JP2003187130A

JP2003187130A - 電子取り引きシステム

Info

Publication number: JP2003187130A
Application number: JP2002352833A
Authority: JP
Inventors: Katsuro Saito; 克郎斎藤; Teruo Mizutani; 照夫水谷; Masato Yonekura; 誠人米倉
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2002-12-04
Filing date: 2002-12-04
Publication date: 2003-07-04

Abstract

(57)【要約】【課題】電子データのやり取りによって、取引先への依
頼や依頼状況の把握を容易にすることのできるシステム
を提供する。【解決手段】各事業所職場１３、１４で必要となった物
品等の商品は、各端末１７、１８から総務サービスセン
タ１５の端末に送られる。送信されてきた依頼は、ＶＡ
Ｎセンタ１６に送られ、データベース２３、２４に記録
されると共に、ＷＷＷサーバ２０上のホームページに掲
載される。発注依頼の場合には、既に見積を行っている
か否かが判断され、行われていない場合には見積依頼の
回答を取引先１２から受け取ってから、ＷＷＷサーバ２
０に送信される。取引先１２は、端末２１を使って、ネ
ットワーク１１に接続されているＷＷＷサーバ２０に掲
載されている依頼情報を取得して組織１０に対し商品の
見積及び納品を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、取引先への見積り
依頼や商品の発注依頼を電子的に行うシステムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、取引先への商品の見積り依頼や発
注依頼は、商品の見積り及び発注の必要が生じた事業所
の職場内で、先ず職場の上司がその要求を承認し、次
に、組織内の総務にこの依頼を集中していた。総務で
は、これらの依頼を整理し、取引先に書類等の形で送付
する。取り引き先では、総務から送られてきた見積り依
頼や発注依頼を受けると、商品を納品するための費用や
納期等の見積りを作ったり、商品を揃えると共に請求書
を作成する。見積り依頼の場合には、見積り結果を書類
として、依頼してきた組織の総務宛てに送り、商品の発
注依頼の場合には、商品を総務宛てに配送すると共に、
請求書を送り付けていた。請求書は総務で組織のコスト
として計上されると共に、商品は依頼をしてきた事業所
の職場に配送される。また、見積り依頼は、やはり、依
頼をしてきた事業所の職場に総務から配送されていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来のやり方
では、見積り依頼や発注依頼を取引先に出したあとは、
取引先にちゃんと依頼が届いているかを確認する方法
は、実際に電話をかける等しなければならなかった。

【０００４】また、全て、書面で処理されるので、処理
が遅くなると共に、組織内の全ての依頼を一手に扱う総
務の仕事が煩雑になるという問題を有している。更に、
従来、組織内で納入された物品やサービスに対する検品
が、なかなか行われずに、取引先への支払いが遅れるこ
とになり、取引先からの問い合わせへの対応が多くな
り、余分な作業が発生していた。

【０００５】本発明の課題は、電子データのやり取りに
よって、取引先への依頼や依頼状況の把握を容易にする
ことのできるシステムを提供することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の電子取り引きシ
ステムは、組織内部で必要になった物品またはサービス
の見積または発注の依頼を、組織外部の取引先と行う電
子取り引きシステムにおいて、組織内部の処理装置は、
見積または発注の依頼の入力と、当該依頼の後に組織外
部の取引先からの情報に基づいて、当該依頼に関連する
情報を入力する入力手段を有し、前記組織内部の処理装
置と組織外部の取引先の処理装置とやり取り管理する管
理装置は、前記組織内部の処理装置の入力手段で入力さ
れたデータを登録する組織内情報登録手段と、組織外部
の取引先の処理装置からの要求により、前記登録された
見積または発注依頼および、各依頼に関連して後に入力
されたデータを送信する送信手段と、組織外部の取引先
の処理装置からは要求により該当する見積または発注依
頼に対する入力を行うためのデータを送信し、当該組織
外部の処理装置で入力され送信されたデータを登録する
組織外情報登録手段とを備えたことを特徴とする。

【０００７】本発明の別の側面における電子取り引きシ
ステムは、組織内部で必要になった物品またはサービス
の発注の依頼を、組織外部の取引先と行う電子取り引き
システムにおいて、組織内部の処理装置は、発注の依頼
の入力を行う複数の部門の第一の処理装置と、前記複数
の第一の処理装置からの見積依頼または発注依頼を管理
する第二の処理装置とを有し、前記第二の処理装置は、
第一の処理装置から入力された物品またはサービスの発
注依頼に対応して、組織外部の取引先の処理装置から入
力された物品またはサービスの納入日を管理する管理手
段と、新規の見積または発注の依頼のあった第一の処理
装置について、納入日より所定期間経過後に、納入され
た物品またはサービスの検収が行われていない件の有無
を判断し、検収が行われていない件がある場合には、新
規の依頼の処理を行わないように制御する受付処理手段
とを備えたことを特徴とする。

【０００８】本発明の電子取り引き管理装置は、組織内
部で必要になった物品またはサービスの見積または発注
の依頼を行う組織内部の処理装置と、当該見積または発
注依頼の受ける組織外部の取引先の処理装置とやり取り
を管理する電子取り引き管理装置において、前記組織内
部の処理装置の入力手段で入力されたデータを登録する
組織内情報登録手段と、組織外部の取引先の処理装置か
らの要求により、前記登録された見積または発注依頼及
び、各依頼に関連して後に入力されたデータを送信する
送信手段と、組織外部の取引先の処理装置からの要求に
より該当する見積または発注依頼に対する入力を行うた
めのデータを送信し、当該組織外部の処理装置で入力さ
れ送信されたデータを登録する組織外情報登録手段とを
備えたことを特徴とする。

