JP2009020622A - 業務支援システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】業務の処理手順の登録を省力化するとともに、処理手順の標準化・最適化することができる業務支援システムを提供する。
【解決手段】業務の処理手順をコンピュータに登録して、当該業務の進捗管理を行う業務支援システムにおいて、標準的な業務の処理手順（以下、業務定義という）を記録する業務定義データベース２３３と、業務定義データベース２３３から抽出した業務定義に、特定の業務に固有の情報を付加して当該特定の業務の処理手順（以下、業務案件という）を作成する業務案件登録モジュール２２４を有する。
【選択図】図３

Description

本発明は、業務の処理手順をコンピュータに登録して、当該業務の進捗を管理する業務支援システムに関する。

企業等における業務の処理を支援するために、業務の処理手順をコンピュータに登録して、当該業務の進捗を管理する業務支援システムが多数提案されている（例えば、特許文献１）。

特開平１０−１４３５７４号公報

業務支援システムは、業務の進捗管理を自動化するだけでなく、当該業務に関する情報の流れの管理も自動化するので、業務管理の省力化と業務の効率化に資する。

しかしながら、従来の業務支援システムでは、個々の業務が発生する度に、管理者が手作業で処理手順を決定していた。そのため、処理手順の決定に管理者の労力が割かれるという問題があった。

また、処理手順の良否は管理者のスキルに依存するので、必ずしも最適な処理手順が選択されないという問題もあった。そのため、従来の業務支援システムでは、処理手順の標準化・最適化が困難であった。

本発明は、このような問題を解決するためになされたものであり、業務の処理手順の決定を省力化するとともに、処理手順の標準化・最適化することができる業務支援システムを提供することを目的とする。

本発明に係る業務支援システムは、業務の処理手順をコンピュータに登録して、当該業務の進捗管理を行う業務支援システムにおいて、標準的な業務の処理手順（以下、業務定義という）を記録する業務定義データベースと、前記業務定義データベースから抽出した業務定義に、特定の業務に固有の情報を付加して当該特定の業務の処理手順（以下、業務案件という）を作成する業務案件作成手段を有することを特徴とする。

また、前記業務定義データベースに記載された業務定義は、業務を構成するプロセスの集合と前記プロセスを構成する作業の集合からなる階層構造を備えてもよい。

また、業務定義を作成する業務定義作成手段を有してもよい。

また、プロセスの定義を記録するプロセス定義データベースを備えるとともに、前記業務定義作成手段は、業務を構成するプロセスの定義を前記プロセス定義データベースから抽出して、当該業務定義を作成するようにしてもよい。

また、作業の定義を記録する作業定義データベースを備えるとともに、プロセスを構成する作業を前記作業定義データベースから抽出して、当該プロセスの定義を作成するプロセス定義作成手段を有してもよい。

また、作業の定義を作成する作業定義作成手段を有してもよい。

また、前記業務案件作成手段は、前記業務案件を構成するプロセスの集合、前記プロセスを構成する作業の集合、及び前記作業の定義を自動的に作成するようにしてもよい。

なお、本発明はコンピュータシステムの発明であるが、本発明の実施には、専用のハードウェアは必須ではない。汎用のコンピュータシステムに所定のプログラムを実装して本発明の業務支援システムを実現することもできる。

本発明によれば、事前に登録された標準的な処理手順に特定の業務に固有の情報を付加して当該特定の業務の処理手順を作成するので、業務処理手順の作成を省力化するとともに、処理手順の標準化・最適化を容易にすることができる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る業務支援システムの概念図である。図１に示すように、業務支援システム１は、業務定義機能２、業務案件登録機能３、業務実績登録機能４、ワークフロー機能５及び業務実績検索機能６を備えている。

業務定義機能２は、「業務定義」を作成して業務支援システム１に登録する機能である。ここで、「業務定義」とは標準的な業務の処理手順であり、後述する「業務案件」を作成するための原型である。また、「業務定義」は業務＞プロセス＞作業からなる階層構造で記述される。すなわち、「業務」は「プロセス」の集合として、「プロセス」は「作業」の集合として記述される。

なお、「作業」とは業務の最小単位であり、「作業」を実施すると「成果物」を生じる。例えば「作業」が設計であれば、その「成果物」は設計図書である。また、「プロセス」とは互いに関連する「作業」の集合である。

また業務定義機能２の使用、すなわち「業務定義」の作成はシステム管理者７だけに許可される。「業務定義」の作成を一定のスキルを有する者に限ることによって、「業務定義」の品質を一定以上の水準に保つためである。

業務案件登録機能３は、「業務定義」に「案件情報」を付加して「業務案件」を作成し、業務支援システム１に登録する機能である。「案件情報」とは特定の業務（＝案件）に固有の情報であり、「業務案件」とは、案件の処理と管理に必要な情報である。

