JP2006277375A - 会社間電子取引システム、会社間電子取引方法及び会社間電子取引プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 効率的かつ迅速にグループ会社間取引を行なうことができる会社間電子取引システム、会社間電子取引方法及び会社間電子取引プログラムを提供する。
【解決手段】 グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、受注担当者端末１１において売上・受注処理、請求担当者端末１２において請求処理が行なわれた場合、発注担当者端末３１にメール送信する。そして、管理コンピュータ２１は、この請求についての売掛金、未払費用の計上を行なう。更に、検収担当上司端末３２から請求識別子を含む検収承認完了指示を受信した場合、管理コンピュータ２１は、仮勘定から本勘定に変更する。更に、検収されなかった場合、管理コンピュータ２１は、取消・赤データを生成する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、会計管理システムに対する入力・照会を支援する技術に関し、複数の会社間の取引、特にグループ企業会社間の取引において、グループ全体の電子取引を行なう際の決算処理の迅速化を図る技術に関する。

今日、インターネットを介しての電子商取引が活発に行なわれている。更に、この電子商取引は、社内においても利用されている。例えば、電子商取引における商品やサービスの発注を効果的に行なうことができる発注管理方法及び発注管理プログラムが開示されている（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１に記載の技術では、管理コンピュータは、受注サーバから送信された商品のカタログを表示するカタログ表示データを受信し、そのカタログに掲載された商品の一部を削除した社内カタログを業務端末に表示させる。そして、管理コンピュータは、その社内カタログに掲載された商品について、業務端末での発注入力に基づく発注依頼データを受信し、発注情報を発注情報記憶部に記録する。そして、管理コンピュータは、その発注情報に基づいて生成した発注データに、ユーザ情報記憶部から抽出したユーザＩＤ及びパスワードを設定し、受注サーバに送信する。このため、端末からの発注依頼データに基づいて受注サーバに発注データを送信する場合に、特定のユーザに対する発注データとして送信することができる。

また、複数の組織間で発生した取引の債権債務の履行を行なう際に、取引の検収行為等が人手に委ねられている場合、人為的なミスの発生や担当者の請求書の放置等が生じる場合がある。このため、債権者の債権の回収遅れが発生し、資金の回転が悪くなるという不具合を解消するための売買取引支援システム及び売買取引支援プログラムに関する技術も開示されている（例えば、特許文献２参照。）。売買取引支援システムは、少なくとも債務者を識別する情報を含む債権情報を記憶する記憶手段と、債権者システム及び債務者システムとの通信手段と、これら各手段の動作を制御する処理手段とを備える。そして、処理手段が債権者システムから通信手段を介して債務者を識別する情報を含む債権情報を取得し、その債権情報を記憶手段に記憶する。さらに、債務者システムから債務者を識別する情報を取得し、その情報を含む債権情報を記憶手段から読み出す。その読み出した債権情報に基づく支払金額を、通信手段を介して債務者システムへ送信する。例えば同一企業グループの関連会社間等で行われる複数の取引の債権情報を一元管理することで、債務者は任意の時に売買取引支援システムにアクセスすれば債務者に債権情報が提供される。債務者はその債権情報に従って各自の債務を履行すれば良い。従って、債務者は債務履行を迅速に行なうことが可能となり、債権者の債権の回収遅れの問題もある程度解決され、消し込み処理を速やかに行うことが可能となる。
特開２００４−１０２７７６号公報（第１頁） 特開２００３−２１６８８１号公報（第１頁）

今日、グループを一会社と捉え、グループ各社を管理上は一会社の一組織のように扱うグループ・ワンカンパニーを目指す場合がある。また、このような経理管理においては、各社、各部門、各業務機能の個別最適より全体最適（グループ最適）を重視する。更に、業務システムのみならず会計帳簿まで取引の記帳を日次で行なうリアルタイム（日次）指向がある。このように、グループでの経理業務の効率化による「ローコスト」化と、決算の早期化による意思決定支援とＩＲ（Investors Relation）の充実を図るための「スピー
ド」化とが要求されている。

しかし、グループ連結決算の現状においては、各社間の債権債務の照合作業に各社において多くの時間がかかっており、多くの工数と時間を必要としている。東京証券取引所からの要請もあり、決算発表短縮も急務である。特に、グループ規模が大きい場合は問題である。

この問題に対して、上述のように請求会社（債権）と支払会社（債務）の双方の情報の共有化により対応を行なっている。しかし、この場合においても、情報を交換するためのタイムラグやデータ不整合が問題になる場合がある。すなわち、相互に確認を行なうための時間遅れや、データに不整合がある場合の調整に手間取ることがある。

