JP2006236004A - 文書管理装置、文書結合方法、文書結合プログラム、文書結合プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

文書管理装置、文書結合方法、文書結合プログラム、文書結合プログラムを記録した記録媒体 Download PDF

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Abstract

【課題】 文書の結合に好適な文書管理装置、文書結合方法、文書結合プログラム、文書結合プログラムを記録した記録媒体を提供する。
【解決手段】 蓄積された文書を管理する文書管理装置において、複数の文書を選択する文書選択手段と、文書選択手段により選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手段と、文書選択手段により選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手段とを有し、文書選択手段は、選択した文書が文書複製手段により複製された場合でも、文書をそのまま選択していることを特徴とする。
【選択図】 図7

Description

本発明は、蓄積された複数の文書の結合に好適な文書管理装置、文書結合方法、文書結合プログラム、文書結合プログラムを記録した記録媒体に関する。
近年のMFP(Multi Function Printer)は、HDDを備えているため、文書を蓄積することが可能となっており、文書管理装置としての機能も充実している。その機能として、例えばいくつかの文書を1つの文書にまとめる文書結合機能がある。
例えば、文書甲がA、B、Cの3ページからなり、文書乙がD、Eの2ページからなる場合、文書甲と文書乙とを結合すると、A,B,C,D,Eの5ページからなる文書丙が作成される。
この場合、複製元文書甲と文書乙は残らず、文書丙だけとなってしまうため、複製元文書を残すためには、結合する前に文書甲と文書乙の複製を行う必要がある。
一般的に、文書の複製を行うと、複製元文書と複製先文書とを区別するため、複製先文書名は、「コピー」などが複製元文書名に付けられた文書名となる。例えば文書名が乙であれば、複製先文書名は、「コピー乙」というものなる。なお、複製元文書とは、複製前の文書を示し、複製先文書とは複製文書を示す。
このようにして複製を行い、文書を結合すると、とりあえず複製元文書は残ることとなる。複製と結合を連続して行う場合の従来の動作について説明する。図1には、MFPの操作部に表示された蓄積文書一覧画面100が示されている。この蓄積文書一覧画面100には、蓄積文書の一覧130と、文書複製ボタン112と、文書結合ボタン113と、文書名変更ボタン114とが示されている。
このうち、文書複製ボタン112は、文書を複製するためのボタンである。文書結合ボタン113は、文書を結合するためのボタンである。文書名変更ボタン114は、文書名を変更するボタンである。これら3つのボタンは、選択された文書に対して行われるものである。
蓄積文書一覧130には、会議資料111と、議事録A120と、議事録B121と、議事録C122なる文書名が表示されている。このうち、議事録A120と、議事録B121と、議事録C122をまとめて表現する場合、議事録131と記すこととする。この蓄積文書一覧130に表示される文書名は、通常、会議資料111に示されるように、文字が黒字で表示される。文書が選択されると、議事録A120に示されるように、反転して表示される。
従って、図1の場合、議事録131が選択されている状態となっている。この状態で、文書複製ボタン112をユーザが押下すると、図2に示されるように、議事録A120の複製先文書が作成される。図2の蓄積文書一覧130には、議事録A120の複製先文書である(コピー)議事録A140と、議事録B121の複製先文書である(コピー)議事録B141と、議事録C122の複製先文書である(コピー)議事録C142とが新たに表示される。これら複製先文書をまとめて表現する場合、複製議事録132と表現する
このようにして議事録131の複製議事録132が作成され、しかも議事録131は選択されたままとなっている。その選択状態を維持したままで、文書結合ボタン113をユーザが押下すると、図3に示されるように、議事録131が結合された結合議事録150が作成される。
特許第3220182号公報 特開2004−287567号公報 特開2001−236345号公報 特開平6−309319号公報
しかしながら、図3に示されるように、複製元文書として残っている複製議事録132は、それぞれの文書名に「(コピー)」という文字が入っている。従って、元のファイル名にリネームするには、この「(コピー)」文字を、文書名変更ボタン114を押下し、手作業でリネームしなければならない。このリネームの作業量は、結合する文書が増えるとともに大変な作業量となる。
本発明はこのような問題点に鑑み、文書の結合に好適な文書管理装置、文書結合方法、文書結合プログラム、文書結合プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的とする。
