JP2008197935A - 貸出物管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】返却忘れを防止することができる貸出物管理システムを提供する。
【解決手段】ネットワーク通信部７１は、返却予定日時５２に「貸出中」となっている鍵２を検出し（ＳＣ１）、この鍵２を取出したユーザーのユーザーＩＤ３１からユーザーのメールアドレス３４等を抽出する（ＳＣ２）。このメールアドレス３４を宛先として、鍵識別情報３３を付加した貸出延滞通知のメールを作成し、広域ネットワーク１２経由で、当該ユーザーの通信端末１３へ送信する（ＳＣ３）。
【選択図】図５

Description

本発明は、貸出物を管理する貸出物管理システムに関する。

従来、貸出物としての鍵を保管する装置として、鍵保管装置が知られている。

この鍵保管装置は、ユーザーを特定する為のユーザーＩＤが入力された際に、貸出する鍵のロックを解除して抜き取り可能とするとともに、当該鍵が抜き取られた際に、前記ユーザーＩＤと、貸し出した鍵を識別する為の鍵識別情報とを関連付けてデータベースに記憶するように構成されている。

また、このような鍵保管装置では、管理する鍵の貸出状況を把握できるように構成されたものも知られている。

しかしながら、このような鍵保管装置にあっては、鍵の返却管理が行き届かず、鍵の貸出延滞や紛失が長期間放置されることがある。

このような鍵の貸出延滞や紛失が生じると、次に鍵を使用する者の行動を制限し、新たな予定の立て直しを強要してしまう。

一方、鍵の管理者においては、頻繁な現場での鍵の返却確認作業や、貸出延滞発生時に貸出履歴から鍵のユーザーを確認し、連絡を取って返却可能日時を確認したり、返却予定と貸出履歴を修正し、返却予定日時に再度返却を確認するなど手間が掛かり、迅速な対応が困難であった。

また、組織においては、鍵で管理された様々な資源の効率的且つ計画的な運用が難しくなる。

そして、貸出延滞時に鍵保管装置から警告音を発する装置も存在するが、その場にいなければ、これを発見することが出来ず、このような従来の方式で迅速な対応を取るためには、管理者が現場に常駐する必要があり、人件費がかかってしまう。

本発明は、このような従来の課題に鑑みてなされたものであり、返却忘れを防止することができる貸出物管理システムを提供することを目的とするものである。

前記課題を解決するために本発明の請求項１の貸出物管理システムにあっては、貸出物を借りるユーザーが使用するユーザー端末とネットワークを介して通信可能に接続される管理装置を備え、該管理装置は、貸出物を貸し出した際に貸し出したユーザーを特定する為のユーザー情報と、貸し出した貸出物を識別する為の貸出物識別情報と、貸し出した貸出物の返却予定日時を含むスケジュール情報とを関連付けてデータベースに記憶するとともに、管理する貸出物の貸出状況を把握する機能を有した貸出物管理システムであって、前記管理装置は、前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較して、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された際に、当該貸出物の貸出物識別情報に関連付けられたユーザー情報を抽出し、当該ユーザー情報が示すユーザーの利用するユーザー端末に対して、その旨を通知するユーザー通知手段を備えている。

すなわち、前記管理装置は、前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較し、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物を検出する。

このとき、前記貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物を検出した際には、当該貸出物の貸出物識別情報に関連付けられたユーザー情報をデータベースから抽出し、当該ユーザー情報が示すユーザーの利用するユーザー端末に対して、その旨を通知する。

すると、前記貸出物を借りたユーザーは、前記ユーザー端末を利用することによって、前述した通知を受けることができる。

また、請求項２の貸出物管理システムにおいては、前記管理装置は、管理者が利用する管理者端末とネットワークを介して通信可能に接続する機能を備え、前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較して、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された際に、その旨を、当該貸出物の貸出物識別情報に関連付けられたユーザー情報と共に前記管理者端末に通知する管理者通知手段を備えている。

すなわち、前記管理装置は、前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較して、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物を検出する。

このとき、前記貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された際には、その旨を、当該貸出物の貸出物識別情報に関連付けられたユーザー情報と共に管理者端末に通知する。

すると、この管理者端末を利用する管理者は、前記貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された旨と、当該貸出物を貸し出したユーザーを特定する為のユーザー情報とを知ることができる。

さらに、請求項３の貸出物管理システムでは、前記管理装置は、当該管理装置に通信可能に接続された通信端末から要求に応じて、前記貸出状況及び前記ユーザー情報及び前記スケジュール情報のうち少なくとも１つ以上の情報から構成される貸出返却情報を前記通信端末に送信する情報送信手段を備えている。

