JP2009237879A - 送信メール監視システム及び送信メール監視プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザに煩雑な操作を課すことなく、送信先の端末において添付されたファイルが有効に操作されないといった事態を防止する。
【解決手段】添付ファイル情報及び送信先アドレス情報を取得するメール情報取得部１１と、添付ファイル情報に基づいてファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定するアプリ特定部１４と、メールアドレスとユーザ識別情報とを関連付けて記録するユーザ情報記録部１２と、送信先のユーザ識別情報を特定するユーザ特定部１３と、端末２におけるユーザの操作の履歴を操作ログ情報として記録する操作ログ情報記録部１７と、ユーザ識別情報に基づいてメールの送信先のユーザに関する操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に基づいてユーザによるアプリケーションの利用形態を判定する利用形態判定部１６と、判定結果に応じた制御を行う制御部１８とを備えた。
【選択図】図２

Description

本発明は、端末から送信されるメールを監視する送信メール監視技術に関する。

近年、メールに添付ファイルを添付して送信するユーザが増加している。また、添付ファイルの種類も文字データに限らず、画像データや音楽データなどと多様になっており、送信先の端末のユーザによっては当該ファイルの操作方法が分からない場合や、端末に当該ファイルを操作するのに必要なアプリケーションが備えられていない場合などがある。このため、送信先のユーザは、操作できない添付ファイルを受信しなければならない場合が生じていた。

例えば、特許文献１には、上述の問題点を解決するための技術として、情報端末装置において、ファイルを添付したメールを送信する際に、送信先の端末で操作することができないファイルが添付されていた場合には、当該ファイルを削除してからメールを送信する技術が記載されている。この情報端末装置は、添付ファイル情報記憶部を備え、ユーザが予め送信先の端末において操作可能なファイルの拡張子を登録しておくことにより、当該拡張子に基づいてファイルが送信先の端末で操作可能かどうかを判定する。そして、添付ファイルが送信先の端末で操作不可能であると判定された場合には、ファイルを削除してからメールを送信する。

特開２００３−１９６２１９号公報（例えば、０００６段落、００２９段落、００３３段落）

しかし、上述の技術では、ユーザ自身が添付ファイル情報記憶部に送信先の端末で操作可能なファイルの識別情報を登録する必要があり、操作が煩雑であった。また、端末で操作可能なファイルは、例えばアプリケーションのインストールやアンインストール等の前後によって変化するので、添付ファイル情報記憶部に登録された内容と実際に操作可能なファイルとが一致しない場合が生じていた。さらに、送信先の端末において当該ファイルが操作可能であったとしても、ユーザが一度も起動したことが無かったり、使用方法が適切でなかった場合には、必ずしも添付されたファイルが有効に操作されていない場合が生じるという問題があった。

本発明は、上述の問題に鑑みてなされたものであり、ユーザに煩雑な操作を課すことなく、送信先の端末において添付されたファイルが有効に操作されないといった事態を防止することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明に係る端末から送信されるメールを監視する送信メール監視システムは、前記メールに添付されるファイルに関する添付ファイル情報及び前記メールの送信先アドレス情報を取得するメール情報取得部と、前記添付ファイル情報に基づいて当該ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定するアプリ特定部と、メールアドレスと当該メールアドレスを有するユーザのユーザ識別情報とを関連付けて記録するユーザ情報記録部と、前記ユーザ情報記録部に記録されたメールアドレスと前記メールの送信先のメールアドレスとに基づいて送信先のユーザのユーザ識別情報を特定するユーザ特定部と、端末におけるユーザの操作の履歴を操作ログ情報として記録する操作ログ情報記録部と、前記ユーザ識別情報に基づいて前記メールの送信先のユーザに関する操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に基づいて当該ユーザによる前記アプリケーションの利用形態を判定する利用形態判定部と、前記利用形態判定部による判定結果に応じた制御を行う制御部とを備えた。

このような特徴構成とすれば、メールにファイルを添付して送信する場合に、送信先のユーザの操作ログ情報に基づき、送信先のユーザにおけるファイルを使用する際に必要なアプリケーションの利用形態を判定し、例えば、判定結果に応じたメッセージや操作マニュアルをメールに追加するなど、判定結果に応じた適切な制御を行うことができる。このため、送信先の端末において添付されたファイルが有効に操作されないといった事態を防止することができる。また、従来のように、送信先のユーザが、送信元のユーザが使用できるアプリケーションを登録する必要がないので、ユーザに煩雑な操作を課すことがない。上述の結果、ユーザに煩雑な操作を課すことなく、送信先の端末において添付されたファイルが有効に操作されないといった事態を防止することができる。

前記アプリ特定部によるアプリケーションの特定は、種々の態様が可能であるが、前記アプリ特定部が、前記操作ログ情報記録部に記録された操作ログ情報に基づいて、前記ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定すると好適である。

本特徴構成のように、操作ログ情報記録部に記録された操作ログ情報に基づいて、ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定することにより、別にファイルと当該ファイルを使用するために必要なアプリケーションとを関連付けて記録する必要がない。このため、システムの簡素化を図ることができる。

