JP2006325146A - 文書登録支援装置及びその制御方法、並びに、コンピュータプログラム及びコンピュータ可読記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 登録する際の読取り条件を原稿によって決定することで、ユーザは格別な知識無くしても推奨される読取り条件で原稿を読取ることが可能になり、且つ、改ざん防止を施した上で所定のサーバに登録する。
【解決手段】 所定の条件に従って原稿をプレスキャンして読取り、読取った画像データ中の所定のマークに埋め込まれた情報を抽出する（Ｓ１０１）。そして、抽出された埋め込み情報に基づいて、前記原稿を読取り条件情報を取得する（Ｓ１０２）。そして、この条件に従って、原稿を本スキャンして読取る（Ｓ１０７）。その後、ユーザを識別情報する情報に基づいて電子署名情報を生成し、本スキャンで得られた画像データと共に、ネットワーク上の所定のサーバに送信し、登録する（Ｓ１０８）。
【選択図】 図３

Description

本発明は所定形式の原稿を読み取り電子化して所定の装置に登録する技術に関するものである。

近年、オフィスに溢れるドキュメント情報を整理し、データベースとして蓄積し、検索を容易にしようとするドキュメント・マネージメント・システム（以下、ＤＭＳと記述する。）と言われるサービス概念が話題に上がる機会が増えてきている。

これは、昨今迄は紙媒体での情報（ドキュメント）のやり取りが行われてきたが、これらのドキュメントは溜まる一方であり、いざ必要となる情報を探す場合に、多くのドキュメントの中から探す作業は大変煩雑である、というのが理由の１つであろう。また、紙媒体では多くの人間の間で、そのドキュメントを共有化することは難しい、というのももう１つの理由である。

一方で、財務や税務関係の書類などのように、紙媒体として保存しておくことを法律として既定されているものもある。が、その一方で、ＩＴ化の流れの中で書類を電子化して得られたスキャンデータを保存しておくことで、法的証拠能力のあるものとして取り扱えるという法律が施行され始めている。これら法律の中で必要な条件は、書類を電子化したスキャンデータを改ざんできないようにする仕組みである。また、電子化したスキャンデータを何らかのイメージビューワアプリケーションで目視した場合、より紙媒体として存在していた書類を忠実に再現するためのスキャン機能である。前者のスキャンデータの改ざんを防止するためには、電子署名やタイムスタンプと言った技術が存在する。後者の書類を電子化した後も如何に再現するかは、スキャナ装置とスキャン条件に依存する。

上述したような紙媒体として存在していた書類を電子化して保存することを許可する法律においては、各官公庁が示すガイドラインに従い、スキャンデータの改ざんを防止する電子署名を生成するために必要な電子証明書の発行元（ＣＡ）を特定するような場合もある。また、紙媒体も様々であり、如何に忠実に書類を再現できるかは、紙媒体そのものに依存してスキャン条件を設定する必要がある。

本スキャンしたい原稿の１ページ目にスキャン指示を与えるシートを挿入することで、それらスキャン条件を毎回ユーザが指定することなく後続する本スキャンを行う原稿の読取条件をスキャナ装置に指示する技術が知られている（例えば、特許文献１）。
特開２００２−３５４２１２公報

しかしながら、この文献に開示された技術では、特別なシートを用意する必要がある。また、読取を行おうとする紙媒体が、各官公庁が示すどのガイドラインに合致するものなのかユーザが把握しておく必要もある。

本発明は、上述した問題点を解消するためになされたもので、ユーザが詳細な原稿読み取りに関する条件を把握することなく原稿をスキャンし、文書の改ざんを防ぐための処理を施したイメージデータを所定のネットワーク上のサーバに保存する技術を提供しようとするものである。

この課題を解決するため、例えば、本発明の文書登録支援装置は以下の構成を備える。すなわち、
ネットワーク接続手段と原稿を読み取る読取手段とを備え、読み取り対象の原稿の種類に対して要求される条件で読み取り、ネットワーク上の所定の装置に対して、読み取って得られた原稿画像データを、署名情報と共に登録する文書登録支援装置であって、
ユーザを識別する識別情報を入力する入力手段と、
前記原稿を所定の読取り条件で、前記読取手段で読取るプレスキャン手段と、
該プレスキャン手段で得られた画像データ中に埋め込まれた埋め込み情報を抽出する抽出手段と、
抽出された埋め込み情報に基づいて、前記原稿を読取り条件情報を取得する読取条件情報取得手段と、
取得された読取り条件を設定し、前記読取手段で再度原稿を読取る本スキャン手段と、
前記入力手段で入力された識別情報に基づいて電子署名情報を生成する生成手段と、
生成された電子署名情報と前記本スキャン手段で得られた原稿画像データを、ネットワーク上の所定の装置に送信し登録する登録手段とを備える。

本発明によれば、登録する際の読取り条件は原稿によって決定されるので、ユーザは格別な知識無くしても推奨される読取り条件で原稿を読取ることが可能になり、且つ、改ざん防止を施した上で所定のサーバに登録することが可能になる。

以下、添付図面に従って本発明に係る実施形態を詳細に説明する。

＜第１実施の形態＞
本発明の第１実施の形態を図１乃至図１０に基づき説明する。

図１は、実施形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。本システムは、原稿を読み取る機能を有する複合機（以下、ＭＦＰデバイス）２０と、読み取った文書データを記憶／格納するサービスプロバイダが提供するファイルサーバ３０で構成される。これらＭＦＰデバイス２０、ファイルサーバ３０、認証サーバは、ネットワーク（インターネットを含む）を関して接続されている。