すなわち、前記管理装置は、当該管理装置に通信可能に接続された通信端末から要求に応じて、貸出返却情報を前記通信端末に送信する。

このため、この通信端末を利用する端末利用者は、前記貸出返却情報に含まれた前記貸出状況及び前記ユーザー情報及び前記スケジュール情報のうち少なくとも１つ以上の情報を、前記通信端末によって得ることができる。

加えて、請求項４の貸出物管理システムにあっては、前記管理装置は、当該管理装置に通信可能に接続された通信端末から要求に応じて、前記スケジュール情報を変更するスケジュール情報変更手段を備えている。

すなわち、前記管理装置は、当該管理装置に通信可能に接続された通信端末から要求に応じて、前記スケジュール情報を変更する。

これにより、前記通信端末を利用する端末利用者は、前記管理装置に記憶された前記スケジュール情報を変更することができる。

また、請求項５の貸出物管理システムにおいては、前記管理装置は、前記ユーザーに前記貸出物を貸し出した際に当該ユーザーのユーザー端末に対して、貸出物の返却予定日時を含む前記スケジュール情報を通知するスケジュール情報通知手段を備えている。

すなわち、前記管理装置は、前記ユーザーに前記貸出物を貸し出した際に当該ユーザーのユーザー端末に対して、貸出物の返却予定日時を含む前記スケジュール情報を通知する。

このため、前記貸出物を借りたユーザーは、前記ユーザー端末を利用することによって、前記スケジュール情報に含まれた前記貸出物の返却予定日時を知ることができる。

さらに、請求項６の貸出物管理システムでは、前記管理装置は、前記貸出物を貸し出したユーザーのユーザー端末に対して、当該貸出物の返却予定日時より任意に設定された設定時間前の時刻に前記返却予定日時を予告通知する返却予定日時予告通知手段を備えている。

すなわち、前記管理装置は、前記貸出物を貸し出したユーザーのユーザー端末に対して、当該貸出物の返却予定日時より任意に設定された設定時間前の時刻に前記返却予定日時を予告通知する。

このため、前記貸出物を借りたユーザーは、前記ユーザー端末を利用することによって、貸出物の返却予定日時より前記設定時間前の時刻に、前記返却予定日時を知ることができる。

加えて、請求項７の貸出物管理システムにあっては、前記貸出物は鍵である。

すなわち、前記貸出物は、鍵であり、当該鍵の返却管理を行うことができる。

以上説明したように本発明の請求項１の貸出物管理システムにあっては、前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較し、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物を検出した場合、当該貸出物を貸し出したユーザーに対して、その旨を通知することができる。

これにより、この通知を行ったユーザーに対しては、貸出物の返却忘れに気付かせ、貸出物の返却を促すことができる。したがって、貸出物の返却忘れを防止することができる。

また、貸出物の貸出状態の長期放置を防止することができるため、貸出物の紛失等を未然に防止することもできる。

一方、貸出物の管理者にあっては、貸出物の返却確認を行ったり、貸出延滞発生時に貸出履歴から貸出物のユーザーを確認し連絡を取って返却可能日時を確認したり、返却予定と貸出履歴を修正して返却予定日時に再度返却を確認するなど手間が不要となり、人件費を削減することができるとともに、迅速な対応が可能となる。

また、貸出物の返却を促すことができるため、貸出物の貸出延滞や紛失が生じた際に、次に貸出物を使用する者の行動を制限したり、新たな予定の立て直しを強要してしまう場合と比較して、スムーズな運営が可能となる。

また、請求項２の貸出物管理システムにおいては、前記貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された際に、その旨を、当該貸出物を貸し出したユーザーを特定する為のユーザー情報と共に、管理者端末を利用する管理者に通知することができる。

これにより、管理者においては、前記貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物を把握することができる。また、その貸出物を貸し出したユーザーを知ることができる。

さらに、請求項３の貸出物管理システムでは、前記通信端末から要求に応じて、前記貸出返却情報を前記通信端末に送信する。

このため、この通信端末を利用する端末利用者は、前記貸出返却情報に含まれた前記貸出状況及び前記ユーザー情報及び前記スケジュール情報のうち少なくとも１つ以上の情報を得ることができる。

加えて、請求項４の貸出物管理システムにあっては、前記通信端末を利用する端末利用者は、前記管理装置に記憶された前記スケジュール情報を変更することができる。

これにより、貸出物の返却が遅れた際には、前記スケジュール情報を変更することによって、前記スケジュール情報と前記貸出状況とに基づいて行われる通知を、再設定すること無く、実施することができる。

また、ユーザーに新規返却予定日時を確認し、返却予定日時を再設定さえしてしまえば、再度延滞が発生するまで管理者はその鍵のことを意識しないですみ、負担が減る。

また、請求項５の貸出物管理システムにおいては、前記貸出物を貸し出した際に当該ユーザーのユーザー端末に対して、貸出物の返却予定日時を含む前記スケジュール情報を通知することができる。

