JP2009199101A - 勤怠管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 勤務地の場所に拘らず、速やかに勤怠処理を可能とする勤怠管理システムを提供する。
【解決手段】 派遣先での業務が終了すると、派遣スタッフはスタッフ用携帯端末１５ａを用いて勤怠時間を入力し、インターネット９を介してシステムサーバー１３に送信する。送信された勤怠時間は派遣先の管理者の派遣先携帯端末１７ａに送信され、勤怠時間の承認を求める。派遣先の承認が得られると、システムサーバー１３はインターネット９を介して派遣元の派遣元端末装置１９に送信し、承認内容の確認を求める。承認内容に問題がなければ、派遣元は派遣スタッフの日当をインターネット９を介して銀行サーバー２６に振り込む。振込み作業が完了すると、その旨がスタッフ用携帯端末１５に通知されるので、派遣スタッフは直ちに近くのＡＴＭ等を利用して日当を受け取ることができる。
【選択図】 図１

Description

この発明は勤怠管理システムに関し、特に派遣、請負等の出先での勤務に伴う勤怠を管理するための勤怠管理システムに関するものである。

派遣等の出先における勤務において、給与の日払いを行う場合がある。この場合、出先での勤怠は派遣スタッフが所定の書類に記帳し、これを出先での管理者に承認してもらった後に、この書類を派遣元に提出していた。

派遣元は、この書類の内容を確認した上で、日当を現金或いは銀行振込み等によって派遣スタッフに支払っていた。

上記のような従来のような日払い処理では勤務場所である出先が派遣元の近くであればまだ良いが、出先が遠方地である場合に勤務終了後にわざわざ派遣元まで出向かねばならず、不要な交通費等も発生し、極めて効率が悪い。

また、更に出先が遠隔地の場合には実際的に日払い処理が出来ないことにもなる。

この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、勤務地の場所等に拘らず、速やかな勤怠処理を可能とする勤怠管理システムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために、請求項１記載の発明は、ネットワークを介して結合された勤怠管理システムであって、勤怠時間を入力する第１の端末手段と、入力された勤怠時間を保存するシステムサーバーと、保存された勤怠時間に対して承認した旨を入力する第２の端末手段とを備え、システムサーバーは、承認した旨の入力結果を保存し、更に、保存された勤怠時間に対して確認した旨を入力した後、所定の通知を入力する第３の端末手段を備え、システムサーバーは、所定の通知が入力されると特定の通知を第１の端末手段に送信するものである。

このように構成すると、端末手段同士が離れた場所にあっても承認及び確認が直ちに可能となる。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明の構成において、第１の端末手段及び第２の端末手段は、携帯電話を含むものである。

このように構成すると、勤務場所を選ぶことなく、入力及び承認が可能となる。

請求項３記載の発明は、請求項１又は請求項２記載の発明の構成において、システムサーバーは、処理の段階に応じた表示を第１の端末手段に送信するものである。

このように構成すると、勤務時間を入力した者は、処理の状況を確認することができる。

請求項４記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれかに記載の発明の構成において、第２の端末手段によって保存された勤怠時間に対して承認しない旨の入力があった時、システムサーバーは、第１の端末手段に勤務時間を再入力する旨の通知を行うものである。

このように構成すると、勤務時間の修正が直ちに可能となる。

請求項５記載の発明は、請求項４記載の発明の構成において、第３の端末手段によって保存された勤務時間に対して確認しない旨の入力があった時、システムサーバーは、第２の端末手段にその旨の通知を行うものである。

このように構成すると、確認しない場合の処理が容易となる。

以上説明したように、請求項１記載の発明は、端末手段同士が離れた場所にあっても入力、承認及び確認が直ちに可能となるため、勤怠処理が迅速且つスムーズに行われ、使い勝手が良い。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明の効果に加えて、勤務場所を選ぶことなく入力及び承認が可能となるため、更に使い勝手が向上する。

請求項３記載の発明は、請求項１又は請求項２記載の発明の効果に加えて、勤怠時間を入力した者は処理の状況を確認できるため、本システムの信頼性が向上する。

請求項４記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれかに記載の発明の効果に加えて、勤務時間の修正が直ちに可能となるため、効率的な処理が実現できる。