ＭＦＰ２０には、個人、法人等の電子証明書となる情報を格納したＩＣカード２２から、その情報を読み取るためのＩＣカードリーダ２１が接続されている。ＭＦＰ２０とＩＣカードリーダ２１との接続は、ＵＳＢインターフェースを利用するものとするが、勿論、それ以外のインターフェースで接続されていても良い。また、ＩＣカードリーダ２１は、外付けではなく、ＭＦＰ２０の装置自身に組み込まれていても構わない。なお、実施形態では、電子証明書情報を格納している記憶媒体として、上記の通りＩＣカードを例にするが、フレキシブルディスク等の他の記憶媒体であっても良い。ＭＦＰ２０にはその記憶媒体をアクセスし、読み取るデバイスが接続、或いは内蔵されていれば済むことである。

詳細は後述するが、ＭＦＰ２０で読み取った原稿の画像データは、最終的にファイルサーバ３０の所定のフォルダに保存される。この読み取った原稿画像データのファイルサーバ３０へのアップロード（文書登録）処理を行う場合、本実施形態におけるＭＦＰ２０は、原稿１０をプリスキャン、本スキャンの２パスで読み取る。この原稿１０には、本スキャン時における読み取り条件等の設定情報（詳細は後述する）が２次元バーコード等のマーカーとして印字／付加されている。そのため、プリスキャン時には、このマーカを読み取り、設定情報をデコードして本スキャンにおける処理のための設定を行うことになる。

なお、図１はその一例を示しており、ＭＦＰ２０はオフィス内のＬＡＮ上に存在し、ファイルサーバはインターネット上に存在することを想定している。また、通常、オフィス内には、インターネットに接続するためのルータは勿論のこと、各種デバイス（ＰＣ、プリンタ、サーバ）が存在するし、ＭＦＰ２０も１台とは限らない。図１はこのような構成については示していない。

図２は、本実施形態に係る文書登録を実施するためのＭＦＰデバイス２０のブロック構成図である。

図中、ＣＰＵ２０１は装置全体の制御を、ＲＯＭ２０２に格納されたプログラム、或いは、大容量記憶装置であるＨＤＤ２０４に可能されたプログラムやＧＵＩに係るデータをＲＡＭ２０３にして実行する。ＵＳＢインターフェース２０５には、ＩＣカードリーダ２１が接続されている。また、操作パネル２０６は、各種スイッチやボタン、並びに、タッチパネル（透明な感圧式座標入力デバイスと液晶表示器）を備え、ユーザインターフェースとして機能する。スキャナ部２０７は、少なくとも原稿画像をカラー画像として読み取る機能（従ってモノクロとしても読み取る機能を備える）と、複数の解像度で原稿を読み取ることが可能である。スキャナ情報格納部２０８は、スキャナ部２０７に機能／状態が格納するものである。例えば、スキャナ部２０７に自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）が搭載されている場合には、その情報を記憶保持する。また、ＭＦＰデバイス２０は、通常の複写機、或いはネットワークプリンタとしても機能するので、プリンタ部２０９、ネットワークインターフェース２１０が設けられている。

実施形態におけるＭＦＰデバイス２０は、通常の複写処理も行うことが可能であるが、それは公知の処理で行うものとし、ＭＦＰ２０のＣＰＵ２０１が実行する文書登録処理アプリケーションの処理の概要を図３のフローチャートに従って説明する。

まず、ステップＳ１０１において、ＩＣカードをカードリーダにセットし、原稿１０をスキャナ部２０７にセットし、開始ボタンを押下することを促すメッセージを操作パネル２０６に表示し、この操作をユーザに行わせる。操作パネル２０６の開始ボタンが押下されると、ＩＣカードリーダー２１にセットしたＩＣカード２２内の個人を特定できる電子証明書情報を読出し、スキャナ部２０７に対してプリスキャンを実行させることで、原稿１０上のマーカに埋められた設定情報を抽出する。プリスキャンして得られた原稿画像はＲＡＭ２０３に一時的に保存する。

次に、ステップＳ１０２において、上記のステップＳ１０１にて得られた設定情報に含まれる本スキャン時の読み取り条件情報を取得する。

次いで、ステップＳ１０３において、ステップＳ１０１において、ユーザがセットしたＩＣカード内の電子証明書の有効性をチェックする。ここで有効性が否定された場合には、有効性の確認ができなかった旨のエラー表示を行ない、後続処理は行わない。

次に、ステップＳ１０４において、ステップＳ１０１において得られた設定情報中のタイムスタンプサーバのアドレス（ＵＲＬ）を取得して、ＲＡＭ２０３に保存し、該当するタイムスタンプサーバに接続を試みる。タイムスタンプサーバは、電子文書（実施形態では、原稿画像）について、その入力日時を設定するためのサーバである。接続不可である場合には、タイムスタンプサーバへの接続が失敗した旨のエラー表示を行ない、後続処理は行わない。

次に、ステップＳ１０５において、ステップＳ１０１で設定情報に従って特定エリア情報を取得（詳細後述）し、ＲＡＭ２０３内に格納されたプリスキャン画像データ中に、該当する特定エリアに記載があるか否かを判定する。これは、原稿中に、必須の箇所に記載があるか否かを判定することを意味する。この記載が見当たらない場合は、必須項目への入力が無い旨のエラー表示を行ない、後続処理は行わない。

次に、ステップＳ１０６において、ファイルサーバ３０より取得したフォルダ構成（ユーザ毎に確保されているものとする）を、ＭＦＰデバイス２０にある表示パネル２０６上に表示し、ユーザはスキャンデータの格納場所を指定する。

次に、ステップＳ１０７において、ステップＳ１０２において取得したスキャン情報に従い、スキャナ部２０７を設定し、本スキャンを行う。この結果、スキャナ部２０７から出力された原稿画像データに対して、ステップＳ１０３乃至Ｓ１０５において取得した情報を元に処理を施す。

