JP2008219911A - 記憶手段管理装置、画像処理装置およびその制御方法、ならびにコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】アプリケーション機能が追加された旨をユーザに好適に通知する。
【解決手段】画像形成装置１に次の手段を設ける。この画像形成装置１に拡張された新たな機能を、拡張された時刻とともに、追加機能テーブルＴＢ３として記録する、テーブル管理部１ＴＫを設ける。ユーザがこの画像形成装置１にログインした際に、このユーザが前回ログインしてから今回ログインするまでの間に拡張された機能をこのユーザに対して通知するために追加機能テーブルＴＢ３に基づいてディスプレイに表示させる画面表示処理部１０４を設ける。
【選択図】図１６

Description

本発明は、ＭＦＰなどの画像処理装置およびその制御方法などに関する。

コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、およびファックスなどの機能を備えた画像形成装置が広く普及している。このような画像形成装置は、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれている。

さらに、近年、ＣＰＵの性能が向上したこと、ハードディスクの記憶容量が大きくなったこと、およびネットワークの構築が容易になったことによって、ドキュメントサーバの機能が備わったＭＦＰなどの画像形成装置が普及し、これを導入するオフィスが増加している。係る機能は、ハードディスクにユーザごとの記憶領域を割り当てておき、ユーザが自分のボックスに画像ファイルなどのデータなどを保存できるようにするためのものである。この記憶領域は、「ボックス」または「パーソナルボックス」と呼ばれる。

ユーザは、自分のボックスを自分一人で使用するだけでなく、他人に使用させることもできる。または、使用権限が与えられていれば他人のボックスを使用することもできる。複数のユーザからなるグループで１つのボックスを共用することもできる。

また、ボックスを便利に使用できるようにするための方法が提案されている。特許文献１に記載される方法によると、入力された画像データを、利用者コードを含む登録用識別情報を付加してハードディスクに記憶させる。そして、検索用識別番号が入力されたときに、その検索用識別番号に含まれる利用者コードと登録用識別情報に含まれる利用者コードとを照合し、照合結果を基に画像データの名称を表示する。このような方法によって、多人数で１つのボックスを使用している場合であっても、ボックス内のどの画像データが自分のものであるのかを容易に知ることができる。

そのほか、特許文献２に記載されるように、電子メールに添付ファイルが含まれていれば、その添付ファイルの処置方法をユーザに対して問い合わせる、という方法が提案されている。
特開２００２−３６１９７０号公報 特開２００３−４４４１３号公報

上に述べたように、ユーザは、自分に割り当てられているボックスの使用権限を他のユーザに与えることができる。これにより、他のユーザとのデータの受渡しやデータの共有が容易になる。

しかし、特許文献１、２に記載されるような従来の方法では、ユーザにとって、自分のボックスに記憶されているデータの管理が難しい。なぜなら、他のユーザの操作によって自分のボックスに新たにデータが記憶され、自分のボックスに記憶されているデータが更新され、または削除された場合に、当該他のユーザからその旨を逐一報告してもらわなければ、次第にボックス内のデータの状態を正確に把握できなくなってしまうからである。

そのため、他のユーザがデータの受渡やデータの更新の操作を行ったためにボックス内のデータの状態の変化があった場合に、ボックスの持ち主がそのことに気付くことなくデータの把握が遅れてしまうことがあった。また、新しい機能が追加されても、そのことに気付かないユーザがいるために、それを十分に活用されないことがあった。

本発明は、このような問題点に鑑み、複数のユーザが共用することができるボックスの管理をユーザが従来よりも確実に行うことができるようにすることを目的とする。

本発明に係る記憶手段管理装置は、ファイルを記憶するための記憶領域がユーザごとに割り当てられている記憶手段を管理する記憶手段管理装置であって、前記記憶領域におけるファイルの変化を、当該変化が発生した時刻とともに、変化履歴情報として記録する、変化履歴情報記録手段と、前記ユーザがログインした際に、今回ログインする以前に当該ユーザの前記記憶領域で発生した前記変化を、当該記憶領域の前記変化履歴情報に基づいて、当該ユーザに対して通知する、変化通知手段と、を有することを特徴とする。

前記記憶手段管理装置は、特に、ボックス機能が備えられた画像形成装置の記憶手段を管理するために適用するのが好ましい。この場合、前記変化履歴情報記録手段は、前記変化とともに当該変化が誰の指令に起因して発生したのかを示す前記変化履歴情報を記録し、前記変化通知手段は、前記ユーザの前記記憶領域で発生した前記変化のうち、当該ユーザが前回ログインした以降に他のユーザの指令に起因して発生したものを検知して通知する、ようにしてもよい。または、記憶されているファイルの一覧を表示した前記記憶領域、当該一覧を表示するように指令したユーザ、および当該一覧を表示した時刻を示す表示履歴情報を記録する表示履歴情報記録手段、を設け、前記変化履歴情報記録手段は、前記変化とともに当該変化が誰の指令に起因して発生したのかを示す前記変化履歴情報を記録し、前記変化通知手段は、前記ユーザの前記記憶領域で発生した前記変化のうち、当該ユーザが最後に当該記憶領域に記憶されているファイルの一覧を表示させた以降に他のユーザの指令に起因して発生したものを通知する、ようにしてもよい。

