JP2006277460A - マニュアル作成管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 モデルの仕様に基づいて編集用マニュアルを作成するマニュアル作成者の作業負担を軽減する。
【解決手段】 キーワードを含むセクション単位で構成されたベーステキストを入力するベーステキスト入力部と、項目毎に仕様が記録された設計仕様書を入力する設計仕様書入力部と、それぞれの項目について、仕様に対応するキーワードを含むセクションを抽出するセクション抽出部と、抽出されたセクションで構成される編集用マニュアルを出力する編集用マニュアル出力部とを備えることを特徴とするマニュアル作成管理装置。
【選択図】図３

Description

本発明は、工業製品のマニュアル作成処理に係り、特に、マニュアル作成に用いる編集用マニュアルを作成するための技術に関する。

工業製品、例えば、印刷装置を製造するメーカでは、同種の装置について価格、機能、対象等の異なる複数のモデルを販売している。そして、各モデルは、ある程度の期間販売されると、新機能の追加、仕様の変更等によるモデルチェンジが行なわれる。

例えば、図１４に示すように、モデルＡとモデルＢとモデルＣの系統があったとする。このような場合において、モデルＡの系統は、モデルＡ１→モデルＡ２→モデルＡ３のようにモデルチェンジを行ない、モデルＢの系統では、モデルＢ１→モデルＢ２のようにモデルチェンジを行ない、モデルＣの系統では、新機種としてＣ１が登場するという具合である。

メーカでは、新しいモデルが登場する際には、その装置に対応したマニュアルを作成する必要がある。

従来、マニュアルの作成は、例えば、モデルＡ１がモデルＡ２にモデルチェンジする際に、モデルＡ１のマニュアルを基にして、モデルＡ２で追加された機能の説明を追加したり、変更された仕様に対応した説明に修正することで行なわれてきた。これは、一般に、モデルチェンジの際には、モデルチェンジ前の機能を引き継ぐ個所が多く、マニュアルの記述を流用することでマニュアル作成のための手間、コスト等を削減することができるからである。

上述のように、新たなマニュアルを作成する際には、すでにあるマニュアルを編集することにより作成されるが、このためには、まず、編集対象の編集用マニュアルを作成する必要がある。

編集用マニュアルを作成するためには、すでにあるマニュアルのうち新たなマニュアルに使える部分と使えない部分とを把握する必要があるが、この判断は新たなモデルの仕様に基づいて行なわなければならないため容易ではない。

本発明は、モデルの仕様に基づいて編集用マニュアルを作成するマニュアル作成者の作業負担を軽減することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明によれば、
キーワードを含むセクション単位で構成されたベーステキストを入力するベーステキスト入力部と、
項目毎に仕様が記録された設計仕様書を入力する設計仕様書入力部と、
それぞれの項目について、仕様に対応するキーワードを含むセクションを抽出するセクション抽出部と、
抽出されたセクションで構成される編集用マニュアルを出力する編集用マニュアル出力部とを備えることを特徴とするマニュアル作成管理装置が提供される。

マニュアル作成管理装置では、仕様に基づいてベーステキストからセクションが抽出されるため、モデルの仕様に基づいて編集用マニュアルを作成するマニュアル作成者の作業負担を軽減することができる。

本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。

まず、本実施形態のマニュアル作成の基本的な概念について図１を参照して説明する。

本図に示すように、本実施形態では、既存モデルのマニュアルの各部を包含する文書を用意する。この文章を「ベーステキスト」と称するものとする。

すなわち、例えば、既存モデルとしてモデルＡとモデルＢとがあった場合に、それぞれのマニュアルの各部を合成し、重複する部および相互に関連する部を整理したものがベーステキストになる。

そして、本実施形態では、このベーステキストを基に新たなモデルに対応したマニュアルを作成するようにする。具体的には、ベーステキストから新たなモデルのマニュアルとして利用できる部分を抽出して雛形とし、その雛形を新たなモデルに対応するように編集することでマニュアルが作成される。

本図の例は、ベーステキスト１００から、新たなモデルであるモデルＡ３およびモデルＢ２のマニュアルを作成する場合を示している。

本図に示すようにベーステキスト１００は、複数の部分から構成されている。この部分を「セクション」と称するものとする。セクション１１０は、あるテーマについての説明のまとまりを示す単位である。マニュアルの雛形を作成する際のベーステキスト１００からの部分の抽出は、セクション１１０単位で行なわれる。