例えば、一般的なシステム開発の標準的な処理手順が「業務定義」であり、「○○社向け業務支援システム開発」の処理手順が「業務案件」である。この場合、「○○社向け業務支援システム開発」の納期、仕様、責任者名などが「案件情報」に相当する。

また業務案件登録機能３の使用、すなわち「業務案件」の作成はプロジェクトリーダ８（当該案件の責任者）に許可されるが、システム管理者７が作成した「業務定義」に「案件情報」を付加して「業務案件」を作成するから、プロジェクトリーダ８のスキルの優劣に係わらず、一定水準以上の品質を備えた「業務案件」が期待できる。

また、「業務定義」は、「プロセス」の集合で定義され、「プロセス」は「作業」の集合で定義されているので、業務案件登録機能３を使用して「業務案件」を作成すると、「業務案件」を構成する「プロセス」の集合および「作業」の集合が自動的に生成される。また、「作業」の定義も自動的に生成される。そのため、「業務案件」毎に「プロセス」および「作業」を作成する手間が省ける。

業務実績登録機能４は、「業務実績」を登録する機能であり、作業者９によって使用される。ここで「業務実績」とは、業務（プロセス、作業）を実行した事実、あるいは、ある業務（プロセス、作業）の実行によって得られた「成果物」に係る情報である。作業者９は、自分が担当する作業が完了したら、業務実績登録機能４を起動して、完了の事実および「成果物」に係る情報を当該作業のファイルに追記して業務支援システム１に登録する。

ワークフロー機能５は、「業務実績」を予め定められた経路で回覧させる機能である。例えば、作業者９が業務実績登録機能４を用いて「業務実績」を作業ファイルに追記すると、ワークフロー機能５が起動されて、当該作業ファイルは承認者１０に回覧される。

業務実績検索機能６は、業務実績登録機能４で登録された「業務実績」を検索、閲覧する機能であり、全員１１つまりシステム管理者７、プロジェクトリーダ８、作業者９、承認者１０等を含む当該業務に関わる全ての担当者が使用できる。この機能により、全員１１が業務の進捗状況を知ることができる。

このような機能を実現するために、業務支援システム１は図２及び図３に示すようなハードウェアとソフトウェアを備えている。

図２に示すように、業務支援システム１のハードウェアは複数の入出力端末２１とＣＰＵ２２と記憶装置２３及びこれらを接続するネットワーク２４で構成されている。また、ＣＰＵ２２には、作業定義作成モジュール２２１、プロセス定義作成モジュール２２２、業務定義作成モジュール２２３、業務案件登録モジュール２２４、業務実績登録モジュール２２５、業務実績検索モジュール２２６及びワークフローモジュール２２７がインストールされている。また、記憶装置２３の内部には、作業定義データベース２３１、プロセス定義データベース２３２、業務定義データベース２３３、及び業務案件データベース２３４が構築されている。

作業定義作成モジュール２２１は、「業務定義」の基礎となる「作業定義」を作成するプログラムである。入出力端末２１から、作業定義作成モジュール２２１を起動すると、図４に示すような入力フォームが入出力端末２１に表示され、ユーザ（システム管理者７）は、この入力フォームにしたがって下記の項目を入力する。

入力欄３０１：当該「作業定義」の利用開始日と終了日。利用開始日と終了日で定義された期間においてだけ、当該「作業定義」を利用することができる。
チェックボックス３０２：このチェックボックスをチェックすると当該「作業定義」が利用不可になる。また、チェックすると、利用開始日・終了日の入力は無視される。
入力欄３０３：当該「作業定義」の名称（例、ＲＦＰ作成作業）。
入力欄３０４：当該「作業定義」の概要（例、ＲＦＰの作成について）。
入力欄３０５：当該「作業定義」の備考（例、ＲＦＰ作成品質の向上）。
入力欄３０６：関連文書の文書情報、タイトル（例：「ＲＦＰ作成の手引」）及び関連文書のコンテンツ（例：ＲＦＰ作成の手引.doc）。
入力欄３０７：作業の成果を入力するフォームの名称（例、「ＲＦＰ作成フォーム」）。
入力欄３０８：成果資料の文書、タイトル。

入力欄３０９：回覧ルート。ワークフローモジュール２２７で行う回覧ルートを指定する。

以上の項目を入力すると、１件の「作業定義」が完成する。完成した「作業定義」は作業定義データベース２３１に登録される。

プロセス定義作成モジュール２２２は、作業定義データベース２３１に登録された「作業定義」を引用して「プロセス定義」を作成するプログラムである。入出力端末２１から、プロセス定義作成モジュール２２２を起動すると、図５に示すような入力フォームが入出力端末２１に表示され、ユーザ（通常、システム管理者）は、この入力フォームにしたがって次のような項目を入力する。

