JP2006163882A - ドキュメント属性管理装置、ドキュメント属性管理方法およびドキュメント属性管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールに添付されて送信されてきた添付ドキュメントについて、その編集処理等による有効活用を可能にするとともに、その場合であっても電子メールとの関連性を失うことなくその電子メールの属性を利用した検索等を可能にする。
【解決手段】電子メールに添付されている添付ドキュメントをメール保存機能とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピー手段１４と、前記電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出手段１５と、前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから抽出された属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブル手段１６とを備えて、ドキュメント属性管理装置１を構成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メールに添付されて送信されてくる添付ドキュメントを管理するためのドキュメント属性管理装置、ドキュメント属性管理方法およびドキュメント属性管理プログラムに関する。

近年、パーソナルコンピュータや情報携帯端末等（以下、単に「情報機器」と総称する）で授受される電子メールには、文書、画像、オーディオファイル等のドキュメントファイルが添付されることが多くなっている。添付ドキュメント付きの電子メールを受信した場合、受信側の情報機器では、その情報機器にインストールされているメールツールの受信フォルダ内に、受信した電子メールと添付ドキュメントとを対応付けてオリジナルとして保存しておくことが一般的である（例えば、特許文献１参照）。これは、受信フォルダを添付ドキュメントの保管場所とすれば、電子メールに必然的に付与される属性を添付ドキュメントの検索に利用することができ、利用者にとって容易かつ的確な検索が可能となるからである。ここで、電子メールの属性とは、例えば、電子メールの差出人、宛先、件名、送信日時、受信日時、メールメッセージ本文、添付ドキュメントの有無等のように、利用者の記憶に留まっていることが多い情報のことをいう。

ところで、メールツールの受信フォルダを添付ドキュメントの保管場所とすると、メール受信の履歴を記録する必要性から、その添付ドキュメントがオリジナルとして保管される。このオリジナルについては編集処理を行うことができない。ただし、添付ドキュメントについては、利用者が編集処理を行うことを望む場合も多い。したがって、受信フォルダにオリジナルが保管される添付ドキュメントについては、利用者が編集処理を望む場合に、その受信フォルダから取り出して別のフォルダ（ディレクトリ）にコピーし保存した上で、編集処理を可能にすることが一般的である（例えば、特許文献２参照）。

特開２００３−９１４８４号公報 特開２００３−３６２３２号公報

しかしながら、添付ドキュメントをメールツールの受信フォルダから別のフォルダへコピーする場合、コピー先の添付ドキュメントには、その添付ドキュメントが添付されていた電子メールについての情報、特に属性情報が付随しなくなってしまう。したがって、コピー先の添付ドキュメントについては、電子メールの属性を検索キーとして用いることができず、その検索に利用者が多くの時間を要してしまうようになるおそれがある。

この点については、添付ドキュメントに属性を記録する領域を設けることで対処することも考えられる。ところが、電子メールについては様々なアプリケーションに依存するドキュメントでも添付して送れることが重要であり、しかも電子メールに添付されるドキュメントの種類は多様であることから、あらゆる種類のドキュメント全てに属性記録領域を設けることは不可能であり、電子メールの属性を各ドキュメントに持たせることも不可能である。

つまり、添付ドキュメント付きの電子メールを受信した場合に、その添付ドキュメントを編集して活用すべく、メールツールの受信フォルダから取り出して別のフォルダに保存すると、その添付ドキュメントの検索に多くの時間が掛かるようになる。一方、添付ドキュメントをメールツールの受信フォルダに保管しておけば、その添付ドキュメントの検索は迅速に行えるが、編集等の作業ができず、受信した添付ドキュメントの利用に制約が生じてしまうことになる。

そこで、本発明は、電子メールに添付されて送信されてきた添付ドキュメントについて、その編集処理等による有効活用を可能にするとともに、その場合であっても電子メールとの関連性を失うことなくその電子メールの属性を利用して検索等を行うことのできるドキュメント属性管理装置、ドキュメント属性管理方法およびドキュメント属性管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明は、上記目的を達成するために案出されたドキュメント属性管理装置で、添付ドキュメント付きの電子メールを受信するとともに受信した電子メールおよび添付ドキュメントを保存する機能を有したメール管理手段と、前記メール管理手段が受信した電子メールに添付されている添付ドキュメントを当該メール管理手段の保存機能とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピー手段と、前記メール管理手段が受信した電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出手段と、前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから前記属性抽出手段が抽出した属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブル手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明は、上記目的を達成するために案出されたドキュメント属性管理方法で、添付ドキュメント付きの電子メールを受信するとともに受信した電子メールおよび添付ドキュメントを保存しておくメール管理ステップと、前記メール管理ステップで受信した電子メールに添付されている添付ドキュメントを当該メール管理ステップでの保存箇所とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピーステップと、前記メール管理ステップで受信した電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出ステップと、前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから前記属性抽出ステップで抽出した属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブルステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明は、上記目的を達成するために案出されたドキュメント属性管理プログラムで、コンピュータを、添付ドキュメント付きの電子メールを受信するとともに受信した電子メールおよび添付ドキュメントを保存する機能を有したメール管理手段と、前記メール管理手段が受信した電子メールに添付されている添付ドキュメントを当該メール管理手段の保存機能とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピー手段と、前記メール管理手段が受信した電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出手段と、前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから前記属性抽出手段が抽出した属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブル手段として機能させることを特徴とする。

