JP2008130048A - ワークフロー管理システム、クライアント装置、ワークフロー処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】予め設定された定型フォーマット以外の項目を自由に且つ容易に追加して迅速に処理可能とされたワークフロー管理システム、およびこれを実現するためのクライアント装置、ワークフロー処理装置を得ること。
【解決手段】クライアント部が、定型入力フォーマットおよび／または定型入力フォーマットに含まれない任意の情報を入力可能な非定型入力フォーマットを用いて電子文書作成用の情報を入力する手段と、電子文書および該電子文書に関する情報を表示する手段と、を備え、ワークフロー処理部が、電子文書の回覧処理に関する参照情報を参照して電子文書作成用の情報に基づいて電子文書を作成する手段と、作成した電子文書またはクライアント部から送信された電子文書を、参照情報を参照して回覧先のクライアント部に送信する手段と、電子文書に対して該電子文書を格納するための所定の処理を行う手段と、電子文書を格納する手段と、を備える。
【選択図】 図３

Description

本発明は、複数の人間の間で計算機を用いて電子文書の受け渡しおよび該電子書類に対する所定の処理を行うことが可能なワークフロー管理システム、およびこれを実現するためのクライアント装置、ワークフロー処理装置に関するものである。

従来、企業などの組織において複数の担当者がネットワークを経由して仕事をする際に、ビジネスプロセスの定義にしたがって担当者間で受け渡す電子文書や情報、タスクの流れを管理し、自動化するワークフロー管理システムが提案されている。

たとえばＨＴＭＬで作成された定型フォーマットの入力画面を用いて決められた所定の項目の情報をユーザが入力や選択し、この情報を処理していた。しかし、実際には、入力項目や選択項目は定型フォーマットの内容に収まらず、その時々の業務の状況に応じて増えることが生じており、このような場合はユーザの手入力により対応していた。

そこで、このような実情に対応する技術として、たとえば入力／表示項目および処理内容の変更を容易に行う技術が提案されており、入力／表示項目をコンフィギュレーションファイルとして定義し、このファイルを更新することにより項目の変更に柔軟に対応するようにした技術が提案されている（たとえば、特許文献１参照）。

特開２００５−２７５７４５号公報

しかしながら、上記従来の技術によれば、入力／表示項目の変更に対応することが可能とされているが、非定型フォーマットを扱うように構成されておらず、入力内容の変更にはコンフィギュレーションファイルの変更およびシステム稼働中に環境設定への反映する、という操作が必要であった。すなわち、ユーザにとっては、非常に複雑、煩雑な操作が必要であり負担が重く操作性が良くない、必要時に即座に対応することができない、という問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、予め設定された定型フォーマット以外の項目を自由に且つ容易に追加して迅速に処理可能とされたワークフロー管理システム、およびこれを実現するためのクライアント装置、ワークフロー処理装置を得ることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかるワークフロー管理システムは、複数のクライアント部とワークフロー処理部とを有し、複数のクライアント部間で電子文書の回覧を行うワークフロー管理システムであって、クライアント部が、所定の情報のみを入力可能に予め設定された定型入力フォーマットおよび／または定型入力フォーマットに含まれない任意の情報を入力可能な非定型入力フォーマットを用いて電子文書作成用の情報を入力する入力手段と、電子文書および該電子文書に関する情報を表示する表示手段と、を備え、ワークフロー処理部が、電子文書の回覧処理に関する参照情報を参照して電子文書作成用の情報に基づいて電子文書を作成する文書作成手段と、作成した電子文書またはクライアント部から送信された電子文書を、参照情報を参照して回覧先のクライアント部に送信する送信手段と、電子文書に対して該電子文書を格納するための所定の処理を行う後処理手段と、電子文書を格納する格納手段と、を備えること、を特徴とする。

この発明によれば、クライアント部が、所定の情報のみを入力可能に予め設定された定型入力フォーマットおよび／または定型入力フォーマットに含まれない任意の情報を入力可能な非定型入力フォーマットを用いて電子文書作成用の情報を入力可能とされており、ワークフロー処理部が、これらの電子文書作成用の情報に基づいて電子文書を作成可能とされており、予め設定された項目以外の情報を自由に且つ容易に追加し、ワークフロー処理に迅速に反映して処理することができ、業務の効率化を図ることが可能である、という効果を奏する。

以下に、本発明にかかるワークフロー管理システムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、本発明は以下の記述に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において適宜変更可能である。