請求項５記載の発明は、請求項４記載の発明の効果に加えて、勤務時間の確認をしない場合の処理が容易となるため、システム全体の信頼性が向上する。

図１はこの発明の第１の実施の形態による勤怠管理システムの概略構成を示したブロック図である。

図を参照して、勤怠管理システム１１はネットワークシステムを構成するインターネット９を介して結合されており、各派遣スタッフが使用する第１の端末手段としてのスタッフ用携帯端末１５と、各派遣スタッフの出先での勤怠を管理する管理者が使用する第２の端末手段としての派遣先携帯端末１７と、各派遣スタッフの派遣元が使用する第３の端末手段としての派遣元端末装置１９と、スタッフ用携帯端末１５、派遣先携帯端末１７及び派遣元端末装置１９を介して入力されたデータに基づいて、派遣スタッフの勤怠を管理するシステムサーバー１３とから構成されている。尚、システムサーバー１３には、派遣スタッフに関する入出力データが保存されているスタッフ用データベース２１と、派遣先の管理者に関する入出力のデータが保存されている派遣先用データベース２２と、派遣スタッフの派遣元に関する入出力のデータが保存されている派遣元用データベース２３が接続されている。

また、インターネット９には派遣スタッフへの日当を支払うための銀行サーバー２６が接続されているが、この勤怠管理システムの構成には直接的に関係するものではない。

図２は、図１に示した勤怠管理システムの制御内容を示した概略フローチャートの一部であり、図３は図１で示した勤怠管理システムの制御内容を示す概略フローチャートの他の一部である。

図１とこれらの図とを参照して、派遣スタッフは、その日の勤務が終了すると、スタッフ用携帯端末１５ａを用いてインターネット９を介して管理システムのシステムサーバー１３にアクセスを行う（Ｓ１１）。このアクセスは、図示していないが、スタッフ用携帯端末１５ａの画面にメールアドレスや、パスワードを入力することによってシステムにログインする。派遣スタッフからのアクセスがあると、管理システムは、スタッフ用データベース２１に保存されている当該派遣スタッフの入力画面をスタッフ用携帯端末１５ａに表示する（Ｓ２１）。この時の入力画面の一例が図４に示されている。即ち、派遣スタッフは、勤務先を確認すると共に、出勤時刻及び勤務の終了時刻を入力する。この入力が済み、「報告内容の確認」の項目をクリックすると（Ｓ１２でＹＥＳ）、画面は図５に示すように確認画面に変わる。派遣スタッフは、確認画面の内容に問題がなければ、「報告する」の項目をクリックしてその内容を管理システムに送信する（Ｓ１３）。

勤務時間の送信を受けた管理システムは、送信されていた入力画面をスタッフ用データベース２１に保存した後、図６に示したような内容の画面を派遣先の管理者の派遣先携帯端末１７ａに送信して通知する。派遣先への通知が行われると、派遣スタッフのスタッフ用携帯端末１５ａの画面には、図７で示されているような画面が表示される。即ち、派遣スタッフが入力した勤務時間について派遣先での承認を受けている旨の表示が派遣スタッフに送られる。したがって、派遣スタッフは、勤怠処理の状況をスタッフ用携帯端末１５ａによって把握することが可能となる。

管理システムから通知を受けた派遣先の管理者は、派遣先携帯端末１７ａを用いてインターネット９を介してシステムサーバー１３に対してアクセスする（Ｓ４１）。このアクセス時の画面は図示していないが、管理者のＩＤ番号や暗証コード等を入力することによってログインできるように構成されている。派遣先からのアクセスがあると、管理システムは、スタッフ用データベース２１に保存されているデータを読み出し、図８に示したような承認用画面を管理者の派遣先携帯端末１７ａに表示する（Ｓ２４）。この承認用画面には、勤務の承認を求めている派遣スタッフ名とその勤務時間の情報が表示されている。派遣先の管理者は画面に表示されていた勤務時間等が正しくない場合には（Ｓ４２でＮＯ）、画面における「勤務報告の再要請」の項目をクリックする。すると、画面は図９に示されるように、「勤務報告の再要請」の画面に変わる。そこで派遣先の管理者は確認したい具体的内容を入力した後、画面上の「再入力を希望する」の項目をクリックすることによって管理システムに勤務報告の修正を要求することができる。

派遣先の管理者から勤務報告の修正を要求された管理システムは、派遣スタッフに対して図７の画面から「承認中」を削除した後（Ｓ２５）、図１０に示す画面を送信し、勤務報告の修正を依頼する（Ｓ２６）。尚、この時、派遣先から修正依頼があったことが派遣元にも通知される。派遣スタッフはこの修正依頼の通知を受けると、図１０の画面における「出・退勤の報告」の項目をクリックすると、図４に示された勤怠の入力画面が再度表示される。そこで派遣スタッフは派遣先の管理者に確認しながら修正した勤務時間を入力し、上記に示したのと同様に管理システムに送信することになる（Ｓ１３）。