上記構成のドキュメント属性管理装置、上記手順のドキュメント属性管理方法および上記構成のドキュメント属性管理プログラムでは、いずれも、添付ドキュメント付きの電子メールを受信すると、その添付ドキュメントを別のフォルダへコピーして保存させるので、そのコピー先の添付ドキュメントに対して編集処理等を施すことが可能である。しかも、その場合であっても、別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報（例えば、保存箇所、保存名に関する情報）と、その添付ドキュメントが添付されていた電子メールについての属性情報（例えば、子メールの差出人、宛先、件名、送信日時、メールメッセージ本文、メッセージＩＤに関する情報）とが、互いに関連付けて記憶保持されるので、コピー先の添付ドキュメントとその添付ドキュメントが添付されていた電子メールとの関連性が失われてしまうことがない。

以上のように、本発明は、電子メールに添付されて送信されてきた添付ドキュメントについて、その添付ドキュメントを受信フォルダ以外の別フォルダへコピーするので、その添付ドキュメントに対する編集処理等といった、添付ドキュメントの有効活用を実現することが可能である。しかも、その場合であっても、アプリケーション種類やメール種類等に拘わらずに、添付ドキュメントと電子メールとの関連性を失うことないため、その電子メールの属性を利用して検索等を行うことができ、結果として利用者にとって利便性の高いものとなる。

以下、図面に基づき本発明に係るドキュメント属性管理装置、ドキュメント属性管理方法およびドキュメント属性管理プログラムについて説明する。

〔第１の実施の形態〕
先ず、本発明の第１実施形態を説明する。
図１は、本発明の第１実施形態におけるドキュメント属性管理装置の概略構成例を示す機能ブロック図である。図例のドキュメント属性管理装置１は、電子メールを受信する機能を有した情報機器に搭載されて用いられるもので、例えばＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol：RFC821）に従って電子メールを授受するために、ネットワーク２を介してメールボックス３と接続されている。このようなドキュメント属性管理装置１を搭載する情報機器としては、パーソナルコンピュータや情報携帯端末等の他に、例えばコピー機能、プリント機能およびファクシミリ機能を統合した複合機が挙げられる。

また、ドキュメント属性管理装置１では、メール受信部１１と、メール記憶部１２と、ファイリング部１３と、オペレーティングシステム（以下「ＯＳ」と略す）部１４と、属性抽出手段１５と、管理テーブル手段１６と、削除判断手段１７と、を備えている。

メール受信部１１は、メールボックス２から利用者宛の電子メールをネットワーク３経由で取り出すためのものである。このメール受信部１１が取り出す電子メールには、添付ドキュメント（文書、画像、オーディオファイル等）付きを含むものとする。なお、電子メールを取り出す手順は、例えばＰＯＰ（Post Office Protocol：RFC1939）のような通信標準に従えばよい。

メール記憶部１２は、メール受信部１１が取り出して受信した電子メールおよびその添付ドキュメントを保存しておくもので、いわゆるメールツールの受信フォルダとして機能するものである。このメール記憶部１２と上述したメール受信部１１とは、広く一般に用いられているメールツールによって実現されるもので、本発明におけるメール管理手段として機能するようになっている。

ＯＳ部１４は、ドキュメント属性管理装置１における各部１１〜１３および各手段１５〜１７の動作制御を行うものである。このＯＳ部１４が行う動作制御には、メール記憶部１２が保存している添付ドキュメントのファイリング部１３へのコピーを含む。すなわち、ＯＳ部１４は、本発明におけるドキュメントコピー手段として機能するものである。

ファイリング部１３は、ＯＳ部１４による動作制御に従いつつ、コピーされる添付ドキュメントの保存を行うものである。すなわち、ファイリング部１３は、本発明におけるメール管理手段の保存機能とは別のフォルダとして機能するものである。ただし、ここでいう「別のフォルダ」とは、特定のフォルダを意味するものではない。したがって、「別のフォルダ」は、必ずしも一つのフォルダに限定されることはない。また、ファイリング部１３が添付ドキュメントの保存する際には、その保存先パス（ディレクトリ）名と保存先ドキュメント（ファイル）名とが、当該添付ドキュメントを特定するための保存情報として、ＯＳ部１４によって生成され、または利用者によって入力されるものとする。

属性抽出手段１５は、ＯＳ部１４がファイリング部１３への添付ドキュメントのコピーを行うと、その添付ドキュメントが添付されていた電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出するものである。属性情報としては、電子メールの差出人、宛先、件名、送信日時、メールメッセージ本文、メッセージＩＤが挙げられる。属性抽出手段１５では、これらの各項目のうちの少なくとも１つを、属性情報として抽出する。なお、属性情報の抽出は、例えば、ＲＦＣ８２２で規定されている電子メールのヘッダ情報から、公知技術を利用することで行えばよい。

管理テーブル手段１６は、ファイリング部１３に保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と、その添付ドキュメントが添付されていた電子メールから属性抽出手段１５が抽出した属性情報とを、互いに関連付けて記憶保持するものである。保存情報と属性情報との関連付けは、例えば、詳細を後述するように、電子メールのメッセージＩＤごとのエントリに各属性情報、保存先パス名、保存先ドキュメント名のそれぞれを対応付けるテーブル構造を用いて行うことが考えられる。なお、管理テーブル手段１６の保存されている各種情報は、外部から適宜読み出し可能になっているものとする。

