JP2009265735A - 社外業者自動発注システム - Google Patents

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Abstract

【課題】管理業務の入札に参加した複数の社外業者からその管理業務に最適な社外業者を容易に選定して発注する社外業者自動発注システムを提供する。
【解決手段】管理会社端末機10と、社外業者端末機11と、ASPサーバ12とが通信ネットワーク50により接続され、社外業者21の対応能力を判定する対応能力評価点入力手段2と、社外業者21の技術力を判定する技術力評価点入力手段3と、社外業者21の過去の管理業務におけるトラブルの履歴を記憶するトラブル履歴記憶手段4と、選定された社外業者21が管理業務を実施した際に発生したクレームをトラブル履歴記憶手段4に記憶させるトラブル履歴評価点入力手段6と、その社外業者21の入札価格と対応能力と技術力と過去の管理業務におけるトラブルの履歴とからなる項目により発注する社外業者21を自動的に選定する社外業者選定手段5と、を備える。
【選択図】図1

Description

本発明は、社外業者自動発注システムに係り、特に、発注元から建物の管理業務を委託された管理会社が、その管理業務を行う社外業者を複数の社外業者から選択して発注する社外業者自動発注システムに関する。
発注元から建物の管理業務を委託された管理会社は、その管理業務を社外業者に発注する場合がある。この管理業務とは、例えば、その発注元の所有する建物の設備メンテナンス管理業務、保守点検管理業務などである。この場合に、管理会社は過去の取引実績、業者紹介などにより社外業者を決定するが、基本的には管理会社の担当者の個人的な判断によるのが一般的である。
一方、特許文献1には、電子入札システムが開示されている。ここでは、アプリケーションサービスプロバイダーを発注者側と受注者側とが利用して入札に関わる各種作業を行う電子入札方式が記載されている。また、特許文献2には、情報処理システム及び情報通信技術事業のフランチャイズ化システム等が開示されている。ここでは、情報通信技術事業に関する業務を行う加盟店側の装置と本部側の装置との間で所定の情報の送信と受信とを可能にするコンピュータ・ネット・ワークと、情報通信技術事業を受注すると、受注した情報通信技術事業を最適な加盟店に振り分ける振り分け手段とを有することが記載されている。
特開2002−230352号公報 特開2003−331165号公報
管理会社が建物の管理業務を社外業者に発注する場合、現状では、管理会社の担当者の個人的な判断によるため、過去に実績のない社外業者であって対応能力が高い、技術力がある、或いは低価格を提示する社外業者を選定しそこなう虞がある。
また、社外業者の対応能力、技術力、或いは価格面での評価があいまいなまま社外業者が決定されるため、社外業者の評価に関する情報が担当者個人に埋没され管理会社内に蓄積されないという問題がある。
さらに、社外業者が過去に管理会社から受注した管理業務におけるトラブル情報などが管理会社内でデータベース化されていないため、社外業者の選定時に過去のトラブル情報をフィードバックできないという問題がある。
本願の目的は、かかる課題を解決し、管理業務の入札に参加した複数の社外業者からその管理業務に最適な社外業者を容易に選定して発注する自動発注システムを提供することである。
上記目的を達成するため、本発明に係る社外業者自動発注システムは、発注元から建物の管理業務を委託された管理会社の管理会社端末機と、管理会社が行なうその管理業務の入札に参加する複数の社外業者の各社外業者端末機と、管理会社のASPサーバと、が通信ネットワークにより接続され、社外業者端末機からASPサーバにアクセスした社外業者がASPサーバ上に設定された見積依頼書に基づき作成した工事見積書について、その見積額の評価点を設定させる見積額評価点入力手段と、社外業者端末機からASPサーバにアクセスした社外業者がASPサーバ上に設定された入札仕様書に基づき作成した工事仕様書から、その社外業者の管理業務に対する対応能力の評価点を設定させる対応能力評価点入力手段、及びその工事仕様書から、その社外業者の管理業務に対する技術力の評価点を設定させる技術力評価点入力手段と、社外業者が受注した過去の管理業務におけるトラブルの履歴をデータとして記憶するトラブル履歴記憶手段と、トラブル履歴記憶手段に記憶されたデータから、社外業者のトラブル履歴の評価点を設定させるトラブル履歴評価点入力手段と、各社外業者に対して設定された評価点から管理業務を発注する社外業者を自動的に選定する社外業者選定手段と、を備えることを特徴とする。
