JP2007213408A - 情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、印刷データの保存期間を適切に管理する情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムを提供する。
【解決手段】画像形成システム１は、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎが、画像形成装置ＧＫへの印刷データの送信に際して、当該印刷データの印刷データ保存部１１での保存期間とユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された保存期間指定情報とユーザ情報を印刷データとともに画像形成装置ＧＫに送信し、画像形成装置ＧＫが、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎから印刷データとともに、保存期間指定情報とユーザ情報を受信すると、受信した印刷データを少なくとも保存期間指定情報で指定されている指定保存期間だけ印刷データ保存部１１に保存し、ユーザ情報に基づいてユーザ情報のユーザによる印刷データ保存部１１のデータの利用を許可する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムに関し、詳細には、印刷データの保存期間を適切に管理する情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムに関する。

データ処理装置は、従来、例えば、ファクシミリ装置、複写装置、プリンタ装置等の画像形成装置ＧＫように、単独の装置となっていたが、近年、ファクシミリ機能、コピー機能、プリンタ機能等のうち複数の機能（アプリケーション）を搭載した複合装置が出現し、また、ネットワーク化が進み、処理対象のデータ量が増大化してきている。

そして、従来、画像形成装置においては、大容量の記録媒体が搭載されるようになり、処理対象のデータを記録媒体に記録して、印刷指示等に応じて印刷出力し、その後、記録媒体からデータを削除している。

したがって、画像形成装置を安価なものとする上で、記録媒体の記録容量を有効に活用して、記録媒体の容量をいかに削減するかが重要な課題となってきている。

そして、従来、記憶手段に記憶したジョブファイルを、一定期間アクセスがないと、設定された処理方法（自動削除もしくは削除確認して破棄）に応じてジョブファイルの整理を行い、また、記憶手段のジョブファイルの再利用回数を設定に応じて制限して、記憶手段の有効利用を図ったネットワーク対応画像処理装置が提案されている（特許文献１参照）。

また、本出願人は、先に、蓄積手段に蓄積した画像データの蓄積期間が予め設定された保存期間を経過すると、当該画像データの最近の使用状況に基づいて画像データの蓄積者に対して保存期間の延長に関する問い合わせをし、画像データの蓄積期間の延長または削除を行って、必要な画像データの再蓄積の手間を省きつつ、蓄積手段の有効利用を図った画像処理装置を提案している（特許文献２参照）。

特開２００４−５４６５６号公報 特開２００１−５１８２０号公報

しかしながら、上記従来技術にあっては、データの利用性が良好な状態で、記録手段の効率的な利用を図る上で、改良の必要があった。

すなわち、特許文献１記載の従来技術にあっては、一定期間アクセスがないと、データの自動削除等を行っているため、データのユーザの意図に応じた期間保存することができず、利用性が悪いという問題がある。

また、特許文献２記載の従来技術にあっては、予め設定された保存期間が経過すると、データの最新の使用状況に基づいて蓄積期間の延長に関する問い合わせを行って、データの蓄積延長または削除を行うので、いちいち問い合わせを行う必要があり、効率的に記録手段の利用効率を向上させる上で、改良の必要があった。

そこで、本発明は、ユーザの意図する期間適切に保存した後、削除等の指定の処理を行って、データの利用性を向上させつつ記録手段の有効利用を図る情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムを提供することを目的としている。

請求項１記載の発明の情報処理装置は、データ保存手段を有するデータ処理装置にデータを送信して所定のデータ処理を要求する情報処理装置において、前記データ処理装置へのデータの送信に際して、当該データの前記データ保存手段での保存期間と当該データを送信するユーザを特定するユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報を前記データとともに前記データ処理装置に送信するにより、上記目的を達成している。

請求項２記載の発明のデータ処理装置は、情報処理装置からデータを受信して所定のデータ処理を行うとともに、当該受信したデータを保存するデータ保存手段を備えたデータ処理装置において、前記情報処理装置からデータとともに、当該データの保存期間を指定する保存期間指定情報と当該データの送信元のユーザを特定するユーザ情報を受信すると、受信した当該データを前記データ保存手段に少なくとも当該保存期間指定情報の指定する指定保存期間だけ保存し、当該ユーザ情報に基づいて当該ユーザ情報のユーザによる当該データ保存手段の当該データの利用を許可することにより、上記目的を達成している。

請求項３記載の発明のデータ処理システムは、データに対して所定のデータ処理を行うとともにデータ保存手段を備えたデータ処理装置と当該データ処理装置にデータを送信して所定のデータ処理を要求する情報処理装置が接続されたデータ処理システムにおいて、前記情報処理装置は、前記データ処理装置へのデータの送信に際して、当該データの前記データ保存手段での保存期間と当該データを送信するユーザを特定するユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報を前記データとともに前記データ処理装置に送信し、当該データ処理装置は、当該情報処理装置から当該データとともに、当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報を受信すると、受信した当該データを少なくとも当該保存期間指定情報で指定されている指定保存期間だけ前記データ保存手段に保存し、当該ユーザ情報に基づいて当該ユーザ情報のユーザによる当該データ保存手段の当該データの利用を許可することにより、上記目的を達成している。

