JP2006309384A - 文書の管理方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】印刷物を構成する単位文書にバージョン情報を付与し、再度印刷物を作成する時に、最新のバージョン情報が貼付された単位文書を選択して使用する。
【解決手段】印刷物や、入力画面に組み込まれる文書を複数の単位文書に分解し、文書に変更が生じた場合は、単位文書を差し替える文書の管理方法であって、コンピュータの表示画面に完成された文書を表示するステップと、画面の文書を単位文書に分解するステップと、それぞれの単位文書にコード付けを行うステップと、単位文書別ファイルを作成し単位文書に画面の配置コードを付して格納するステップと、単位文書に変更が生じたときに新しい単位文書に最新コードを貼付して前記単位文書ファイルに格納するステップと、再度文書が使用される際にそれぞれの単位文書ファイルの中から最新のコードが貼付された単位文書が呼び出されて表示されるステップ、の何れか一つを含む文書の管理方法を提供する。
【選択図】 図１
【解決手段】印刷物や、入力画面に組み込まれる文書を複数の単位文書に分解し、文書に変更が生じた場合は、単位文書を差し替える文書の管理方法であって、コンピュータの表示画面に完成された文書を表示するステップと、画面の文書を単位文書に分解するステップと、それぞれの単位文書にコード付けを行うステップと、単位文書別ファイルを作成し単位文書に画面の配置コードを付して格納するステップと、単位文書に変更が生じたときに新しい単位文書に最新コードを貼付して前記単位文書ファイルに格納するステップと、再度文書が使用される際にそれぞれの単位文書ファイルの中から最新のコードが貼付された単位文書が呼び出されて表示されるステップ、の何れか一つを含む文書の管理方法を提供する。
【選択図】 図１
Description
本発明は、コンピュータで編集する印刷物等の版の管理方法に関し、詳しくは、印刷物を構成する単位文書にバージョン情報を付与し、再度印刷物を作成する時に、単位文書に変更があった場合は変更されたバージョンを選択して使用する文書の管理方法に関する。
印刷物の中でも申込書は種類が多く、その上、頻繁に内容が変更される。
例えばフリーダイヤル等の電話番号に変更が生ずると、担当者には通知されるが、担当者のミスで変更されずに印刷されてしまうことがある。
このような指示ミスを防止するたまめにさまざまな技術が提供されている。
例えば、電子フォームに関しては、「手続システム」（特許文献１参照）が、また、印刷物に関しては、「ＤＴＰツール自動更新システム」（特許文献２参照）及び「ドキュメント自動作成システム、ドキュメント自動作成方法およびドキュメント自動作成用プログラムを記録した記録媒体」（特許文献３参照）が開示されている。
例えばフリーダイヤル等の電話番号に変更が生ずると、担当者には通知されるが、担当者のミスで変更されずに印刷されてしまうことがある。
このような指示ミスを防止するたまめにさまざまな技術が提供されている。
例えば、電子フォームに関しては、「手続システム」（特許文献１参照）が、また、印刷物に関しては、「ＤＴＰツール自動更新システム」（特許文献２参照）及び「ドキュメント自動作成システム、ドキュメント自動作成方法およびドキュメント自動作成用プログラムを記録した記録媒体」（特許文献３参照）が開示されている。
前述の開示技術は、印刷物の変更履歴を、印刷物に付与したバージョン情報で管理するもので、文書の部分的な変更に対応するものではない。
そこで、本発明は、印刷物を構成する単位文書にバージョン情報を付与し、再度印刷物を作成する時に、最新のバージョン情報が貼付された単位文書を選択して使用する文書の管理方法を提供する。
そこで、本発明は、印刷物を構成する単位文書にバージョン情報を付与し、再度印刷物を作成する時に、最新のバージョン情報が貼付された単位文書を選択して使用する文書の管理方法を提供する。
上記課題の目的を達成するために、本発明の文書の管理方法の請求項１に記載の発明は、印刷物や、入力画面に組み込まれる文書を複数の単位文書に分解し、文書に変更が生じた場合は、単位文書を差し替える文書の管理方法であって、コンピュータの表示画面に完成された文書を表示するステップと、画面の文書を単位文書に分解するステップと、それぞれの単位文書にコード付けを行うステップと、単位文書別ファイルを作成し単位文書に画面の配置コードを付して格納するステップと、単位文書に変更が生じたときに新しい単位文書に最新コードを貼付して前記単位文書ファイルに格納するステップと、再度文書が使用される際にそれぞれの単位文書ファイルの中から最新のコードが貼付された単位文書が呼び出されて表示されるステップ、の何れか一つを含むことを特徴とするものである。