派遣先の管理者は、承認用画面又は修正により再度送信されて来た承認用画面の内容が正しい場合には（Ｓ４２でＹＥＳ）、図８に示した画面において「上記の報告を承認する」の項目をクリックすることによって勤務時間を承認する。すると、画面は図１１に示す内容に変わり、その結果が管理システムに送信されることになる。このようにして、派遣先での派遣スタッフの勤務報告の内容がスタッフ用携帯端末１５ａ及び派遣先携帯端末１７ａを用いることによって承認されることになる。

派遣先が承認した旨の内容が送信されると、管理システムは承認画面を派遣先用データベース２２に保存すると共に、承認が終了した旨の通知を派遣元に送信する（Ｓ２７）。この時、派遣スタッフのスタッフ用携帯端末１５ａに表れている図７の画面から「承認中」が削除され（Ｓ２８）、画面は図１２に示されている画面に切り替わる（Ｓ２９）。即ち、派遣先の管理者の承認が終了し、処理が派遣元への確認作業に移った旨の表示として「支払い作業中」の表示が行われる。このようにして派遣スタッフは、勤怠処理の状況を逐次確認することが可能となる。

派遣元の担当者は管理システムからの通知を受けると、管理システムに派遣元端末装置１９を介してアクセスする（Ｓ５１）。このアクセスには図示しない画面においてユーザー名やパスワードを入力することによってシステムにログインすることになる。尚、派遣元にあっては、派遣元端末装置１９の一例となるパーソナルコンピューター（以下「パソコン」と称する）等の端末装置を用いてシステムにアクセスするように構成されている。

管理システムは派遣元からのアクセスがあると、派遣先用データベース２２に保存されている該当データを読み出し、図１３に示されている確認用画面を派遣元の派遣元端末装置１９に表示する（Ｓ３０）。派遣元の担当者は該当スタッフにおける「確認−支払」の項目をクリックすると、図１４に示す詳細画面に変わる。この詳細画面にあっては、派遣スタッフの氏名、勤務地及び報告内容等が詳細に表示されている。派遣元の担当者は派遣スタッフ及び派遣先の契約内容等に基づき報告内容を確認する。そして確認用の詳細画面の内容が正しくない場合には（Ｓ５２でＮＯ）、図１４の画面において「勤務内容の再確認」の項目をクリックする。派遣元からの再確認の要請を受けると、管理システムは、派遣スタッフのスタッフ用携帯端末１５ａの図１２の画面に現れている「支払い作業中」の項目を削除する（Ｓ３１）。次に、管理システムは、派遣元からの修正依頼を派遣先に通知する（Ｓ３２）と共に、派遣元の画面を図１５に示された表示画面に変える。即ち、図１４の画面の「担当者承認」の欄が「承認済」から「再確認中」に変化したものになる。

修正依頼の通知を受けた派遣先は再度表示された図８の画面を見直し、修正を派遣スタッフに依頼するように管理システムに要請する。派遣スタッフは修正依頼を受けて、上述のように勤務内容を修正し、修正内容を管理システムに送信する。このようにして、再度承認業務を経由して表示された図１４の確認用画面に問題がなければ、派遣元の担当者は「振り込み先情報の表示」の欄をクリックして勤務内容を確認した旨の意思表示を行う（Ｓ５３）。すると、画面は図１６の確認済画面に変わり、管理システムは確認完了の処理を行い、派遣先にもその旨を通知する（Ｓ３３）。そして管理システムは、確認済画面を派遣元用データベース２３に保存する（Ｓ３４）。

派遣元の担当者は図１６の画面において「振り込み先情報の表示」の項目をクリックすると図１７に示した画面に変わり、当該派遣スタッフの振込み先の情報が表示される。そして、確認した勤務内容に基づいてスタッフの日当を所定の銀行に、例えばインターネット９を介して銀行サーバー２６に振り込む。振込みが完了すると、派遣元は表示されている図１７の画面において「振り込み完了の記録」をクリックして支払いの登録を完了する（Ｓ５４）。

