401、402、403、404が設けられている。なお、図4に示す例では、補足説明欄は4つなので、外観形状イラスト409の上側のみに配置してあるが、補足説明欄が5つ以上になれば、外観形状イラスト409の下側にも配置される。
即ち、提案ページP4は、主にユーザに対して作業しなかった部品等についての交換時期をお知らせしたり、おすすめ商品の宣伝等をするためのページであり、最上部には、タイトル表示、整備工場等からユーザへのメッセージ、担当者の顔写真、などが印字されるようになっている。そして、その最上部の直ぐ下には、おすすめ商品表示欄501が複数設けられ、提案ページP4の最下部のスペースには、整備工場等がユーザから車両を預かった際に確認した車体の傷を示す車両チェックシート記載欄502、商品のサービス券等の表示欄503が設けられている。
なお、図5においては帳票が整備請求書である場合の提案ページP4の一例を示しているが、帳票が車販見積書であればユーザが検討している車以外の中古車を車両情報や価格等とともに掲載したり、帳票が板金見積書であればユーザが検討している板金方法以外の方法による板金の条件と値段等を掲載することも想定される。
次に、上述した整備請求書等の帳票を発行するための、帳票発行システムにおける処理について、以下、詳述する。
図7は、本実施形態に係る帳票発行システムにおける処理の流れを示すフローチャートである。帳票発行システムにおける処理は、大別すると、帳票作成以前に行う事前処理と帳票作成時に行う処理とがある。
(事前処理)
まず、事前処理について説明する。事前処理は、用語の説明に関する処理(S701)、作業内容の説明に関する処理(S702)、及びパーツ等の写真やイラストに関する処理(S703)がある。なお、事前処理による各種の設定は帳票作成以前に行うことができるため、帳票発行システムにて発行されるすべての帳票に共通の設定となる。以下、各事前処理について詳述する。
用語の説明に関する処理(図7のS701)とは、図4に示す整備請求書の説明ページP3に表示される用語説明記載欄406に記載する用語説明についての設定登録の処理である。図8は、用語説明についての設定登録方法の具体例を示す図である。図8に例示する画面は、操作端末101の表示装置Mに表示される用語説明マスタ画面であり、帳票の作成担当者はこの用語説明マスタ画面により、用語説明についての設定・変更を行うことができる。また、用語説明マスタは複数のレコードからなり、各レコードは、用語を一意に識別するための識別子801と、用語タイトル802と、用語説明803と、諸費用選択項目804と、印字情報805と、から構成される。
用語タイトル802は、図4に示す説明ページP3の用語説明記載欄406において各用語の見出しとして使用されるものであり、つまり、説明される用語そのものを示すものである。なお、用語タイトル802は、キーボード等から任意の文字列として入力して設定することができる。
諸費用選択項目804は、用語説明803との関連づけを行う費用項目305を選択して設定する。即ち、この諸費用選択項目804にて設定された費用項目305については、図3に示す明細ページP2の諸費用欄に記載される際に、関連づけられている用語説明803の識別子801と同一の識別子307が付加されて記載されることとなる。もし、この諸費用選択項目804が空欄であり何も設定されていない場合には、用語タイトル802と同一の費用項目305が図3に示す明細ページP2の諸費用欄に記載される場合であっても識別子307は付されない。
なお、諸費用選択項目804は、キーボード等から任意の文字列を入力するようになっていてもよいが、入力ミスを避けるためにプルダウンメニュー等から選択できるようになっていることが望ましい。このプルダウンメニュー等のリストについては、費用項目305及び費用金額306(図3参照)を関連づけて保持しているデータベース等が別途、操作端末101の不揮発性記憶装置に記憶されているので、このデータベース等の費用項目305をプルダウンメニュー等のリストとして表示すればよい。
このように、帳票作成以前にあらかじめ説明ページP3に記載する用語を決定し、用語説明マスタ画面の印字情報805にて設定しておくことができるため、帳票を作成するつどの設定が不要となり、帳票作成者の操作負担を軽減することができる。さらに、例えばユーザが有する専門知識のレベル等に応じて、不要な用語説明は帳票に表示しないようにすることができるし、逆に、一旦は表示しないこととした用語説明を再び表示するようにすることも容易に行える。これにより、帳票を印刷する前の準備作業が不用意に煩雑となることを避けることができる。
また、この用語説明マスタにて設定した内容は、データベース等として、操作端末101の不揮発性記憶装置に記憶される。
