JP2010003218A - 文書レビュー支援装置及び方法、並びにプログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】複数のレビューワーによる文書のレビュー作業をより円滑かつ迅速に行えるようにする。
【解決手段】電子文書を印刷し、その紙文書にレビューワーＡ，Ｂ，Ｃが手書きコメントを付加する。手書きコメントが付加された文書を読み取り、コメントを集約するため文書表示部に表示するときに、レビューワーＡ，Ｂ，Ｃが付加したコメントを対象文書と同時に表示するとともに、その右隣に各レビューワーとコメント位置との対応関係も表示する。
【選択図】 図５

Description

本発明は、複数のレビューワーが文書をレビューし、レビュー結果を集約する作業を支援するための文書レビュー支援装置及び方法、並びにプログラム及びその記憶媒体に関する。

一般に、文書レビューの作業とは、各レビューワーは対象文書に対するコメントをあらかじめ準備・記載し、会議などにおいて、それらのコメントを集約し、最終的なレビュー結果報告書を作成する、というものである。この作業において、対象文書のページ数が膨大な場合など、レビューワーはより簡便にレビュー作業を行う目的で、対象文書を印刷し、印刷した紙文書上にコメントを手書きにより記載してレビュー作業を行う、といったことがよく行われる。その後、レビュー会議において、各レビューワーは自身のコメント付きの紙文書を持参し、各自のコメントを発表し、討議を行い、最終的なレビュー・コメントを集約した文書を作成し、レビュー結果報告書とする、といったことが行われている。

このような、レビュー作業の利便性向上に関する従来技術として、次のようなものがある。特許文献１には、アノテーション（注釈）が書き込まれた配布資料を会議に参加したメンバーで活用するため、参加者がペン等により配布資料に書き込んだアノテーションのみを抽出し、抽出したアノテーションを電子化して保持することにより、参加者は自分が必要とする情報を効率的に収集することができる会議支援装置が開示されている。また、特許文献２には、表示デバイス上の電子文書にユーザにより入力されたアノテーションの重要度等を特定しやすいように、アノテーションの重要度に応じて表示形態（色、濃度、フォント等）を変化させるようにした表示制御方法が開示されている。

しかしながら、これらの技術を利用しても、依然、以下に示すような課題が残る。
紙文書に直接コメントを記載してレビュー作業を行う場合、レビューワーは、レビュー・コメントを記載するだけではなく、レビューワーが自身への備忘録として記載するためのものがあり(「ここまで読んだ」とか「このキーワードを後で調べておく」とか)、それらはレビュー作業として後ほど参照される必要はない。

複数のレビューワーが同一箇所にコメントを集中して記載することがある。そのため、個々のレビューワー毎のコメントに表示を切り替える必要があるが、個々のレビューワーのコメントのみ表示するというだけでなく、それらのコメントを分類し集約する上で、複数のコメントを同時に参照したいという要求もある。

忙しくてきちんとしたコメントを記載する時間がないレビューワーは、自身が判るキーワードのみ記載して、それを参照しつつ、レビュー会議にて自身の意見を述べることは多々ある。

集約後のレビュー・コメントに従い、対象文書の作成担当者が文書の修正を行う際、コメントの内容が不明な時に、各レビューワーの元のコメントを参照することで意図が判明することがある。

特開２００６−１７３７８６号公報 特開２００４−２０６６５８号公報

本発明は、このような問題を解決するためになされたもので、その目的は、複数のレビューワーが文書のレビュー作業を行うときに、各レビューワーが印刷文書に自分の好きなスタイルにて手書きによるコメントを記載し、その後レビュー会議において各自のコメントを参照しつつ集約し、最終的なレビュー・コメントにまとめることを可能とするとともに、レビュー後の結果の確認において、集約後のコメントだけでなく、集約前の各レビューワーのコメントも参照可能にすることにより、複数のレビューワーによる文書のレビュー作業をより円滑かつ迅速に行えるようにすることである。