【０００９】本発明によれば、管理装置が外部からネッ
トワークを介してアクセス可能なように依頼状況を提示
するので、外部の取引先業者は発注元の組織が何を必要
としているかをすぐに知ることが出来る。したがって、
即座に発注元からの依頼に対応することが出来ると共
に、組織が提供する依頼状況を使って物品やサービスの
提供状況を把握することが出来るので、事務手続を簡略
化することができ、取引上のトラブルも少なくすること
ができる。

【００１０】また、発注元の組織では依頼を公開するの
で公開入札と同様の効果があり、複数の取り引き業者か
ら依頼に対する見積を受けることができ、その中から最
も条件の良い取引先を選ぶことができる。

【００１１】特に、従来、組織内で納入された物品やサ
ービスに対する検品が、なかなか行われずに、取引先へ
の支払いが遅れることになり、取引先からの問い合わせ
への対応が多くなり、余分な作業が発生していたが、本
発明によれば、これを防ぐことができる。

【００１２】

【発明の実施の形態】図１は、本発明のシステムの概略
構成を示す図である。なお、以下で、商品という場合に
は、物品のみではなく、例えばパンフレット等の印刷や
写真の現像などのサービスも含むものとする。

【００１３】組織１０、１０’は企業などの組織であっ
て、複数の事業所職場１３、１４、１３’、１４’を有
すると共に、各事業所職場１３、１４、１３’、１４’
の総務を担当する総務サービスセンタ１５、１５’を有
している。ＶＡＮセンタ１６は、同図に示されるよう
に、複数の組織１０、１０’を一括して扱うように構成
してもよいし、１つの組織に専用のＶＡＮ（Value-Adde
d Network）センタ１６を設けるようにしてもよいが、
図１では、ＶＡＮセンタ１６が２つの組織１０、１０’
を扱っている場合を念頭に説明する。更に、本発明のシ
ステムでは、組織内１０、１０’がＶＡＮセンタ１６に
接続され、ネットワーク１１を介して取引先１２からア
クセス可能となっている。ＶＡＮセンタ１６は、組織１
０あるいは１０’に専用に設ける場合などにおいては、
それぞれの組織１０、１０’内に設けてもよく、総務サ
ービスセンタ１５、１５’の施設の一部として設けられ
ていてもよい。

【００１４】各事業所職場１３、１４、１３’、１４’
や総務サービスセンタ１５、１５’にはそれぞれ端末１
７、１８、１９、１７’、１８’、１９’が設けられて
おり、互いにＬＡＮ等のネットワークによって接続さ
れ、データの授受が行えるようになっている。ＶＡＮセ
ンタ１６には、組織１０あるいは１０’から取引先１２
への見積り依頼等を処理するためのシステムマネージャ
２２と、取引先１２からアクセス可能なＷＷＷサーバ２
０とが設けられており、それぞれには、見積依頼等の情
報を依頼毎に記録するデータベース２３とデータベース
２４とが設けられている。

【００１５】各事業所職場１３、１４１３’、１４’で
は、各担当が商品の見積り依頼あるいは発注依頼のため
の書類を端末１７、１８、１７’、１８’上で作成し、
これを電子データのまま所属する事業職場１３、１４、
１３’、１４’の所属長に承認を受ける。承認が得られ
ると、各事業所職場１３、１４、１３’、１４’の端末
１７、１８、１７’、１８’から総務サービスセンタ１
５、１５’の端末１９、１９’に電子データとして送信
される。事業所職場１３、１４、１３’、１４’から送
信されてきた依頼が見積り依頼の場合には、これをその
ままＶＡＮセンタ１６に送信し、これをデータベース２
３、２４に記録すると共に、取引先への見積り依頼をＷ
ＷＷサーバ２０が提供するホームページに掲載する。

【００１６】取引先１２は、端末２１からネットワーク
１１を介してＶＡＮセンタ１６のＷＷＷサーバ２０にア
クセスし、ホームページに掲載されている見積り依頼を
見て、組織１０から見積り依頼が来ていることを確認す
る。取引先１２は、この見積り依頼に応じて、商品の見
積りを行い、結果をＶＡＮセンタ１６を介して総務サー
ビスセンタ１５の端末１９あるいは１９’に送信する。
この見積依頼への回答があったことがデータベース２
３、２４に登録される。総務サービスセンタ１５あるい
は１５’では、この見積り結果を、当該見積り依頼を行
った事業所職場１３、１４あるいは１３’、１４’の端
末１７、１８あるいは１７’、１８’に送信する。

【００１７】一方、事業所職場１３、１４、１３’、１
４’から送信されてきた依頼が商品の発注依頼であった
場合には、総務サービスセンタ１５、１５’では、先
ず、この発注依頼に対応する見積り依頼を取引先１２に
出す。見積り依頼の処理は前述した通りである。総務サ
ービスセンタ１５あるいは１５’では、見積り結果が届
くと、見積り結果を検討した上で、取引先１２へ発注依
頼を行う。この発注依頼は、やはりＷＷＷサーバのホー
ムページに発注依頼を特定の取り引き先に行う旨のデー
タを送信することによって行う。なお、事業所職場１
３、１４、１３’、１４’が既に見積り結果を持ってい
る場合には、その旨を発注依頼と共に総務サービスセン
タ１５、１５’に送信する。

