JP2006251967A - マニュアル作成支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 マニュアルを各国用に翻訳する前に、それぞれの国に必要な記述を追加する作業を支援するための技術を提供する。
【解決手段】 セクション単位で構成されたベーステキストから選択されたセクションを含んで構成されるマニュアルを入力する入力部と、適用する地域情報を含んだ追加セクションを格納する追加セクション記憶部と、国の指定を受け付ける国指定受け付け手段と、受け付けた国に対応する地域情報を含む追加セクションを前記追加セクション記憶部から抽出する抽出手段と、抽出された追加セクションを含めたマニュアルを出力する出力部とを備えることを特徴とするマニュアル作成支援装置。
【選択図】 図１３

Description

本発明は、工業製品のマニュアル作成処理に係り、特に、海外で販売される製品のマニュアルの作成技術に関する。

工業製品、例えば、印刷装置を製造するメーカでは、同種の装置について価格、機能、対象等の異なる複数のモデルを販売している。そして、各モデルは、ある程度の期間販売されると、新機能の追加、仕様の変更等によるモデルチェンジが行なわれる。

例えば、図１６に示すように、モデルＡとモデルＢとモデルＣの系統があったとする。このような場合において、モデルＡの系統は、モデルＡ１→モデルＡ２→モデルＡ３のようにモデルチェンジを行ない、モデルＢの系統では、モデルＢ１→モデルＢ２のようにモデルチェンジを行ない、モデルＣの系統では、新機種としてＣ１が登場するという具合である。

メーカーでは、新しいモデルが登場する際には、その装置に対応したマニュアルを作成する必要がある。

従来、マニュアルの作成は、例えば、モデルＡ１がモデルＡ２にモデルチェンジする際に、モデルＡ１のマニュアルを基にして、モデルＡ２で追加された機能の説明を追加したり、変更された仕様に対応した説明に修正することで行なわれてきた。これは、一般に、モデルチェンジの際には、モデルチェンジ前の機能を引き継ぐ個所が多く、マニュアルの記述を流用することでマニュアル作成のための手間、コスト等を削減することができるからである。

新たなモデルが海外でも販売される場合には、マニュアルを翻訳する必要があるが、この際に、その国特有の情報をマニュアルに含める必要がある場合がある。例えば、その国で定められている注意書きを含めたり、その国独自に製品に添付するソフトウェアの説明を含める場合等である。

したがって、各国用のマニュアルを作成するためには、マニュアルの翻訳に先立ち、マニュアルにそれぞれの国に必要な記述を追加する作業が必要になる。

本発明は、マニュアルを各国用に翻訳する前に、それぞれの国に必要な記述を追加する作業を支援するための技術を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため本発明によれば、
セクション単位で構成されたベーステキストから選択されたセクションを含んで構成されるマニュアルを入力する入力部と、
適用する地域情報を含んだ追加セクションを格納する追加セクション記憶部と、
国の指定を受け付ける国指定受け付け手段と、
受け付けた国に対応する地域情報を含む追加セクションを前記追加セクション記憶部から抽出する抽出手段と、
抽出された追加セクションを含めたマニュアルを出力する出力部とを備えることを特徴とするマニュアル作成支援装置が提供される。

国と対応付けられる地域情報を含めてセクションを定義しておくことで、操作者から国の指定を受け付けた場合に、よいに必要な記述を追加することができる。

本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。

まず、本実施形態のマニュアル作成の基本的な概念について図１を参照して説明する。

本図に示すように、本実施形態では、既存モデルのマニュアルの各部を包含する文書を用意する。この文章を「ベーステキスト」と称するものとする。

すなわち、例えば、既存モデルとしてモデルＡとモデルＢとがあった場合に、それぞれのマニュアルの各部を合成し、重複する部および相互に関連する部を整理したものがベーステキストになる。

そして、本実施形態では、このベーステキストを基に新たなモデルに対応したマニュアルを作成するようにする。具体的には、ベーステキストから新たなモデルのマニュアルとして利用できる部分を抽出して雛形とし、その雛形を新たなモデルに対応するように編集することでマニュアルが作成される。