次に、ステップＳ１０８において、ステップＳ１０７により得られたスキャンデータを、ファイルサーバ３０中の、ユーザが指定したフォルダに格納すべく、送信する。

なお、本実施形態においては、ステップＳ１０２乃至該Ｓ１０５の処理がシリアルに実行されることとするが、ステップＳ１０２乃至該Ｓ１０５のステップの順番は問わず、異なるシーケンスで処理がされても良い。これは、ステップＳ１０２乃至該Ｓ１０６についても同様である。

以上、実施形態における処理概要を説明したが、次に、より詳細を説明する。

［埋め込み情報抽出処理（ステップＳ１０１）］
先ず、ステップＳ１０１の、原稿１０中の設定情報の抽出処理を図４のフローチャートに従って説明する。

ステップＳ１０１１において、ユーザは、ＭＦＰデバイス２０に接続されたＩＣカードリーダー２１に、個人を特定できる電子証明書を含んだＩＣカード２２を挿入する。ＭＦＰデバイス２０はＩＣカード２２の挿入を検出すると、ログインの要求であるものとし、文書登録システムのアプリケーションをＨＤＤ２０４からＲＡＭ２０３にロードし、実行する。この結果、アプリケーションは操作パネルの２０６の表示装置（タッチパネル）にユーザインターフェースを表示することになる。

なお、電子証明書は、先に説明したステップＳ１０７においてスキャンデータに対して電子署名を付加するために用いることを主な目的としているが、既知のＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ Ｋｅｙ Ｉｎｆｒａｓｔｒｕｃｔｕｒｅ）技術に基づき、ＭＦＰデバイス２０へのログイン認証機能として、また、サービスプロバイダが提供するファイルサーバ３０にある文書管理システムへのログイン認証機能として利用しても良い。

次に、ステップＳ１０１２において、ＣＰＵ２０１は、スキャナ情報管理部２０８に保存されたスキャナ部２０６の状態情報を取得し、ＲＡＭ２０３に一時的に格納する。ここで、スキャナ装置２０３の状態情報とは、スキャン部２０７が動作が可能であるか否か、またＡＤＦ（Auto Document feeder:自動原稿搬送装置）がアタッチされているのか否か、使用できるのか否かという情報を指す。なお、これら以外の情報を含んでいても構わない。スキャナ部２０７が動作不可の状態であると判断した場合には、これ以降の処理は行わない。

スキャナ部２０７が動作可能であると判定した場合には、次にステップＳ１０１３に進んで、本実施形態の文書登録アプリケーションを、ＨＤＤ２０４からＲＡＭ２０３にロードし、実行する。この結果、操作パネル２０６には、原稿をセットし、開始ボタンを押下することを促すメッセージと、そのＧＵＩを表示する。開始ボタンは、このＧＵＩにて表示されるボタンとするが、操作パネル２０６に物理的に設けられたボタンでも構わない。ユーザが、原稿１０をスキャナ部２０７にセットし、開始ボタンを押下すると、プレスキャンを実行する。このプレスキャンは、該原稿１０に埋め込まれたマーカーを読込むことをその目的としているので、読み取りモードはモノクロ、単純２値、解像度２００ｄｐｉのように設定する。つまり、それ以前に如何なる読み取りモードが設定されていたとしても、上記のようなモードで原稿を読み取る。ただし、これは一例であって、他の条件でも構わない。プレスキャンして得られた原稿画像データはＲＡＭ２０３に一時的に記憶する。

次に、ステップＳ１０１４において、ＲＡＭ２０３に格納されたプレスキャンによる画像データから、原稿１０に埋め込まれたマーカーの位置を検索する。これら検索技術は既知のものであって良い。ただし、マーカの検出に失敗した場合には、原稿が所定の形式の原稿ではないと判断して、その旨のエラー表示し、これ以降の処理は行わない。

そして、ステップＳ１０１５において、検索して得られたマーカー位置のイメージを元に、埋め込まれた設定情報の抽出を行う。設定情報には、本スキャンを実行するためのスキャン設定情報や、タイムスタンプを取得するためのタイムスタンプサーバの情報、電子証明書の有効性を確認するための情報、該原稿１０の特定のエリアを指定する情報を含むこととしているが、これら以外の情報を含んでいても構わない。

［スキャン設定取得処理（ステップＳ１０２）］
次に、図３におけるステップＳ１０２のスキャン設定情報の取得処理を、図５のフローチャートに従って説明する。

まず、ステップＳ１０２１において、ステップＳ１０１により抽出した設定情報に含まれるスキャン設定情報が、本スキャン時の設定情報を取得するためのＵＲＬを示しているか否か、或いは、本スキャン時の設定情報そのものを示しているのかを判断する。

ＵＲＬで記述されているのは、そのＵＲＬに従ったサーバ（原稿１０の製造元、或いは、原稿１０の電子保存を義務づける官公庁が設けたサーバ）にアクセスし、本スキャン時のスキャン設定情報を取得するためである。これにより、原稿１０にスキャン設定情報を固定で持ちつづけるよりも柔軟なシステムを構築できるし、ＵＲＬで良いので、スキャン設定情報の各種パラメータを記述する必要もなく、マーカーに埋め込む情報量を少なくできる。これは、マーカのサイズを小さくすることができることも意味する。

さて、ステップＳ１０２１にて、ＵＲＬではなく、本スキャン時の設定情報がマーカに格納されていると判断した場合には、ステップＳ１０２２に進んで、その本スキャン設定情報を取得し、ＨＤＤ２０４に一時的に保存すると共に、ＲＡＭ２０３にもその情報を格納する。なお、このＨＤＤ２０４に格納するデータは、原稿画像をファイルサーバ３０に送信するまでであり、送信が完了した場合には削除する。削除する意味は、次回の原稿読み取りの際に、ネットワークから最新の情報を取得するためである。

