JP2007059970A

JP2007059970A - 電子メール管理装置

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Publication number: JP2007059970A
Application number: JP2005239482A
Authority: JP
Inventors: Yoshihiro Sawa; 欣宏沢
Original assignee: Asahi Kasei Homes Corp
Current assignee: Asahi Kasei Homes Corp
Priority date: 2005-08-22
Filing date: 2005-08-22
Publication date: 2007-03-08

Abstract

【課題】ユーザ側も積極的に電子メールサーバ管理者になったかのように電子メールサーバ装置の記憶容量の逼迫回避努力が出来、システム管理者は電子メールサーバ装置の記憶容量オーバーによる停止回避に際してユーザのニーズを考慮した運営管理が出来、システム的に電子メールの優先順位に基づいた運営管理を可能にする電子メール管理装置を提供する。
【解決手段】主メールサーバ装置２の記憶容量を補うためのメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４を設け、移送条件設定部15により設定された移送条件に基づいて主メールサーバ装置２と、メール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４との間で電子メール情報の移送を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メール管理装置に関するものである。

多くの企業の電子メールサーバ装置は、不特定多数から日々送信される電子メール（迷惑電子メールを含む）や社内から送信される画像ファイル添付等により大容量化された電子メールにより、日常的に、記憶手段となるハードディスク容量の圧迫やレスポンス低下等の問題にさらされている。

通常の企業では、このような迷惑電子メールの排除、記憶容量モニター等を含む電子メールサーバ装置の運用・管理は情報関連部門が担っており、ユーザである情報関連部門以外の各部門の社員は、現在の電子メールサーバ装置の状態に関係無く、独自の都合で電子メールの送受信を行っているのが実情である。

このような状況の中では、以下に挙げるような不都合が発生する可能性がある。

（１）電子メールサーバ装置の記憶容量オーバーによる電子メール利用の一時停止が頻繁に発生し、これに伴う情報関連部門による事後復旧作業が発生する。（２）不特定多数に送られるスパムメール等の業務上不要な迷惑電子メールを無条件に受信してしまい業務上必要な電子メールとの管理・仕分けが煩雑になる。しかも、個々のユーザにしかその電子メールの必要／不必要の判断が出来ないものも多く、情報関連部門による対応が困難である。

（３）業務上リアルタイムに必要でない大容量の電子メール送信により、故意ではないにしろ結果的に電子メールサーバ装置の記憶容量や負荷に影響を与えてしまい、使用する個々のユーザにはサーバ装置の記憶容量の現状が知らされないため改善意識がわかない。（４）メールサーバ装置の記憶容量の逼迫（ひっぱく）により、業務上必要な優先度の高い電子メールの送受信が出来なくなる。しかも、優先度の高い電子メールか否かの判断はユーザにしか分からないという問題がある。

一方、特開２００１−０６０９６２号公報（特許文献１）には、メール記憶部の使用状況を見てユーザに警告電子メールを出し、ユーザはメール記憶部から不要な電子メールを削除する。改善されない場合には再度、警告電子メールを出すものが提案されている。また、特開２００５−１３５０３４号公報（特許文献２）には、電子メールをユーザ毎の個人用アクセスサーバに保管するものも提案されている。

特開２００１−０６０９６２号公報特開２００５−１３５０３４号公報

しかしながら、前述の従来例において、特許文献１の技術では、ユーザが電子メールを削除しなければメールサーバの記憶容量がオーバーしてしまうためメールサーバの記憶容量オーバーに対する効果的な対策が出来ないという問題があった。また、特許文献２の技術では、電子メールサーバで受信した電子メールをユーザ毎の個人用アクセスサーバに配信するだけであるので、電子メールサーバの記憶容量がオーバーしてしまうため電子メールサーバの記憶容量オーバーに対する効果的な対策が出来ないという問題があった。

本発明は前記課題を解決するものであり、その目的とするところは、ユーザ側も積極的に電子メールサーバ管理者になったかのように電子メールサーバ装置の記憶容量の逼迫回避努力が出来、システム管理者は電子メールサーバ装置の記憶容量オーバーによる停止回避に際してユーザのニーズを考慮した運営管理が出来、システム的に電子メールの優先順位に基づいた運営管理を可能にする電子メール管理装置を提供せんとするものである。

