JP2009086735A - 電子ファイル承認管理システム - Google Patents

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Abstract

【課題】
承認者が作成者によって印刷された書類に捺印を押印するといった手間をかけずに書類の承認手続きが完了する電子ファイル承認管理システムの提供。
【解決手段】
電子ファイル作成部と、電子情報を送受信する電子情報送受信部とを備える電子ファイル作成者用情報端末装置及び電子ファイル承認用入力部と、電子ファイルを第１印刷データに変換する第１印刷データ変換部と、電子ファイルの第１承認情報を抽出する第１承認情報抽出部と、承認キーを作成する承認キー作成部と、電子情報を送受信する電子情報送受信部とを備える印刷承認者用情報端末装置を備え、電子ファイル作成者用情報端末装置は、さらに、電子ファイルを第２印刷データに変換する第２印刷データ変換部と、第２承認情報を抽出する第２承認情報抽出部と、第２承認情報と承認キーとを照合して印刷承認の可否を判断する承認キー認証部とを備えた電子ファイル承認管理システム。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子書類の承認手続きを管理する電子ファイル承認管理システムに関する。
従来用いられてきた電子書類（以下、単に書類と称する）の承認手続き方式は、書類の作成者が印刷装置を用いて印刷した書類に承認者が確認、及び捺印を押印する方式であった。この際、印刷された書類に記載不備等の問題があった場合、作成者に書類が差し戻され、書類の再編集、再印刷といった作業が発生するため、既に確認等がなされて印刷した書類が無駄になってしまうといった問題が生じていた。
上記問題を解決する手段として、特許文献１には、ネットワーク等の情報通信網を介して接続されたクライアント装置と印刷装置とから構成される文書印刷システムにおいて、クライアント装置が、文書印刷の制限情報と所定画像を印刷するための指示情報とを含む印刷制御情報を文書データに付加して印刷装置に送信し、送信された印刷制御情報及び文書データに基づいて、印刷装置が制限情報に応じて文書データの印刷を行うとともに、指示情報に応じて所定画像の印刷を行う認証・承認システムが開示されている。
特開２００５−１６５８４４号公報
しかしながら、上記従来技術では、書類作成者が印刷しようとする書類の印刷制御情報を認識する特別な印刷装置又は認証サーバを事前に準備する必要がある。さらに、印刷装置又は認証サーバが印刷制御情報を照合するために、データベースとして書類の照合情報を印刷装置又は認証サーバに事前に登録する必要があり、費用や環境によっては手軽に導入することができないという問題があった。
本発明は、このような実情に鑑みてなされたものであり、本発明の課題は、承認者による書類の承認工程中に作成者への差し戻し作業が発生した場合においても、無駄な印刷物を削減することが可能であり、また、承認手続きを行うための特別な印刷装置又は認証サーバを必要としない。さらに、書類の承認手続きにおいて、承認者が作成者によって印刷された書類に捺印を押印するといった手間をかけずに承認手続きが完了する電子ファイル承認管理システムを供給することである。
上記課題を解決するために本発明にかかる電子ファイル承認管理システムは、電子ファイルを作成する電子ファイル作成者用情報端末装置と電子ファイルの承認を行う承認者用情報端末装置とを備えた電子ファイル承認管理システムであって、電子ファイル作成者用情報端末装置は、電子ファイルを作成する電子ファイル作成部と承認者用情報端末装置との間で電子情報のやり取りをする電子ファイル作成者用電子情報送受信部とを備え、承認者用情報端末装置は、電子ファイル作成者用情報端末装置との間で電子情報のやり取りをする承認者用電子情報送受信部と、承認者用電子情報送受信部で受信した電子ファイルのユーザによる承認結果が入力される電子ファイル承認用入力部と、電子ファイル承認用入力部に入力された承認結果に基づき電子ファイルを第１印刷データに変換する第１印刷データ変換部と、第１印刷データ変換部が変換した第１印刷データに基づき電子ファイルの第１承認情報を抽出する第１承認情報抽出部と、第１情報抽出部が抽出した第１承認情報に基づき承認キーを作成する承認キー作成部とを備え、電子ファイル作成者用情報端末装置は、さらに、電子ファイルを第２印刷データに変換する第２印刷データ変換部と、第２印刷データ変換部が変換した第２印刷データに基づき電子ファイルの第２承認情報を抽出する第２承認情報抽出部と、第２承認情報抽出部が抽出した第２承認情報と承認者用電子情報送受信部から送信された承認キーとを照合して承認の可否を判断する承認キー認証部とを備えることを特徴とする。
このような構成によれば、電子ファイル承認管理システムは、電子ファイル作成者用情報端末装置において承認を受けたい電子ファイルが作成された場合、電子ファイルを承認者用情報端末装置に送信する。電子ファイルを受信した承認者用情報端末装置では電子ファイルを承認するか否かの判断が行われる。電子ファイルの承認が認められ、承認者用情報端末装置で作成された承認キーは、電子ファイル作成者用情報端末装置に送信される。電子ファイル作成者用情報端末において、承認キーと電子ファイルとの照合が行われた結果、電子ファイルが承認された場合、通常に電子ファイルの印刷が行われる。
本発明の電子ファイル承認管理システムによれば、書類の承認手続きにおいて、承認者が作成者によって印刷された書類に捺印を押印するといった手間をかけずに承認手続きが完了し、更に承認者による書類の承認工程中に作成者への差し戻し作業が発生した場合においても、無駄な印刷物を削減することができる。また、承認手続きを行うための特別な印刷装置又は認証サーバ等を準備する必要がなく、電子ファイル承認管理システムを構築する上での必要経費を抑えることが可能となる。
（第１の実施例）
図１は、第１の実施例にかかる電子ファイル承認管理システムの構成を説明する図である。電子ファイル承認管理システムは、オフィスで運用されているＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１００と、電子ファイルを印刷するネットワークプリンタ１１０と、電子ファイルの承認者が使用する承認者用情報端末装置であるパーソナルコンピュータ１２０と、電子ファイル作成者が使用する電子ファイル作成者用情報端末装置であるパーソナルコンピュータ１３０とを備える。
図２は、パーソナルコンピュータ１２０及び１３０の物理的構成を説明するブロック図である。パーソナルコンピュータ１２０及び１３０は、キーボード（ＫＢ）２１０と、キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２１１と、Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ（ＣＲＴ）ディスプレイ２２０と、ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）２２１と、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２３０と、ディスクコントローラ（ＤＣ）２３１と、ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）２４０と、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ（ＣＰＵ）２５０と、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＡＭ）２６０と、ＭＥＭＯＲＹ２７０と、Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓコントローラ（ＵＳＢＣ）２７１と、システムバス２８０とを備える。
ＫＢＣ２１１は、ＫＢ２１０からの指示入力を媒介する。また、ＣＲＴＣ２２０は、ＣＲＴディスプレイ２２０の表示内容を制御する。さらに、ＤＣ２３１は、本実施例にかかるプリンタドライバが格納されているＨＤＤ２３０とのアクセスを制御する。電子ファイル作成者用電子情報送受信部及び承認者用電子情報送受信部としてのＮＩＣ２４０は、ネットワーク１００を介して行われる双方向データ通信を制御する。また、ＲＡＭ２６０は、ＣＰＵ２５０の主メモリ、ワークエリア等として機能する。さらに、ＵＳＢＣ２７１は、パーソナルコンピュータ１２０及び１３０と双方向にデータ通信を行う外部記憶装置のＭＥＭＯＲＹ２７０とのアクセスを制御する。これらの各デバイスは、システムバス２８０に接続されている。
ＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されたプリンタドライバを実行する中央演算処理装置であり、実行したプリンタドライバの処理指令に基づいてシステムバス２８０に接続された各デバイスを総括的に制御する。
図３は、承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。パーソナルコンピュータ１２０は、アプリケーション３００と、プリンタドライバ３１０と、スプールファイル３２０と、承認キーファイル３３０と、電子ファイル情報３４０と、ポートモニタ３５０と、ポートドライバ３６０とを備える。
プリンタドライバ３１０は、承認者用ユーザインタフェース（ＵＩ）部３１０１と、プリンタＧｒａｐｈｉｃ Ｄｅｖｉｃｅ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ（ＧＤＩ）ドライバ３１０２と、承認情報抽出部３１０３と、承認キー作成部３１０４と、承認キー認証部３１０５と、プリントマネージャ３１０６と、ランゲージモニタ３１０７とを備える。
アプリケーション３００は、パーソナルコンピュータ１３０で動作するアプリケーション・プログラムであり、電子ファイルの作成、編集、保存、印刷等を実行する一般的なソフトウェアプログラムである。アプリケーション３００で作成される電子ファイルは、印刷時に用紙等の媒体に印刷される情報と、電子ファイルを作成したアプリケーション・プログラム名、電子ファイル名、電子ファイル作成者情報、電子ファイル作成日時といったアプリケーションの属性情報を有している。後述する印刷データには、実際に媒体に印刷される情報の他に、これらの属性情報も含まれる。
プリンタドライバ３１０は、アプリケーション３００からの印刷指示を受け、印刷データを出力するまでのプログラムの総称である。
スプールファイル３２０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データのスプールデータであり、プリントマネージャ３１０３によってＨＤＤ２３０に一時的に管理される。
承認キーファイル３３０は、承認キー認証部３１０５がファイル認証を行うために使用される電子情報である。
電子ファイルの承認情報としての電子ファイル情報３４０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから電子ファイルを作成したアプリケーション名、電子ファイル名、電子ファイル作成者名、電子ファイル作成日時等のアプリケーション３００の属性情報から構成されている。
ポートモニタ３５０は、ランゲージモニタ３１０７からの制御要求に対してポートドライバ３６０を介してネットワークプリンタ１１０とのデータの受け渡しを行うための、ポート管理を行うプログラムである。
ポートドライバ３６０は、ＮＩＣ２４０を直接制御し、データの送受信制御を行うプログラムである。