また、ステップＳ１０２１において、マーカに埋め込まれた本スキャン時の設定情報についての記載が、ＵＲＬであると判断した場合には、ステップＳ１０２３に進んで、ＨＤＤ２０４に、原稿１０に対応したスキャン設定情報が既に保存されていないか確認する。これは、複数の原稿を読込む場合に、それぞれの原稿毎のプレスキャン、マーカ位置の判定処理を省き、処理速度が遅くなることを避けるためである。ただし、スキャナにセットする原稿は同じ種類の原稿である必要ことが必要である。

ステップＳ１０２３にて、ＨＤＤ２０４に、既にスキャン設定情報が格納されていると判断した場合には、ステップＳ１０２４に進んで、ＨＤＤ２０４からスキャン設定情報を読み込み、ＲＡＭ２０３に格納する。

また、ステップＳ１０２３にて、ＨＤＤ２０４にスキャン設定情報が格納されていないと判断した場合には、ステップＳ１０２５に進み、ネットワークインターフェース２１０を介して、マーカに埋め込まれたＵＲＬのサーバにアクセスを行ない、接続ができるか否かを判断する。接続できない場合には、ステップＳ１０２６にて操作パネル２０６にエラー表示し、本処理を終える。ただし、ステップＳ１０２６のエラー表示処理を行った場合には、これ以降の処理は行わないようにするため、メインルーチン（図３）に実行不可を示す値を返す。

また、ステップＳ１０２５にて、ＵＲＬで示されたサーバにアクセスできた場合には、ステップＳ１０２７に進み、サーバから本スキャンに関する設定情報を取得し、ステップＳ１０２８で、取得した本スキャンのスキャン設定情報を、ＨＤＤ２０４及びＲＡＭ２０３に格納し、本処理を終える。

なお、上記では、本スキャンに関する設定情報は、原稿画像をファイルサーバ３０に送信した後は、削除するものとして説明したが、次のようにしても構わない。

先ず、ユーザが利用する原稿１０の種類と、そのＵＲＬを関連付けてＨＤＤ２０４に記憶保持する。そして、ＭＦＰデバイス２０は、ＨＤＤ２０４に格納されたＵＲＬで示されるサーバに定期的（例えば１週間に１回等）にアクセスし、最新の情報を取得し、保持する。この周期は、ユーザが本ＭＦＰデバイス２０に設定すれば良いであろう。

説明が前後するが、本スキャン時の設定情報には、原稿をカラー画像として読み取るか、モノクロとして読み取るかを示すカラーモード、読み取る際の階調数（階調画像か、単純２値画像か）、読み取り解像度、読み取り濃度、さらには、読み取った画像データのファイルフォーマット（ＪＰＥＧ、ＧＩＦ、Ｔｉｆｆ、ＢＭＰ等）の情報が含まれる。

［証明書の確認（ステップＳ１０３）］
次に、図３のステップＳ１０３における電子証明書の有効性の確認処理を、図６のフローチャートに従って説明する。

図３のステップＳ１０１において、ユーザがＩＣカードリーダー２１に挿入したＩＣカード２２から電子証明書の情報を取得することは既に説明した。

そこで、ステップＳ１０３１では、ネットワークインターフェース２１０を介して、ＩＣカード２２内の電子証明書内に記述されている有効期限（電子証明書内に記述されている）や、特定の認証サーバにアクセスし、ＣＲＬ（Ｃｅｒｔｉｆｉｃａｔｅ Ｒｅｖｏｃａｔｉｏｎ Ｌｉｓｔ）を取得し、失効した証明書であるか否かなどを確認する。なお、これら以外の内容より、該電子証明書の有効性を確認しても良い。

有効性が確認できた場合には、ステップＳ１０３２に進んで、原稿１０をスキャンし保存するにあたりスキャンデータに付加する電子署名に関して、その電子署名を作成するために用いる電子証明書の発行元（業者）が許可されているか否かを確認する。より詳細には、電子証明書には、その発行元のＵＲＬが記述されているので、その発行元のサーバにアクセスし、許可される電子証明書の発行元のリストを取得する。これにより、ＩＣカード２２にある該電子証明書と、許可される電子証明書の発行元のリストと比較し、許可されているか否かを確認する。

このように、許可される電子証明書の発行元のリストを認証サーバから取得することで、常に最新の情報を入手できる。なお、スキャン操作とは関係なく、定期的に該サーバにアクセスし、許可される電子証明書の発行元のリストを更新するようにしても構わない。

また、上記ステップＳ１０３１で、電子証明書の有効性が否定された場合、或いは、ステップＳ１０３２にて、電子証明書が、その発行元のリストで許可されていないと判定された場合、処理はステップＳ１０３３に進んで、操作パネル２０６にエラー表示し、ＦＰデバイス２０の操作パネル２０６にエラー表示する。なお、エラー表示した場合には、メインルーチン（図３）に、これ以降の処理が続行できない旨の情報を返す。

［特定エリアの記載確認（ステップＳ１０５）］
次に、図３のステップＳ１０５における原稿１０のプレスキャンして得られた画像データ（ＲＡＭ２０３に保持されている）中の、特定エリア（必須項目）に記載があるか否かの判定する処理を、図７のフローチャートに従って説明する。

まず、ステップＳ１０５１において、先のステップＳ１０１により抽出した設定情報中に、特定エリアに関する情報が、その座標位置情報として格納されているか、或いは、ＵＲＬ形式で記述されているかを判定する。特定エリア設定情報が座標位置情報で記述されていると判断した場合には、ステップＳ１０５２に進んで、ＲＡＭ２０３に格納されているプレスキャン原稿画像中の、該当する座標位置の情報を取得し、ＲＡＭ２０３及びＨＤＤ２０４に保存し、後述するステップＳ１０５７に進む。