前記目的を達成するための本発明に係る電子メール管理装置の第１の構成は、電子メール情報を記憶する主記憶手段と、前記主記憶手段の記憶容量を補うための補助記憶手段と、前記主記憶手段及び／または前記補助記憶手段の使用記憶容量及び／または空き記憶容量をモニターするモニター手段と、前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う際の移送条件を設定する移送条件設定手段と、前記移送条件設定手段により設定された移送条件に基づいて前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う移送制御手段とを有することを特徴とする。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第２の構成は、前記第１の構成において、前記モニター手段はユーザ側端末装置でモニター出来、前記移送条件設定手段はユーザ側端末装置で前記移送条件を設定出来ることを特徴とする。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第３の構成は、前記第１、第２の構成において、前記移送条件設定手段は、電子メール情報の送信元メールアドレス情報毎に優先順位を付与する優先順位付与手段と、電子メール情報が前記主記憶手段の所定の使用記憶容量以上になったことを検出する使用記憶容量検出手段とを有し、電子メール情報が前記主記憶手段の所定の使用記憶容量以上になったことが前記使用記憶容量検出手段により検出された際に前記優先順位付与手段により付与された優先順位の下位から順に前記移送制御手段により前記主記憶手段から前記補助記憶手段に電子メール情報の移送を行うことを特徴とする。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第４の構成は、電子メール情報毎に異なるＩＤ情報を付与するＩＤ情報付与手段と、前記電子メール情報に含まれるメール本文情報と、添付ファイル情報とを分離する情報分離手段と、前記情報分離手段により分離された前記メール本文情報と、前記添付ファイル情報とに前記ＩＤ情報付与手段により付与されたＩＤ情報をそれぞれ関連付けるＩＤ情報関連付け手段とを有することを特徴とする。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第５の構成は、電子メール情報を記憶する主記憶手段と、前記主記憶手段の記憶容量を補うための補助記憶手段と、前記主記憶手段及び／または前記補助記憶手段の使用記憶容量及び／または空き記憶容量をモニターするモニター手段と、前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う際の移送条件を設定する移送条件設定手段と、前記移送条件設定手段により設定された移送条件に基づいて前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う移送制御手段と、電子メール情報毎に異なるＩＤ情報を付与するＩＤ情報付与手段と、前記電子メール情報に含まれるメール本文情報と、添付ファイル情報とを分離する情報分離手段と、前記情報分離手段により分離された前記メール本文情報と、前記添付ファイル情報とに前記ＩＤ情報付与手段により付与されたＩＤ情報をそれぞれ関連付けるＩＤ情報関連付け手段とを有し、前記移送条件設定手段は、前記情報分離手段により分離された前記添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることを検出する添付ファイル容量検出手段を有し、電子メール情報の添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることが前記添付ファイル容量検出手段により検出された際に前記移送制御手段により前記主記憶手段から前記補助記憶手段に前記添付ファイル情報の移送を行うことを特徴とする。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第６の構成は、前記第１〜３、或いは５の何れかの構成において、前記モニター手段は、ユーザ毎に設定された前記主記憶手段及び／または前記補助記憶手段の上限使用記憶容量に対するユーザ毎の使用記憶容量及び／または空き記憶容量をモニターすることを特徴とする。

本発明に係る電子メール管理装置の第１の構成によれば、モニター手段により主記憶手段や補助記憶手段の使用記憶容量や空き記憶容量をモニターし、移送条件設定手段により主記憶手段と補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う際の移送条件を設定し、移送制御手段によりその移送条件に基づいて主記憶手段と補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行うことが出来る。

これにより、主記憶手段の記憶容量が逼迫する前に所定の移送条件により電子メール情報を主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来、主記憶手段の記憶容量オーバーを回避して電子メールシステムの停止を防止することが出来る。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第２の構成によれば、ユーザ側端末装置で主記憶手段や補助記憶手段の使用記憶容量や空き記憶容量をモニター出来ると共に、移送条件を設定出来るためユーザ側で主記憶手段の記憶容量が逼迫する前に所定の移送条件により電子メール情報を主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来、主記憶手段の記憶容量オーバーを回避して電子メールシステムの停止を防止することが出来る。

これにより、ユーザ側も積極的に電子メールサーバ管理者になったかのように電子メールサーバ装置の記憶容量の逼迫回避努力が出来、システム管理者は電子メールサーバ装置の記憶容量オーバーによる停止回避に際してユーザのニーズを考慮した運営管理が出来る。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第３の構成によれば、電子メール情報の送信元メールアドレス情報毎に優先順位付与手段により優先順位を付与し、電子メール情報が主記憶手段の所定の使用記憶容量以上になったことを使用記憶容量検出手段により検出された際に優先順位付与手段により付与された優先順位の下位から順に移送制御手段により電子メール情報を主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来る。