また、上記課題を解決するために、メールアドレスと当該メールアドレスを有するユーザのユーザ識別情報とを関連付けて記録するユーザ情報記録部を備え、送信されるメールを監視する送信メール監視システムのための送信メール監視プログラムにおいて、前記メールに添付されるファイルに関する添付ファイル情報及び前記メールの送信先アドレス情報を取得するメール情報取得機能と、前記添付ファイル情報に基づいて当該ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定するアプリ特定機能と、前記ユーザ情報記録部に記録されたメールアドレスと前記メールの送信先のメールアドレスとに基づいて送信先のユーザのユーザ識別情報を特定するユーザ特定機能と、端末におけるユーザの操作の履歴を操作ログ情報として記録する操作ログ情報記録機能と、前記ユーザ識別情報に基づいて前記メールの送信先のユーザに関する操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に基づいて当該ユーザによる前記アプリケーションの利用形態を判定する利用形態判定機能と、前記利用形態判定部による判定結果に応じた制御を行う制御機能とをコンピュータに実現させる。この送信メール監視プログラムについても、本発明に係る送信メール監視システムと同様の作用効果を奏するものであり、上述した付加的構成を備えることもできる。

［第一実施形態］
以下、本発明に係る送信メール監視システムの実施形態を図面に基づいて説明する。図１は、本実施形態における送信メール監視システムを備えたネットワークを示す図である。送信メールとしてのサーバ１と、クライアント端末２（以下、単に「端末２」とも称する）とが、ネットワーク３を介して接続されている。このネットワーク３は、企業や学校等の限られた施設内において情報を物理的に送るケーブルと、ＬＡＮスイッチやハブ等でなる中継機器を備えたＣＳＭＡ／ＣＤ（Carrier Sense Multiple Access with Collision Detection）方式のイーサネット（Ethernet）（商標）型のＬＡＮとして構成されたものである。なお、このネットワーク３としてイーサネット型のＬＡＮ以外に、インターネットの技術を用いたイントラネットで構築されたものや、ＷＡＮ（Wide Area Network）の技術によって構築されるものでも良い。

サーバ１は、汎用コンピュータ１ａで構成されており、必要に応じてディスプレイ１ｂ、入力機器（キーボード１ｃ、マウス１ｄなど）を備えた構成とすることができる。また、端末２は、コンピュータ本体２ａ、ディスプレイ２ｂ、入力機器（キーボード２ｃ、マウス２ｄなど）等を備えて構成される。

図２は、本発明に係る送信メール監視システムの構成を模式的に示したブロック図である。この実施形態において、送信メール監視システムの各機能部はサーバ１に備えられている。図２に示されるように、この送信メール監視システムは、ネットワークインターフェイス３１、メール検知部２０、メール情報取得部１１、ファイル記録部１５、アプリ特定部１４、ユーザ情報記録部１２、ユーザ特定部１３、操作ログ情報記録部１７、利用形態判定部１６、制御記録部１９、制御部１８の各機能部を備える。この送信メール監視システムは、ＣＰＵを中核部材として、上述の各機能部がハードウエア又はソフトウエア或いはその両方で構築されている。以下、この送信メール監視システムの各部の構成について説明する。

メール検知部２０は、メールに関する操作を監視して、所定の条件を満たすか否かを判定する。所定の条件を満たしている場合には、メールに関する操作からメール情報を取得して、メール情報取得部１１に通知する。ここで、所定条件とは添付ファイルが添付されたメールの送信に関する操作を検知するための条件であり、例えば、既にファイルが添付されるとともに送信先のメールアドレスが設定された状態でメールの送信操作を検知することが挙げられる。また、所定条件は、これ以外にも、例えば、既に添付ファイルが添付された状態で送信先のメールアドレスの設定操作が行われることや、送信先のメールアドレスが既に設定された状態で、添付ファイルの添付操作が行われることなど、添付ファイルが添付されたメールの送信に関する操作を検知するための条件であれば種々に設定可能である。なお、メール検知部２０は端末２に設けてもよい。また、メール検知部２０は必ずしも設ける必要が無く、送信元の端末のユーザが、メールの送信に先立ち、後述するメール情報取得部１１に対して、送信先のメールアドレスと添付ファイルのファイル名とを通知するようにしてもよい。

メール情報取得部１１は、送信されるメールに関するメール情報を取得する。メール情報には、メールの送信元の端末識別情報、当該メール情報が作成された日時を示す日時情報、メールの送信元のユーザのユーザ識別情報、メールの送信元のユーザのメールアドレス、メールの送信先のユーザのメールアドレス、メールに添付されるファイルに関する添付ファイル情報などが含まれる。ユーザ識別情報は、ログイン名、ユーザＩＤなどのユーザを一意に識別可能な情報である。端末識別情報は、端末名、端末ＩＤ、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレスなどの端末２を一意に識別可能な情報である。添付ファイル情報には、添付ファイルのファイル名が含まれている。図４は上述のメール情報の一例を示す図である。図４に示すメール情報は、端末識別情報として端末名「ABC12345678」、ユーザ識別情報としてログイン名「aozora」、送信先アドレス「kaisei@abcdef.net」、添付ファイル情報としてファイル名「プレゼン.ppt」を含んでいる。つまり、ログイン名「aozora」を有するユーザが、端末名「ABC12345678」を有する端末２から、メールアドレス「kaisei@abcdef.net」を有するユーザに対して、ファイル名「プレゼン.ppt」を有するファイルを添付してメールを送信する際のメール情報である。メール情報取得部１１は、取得したメール情報をアプリ特定部１４及びユーザ特定部１３に送信する。