また、支払会社（債務）側での部門コードや勘定等、支払会社での経理データ（支払計上会計データ）を計上するためのデータ設定に時間がかかってしまう場合もある。上述の技術では、これらの課題の解決方法には触れられていない。

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、効率的かつ迅速にグループ会社間取引を行なうことができる会社間電子取引システム、会社間電子取引方法及び会社間電子取引プログラムを提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、請求会社から支払会社に対する請求データを記録する請求データ記憶手段と、請求会社端末と支払会社端末とに接続される管理コンピュータとを備えた会社間電子取引システムであって、前記管理コンピュータが、前記請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう請求会社会計手段と、この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう支払会社会計手段と、前記支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する検収手段とを備えたことを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の会社間電子取引システムにおいて、前記会社間電子取引システムは、社員識別子と連絡先とに関するデータを関連付けて記録した社員管理データ記憶手段を更に備え、前記請求会社端末から受信する請求データには、支払会社の発注担当者を特定する社員識別子に関するデータを含み、前記管理コンピュータが、発注担当者を特定する社員識別子に基づいて、前記社員管理データ記憶手段から連絡先を抽出し、請求データの登録を通知することを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の会社間電子取引システムにおいて、前記請求データ記憶手段には、請求データの登録日と、検収完了時に記録するステータスとに関するデータが更に記録され、前記管理コンピュータが、ステータスに基づいて未検収の請求データを抽出し、前記登録日から所定期間の経過した請求データを特定し、この請求データに関する請求会社端末又は支払会社端末の少なくとも一方に、検収に関する通知を送信することを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の会社間電子取引システムにおいて、前記管理コンピュータが、前記ステータスに基づいて未検収の請求データを抽出し、前記登録日から更に所定期間の経過した請求データを特定し、この請求データに関する金額を相殺する請求データを生成することを要旨とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１つに記載の会社間電子取引システムにおいて、前記会社間電子取引システムは、自動検収登録対象の請求データを特定するための自動検収登録データ記憶手段を更に備え、前記請求会社端末から受信した請求データが、前記自動検収登録データ記憶手段に登録されている場合、前記管理コンピュータが、前記仮勘定を本勘定に変更する処理を更に実行することを要旨とする。

請求項６に記載の発明は、請求会社から支払会社に対する請求データを記録する請求データ記憶手段と、請求会社端末と支払会社端末とに接続される管理コンピュータとを備えた会社間電子取引システムを用いて、会社間電子取引を支援する方法であって、前記管理コンピュータが、前記請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう請求会社会計段階と、この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう支払会社会計段階と、前記支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する検収段階とを備えたことを要旨とする。

請求項７に記載の発明は、請求会社から支払会社に対する請求データを記録する請求データ記憶手段と、請求会社端末と支払会社端末とに接続される管理コンピュータとを備えた会社間電子取引システムを用いて、会社間電子取引を支援するプログラムであって、前記管理コンピュータを、前記請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう請求会社会計手段と、この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう支払会社会計手段と、前記支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する検収手段として機能させることを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、この請求金額について請求会社の会計データが生成されるので、速やかに、請求会社の会計計上を行なうことができる。この請求金額について、同一の請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データが生成されるので、支払会社についても、速やかに不整合のない会計計上を行なうことができる。そして、検収が行なわれた場合には仮勘定を本勘定に変更し、最終的に会計管理を行なうことができる。

本発明によれば、発注担当者を特定する社員識別子に基づいて、社員管理データ記憶手段から連絡先を抽出し、請求データの登録を通知することも可能である。これにより、発注を行なった社員が速やかに検収を行なうことができる。

本発明によれば、請求データのステータスに基づいて未検収の請求データを抽出し、登録日から所定期間の経過した請求データを特定し、この請求データに関する請求会社端末又は支払会社端末の少なくとも一方に、検収に関する通知を送信する。このため、検収を促進することができる。

本発明によれば、ステータスに基づいて未検収の請求データを抽出し、登録日から所定期間の経過した請求データを特定し、この請求データに関する金額を相殺する請求データを生成する。これにより、担当者に負担をかけることなく、請求の是正を行なうことができる。

本発明によれば、請求会社端末から受信した請求データが、自動検収登録データ記憶手段に登録されている場合、管理コンピュータが仮勘定を本勘定に変更する。このため、担
当者に負担をかけることなく、迅速に検収を行なうことができる。