上記各場合において、例えば、請求項４に記載するように、前記ユーザ情報は、電子メールアドレスを含んでいてもよい。

また、請求項２から請求項４のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システムにおいて、例えば、請求項５に記載するように、前記データ処理装置は、前記保存期間指定情報の指定する指定保存期間が経過すると、その旨の通知情報を、前記ユーザ情報に基づいて、前記情報処理装置宛または前記電子メールアドレス宛に送信するものであってもよい。

さらに、請求項２から請求項５のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システムにおいて、例えば、請求項６に記載するように、前記データ処理装置は、前記保存期間指定情報の指定する指定保存期間内であっても、前記データ保存手段の前記データが所定期間未利用であると、その旨の通知情報を、前記ユーザ情報に基づいて、前記情報処理装置宛または前記電子メールアドレス宛に送信するものであってもよい。

また、請求項５または請求項６に記載のデータ処理装置またはデータ処理システムにおいて、例えば、請求項７に記載するように、前記データ処理装置は、前記通知情報の送信に対する返答が前記情報処理装置から所定期間内に未着であると、当該通知情報の送信を所定の複数回行うものであってもよい。

さらに、請求項２から請求項７のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システムにおいて、例えば、請求項８に記載するように、前記データ処理装置は、前記保存期間指定情報の指定する指定保存期間が経過するか、または、前記通知情報の送信に対する前記情報処理装置からの所定期間内の返答が未着であると、前記データ保存手段の前記データを所定の圧縮方法で圧縮するものであってもよい。

また、請求項５から請求項７のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システムにおいて、例えば、請求項９に記載するように、前記データ処理装置は、前記通知情報に、当該通知にかかるデータに対する処理方法を問い合わせる問い合わせ情報を付加して送信し、当該問い合わせ情報に対する処理方法の指定を前記情報処理装置から受け取ると、当該指定の処理方法で前記データの処理を行うものであってもよい。

さらに、請求項９記載の情報処理装置またはデータ処理システムにおいて、例えば、請求項１０に記載するように、前記情報処理装置は、前記問い合わせ情報の付加されている前記通知情報を受け取ると、前記データの圧縮処理を含む任意の処理方法を指定する返答を作成して、前記データ処理装置に送信するものであってもよい。

請求項１記載の発明の情報処理装置によれば、データ処理装置へのデータの送信に際して、データ処理装置のデータ保存手段でのデータの保存期間と当該データのユーザ情報の指定入力を行わせて、指定入力された当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報をデータとともにデータ処理装置に送信するので、少なくともユーザの意図する期間適切に保存させた後、削除・圧縮等の必要な処理を行って、データの利用性を向上させることができるとともに、データ保存手段の有効利用を図ることができる。

請求項２記載の発明のデータ処理装置によれば、情報処理装置からデータとともに、当該データの保存期間を指定する保存期間指定情報と当該データのユーザ情報を受信すると、受信した当該データをデータ保存手段に少なくとも当該保存期間指定情報の指定する指定保存期間だけ保存し、当該ユーザ情報に基づいて当該ユーザ情報のユーザによる当該データ保存手段の当該データの利用を許可するので、受信したデータを少なくともユーザの意図する期間適切に保存した後、削除・圧縮等の必要な処理を行って、データの利用性を向上させることができるとともに、データ保存手段の有効利用を図ることができる。

請求項３記載の発明のデータ処理システムによれば、情報処理装置が、データ処理装置へのデータの送信に際して、データ処理装置のデータ保存手段でのデータの保存期間と当該データのユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された保存期間指定情報とユーザ情報をデータとともにデータ処理装置に送信し、データ処理装置が、情報処理装置からデータとともに、保存期間指定情報とユーザ情報を受信すると、受信したデータを少なくとも保存期間指定情報で指定されている指定保存期間だけデータ保存手段に保存し、ユーザ情報に基づいてユーザ情報のユーザによるデータ保存手段のデータの利用を許可するので、データを少なくともユーザの意図する期間適切に保存した後、削除・圧縮等の必要な処理を行って、データの利用性を向上させることができるとともに、データ保存手段の有効利用を図ることができる。

以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。

図１〜図１１は、本発明の情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムの一実施例を示す図であり、図１は、本発明の情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムの一実施例を適用した画像形成システム１のブロック構成図である。