なお、上述では、メール情報取得部１１が、メール情報として、送信元の端末識別情報、日時情報、送信元のユーザのユーザ識別情報、送信元のユーザのメールアドレス、送信先のユーザのメールアドレス、添付ファイル情報を同時に取得しているが、これに限られるものではない。例えば、送信元のユーザの操作に基づき、当該ユーザがメールに添付ファイルを添付した時点で添付ファイル情報を取得し、送信先のメールアドレスを入力若しくは選択した時点で送信先のユーザのメールアドレスを取得するなど、各情報を逐次取得してもよい。また、送信先のメールアドレスの入力若しくは選択の後に添付ファイルが添付される場合も同様である。

ファイル記録部１５は、ファイルの拡張子と当該拡張子を有するファイルを操作するために必要なアプリケーションとを関連付けて記録する。図５にファイル記録部１５の一例を示す。このファイル記録部１５には、アプリケーション名「ワープロソフトＡ」と拡張子「.doc」、「.docx」とが、アプリケーション名「表計算ソフトＢ」と拡張子「.xls」、「.csv」とが、アプリケーション名「プレゼンソフトＣ」と拡張子「.ppt」、「.pot」とが関連付けられて記録されている。つまり、ファイル名に拡張子「.doc」若しくは「.docx」を含むファイルの操作に必要なアプリケーションはワープロソフトＡであり、ファイル名に拡張子「.xls」若しくは「.csv」を含むファイルの操作に必要なアプリケーションは表計算ソフトＢであり、ファイル名に拡張子「.ppt」若しくは「.pot」を含むファイルの操作に必要なアプリケーションはプレゼンソフトＣであることを示している。この実施形態では、ファイル記録部１５は、サーバ１に設けられていて、上述のようにアプリケーション名と拡張子とが一般的な情報として関連付けて記憶されている。

なお、ファイル記録部１５は端末２に設けてもよい。この場合、ファイル記録部１５には、アプリケーション名と拡張子とがユーザが任意に設定した情報として、或いは、アプリケーションのインストール時に自動的に設定された情報として関連付けて記憶されている。つまり、例えば端末２によっては、拡張子「.doc」と関連付けて「ワープロソフトＡ」ではなく、「ワープロソフトＤ」が記録されている場合がある。この端末２においては、拡張子「.doc」を有するファイルを開くと「ワープロソフトＡ」ではなく、「ワープロソフトＤ」が起動される。従って、送信元の端末２と送信先の端末２とで、アプリケーション名と拡張子との関連付けが異なる場合には、後述するアプリ特定部１４は、送信先の端末２の関連付けを優先してアプリケーションを特定してもよい。

アプリ特定部１４は、メール情報取得部１１からメール情報を取得し、当該メール情報に含まれる添付ファイル情報に基づいて、当該ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定する。つまり、アプリ特定部１４は、ファイル名に含まれる拡張子に基づいて、ファイル記録部１５を照会して、当該ファイルを操作するために必要なアプリケーションを特定する。アプリ特定部１４は、特定されたアプリケーション名を利用形態判定部１６に送信する。

ユーザ情報記録部１２は、メールアドレスと当該メールアドレスを有するユーザのユーザ識別情報とを関連付けて記録する。図６に示す例では、メールアドレス「aozora@abcdef.net」とユーザ識別情報としてのログイン名「aozora」と、メールアドレス「kaisei@abcdef.net」とユーザ識別情報としてのログイン名「kaisei」とが、夫々、関連付けられて記録されている。

ユーザ特定部１３は、メール情報取得部１１からメール情報を取得し、当該メール情報に含まれる送信先のメールアドレスとユーザ情報記録部１２に記録されたメールアドレスとに基づいて、送信先のユーザのユーザ識別情報を特定する。つまり、ユーザ特定部１３は、取得したメール情報に含まれる送信先のメールアドレスに基づいて、ユーザ情報記録部１２を照会して、当該メールアドレスと関連付けて記録されたログイン名を、送信先のユーザのログイン名として特定する。ユーザ特定部１３は、特定されたログイン名を利用形態判定部１６に送信する。

操作ログ情報記録部１７は、端末２におけるユーザの操作の履歴を操作ログ情報として記録する。操作ログ情報は、端末２におけるユーザの操作を示す履歴である。操作ログ情報には、当該操作が行われた日時を示す日時情報、端末識別情報、ユーザ識別情報、操作内容、操作対象などが含まれる。
図７は、操作ログ情報記録部１７における操作ログの記録の態様の一例を示す。図７の例では、操作ログ情報は、端末識別情報としての端末名、ユーザ識別情報としてのログイン名、操作内容、操作対象としてのアプリケーション名及びファイル名を含む。

利用形態判定部１６は、ユーザ識別情報に基づいてメールの送信先のユーザに関する操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に基づいて当該ユーザによるアプリケーションの利用形態を判定する。つまり、利用形態判定部１６は、ユーザ特定部１３から送信先のユーザのユーザ識別情報を取得するとともに、アプリ特定部１４からアプリケーション名を取得し、取得したユーザ識別情報及びアプリケーション名に基づいて、操作ログ情報記録部１７を照会してユーザによるアプリケーションの利用形態を判定する。判定の一例としては、例えば、操作ログ情報に基づいて、当該ユーザの当該アプリケーションの操作の習熟度を判定することが挙げられる。この習熟度の判定において、例えば操作ログ情報記録部１７に操作対象として当該アプリケーション名を含む操作ログ情報が保存されていない場合には、当該ユーザを「初心者」と判定する。操作対象として当該アプリケーション名を含む操作ログ情報は保存されているが、当該操作ログ情報の中に操作内容が「保存」である操作ログ情報がない場合には、当該ユーザを「中級者」と判定する。また、操作対象として当該アプリケーション名を含み且つ、操作内容が「保存」である操作ログ情報がある場合には、「上級者」と判定する。