上記課題を解決するために、本発明は、蓄積された文書を管理する文書管理装置において、複数の前記文書を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段により選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手段と、前記文書選択手段により選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手段とを有し、前記文書選択手段は、選択した文書が前記文書複製手段により複製された場合でも、前記文書をそのまま選択していることを特徴とする。
また、上記課題を解決するために、本発明は、蓄積された文書を管理する文書管理装置において、複数の前記文書を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段により選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手段と、前記文書選択手段により選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手段とを有し、前記文書選択手段は、選択した文書が前記文書複製手段により複製された場合、前記選択された文書にかえて、前記複製文書を選択することを特徴とする。
また、上記課題を解決するために、本発明は、蓄積された文書を結合する文書結合方法であって、複数の前記文書を選択する文書選択段階と、前記文書選択段階で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製段階と、前記文書選択段階で選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成段階とを有することを特徴とする。
また、上記課題を解決するために、本発明は、蓄積された文書を結合する文書結合方法であって、複数の前記文書を選択する文書選択段階と、前記文書選択段階で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製段階と、前記文書選択段階で選択された文書にかえて、前記複製文書を選択する複製文書選択段階と、前記複製文書選択段階で選択された複数の複製文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成段階とを有することを特徴とする。
また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータに、複数の文書を選択する文書選択手順と、前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、前記文書選択手順で選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順とを実行させるための文書結合プログラム。
また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータに、複数の前記文書を選択する文書選択手順と、前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、前記文書選択手順で選択された文書にかえて、前記複製文書を選択する複製文書選択手順と、前記複製文書選択手順で選択された複数の複製文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順とを実行させるための文書結合プログラム。
また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータに、複数の文書を選択する文書選択手順と、前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、前記文書選択手順で選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順とを実行させるための文書結合プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータに、複数の前記文書を選択する文書選択手順と、前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、前記文書選択手順で選択された文書にかえて、前記複製文書を選択する複製文書選択手順と、前記複製文書選択手順で選択された複数の複製文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順とを実行させるための文書結合プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
本発明によれば、文書の結合に好適な文書管理装置、文書結合方法、文書結合プログラム、文書結合プログラムを記録した記録媒体を提供できる。
以下、本発明の実施の形態について図面に基づいて説明する。なお、本実施の形態において、図1から図3で説明した符号も含め、同じ符号のものについては説明を省略する。
最初に、図4を用いて文書管理装置のハードウェア構成について説明する。図4には、CPU1と、ROM2と、RAM3と、原稿読取装置5と、MSU(Memory Super charger Unit)6と、MSU用メモリ7と、印刷装置8と、操作部9と、ハードディスク10と、不揮発RAM11と、通信装置20とが示されている。