本発明の文書レビュー支援装置は、レビュー対象の電子文書を管理する文書管理部と、文書管理部で管理されている電子文書を印刷する際に、電子文書を識別可能な情報を付加した上で印刷を行う印刷部と、印刷部で印刷され、手書きコメントが付加された文書を画像情報に変換する読取部と、読取部の画像情報から印刷部で付加された電子文書識別のための情報を抽出し、文書管理部の対応電子文書を識別する文書認識部と、文書認識部で識別された対応電子文書の画像情報と読取部の画像情報とを比較することで手書き入力によるコメント及びそのコメントと対応電子文書との関係情報を含むコメント情報を抽出するコメント抽出部と、抽出されたコメントを管理するコメント管理部と、文書管理部の対応電子文書とコメント管理部のコメントとを合わせて表示する文書表示部と、文書表示部で表示されている電子文書にコメントを入力するコメント入力部とを有することを特徴とする文書レビュー支援装置である。
本発明の文書レビュー支援方法は、レビュー対象電子文書を印刷する際に、電子文書を識別可能な情報を付加した上で印刷を行う工程と、印刷され、手書きコメントが付加された文書を読み取り、画像情報に変換する工程と、その画像情報から印刷部にて追加した電子文書識別のための情報を抽出し、レビュー対象電子文書を識別する工程と、識別されたレビュー対象電子文書の画像情報と読み取られた画像情報とを比較することで手書き入力によるコメント及びそのコメントとレビュー対象電子文書との関係情報を含むコメント情報を抽出する工程と、抽出されたコメント及びレビュー対象電子文書を合わせて表示する工程とを有することを特徴とする文書レビュー支援方法である。

本発明によれば、複数のレビューワーによる文書のレビュー作業をより円滑かつ迅速に行えるようにすることができる。

以下、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の実施形態の文書レビュー支援装置のシステム構成を示す機能ブロック図である。

この文書レビュー支援装置は、文書データベース１、コメントデータベース２、文書管理部３、コメント管理部４、印刷部５、読取部６、文書認識部７、コメント抽出部８、文書表示部９、及びコメント入力部１０を備えている。

文書データベース１にはレビュー対象の電子文書が保存され、コメントデータベース２にはコメントデータが保存される。文書管理部３は文書データベース１に登録されている電子文書を、電子文書を識別できる識別情報とともに管理する。

印刷部５は文書データベース１に登録されている電子文書を印刷する。その際、印刷された文書を読取部６で読み取り、文書認識部７にて対応する電子文書を識別できるよう、文書管理部３を通して、管理用の文書識別情報を追加した上で印刷を行う。読取部６は紙印刷文書を読み取り、画像情報に変換する。

文書認識部７は読取部６で紙印刷文書を読み取った画像情報から、印刷部５で印字した文書識別情報を認識し、文書管理部３を通して対応する電子文書を取得する。コメント抽出部８は読取部６にて紙印刷文書を読み込んだ画像情報と、文書認識部７にて取得した対応する電子文書とを比較し、手書きにて入力したコメントに関するコメント情報を抽出する。抽出時には、コメントの画像情報とともに、対応電子文書との関係情報である対応電子文書の識別情報、ページ情報、当該ページにおけるコメントの位置・サイズの情報をコメント情報として抽出する。

コメント管理部４はコメント抽出部８で抽出したコメント情報をコメントデータベース２に登録し、管理する。このとき、コメントと対応電子文書との関係だけでなく、コメント抽出部８にて抽出した各コメントとコメント入力部１０にて新たに入力された各コメントの関係等を含めて登録し、管理する。

文書表示部９は文書管理部３を通して取得する電子文書と、コメント管理部４を通して取得するコメントを合わせて表示する。紙印刷文書に手書きで記載した状態の表示、複数レビューワーのコメントの集約表示、或いはコメントの表示・非表示の切り替え、表示方法の変更などを行う。

コメント入力部１０は文書表示部９にて表示している電子文書の表示箇所にコメントを入力する。入力したコメントは、コメント情報としてコメント管理部４を通してコメントデータベース２に登録される。また、コメントを入力した際に参照していたコメントとの関係も登録し、管理する。

図２は本実施形態の文書レビュー支援装置のハードウェア構成を示すブロック図である。この装置は、それぞれがバス２０に接続されたＣＰＵ２１、表示装置２２、入力装置２３、メモリ２４、外部記憶装置２５、及びＩ／Ｆ（インタフェース）装置２６と、Ｉ／Ｆ装置２６に接続された印刷装置２７及び読取装置２８とを備えている。