本発明によると、複数のユーザが共用することができるボックスの管理をユーザが従来よりも確実にかつ適切なタイミングで行うことができるようにすることができる。さらに、アプリケーション機能が追加された旨をユーザに好適に通知することができる。

〔第一の実施形態〕
図１は本発明に係る画像形成装置１が設けられたネットワークシステムの例を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は操作パネル１ｈの例を示す図、図４は第一の実施形態における画像形成装置１の機能的構成の例を示す図である。

本発明に係る画像形成装置１は、図１に示すように、通信回線３を介して端末装置２と接続されている。通信回線３として、ＬＡＮ、インターネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。

画像形成装置１は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ファックス、およびドキュメントサーバなどの機能を集約した装置である。複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。

ドキュメントサーバの機能は、ユーザまたはグループごとに「ボックス」または「パーソナルボックス」などと呼ばれる記憶領域を与えておき、各ユーザが自分自身の記憶領域（以下、「ボックス」と記載する。）または自分の所属するグループのボックスに画像データまたはドキュメントデータなどのファイルを保存し管理するための機能である。「ボックス機能」と呼ばれることもある。ボックスは、パーソナルコンピュータにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当する。なお、本実施形態では、１つのファイルに含まれるコンテンツを１つのドキュメントとして取り扱うものとする。

また、応用的な機能（アプリケーション機能）を用いたジョブを実行する際に、その対象となるファイルをジョブに対応付けて一時的に保存しておくためのボックスがある。このような役割のボックスを特に「機能ボックス」と呼ぶことがある。例えば、機密プリント機能（ネットワークプリンティングを行う際に、画像形成装置１が端末装置２から印刷データを受信しても直ちに印刷処理を実行せずにこれを保留しておき、後でユーザが、予め設定しておいたパスワードを画像形成装置１の操作パネルを操作して正しく入力したら、印刷処理を開始する、という機能）を用いたジョブの対象となるファイルを一時的に保存しておくための機能ボックスや、所定の宛先に転送するファイルを一時的に格納しておくための機能ボックスなどがある。前者に格納されたファイルは、操作パネルに正しいパスワードが入力されたら、印刷処理のために使用される。後者に格納されたファイルは、所定のタイミングで転送用のプログラムを起動することによって、所定の宛先に転送にされる。

そのほか、画像形成装置１には、新たなハードウェアを増設しまたはソフトウェアをインストールすることによって、ブックレット仕上げ機能、同報送信機能、またはＳＭＢ（Server Message Block）プロトコルによるファイルの送信機能など、種々の機能を拡張（追加）することができる。

図２に示すように、画像形成装置１は、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、ハードディスクまたはＥＥＰＲＯＭなどの大容量記録装置１ｄ、スキャナ１ｅ、印刷装置１ｆ、ネットワークインタフェース１ｇ、操作パネル１ｈ、および制御用回路１ｊなどによって構成される。

スキャナ１ｅは、原稿の用紙（以下、単に「原稿」と記載することがある。）に描かれている写真、文字、絵、図表などの画像を光電的に読み取って画像データを生成する装置である。印刷装置１ｆは、スキャナ１ｅで読み取った画像または端末装置２などから送信されてきた画像データの画像を用紙に印刷する装置である。

操作パネル１ｈは、図３に示すように、ディスプレイ１ｈ１および複数の操作ボタンからなる操作ボタンユニット１ｈ２などによって構成される。

操作ボタンユニット１ｈ２は、数字、文字、または記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ１ａに送信する送信用回路などによって構成される。

ディスプレイ１ｈ１は、この画像形成装置１を操作するユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが設定内容および処理内容を入力するための画面、および画像形成装置１で形成された画像および処理の結果を示す画面などを表示する。本実施形態では、ディスプレイ１ｈ１として、タッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイ１ｈ１は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ１ａに送信する機能を備えている。

このように、操作パネル１ｈは、画像形成装置１を直接操作するユーザのためのユーザインタフェースの役割を果たしている。なお、端末装置２には、画像形成装置１に対して指令を与えるためのアプリケーションプログラムおよびドライバがインストールされている。したがって、ユーザは、端末装置２を使用して画像形成装置１を遠隔的に操作することもできる。端末装置２として、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、またはＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などが用いられる。

図２のネットワークインタフェース１ｇは、端末装置２と通信を行うための装置である。ネットワークインタフェース１ｇとして、ＮＩＣ（Network Interface Card）、モデム、またはＴＡ（Terminal Adapter）などが用いられる。

制御用回路１ｊは、大容量記録装置１ｄ、スキャナ１ｅ、印刷装置１ｆ、ネットワークインタフェース１ｇ、および操作パネル１ｈなどの装置を制御するための回路である。

大容量記録装置１ｄには、図４に示すようなジョブ制御部１０１、ユーザ認証部１０２、ボックス内変化検知部１０３、画面表示処理部１０４、ボックス管理部１ＢＫ、およびテーブル管理部１ＴＫなどの機能を実現するためのプログラムおよびデータなどが格納されている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、ＲＯＭ１ｃに記憶させておいてもよい。または、図４に示す機能の一部または全部を、制御用回路１ｊによって実現するようにしてもよい。