電子ファイル承認用入力部としての承認者用ＵＩ部３１０１は、プリンタドライバ３１０の入力インタフェースであり、アプリケーション３００から印刷指令が出された場合に、ＣＰＵ２５０が実行するプログラムである。承認者用ＵＩ部３１０１は、ＣＲＴディスプレイ２２０にネットワークプリンタ１１０の印刷設定内容を表示し、ＫＢ２１０からのネットワークプリンタ１１０の一般的な印刷設定入力を受け付けるインタフェースである。また、承認者用ＵＩ部３１０１は、印刷設定入力インタフェースの他に、後述する承認キーファイルを作成する為のインタフェース並びに承認キーファイルを読み込む為のインタフェースを兼ねる。
印刷データ変換部としてのプリンタＧＤＩドライバ３１０２は、承認者用ＵＩ部３１０１より入力された印刷設定内容を基に電子ファイルから印刷データを作成するネットワークプリンタ１１０専用のプログラムである。
承認情報抽出部３１０３は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから電子ファイル情報３４０を抽出するプログラムである。抽出された電子ファイル情報３４０は、ＲＡＭ２６０に一時的に格納される。
承認キー作成部３１０４は、電子ファイル情報３４０を基に承認キーファイル３３０を作成するプログラムであり、Ｄａｔａ Ｅｎｃｒｙｐｔｉｏｎ Ｓｔａｎｄａｒｄ（ＤＥＳ）等の一般的な暗号化秘密鍵アルゴリズムによって承認キーファイル３３０を暗号化する。
承認キー認証部３１０５は、承認キーファイル３３０を復号化し、復号化した承認キーファイル３３０と承認情報抽出部３１０３が印刷データから抽出した電子ファイル情報３４０とを照合し、ウォータマーク等が付与された制限付き印刷の可否を判定するプログラムである。
プリントマネージャ３１０６は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データをドキュメント単位でのスプール及びスプールファイルの管理を行うプログラムである。
ランゲージモニタ３１０７は、ネットワークプリンタ１１０との双方向通信制御及びプリンタ印刷制御を行うプログラムである。
図４は、作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成を説明する図である。パーソナルコンピュータ１３０は、電子ファイル作成部としてのプリケーション４００と、プリンタドライバ４１０と、スプールファイル４２０と、承認キーファイル４３０と、電子ファイル情報４４０と、ポートモニタ４５０と、ポートドライバ４６０とを備える。パーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成は、パーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成と略同一であるため、各モジュールの説明は省略する。
プリンタドライバ４１０は、作成者用ＵＩ部４１０１と、プリンタＧＤＩドライバ４１０２と、承認情報抽出部４１０３と、承認キー認証部４１０４と、プリントマネージャ４１０５と、ランゲージモニタ４１０６とを備える。
図５は、パーソナルコンピュータ１２０の承認者用ＵＩ部３１０１の構成を説明する図である。承認者用ＵＩ部３１０１は、タブを選択することにより異なるインタフェースに切換が可能であり、印刷設定入力インタフェース３１０１ａと、承認キー作成インタフェース３１０１ｂと、承認キー読込インタフェース３１０１ｃとを備える。図５ａは、印刷設定入力インタフェース３１０１ａの入力画面構成の一例を説明する図であり、同様に図５ｂ、図５ｃはそれぞれ承認キー作成インタフェース３１０１ｂ、承認キー読込インタフェース３１０１ｃの入力画面構成の一例である。尚、タブを切り換えたときの図５ｂ、図５ｃは、図５ａと異なる箇所のみを示している。
印刷設定入力インタフェース３１０１ａは、図５ａに示す様に、通常の文書作成ソフトウェアに見られる印刷設定内容と略同一であり、例えば複数のネットワークプリンタから所定のネットワークプリンタを選択する為のプリンタ選択ボタン３１０１−１と、印刷範囲を選択する為の印刷範囲選択ボタン３１０１−２と、印刷部数を選択する印刷部数選択ボタン３１０１−３と、ネットワークプリンタの能力に応じて詳細な設定が可能となるプロパティボタン３１０１−４とを備える。
承認キー作成インタフェース３１０１ｂは、図５ｂに示す様に、電子ファイルを承認するか否かを決定するための承認チェックボックス３１０１−５と、暗号化された承認キーファイルを作成する為の暗号化アルゴリズムを複数の登録されたアルゴリズムから選択する暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−６と、承認者及び電子ファイル作成者のみが電子ファイル毎に予め設定したパスワードを入力する為のパスワード記入ボックス３１０１−７とを備える。
暗号化アルゴリズムの選択とパスワードの入力は、セキュリティを高める為の手段として用いられている。したがって、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードが実際に入力される際には、パスワードの漏洩を防止する為に、入力したパスワードは、伏せ字（例えば「＊＊＊＊＊」といった文字）で表示されることが望ましい。
また、承認キー作成インタフェース３１０１ｂには、承認キーの作成の有無を確認するための確認欄３１０１−７ｂが設けられている。図５ｂに示した一例においては、承認者によって承認チェックボックス３１０１−５にチェックがされておらず、また、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードも入力されていないので、３１０１−７ｂには「承認キーを作成しない」と表示されている。一方、承認者によって承認チェックボックス３１０１−７にチェックがなされ、また、暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−５から適切な暗号化アルゴリズムが選択され、さらに、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードが入力された場合には、３１０１−７ｂには「承認キーを作成する」と表示される。
承認キー読込インタフェース３１０１ｃは、図５ｃに示す様に、承認キーファイルが格納されている場所を選択する為の場所選択ボタン３１０１−８と、承認キーファイルが存在した場合にその承認キーファイルを表示する表示欄３１０１−９と、暗号化された承認キーファイルを復号化する際に、承認キーファイルの暗号化に用いた暗号化アルゴリズムを選択する為の暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−１０と、承認者及び作成者のみが電子ファイル毎に予め設定したパスワードを入力する為のパスワード記入ボックス３１０１−１１と、承認キー読込インタフェース３１０１ｃにおいて入力又は選択した内容をクリアする為のクリアボタン３１０１−１２とを備える。
さらに、承認者用ＵＩ部３１０１は、印刷プレビューを表示する為の印刷プレビューボタン３１０１−１３と、承認キーファイルの生成又は電子ファイルの印刷を実行する為の印刷実行ボタン３１０１−１４と、印刷設定、承認キー作成、承認キー読込の一連の操作を取り消す為のキャンセルボタン３１０１−１５とを備える。これらのボタンは各インタフェース３１０１ａ〜３１０１ｃの入力画面の下方に配置される。
図６は、パーソナルコンピュータ１３０の作成者用ＵＩ部４１０１の構成を説明する図である。作成者用ＵＩ部４１０１の構成は、図６ａ〜図６ｃに示されている様に、承認キー作成インタフェース４１０１ｂを除いて承認者用ＵＩ部３１０１と同一の構成となっている。したがって、承認者用ＵＩ部３１０１と同一の構成については、同一の符号を付し、説明を省略する。ただし、図６ｂ、図６ｃは、図６ａと異なる箇所のみを示している。
承認キー作成インタフェース４１０１ｂの承認チェックボックス４１０１−５、暗号化アルゴリズム選択ボタン４１０１−６、及びパスワード記入ボックス４１０１−７は、作成者による入力を受け付けないように予め設定されている。これは、作成者が承認者の承認を得ることなく自ら承認キーファイルを作成し、その承認キーファイルを使用して電子ファイルを印刷することを防止するためである。
次に、本実施例にかかるシステムの動作について説明する。尚、以下では、承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０には図３で説明した本実施例にかかるネットワークプリンタ１１０専用のプリンタドライバ３１０がインストールされており、作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０には図４で説明した本実施例にかかるネットワークプリンタ１１０専用のプリンタドライバ４１０がインストールされているものとして詳細な説明を行う。
図７は、本実施例にかかる承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。作成者が、パーソナルコンピュータ１３０のアプリケーション４００を使用して電子ファイルを作成し、作成した電子ファイルをＮＩＣ２４０を介して承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０に送信し、さらに承認者が、作成者から送信された電子ファイルを受信した後、アプリケーション３００を起動して電子ファイルを開くと一連の処理が開始する。承認者は、電子ファイルの内容を確認し、電子ファイルを承認すると判断すると、アプリケーション３００上で印刷を実行する。
印刷指令を受けたＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されているプリンタドライバ３１０を起動し、図５に示される承認者用ＵＩ部３１０１をＣＲＴディスプレイ２２０に表示するようＣＲＴＣ２２１に指示を与える（ステップＳ７０１）。
次に、承認者により承認者用ＵＩ部３１０１の設定項目入力欄に設定情報が入力され、印刷実行ボタンを押下されると、ＣＰＵ２５０はステップＳ７０２以降の処理を実行する（ステップＳ７０２ Ｙ）。
具体的には、承認者は、承認者用ＵＩ部３１０１が表示された後、承認キー作成インタフェース３１０１ｂのタブをクリックすることで、承認キー作成インタフェース３１０１ｂを表示させる。次に、承認者は、承認チェックボックス３１０１−５にチェックを入れ、暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−６を用いて、例えばＤＥＳ等の所望の暗号化アルゴリズムを選択する。さらに、承認者は、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードを入力する。すると、図５ｂに示されている確認欄３１０１−７ｂに表示されている「承認キーを作成しない」の表示は、「承認キーを作成する」に変更され承認キー作成の準備が整う。承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することで承認キーファイルの作成が開始される。
ステップＳ７０２において印刷実行指令を受けたＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し電子ファイルを印刷データに変換するよう指示を与える。