また、ステップＳ１０５１にて、特定エリアに関する情報がＵＲＬ形式の情報であると判断した場合には、ステップＳ１０５３に進んで、ＨＤＤ２０４に特定エリアに関する情報が保存されているか否かを判断する。保存されていると判断した場合には、ステップＳ１０５４に進んで、その情報をＲＡＭ２０３に読込み、ステップＳ１０５７に進む。これにより、複数の原稿を読込む際に、ＵＲＬの記述に従ってサーバにアクセスすることを省略し、処理速度を高速化することが可能になる。

ステップＳ１０５３にて、ＨＤＤ２０４に、特定エリアに関する情報が保存されていないと判断した場合には、ステップＳ１０５５に進む。ここでは、取得したＵＲＬに従い、ネットワークインターフェース２１０を介して、原稿１０の発行元、もしくは、原稿１０の必須項目位置を管理しているサーバに接続を試み、アクセス可／不可を判定する。

アクセス不可と判定した場合には、ステップＳ１０５９にて、その旨を操作パネル２０６に表示し、本処理を終える。ただし、このステップＳ１０５９の処理を行った場合には、これ以降の処理を続行できない旨の情報をメインルーチンに返す。

また、ステップＳ１０５５にてアクセス可であると判断した場合には、ステップＳ１０５６に進んで、アクセス可となったサーバから、原稿１０の電子保存を義務づける官公庁が指示する特定エリアを示す設定情報（座標情報）を取得し、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０４に保存し、ステップＳ１０５７に進む。

ステップＳ１０５７では、プリスキャンして得られた原稿画像データ中の、ＲＡＭ２０３に格納された特定エリアに関する座標情報で示される座標領域に、何らかの記載があるか否かを判断する。この判断は、対象となる座標領域の濃度変化があるか否か等に基づいて判断すれば良いであろう。何も記載がないと判断した場合には、ステップＳ１０５９に進み、記入無しの旨のエラーメッセージを操作パネル２０６に表示する。この結果、未記入である場合には、ＯＣＲ等の複雑な処理が省ける分だけ、高速に記入漏れ等を判定することが可能になる。

また、ステップＳ１０５７において、特定エリアに対して、何らかの記入があると判断した場合には、ステップＳ１０５８に進んで、この座標領域に対してＯＣＲ処理を施し、ＯＣＲ処理結果をＲＡＭ２０３に格納し、本処理を終える。このＯＣＲ結果は、該原稿画像のインデックスとして用いるようにしてもよい。また、好適には、このＯＣＲ処理結果に基づいて、正しい記載が為されているか判断し、正しい記載が為されていないならばエラー通知するようにする。

［格納場所選択（ステップＳ１０６）］
次に、図３におけるステップＳ１０６の処理を、図８のフローチャートに従って説明する。この処理は、本スキャンで得られる原稿画像データのファイルサーバ３０内の格納先を設定するための処理である。なお、サービスプロバイダが提供するファイルサーバ３０は、ユーザ（或いは法人）毎に排他的に確保する領域を有し、無関係の第３者がそのフォルダをアクセスできないようにしているものとする。

先ず、ステップＳ１０６１において、ファイルサーバ３０からルートにあるフォルダ一覧（フォルダ構成情報）を取得し、それを操作パネル２０６にツリー構造で表示する。また、或るフォルダ内の下位にサブフォルダが存在する場合には、サブフォルダが存在することを識別可能に表示する。また、操作パネル２０６には、選択決定ボタン、サブフォルダの一覧を展開を指示するためのフォルダ展開ボタンも併せて表示する。

ユーザは操作パネル２０６に表示された中の、所望とするフォルダを選択し（選択されたフォルダはハイライト表示して、非選択フォルダを区別できるようにする）、選択決定ボタン、フォルダ展開ボタンのいずれかを押下することになる。

ここで、ステップＳ１０６２では、フォルダ展開ボタンが押下されると、処理はステップＳ１０６３に進んで、ファイルサーバ３０に対して、選択したフォルダの下位に位置するサブフォルダの構造情報を要求し、取得する。そして、ステップＳ１０６４にて、取得した構造情報に基づいて、操作パネル２０６において選択したフォルダの下位に位置するサブフォルダ一覧を表示し、ステップＳ１０６１に戻る。従って、ユーザは、ステップＳ１０６１にて、サブフォルダの中の所望とするものを選択することが可能になる。また、サブフォルダの下位に、更なるサブフォルダがある場合には、同様の処理を繰り返すことで、階層のサブフォルダを表示することになる。

また、ステップＳ１０６５にて、フォルダ選択決定ボタンが押下されたと判断した場合には、選択されたフォルダ（サブフォルダであることも有り得る）を、最終的な格納場所として決定し、本処理を終える。

［本スキャン（ステップＳ１０７）］
次に、図３のステップＳ１０７における本スキャン処理の詳細を、図９のフローチャートに従って説明する。なお、既に説明したように、ＲＡＭ２０３には、本スキャン時の設定情報が格納されていることに注意されたい。

先ず、ステップＳ１０７１において、ＣＰＵ２０１は、スキャナ情報管理部２０８からスキャナ情報を取得する。

次いで、ステップＳ１０７２にて、ＲＡＭ２０３に記憶された本スキャン時の設定情報に従って、読み取りモード、階調ビット数、読み取り濃度、解像度を設定し、スキャナ部２０６にセットされた原稿１０に対する本スキャンを実行する。この結果、読み取った原稿画像データはＲＡＭ２０３に一時的に格納する。