図５は大容量記録装置１ｄにおけるボックスの割当ての例を示す図、図６はユーザ管理テーブルＴＢ１の例を示す図、図７はボックス管理テーブルＴＢ２の例を示す図、図８はファイル管理情報７Ｆ１の例を示す図、図９は追加機能テーブルＴＢ３の例を示す図、図１０はログイン画面ＨＧ１の例を示す図、図１１はコピージョブ受付画面ＨＧ２の例を示す図、図１２は通知対象判別処理の流れの例を説明するフローチャート、図１３はアイコンＫＮを押下したときのコピージョブ受付画面ＨＧ２の例を示す図である。

以下、図４の各部の処理内容などについて詳細に説明する。

図４のボックス管理部１ＢＫは、図５に示すように、大容量記録装置１ｄに設けられた各ユーザ、各グループ、および各アプリケーション機能のためのファイルを保存しておくためのボックスの管理を行う。例えば、ユーザからの指令に基づいて新たなボックスを設定し、既存のボックスを削除し、ボックス内のファイルを更新しまたは削除し、またはボックスに新たなファイルを追加するための処理を行う。ボックス管理部１ＢＫによって管理される各ボックスには、１つずつユニークなボックスＩＤが対応付けられている。

テーブル管理部１ＴＫは、ユーザ管理テーブルＴＢ１、ボックス管理テーブルＴＢ２、および追加機能テーブルＴＢ３などのテーブルを記憶し管理している。ユーザ管理テーブルＴＢ１には、図６に示すように、画像形成装置１を使用するユーザに関する情報が格納されている。１つのレコードが１人のユーザに対応している。「ユーザ名」は、ユーザが画像形成装置１にログインするためのユーザアカウント名である。つまり、ユーザ名はユーザを識別するための識別情報の役割を果たすので、ユニークでなければならない。「パスワード」は、ログインする際のユーザ認証のために用いられる符号である。

「最新ログイン日時」は、そのユーザが最後に画像形成装置１にログインした日時（日付および時刻）を示している。最新ログイン日時の値は、そのユーザが画像形成装置１にログインするたびに、所定のタイミングで、そのログインした日時に更新される。したがって、最新ログイン日時はユーザが前回ログインした日時を示している、と言える。「操作履歴」は、前回ログインした時からログアウトした時までの間にそのユーザが行った操作の内容の履歴を示している。「所有ボックスＩＤ」は、そのユーザが所有するボックス（他のユーザと共用するボックスも含む。以下、同様。）のボックスＩＤを示している。

ボックス管理テーブルＴＢ２、図７に示すように、テーブル管理部１ＴＫで管理される各ボックスに関する情報が格納されている。１つのレコードが１つのボックスに対応している。「ボックスＩＤ」は、そのボックスＩＤを識別するための識別情報である。「ボックス名」は、そのボックスの名称である。ボックス名はその所有者であるユーザが自由に付けることができるが、そのボックスの意義が明確でありかつ他のボックスとの識別が容易である名称を付けることが望ましい。「所有者」は、そのボックスの所有者であるユーザまたはグループを示している。

「ファイル管理情報」のフィールドには、ファイル管理情報７Ｆ（７Ｆ１、７Ｆ２、…）が格納されている。ファイル管理情報７Ｆには、そのボックスの中の各ファイルの識別情報や処理の履歴情報などが含まれている。以下、これらの情報を「ファイル別詳細情報ＤＴＪ」と記載する。例えば、ボックスＩＤが「Ｂ０１」であるボックスのファイル管理情報７Ｆ１には、図８に示すように、４つのファイルのファイル別詳細情報ＤＴＪが含まれている。

ファイル別詳細情報ＤＴＪの「ＢＯＸ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ＩＤ」は、そのファイルに係るドキュメントを識別する識別情報である。つまり、ファイルを識別するための情報でもある。「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｎａｍｅ」は、そのファイルに係るドキュメントの名称である。つまり、ファイル名でもある。

「〜 Ｔｉｍｅ」は、そのファイルに関して何らかのイベントが起きた日時を示している。例えば、「Ｃｒｅａｔｅ Ｔｉｍｅ」は、そのファイルがそのボックスの中に生成された日時を示している。「Ｅｄｉｔ Ｔｉｍｅ」は、そのファイルの内容が更新された日時を示している。「Ｄｅｌｅｔｅ Ｔｉｍｅ」は、そのファイルがそのボックスから削除された日時を示している。

なお、ボックスへのファイルの生成は、原稿の画像をスキャンするなどして新しく得られたデータをファイル化する場合だけでなく、他のボックスにあるデータをコピーしまたは移動させる場合にも行われる。また、ボックスからのファイルの削除は、ファイルをハードディスク上から完全に消去してしまう場合だけでなく、他のボックスに移動させる場合にも行われる。つまり、「Ｃｒｅａｔｅ Ｔｉｍｅ」および「Ｄｅｌｅｔｅ Ｔｉｍｅ」は、ファイルのコピーまたは移動を行った日時を示す場合もある。

「Ｃｈｅｃｋ Ｆｌａｇ」は、そのファイルにイベントが起きた後、その旨をそのボックスの所有者が確認したか否かを示すフラグである。「Ｃｈｅｃｋ Ｆｌａｇ」が「１」である場合は確認したことを意味し、「０」である場合は未だ確認していないことを意味する。なお、そのファイルが、グループのボックスのように複数人の所有者がいるボックスに保存されている場合は、所有者ごとに１つずつフラグが用意される。