なお、利用形態判定部１６は、上述以外にも例えば、アプリケーションの起動時間に基づいて利用形態を判定してもよい。この場合、利用形態判定部１６は、操作ログ情報の操作内容に、アプリケーションの起動開始時間及び起動終了時間を含ませ、それらから起動時間を算出し、その累積時間から利用形態を判定する。また、利用形態判定部１６は、アプリケーションの起動回数に基づいて利用形態を判定してもよい。この場合、利用形態判定部１６は、操作ログ情報からアプリケーションの起動回数をカウントし、その回数から利用形態を判定する。また、利用形態判定部１６は、アプリケーションで印刷を行ったことがあるか否かまたは、印刷の回数に基づいて利用形態を判定してもよい。この場合、利用形態判定部１６は、操作ログ情報からアプリケーションからの印刷回数をカウントし、その回数から利用形態を判定する。また、利用形態判定部１６は、アプリケーションで使用したことのある機能の数に基づいて利用形態を判定してもよい。この場合、利用形態判定部１６は、操作ログ情報から使用した機能の種類をカウントし、その機能の種類の数から利用形態を判定する。利用形態判定部１６は、上述のどれか一つから利用形態を判定してもよいし、組み合わせて判定してもよい。また、これら以外の方法で利用形態を判定してもよい。

制御記録部１９は、利用形態に応じた制御の内容を記録している。例えば、後述する制御部１８による制御として、メールの本文にユーザの利用形態に応じたメッセージを追加して送信する場合には、制御記録部１９には、利用形態と当該利用形態に応じて追加するメッセージとが、関連付けられて記録されている。図８に、メールに追加するメッセージの記録内容の一例を示す。例えば、「△△のファイルが添付されています。」というメッセージと、「初心者」、「中級者」、「上級者」とが関連付けて記録されている。また、「△△の操作方法は、添付のマニュアルを参照してください。」というメッセージと「初級者」、「中級者」とが関連付けられて記録されている。また、「ダブルクリックすると添付ファイルが開きます。」というメッセージと「初心者」とが関連付けられて記録されている。また、「添付ファイルを開くことができない場合には、アプリケーションのインストールを行ってください。」というメッセージと「初心者」とが関連付けて記録されている。ここで、△△は、アプリケーション名を示すが、上述のメッセージが、アプリケーショ名の部分を空欄とした雛形として記録されている。なお、予め、△△の部分にアプリケーション名を入れられたメッセージが、アプリケーションごとに記録されていてもよい。この場合は、アプリケーションごとにメッセージの内容を変えることも可能である。なお、上述の制御記録部１９は必ずしも設ける必要はなく、後述する制御部１８に利用形態に応じた制御内容を記録しておいてもよい。

後述するように、メール本文に「△△の操作方法は、添付のマニュアルを参照してください。」というメッセージが追加される場合には、このメッセージに加えて、対応するアプリケーションの操作マニュアルが追加される。このマニュアルについては、制御記録部１９に記録されていてもよく、あるいは、制御記録部１９とは別にマニュアル記録部（図示せず）が設けられ、マニュアル記録部にマニュアルが記録されていてもよい。これらのマニュアルは、アプリケーションごとに関連付けられて記録されている。

制御部１８は、利用形態判定部１６による判定結果に応じた制御を行う。つまり、制御部１８は、利用形態判定部１６から判定結果を取得するとともに、制御記録部１９から当該判定結果と関連付けられたメッセージを取得し、当該メッセージをメール本文に追加する処理を行う。このとき、取得したメッセージが、アプリケーション名を空欄にした雛形である場合には、当該空欄の部分に、制御部１８が取得したアプリケーション名を追加するとよい。また、メール本文に「△△の操作方法は、添付のマニュアルを参照してください。」というメッセージが追加される場合、制御部１８は、アプリケーションのマニュアルをメールに追加する制御を行う。マニュアルは添付ファイルでメールに添付してもよく、メール本文に追加してもよい。なお、直接、メールにマニュアルを追加するのではなく、メールにオンラインヘルプなどのマニュアルのリンクを追加してもよい。この場合、「△△の操作方法は、添付のマニュアルを参照してください。」というメッセージに変えて、「ＵＲＬをクリックしてオンラインヘルプを参照してください。」というメッセージが追加される。

次に、図３に基づいて、この送信メール監視システムにおける送信メール監視の処理の流れについて説明する。ここでは、上述したように、ログイン名「aozora」を有するユーザが、端末名「ABC12345678」を有する端末２から、メールアドレス「kaisei@abcdif.net」を有するユーザに対して、ファイル名「プレゼン.ppt」を有するファイルを添付してメールを送信する場合（図４を参照）を例に説明する。メール検知部２０は、メールに関する操作を監視し（♯０１）、その操作が所定の条件を満たすか否かを判定する（♯０２）。所定の条件を満たしている場合には、メールに関する操作からメール情報を取得して、メール情報取得部に通知する（♯０２のＹｅｓ分岐）。ここで、所定の条件とは添付ファイルが添付されたメールの送信に関する操作を検知するための条件であり、例えば、既にファイルが添付されるとともに送信先のメールアドレスが設定された状態でメールの送信操作を検知することが挙げられる。また、所定条件は、これ以外にも、例えば、既に添付ファイルが添付された状態で送信先のメールアドレスの設定操作が行われることや、送信先のメールアドレスが既に設定された状態で、添付ファイルの添付操作が行われることなど、添付ファイルが添付されたメールの送信に関する操作を検知するための条件であれば種々に設定可能である。なお、メール検知部２０は端末２に設けてもよい。また、メール検知部２０は必ずしも設ける必要が無く、送信元の端末のユーザが、メールの送信に先立ち、後述するメール情報取得部１１に対して、送信先のメールアドレスと添付ファイルのファイル名とを通知するようにしてもよい。