図１において、画像形成システム（データ処理システム）１は、ネットワークＮＷに複数の情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎと画像形成装置（データ処理装置）ＧＫが接続されている。なお、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎの数及び画像形成装置ＧＫの数は、限定されない。

情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、本体装置、ディスプレイ、キーボード、マウス等を備えたパーソナルコンピュータやワードプロセッサ等であり、ネットワークＮＷに接続されて、当該ネットワークＮＷを介して画像形成装置ＧＫとの間でデータや信号の授受を行う通信機能を備えている。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、ＯＳ（Operating System）上に、文書作成ソフトウェア、図形作成ソフトウェア、表計算ソフトウェア、データベースソフトウェア等の各種アプリケーションソフトウェアが搭載されており、これらのアプリケーションソフトウェアで作成された文書のアプリケーションソフトウェアから印刷命令が発行されると、指定された印刷先の画像形成装置ＧＫに最適なプリンタドライバ（ソフトウェア）によりデータとしての印刷データを作成して、印刷データを印刷要求とともに送信する。

情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この印刷データの送信に際して、当該印刷データの画像形成装置ＧＫでの保存期間を指定することができ、当該指定された保存期間情報をも画像形成装置ＧＫに送信する。また、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、印刷データの送信に際して、当該印刷データを送信するユーザを特定するユーザ情報の入力を要求して、当該入力されたユーザ情報をも印刷データとともに画像形成装置ＧＫに送信する。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この保存期間の指定及びユーザ情報の入力を、例えば、プリンタドライバが印刷設定ダイアログを表示して、この印刷設定ダイアログに印刷データの保存期間の指定項目及びユーザ情報の入力項目を設けて、設定入力できるようにする。

画像形成装置ＧＫは、例えば、プリンタ装置、複写装置、複合装置、ファクシミリ装置等であり、ネットワークＮＷに接続されていて、ネットワークＮＷを介して情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎとの間でデータ及び信号の授受を行う通信機能を備えている。

画像形成装置ＧＫは、画像形成装置ＧＫとして動作するのに必要な給紙部、画像形成部、排紙部等を備えているとともに、少なくとも、図２に示すように、印刷データ保存部１１、各種情報入出力パネル１２、各種情報送受信部１３及び電子メール送信部１４等を備えている。

各種情報送受信部１３は、ネットワークＮＷに接続され、ネットワークＮＷを介してネットワークＮＷに接続されている情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎとの間でデータ及び信号の授受を行う。

電子メール送信部１４は、ネットワークＮＷを介してネットワークＮＷに接続されている情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎに電子メール、特に、後述する印刷データ保存管理処理に必要な電子メールを送信する。

印刷データ保存部（データ保存手段）１１は、例えば、ハードディスク、大容量のＲＡＭ（Random Access Memory）等で構成され、各種情報送受信部１３がネットワークＮＷを介して情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎから受信した印刷データや後述する印刷データ保存管理処理に必要な各種情報等を保存する。

各種情報入出力パネル１２は、各種操作ボタン及び表示パネル等を備えており、操作ボタンからは画像形成装置ＧＫに画像形成装置ＧＫとしての動作を行わせるのに必要な各種操作が行われ、表示パネルには、画像形成装置ＧＫからオペレータに通知する各種情報、特に、後述する印刷データ保存管理処理に必要な各種情報を表示する。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の画像形成システム１は、各情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎが画像形成装置ＧＫに印刷データを送って画像形成装置ＧＫの印刷データ保存部１１に保存させる際に、保存期間を指定し、画像形成装置ＧＫが少なくとも当該指定された保存期間印刷データを保存するデータ保存管理処理を行う。

すなわち、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、搭載するソフトウェアで文書作成されて印刷要求が行われると、図３に示すように、プリンタドライバが、印刷設定ダイアログを呼び出し（ステップＳ１０１）、印刷設定ダイアログをディスプレイに表示する（ステップＳ１０２）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この印刷設定ダイアログに、通常の印刷条件を設定する項目を表示するとともに、印刷データの画像形成装置ＧＫでの保存期間を指定する項目及びユーザ情報を入力する項目が設けられている。この印刷データ保存期間は、例えば、時間、日数、月数等で指定することができ、ユーザ情報は、当該印刷データの保存を画像形成装置ＧＫに依頼するユーザを特定することのできる情報であって、主に、主に、ユーザ個人を特定する情報、例えば、当該ユーザの名前、所属、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのネットワーク情報等である。

情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、印刷設定ダイアログを表示すると、印刷データの保存期間が指定されるのを待って、保存期間が指定されると、当該指定された保存期間を保存し（ステップＳ１０４）、ユーザ情報が入力されるのを待って、ユーザ情報が入力されて（ステップＳ１０５）、印刷設定ダイアログの印刷ボタンが押下されると（ステップＳ１０６）、印刷データをネットワークＮＷを介して画像形成装置ＧＫに送信する（ステップＳ１０７）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この印刷データの送信において、指定された当該印刷データの保存期間情報と入力されたユーザ情報を一緒に画像形成装置ＧＫに送信する。

