JP2008083917A - 電子メールの誤送信防止システムおよび誤送信防止プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの誤送信を防止することができ、また、誤送信の判定精度を向上することができる、誤送信防止システムおよび誤送信防止プログラムを提供する。
【解決手段】誤送信防止システム１００のＣＰＵ２０は、基本情報管理手段２１、メーラー２２、宛先チェック手段２３、および受信履歴蓄積手段２４として機能する。また、誤送信防止システム１００の記憶手段３０は、チェック不要宛先リスト３１、宛先・キーワードデータベース３２、送受信履歴データベース３３、および警告情報表３４、およびデータ保存期間指定値３５を格納する。宛先チェック手段２３は、電子メールの宛先および件名について、宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３を使用してキーワードチェックを行い、その結果に応じてユーザへの通知、電子メールの編集の再開、または電子メールの送信を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メールが誤った宛先に送信されることを防止する、誤送信防止システムおよび誤送信防止プログラムに関する。

いわゆる電子メールを送信する際には、宛先となるメールアドレスの入力が必要となる。一般的な電子メール送受信プログラムを使用する場合は、あらかじめ登録しているアドレス帳から選択するか、あるいは、文字列を直接入力することによって指定を行う。

ここで、入力された宛先（ＣｃおよびＢｃｃフィールドを含む）が正しいかどうかのチェックを行いたい場合、たとえばユーザが目視で確認するという手段が考えられる。しかしながら、ユーザが頻繁に電子メールを送信する必要がある場合、宛先のチェックがおろそかになり、誤った宛先に送信してしまうことが発生する。電話であれば、電話番号を間違えても、相手と話すことで、間違っていたことが確認できるが、電子メールでは送信後の送信取り消しは事実上不可能である。
最近では、電話よりも電子メールが通信手段の中心になりつつあり、また、電子メールには様々な文書が添付されるので、誤送信に伴う情報漏洩の危険も高くなる。

特許文献１には、このような誤送信を防ぐための技術が開示されている。特許文献１では、電子メールの内容を数値化し、この数値を用いて宛先の推定を行って誤送信を防止する枠組みが提案される。

特開２００５−２５０５９４号公報

しかしながら、宛先の判定に十分な精度をもち、かつ具体的に実現可能な誤送信防止システムは現在まで知られていない。
たとえば特許文献１の記載では、「特徴量」を具体的にどのように決定すればよいのかが示されておらず、誤送信の判定精度を向上させることは困難である。また、仮に特徴量の抽出方法が最適化され得たとしても、電子メールの様々な特徴がすべて数値に変換されてしまうので、宛先の判定に有益な情報を効率的に用いることができず、誤送信の判定精度を向上させることは困難である。

この発明は、このような問題点を解決するためになされたものであり、電子メールの誤送信を防止することができ、また、誤送信の判定精度を向上することができる誤送信防止システムおよび誤送信防止プログラムを提供することを目的とする。

上述の問題点を解決するため、この発明に係る電子メールの誤送信防止システムは、宛先のリストおよび件名を含む電子メールを扱う、電子メールの誤送信防止システムであって、誤送信防止システムは、宛先と、その宛先に関連付けられたキーワードとを含むデータベースと、電子メールの宛先および件名と、データベースの宛先およびキーワードとの一致状況を表す条件、ならびに、条件に関連付けられた返り値を含む表とを格納し、誤送信防止システムは、電子メールの宛先のリストおよび件名を受け取る機能と、リストに含まれる宛先のそれぞれについて、データベースに基づいて一致状況を決定する機能と、決定された一致状況について、表に基づいて返り値を決定する機能と、返り値に応じて警告を出力する機能とを有する宛先チェック手段を備える。

データベースは、ユーザの操作に応じて更新される、宛先・キーワードデータベースと、誤送信防止システムが送信および受信した電子メールの内容に基づいて更新される、送受信履歴データベースとを含んでもよい。
一致状況は、電子メールの宛先および件名の組合せと、データベースに含まれる宛先およびキーワードの組合せとが一致した件数の、下限および上限を表す数値を含んでもよい。
宛先チェック手段は、警告を出力する際、電子メールの宛先のそれぞれを、返り値に対応する表示色で出力する機能をさらに有してもよい。
データベースに含まれる、関連付けられた宛先およびキーワードのうち、所定期間アクセスされなかったものを削除する、基本情報管理手段を備えてもよい。