また、社外業者自動発注システムは、社外業者選定手段が、各評価点にそれぞれ係数をかけさせた数値を集計して社外業者の順位表を作成し、順位表の順位に基づいて管理業務を発注する社外業者を自動的に選定することが好ましい。
また、社外業者自動発注システムは、社外業者選定手段が、各評価項目に優先順位をつけさせ、優先順位に従って評価項目ごとに順位表を作成し、順位が下位の社外業者を評価項目ごとに除外し、管理業務を発注する社外業者を自動的に選定することが好ましい。
また、社外業者自動発注システムは、社外業者が、ASPサーバ上に設定された見積依頼書の記入欄に書き込むことで工事見積書を作成し、ASPサーバ上に設定された入札仕様書に書き込むことで工事仕様書を作成することが好ましい。
また、社外業者自動発注システムは、通信ネットワークにより接続され、初めて登録する社外業者に対して行なった信用調査会社による信用調査の結果をASPサーバ上に設定された書式に書き込ませる信用調査会社端末機と、信用度評価点入力手段と、をさらに備え、信用度評価点入力手段が、信用調査が行なわれた社外業者に対する信用度の評価点を設定させることが好ましい。
また、社外業者自動発注システムは、通信ネットワークにより接続され、発注元が発注した管理業務を実施した社外業者の評価結果を、発注元にASPサーバ上に設定された書式に書き込ませる発注元端末機と、顧客満足度評価点入力手段と、をさらに備え、顧客満足度評価点入力手段が、その社外業者の評価結果から顧客満足度の評価点を設定させることが好ましい。
また、社外業者自動発注システムは、トラブル履歴評価点入力手段が、トラブル履歴を人的トラブルと技術的トラブルに分類してトラブル度の基準点を設定し、その基準点の最大値と最小値との間の数値から選択させ、その結果からトラブル履歴評価点を設定させることが好ましい。
また、社外業者自動発注システムは、対応能力評価点入力手段が、工事仕様書の内容から、管理業務を行う地域への対応能力、技術者派遣に対する対応能力、及び夜間管理業務に対する対応能力を判定させ、社外業者の対応能力の評価点を入力させることが好ましい。
さらに、社外業者自動発注システムは、技術力評価点入力手段が、工事仕様書の内容から、技術者の取得資格、及び保有する特殊技術を判定させ、社外業者の技術力の評価点を入力させることが好ましい。
上記構成により、社外業者自動発注システムは、社外業者がASPサーバ上に作成した工事見積書及び工事仕様書から、見積額の評価点と、社外業者の管理業務に対する対応能力の評価点と、社外業者の管理業務に対する技術力の評価点と、その社外業者の過去の受注案件でのトラブルの履歴に関する評価点と、が管理会社により設定され、それらの評価点から発注する社外業者を自動的に選定することができる。また、選定され管理業務を受注した社外業者が、その管理業務においてトラブルが発生した場合には、トラブル履歴として記憶させることでより信頼度の高い社外業者が選定できる。
以上のように、本発明に係る社外業者自動発注システムによれば、管理業務の入札に参加した複数の社外業者からその管理業務に最適な社外業者を容易に選定して発注することが可能となる。
以下に、図面を用いて本発明に係る社外業者自動発注システムの実施の形態につき、詳細に説明する。