実施の形態
図１は、本実施の形態にかかるワークフロー管理システムの構成の一例を示す図である。ワークフロー管理システム１は、企業などの組織の各ユーザの有するパーソナルコンピュータなどのクライアント計算機２と組織内のワークフロー処理を管理する情報処理サーバ装置３とがネットワーク４を介して接続され、該情報処理サーバ装置３にデータベース５が接続された構成を有する。なお、ここでは、情報処理サーバ装置３は、ワークフロー処理を行うＷｅｂアプリケーションサーバとして機能し、クライアント計算機２と情報処理サーバ装置３とは、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）を利用して互いにデータを送受信するものとする。そして、情報処理サーバ装置３は、クライアント計算機２からのＨＴＴＰリクエストに応答して動作する。

クライアント計算機２は、図２に示すように、各種情報を入力する入力部２１と、各種データを格納するデータ格納部２２と、各種情報を表示する表示部２３と、情報処理サーバ装置３との間で情報の送受信を行う送受信部２４と、上記各部を含むクライアント計算機２の全体の制御を司る制御部２５と、を備えて構成される。図２は、クライアント計算機２の構成の一例を示す図である。

情報処理サーバ装置３は、図３に示すように、データ処理部３１と、前処理部３２と、ワークフロー処理部３３と、後処理部３４と、データ格納部３５と、ワークフロー定義情報格納部３７と、送受信部３８と、制御部３９と、を有している。また、データ処理部３１は、非定型入力画面情報生成部３６を有している。図３は、情報処理サーバ装置３の構成の一例を示す図である。

データ処理部３１は、クライアント計算機２に入力されてネットワーク４経由でクライアント計算機２から送信された入力情報を受け取り、該入力情報をそのまま前処理部３２に送信する。また、受け取った入力情報が、非定型入力画面要求情報である場合には、データ処理部３１は該入力情報を非定型入力画面情報生成部３６に送信する。ここで、非定型入力画面要求情報は、通常の定型入力項目フォーマット（定型入力画面）での入力項目以外の入力項目が設けられた非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）の表示を要求する要求情報であり、クライアント計算機２の表示装置において通常の定型入力画面が表示されている際にユーザによりクライアント計算機２に入力される。

非定型入力画面情報生成部３６は、データ処理部３１から入力情報（非定型入力画面要求情報）を受け取ると、非定型フォーマット（非定型入力画面）を表示するための非定型入力画面情報をワークフロー定義情報を参照して生成し、クライアント計算機２に対して送信する。

また、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）は、定型入力項目フォーマット（定型入力画面）での入力項目を含んだ形態としてもよく、また、定型入力項目フォーマット（定型入力画面）での入力項目を含まない形態とすることも可能である。なお、クライアント計算機２では、非定型入力画面情報生成部３６から送信された非定型入力画面情報を受信し、該情報に基づいて表示装置の画面表示を切り換えて定型入力画面の代わりに非定型入力画面を表示装置に表示する。これにより、ユーザは、クライアント計算機２の表示装置に表示された非定型入力画面から、定型入力項目フォーマット（定型入力画面）からは入力（または選択）できない項目情報（非定型データ）を入力（または選択）することができる。

前処理部３２は、データ処理部３１から送信された入力情報に前処理の実行を指示する前処理実行指示情報が含まれている場合に指定された前処理を実行した後、入力情報をワークフロー処理部３３に送信する。また、前処理部３２は、データ処理部３１から送信された入力情報に前処理実行指示情報が含まれていない場合には入力情報をそのままワークフロー処理部３３に送信する。

ここで、前処理としては、たとえばある特定の形式のデータには所定のデータを付加する、などの処理が挙げられる。また、外部プログラムや外部システムと連携して、ワークフロー処理部３３での処理を行う前に所定の前提条件を整える処理を行い、また外部システム等からデータを取得することができる。

たとえば、外部システムに接続し、データ処理部３１から送信された入力情報に所定の処理を施して所定の前提条件を整えた後、入力情報をワークフロー処理部３３に送信することができる。このように外部プログラムや外部システムと連携した処理を行うことで、ワークフロー管理システムにおける処理負荷を軽減したり、ワークフロー管理システムに保持していない機能をワークフロー管理システムで提供することができる。

また、前処理部３２においては、上述したデータ処理部３１から送信された入力情報に対する処理の他に、複数のワークフローにおいて、データ処理や他システムとの連携などの共通的な処理を実現したり、条件によって処理の実行を制御したりといったワークフロー処理を柔軟に実行することができる。たとえば、情報処理サーバ装置３内において複数のワークフローが稼働している場合に、これらの複数のワークフローに対して一括して所定の処理を行うことができる。たとえば、従来のワークフロー管理システムにおいては、サーバ内に複数のワークフローシステムが稼働している場合、ワークフローシステムに接続するためには個々のワークフローシステムに対して認証処理が必要であった。すなわち、サーバ内にワークフローシステムＡ、ワークフローシステムＢ、ワークフローシステムＣの３つのワークフローシステムが稼働している場合、ワークフローシステムＡにおいて処理を行った後、ワークフローシステムＢで処理を行う場合には、ワークフローシステムＡおよびワークフローシステムＢのそれぞれに対して接続時の認証を行う必要があった。