次に、ステップＳ１０７３では、本スキャンで読み取られた原稿画像データを、本スキャン時の設定情報で設定されたファイルフォーマットに変換し、ＨＤＤ２０４に一時的にファイルとして格納する。

次に、ステップＳ１０７４において、ステップＳ１０７３により得たファイルに対して、ステップＳ１０１（図３）で得られたＩＣカード内の電子証明書を用いて、電子署名を生成する。電子署名生成に関する技術は公知のものであり、例えば、ステップＳ１０７３により得られたファイルがＰＤＦである場合、ＰＤＦに電子署名を埋め込むことも可能であるし、電子署名情報を別ファイルとして生成しても良い。

次に、ステップＳ１０７５では、ステップＳ１０７３により得たファイル、もしくは該Ｓ１０７４により得た電子署名が埋め込まれたファイルに対して、ステップＳ１０４（図３）により、ＲＡＭ２０３に格納したタイムスタンプサーバ情報を用いてタイムスタンプサーバにアクセスし、タイムスタンプを生成する。タイムスタンプ技術は、ＲＦＣ３１６１に定義されているように公知のプロトコルであり、得られたタイムスタンプトークンをファイルに埋め込んでも良いし、別ファイルとして生成しても良い。

なお、ステップＳ１０７２乃至該Ｓ１０７６を介して得たスキャンデータのファイル、電子署名情報、およびタイムスタンプは該ＨＤＤ２０４に保存される。なお、ＲＡＭ２０３が大容量であれば、このＲＡＭに保存するようにしても良い。また、上記のステップＳ１０７４およびＳ１０７５の処理の順番は問わない。いずれが先に行われてもよいし、並列に処理がなされても良い。

［データを送信、保存（ステップＳ１０８）］
次に、図３のステップＳ１０８の処理について説明する。この処理は、ステップＳ１０７により得られた本スキャンで得られた文書画像データファイルおよび付加情報（電子署名、タイムスタンプ情報）を、先に説明したサービスプロバイダが提供するファイルサーバ内の指示されたフォルダに送信し、保存させる処理である。詳細を図１０のフローチャートに従って説明する。

まず、ステップＳ１０８１において、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０７により得た原稿画像データの画像ファイル、電子署名情報、タイムスタンプ、およびステップＳ１０６により得たユーザが指定した該サービスプロバイダが提供するファイルサーバの格納フォルダ名を収集する。この際、収集した情報を、ＲＡＭ２０３に一時保存しても良いし、ＨＤＤ２０４に保存しても構わない。

次に、ステップＳ１０８２において、ＣＰＵ２０１は、ネットワークインターフェース２１０を介して、ファイルサーバ３０とコネクションを確立する。そして、ステップＳ１０８１により得られた画像データファイル（原稿画像）、電子署名情報、タイムスタンプ、および格納場所情報をＲＡＭ２０３より取得し、格納場所情報で示されるファイルサーバ３０内のフォルダに格納するよう送信する。この際、画像ファイルと電子署名情報もしくはタイムスタンプは別ファイルとして送信しても良いし、ステップＳ１０７において示した通り、画像ファイルが所定の形式、例えばＰＤＦ形式のファイルであれば、そのＰＤＦファイルに電子署名情報もしくはタイムスタンプを埋め込んで、１ファイルとして送信しても良い。

ステップＳ１０８３は、ＭＦＰ２０の処理ではないが、サービスプロバイダが提供するファイルサーバ３０は、受信したファイルを、指示されたフォルダ内に保存する。

以上説明したように本実施形態によれば、財務や税務関係の書類（実施形態における原稿１０）を電子化して、サービスプロバイダ等が提供するサーバに保存する際、書類を読込む際の読み取り条件について、格別な知識がなくても、自動的に推奨される条件で読み取り、且つ、推奨されるファイル形式に電子化することができるようになる。また、サーバに保存する際には、自動的に電子署名やタイムスタンプ等の情報を付加することになるので、改ざん防止も可能となり、ユーザの操作に係る負担を軽減させることが可能になる。

＜第２の実施形態＞
図１１は、第２の実施形態における文書登録システムのシステム構成図である。

本第２の実施形態でも、設定情報がバーコード等のマーカーとして印字／付加された原稿１０と、本実施形態に係る文書登録システム用のアプリケーションプログラムがインストールされたＭＦＰデバイス２０、文書管理システムとして機能を持つサービスプロバイダ３０と、ユーザ管理を行うためのアクティブディレクトリサーバ４０がＬＡＮを介して接続されている。

本第２の実施形態では、各々がネットワークを介して接続されている場合について述べるが、インターネットを介して接続されていても構わない。また、ＭＦＰデバイス２０が一つのみ存在する場合について述べるが、複数台存在しても構わない。また、該サービスプロバイダ３０と該アクティブディレクトリサーバ３０が同一ＰＣ上に構成されていても構わない。

先に説明した第１の実施形態の文書登録システムと異なるのは、ＭＦＰデバイス２０に接続できるＩＣカードリーダー２１が存在しない点と、ＭＦＰデバイス２０、および該サービスプロバイダ３０は該アクティブディレクトリ４０により統一したユーザ管理（ＳＳＯ）がなされている点である。

これにより、ユーザは、ＭＦＰデバイス２０にログインする際に、ＩＣカードをＩＣカードリーダー２１に挿入してＭＦＰデバイス２０にログインするのではなく、本第２の実施形態に係る文書登録システム用のアプリケーションが、ＭＦＰデバイス２０にある操作パネル２０６に図示しないログインユーザーインターフェースを表示するため、該ユーザーインターフェースに直接入力を行う。