図1に、社外業者自動発注システムの1つの実施形態の概略構成を示す。社外業者自動発注システム1は、管理会社20の管理会社端末機10、社外業者21の社外業者端末機11a,11b,11c、信用調査会社23の信用調査会社端末機13、及び管理会社20のASPデータセンタ8に設けられるASPサーバ12、対応能力評価点入力手段2、技術力評価点入力手段3、トラブル履歴記憶手段4、社外業者選定手段5、トラブル履歴評価点入力手段6、信用度評価点入力手段18、見積額評価点入力手段19、及び顧客満足度評価点入力手段7から構成される。管理会社20、社外業者21、信用調査会社23、及び発注元22の担当者(図示せず)は、それぞれの端末機10,11,13,9から公衆通信回線などの通信ネットワーク50を介してASPサーバ12にアクセスし、プラウザを介してASPサーバ12のアプリケーションサーバで動作するデータ入力プログラムを使用する。
管理会社端末機10は、社外業者21に公開する管理業務の見積依頼書14及び入札仕様書15をASPサーバ12上に設定する。社外業者21は、それぞれ社外業者端末機11a,11b,11cによりASPサーバ12にアクセスし、管理業務の見積依頼書14及び入札仕様書15を閲覧する。そして、管理会社20の入札に参加する社外業者21a,21b,21cは、それぞれ社外業者端末機11a,11b,11cにより、管理会社20に対して入札に参加する社外業者21a,21b,21cとして登録を行う。また、社外業者21a,21b,21cは、見積依頼書14に設けられた入札価格に関する記入欄に入札価格を記入し工事見積書16とする。また、入札仕様書15に設定された管理業務の仕様記入欄に設けられた設問に回答して工事仕様書17を作成する。この場合、社外業者端末機11a,11b,11cは、見積依頼書14及び入札仕様書15に記入するのではなく、別途ASPサーバ12上に設定された工事見積書16及び工事仕様書17にアプローチして必要事項を記入しても良い。
図2に、ASPサーバ12上に設定された見積依頼書14の書式の1つの実施例を示す。社外業者21a,21b,21cの担当者は、見積依頼書14の日付記入欄、見積金額記入欄、内訳記入欄、及び会社名記入欄を埋めて電子認証34を行い工事見積書16とする。また、図3に、ASPサーバ12上に設定された入札仕様書15の書式の1つの実施例を示す。社外業者21の担当者は、入札仕様書15の日付記入欄、設問欄25に記載された設問に回答する回答欄26、及び会社名記入欄を埋めて電子認証34を行い工事仕様書17とする。そして、管理会社20の担当者は、社外業者21a,21b,21cがASPサーバ12上で作成した工事見積書16及び工事仕様書17を管理会社端末機10から閲覧する。
入札仕様書15の設問欄25には、社外業者21a,21b,21cの管理業務への対応能力を問う、例えば、「社外業者の所在地」、「担当技術者の自宅の住所及び通勤時間」、「担当可能な技術者数」、「夜間管理業務の可否」などの設問が設けられる。また、入札仕様書15の設問欄25には、社外業者21a,21b,21cの管理業務に対する技術力を問う、例えば、「社外業者の過去の実績」、「担当技術者の取得資格」、「担当技術者が保有する特殊技術」、「担当技術者の過去の実績」などの設問が設けられる。但し、この設問は上記の設問に限らない。
図4に、ASPデータセンタ8の各構成要素により設定される社外業者21a,21b,21cの評価点を示す。ASPデータセンタ8は、社外業者端末機11a,11b,11cが作成した管理業務に対する工事見積書16及び工事仕様書17を受領する。そして、対応能力評価点入力手段2が、工事仕様書17に書き込まれた内容から、社外業者21a,21b,21cの管理業務に対する対応能力の評価点を管理会社20の担当者に設定させる。また、技術力評価点入力手段3が、工事仕様書17に書き込まれた内容から、社外業者21a,21b,21cの管理業務に対する技術力の評価点を管理会社20に設定させる。すなわち、対応能力評価点入力手段2は、管理会社20の担当者に、社外業者端末機11a,11b,11cにより入力された工事仕様書17の回答欄26から、例えば、管理業務を行う地域への対応能力、技術者派遣に対する対応能力、夜間管理業務に対する対応能力などを抽出させて判定させる。但し、この対応能力の評価項目はこれらの項目に限らない。そして、本実施例では、対応能力評価点28として、例えば、最も対応能力の高い社外業者21a,21b,21cの評価点を「5」とし、最も対応能力の低い社外業者21の評価点を「1」とする5段階評価を行う。