CPU1は、文書管理装置の全体制御を行う。ROM2には、文書管理装置のプログラムなどが記憶されている。RAM3は、プログラム実行時の各種データが記憶される。原稿読取装置5は、スキャナである。MSU6は、メモリ用のコントローラであり、CPU1からのコマンドによって画像メモリなどの制御を行う。MSU用メモリ7は、出力用の画像を蓄えるものであり、MSU6からアクセスすることができる。印刷装置8は、印刷エンジンである。操作部9は、ユーザに対して画面を表示したり、ユーザが操作を行ったりするユーザとのインタフェースである。ハードディスク10には、文書が蓄積される。不揮発RAM11は、文書管理装置の設定値が格納されている。通信装置20は、LANもしくはFAXなどの通信回線と接続するためのものである。
次に、図5を用いて、文書管理装置のソフトウェア構成について説明する。図5には、文書選択部161と、文書複製部162と、結合文書作成部163と、文書名変更部164とが示されている。
文書選択部161は、ユーザが選択した文書を選択する。文書複製部162は、文書を複製するとともに、文書名変更部164により、複製元文書または複製先文書の文書名を変更する。結合文書作成部163は、複数の文書を結合する。
なお、文書選択部161は、文書複製部162が、複製先文書の文書名を複製元文書の文書名とし、複製元文書の文書名をその文書名とは異なる文書名に設定した場合、選択した文書をそのまま選択する処理を行う。
この処理とは異なり、文書選択部161は、文書複製部162が、複製先文書の文書名を、複製元文書の文書名とは異なる文書名に設定した場合、選択された文書にかえて、複製先文書を選択する処理を行う。
文書選択部161が、上記2つの処理のいずれかを行うかは、例えばプログラムで固定してもよいし、ユーザによる設定で定めてもよい。
上述した文書選択部161は、文書選択手段に対応する。文書複製部162は、文書複製手段に対応する。結合文書作成部163は、結合文書作成手段に対応する。
次に本実施の形態における文書を結合する場合のユーザインタフェースについて説明する。既に説明した図1において、ユーザが文書複製ボタン112を押下すると、図6に示される蓄積文書一覧画面100が表示される。従来技術では、選択されているのは議事録131であったが、今の場合は、図6に示されるように、選択されるのは複製議事録132の方である。
この図6に示される蓄積文書一覧画面100において、ユーザが文書結合ボタン113を押下すると、図7に示される蓄積文書一覧画面100が表示される。図6において、選択されているのが複製議事録132であったので、結合された文書は、結合複製議事録155となる。
また、文書名は、図7に示されるように、元の議事録131はそのままの文書名であり、結合された結合複製議事録155の文書名が「(コピー)議事録A」となる。従って、結合する文書の数に関わらず、ユーザは元の文書のリネームが不要となる。
次に、上述した処理の詳細について述べる。まず最初に、蓄積されている文書について説明する。文書の1ページは、1つの画像となっており、文書はその画像で構成される。例えば、10ページの文書は、10枚の画像で構成される。
また、文書は文書属性を有し、画像は画像特性を有する。この文書属性と画像属性について、図8を用いて説明する。
図8には、文書属性200と、画像特性201とが示されている。文書属性200は、文書ごとに付加され、文書名と、ページ数と、選択順と、先頭ページの画像IDで構成される。
このうち文書名は、今までの説明にあったように文書の名前である。ページ数は、その文書のページ数である。このページ数は、上述したように文書が有する画像の枚数と一致する。先頭ページの画像IDは、文書の先頭ページの画像を、文書管理装置内で一意的に示すものである。
選択順は、この文書がユーザにより何番目に選択されたかを示すものである。例えば、図1において、3つの議事録が選択されているが、これらをユーザは同時に選択することができない。従って、複数の文書が選択されている場合、選択された順番が存在することとなる。
例えば、議事録A、B、Cの順にユーザが選択したとすると、議事録A、B、Cの順に選択順は1、2、3となる。結合の際は、この選択順が示す順番で文書が結合される。なお、選択順が0とは、その文書が選択されていないことを示す。
次に、画像属性201について説明する。画像属性201は、画像ごとに付加され、画像IDと、次のページの画像IDとで構成される。
これらの属性により文書と画像の対応が分かる。まず、文書属性に示された「先頭ページの画像ID」から、先頭ページの画像が分かる。その画像の画像属性に示された「次のページの画像ID」から次のページが分かるので、最後のページまでたどり着くことができる。なお、最後の画像の画像属性の「次のページの画像ID」は、例えば0または0xffffなどが用いられる。
以上説明した文書属性と画像特性は、不揮発RAMに記憶されている。
次に、上述した結合に係る処理を、フローチャートを用いて説明する。図9は、ユーザにより文書が選択され、文書複製ボタン、文書結合ボタン、文書名変更ボタンが押下されたときの文書管理装置の処理を示すフローチャートである。