本発明によれば、効率的かつ迅速にグループ会社間取引を行なうことができる会社間電子取引システム、会社間電子取引方法及び会社間電子取引プログラムを提供する。

以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図８を用いて説明する。本実施形態では、発注を行なったグループ会社と、それを受注した他のグループ会社との間において、費用の請求・支払管理を行なうための会社間電子取引システム、会社間電子取引方法及び会社間電子取引プログラムとして説明する。ここでは、債権側（受注したグループ会社）の請求データを、一つのシステムに読み込ませる。更に、債務側（発注を行なったグループ会社）の支払データが同時期に生成される。そして、会計上、債権側には、「売掛金／売上」、債務側には、「仮勘定（資産）／未払金」が計上される。

図１に示すように、本実施形態の会社間電子取引方法では、会社間電子取引システムとしてのグループ会社間取引管理システム２０を用いる。このグループ会社間取引管理システム２０は、受注担当者の入力、請求担当者の請求処理、検収処理、検収承認処理を管理するコンピュータシステムである。このグループ会社間取引管理システム２０は、管理コンピュータ２１を備える。管理コンピュータ２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段等を備える。このグループ会社間取引管理システム２０は、後述する処理（請求会社会計段階、支払会社会計段階、検収段階等を含む処理）を行なう。このための会社間電子取引プログラムを実行することにより、管理コンピュータ２１は、特許請求の範囲に記載の請求会社会計手段、支払会社会計手段、検収手段等として機能する。

この請求会社会計手段は、請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう。支払会社会計手段は、この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう。検収手段は、支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する。

このグループ会社間取引管理システム２０は、請求データ記憶手段としての請求データ記憶部２２、社員管理データ記憶手段としての社員管理データ記憶部２３及び自動検収登録データ記憶手段としての自動検収登録データ記憶部２４を備える。

この請求データ記憶部２２には、図２に示すように受注会社により行なわれた請求を管理するための請求データ２２０が格納される。この請求データ２２０は、請求会社の受注担当者により入力され、請求処理がなされた場合に記録される。図２に示すように、請求データ２２０は、請求識別子、請求会社識別子、支払会社識別子、発注識別子、品名、金額、登録日、請求会社担当者識別子、支払会社担当者識別子及びステータスに関するデータを含んで構成される。

請求識別子データ領域には、各請求を識別するためにユニークに割り振られた識別子に関するデータが記録される。
請求会社識別子データ領域には、受注に対して請求を行なった会社（請求会社）を識別するための識別子（例えば、会社コード）に関するデータが記録される。

支払会社識別子データ領域には、発注を行ない、請求に対して支払を行なう会社（支払
会社）を識別するための識別子（例えば、会社コード）に関するデータが記録される。
発注識別子データ領域には、各発注を特定するためにユニークに割り振られた識別子に関するデータが記録される。

品名データ領域には、発注が行なわれ、請求の対象となっている内容（品名）に関するデータが記録される。
登録日データ領域には、この請求が行なわれた日付に関するデータが記録される。

金額データ領域には、この請求に関する金額に関するデータが記録される。なお、金額データ領域にはマイナス値を記録することも可能である。例えば、請求処理後に請求を取り消す場合である。

請求会社担当者識別子データ領域には、この請求を行なった請求会社の担当者を特定するために割り振られた識別子（例えば、社員コード）に関するデータが記録される。
支払会社担当者識別子データ領域には、この発注を行なった支払会社の担当者を特定するために割り振られた識別子（例えば、社員コード）に関するデータが記録される。

ステータスデータ領域には、この請求の進捗状況に関するデータが記録される。このステータスには、「受注」、「未検収」、「検収」、「検収承認」を特定するためのフラグが記録される。

社員管理データ記憶部２３には、図３に示すように、各グループ企業に属する社員情報に関する社員管理データ２３０が格納されている。この社員管理データ２３０は、各会社の社員が登録された場合に記録される。社員管理データ２３０は、会社識別子、部門識別子、担当者識別子、パスワード、連絡先アドレスに関するデータを含んで構成される。

会社識別子データ領域や部門識別子データ領域には、この社員が属する会社や部門を特定するために割り振られた識別子（会社コードや部門コード）に関するデータが記録される。

担当者識別子データ領域には、社員を特定するために割り振られた識別子（社員コード）に関するデータが記録される。
パスワードデータ領域には、この社員が本システムを利用するためにログインする場合に用いる認証用データが記録される。
連絡先アドレスデータ領域には、この社員に連絡を行なう場合に用いる連絡先（電子メールアドレス）に関するデータが記録される。

自動検収登録データ記憶部２４には、図４に示すように、自動検収を行なう請求を特定するための自動検収登録データ２４０が格納されている。この自動検収登録データ２４０は、支払会社側の担当者により設定され、その上長により承認された場合に記録される。自動検収登録データ２４０は、自動検収が承認された発注識別子に関するデータを含んで構成される。この発注識別子データ領域には、予め請求者会社の担当者と支払会社の担当者間で合意され、担当者による検収の必要性がない請求に関する発注識別子が記録される。この発注においては、納期、価格、仕分けが確定されて、支払会社側の上長により承認されている発注が対象になる。