次に、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから電子ファイル承認情報として使用する電子ファイル情報３４０を抽出するよう承認情報抽出部３１０３に指示を与える。指示を受けた承認情報抽出部３１０３は、電子ファイル情報３４０を作成する（ステップＳ７０３）。
さらに、ＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成するか否かの判断を行う（ステップＳ７０４）。ＣＰＵ２５０が、承認キーファイル３３０を作成すると判断した場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー作成部３１０４に承認キーファイル３３０を作成するよう指示を与える。
ＣＰＵ２５０から承認キーファイル３３０の作成指示を受けた承認キー作成部３１０４は、電子ファイル情報３４０を基に承認者が選択したＤＥＳ等の暗号化秘鍵アルゴリズムを使用して承認キーファイル３３０を作成する（ステップＳ７０５）。また、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し印刷データを破棄するよう指示を与える（ステップＳ７０６）。ＣＰＵ２５０から印刷データの破棄指令を受けたプリンタＧＤＩドライバ３１０２は、印刷データを破棄する。
以上の処理により、承認者が所定の電子ファイルを承認した場合、承認キーファイル３３０が電子情報として生成される。
一方、承認者が承認した電子ファイルを実際に印刷して確認したり、承認キーファイル３３０を作成者に返送することなく承認した電子ファイルを自ら印刷して受け取る場合がある。この場合、ＣＰＵ２５０は、ステップＳ７０４から分岐し（ステップＳ７０４ Ｎ）、ステップＳ７０４からステップＳ７０８の処理を実行する。尚、この場合において承認キーファイル３３０は、既に承認者によって作成されており、所定の箇所（例えば、ハードディスクからなるローカルディスクＣドライブ）に承認キーファイル３３０が格納されているものとする。
具体的には、承認者は、印刷設定入力インタフェース３１０１ａを表示させる。承認者は、通常の文書作成ソフトウェア等で行うように、プリンタ選択ボタン３１０１−１にて印刷動作を実行させるネットワークプリンタ１１０を選択する。さらに、承認者は、必要に応じて印刷範囲選択ボタン３１０１−２にて印刷範囲を指定し、印刷部数ボタン３１０１−３にて印刷部数を指定する。この際、承認者はプロパティボタン３１０１−４を使用して、ネットワークプリンタ１１０の印刷能力に応じてより詳細な印刷設定を行っても良い。
次に、承認者は、承認読込インタフェース３１０１ｃを表示させ、場所選択ボタン３１０１−８により既作成の承認キーファイル３３０が格納されている場所を指定する。さらに、承認者は、表示欄３１０１−９に表示された承認キーファイルの中から承認した承認キーファイル３３０を選択する。さらに、承認者は、承認キーファイル３３０を暗号化した暗号化アルゴリズムを選択し、パスワード記入ボックス３１０１−１１にパスワードを入力する。最後に、承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することでステップＳ７０２の処理が実行される。
ステップＳ７０２において、承認者が承認者用ＵＩ部３１０１に入力した設定情報に承認キーファイル３３０の作成が含まれていない場合、ＣＰＵ２５０は、ステップＳ７０７において、承認キーファイル３３０の指定情報が存在するか否かを判断する。承認キーファイル３３０の指定情報が存在していたと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部３１０５に承認キーファイル３３０の認証を行うよう指示を与える。ＣＰＵ２５０から認証指示を受けた承認キー認証部３１０５は、承認キーファイル３３０を復号することで解析し、復号された承認キーファイル３３０とステップＳ７０３で作成された電子ファイル情報３４０とを照合する。
承認キー認証部３１０５による照合によって、承認キーファイル３３０と電子ファイル情報３４０とが一致したと判断された場合（ステップＳ７０８ Ｙ）、ＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ３１０６に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ３１０６は、印刷処理を開始する（ステップＳ７１０）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０を作成し、ランゲージモニタ３１０７、ポートモニタ３５０、及びポートドライバ３６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル３２０を送信する。プリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報３４０を削除して一連の処理は終了する。そして、スプールファイル３２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、スプールファイル３２０の情報を記録媒体に印刷する。
一方、ステップＳ７０７において、承認キーファイル３３０の指定情報が存在していないと判断された場合（ステップＳ７０７ Ｎ）、及び承認キーファイル３３０と電子ファイル情報３４０が一致していないと判断された場合（ステップＳ７０８ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対して、印刷データに電子ファイルが未承認である旨を示すウォータマークを付与するよう指示を与える（ステップＳ７０９）。次にＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ３１０６に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ３１０６は、印刷処理を開始する（ステップＳ７１０）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０を作成し、ランゲージモニタ３１０７、ポートモニタ３５０、及びポートドライバ３６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル３２０を送信する。プリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報３４０を削除して一連の処理は終了する。スプールファイル３２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、ウォータマークが付与されたスプールファイル３２０の情報を図８に示す様に記録媒体に印刷する。
図９は、承認者によって承認された電子ファイルを作成者が印刷する場合の一連の処理を説明するフローチャートである。作成者が、パーソナルコンピュータ１３０のアプリケーション４００を使用して電子ファイルを作成し、作成した電子ファイルをＮＩＣ２４０を介して承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０に送信し、さらに承認者が、作成者から送信された電子ファイルを受信した後、図７で説明した電子ファイルの承認処理にしたがって承認キーファイル４３０が作成される。承認者によって作成された承認キーファイル４３０は、作成者に送信される。本実施例においては、承認キーファイル４３０は、外部記憶装置２７０を介して受け渡しが行われているが、電子メール等の配布手段を用いて承認ファイル４３０の受け渡しを行っても良い。
作成者は、電子ファイルを作成したアプリケーション４００を起動して電子ファイルを開くと一連の処理が開始する。作成者は、アプリケーション４００上で印刷を実行する。
印刷指令を受けたＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されているプリンタドライバ４１０を起動し、図６に示される作成者用ＵＩ部４１０１をＣＲＴディスプレイ２２０に表示するようＣＲＴＣ２２１に指示を与える（ステップＳ９０１）。
次に、作成者により作成者用ＵＩ部４１０１の設定項目入力欄に設定情報が入力され印刷実行ボタンを押下されると、ＣＰＵ２５０はステップＳ９０２以降の処理を実行する（ステップＳ９０２ Ｙ）。
具体的には、作成者は、作成者用ＵＩ部４１０１が表示された後、印刷設定ユーザインタフェース３１０１ａのタブをクリックすることで、印刷設定ユーザインタフェース３１０１ａを表示させる。作成者は、通常の文書作成ソフトウェア等で行うように、プリンタ選択ボタン３１０１−１にて印刷動作を実行させるネットワークプリンタ１１０を選択する。さらに、作成者は、必要に応じて印刷範囲選択ボタン３１０１−２にて印刷範囲を指定し、印刷部数ボタン３１０１−３にて印刷部数を指定する。この際、作成者はプロパティボタン３１０１−４を使用して、ネットワークプリンタ１１０の印刷能力に応じてより詳細な印刷設定を行っても良い。
次に、作成者は、承認キー読込インタフェース３１０１ｃを表示させ、場所選択ボタン３１０１−８により受信した承認キーファイル４３０が格納されている場所を指定する。さらに、作成者は、表示欄３１０１−９に表示された承認キーファイルの中から承認された承認キーファイル４３０を選択する。さらに、作成者は、承認キーファイル４３０を暗号化した暗号化アルゴリズムを選択し、パスワード記入ボックス３１０１−１０にパスワードを入力する。最後に、作成者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することでステップＳ９０２の処理が実行される。なお、作成者は、承認者から別途承認キーファイル４３０の暗号化アルゴリズムとパスワードを通知されているものとする。
ステップＳ９０２において印刷実行指令を受けたＣＰＵ２５０は、作成者用ＵＩ部４１０１に入力された設定情報に基づいて、プリンタＧＤＩドライバ４１０２に対し電子ファイルを印刷データに変換するよう指示を与える。
次に、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ４１０２が変換した印刷データから電子ファイル承認情報として使用する電子ファイル情報４４０を抽出するよう承認情報抽出部４１０３に指示を与える。指示を受けた承認情報抽出部４１０３は、電子ファイル情報４４０を作成する（ステップＳ９０３）。
ステップＳ９０４において、ＣＰＵ２５０は、承認キーファイル４３０の指定情報が存在するか否かを判断する。承認キーファイル４３０の指定情報が存在していたと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部４１０４に承認キーファイル４３０の認証を行うよう指示を与える。ＣＰＵ２５０から認証指示を受けた承認キー認証部４１０４は、承認キーファイル４３０を復号することで解析し、復号された承認キーファイル４３０とステップＳ９０３で作成された電子ファイル情報４４０とを照合する。
承認キー認証部４１０４による照合よって、承認キーファイル４３０と電子ファイル情報４４０とが一致したと判断された場合（ステップＳ９０５ Ｙ）、ＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ４１０５に印刷指示を与える。そして、プリントマネージャ４１０５は、印刷処理を開始する（ステップＳ９０７）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０を作成し、ランゲージモニタ４１０６、ポートモニタ４５０、及びポートドライバ４６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル４２０を送信する。プリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報４４０を削除して一連の処理は終了する。そして、スプールファイル４２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、スプールファイル４２０の情報を記録媒体に印刷する。
