JP2008136087A - 証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】
簡単に情報登録できるようにするとともに情報の信頼性を確保した証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムを提供する。
【解決手段】
証憑物を元にクライアントＰＣ２１０を用いて証憑管理サーバ２００へ登録した証憑情報およびユーザ情報および登録先の証憑管理サーバ情報を複合機１００が受信することによって、複合機１００でこれらの情報を含むコード情報を作成する。さらに、複合機１００では作成したコード情報を付与した帳票を印刷出力し、証憑物を張り合わせた印刷物を読み取ることでイメージ画像を作成する。また、コード情報に含むユーザ情報および証憑管理サーバ情報を元に証憑管理サーバ２００に登録した証憑情報を取得して、作成したイメージ画像と比較することによって正誤を確認する。
【選択図】図１

Description

本発明は、証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムに関する。

押印された契約書や領収書などの印刷物は、契約したという事実や代金の支払を行ったという事実を証明する根拠となるものであって、これらを一般的に「証憑物」と呼び、証憑物を電子化した「電子証憑」を経理システムなどの業務システムに用いることで業務の効率化を図ったシステムがある。

電子証憑によって示される証憑情報を管理データベースに登録しておき、これらの情報を統計的に集計して分析することによって改善点などを把握してより効率的な業務運用が可能となる。

管理データベースに登録した証憑情報に対する電子証憑を管理する方法として、通常、証憑物を電子化する際にＩＤやバーコードなどのコード情報を埋め込み、コード情報が埋め込まれた証憑物をスキャンすることで、証憑情報に対して電子証憑が関連付けられる。

特許文献１に開示された従来技術では、電子文書を印刷出力する際にその文書を特定する文書ＩＤやバーコードを重畳して印刷することによって、当該印刷された文書に対する原文書を特定して取り出せるようにしている。

また、特許文献２に開示された従来技術では、電子文書などに埋め込まれるバーコードに、その文書の属性情報を格納しておき、後工程でそのバーコードを読み取ってバーコードが示す属性情報を利用する方法が示されている。
特開平０６−２５１０１５ 特開平１１−０２５２０９

本発明は、簡単に情報登録できるようにするとともに情報の信頼性を確保した証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、コンピュータで、原稿に記載された証憑情報を指定された管理装置に登録する登録手段と、前記登録手段によって登録した前記証憑情報をコード情報に符号化する符号化手段と、前記符号化手段によって符号化されたコード情報を印刷フォームとともに印刷出力する印刷出力手段と、前記印刷出力手段により前記コード情報が印刷された印刷物を読み取る読取手段と、前記読取手段によって印刷物から読み取った前記コード情報を解析する解析手段と、前記解析手段によって解析されたコード情報が示す前記証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報であるかを判断する判断手段として機能させることを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記符号化手段は、前記証憑情報および該証憑情報の登録者情報をコード情報に符号化し、前記読取手段は、前記印刷出力手段によって出力された印刷物および前記原稿を読み取り、前記解析手段は、前記読取手段により読み取った印刷物に印刷された前記コード情報から前記登録者情報を解析し、前記判断手段は、前記読取手段よって読み取った前記原稿が示す証憑情報を表示する表示手段を含み、前記解析手段によって解析した前記登録者情報を元に、前記管理装置に管理された証憑情報を前記表示手段によって表示された証憑情報とともに表示し、該証憑情報が当該管理装置に登録されているかを判断することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記符号化手段は、前記証憑情報および前記登録者情報および前記登録手段によって前記証憑情報を登録した管理装置の識別番号をコード情報に符号化し、前記解析手段は、前記符号化手段によって符号化されたコード情報から前記証憑情報および前記登録者情報および前記管理装置の識別番号を解析し、前記判断手段は、前記解析手段によって解析された前記識別番号に応じた前記管理装置に、前記コード情報に含まれる証憑情報が登録されているかを判断することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１から３のいずれかの発明において、コンピュータで更に、前記判断手段によって前記コード情報が示す証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報である場合、前記読取手段によって読み取った画像データを該管理装置に登録された証憑情報と関連付けて登録する画像データ登録手段として機能させることを特徴とする。