画像形成装置ＧＫは、ネットワークＮＷを介して印刷データが送信されてくると、各種情報送受信部１３で当該印刷データ及び保存期間情報とユーザ情報を受信し（ステップＳ１０８）、受信した印刷データ及び保存期間情報とユーザ情報を関連付けて印刷データ保存部１１に保存した後（ステップＳ１０９）、印刷データの印刷処理を行う（ステップＳ１１０）。

画像形成装置ＧＫは、この受信した印刷データの印刷処理を行うと、保存期間情報に基づいて、印刷データ保存部１１に保存した印刷データの保存管理処理を行うが、保存期間情報の指定する印刷データの指定保存期間としては、保存不要、すなわち、保存期間が「０」という場合もあり、この場合には、印刷処理が完了すると、当該印刷データを印刷データ保存部１１から削除する。

そして、画像形成装置ＧＫは、保存期間情報が「０」でないときには、当該保存期間情報の指定する指定保存期間だけ印刷データ保存部１１に保存して、当該ユーザ情報に基づいてユーザの印刷データ利用権限を検証した上で、ユーザによる当該印刷データの印刷等の再利用を可能として、印刷データの利用性を向上させる。画像形成装置ＧＫは、保存期間情報の指定する指定保存期間が経過すると、基本的に、当該指定保存期間の過ぎた印刷データを印刷データ保存部１１から削除するが、後述するように、圧縮処理したり、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザに期間経過通知を行って、その辺等に応じた処理を行う。

このように本実施例の画像形成システム１は、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎが、画像形成装置ＧＫへの印刷データ（データ）の送信に際して、データの印刷データ保存部１１での保存期間とユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された保存期間指定情報とユーザ情報をデータとともに画像形成装置ＧＫに送信し、画像形成装置ＧＫが、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎからデータとともに、保存期間指定情報とユーザ情報を受信すると、受信したデータを少なくとも保存期間指定情報で指定されている指定保存期間だけ印刷データ保存部１１に保存し、ユーザ情報に基づいてユーザ情報のユーザによる印刷データ保存部１１のデータの利用を許可している。

したがって、少なくともユーザの意図する期間適切に保存した後、削除・圧縮等の必要な処理を行って、データの利用性を向上させることができるとともに、印刷データ保存部１１の有効利用を図ることができる。

上記説明においては、ユーザ情報が、主に、ユーザ個人を特定する情報、例えば、当該ユーザの名前、所属、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのネットワーク情報等である場合について説明したが、ユーザ情報としては、上記のものに限るものではなく、例えば、当該ユーザの電子メールアドレスのみまたは上記名前等と電子メールアドレスを含むものであってもよい。

この場合、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎ及び画像形成装置ＧＫは、図４に示すように、印刷データ保存管理処理を行う。なお、図４において、上記図３と同様の処理ステップについては、同一のステップナンバーを付してその詳細な説明を省略する。

すなわち、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、搭載するソフトウェアで文書作成されて印刷要求が行われると、図４に示すように、プリンタドライバが、印刷設定ダイアログを呼び出し（ステップＳ１０１）、印刷設定ダイアログをディスプレイに表示する（ステップＳ１０２）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、印刷設定ダイアログを表示すると、当該印刷設定ダイアログで印刷データの保存期間が指定されると、当該指定された保存期間を保存し（ステップＳ１０４）、メールアドレスが入力されるのを待って、メールアドレスが入力されて（ステップＳ２０１）、印刷設定ダイアログの印刷ボタンが押下されると（ステップＳ１０６）、印刷データをネットワークＮＷを介して画像形成装置ＧＫに送信する（ステップＳ１０７）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この印刷データの送信において、指定された当該印刷データの保存期間情報と入力されたメールアドレス等のユーザ情報を一緒に画像形成装置ＧＫに送信する。

画像形成装置ＧＫは、ネットワークＮＷを介して印刷データが送信されてくると、各種情報送受信部１３で当該印刷データ及び保存期間情報とメールアドレスを受信し（ステップＳ１０８）、受信した印刷データ及び保存期間情報とメールアドレスを関連付けて印刷データ保存部１１に保存した後（ステップＳ１０９）、印刷データの印刷処理を行う（ステップＳ１１０）。

画像形成装置ＧＫは、この受信した印刷データの印刷処理を行うと、保存期間情報に基づいて、上述のように、印刷データ保存部１１に保存した印刷データの保存管理処理を行う。