また、グループ会社間取引管理システム２０は会計管理システム４０に接続される。この会計管理システム４０は、各会社の会計管理を行なうためのコンピュータシステムである。この会計管理システム４０は勘定元帳データ記憶部４２を備える。勘定元帳データ記憶部４２には、図５に示すように勘定元帳データ４２０が格納されている。この勘定元帳
データ４２０は、会計管理システム４０に直接入力された場合や、グループ会社間取引管理システム２０から各種会計データを受信した場合に記録される。勘定元帳データ４２０は、本システムを利用するグループ会社の会社識別子毎に、会社借方データや貸方データを含んで構成される。

会社識別子データ領域には、この勘定元帳に関する会社を識別するための識別子（例えば、会社コード）に関するデータが記録される。
借方データ領域には、資産や費用に関するデータが記録される。資産データには、現金、受取手形、売掛金、未収金、有価証券、建物、機械、土地等に関するデータが含まれる。費用データには、仕入、外注費、人件費、役員報酬、消耗品費、交際費等に関するデータが含まれる。

貸方データ領域には、負債や資本、収益に関するデータが記録される。負債データには、支払手形、借入金、買掛金、未払金等に関するデータが含まれる。資本データには、資本金、資本剰余金、利益剰余金等に関するデータが含まれる。収益データには、売上、資産売却益、雑収入等に関するデータが含まれる。

更に、会計管理システム４０は資金決済システム５０に接続される。この資金決済システム５０は、キャッシュマネージメント（ＣＭＳ）を管理する。
更に、グループ会社間取引管理システム２０には、ネットワークを介して受注担当者端末１１、請求担当者端末１２、発注担当者端末３１、検収担当上司端末３２が接続されている。各端末（１１、１２、３１、３２）は、各担当者が利用するコンピュータ端末であり、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段等を有し、グループ会社間取引管理システム２０との間でデータの送受信を行なう。

請求企業の受注担当者端末１１は、受注担当者による売上や受注処理入力を行なうための端末である。請求担当者端末１２は、受注担当者によって入力された売上や受注処理入力に対する請求処理に用いられる端末である。

一方、支払企業の発注担当者端末３１は、発注に対しての納品の検収を行なう場合に用いる端末である。検収担当上司端末３２は、発注を行なった各担当者の検収に対しての承認を行なうための端末である。本実施形態では、発注担当者の上長が承認を行なう。

次に、上記のグループ会社間取引管理システム２０を用いて、グループ会社間の取引に関する管理手順を説明する。ここでは、請求・検収処理（図６、７）と検収確認処理（図８）とに分けて説明する。

（請求・検収処理）
まず、発注者からの依頼を受注した受注担当者は、受注担当者端末１１を用いて、依頼先に請求を行なうための売上ファイルを作成する。この売上ファイルは、発注会社識別子（支払会社識別子）、発注識別子、品名、金額、請求会社担当者識別子及び発注会社担当者識別子（支払会社担当者識別子）に関するデータを含んで構成される。そして、ファイル作成を完了した場合、受注担当者は、グループ会社間取引管理システム２０に受注した売上を登録するための処理を行なう。

この場合、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、図６、７に示すように売上・受注処理を行なう（ステップＳ１−１）。具体的には、受注担当者は、受注担当者端末１１を用いて、グループ会社間取引管理システム２０にログイン要求を送信する。このログイン要求は、受注担当者端末１１に記憶された企業識別子、受注担当者が入力した担当者識別子、パスワードに関するデータを含む。ログイン要求を受信した
グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、社員管理データ記憶部２３を用いてユーザ認証を行なう。そして、ユーザ認証の完了後、管理コンピュータ２１は、受注担当者端末１１に売上・受注画面データを提供する。受注担当者は、この画面を通じて、受注ファイルを請求データとしてグループ会社間取引管理システム２０に入力する。受注担当者端末１１から受注ファイルを取得した管理コンピュータ２１は、この請求データを請求データ記憶部２２に記録する。この場合、請求データ２２０における請求会社担当者識別子としてログインを行なった担当者の識別子を記録し、ステータスとして「受注」フラグを記録する。