また、請求項５の発明は、原稿に記載された証憑情報を指定された管理装置に登録する登録手段と、前記登録手段によって登録した前記証憑情報をコード情報に符号化する符号化手段と、前記符号化手段によって符号化されたコード情報を印刷フォームとともに印刷出力する印刷出力手段と、前記印刷出力手段により前記コード情報が印刷された印刷物を読み取る読取手段と、前記読取手段によって印刷物から読み取った前記コード情報を解析する解析手段と、前記解析手段によって解析されたコード情報が示す前記証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報であるかを判断する判断手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、管理装置と、画像形成装置とを具備し、前記管理装置は、証憑情報を記憶する記憶手段を具備し、前記画像形成装置は、原稿に記載された証憑情報を指定された前記管理装置に登録する登録手段と、前記登録手段によって登録した前記証憑情報をコード情報に符号化する符号化手段と、前記符号化手段によって符号化されたコード情報を印刷フォームとともに印刷出力する印刷出力手段と、前記印刷出力手段により前記コード情報が印刷された印刷物を読み取る読取手段と、前記読取手段によって印刷物から読み取った前記コード情報を解析する解析手段と、前記解析手段によって解析されたコード情報が示す前記証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報であるかを判断する判断手段と具備することを特徴とする。

本発明の請求項１、５、６によれば、原稿に記載された情報の登録における信頼性を高めることができるという効果を奏する。

また、請求項２によれば、原稿に記載された証憑情報が、確実に管理装置に登録されていることを確認することが可能となるという効果を奏する。

また、請求項３によれば、複数の管理装置が設けられた環境であっても登録された証憑情報を簡単に確認することが可能となるという効果を奏する。

また、請求項４によれば、登録した証憑情報の元となる原稿の画像データをも簡単に登録でき、より高い信頼性を得ることが可能となるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

なお、以下の実施例では画像形成装置の一例として、複合機を示すがこれに限定されることはない。

図１は、本発明に係わる証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムを適用して構成した証憑管理システムのシステム構成図の一例である。

図１は、複合機１００、証憑管理サーバ２００、クライアントＰＣ２１０を具備して構成し、報告書や契約書、領収書などの証憑物を電子化した電子証憑およびその電子証憑によって示される証憑情報を簡単に証憑管理サーバ２００へと登録できるようにするとともに、その証憑情報の信頼性を確保したシステムである。

証憑情報は、領収書を証憑物（「原稿」という）とした場合、領収日時や金額、発行者などの情報を示し、電子証憑を構成する要素を示している。

クライアントＰＣ２１０では、証憑情報を登録する証憑管理サーバ２００との間でユーザ認証を行い、ユーザが認証されることによって、証憑情報を登録する画面が表示される。この画面を操作することによりユーザが証憑情報を証憑管理サーバ２００へと登録する。

登録が完了すると、クライアントＰＣ２１０から複合機１００に対して登録者情報、証憑管理サーバ情報、登録した証憑情報それぞれを送信する。

複合機１００は、クライアントＰＣ２１０を用いて登録した証憑情報を、当該証憑情報の登録に用いた証憑物によって確認し、その証憑物のイメージ画像を登録する処理を行う。

まず、複合機１００では、クライアントＰＣ２１０から、証憑情報を登録したユーザのユーザ情報、証憑情報を登録した証憑管理サーバの証憑管理サーバ情報、登録した証憑情報の各情報を受信することによって、これらの情報を含むバーコードや二次元バーコードなどによって構成されるコード情報を作成する。

次に、作成したコード情報を所定の帳票に合成した台紙を印刷出力し、印刷出力した台紙に証憑物を張り合わせて、張り合わせた印刷物の読み取り処理を行う。この読み取り処理によって、印刷物が張り合わされた印刷物のイメージ画像（「画像データ」ともいう）が形成される。

そして、このイメージ画像に含まれるコード情報を解析することで、証憑管理サーバ２００に登録された証憑情報を特定し、イメージ画像によって示される証憑情報とその登録された証憑情報とを比較することで情報の信頼性を確保する。

イメージ画像によって示される証憑情報と登録された証憑情報とが同一であることを確認した場合には、そのイメージ画像を登録された証憑情報に関連付けて登録する。

図１に示す構成図では、クライアントＰＣ２１０で登録した証憑情報が正しいものであるかを複合機１００と証憑管理サーバ２００によって確認するような構成であるが、たとえば、図２に示すように、複合機１００と証憑管理サーバ２００とがネットワークを介して接続された構成で、複合機１００を用いて登録するような構成であってもよい。