これにより、電子メール情報の優先順位に基づいて、優先度が高い電子メール情報を主記憶手段に記憶させ、優先度が低い電子メール情報を主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来、主記憶手段の記憶容量オーバーを回避して電子メールシステムの停止を防止することが出来る。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第４の構成によれば、電子メール情報毎にＩＤ（IDentification）情報付与手段により異なるＩＤ情報を付与し、電子メール情報に含まれるメール本文情報と、添付ファイル情報とを情報分離手段により分離し、その分離されたメール本文情報と、添付ファイル情報とにＩＤ情報関連付け手段によりＩＤ情報付与手段により付与されたＩＤ情報をそれぞれ関連付けることが出来る。

また、必要に応じて、関連付けられたＩＤ情報に基づいて、一旦、情報分離手段により分離されたメール本文情報と、添付ファイル情報とを情報結合手段により再び結合させることが出来る。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第５の構成によれば、情報分離手段により分離された添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることを添付ファイル容量検出手段により検出し、電子メール情報の添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることが添付ファイル容量検出手段により検出された際に移送制御手段により電子メール情報を主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来る。

これにより、大きな容量の添付ファイル情報のみを情報分離手段により分離して主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来、主記憶手段の記憶容量オーバーを回避して電子メールシステムの停止を防止することが出来る。

また、本発明に係る電子メール管理装置の第６の構成によれば、モニター手段によりユーザ毎に設定された主記憶手段や補助記憶手段の上限使用記憶容量に対するユーザ毎の使用記憶容量や空き記憶容量をモニターすることが出来、ユーザ単位で割り当てられた主記憶手段の記憶容量が逼迫する前に所定の移送条件により電子メール情報を主記憶手段から補助記憶手段に移し変えて記憶することが出来、主記憶手段の記憶容量オーバーをユーザ毎に分散して回避して電子メールシステムの停止を防止することが出来る。

図により本発明に係る電子メール管理装置の一実施形態を具体的に説明する。図１は本発明に係る電子メール管理装置の制御系の構成を示すブロック図、図２は優先順位付与手段の構成を説明する図、図３はモニター手段により表示されたモニター画面の一例を示す図、図４は図３のモニター画面でメールタイトルをクリックして表示されたメール本文の一例を示す図、図５はモニター手段により表示されたモニター画面の他の一例を示す図、図６及び図７は本発明に係る電子メール管理装置の動作を説明するフローチャート、図８は図６の関連付け定義・分離処理の詳細を説明するフローチャート、図９はＩＤ情報関連付け手段によりメール本文情報と、添付ファイル情報とを関連付ける様子を説明する図、図10は各制御装置の構成を示す図、図11はモニター手段により表示されたモニター画面の更に他の一例を示す図である。

図１において、電子メール管理装置１は、電子メール情報を記憶する主記憶手段となる主メールサーバ装置２と、該主メールサーバ装置２の記憶容量を補うための補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４を有して構成される。主メールサーバ装置２には送信側制御装置６及び受信側制御装置７により電子メール情報の送受信が制御されて記憶される。

送受信側制御装置６，７は、図10（ａ）に示すように、主記憶手段となる主メールサーバ装置２で受けた送受信電子メール情報を所定の移送条件に従って該主メールサーバ装置２から補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に移し変えて移送退避させる移送制御手段となる移送制御部16を有している。

また、送受信側制御装置６，７は、主記憶手段となる主メールサーバ装置２と、補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４との間で電子メール情報の移送を行う際の移送条件を設定する移送条件設定手段となる移送条件設定部15を有しており、該移送条件設定部15により設定された移送条件に基づいて、移送制御部16が主記憶手段となる主メールサーバ装置２と、補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４との間で電子メール情報の移送を行う。尚、移送条件設定部15及び移送制御部16は周知のコンピュータシステムにより適宜構築することが出来る。

８は主記憶手段となる主メールサーバ装置２、補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４の各使用記憶容量及び空き記憶容量をモニターするモニター手段となる記憶容量モニター装置であり、該記憶容量モニター装置８の図３〜図５に示すモニター画面13，14はユーザ側端末装置９でモニター出来るようになっている。

また、モニター手段となる記憶容量モニター装置８により作成された図３〜図５に示すモニター画面13，14により、ユーザ毎に設定された主記憶手段となる主メールサーバ装置２及び補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４の各上限使用記憶容量に対するユーザ毎の使用記憶容量及び空き記憶容量をユーザ側端末装置９でモニターすることが出来るように構成されている。