削除判断手段１７は、管理テーブル手段１６に保存情報が記憶保持されている添付ドキュメントについて、その添付ドキュメントがファイリング部１３に保存されているか否かを検索してチェックするものであり、保存されていなければ、詳細を後述するように、管理テーブル手段１６に該当情報の削除を指示するものである。

これらの各部１１〜１４および各手段１５〜１７は、例えばコンピュータ上で動作するソフトウエアによって構成することが考えられる。その場合に、当該ソフトウエアは、コンピュータ内にインストールされているのではなく、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納されて提供されるものであっても、または有線若しくは無線による通信手段を介して配信されるものであってもよい。つまり、上述した構成のドキュメント属性管理装置１は、コンピュータをドキュメント属性管理装置として機能させドキュメント属性管理プログラムによっても実現することが可能である。

続いて、上述した構成のドキュメント属性管理装置（ドキュメント属性管理プログラムによって実現される場合を含む）１における処理動作例、すなわち本発明の第１実施形態におけるドキュメント属性管理方法について説明する。

図２は、本発明の第１実施形態におけるドキュメント属性管理方法の手順の一例を示すフローチャートである。図例のように、ドキュメント属性管理装置１では、そのドキュメント属性管理装置１を搭載する情報機器を操作する利用者が、添付ドキュメント名、メッセージＩＤ、保存先パス名、保存先ドキュメント名（添付ドキュメント名と同じ場合を含む）、保存ＯＫ命令を入力すると（ステップ１０１、以下ステップを「Ｓ」と略す）、その入力内容に従いつつ、ＯＳ部１４がメール記憶部１２から指定された添付ドキュメントを取り出し、その添付ドキュメントをファイリング部１３の指定された保存先パスに指定された保存先ドキュメント名でコピーする。このとき、ＯＳ部１４は、添付ドキュメントのコピーに合わせて、指定された添付ドキュメント名、保存先パス名および保存先ドキュメント名を管理テーブル手段１６へ通知する（Ｓ１０２）。そして、ファイリング部１３への添付ドキュメントのコピーを行うと、そのコピー動作をトリガーにして、属性抽出手段１５がメール記憶部１２へアクセスし、コピーされた添付ドキュメントが添付されていた電子メール、すなわち指定されたメッセージＩＤに該当する電子メールのヘッダ情報から、その電子メールについての属性情報を抽出する（Ｓ１０３）。

図３は、電子メールのヘッダ情報の一具体例を示す説明図である。図例のようなヘッダ情報であれば、そのヘッダ情報のＤａｔｅ部分から送信（受信）日時を、Ｆｒｏｍ部分から差出人を、Ｔｏ部分から宛先を、Ｓｕｂｊｅｃｔ部分から件名を、それぞれ抽出することが可能である。なお、何を属性情報として抽出するかは、予め定められているものとする。

属性抽出手段１５が属性情報を抽出した後は、図２に示すように、その取得した属性情報を属性抽出手段１５が管理テーブル手段１６へ通知する。これらの通知を受けて、管理テーブル手段１６では、添付ドキュメントを特定するための保存情報と、その添付ドキュメントが添付されていた電子メールから属性抽出手段１５が抽出した属性情報とを、互いに関連付けて記憶保持する（Ｓ１０４）。

図４は、管理テーブル手段１６によるテーブル構造の一具体例を示す説明図である。図例では、電子メールのメッセージＩＤごとのエントリに、送信日時、差出人、宛先および件名を属性情報として、ファイリング部１３における保存先パス名および保存先ドキュメント名のそれぞれと対応付けて、記憶保持している場合を示している。メッセージＩＤごとのエントリ別に添付ドキュメントの保存情報を管理するのは、一つの電子メールに複数の添付ドキュメントが添付されている場合があるからであり、また後述する関連ドキュメントや類似ドキュメントへの対応を容易に可能にするためである。

以上のように、第１実施形態で説明したドキュメント属性管理装置１、ドキュメント属性管理方法およびドキュメント属性管理プログラムでは、添付ドキュメント付きの電子メールを受信すると、オリジナルとしてメール記憶部１２内に保管されるものとは別に、ＯＳ部１４がその添付ドキュメントをファイリング部１３へコピーして保存させるようになっている。したがって、そのコピー先の添付ドキュメントに対して編集処理等を施すことができ、電子メールに添付されて送信されてきた添付ドキュメントを有効活用することが可能になる。
また、その場合であっても、ファイリング部１３に保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と、その添付ドキュメントが添付されていた電子メールについての属性情報とが、互いに関連付けられて管理テーブル手段１６内に記憶保持されるので、コピー先の添付ドキュメントとその添付ドキュメントが添付されていた電子メールとの関連性が失われてしまうことがなく、管理テーブル手段１６内における記憶保持内容を参照することで、添付ドキュメントの検索を行う際のキーワードとして電子メールの属性を用いることが可能となる。したがって、コピー先の添付ドキュメントであっても、その検索に利用者が多くの時間を要してしまうのを回避し得るようになる。しかも、そのために、各ドキュメントに属性記録領域等を設けることも不要であるから、様々な電子メールや添付ドキュメントにも対応可能である。