また、請求項２に記載の発明は、請求項1に記載の発明において、単位文書が変更された場合は、単位文書ファイルの中に変更前の単位文書が少なくとも一つ残されて保存されることを特徴とするものである。
１）請求項１に記載のように、印刷物や、入力画面に組み込まれる文書を複数の単位文書に分解し、文書に変更が生じた場合は、単位文書を差し替える文書の管理方法であって、コンピュータの表示画面に完成された文書を表示するステップと、画面の文書を単位文書に分解するステップと、それぞれの単位文書にコード付けを行うステップと、単位文書別ファイルを作成し単位文書に画面の配置コードを付して格納するステップと、単位文書に変更が生じたときに新しい単位文書に最新コードを貼付して前記単位文書ファイルに格納するステップと、再度文書が使用される際にそれぞれの単位文書ファイルの中から最新のコードが貼付された単位文書が呼び出されて表示されるステップ、の何れか一つを含むことによって、印刷物等を作成した際に、印刷物のバージョンを単位文書ファイル群として保管することで、再版で受注した際に、各々単位文書ファイルのコードを最新コードを管理するシステムに問い合わせれば改版の有無が即座に判明し、ミスを防止することができる。
印刷物の原版管理はもとより、インターネットで配信する入力画面の管理方法として利用できる。特に、申込書など、種類が多く、変更箇所が発生した場合に共通項目として適用できる文書管理に好適である。
２）また、請求項２に記載のように、請求項1に記載の文書の管理方法において、 単位文書が変更された場合は、単位文書ファイルの中に変更前の単位文書が少なくとも一つ残されて保存されることによって、どのような経緯で現在に至ったのかを確認する場合に便利である。
印刷物の原版管理はもとより、インターネットで配信する入力画面の管理方法として利用できる。特に、申込書など、種類が多く、変更箇所が発生した場合に共通項目として適用できる文書管理に好適である。
２）また、請求項２に記載のように、請求項1に記載の文書の管理方法において、 単位文書が変更された場合は、単位文書ファイルの中に変更前の単位文書が少なくとも一つ残されて保存されることによって、どのような経緯で現在に至ったのかを確認する場合に便利である。
以下、図面を参照して、本発明の文書の管理方法について説明する。
図１は、本発明の、文書の管理方法の、文書を構成する単位文書の一例について説明するための図，図２は、図１の文書ファイルの詳細について説明するための図，図３は、文書のレイアウト枠の一例について説明するための図，図４は、アップデートされた文書の一例について説明するための図，図５は、古いままの文書の一例について説明するための図，図６は、単位文書に添付されるコードの一例について説明するための図，である。
図１は、本発明の、文書の管理方法の、文書を構成する単位文書の一例について説明するための図，図２は、図１の文書ファイルの詳細について説明するための図，図３は、文書のレイアウト枠の一例について説明するための図，図４は、アップデートされた文書の一例について説明するための図，図５は、古いままの文書の一例について説明するための図，図６は、単位文書に添付されるコードの一例について説明するための図，である。
図１を参照して、本発明の文書の管理方法の、文書を構成する単位文書の一例について説明する。
以下の説明では、申込書などの印刷物を作成する場合の版下、または、原版をコンピュータの画面を使用して作成する場合の例で説明する。
申込書は、レイアウトが決められていてそのレイアウト枠に組み込まれる文書が、単位文書として取り扱われる。
文書には文書分類コードが貼付され、文書を画面に読み出す場合は前記文書コードによって読み出す。さらに、文書コードにはレイアウト画面を呼び出すための枝コードが貼付されており、容易にレイアウト画面を確認することができる。
以下の説明では、申込書などの印刷物を作成する場合の版下、または、原版をコンピュータの画面を使用して作成する場合の例で説明する。
申込書は、レイアウトが決められていてそのレイアウト枠に組み込まれる文書が、単位文書として取り扱われる。