各部の構成は一般的なパーソナルコンピュータと同じであるから、説明を省略し、図１との対応関係を説明する。ＣＰＵ２１は文書管理部３、コメント管理部４、文書認識部７、及びコメント抽出部８として機能する。表示装置２２及び入力装置２３は、文書表示部９及びコメント入力部１０として機能する。メモリ２４はＲＡＭ及びＲＯＭからなり、ＲＯＭにはＣＰＵ２１が上記の機能を実現するときに使用するプログラムが記憶され、ＲＡＭはＣＰＵ２１が上記の機能を実現するときのワークエリアとなる。外部記憶装置２５は文書データベース１及びコメントデータベース２として機能する。印刷装置２７、読取装置２８はそれぞれ印刷部５、読取部６として機能する。

図３は、本実施形態のコメント抽出部８において色の違いによるコメント種別の判定を行う処理の流れを示すフローチャートである。ここで、読取部６にて印刷文書を読み取った画像情報から、文書認識部７にて対応電子文書を特定し、特定した電子文書と読み取った画像情報との差分からコメント部分を抽出する処理については、特許文献１に記載されているアノテーションの抽出方法等により、コメント部のみ画像情報として抽出されたものとする。

まずステップＳ１で、コメント部分の画像から画素を一つ選び、次にステップＳ２で、全ての画素を処理したか否かを判断する。全ての画素を処理していない場合は（Ｓ２：NO）、ステップＳ３に進み、コメント上の画素でないか否かを判断する。

コメント上の画素でないと判断した場合は（Ｓ３：YES）、ステップＳ１に戻って、画素を再選択する。コメント上の画素であると判断した場合は（Ｓ３：NO）、ステップＳ４に進み、コメント上の画素をカウントする。カウント値の総計をＴとする。

次にステップＳ５で、先に選んだ画素をＲ，Ｇ，Ｂ要素に分類し、次いでステップＳ６で、Ｒ，Ｇ，Ｂのそれぞれが予め指定した閾値を超えているか否かを調べ、ステップＳ７で、超えている画素の数をカウントする。カウント値をヒット数Ｈとする。

ステップＳ６で、Ｒ，Ｇ，Ｂのそれぞれが予め指定した閾値を超えていなかった場合、又はステップＳ７でカウントを終えた後に、ステップＳ１に戻り、画素を再選択する。

ステップＳ２で、全ての画素を処理したと判断した場合は（Ｓ２：YES）、ステップＳ８に進み、コメント上の画素のカウント値の総計Ｔに対する予め指定した閾値を超えているＲ，Ｇ，Ｂの画素数（Ｈ／Ｔ）が閾値を超えているか否か調べる。

ステップＳ８の結果、閾値を超えていれば（Ｓ８：YES）、ステップＳ９に進み、コメントの種別（ここでは指定色、例えば赤色のコメント）であると判定し、閾値を超えていなければ（Ｓ８：NO）、ステップＳ１０に進み、指定色のコメントでないと判定する。

次に文書表示部９にて個々のコメントの視認性を向上させるために、コメントの表示位置やサイズを変更する処理の流れについて、図４のフローチャートを参照しながら説明する。ここで、コメント抽出部８にて抽出された個々のコメント情報は、特許文献１に記載されているように、コメントの抽出画像とともに、該当文書の識別情報、該当ページの識別情報、該当ページでの表示位置、表示サイズ、また、誰のコメントであるかを示す識別情報等により構成されている。

まずステップＳ１１で、表示対象となるコメントを選択する。選択方法としては、文書表示部９で表示されている全てのコメントとしてもよいし、文書表示部９上にてユーザがマウス等のポインティングデバイスにより矩形領域を指定して、指定した矩形領域に含まれるもの、或いはポインティングデバイス又はキーボードより、個別にコメントを指定する、或いは、文書表示部９に表示されている文書の構成要素、例えば、章、節、パラグラフ、或いは個別の文を指定し、指定した文書構成要素と重なりを持つすべてのコメントを選択してもよい。或いは文書表示部９にレビューワー毎のコメントの有無を示す図形を表示し(後述する図５参照)、対象ページに対して誰が何処にコメントを付けているのか一目でわかるようにし、その図形を選択することで、コメントを選択してもよい。

次にステップＳ１２で、選択されたすべてのコメントの総数をＮとし、ステップＳ１３で、文書表示部９の表示領域をＮ個に分割する。次にステップＳ１４で、選択されたコメント群をソートする。ソートの方法としては、個々のコメントの表示位置を利用し、例えば対象ページにおける左上隅の座標値を使い、上から下へ、同じ高さなら左から右へ行う。