また、第１の実施形態に係る文書登録システムにおいては、ＩＣカード２２に電子証明書が存在したが、本第２の実施形態に係る文書登録システムにおいては、アクティブディレクトリサーバ４０においてユーザ毎の電子証明書の管理がなされている。これにより、ユーザはＩＣカードを携帯することなく、スキャンデータに電子署名を付加するための電子証明書を利用することが可能となる。なお、ＭＦＰデバイス２０のユーザインターフェースを介して、電子証明書をＭＦＰデバイス２０にユーザに関連付けて保存することも可能である。これにより、本第２の実施形態に係る文書登録システムにおいて、ＭＦＰデバイス２０、および該サービスプロバイダ３０が該アクティブディレクトリサーバ４０により統一したユーザ管理がなされていない環境であっても、スキャンデータに付加した電子署名よりユーザの特定を保証できる。

＜第３の実施形態＞
図１２は、本第３の実施形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。本実施形態でも、設定情報がバーコード等のマーカーとして印字／付加された原稿１０と、本実施形態に係る文書登録システム用のアプリケーションがインストールされたクライアントＰＣ５０と、文書管理システムとして機能を持つサービスプロバイダが提供するファイルサーバ３０がネットワークを介して接続されている。また、クライアントＰＣ５０はＵＳＢなどのケーブルを介して接続されたＩＣカードリーダ２１、およびコンシューマスキャナ６０と接続している。本第３の実施形態においては、各々がＬＡＮを介して接続されている場合について述べるが、インターネットを介して接続されていても構わない。また、該コンシューマスキャナ６０が一つのみ存在する場合について述べるが、複数台存在しても構わない。また、該コンシューマスキャナ６０とＩＣカードリーダ２１は、ＵＳＢ以外の媒体／方法を介して接続していても構わない。また、該コンシューマスキャナ６０と接続する媒体は、ＩＣカードリーダ２１以外にも、ユーザ個人を特定できる電子証明書を保存できるフロッピー（登録商標）、ＵＳＢメモリなどの媒体を接続できる形式であれば良い。

なお、本第３の実施形態においては、ＩＣカードなどにユーザ個人を特定できる電子証明書を保存することとしているが、クライアントＰＣ５０上で実行するアプリケーションによるユーザインターフェースを介して、電子証明書情報をユーザに関連付けて保存することも可能である。また、図示しないアクティブディレクトリサーバにより、該クライアントＰＣ５０、および該サービスプロバイダ３０統一したユーザ管理（ＳＳＯ）がなされている場合、該アクティブディレクトリサーバにおいてユーザ毎の電子証明書の管理がなされていれば、該クライアントＰＣ５０にユーザがログインした際に、スキャンデータに電子署名を付加するための電子証明書を利用することが可能となる。

既に説明した第１、第２の実施形態に係る文書登録システムと異なるのは、本第３の実施形態では、原稿１０を読み取るスキャナ装置がＭＦＰデバイスではなく、コンシューマスキャナを用いる点にある。本第３の実施形態に係る文書登録システムを実現するアプリケーションは、該クライアントＰＣ５０に存在する。これにより、ＭＦＰデバイスのような多くの機能を併せ持つ高価なスキャナ装置を用いることなく、既にユーザが有するＰＣやコンシューマスキャナ装置を用いて本実施の第３の形態に係るシステムを利用することができる。

以上説明したように本実施形態における文書登録システムによれば、原稿に印字／付加されたマーカーに埋め込まれたスキャン設定情報などに従い処理を実行するため、ユーザは詳細なスキャン条件を指定するという煩雑な作業を行うことなく、文書の改ざん防止を施したイメージデータを保存することができる。

また、本第１の実施形態に係る文書登録システムによれば、各種設定情報に関して、原稿に印字／付加されたマーカーに埋め込まれた情報のみを用いて行うだけでなく、ネットワークを介して存在するサーバより最新の情報を取得することが可能であるため、例えば、各官公庁が指定するガイドラインに更新があったとしても、柔軟に対応できる。

また、第１の実施形態に係る文書登録システムによれば、各種設定情報を外部から取得することができるため、原稿に印字／付加するマーカーに埋め込む情報量を抑えることができる。

また、実際に本スキャンを行う前に各処理工程で処理を実行可能か否かを判断するため、システムが途中でエラーを発生させて本スキャンが無駄になってしまうような状況を回避できる。更に、タイムスタンプサーバよりタイムスタンプを取得するたびに課金されるような構成であった場合にも、同様に無駄な課金を回避できる。

更に、第２の実施形態に係る文書登録システムによれば、ＩＣカードなどの媒体を携帯することなく、本実施の形態に係るシステムを利用することができる。

また、第３の実施形態に係る文書登録システムによれば、スキャナ装置として高価なＭＦＰデバイスではなく、安価なコンシューマスキャナを用いても本実施形態に係るシステムを構築することが可能となる。

なお、第３の実施形態での説明からも容易に理解できるように、その処理の多くは、原稿読み取り装置を必要とするものの、コンピュータプログラムによってその機能が実現できるものであるから、本発明はコンピュータプログラムをその範疇とする。また、通常、コンピュータプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ可読記憶媒体に格納されていて、システムにコピーもしくはインストールすることで実行可能になるわけであるから、当然、本発明はかかるコンピュータ可読記憶媒体をもその範疇とすることは明らかである。

実施形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。 実施形態に係る文書登録システムにおけるＭＦＰデバイスの一例を示すブロック構成図である。 実施形態に係る文書登録システムにおけるスキャンデータを登録する処理の流れを示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおける原稿より埋め込み情報の抽出処理の詳細を示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおける埋め込み情報に基づいて、本スキャンを実行するためのスキャン設定情報を取得する処理手順を示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおける電子証明書の有効性を確認するまでの処理手順を示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおけるプリスキャンしたスキャンデータの特定エリアに記載がなされているかを確認するまでの処理手順を示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおけるサービスプロバイダの格納場所を指定するまでの処理手順を示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおける本スキャンを実行し、処理を施すまでの処理手順を示すフローチャートである。 実施形態に係る文書登録システムにおけるスキャンデータファイルおよび付加情報を該サービスプロバイダのファイルサーバに格納するまでの処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。 第３の実施形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。