追加機能テーブルＴＢ３は、図９に示すように、画像形成装置１に拡張（追加）された機能およびその追加日時に関する情報が格納されている。

図４のジョブ制御部１０１は、ユーザからの指令に基づいてジョブが実行されるように、画像形成装置１の各部を制御する。例えば、原稿のコピー、スキャン、ファックス送信、または印刷などのジョブが実行されるようにスキャナ１ｅ、印刷装置１ｆ、大容量記録装置１ｄ、またはネットワークインタフェース１ｇなどを制御する。

また、これらのジョブを実行することによって、ボックスに関する次のようなイベントが起こることがある。例えば、新しいファイルが生成され、これが所定のボックスに保存されることがある。または、他のボックスまたは端末装置２のファイルを所定のボックスに移動させることがある。そのほか、ボックスの中の既存のファイルが更新されまたは削除されることがある。このようなイベントが起きた場合は、その履歴をそのボックスのファイル管理情報７Ｆ（図７、図８参照）に書き込む。

例えば、ユーザの指令に従って原稿の画像をスキャンするジョブを実行した結果、その画像の画像ファイルが生成され、ボックスＩＤが「Ｂ０１」であるボックスに保存されたとする。この場合は、その画像ファイルを同じボックス内の他のファイルと識別できるＩＤ（ＢＯＸ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ＩＤ）を発行するとともに、ファイル名（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｎａｍｅ）を決める。そして、そのＩＤ、ファイル名、その画像データが生成された日時（Ｃｒｅａｔｅ Ｔｉｍｅ）を、新たなファイル別詳細情報ＤＴＪとして、ファイル管理情報７Ｆ１に書き込む。なお、ファイル名は、ユーザが自由に決めてもよいし、画像形成装置１が現在の日付またはユーザ名を組み合わせるなどして自動的に決めるようにしてもよい。

このとき、これらの情報とともに、そのボックスの所有者が今回のイベント（つまり、その画像ファイルが生成され保存されたこと）が起きたことを確認したか否かを示すフラグ（Ｃｈｅｃｋ Ｆｌａｇ）も、ファイル別詳細情報ＤＴＪに含まれるようにする。ただし、このフラグの初期値は、次のように決められる。今回のジョブの指令を与えたユーザが、「Ｂ０１」のボックスの所有者自身である場合は、当然、今回のイベントのことを知っている。したがって、フラグの初期値を、確認済を意味する「１」にする。所有者が複数人いる場合は、指令を与えたユーザのフラグの初期値だけ「１」にし、他の所有者のフラグの初期値は未確認を意味する「０」にしておく。一方、指令を与えたユーザが「Ｂ０１」のボックスの所有者でない場合は、所有者は全員そのイベントのことを知らないので、すべてのフラグの初期値を「０」にする。

または、ユーザの指令に従って、「Ｂ０１」のボックス内の既存のファイルが削除されたとする。この場合は、ファイル管理情報７Ｆ１に含まれるそのファイルのファイル別詳細情報ＤＴＪに、そのファイルが削除された日時（Ｄｅｌｅｔｅ Ｔｉｍｅ）の情報を追加する。さらに、指令を与えたユーザに応じて、フラグ（Ｃｈｅｃｋ Ｆｌａｇ）の値を更新する。つまり、上に述べたファイルの生成の場合と同様の理由により、指令を与えたユーザがそのボックスの所有者自身である場合は、フラグを「１」に更新する。ただし、所有者が複数人いる場合は、指令を与えたユーザのフラグだけ「１」に更新し、他の所有者のフラグは「０」に更新する。指令を与えたユーザがそのボックスの所有者でない場合は、すべてのフラグを「０」に更新する。既存のファイルが更新された場合も同様に、そのファイルが更新された日時（Ｅｄｉｔ Ｔｉｍｅ）の情報を追加し、フラグの値を更新する。

図４のユーザ認証部１０２は、これから画像形成装置１を使用しようとする者が正規のユーザであるか否かの認証を行う。係る認証は、次のような手順で行われる。誰も画像形成装置１を直接操作していないときは、ディスプレイ１ｈ１には、図１０に示すようなログイン画面ＨＧ１が表示されている。画像形成装置１を使用したいユーザは、操作ボタンユニット１ｈ２を操作して、自分のユーザ名およびパスワードを入力する。すると、ジョブ制御部１０１はそのユーザ名およびパスワードを受け付け、ユーザ認証の処理を実行するようにユーザ認証部１０２に対して指令する。

ユーザ認証部１０２は、図６のユーザ管理テーブルＴＢ１の中から、入力されたユーザ名と同じ値のユーザ名を持つレコードを抽出する。そして、入力されたパスワードとそのレコードのパスワードとを照合し、両者が一致すれば、そのユーザが正規のユーザであると認証する。一致しなかった場合は、不正なユーザであると判別する。ユーザ管理テーブルＴＢ１の中に、入力されたユーザ名と同じ値のユーザ名を持つレコードがない場合も、不正なユーザであると判別する。不正なユーザであると判別された者は、画像形成装置１を使用することはできない。