文書には文書分類コードが貼付され、文書を画面に読み出す場合は前記文書コードによって読み出す。さらに、文書コードにはレイアウト画面を呼び出すための枝コードが貼付されており、容易にレイアウト画面を確認することができる。
レイアウト画面には、各レイアウト枠に単位文書を組み込むための番地が指定されており、それぞれ単位文書格納ファイルにはレイアウト枠の番地コードが貼付されて格納されている。
また、イラストなどの図柄なども部品として番地が貼付されてデザインファイルなどに格納されている。
文書コードによって文書画面を立ち上げると自動的にレイアウト画面が呼び出され、デザインなどが指定された番地に貼付される。
また、それぞれのレイアウト枠の中に単位文書が割り当てられて表示される。
このときに、単位文書格納ファイルから最新のバージョン情報が貼付された単位文書が呼び出されて画面に表示される。
これらの動作は、画面に組み込まれたプログラムによって実行される。
このような文書画面を電子フォームと呼ぶ場合もある。
また、イラストなどの図柄なども部品として番地が貼付されてデザインファイルなどに格納されている。
文書コードによって文書画面を立ち上げると自動的にレイアウト画面が呼び出され、デザインなどが指定された番地に貼付される。
また、それぞれのレイアウト枠の中に単位文書が割り当てられて表示される。
このときに、単位文書格納ファイルから最新のバージョン情報が貼付された単位文書が呼び出されて画面に表示される。
これらの動作は、画面に組み込まれたプログラムによって実行される。
このような文書画面を電子フォームと呼ぶ場合もある。
図１は、クレジットカードの入会申込書等を単位文書に分解した場合の単位文書の構成例である。
クレジットカードの入会申込書などの文書（以下、申込書という）１の内容は、会社関連情報１１と、顧客関連情報１２に大別され、さらに、会社関連情報１１を１〜４に分類される。
文書の内容を共通項目で括り、四つに括られた文書を会社関連情報１〜４に組み込んでゆく。この会社関連情報１〜４をここでは単位文書という。
クレジットカードの入会申込書などの文書（以下、申込書という）１の内容は、会社関連情報１１と、顧客関連情報１２に大別され、さらに、会社関連情報１１を１〜４に分類される。
文書の内容を共通項目で括り、四つに括られた文書を会社関連情報１〜４に組み込んでゆく。この会社関連情報１〜４をここでは単位文書という。
単位文書である「会社情報１」には、契約情報である「約款」情報がファイルされている。約款は、申込書の裏側に印刷される。
また、「会社情報２」には、文書の「タイトル」がファイルされている。
また、「会社情報３」には、申し込みを行う場合の注意など「申込上の注意」文書がファイルされている。
申し込みを行う上の注意事項としては、入会の手続きに関する記載事項，本人であることを証明する書類のコピーを貼付することの記載，機密保持に関する事項，代金決済のための金融機関名と引落し口座の記載に関する事項等が記述された文書がファイルされている。
また、「会社情報４」には、会社の所在地に関する情報がファイルされている。
また、「会社情報２」には、文書の「タイトル」がファイルされている。
また、「会社情報３」には、申し込みを行う場合の注意など「申込上の注意」文書がファイルされている。
申し込みを行う上の注意事項としては、入会の手続きに関する記載事項，本人であることを証明する書類のコピーを貼付することの記載，機密保持に関する事項，代金決済のための金融機関名と引落し口座の記載に関する事項等が記述された文書がファイルされている。
また、「会社情報４」には、会社の所在地に関する情報がファイルされている。
それぞれの会社情報にはバージョン情報が貼付されており、最初に作成された単位文書にはバージョン「Ａ」が貼付され、変更が生じた場合は、最新バージョンであることを示す「Ｂ」が貼付され、バージョン「Ｚ」までのコードが貼付されてゆく。
顧客関連情報１２には、顧客情報記載欄を構成する文書情報がファイルされている。
顧客情報を構成する単位情報としては、「住所・氏名情報」を記載させるための記載欄の近傍に印刷する文字列、例えば、「郵便番号」，「住所」，「氏名」，「フリガナ」等の文字コードが書体，級数，印刷色等の各コードと共にファイルされている。
顧客情報を構成する単位情報としては、「住所・氏名情報」を記載させるための記載欄の近傍に印刷する文字列、例えば、「郵便番号」，「住所」，「氏名」，「フリガナ」等の文字コードが書体，級数，印刷色等の各コードと共にファイルされている。