このようにすると、画像形成装置ＧＫ側で、印刷データを送信してきたユーザの具体的な情報を知ることができ、印刷データの管理をより適切に行うことができる。

そして、画像形成装置ＧＫは、上述のようにして、ユーザ情報の電子メールアドレスによって、印刷データを保存期間情報で指定されている指定保存期間の間、印刷データ保存部１１に保存して、当該印刷データのユーザによる再利用を可能としているが、当該指定保存期間が経過すると、上述のように、基本的には、印刷データを印刷データ保存部１１から削除して、印刷データ保存部１１の有効利用を図ることもできるが、ユーザが指定保存期間の経過に気が付かないことがあり、気が付かないうちに印刷データが削除されると、当該印刷データの利用を再度行う場合には、再度印刷データを情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎから画像形成装置ＧＫに送信する必要がある。

そこで、画像形成装置ＧＫは、印刷データ保存部１１に保存した印刷データが再利用（再印刷等）されずに、指定保存期間が経過すると、その旨の通知情報をユーザに送信して通知する。

すなわち、画像形成装置ＧＫは、図５に示すように、指定された期間（指定保存期間）再印刷されていないか、すなわち、印刷データ保存部１１に保存した印刷データが再利用（再印刷等）されずに、指定保存期間が経過したかチェックし（ステップＳ３０１）、指定保存期間再利用されていないときには、ユーザ情報に基づいて、当該ユーザ宛に印刷データの再利用が行われないまま指定保存期間が経過した旨の指定保存期間経過情報を送信して通知する（ステップＳ３０２）。

このようにすると、保存期間を指定して印刷データを画像形成装置ＧＫに送信したユーザが、画像形成装置ＧＫの印刷データ保存部１１に印刷データが保存されていることを忘れている場合等に、印刷データ保存部１１に印刷データが保存されていることをユーザに認識させることができ、画像形成装置ＧＫの印刷データ保存部１１に保存されている印刷データの有効利用を図ることができるとともに、不要の印刷データが印刷データ保存部１１にいつまでも保存されていることを解消して、印刷データ保存部１１の有効活用を図ることができる。

上記の場合、指定保存期間内に印刷データが再利用されていないときに、指定保存期間経過情報を送信して通知しているが、指定保存期間内に印刷データが再利用されている場合にも指定保存期間経過通知情報を送信して通知してもよい。

このようにすると、指定保存期間の経過をより一層確実に認識させることができ、不要の印刷データが印刷データ保存部１１にいつまでも保存されていることを解消して、印刷データ保存部１１の有効活用を図ることができる。

また、ユーザに通知を行う場合、保存期間情報で指定されている指定保存期間が経過する前であっても、印刷データが再利用されない状態が一定期間経過すると、その旨の通知情報をユーザに送信してもよい。

すなわち、画像形成装置は、図６に示すように、印刷データを受信して印刷データ保存部１１に保存してから指定保存期間は経過していないが、印刷データが再利用（再印刷等）されずに、予め設定されている一定期間が経過したか、または、前回通知を行ってから、印刷データが再利用されずに、当該一定期間が経過したかチェックし（ステップＳ４０１）、一定期間が経過していないとき、または、一定期間内に印刷データが再利用されているときには、そのまま印刷データ保存管理処理を終了し、ステップＳ７０１で、一定期間再利用されていないときには、ユーザ情報に基づいて、当該ユーザ宛に印刷データの再利用が行われないまま一定期間が経過した旨の一定期間経過情報を通知する（ステップＳ４０２）。

このようにすると、ユーザが指定した指定保存期間内であっても一定期間再利用されていないときには、印刷データ保存部１１に印刷データが保存されていることをユーザに認識させることができ、画像形成装置ＧＫの印刷データ保存部１１に保存されている印刷データの有効利用を図ることができるとともに、不要の印刷データが印刷データ保存部１１にいつまでも保存されていることを解消して、印刷データ保存部１１の有効活用を図ることができる。

さらに、上記指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知においては、当該指定保存期間経過情報や一定期間経過情報を電子メールで通知するようにしてもよい。この場合、上記図４に示したように、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎが個人情報にメールアドレスを含めて入力して画像形成装置ＧＫに送信する。

そして、画像形成装置ＧＫは、図７に示すように、印刷データを受信して印刷データ保存部１１に保存してから指定保存期間は経過していないが、印刷データが再利用（再印刷等）されずに、予め設定されている一定期間が経過したか、または、前回通知を行ってから、印刷データが再利用されずに、当該一定期間が経過したかチェックし（ステップＳ５０１）、一定期間再利用されていないときには、ユーザ情報に基づいて、印刷データの再利用が行われないまま一定期間が経過した旨の当該ユーザ宛の電子メールを作成して、当該印刷データとともに受信している電子メールアドレス宛に一定期間経過情報として送信して通知する（ステップＳ５０２）。