メール情報取得部１１は、メール検知部２０からメール情報を取得する（♯０３）。メール情報取得部１１は、メール情報取得部１１は、取得したメール情報をユーザ特定部１３及びアプリ特定部１４に送信する。

ユーザ特定部１３は、メール情報を取得すると、取得したメール情報に基づいて送信先のユーザを特定する。ユーザ特定部１３は、取得したメール情報に含まれる送信先のメールアドレスを抽出し、当該メールアドレスを検索条件としてユーザ情報記録部１２を照会して、当該メールアドレスと関連付けて記録されたユーザ識別情報を取得する（♯０４）。取得されたユーザ識別情報は、利用形態判定部１６に送信される。上述の例の場合、ユーザ特定部１３は、メール情報に含まれる送信先のメールアドレス「kaisei@abcdef.net」を抽出し、このメールアドレスをキーとしてユーザ情報記録部１２を照会する。図６に示すように、ユーザ情報記録部１２には、メールアドレス「kaisei@abcdef.net」と関連付けてログイン名「kaisei」が記録されているので、ユーザ特定部１３はログイン名「kaisei」を取得する。取得されたユーザ識別情報は、利用形態判定部１６に送信される。

アプリ特定部１４は、メール情報を取得すると、取得したメール情報に基づいて添付ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定する（♯０５）。アプリ特定部１４は、取得したメール情報に含まれる添付ファイル情報を抽出し、当該添付ファイル情報に含まれる拡張子を検索条件としてファイル記録部１５を参照して、当該拡張子と関連付けて記録されているアプリケーション名を取得する。上述の例の場合、アプリ特定部１４は、メール情報に含まれる添付ファイル情報「プレゼン.ppt」を抽出し、拡張子「.ppt」を検索条件としてファイル記録部１５を照会する。図５に示すように、ファイル記録部１５には、拡張子「.ppt」と関連付けてアプリケーション名「プレゼンソフトＣ」が記録されているので、アプリ特定部１４はアプリケーション名「プレゼンソフトＣ」を取得する。取得されたアプリケーション名は、利用形態判定部１６に送信される。

なお、上述のユーザ特定部１３によるユーザを特定する処理と、アプリ特定部１４によるアプリケーションを特定する処理とは、必ずしも上述の順序で行う必要はなく、アプリ特定部１４によるアプリケーションを特定する処理の後に、ユーザ特定部１３によるユーザを特定する処理を行ってもよい。また、これらの処理を同時並行的に行ってもよい。ただし、ファイル記録部１５を端末２に設けた場合は、上述のようにファイル記録部１５には、ユーザごとに拡張子とアプリケーション名とが関連付けて記録される場合があり、この場合は、ユーザを特定した後にアプリケーションを特定する。

利用形態判定部１６は、ユーザ特定部１３からユーザ識別情報を取得し、アプリ特定部１４からアプリケーション名を取得すると、ユーザの当該アプリケーションについての利用形態を判定する（♯０６）。利用形態判定部１６は、取得したユーザ識別情報及びアプリケーション名を検索条件として操作ログ情報記録部１７を照会して、当該ユーザ識別情報及び当該アプリケーション名を含む操作ログ情報を抽出し、抽出されたログ情報に基づいて、ユーザの当該アプリケーションについての利用形態を判定する。上述の例の場合、利用形態判定部１６は、ログイン名「kaisei」及びアプリケーション名「プレゼンソフトＣ」を検索条件として、操作ログ情報記録部１７を照会する。図７に示すように、操作ログ情報記録部１７には、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の操作ログ情報として、アプリケーション名「プレゼンソフトＣ」を含むものは記録されていない。したがって、利用形態判定部１６は、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の利用形態を「初心者」と判定する。この判定結果は、制御部１８に送信される。

制御部１８は、判定結果を取得すると、判定結果に応じた制御を実行する（♯０７）。制御部１８は、判定結果を取得すると、取得した判定結果に基づいて制御記録部１９を照会して、判定結果に応じた制御内容を取得し、当該制御内容に応じた処理を実行する。つまり、メール本文に判定結果に応じたメッセージを追加する制御を実行する。上述の例の場合、利用形態判定部１６による判定結果は「初心者」である。したがって、制御部１８は、制御記録部１９から、「プレゼンソフトＣのファイルが添付されています。」「プレゼンソフトＣの操作方法は、添付のマニュアルを参照してください。」「ダブルクリックすると添付ファイルが開きます。」「添付ファイルを開くことができない場合には、アプリケーションのインストールを行ってください。」というメッセージを取得し、当該メッセージをメール本文に追加する処理を実行する（図８を参照）。なお、上述したように、制御記録部１９に記録されたメッセージが、アプリケーション名が空欄になっている雛形である場合には、制御部１８は、判定結果とともに、アプリケーション名を取得して、雛形に当該アプリケーション名を追加する処理を実行する。また、制御部１８は、メールにプレゼンソフトＣのマニュアルを追加する制御を実行する。