一方、ステップＳ９０４において、承認キーファイル４３０の指定情報が存在していないと判断された場合（ステップＳ９０４ Ｎ）、及び承認キーファイル４３０と電子ファイル４４０とが一致していないと判断された場合（ステップＳ９０５ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ４１０２に対して、印刷データに電子ファイルが未承認である旨を示すウォータマークを付与するよう指示を与える（ステップＳ９０６）。次にＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ４１０５に印刷指示を与える。そして、プリントマネージャ４１０５は印刷処理を開始する（ステップＳ９０７）。ＣＰＵ２５０から印刷指示を受けたプリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０を作成し、ランゲージモニタ４１０６、ポートモニタ４５０、及びポートドライバ４６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル４２０を送信する。プリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報４４０を削除して一連の処理は終了する。スプールファイル４２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、ウォータマークが付与されたスプールファイル４２０の情報を図８に示す様に記録媒体に印刷する。
以上の様に、第１の実施例によれば、指定の電子ファイルの承認手続きにおいて、印刷して承認者の捺印といった手間をかけずに承認手続きを完了させることができる。また、承認中の差し戻し作業が発生しても、電子ファイルの印刷を行っていないので無駄な印刷物を削減することが可能である。
さらに、承認手続きを行う為のサーバコンピュータ、印刷装置等といった特別な装置を準備する必要が無いため、経費を抑えることができる。
（第２の実施例）
第２の実施例にかかる承認者用情報端末装置及び電子ファイル作成者用情報端末装置は、承認者及び作成者が印刷データを出力する際に、承認キーファイルの格納場所を指定しなくとも、印刷データから電子ファイルの格納場所情報を取得し、承認キーファイルを自動的に検出する承認キー検出部を備える。第２の実施例にかかる承認者用情報端末装置及び電子ファイル作成者用情報端末装置の装置構成は、第１の実施例にかかる承認者用情報端末装置及び作成者用情報端末装置の装置構成と略同一である。したがって、同一な部分の説明は省略し、構成が異なる部分について説明する。
図１０は、第２の実施例にかかる電子ファイル管理システムの構成を説明する図である。電子ファイル管理システムは、オフィスで運用されているＬＡＮ等のネットワーク１００と、電子ファイルを印刷するネットワークプリンタ１１０と、電子ファイル承認者が使用する承認者用情報端末装置であるパーソナルコンピュータ１２０と、電子ファイル作成者が使用する作成者用情報端末装置であるパーソナルコンピュータ１３０と、電子ファイル等を蓄積するファイルサーバ１４０とを備える。
第２の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０及び１３０の物理的構成は、第１の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０及び１３０と同一である（図２）。
図１１は、第２の実施例にかかる承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。第２の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０は、第１の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０が有するモジュールを備え、プリンタドライバ３１０は、第１の実施例にかかるプログラムに加え、承認キー検出部３１０８を備える。
承認キー検出部３１０８は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから、印刷対象の電子ファイルの格納先情報を取得するプログラムである。
図１２は、第２の実施例にかかる作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成を説明する図である。第２の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１３０は、第１の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１３０が有するモジュールを備え、プリンタドライバ４１０は、第１の実施例にかかるプログラムに加え、承認キー検出部４１０７を備える。
承認キー検出部４１０７は、プリンタＧＤＩドライバ４１０２が作成した印刷データから、印刷対象の電子ファイルの格納先情報を取得するプログラムである。
次に、本実施例にかかるシステム動作について説明する。尚、承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０には図１１で説明した本実施例にかかるネットワークプリンタ１１０専用のプリンタドライバ３１０がインストールされており、作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０には図１２で説明した本実施例にかかるネットワークプリンタ１１０専用のプリンタドライバ４１０がインストールされているものとする。
図１３は、本実施例にかかる承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。作成者が、パーソナルコンピュータ１３０のアプリケーション４００を使用して電子ファイルを作成し、作成した電子ファイルをＮＩＣ２４０を介してファイルサーバ１４０の所定の場所に格納した後、承認者が、アプリケーション３００を起動して作成者が作成した電子ファイルを開と一連の処理が開始する。承認者は、電子ファイルの内容を確認し、電子ファイルを承認すると判断すると、アプリケーション３００上の印刷を実行する。
印刷指令を受けたＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されているプリンタドライバ３１０を起動し、図５に示される承認者用ＵＩ部３１０１をＣＲＴディスプレイ２２０に表示するようＣＲＴＣ２２１に指示を与える（ステップ１３０１）。
次に、承認者により承認者用ＵＩ部３１０１の設定項目入力欄に設定情報が入力され、印圧実行ボタンが押下されると、ＣＰＵ２５０はステップＳ１３０２以降の処理を実行する（ステップＳ１３０２ Ｙ）。
具体的には、承認者は、承認者用ＵＩ部３１０１が表示された後、承認キー作成インタフェース３１０１ｂのタブをクリックすることで、承認キー作成インタフェース３１０１ｂを表示させる。次に、承認者は、承認チェックボックス３１０１−５にチェックを入れ、暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−６を用いて、例えばＤＥＳ等の所望の暗号化アルゴリズムを選択する。さらに、承認者は、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードを入力する。すると、図５ｂに示されている確認欄３１０１−７ｂに表示されている「承認キーを作成しない」の表示は、「承認キーを作成する」に変更され承認キー作成の準備が整う。承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することで承認キーファイルの作成が開始される。
ステップＳ１３０２において印刷実行指令を受けたＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し電子ファイルを印刷データに変換するよう指示を与える。
次に、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから電子ファイル承認情報として使用する電子ファイル情報３４０を抽出するよう承認情報抽出部３１０３に指示を与える。指示を受けた承認情報抽出部３１０３は、電子ファイル情報３４０を作成する（ステップＳ１３０３）。
さらに、ＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部ス３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成するか否かの判断を行う（ステップ１３０４）。ＣＰＵ２５０が、承認キーファイル３３０を作成すると判断した場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー作成部３１０４に承認キーファイル３３０を作成するよう指示を与える。
ＣＰＵ２５０から承認キーファイル３３０の作成指示を受けた承認キー作成部３１０４は、電子ファイル情報３４０を基に承認者が選択したＤＥＳ等の暗号化秘鍵アルゴリズムを使用して承認キーファイル３３０を作成する（ステップＳ１３０５）。また、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し印刷データを破棄するよう指示を与える（ステップＳ１３０６）。ＣＰＵ２５０から印刷データの破棄指令を受けたプリンタＧＤＩドライバ３１０２は、印刷データを破棄する。
以上の処理により、承認者が所定の電子ファイルを承認した場合、承認キーファイル３３０が電子ファイルとして生成される。
一方、ステップＳ１３０４において、ＣＰＵ２５０が承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成しないと判断した場合（ステップＳ１３０４ Ｎ）、つまり、承認者が承認キーファイルの作成を行わずに既に承認されている電子ファイルを印刷する場合、ＣＰＵ２５０は、ステップＳ１３０７からステップＳ１３１１の処理を実行する。尚、この場合において、承認キーファイル３３０は、既に承認者によって作成されており、所定の箇所（例えば、ハードディスクからなるローカルディスクＣドライブ）に承認キーファイル３３０が格納されているものとする。
具体的には、承認者は、印刷設定入力インタフェース３１０１ａを表示させる。承認者は、通常の文書作成ソフトウェア等で行うように、プリンタ選択ボタン３１０１−１にて印刷動作を実行させるネットワークプリンタ１１０を選択する。さらに、承認者は、必要に応じて印刷範囲選択ボタン３１０１−２にて印刷範囲を指定し、印刷部数ボタン３１０１−３にて印刷部数を指定する。この際、承認者はプロパティボタン３１０１−４を使用して、ネットワークプリンタ１１０印刷能力に応じてより詳細な印刷設定を行っても良い。
