JP2006163989A

JP2006163989A - 文書管理方法及び文書管理装置

Info

Publication number: JP2006163989A
Application number: JP2004356333A
Authority: JP
Inventors: Yuichiro Yamazawa; 祐一郎山澤
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2004-12-09
Filing date: 2004-12-09
Publication date: 2006-06-22

Abstract

【課題】電子メールで文書のＵＲＬを通知すると同時に、文書のサムネイル画像を添付して利用者に送信することにより、利用者がＷＷＷサーバにアクセスしなくても文書の概要をあらかじめ把握できるようにし、さらにＷＷＷサーバの負荷やネットワークトラフィックの低減に寄与することを目的とする。
【解決手段】インターネットなどのネットワークを利用した文書管理方法であって、前記文書管理方法は、前記ネットワークに接続可能なネットワークスキャナ、前記ネットワークスキャナが読み取った画像データを前記ネットワークを通して受信する手段と、前記画像データを文書管理サーバに転送する手段と、前記画像データを格納、保存する文書管理サーバからなり、前記画像データの格納場所を利用者に通知する手段を持つ文書管理方法において、前記画像データの簡易画像を、前記画像データの格納場所と共に利用者に通知する手段を持つことを特徴とする文書管理方法。
【選択図】図１

Description

ネットワークスキャナを用いた文書管理方法及び文書管理装置に関する。

近年、オフィス等においては、インターネット技術の利用により構築されたコンピュータネットワーク上でデータ共有を行うことが広く普及している。ネットワークにはコンピュータのみならず、プリンタやスキャナ等の周辺機器を接続し共有することも行われており、ネットワークに接続されたスキャナから読み込んだ文書を電子メールに添付して送信したり、文書管理サーバへ登録する文書管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。

文書管理システムの中には、スキャナにより読み込んだ文書をＷＷＷサーバへ登録し、Ｗｅｂブラウザ等の汎用アプリケーションによって簡易に閲覧できるシステムも実用化されている。さらに、登録した文書のＵＲＬ（ＵｎｉｆｏｒｍＲｅｓｏｕｒｃｅＬｏｃａｔｏｒ）を、文書登録者や閲覧者に電子メールで通知することにより、画像そのものを電子メールに添付して送信するよりもネットワークトラフィックを低く抑え、メールサーバの電子メールサイズ上限に引っ掛からないといった利点を持つシステムが提案されている。
特開２００２−１８９６８７号公報

しかしながら、電子メール通知により文書のＵＲＬを受け取った利用者にとっては、ＷＷＷサーバにアクセスしてその文書を閲覧するまで内容を確認することができないという問題があった。

本発明は以上の問題に鑑みてなされたものであり、電子メールで文書のＵＲＬを通知すると同時に、文書のサムネイル画像を添付して利用者に送信することにより、利用者がＷＷＷサーバにアクセスしなくても文書の概要をあらかじめ把握できるようにし、さらにＷＷＷサーバの負荷やネットワークトラフィックの低減に寄与することを目的とする。

上記の目的を達成するため、請求項１の発明は、インターネットなどのネットワークを利用した文書管理方法であって、前記文書管理方法は、前記ネットワークに接続可能なネットワークスキャナ、前記ネットワークスキャナが読み取った画像データを前記ネットワークを通して受信する手段と、前記画像データを文書管理サーバに転送する手段と、前記画像データを格納、保存する文書管理サーバからなり、前記画像データの格納場所を利用者に通知する手段を持つ文書管理方法において、前記画像データの簡易画像を、前記画像データの格納場所と共に利用者に通知する手段を持つことを特徴とする。

また、請求項２の発明は、インターネットなどのネットワークを利用した文書管理装置であって、前記文書管理装置は、前記ネットワークに接続可能なネットワークスキャナ、前記ネットワークスキャナが読み取った画像データを前記ネットワークを通して受信する手段と、前記画像データをＷｅｂページに変換する手段と、前記ＷｅｂページをＷＷＷサーバに転送する手段とを持つスキャンサーバ、Ｗｅｂページを格納、保存するＷＷＷサーバから成り、前記ＷＷＷサーバから得た前記ＷｅｂページのＵＲＬ情報を、前記スキャンサーバが利用者にメール通知する文書管理装置において、前記メールに前記画像データのサムネイル画像を添付して送信する手段を持つことを特徴とする。

電子メールで文書のＵＲＬを通知すると同時に、文書のサムネイル画像を添付して利用者に送信することにより、利用者がＷＷＷサーバにアクセスしなくても文書の概要をあらかじめ把握できるようにし、さらにＷＷＷサーバの負荷やネットワークトラフィックの低減に寄与することができる。