また、モニター手段となる記憶容量モニター装置８は、受信した電子メール情報が主記憶手段となる主メールサーバ装置２の所定の使用記憶容量以上になったことを検出する使用記憶容量検出手段を兼ねている。

また、送受信側制御装置６，７に設けられた移送条件設定部15はユーザ側端末装置９により各種の移送条件を設定出来るように構成されている。また、送受信側制御装置６，７には受信した電子メール情報の送信元メールアドレス情報毎に優先順位を付与する優先順位付与手段となる優先順位付与部17が設けられている。尚、優先順位付与部17及び使用記憶容量検出手段となる記憶容量モニター装置８は周知のコンピュータシステムにより適宜構築することが出来る。

そして、受信した電子メール情報が主記憶手段となる主メールサーバ装置２の所定の使用記憶容量以上になったことが使用記憶容量検出手段となる記憶容量モニター装置８により検出された際に優先順位付与部17により付与された優先順位の下位から順に移送制御部16により主記憶手段となる主メールサーバ装置２から補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に電子メール情報の移送を行うように構成される。

更に、補助メールサーバ制御装置５は、図10（ｂ）に示すように、受信した電子メール情報毎に異なるＩＤ情報を付与するＩＤ情報付与手段となるＩＤ情報付与部19、その受信した電子メール情報に含まれるメール本文情報と、添付ファイル情報とを分離する情報分離手段となる情報分離部20、該情報分離部20により分離されたメール本文情報と、添付ファイル情報とにＩＤ情報付与部19により付与されたＩＤ情報をそれぞれ関連付けるＩＤ情報関連付け手段となるＩＤ情報関連付け部22、更には、情報分離部20により一旦分離されたメール本文情報と、添付ファイル情報とをＩＤ情報付与部19により付与されたＩＤ情報に基づいて再度結合する情報結合手段となる情報結合部21を有して構成されている。ＩＤ情報付与部19、情報分離部20、ＩＤ情報関連付け部22及び情報結合部21は周知のコンピュータシステムにより構築することが出来る。

送受信側制御装置６，７には、補助メールサーバ制御装置５に設けられた情報分離部20により分離された添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることを検出する添付ファイル容量検出手段となる添付ファイル容量検出部18が設けられており、受信した電子メール情報の添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることが該添付ファイル容量検出部18により検出された際に移送制御部16により主記憶手段となる主メールサーバ装置２から補助記憶手段となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に添付ファイル情報の移送を行うように構成される。尚、添付ファイル容量検出部18は周知のコンピュータシステムにより構築することが出来る。

先ず、図６のステップＳ_１において、相手先端末装置10から送信先メールサーバ装置11、通信網となるインターネット12を介して電子メール情報の受信を行うと、受信した電子メール情報の送信元メールアドレス情報に含まれるユーザＩＤ毎に受信側制御装置７の優先順位付与部17により、図２に示すように、ユーザ側端末装置９を操作して予め設定された受信側の優先ドメイン名マスターに従う優先順位で電子メール情報が受信される。

一方、記憶容量モニター装置８により現在の受信電子メール情報の使用記憶容量Ｊを常時モニターしており、ステップＳ_２において、現在の受信電子メール情報の使用記憶容量Ｊが、予め設定された主メールサーバ装置２の所定の使用記憶容量Ｊ_０以上になった場合、図２に示す優先ドメイン名マスターに従って、必要でかつ優先順位の低い電子メール情報から順に受信した電子メール情報に含まれるメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）との関連付け定義・分離処理を補助メールサーバ制御装置５により行う（ステップＳ_３）。

ステップＳ_３における関連付け定義・分離処理は、先ず、図８のステップＳ_４に示すように、受信した電子メール情報に含まれるメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）との関連付け定義処理を行う。

即ち、図９に示すように、受信した電子メール情報の送信元メールアドレス情報毎に固有のシリーズ番号Ｎ０（例えば１，２，３，４…）を自動付与する。次にメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）毎に固有の符番ＩＤ番号Ｎ１，Ｎ２，Ｎ３，Ｎ４…を自動付与する。