このようにすると、印刷データ保存部１１に印刷データが保存されていることをより一層簡単かつ確実にユーザに認識させることができ、画像形成装置ＧＫの印刷データ保存部１１に保存されている印刷データの有効利用をより一層適切に図ることができるとともに、不要の印刷データが印刷データ保存部１１にいつまでも保存されていることをより一層適切に解消して、印刷データ保存部１１の有効活用をより一層適切に図ることができる。

また、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、印刷データを画像形成装置ＧＫに送信する場合に、予め指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知の通知回数を指定するようにしてもよい。

この場合、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎ及び画像形成装置ＧＫは、図８に示すように印刷データ保存管理処理を行うが、図８においては、上記図３と同様の処理ステップについては、同一のステップナンバーを付して、その詳細な説明を省略する。

すなわち、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、搭載するソフトウェアで文書作成されて印刷要求が行われると、図８に示すように、プリンタドライバが、印刷設定ダイアログを呼び出し（ステップＳ１０１）、印刷設定ダイアログをディスプレイに表示する（ステップＳ１０２）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、印刷設定ダイアログを表示すると、当該印刷設定ダイアログで印刷データの保存期間が指定されるのを待って、保存期間が指定されると、当該指定された保存期間を保存し（ステップＳ１０４）、指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知の通知回数が入力されるのを待つ（ステップＳ６０１）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、通知回数が入力されると、ユーザ情報が入力されるのを待って、ユーザ情報が入力されて（ステップＳ１０５）、印刷設定ダイアログの印刷ボタンが押下されると（ステップＳ１０６）、印刷データをネットワークＮＷを介して画像形成装置ＧＫに送信する（ステップＳ１０７）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この印刷データの送信において、指定された当該印刷データの保存期間情報、通知回数情報及び入力されたメールアドレスを一緒に画像形成装置ＧＫに送信する。

画像形成装置ＧＫは、ネットワークＮＷを介して印刷データが送信されてくると、各種情報送受信部１３で当該印刷データ及び保存期間情報、通知回数情報とメールアドレスを受信し（ステップＳ１０８）、受信した印刷データ及び保存期間情報とメールアドレスを関連付けて印刷データ保存部１１に保存した後（ステップＳ１０９）、印刷データの印刷処理を行う（ステップＳ１１０）。

画像形成装置ＧＫは、この受信した印刷データの印刷処理を行うと、保存期間情報に基づいて、印刷データ保存部１１に保存した印刷データの保存管理処理を行うが、この保存期間の印刷データの保存管理において、上記指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知を指定された通知回数だけ行う。

このようにすると、印刷データ保存部１１に印刷データが保存されていることをより一層確実にユーザに認識させることができるとともに、ユーザが必要とする回数だけ通知させて、不要な通知を省くことができ、画像形成装置ＧＫの印刷データ保存部１１に保存されている印刷データの有効利用をより一層適切に図ることができるとともに、不要の印刷データが印刷データ保存部１１にいつまでも保存されていることをより一層適切に解消して、印刷データ保存部１１の有効活用をより一層適切に図ることができる。

そして、画像形成装置ＧＫは、指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知を情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎに送信する際に、当該通知にかかる印刷データに対する処理方法を問い合わせる問い合わせ情報を付加して送信し、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、上記画像形成装置ＧＫから指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知に当該問い合わせ情報が付加されていると、当該通知の応答として画像形成装置ＧＫで実施可能な処理のうち任意の処理を指定可能であり、当該指定された処理内容を画像形成装置ＧＫに送信する。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この指定処理内容として、例えば、印刷データの圧縮、削除、ネットワークＮＷに接続されている他の装置、例えば、図示しないデータサーバ等への転送等の種々の処理内容を指定することができる。

そして、画像形成装置ＧＫは、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎに指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知を行った場合に、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎからの応答に応じて各種処理を行う。

例えば、画像形成装置ＧＫは、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎに指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知を行ったが、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎから応答がないときには、印刷データ保存部１１の当該情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザからの印刷データを圧縮して保存する。

すなわち、画像形成装置ＧＫは、図９に示すように、印刷データを受信して印刷データ保存部１１に保存してから印刷データが再利用（再印刷等）されずに、指定保存期間が経過したかチェックして（ステップＳ７０１）、指定期間が経過していないとき、または、指定期間内に印刷データが再利用されているときには、そのまま印刷データ保存管理処理を終了し、ステップＳ７０１で、再利用されずに指定期間が経過すると、ユーザ情報に基づいて、当該ユーザ宛に印刷データの再利用が行われないまま指定期間が経過した旨の指定保存期間経過情報を通知する（ステップＳ７０２）。画像形成装置ＧＫは、この指定保存期間経過情報通知に対して情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザからの応答を所定期間の間待ち、ユーザからの応答がないときには、すなわち、ユーザが指定保存期間経過情報通知を無視した場合には（ステップＳ７０３）、印刷データ保存部１１に保存している当該ユーザからの印刷データを所定の圧縮方法で圧縮して、印刷データ保存部１１に保存して処理を終了する（ステップＳ７０４）。