これにより、前記貸出物を借りたユーザーは、前記ユーザー端末を利用することによって、前記スケジュール情報に含まれた前記返却予定日時を知ることができる。

さらに、請求項６の貸出物管理システムでは、前記貸出物を貸し出したユーザーに対して、返却予定日時より前記設定時間前の時刻に、前記返却予定日時を知らせることができる。

これにより、前もって貸出物の返却を促すことができるため、貸出延滞の防止効果を高めることができる。

加えて、請求項７の貸出物管理システムにあっては、前記貸出物は鍵であり、当該鍵の返却管理を行うことができる。

このため、鍵で管理された様々な資源の効率的且つ計画的な運用が可能となる。

以下、本発明の一実施の形態を図面に従って説明する。図１は、本実施の形態にかかる貸出物管理システム１を示す図である。この貸出物管理システム１は、貸出物を管理するものであり、貸出物としての鍵２を管理する場合が、その一例として示されている。

なお、本実施の形態では、鍵２の貸出を管理する場合に付いて説明するが、これに限定されるものではない。例えば、貸出管理する対象として、ＩＣカードやメモリーモジュールといった鍵の代わりとなる物や、携帯電話やノートＰＣといった鍵で管理される物が挙げられる。この場合、後述する鍵保持部３では、これらを取出し可能に保持するものとする。

この貸出物管理システム１は、管理装置としての鍵管理装置１１を備えてなり、該鍵管理装置１１はインターネット等の広域ネットワーク１２を介して、通信端末１３，・・・と通信できるように接続可能に構成されている。この通信端末１３は、貸出物である前記鍵２を借りるユーザーが使用するユーザー端末であったり、前記鍵２の管理者が利用する管理者端末で構成される。

前記鍵管理装置１１は、前記鍵２，・・・を保持する為の鍵保持部３，・・・を備えており、各鍵保持部３，・・・には、予め定められた鍵２のみを保持できるように構成されている。

この鍵管理装置１１から所定の鍵２を取り出して鍵２の貸出を受ける場合、図１及び、その動作を示す図２に示すように、貸出を受けるユーザーは、例えば当該ユーザーに予め付与されたＩＣカードを認証データ取得部２１にかざす等して、当該ＩＣカード内蔵のＲＦＩＤタグに記憶された認証データを前記認証データ取得部２１に入力する。すると、該認証データ取得部２１は、前記認証データがユーザー情報蓄積部２２に登録されているか否かを検索して判断する。

ここで、前記ユーザー情報蓄積部２２には、図２の（ａ）に示すように、前記ＩＣカードを付与したユーザーを特定する為のユーザー情報としてのユーザーＩＤ３１と、前記認証データ３２と、当該ユーザーが取出し可能な鍵２を示す鍵識別情報３３と、当該ユーザーのメールアドレス３４と、当該ユーザーの管理者のメールアドレス３５と、当該ユーザーの氏名を示すユーザー名３６と、当該携帯電話番号等のユーザーの連絡先３７とが関連付けられデータベース３８化されて記憶されている。また、前記鍵識別情報３３は、前記各鍵保持部３，・・・に対応した情報であり、各鍵保持部３，・・・で保持できる鍵２は、それぞれ決まっていることから、前記鍵識別情報３３によって対応する鍵２を特定できるように構成されている。

前記認証データ取得部２１に入力された前記認証データが前記ユーザー情報蓄積部２２に登録されていた場合には、この認証データに関連付けられた前記鍵識別情報３３と前記ユーザーＩＤ３１とを前記データベース３８から抽出し、抽出した各鍵識別情報３３に対応する鍵保持部３からの鍵２の取出しを可能とする物理的な制御を行って、当該鍵保持部３からの鍵２の取出を可能とする。このとき、前記ユーザー情報蓄積部２２から取得した前記ユーザーＩＤ３１に、取出しを可能とした前記鍵識別情報３３を関連付けて、鍵貸出情報蓄積部に記録する。また、前記各鍵識別情報３３には、当該各鍵識別情報３３が示す鍵２が貸出中であるか否かを示す貸出情報５１と、当該鍵識別情報３３が示す鍵２が貸出中の場合その返却予定時刻を示す返却予定日時５２とが関連付けられて記憶されている。なお、この返却予定日時５２は、本願発明のスケジュール情報に相当する。

前記鍵管理装置１１の鍵保管状態監視部６１は、前記各鍵保持部３，・・・での鍵２，・・・の保持状況を常時監視し、いずれかの鍵２が取出されたとき、これを検出する。このとき、前記鍵貸出情報蓄積部４１には、前記ユーザーＩＤ３１に取出可能な鍵識別情報３３が関連付けられて記憶されており、鍵２の取出が検出された際には、取出された鍵２を示す鍵識別情報３３に紐付けられた貸出情報５１を「貸出中」に変更する。これと同時に、前記鍵２を取出した日時に、任意に設定可能な貸出し期間を足した日時を、前記返却予定日時５２として前記鍵貸出情報蓄積部４１に記録する。