次に、承認者は、承認読込インタフェース３１０１ｃを表示させ、承認キーファイル３３０を暗号化した暗号化アルゴリズムを選択し、パスワード記入ボックス３１０１−１１にパスワードを入力する。また、承認者は、承認キーファイル３３０の格納場所が予め分かっている場合には、場所選択ボタン３１０１−８により既作成の承認キーファイル３３０が格納されている場所を指定する。さらに、承認者は、表示欄３１０１−９に表示された承認キーファイルの中から承認した承認キーファイル３３０を選択する。ただし、承認者は、承認キーファイル３３０の格納場所が不明な場合には場所選択ボタン３１０１−８及び表示欄３１０１−９に入力する必要はない。最後に、承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することでステップＳ１３０２の処理が実行される。
ステップＳ１３０２において、承認者が承認者用ＵＩ部３１０１に入力した設定情報に承認キーファイル３３０の作成が含まれていない場合、ＣＰＵ２５０は、ステップＳ１３０７において、承認キーファイル３３０の検出を行うよう承認キー検出部３１０８に指示を与える。ＣＰＵ２５０から検出指示を受けた承認キー検出部３１０８は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから、電子ファイルが格納されている場所情報を取得する。承認キーファイル３３０が存在していたと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部３１０５に承認キーファイル３３０の認証を行うよう指示を与える。ＣＰＵ２５０から認証指示を受けた承認キー認証部３１０５は、承認キーファイル３３０を復号することで解析し、復号された承認キーファイル３３０とステップＳ１３０３で作成された電子ファイル情報３４０とを照合する。
承認キー認証部３１０５による照合によって、承認キーファイル３３０と電子ファイル情報３４０とが一致したと判断された場合（ステップＳ１３０８ Ｙ）、ＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ３１０６に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ３１０６は、印刷処理を開始する（ステップＳ１３１１）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０を作成し、ランゲージモニタ３１０７、ポートモニタ３５０、及びポートドライバ３６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル３２０を送信する。プリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報３４０を削除して一連の工程は終了する。スプールファイル３２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、スプールファイル３２０の情報を記録媒体に印刷する。
一方、ステップＳ１３０７において、承認キーファイル３３０が検出されなかったと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キーファイル３３０の指定情報が存在するか否かを判断する（ステップＳ１３０９）。承認キーファイル３３０の指定情報が存在していたと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部３１０５に承認キーファイル３３０の認証を行うよう指示を与える。ＣＰＵ２５０から認証指示を受けた承認キー認証部３１０５は、承認キーファイル３３０を復号することで解析し、復号された承認キーファイル３３０とステップＳ１３０３で作成された電子ファイル情報３４０とを照合し、一致した場合、プリントマネージャ３１０６は印刷処理を実行する（ステップＳ１３０８、ステップＳ１３１１）。
承認キーファイル３３０の指定情報が存在していないと判断された場合（ステップＳ１３０９ Ｎ）、及び承認キーファイル３３０と電子ファイル情報３４０が一致していないと判断された場合（ステップＳ１３０８ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対して、印刷データに電子ファイルが未承認である旨を示すウォータマークを付与するよう指示を与える（ステップＳ１３１０）。次にＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ３１０６に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ３１０６は、印刷処理を開始する（ステップＳ１３１１）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０を作成し、ランゲージモニタ３１０７、ポートモニタ３５０、及びポートドライバ３６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル３２０を送信する。プリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報３４０を削除して一連の処理は終了する。スプールファイル３２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、ウォータマークが付与されたスプールファイル３２０の情報を図８に示す様に記録媒体に印刷する。
図１４は、承認者によって承認された電子ファイルを作成者が印刷する場合の一連の処理を説明するフローチャートである。作成者が、パーソナルコンピュータ１３０のアプリケーション４００を使用して電子ファイルを作成し、作成した電子ファイルをＮＩＣ２４０を介してファイルサーバ１４０の所定の場所に格納し、さらに承認者が、図１３で説明した電子ファイルの承認処理にしたがって承認キーファイル４３０を作成する。承認者によって作成された承認キーファイル４３０は、ファイルサーバ１４０の電子ファイルと同じ所定の場所に格納される。
作成者は、電子ファイルを作成したアプリケーション４００を起動して電子ファイルを開くと一連の処理が開始する。作成者は、アプリケーション４００上の印刷コマンドを実行する。
印刷指令を受けたＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されているプリンタドライバ４１０を起動し、図１２に示される作成者用ＵＩ部４１０１をＣＲＴディスプレイ２２０に表示するようＣＲＴＣ２２１に指示を与える（ステップＳ１４０１）。
次に、作成者により作成者用ＵＩ部４１０１の設定項目入力欄に設定情報が入力され印刷実行ボタンを押下されると、ＣＰＵ２５０はステップＳ１４０２以降の処理を実行する（ステップＳ１４０２ Ｙ）。
具体的には、作成者は、作成者用ユーザインタフェース４１０１が表示された後、印刷設定ユーザインタフェース３１０１ａのタブをクリックすることで、印刷設定ユーザインタフェース３１０１ａを表示させる。作成者は、通常の文書作成ソフトウェア等で行うように、プリンタ選択ボタン３１０１−１にて印刷動作を実行させるネットワークプリンタ１１０を選択する。さらに、作成者は、必要に応じて印刷範囲選択ボタン３１０１−２にて印刷範囲を指定し、印刷部数ボタン３１０１−３にて印刷部数を指定する。この際、作成者はプロパティボタン３１０１−４を使用して、ネットワークプリンタ１１０の印刷能力に応じてより詳細な印刷設定を行っても良い。
次に、作成者は、承認読込インタフェース３１０１ｃを表示させ、承認キーファイル４３０を暗号化した暗号化アルゴリズムを選択し、パスワード記入ボックス３１０１−１１にパスワードを入力する。また、作成者は、承認キーファイル４３０の格納場所が予め分かっている場合には、場所選択ボタン３１０１−８により既作成の承認キーファイル４３０が格納されている場所を指定する。さらに、作成者は、表示欄３１０１−９に表示された承認キーファイルの中から承認した承認キーファイル４３０を選択する。ただし、承認者は、承認キーファイル４３０の格納場所が不明な場合には場所選択ボタン３１０１−８及び表示欄３１０１−９に入力する必要はない。最後に、承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することでステップＳ１４０２の処理が実行される。
ステップＳ１４０２において、印刷実行指令を受けたＣＰＵ２５０は、作成者用ＵＩ部４１０１に入力された設定情報に基づいて、プリンタＧＤＩドライバ４１０２に対し電子ファイルを印刷データに変換するよう指示を与える。
次に、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ４１０２が変換した印刷データから電子ファイル承認情報として使用する電子ファイル情報４４０を抽出するよう承認情報抽出部４１０３に指示を与える。指示を受けた承認情報抽出部４１０３は、電子ファイル情報４４０を作成する（ステップＳ１４０３）。
ステップＳ１４０４において、ＣＰＵ２５０は、承認キーファイル４３０の検出を行うよう承認キー検出部４１０７に指示を与える。ＣＰＵ２５０から検出指示を受けた承認キー検出部４１０７は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから、電子ファイルが格納されている場所情報を取得する。承認キーファイル４３０が存在していたと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部４１０４に承認キーファイル４３０の認証を行うよう指示を与える。ＣＰＵ２５０から認証指示を受けた承認キー認証部４１０４は、承認キーファイル４３０を復号することで解析し、復号された承認キーファイル４３０とステップＳ１４０３で作成された電子ファイル情報４４０とを照合する。
承認キー認証部４１０４によって、承認キーファイル４３０と電子ファイル情報４４０とが一致したと判断された場合（ステップＳ１４０５）、ＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ４１０５に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ４１０５は、印刷処理を開始する（ステップＳ１４０８）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０を作成し、ランゲージモニタ４１０６、ポートモニタ４５０、及びポートドライバ４６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル４２０を送信する。プリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報４４０を削除して一連の処理は終了する。スプールファイル４２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、スプールファイル４２０の情報を記録媒体に印刷する。
一方、ステップＳ１４０４において、承認キーファイル４３０が検出されなかったと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キーファイル４３０の指定情報が存在するか否かを判断する（ステップＳ１４０６）。承認キーファイル４３０の指定情報が存在していたと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部４１０４に承認キーファイル４３０の認証を行うよう指示を与える。ＣＰＵ２５０から認証指示を受けた承認キー認証部４１０４は、承認キーファイル４３０を復号することで解析し、復号された承認キーファイル４３０とステップＳ１４０３で作成された電子ファイル情報４４０とを照合し、一致した場合、プリントマネージャ４１０５は印刷処理を実行する（ステップＳ１４０５、ステップＳ１４０８）。