文書選択段階に対応するステップS101で、文書選択処理が行われる。この処理の詳細は後に説明する。ステップS102で、文書結合キーがユーザにより押下されたかどうかの判断が行われる。文書結合キーがユーザにより押下されなかった場合、ステップS104に処理が進む。文書結合キーがユーザにより押下された場合、結合文書作成段階に対応するステップS103で文書結合処理が行われ、ステップS104に処理が進む。
ステップS104で、文書名変更キーがユーザにより押下されたかどうかの判断が行われる。文書名変更キーがユーザにより押下されなかった場合、ステップS106に処理が進む。文書名変更キーがユーザにより押下された場合、ステップS105で文書名変更処理が行われ、ステップS106に処理が進む。
ステップS106で、文書複製キーがユーザにより押下されたかどうかの判断が行われる。文書複製キーがユーザにより押下されなかった場合、ステップS101に処理が戻る。文書複製キーがユーザにより押下された場合、ステップS107で文書複製処理が行われ、ステップS101に処理が戻る。この文書複製処理の詳細は後に説明する。
次に、文書選択処理を、図10のフローチャートを用いて説明する。この処理は、ユーザが、蓄積文書一覧(図1参照)に表示された文書を押下した際の処理である。ステップS201で、ユーザにより押下された文書の選択順が0かどうかの判断が行われる。上述したように、選択順が0とは、その文書が選択されていないことを示すので、文書が非選択状態かどうかの判断である。
ステップS201で、押下された文書が選択状態であると判断された場合、ステップS202で、操作部で非選択状態の表示が行われる。そして、ステップS203で、押下された文書の選択順に0がセットされる。
ステップS201で、押下された文書が非選択状態であると判断された場合、ステップS204で、操作部で選択状態の表示が行われる。そして、ステップS205で、押下された文書の選択順に、既に選択されている文書の数に1を加えた値がセットされる。
この処理により、押下された文書の選択順の値を正しくセットすることができる。次に、文書複製処理を、図11のフローチャートを用いて説明する。このフローチャートで示される処理は、文書複製段階に対応する。なお、後述するステップS307の処理の場合は、文書複製段階と複製文書選択段階に対応する。
この処理は、ステップS301からステップS306までのループと、ステップS302からステップS304までのループの2重ループとなっている。
外側のループであるステップS301からステップS306までのループは、選択された文書の数だけ、選択順に従って行われる処理である。内側のループであるステップS302からステップS304までのループは、画像複製処理である。
従って、図11に示される処理は、文書ごとに、文書を構成する画像を、ステップS303で複製する処理である。この画像の複製処理が終わり、内側のループを抜けると、ステップS305の処理が行われる。
ステップS305の処理は、リネーム処理と文書属性書き換え処理である。ステップS305に記載された行の順に従って説明する。
まず1行目の「複製先文書名=複製元文書名」は、複製先文書の文書属性の文書名に、複製元文書名をセットする処理である。2行目の「複製元文書名=“(コピー)”+複製元文書名」は、複製元文書名を、その文書名の先頭に“(コピー)”をつけた文書名にリネームする処理である。
3行目の「複製先ページ数=複製元ページ数」は、複製先文書の文書属性のページ数に複製元の文書属性のページ数をセットする処理である。4行目の「複製先選択順=0」は、複製先文書の文書属性の選択順に、非選択を示す0をセットする処理である。
この処理により、複製先文書は選択されず、2行目の処理でリネームされた複製元文書が選択された状態となる。
なお、ステップS305の処理は、ステップS307の処理でもよい。このステップS307の処理について説明する。まず1行目の「複製先文書名=“(コピー)”+複製元文書名」は、複製先文書の文書属性の文書名に、複製元文書名の先頭に“(コピー)”をつけた文書名をセットする処理である。2行目の処理は、ステップS305の3行目の処理と同じである。3行目の「複製先選択順=複製元選択順」は、複製先文書の文書属性の選択順に、複製元文書の文書属性の選択順をセットする処理である。4行目の「複製元選択順=0」は、複製元文書の文書属性の選択順に、非選択を示す0をセットする処理である。
この処理により、複製元文書は選択されず、1行目の処理でリネームされた複製先文書が選択された状態となる。
蓄積文書一覧画面を示す図である。 文書が複製された様子を示す図である(その1)。 文書が結合された様子を示す図である。 文書管理装置のハードウェア構成図である。 文書管理装置のソフトウェア構成図である。 文書が複製された様子を示す図である(その2)。 文書が結合された様子を示す図である。 文書属性と画像属性を示す図である。 各ボタンが押下されたときの処理を示すフローチャートである。 文書選択処理を示すフローチャートである。 文書複製処理を示すフローチャートである。
符号の説明
1 CPU
2 ROM
3 RAM
5 原稿読取装置
6 MSU
7 MSU用メモリ
8 印刷装置
9 操作部
10 ハードディスク
11 不揮発RAM
20 通信装置
100 蓄積文書一覧画面
111 会議資料
112 文書複製ボタン
113 文書結合ボタン
114 文書名変更ボタン
120 議事録A
121 議事録B
122 議事録C
130 蓄積文書一覧