次にステップＳ１５で、先にステップＳ１３で分割したそれぞれの領域に対し、ステップＳ１４で求めた順に個々のコメント画像を表示する。表示の際、個々の領域に収まるように、個々のコメント画像の領域の縦横比を保存したまま縮小又は拡大して表示する。

以上は非常に簡単なケースについて記述したが、例えば、Ｎ個の領域に分割する代わりに、Ｎ＋１個の領域に分割し、かつ中心となる領域或いは選択したコメント群の中心位置にある領域のみに他の領域より大きな領域を割り当てたり、いずれかのコメントを選択した際に、その中心領域に選択したコメントを拡大表示したりすることで、個々のコメントの内容をよりよく把握できるようにしてもよい。

同様に、選択したコメント群の中心座標と、個々のコメントの表示領域の中心座標との関係を基に、コメント群の中心座標から個々のコメントの表示領域の中心座標までの距離の近い順にソートし、コメント群の中心座標から個々のコメントの表示領域の中心座標の方向に個々のコメント群を移動、かつ縮小表示することもできる。

以上のコメントの表示変更については、入力装置２３のキーボードのキーに割り当てることで(例えば、キーボードの矢印キーなどに割り当てる)、より操作し易くすることができる。

図５は、文書表示部９に表示されているコメントの一例を示す図である。ここでは、３人のレビューワーＡ，Ｂ，Ｃが付加した手書きコメントを対象文書と同時に表示するとともに、その右側に各レビューワーとコメント位置との対応関係を枠内に表示している。ここで、各レビューワーのコメントの色は同じでもよいし、異なっていてもよい。

図６は、文書表示部９に表示されているコメントの別の一例を示す図である。ここでは、手書きコメントの色によりコメント種別を判定し（図３のフロー）、赤字で書かれた備忘録としてのコメントは表示せず、黒字で書かれたレビュー用のコメントのみを表示している。

図７は、コメントが集中している箇所において、個々のレビューワーのコメントが判るように表示している状態の例である。詳しくは、コメントが集中している箇所に枠を付与するとともに、集中していたコメントの表示位置を均等に移動させた表示例と、集中しているコメントの内、指定したコメントのみを中央に拡大表示して、そのコメントのみを確認できるようにした表示例である。

図８は、文書表示部９に表示されている各レビューワーのコメントを参照しつつ、集約したコメントをコメント入力部１０から入力している状態の例を示している。文書表示部９には、集約したコメントの入力対象となるコメント群と、集約対象外のコメント群とが表示され、コメント入力部１０には、コメント入力箇所を示す情報（文書名、ページ番号、行数等）の表示欄１０１と、コメント入力欄１０２と、操作ボタン１０３とが表示されている。

図９は、集約後のコメントを参照し、それらの元のコメントを表示している状態の例を示している。文書表示部９に現在選択中のコメント（集約後のコメント）を表示している状態で、コメント入力部１０の操作ボタン１０３を押すことにより、元のコメントを表示させることができる。

以上詳細に説明したように、本実施形態の文書レビュー支援装置は、下記（１）〜（４）の効果を奏する。
（１）手書きコメントの色を識別してコメントの種類を判別することができるので、例えばレビューワーが自身の備忘録をレビュー作業用に表示しないようにすることができる。

（２）複数のレビューワーが付加したコメントを対象文書と同時に表示するとともに、その各レビューワーとコメント位置との対応関係も表示することにより、各レビューワーは自分及び他のレビューワーが付加したコメントを判別することができる。

（３）複数のレビューワーが同一箇所にコメントを集中して記載した場合に、集中していたコメントの表示位置を均等に移動させたり、指定したコメントのみを中央に拡大表示したりすることにより、コメントを見易く表示することができる。

（４）集約後のコメントを参照するとともに、それらの元のコメントを表示することができるので、集約後のコメントの内容が不明な時に、各レビューワーの元のコメントを参照することができる。

本発明の実施形態の文書レビュー支援装置のシステム構成を示す機能ブロック図である。 本発明の実施形態の文書レビュー支援装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態のコメント抽出部において色の違いによるコメント種別の判定を行う処理の流れを示すフローチャートである。 本発明の実施形態の文書表示部にて個々のコメントの視認性を向上させるために、コメントの表示位置やサイズを変更する処理の流れを示すフローチャートである。 本発明の実施形態の文書表示部に表示されているコメントの一例を示す図である。 本発明の実施形態の文書表示部に表示されているコメントの別の一例を示す図である。 コメントが集中している箇所において、個々のレビューワーのコメントが判るように表示している状態の例を示す図である。 文書表示部に表示されている各レビューワーのコメントを参照しつつ、集約したコメントをコメント入力部から入力している状態の例を示す図である。 集約後のコメントを参照し、それらの元のコメントを表示している状態の例を示す図である。