また、この発明に係る電子メールの誤送信防止プログラムは、コンピュータを、上述の電子メールの誤送信防止システムとして機能させる。

この発明によれば、誤送信防止システムおよび誤送信防止プログラムは、電子メールの宛先と件名とに基づいてキーワードチェックを行い、その結果を通知するので、電子メールの誤送信を防止することができ、また、誤送信の判定精度を向上させることができる。

以下、この発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
実施の形態１．
図１は、本発明に係る電子メールの誤送信防止システム１００を含む構成を示す。
誤送信防止システム１００は、周知の構成を有するコンピュータであり、演算を行う演算手段であるＣＰＵ２０と、情報を格納するための磁気ディスクおよび半導体メモリを含む記憶手段３０とを備える。誤送信防止システム１００は、さらに、入力装置であるキーボードおよびマウス、出力装置であるディスプレイおよびプリンタ、通信ネットワークに対する入力装置と出力装置とを兼ねるネットワークインタフェースを備える。
また、誤送信防止システム１００は、ネットワークインタフェースを介してネットワーク１０に対して電気的に通信可能に接続され、ネットワーク１０を介して外部の電子メールサーバ（図示せず）と通信する機能を有する。

ここで、誤送信防止システム１００は、たとえばＳＭＴＰプロトコルあるいはＰＯＰ３プロトコルに従って電子メールサーバとの通信を行うものであるが、これは周知のメッセージ送受信プロトコルであれば他のプロトコルが用いられてもよい。
なお、本明細書において、電子メールの「宛先」とは、その電子メールの受取人を表す文字列であり、たとえばＲＦＣ２８２２に定義される「To:」「Cc:」および「Bcc:」フィールドに指定されるメールアドレスを含む。
また、本明細書において、電子メールの「件名」とは、その電子メールのトピックを表す文字列であり、たとえばＲＦＣ２８２２に定義される「Subject:」フィールドに指定される文字列を含む。

誤送信防止システム１００の記憶手段３０は、誤送信防止のためのチェックが不要である宛先のリストである、チェック不要宛先リスト３１を格納する。
図２は、チェック不要宛先リスト３１の構成の例を示す。この例では、３つのメールアドレスが、誤送信防止のためのチェックが不要である宛先として指定されている。

また、記憶手段３０は、誤送信防止のためのキーワードチェックに使用されるデータベースである、宛先・キーワードデータベース３２を格納する。宛先・キーワードデータベース３２は、宛先と、その宛先に関連付けられたキーワードとを含むデータベースである。
図３は、宛先・キーワードデータベース３２の構成の例を示す。宛先・キーワードデータベース３２の各行には、電子メールの宛先であるメールアドレスと、そのメールアドレスに関連付けられたキーワードと、そのメールアドレスおよびキーワードが宛先・キーワードデータベース３２に登録された日付である最新アクセス日との組合せが含まれる。
なお、図３に示すように、宛先・キーワードデータベース３２において、複数の行が同一の宛先を含んでもよい。また、複数の行が同一のキーワードを含んでもよい。

また、記憶手段３０は、宛先・キーワードデータベース３２と同様に誤送信防止のためのキーワードチェックに使用されるデータベースである、送受信履歴データベース３３を格納する。
図４は、送受信履歴データベース３３の構成の例を示す。送受信履歴データベース３３は、誤送信防止システム１００が送信または受信した電子メールの宛先と、その電子メールに含まれるキーワードとに基づいて更新されるものであるが、この点については後述する。送受信履歴データベース３３は、宛先・キーワードデータベース３２と同様に、宛先と、その宛先に関連付けられたキーワードとを含むデータベースである。