正規のユーザである旨の認証を受けた場合は、画像形成装置１を使用することが認められる。つまり、画像形成装置１にログインした状態になる。すると、画面表示処理部１０４は、ディスプレイ１ｈ１に、図１１に示すようなコピージョブ受付画面ＨＧ２を表示させる。ここで、ユーザは、所定の操作を行って指令を与えることによって、自分の所望する処理を画像形成装置１に実行させることができる。すると、ジョブ制御部１０１は、ユーザの操作内容に従ってジョブを生成し、画像形成装置１の各部を制御する。

例えば、原稿をコピーしたい場合は、その原稿をスキャナ１ｅの所定の位置にセットする。そして、コピーしたい部数および倍率などを入力し、操作ボタンユニット１ｈ２（図３参照）の中にある「スタート」ボタンを押下する。すると、ジョブ制御部１０１は、コピージョブを生成してキューに登録し、順番が来たらそのコピージョブが実行されるようにスキャナ１ｅおよび印刷装置１ｆなどを制御する。

ユーザは、原稿のスキャン、ファックスの送受信、またはボックス内のファイルの使用を行いたい場合は、それぞれ、「ＳＣＡＮ」ボタン、「ＦＡＸ」ボタン、または「ＢＯＸ」ボタンを押下して画面を切り替え、各画面を見ながら所定の操作を行えばよい。

コピージョブ受付画面ＨＧ２の右方のエリアには、そのユーザの前回のログイン時から今回のログイン時までの間にそのユーザが所有するボックスの中で起きたファイルの変化を示す変化ファイルリストＨＬ２が表示される。ファイルの変化は、ボックス内変化検知部１０３によって、図１２に示すような手順で検知される。

すなわち、ボックス内変化検知部１０３は、まず、図６のユーザ管理テーブルＴＢ１から、ログインしたユーザの所有するボックスすなわち「所有ボックスＩＤ」に示されるボックスを検索するとともに（図１２の＃１０１）、前回ログインした日時すなわち「最新ログイン日時」に示される日時を検索する（＃１０２）。

検索されたボックスのファイル管理情報７Ｆから、前回ログインした日時以降に何らかのイベントが起きたファイルであって、イベントが起きたことが未だそのユーザに確認されていないファイルを検索する（＃１０３、＃１０４）。つまり、「Ｃｒｅａｔｅ Ｔｉｍｅ」、「Ｅｄｉｔ Ｔｉｍｅ」、または「Ｄｅｌｅｔｅ Ｔｉｍｅ」のうちの少なくともいずれか１つが前回ログインした日時以降の日付を示しており、かつ、「Ｃｈｅｃｋ Ｆｌａｇ」が「０」を示しているファイルを検索する。そのユーザが複数のボックスを所有する場合は、それぞれのボックスについて、ステップ＃１０３、＃１０４の処理を実行する（＃１０５でＹｅｓ）。このようにして、変化ファイルリストＨＬ２に載せるファイルが検知される。

画面表示処理部１０４は、コピージョブ受付画面ＨＧ２の右方に、ボックス内変化検知部１０３によって検知されたファイルのファイル名を示す変化ファイルリストＨＬ２を表示させる。ファイル名には、そのファイルのファイル別詳細情報ＤＴＪ（図８参照）の「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｎａｍｅ」に示される名称が用いられる。また、ファイル名の左側には、アイコンＫＮが配置される。このアイコンＫＮは、そのファイル名のファイルを呼び出すためのショートカットキーとして用いられる。すなわち、ユーザは、アイコンＫＮを操作することによって、ファイルを呼び出して使用することができる。

例えば、「ｒｅｐｏｒｔ＿１．ｐｄｆ」というファイル名のファイルを使用したい場合は、アイコンＫＮ１を押下する。すると、図１３（ａ）に示すように、そのファイルについてどのような処理を実行するのかを指令するためのショートカットメニューがアイコンＫＮ１の近傍に表示される。ユーザは、ショートカットメニューの中から自分の所望する処理の名称を押下して選択する。すると、ジョブ制御部１０１は、そのファイルについてその処理を実行するためのジョブを生成し、キューに登録する。そして、順番が来たらそのジョブを実行する。

「印刷」が押下された場合は、そのファイルのドキュメントを印刷するジョブを生成し、キューに登録する。この際に、印刷条件（用紙サイズ、拡大縮小の倍率、応用コピーなど）を必要に応じて設定するようにユーザに対して要求する。そして、そのジョブに順番が回って来たら、そのファイルをＲＡＭ１ｂ（図２参照）に呼び出し（オープンし）、ユーザが設定した印刷条件に基づいて印刷装置１ｆなどを制御して、印刷処理を実行する。

「ＦＴＰ送信」が押下された場合は、そのファイルを端末装置２にＦＴＰ（File Transfer Protocol）で送信するジョブを生成し、キューに登録する。「ＦＡＸ送信」が押下された場合は、そのファイルのドキュメントの画像をファックス端末に送信するジョブを生成し、キューに登録する。「転送」が押下された場合は、そのファイルを端末装置２に転送するジョブを生成し、キューに登録する。これらのメニューが押下された際には、その送信先または転送先を指定するようにユーザに対して要求する。これらのジョブも、「印刷」の場合と同様に、順番が来たら実行される。「削除」が押下された場合は、そのファイルをボックスから削除する。

ボックスから既に削除されているファイルのアイコンＫＮが押下された場合は、もはや、そのファイルを使用することはできない。そこで、図１３（ｂ）に示すように、そのファイルがそのボックスから削除されている旨を通知するメッセージをそのアイコンＫＮの近傍に表示する。