Claims (11)

1. ネットワーク接続手段と原稿を読み取る読取手段とを備え、読み取り対象の原稿の種類に対して要求される条件で読み取り、ネットワーク上の所定の装置に対して、読み取って得られた原稿画像データを、署名情報と共に登録する文書登録支援装置であって、
   ユーザを識別する識別情報を入力する入力手段と、
   前記原稿を所定の読取り条件で、前記読取手段で読取るプレスキャン手段と、
   該プレスキャン手段で得られた画像データ中に埋め込まれた埋め込み情報を抽出する抽出手段と、
   抽出された埋め込み情報に基づいて、前記原稿を読取り条件情報を取得する読取条件情報取得手段と、
   取得された読取り条件を設定し、前記読取手段で再度原稿を読取る本スキャン手段と、
   前記入力手段で入力された識別情報に基づいて電子署名情報を生成する生成手段と、
   生成された電子署名情報と前記本スキャン手段で得られた原稿画像データを、ネットワーク上の所定の装置に送信し登録する登録手段と
   を備えることを特徴とする文書登録支援装置。
2. 前記入力手段は、ユーザを識別する識別情報となる電子証明書情報を格納する記憶媒体から、前記電子証明書情報を入力することを特徴とする請求項１に記載の文書登録支援装置。
3. 更に、前記電子証明書情報の有効／無効を認定するサーバにアクセスし、無効であることを示す情報を受信した場合に、前記本スキャン手段による読み取り処理を禁止する手段を備えることを特徴とする請求項２に記載の文書登録支援装置。
4. 前記読取条件情報取得手段は、前記抽出手段で抽出された埋め込み情報に含まれるＵＲＬで指定されるサーバにアクセスし、読取条件情報を取得することを特徴とする請求項１に記載の文書登録支援装置。
5. 前記読取条件情報取得手段は、原稿をカラー／モノクロモードのいずれで読取るか、読取る際の階調レベル数、濃度、読取り解像度、並びに、読取った画像のデータフォーマットの情報を取得することを特徴とする請求項１又は４項に記載の文書登録支援装置。
6. 更に、タイムスタンプサーバにアクセスし、タイムスタンプサーバからタイムスタンプ情報を取得する手段を有し、
   前記登録手段は、取得したタイムスタンプ情報を含めて前記所定の装置に送信し登録することを特徴とする請求項１に記載の文書登録支援装置。
7. 更に、前記抽出手段で抽出された埋め込み情報に基づいて、記入必須となる特定エリアを示す情報を取得する特定エリア情報取得手段と、
   前記プレスキャン手段で得られた画像データ中の、前記記入必須項目位置に対する記入がなされているか否かを判定する手段と、
   記入必須項目への記入がないと判定した場合、前記本スキャン手段による読み取りを禁止する手段と
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書登録支援装置。
8. 前記特定エリア情報取得手段は、前記抽出手段で得られた埋め込み情報に含まれるＵＲＬで指定されるサーバにアクセスすることで、特定エリアを示す情報を取得することを特徴とする請求項７に記載の文書登録支援装置。
9. ネットワーク接続手段と原稿を読み取る読取手段とを備え、読み取り対象の原稿の種類に対して要求される条件で読み取り、ネットワーク上の所定の装置に対して、読み取って得られた原稿画像データを、署名情報と共に登録する文書登録支援装置の制御方法であって、
   ユーザを識別する識別情報を入力する入力工程と、
   前記原稿を所定の読取り条件で、前記読取手段で読取るプレスキャン工程と、
   該プレスキャン工程で得られた画像データ中に埋め込まれた埋め込み情報を抽出する抽出工程と、
   抽出された埋め込み情報に基づいて、前記原稿を読取り条件情報を取得する読取条件情報取得工程と、
   取得された読取り条件を設定し、前記読取手段で再度原稿を読取る本スキャン工程と、
   前記入力工程で入力された識別情報に基づいて電子署名情報を生成する生成工程と、
   生成された電子署名情報と前記本スキャン工程で得られた原稿画像データを、ネットワーク上の所定の装置に送信し登録する登録工程と
   を備えることを特徴とする文書登録支援装置の制御方法。
10. ネットワーク接続手段と原稿を読み取る読取手段とを備える情報処理装置が、読み取り対象の原稿の種類に対して要求される条件で読み取り、ネットワーク上の所定の装置に対して、読み取って得られた原稿画像データを、署名情報と共に登録する文書登録支援装置として機能するコンピュータプログラムであって、
    ユーザを識別する識別情報を入力する入力手段と、
    前記原稿を所定の読取り条件で、前記読取手段で読取るプレスキャン手段と、
    該プレスキャン手段で得られた画像データ中に埋め込まれた埋め込み情報を抽出する抽出手段と、
    抽出された埋め込み情報に基づいて、前記原稿を読取り条件情報を取得する読取条件情報取得手段と、
    取得された読取り条件を設定し、前記読取手段で再度原稿を読取る本スキャン手段と、
    前記入力手段で入力された識別情報に基づいて電子署名情報を生成する生成手段と、
    生成された電子署名情報と前記本スキャン手段で得られた原稿画像データを、ネットワーク上の所定の装置に送信し登録する登録手段
    として機能することを特徴とするコンピュータプログラム。
11. 請求項１０に記載のコンピュータプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ可読記憶媒体。

Images