また「その他情報１」記載のためのガイド文字列、例えば、「電話番号」，「携帯電話番号」，「ｅメールアドレス」等の文字コードが、また、「その他情報２」記載のためのガイド文字列、例えば、「生年月日」，「性別」等の文字コードが、また「その他情報３」記載のためのガイド文字列、例えば、「収入」，「家族構成」，「加入しているクレジットカード名」，「持ち家か、借家か」等の文字コードが、また、代金決済のための金融機関名と引落し口座記載のためのガイド文字列が書体，級数，印刷色等の各コードと共にファイルされている。
図２を参照して、図１の文書ファイルの詳細について説明する。
文書情報データベース１００には、会社情報欄単位文書ファイル１１０，顧客情報欄単位文書ファイル１２０，帳票デザインファイル１３０，その他ファイル（図示せず）が格納されている。
会社情報欄単位文書ファイル１１０には、会社情報ファイル１〜４までファイルされており、各ファイルには最初に文書を作成した時の単位文書から、変更された最新の単位文書まで格納されている。
例えば会社情報３のファイルには、最初に文書を作成した時の単位文書「申込上の注意 Ａ−２００２１０」１１０１１、及び、変更された最新の単位文書「申込上の注意 Ｂ−２００４１０」１１０１２が格納されている。
文書情報データベース１００には、会社情報欄単位文書ファイル１１０，顧客情報欄単位文書ファイル１２０，帳票デザインファイル１３０，その他ファイル（図示せず）が格納されている。
会社情報欄単位文書ファイル１１０には、会社情報ファイル１〜４までファイルされており、各ファイルには最初に文書を作成した時の単位文書から、変更された最新の単位文書まで格納されている。
例えば会社情報３のファイルには、最初に文書を作成した時の単位文書「申込上の注意 Ａ−２００２１０」１１０１１、及び、変更された最新の単位文書「申込上の注意 Ｂ−２００４１０」１１０１２が格納されている。
図３を参照して文書のレイアウト枠の一例について説明する。
レイアウト枠２には、それぞれの単位文書が組み込まれて表示されるための表示枠が準備される。
例えば、タイトル表示枠２１，申込上の注意文書表示枠２２，住所氏名記載欄２３ ，電話番号等記載欄２４，生年月日等記載欄２５，収入等記載欄２６，支払い口座記載欄２７，会社住所表示枠２８等が番地情報を組み込まれた状態の入力画面として形成されている。
文書コードを入力すると、文書コードに対応するレイアウト画面が呼び出され、デザインなどが指定された番地に貼付される。
また、それぞれのレイアウト枠の中に単位文書が割り当てられて表示される。
このときに、単位文書格納ファイルから最新のバージョン情報が貼付された単位文書が呼び出されて画面に表示される。
レイアウト枠２には、それぞれの単位文書が組み込まれて表示されるための表示枠が準備される。
例えば、タイトル表示枠２１，申込上の注意文書表示枠２２，住所氏名記載欄２３ ，電話番号等記載欄２４，生年月日等記載欄２５，収入等記載欄２６，支払い口座記載欄２７，会社住所表示枠２８等が番地情報を組み込まれた状態の入力画面として形成されている。
文書コードを入力すると、文書コードに対応するレイアウト画面が呼び出され、デザインなどが指定された番地に貼付される。
また、それぞれのレイアウト枠の中に単位文書が割り当てられて表示される。
このときに、単位文書格納ファイルから最新のバージョン情報が貼付された単位文書が呼び出されて画面に表示される。
図４を参照して、アップデートされた文書の一例について説明する。
コンピュータの入力手段によって文書コードを入力すると、表示部に文書コードに対応する申込書２００が呼び出され、申込書全体、及び、レイアウト枠の指定された番地にデザインや、単位文書が貼付される。
このときに、単位文書格納ファイルから最新のバージョン情報が貼付された単位文書が呼び出されて画面に表示される。
例えば、タイトル２０１，住所氏名記載欄文書２０３，電話番号等記載欄文書２０４，会社住所２０８は、バージョンが新しくなった状態で表示されている。
単位文書にはバージョン情報（例えば、タイトルであれば、「Ａ−２００２１０」）を貼付表示してもしなくてもよいが、全体が強調表示（図では網伏せ）等の方法で新しくなったことが判るようになっていることが好ましい。