例えば、図９ではシリーズ番号Ｎ０を利用してハイフン「−」を付加し、メール本文情報（本文データ）、添付ファイル情報（添付データ）の順に連番を付与しており、例えば、第１の電子メール情報ではメール本文情報（本文データ）の符番ＩＤ番号は「１−１」、添付ファイル情報（添付データ）の符番ＩＤ番号は「１−２」、第２の電子メール情報ではメール本文情報（本文データ）の符番ＩＤ番号は「２−１」、添付ファイル情報（添付データ）の符番ＩＤ番号は「２−２」、第３の電子メール情報ではメール本文情報（本文データ）の符番ＩＤ番号は「３−１」、添付ファイル情報（添付データ）の符番ＩＤ番号は「３−２」、「３−３」、「３−４」、第４の電子メール情報ではメール本文情報（本文データ）の符番ＩＤ番号は「４−１」、添付ファイル情報（添付データ）の符番ＩＤ番号は「４−２」、「４−３」等のように、メール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）毎に固有の符番ＩＤ番号Ｎ１，Ｎ２，Ｎ３，Ｎ４…が自動付与される。

そして、ステップＳ_５において、受信した電子メール情報に含まれるメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とが補助メールサーバ制御装置５に設けられた情報分離部20により分離処理される。また、補助メールサーバ制御装置５に設けられた情報結合部21により、情報分離部20により一旦、分離処理したメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とをＩＤ情報付与部19により付与されたＩＤ情報に基づいて結合することが出来る。

このように、ＩＤ情報関連付け部22によりメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とが関連付けて定義されているため必要に応じて、情報分離部20或いは情報結合部21によりメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）との分離或いは結合が自由に出来る。

次に、図７のステップＳ_６において、現在の受信電子メール情報の使用記憶容量Ｊが予め設定された主メールサーバ装置２の所定の使用記憶容量Ｊ_１（Ｊ_１＞Ｊ_０）よりも小さい場合、メール本文情報（本文データ）のみ主メールサーバ装置２に残し、添付ファイル情報（添付データ）を添付ファイル用補助メールサーバ装置４へ移送して退避させ、主メールサーバ装置２における受信側記憶領域の使用記憶容量の増加を緩和させる。

前記ステップＳ_６において、現在の受信電子メール情報の使用記憶容量Ｊが予め設定された主メールサーバ装置２の所定の使用記憶容量Ｊ_１（Ｊ_１＞Ｊ_０）以上になる場合、メール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とを各々のメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に振り分けて移送して退避させ、主メールサーバ装置２側にはメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）の両方とも残さないようにして、主メールサーバ装置２における受信側記憶領域の使用記憶容量の容量オーバーを防ぐ。

ここで、各ユーザは、記憶容量モニター装置８により各ユーザ側端末装置９から自分のユーザＩＤに対する主メールサーバ装置２側、メール本文用補助メールサーバ装置３側及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４側の現在の使用記憶容量及び空き記憶容量を図３或いは図５に例示したモニター画面13，14により受信電子メール記憶容量をリアルタイムにモニター出来る。

図３に例示するモニター画面13の記憶容量一覧画面13ａには、ユーザＩＤ毎に主メールサーバ装置２の受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎で現在の使用記憶容量、使用率、空き記憶容量（残り記憶容量）が表示され、同様にメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４の各受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎に現在の使用記憶容量、使用率、空き記憶容量（残り記憶容量）が表示される。

また、検索画面13ｂの検索欄13ｃにユーザＩＤを入力して検索すると、主メールサーバ装置２の受信側及び送信側、補助メールサーバ装置となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４の受信側及び送信側毎の現在の使用記憶容量が使用率で表示され、各項目ボタンをクリックすると各項目毎のメール一覧が表示される。

図３に示す検索画面13ｂは補助メールサーバ装置側の受信側（本文データ）ボタン13ｄをクリックしてメール本文用補助メールサーバ装置３の受信側記憶領域に記憶されている電子メール情報の一覧を表示したものである。

メール一覧画面13ｅの一括メール戻し（本文／添付）ボタン13ｆをクリックすると、メール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４にそれぞれ記憶された全電子メール情報が補助メールサーバ制御装置５に設けられた情報結合部21によってメール本文情報と、添付ファイル情報とが図９に示すＩＤ情報に基づいて結合されて主メールサーバ装置２側に移送されて記憶される。

また、メール一覧画面13ｅの一括メール削除ボタン13ｇをクリックすると、補助メールサーバ装置となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に記憶された全電子メール情報が一括削除される。