作業内容の説明に関する処理(図7のS702)とは、図4に示す整備請求書の説明ページP3の補足説明欄上段401a等に表示される作業タイトル、及び補足説明欄下段401c等に表示される作業説明についての設定登録の処理である。図9は、作業タイトル及び作業説明についての設定登録方法の具体例を示す図である。図9に例示する画面は、操作端末101の表示装置Mに表示される画像補足説明マスタ画面であり、帳票の作成担当者はこの画像補足説明マスタ画面により、作業タイトル及び作業説明についての設定・変更を行うことができる。また、画像補足説明マスタは複数のレコードからなり、各レコードは、説明略称901と、説明内容902と、から構成される。
また、この画像補足説明マスタにて設定した内容は、データベース等として、操作端末101の不揮発性記憶装置に記憶される。
図10は、作業のセット内容を設定する画面の具体例を示す図である。作業のセット内容の設定とは、例えば車検の際に点検しなければならない箇所は法律で定められているため、このような各点検作業を1つのセットとしてあらかじめ設定しておくものである。図10の例では、軽自動車の車検の際に必要な各点検作業を1つの車検セットとして設定する場合を示している。
パーツ等車のイラストの登録処理(図7のS703)とは、図4に示す説明ページP3の補足説明欄中段401b等に記載される作業箇所の写真・イラスト及び整備車両の外観形状イラスト409についての設定登録の処理である。具体的には、あらかじめカメラ103にて作業箇所や点検パーツ等の写真を撮影しておいた写真画像もしくはイラスト作成ツールで作成したイラスト画像を操作端末101の不揮発性記憶装置の所定領域に保存しておく。
以上が、帳票作成以前に行う事前処理の処理内容である。なお、以上に説明した各処理は、帳票作成以前にあらかじめ行っておくのが原則であるが、帳票作成時に必要に応じて適宜、実行することができるようになっていてもよい。
図7に戻り、帳票作成時に行う処理について説明する。
まず、整備車両が入庫され(S704)、整備受付担当者がユーザの問診を行う(S705)。ここで、ユーザから所定の作業以外に、日頃から気になっていて点検してほしい点について申告してもらい、整備受付担当者が依頼事項として帳票発行システムに入力する(S706)。なお、ここで入力された事項は、図3に示す明細ページP2のお客様ご依頼事項記載欄405に記載される。
以上が、帳票作成時に行う処理の一連の流れである。
まず、車両の整備が終了すると、整備結果を帳票発行システムに入力する(S1301)。なお、この処理は、図7におけるステップS710に該当する。
ステップS1304では、明細ページP2における車両整備費用記載欄302等の諸費用欄の明細をブロック化する。なお、このブロック化は、図10及び図11で説明したのと同様の操作にて行うことができる。次に、このブロック化した単位ごとに、説明ページP3の補足説明欄中段401b等に表示される作業箇所の写真やイラストとの紐付け(S1305)、及び補足説明欄下段401c等に表示される補足説明との紐付け(S1306)を行う。この点について、以下、詳述する。
帳票作成者は、図4及び図10と同様の構成をとる設定画面(図示しない)を利用して、ブロック化した単位作業ごとに説明ページP3の補足説明欄中段401b等に表示される作業箇所の写真やイラストの設定と、補足説明欄下段401c等に表示される補足説明の設定を行う。
まず、明細画面1001の設定画面において所定のボタンをクリック等すると、説明ページP3の設定画面に切り替わる。そして、画像を設定したい補足説明欄中段401b等の枠を選択して所定のボタンをクリック等すると、操作端末101の不揮発性記憶装置に保存されている画像を選択することができ、選択した画像は補足説明欄中段401b等に貼り付けられる。
以上の作業を、ブロック化された作業単位ごとに繰り返し行う。
また、整備車両の外観形状409は、帳票を作成している車両の種別(普通自動車、小型自動車、等)及び車体の形状(ステーションワゴン、箱型、ダンプ、等)とから自動的に適切なイラストが表示されるが、イメージが実際の整備車両の外観形状と合わない場合には、帳票作成者が手動で変更することもできる。また、図4においては1枚のイラスト画像を表示している場合を例示しているが、複数枚の画像を表示することもできる。
以上の設定作業により、ブロック化した作業と、補足説明欄中段401b等に表示される作業箇所の写真・イラストとの紐付け及び補足説明欄下段401c等に表示される補足説明との紐付けの設定を行うことができる。また、これらの設定作業は、帳票作成前にあらかじめ行われる事前処理で設定された内容を利用して行うため、帳票作成者の設定ミスが発生する可能性が低減される。
次に、ユーザからの依頼事項に対して実際の整備でどのように対応したかについて入力する(S1308)。ここで設定した内容は、図4に示す説明ページP3のお客様ご依頼事項記載欄(405)の「対応内容」の欄に記載される。
以上の処理が終了した後、印刷指示(S1312)を行うと、新規タイプの帳票が印刷される(S1313)。以下、この印刷処理について詳述する。