また、前記鍵２が前記鍵保持部３に返却されたとき、及び前記鍵２が取出し可能となった日時より任意に設定可能な取出し可能期間が経過したときには、前記鍵保管状態監視部６１は、当該鍵２を保持する鍵保持部３へ鍵２の取出しを不可能とする物理的な制御を行う。そして、前記鍵貸出情報蓄積部４１のデータベース３８において、取出された鍵２を保持していた鍵保持部３の鍵識別情報３３に紐付けられた貸出情報５１を「保管中」に変更する。

さらに、前記鍵２が返却予定日時５２に鍵保持部３に返却されていなかったとき、前記鍵保管状態監視部６１は、前記鍵貸出情報蓄積部４１において、取出された鍵２を保持していた鍵保持部３の鍵識別情報３３に紐付けられた貸出情報５１を「貸出延滞」に変更する。

前記鍵管理装置１１のネットワーク通信部７１は、前記鍵貸出情報蓄積部４１に記録された貸出情報５１を常時監視する。

このとき、いずれかの貸出情報５１が「貸出中」に変更された場合には、当該貸出情報５１に関連付けられた前記鍵識別情報３３と前記ユーザーＩＤ３１とを前記鍵貸出情報蓄積部４１から取得するとともに、この取得したユーザーＩＤ３１に対応したユーザーのメールアドレス３４を前記ユーザー情報蓄積部２２から抽出する。そして、この抽出したメールアドレスを宛先として、返却予定時刻を通知するメールを作成するとともに、このメールに前記鍵識別情報３３及び前記返却予定日時５２を付加して送信する。

これにより、このメールは、前記広域ネットワーク１２を経由して、前記ユーザー端末を構成する通信端末１３へ送信され、当該通信端末１３において、受信したメールが表示される。

また、いずれかの貸出情報５１が「貸出中」に変更された後、任意に設定可能な設定時間経過した際にも、当該貸出情報５１に関連付けられた前記鍵識別情報３３と前記ユーザーＩＤ３１とを前記鍵貸出情報蓄積部４１から取得するとともに、この取得したユーザーＩＤ３１に対応したユーザーのメールアドレス３４を前記ユーザー情報蓄積部２２から抽出する。そして、この抽出したメールアドレス３４を宛先として、前もって返却予定時刻を予告するメールを作成するとともに、このメールに前記鍵識別情報３３及び前記返却予定日時５２を付加して送信する。

これにより、このメールは、前記広域ネットワーク１２を経由して、前記ユーザー端末を構成する通信端末１３へ送信され、当該通信端末１３において、受信したメールが表示される。

さらに、いずれかの貸出情報５１が「貸出延滞」に変更された場合には、当該貸出情報５１に関連付けられた前記鍵識別情報３３と前記ユーザーＩＤ３１とを前記鍵貸出情報蓄積部４１から取得するとともに、この取得したユーザーＩＤ３１に対応したユーザーのメールアドレス３４を前記ユーザー情報蓄積部２２から抽出する。そして、この抽出したメールアドレス３４を宛先として、貸出延滞を通知するメッセージのメールを作成するとともに、このメールに前記鍵識別情報３３及び前記返却予定日時５２を付加して送信する。

これにより、このメールは、前記広域ネットワーク１２を経由して、前記ユーザー端末を構成する通信端末１３へ送信され、当該通信端末１３において、受信したメールが表示される。

また、前記貸出情報５１が「貸出延滞」に変更された際には、当該貸出情報５１に関連付けられた前記鍵識別情報３３と前記ユーザーＩＤ３１とを前記鍵貸出情報蓄積部４１から取得するとともに、この取得したユーザーＩＤ３１に対応した前記鍵識別情報３３と管理者のメールアドレス３５とユーザー名３６とユーザーの連絡先３７とユーザーのメールアドレス３４とを前記ユーザー情報蓄積部２２から抽出する。

そして、前記鍵識別情報３３と前記返却予定日時５２と前記ユーザー名３６と前記ユーザーの連絡先３７と前記ユーザーのメールアドレス３４とを付加した貸出延滞通知のメールを作成し、当該メールを、抽出した前記管理者のメールアドレス３５宛に送信することで管理者に貸出延滞を通知する。

これにより、このメールは、前記広域ネットワーク１２を経由して、前記管理者端末を構成する通信端末１３へ送信され、当該通信端末１３において、受信したメールが表示される。これにより、このメールを受けた管理者においては、前記鍵２を取出したユーザーに連絡を取ることができる。

なお、前記鍵管理装置１１は、前記鍵２が返却された際に返却通知のメールを前記管理者のメールアドレス３５宛に送信するとともに、返却日時が変更された際には、その返却予定日時をメールで通知するように構成しても良い。