本実施形態のマニュアル作成では、対象となるモデルの設計仕様に基づいて、ベーステキストから対応するセクション１１０を抽出して、マニュアル雛形１２０を作成する。本図の例では、ベーステキストから、セクション「１−０」「１−１」「２−１」「３−２」が…が抽出されてモデルＡ３用のマニュアル雛形が作成され、「１−１」「２−０」「２−３」「３−２」…が抽出されてモデルＢ２用のマニュアル雛形１２０が作成されている。

そして、作成されたマニュアル雛形１２０を対象となるモデルの設計仕様に基づいて編集することで対象となるモデルに対応した編集後マニュアル１４０が作成される。ここで編集は、対象となるモデルで新たに追加された機能、変更された機能等に対応するための作業である。

例えば、モデルＡ３では、ベーステキスト１００のセクション「２−１」で説明されている機能に一部変更があったため、セクション「２−１」の本文を修正する編集が行なわれている。また、モデルＢ２では、新たな機能が追加されているため、マニュアルに新たなセクションを追加する編集が行なわれている。

なお、編集後マニュアル１４０は、その後、編集内容がチェックされ、内容が確定した段階でレビジョン確定マニュアル１６０として扱われる。また、編集により変更・追加されたセクション１１０は、ベーステキスト１００に登録して、後のモデルのマニュアル作成時に利用できるようにしてもよい。

このように異なるモデルのマニュアルをベーステキスト１００を用いて統一的に取り扱うことにより、本実施形態のマニュアル作成では、以下のような効果を得ることができる。

すなわち、マニュアルを各モデル毎に作成することによる表現のバラツキ等を防ぐことができる。また、マニュアルのメンテナンスも効率的に行なうことができる。

さらに、製品が複数の国で販売される場合には、レビジョンが確定したマニュアルを、それぞれの国の言語に翻訳する必要があるが、表現のバラツキを防ぐことにより、レビジョン確定マニュアル１６０を頒布先の言語に翻訳する際の流用個所が増え、翻訳コストを下げることができる。

なぜならば、マニュアルの翻訳はすでに翻訳されている他のモデルのマニュアルとの差分個所を抽出し、抽出された差分個所を翻訳する処理が一般的であり、内容が同じでも表現が異なる場合には翻訳が行なわれるようにしているため、差分個所が少ないほど翻訳すべき個所を少なくすることができるからである。

図２は、ベーステキスト１００の構成の一例を示す図である。ベーステキスト１００は、例えば、ＸＭＬ（eXtensible Markup Language）等の文書記述言語を用いて構成することができる。

ベーステキスト１００は、例えば、インクジェットプリンタ、レーザプリンタ、スキャナ等の対象装置毎に作成するようにし、それぞれ、ベーステキストＩＤで識別できるようにしている。

ベーステキスト１００を構成するセクション１１０は、それぞれ、セクションＩＤ、テーマＩＤ、属性、タイトル、本文を備えて構成される。これらは、例えば、タグ情報により区別することができる。なお、セクション１１０は、「章」「節」「項」のように階層構造とすることができる。図２の例では２階層としている。ただし、階層構造は、便宜的なものであり、ベーステキスト１００および実際に作成される各モデル対応の編集後マニュアル１４０がどのような構造を採用するかは任意である。

セクションＩＤは、それぞれのセクションを識別するための識別子である。本実施形態では、Ｘ−Ｙで表わし、Ｘの部分が上位階層を示し、Ｙの部分が下位階層を示すようにしている。なお、Ｘ−０は、Ｘ−１、２…の上位概念を説明するセクションとしている。ただし、階層の表現方法は、これに限られず、例えば、属性部分に記録したり、セクションＩＤの枝番等で示すようにしてもよい。

テーマＩＤは、そのセクションでの説明対象を示すコードである。例えば、そのセクションが、インクカートリッジの交換方法を説明するものである場合には、インクカートリッジの交換方法に割り当てられたコードがそのセクションのテーマＩＤとなる。なお、同じテーマであっても、異なるモデルでは異なる説明が必要になる場合もある。このような場合には、それぞれのモデル対応に異なるセクションＩＤのセクションが作成され、共通のテーマＩＤが付されることになる。

属性は、そのセクションのキーワード、保護情報、作成者情報等種々の情報が記録される。図１３（ａ）は、属性に記録されるキーワードの例を示す図である。キーワードは、本図に示すようにそのセクションで説明されている内容に対応したものである。例えば、そのセクションが４色インクを用いた機種のカートリッジ交換の説明に関するものである場合には、「４色インク用」「カートリッジ交換」といったキーワードが記録され、そのセクションがＡ３用紙特有の説明に関するものである場合には「Ａ３用紙対応用」といったキーワードが記録される。