申込上の注意文書２０２，生年月日等記載欄文書２０５，収入等記載欄文書２０６，支払い口座記載欄文書２０７の単位文書は前回使用した状態と変わっていないことが判る。
コンピュータの入力手段によって文書コードを入力すると、表示部に文書コードに対応する申込書２００が呼び出され、申込書全体、及び、レイアウト枠の指定された番地にデザインや、単位文書が貼付される。
このときに、単位文書格納ファイルから最新のバージョン情報が貼付された単位文書が呼び出されて画面に表示される。
例えば、タイトル２０１，住所氏名記載欄文書２０３，電話番号等記載欄文書２０４，会社住所２０８は、バージョンが新しくなった状態で表示されている。
単位文書にはバージョン情報（例えば、タイトルであれば、「Ａ−２００２１０」）を貼付表示してもしなくてもよいが、全体が強調表示（図では網伏せ）等の方法で新しくなったことが判るようになっていることが好ましい。
申込上の注意文書２０２，生年月日等記載欄文書２０５，収入等記載欄文書２０６，支払い口座記載欄文書２０７の単位文書は前回使用した状態と変わっていないことが判る。
図５に示す申込書３００は、図４に対応した前回（古いままの）の文書の一例を示している。
強調表示されている単位文書は無く、全ての単位文書に前回のバージョン情報が貼付されている。従来は、このような状態で変更された場所を探し、文書全体の変更と捉えて改版（変更）していた。
その結果、変更すべき箇所を見落としたり間違って入力したりするミスが発生していた。
強調表示されている単位文書は無く、全ての単位文書に前回のバージョン情報が貼付されている。従来は、このような状態で変更された場所を探し、文書全体の変更と捉えて改版（変更）していた。
その結果、変更すべき箇所を見落としたり間違って入力したりするミスが発生していた。
図６を参照して、単位文書に添付されるコードの一例について説明する。
表の「単位文書コード」の、例えば、「０１Ｂ２００４１０」は、「申込書に組み込まれる文書の約款部分で、約款の項目コード「０１」で始まっている。
次に、どの時点で作成された文書であるかを示す日付情報「２００４年１０月」であることを示す「２００４１０」が続く。書き改められたバージョンであるためにバージョン記号「Ｂ」が日付情報の前に貼付されている。
以下、同様の基準によって各項目毎にファイルコードが付与され、文書情報データベースに格納されている。
表の「単位文書コード」の、例えば、「０１Ｂ２００４１０」は、「申込書に組み込まれる文書の約款部分で、約款の項目コード「０１」で始まっている。
次に、どの時点で作成された文書であるかを示す日付情報「２００４年１０月」であることを示す「２００４１０」が続く。書き改められたバージョンであるためにバージョン記号「Ｂ」が日付情報の前に貼付されている。
以下、同様の基準によって各項目毎にファイルコードが付与され、文書情報データベースに格納されている。
印刷物の原版管理はもとより、インターネットで配信する入力画面の管理方法として利用できる。特に、申込書など、種類が多く、変更箇所が発生した場合に共通して変更しなければならない文書管理に好適である。
１，２０，２００，３００ 文書（申込書）
２ レイアウト枠
１１ 会社関連情報
１２ 顧客関連情報
２１ タイトル表示枠
２２ 申込上の注意文書表示枠
２３ 住所氏名記載欄
２４ 電話番号等記載欄
２５ 生年月日等記載欄
２６ 収入等記載欄
２７ 支払い口座記載欄
２８ 会社住所表示枠
１００ 文書情報データベース
１１０ 会社情報単位文書ファイル
１２０ 顧客情報単位文書ファイル
１３０ 帳票デザインファイル
２０１，３０１ タイトル
２０２，３０２ 申込上の注意文書
２０３，３０３ 住所氏名記載欄文書
２０４，３０４ 電話番号等記載欄文書
２０５，３０５ 生年月日等記載欄文書
２０６，３０６ 収入等記載欄文書
２０７，３０７ 支払い口座記載欄文書
２０８，３０８ 会社住所
１１０３１ 会社情報３単位文書
１１０３２ 変更後の会社情報３単位文書
２ レイアウト枠
１１ 会社関連情報
１２ 顧客関連情報
２１ タイトル表示枠
２２ 申込上の注意文書表示枠
２３ 住所氏名記載欄
２４ 電話番号等記載欄
２５ 生年月日等記載欄
２６ 収入等記載欄
２７ 支払い口座記載欄
２８ 会社住所表示枠
１００ 文書情報データベース
１１０ 会社情報単位文書ファイル
１２０ 顧客情報単位文書ファイル
１３０ 帳票デザインファイル
２０１，３０１ タイトル
２０２，３０２ 申込上の注意文書