しかしながら、本実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおいては、前処理部３２においてサーバ内に複数のワークフローシステムに対する認証処理を一括して行うことができる。これにより、上記のようにワークフローシステムＡにおいて処理を行った後にワークフローシステムＢで処理を行う場合には、ワークフローシステムＡに接続する際に一度認証処理を行えば、その後にワークフローシステムＢに接続する際には認証処理を行う必要が無い。これにより、ユーザの行う操作が簡略化され、またワークフロー処理にかかる時間を短縮することができ、ユーザの負担を軽減することができる。

また、前処理部３２においては、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）で入力された入力情報や他のシステムから取得したデータに基づいて、すでに保持しているワークフロー定義情報を自動生成して、新たなワークフロー定義情報としてワークフロー定義情報格納部３７に格納することができる。これにより、新たなワークフロー定義情報を提供することができる。

ワークフロー処理部３３は、前処理部３２から送信された入力情報に基づいて、種類に応じた電子文書（回覧）を作成する業務アプリケーションごとにワークフローを制御するための情報であるワークフロー定義情報を参照して電子文書（回覧）を作成する文書作成機能と、作成された電子文書に設定された検認経路に基づいてつぎのユーザに電子文書を送信するフロー制御機能と、作成された電子文書に設定されたメール送信定義に基づいてつぎのユーザに回覧の順番が回ってきたことを通知するメール送信機能などを有する。ワークフロー処理部３３は、これらの機能を用いてワークフロー処理を実施する。

ここで、ワークフロー定義情報とは、ワークフロー処理における処理のステップ数や、各ステップにおいて誰が処理を実行するか、などのワークフロー処理の制御に関わる情報である。ワークフロー処理部３３は、処理が完了したデータを後処理部３４に送信する。

また、ワークフロー処理部３３は、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）により入力された非定型入力情報と、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）により入力された非定型入力情報と、の両方の種類に対してワークフロー処理を実施可能とされている。

後処理部３４は、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）で入力されてワークフロー処理部３３でワークフロー処理（非定型処理）が行われた非定型ワークフロー処理データに対して所定の処理を施して、非定型データテーブルに格納する。

通常の定型入力項目フォーマット（定型入力画面）で入力されてワークフロー処理部３３でワークフロー処理が行われた定型ワークフロー処理済みデータは、後処理部３４によりそのままデータベース５の定型データテーブルに格納される。しかしながら、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）で入力されてワークフロー処理部３３でワークフロー処理が行われた非定型ワークフロー処理データは、そのままデータベース５の定型データテーブルに格納することができない。

このため、非定型処理が行われた非定型ワークフロー処理データは、定型データテーブルとは別に非定型ワークフロー処理データの格納用にデータベース５に設けられた非定型データテーブルに格納される。このとき、非定型データテーブルに格納するためには、非定型ワークフロー処理データに対して所定の処理を施す必要がある。そこで、後処理部３４は、非定型ワークフロー処理データに対して、非定型処理の項目に応じて、非定型データテーブルに格納するための所定の処理を施して、非定型データテーブルに格納する。

また、後処理部３４はワークフロー処理部３３から送信された入力情報に後処理の実行を指示する後処理実行指示情報が含まれている場合に指定された後処理を実行した後、データベース５への格納を行うことができる。

ここで、後処理としては、たとえばある特定の形式のデータには所定のデータを付加する、加工する、などの処理が挙げられる。また、外部プログラムや外部システムと連携して、データベース５への格納前に所定の条件を整える処理を行い、また外部システム等からデータを取得することができる。

たとえば、外部システムに接続し、ワークフロー処理部３３から送信されたワークフロー処理後の情報に所定の処理を施して所定の条件を整えた後、データベース５への格納を行うことができる。このような処理の一例としては、ワークフロー処理後、外部システム等からデータを取得し、ワークフロー処理結果や外部システム等から取得したデータに基づいて必要に応じてデータの追加や変更を行うことができる。

また、後処理部３４において外部システムと連携してワークフロー処理に対して課金を行う処理が挙げられる。すなわち、複数のワークフローにおいて、データ処理や他システムとの連携などの共通的な処理を実現したり、条件によって処理の実行を制御したりといったワークフロー処理を柔軟に実行することができる。このように外部プログラムや外部システムと連携した処理を行うことで、ワークフロー管理システムにおける処理負荷を軽減したり、ワークフロー管理システムに保持していない機能をワークフロー管理システムで提供することができる。