また、メール一覧画面13ｅに表示された各電子メール情報毎に戻すボタン13ｈをクリックするとチェック欄13ｉにチェックマークが表示され、更に実行ボタン13ｊをクリックすると、メール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４にそれぞれ記憶された当該電子メール情報が補助メールサーバ制御装置５に設けられた情報結合部21によって当該電子メール情報のメール本文情報と、添付ファイル情報とが図９に示すＩＤ情報に基づいて結合されて主メールサーバ装置２側に移送されて記憶される。

また、メール一覧画面13ｅに表示された各電子メール情報毎に削除ボタン13ｋをクリックするとチェック欄13ｉにチェックマークが表示され、更に実行ボタン13ｊをクリックすると、メール本文用補助メールサーバ装置３或いは添付ファイル用補助メールサーバ装置４にそれぞれ記憶された当該電子メール情報のメール本文情報或いは添付ファイル情報が個々に削除される。

尚、主メールサーバ装置２に記憶された個々の電子メール情報についても同様に検索画面13ｂの主メールサーバ装置２側の受信側及び送信側の項目ボタンを適宜選択し、メール一覧画面13ｅに表示された各電子メール情報毎に削除ボタン13ｋをクリックするとチェック欄13ｉにチェックマークが表示され、更に実行ボタン13ｊをクリックすると、主メールサーバ装置２に記憶された当該電子メール情報が個々に削除される。

このように、必要に応じて（例えば記憶容量オーバーの手前で）不要な電子メール情報をメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とで別々に削除することが出来、その結果、記憶容量が設定値以下になった場合、受信側制御装置７の移送制御部16によりメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４側に退避させた受信電子メール情報を主メールサーバ装置２側に自動的に戻すことが出来る。

また、この操作の時、ユーザＩＤ毎に自分の受信メールを一括受信出来る機能を受信側制御装置７に持たせることによりユーザ側での一括受信操作が出来る。

また、メール一覧画面13ｅの各電子メール情報のメールタイトル13ｌをクリックすると、図４に示すメール本文13ｍが表示され、削除する際や主メールサーバ装置２に戻す際に電子メール情報の内容を参照出来る。

図５に例示するモニター画面14の記憶容量一覧画面14ａには、ユーザＩＤ毎に主メールサーバ装置２の受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎で現在の使用記憶容量、使用率、空き記憶容量（残り記憶容量）が表示され、同様にメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４を合同した補助メールサーバ装置の受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎に現在の使用記憶容量、使用率、空き記憶容量（残り記憶容量）が表示される。

また、検索画面14ｂの検索欄14ｃにユーザＩＤを入力して検索すると、主メールサーバ装置２の受信側及び送信側、メール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４を合同した補助メールサーバ装置の受信側及び送信側毎の現在の使用記憶容量が使用率で表示され、各項目の使用率数値14ｄをクリックすると各項目毎のメール一覧が表示される。

図５に示す検索画面14ｂは主メールサーバ装置２側の送信側の使用率数値14ｄをクリックして主メールサーバ装置２の送信側記憶領域に記憶されている電子メール情報の一覧を表示したものである。

メール一覧画面14ｅに表示された各電子メール情報毎にチェック欄14ｉをクリックすると削除チェックマークが表示され、更に実行ボタン14ｊをクリックすると、主メールサーバ装置２に記憶された当該電子メール情報のメール本文情報或いは添付ファイル情報が個々に削除される。

尚、メール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に記憶された個々の電子メール情報についても同様に検索画面14ｂの補助メールサーバ装置側の受信側及び送信側の使用率数値14ｄを適宜クリックし、メール一覧画面14ｅに表示された各電子メール情報毎にチェック欄14ｉをクリックして削除チェックマークを表示させ、更に実行ボタン14ｊをクリックすると、メール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に記憶された当該電子メール情報が個々に削除される。

ここで、電子メール情報の送信においはユーザＩＤ毎に受信側制御装置７で予め設定された図２に示す送信側の優先ドメイン名マスターに従って電子メール情報が送信される。

また、記憶容量モニター装置８により現在の送信電子メール情報の使用記憶容量Ｋをモニターする。現在の送信電子メール情報の使用記憶容量Ｋが予め設定された所定の使用記憶容量Ｋ_０以上になる可能性がある場合、図２に示す優先ドメイン名マスターに従って優先順位の低い電子メール情報から順に主メールサーバ装置２とは別に設置した補助メールサーバ装置となるメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４に退避させて送信待ち状態にする。

図２に示す優先ドメイン名マスターにおいて優先順位の高い電子メール情報は、現在の送信電子メール情報の使用記憶容量Ｋが予め設定された所定の使用記憶容量Ｋ_０よりも小さい間はそのまま通常ルートで送信する。これにより、業務上必要な電子メール情報の送信の迅速化を図ることが出来る。