２０３，３０３ 住所氏名記載欄文書
２０４，３０４ 電話番号等記載欄文書
２０５，３０５ 生年月日等記載欄文書
２０６，３０６ 収入等記載欄文書
２０７，３０７ 支払い口座記載欄文書
２０８，３０８ 会社住所
１１０３１ 会社情報３単位文書
１１０３２ 変更後の会社情報３単位文書
Claims (2)
- 印刷物や、入力画面に組み込まれる文書を複数の単位文書に分解し、文書に変更が生じた場合は、単位文書を差し替える文書の管理方法であって、
コンピュータの表示画面に完成された文書を表示するステップと、画面の文書を単位文書に分解するステップと、それぞれの単位文書にコード付けを行うステップと、単位文書別ファイルを作成し単位文書に画面の配置コードを付して格納するステップと、単位文書に変更が生じたときに新しい単位文書に最新コードを貼付して前記単位文書ファイルに格納するステップと、再度文書が使用される際にそれぞれの単位文書ファイルの中から最新のコードが貼付された単位文書が呼び出されて表示されるステップ、の何れか一つを含むことを特徴とする文書の管理方法。 - 請求項1に記載の文書の管理方法において、
単位文書が変更された場合は、単位文書ファイルの中に変更前の単位文書が少なくとも一つ残されて保存されることを特徴とする文書の管理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2005129187A JP2006309384A (ja) | 2005-04-27 | 2005-04-27 | 文書の管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2005129187A JP2006309384A (ja) | 2005-04-27 | 2005-04-27 | 文書の管理方法 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2006309384A true JP2006309384A (ja) | 2006-11-09 |
| JP2006309384A5 JP2006309384A5 (ja) | 2008-05-29 |
Family
ID=37476216
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2005129187A Pending JP2006309384A (ja) | 2005-04-27 | 2005-04-27 | 文書の管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2006309384A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2008257313A (ja) * | 2007-04-02 | 2008-10-23 | Dainippon Printing Co Ltd | 申込み受付管理システムおよび電子帳票 |
| JP2012185529A (ja) * | 2011-03-03 | 2012-09-27 | Fuji Xerox Co Ltd | 情報処理装置およびプログラム |
Citations (2)
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| JPH11143752A (ja) * | 1997-11-05 | 1999-05-28 | Hitachi Ltd | 版管理・構成管理方法および装置および版管理・構成管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
| JP2000259615A (ja) * | 1999-01-08 | 2000-09-22 | Hitachi Ltd | 複合文書のバージョン管理方法及び複合文書のバージョン管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 |
-
2005
- 2005-04-27 JP JP2005129187A patent/JP2006309384A/ja active Pending
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
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