つまり、第１実施形態で説明したドキュメント属性管理装置１、ドキュメント属性管理方法およびドキュメント属性管理プログラムによれば、電子メールに添付されて送信されてきた添付ドキュメントについて、その編集処理等による有効活用を可能にするとともに、その場合であっても電子メールとの関連性を失うことなくその電子メールの属性を利用して検索等を行うことのできるので、結果として利用者にとって利便性の高いものとなる。具体的には、例えば、電子メールに添付されていたドキュメントをメールツールの受信フォルダ以外に保存した場合であっても、ファイル名や作成日時だけでなく、送信者（送信場所）等の情報を検索キーにしてドキュメントを探すことが可能になるため、その検索作業が容易になり、検索時間も短縮できるようになる。また、その他にも、検索によって、存在するのに記憶にないために不必要なドキュメントを二重に作成したり、取得しようとすることがなくなる。さらには、ある程度期間がすぎ、何のために保存したかわからなくなってしまったドキュメントの作成元を、ドキュメントの名前から検索することも可能なため、理由を思い出すことにも役立つ。

なお、ここでは、電子メールの属性情報として、送信日時、差出人、宛先および件名をメッセージＩＤごと抽出する場合を例に挙げたが、必ずしもこれらの全てを抽出する必要はなく、これらの少なくとも１つを抽出すればよい。少なくとも１つでも抽出すれば、添付ドキュメントが添付されていた電子メールとの関連性が失われてしまうことがないからである。ただし、添付ドキュメントの検索を行う際のキーワードとして用いることを考えると、これらの全てを属性情報として抽出しておくことが望ましい。

また、属性情報の抽出は、電子メールのヘッダ情報に基づいて行えば、公知技術を利用して容易かつ的確に行うことが可能となるが、必ずしもヘッダ情報のみから抽出する必要はなく、電子メールの他の部分から抽出するようにしても、あるいは送信日時、差出人、宛先、件名、メッセージＩＤ以外を属性情報として抽出するようにしても構わない。

また、このような属性情報の抽出およびその抽出結果の管理テーブル手段１６内への記憶保持は、ＯＳ部１４によるファイリング部１３への添付ドキュメントのコピー動作をトリガーにして行うようになっている。したがって、ファイリング部１３へコピーされた添付ドキュメントについては、必ずその保存情報および関連する属性情報が記憶保持されることになり、結果として属性を利用した検索等による利用者にとっての利便性向上が確実なものとなる。

ところで、管理テーブル手段１６内に保存情報が記憶保持されている添付ドキュメントについては、その保存情報によって特定される保存先パスに存在しなくなることがある。例えば、利用者がその添付ドキュメントを別のパスに移動したりファイリング部１３内から消去した場合である。このような場合には、管理テーブル手段１６内に保存情報および属性情報が記憶保持されていても、該当する添付ドキュメントが実際にはファイリング部１３内に存在しないことになり、電子メールの属性を使った検索結果との不整合を生じることになる。
そこで、第１実施形態で説明したドキュメント属性管理装置１は、削除判断手段１７を備えており、定期的にファイリング部１３内における添付ドキュメントの存在を検索してチェックし、存在しない添付ドキュメントについては、該当情報を管理テーブル手段１６内から削除するようになっている。

ここで、管理テーブル手段１６内から該当情報を削除する場合の処理動作例について説明する。図５は、情報削除手順の一例を示すフローチャートである。
図例のように、削除判断手段１７は、例えばＯＳ部１４が有するタイマー機能を利用して時刻Ｓの監視をしており（Ｓ２０１）、一定時間間隔で管理テーブル手段１６にアクセスして、既に記憶保持されている添付ドキュメントの保存情報（保存先パス名、保存先ドキュメント名）、総エントリ数および各エントリ毎のドキュメント数を取得する（Ｓ２０２）。そして、エントリ数を「Ｅ」とし（Ｓ２０３）、Ｅ番目エントリのドキュメント数を「Ｎ」として（Ｓ２０４）、保存先パス名におけるファイル名を全てリストする（Ｓ２０５）。

その後、削除判断手段１７は、保存先パス名のリストに、Ｅ番目のエントリのＮ番目のドキュメント名のファイルが存在しているか否かを判断し（Ｓ２０６）、存在しない場合には、Ｎ番目のドキュメント名についての保存情報をＥ番目のエントリから削除するように、管理テーブル手段１６に指示を与える（Ｓ２０７）。つまり、削除判断手段１７は、保存情報によって特定される添付ドキュメントがファイリング部１３に保存されていなければ、その保存情報の削除を管理テーブル手段１６に指示するのである。そして、「Ｎ」の数をデクリメントし（Ｓ２０８）、これらの処理を全ての「Ｎ」について終了するまで繰り返す（Ｓ２０９）。