【００１８】総務サービスセンタ１５、１５’で見積り
結果に対して行う検討とは、例えば、見積り依頼を複数
の取引先１２が見て、見積り結果を送ってきた場合に
は、公開入札と同様にして、複数送られてきた見積り結
果の中から、金額、品目、値引き率等の査定基準を満た
した取引先に発注依頼を行うための検討である。実際に
は、査定基準は総務サービスセンタ１５、１５’の端末
１９、１９’によって自動的に判断されるように設定し
ておき、基準が満たされれば自動的に発注依頼を行うよ
うにする。ただし、これと平行して、総務サービスセン
タ１５、１５’では、担当及び幹部社員による審査及び
電子決裁を行い、結果を印刷するなどして証拠書類とし
て残すとともに、発注データをＷＷＷサーバに送信す
る。そして、前述の自動送信された発注データと、審
査、電子決裁を終えた後に送信された発注データとが揃
った時点でＷＷＷサーバ２０のホームページに掲載し、
取引先１２が発注依頼があることを知ることが出来るよ
うにする。

【００１９】取引先１２は発注依頼を受けると、商品の
出荷準備を行い、出荷し終わったら、端末２１を使って
ネットワーク１１経由でＶＡＮセンタ１６に出荷したこ
とを出荷情報として送信する。出荷情報は、ＶＡＮセン
タ１６でデータベース２３、２４に登録されると共に、
総務サービスセンタ１５あるいは１５’を経由して、事
業所職場１３、１４、１３’、１４’の端末１７、１
８、１７’、１８’に送信される。事業所職場１３、１
４、１３’、１４’に発注した商品が納品されると、事
業所職場１３、１４、１３’、１４’からは商品を受け
取った旨のメッセージを総務サービスセンタ１５、１
５’に送信し、端末１９、１９’上で検収が行われ、組
織の出費として計上される。検収の結果や計上処理の結
果は、検収データ及び買掛データとしてＶＡＮセンタ１
６に送信され、データベース２３、２４に登録されると
共に、ＷＷＷサーバ２０のホームページに掲載される。

【００２０】以上により、一連の見積り依頼、発注依頼
処理が終了する。なお、本発明のシステムで使用される
メッセージのフォーマット及びプロトコルは、各種業界
内で標準化されているＥＤＩ（Electric Data Intercha
nge）システムを使用する。

【００２１】図２は、各事業所職場にあるシステムとＶ
ＡＮセンタのシステムマネージャ及びＷＷＷサーバと取
引先の端末との間の見積り処理を示すフローチャートで
ある。

【００２２】最初、事業所職場のシステム（端末）から
見積り依頼入力を行う（ステップＳ１）。この時の入力
項目としては、見積番号、品目、仕様等が挙げられる。
事業所職場システムから入力された見積り依頼はシステ
ムマネージャに送られて、ステップＳ２で、見積依頼を
記録するデータベース（１）に登録される。次に、ステ
ップＳ３で、当該見積依頼に対する回答期限を総務サー
ビスセンタの職員等の入力により設定する。ステップＳ
４で見積依頼に含まれている品目に付与された品目コー
ドをキーにし、メニュー番号あるいは名称を当該見積依
頼に付与する。

【００２３】そして、見積回答期限とメニュー番号／名
称が付与された見積依頼に送信元コードを付与してＷＷ
Ｗサーバに送信する（ステップＳ５）。ＷＷＷサーバで
は、受信した見積依頼データを、送信元コードに対応す
る見積データベース（２）を探して、その見積データベ
ース（２）に登録する（ステップＳ６）。これは、依頼
元毎に依頼状況等を管理するために行う。ステップＳ７
で、見積依頼データからメニュー番号／名称を検索し、
メニュー番号／名称毎の依頼件数を更新する。これによ
り、ＷＷＷサーバは、見積依頼をホームページに掲載す
ることになる。

【００２４】取引先では、ＷＷＷサーバのメニュー項目
が掲載されているホームページのＵＲＬを指定して（ス
テップＳ８）、アクセスする。このアクセスを受けてＷ
ＷＷサーバは、メニュー項目の載ったホームページのＨ
ＴＭＬを取引先に送信する（ステップＳ９）。取引先で
は受信したＨＴＭＬを表示し（ステップＳ１０）、表示
されたメニューから自分が見たいと思う分類項目を指定
する（ステップＳ１１）。この分類項目の指定がＷＷＷ
サーバに送信され、これを受信したＷＷＷサーバは、指
定された分類項目をキーにして見積データベース（２）
を検索し、依頼の回答期限が過ぎていないものをリスト
アップし、ＨＴＭＬに変換して取引先に送信する（ステ
ップＳ１２）。

【００２５】取引先では受信したＨＴＭＬを表示し（ス
テップＳ１３）、リストの中の１つを選択して（ステッ
プＳ１４）、これをＷＷＷサーバに送信する。ＷＷＷサ
ーバでは、選択された見積の明細をＨＴＭＬに変換して
取引先に送信する（ステップＳ１５）。取引先では受信
したＨＴＭＬを表示し（ステップＳ１６）、回答しない
場合には、ＷＷＷサーバへのアクセスを終了するが、見
積依頼に対して回答する場合には、その旨の指示をＷＷ
Ｗサーバに送信する（ステップＳ１７）。ＷＷＷサーバ
では、取引先が見積依頼に対し回答する旨のメッセージ
を受け取ると、回答のための入力フォーマットを取引先
に送信する（ステップＳ１８）。取引先では入力フォー
マットを受信すると、回答を入力し（ステップＳ１
９）、ＷＷＷサーバに送信する。