承認キーファイル４３０の指定情報が存在していないと判断された場合（ステップＳ１４０６ Ｎ）、及び承認キーファイル４３０と電子ファイル情報４４０が一致していないと判断された場合（ステップＳ１４０５ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ４１０２に対して、印刷データに電子ファイルが未承認である旨を示すウォータマークを付与するよう指示を与える（ステップＳ１４０７）。次にＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ４１０５に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ４１０５は、印刷処理を開始する（ステップＳ１４０８）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０を作成し、ランゲージモニタ４１０６、ポートモニタ４５０、及びポートドライバ４６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル４２０を送信する。プリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報４４０を削除して一連の処理は終了する。スプールファイル４２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、ウォータマークが付与されたスプールファイル４２０の情報を図８に示す様に記録媒体に印刷する。
以上のように、第２の実施例によれば、所定の電子ファイルの承認手続きにおいて、第１の実施例の効果に加え、所定の電子ファイルの承認キーファイルを自動的に検出することで、所定の電子ファイルの承認キーファイルを指定するといった操作の煩わしさを回避することができる。
また、所定の電子ファイル及び所定の電子ファイルの承認キーファイルを一般的なファイルサーバを共通管理することで、電子ファイルの承認者から承認キーファイルを渡すといった煩わしさも回避することができる。
（第３の実施例）
第３の実施例にかかる承認者用情報端末装置は、電子ファイル情報に含まれる電子ファイル作成者情報と、承認者用情報端末装置のログイン名称情報とを比較して、一致している場合には承認キーファイル作成処理を終了し、不一致の場合には承認キーファイル作成処理を行うファイル作成者判別部を備える。第３の実施例にかかる承認者用情報端末装置の装置構成は、第２の実施例にかかる承認者用情報端末装置の装置構成と略同一である。したがって、同一な部分の説明は省略し、構成が異なる部分について説明する。
図１５は、第３の実施例にかかる承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。第３の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０は、第２の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０が有するモジュールを備え、プリンタドライバ３１０は、第２の実施例にかかるプログラムに加え、ファイル作成者判別部３１０９を備える
ファイル作成者判別部３１０９は、電子ファイル情報３４０に含まれる電子ファイル作成者情報とパーソナルコンピュータ１２０を使用している人物のログイン名称とを比較し、作成された電子ファイルを承認する人物が電子ファイルを作成した人物であるか否かを判別するプログラムである。
図１６は、本実施例にかかる承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。作成者が、パーソナルコンピュータ１３０のアプリケーション４００を使用して電子ファイルを作成し、作成した電子ファイルをＮＩＣ２４０を介してファイルサーバ１４０の所定の場所に格納した後、承認者が、アプリケーション３００を起動して作成者が作成した電子ファイルを開くと一連の処理が開始する。承認者は、電子ファイルの内容を確認し、電子ファイルを承認すると判断すると、アプリケーション３００上の印刷を実行する。
印刷指令を受けたＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されているプリンタドライバ３１０を起動し、図５に示される承認者用ＵＩ部３１０１をＣＲＴディスプレイ２２０に表示するようＣＲＴＣ２２１に指示を与える（ステップ１６０１）。
次に、承認者により承認者用ＵＩ部３１０１の設定項目入力欄に設定情報が入力され、印刷実行ボタンを押下されると、ＣＰＵ２５０はステップＳ１６０２の処理を開始する（ステップＳ１６０２ Ｙ）。
具体的には、承認者は、承認者用ＵＩ部３１０１が表示された後、承認キー作成インタフェース３１０１ｂのタブをクリックすることで、承認キー作成インタフェース３１０１ｂを表示させる。次に、承認者は、承認チェックボックス３１０１−５にチェックを入れ、暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−６を用いて、例えばＤＥＳ等の所望の暗号化アルゴリズムを選択する。さらに、承認者は、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードを入力する。すると、図５ｂに示されている確認欄３１０１−７ｂに表示されている「承認キーを作成しない」の表示は、「承認キーを作成する」に変更され承認キー作成の準備が整う。承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することで承認キーファイルの作成が開始される。
ステップＳ１６０２において印刷実行指令を受けたＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し電子ファイルを印刷データに変換するよう指示を与える。
次に、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから電子ファイル承認情報として使用する電子ファイル情報３４０を抽出するよう承認情報抽出部３１０３に指示を与える。指示を受けた承認情報抽出部３１０３は、電子ファイル情報３４０を作成する（ステップＳ１６０３）。
さらに、ＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成するか否かの判断を行う（ステップ１６０４）。ＣＰＵ２５０が、承認キーファイル３３０を作成すると判断した場合、ＣＰＵ２５０は、ファイル作成者判別部３１０９に対して電子ファイル作成者を判別するよう指示を与える（ステップＳ１６０５）。
ＣＰＵ２５０から電子ファイル作成者の判別指令を受けたファイル作成者判別部３１０９は、電子ファイル情報３４０に含まれるファイル作成者情報と、パーソナルコンピュータ１２０を使用している現使用者のログイン名称とを比較する。電子ファイル作成者名とパーソナルコンピュータ１２０の現使用者のログイン名が一致したと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、処理を終了するよう指示を与える（ステップＳ１６０５ Ｙ）。
一方、電子ファイル作成者名とパーソナルコンピュータ１２０の現使用者のログイン名が不一致であると判断された場合（ステップＳ１６０５ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、承認キー作成部３１０４に承認キーファイル３３０を作成するよう指示を与える。
ＣＰＵ２５０から承認キーファイル３３０の作成指示を受けた承認キー作成部３１０４は、電子ファイル情報３４０を基に承認者が選択したＤＥＳ等の暗号化秘鍵アルゴリズムを使用して承認キーファイル３３０を作成する（ステップＳ１６０６）。また、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し印刷データを破棄するよう指示を与える（ステップＳ１３０７）。ＣＰＵ２５０から印刷データの破棄指令を受けたプリンタＧＤＩドライバ３１０２は、印刷データを破棄する。
以上の処理により、承認者が所定の電子ファイルを承認した場合、承認キーファイル３３０が電子ファイルとして生成される。一方、ステップＳ１６０４において、ＣＰＵ２５０が承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成しないと判断された場合（ステップＳ１６０４ Ｎ）、つまり、承認者が承認キーファイルの作成を行わずに既に承認されている電子ファイルを印刷する場合の処理は、第２の実施例にかかる処理工程と同一である。
以上のように、第３の実施例によれば、所定の電子ファイルの承認手続きにおいて、第１及び第２の実施例の効果に加え、所定の電子ファイル作成者と承認キーファイル作成者の名称を比較することで、承認者の妥当性を判断し、電子ファイル作成者と電子ファイル承認者が同一人物であるという不正な承認手続きを防止することが可能となる。
（第４の実施例）
第４の実施例にかかる電子ファイル承認管理システムは、印刷データをハッシュデータ化するハッシュキー処理部と、そのハッシュデータと電子ファイル情報とを基に承認キーファイルを作成する承認キー作成部とを備えた承認者用情報端末装置及び、前述したハッシュキー処理部と、ハッシュデータと承認キーファイルに含まれるハッシュデータとを比較する承認キー認証部とを備えた承認者用情報端末装置又は電子ファイル作成者用情報端末装置とを有する。
第４の実施例にかかる承認者用情報端末装置の装置構成は、第３の実施例にかかる承認者用情報端末装置の装置構成と略同一であり、また、第４の実施例にかかる電子ファイル作成者用情報端末装置の装置構成は、第２の実施例にかかる作成者用情報端末装置と略同一である。したがって、同一な部分の説明は省略し、構成が異なる部分について説明する。
図１７は、本実施例にかかる承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。本実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０は、第３の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１２０が有するモジュールを備え、プリンタドライバ３１０は、第３の実施例にかかるプログラムに加え、ハッシュキー処理部部３１１０を備える。
図１８は、本実施例にかかる作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成を説明する図である。本実施例にかかるパーソナルコンピュータ１３０は、第２の実施例にかかるパーソナルコンピュータ１３０が有するモジュールを備え、プリンタドライバ４１０は、第２の実施例にかかるプログラムに加え、ハッシュキー処理部部４１０８を備える。
ハッシュキー処理部３１１０，４１０８は、印刷データを基にハッシュデータの生成・解析を行うプログラムであり、Ｓｅｃｕｒｅ Ｈａｓｈ Ａｌｇｏｒｉｔｈｍ−１（ＳＨＡ−１）等の一般的なハッシュアルゴリズムによって、印刷データをハッシュ化してハッシュデータを生成する。また、作成されたハッシュデータの解析を行う。