送受信履歴データベース３３の各行には、宛先・キーワードデータベース３２と同様に、電子メールの宛先であるメールアドレスと、そのメールアドレスに関連付けられたキーワードとが含まれる。さらに、宛先・キーワードデータベース３２とは異なり、送受信履歴データベース３３の各行には、その行の宛先およびキーワードの関係を与える電子メールが送信または受信された日付が含まれる。
なお、図４に示すように、送受信履歴データベース３３において、複数の行が同一の宛先を含んでもよい。また、複数の行が同一のキーワードを含んでもよい。

また、記憶手段３０は、送信されるべき電子メールに含まれる各宛先とキーワードとの一致状況を表す条件と、各条件に応じた誤送信防止システム１００の対応内容とを関連付ける表である、警告情報表３４を格納する。
図５は、警告情報表３４の構成の例を示す。「宛先およびキーワードの一致状況」の列は、各行について、それぞれの一致状況を表す一つ以上の条件を含む。各行の条件は、宛先チェック要否、最小一致件数、最大一致件数を表す列を含む。ここで、最小一致件数および最大一致件数は、当該電子メールの宛先および件名の組合せと、データベースに含まれる宛先およびキーワードの組合せとが一致した件数の、下限および上限を表す。

ここで、「宛先チェック要否」の列は、その電子メールの宛先のそれぞれがチェック不要宛先リスト３１に含まれるかどうかを表し、含まれる場合には「チェック不要」が条件として指定され、含まれない場合には「チェック要」が条件として指定される。
また、「最小一致件数および最大一致件数」の列は、その宛先のそれぞれについて、宛先・キーワードデータベース３２または送受信履歴データベース３３に含まれる行のうち、当該電子メールの内容と一致するものの数が条件として指定される。ここで、「ある行がある宛先について電子メールの内容と一致する」とは、当該宛先が、当該行に含まれる宛先と同一であり、かつ、当該宛先を含む電子メールの件名が、当該行に含まれるキーワードを含むことを言う。
図５の例では、一致する行がなければ、最小一致件数０・最大一致件数０という条件が指定され、一致する行が１行以上９行以下であれば、最小一致件数１・最大一致件数９という条件が指定され、一致する行が１０行以上であれば、最小一致件数１０・最大一致件数指定なしという条件が指定されることになる。

図５の警告情報表３４において、「対応」の列は、「宛先およびキーワードの一致状況」において上記のように指定される条件に関連付けられた、誤送信防止システム１００の動作を表す。各行の対応は、返り値、再入力要否、表示色を表す列を含む。
ここで、「返り値」の列は数値を含み、対応のパターンを表す。「再入力要否」は、その宛先についてユーザに再入力を示唆するかどうかを表す。たとえば「ユーザ判断要」であれば、宛先の再入力を行うか、あるいは再入力を行わずそのまま電子メールを送信するかの判断をユーザに促すことを表し、「再入力不要」であれば、再入力を行わずそのまま電子メールを送信することを表す。「表示色」の列はその宛先をディスプレイ等の出力装置に出力する際の表示色を表す。

宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３に含まれる行のうち、一定期間使用されなかったものは削除される。記憶手段３０は、この基準となる期間である、データ保存期間指定値３５を格納する。
データ保存期間指定値３５の内部構成はとくに図示しないが、たとえば１年という値が指定される。

誤送信防止システム１００のＣＰＵ２０は、記憶手段３０に格納される誤送信防止プログラム（図示せず）を実行することにより、基本情報管理手段２１、メール送受信手段すなわちメーラー２２、宛先チェック手段２３、および受信履歴蓄積手段２４として機能する。すなわち、誤送信防止システム１００を構成するコンピュータは、誤送信防止プログラムを実行することにより、誤送信防止システム１００として機能する。

基本情報管理手段２１は、誤送信防止システム１００のユーザからの入力に応じ、チェック不要宛先リスト３１、宛先・キーワードデータベース３２、送受信履歴データベース３３、警告情報表３４、およびデータ保存期間指定値３５の管理を行う。この管理は、たとえば以下の（１）〜（５）に示す処理を含むが、この他に周知のデータ管理プログラム等が行うものと同様の処理を含んでもよい。