また、前記各通信端末１３，・・・は、前記ユーザーや前記管理者が利用する携帯電話やパソコン（ＰＣ）で構成され、インストール済みのＷｅｂブラウザプログラム又は前記広域ネットワーク１２経由で前記ネットワーク通信部７１からダウンロードしたブラウザプログラムを起動することによって、貸出情報を取得するための要求指令通信を、前記広域ネットワーク１２を経由して、前記ネットワーク通信部７１と行うことができる。

この要求指令通信を受けた前記ネットワーク通信部７１では、前記ユーザー情報蓄積部２２及び前記鍵貸出情報蓄積部４１を参照し、前記鍵２の鍵識別情報３３と前記貸出状況５１と前記返却予定日時５２と前記鍵２を取出したユーザー名３６と前記鍵２を取出したユーザーの連絡先３７と前記鍵２を取出したユーザーのメールアドレス３４とを、要求指令通信を行う前記通信端末１３へ返信し、当該通信端末１３では、それらの情報が表示される。

さらに、前記通信端末１３は、前記鍵識別情報３３に関連付けられた前記返却予定日時５２を変更するための要求指令通信を、前記広域ネットワーク１２を経由して、前記ネットワーク通信部７１と行うことができる。すると、前記ネットワーク通信部７１では、この要求指令通信に基づいて、前記鍵貸出情報蓄積部４１に記憶された前記返却予定日時５２を変更し、この返却予定日時５２を未来に変更した場合、前記鍵保管状態監視部６１は、「貸出延滞」となっている貸出状況を「貸出中」に変更する。

以上の構成にかかる本実施の形態の動作を、図３から図８に従って説明する。

すなわち、前記鍵管理装置１１から所定の鍵２を取り出して鍵２の貸出を受ける際には、図３に示すように、貸出を受けるユーザーは、例えば当該ユーザーに予め付与されたＩＣカードを認証データ取得部２１にかざす等して、当該ＩＣカード内蔵のＲＦＩＤタグに記憶された認証データを前記認証データ取得部２１に入力する。

すると、この認証データ取得部２１では、前記認証データがユーザー情報蓄積部２２に登録されているか否かを検索する（Ｓ１）。

前記認証データが前記ユーザー情報蓄積部２２に記録されており、これと一致した場合（Ｓ２）、前記認証データ取得部２１は、鍵２の取出しを可能とするように前記鍵保持部３に対して要求し（Ｓ３）、物理的にロックされた当該鍵２の取出を可能とする。これと同時に、前記鍵貸出情報蓄積部４１の前記鍵識別情報３３に、前記鍵２を取出したユーザーのユーザーＩＤ３１を関連付けて記録する（Ｓ４）。

また、前記鍵管理装置１１の前記鍵保管状態監視部６１は、図４に示すように、常時、総ての鍵保持部３，・・・の状態を監視し、保持した鍵２が取出されたか否かを監視する（ＳＢ１）。前記鍵保持部３の鍵２が取り出された際には、前記鍵貸出情報蓄積部４１に取出された鍵２の鍵識別情報３３に関連付けられた貸出情報５１に「貸出中」を記録するとともに、取出された鍵２の返却予定日時５２を記録する（ＳＢ２）。

一方、前記鍵２が返却された際には、前記鍵貸出情報蓄積部４１において、返却された鍵２を示す鍵識別情報３３に関連付けられた前記貸出情報５１に「保管中」を記録する（ＳＢ２）。

そして、前記鍵管理装置１１の前記ネットワーク通信部７１は、図５に示すように、鍵貸出情報蓄積部４１に記録された返却予定日時５２を常時監視し、返却予定日時５２になった際に「貸出中」となっている鍵２が存在するか否かを判断する（ＳＣ１）。

前記返却予定日時５２に「貸出中」となっている鍵２が存在した場合には、前記鍵貸出情報蓄積部４１に記録された前記鍵識別情報３３が示す鍵２を取出したユーザーのユーザーＩＤ３１を抽出し、このユーザーＩＤ３１に基づいて、前記ユーザー情報蓄積部２２に登録されたユーザー情報を参照して、前記鍵２を取出したユーザーのメールアドレス３４等を抽出する（ＳＣ２）。そして、ユーザーのメールアドレス３４を宛先として、前記鍵識別情報３３を付加した貸出延滞通知のメールを作成し、前記広域ネットワーク１２経由で、当該ユーザーのユーザー端末を構成する通信端末１３へ送信する（ＳＣ３）。

このように、前記返却予定日時５２に「貸出中」となっており、前記貸出状況５１がスケジュール情報を構成する前記返却予定日時５２と整合しない鍵２がある場合には、当該鍵２の鍵識別情報３３に関連付けられたユーザー情報であるユーザーＩＤ３１をデータベース３８から抽出し、当該ユーザーＩＤ３１が示すユーザー利用の通信端末１３に対して、その旨を通知することができる。