本図の例は、ベーステキスト１００から、新たなモデルであるモデルＡ３およびモデルＢ２のマニュアルを作成する場合を示している。

本図に示すようにベーステキスト１００は、複数の部分から構成されている。この部分を「セクション」と称するものとする。セクション１１０は、あるテーマについての説明のまとまりを示す単位である。マニュアルの雛形を作成する際のベーステキスト１００からの部分の抽出は、セクション１１０単位で行なわれる。

本実施形態のマニュアル作成では、対象となるモデルの設計仕様に基づいて、ベーステキストから対応するセクション１１０を抽出して、マニュアル雛形１２０を作成する。本図の例では、ベーステキストから、セクション「１−０」「１−１」「２−１」「３−２」が…が抽出されてモデルＡ３用のマニュアル雛形が作成され、「１−１」「２−０」「２−３」「３−２」…が抽出されてモデルＢ２用のマニュアル雛形１２０が作成されている。

そして、作成されたマニュアル雛形１２０を対象となるモデルの設計仕様に基づいて編集することで対象となるモデルに対応した編集後マニュアル１４０が作成される。ここで編集は、対象となるモデルで新たに追加された機能、変更された機能等に対応するための作業である。

例えば、モデルＡ３では、ベーステキスト１００のセクション「２−１」で説明されている機能に一部変更があったため、セクション「２−１」の本文を修正する編集が行なわれている。また、モデルＢ２では、新たな機能が追加されているため、マニュアルに新たなセクションを追加する編集が行なわれている。

なお、編集後マニュアル１４０は、その後、編集内容がチェックされ、内容が確定した段階でレビジョン確定マニュアル１６０として扱われる。また、編集により変更・追加されたセクション１１０は、ベーステキスト１００に登録して、後のモデルのマニュアル作成時に利用できるようにしてもよい。

このように異なるモデルのマニュアルをベーステキスト１００を用いて統一的に取り扱うことにより、本実施形態のマニュアル作成では、以下のような効果を得ることができる。

すなわち、マニュアルを各モデル毎に作成することによる表現のバラツキ等を防ぐことができる。また、マニュアルのメンテナンスも効率的に行なうことができる。

さらに、製品が複数の国で販売される場合には、レビジョンが確定したマニュアルを、それぞれの国の言語に翻訳する必要があるが、表現のバラツキを防ぐことにより、レビジョン確定マニュアル１６０を頒布先の言語に翻訳する際の流用個所が増え、翻訳コストを下げることができる。

なぜならば、マニュアルの翻訳はすでに翻訳されている他のモデルのマニュアルとの差分個所を抽出し、抽出された差分個所を翻訳する処理が一般的であり、内容が同じでも表現が異なる場合には翻訳が行なわれるようにしているため、差分個所が少ないほど翻訳すべき個所を少なくすることができるからである。

図２は、ベーステキスト１００の構成の一例を示す図である。ベーステキスト１００は、例えば、ＸＭＬ（eXtensible Markup Language）等の文書記述言語を用いて構成することができる。

ベーステキスト１００は、例えば、インクジェットプリンタ、レーザプリンタ、スキャナ等の対象装置毎に作成するようにし、それぞれ、ベーステキストＩＤで識別できるようにしている。

ベーステキスト１００を構成するセクション１１０は、それぞれ、セクションＩＤ、テーマＩＤ、属性、タイトル、本文を備えて構成される。これらは、例えば、タグ情報により区別することができる。なお、セクション１１０は、「章」「節」「項」のように階層構造とすることができる。図２の例では２階層としている。ただし、階層構造は、便宜的なものであり、ベーステキスト１００および実際に作成される各モデル対応の編集後マニュアル１４０がどのような構造を採用するかは任意である。