次に、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、請求処理を行なう（ステップＳ１−２）。ここでは、請求担当者端末１２に対して請求データの記録に関する通知を行なう。請求担当者は、請求担当者端末１２を用いて、グループ会社間取引管理システム２０にログイン要求を送信する。このログイン要求は、請求担当者端末１２に記憶された企業識別子、請求担当者が入力した担当者識別子、パスワードに関するデータを含む。ログイン要求を受信したグループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、社員管理データ記憶部２３を用いてユーザ認証を行なう。そして、ユーザ認証の完了後、管理コンピュータ２１は、請求担当者端末１２に対して請求内容確認画面データを提供する。請求担当者は、請求担当者端末１２において請求内容確認画面を確認し、請求識別子を特定して請求指示を入力する。この画面を通じて、請求担当者端末１２から、請求識別子を含む請求指示を受信した管理コンピュータ２１は、請求データ記憶部２２に記録された請求データ２２０の登録日を記録し、更にステータスとして「請求」フラグを記録する。

次に、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、請求処理の行なわれた請求データについて、支払会社の担当者にメール送信する（ステップＳ１−３）。この場合、管理コンピュータ２１は、請求データ２２０に含まれる支払会社識別子、支払会社担当者識別子に基づいて、社員管理データ記憶部２３から連絡先アドレスを抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、検収を促すためのメールを、このアドレスに送信する。更に、管理コンピュータ２１は、請求データ２２０におけるステータスとして「未検収」フラグを記録する。

次に、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、売掛金の計上を行なう（ステップＳ１−４）。この場合、図７に示すように、管理コンピュータ２１は、売掛モジュールＡＲ（Account Receivableモジュール）に対して「売掛金／売上」データを提供する。このデータは、会計管理システム４０は、勘定元帳データ記憶部４２において請求会社の勘定元帳データ４２０に記録される。

更に、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、未払費用の計上を行なう（ステップＳ１−５）。この場合、図７に示すように、管理コンピュータ２１は、買掛モジュールＡＰ（Account Payable モジュール）に対して「仮資産勘定／未払費用」データを提供する。この場合、ステップＳ１−４における「売掛金／売上」と同額の「仮資産勘定／未払費用」の計上を行なう。このデータは、会計管理システム４０は、勘定元帳データ記憶部４２において支払会社の勘定元帳データ４２０に記録される。

次に、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、この請求が自動検収の対象かどうかを確認する（ステップＳ１−６）。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求データ記憶部２２に記録された請求データ２２０の発注識別子が、自動検収登録データ記憶部２４に記録されているかどうかを確認する。

そして、自動検収登録データ記憶部２４に記録されておらず、自動検収の対象でない場
合（ステップＳ１−６において「ＮＯ」の場合）、管理コンピュータ２１は、検収確認処理を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、管理コンピュータ２１は、必要に応じて、後述する検収確認処理を実行しながら、支払企業の発注担当者による検収を待機する。一方、自動検収登録データ記憶部２４に記録されており、自動検収の対象の場合（ステップＳ１−６において「ＹＥＳ」の場合）、後述するステップステップＳ１−７，８はスキップされる。

検収を完了した場合、発注担当者は、発注担当者端末３１を用いて、グループ会社間取引管理システム２０にログイン要求を送信する。このログイン要求は、発注担当者端末３１に記憶された企業識別子、発注担当者が入力した担当者識別子、パスワードに関するデータを含む。ログイン要求を受信したグループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、社員管理データ記憶部２３を用いてユーザ認証を行なう。そして、ユーザ認証の完了後、管理コンピュータ２１は、発注担当者端末３１に検収確認画面データを提供する。発注担当者は検収確認画面を確認し、請求識別子を特定して検収完了を入力する。この画面を通じて、発注担当者端末３１から、請求識別子を含む検収完了指示を受信した管理コンピュータ２１は、請求データ２２０のステータスに、「検収」に関するフラグが記録される。

そして、管理コンピュータ２１は、検収担当上司端末３２に検収承認の依頼データを送信する。この場合、管理コンピュータ２１は、請求データ２２０の支払会社担当者識別子に基づいて、社員管理データ記憶部２３を用いて、この支払会社担当者の所属部門を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、この部門識別子に関連付けられた上長の連絡先アドレスを、社員管理データ記憶部２３から抽出し、検収承認を促すためのメールを送信する。

このメールを受けた検収担当上司は、検収担当上司端末３２を用いて、グループ会社間取引管理システム２０にログイン要求を送信する。このログイン要求は、検収担当上司端末３２に記憶された企業識別子、検収担当上司が入力した担当者識別子、パスワードに関するデータを含む。ログイン要求を受信したグループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、社員管理データ記憶部２３を用いてユーザ認証を行なう。そして、ユーザ認証の完了後、管理コンピュータ２１は、検収担当上司端末３２に検収承認画面データを提供する。検収担当上司は検収承認画面を確認し、請求識別子を特定して検収承認を入力する。この場合、この画面を通じて、一つの請求を複数の支払に分割したり、複数の請求を一つの請求に統合したりすることも可能である。