入力欄３１０：プロセスを構成する作業の名称。複数の作業を入力できる。例えば、作業がｎ件ある場合は、作業１から作業ｎまで時系列（処理の順序）にしたがって入力する。
チェックボックス３１１：作業開始の条件によって、該当する項目をチェックする。
入力欄３１２：作業開始の条件となる作業名を入力する。例えば、チェックボックス３１１で「作業の完了」を選択して、入力欄３１２に「作業１」を入力すれば、作業２は作業１の完了後に開始されることを意味する。
なお、入力欄３１３、すなわち利用開始日・終了日、利用不可、プロセス名、プロセス概要、備考及び関連文書の入力については作業定義作成モジュール２２１の場合と同様である。

以上の項目を入力すると、１件の「プロセス定義」が完成する。完成した「プロセス定義」はプロセス定義データベース２３２に登録される。

業務定義作成モジュール２２３は、プロセス定義データベース２３２に登録された「プロセス定義」を引用して「業務定義」を作成するプログラムである。入出力端末２１から、作業定義作成モジュール２２３を起動すると、図６に示すような入力フォームが入出力端末２１に表示され、ユーザ（システム管理者７）は、この入力フォームにしたがって次のような項目について入力する。

入力欄３１４：業務を構成するプロセスの名称。複数のプロセス名称を入力できる。例えば、プロセスがｎ件ある場合は、プロセス１からプロセスｎまで時系列（処理の順序）にしたがって入力する。
なお、入力欄３１５、すなわち利用開始日・終了日、利用不可、業務名、業務概要、備考及び関連文書については作業定義作成モジュール２２１の場合と同様である。

以上の項目を入力すると、１件の「業務定義」が完成する。完成した「業務定義」は業務定義データベース２３３に登録される。

また、「業務定義」を登録する際には「業務定義」にそれぞれカテゴリを付与する。このカテゴリは階層構造（つまり、親カテゴリ−子カテゴリ−孫カテゴリ）を備え、系統樹を形成しているので、この系統樹を辿ることによって、業務定義データベース２３３に登録された多数の「業務定義」の中から、所望の「業務定義」を抽出することができる。

図７は、「作業定義」、「プロセス定義」及び「業務定義」の関係を説明する模式図であり、作業１から作業ｎまでのｎ件の「作業定義」が登録され、これらの「作業定義」を引用してプロセス１，２，３，４，ｎが定義されている。また、「プロセス定義」を引用して業務１，２，ｎが定義されていることを示している。

また、「作業定義」と「プロセス定義」、「プロセス定義」と「業務定義」の関係は一対一ではない。同一の「作業定義」を異なる「プロセス定義」で引用することもあれば、同一の「プロセス定義」を異なる「業務定義」で引用することもある。例えば、作業１はプロセス１とプロセス３で引用されているし、作業３はプロセス２とプロセスｎで引用されている。また、プロセス２は業務１と業務２の両方で引用されている。

つまり、プロセス１を定義する時に作成した作業１を、後に、プロセス３を定義する時に流用したり、業務１を定義するときに作成したプロセス２を、後から業務２を定義するときに再利用することができる。このため、重複する「作業定義」や「プロセス定義」の入力を省けるので少ない手数で「業務定義」を作成することができる。また、標準化された「作業定義」や「プロセス定義」を引用して業務を定義するので、「業務定義」も標準化される。また、「作業定義」や「プロセス定義」を検索する手段を備えれば、さらに「業務定義」作成を効率化することができる。

業務案件登録モジュール２２４は、業務定義データベース２３３に登録された「業務定義」に「案件情報」（＝特定の業務に固有の情報）を付加して「業務案件」を作成するプログラムである。

業務案件登録モジュール２２４を起動すると、最上位のカテゴリのリストが表示されるので、ユーザ（プロジェクトリーダ８）は登録しようとする「業務案件」の原型として相応しいカテゴリを前記リストの中から選択する。カテゴリを選択すると、そのカテゴリに従属する下位のカテゴリのリストが表示されるので、その中から所望のカテゴリを選択する。この操作を繰り返して、最下位のカテゴリに辿り着くとそのカテゴリに属する「業務定義」のリストが表示されるので、その中から「業務案件」に対応する「業務定義」を選択する。

「業務案件」に対応する「業務定義」を選択すると、図８に示すような入力フォームが入出力端末２１に表示されるので、登録しようとする「業務案件」に固有の情報（＝案件情報）を入力する。