これにより、この通知を行ったユーザーに対しては、前記鍵２の返却忘れに気付かせ、当該鍵２の返却を促すことができる。したがって、鍵２の返却忘れを防止することができる。

また、前記鍵２の貸出状態の長期放置を防止することができるため、前記鍵２の紛失等を未然に防止することもできる。

一方、前記鍵２の管理者にあっては、鍵２の返却確認を行ったり、貸出延滞発生時に貸出履歴から鍵２のユーザーを確認し連絡を取って返却可能日時を確認したり、返却予定と貸出履歴を修正して返却予定日時に再度返却を確認するなど手間が不要となり、人件費を削減することができるとともに、迅速な対応が可能となる。

さらに、前記鍵２の返却を促すことができるため、鍵２の貸出延滞や紛失が生じた際に、次に鍵２を使用する者の行動を制限したり、新たな予定の立て直しを強要してしまう場合と比較して、スムーズな運営が可能となる。

また、前記鍵管理装置１１の前記ネットワーク通信部７１は、前記返却予定日時５２になった際に「貸出中」となっている鍵２の存在を検出した場合（ＳＣ１）、前記鍵貸出情報蓄積部４１に記録された前記鍵識別情報３３が示す鍵２を取出したユーザーのユーザーＩＤ３１を元に、前記ユーザー情報蓄積部２２に登録されたユーザー情報としてのユーザーＩＤ３１を参照して、当該ユーザーＩＤ３１に関連付けられた管理者のメールアドレス３５を抽出する（ＳＣ２）。

そして、この管理者のメールアドレス３５を宛先として、前記鍵識別情報３３と前記ユーザー名３６と前記ユーザーの連絡先３７と前記ユーザーのメールアドレス３４を付加した貸出延滞通知のメールを作成し、当該メールを、前記広域ネットワーク１２経由で、管理者の管理者端末を構成する通信端末１３へ送信する（ＳＣ３）。

このように、前記返却予定日時５２になっても「貸出中」であり、前記貸出状況５１がスケジュール情報を構成する前記返却予定日時５２と整合しない鍵２がある場合には、その旨を、当該鍵２を貸し出したユーザーを特定する為のユーザー情報と共に、貸出延滞通知のメールとして、前記通信端末１３を利用する管理者に通知することができる。

これにより、管理者においては、返却予定日時５２に返却されていない鍵２があることを把握することができる。このとき、その鍵２を貸し出したユーザーの情報も知ることができる。

これにより、当該ユーザーに電話連絡する等の対応を迅速に行うことができる。

一方、図６に示すように、例えば前記管理者が、管理者端末を構成する前記通信端末１３を利用して、前記広域ネットワーク１２経由で、前記鍵管理装置１１の前記ネットワーク通信部７１に接続し、当該通信端末１３と前記鍵管理装置１１との間で、貸出情報を取得するための要求指令通信を開始した際には（ＳＤ１）、前記ネットワーク通信部７１は、前記ユーザー情報蓄積部２２（ＳＤ２）及び前記鍵貸出情報蓄積部４１（ＳＤ３）に構築されたデータベース３８を参照して、対象となる鍵２の鍵識別情報３３と、その貸出状況５１と、その返却予定日時５２と、その鍵２を取出したユーザー名３６と、その鍵２を取出したユーザーの連絡先３７と、その鍵２を取出したユーザーのメールアドレス３４とを、要求指令通信を開始した通信端末１３に対して返信する（ＳＤ４）。

すると、これを受けた通信端末１３では、受信した内容が表示される。

これにより、前記通信端末１３を利用する端末利用者は、前記鍵管理装置１１から送られてきた前記鍵識別情報３３と、その貸出状況５１と、その返却予定日時５２と、その鍵２を取出したユーザー名３６と、その鍵２を取出したユーザーの連絡先３７と、その鍵２を取出したユーザーのメールアドレス３４とを得ることができる。

また、前記管理者は、図７に示すように、管理者端末を構成する前記通信端末１３を利用して、前記広域ネットワーク１２経由で、前記鍵管理装置１１の前記ネットワーク通信部７１に接続し、当該通信端末１３と前記鍵管理装置１１との間で、返却予定時刻を変更するための要求指令通信を開始した際には（ＳＦ１）、前記ネットワーク通信部７１は、この通信端末１３からの送信データにおいて、鍵識別情報３３に付加された返却予定時刻を受信するとともに、この鍵識別情報３３に関連付けられた返却予定日時５２を、受信した返却予定時刻に変更する（ＳＦ２）。

また、前記鍵保管状態監視部６１は、常時、前記各鍵保持部３，・・・での鍵２，・・・の有無と状態と、対応する鍵保持部３への鍵２の返却予定日時５２とを監視し、各鍵２の貸出状況に基づいて貸出情報５１を更新している。