さらにその後、削除判断手段１７は、保存先パス名のリストに、Ｅ番目のエントリに何らかのドキュメント名が存在しているか否かを判断し（Ｓ２１０）、存在しない場合には、Ｅ番目のエントリについての属性情報および一切の保存情報を削除するように、管理テーブル手段１６に指示を与える（Ｓ２１１）。つまり、削除判断手段１７は、ある属性情報に関連付けられた保存情報が管理テーブル手段１６に複数記憶保持されていた場合に、これら複数の保存情報によって特定される添付ドキュメントの全てがファイリング部１３に保存されていなければ、各添付ドキュメントについての保存情報の削除に加えて属性情報の削除をも、管理テーブル手段１６に指示するのである。そして、「Ｅ」の数をデクリメントし（Ｓ２１２）、これらの処理を全ての「Ｅ」について終了するまで繰り返す（Ｓ２１３）。

以上のように、第１実施形態で説明したドキュメント属性管理装置１では、削除判断手段１７を備えることによって、ファイリング部１３内に存在しなくなった添付ドキュメントについては、その保存情報または保存情報と属性情報との両方を、管理テーブル手段１６内から削除するようになっている。したがって、管理テーブル手段１６内における記憶保持内容を参照することで、電子メールの属性を添付ドキュメント検索の際のキーワードとして用いる場合であっても、存在しなくなった添付ドキュメントが検索されてしまうことがないので、そのドキュメント検索の精度向上が図れるようになり、この点においても利用者にとって非常に利便性の高いものとなる。さらには、管理テーブル手段１６における情報記憶領域はその容量が限られていることが一般的であるが、削除判断手段１７を備えることによって、その限られた容量を有効活用することが実現可能となる。

なお、ここでは、削除判断手段１７が一定時間間隔で処理動作を行う場合を例に挙げたが、例えば一定時間間隔ではなく、管理テーブル手段１６へのアクセス要求が発生する度に処理動作を行うようにすることも考えられる。一定時間間隔で行えば、ある時点での処理負荷集中を回避し得る一方、アクセス要求の度に行えば、常に最新の状態を反映した管理テーブル手段１６内の情報を利用し得るようになる、という利点が得られる。

〔第２の実施の形態〕
次に、本発明の第２実施形態を説明する。なお、ここでは、上述した第１実施形態との相違点についてのみ説明する。
図６は、本発明の第２実施形態におけるドキュメント属性管理装置の要部構成例を示す機能ブロック図である。図例のドキュメント属性管理装置は、第１実施形態で説明した属性抽出手段１５、管理テーブル手段１６および削除判断手段１７に加えて、保存直後のドキュメント検出手段１８を備えている。

保存直後のドキュメント検出手段１８は、ＯＳ部１４がファイリング部１３への添付ドキュメントのコピーを行うのにあたり、その添付ドキュメントに関連する関連ドキュメントとしてコピーされたものを検出して、その関連ドキュメントについての保存情報を管理テーブル手段１６に記憶保持させるものである。具体的には、ＯＳ部１４がファイリング部１３へのドキュメントのコピーを行う際に、そのＯＳ部１４から保存先パス名、保存先ドキュメント名、メッセージＩＤが通知され、さらに保存ＯＫ命令を受け取ると、その通知された保存先パス名にあるファイル名を全て取得して記憶しておき、その保存ＯＫ命令を受け取った時点から一定時間経過した後、再度、その保存先パス名にあるファイル名を全て取得して、当該一定時間に新たに追加されたファイルを抽出し、そのファイル名を、該当するメッセージＩＤ、保存先パス名、保存先ドキュメント名に関連付けて関連ドキュメント名として管理テーブル手段１６に通知するようになっている。ここで、「一定時間」とは、利用者が一つの作業を行っていると思われる時間のことをいい、例えば１０分に設定しておくことが考えられる。

このような保存直後のドキュメント検出手段１８を備えることによって、管理テーブル手段１６では、ＯＳ部１４がファイリング部１３への添付ドキュメントのコピーを行った後、一定時間内にファイリング部１３への新たなドキュメントの保存があると、その新たなドキュメントの保存情報を添付ドキュメントの関連ドキュメントの保存情報として、その添付ドキュメントに関する属性情報と関連付けて記憶保持することになる。

この保存直後のドキュメント検出手段１８についても、属性抽出手段１５、管理テーブル手段１６および削除判断手段１７等と同様に、例えばコンピュータ上で動作するソフトウエアによって構成することが考えられる。その場合に、当該ソフトウエアは、コンピュータ内にインストールされているのではなく、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納されて提供されるものであっても、または有線若しくは無線による通信手段を介して配信されるものであってもよい。

続いて、第２実施形態における処理動作例について説明する。図７は、保存直後のドキュメント検出手段１８による関連ドキュメント検出手順の一例を示すフローチャートである。

一般に、電子メールに添付されていたドキュメントをメールツールの受信フォルダから取り出す場合、利用者は、そのドキュメントのファイリング部１３へのコピー操作時に、即座にファイル名を変更することがある。例えば、添付ドキュメントの送り側と受けた側である利用者とで、当該ドキュメントの利用価値が異なる場合、利用者は、添付ドキュメントを識別するためにファイル名（ドキュメント名）を変更する、といったことを行う。このような場合であっても、添付ドキュメントと名称変更後のドキュメントは、実質的に同一なものであるため、それぞれが同様に管理されて検索されるべきである。そこで、保存直後のドキュメント検出手段１８は、コピー直後の一定時間内に名称が変更されたドキュメントを関連ドキュメントとし、同じ電子メールの属性と関連付けて管理することを可能にするのである。