なお、上述の処理の流れでは、アプリ特定部１４により特定されるアプリケーション名が「プレゼンソフトＣ」である場合を例に説明したがこれに限られるものではない。例えば、メール情報に添付ファイル情報として、「企画書.doc」が含まれる場合、図５に示すように、ファイル記録部１５には、拡張子「.doc」と関連付けてアプリケーション名「ワープロソフトＡ」が記録されているので、アプリ特定部１４はアプリケーション名「ワープロソフトＡ」を取得する。

利用形態判定部１６は、ログイン名「kaisei」及びアプリケーション名「ワープロソフトＡ」を検索条件として、操作ログ情報記録部１７を照会する。操作ログ情報記録部１７（図７を参照）に記録された、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の操作ログ情報として、アプリケーション名「プレゼンソフトＡ」を含むＮｏ．１〜Ｎｏ．８の操作ログ情報が抽出される。さらに、抽出された操作ログ情報には、操作内容として「保存」を含む操作ログ情報（Ｎｏ．３，６，７）が存在する。したがって、利用形態判定部１６は、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の利用形態を「上級者」と判定する。この判定結果は、制御部１８に送信される。

この場合、利用形態判定部１６による利用形態の判定結果は「上級者」である。したがって、制御部１８は、制御記録部１９から、「プレゼンソフトＣのファイルが添付されています。」というメッセージを取得し、当該メッセージをメール本文に追加する処理を実行する。その他の処理の流れは上述の場合と同様である。

また、例えば、メール情報に添付ファイル情報として、「社員名簿.xls」が含まれる場合、図５に示すように、ファイル記録部１５には、拡張子「.xls」と関連付けてアプリケーション名「表計算ソフトＢ」が記録されているので、アプリ特定部１４はアプリケーション名「表計算ソフトＢ」を取得する。

利用形態判定部１６は、ログイン名「kaisei」及びアプリケーション名「表計算ソフトＢ」を検索条件として、操作ログ情報記録部１７を照会する。操作ログ情報記録部１７（図７を参照）に記録された、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の操作ログ情報として、アプリケーション名「表計算ソフトＢ」を含むＮｏ．９〜Ｎｏ．１１の操作ログ情報が抽出される。しかし、抽出された操作ログ情報には、操作内容として「保存」含む操作ログ情報が存在しない。したがって、利用形態判定部１６は、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の利用形態を「中級者」と判定する。この判定結果は、制御部１８に送信される。

この場合、利用形態判定部１６による利用形態の判定結果は「中級者」である。したがって、制御部１８は、制御記録部１９から、「表計算ソフトＢのファイルが添付されています。」「表計算ソフトＢの操作方法は、添付のマニュアルを参照してください。」というメッセージを取得し、当該メッセージをメール本文に追加する処理を実行する。また、制御部１８はメールに表計算ソフトＢのマニュアルを追加する制御を実行する。その他の処理の流れは上述の場合と同様である。

なお、上述の例では、メールに一つの添付ファイルが添付される場合を例に説明したが、複数の添付ファイルが添付されてもよい。この場合、アプリケーションごとに、送信先のユーザの利用形態を判定し、アプリケーションごとに処理を実行するとよい。つまり、制御部１８による制御が、メール本文への利用形態に応じたメッセージの追加である場合、アプリケーションごとに、利用形態に応じたメッセージを追加するとよい。

［第二実施形態］
図８は、本発明に係る送信メール監視システムを示す機能ブロック図である。図９に示すように、この実施形態に係る送信メール監視システムは、ファイル記録部１５を備えない点で第一実施形態に係る送信メール監視システムとは異なる。以下、相違点を中心に説明する。

この実施形態において、アプリ特定部１４は、操作ログ情報記録部１７に記録された操作ログ情報に基づいて、添付ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定する。つまり、アプリ特定部１４は、メール情報を取得すると、取得したメール情報に含まれる添付ファイル情報（ファイル名）を抽出し、当該ファイル名を検索条件として操作ログ情報記録部１７を照会して、当該ファイル名を含む操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に含まれるアプリケーション名を取得する。上述の例の場合、アプリ特定部１４は、メール情報に含まれる添付ファイル情報（ファイル名）「プレゼン.ppt」を検索条件として操作ログ情報記録部１７を照会し、ファイル名として「プレゼン.ppt」を含む操作ログ情報が抽出される。照会は、送信先のユーザの操作ログ情報のみならず、その他のユーザの操作ログ情報についても行われる。この場合、送信先のユーザ（ログイン名「kaisei」を有するユーザ）の操作ログ情報に、ファイル名として「プレゼン.ppt」を含む操作ログ情報は存在しないが、例えば、送信元のユーザ（ログイン名「aozora」を有するユーザ）など、他のユーザの操作ログ情報が抽出される。アプリ特定部１４は、抽出された操作ログ情報に含まれるアプリケーション名「プレゼンソフトＣ」を取得する。このように、添付ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定する。

なお、上述のように、ファイル名全体を検索条件として操作ログ情報記録部１７を照会するのではなく、ファイル名に含まれる拡張子を検索条件として操作ログ情報記録部１７を照会してもよい。このようにすることにより、例えばサーバ１で管理されていない端末２からメールが送信された場合など、操作ログ情報記録部１７に、添付ファイルと完全に同一のファイル名を含む操作ログ情報が記録されていない場合であっても、添付ファイルの使用に必要なアプリケーションを特定することができる。