このため、前記返却予定日時５２が未来に変更された場合には、前記鍵貸出情報蓄積部４１の前記貸出情報５１が「貸出中」に変更される。

このように、前記通信端末１３を利用する端末利用者は、前記管理装置１１に記憶された前記スケジュール情報としての前記返却予定日時５２を変更することができるので、前記鍵２の返却が遅れた場合に、前記返却予定日時５２を変更することによって、該返却予定日時５２と前記貸出情報５１が示す貸出状況とに基づいて行われる通知を（ＳＦ３）、再設定すること無く、変更された前記返却予定日時５２に基づいて実施することができる。

すなわち、図８に示すように、前記鍵管理装置１１の前記ネットワーク通信部７１は、前記鍵貸出情報蓄積部４１に記録された前記貸出情報５１を常時監視する（ＳＧ１）。このとき、該貸出情報５１が「貸出中」に変化した場合（ＳＧ２）、前記ユーザー情報蓄積部２２に登録されたユーザーのメールアドレス３４を取得して、このユーザーのメールアドレス３４宛に、貸し出した鍵２を特定する為の前記鍵識別情報３３と、前記返却予定日時５２とが付加された返却予定日時通知メールを作成する（ＳＧ３）。そして、このメールを、前記広域ネットワーク１２経由で、前記ユーザーが利用するユーザー端末としての通信端末１３へ送信する（ＳＧ４）。

このように、前記鍵２を貸し出した際には、当該ユーザーが利用する通信端末１３に対して、前記鍵２の返却予定日時５２を含むスケジュール情報を通知することができる。

これにより、前記鍵２を借りたユーザーは、前記通信端末１３を利用することによって、前記スケジュール情報に含まれた前記返却予定日時５２を知ることができ、不用意な返却忘れを防止することができる。

また、前記鍵管理装置１１の前記ネットワーク通信部７１は、前記鍵貸出情報蓄積部４１に記録された前記貸出情報５１を常時監視する（ＳＧ１）。このとき、所定の鍵２の前記貸出状態５１が「貸出中」であり、当該鍵２の返却予定日時５２より任意に設定された設定時間前の時刻になった場合には、当該鍵２を貸し出したユーザーＩＤ３１を前記鍵貸出情報蓄積部４１から抽出する（ＳＧ２）。そして、このユーザーＩＤ３１に関連付けられたユーザーのメールアドレス３４を前記ユーザー情報蓄積部２２から抽出し、このユーザーのメールアドレス３４宛に、前記鍵識別情報３３と前記返却予定日時５２とが付加された返却予定日時予告メールを作成する（ＳＧ３）。そして、このメールを、前記広域ネットワーク１２経由で、前記鍵２を貸し出したユーザーが利用する通信端末１３へ送信する（ＳＧ４）。

このように、前記鍵２を貸し出したユーザーに対して、返却予定時刻より前記設定時間前の時刻に、前記返却予定日時５２を知らせることができるため、前記鍵２を借りたユーザーにおいては、前記通信端末１３を利用することで、前記鍵２の返却予定時刻より前記設定時間前の時刻に、前記返却予定日時５２を知ることができる。

これにより、前もって鍵２の返却を促すことができるため、貸出延滞の防止効果を高めることができる。

そして、前記鍵管理装置１１で取り扱う貸出物は、鍵２であり、当該鍵２の返却管理を行うことができる。

このため、この鍵２で管理された様々な資源の効率的且つ計画的な運用が可能となる。

以上のように、前記鍵２の貸出延滞や紛失の問題は、前記鍵管理装置１１により監視された鍵２の貸出状況を、前記鍵２のユーザーと、当該システムを管理するシステム管理者に、前記広域ネットワーク１２を利用したメールの自動送信で通知することにより、前記鍵２のユーザーとシステム管理者は、遠隔地にいても迅速な対応が可能となる。

また、前記鍵２の返却期限通知、及び返却予告通知は、前記鍵２のユーザーの不用意な貸出延滞を抑止し、前記鍵２の貸出延滞通知は、前記鍵２のユーザーとシステム管理者に貸出延滞発生時の迅速な対応を可能とする。これにより、貸出延滞発生通知に含まれる鍵２の貸出情報によりシステム管理者が速やかに鍵２のユーザーと連絡を取ることが可能となり、今後の対策を鍵２のユーザーと速やかに協議し決定することを可能とする。

さらに、遠隔地からでも前記広域ネットワーク１２を経由することによって、前記通信端末１３を前記鍵管理装置１１に接続し、前記鍵２の貸出返却状況の確認や前記返却予定日時５２の変更を可能とすることで、該返却予定日時５２の変更や貸出履歴の修正が発生した場合であっても、システム管理者は、直に鍵２の貸出情報に反映することができる。このため、変更した返却予定日時５２までに鍵２が返却されなかった場合は、再度貸出延滞通知のメールがシステム管理者に届くため、前記返却予定日時５２の変更完了後はその問題からシステム管理者を解放することができ、管理作業の省力化が可能となる。