データ格納部３５は、データ処理部３１、前処理部３２、ワークフロー処理部３３、後処理部３４、データ格納部３５、非定型入力画面情報生成部３６におけるワークフロー管理処理中に発生するデータ類を格納する。ワークフロー定義情報格納部３７は、ワークフロー定義情報を格納する。

ワークフロー定義情報格納部３７は、ワークフローを制御するための情報であるワークフロー定義情報を種類に応じた電子文書（回覧）を作成する業務アプリケーションごとに格納する。送受信部３８は、クライアント計算機２およびデータベース５との情報の送受信を行う。制御部３９は、上記各部全体の制御を行う。

図４は、クライアント計算機２および情報処理サーバ装置３を構成するコンピュータ装置の概略構成の一例を示すブロック図である。このコンピュータ装置は、入力装置１１、表示装置１２、ＣＰＵ（Central Processing Unit：中央処理ユニット）１３、メモリ１４、記憶装置１５、媒体駆動装置１６、ネットワークインターフェース１７及びバス１８を備えて構成されている。

ここで、入力装置１１はキーボード、マウス、タッチパネル、スキャナ等により構成され、情報の入力に使用される。この入力装置１１により、システムへのログイン、本システムへの電子データの登録操作などを行う。表示装置１２は、種々の出力情報や入力装置１１からの入力された情報などを表示出力させる。ＣＰＵ１３は、種々のプログラムを動作させる。メモリ１４は、プログラム自身を保持し、またそのプログラムがＣＰＵ１３によって実行されるときに一時的に作成される情報等を保持する。記憶装置１５は、プログラムやプログラム実行時の一時的な情報等を保持する。媒体駆動装置１６は、プログラムやデータ等を記憶した記録媒体を装着してそれらを読み込み、メモリ１４または記憶装置１５へ格納するのに用いられる。ネットワークインターフェース１７は、コンピュータ装置とネットワーク４とを接続するためのものである。バス１８は、上記各部を接続する。

つぎに、上述したワークフロー管理システムにおける処理について図５−１〜図５−３を参照して説明する。図５−１〜図５−３は、本実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおけるワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。

まず、起票者は、自身のクライアント計算機２を用いて、情報処理サーバ装置３に対してたとえば回覧の種類（業務アプリケーションの種類）を指定した回覧作成要求を入力し、クライアント計算機２は該回覧作成要求を情報処理サーバ装置３に送信する（ステップＳ１１０）。情報処理サーバ装置３のワークフロー処理部３３は、回覧作成要求に基づいて業務アプリケーションを選択し（ステップＳ１１２）、そのワークフロー定義情報の内容を含む検認経路設定画面情報を起票者のクライアント計算機２に送信する（ステップＳ１１４）。

起票者のクライアント計算機２は、検認経路設定画面情報を受け取り、該情報に従って検認経路設定画面を表示する（ステップＳ１１６）。起票者は、この検認経路設定画面において検認経路を設定する（検認経路情報を入力する）（ステップＳ１１８）。この検認経路の設定方法としては、たとえば起票者の個人情報と組織情報に基づいて自動的に設定する方法でもよいし、あらかじめワークフロー定義情報で定義された検認者一覧から回覧するユーザを選択する方法でもよい。検認経路が設定されると、起票者のクライアント計算機２は、その検認経路情報を情報処理サーバ装置３に送信する。

情報処理サーバ装置３のワークフロー処理部３３は、起票者のクライアント計算機２から送信された検認経路情報内容（検認経路）に基づいてつぎの検認者のメールアドレスを宛先として設定し、起票者のメールアドレスを送信元として設定して、回覧となる電子文書の文書情報を作成する（ステップＳ１２０）。この文書情報には、電子文書を一意に識別するための電子文書ＩＤが付される。その後、情報処理サーバ装置３のワークフロー処理部３３は、作成した文書情報を起票者のクライアント計算機２に送信する（ステップＳ１２２）。

起票者のクライアント計算機２は、情報処理サーバ装置３から送信された文書情報を受け取り、該文書情報に従って回覧となる電子文書を表示する（ステップＳ１２４）。

起票者は、表示された電子文書の画面において、該電子文書に申請内容を入力し、決定する。この入力の際、電子文書の画面（定型入力画面）では入力項目が不足している場合には、起票者は該定型入力画面において申請内容を入力する。また、表示された電子文書の画面（定型入力画面）では入力項目が不足している場合には、起票者は表示された電子文書の画面（定型入力画面）において非定型入力画面要求情報の生成指示を入力する。非定型入力画面要求情報は、たとえば、図６−１に示すような電子文書の画面（定型入力画面）において、「項目追加」ボタン６０、「項目追加」ボタン６１、や「コメント追加」ボタン６２を選択することにより行うことができる。