131 議事録
132 複製議事録
140 (コピー)議事録A
141 (コピー)議事録B
142 (コピー)議事録C
150 議事録A
161 文書選択部
162 文書複製部
163 結合文書作成部
164 文書名変更部
155 結合複製議事録
200 文書属性
201 画像属性

Claims (8)

  1. 蓄積された文書を管理する文書管理装置において、
    複数の前記文書を選択する文書選択手段と、
    前記文書選択手段により選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手段と、
    前記文書選択手段により選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手段とを有し、
    前記文書選択手段は、選択した文書が前記文書複製手段により複製された場合でも、前記文書をそのまま選択していることを特徴とする文書管理装置。
  2. 蓄積された文書を管理する文書管理装置において、
    複数の前記文書を選択する文書選択手段と、
    前記文書選択手段により選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手段と、
    前記文書選択手段により選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手段とを有し、
    前記文書選択手段は、選択した文書が前記文書複製手段により複製された場合、前記選択された文書にかえて、前記複製文書を選択することを特徴とする文書管理装置。
  3. 蓄積された文書を結合する文書結合方法であって、
    複数の前記文書を選択する文書選択段階と、
    前記文書選択段階で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製段階と、
    前記文書選択段階で選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成段階と
    を有することを特徴とする文書結合方法。
  4. 蓄積された文書を結合する文書結合方法であって、
    複数の前記文書を選択する文書選択段階と、
    前記文書選択段階で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製段階と、
    前記文書選択段階で選択された文書にかえて、前記複製文書を選択する複製文書選択段階と、
    前記複製文書選択段階で選択された複数の複製文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成段階と
    を有することを特徴とする文書結合方法。
  5. コンピュータに、
    複数の文書を選択する文書選択手順と、
    前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、
    前記文書選択手順で選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順と
    を実行させるための文書結合プログラム。
  6. コンピュータに、
    複数の前記文書を選択する文書選択手順と、
    前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、
    前記文書選択手順で選択された文書にかえて、前記複製文書を選択する複製文書選択手順と、
    前記複製文書選択手順で選択された複数の複製文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順と
    を実行させるための文書結合プログラム。
  7. コンピュータに、
    複数の文書を選択する文書選択手順と、
    前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を複製前の文書の文書名とし、複製前の文書の文書名を該文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、
    前記文書選択手順で選択された複数の文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順と
    を実行させるための文書結合プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
  8. コンピュータに、
    複数の前記文書を選択する文書選択手順と、
    前記文書選択手順で選択された文書を複製した複製文書を作成するとともに、前記複製文書の文書名を、複製前の文書の文書名とは異なる文書名に設定する文書複製手順と、
    前記文書選択手順で選択された文書にかえて、前記複製文書を選択する複製文書選択手順と、
    前記複製文書選択手順で選択された複数の複製文書を結合した結合文書を作成する結合文書作成手順と
    を実行させるための文書結合プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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