【００２６】ＷＷＷサーバでは、見積依頼に対する回答
を受け取ると、この回答を見積データベース（２）に登
録し（ステップＳ２０）、この見積データベース（２）
に記録されている見積依頼に対する回答の内、システム
マネージャに送信していないもの、あるいは、回答期限
が過ぎたものをシステムマネージャに送信する（ステッ
プＳ２１）。

【００２７】システムマネージャでは、ＷＷＷサーバか
ら受信したデータを見積データベース（１）に登録し
（ステップＳ２２）、見積データベース（１）に登録さ
れている回答のうち、未処理のものについて、事業所職
場で付された見積番号毎に、取引先を決定する（ステッ
プＳ２３）。この処理は、見積依頼に対し回答してきた
取引先が複数ある場合に、所定の条件（価格、納期等）
を考慮して、１つの取引先に絞り込む処理である。そし
て、ステップＳ２４で、見積依頼が総務サービスセンタ
から出されたものか否かを判断し、総務サービスセンタ
のものであれば、後述する商品の発注・受注処理を行
う。総務サービスセンタのものでなければ、ステップＳ
２５で、見積依頼を行った事業所職場に見積の回答を送
信する。

【００２８】図３は、各事業所職場にあるシステムとＶ
ＡＮセンタと取引先との間で行われる商品の発注及び受
注に関する処理を示したフローチャートである。ステッ
プＳ２６で、商品の購入依頼が入力されると、これがシ
ステムマネージャに送信される。商品の購入依頼の項目
内容としては、依頼元情報、希望納期、品目等があり、
更に、予め見積依頼を出して、取引先から回答を得てい
る場合には、見積番号も含める。

【００２９】事業所職場システムから購入依頼が送信さ
れると、システムマネージャでは、これを受信し、見積
番号が購入依頼のメッセージに含まれているか否かを判
断する（ステップＳ２７）。見積番号が含まれていない
場合には、ステップＳ２８に進んで、総務サービスセン
タで見積依頼を入力し（ステップＳ２８）、図２のステ
ップＳ２以下の処理が行われる。見積番号が含まれてい
る場合にはステップＳ２９に進む。また、ステップＳ２
８で入力された見積依頼に対する回答が返って来た場合
には、図２のステップＳ２４からステップＳ２９への処
理へと進む。

【００３０】ステップＳ２９では、総務サービスセンタ
の担当者が納期を設定し、ステップＳ３０で発注データ
ベース（１）に登録する。そして、当該購入依頼を送信
元コードを付与してＷＷＷサーバに送信する（ステップ
Ｓ３１）。ＷＷＷサーバでは、受信した発注データ（購
入依頼）を送信元コードに対応する発注データベースを
求めて、これを発注データベース（２）に登録する（ス
テップＳ３２）。

【００３１】取引先では、ＷＷＷサーバのＵＲＬを指定
してアクセスする（ステップＳ３３）。この時、ＷＷＷ
サーバの商品の発注・受注システムに全く関係のない人
からのアクセスが行われないよう、ＩＤとパスワードを
取引先に予め通知しておき、ＩＤとパスワードが正しい
ものである場合にのみ、ＷＷＷサーバのメニューにアク
セス出来るようにしておくとよい。

【００３２】取引先からアクセスを受けるとＷＷＷサー
バは、メニューのＨＴＭＬを取引先に送信する（ステッ
プＳ３４）。取引先では受信したＨＴＭＬを表示し（ス
テップＳ３５）、ステップＳ３６で「受注処理」の項目
を指定する。「受注処理」の項目が選択されたことがＷ
ＷＷサーバに送信されると、発注データベース（２）よ
り、取引先のＩＤに対応するレコードを抽出する（ステ
ップＳ３７）。そして、ステップＳ３８で、抽出したレ
コードをＨＴＭＬ化して取引先に送信する。このとき、
検収日が設定されているものは、「検収済み」とし、レ
コードの印刷日が設定されているものは、「印刷済み」
という表示を行うようにＨＴＭＬを作成する。

【００３３】取引先では、受信したＨＴＭＬを表示し
（ステップＳ３９）、表示されたリストの中から、受注
処理の処理対象を指定する（ステップＳ４０）。ＷＷＷ
サーバでは、指定された処理対象に対応する発注データ
ベース（２）のレコードを納品書形式にＨＴＭＬ化して
取引先に送信する（ステップＳ４１）。取引先では、受
信したＨＴＭＬを表示し（ステップＳ４２）、印刷を指
定する（ステップＳ４３）。印刷の指定を受けたＷＷＷ
サーバでは、納品書を送信し（ステップＳ４４）、ステ
ップＳ４５で取引先において納品書の印刷を行う。ま
た、ＷＷＷサーバでは、ステップＳ４６で、発注データ
ベース（２）の該当するレコードの印刷日を登録して格
納する。

【００３４】図４は、事業所職場システムとＶＡＮセン
タと取引先の出荷・検収処理の処理の流れを示すフロー
チャートである。取引先はＷＷＷサーバのＵＲＬを指定
し、ＩＤ、パスワード等の入力を行うことによって、Ｗ
ＷＷサーバにアクセスする（ステップＳ４７）。ＷＷＷ
サーバはメニューのＨＴＭＬを取引先に送信し（ステッ
プＳ４８）、ステップＳ４９で取引先では、受信したＨ
ＴＭＬを端末に表示する。表示されたメニューから「出
荷処理」という項目を選択指定し（ステップＳ５０）、
指定を受けたＷＷＷサーバは出荷処理のためのページの
ＨＴＭＬを取引先に送信する（ステップＳ５１）。