ボックス内変化検知部１０３によって検知されたファイルの個数が多いと、これらのファイル名およびアイコンＫＮを一度に表示することができない場合がある。このような場合は、ユーザは、スクロールボタンＳＢ１、ＳＢ２を押下して変化ファイルリストＨＬ２をスクロールさせることによって、すべてのファイルを確認することができる。

このように変化ファイルリストＨＬ２によってファイル名が表示されたファイルのフラグは、確認済を意味する「１」に更新しておく。ただし、フラグが複数ある場合は、ログインしているユーザのフラグだけを更新する。

または、単にファイル名が表示されただけではフラグを更新せず、ユーザが所定の操作を行ったとき（例えば、そのファイルを使用したとき、所定の操作を行って画像形成装置１に確認した旨を入力したときなど）に更新するようにしてもよい。

なお、変化ファイルリストＨＬ２において、ファイル名とともに、ファイルが保存されているボックスまたは保存されていたボックスの名称を表示してもよい。または、ファイルに係るドキュメントの識別情報（図８の「ＢＯＸ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ＩＤ」）またはボックスＩＤを表示してもよい。各ファイルのアイコンＫＮのデザインを、イベントの種類に応じて使い分けるようにしてもよい。例えば、ボックスに新たに生成（Ｃｒｅａｔｅ）されたファイルのアイコンＫＮは青色、更新（Ｅｄｉｔ）されたファイルのアイコンＫＮは黄色、削除（Ｄｅｌｅｔｅ）されたファイルのアイコンＫＮは赤色、というようにしてもよいし、アイコンＫＮの形状を変えてもよい。

図１４は第一の実施形態における画像形成装置１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。次に、ユーザがログインしてから図１１のようなコピージョブ受付画面ＨＧ２を表示するまでの画像形成装置１の処理の流れを、図１４のフローチャートを参照して説明する。

ユーザは、ログイン画面ＨＧ１（図１０参照）に自分のユーザ名およびパスワードを入力し、画像形成装置１へのログインを試みる。すると、画像形成装置１は、入力されたユーザ名およびパスワードとユーザ管理テーブルＴＢ１（図６参照）に格納されているユーザ名およびパスワードとを照合することによって、そのユーザが正規のユーザであるか否かの認証を行う（図１４の＃１１）。

正規のユーザであることが認証できたら（＃１２でＹｅｓ）、直ちに、そのユーザの所有するボックスに保存されているファイルおよび保存されていたファイルの中の、そのユーザの前回ログイン時以降に他のユーザの操作によって変化が起きたファイルを検知する（＃１３）。この検知の処理の方法は、前に図１２で説明した通りである。

今回のログインの日時を、図６のユーザ管理テーブルＴＢ１の中の、そのユーザのレコードの「最新ログイン日時」に上書きして記録するとともに（＃１４）、ステップ＃１３で検知されたファイルの一覧すなわち変化ファイルリストＨＬ２を生成する（＃１５）。そして、図１１のように、その変化ファイルリストＨＬ２を含むコピージョブ受付画面ＨＧ２を表示する（＃１６）。これにより、そのユーザが最後にファイルを確認した後で生じた、ファイルの変化が通知される。

通知されたファイルをユーザが確認したら、それらのファイルのフラグ（図８のＣｈｅｃｋ Ｆｌａｇ）を「１」に更新する（＃１７）。また、ユーザは、コピージョブ受付画面ＨＧ２において、アイコンＫＮおよびジョブの種類を押下する操作だけで（図１３（ａ）参照）、ドキュメントの印刷やファイル転送などのジョブを画像形成装置１に実行させることができる。

本実施形態によると、ユーザが画像形成装置１にログインしたときに直ちに、前回のログインの日時から今回のログインの日時までの間に起きた、そのユーザの所有するボックス内の、他のユーザの操作によって変化が生じたファイルの一覧を、ディスプレイ１ｈ１に表示する。これにより、ユーザは、ボックス内のファイルの変化の状態を迅速にかつ的確に確認することができる。しかも、ファイル名の横のボタンを押下するだけで、簡単にそのファイルにアクセスすることができる。

図１５はあるユーザＰが画像形成装置１にログインしてからログアウトするまでに起きたイベントの例を示す図である。

本実施形態では、前回のログインの日時から今回のログインの日時までの間に変化があったファイルを、ユーザに通知する対象としたが、これ以外の期間に変化があったファイルも対象としてもよい。例えば、前回のログイン時以前に変化があったファイルについても対象とし、その中からフラグが「０」を示すファイル（つまり、前回ログインした際に変化があったことを確認しなかったファイル）を検知して変化ファイルリストＨＬ２に含めるようにしてもよい。

または、フラグを用いる代わりに、前回ユーザが画像形成装置１にどのような画面を表示させまたはどのような処理を実行させたかなどを示す履歴を用いて、変化ファイルリストＨＬ２を生成してもよい。この場合は、次の（ａ）〜（ｃ）の規則に基づいて、変化ファイルリストＨＬ２に含めるべきファイルを検知する。
（ａ） ボックスをオープンしてファイルの一覧画面を表示させた場合は、そのボックスに保存されているファイルおよび保存されていたファイルについては、表示させたその日時以降に変化があったものを検知する。
（ｂ） オープンされなかったボックスに保存されているファイルおよび保存されていたファイルについては、前回のログイン日時以降に変化があったものを検知する。
（ｃ） 規則（ａ）（ｂ）に関わらず、ログインしたユーザ自身の操作によって変化が生じたファイル（新たにボックスに保存されたファイル、更新されたファイル、およびボックスから削除されたファイル）は、検知対象から除外する。