セクションＩＤは、それぞれのセクションを識別するための識別子である。本実施形態では、Ｘ−Ｙで表わし、Ｘの部分が上位階層を示し、Ｙの部分が下位階層を示すようにしている。なお、Ｘ−０は、Ｘ−１、２…の上位概念を説明するセクションとしている。ただし、階層の表現方法は、これに限られず、例えば、属性部分に記録したり、セクションＩＤの枝番等で示すようにしてもよい。

テーマＩＤは、そのセクションでの説明対象を示すコードである。例えば、そのセクションが、インクカートリッジの交換方法を説明するものである場合には、インクカートリッジの交換方法に割り当てられたコードがそのセクションのテーマＩＤとなる。なお、同じテーマであっても、異なるモデルでは異なる説明が必要になる場合もある。このような場合には、それぞれのモデル対応に異なるセクションＩＤのセクションが作成され、共通のテーマＩＤが付されることになる。

属性は、そのセクションのキーワード、保護情報、作成者情報等種々の情報が記録される。属性に記録される具体的な情報については、その都度説明するものとする。

タイトルは、そのセクションのタイトルが記録される。

本文は、説明の本体であり、文章、図面等のコンテンツから構成される。本文のコンテンツそれぞれにコンテンツＩＤを付して、各コンテンツを識別するようにしてもよい。

次に、本実施形態におけるマニュアル作成システムの構成の概要について図３のブロック図を参照して説明する。本図に示すように、マニュアル作成システムは、マニュアル作成管理装置１０と編集装置２０と編集内容確認装置３０とを含んで構成される。

マニュアル作成管理装置１０は、ベーステキスト１００を入力し、マニュアル作成対象のモデルの設計仕様書２００に基づいて、必要なセクションを抽出し、マニュアル雛形１２０を出力する。

編集装置２０は、マニュアル雛形１２０に対して、マニュアル作成対象のモデルの設計仕様書２００に基づく編集を行なうための装置である。

編集内容確認装置３０は、マニュアル雛形１２０と編集後マニュアル１４０とを入力し、編集装置２０によりどの部分がどのように編集されたかを確認するための装置である。編集内容が確認された編集後マニュアル１４０は、レビジョン確定マニュアル１６０として取り扱われる。

これらの各装置は、それぞれを独立させて複数の情報処理装置で構成するようにしてもよいし、いくつかの装置、例えば、マニュアル作成管理装置１０と編集内容確認装置３０とを組み合わせて、単一の情報処理装置で実現するようにしてもよい。

図４は、マニュアル作成管理装置１０の機能構成を説明するためのブロック図である。本図に示すようにマニュアル作成管理装置１０は、ベーステキスト１００を入力するベーステキスト入力部１１、ユーザからの操作を受け付けたり、ユーザに各種情報を提示するユーザインタフェース部１２、ベーステキスト１００から必要なセクション１１０を抽出する処理を行なうセクション抽出部１３、抽出されたセクションで構成されるマニュアル雛形１２０を出力するマニュアル雛形出力部１５を備えている。

なお、マニュアル作成管理装置１０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

図５は、編集装置２０の機能構成を説明するためのブロック図である。本図に示すように編集装置２０は、マニュアル雛形１２０を入力するマニュアル雛形入力部２１、ユーザからの操作を受け付けたり、ユーザに各種情報を提示するユーザインタフェース部２２、操作者からの指示にしたがってマニュアル雛形１２０の編集処理を行なう編集処理部２３、編集が施されたマニュアル雛形１２０を編集後マニュアル１４０として出力する編集後マニュアル出力部２４とを備えている。

なお、編集装置２０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

図６は、編集内容確認装置３０の機能構成を説明するためのブロック図である。本図に示すように編集内容確認装置３０は、マニュアル雛形１２０を入力するマニュアル雛形入力部３１、編集後マニュアル１４０を入力する編集後マニュアル入力部３２、ユーザからの操作を受け付けたり、ユーザに各種情報を提示するユーザインタフェース部３３、マニュアル雛形１２０と編集後マニュアル１４０とから編集内容を判別し、操作者からの確認を受け付ける確認処理部３４、編集の確認を受け付けた編集後マニュアル１４０をレビジョン確定マニュアル１６０として出力するレビジョン確定マニュアル出力部３５を備えている。