タイトルは、そのセクションのタイトルが記録される。

本文は、説明の本体であり、文章、図面等のコンテンツから構成される。

次に、本実施形態におけるマニュアル作成システムの構成の概要について図３のブロック図を参照して説明する。本図に示すように、マニュアル作成システムは、マニュアル作成管理装置１０と編集装置２０と編集内容確認装置３０とを含んで構成される。

マニュアル作成管理装置１０は、ベーステキスト１００を入力し、マニュアル作成対象のモデルの設計仕様書２００に基づいて、必要なセクションを抽出し、マニュアル雛形１２０を出力する。

設計仕様書２００は、マニュアル作成対象のモデルの仕様を所定のフォーマットで記載したファイルである。設計仕様書２００は、例えば、ＸＭＬ等の文書記述言語を用いて構成することができる。

図１３（ｂ）は、設計仕様書２００の一例を示す図である。本図に示すように、設計証書２００は、マニュアル作成対象のモデルについて、機種名、インク色、対応用紙サイズ、対応ＯＳ、両面印刷ユニット等の項目毎に仕様が記録されている。

編集装置２０は、マニュアル雛形１２０に対して、マニュアル作成対象のモデルの設計仕様書２００に基づく編集を行なうための装置である。

編集内容確認装置３０は、マニュアル雛形１２０と編集後マニュアル１４０とを入力し、編集装置２０によりどの部分がどのように編集されたかを確認するための装置である。編集内容が確認された編集後マニュアル１４０は、レビジョン確定マニュアル１６０として取り扱われる。

これらの各装置は、それぞれを独立させて複数の情報処理装置で構成するようにしてもよいし、いくつかの装置、例えば、マニュアル作成管理装置１０と編集内容確認装置３０とを組み合わせて、単一の情報処理装置で実現するようにしてもよい。

図４は、マニュアル作成管理装置１０の機能構成を説明するためのブロック図である。本図に示すようにマニュアル作成管理装置１０は、ベーステキスト１００を入力するベーステキスト入力部１１、ユーザからの操作を受け付けたり、ユーザに各種情報を提示するユーザインタフェース部１２、設計仕様書２０を入力する設計仕様書入力部１３、設定仕様書２００にしたがってベーステキスト１００から必要なセクション１１０を抽出する処理を行なうセクション抽出部１４、抽出されたセクションで構成されるマニュアル雛形１２０を出力するマニュアル雛形出力部１５を備えている。

なお、マニュアル作成管理装置１０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

図５は、編集装置２０の機能構成を説明するためのブロック図である。本図に示すように編集装置２０は、マニュアル雛形１２０を入力するマニュアル雛形入力部２１、ユーザからの操作を受け付けたり、ユーザに各種情報を提示するユーザインタフェース部２２、操作者からの指示にしたがってマニュアル雛形１２０の編集処理を行なう編集処理部２３、編集が施されたマニュアル雛形１２０を編集後マニュアル１４０として出力する編集後マニュアル出力部２４とを備えている。

なお、編集装置２０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

図６は、編集内容確認装置３０の機能構成を説明するためのブロック図である。本図に示すように編集内容確認装置３０は、マニュアル雛形１２０を入力するマニュアル雛形入力部３１、編集後マニュアル１４０を入力する編集後マニュアル入力部３２、ユーザからの操作を受け付けたり、ユーザに各種情報を提示するユーザインタフェース部３３、マニュアル雛形１２０と編集後マニュアル１４０とから編集内容を判別し、操作者からの確認を受け付ける確認処理部３４、編集の確認を受け付けた編集後マニュアル１４０をレビジョン確定マニュアル１６０として出力するレビジョン確定マニュアル出力部３５を備えている。

なお、編集内容確認装置３０は、パーソナルコンピュータ等の汎用的なコンピュータを用いて構成することができる。

次に、本実施形態におけるマニュアル作成システムの処理について説明する。

まず、マニュアル作成管理装置１０がベーステキスト１００から必要なセクションを抽出し、マニュアル雛形１２０を生成する処理を図７のフロー図を参照して説明する。

まず、マニュアル作成管理装置１０は、マニュアル作成対象のモデルの設計仕様書２００を入力する（Ｓ１０１）。

また、マニュアル作成対象のモデルが属する機種用に作成されたベーステキスト１００の入力する（Ｓ１０２）。例えば、マニュアル作成対象のモデルがインクジェットプリンタに属する場合には、インクジェット用に作成されたベーステキスト１００を用いるようにする。このとき、既に入力された設計仕様書２００に基づいて、マニュアル作成管理装置１０が入力するベーステキスト１００を判断するようにしてもよい。