ユーザはユーザ側端末装置９を操作して記憶容量モニター装置８により自分のユーザＩＤに対する主メールサーバ装置２側及びメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４側の送信電子メール情報の現在の使用記憶容量をリアルタイムにモニター出来るので必要に応じて（例えば記憶容量オーバーの手前で）不要な電子メール情報を削除出来、その結果、使用記憶容量が設定値以下になった場合、送信側制御装置６に設けられた移送制御部16により主メールサーバ装置２からメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４側に退避させた優先順位の低い送信電子メール情報を主メールサーバ装置２側に自動的に移し変えて移送し戻す。主メールサーバ装置２に戻された送信電子メール情報は通常ルートで送信される。

図６の前記ステップＳ_２において、現在の受信電子メール情報の使用記憶容量Ｊが、予め設定された主メールサーバ装置２の所定の使用記憶容量Ｊ_０よりも小さい場合にはステップＳ_７に進み、メール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とにデータ分離がされている場合には、補助メールサーバ制御装置５に設けられた情報結合部21により図９に示すＩＤ情報に基づいてメール本文情報（本文データ）と、添付ファイル情報（添付データ）とを結合処理する（ステップＳ_８）。

次に前記ステップＳ_７においてデータ分離がされていない場合、或いは前記ステップＳ_８において結合処理された電子メール情報はステップＳ_９において通常ルートでメール受信され、主メールサーバ装置２に記憶される。

図11に例示するモニター画面23は、所定のグループに所属する全ユーザ（ＡＬＬＵＳＥＲ）を検索指定した場合の一例であり、検索画面23ｂの検索欄23ｃにユーザＩＤの代わりに例えば「システム部」を入力して検索すると、記憶容量一覧画面23ａには、当該所定のグループに所属する即ち、システム部のＡＬＬＵＳＥＲ(全ユーザ)のユーザＩＤ毎に主メールサーバ装置２の受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎で現在の記憶容量の使用率が表示され、同様にメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４毎の受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎に現在の記憶容量の使用率が表示される。会社の全社員を表示させたいときは、検索欄23ｃに「全社員」と入力すれば良い。

例えば、図11の場合、各ユーザＩＤ毎に第１の閾値として記憶容量の使用率８０％が設定されており、各記憶領域毎に使用率が８０％以上となった場合には、表示文字の太さや字体、或いは表示色を変えて表示する。また、第２の閾値として記憶容量の使用率９０％が設定されており、何れかの記憶領域で使用率が９０％以上となった場合には、アラーム欄23ｄに「ＡＬＥＲＭ！」の文字が表示される。

また、ユーザＩＤ欄23ｅに表示された各個別ユーザＩＤをクリックすると、指定されたユーザＩＤの各記憶領域毎に図３或いは図５に示したようなモニター画面の記憶容量一覧画面に、ユーザＩＤ毎に主メールサーバ装置２の受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎で現在の使用記憶容量、使用率、空き記憶容量（残り記憶容量）等の詳細が表示され、同様にメール本文用補助メールサーバ装置３及び添付ファイル用補助メールサーバ装置４の各受信側記憶領域及び送信側記憶領域毎に現在の使用記憶容量、使用率、空き記憶容量（残り記憶容量）等の詳細が表示される。

本発明の活用例として、電子メール管理装置に適用出来る。

本発明に係る電子メール管理装置の制御系の構成を示すブロック図である。優先順位付与手段の構成を説明する図である。モニター手段により表示されたモニター画面の一例を示す図である。図３のモニター画面でメールタイトルをクリックして表示されたメール本文の一例を示す図である。モニター手段により表示されたモニター画面の他の一例を示す図である。本発明に係る電子メール管理装置の動作を説明するフローチャートである。本発明に係る電子メール管理装置の動作を説明するフローチャートである。図６の関連付け定義・分離処理の詳細を説明するフローチャートである。ＩＤ情報関連付け手段によりメール本文情報と、添付ファイル情報とを関連付ける様子を説明する図である。各制御装置の構成を示す図である。モニター手段により表示されたモニター画面の更に他の一例を示す図である。