（１）チェック不要宛先リスト３１の管理
基本情報管理手段２１は、チェック不要宛先リスト３１を参照および更新して、宛先およびキーワードのチェックが不要なメールアドレスを閲覧、登録、修正、または削除する。
（２）宛先・キーワードデータベース３２の管理
基本情報管理手段２１は、ユーザの操作に応じて宛先・キーワードデータベース３２を参照および更新し、宛先であるメールアドレスとキーワードとの組合せを、閲覧、登録、修正、または削除する。基本情報管理手段２１は、閲覧、登録または修正が行われた組合せについて、最後にこれらの処理が行われた日付を最新アクセス日として指定する。
（３）警告情報表３４の管理
基本情報管理手段２１は、警告情報表３４を参照および更新して、最小一致件数、最大一致件数、再入力要否、または表示色を、閲覧または修正する。
ここで、最小一致件数および最大一致件数は、最小一致件数≦最大一致件数である。また、返り値と表示色は一対一に対応しており、たとえば図５に示すように、ユーザが返り値に１を指定すると、基本情報管理手段２１は自動的に表示色に赤を指定する。すなわち、ユーザは基本情報管理手段２１を使用して、警告情報表３４の各行に、対応する表示色を指定することができる。
（４）データ保存期間指定値３５の管理
基本情報管理手段２１は、データ保存期間指定値３５を参照および更新してこれを修正する。
（５）宛先・キーワードデータの自動削除
基本情報管理手段２１は、宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３を参照して、データ保存期間指定値３５に指定される期間アクセスされなかった宛先情報を削除する。すなわち、最新アクセス日または送受信日を起点として、当該期間の間、ユーザによって編集されず、かつ、いかなる電子メールのいかなる宛先とも一致しなかった行は、宛先・キーワードデータベース３２または送受信履歴データベース３３から削除される。この削除処理は、たとえば毎日あるいは一定日ごとに自動的に実行されるが、ユーザの指示によって実行されてもよい。

メール送受信手段すなわちメーラー２２は、ユーザの操作に応じて電子メールの編集を行い、また、外部の電子メールサーバと通信して電子メールの送受信を行う。これらについては周知の電子メール送受信ソフトと同様の処理を含んでもよい。
メーラー２２は、作成され送信が指示された電子メールおよび受信された電子メールの宛先のリストおよび件名を、宛先チェック手段２３または受信履歴蓄積手段２４に渡す機能を有する。また、メーラー２２は、宛先チェック手段２３から受け取った対応内容に応じ、電子メールを指示された通り送信するか、または、電子メールの送信を中止して編集を再開するという機能を有する。さらにメーラー２２は、電子メールの送信を中止して編集を再開する際に、宛先のそれぞれを、宛先チェック手段２３によって各宛先に指定される表示色を用いて出力する機能を有する。

宛先チェック手段２３は、メーラー２２から電子メールの宛先のリストおよび件名を受け取る機能を有する。また、宛先チェック手段２３は、宛先のリストに含まれる宛先のそれぞれについて、チェック不要宛先リスト３１、宛先・キーワードデータベース３２、送受信履歴データベース３３、警告情報表３４に基づいて各宛先の返り値および対応内容を決定する機能を有する。さらに、宛先チェック手段２３は、返り値に応じて警告を出力する機能を有する。また、宛先チェック手段２３は、宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３を更新する機能と、決定された対応内容をメーラー２２に渡す機能とを有する。

図６は、宛先チェック手段２３の動作を説明するフローチャートである。
このフローチャートは、メーラー２２が送信用に作成された電子メールの宛先のリストおよび件名を宛先チェック手段２３に渡すことによって開始される。これは、ユーザがメーラー２２に対して電子メールの送信を指示した後、メーラー２２がその電子メールを実際に送信する前に行われる。
まず、宛先チェック手段２３は、メーラー２２から、宛先のリストおよび件名を受け取る（ステップＳ１）。
ここで、ステップＳ１に続くステップＳ２〜ステップＳ６は、宛先のリストに含まれる宛先のそれぞれについて実行される処理であり、宛先の数だけ繰り返しループして実行されるものである。なお、ループに使用される具体的な条件分岐処理は、環境に応じて適宜決定されるものである。