そのために、保存直後のドキュメント検出手段１８は、ＯＳ部１４が添付ドキュメントをファイリング部１３へコピーする際に利用者によって入力された保存先パス名を受け取ると（Ｓ３０１）、その保存先パス名によって特定されるファイリング部１３内の記憶領域にアクセスして、その保存先パス名に既に存在しているファイル名を全て取得して、これらをリストＡとする（Ｓ３０２）。その後、例えばＯＳ部１４が有するタイマー機能を利用して時刻を監視し、ＯＳ部１４からの保存ＯＫ命令を受け取った時点から一定時間Ｔ（例えば１０分）が経過すると（Ｓ３０３）、再度、その保存先パス名に既に存在しているファイル名を全て取得して、これらをリストＢする（Ｓ３０４）。そして、リストＢにあってリストＡにはないファイル名、すなわち一定時間Ｔの間に新たに追加されたファイルを抽出する（Ｓ３０５）。

その結果、新たに追加されたファイルがあれば、保存直後のドキュメント検出手段１８では、そのファイル名を、該当するメッセージＩＤ、保存先パス名、保存先ドキュメント名に関連付けて、関連ドキュメント名として管理テーブル手段１６に通知する（Ｓ３０６）。つまり、そのファイル名を、管理テーブル手段１６内に関連ドキュメントとして追加記憶させるのである。

この保存直後のドキュメント検出手段１８からの通知を受けて、管理テーブル手段１６では、関連ドキュメントを特定するための保存情報と、その関連ドキュメントの元になった添付ドキュメントが添付されていた電子メールについての属性情報とを、添付ドキュメントについての情報に追加する形で、互いに関連付けて記憶保持する（例えば、図４参照）。このときの関連ドキュメントについての情報の記憶は、一つの電子メールに複数の添付ドキュメントが添付されている場合と同様にして行えばよく、公知技術を用いて実現すればよい。

以上のように、第２実施形態で説明したドキュメント属性管理装置では、ＯＳ部１４から添付ドキュメントの属性や保存先パス名等の情報が通知されてから一定時間の間に、その通知された保存先パス名に追加されたドキュメントがあれば、保存直後のドキュメント検出手段１８がそれを検出し、関連ドキュメントとして保存情報等の記憶保持を管理テーブル手段１６に指示するようになっている。したがって、利用者が、コピー保存後即座にファイル名を変更した場合でも、その変更後のファイル名で保存されるドキュメントが関連ドキュメントとして管理されるため、その元の添付ドキュメントが添付されていた電子メールの属性と関連付けることができる。つまり、関連ドキュメントについても、管理テーブル手段１６内における記憶保持内容を参照することで、その検索を行う際のキーワードとして電子メールの属性を用いることが可能となり、その電子メールに必然的に付与される属性で検索できるようになる。

なお、関連ドキュメントについても、一定時間間隔またはアクセス要求が発生する度に、削除判断手段１７がドキュメント検索を行い、ファイリング部１３内に存在しなくなったものを削除することについては、上述した第１実施形態の場合と全く同様である。

〔第３の実施の形態〕
次に、本発明の第３実施形態を説明する。なお、ここでも、上述した第１実施形態または第２実施形態との相違点についてのみ説明する。
図８は、本発明の第３実施形態におけるドキュメント属性管理装置の要部構成例を示す機能ブロック図である。図例のドキュメント属性管理装置は、第１実施形態で説明した属性抽出手段１５、管理テーブル手段１６および削除判断手段１７に加えて、類似ドキュメント検出手段１９を備えている。

類似ドキュメント検出手段１９は、ファイリング部１３に保存されている添付ドキュメントの保存名と類似する保存名のドキュメントがそのファイリング部１３に保存されているか否かを判断し、類似すると判断した保存名のドキュメントの保存情報を、類似ドキュメントの保存情報として、管理テーブル手段１６に記憶保持させるものである。具体的には、管理テーブル手段１６から全てのエントリを読み出し、各エントリ毎に保存先パス名にあるファイル名を全て取得し、その中に保存先ドキュメント名と類似するものがあるか否かを判断し、類似するものがあれば、そのファイル名を、該当するメッセージＩＤ、保存先パス名、保存先ドキュメント名に関連付けて関連ドキュメント名として管理テーブル手段１６に通知するようになっている。ここで、「類似」とは、添付ドキュメントの保存名を一部に含むことをいう。したがって、添付ドキュメントの保存名を一部に含む保存名のファイルは、その内容の如何を問わず、類似ドキュメント検出手段１９によって類似ドキュメントであるとみなされることになる。

類似ドキュメント検出手段１９による類似判断処理を行うタイミングは、１日毎や一週間毎等といった一定時間毎に定期的に行うようにすることも考えられるが、処理負荷の軽減を図り、かつ、常に最新の状態を反映させるといった観点からも、ファイリング部１３への新たなドキュメントの保存があると、その度に、当該新たなドキュメントの保存名についての類似判断を行うようにすることが望ましい。

この類似ドキュメント検出手段１９についても、属性抽出手段１５、管理テーブル手段１６および削除判断手段１７等と同様に、例えばコンピュータ上で動作するソフトウエアによって構成することが考えられる。その場合に、当該ソフトウエアは、コンピュータ内にインストールされているのではなく、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納されて提供されるものであっても、または有線若しくは無線による通信手段を介して配信されるものであってもよい。