その他の機能部の機能及び処理の流れについては、上述の第一実施形態と同様であるので、説明を省略する。

［第三実施形態］
図１０は、本発明の第三実施形態に係る送信メール監視システムを示す機能ブロック図である。図１０に示すように、この実施形態に係る送信メール監視システムは、上述の第一実施形態に係る送信メール監視システムが備える各機能部のうち、操作ログ情報記録部１７と利用形態判定部１６とが、端末２に備えられている点で、第一実施形態に係る送信メール監視システムとは異なる。ここで、夫々の端末２は、送信元の端末２及び送信先の端末２の何れの端末２にもなり得るので、夫々の端末２は、上述の各機能部を備え、送信先の端末２となった場合にこれらの機能部が機能を発揮する。なお、ユーザ情報記録部１２は、サーバ１に設けてもよいし端末２に設けてもよい。また、このように、各機能部をサーバ１と端末２とに分散して備える場合も、上述の第二実施形態のように、ファイル記録部１５を設けることなく、アプリ特定部１４が操作ログ情報記録部１７に記録された操作ログ情報に基づいてアプリケーションを特定してもよい。各機能部の機能及び処理の流れは、上述の第一実施形態若しくは第二実施形態と同様であるので、説明は省略する。

［第四実施形態］
図１１は、本発明の第四実施形態に係る送信メール監視システムを示す機能ブロック図である。図１１に示すように、この実施形態に係る送信メール監視システムは、上述の第一実施形態に係る送信メール監視システムが備える各機能部のうち、メール情報取得部１１、アプリ特定部１４、ファイル記録部１５、ユーザ特定部１３、ユーザ情報記録部１２、制御部１８、及び制御記録部１９が、メールの送信元の端末２に備えられている点で、第一実施形態に係る送信メール監視システムとは異なる。ここで、夫々の端末２は、送信元の端末２及び送信先の端末２の何れの端末２にもなり得るので、夫々の端末２は、上述の各機能部を備え、送信元の端末２となった場合にこれらの機能部が機能を発揮する。なお、ユーザ情報記録部１２は、サーバ１に設けてもよいし端末２に設けてもよい。また、このように、各機能部をサーバ１と端末２とに分散して備える場合も、上述の第二実施形態のように、ファイル記録部１５を設けることなく、アプリ特定部１４が操作ログ情報記録部１７に記録された操作ログ情報に基づいてアプリケーションを特定してもよい。各機能部の機能及び処理の流れは、上述の第一実施形態若しくは第二実施形態と同様であるので、説明は省略する。

［第五実施形態］
図１２は、本発明の第五実施形態に係る送信メール監視システムを示す機能ブロック図である。図１２に示すように、この実施形態では、上述の第一実施形態に係る送信メール監視システムが備える各機能部が、メールの送信元の端末２及びメールの送信先の端末２に振り分けて設けられている点で、第一実施形態に係る送信メール監視システムとは異なる。この実施形態において、送信元の端末２は、メール情報取得部１１、アプリ特定部１４、ファイル記録部１５、ユーザ特定部１３、ユーザ情報記録部１２、制御部１８、及び制御記録部１９を備える。一方、送信先の端末２は、ここで、夫々の端末２は、送信元の端末２及び送信先の端末２の何れの端末２にもなり得るので、夫々の端末２は、上述の送信元の端末２が備える各機能部及び送信先の端末２が備える各機能部を備え、送信元の端末２となった場合には送信元の端末２が備える各機能部が機能を発揮し、送信先の端末２となった場合には送信先の端末２が備える各機能部が機能を発揮する。また、この実施形態においても、上述の第二実施形態のように、ファイル記録部１５を設けることなく、アプリ特定部１４が操作ログ情報記録部１７に記録された操作ログ情報に基づいてアプリケーションを特定してもよい。各機能部の機能及び処理の流れは、上述の第一実施形態若しくは第二実施形態と同様であるので、説明は省略する。

［その他の実施形態］
（１）上述の実施形態では、利用形態の例として「初心者」、「中級者」、「上級者」の３段階の習熟度を例に説明したが、習熟度は、２段階であってもよく、３段階より多くてもよい。また、利用形態は、習熟度のように序列を示すものではなく、単に同一のもしくは類似した利用の態様ごとにグループ化されたものであってもよい。

（２）上述の実施形態では、制御部１８による制御の内容として、メール本体にアプリケーションの利用形態に応じたメッセージを添付する処理を例に説明したが、制御の内容は上述に限られるものではない。例えば、操作ログ情報記録部１７に、送信先のユーザの操作ログ情報として、添付ファイルを使用するのに必要なアプリケーションのアプリケーション名を含む操作ログ情報が保存されていない場合（利用形態判定部１６により、「初心者」と判定された場合）や、利用形態判定部１６により送信先の端末２に添付ファイルを使用するのに必要なアプリケーションがインストールされていないと判定された場合など、所定の判定結果の場合に、制御部１８がメールの送信を停止する制御を実行してもよい。この場合、送信元の端末２にメールの送信が停止された旨の通知を行うとよい。