【００３５】取引先では受信したＨＴＭＬを表示し（ス
テップＳ５２）、図３の処理で得た納品書の伝票番号を
入力する（ステップＳ５３）。伝票番号を受信したＷＷ
Ｗサーバでは、発注データベース（２）より、伝票番号
に対応するレコードを抽出し（ステップＳ５４）、抽出
したレコードをＨＴＭＬ化して取引先に送信する（ステ
ップＳ５５）。取引先では、受信したＨＴＭＬを表示し
（ステップＳ５６）、商品の出荷日を入力する（ステッ
プＳ５７）。すると、入力した出荷日がＷＷＷサーバに
送信され、ＷＷＷサーバでは、発注データベース（２）
の該当するレコードに出荷日を格納する。そして、シス
テムマネージャに未送信かつ出荷日が格納されているレ
コードを送信し（ステップＳ５９）、受信したシステム
マネージャでは、このレコードに基づいて発注データベ
ース（１）を更新する（ステップＳ６０）。システムマ
ネージャでは、発注データベース（１）のレコードの
内、事業所職場のシステムに未送信であり、且つ出荷日
が格納されているレコードを送信する（ステップＳ６
１）。システムマネージャから出荷日が記録されている
レコードを受け取った事業所職場では、受入日を入力し
（ステップＳ６２）、システムマネージャに送信する。

【００３６】システムマネージャでは、受入日を受信す
ると、発注データベース（１）の該当するレコードに検
収日を格納する（ステップＳ６３）。ステップＳ６４で
は、ＷＷＷサーバに未送信且つ検収日が格納されている
レコードを抽出し、送信元コードを付与してＷＷＷサー
バに送信する（ステップＳ６５）。ＷＷＷサーバでは、
受信したレコードに付与されている送信元に対応する発
注データベース（２）を求めて、発注データベース
（２）の該当するレコードに検収日を格納する（ステッ
プＳ６６）。

【００３７】なお、上記フローチャートで説明したステ
ップの内、ＨＴＭＬ文書を取引先に送信する場合には、
データ入力させるためのＦＯＲＭ形式のＨＴＭＬ文書を
送信するようにする。

【００３８】図５は、図２〜図４で説明した処理に更
に、商品の検収が所定期間内に行われていない依頼があ
る場合には、新たな依頼を受け付けない処理を行う場合
の処理のフローチャートを示している。

【００３９】図５の処理は、図２のステップＳ２、また
は、図３のステップＳ２７の前に行われるものである。
図２のステップＳ１で見積依頼が入力されるか、図３の
ステップＳ２６で購入依頼が入力された場合、ステップ
Ｓ６７で見積依頼または発注依頼を受信する。いずれか
の依頼を受信した場合には、依頼元の部門コードをキー
にして、出荷日にデータの登録が有り、検収日にデータ
の登録のないレコードを検索する（ステップＳ６８）。
次に、ステップＳ６９で、現在の日付が「出荷日＋７
日」よりも多く経過しているレコードがあるか否かが判
断される。この判断により、まだ、商品の検収が「出荷
日＋７日」たっても行われていない依頼の存在が確認さ
れる。ステップＳ６９の判断がＮＯの場合には、「出荷
日＋７日」以内に全て検収済みであると判断されるの
で、新しい依頼を受け付け（ステップＳ７１）、図２の
ステップＳ２、または、図３のステップＳ２７以降の処
理を行う。ステップＳ６９で判断がＹＥＳとなった場合
には、「出荷日＋７日」以内に検収がされていない依頼
が存在することになるので、ステップＳ７０で、依頼を
受け付けない旨のメッセージを依頼元に送信して、次の
依頼受信状態で待機する。

【００４０】図６は、本発明のシステムに設けられる各
データベースの一構成例を示す図である。同図（ａ）
は、見積や発注を行う商品の分類を管理する分類データ
ベースの構成例である。各メニューには番号が振られて
おり、各メニューはこの番号によって同定される。各メ
ニュー番号にはメニュー名が対応付けられて登録されて
いる。同図（ａ）の場合には、メニューの例として「図
書」、「文房具」、「印刷」が挙げられている。各メニ
ューには更に、細かくどのような商品を要求するのかを
分類するための対象品目が登録されている。このデータ
ベースは例えば、システムマネージャに設けられる。

【００４１】同図（ｂ）は、システムマネージャに設け
られる見積データベース（１）の構成例である。見積依
頼のそれぞれに付与される見積番号に対応して、見積依
頼の内容が登録されている。同図（ｂ）の例では、商品
の品目のコードとして「Ｂ１」が登録され、このコード
に対応する品名として「鉛筆」が登録されている。仕様
は、鉛筆の詳しい情報を示すもので、同図（ｂ）では、
特定のメーカーの鉛筆であって、芯の硬さが「ＨＢ」の
ものの見積を依頼していることが示されている。また、
希望納期と、見積回答の希望回答日とが登録され、最後
に同図（ａ）のメニューとメニュー名が記載されてい
る。

【００４２】同図（ｃ）は、ＷＷＷサーバに設けられる
見積データベース（２）の一構成例を示している。見積
データベース（２）は基本的に見積データベース（１）
と同じ内容の項目を登録しているが、システムマネージ
ャに取引先からの見積回答を送信したか否かを示す送信
日の項目が設けられている。すなわち、見積番号「０１
０１」の見積依頼は、品目「Ａ１」で品名「和書」の商
品であって、商品の詳細が「ＨＴＭＬ入門」という書名
の本である商品についての見積依頼である。そして、商
品の希望納期が９７年１０月１０日であり、見積回答期
限が９７年９月２０日で、メニュー「０１」、メニュー
名「図書」となして登録されている。見積データベース
（２）の項目には前述したように、各見積番号（見積依
頼）毎に「送信日」という項目が設けられている。同図
（ｃ）の場合には、「送信日」欄に日付が記載されてい
ないので、どの見積依頼においても、システムマネージ
ャに見積回答を送信していないことが分かる。見積回答
がＷＷＷサーバからシステムマネージャに送信された場
合には、この「送信日」の欄に見積回答が送信された日
時が登録される。