続いて、第３実施形態における処理動作例について説明する。図９は、類似ドキュメント検出手段１９による類似ドキュメント検出手順の一例を示すフローチャートである。

一般に、ファイリング部１３へコピーした添付ドキュメントについて、利用者が業務で使用する過程で編集した場合、利用者は、その編集後にドキュメント名（ファイル名）を変更することが多い。例えば、バージョン番号の追加、編集日時、編集者の名前等をファイル名に追加して、編集有無の識別に役立てるといった具合である。このような場合、通常は、ドキュメントが同じ業務に関連しているので、その内容が編集の前後で全く異なるものとなることは稀である。しかも、変更前のファイル名には、変更前の名の一部あるいは全部が残ることが多い。全く別のファイル名に変更すると、同じ業務に関連していることが識別ができないからである。そこで、類似ドキュメント検出手段１９は、既に管理テーブル手段１６に登録されているドキュメント名と共通部分を持つファイル名のドキュメントを類似ドキュメントととし、同じ電子メールの属性と関連付けて管理することを可能にするのである。

そのために、類似ドキュメント検出手段１９は、ファイリング部１３への添付ドキュメントのコピー処理があると（Ｓ４０１）、そのコピー動作をトリガーにして、管理テーブル手段１６にアクセスして、既に記憶保持されている添付ドキュメントの保存情報（保存先パス名、保存先ドキュメント名）、総エントリ数および各エントリ毎のドキュメント数を取得する（Ｓ４０２）。そして、エントリ数を「Ｅ」とする。

その後、類似ドキュメント検出手段１９は、Ｅ番目のエントリの保存先パス名によって特定される保存先パスに、添付ドキュメント名と類似の名前のドキュメントがあるか否かを検索し（Ｓ４０３）、類似の名前のドキュメントがあれば（Ｓ４０４）、そのファイル名のドキュメントを類似ドキュメントととし、その保存情報をＥ番目のエントリに追加登録するように、管理テーブル手段１６に指示を与える（Ｓ４０５）。そして、「Ｅ」の数をデクリメントし（Ｓ４０６）、これらの処理を全ての「Ｅ」について終了するまで繰り返す（Ｓ４０７）。

その結果、類似ドキュメントと判断されたファイルがあれば、管理テーブル手段１６では類似ドキュメント検出手段１９からの指示に従いつつ、類似ドキュメントを特定するための保存情報と、その類似ドキュメントと類似であるとみなされた添付ドキュメントが添付されていた電子メールについての属性情報とを、添付ドキュメントについての情報に追加する形で、互いに関連付けて記憶保持する。このときの類似ドキュメントについての情報の記憶は、一つの電子メールに複数の添付ドキュメントが添付されている場合と同様にして行えばよく、公知技術を用いて実現すればよい。

以上のように、第３実施形態で説明したドキュメント属性管理装置では、添付ドキュメントの保存名と類似する保存名のドキュメントがファイリング部１３に保存されていれば、類似ドキュメント検出手段１９がそれを検出し、類似ドキュメントとして保存情報等の記憶保持を管理テーブル手段１６に指示するようになっている。したがって、添付ドキュメントが最初に保存されてから、その中身が編集されて別の保存名が付与された場合でも、その保存名が元と類似していれば、その編集後のドキュメントが類似ドキュメントとして管理されるため、その元の添付ドキュメントが添付されていた電子メールの属性と関連付けることができる。つまり、類似ドキュメントについても、管理テーブル手段１６内における記憶保持内容を参照することで、その検索を行う際のキーワードとして電子メールの属性を用いることが可能となり、その電子メールに必然的に付与される属性で検索できるようになる。

なお、上述した第１〜第３実施形態では、本発明の好適な実施具体例を説明したが、本発明はその内容に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。例えば、図１０に示すように、第２実施形態と第３実施形態とを組み合わせた構成を実現することも考えられる。

本発明の第１実施形態におけるドキュメント属性管理装置の概略構成例を示す機能ブロック図である。 本発明の第１実施形態におけるドキュメント属性管理方法の手順の一例を示すフローチャートである。 電子メールのヘッダ情報の一具体例を示す説明図である。 図１のドキュメント属性管理装置が備える管理テーブル手段によるテーブル構造の一具体例を示す説明図である。 図１のドキュメント属性管理装置が行う情報削除手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の第２実施形態におけるドキュメント属性管理装置の要部構成例を示す機能ブロック図である。 図６のドキュメント属性管理装置が備える保存直後のドキュメント検出手段による関連ドキュメント検出手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の第３実施形態におけるドキュメント属性管理装置の要部構成例を示す機能ブロック図である。 図８のドキュメント属性管理装置が備える類似ドキュメント検出手段による類似連ドキュメント検出手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の他の実施形態におけるドキュメント属性管理装置の要部構成例を示す機能ブロック図である。

符号の説明

１…ドキュメント属性管理装置、１１…メール受信部、１２…メール記憶部、１３…ファイリング部、１４…オペレーティングシステム（ＯＳ）部、１５…属性抽出手段、１６…管理テーブル手段、１７…削除判断手段、１８…保存直後のドキュメント検出手段、１９…類似ドキュメント検出手段

Claims (15)