なお、図９では、指定保存期間経過情報通知を行った場合について説明したが、一定期間経過情報通知を行った場合にも同様に適用することができる。

このようにすると、ユーザからの応答がない場合にも、印刷データ保存部１１の印刷データを再利用可能であるがその容量を削減する圧縮を行って、印刷データの利用性を確保しつつ、印刷データ保存部１１の有効活用を適切に図ることができる。

また、画像形成装置ＧＫは、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎに指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知を行った際に、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎから圧縮保存の指定があったときには、印刷データ保存部１１の当該情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザからの印刷データを指定に応じて圧縮して保存する。

すなわち、画像形成装置ＧＫは、図１０に示すように、印刷データを受信して印刷データ保存部１１に保存してから印刷データが再利用（再印刷等）されずに、指定保存期間が経過したかチェックして（ステップＳ８０１）、指定期間が経過していないとき、または、指定期間内に印刷データが再利用されているときには、そのまま印刷データ保存管理処理を終了し、ステップＳ８０１で、再利用されずに指定期間が経過すると、ユーザ情報に基づいて、当該ユーザ宛に印刷データの再利用が行われないまま指定期間が経過した旨の指定保存期間経過情報を通知する（ステップＳ８０２）。画像形成装置ＧＫは、この指定保存期間経過情報通知に対して情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザからの応答を所定期間の間待ち、ユーザから圧縮保存の指定があると（ステップＳ８０３）、印刷データ保存部１１に保存している当該ユーザからの印刷データを所定の圧縮方法で圧縮して、印刷データ保存部１１に保存して処理を終了する（ステップＳ８０４）。

なお、図９では、指定保存期間経過情報通知を行った場合について説明したが、一定期間経過情報通知を行った場合にも同様に適用することができる。

このようにすると、ユーザによる印刷データの利用状況とユーザの意思に応じて、印刷データ保存部１１の印刷データを再利用性を確保しつつその容量を削減することができ、印刷データの利用性を確保しつつ、印刷データ保存部１１の有効活用を適切に図ることができる。

さらに、画像形成装置ＧＫは、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎに指定保存期間経過情報通知や一定期間経過情報通知を行った際に、情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎから所定の処理指定があったときには、印刷データ保存部１１の当該情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザからの印刷データを当該処理指定内容に応じて処理する。

すなわち、画像形成装置ＧＫは、図１１に示すように、印刷データを受信して印刷データ保存部１１に保存してから印刷データが再利用（再印刷等）されずに、指定保存期間が経過したかチェックして（ステップＳ９０１）、指定期間が経過していないとき、または、指定期間内に印刷データが再利用されているときには、そのまま印刷データ保存管理処理を終了し、ステップＳ９０１で、再利用されずに指定期間が経過すると、ユーザ情報に基づいて、当該ユーザ宛に印刷データの再利用が行われないまま指定期間が経過した旨の指定保存期間経過情報を通知する（ステップＳ９０２）。画像形成装置ＧＫは、この指定保存期間経過情報通知に対して情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎのユーザからの応答を所定期間の間待ち、ユーザから所定の処理内容の指定があると（ステップＳ９０３）、印刷データ保存部１１に保存している当該ユーザからの印刷データを当該処理指定内容に応じた処理を行って終了する（ステップＳ９０４）。情報処理装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、この指定処理として、印刷データの削除処理、上記圧縮処理、他の装置（例えば、データサーバ）への転送処理等の画像形成装置ＧＫの実行可能な処理を任意に指定することができ、画像形成装置ＧＫは当該指定に応じて処理を行う。

なお、図９では、指定保存期間経過情報通知を行った場合について説明したが、一定期間経過情報通知を行った場合にも同様に適用することができる。

このようにすると、印刷データ保存部１１の印刷データを、ユーザによる印刷データの利用状況とユーザの意思に応じて適切に処理することができ、印刷データ保存部１１の有効活用を適切に図ることができる。

以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

コンピュータ等の情報処理装置から画像形成装置等のデータ処理装置に印刷データ等のデータを送信して、データ処理装置で当該データを一旦保存した後に印刷処理等のデータ処理を行う情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムに適用することができる。