上述のように、利用形態判定部１６による判定結果が所定の判定結果の場合、制御部１８が添付ファイルを削除してメールを送信する制御を実行してもよい。この場合、送信先の端末２若しくは送信先の端末２、あるいはその両方に、添付ファイルが削除された旨の通知を行うとよい。なお、添付ファイルが複数ある場合には、添付ファイルごとに上述の制御が行われるとよい。なお、送信先のユーザのメールアドレスを入力若しくは選択した後にメールにファイルを添付する操作を行う場合、制御部１８が当該添付操作を禁止する制御を実行してもよい。

また、利用形態判定部１６により、送信先の端末２に、添付ファイルを使用するのに必要なアプリケーションがインストールされていないと判定された場合、制御部１８が送信先の端末２に強制的に当該アプリケーションをインストールする制御を行ってもよい。

また、アプリケーションを強制的にインストールするのではなく、制御部１８が、メールの送信に先立ち、送信先の端末２に添付ファイルがあるメールが送信される旨と、添付ファイルを使用するために必要なアプリケーションをインストールすることを依頼する旨が記載されたメールを送信する制御を行ってもよい。この場合、送信先の端末２にインストールをする旨、若しくはインストールをしない旨を選択させる表示を行い、送信先のユーザの選択操作に応じて、送信元の端末２に対して、アプリケーションをインストールした旨の通知、若しくは、アプリケーションをインストールしない旨の通知が行われる。制御部１８は、アプリケーションをインストールした旨の通知がされると、送信先の端末２のユーザの操作ログ情報が監視され、当該アプリケーションのインストールに関する操作ログ情報が検知されると、当該アプリケーションがインストールされた旨の通知がされる。制御部は、アプリケーションがインストールされた旨の通知がされると、ファイルを添付したメールを送信する制御を実行する。一方、アプリケーションをインストールしない旨の通知がされると、ファイルを削除してからメールを送信する制御、若しくは、メールの送信を停止する制御が行われる。

（３）アプリ特定部１４によるアプリの特定の態様は、上述以外にも、例えば添付ファイル内に含まれるアプリケーション情報からアプリケーションを特定するようにしてもよい。また、添付ファイルが圧縮されている場合には、添付ファイルを解凍後に、アプリ特定部１４がアプリケーションを特定するようにしてもよい。

本発明に係る送信メール監視システムを備えたネットワーク３を示す図 本発明に係る送信メール監視システムの第一実施形態を示す機能ブロック図 第一実施形態における送信メール監視システムの流れを示すフローチャート メール情報を示す模式図 ファイル記録部を示す模式図 ユーザ情報記録部を示す模式図 操作ログ情報を示す模式図 メールに追加するメッセージに記録態様の一例を示す図 本発明に係る送信メール監視システムの第二実施形態を示す機能ブロック図 本発明に係る送信メール監視システムの第三実施形態を示す機能ブロック図 本発明に係る送信メール監視システムの第四実施形態を示す機能ブロック図 本発明に係る送信メール監視システムの第五実施形態を示す機能ブロック図

符号の説明

１ サーバ
２ 端末
３ ネットワーク
１１ メール情報取得部
１２ ユーザ情報記録部
１３ ユーザ特定部
１４ アプリ特定部
１６ 利用形態判定部
１７ 操作ログ情報記録部
１８ 制御部

Claims (3)

1. 端末から送信されるメールを監視する送信メール監視システムにおいて、
   前記メールに添付されるファイルに関する添付ファイル情報及び前記メールの送信先アドレス情報を取得するメール情報取得部と、
   前記添付ファイル情報に基づいて当該ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定するアプリ特定部と、
   メールアドレスと当該メールアドレスを有するユーザのユーザ識別情報とを関連付けて記録するユーザ情報記録部と、
   前記ユーザ情報記録部に記録されたメールアドレスと前記メールの送信先のメールアドレスとに基づいて送信先のユーザのユーザ識別情報を特定するユーザ特定部と、
   端末におけるユーザの操作の履歴を操作ログ情報として記録する操作ログ情報記録部と、
   前記ユーザ識別情報に基づいて前記メールの送信先のユーザに関する操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に基づいて当該ユーザによる前記アプリケーションの利用形態を判定する利用形態判定部と、
   前記利用形態判定部による判定結果に応じた制御を行う制御部とを備えた送信メール監視システム。
2. 前記アプリ特定部が、前記操作ログ情報記録部に記録された操作ログ情報に基づいて、前記ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定する請求項１に記載のメール送信監視システム。
3. メールアドレスと当該メールアドレスを有するユーザのユーザ識別情報とを関連付けて記録するユーザ情報記録部を備え、送信されるメールを監視する送信メール監視システムのための送信メール監視プログラムにおいて、
   前記メールに添付されるファイルに関する添付ファイル情報及び前記メールの送信先アドレス情報を取得するメール情報取得機能と、
   前記添付ファイル情報に基づいて当該ファイルを使用する際に必要なアプリケーションを特定するアプリ特定機能と、
   前記ユーザ情報記録部に記録されたメールアドレスと前記メールの送信先のメールアドレスとに基づいて送信先のユーザのユーザ識別情報を特定するユーザ特定機能と、
   端末におけるユーザの操作の履歴を操作ログ情報として記録する操作ログ情報記録機能と、
   前記ユーザ識別情報に基づいて前記メールの送信先のユーザに関する操作ログ情報を抽出し、抽出された操作ログ情報に基づいて当該ユーザによる前記アプリケーションの利用形態を判定する利用形態判定機能と、
   前記利用形態判定機能による判定結果に応じた制御を行う制御機能とをコンピュータに実現させる送信メール監視プログラム。

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