本実施形態に係る帳票は、図6(a)の中央に示すように、大きさA3の用紙の表にはA4サイズの表紙ページP1と提案ページP4とを並べて印刷し、裏には同じくA4サイズの明細ページP2と説明ページP3とを並べて両面印刷することで、印刷後にA4サイズになるように二つ折りにすると、図6(a)の右側に示すように、見開き4ページの整備請求書となるようになっている。しかし、図3に示す明細ページP2は作業内容によってその記載量が多くなり、A4サイズにそのすべての内容が収まらない場合もある。このような場合、本実施形態に係る帳票は、A4サイズの明細ページP2に収まらなかった分の内容については、A3用紙の印刷後、自動的に大きさA4の用紙に連続印刷する(図6(b))。
このように帳票本体のA3用紙と明細ページ余剰分のA4用紙とを連続印刷することにより、余剰分の明細ページが他の書類に紛れて紛失するような事態を回避することができる。
以上説明したように、本発明によれば、請求書等の帳票に記載される専門用語については、事前に帳票発行システムに設定登録しておくことが可能となり、帳票作成が容易となる。また、費用の記載等において使用される専門用語について、ユーザが理解しやすくなる。
また、上記説明においては帳票発行システムが車両の整備に適用される場合について説明したが、他の分野にも適用することが可能である。例えば、動物病院にてペットの手術が行われる場合や、ペットのトリミングや予防注射の接種が行われる場合に、本発明の帳票発行システムを利用して請求書等の帳票を発行することができる。特に、本発明に係る帳票発行システムは、扱われる商品にリサイクル性のある分野に好適である。
また、用語の説明に関する処理(図7のステップS701)及び用語説明の紐付け処理(図13のS1307)は、請求項の記載における用語情報保持手段に対応する。また、印刷処理(図13のステップS1312及びステップS1313)は、請求項の記載における帳票情報生成手段に対応する。また、用語説明マスタ画面(図8)は、請求項の記載における第一変更手段及び第二変更手段に対応する。
また、用語説明マスタ画面(図8)は、請求項の記載における関連づけ表示手段に対応する。また、用語説明マスタ画面の諸費用選択804の表示欄は、請求項の記載における欄選択手段、情報変更手段、及び関連づけ更新手段に対応する。
102 プリンター
103 カメラ
104 帳票
105 記憶装置
201 ユーザ情報記載欄
202 請求書整理情報記載欄
203 メッセージ記載欄
204 工場名称記載欄
205 帳票タイトル欄
301 合計額記載欄
302 車両整備費用記載欄
303 車検代行費用記載欄
304 法定費用記載欄
305 費用項目
305 用語説明
306 費用金額
307 識別子
308 車両情報等記載欄
309 画像番号
401、402、403、404 補足説明欄
405 依頼事項記載欄
406 用語説明記載欄
407 識別子
408 画像番号
409 外観形状イラスト
501 商品表示欄
502 車両チェックシート記載欄
503 商品のサービス券等の表示欄
801 識別子
802 用語タイトル
803 用語説明
804 諸費用選択項目
805 印字情報
901 説明略称
902 説明内容
1001 明細画面
1002 補足説明画面
1003 説明内容
M 表示装置
P1 表紙ページ
P2 明細ページ
P3 説明ページ
P4 提案ページ
Claims (3)
- 車両整備に関する帳票を出力する帳票発行システムであって、
費用項目を含む諸費用情報を保持する諸費用情報保持手段と、
車両整備に関する用語を一意に識別するための識別情報と、用語の説明である用語説明と、前記用語説明と前記費用項目との関連づけを行うための項目である諸費用選択項目と、を関連づけて保持する用語情報保持手段と、
前記諸費用選択項目によって前記用語説明と前記費用項目とが関連づけられている場合にのみ、前記諸費用情報に前記識別情報を付加して前記帳票に印字し、さらに、前記用語説明に前記識別情報を付加して前記帳票に印字するための帳票情報を生成する帳票情報生成手段と、
前記諸費用選択項目における関連付けを変更するための第一変更手段と、
を有する帳票発行システム。 - 前記用語情報保持手段は、さらに、前記用語説明を前記帳票に印字するか否かを示す印字情報を他の情報と関連づけて保持するようになっており、
前記帳票情報生成手段は、前記印字情報が前記用語説明を印字することを示す場合には、前記帳票情報に前記識別情報を付加した用語説明を含めるようになっており、
そして、前記印字情報の内容を変更するための第二変更手段を有する請求項1に記載の帳票発行システム。 - 前記第一変更手段は、前記関連づけを一覧表の形式で画面に表示する関連づけ表示手段と、前記画面に表示されている一覧表の各欄を選択する処理を実行する欄選択手段と、前記選択された欄内の情報を利用者の操作に応じて変更する情報変更手段と、その情報変更手段により変更された情報を新たな前記関連づけとして保存する関連づけ更新手段と、を備えたことを特徴とする請求項1又は2に記載の帳票発行システム。
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