そして、検収担当上司端末３２から請求識別子を含む検収承認完了指示を受信した場合（ステップＳ１−８において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、仮勘定から本勘定に変更する（ステップＳ１−９）。この場合、まず、管理コンピュータ２１は、請求データ記憶部２２に記録された請求データ２２０のステータスとして「検収承認」フラグを記録する。そして、管理コンピュータ２１は、図７に示すように、一般会計モジュールＧＬ（General Ledger）を通じて「経費／仮資産勘定」データ又は「貯蔵品／仮資産勘定」データを提供する。このデータは、会計管理システム４０は、勘定元帳データ記憶部４２において支払会社の勘定元帳データ４２０に記録される。なお、自動検収の対象の場合（ステップＳ１−６において「ＹＥＳ」の場合）も、このステップＳ１−９が行なわれる。一方、承認処理がなされない場合（ステップＳ１−８において「ＮＯ」の場合）、管理コンピュータ２１は、請求・検収処理を終了する。

（検収確認処理）
次に、図８を用いて、検収確認処理を説明する。
まず、管理コンピュータ２１は、請求データ記憶部２２を用いて未検収の請求データを
特定する（ステップＳ２−１）。本実施形態では、管理コンピュータ２１は、請求データ記憶部２２から、ステータスが「未検収」となっている請求データ２２０を抽出する。そして、抽出した請求データ２２０の登録日に基づいて、登録日からの経過日数を算出する。

そして、管理コンピュータ２１は、経過日数が第Ｘ営業日を経過しているかどうかを確認する（ステップＳ２−２）。例えば、この第Ｘ営業日としては第３営業日を用いる。第Ｘ営業日を経過していない場合（ステップＳ２−２において「ＮＯ」の場合）、管理コンピュータ２１は、以下のステップをスキップし、後述するステップＳ２−８にジャンプする。

第Ｘ営業日を経過している場合（ステップＳ２−２において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、経過日数が第Ｙ営業日（１ヵ月＞第Ｙ営業日＞第Ｘ営業日）を経過しているかどうかを確認する（ステップＳ２−３）。経過日数が、第Ｘ営業日〜第Ｙ営業日に該当する場合（ステップＳ２−３において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は支払会社の担当者に督促メールを送信する（ステップＳ２−４）。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求データ２２０の支払会社担当者識別子に基づいて、この支払会社担当者識別子を含む社員管理データ２３０を社員管理データ記憶部２３から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、この社員管理データ２３０の連絡先アドレスを特定し、検収を促すためのメールを、このアドレスに送信する。

一方、第Ｘ営業日〜第Ｙ営業日に該当しない場合（ステップＳ２−３において「ＮＯ」の場合）、管理コンピュータ２１は、経過日数が１ヵ月（取消期限）を経過しているかどうかを確認する（ステップＳ２−５）。第Ｙ営業日〜１ヵ月の場合（ステップＳ２−５において「ＮＯ」の場合）、管理コンピュータ２１は、請求会社の担当者に未検収確認メールを送信する（ステップＳ２−６）。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求データ２２０の請求会社担当者識別子に基づいて、この請求会社担当者識別子を含む社員管理データ２３０を社員管理データ記憶部２３から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、この社員管理データ２３０の連絡先アドレスを特定し、未検収の確認を促すためのメールを、このアドレスに送信する。

一方、１ヵ月（取消期限）を経過していても検収されなかった場合（ステップＳ２−５において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、取消・赤データを生成する（ステップＳ２−７）。この場合、管理コンピュータ２１は、この請求データ２２０のステータスに「取消」フラグを記録する。更に、この請求データ２２０に対する赤データを生成し、請求データ記憶部２２に記録する。この赤データは、検収されなかった請求データ２２０において、金額を相殺するための金額（マイナス金額）を記録した請求データ２２０である。なお、予め請求者会社の担当者と支払会社の担当者間で合意されている場合には、自動検収登録データ記憶部２４に、この赤データの発注識別子が記録される。

そして、管理コンピュータ２１は、すべての未検収の請求データについて検収確認処理を繰り返す（ステップＳ２−８において「ＮＯ」）。

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、請求処理が行なわれた場合、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、売掛金の計上を行ない（ステップＳ１−４）、未払費用の計上を行なう（ステップＳ１−５）。この仮勘定は、事後の検収処理（ステップＳ１−９）により本勘定に変更される。このため、請求会社からの請求に基づいて、請求会社、支払会社の会計の計上が行われるので、債権債務照合を不要にして労力の軽減を図ることができる。また、請求データに基づいて、請求会社の売掛金の計上、支払会社の未払費用
の計上が行われるので、両者の不整合を防止することができる。