そこで、起票者のクライアント計算機２は、非定型入力画面要求情報の生成指示の入力があるか否かを判断する（ステップＳ１２６）。非定型入力画面要求情報の生成指示の入力がある場合は（ステップＳ１２６肯定）、起票者のクライアント計算機２は入力部２１で該非定型入力画面要求情報を生成して情報処理サーバ装置３に送信する（ステップＳ１２８）。情報処理サーバ装置３は、該非定型入力画面要求情報を受信すると（ステップＳ１３０）、データ処理部３１が非定型入力画面要求情報を非定型入力画面情報生成部３６に送信する。

非定型入力画面情報生成部３６は、非定型入力画面要求情報を受け取ると、該情報に応じて、非定型フォーマット（非定型入力画面）を表示するための非定型入力画面情報をワークフロー定義情報を参照して生成し、起票者のクライアント計算機２に対して送信する（ステップＳ１３２）。

起票者のクライアント計算機２は、非定型入力画面情報を受け取って該情報に従って非定型フォーマット（非定型入力画面）を表示する。たとえば、図６−２に示すような非定型フォーマット（非定型入力画面）を表示する。この非定型フォーマット（非定型入力画面）においては、選択項目７０、選択項目７１、コメント記入欄７２が非定型入力項目として追加されている。

このように、非定型フォーマット（非定型入力画面）を表示することにより入力項目を増やすことができる。この選択項目７０、選択項目７１には、予め定型入力画面に含まれていない選択項目が設定されていても良く、また、自由に入力することができるようにしても良い。さらに、この非定型フォーマット（非定型入力画面）において、入力エリア、選択リスト、ラジオボタン、チェックボックスなどの入力ための部品を追加できるようにしても良い。そして、このような非定型フォーマット（非定型入力画面）において起票者により申請内容が入力されると（ステップＳ１３４）、起票者のクライアント計算機２はステップＳ１３２に戻る。

また、ステップＳ１２６において非定型入力画面要求情報の入力がない場合は（ステップＳ１２６否定）、起票者のクライアント計算機２は、決定された申請内容（入力情報）を情報処理サーバ装置３に送信する（ステップＳ１３６）。

情報処理サーバ装置３では、データ処理部３１が、決定された申請内容（入力情報）を受信し、前処理部３２に送信する。このとき、決定された申請内容（入力情報）は、データ処理部３１において、内容に応じた階層構造化データ（定型フォーマットにおいて入力されたデータ−非定型フォーマットにおいて入力されたデータ、など）として扱われる。

前処理部３２は、受信した入力情報（決定された申請内容）に前処理が定義されているか否か、すなわち、前処理指示が含まれているか否かを判断する（ステップＳ１３８）。ここで、入力情報に前処理が定義されている場合には、（ステップＳ１３８肯定）、指示された前処理を実行し、入力情報をワークフロー処理部３３に送信し（ステップＳ１４０）、ステップＳ１４２に進む。

また、ステップＳ１３８において、入力情報に前処理が定義されていない場合には、（ステップＳ１３８否定）、そのままステップＳ１４２に進む。つぎに、ワークフロー処理部３３は、受信した入力情報に対して所定のワークフロー処理を行う。すなわち、ワークフロー処理部３３は、つぎの検認者が存在するか否かを検認経路から判断する（ステップＳ１４２）。

つぎの検認者が存在する場合には（ステップＳ１４２肯定）、ワークフロー処理部３３は、つぎの検認者にメールを送信する（ステップＳ１４４）。ここで送信されるメールは、回覧がきたことを知らせる定型のフォームを有するメールであり、たとえば回覧の場所を示すＵＲＬが記載されている。そして、ワークフロー処理部３３は、入力情報に後処理が定義されているか否か、すなわち、後処理指示情報が含まれているか否かを判断する（ステップＳ１４６）。ここで、入力情報に後処理が定義されている場合には、（ステップＳ１１６肯定）、ワークフロー処理部３３は入力情報を後処理部に送信する。

後処理部３４は入力情報を受信して、指示された後処理を実行する（ステップＳ１４８）。そして、後処理部３４は、入力情報（文書情報）をデータベース５に格納（保存）する（ステップＳ１５０）。ここで、入力情報（文書情報）のうち、起票者のクライアント計算機２において通常の定型入力項目フォーマット（定型入力画面）で入力されてワークフロー処理部３３でワークフロー処理が行われた定型ワークフロー処理済みデータは、後処理部３４によりそのままデータベース５の定型データテーブルに格納される。