管理システムは、派遣元から支払いの登録が送信されてくると、派遣スタッフに対して図１８に示す画面を送信し、日当の支払いが完了した旨の通知を行う（Ｓ３５）。

派遣スタッフは、この通知を受けて近くのＡＴＭ等から日当を受け取り、処理が終了する。

このようにして、派遣先がいずれの場所にあっても勤怠管理のすべての処理を迅速且つスムーズに行うことが可能となる。

尚、上記の実施の形態では、派遣業務を前提としているが、これに代えて請負業務等の他の業務であっても同様の承認、確認作業等が必要な業務であれば、同様に適用できる。

又、上記の実施の形態では、日払い処理を前提としているが、これに代えて週払いや月払い等にも同様に適用できる。

更に、上記の実施の形態では、派遣スタッフや派遣先の管理者が使用する端末手段として携帯電話を用いているが、これに代えてパソコン、ＰＤＡ等の他の端末手段であっても良い。

更に、上記の実施の形態では、派遣元の担当者が使用する端末手段としてパソコンを用いているが、これに代えて携帯電話、ＰＤＡ等の他の端末手段であっても良い。

更に、上記の実施の形態では、スタッフ用携帯端末に業務の処理状況を連絡するように構成されているが、この連絡は必ずしもなくても良い。

更に、上記の実施の形態では、派遣先の担当者による承認しない旨の通知が派遣元にも送信されているが、この通知は必ずしもなくても良い。

更に、上記の実施の形態では、システムサーバーに各種データを保存するためにデータベースを接続しているが、各種データを直接システムサーバーに保存するように構成しても良い。

この発明の第１の実施の形態による管理システムの概略構成を示したブロック図である。 図１で示した管理システムによる制御内容の概略を示したフローチャートの一部である。 図１で示した管理システムによる制御内容の概略を示したフローチャートの他の一部である。 図２のＳ２１で示された入力画面の一例を示した図である。 図２のＳ１３で示された送信時に用いる表示画面の一例を示した図である。 図２のＳ２２において派遣先へ通知される際の派遣先の携帯端末に現れる表示画面の一例を示した図である。 図２のＳ２３で示された派遣スタッフの携帯端末に現れる表示画面の一例を示した図である。 図２のＳ２４で示された派遣先の携帯端末に現れる承認用の表示画面の一例を示した図である。 図２のＳ２４で示された承認用画面に対して再入力を希望する時に現れる表示画面の一例を示した図である。 図２のＳ２６で示された派遣スタッフに対して修正を求める際に派遣スタッフの携帯端末に現れる表示画面の一例を示した図である。 図２のＳ４３で示された勤務報告を承認した際に派遣先の携帯端末に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ２９で示された支払い作業中の表示を行うために派遣スタッフの携帯端末に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ３０に示された派遣元の端末装置に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ５２で示された確認の有無を求めるために派遣元の端末装置に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ３２に示された派遣先に修正を依頼した際に派遣元の端末装置に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ３３で示された確認が完了した際に派遣元の端末装置に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ５４で示された振込みの完了を登録するために派遣元の端末装置に現れる表示画面の一例を示した図である。 図３のＳ３５で示された支払いの完了を通知するための、派遣スタッフの携帯端末に現れる表示画面の一例を示した図である。

符号の説明

９…インターネット
１１…勤怠管理システム
１３…システムサーバー
１５…スタッフ用携帯端末
１７…派遣先携帯端末
１９…派遣元端末装置
２１…スタッフ用データベース
２２…派遣先用データベース
２３…派遣元用データベース
尚、各図中同一符号は同一又は相当部分を示す。

Claims (5)

1. ネットワークを介して結合された勤怠管理システムであって、
   勤怠時間を入力する第１の端末手段と、
   前記入力された勤怠時間を保存するシステムサーバーと、
   前記保存された勤怠時間に対して承認した旨を入力する第２の端末手段とを備え、
   前記システムサーバーは、前記承認した旨の入力結果を保存し、
   更に、前記保存された勤怠時間に対して確認した旨を入力した後、所定の通知を入力する第３の端末手段を備え、
   前記システムサーバーは、前記所定の通知が入力されると、特定の通知を前記第１の端末手段に送信する、勤怠管理システム。
2. 前記第１の端末手段及び前記第２の端末手段は、携帯電話を含む、請求項１記載の勤怠管理システム。
3. 前記システムサーバーは、処理の段階に応じた表示を前記第１の端末手段に送信する、請求項１又は請求項２記載の勤怠管理システム。
4. 前記第２の端末手段によって、前記保存された勤怠時間に対して承認しない旨の入力があった時、前記システムサーバーは、前記第１の端末手段に勤怠時間を再入力する旨の通知を行う、請求項１から請求項３のいずれかに記載の勤怠管理システム。
5. 前記第３の端末手段によって、前記保存された勤怠時間に対して確認しない旨の入力があった時、前記システムサーバーは、前記第２の端末手段にその旨の通知を行う、請求項４記載の勤怠管理システム。

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