また、技術力評価点入力手段3は、管理会社20の担当者に、社外業者端末機11a,11b,11cにより入力された工事仕様書17の回答欄26から、例えば、担当技術者に関する取得資格、保有特殊技術、過去の実績などを抽出させて判定させる。但し、この対応能力の評価項目はこれらの項目に限らない。そして、本実施例では、技術力評価点29として、例えば、最も技術力の高い社外業者21の評価点を「5」とし、最も技術力の低い社外業者21の評価点を「1」とする5段階評価を行う。
見積額評価点入力手段19は、社外業者21a,21b,21cが見積依頼書14に基づき作成した工事見積書16について、管理会社20の担当者に、その見積金額記入欄35に記入した見積額の評価点を設定させる。この見積評価点27は、例えば、最も安価な額の社外業者21の評価点を「5」とし、最も高価な額の社外業者21の評価点を「1」とする5段階評価を行う。
トラブル履歴記憶手段4は、社外業者21が受注した過去の管理業務におけるトラブルの履歴をデータとして記憶する。これにより、社外業者21が受注した過去の管理業務におけるトラブルの履歴が反映され、より信頼度の高い社外業者21が選定できる。また、トラブル履歴評価点入力手段6は、管理会社20の担当者に、トラブル履歴記憶手段4に記憶されたデータから、社外業者21のトラブル履歴の評価点を設定させる。
図5に、トラブル履歴評価点入力手段6が判定するトラブル度の基準点の1つの実施例を示す。本実施例では、トラブルを人的トラブル(A)と技術的トラブル(B)に分類し、それぞれの種別ごとに基準点が設定される。人的トラブル(A)とは、その社外業者21又は担当技術者(図示せず)が、発注元22、管理会社20、他の社外業者21、テナント(図示せず)、などとの間で発生させたトラブルをいう。技術的トラブル(B)とは、技術上のミスや未熟さから生じたトラブルをいう。この基準点は、その社外業者21又は担当技術者の責任度合いから最大値(10)及び最小値(1)が規定され、その間の数値が設定される。トラブル履歴評価点入力手段6は、管理会社20の担当者に、社外業者21が過去に発生させたドラブルごとに基準点を選択させる。そして、その基準点の累積値をその社外業者21の実施件数で乗じた数値から、過去のトラブルの発生頻度を数値化して評価する。本実施例では、トラブル履歴評価点30として、例えば、最もトラブルの発生頻度の低い社外業者21の評価点を「5」とし、最もトラブルの発生頻度の低い社外業者21の評価点を「1」とする5段階評価を行う。
信用調査会社23は、初めて登録する社外業者21c(社外業者21a及び21bは過去に登録されているものとする。)に対してその社外業者21cの信用調査を行い、信用調査会社端末機13からASPサーバ12にアプローチし、その結果を信用調査結果36に記入する。ASPデータセンタ8の信用度評価点入力手段18は、管理会社20の担当者に、信用調査が行なわれた社外業者21cに対する信用度の評価点を設定させる。初めて登録する社外業者21cは、発注元22又は管理会社20からクレームを受けたことがないためトラブル履歴評価点30はない。本実施例では、信用度評価点31として、例えば、最も信用度の高い社外業者21の評価点を「5」とし、最も信用度の低い社外業者21の評価点を「1」とする5段階評価を行う。
顧客満足度評価点入力手段7は、発注元22から示された社外業者21a,21b,21cの管理業務の評価を顧客満足度として数値化して顧客満足度評価点32を設定させる。すなわち、発注元22は、発注元端末機9からASPサーバ12上に設定された発注元評価結果37にアプローチし、過去の管理業務における社外業者21a,21b,21cの評価を発注元調査結果37の設問欄に書き込む。この設問欄はチェック式となっていても良い。本実施例では、顧客満足度評価点入力手段7は、顧客満足度評価点32として、例えば、最も顧客満足度の高い社外業者21の評価点を「5」とし、最も顧客満足度の低い社外業者21の評価点を「1」とする5段階評価を行う。