この複合機１００では、クライアントＰＣ２１０に表示させたような画面を表示させ、入力することが可能であるほか、その証憑物を読み取り、認識した情報を用いて証憑管理サーバ２００に登録した証憑情報と比較することも可能である。

図３は、複合機の詳細な構成を示すブロック図の一例である。

図３に示す複合機１００は、通信インターフェース１１、制御部１２、読取部１３、コード作成部１４、Ｕ／Ｉ１５、記憶部１７、印刷出力部１８を具備して構成され、通信インターフェース１１を介して接続された証憑管理サーバ２００に証憑情報を登録するとともに、登録した証憑情報が正しいものであるかを簡単に確認できるようにしている。

通信インターフェース１１によってネットワークと接続し、ネットワーク上のノードとして存在する証憑管理サーバ２００やクライアントＰＣ２１０との相互通信を実現する。クライアントＰＣ２１０から証憑情報を登録したユーザのユーザ情報、証憑情報を登録した証憑管理サーバの証憑管理サーバ情報、登録した証憑情報の各情報を受信すると、制御部１２によって記憶部１７へと記憶される。

この記憶部１７は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などの記憶装置によって構成され、クライアントＰＣ２１０から受信した証憑情報を登録したユーザのユーザ情報、証憑情報を登録した証憑管理サーバの証憑管理サーバ情報、登録した証憑情報を記憶する。さらに、これらの情報を証憑管理サーバ２００へと登録する処理を行う証憑管理プログラムをも記憶し、制御部１２がこの証憑管理プログラムを実行することで証憑情報の登録処理が行われる。また、記憶部１７では、予め指定されたフォーマットによって構成された帳票（「フォーム」ともいう）を記憶しておく。

続いて、制御部１２は、複合機１００における主制御であって、クライアントＰＣ２１０から受信した各情報を証憑管理サーバ２００へ登録する処理を行い、登録した情報の信頼性を確保する処理を行う。クライアントＰＣ２１０から受信した情報を記憶部１７へと記憶するとともに、コード作成部１４に対して受信した各情報を含むコード情報の作成依頼を行う。

このコード作成部１４は、制御部１２が記憶部１７に記憶した各情報から構成されるバーコードや二次元バーコードなどのコード情報を作成し、依頼元の制御部１２へと送信する。

そして、コード作成部１４からコード情報を受信した制御部１２では、記憶部１７で記憶した帳票にそのコード情報を合成して印刷出力部１８に印刷出力指示を行う。この印刷出力部１８は、プリントエンジンによって構成され、印刷出力指示を受け付けることによってコード情報が合成された帳票を印刷出力する。

印刷出力部１８から印刷出力された帳票にユーザが証憑物を張り合わせた印刷物を読取部１３で読み取ることによって、読み取った印刷物のイメージ画像を作成する。さらに、読取部１３では、印刷物に印字されたコード情報を読み取る。

読取部１３で読み取ったコード情報に含まれる証憑管理サーバ情報、ユーザ情報を元に、制御部１２が通信インターフェース１１を介して証憑管理サーバ２００から当該ユーザ情報が関連付けられた証憑情報を取得する。

制御部１２では、取得した証憑情報と、読取部１３が読み取って作成したイメージ画像とをＵ／Ｉ１５の表示部へと表示する。そして、表示されたイメージ画像を用いて証憑情報が正しいものであるかを確認する。正しいものであることが確認できた場合には、作成したイメージ画像を当該証憑情報に関連付けて証憑管理サーバ２００へ登録する。

//**memo**以下の行を追加しておいた方が、確認作業元が明確となる。（発明者様および知財担当者様に確認すること）
//複合機１００では、表示したイメージ画像の証憑情報から情報を読み取り、読み取った証憑情報と証憑管理サーバ２００に登録された証憑情報とを比較することによって、登録された証憑情報が正しいものであるかを判断する。

また、正しいものであることが確認できない場合には、クライアントＰＣ２１０に修正画面を表示させてユーザによる証憑情報の修正を可能とする。修正が行われると、作成したイメージ画像をその証憑情報に関連付けて証憑管理サーバ２００へと登録する。