【００４３】なお、前述したように、ＷＷＷサーバから
システムマネージャに見積回答が送信されるのは、「送
信日」の欄が空欄になっているか、あるいは回答期限が
切れていないものである。従って、ＷＷＷサーバは、見
積回答をシステムマネージャに送信する場合には、見積
番号を使ってどの見積依頼に対する見積回答であるかを
確かめると共に、回答期限と送信日の欄を検索して、回
答期限が切れておらず、且つ送信日の欄が空欄になって
いる場合に、見積回答をシステムマネージャに送信す
る。

【００４４】同図（ｄ）は、ＷＷＷサーバに設けられる
見積依頼の件数を登録する件数データベースの一構成例
である。見積依頼の件数は、同図（ｄ）の場合には、メ
ニュー毎に計数されており、例えば、メニュー「０１」
の図書に関する見積依頼件数が１件であることを示して
いる。そのたのメニューに対しても同様であり、メニュ
ー「０３」、「０４」の印刷及び撮影に関する見積依頼
件数は「０」であることが示されている。このデータベ
ースは、組織全体でどの商品にどのくらいの見積依頼が
なされているかの現状を管理するために使用することが
でき、また、見積依頼がなされるということは、その商
品が業務のために必要であることを意味しているので、
後にメニュー毎の件数を統計処理することによって、業
務に頻繁に必要となる商品の動向等を調べることができ
る。

【００４５】同図（ｅ）は、システムマネージャに設け
られる発注データベース（１）の一構成例である。発注
データベース（１）の各レコードは、購入依頼に付与さ
れる伝票番号によって整理される。各伝票番号で区別さ
れる各レコードには、品目、品名、仕様、数量、単位、
希望納期が登録されると共に、取り引きすべき取引先が
コード番号で特定され、これに対応する取引先名が登録
されている。これらの登録項目の他に、取引先からのデ
ータの送信によって登録される出荷日、総務サービスセ
ンタが行う検収を行った日時を登録する検収日、及び検
収を行うために事業所職場システムへデータを送信し、
後にＷＷＷサーバへ検収日を送信したか否かを示す送信
日が登録項目として設けられている。

【００４６】前述したように、出荷日は、取引先が商品
を出荷したことを送信してきた場合に、これを受けたＷ
ＷＷサーバからの通知によって記録されるものである。
同様に、検収日は検収が行われたことを受けて記録され
るものであり、送信日は検収日がＷＷＷサーバに通知さ
れた場合に行われるものである。

【００４７】同図（ｆ）は、ＷＷＷサーバに設けられる
発注データベース（２）の一構成例である。登録内容
は、発注データベース（１）とほぼ同じであるが、更
に、印刷日が登録項目として付け加えられている。印刷
日は、前述したように、取引先が受注したことにより、
納品書が印刷された日時を登録するものであって、取り
引きが成立したことを示すものである。出荷日は、取引
先から商品が出荷された日時データが送信されてきた場
合に登録され、最初に発注データベース（２）に登録さ
れる。ＷＷＷサーバからシステムマネージャに出荷日が
送信されると、発注データベース（２）の送信日が登録
される。検収日は最初、発注データベース（１）に登録
され、次に発注データベース（２）に登録される。その
他の登録項目は発注データベース（１）のものと同様で
あって、発注依頼の特定と依頼内容を示すものである。

【００４８】図７は、取引先がＷＷＷサーバの見積依頼
・発注依頼のシステムにアクセスした場合に最初に表示
されるホームページのメニューの表示例を示したもので
ある。

【００４９】同図の例では、メニューとして見積依頼、
受注処理、出荷情報送信、買掛情報受信、見積回答一覧
が用意されている。特に、見積依頼のメニューの下に
は、このページを見た業者に組織がどのような商品を必
要としているかを示しており、品目名とその品目の見積
依頼件数が表示されている。品目名としては、図書、撮
影、現像、外注補繕、翻訳／タイプ、什器備品、雑品、
文房具、日付印、印刷、看板／パネル、その他購買品が
挙げられている。更に、見積依頼の詳細を見たい場合に
は、例えば、これら品目名をマウスカーソル等を使って
クリックすることによって、次のページが開かれるよう
にすることが可能である。

【００５０】図８は、見積一覧の表示例を示す図であ
る。同図は、一例として、図７の品目名の「図書」を選
択した場合の表示の例を示している。項目としては、見
積依頼を出した事業所、品名、商品の型番、メーカー
名、数量、単位、回答期限が挙げられている。例えば、
同図では、本社は「ＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ４セ
ルフマスターブック」という本を１０冊購入したい要求
があり、その見積を１９９７年６月１１日までに受け取
りたいと考えていることが分かる。このページを見た業
者は、更に詳細な見積依頼情報を得ようとする場合に
は、例えば、品名をマウスカーソル等でクリックする。