ループの最初において、宛先チェック手段２３は、チェック不要宛先リスト３１を検索し、処理中の宛先が含まれるかどうか判定する（ステップＳ２）。含まれる場合は、警告情報表３４中の該当する行、すなわち「宛先チェック要否」が「チェック不要」である行を参照し、その対応内容（この例では返り値「９」、再入力要否「再入力不要」、表示色「黒」）を、処理中の宛先についての対応として指定する（ステップＳ３）。ステップＳ３においてその宛先についてのループは終了し、次の宛先についてのループがステップＳ２から開始されるか、あるいはすべての宛先についてのループが終了してステップＳ７へと進む。

ステップＳ２において、処理中の宛先がチェック不要宛先リスト３１に含まれない場合、宛先チェック手段２３は宛先・キーワードデータベース３２を参照し、処理中の宛先および件名の組合せと一致する行が何行あるかを判定する（ステップＳ４）。たとえば、処理中の宛先が「yamada-tarou@mdis.co.jp」であり、件名が「ＡＡＡシステムの試験チームについて」である場合、図３においてキーワードが「ＡＡＡシステム」である行と、「試験チーム」である行の合計２行が一致することになる。
なお、ステップＳ４において一致した行がある場合、宛先チェック手段２３は、その行の最新アクセス日をその時点の現在日に変更する。

次に、宛先チェック手段２３は、送受信履歴データベース３３を参照し、処理中の宛先および件名の組合せと一致する行が何行あるかを判定する（ステップＳ５）。たとえば、処理中の宛先が「yamada-tarou@mdis.co.jp」であり、件名が「ＡＡＡシステムの試験チームについて」である場合、図４において一致する行はないことになる。
なお、ステップＳ５において一致した行がある場合、宛先チェック手段２３は、その行の送受信日をその時点の現在日に変更する。

次に、宛先チェック手段２３は、警告情報表３４中の該当する行を検索して参照し、その対応内容を、処理中の宛先についての対応として指定する（ステップＳ６）。たとえば、処理中の宛先がチェック不要宛先リスト３１に含まれず、宛先・キーワードデータベース３２中の２行が一致し、送受信履歴データベース３３中には一致する行がない場合は、一致件数は２となり、対応として、返り値「２」、再入力要否「ユーザ判断要」、および表示色「黄」が指定される。
ステップＳ６においてその宛先についてのループは終了し、次の宛先についてのループがステップＳ２から開始されるか、あるいはすべての宛先についてのループが終了してステップＳ７へと進む。

すべての宛先についてステップＳ２〜Ｓ６のループが終了した後、宛先チェック手段２３は、再入力要否についてのユーザ判断が必要かどうか、すなわち、返り値として「１」または「２」が指定された宛先が一つでもあるかどうかを判定する（ステップＳ７）。

ステップＳ７においてユーザ判断が必要であると判定された場合、宛先チェック手段２３は、ユーザに対して警告を出力するとともに、宛先の再入力を行うか、あるいは再入力を行わずそのままの宛先に電子メールを送信するかの判断をユーザに促し、ユーザの指示を受け取る（ステップＳ８）。これは、たとえば、キーワードチェックの結果、不適切な可能性があると判定された宛先が含まれているという旨の文章と、「再入力」と表記されたボタンと、「送信」と表記されたボタンとを含むウインドウを表示することによって行われる。
ここで宛先チェック手段２３は、各宛先を、それぞれに指定された返り値に対応する表示色で出力する。この表示は宛先チェック手段２３から指示を受けたメーラー２２が行ってもよい。

ステップＳ８においてユーザが「再入力」を指示した場合、宛先チェック手段２３は、各宛先について、返り値および表示色をメーラー２２に渡すとともに、処理中の電子メールの編集を再開することを指示する（ステップＳ９）。
なお、図６のフローチャートには示さないが、メーラー２２は、ステップＳ９の指示を宛先チェック手段２３から受け取ると、処理中の電子メールの各宛先の表示を指定された表示色に変更し、送信を中止して編集を再開する。