入力欄３１６：例えば「○○社向け業務支援システム開発」のような特定の業務に固有のプロジェクト名称等を入力する。
入力欄３１７：「○○社向け業務支援システム開発」の概要を入力する。
入力欄３１８：「○○社向け業務支援システム開発」について特記すべき事項を入力する。
入力欄３１９：案件の開始予定日を入力する。
入力欄３２０：案件の終了予定日を入力する。
入力欄３２１：案件の責任者（＝プロジェクトリーダ）の氏名を入力する。
入力欄３２２：例えば、準拠すべき基準書などの関連文書の名称を記載する。

同様にして、当該業務案件を構成する「プロセス定義」「作業定義」についても、固有の名称、概要、備考、開始日、終了日、担当者名、関連文書、成果物の名称、ワークフローの指定などの情報を付加する。

全ての入力が終了した「業務案件」は、業務案件データベース２３４に登録される。

業務実績登録モジュール２２５は、「業務案件」の記述に従って業務の処理が進行する度に、作業やプロジェクトの担当者（作業者９）がその実績に関する情報を「業務案件」に追記するプログラムである。ここで、実績に関する情報とは、作業あるいはプロセスが完了した事実、作業あるいはプロセスの進行で生じた成果物に関する情報、成果物そのもの、などである。

業務実績検索モジュール２２６は、業務実績登録モジュール２２５によって「業務案件」に追記された実績に関する情報を検索し閲覧するプログラムである。実績に関する情報を閲覧することによって、業務の進捗状況を把握することができる。

ワークフローモジュール２２７は、「業務案件」に成果物が登録されると起動されて、当該成果物を「作業定義」で指定された経路で回覧するプログラムである。又、「作業定義」で指定された承認者に対して、当該成果物についての承認を求める。

本発明の一実施形態に係る業務支援システムの概念図である。 前記業務支援システムのハードウェアの構成図である。 前記業務支援システムのソフトウェアの構成図である。 作業定義作成モジュールの入力フォームである。 プロセス定義作成モジュールの入力フォームである。 業務定義作成モジュールの入力フォームである。 「作業定義」、「プロセス定義」及び「業務定義」の関係を説明する模式図である。 業務案件登録の入力フォームである。

符号の説明

１ 業務支援システム
２ 業務定義機能
３ 業務案件登録機能
４ 業務実績登録機能
５ ワークフロー機能
６ 業務実績検索機能
７ システム管理者
８ プロジェクトリーダ
９ 作業者
１０ 承認者
１１ 全員
２１ 入出力端末
２２ ＣＰＵ
２３ 記憶装置
２４ ネットワーク
２２１ 作業定義作成モジュール
２２２ プロセス定義作成モジュール
２２３ 業務定義作成モジュール
２２４ 業務案件登録モジュール
２２５ 業務実績登録モジュール
２２６ 業務実績検索モジュール
２２７ ワークフローモジュール
２３１ 作業定義データベース
２３２ プロセス定義データベース
２３３ 業務定義データベース
２３４ 業務案件データベース

Claims (8)

1. 業務の処理手順をコンピュータに登録して、当該業務の進捗管理を行う業務支援システムにおいて、
   標準的な業務の処理手順（以下、業務定義という）を記録する業務定義データベースと、
   前記業務定義データベースから抽出した業務定義に、特定の業務に固有の情報を付加して当該特定の業務の処理手順（以下、業務案件という）を作成する業務案件作成手段を有することを特徴とする業務支援システム。
2. 前記業務定義データベースに記録された業務定義は、業務を構成するプロセスの集合と前記プロセスを構成する作業の集合からなる階層構造を備えていること特徴とする請求項１に記載の業務支援システム。
3. 業務定義を作成する業務定義作成手段を有することを特徴とする請求項２に記載の業務支援システム。
4. プロセスの定義を記録するプロセス定義データベースを備えるとともに、
   前記業務定義作成手段は、業務を構成するプロセスの定義を前記プロセス定義データベースから抽出して、当該業務定義を作成することを特徴とする請求項３に記載の業務支援システム。
5. 作業の定義を記録する作業定義データベースを備えるとともに、
   プロセスを構成する作業を前記作業定義データベースから抽出して、当該プロセスの定義を作成するプロセス定義作成手段を有することを特徴とする請求項４に記載の業務支援システム。
6. 作業の定義を作成する作業定義作成手段を有することを特徴とする請求項５に記載の業務支援システム。
7. 前記業務案件作成手段は、前記業務案件を構成するプロセスの集合、前記プロセスを構成する作業の集合、及び前記作業の定義を自動的に作成することを特徴とする請求項１ないし請求項６のいずれか１項に記載の業務支援システム。
8. コンピュータシステムに実装されて、コンピュータシステムを請求項１ないし請求項７のいずれか１項に記載の業務支援システムとして機能させることを特徴とするプログラム。