承認キー作成部３１０４は、電子ファイル情報３４０と、ハッシュキー処理部３１１０によって生成されたハッシュデータを基に承認キーファイル３３０を作成するプログラムであり、ＤＥＳ等の一般的な暗号化秘密鍵アルゴリズムによって承認キーファイル３３０を暗号化する。
承認キー認証部３１０５，４１０４は、承認キーファイル３３０，４３０をそれぞれ復号化し、承認情報抽出部３１０３，４１０３が作成した電子ファイル情報３４０，４４０とのデータ照合を行うプログラムである。また、ハッシュキー処理部３１１０，４１０８によるハッシュデータの解析結果から制限付き印刷の判定の可否を行う。
図１９は、本実施例にかかる承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。作成者が、パーソナルコンピュータ１３０のアプリケーション４００を使用して電子ファイルを作成し、作成した電子フィルをＮＩＣ２４０を介してファイルサーバ１４０の所定の場所に格納した後、承認者が、アプリケーション３００を起動して作成者が作成した電子ファイルを開くと一連の処理が開始する。承認者は、電子ファイルの内容を確認し、電子ファイルを承認すると判断すると、アプリケーション３００上の印刷を実行する。
印刷指令を受けたＣＰＵ２５０は、ＨＤＤ２３０に格納されているプリンタドライバ３１０を起動し、図５に示される承認者用ＵＩ部３１０１をＣＲＴディスプレイ２２０に表示するようＣＲＴＣ２２１に指示を与える（ステップＳ１９０１）。
次に、承認者により承認者用ＵＩ部３１０１の設定項目入力欄に設定情報を入力され、印刷実行ボタンが押下されると、ＣＰＵ２５０はステップＳ１９０２の処理を開始する（ステップＳ１９０２ Ｙ）。
具体的には、承認者は、承認者用ＵＩ部３１０１が表示された後、承認キー作成インタフェース３１０１ｂのタブをクリックすることで、承認キー作成インタフェース３１０１ｂを表示させる。次に、承認者は、承認チェックボックス３１０１−５にチェックを入れ、暗号化アルゴリズム選択ボタン３１０１−６を用いて、例えばＤＥＳ等の所望の暗号化アルゴリズムを選択する。さらに、承認者は、パスワード記入ボックス３１０１−７にパスワードを入力する。すると、図５ｂに示されている確認欄３１０１−７ｂに表示されている「承認キーを作成しない」の表示は、「承認キーを作成する」に変更され承認キー作成の準備が整う。承認者は印刷実行ボタン３１０１−１４を押下することで承認キーファイルの作成が開始される。
ステップＳ１９０２において、承認者により印刷実行ボタンが押下されると、ＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し電子ファイルを印刷データに変換するよう指示を与える。
次に、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２が作成した印刷データから電子ファイル承認情報として使用する電子ファイル情報３４０を抽出するよう承認情報抽出部３１０３に指示を与える。指示を受けた承認情報抽出部３１０３は、電子ファイル情報３４０を作成する（ステップＳ１９０３）。
さらに、ＣＰＵ２５０は、承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成するか否かの判断を行う（ステップ１９０４）。ＣＰＵ２５０が、承認キーファイル３３０を作成すると判断した場合、ＣＰＵ２５０は、ファイル作成者判別部３１０９に対して電子ファイル作成者を判別するよう指示を与える（ステップＳ１９０５）。
ＣＰＵ２５０から電子ファイル作成者の判別指令を受けたファイル作成者判別部３１０９は、電子ファイル情報３４０に含まれるファイル作成者情報と、パーソナルコンピュータ１２０を使用している現使用者のログイン名称とを比較する。電子ファイル作成者名とパーソナルコンピュータ１２０の現使用者のログイン名が一致したと判断された場合、ＣＰＵ２５０は、処理を終了するよう指示を与える（ステップＳ１９０５ Ｙ）。
一方、電子ファイル作成者名とパーソナルコンピュータ１２０の現使用者のログイン名が不一致であると判断された場合（ステップＳ１９０５ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、ハッシュキー処理部３１１０に印刷データを基にＳＨＡ−１等の一般的なハッシュアルゴリズムによってハッシュ化したハッシュデータ（ハッシュキー）を生成するよう指示を与える。
ＣＰＵ２５０からハッシュデータの生成指示を受けたハッシュキー処理部３１１０は、印刷データを基にＳＨＡ−１等のハッシュアルゴリズムを使用してハッシュデータを生成する（ステップＳ１９０６）。
次に、ＣＰＵ２５０から承認キーファイル３３０の作成指示を受けた承認キー作成部３１０４は、ハッシュキー処理部３１１０が生成したハッシュデータ及び電子ファイル情報３４０を基に承認者が選択したＤＥＳ等の暗号化秘鍵アルゴリズムを使用して承認キーファイル３３０を作成する（ステップＳ１９０７）。さらに、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対し印刷データを破棄するよう指示を与える（ステップＳ１９０８）。ＣＰＵ２５０から印刷データの破棄指令を受けたプリンタＧＤＩドライバ３１０２は、印刷データを破棄する。
以上の処理により、承認者が所定の電子ファイルを承認した場合、承認キーファイル３３０が電子ファイルとして生成される。一方、ステップＳ１９０４において、ＣＰＵ２５０が承認者用ＵＩ部３１０１に入力された設定情報に基づいて承認キーファイル３３０を作成しないと判断した場合（ステップＳ１９０４ Ｎ）、つまり、承認者が承認キーファイルの作成を行わずに既に承認されている電子ファイルを印刷する場合の処理は、第３の実施例にかかる処理工程と略同一であるが、承認キー認証部３１０５による承認キーファイルの認証工程が異なる。
承認キー認証部３１０５は、承認キーファイルの指定情報により承認キーファイルを解析し、ステップＳ１９０３で作成した電子ファイル情報３４０との照合を行う。これと同時にＣＰＵ２５０は、ハッシュキー処理部３１１０に印刷データを基にＳＨＡ−１等の一般的なハッシュアルゴリズムによってハッシュ化したハッシュデータ（ハッシュキー）を生成するよう指示を与える。ＣＰＵ２５０からハッシュデータの生成指示を受けたハッシュキー処理部３１１０は、印刷データを基にＳＨＡ−１等のハッシュアルゴリズムを使用してハッシュデータを生成する。ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部３１０５に対してハッシュキー処理部３１１０が生成したハッシュデータと承認キーファイルに含まれるハッシュデータとを比較・解析するよう指示を与える。
ＣＰＵ２５０から承認指令を受けた承認キー認証部３１０５は、ハッシュキー処理部３１１０が生成したハッシュデータと承認キーファイルに含まれるハッシュデータとを比較・解析し、これらが一致するか否かを判断する。一致したと判断された場合、プリントマネージャ３１０６は印刷処理を実行する（ステップＳ１９１０、ステップＳ１９１３）。
承認キーファイル３３０と電子ファイル情報３４０が一致していないと判断された場合（ステップＳ１９１０ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ３１０２に対して、印刷データに電子ファイルが未承認である旨を示すウォータマークを付与するよう指示を与える（ステップＳ１９１２）。次にＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ３１０６に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ３１０６は、印刷処理を開始する（ステップＳ１９１３）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０を作成し、ランゲージモニタ３１０７、ポートモニタ３５０、及びポートドライバ３６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル３２０を送信する。プリントマネージャ３１０６は、スプールファイル３２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報３４０を削除して一連の処理は終了する。スプールファイル３２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、ウォータマークが付与されたスプールファイル３２０の情報を図８に示す様に記録媒体に印刷する。
図２０は、承認者によって承認された電子ファイルを作成者が印刷する場合の一連の処理を説明するフローチャートである。本実施例にかかる作成者による承認された電子ファイルの印刷工程は、図１４のフローチャートで説明した第２の実施例にかかる処理工程と略同一である。ただし、図１９で説明した承認者による印刷工程と同様に承認キー認証部４１０４による認証工程が第２の実施例における認証工程とは異なる。
承認キー認証部４１０４は、承認キーファイルの指定情報により承認キーファイルを解析し、ステップＳ２００３で作成した電子ファイル情報４４０との照合を行う。これと同時にＣＰＵ２５０は、ハッシュキー処理部４１０８に印刷データを基にＳＨＡ−１等の一般的なハッシュアルゴリズムによってハッシュ化したハッシュデータ（ハッシュキー）を生成するよう指示を与える。ＣＰＵ２５０からハッシュデータの生成指示を受けたハッシュキー処理部４１０８は、印刷データを基にＳＨＡ−１等のハッシュアルゴリズムを使用してハッシュデータを生成する。ＣＰＵ２５０は、承認キー認証部４１０４に対してハッシュキー処理部４１０８が生成したハッシュデータと承認キーファイルに含まれるハッシュデータとを比較・解析するよう指示を与える。
ＣＰＵ２５０から承認指令を受けた承認キー認証部４１０４は、ハッシュキー処理部４１０８が生成したハッシュデータと承認キーファイルに含まれるハッシュデータとを比較・解析し、これらが一致するか否かを判断する。一致したと判断された場合は通常の印刷処理が行われる（ステップＳ２００５、ステップＳ２００８）。
承認キーファイル４３０と電子ファイル情報４４０が一致していないと判断された場合（ステップＳ２００５ Ｎ）、ＣＰＵ２５０は、プリンタＧＤＩドライバ４１０２に対して、印刷データに電子ファイルが未承認である旨を示すウォータマークを付与するよう指示を与える（ステップＳ２００７）。次にＣＰＵ２５０は、プリントマネージャ４１０５に印刷開始指令を与える。そして、プリントマネージャ４１０５は、印刷処理を実行する（ステップＳ２００８）。ＣＰＵ２５０から印刷開始指令を受けたプリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０を作成し、ランゲージモニタ４１０６、ポートモニタ４５０、及びポートドライバ４６０を介してネットワークプリンタ１１０へスプールファイル４２０を送信する。プリントマネージャ４１０５は、スプールファイル４２０をネットワークプリンタ１１０に送信後、電子ファイル情報４４０を削除して一連の工程は終了する。スプールファイル４２０を受信したネットワークプリンタ１１０は、ウォータマークが付与されたスプールファイル４２０の情報を図８に示す様に記録媒体に印刷する。
以上のように、第４の実施例によれば、所定の電子ファイル承認手続きにおいて、第１、第２、及び第３の実施例の効果に加え、承認キーファイル作成時の電子ファイルのハッシュデータと、印刷実行時の電子ファイルのハッシュデータとを比較することで、承認者が承認した後に作成者が編集した電子ファイルに対して承認を無効にするといった承認手続きのセキュリティを強化することができる。