【００５１】図９は、見積依頼内容を示すページの表示
例である。例えば、図８の品名をクリックすると同図の
ページが開かれる。この見積依頼内容には、見積依頼の
詳しい内容が記載されており、品名や個数等のほかに、
依頼者の氏名や依頼年月日、依頼者の内線及び外線番号
等が記載されている。業者は、この依頼内容を見て見積
回答をするか否かを判断する。見積には多少時間がかか
る場合があるので、業者は、一旦アクセスを止め、内部
で見積作業を行う。見積作業が終了したら、再び、図９
のページにアクセスし、同図の下のほうにある「見積回
答に進む」というところをクリックする。

【００５２】なお、見積作業がすぐにできる場合には、
一旦、アクセスを止めて、再びアクセスし直さなくて
も、図９のページを開いた時点で「見積回答へ進む」の
アイコンをクリックし、見積回答のページに進んで入力
することも可能である。

【００５３】図１０は、見積回答のためのページの表示
例を示した図である。見積回答のページには、回答すべ
き項目が列挙されており、業者（取引先）は、これらの
各項目に自分たちが見積った結果を入力すれば良いよう
になっている。回答項目には、定価、値引率、金額、発
注後納期日数などの項目が設けられている。これらの項
目は、総務サービスセンタが送信されてきた見積回答内
容が査定基準を満たすか否かの判断を行うのに使われ
る。また、複数の業者（取引先）から見積回答が来た場
合に、どの業者と取り引きを行うのが有利であるかを判
断し、最終的に取引先を決定するための基準として使わ
れる。

【００５４】また、見積回答には、明細を添付すること
も可能である。その場合には、図１０の最終段にある
「明細有無」の項目を「有」とする。図１１は、見積回
答における明細の表示形式を示した図である。

【００５５】図１１は、図１０の下側に続いて表示され
るもので、取引先が明細を添付する場合には、図１１の
ような明細のフォーマットに必要事項を記入すればよ
い。そして、図１１中の「（２３）」、「（２４）」の
部分に設けられる「送信」ボタンをクリックすることに
より、入力した見積回答がＷＷＷサーバに送信される。
なお、「（２３）」を送信ボタンとした場合、「（２
４）」は、入力し直すためのクリアボタン等とすること
が可能である。

【００５６】図１２は、図７のメインメニューから受注
処理を選択した場合に表示される受注一覧の表示例であ
る。表示する項目としては、伝票番号、品名、数量、単
位、希望納期、状況、検収日が設けられている。この表
示を見た業者は、状況の欄を見て、未出力となっている
項目の受注を行う。すなわち、状況が出力済の場合に
は、既に受注していて、納品書が出力されていることを
示しているので、新たに受注する必要はない。また、状
況が検収済となっている場合には、既に納品し、納品し
た先で検収が行われたことを示しているので、これも新
たに受注する必要はない。

【００５７】このように、本発明のシステムによれば、
発注・受注を行うだけではなく、業者が、自分たちが納
品したり、受注した商品の状況を把握することができる
ので、２重に商品を受注してしまう等が起こらず、事務
処理をスムーズにすることが出来る。

【００５８】従って、商品を受注する場合には、この状
況の欄が未出力となっている商品を探し、その品名をク
リックすることによって納品書を出力させることによっ
て受注する手順となる。

【００５９】図１３は、納品書の表示例を示す図であ
る。この納品書には、発注元から必要事項が記載されて
おり、業者では、これを印刷することによって、納品書
として商品の出荷の時に添付して発注元に送付する。一
方、発注元では納品書の出力が行われたことを確認し、
発注データベース（２）の印刷日の欄に納品書の印刷日
を印刷する様にする。これにより、図１２の受注一覧の
状況の欄には、出力済の表示が行われ、対応する商品が
受注されたことを示すようになる。

【００６０】図１４は、業者から発注元へ出荷情報を送
信するときの必要事項入力のための表示例である。図７
のメインメニューにおいて、出荷情報送信をクリックす
ると図１４の表示が行われる。業者は、商品を出荷する
際に、この出荷情報送信を行って発注元に商品が確実に
出荷されたことを通知する。入力項目としては、伝票番
号、品名、数量、納期、出荷日があり、業者はこれらを
入力することによって発注元への送信を行う。伝票番号
は、発注元側で、出荷情報が送られてきた発注依頼に対
応する商品の発注依頼を特定するために使用される。こ
の出荷情報には出荷日が入力され、発注元の発注データ
ベース（１）、（２）に記録される。これにより、発注
元はいつ商品が業者から発注されたかを確認することが
できる。

【００６１】図１５は、図７のメインメニューから買掛
情報受信を選択した場合に表示される表示の例を示して
いる。図１５に示されるように、取り引きの特定を行う
ための伝票番号によってそれぞれの取り引きがまとめら
れ、数量とその単位、品名、単価と本体金額、受入年月
日、消費税、検収年月日と支払い金額が表示される。そ
して、図１５に表示される商品への買掛金は情報に記載
されている振込年月日に支払いが行われたことを示して
いる。

【００６２】このようなメニューを用意しておくことに
より、取引先の業者は商品がいつ発注元に到着し、いつ
金額が払われたかを一目で確認することができるので、
業者が発注元にいちいち確認を取る必要がないので、事
務処理を簡略化することができる。

【００６３】図１６は、図７のメインメニューにおい
て、見積回答一覧を選択した場合に表示される表示の例
を示した図である。図１６の見積回答一覧には、ＷＷＷ
サーバにアクセスしてきた業者が発注元に対して回答し
た見積が表示される。図１６では、発注元の事業所、品
名、型番、メーカー名、数量、単位、回答期限等が表示
されている。取引先である業者は、この表示を見ること
によって、自分が発注元に対して行った見積回答がどの
ようなものであったかを確認することができるので、自
分が発注元に対して行った見積回答が確実に発注元に届
いているか否かを判断することができる。また、発注元
と取引先の業者との間で共通のデータを使用すること
で、互いが取り引き条件で食い違いを生じトラブルが発
生するのを防止する効果も有している。