なお、編集内容確認装置３０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

次に、本実施形態におけるマニュアル作成システムの処理について説明する。

まず、マニュアル作成管理装置１０がベーステキスト１００から必要なセクションを抽出し、マニュアル雛形１２０を生成する処理を図７のフロー図を参照して説明する。

マニュアル作成管理装置１０は、マニュアル作成対象のモデルが属する機種用に作成されたベーステキスト１００を入力する（Ｓ１０１）。例えば、マニュアル作成対象のモデルがインクジェットプリンタに属する場合には、インクジェット用に作成されたベーステキスト１００を用いるようにする。

マニュアル作成管理装置１０は、入力されたベーステキスト１００のセクション階層構造したがって、各セクションのタイトルを一覧表示する（Ｓ１０２）。

図１０は、セクションタイトルを一覧表示したセクション選択画面５００の一例を示す図である。本図に示すようにセクション選択画面５００には、階層構造で示されたセクションタイトルに対応してチェックボックス５０２が配置されており、操作者からセクションの選択を受け付けることができるようになっている（Ｓ１０３）。

マニュアル作成管理装置１０の操作者は、作成対象となるモデルの設計仕様書２００にしたがって、マニュアルに含めるべきセクションに対応するチェックボックス５０２にチェックを入力することができる。

マニュアル作成管理装置１０は、セクション選択画面５００に配置されている「セクション選択ボタン」５０１のクリックを受け付けると、チェックボックス５０２にチェックされているセクションを抽出すべきセクションとして確定し（Ｓ１０４）、選択されたセクションで構成されたマニュアル雛形１２０を出力する（Ｓ１０５）。

つぎに、編集装置２０が、マニュアル雛形１２０の編集を受け付ける処理を図８のフロー図を参照して説明する。

編集装置２０は、編集対象のマニュアル雛形１２０を入力する（Ｓ２０１）。

そして、編集装置２０は、マニュアル雛形１２０に含まれる各セクションの本文を表示する（Ｓ２０２）。表示するセクションは編集担当者の操作により任意に変更できるものとする。図１１は、セクションの本文を表示する編集画面５４０の一例を示す図である。

編集装置２０は、編集担当者から、編集対象のマニュアル雛形１２０の編集を受け付ける（Ｓ２０３）。編集受け付け処理は、従来の編集用ソフトウェアの機能を用いることができる。

編集担当者は、編集画面５４０に表示されている本文について、編集しようとする個所をマウス等の操作に基づくカーソル５４１で指示することができる。そして、作成対象となっているモデルの設計仕様に基づいてマニュアル雛形１２０のセクションの本文を編集することができる。

編集装置２０は、編集担当者から編集終了の指示を受け付けると（Ｓ２０４：Ｙ）、編集が施されたマニュアル雛形１２０を編集後マニュアル１４０として出力する（Ｓ２０５）。

つぎに、編集内容確認装置３０が、編集装置２０により編集された個所の確認を受け付ける処理を図９のフロー図を参照して説明する。

編集内容確認装置３０は、編集後マニュアル１４０を入力する（Ｓ３０１）。また、マニュアル雛形１２０を入力する（Ｓ３０２）。

編集内容確認装置３０は、入力された編集後マニュアル１４０のセクション階層構造したがって、各セクションのタイトルを一覧表示する（Ｓ３０３）。このとき、マニュアル雛形１２０と編集後マニュアル１４０とで、内容の異なるセクション、すなわち、編集を施されたセクションについては、アンダーライン等を付して強調表示し、編集が行なわれたことを示すようにする。

図１２は、編集後マニュアル１４０のセクション階層構造にしたがってセクションタイトルを表示するとともに、編集が施されたセクションのタイトル強調表示している編集後セクション一覧表示画面５６０の一例を示している。