このように、前記メールと前記通信端末１３の利用は、遠隔地から迅速に貸出延滞や紛失の問題への対応を可能とするため、1人のシステム管理者が遠隔地に散在する1つ以上の鍵管理装置１１，・・・を管理可能とし、システム管理者が現場に常駐する必要を無くし、システム管理者の人件費を削減可能とする。

また、貸出延滞が発生した場合に鍵２の所在や返却予定日時５２を明確化でき、システム管理者は、次の鍵２のユーザーへ対応状況が示せ、次の鍵２の使用に付いては、予定の立て直しが可能となり、利便性が向上する。

昨今の通信端末１３の利用状況として、多くの人が携帯電話を常時携帯し、日常業務で多くの時間をパソコン（ＰＣ）の前で過ごしており、送信されたメールは、いつでも簡単に確認出来る状況にあるため、様々な人間で構成された組織においても利用可能であり、鍵２で管理された資源の効率的、且つ計画的な運用を可能とする。

ここまで、貸出返却管理する対象を鍵２に限定していたが、管理対象は鍵に限らず、鍵２の代わりをする物、鍵２で管理される物の返却管理への応用も可能である。

本発明の一実施の形態を示すブロック図である。 （ａ）は同実施の形態のデータベースを示す説明図であり、（ｂ）は動作を示す遷移図である。 同実施の形態の動作を示す説明図である。 図３に続く動作を示す説明図である。 図４に続く動作を示す説明図である。 図５に続く動作を示す説明図である。 図６に続く動作を示す説明図である。 図７に続く動作を示す説明図である。

符号の説明

１ 貸出物管理システム
２ 鍵
３ 鍵保持部
１１ 鍵管理装置
１２ 広域ネットワーク
１３ 通信端末
３１ ユーザーＩＤ
３２ 認証データ
３３ 鍵識別情報
３４ ユーザーのメールアドレス
３５ 管理者のメールアドレス
３６ ユーザー名
３７ ユーザーの連絡先
５１ 貸出情報
５２ 返却予定日時

Claims (7)

1. 貸出物を借りるユーザーが使用するユーザー端末とネットワークを介して通信可能に接続される管理装置を備え、該管理装置は、貸出物を貸し出した際に貸し出したユーザーを特定する為のユーザー情報と、貸し出した貸出物を識別する為の貸出物識別情報と、貸し出した貸出物の返却予定日時を含むスケジュール情報とを関連付けてデータベースに記憶するとともに、管理する貸出物の貸出状況を把握する機能を有した貸出物管理システムであって、
   前記管理装置は、前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較して、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された際に、当該貸出物の貸出物識別情報に関連付けられたユーザー情報を抽出し、当該ユーザー情報が示すユーザーの利用するユーザー端末に対して、その旨を通知するユーザー通知手段を備えたことを特徴とする貸出物管理システム。
2. 前記管理装置は、管理者が利用する管理者端末とネットワークを介して通信可能に接続する機能を備え、
   前記データベースに記憶された前記スケジュール情報と前記貸出状況とを比較して、該貸出状況と前記スケジュール情報とが整合しない貸出物が検出された際に、その旨を、当該貸出物の貸出物識別情報に関連付けられたユーザー情報と共に前記管理者端末に通知する管理者通知手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の貸出物管理システム。
3. 前記管理装置は、当該管理装置に通信可能に接続された通信端末から要求に応じて、前記貸出状況及び前記ユーザー情報及び前記スケジュール情報のうち少なくとも１つ以上の情報から構成される貸出返却情報を前記通信端末に送信する情報送信手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２記載の貸出物管理システム。
4. 前記管理装置は、当該管理装置に通信可能に接続された通信端末から要求に応じて、前記スケジュール情報を変更するスケジュール情報変更手段を備えたことを特徴とする請求項１、２又は３記載の貸出物管理システム。
5. 前記管理装置は、前記ユーザーに前記貸出物を貸し出した際に当該ユーザーのユーザー端末に対して、貸出物の返却予定日時を含む前記スケジュール情報を通知するスケジュール情報通知手段を備えたことを特徴とする請求項１から４にいずれか記載の貸出物管理システム。
6. 前記管理装置は、前記貸出物を貸し出したユーザーのユーザー端末に対して、当該貸出物の返却予定日時より任意に設定された設定時間前の時刻に前記返却予定日時を予告通知する返却予定日時予告通知手段を備えたことを特徴とする請求項１から５にいずれか記載の貸出物管理システム。
7. 前記貸出物は鍵であることを特徴とした請求項１から６にいずれか記載の貸出物管理システム。

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