ステップＳ７においてユーザ判断が不要であると判定された場合、および、ステップＳ８においてユーザが「送信」を指示した場合、宛先チェック手段２３は、送受信履歴データベース３３に送信履歴の追加を行う（ステップＳ１０）。ここで、処理中の電子メールの件名がキーワードとなり、宛先のそれぞれについて、宛先とキーワードとの組合せを含む行が送受信履歴データベース３３に追加される。「送受信日」には、その時点の現在日が指定される。
なお、本実施形態では件名がそのままキーワードとなるが、変形例として、件名から抽出した一つまたは複数の文字列をキーワードとしてもよい。件名からキーワードを抽出する処理は、あらかじめ設定された規則に従って行われる。

その後、宛先チェック手段２３は、メーラー２２に処理中の電子メールの送信を指示する（ステップＳ１１）。
なお、図６のフローチャートには示さないが、メーラー２２は、ステップＳ１１の指示を宛先チェック手段２３から受け取ると、処理中の電子メールを各宛先に向けて送信する。
このように、宛先チェック手段２３は、返り値に応じて、電子メールを送信するか、または、電子メールの修正を行うかを決定する。

受信履歴蓄積手段２４は、メーラー２２から宛先のリストおよび件名を受け取る機能と、送受信履歴データベース３３を更新する機能とを有する。

図７は、受信履歴蓄積手段２４の動作を説明するフローチャートである。
このフローチャートは、メーラー２２が受信した電子メールの宛先のリストおよび件名を宛先チェック手段２３に渡すことによって開始される。これはたとえば、メーラー２２が新たな電子メールを受信するたびに行われる。

まず、受信履歴蓄積手段２４は、メーラー２２から、宛先のリストおよび件名を受け取る（ステップＳ２１）。
次に、受信履歴蓄積手段２４は、送受信履歴データベース３３に受信履歴の追加を行う（ステップＳ２２）。ここで、件名がキーワードとなり、宛先のそれぞれについて、宛先とキーワードとの組合せを含む行が送受信履歴データベース３３に追加される。「送受信日」には、その時点の現在日が指定される。
なお、本実施形態では件名がそのままキーワードとなるが、変形例として、周知技術等を用いて件名から抽出した一つまたは複数の文字列をキーワードとしてもよい。

以上のように動作する、誤送信防止システム１００の処理の流れの具体例を以下に説明する。
図８は、処理の流れの具体例を示す図である。ユーザがメーラー２２を使用して作成し、送信を指示した電子メールにおいて、宛先（To:）フィールドの内容が「yamada-tarou@mdis.co.jp」であり、Cc:フィールドの内容が「suzuki-jirou@mdis.co.jp」であり、件名（Subject:）フィールドの内容が「ＡＡＡシステムの試験チームについて」であるとする。また、ここで、宛先「yamada-tarou@mdis.co.jp」はＡＡＡシステムの担当者のメールアドレスであり、正しい宛先であるが、宛先「suzuki-jirou@mdis.co.jp」はＡＡＡシステムとは関連のない担当者のメールアドレスであり、誤って入力された宛先であるとする。

宛先チェック手段２３はメーラー２２から宛先のリストを受け取り（ステップＳ１）、チェック不要宛先リスト３１と照合する（ステップＳ２）が、これらの処理は図８には示されない。
宛先チェック手段２３は、次に、宛先「yamada-tarou@mdis.co.jp」について宛先・キーワードデータベース３２との一致を調べる（ステップＳ４）。ここでは「ＡＡＡシステム」および「試験チーム」というキーワードを含む２行が一致する。
次に、宛先チェック手段２３は、宛先「yamada-tarou@mdis.co.jp」について送受信履歴データベース３３との一致を調べ（ステップＳ５）、さらに宛先「suzuki-jirou@mdis.co.jp」についても同様に宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３との一致を調べるが、これらについては一致する行がなく、一致は０となる。
このようにして、宛先チェック手段２３は、電子メールの宛先および件名と、データベース（宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３）の宛先およびキーワードとの一致状況を表す条件を決定する。