一方、入力情報（文書情報）のうち、起票者のクライアント計算機２において非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）で入力されてワークフロー処理部３３でワークフロー処理が行われた非定型ワークフロー処理データは、そのままデータベース５の定型データテーブルに格納することができない。そこで、後処理部３４は、非定型ワークフロー処理データに対して、非定型処理の項目に応じて、データベース５の非定型データテーブルに格納するための所定の処理を施して、データベース５の非定型データテーブルに格納する。

つぎに、後処理部３４は、データベース５の定型データテーブルまたは非定型ワークフロー処理データに格納した処理結果を表示するために、定型データテーブルまたは非定型ワークフロー処理データに格納したデータを処理結果表示情報として生成し、起票者のクライアント計算機２に送信する（ステップＳ１５２）。

起票者のクライアント計算機２では、処理結果表示情報を受信すると、該処理結果表示情報に非定型項目表示が含まれているか否かを判断する（ステップＳ１５４）。処理結果表示情報に非定型項目表示が含まれている場合には（ステップＳ１５４肯定）、起票者のクライアント計算機２は、非定型項目を含んだ非定型処理結果画面を表示する（ステップＳ１５６）。また、処理結果表示情報に非定型項目表示が含まれていない場合には（ステップＳ１５４否定）、起票者のクライアント計算機２は、非定型項目を含まない定型処理結果画面を表示する（ステップＳ１５８）。

また、検認者のクライアント計算機２は、ステップＳ１４４で送信されたメールを受信すると（ステップＳ１６０）、メールに含まれるＵＲＬへの回覧閲覧要求を出す（ステップＳ１６２）。この回覧閲覧要求には、電子文書ＩＤが含まれている。情報処理サーバ装置３は、回覧閲覧要求の電子文書ＩＤに対応する電子文書の文書情報をデータベース５から検索し（ステップＳ１６４）、抽出したその文書情報を検認者のクライアント計算機２に送信する（ステップＳ１６６）。

検認者のクライアント計算機２は、文書情報を受信して表示する（ステップＳ１６８）。そして、検認者が表示された電子文書の必要な箇所に申請内容（入力情報）を入力して決定すると、検認者のクライアント計算機２は決定された申請内容（入力情報）を情報処理サーバ装置３に送信する（ステップＳ１７０）。

情報処理サーバ装置３は、検認者のクライアント計算機２は決定された申請内容（入力情報）を受信すると、該申請内容（入力情報）を後処理部３４がデータベース５の同じ電子文書ＩＤの電子文書に上書き保存する（ステップＳ１７２）。

つぎに、後処理部３４は、データベース５に上書き保存した処理結果を表示するために、上書き保存したデータを処理結果表示情報として生成し、起票者のクライアント計算機２に送信する（ステップＳ１７４）。

起票者のクライアント計算機２では、処理結果表示情報を受信すると、該処理結果表示情報に非定型項目表示が含まれているか否かを判断する（ステップＳ１７６）。処理結果表示情報に非定型項目表示が含まれている場合には（ステップＳ１７６肯定）、起票者のクライアント計算機２は、非定型項目を含んだ非定型処理結果画面を表示する（ステップＳ１７８）。また、処理結果表示情報に非定型項目表示が含まれていない場合には（ステップＳ１７６否定）、起票者のクライアント計算機２は、非定型項目を含まない定型処理結果画面を表示する（ステップＳ１８０）。

その後、情報処理サーバ装置３では、ワークフロー処理部３３は、つぎの検認者が存在するか否かを検認経路から判断する（ステップＳ１８２）。ここで、つぎの検認者が存在する場合には（ステップＳ１８２肯定）、ステップＳ１４２に移り、上述した処理が最後の検認者に届くまで繰り返し実行される。また、つぎの検認者が存在しない場合には（ステップＳ１８２否定）、処理を終了する。

なお、上記においては、非定型入力画面情報生成部３６がデータ処理部３１にある場合について説明したが、本発明においては非定型入力画面情報生成部３６は必ずしもデータ処理部３１にある必要はない。すなわち、非定型入力画面情報生成部３６はワークフロー処理部３３にあっても良く、また、クライアント計算機２にあっても良い。

なお、上記においては、ワークフロー処理部３３または後処理部３４で処理したデータをデータベース５に格納する場合について説明したが、本発明においては該データの格納場所はデータベースに限定されるものではない。すなわち、他のサーバなどに格納しても良く、また、他の外部記憶装置等に格納することも可能である。