本実施例は、本発明の好適な実施形態であるが本発明はこれに限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲において、各構成は、適宜変更可能である。
例えば、ネットワークの他にＵＳＢ、パラレルといった接続形式を有するプリンタ、ＦＡＸ、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）、複写機及びスキャナ等のプリンタドライバに適用可能である。
第１の実施例にかかる電子ファイル承認管理システムの構成を説明する図である。 パーソナルコンピュータ１２０及び１３０の物理的構成を説明する図である。 承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。 作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成を説明する図である。 パーソナルコンピュータ１２０の承認者用ＵＩ部の構成を説明する図である。 パーソナルコンピュータ１３０の作成者用ＵＩ部の構成を説明する図である。 承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。 ウォータマークが付与された記録媒体の一例である。 承認者によって承認された電子ファイルを作成者が印刷する場合の一連の処理を説明するフローチャートである。 第２の実施例にかかる電子ファイル承認管理システムの構成を説明する図である。 承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。 作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成を説明する図である。 承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。 承認者によって承認された電子ファイルを作成者が印刷する場合の一連の処理を説明するフローチャートである。 第３の実施例にかかる承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。 承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明する図である。 第４の実施例にかかる承認者が使用するパーソナルコンピュータ１２０のモジュール構成を説明する図である。 作成者が使用するパーソナルコンピュータ１３０のモジュール構成を説明する図である。 承認者が電子ファイルを承認し承認キーファイルを作成する一連の処理を説明するフローチャートである。 承認者によって承認された電子ファイルを作成者が印刷する場合の一連の処理を説明するフローチャートである。
符号の説明
１００ ネットワーク
１１０ ネットワークプリンタ
１２０ パーソナルコンピュータ
１３０ パーソナルコンピュータ
２１０ キーボード
２１１ キーボードコントローラ
２２０ ＣＲＴディスプレイ
２２１ ＣＲＴコントローラ
２３０ ハードディスクドライブ
２３１ ディスクコントローラ
２４０ ネットワークインタフェースカード
２５０ ＣＰＵ
２６０ ＲＡＭ
２７０ ＭＥＭＯＲＹ
２７１ ＵＳＢ
２８０ システムバス
３００ アプリケーション
３１０ プリンタドライバ
３２０ スプールファイル
３３０ 承認キーファイル
３４０ 電子ファイル情報
３５０ ポートモニタ
３６０ ポートドライバ
４００ アプリケーション
４１０ プリンタドライバ
４２０ スプールファイル
４３０ 承認キーファイル
４４０ 電子ファイル情報
４５０ ポートモニタ
４６０ ポートドライバ
３１０１ 承認者用ＵＩ部
３１０１ａ 印刷設定入力インタフェース
３１０１ｂ 承認キー作成インタフェース
３１０１ｃ 承認キー読込インタフェース
３１０１−１ プリンタ選択ボタン
３１０１−２ 印刷範囲選択ボタン
３１０１−３ 印刷部数選択ボタン
３１０１−４ プロパティボタン
３１０１−５ 承認チェックボタン
３１０１−６ 暗号化アルゴリズム選択ボタン
３１０１−７ パスワード記入ボックス
３１０１−８ 場所選択ボタン
３１０１−９ 表示欄
３１０１−１０暗号化アルゴリズム選択ボタン
３１０１−１１パスワード記入ボックス
３１０１−１２クリアボタン
３１０２ プリンタＧＤＩドライバ
３１０３ 承認情報抽出部
３１０４ 承認キー作成部
３１０５ 承認キー認証部
３１０６ プリントマネージャ
３１０７ ランゲージモニタ
３１０８ 承認キー検出部
３１０９ ファイル作成者判別部
３１１０ ハッシュキー処理部
４１０１ 作成者用ＵＩ部
４１０２ プリンタＧＤＩドライバ
４１０３ 承認情報抽出部
４１０４ 承認キー認証部
４１０５ プリントマネージャ
４１０６ ランゲージモニタ
４１０７ 承認キー検出部
４１０８ ハッシュキー処理部

Claims (9)

  1. 電子ファイルを作成する電子ファイル作成者用情報端末装置と前記電子ファイルの承認を行う承認者用情報端末装置とを備えた電子ファイル承認管理システムであって、
    前記電子ファイル作成者用情報端末装置は、
    前記電子ファイルを作成する電子ファイル作成部と、
    前記承認者用情報端末装置との間で電子情報のやり取りをする電子ファイル作成者用電子情報送受信部とを備え、
    前記承認者用情報端末装置は、
    前記電子ファイル作成者用情報端末装置との間で電子情報のやり取りをする承認者用電子情報送受信部と、
    前記承認者用電子情報送受信部で受信した前記電子ファイルのユーザによる承認結果が入力される電子ファイル承認用入力部と、
    前記電子ファイル承認用入力部に入力された承認結果に基づき前記電子ファイルを第１印刷データに変換する第１印刷データ変換部と、
    前記第１印刷データ変換部が変換した前記第１印刷データに基づき前記電子ファイルの第１承認情報を抽出する第１承認情報抽出部と、
    前記第１情報抽出部が抽出した前記第１承認情報に基づき承認キーを作成する承認キー作成部とを備え、
    前記電子ファイル作成者用情報端末装置は、さらに、
    前記電子ファイルを第２印刷データに変換する第２印刷データ変換部と、
    前記第２印刷データ変換部が変換した前記第２印刷データに基づき前記電子ファイルの第２承認情報を抽出する第２承認情報抽出部と、
    前記第２承認情報抽出部が抽出した前記第２承認情報と前記承認者用電子情報送受信部から送信された前記承認キーとを照合して承認の可否を判断する承認キー認証部とを備えることを特徴とする電子ファイル承認管理システム。
  2. 前記電子ファイル作成者用情報端末装置は、前記第２印刷データが含む格納先情報から前記電子ファイルの格納先情報を取得し前記格納先情報を基に前記電子ファイルの格納場所に前記承認キーが存在するか否かを判断する承認キー検出部を備えることを特徴とする請求項１記載の電子ファイル管理システム。
  3. 前記承認者用情報端末装置は、前記電子ファイルの作成者を判別するファイル作成者判別部を備えることを特徴とする請求項１記載の電子ファイル承認管理システム。
  4. 前記承認者用情報端末装置は、
    前記第１印刷データからハッシュデータを生成する第１ハッシュキー処理部と、
    前記第１承認情報抽出部が抽出した前記第１承認情報と前記第１ハッシュキー処理部が生成した前記第１ハッシュデータに基づき承認キーを作成する承認キー作成部とを備え、
    前記電子ファイル作成者用情報端末装置は
    前記第２印刷データからハッシュデータを生成する第２ハッシュキー処理部と、
    前記第２ハッシュキー処理部が生成した第２ハッシュデータと前記承認者用情報端末装置の前記承認キー作成部が作成した前記承認キーに含まれる第１ハッシュデータとを照合して承認の可否を判断する承認キー認証部とを備えることを特徴とする請求項１記載の電子ファイル承認管理システム。
  5. 前記電子ファイル作成者用情報端末装置は、前記電子ファイルに基づく印刷データを印刷装置に送信することを特徴とする請求項１乃至４記載の何れか一つの電子ファイル承認管理システム。
  6. 電子ファイル作成者用情報端末装置との間で電子情報のやり取りをする承認者用電子情報送受信部と
    前記承認者用電子情報送受信部が受信した電子ファイルの承認結果が入力される電子ファイル承認用入力部と、
    前記電子ファイル承認用入力部に入力された承認結果に基づき前記電子ファイルを印刷データに変換する印刷データ変換部と、
    前記印刷データ変換部が変換した印刷データに基づき前記電子ファイルの承認情報を抽出する承認情報抽出部と、
    前記承認情報抽出部が抽出した前記承認情報に基づき承認キーを作成する承認キー作成部とを備えることを特徴とする承認者用情報端末装置。
  7. 電子ファイルを作成する電子ファイル作成部と、
    前記電子ファイルを印刷データに変換する印刷データ変換部と、
    前記印刷データ変換部が変換した印刷データに基づき前記電子ファイルの承認情報を抽出する承認情報抽出部と、
    承認者用情報端末装置との間で電子情報のやり取りをする電子ファイル作成者用電子情報送受信部と、
    前記承認情報抽出部が抽出した承認情報と電子ファイル作成者用電子情報送受信部で受信した承認キーとを照合して承認の可否を判断する承認キー認証部とを備えることを特徴とする電子ファイル作成者用情報端末装置。
  8. 電子ファイルを作成する電子ファイル作成者用情報端末装置と前記電子ファイルの承認を行う承認者用情報端末装置とを備えた電子ファイル承認管理システムに適用される電子ファイル承認管理法であって、
    電子ファイル作成部で前記電子ファイルを作成する電子ファイル作成工程と、
    前記電子ファイル作成部で作成した前記電子ファイルを前記承認者用情報端末装置に送信する電子ファイル送信工程と、
    前記電子ファイル送信工程で送信された前記電子ファイルを受信する電子ファイル受信工程と、
    前記電子ファイル受信工程で受信した前記電子ファイルの承認結果を入力する承認結果入力工程と、
    前記電子ファイル承認用入力部に入力された前記承認結果に基づき前記電子ファイルを第１印刷データに変換する第１印刷データ変換工程と、
    前記第１印刷データに基づき前記電子ファイルの承認情報を抽出する第１の承認情報抽出工程と、
    前記承認情報に基づき承認キーを作成する承認キー作成工程と、
    前記承認キーを前記電子ファイル作成者用情報端末装置に送信する承認キー送信工程と、
    前記承認キー送信工程で送信された前記承認キーを受信する承認キー受信工程と、
    前記電子ファイルを第２印刷データに変換する第２印刷データ変換工程と、
    前記第２印刷データに基づき前記電子ファイルの承認情報を抽出する第２の承認情報抽出工程と、
    前記第２承認情報と前記承認キー受信工程で受信した前記承認キーとを照合して承認の可否を判断する承認可否判断工程とを備えた電子ファイル承認管理方法。
  9. 請求項８記載の電子ファイル承認管理法は、前記電子ファイルに基づく印刷データを印刷装置に送信する電子ファイル作成者用情報端末と前記電子ファイルの承認を行う承認者用情報端末装置とを備えた電子ファイル承認管理システムに適用されることを特徴とする電子ファイル承認管理方法。
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