設計仕様書２００とベーステキスト１００とを入力したマニュアル作成管理装置１０は、設計仕様書２００に基づいてベーステキスト１００から仕様に合致したセクションを抽出する（Ｓ１０３）。

セクションの抽出は、設計仕様書２００に記録された各項目の仕様毎に、対応するキーワードが記録されているセクションを抽出することにより行なう。例えば、設計仕様書２００の「両面印刷ユニット」という項目が「有」と記録されている場合には、キーワードに「両面印刷ユニット」が記録されているセクションを抽出するようにする。なお、設計仕様書２００に記録された項目のうち、セクション抽出に用いる項目を選択できるようにしてもよい。

このとき、設計仕様書２００のある項目について複数のセクションが抽出される場合がある。このような場合、抽出されたすべてのセクションを採用するようにしてもよいが、本実施形態では、抽出された複数のセクションを提示して、操作者に選択させるようにする。例えば、似ているが異なる機能を説明しているセクション同士が同じキーワードを有している場合もあるからである。

このため、マニュアル作成管理装置１０は、同じキーワードで競合するセクションがあるかどうかを判断する（Ｓ１０４）。

その結果、競合するセクションがない場合（Ｓ１０４：Ｎ）には、抽出されたセクションで構成されたマニュアル雛形１２０を出力する（Ｓ１０６）。

一方、競合するセクションがあった場合（Ｓ１０４：Ｙ）には、競合するセクションと対応する仕様とを表示して、操作者から選択を受け付ける（Ｓ１０５）。これに対し、操作者は、競合するセクションのうち一部のセクションを選択してもよいし、すべてのセクションを選択してもよいし、いずれのセクションも選択しないようにしてもよい。

そして、マニュアル作成管理装置１０は、選択されたセクションと、競合することなく抽出されたセクションとで構成されたマニュアル雛形１２０を出力する（Ｓ１０６）。

これにより、モデルの仕様に基づいて編集用マニュアルを作成するマニュアル作成者の作業負担を軽減することができる。

つぎに、編集装置２０が、マニュアル雛形１２０の編集を受け付ける処理を図８のフロー図を参照して説明する。

編集装置２０は、編集対象のマニュアル雛形１２０を入力する（Ｓ２０１）。

そして、編集装置２０は、マニュアル雛形１２０に含まれる各セクションの本文を表示する（Ｓ２０２）。表示するセクションは編集担当者の操作により任意に変更できるものとする。図１１は、セクションの本文を表示する編集画面５４０の一例を示す図である。

編集装置２０は、編集担当者から、編集対象のマニュアル雛形１２０の編集を受け付ける（Ｓ２０３）。編集受け付け処理は、従来の編集用ソフトウェアの機能を用いることができる。

編集担当者は、編集画面５４０に表示されている本文について、編集しようとする個所をマウス等の操作に基づくカーソル５４１で指示することができる。そして、作成対象となっているモデルの設計仕様に基づいてマニュアル雛形１２０のセクションの本文を編集することができる。

編集装置２０は、編集担当者から編集終了の指示を受け付けると（Ｓ２０４：Ｙ）、編集が施されたマニュアル雛形１２０を編集後マニュアル１４０として出力する（Ｓ２０５）。

つぎに、編集内容確認装置３０が、編集装置２０により編集された個所の確認を受け付ける処理を図９のフロー図を参照して説明する。

編集内容確認装置３０は、編集後マニュアル１４０を入力する（Ｓ３０１）。また、マニュアル雛形１２０を入力する（Ｓ３０２）。

編集内容確認装置３０は、入力された編集後マニュアル１４０のセクション階層構造したがって、各セクションのタイトルを一覧表示する（Ｓ３０３）。このとき、マニュアル雛形１２０と編集後マニュアル１４０とで、内容の異なるセクション、すなわち、編集を施されたセクションについては、アンダーライン等を付して強調表示し、編集が行なわれたことを示すようにする。