図４は、本願発明の詳細な処理遷移の一例を示すシーケンス図である。

図４において、まず、クライアントＰＣを用いて証憑管理サーバとの間でユーザ認証が行われると（４０１）、報告書や領収書などの証憑物に示された証憑情報を証憑管理サーバへと登録する処理を行う（４０２）。この登録処理によって登録された証憑情報は、証憑管理サーバで、登録処理を行ったユーザ若しくは登録処理を行ったクライアントＰＣを識別する情報を関連付けて管理される。

次に、クライアントＰＣから複合機に対して、証憑管理サーバに証憑情報を登録したことを示す登録通知を送信する（４０３）。この登録通知には、登録した「証憑情報」、および、登録先の証憑管理サーバを特定する「証憑管理サーバ情報」、および、登録処理を行った「ユーザ情報」が含まれる。複合機では、これらの情報を元に登録した証憑情報の確認が可能となる。

そして、登録通知を受信した複合機では、受信した証憑情報、証憑管理サーバ情報、ユーザ情報を元にバーコードや二次元バーコードなどのコードを作成し（４０４）、予め所有する帳票に作成したコードを合成する（４０５）。コードを合成した帳票の印刷出力を行う（４０６）。

続いて、印刷出力した帳票に、登録した証憑情報が示された証憑物を張り合わせた印刷物を読み取る処理を行う（４０７）。この読み取り処理によって読み取った印刷物のコードを解析し（４０８）、このコードに含まれる証憑管理サーバ情報を元に証憑管理サーバにアクセスする（４０９）。

そして、その証憑管理サーバで管理された証憑情報のうち、解析したコードに含まれるユーザ情報が関連付けられた証憑情報を取得して、取得した証憑情報と、解析したコードに含まれる証憑情報とを比較して正誤を確認する（４１０、４１１）。

確認した結果、同一の証憑情報であるかを判断して（４１２）、同一の証憑情報であると判断できない場合（４１２でＮＯ）には、クライアントＰＣ上に登録した証憑情報を修正することができる修正画面を表示する（４１３）。

修正画面を用いて修正後、もしくは証憑情報が同一であると判断できた場合（４１２でＹＥＳ）には、スキャンした印刷物のイメージ画像を証憑管理サーバへと登録する（４１４）。

図５は、図４に示す処理遷移によって登録された証憑情報および証憑物のイメージ画像を検査、承認する際の処理の流れの一例を示すシーケンス図である。

図５では、図４に示す処理遷移の過程で作成した証憑物が張り合わせられた印刷物の読み取りを行う（５０１）。読み取った印刷物のコードを解析して（５０２）、そのコードに含まれる証憑管理サーバ情報およびユーザ情報に基づいて、登録された証憑情報を読み取った証憑物のイメージ画像と同時に表示する（５０３）。

そして、登録された証憑情報がイメージ画像が示す情報と等しいかを確認することで承認操作を行う（５０４）。

なお、上記フローチャートに示す処理は、コンピュータにより実行可能な証憑管理プログラムによっても実現できる。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

なお、本発明は、通信機能を備えた証憑管理システムで上述の動作を実行させ、あるいは上述の手段を構成させるためのプログラムを格納した記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等）から該プログラムをコンピュータにインストールし、これを実行させることにより、上述の処理を実行する情報管理システムを構成することも可能である。証憑管理システムを構成するコンピュータは、システムバスを介してＣＰＵ（Central Processor Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスクが接続されている。ＣＰＵは、ＲＯＭまたはハードディスクに記憶されているプログラムに従い、ＲＡＭを作業領域にして処理を行う。

また、プログラムを供給するための媒体は、通信媒体（通信回線、通信システムのように一時的または流動的にプログラムを保持する媒体）でもよい。例えば、通信ネットワークの電子掲示板（ＢＢＳ：Bulletin Board Service）に該プログラムを掲示し、これを通信回線を介して配信するようにしてもよい。

本発明は、証憑物によって示される情報の登録を簡単にかつ高い信頼性を元に行うのに有用である。

本発明に係わる証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムを適用して構成した証憑管理システムの構成の一例を示す図。 本発明に係わる証憑管理プログラムおよび画像形成装置および証憑管理システムを適用して構成した証憑管理システムの他の構成の一例を示す。 複合機の詳細な構成の一例を示すブロック図 本願発明の詳細な処理遷移の一例を示すシーケンス図。 図４に示す処理遷移によって登録された証憑情報および証憑物のイメージ画像を検査、承認する際の処理の流れの一例を示すシーケンス図。