符号の説明

１…電子メール管理装置
２…主メールサーバ装置
３…メール本文用補助メールサーバ装置
４…添付ファイル用補助メールサーバ装置
５…補助メールサーバ制御装置
６…送信側制御装置
７…受信側制御装置
８…記憶容量モニター装置
９…ユーザ側端末装置
10…相手先端末装置
11…送信先メールサーバ装置
12…インターネット
13，14…モニター画面
13ａ，14ａ…記憶容量一覧画面
13ｂ，14ｂ…検索画面
13ｃ，14ｃ…検索欄
13ｄ…受信側（本文データ）ボタン
13ｅ，14ｅ…メール一覧画面
13ｆ…一括メール戻し（本文／添付）ボタン
13ｇ…一括メール削除ボタン
13ｈ…戻すボタン
13ｉ，14ｉ…チェック欄
13ｊ，14ｊ…実行ボタン
13ｋ…削除ボタン
13ｌ…メールタイトル
13ｍ…メール本文
14ｄ…使用率数値
15…移送条件設定部
16…移送制御部
17…優先順位付与部
18…添付ファイル容量検出部
19…ＩＤ情報付与部
20…情報分離部
21…情報結合部
22…ＩＤ情報関連付け部
23…モニター画面
23ａ…記憶容量一覧画面
23ｂ…検索画面
23ｃ…検索欄
23ｄ…アラーム欄
23ｅ…ユーザＩＤ欄

Claims

電子メール情報を記憶する主記憶手段と、
前記主記憶手段の記憶容量を補うための補助記憶手段と、
前記主記憶手段及び／または前記補助記憶手段の使用記憶容量及び／または空き記憶容量をモニターするモニター手段と、
前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う際の移送条件を設定する移送条件設定手段と、
前記移送条件設定手段により設定された移送条件に基づいて前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う移送制御手段と、
を有することを特徴とする電子メール管理装置。
前記モニター手段はユーザ側端末装置でモニター出来、前記移送条件設定手段はユーザ側端末装置で前記移送条件を設定出来ることを特徴とする請求項１に記載の電子メール管理装置。
前記移送条件設定手段は、
電子メール情報のメールアドレス情報毎に優先順位を付与する優先順位付与手段と、
電子メール情報が前記主記憶手段の所定の使用記憶容量以上になったことを検出する使用記憶容量検出手段と、
を有し、
電子メール情報が前記主記憶手段の所定の使用記憶容量以上になったことが前記使用記憶容量検出手段により検出された際に前記優先順位付与手段により付与された優先順位の下位から順に前記移送制御手段により前記主記憶手段から前記補助記憶手段に電子メール情報の移送を行うことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の電子メール管理装置。
電子メール情報毎に異なるＩＤ情報を付与するＩＤ情報付与手段と、
前記電子メール情報に含まれるメール本文情報と、添付ファイル情報とを分離する情報分離手段と、
前記情報分離手段により分離された前記メール本文情報と、前記添付ファイル情報とに前記ＩＤ情報付与手段により付与されたＩＤ情報をそれぞれ関連付けるＩＤ情報関連付け手段と、
を有することを特徴とする電子メール管理装置。
電子メール情報を記憶する主記憶手段と、
前記主記憶手段の記憶容量を補うための補助記憶手段と、
前記主記憶手段及び／または前記補助記憶手段の使用記憶容量及び／または空き記憶容量をモニターするモニター手段と、
前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う際の移送条件を設定する移送条件設定手段と、
前記移送条件設定手段により設定された移送条件に基づいて前記主記憶手段と前記補助記憶手段との間で電子メール情報の移送を行う移送制御手段と、
電子メール情報毎に異なるＩＤ情報を付与するＩＤ情報付与手段と、
前記電子メール情報に含まれるメール本文情報と、添付ファイル情報とを分離する情報分離手段と、
前記情報分離手段により分離された前記メール本文情報と、前記添付ファイル情報とに前記ＩＤ情報付与手段により付与されたＩＤ情報をそれぞれ関連付けるＩＤ情報関連付け手段と、
を有し、
前記移送条件設定手段は、前記情報分離手段により分離された前記添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることを検出する添付ファイル容量検出手段を有し、
電子メール情報の添付ファイル情報のサイズ容量が所定の容量以上であることが前記添付ファイル容量検出手段により検出された際に前記移送制御手段により前記主記憶手段から前記補助記憶手段に前記添付ファイル情報の移送を行うことを特徴とする電子メール管理装置。
前記モニター手段は、ユーザ毎に設定された前記主記憶手段及び／または前記補助記憶手段の上限使用記憶容量に対するユーザ毎の使用記憶容量及び／または空き記憶容量をモニターすることを特徴とする請求項１〜３、５の何れか１項に記載の電子メール管理装置。