1. 添付ドキュメント付きの電子メールを受信するとともに受信した電子メールおよび添付ドキュメントを保存する機能を有したメール管理手段と、
   前記メール管理手段が受信した電子メールに添付されている添付ドキュメントを当該メール管理手段の保存機能とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピー手段と、
   前記メール管理手段が受信した電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出手段と、
   前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから前記属性抽出手段が抽出した属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブル手段と
   を備えることを特徴とするドキュメント属性管理装置。
2. 前記属性抽出手段は、前記属性情報として、電子メールの差出人、宛先、件名、送信日時、メールメッセージ本文、メッセージＩＤのうちの少なくとも１つを抽出する
   ことを特徴とする請求項１記載のドキュメント属性管理装置。
3. 前記属性抽出手段は、前記属性情報を、電子メールのヘッダ情報から抽出する
   ことを特徴とする請求項１または２記載のドキュメント属性管理装置。
4. 前記ドキュメントコピー手段が前記別のフォルダへの添付ドキュメントのコピーを行うと、前記属性抽出手段が属性情報の抽出を行い、前記管理テーブル手段が当該属性情報および当該添付ドキュメントの保存情報の記憶保持を行う
   ことを特徴とする請求項１、２または３記載のドキュメント属性管理装置。
5. 前記管理テーブル手段に保存情報が記憶保持されている添付ドキュメントについて、当該添付ドキュメントが前記別のフォルダに保存されているか否かを検索し、保存されていなければ前記管理テーブル手段に該当情報の削除を指示する削除判断手段
   を備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載のドキュメント属性管理装置。
6. 前記削除判断手段は、一定時間間隔でドキュメント検索を行うものである
   ことを特徴とする請求項５記載のドキュメント属性管理装置。
7. 前記削除判断手段は、前記管理テーブル手段へのアクセス要求が発生する度にドキュメント検索を行うものである
   ことを特徴とする請求項５記載のドキュメント属性管理装置。
8. 前記削除判断手段は、前記保存情報によって特定される添付ドキュメントが保存されていなければ、当該保存情報の削除を前記管理テーブル手段に指示する
   ことを特徴とする請求項５、６または７記載のドキュメント属性管理装置。
9. 前記削除判断手段は、ある属性情報に関連付けられた保存情報が前記管理テーブル手段に複数記憶保持されている場合に、当該複数の保存情報によって特定される添付ドキュメントが全て保存されていなければ、当該複数の保存情報の削除に加えて前記ある属性情報の削除をも前記管理テーブル手段に指示する
   ことを特徴とする請求項５、６または７記載のドキュメント属性管理装置。
10. 前記管理テーブル手段は、前記ドキュメントコピー手段が前記別のフォルダへの添付ドキュメントのコピーを行った後、一定時間内に当該別のフォルダへの新たなドキュメントの保存があると、当該新たなドキュメントの保存情報を前記添付ドキュメントの関連ドキュメントの保存情報として、当該添付ドキュメントに関する属性情報と関連付けて記憶保持する
    ことを特徴とする請求項１〜９のいずれか１項に記載のドキュメント属性管理装置。
11. 前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントの保存名と類似する保存名のドキュメントが当該別のフォルダに保存されているか否かを判断する類似ドキュメント検出手段を備えるとともに、
    前記管理テーブル手段は、前記類似ドキュメント検出手段が類似すると判断した保存名のドキュメントの保存情報を前記添付ドキュメントの類似ドキュメントの保存情報として、当該添付ドキュメントに関する属性情報と関連付けて記憶保持する
    ことを特徴とする請求項１〜１０のいずれか１項に記載のドキュメント属性管理装置。
12. 前記類似ドキュメント検出手段は、前記添付ドキュメントの保存名を一部に含む保存名を類似とする
    ことを特徴とする請求項１２記載のドキュメント属性管理装置。
13. 前記類似ドキュメント検出手段は、前記別のフォルダへの新たなドキュメントの保存があると、当該新たなドキュメントの保存名についての類似判断を行う
    ことを特徴とする請求項１２または１３記載のドキュメント属性管理装置。
14. 添付ドキュメント付きの電子メールを受信するとともに受信した電子メールおよび添付ドキュメントを保存しておくメール管理ステップと、
    前記メール管理ステップで受信した電子メールに添付されている添付ドキュメントを当該メール管理ステップでの保存箇所とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピーステップと、
    前記メール管理ステップで受信した電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出ステップと、
    前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから前記属性抽出ステップで抽出した属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブルステップと
    を含むことを特徴とするドキュメント属性管理方法。
15. コンピュータを、
    添付ドキュメント付きの電子メールを受信するとともに受信した電子メールおよび添付ドキュメントを保存する機能を有したメール管理手段と、
    前記メール管理手段が受信した電子メールに添付されている添付ドキュメントを当該メール管理手段の保存機能とは別のフォルダへコピーして保存させるためのドキュメントコピー手段と、
    前記メール管理手段が受信した電子メールから当該電子メールについての属性情報を抽出する属性抽出手段と、
    前記別のフォルダに保存されている添付ドキュメントを特定するための保存情報と当該添付ドキュメントが添付されていた電子メールから前記属性抽出手段が抽出した属性情報とを互いに関連付けて記憶保持する管理テーブル手段
    として機能させることを特徴とするドキュメント属性管理プログラム。
    

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