また、会社毎に債権／債務システムを設けた場合、請求書の送付やデータの登録等のタイムラグを生じるが、上記実施形態では請求に基づき会計計上が行なわれるため、リアルタイムで。それぞれの処理状況等の情報を共有することができる。したがって、月次締時間のぎりぎりでも計上が可能である。

・ 上記実施形態では、売掛金の計上や未払費用の計上の後で検収処理が行なわれる（ステップＳ１−７）。すなわち、会計処理と検収処理とが分けて行なわれる。このため、月次の会計処理のために短時間で検収処理を行なう必要もなく、より確実な検収を行なうことができる。

・ 上記実施形態では、自動検収登録データ記憶部２４には、自動検収を行なう請求を特定するための自動検収登録データ２４０が格納されている。そして、自動検収の対象の場合（ステップＳ１−６において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、仮勘定から本勘定に変更する（ステップＳ１−９）。これにより、予め確定している請求は、担当者の手を煩わすことなく、検収を行なうことができる。

・ 上記実施形態では、検収が行われなかった請求データ２２０について、管理コンピュータ２１は、取消・赤データを生成する（ステップＳ２−７）。この場合、管理コンピュータ２１は、この請求データ２２０のステータスに「取消」フラグを記録する。更に、この請求データ２２０に対する赤データを生成し、請求データ記憶部２２に記録する。この赤データは、検証されなかった請求データ２２０の金額をマイナスに設定した請求データ２２０である。これにより、実態に合わない請求処理を是正することができる。換言すれば、支払会社の検収には１カ月という時間的猶予を与えることができる。

・ 上記実施形態では、社員管理データ記憶部２３には、各グループ企業に属する社員情報に関する社員管理データ２３０が格納されている。社員管理データ２３０は、会社識別子、部門識別子、担当者識別子、パスワード、連絡先アドレスに関するデータを含んで構成される。そして、アクセス毎にユーザ認証が行われる。また、会計管理システム４０は、各会社の会計管理を行なうためのコンピュータシステムである。この会計管理システム４０は勘定元帳データ記憶部４２を備える。勘定元帳データ記憶部４２には、グループ会社の会社識別子毎に、会社借方データや貸方データを含んで構成される勘定元帳データ４２０が記録される。これにより、会社毎に債権／債務システムを持つ場合に比べて、コストパフォーマンスよく、会計管理を行なうことができる。

・ 上記実施形態では、グループ会社間取引管理システム２０には、ネットワークを介して受注担当者端末１１、請求担当者端末１２、発注担当者端末３１、検収担当上司端末３２が接続されている。そして、各端末（１１、１２、３１、３２）とグループ会社間取引管理システム２０との連携により、請求・支払処理が行なわれる。これにより、グループ各社間での紙での請求書のやりとりを廃止することができ、紙を扱う為の工数（起票・郵送・開封・チェック・保管）やそれに伴うコストを削減することができる。

・ 上記実施形態では、経過日数が所定日数以上になった場合（ステップＳ２−３において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、支払会社の担当者に督促メールを送信する（ステップＳ２−４）。これにより、支払会社の発注担当者に対して検収処理を促すことができる。更に所定日数が経過した場合（ステップＳ２−５において「ＮＯ」の場合）、管理コンピュータ２１は、請求会社の担当者に未検収確認メールを送信する（ステップＳ２−６）。これにより、請求会社の受注担当者に対して検収状況の確認を促すことができる。従って、確実な検収を促進することができる。

・ 上記実施形態では、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、請求処理の行なわれた請求データについて、支払会社の担当者にメール送信する（ステップＳ１−３）。従来は、請求書を受け取った会社は、社員毎に分配作業を行なっていたが、上記実施形態では、社員管理データ記憶部２３に記録された連絡先アドレスにより、検収側に個別に支払明細を確実に配信できる。

なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、自動検収登録データ記憶部２４には、自動検収を行なう請求を特定するための自動検収登録データ２４０が格納されている。そして、自動検収の対象の場合（ステップＳ１−６において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、仮勘定から本勘定に変更する（ステップＳ１−９）。これに加えて、金額や納期等を自動検収登録データ記憶部２４に記録しておいてもよい。この場合、管理コンピュータ２１は、請求データと自動検収登録データ２４０とが不一致の場合のみ、管理コンピュータ２１は、請求処理の行なわれた請求データについて、支払会社の担当者にメール送信する。これにより、請求の不具合を是正し、より効率的に検収を行なうことができる。

○ 上記実施形態では、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、支払会社に対して売上・受注処理を行なう（ステップＳ１−１）。これに代えて、グループ集中購買会社により発注を行なってもよい。この場合、請求会社はグループ集中購買会社に対して行ない、グループ集中購買会社が支払う。そして、管理コンピュータ２１が各社毎に分割して再度、請求を行なう。これにより、一ヶ所で一括して処理を行なうことができる。