宛先チェック手段２３は、この結果に基づいて警告情報表を参照し、対応を決定する（ステップＳ６）。正しい宛先「yamada-tarou@mdis.co.jp」については一致件数が２であり、返り値「２」の行が該当する。また、誤った宛先「suzuki-jirou@mdis.co.jp」については一致件数が０であり、返り値「１」の行が該当する。
この例では、返り値「１」または「２」が指定された宛先が存在するので、宛先チェック手段２３はユーザに判断を求める（ステップＳ７およびＳ８）。ここで、正しい宛先「yamada-tarou@mdis.co.jp」は返り値が２であるため黄色で表示され、誤った宛先「suzuki-jirou@mdis.co.jp」は返り値が１であるため赤で表示される。ここで、ユーザは赤で表示された宛先を再確認して、誤って入力された宛先であることに気付き、編集の再開を指示して宛先を修正する（ステップＳ９）。
なお、図８には示さないが、この電子メールが最終的に送信される際には、送受信履歴データベース３３に宛先および件名の組合せが登録される（ステップＳ１１）。当初は返り値が２となり黄色で表示されていた正しいアドレスも、同一件名での送信が繰り返されることで送受信履歴データベース３３の一致件数が増加し、返り値が３となってユーザ判断を要しなくなる。

このように、本発明の実施の形態１に係る誤送信防止システム１００では、宛先チェック手段２３が、宛先と件名とに基づいて誤送信防止のためのキーワードチェックを行い、ユーザすなわちメール送信者に対してチェックの結果を通知するので、電子メールの誤送信を防止することができる。とくに、結果に応じて各宛先の表示色を異ならせることで、ユーザに視覚的な訴えかけをすることができる。
ここで、電子メールの件名は宛先の判定に有益な情報であり、かつ、キーワードチェックは比較的コンピュータ資源の消費が少ない方法であるため、実施の形態１に係る誤送信防止システム１００は、宛先の判定に有益な情報を効率的に用いて、誤送信の判定精度を向上させることができる。

また、チェック不要宛先リスト３１を使用することにより、特定の宛先についてステップＳ４およびＳ５のキーワードチェック処理を省略することができるので、誤送信防止システム１００に要求される処理能力を抑え、処理速度を向上させることができる。
また、キーワードチェックに使用されるキーワードのデータのうち、送受信履歴データベース３３は、送信または受信される電子メールの内容に基づいて宛先チェック手段２３または受信履歴蓄積手段２４が更新する。すなわち、誤送信防止システム１００は、送受信履歴からキーワードを推測する学習機能を持ち、データを自動的に蓄積する。これによって、キーワードの登録の手間を省くことができ、また、チェックの精度を向上させることができる。
また、宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３は最新アクセス日および送受信日を含み、基本情報管理手段２１がこれらを参照して一定期間アクセスのない宛先情報を削除するので、記憶手段３０の容量超過を防ぐことができる。

上述の実施の形態１では、電子メールの送受信を行うメーラー２２と、各宛先の返り値および対応内容を決定する宛先チェック手段２３とは、互いに連携する独立した手段であるが、変形例として、これらは単一の手段であってもよい。すなわち、たとえば単一のメール送受信プログラムが、電子メールを編集し、宛先のキーワードチェックを行い、ユーザの判断を求め、電子メールを送信するものであってもよい。
同様に、単一のメール送受信プログラムが、送受信履歴データベース３３を更新する機能を有するものであってもよい。
さらに、宛先チェック手段２３および受信履歴蓄積手段２４によって実行される処理の一部が、これらの代わりにメーラー２２によって実行されるものであってもよい。たとえば、宛先チェック手段２３は図６のステップＳ６までの処理を行った後、各宛先についての返り値のみをメーラー２２に渡して処理を終了してもよく、この場合には、メーラー２２は受け取った返り値に応じてステップＳ７〜Ｓ１１に相当する処理を実行する。

また、実施の形態１では、図５の警告情報表３４において返り値「１」には再入力要否「ユーザ判断要」が対応しているが、変形例として、返り値「１」には再入力要否「再入力要」が対応してもよい。すなわち、ステップＳ７において、返り値「１」が指定された宛先が存在する場合は、ステップＳ８を実行せずにステップＳ９に進んでもよい。この場合、誤送信防止システム１００は、ユーザに判断を求めることなく、自動的に電子メールの編集を再開することになる。このようにすることにより、明らかに誤りである宛先が含まれる場合にはユーザの判断を待たずに編集が再開されるので、ユーザの手間を省略することができる。