編集内容確認装置３０は、編集後セクション一覧表示画面５６０で編集が施されたセクションのタイトルのクリックを受け付けると図１２に一例を示すような編集内容確認画面５７０を表示する（Ｓ３０３）。

編集内容確認画面５７０には、編集後マニュアル１４０の編集されたセクション本文を表示する欄５７２と、対応する編集前のセクション本文を表示する欄５７１と、「確認ボタン」５７３とが設けられている。これにより、編集確認担当者は、編集されたセクションの編集前、編集後の本文の比較を容易に行なうことができる。また、本画面５７０で必要に応じて再編集を行なえるようにしてもよい。

そして、「確認ボタン」５７３のクリックを受け付けると（Ｓ３０４）、編集後セクション一覧画面５６０に戻り、「確認終了ボタン」５６１のクリックを受け付けると、編集確認担当者の確認が終了したとして、確認を受けた編集後マニュアル１４０をレビジョン確定マニュアル１６０として出力する（Ｓ３０５）。

つぎに、上述のように作成されたレビジョン確定マニュアル１６０を、海外向けに編集する際の処理について説明する。

マニュアルは、基本的に説明対象のモデルについての説明が含まれていればその機能を果たす。しかし、そのモデルが海外でも販売される場合には、単に、レビジョン確定マニュアル１６０を翻訳するのみならず、その国特有の情報をマニュアルに含める必要がある場合がある。例えば、その国で定められている注意書きを含めたり、その国独自に製品に添付するソフトウェアの説明を含める場合等である。

したがって、各国用のマニュアルを作成するためには、翻訳に先立ち、レビジョン確定マニュアル１６０にそれぞれの国に必要なセクションを追加する作業が必要になる。

図１３は、このような作業を支援するためのマニュアル作成支援装置４０の構成の一例を示すブロック図である。

本図に示すようにマニュアル作成支援装置４０は、レビジョン確定マニュアル１６０を入力するマニュアル入力部４１、ユーザからの指示を受け付ける指示受付部４２、各国対応に必要なセクションを追加する追加処理部４３、各国に対応して必要なセクションが追加されたマニュアルを出力するマニュアル出力部４４、追加するセクション等を記録した追加セクションＤＢ４５を備えて構成される。なお、マニュアル作成支援装置４０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

図１４は、追加セクションＤＢ４５に記録されているデータを説明するための図である。本図に示すように、追加セクションＤＢ４５には、追加セクション１１１が複数記録されている。追加セクション１１１の構造は、ベーステキスト１００に含まれるセクション１１０と同様とすることができ、それぞれ「Ｘ−１」「Ｘ−２」「Ｙ−１」等のセクションＩＤが付されている。

そして、本図に示すように、追加セクション１１１の属性には、地域属性として、その追加セクション１１１が対応とする国情報が含まれている。

例えば、セクションＩＤ「Ｘ−２」のセクション１１１がＡ国向けの内容である場合には、地域属性に「Ａ国」が記録されている。また、そのセクションがすべての国に共通する場合には、セクションＩＤ「Ｘ−１」のセクション１１１のように、地域属性に「標準」が記録されている。

地域属性には、単一の国のみならず複数の国を記録することができる。また、ＥＵ、アジアのように複数の国の集合体に対応する場合は、セクションＩＤ「Ｙ−２」のセクション１１１のように、「α地域」と記録することができる。ここで、「α地域」は複数の国の集合体であり、追加セクションＤＢ４５には、集合体に含まれる国を定義するための地域情報１１２が備えられている。すなわち、地域情報１１２には、集合体名とその集合体に含まれる国とが関連付けられて記録されている。

次に、図１５のフロー図を参照して、マニュアル作成支援装置４０の処理について説明する。本処理は、レビジョン確定マニュアル１６０を各国用に翻訳する前に、それぞれの国に応じて必要な内容を追加する場合に行なわれる。