符号の説明

１・・・文書データベース、２・・・コメントデータベース、３・・・文書管理部、４・・・コメント管理部、５・・・印刷部、６・・・読取部、７・・・文書認識部、８・・・コメント抽出部、９・・・文書表示部、１０・・・コメント入力部。

Claims (8)

1. レビュー対象の電子文書を管理する文書管理部と、文書管理部で管理されている電子文書を印刷する際に、電子文書を識別可能な情報を付加した上で印刷を行う印刷部と、印刷部で印刷され、手書きコメントが付加された文書を画像情報に変換する読取部と、読取部の画像情報から印刷部で付加された電子文書識別のための情報を抽出し、文書管理部の対応電子文書を識別する文書認識部と、文書認識部で識別された対応電子文書の画像情報と読取部の画像情報とを比較することで手書き入力によるコメント及びそのコメントと対応電子文書との関係情報を含むコメント情報を抽出するコメント抽出部と、抽出されたコメント情報を管理するコメント管理部と、文書管理部の対応電子文書とコメント管理部のコメントとを合わせて表示する文書表示部と、文書表示部で表示されている電子文書にコメントを入力するコメント入力部とを有することを特徴とする文書レビュー支援装置。
2. 請求項１に記載された文書レビュー支援装置において、
   コメント抽出部はコメントの画像の色情報を抽出し、所定の色情報の閾値との比較によりコメント部分の色を判定し、文書表示部は所定の色のコメントのみをコメントとして表示することを特徴とする文書レビュー支援装置。
3. 請求項１に記載された文書レビュー支援装置において、
   文書表示部は、複数のレビューワーのコメントを表示する際に、表示色、表示サイズ、表示位置、表示方法等を変化させることで、個々のレビューワーのコメントを識別可能に表示することを特徴とする文書レビュー支援装置。
4. 請求項１に記載された文書レビュー支援装置において、
   コメント管理部は、コメント入力部から新たなコメントが入力されたときに文書表示部に表示されていたコメントの表示位置に基づいて、対応電子文書の識別情報、ページの識別情報、新たなコメントの表示位置の情報、表示されていたコメントの識別情報とともに、入力されたコメントを登録することを特徴とする文書レビュー支援装置。
5. 請求項１に記載された文書レビュー支援装置において、
   コメント管理部は、前記コメント入力部から入力されたコメントに対して、当該コメント入力中に参照していたコメントのコメント情報を参照することで、その参照元のコメントを文書表示部に表示させることを特徴とする文書レビュー支援装置。
6. レビュー対象電子文書を印刷する際に、電子文書を識別可能な情報を付加した上で印刷を行う工程と、印刷され、手書きコメントが付加された文書を読み取り、画像情報に変換する工程と、その画像情報から印刷部にて追加した電子文書識別のための情報を抽出し、レビュー対象電子文書を識別する工程と、識別されたレビュー対象電子文書の画像情報と読み取られた画像情報とを比較することで手書き入力によるコメント及びそのコメントとレビュー対象電子文書との関係情報を含むコメント情報を抽出する工程と、抽出されたコメント及びレビュー対象電子文書を合わせて表示する工程とを有することを特徴とする文書レビュー支援方法。
7. 文書を読み取り、画像情報に変換する読取装置と、画像情報の表示装置と、電子文書を保存する文書データベースと、電子文書を印刷する印刷装置とを有する文書レビュー支援装置のコンピュータに、
   前記文書データベースに保存されているレビュー対象電子文書を印刷する際に、電子文書を識別可能な情報を付加した上で印刷を行う工程と、印刷され、手書きコメントが付加された文書を読取装置に読み取らせる工程と、読み取った画像情報から、印刷するときに付加した電子文書識別のための情報を抽出し、対応電子文書を識別する工程と、識別された対応電子文書の画像情報と読み取られた画像情報とを比較することで手書き入力によるコメント及びそのコメントとレビュー対象電子文書との関係情報を含むコメント情報を抽出する工程と、抽出されたコメント及びレビュー対象電子文書を合わせて表示装置に表示させる工程とを実行させるためのプログラム。
8. 請求項７に記載されたプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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