○ 上記実施形態では、未検収に関して支払会社担当者に通知を行なう第Ｘ営業日の後、第Ｙ営業日に請求会社担当者に通知を行なう。通知のスケジュールはこれに限られるものではなく、同時であってもよい。

○ 上記実施形態では、グループ会社間取引管理システム２０の管理コンピュータ２１は、「売掛金／売上」データや「仮資産勘定／未払費用」データを会計管理システム４０に提供する。これに加えて、資金決済を伴わない債権債務（例えば、預かり金／立替金）に応用することも可能である。

本発明の一実施形態のシステムの概略図。 請求データ記憶部に記録されたデータの説明図。 社員管理データ記憶部に記録されたデータの説明図。 自動検収登録データ記憶部に記録されたデータの説明図。 勘定元帳データ記憶部に記録されたデータの説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。

符号の説明

１１…受注担当者端末、１２…請求担当者端末、２０…グループ会社間取引管理システム、２１…管理コンピュータ、２２…請求データ記憶部、２２０…請求データ、２３…社員管理データ記憶部、２４…自動検収登録データ記憶部、３１…発注担当者端末、３２…検収担当上司端末、４０…会計管理システム、５０…資金決済システム。

Claims (7)

1. 請求会社から支払会社に対する請求データを記録する請求データ記憶手段と、
   請求会社端末と支払会社端末とに接続される管理コンピュータとを備えた会社間電子取引システムであって、
   前記管理コンピュータが、
   前記請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう請求会社会計手段と、
   この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう支払会社会計手段と、
   前記支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する検収手段と
   を備えたことを特徴とする会社間電子取引システム。
2. 前記会社間電子取引システムは、社員識別子と連絡先とに関するデータを関連付けて記録した社員管理データ記憶手段を更に備え、
   前記請求会社端末から受信する請求データには、支払会社の発注担当者を特定する社員識別子に関するデータを含み、
   前記管理コンピュータが、発注担当者を特定する社員識別子に基づいて、前記社員管理データ記憶手段から連絡先を抽出し、請求データの登録を通知することを特徴とする請求項１に記載の会社間電子取引システム。
3. 前記請求データ記憶手段には、請求データの登録日と、検収完了時に記録するステータスとに関するデータが更に記録され、
   前記管理コンピュータが、ステータスに基づいて未検収の請求データを抽出し、前記登録日から所定期間の経過した請求データを特定し、この請求データに関する請求会社端末又は支払会社端末の少なくとも一方に、検収に関する通知を送信することを特徴とする請求項１又は２に記載の会社間電子取引システム。
4. 前記管理コンピュータが、前記ステータスに基づいて未検収の請求データを抽出し、前記登録日から更に所定期間の経過した請求データを特定し、この請求データに関する金額を相殺する請求データを生成することを特徴とする請求項３に記載の会社間電子取引システム。
5. 前記会社間電子取引システムは、自動検収登録対象の請求データを特定するための自動検収登録データ記憶手段を更に備え、
   前記請求会社端末から受信した請求データが、前記自動検収登録データ記憶手段に登録されている場合、前記管理コンピュータが、前記仮勘定を本勘定に変更する処理を更に実行することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の会社間電子取引システム。
6. 請求会社から支払会社に対する請求データを記録する請求データ記憶手段と、
   請求会社端末と支払会社端末とに接続される管理コンピュータとを備えた会社間電子取引システムを用いて、会社間電子取引を支援する方法であって、
   前記管理コンピュータが、
   前記請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう請求会社会計段階と、
   この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう支払会社会計段階と、
   前記支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する検収段階と
   を備えたことを特徴とする会社間電子取引方法。
   前記設計
7. 請求会社から支払会社に対する請求データを記録する請求データ記憶手段と、
   請求会社端末と支払会社端末とに接続される管理コンピュータとを備えた会社間電子取引システムを用いて、会社間電子取引を支援するプログラムであって、
   前記管理コンピュータを、
   前記請求会社端末から、支払会社と請求金額とが特定された請求データを受信した場合、請求会社を特定して前記請求データ記憶手段に記録し、この請求金額について、この請求会社の会計データを生成して会計計上を行なう請求会社会計手段と、
   この請求金額について、前記請求データの支払会社に関する仮勘定の会計データを生成して会計計上を行なう支払会社会計手段と、
   前記支払会社端末から検収データを受信した場合、前記仮勘定を本勘定に変更する検収手段
   として機能させることを特徴とする会社間電子取引プログラム。

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