例えば、ユーザＰが前回ログインしてからログアウトするまでの間、そのユーザの所有するボックスＸ１、Ｘ２について、図１５に示すようなイベントが起きたとする。ファイルのイベントに関する情報（イベントの種類、イベントの処理の対象、そのイベントを実行するように指令したユーザ、および処理を実行した日時などに関する履歴情報）はファイル管理情報７Ｆ（図７、図８参照）として記録されており、画面の表示に関する情報（表示した画面、表示するように指令したユーザ、および表示した日付などに関する履歴情報）は、表示履歴情報としてテーブル管理部１ＴＫなどに記録されている。ここで、図１５の内容を簡単に説明しておく。

前回ログインした時刻Ｔ１においては、ボックスＸ１にはファイルＹ１１、Ｙ１２が保存されており、ボックスＸ２にはファイルＹ２１、Ｙ２２が保存されていたとする。なお、時刻Ｔ１の直後、ユーザＰは、コピージョブ受付画面ＨＧ２の変化ファイルリストＨＬ２（図１１参照）を見て、ボックスＸ１、Ｘ２の中のファイルの、ログイン以前に生じた変化を確認しているものとする。

時刻Ｔ２に、ユーザＰ自身の操作によって新しいファイルＹ１３がボックスＸ１に追加された。時刻Ｔ３に、他のユーザの操作によって新しいファイルＹ２３がボックスＸ２に追加された。時刻Ｔ４に、ユーザＰは、ボックスＸ２をオープンしてファイルの一覧画面を表示させ、ボックスＸ２にどのようなファイルが保存されているのかを確認した。このとき、ユーザＰは、他のユーザが追加した新しいファイルＹ２３の存在を確認することができる。

他のユーザの操作によって、時刻Ｔ５にボックスＸ１からファイルＹ１２が削除され、時刻Ｔ６にボックスＸ２からファイルＹ２２が削除された。時刻Ｔ７に、ユーザＰ自身の操作によってファイルＹ２１が更新された。そして、時刻Ｔ８に、ユーザＰは画像形成装置１からログアウトした。なお、図中の点線で示すファイルは、削除されたことを意味する。

このようなイベントが前回のログイン時（時刻Ｔ１）からログアウト時（時刻Ｔ８）までの間に起きた場合において、ユーザＰが時刻Ｔ８以降に再度、画像形成装置１にログインすると、ボックス内変化検知部１０３は、変化ファイルリストＨＬ２に含めるべきファイルを、上記の規則（ａ）〜（ｃ）に従って次のように検知する。

ボックスＸ１については、ファイルの一覧画面が一度も表示されていないので、規則（ｂ）および（ｃ）に従って、ユーザＰ以外のユーザの操作によって変化が生じたファイルすなわちファイルＹ１２を検知する。一方、ボックスＸ２については、ファイルの一覧画面が時刻Ｔ４に表示されているので、規則（ａ）および（ｃ）に従って、時刻Ｔ４以降にユーザＰ以外のユーザの操作によって変化が生じたファイルすなわちファイルＹ２２を検知する。

〔第二の実施形態〕
図１６は第二の実施形態における画像形成装置１の機能的構成の例を示す図、図１７は第二の実施形態における画像形成装置１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャート、図１８はコピージョブ受付画面ＨＧ３の例を示す図である。

第一の実施形態では、ユーザの所有するボックスに保存されているファイルおよび保存されていたファイルのうち、ユーザが最後にボックスの内容を確認した後、他のユーザの操作によって変化が起きたファイルを、ユーザに通知した。第二の実施形態では、ユーザが前回、画像形成装置１を使用した後、新たに画像形成装置１に追加された機能を検知して通知する。

第二の実施形態における画像形成装置１の構成は、基本的に第一の実施形態の画像形成装置１の構成と同じである。ただし、図１６に示すように、ボックス内変化検知部１０３（図４）の代わりに、新機能検知部１２３が設けられている。以下、画像形成装置１の各部の処理内容を、図１７のフローチャートを参照して説明する。特に、新機能検知部１２３の処理内容および第一の実施形態の場合との違いを中心に説明する。第一の実施形態と重複する処理内容については、説明を省略する。

画像形成装置１の使用を所望するユーザは、図１０のログイン画面ＨＧ１を見ながら自分のユーザ名およびパスワードを入力する。すると、ユーザ認証部１０２によってユーザ認証の処理が行われ（図１７の＃２１）、正規のユーザであることが認証されれば（＃２２でＹｅｓ）、そのユーザが前回ログインしたときの日時を、図６のユーザ管理テーブルＴＢ１から検索する（＃２３）。今回のログインの日時を前回のログインの日時（つまり、図６におけるそのユーザの「最新ログイン日時」）に上書きして記録する（＃２４）。