符号の説明

１１ 通信インターフェース
１２ 制御部
１３ 読取部
１４ コード作成部
１５ Ｕ／Ｉ
１７ 記憶部
１８ 印刷出力部
１００ 複合機
２００ 証憑管理サーバ
２１０ クライアントＰＣ

Claims (6)

1. コンピュータを、
   原稿に記載された証憑情報を指定された管理装置に登録する登録手段と、
   前記登録手段によって登録した前記証憑情報をコード情報に符号化する符号化手段と、
   前記符号化手段によって符号化されたコード情報を印刷フォームとともに印刷出力する印刷出力手段と、
   前記印刷出力手段により前記コード情報が印刷された印刷物を読み取る読取手段と、
   前記読取手段によって印刷物から読み取った前記コード情報を解析する解析手段と、
   前記解析手段によって解析されたコード情報が示す前記証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報であるかを判断する判断手段
   として機能させる証憑管理プログラム。
2. 前記符号化手段は、
   前記証憑情報および該証憑情報の登録者情報をコード情報に符号化し、
   前記読取手段は、
   前記印刷出力手段によって出力された印刷物および前記原稿を読み取り、
   前記解析手段は、
   前記読取手段により読み取った印刷物に印刷された前記コード情報から前記登録者情報を解析し、
   前記判断手段は、
   前記読取手段よって読み取った前記原稿が示す証憑情報を表示する表示手段
   を含み、
   前記解析手段によって解析した前記登録者情報を元に、前記管理装置に管理された証憑情報を前記表示手段によって表示された証憑情報とともに表示し、該証憑情報が当該管理装置に登録されているかを判断することを含む請求項１に記載の証憑管理プログラム。
3. 前記符号化手段は、
   前記証憑情報および前記登録者情報および前記登録手段によって前記証憑情報を登録した管理装置の識別番号をコード情報に符号化し、
   前記解析手段は、
   前記符号化手段によって符号化されたコード情報から前記証憑情報および前記登録者情報および前記管理装置の識別番号を解析し、
   前記判断手段は、
   前記解析手段によって解析された前記識別番号に応じた前記管理装置に、前記コード情報に含まれる証憑情報が登録されているかを判断することを含む請求項１または２に記載の証憑管理プログラム。
4. コンピュータを、
   前記判断手段によって前記コード情報が示す証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報である場合、前記読取手段によって読み取った画像データを該管理装置に登録された証憑情報と関連付けて登録する画像データ登録手段
   として更に機能させる請求項１から３のいずれかに記載の証憑管理プログラム。
5. 原稿に記載された証憑情報を指定された管理装置に登録する登録手段と、
   前記登録手段によって登録した前記証憑情報をコード情報に符号化する符号化手段と、
   前記符号化手段によって符号化されたコード情報を印刷フォームとともに印刷出力する印刷出力手段と、
   前記印刷出力手段により前記コード情報が印刷された印刷物を読み取る読取手段と、
   前記読取手段によって印刷物から読み取った前記コード情報を解析する解析手段と、
   前記解析手段によって解析されたコード情報が示す前記証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報であるかを判断する判断手段と
   を具備する画像形成装置。
6. 管理装置と、
   画像形成装置と
   を具備し、
   前記管理装置は、
   証憑情報を記憶する記憶手段
   を具備し、
   前記画像形成装置は、
   原稿に記載された証憑情報を指定された前記管理装置に登録する登録手段と、
   前記登録手段によって登録した前記証憑情報をコード情報に符号化する符号化手段と、
   前記符号化手段によって符号化されたコード情報を印刷フォームとともに印刷出力する印刷出力手段と、
   前記印刷出力手段により前記コード情報が印刷された印刷物を読み取る読取手段と、
   前記読取手段によって印刷物から読み取った前記コード情報を解析する解析手段と、
   前記解析手段によって解析されたコード情報が示す前記証憑情報が前記管理装置に登録された証憑情報であるかを判断する判断手段と
   を具備する証憑管理システム。

Images