上述したような本実施の形態にかかるワークフロー処理管理システムによれば、予め設定された定型フォーマット以外の項目を、非定型入力項目フォーマット（非定型入力画面）を用いて自由に且つ容易に追加することができ、また、この入力情報をワークフロー処理に迅速に反映して処理することができ、業務の効率化を図ることが可能である。また、前処理部、後処理部を設けることにより、複数のワークフローにおいて、データ処理や他システムとの連携などの共通的な処理を実現したり、条件によって処理の実行を制御したりといったワークフロー処理を柔軟に実行することができ、対応可能な処理の自由度が大きい、ワークフロー管理システムが実現されている。

以上のように、本発明にかかるワークフロー管理システムは、入力情報の変化が生じやすい環境での使用に有用である。

本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムの構成の一例を示す図である。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおけるクライアント計算機の構成の一例を示す図である。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおける情報処理サーバ装置の構成の一例を示す図である。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおけるクライアント計算機および情報処理サーバ装置を構成するコンピュータ装置の概略構成の一例を示すブロック図である。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムのワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムのワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムのワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおける定型入力画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態にかかるワークフロー管理システムにおける非定型入力画面の一例を示す図である。

符号の説明

１ ワークフロー管理システム
２ クライアント計算機
３ 情報処理サーバ装置
４ ネットワーク
５ データベース
１１ 入力装置
１２ 示装置
１３ ＣＰＵ
１４ メモリ
１５ 記憶装置
１６ 媒体駆動装置
１７ ネットワークインターフェース
１８ バス
２１ 入力部
２２ データ格納部
２３ 表示部
２４ 送受信部
２５ 制御部
３１ データ処理部
３２ 前処理部
３３ ワークフロー処理部
３４ 後処理部
３５ データ格納部
３６ 非定型入力画面情報生成部
３７ ワークフロー定義情報格納部
３８ 送受信部
３９ 制御部
６０ 「項目追加」ボタン
６１ 「項目追加」ボタン
６２ 「コメント追加」ボタン
７０ 選択項目
７１ 選択項目
７２ コメント記入欄

Claims (20)