【００６４】更に、取引先である業者は「品名」をクリ
ックすることによって、自分が行った見積回答の詳細を
見ることができる。見積回答の詳細は図１０の表示例と
同様の表示を使うことが可能であるが、新たな表示フォ
ーマットを作成してもよい。

【００６５】以上、本発明を特定の例にしたがって説明
したが、本発明は上記特定の表示例等に限定されるもの
ではなく、当業者の裁量の範囲内で多くの変形形態が可
能である。

【００６６】

【発明の効果】本発明によれば、発注元と取引先の業者
との間で、共通の取り引き情報を確認することができる
ので、互いにトラブルを起こす可能性が少なくなる。

【００６７】発注元が取り引き情報を取引先にデータの
形で提示するので、書面の数を減らすことができ、紙の
無駄遣いを減らすことが出来る。また、取り引き情報を
ＷＷＷサーバのホームページに掲載することで、取引先
には特別な装置を必要とせず、汎用性の高いシステムを
構築することができる。すなわち、取引先にはブラウザ
以外の特別なソフトウェアをインストールする必要がな
い。

【００６８】特に、発注元内部での検収処理が済んだか
否かを取り引き情報として掲載することにより、取引先
の業者では、容易に自分たちが納品した商品が確実に発
注元に届いたか、及び、商品に対する支払いが確実に行
われているかを容易に確認することができる。

【００６９】従来、組織内で納入された物品やサービス
に対する検品が、なかなか行われずに、取引先への支払
いが遅れることになり、取引先からの問い合わせへの対
応が多くなり、余分な作業が発生していたが、本発明に
よれば、これを防ぐことが出来る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステムの概略構成を示す図である。

【図２】各事業所職場にあるシステムとＶＡＮセンタの
システムマネージャ及びＷＷＷサーバと取引先の端末と
の間の見積り処理を示すフローチャートである。

【図３】各事業所職場にあるシステムとＶＡＮセンタと
取引先との間で行われる商品の発注及び受注に関する処
理を示したフローチャートである。

【図４】事業所職場システムとＶＡＮセンタと取引先の
出荷・検収処理の処理の流れを示すフローチャートであ
る。

【図５】商品の検収が所定期間内に行われていない依頼
がある場合には、新たな依頼を受け付けない処理を行う
場合の処理のフローチャートである。

【図６】本発明のシステムに設けられる各データベース
の一構成例を示す図である。

【図７】取引先がＷＷＷサーバの見積依頼・発注依頼の
システムにアクセスした場合に最初に表示されるホーム
ページのメニューの表示例を示したものである。

【図８】見積一覧の表示例を示す図である。

【図９】見積依頼内容を示すページの表示例である。

【図１０】見積回答のためのページの表示例を示した図
である。

【図１１】見積回答における明細の表示形式を示した図
である。

【図１２】図７のメインメニューから受注処理を選択し
た場合に表示される受注一覧の表示例である。

【図１３】納品書の表示例を示す図である。

【図１４】業者から発注元へ出荷情報を送信するときの
必要事項入力のための表示例である。

【図１５】図７のメインメニューから買掛情報受信を選
択した場合に表示される表示の例を示している。

【図１６】図７のメインメニューにおいて、見積回答一
覧を選択した場合に表示される表示の例を示した図であ
る。

【符号の説明】

１０組織１１ネットワーク１２取引先１３、１４事業所職場１５総務サービスセンタ１６ＶＡＮセンタ１７、１８、１９、２１端末２０ＷＷＷサーバ２２システムマネージャ２３、２４データベース

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者米倉誠人神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番１号富士通株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】組織内部からアクセス可能なシステムマネ
ージャと、組織外部からアクセス可能なWWWサーバとか
ら構成される電子取引システムであって、前記システムマネージャは、見積依頼情報を記録する第１の見積データベースと、発注情報を記録する発注データベースと、組織内部の端末から見積依頼情報を受信する手段と、前記見積依頼情報を前記第１の見積データベースに格納
する手段と、前記第１の見積データベースに記録されている見積依頼
情報を、前記WWWサーバに送信する手段と、を備え、前記WWWサーバは、見積依頼情報を記録する第２の見積データベースと、前記システムマネージャから見積依頼情報を受信する手
段と、前記見積依頼情報を前記第２の見積データベースに格納
する手段と、組織外部の端末からの要求に基づき、該当する見積依頼
情報を前記第２の見積データベースから抽出し、該組織
外部の端末に送信する手段と、を備え、前記システムマネージャは、組織内部の端末から見積依
頼情報を受信すると、該見積依頼情報の依頼元コードに
合致する発注情報であって納入日から所定期間経過して
いるにもかかわらず検収日が入力されていない情報が前
記発注データベースに存在するかを判定し、存在しない
場合にのみ、該見積依頼情報に基づく見積依頼処理を行
うことを特徴とする電子取引システム。
【請求項２】前記システムマネージャは、組織内部の端
末から見積依頼情報を受信すると、該見積依頼状法の依
頼元コードに合致する発注情報であって納入日から所定
期間経過しているにもかかわらず検収日が入力されてい
ない情報が前記発注データベースに存在するかを判定
し、存在する場合は、該見積依頼情報に基づく見積依頼
処理を受け付けない旨のメッセージを該組織内部の端末
に送信することを特徴とする請求項１に記載の電子取引
システム。