図１２は、編集後マニュアル１４０のセクション階層構造にしたがってセクションタイトルを表示するとともに、編集が施されたセクションのタイトル強調表示している編集後セクション一覧表示画面５６０の一例を示している。

編集内容確認装置３０は、編集後セクション一覧表示画面５６０で編集が施されたセクションのタイトルのクリックを受け付けると図１２に一例を示すような編集内容確認画面５７０を表示する（Ｓ３０３）。

編集内容確認画面５７０には、編集後マニュアル１４０の編集されたセクション本文を表示する欄５７２と、対応する編集前のセクション本文を表示する欄５７１と、「確認ボタン」５７３とが設けられている。これにより、編集確認担当者は、編集されたセクションの編集前、編集後の本文の比較を容易に行なうことができる。また、本画面５７０で必要に応じて再編集を行なえるようにしてもよい。

そして、「確認ボタン」５７３のクリックを受け付けると（Ｓ３０４）、編集後セクション一覧画面５６０に戻り、「確認終了ボタン」５６１のクリックを受け付けると、編集確認担当者の確認が終了したとして、確認を受けた編集後マニュアル１４０をレビジョン確定マニュアル１６０として出力する（Ｓ３０５）。

本実施形態のマニュアル作成の基本的な概念を示す図。 ベーステキストの構成の一例を示す図。 マニュアル作成システムの構成を示すブロック図。 マニュアル作成管理装置の機能構成を説明するためのブロック図。 編集装置の機能構成を説明するためのブロック図。 編集内容確認装置の機能構成を説明するためのブロック図。 マニュアル作成管理装置がマニュアル雛形を生成する処理を示すフロー図。 編集装置が、マニュアル雛形の編集を受け付ける処理を示すフロー図。 編集内容確認装置が、編集された個所の確認を受け付ける処理を示すフロー図。 セクション選択画面の一例を示す図。 編集画面の一例を示す図。 編集後セクション一覧表示画面および編集内容確認画面の一例を示す図。 セクションの属性を説明する図と設計仕様書を説明する図。 モデルの変遷と従来のマニュアル作成とについて説明する図。

符号の説明

１０…マニュアル作成管理装置、１１…ベーステキスト入力部、１２…ユーザインタフェース部、１３…設計仕様書入力部、１４…セクション抽出部、１５…マニュアル雛形出力部、２０…編集装置、２１…マニュアル雛形入力部、２２…ユーザインタフェース部、２３…編集処理部、２４…編集後マニュアル出力部、３０…編集内容確認装置、３１…マニュアル雛形入力部、３２…編集後マニュアル入力部、３３…ユーザインタフェース部、３４…確認処理部、３５…レビジョン確定マニュアル出力部、１００…ベーステキスト、１１０…セクション、１２０…マニュアル雛形、１４０…編集後マニュアル、１６０…レビジョン確定マニュアル、２００…設計仕様書

Claims (4)

1. キーワードを含むセクション単位で構成されたベーステキストを入力するベーステキスト入力部と、
   項目毎に仕様が記録された設計仕様書を入力する設計仕様書入力部と、
   それぞれの項目について、仕様に対応するキーワードを含むセクションを抽出するセクション抽出部と、
   抽出されたセクションで構成される編集用マニュアルを出力する編集用マニュアル出力部とを備えることを特徴とするマニュアル作成管理装置。
2. 請求項１に記載のマニュアル作成管理装置であって、
   前記セクション抽出部は、ある項目について仕様に対応するキーワードを含むセクションが複数抽出された場合には、セクションの選択を促す表示を行なうことを特徴とするマニュアル作成管理装置。
3. コンピュータをマニュアル管理装置として機能させるためのプログラムであって、
   キーワードを含むセクション単位で構成されたベーステキストを入力するベーステキスト入力部と、
   項目毎に仕様が記録された設計仕様書を入力する設計仕様書入力部と、
   それぞれの項目について、仕様に対応するキーワードを含むセクションを抽出するセクション抽出部と、
   抽出されたセクションで構成される編集用マニュアルを出力する編集用マニュアル出力部として機能させることを特徴とするプログラム。
4. コンピュータにおける編集用マニュアル作成方法であって、
   キーワードを含むセクション単位で構成されたベーステキストを入力するステップと、
   項目毎に仕様が記録された設計仕様書を入力するステップと、
   それぞれの項目について、仕様に対応するキーワードを含むセクションを抽出するステップと、
   抽出されたセクションで構成される編集用マニュアルを出力するステップとを備えることを特徴とする編集用マニュアル作成方法。

Images