まず、マニュアル作成支援装置４０は、翻訳対象のレビジョン確定マニュアル１６０を入力する（Ｓ４０１）。

つぎに、操作者から対象とする国の入力を受け付ける（Ｓ４０２）。そして、追加セクションＤＢ４５を参照して（Ｓ４０３）、対象とされた国が地域属性に記録された追加セクション１１１を抽出し、レビジョン確定マニュアル１６０に抽出されたセクション１１１を付加したマニュアルを作成する（Ｓ４０４）。このとき、地域属性に「標準」が記録されている追加セクション１１１は、対象とされた国にかかわらず抽出し、付加するものとする。また、地域属性に集合体が記録されている追加セクション１１１については、地域情報１１２を参照して、対象とされた国が含まれているかどうかを判断するものとする。

追加セクション１１１の抽出および付加を終了すると、マニュアル作成支援装置４０は、作成されたマニュアルを対象とされた国向けの翻訳用マニュアル１７０として出力する。

マニュアル作成支援装置４０は、上述の（Ｓ４０２）以降の処理を、対象とする国毎に繰り返す（Ｓ４０６）。なお、対象とする国をはじめに一括して操作者から受け付けるようにしてもよい。

この結果、図１３に示すように、標準用マニュアル１７０、Ａ国向けの翻訳用マニュアル１７０ａ、Ｂ国向けの翻訳用マニュアル１７０ｂが作成され、Ａ国向けの翻訳用マニュアル１７０ａ、Ｂ国向けの翻訳用マニュアル１７０ｂをそれぞれＡ国の言語、Ｂ国の言語に翻訳することでＡ国用のマニュアル１８０ａおよびＢ国用のマニュアル１８０ｂが作成される。

本実施形態のマニュアル作成の基本的な概念を示す図。 ベーステキストの構成の一例を示す図。 マニュアル作成システムの構成を示すブロック図。 マニュアル作成管理装置の機能構成を説明するためのブロック図。 編集装置の機能構成を説明するためのブロック図。 編集内容確認装置の機能構成を説明するためのブロック図。 マニュアル作成管理装置がマニュアル雛形を生成する処理を示すフロー図。 編集装置が、マニュアル雛形の編集を受け付ける処理を示すフロー図。 編集内容確認装置が、編集された個所の確認を受け付ける処理を示すフロー図。 セクション選択画面の一例を示す図。 編集画面の一例を示す図。 編集後セクション一覧表示画面および編集内容確認画面の一例を示す図。 マニュアル作成支援装置の構成を示すブロック図。 追加セクションＤＢに記録されているデータを説明するための図。 マニュアル作成支援装置の処理を示すフロー図。 モデルの変遷と従来のマニュアル作成とについて説明する図。

符号の説明

１０…マニュアル作成管理装置、１１…ベーステキスト入力部、１２…ユーザインタフェース部、１３…セクション抽出部、１５…マニュアル雛形出力部、２０…編集装置、２１…マニュアル雛形入力部、２２…ユーザインタフェース部、２３…編集処理部、２４…編集後マニュアル出力部、３０…編集内容確認装置、３１…マニュアル雛形入力部、３２…編集後マニュアル入力部、３３…ユーザインタフェース部、３４…確認処理部、３５…レビジョン確定マニュアル出力部、４０…マニュアル作成支援装置、４１…マニュアル入力部、４２…指示受付部、４３…追加処理部、４４…マニュアル出力部、１００…ベーステキスト、１１０…セクション、１１１…追加セクション、１１２…地域情報、１２０…マニュアル雛形、１４０…編集後マニュアル、１６０…レビジョン確定マニュアル

Claims (1)

1. セクション単位で構成されたベーステキストから選択されたセクションを含んで構成されるマニュアルを入力する入力部と、
   適用する地域情報を含んだ追加セクションを格納する追加セクション記憶部と、
   国の指定を受け付ける国指定受け付け手段と、
   受け付けた国に対応する地域情報を含む追加セクションを前記追加セクション記憶部から抽出する抽出手段と、
   抽出された追加セクションを含めたマニュアルを出力する出力部とを備えることを特徴とするマニュアル作成支援装置。

Images