本発明の情報処理装置、データ処理装置及びデータ処理システムの一実施例を適用した画像形成システムのブロック構成図。 図１の画像形成装置の要部ブロック構成図。 図１の画像形成システムによる印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図３の印刷データ保存管理処理で、ユーザ情報としてメールアドレスを入力する場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成装置による指定期間経過に伴ってユーザ通知を行う場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成装置による指定期間内の一定期間経過に伴ってユーザ通知を行う場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成装置による指定期間内の一定期間経過に伴って電子メールでユーザ通知を行う場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成システムによる期間経過に伴うユーザ通知回数の指定を伴う印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成装置による指定保存期間経過に伴うユーザ通知に対する応答がない場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成装置による指定保存期間経過に伴うユーザ通知に対する応答として圧縮保存の指定があった場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。 図１の画像形成装置による指定保存期間経過に伴うユーザ通知に対する応答として処理指定があった場合の印刷データ保存管理処理を示すフローチャート。

符号の説明

１ 画像形成システム
ＮＷ ネットワーク
ＰＣ１〜ＰＣｎ 情報処理装置
ＧＫ 画像形成装置
１１ 印刷データ保存部
１２ 各種情報入出力パネル
１３ 各種情報送受信部
１４ 電子メール送信部

Claims (10)

1. データ保存手段を有するデータ処理装置にデータを送信して所定のデータ処理を要求する情報処理装置において、前記データ処理装置へのデータの送信に際して、当該データの前記データ保存手段での保存期間と当該データを送信するユーザを特定するユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報を前記データとともに前記データ処理装置に送信することを特徴とする情報処理装置。
2. 情報処理装置からデータを受信して所定のデータ処理を行うとともに、当該受信したデータを保存するデータ保存手段を備えたデータ処理装置において、前記情報処理装置からデータとともに、当該データの保存期間を指定する保存期間指定情報と当該データの送信元のユーザを特定するユーザ情報を受信すると、受信した当該データを前記データ保存手段に少なくとも当該保存期間指定情報の指定する指定保存期間だけ保存し、当該ユーザ情報に基づいて当該ユーザ情報のユーザによる当該データ保存手段の当該データの利用を許可することを特徴とするデータ処理装置。
3. データに対して所定のデータ処理を行うとともにデータ保存手段を備えたデータ処理装置と当該データ処理装置にデータを送信して所定のデータ処理を要求する情報処理装置が接続されたデータ処理システムにおいて、前記情報処理装置は、前記データ処理装置へのデータの送信に際して、当該データの前記データ保存手段での保存期間と当該データを送信するユーザを特定するユーザ情報の指定入力を行わせ、指定入力された当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報を前記データとともに前記データ処理装置に送信し、当該データ処理装置は、当該情報処理装置から当該データとともに、当該保存期間指定情報と当該ユーザ情報を受信すると、受信した当該データを少なくとも当該保存期間指定情報で指定されている指定保存期間だけ前記データ保存手段に保存し、当該ユーザ情報に基づいて当該ユーザ情報のユーザによる当該データ保存手段の当該データの利用を許可することを特徴とするデータ処理システム。
4. 前記ユーザ情報は、電子メールアドレスを含んでいることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置、請求項２記載のデータ処理装置または請求項３記載のデータ処理システム。
5. 前記データ処理装置は、前記保存期間指定情報の指定する指定保存期間が経過すると、その旨の通知情報を、前記ユーザ情報に基づいて、前記情報処理装置宛または前記電子メールアドレス宛に送信することを特徴とする請求項２から請求項４のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システム。
6. 前記データ処理装置は、前記保存期間指定情報の指定する指定保存期間内であっても、前記データ保存手段の前記データが所定期間未利用であると、その旨の通知情報を、前記ユーザ情報に基づいて、前記情報処理装置宛または前記電子メールアドレス宛に送信することを特徴とする請求項２から請求項５のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システム。
7. 前記データ処理装置は、前記通知情報の送信に対する返答が前記情報処理装置から所定期間内に未着であると、当該通知情報の送信を所定の複数回行うことを特徴とする請求項５または請求項６に記載のデータ処理装置またはデータ処理システム。
8. 前記データ処理装置は、前記保存期間指定情報の指定する指定保存期間が経過するか、または、前記通知情報の送信に対する前記情報処理装置からの所定期間内の返答が未着であると、前記データ保存手段の前記データを所定の圧縮方法で圧縮することを特徴とする請求項２から請求項７のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システム。
9. 前記データ処理装置は、前記通知情報に、当該通知にかかるデータに対する処理方法を問い合わせる問い合わせ情報を付加して送信し、当該問い合わせ情報に対する処理方法の指定を前記情報処理装置から受け取ると、当該指定の処理方法で前記データの処理を行うことを特徴とする請求項５から請求項７のいずれかに記載のデータ処理装置またはデータ処理システム。
10. 前記情報処理装置は、前記問い合わせ情報の付加されている前記通知情報を受け取ると、前記データの圧縮処理を含む任意の処理方法を指定する返答を作成して、前記データ処理装置に送信することを特徴とする請求項９記載の情報処理装置またはデータ処理システム。
    

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