1. 複数のクライアント部とワークフロー処理部とを有し、前記複数のクライアント部間で電子文書の回覧を行うワークフロー管理システムであって、
   前記クライアント部が、
   所定の情報のみを入力可能に予め設定された定型入力フォーマットおよび／または前記定型入力フォーマットに含まれない任意の情報を入力可能な非定型入力フォーマットを用いて電子文書作成用の情報を入力する入力手段と、
   前記電子文書および該電子文書に関する情報を表示する表示手段と、
   を備え、
   前記ワークフロー処理部が、
   前記電子文書の回覧処理に関する参照情報を参照して前記電子文書作成用の情報に基づいて電子文書を作成する文書作成手段と、
   前記作成した電子文書または前記クライアント部から送信された電子文書を、前記参照情報を参照して回覧先の前記クライアント部に送信する送信手段と、
   前記電子文書に対して該電子文書を格納するための所定の処理を行う後処理手段と、
   前記電子文書を格納する格納手段と、
   を備えること、
   を特徴とするワークフロー管理システム。
2. 前記クライアント部は、前記非定型入力フォーマットを要求する非定型入力フォーマット要求情報を生成する非定型入力フォーマット要求情報生成手段を備え、
   前記ワークフロー処理部は、前記非定型入力フォーマットを生成する非定型入力フォーマット生成手段を備え、
   前記クライアント部が前記非定型入力フォーマット要求情報生成手段において前記非定型入力フォーマット要求情報を生成して前記ワークフロー処理部に送信し、前記ワークフロー処理部が前記非定型入力フォーマット生成手段において前記参照情報を参照して前記非定型入力フォーマット要求情報に基づいて前記非定型入力フォーマットを生成して前記クライアント部に送信すること、
   を特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
3. 前記クライアント部は、前記非定型入力フォーマットを要求する非定型入力フォーマット要求情報を生成する非定型入力フォーマット要求情報生成手段と、前記非定型入力フォーマットを生成する非定型入力フォーマット生成手段と、を備え、
   前記クライアント部が、前記非定型入力フォーマット要求情報生成手段において前記非定型入力フォーマット要求情報を生成するとともに、前記非定型入力フォーマット生成手段において前記参照情報を参照して前記非定型入力フォーマット要求情報に基づいて前記非定型入力フォーマットを生成すること、
   を特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
4. 前記後処理手段は、前記非定型入力フォーマットを用いて入力された非定型入力情報に基づいて作成された前記電子文書を前記格納手段に格納するための処理を行うこと、
   を特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
5. 前記後処理手段は、前記電子文書を格納するための処理以外に、前記電子文書に関連した処理を実行可能であること、
   を特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
6. 前記後処理手段は、自ワークフロー管理システム以外の他システムと連携して処理を実行可能であること、
   を特徴とする請求項４または５に記載のワークフロー管理システム。
7. 前記文書作成手段が前記電子文書を作成する前に前記電子文書作成用の情報に対して所定の処理を行う前処理部を備えること、
   を特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
8. 前記前処理部は、自ワークフロー管理システムにおいて複数種のワークフローを実行する場合に、該複数種のワークフローに共通な処理を一括して実行すること、
   を特徴とする請求項７に記載のワークフロー管理システム。
9. 前記前処理手段は、自ワークフロー管理システム以外の他システムと連携して処理を実行可能であること、
   を特徴とする請求項７または８に記載のワークフロー管理システム。
10. 複数のクライアント装置とワークフロー処理装置とを有して前記複数のクライアント装置間で電子文書の回覧を行うワークフロー管理システムを構成するクライアント装置であって、
    所定の情報のみを入力可能に予め設定された定型入力フォーマットおよび／または前記定型入力フォーマットに含まれない任意の情報を入力可能な非定型入力フォーマットを用いて電子文書作成用の情報を入力可能な入力手段と、
    前記電子文書および該電子文書に関する情報を表示する表示部と、
    を備えること、
    を特徴とするクライアント装置。
11. 前記非定型入力フォーマットを要求する非定型入力フォーマット要求情報を生成する非定型入力フォーマット要求情報生成手段を備え、
    前記非定型入力フォーマット要求情報生成手段において前記非定型入力フォーマット要求情報を生成して前記ワークフロー処理部に送信し、前記入力手段において前記ワークフロー処理部から送信される前記非定型入力フォーマットを用いて前記電子文書作成用の情報を入力可能であること、
    を特徴とする請求項１０に記載のクライアント装置。
12. 前記非定型入力フォーマットを要求する非定型入力フォーマット要求情報を生成する非定型入力フォーマット要求情報生成手段と、前記非定型入力フォーマット要求情報に基づいて前記非定型入力フォーマットを生成する非定型入力フォーマット生成手段と、を備え、
    前記非定型入力フォーマット要求情報生成手段において前記非定型入力フォーマット要求情報を生成するとともに、前記非定型入力フォーマット生成手段において前記参照情報を参照して前記非定型入力フォーマットを生成すること、
    を特徴とする請求項１０に記載のクライアント装置。
13. 複数のクライアント装置とワークフロー処理装置とを有し、前記複数のクライアント装置間で電子文書の回覧を行うワークフロー管理システムを構成するワークフロー処理装置であって、
    前記クライアント装置から送信される、予め設定された前記電子文書作成用の定型入力情報および／または前記定型入力情報に含まれない任意の前記電子文書作成用の非定型情報に基づいて、前記電子文書の回覧処理に関する参照情報を参照して電子文書を作成する文書作成手段と、
    前記作成した電子文書または前記クライアント装置から送信された電子文書を、前記参照情報を参照して回覧先の前記クライアント装置に送信する送信手段と、
    前記電子文書に対して該電子文書を格納するための所定の処理を行う後処理手段と、
    前記電子文書を格納する格納手段と、
    を備えること、
    を特徴とするワークフロー処理装置。
14. 前記ワークフロー処理部は、前記クライアント装置において前記非定型情報を入力するための非定型入力フォーマットを前記クライアント装置の要求に応じて生成する非定型入力フォーマット生成手段を備えること、
    を特徴とする請求項１３に記載のワークフロー処理装置。
15. 前記後処理手段は、前記非定型入力情報に基づいて作成された前記電子文書を前記格納手段に格納するための処理を行うこと、
    を特徴とする請求項１３に記載のワークフロー処理装置。
16. 前記後処理手段は、前記電子文書を格納するための処理以外に、前記電子文書に関連した処理を実行可能であること、
    を特徴とする請求項１３に記載のワークフロー処理装置。
17. 前記後処理手段は、自ワークフロー管理システム以外の他システムと連携して処理を実行可能であること、
    を特徴とする請求項１５または１６に記載のワークフロー処理装置。
18. 前記文書作成手段が前記電子文書を作成する前に前記電子文書作成用の情報に対して所定の処理を行う前処理部を備えること、
    を特徴とする請求項１３に記載のワークフロー処理装置。
19. 前記前処理部は、自ワークフロー処理装置において複数種のワークフローを実行する場合に、該複数種のワークフローに共通な処理を一括して実行すること、
    を特徴とする請求項１８に記載のワークフロー処理装置。
20. 前記前処理手段は、自ワークフロー処理装置以外の他システムと連携して処理を実行可能であること、
    を特徴とする請求項１８または１９に記載のワークフロー処理装置。

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