また、実施の形態１では、電子メールの件名のみがキーワードチェックの対象となるが、変形例として、本文あるいはその他のフィールドをキーワードチェックの対象に含めてもよい。このようにすることでチェックの対象となる情報量が増え、チェックの精度を向上させることができる。

また、実施の形態１では、電子メールの件名をそのまま用いてキーワードチェックを行うが、変形例として、あらかじめ定義される規則によって件名からキーワードを抽出し、この抽出されたキーワードを使用して宛先・キーワードデータベース３２および送受信履歴データベース３３とのキーワードチェックを行ってもよい。

また、実施の形態１では、ユーザがメーラー２２に電子メールの送信を指示する都度図６の処理が実行されるが、この処理は一つの電子メールにつき一度だけであってもよい。あるいは、同一の電子メールに対する二度目以降の送信指示については、前回の処理時に返り値が特定の値（たとえば１または２）であった宛先のみキーワードチェックが行われてもよい。

本発明に係る誤送信防止システムを含む構成を示す図である。 誤送信防止システムの記憶手段に格納されるチェック不要宛先リストの構成の例を示す図である。 誤送信防止システムの記憶手段に格納される宛先・キーワードデータベースの構成の例を示す図である。 誤送信防止システムの記憶手段に格納される送受信履歴データベースの構成の例を示す図である。 誤送信防止システムの記憶手段に格納される警告情報表の構成の例を示す図である。 誤送信防止システムの宛先チェック手段の動作を説明するフローチャートである。 誤送信防止システムの受信履歴蓄積手段の動作を説明するフローチャートである。 誤送信防止システムの処理の流れの具体例を示す図である。

符号の説明

２１ 基本情報管理手段、２３ 宛先チェック手段、３２ 宛先・キーワードデータベース（データベース）、３３ 送受信履歴データベース（データベース）、３４ 警告情報表（表）、１００ 誤送信防止システム。

Claims (6)

1. 宛先のリストおよび件名を含む電子メールを扱う、電子メールの誤送信防止システムであって、
   前記誤送信防止システムは、
   宛先と、その宛先に関連付けられたキーワードとを含むデータベースと、
   前記電子メールの宛先および件名と、前記データベースの宛先およびキーワードとの一致状況を表す条件、ならびに、前記条件に関連付けられた返り値を含む表と
   を格納し、
   前記誤送信防止システムは、
   前記電子メールの宛先のリストおよび件名を受け取る機能と、
   前記リストに含まれる宛先のそれぞれについて、前記データベースに基づいて前記一致状況を決定する機能と、
   前記決定された一致状況について、前記表に基づいて返り値を決定する機能と、
   前記返り値に応じて警告を出力する機能と
   を有する宛先チェック手段を備える、電子メールの誤送信防止システム。
2. 前記データベースは、
   ユーザの操作に応じて更新される、宛先・キーワードデータベースと、
   前記誤送信防止システムが送信および受信した電子メールの内容に基づいて更新される、送受信履歴データベースと
   を含む、請求項１に記載の電子メールの誤送信防止システム。
3. 前記一致状況は、前記電子メールの宛先および件名の組合せと、前記データベースに含まれる宛先およびキーワードの組合せとが一致した件数の、下限および上限を表す数値を含む、請求項１または２に記載の電子メールの誤送信防止システム。
4. 前記宛先チェック手段は、前記警告を出力する際、前記電子メールの前記宛先のそれぞれを、前記返り値に対応する表示色で出力する機能をさらに有する、請求項１〜３のいずれか一項に記載の電子メールの誤送信防止システム。
5. 前記データベースに含まれる、関連付けられた前記宛先および前記キーワードのうち、所定期間アクセスされなかったものを削除する、基本情報管理手段を備える、請求項１〜４のいずれか一項に記載の電子メールの誤送信防止システム。
6. コンピュータを、請求項１〜５のいずれか一項に記載の電子メールの誤送信防止システムとして機能させるための、誤送信防止プログラム。

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