図6に、社外業者選定手段5による社外業者21の自動選定手段の1つの実施例を示す。社外業者選定手段5は、管理会社20の担当者に、見積評価点27、対応能力評価点28、技術力評価点29、トラブル履歴評価点30、信用度評価点31、顧客満足度評価点32について優先度を考慮した優先度係数(α)をかけさせる。そして、優先度係数(α)がかけられた評価点を集計し、集計された総合評価点33の高い順にランキングを作成する。社外業者選定手段5は、このランキングの順位に基づいて発注する社外業者21を自動的に選定する。すなわち、1社のみ選定する場合には、総合点が最高であった社外業者21を選定する。複数の社外業者21を選定する場合には、総合点が上位であった社外業者21から選定していく。
この実施例によると、評価項目についての優先度について、発注元22のニーズに合わせてどのように設定するかが社外業者21の選定に影響する。従って、発注元22の建物の管理業務に関し、発注元22のニーズに合わせた適切な社外業者21を選定して発注することが可能となる。
図7に、社外業者選定手段5による社外業者21の自動選定手段の他の実施例を示す。管理会社20の担当者は、見積評価点27、対応能力評価点28、技術力評価点29、トラブル履歴評価点30、信用度評価点31、顧客満足度評価点32などの評価項目について重要度の高い重要度順(β)を設定する。図7の例では、信用度評価点31を除外し、見積評価点27、顧客満足度評価点32、対応能力評価点28、トラブル履歴評価点30、技術力評価点29の順とする。また、図7の例では、社外業者を21a〜21eの5社とする。そして、社外業者選定手段5は、重要度順(β)に従い、それぞれランキングが最下位の社外業者21を除外していき、発注する社外業者21を絞り込んで自動的に選定する。
この実施例によると、発注元22のニーズに合わせてどの評価項目を重視するかが社外業者21の選定に影響する。従って、発注元22の建物の管理業務に関し、発注元22のニーズに合わせた特色のある社外業者21を選定して発注することが可能となる。
本発明に係る社外業者自動発注システムの1つの実施形態の概略構成を示すブロック図及び説明図である。 ASPサーバ上に設定された見積依頼書の書式の1つの実施例を示す説明図である。 ASPサーバ上に設定された入札仕様書の書式の1つの実施例を示す説明図である。 ASPデータセンタの各構成要素により設定される社外業者の評価点についての説明図である。 トラブル履歴評価点入力手段が判定するトラブル度の基準点の1つの実施例を示す説明図である。 社外業者選定手段による社外業者の自動選定手段の1つの実施例を示す説明図である。 社外業者選定手段による社外業者の自動選定手段の他の実施例を示す説明図である。
符号の説明
1 社外業者自動発注システム、2 対応能力評価点入力手段、3 技術力評価点入力手段、4 トラブル履歴記憶手段、5 社外業者選定手段、6 トラブル履歴評価点入力手段、7 顧客満足度評価点入力手段、8 ASPデータセンタ、9 発注元端末機、10 管理会社端末機、11 社外業者端末機、12 ASPサーバ、13 信用調査会社端末機、14 見積依頼書、15 入札仕様書、16 工事見積書、17 工事仕様書、18 信用度評価点入力手段、19 見積額評価点入力手段、20 管理会社、21 社外業者、22 発注元、23 信用調査会社、24 発注元、25 設問欄、26、回答欄、27 見積評価点、28 対応能力評価点、29 技術力評価点、30 トラブル履歴評価点、31 信用度評価点、32 顧客満足度評価点、33 総合評価点、34 電子認証、35 見積金額記入欄、36 信用調査結果、37 発注元評価結果、50 通信ネットワーク。

Claims (9)

  1. 発注元から建物の管理業務を委託された管理会社の管理会社端末機と、管理会社が行なうその管理業務の入札に参加する複数の社外業者の各社外業者端末機と、管理会社のASPサーバと、が通信ネットワークにより接続され、