以下、図を参照しながら本発明の実施形態について説明する。

図１は、本発明にかかる文書管理装置の構成の一例を示す図である。ネットワークスキャナ１は、紙文書を光学的に読み取り、あらかじめ登録された利用者のメールアドレスと共に、画像データをネットワーク５を通してスキャンサーバ３へ送信する機能を持つイメージスキャナである。スキャンサーバ３は、ネットワークスキャナ１から受信した画像データをＷｅｂページに変換し、ＷＷＷサーバ２へ登録する機能を持つコンピュータである。ＷＷＷサーバ２はネットワーク５を通してスキャンサーバ３から受信したＷｅｂページを、自身が持つ記憶装置に格納し、利用者がＷｅｂブラウザを用いて閲覧する際には、指定されたＷｅｂページをクライアント４に対して送信する機能を持つコンピュータである。クライアント４は、ＷＷＷサーバ２を閲覧する利用者のコンピュータである。本図ではクライアントは１台であるが、複数存在してもよい。

図２は、本発明にかかるネットワークスキャナ１の内部構成の概略を示すブロック図である。制御部１１はスキャナ装置全体の制御を行う。スキャナユニット１２は文書を光学的に読み取り、電子データ化を行う。電子データは記憶装置１３に一時保存され、制御部１１の指示によって読み出され、ネットワークインタフェース１５を通してネットワーク５へ送出される。操作パネル１４は利用者が設定等を行うためのユーザインタフェースであり、文書データの格納先となるＷＷＷサーバや、ＵＲＬ情報の配信先となるメールアドレスの登録を行う。登録内容は記憶装置１３に保存され、適宜読み出される。これらはデータバス１６通して相互に接続されている。

図３は、本発明にかかるＷＷＷサーバ２の内部構成の概略を示すブロック図である。スキャンサーバ３からネットワーク５を通して転送されたＷｅｂページは、Ｗｅｂページ受信部２１で受信され、Ｗｅｂページ格納部２２によって記憶装置２３に格納される。格納されたＷｅｂページのＵＲＬ情報は、ＵＲＬ情報作成部２４によって作成され、ＵＲＬ情報送信部２５がネットワーク５を通してスキャンサーバ３に送信する。

図４は、本発明にかかるスキャンサーバ３の内部構成の概略を示すブロック図である。ネットワークスキャナ１から転送されたスキャン画像は、スキャン画像受信部３１で受信され、Ｗｅｂページ作成部３２でＷｅｂページに変換される。変換されたＷｅｂページはＷｅｂページ送信部３３からネットワーク５を通してＷＷＷサーバ２に転送される。一方、スキャン画像はサムネイル作成部３４へも渡り、サムネイル画像が作成される。作成されたサムネイル画像はメール作成部３５においてテキストエンコードされ、電子メールの添付データとなる。ＵＲＬ受信部はＷＷＷサーバ２から、登録したＷｅｂページのＵＲＬを受信し、メール作成部３５において電子メールの本文に記述される。メール作成部３５で作成された電子メールはメール送信部３７より、指定されたメールアドレスに対して送信される。

以上により、利用者は文書データが格納された場所を示すＵＲＬ情報と共に、文書のサムネイル画像も同時に受信することができる。

［他の実施例１］
ＷＷＷサーバ２とスキャンサーバ３は、同一のコンピュータが兼ねてもよい。

［他の実施例２］
利用者のメールアドレスの登録先をネットワークスキャナ１の代わりにＷＷＷサーバ２とし、ＵＲＬ情報と共にスキャンサーバ３が受信することとしてもよい。

本発明にかかる文書管理装置の構成の一例を示す図本発明にかかるネットワークスキャナ１の内部構成の概略を示すブロック図本発明にかかるＷＷＷサーバ２の内部構成の概略を示すブロック図本発明にかかるスキャンサーバ３の内部構成の概略を示すブロック図

符号の説明

１ネットワークスキャナ
２ＷＷＷサーバ
３スキャンサーバ
４クライアント
５ネットワーク

Claims

インターネットなどのネットワークを利用した文書管理方法であって、前記文書管理方法は、前記ネットワークに接続可能なネットワークスキャナ、前記ネットワークスキャナが読み取った画像データを前記ネットワークを通して受信する手段と、前記画像データを文書管理サーバに転送する手段と、前記画像データを格納、保存する文書管理サーバからなり、前記画像データの格納場所を利用者に通知する手段を持つ文書管理方法において、前記画像データの簡易画像を、前記画像データの格納場所と共に利用者に通知する手段を持つことを特徴とする文書管理方法。
インターネットなどのネットワークを利用した文書管理装置であって、前記文書管理装置は、前記ネットワークに接続可能なネットワークスキャナ、前記ネットワークスキャナが読み取った画像データを前記ネットワークを通して受信する手段と、前記画像データをＷｅｂページに変換する手段と、前記ＷｅｂページをＷＷＷサーバに転送する手段とを持つスキャンサーバ、Ｗｅｂページを格納、保存するＷＷＷサーバから成り、前記ＷＷＷサーバから得た前記ＷｅｂページのＵＲＬ情報を、前記スキャンサーバが利用者にメール通知する文書管理装置において、前記メールに前記画像データのサムネイル画像を添付して送信する手段を持つことを特徴とする文書管理装置。