ステップ＃２３で検索された日時以降に画像形成装置１に追加された機能を、図９の追加機能テーブルＴＢ３から検索する（＃２５）。

追加された機能が存在する場合は（＃２６でＹｅｓ）、そのユーザが既にその機能を利用したことがあるか否かを、ユーザ管理テーブルＴＢ１の中のそのユーザの「操作履歴」を参照してチェックする（＃２７）。利用したことがなければ（＃２８でＹｅｓ）、その機能を、ユーザへの通知の対象であるものとして検知する（＃２９）。利用したことがあれば（＃２８でＮｏ）、その機能は、ユーザへの通知の対象から除外する。追加された複数の機能がステップ＃２５において複数見つかった場合は、これらの機能すべてについてステップ＃２７〜＃２９の処理を実行する。

そして、見つかったすべての追加の機能についてチェックが完了したら（＃３０でＹｅｓ）、ステップ＃２９において検知された機能の一覧である新機能リストＨＬ３を生成し、図１８に示すようなコピージョブ受付画面ＨＧ３を表示する（＃３１）。

ここで、ユーザは、追加された機能の左側にあるアイコンＫＮを押下することによって、その機能を用いたジョブを画像形成装置１に実行させることができる。例えば、「同報送信」の左側にあるアイコンＫＮを押下すると、送信対象のファイル、複数の送信先、および送信方法を選択ための画面が表示される。ユーザはその画面を見ながらこれらの事項を選択するだけで、同報送信のジョブの指令を画像形成装置１に与えることができる。

第二の実施形態によると、ユーザが画像形成装置１にログインした際に、前回のログインの日時から今回のログインの日時までの間に追加された新しい機能のうち、そのユーザが使ったことのないものだけをそのユーザに通知することができる。

第二の実施形態では、画像形成装置１に追加された機能に関する情報を追加機能テーブルＴＢ３によって管理し、この追加機能テーブルＴＢ３に基づいて機能の追加を検知したが、他の方法を用いてもよい。例えば、一般的に、アプリケーション機能を追加すると、それを実現するために必要な機能ボックスが新たに生成されることが多い。そこで、機能ボックスが生成された日時と、ユーザが前回ログインした日時とを比較することによって、新しい機能を検知してもよい。

第一および第二の実施形態では、ユーザが画像形成装置１の操作パネル１ｈを操作して画像形成装置１を使用する場合を例に説明したが、本発明は、端末装置２を用いて遠隔的に画像形成装置１を使用する場合にも適用可能である。この場合は、画像形成装置１は、図１０のログイン画面ＨＧ１、図１１のコピージョブ受付画面ＨＧ２、および図１８のコピージョブ受付画面ＨＧ３に相当する画面を端末装置２に表示させるようにし、端末装置２から送信されてきた指令などに基づいて各部の処理を実行するようにすればよい。

ユーザがログインしたときに、変化ファイルリストＨＬ２（図１１参照）および新機能リストＨＬ３（図１８）の両方が配置された画面を表示するようにしてもよい。または、変化ファイルリストＨＬ２と新機能リストＨＬ３との表示を簡単な操作で（例えば、所定のボタンを押下することによって）簡単に切り換えられるようにしてもよい。

その他、画像形成装置１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、およびデータベースの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

本発明は、特に、多人数で使用される、ボックス機能を有する画像形成装置などに好適に用いられる。

本発明に係る画像形成装置が設けられたネットワークシステムの例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 操作パネルの例を示す図である。 第一の実施形態における画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 大容量記録装置におけるボックスの割当ての例を示す図である。 ユーザ管理テーブルの例を示す図である。 ボックス管理テーブルの例を示す図である。 ファイル管理情報の例を示す図である。 追加機能テーブルの例を示す図である。 ログイン画面の例を示す図である。 コピージョブ受付画面の例を示す図である。 通知対象判別処理の流れの例を説明するフローチャートである。 アイコンを押下したときのコピージョブ受付画面の例を示す図である。 第一の実施形態における画像形成装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 あるユーザが画像形成装置にログインしてからログアウトするまでに起きたイベントの例を示す図である。 第二の実施形態における画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 第二の実施形態における画像形成装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 コピージョブ受付画面の例を示す図である。

符号の説明

１ 画像形成装置（記憶手段管理装置）
１ｄ 大容量記録装置（記憶手段）
１０３ ボックス内変化検知部（変化通知手段）
１０４ 画面表示処理部（変化通知手段）
７Ｆ ファイル管理情報（変化履歴情報）
ＴＢ２ ボックス管理テーブル（変化履歴情報記録手段）

Claims (2)

1. 画像の入出力に関する処理を実行する画像処理装置であって、
   当該画像処理装置に拡張された新たな機能を、拡張された時刻とともに、機能拡張履歴情報として記録する、機能拡張履歴情報記録手段と、
   ユーザが当該画像処理装置にログインした際に、当該ユーザが前回ログインしてから今回ログインするまでの間に拡張された前記機能を前記機能拡張履歴情報に基づいて当該ユーザに対して通知する、通知手段と、
   を有することを特徴とする画像処理装置。
2. 画像の入出力に関する処理を実行する画像処理手段、を有し、
   前記通知手段は、前記機能に対応するボタンが配置された画面を表示することによって当該機能を通知し、
   前記画像処理手段は、ユーザが選択した前記ボタンに対応する前記機能を用いて、画像の入出力に関する処理を実行する、
   請求項１記載の画像処理装置。
   

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