    社外業者端末機からASPサーバにアクセスした社外業者がASPサーバ上に設定された見積依頼書に基づき作成した工事見積書について、その見積額の評価点を設定させる見積額評価点入力手段と、
    社外業者端末機からASPサーバにアクセスした社外業者がASPサーバ上に設定された入札仕様書に基づき作成した工事仕様書から、その社外業者の管理業務に対する対応能力の評価点を設定させる対応能力評価点入力手段、及びその工事仕様書から、その社外業者の管理業務に対する技術力の評価点を設定させる技術力評価点入力手段と、
    社外業者が受注した過去の管理業務におけるトラブルの履歴をデータとして記憶するトラブル履歴記憶手段と、
    トラブル履歴記憶手段に記憶されたデータから、社外業者のトラブル履歴の評価点を設定させるトラブル履歴評価点入力手段と、
    各社外業者に対して設定された評価点から管理業務を発注する社外業者を自動的に選定する社外業者選定手段と、
    を備えることを特徴とする社外業者自動発注システム。
  2. 請求項1に記載の社外業者自動発注システムであって、社外業者選定手段は、各評価点にそれぞれ係数をかけさせた数値を集計して社外業者の順位表を作成し、順位表の順位に基づいて管理業務を発注する社外業者を自動的に選定することを特徴とする社外業者自動発注システム。
  3. 請求項1に記載の社外業者自動発注システムであって、社外業者選定手段は、各評価項目に優先順位をつけさせ、優先順位に従って評価項目ごとに順位表を作成し、順位が下位の社外業者を評価項目ごとに除外し、管理業務を発注する社外業者を自動的に選定することを特徴とする社外業者自動発注システム。
  4. 請求項1乃至3のいずれか1に記載の社外業者自動発注システムであって、社外業者は、ASPサーバ上に設定された見積依頼書の記入欄に書き込むことで工事見積書を作成し、ASPサーバ上に設定された入札仕様書に書き込むことで工事仕様書を作成することを特徴とする社外業者自動発注システム。
  5. 請求項1乃至4のいずれか1に記載の社外業者自動発注システムであって、通信ネットワークにより接続され、初めて登録する社外業者に対して行なった信用調査会社による信用調査の結果をASPサーバ上に設定された書式に書き込ませる信用調査会社端末機と、信用度評価点入力手段と、をさらに備え、信用度評価点入力手段は、信用調査が行なわれた社外業者に対する信用度の評価点を設定させることを特徴とする社外業者自動発注システム。
  6. 請求項1乃至5のいずれか1に記載の社外業者自動発注システムであって、通信ネットワークにより接続され、発注元が発注した管理業務を実施した社外業者の評価結果を、発注元にASPサーバ上に設定された書式に書き込ませる発注元端末機と、顧客満足度評価点入力手段と、をさらに備え、顧客満足度評価点入力手段は、その社外業者の評価結果から顧客満足度の評価点を設定させることを特徴とする社外業者自動発注システム。
  7. 請求項1乃至6のいずれか1に記載の社外業者自動発注システムであって、トラブル履歴評価点入力手段は、トラブル履歴を人的トラブルと技術的トラブルに分類してトラブル度の基準点を設定し、その基準点の最大値と最小値との間の数値から選択させ、その結果からトラブル履歴評価点を設定させることを特徴とする社外業者自動発注システム。
  8. 請求項1乃至7のいずれか1に記載の社外業者自動発注システムであって、対応能力評価点入力手段は、工事仕様書の内容から、管理業務を行う地域への対応能力、技術者派遣に対する対応能力、及び夜間管理業務に対する対応能力を判定させ、社外業者の対応能力の評価点を入力させることを特徴とする社外業者自動発注システム。
  9. 請求項1乃至8のいずれか1に記載の社外業者自動発注システムであって、技術力評価点入力手段は、工事仕様書の内容から、技術者の取得資格、及び保有する特殊技術を判定させ、社外業者の技術力の評価点を入力させることを特徴とする社外業者自動発注システム。
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