JP2006099729A - ファイル管理システム、基本収納ユニット、拡張収納ユニット及び外部情報端末 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者の利用可能ファイルやファイルの機密度をレベル値として与え、これらを関連づけることによって、複雑化を極力回避しつつファイルの適切な管理が行えるようにした新規有用なファイル管理システム等を提供する。
【解決手段】ファイルＦを収納する収納空間と、この収納空間に収納されるファイルＦに設けたファイル識別媒体Ｔに基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値Ｌｆを含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段２と、ファイルＦの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値Ｌｒを含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体Ｐに基づいて取得する利用者情報取得手段３と、少なくともこれらの取得した利用レベル値Ｌｒ及びファイルレベル値Ｌｆに基づいてファイルＦの出し入れを管理する管理手段４とを設けることとした。
【選択図】図５

Description

本発明は、オフィス等において好適に利用されるファイル管理システム並びにこれを具現する基本収納ユニット及び拡張収納ユニットに関するものである。

従来より、オフィスにはファイルを管理するためにオープン棚やロッカー、キャビネット等の収納家具が配置される。このような収納家具は、使い勝手を向上させるために内部を棚板や中仕切り等により複数の収納空間に区成して利用されるのが通例であり、ファイルの勝手な持ち出しを禁止する必要がある場合には扉に施錠できるタイプの収納家具等が専ら利用されている。このような従来の収納家具を説明するにあたっては、敢えて文献を例示するまでもない。

ところが、単にこのようなものでは、ファイルを個別管理することは難しい。特に近時におけるオフィスは、機密性の高いファイルを管理するために収納状態を厳格にすることが求められているが、従来のように単に収納空間を区成するだけで収納ケースに管理機能が全くない場合、或いは収納ケース全体としてのみ錠などにより管理機能を発揮できるに過ぎない場合は、誰がどのファイルを持ち出したかを常時管理することは困難である。

このような不具合に対処するために、収容ケースの収納空間に複数のファイルを保管できるように構成しつつ、利用者には利用可能なファイルを特定した利用者情報を記憶してなるＩＤカードを、またファイルには当該ファイルを利用できる利用者を特定したファイル情報を記録してなるＩＣチップをそれぞれ付与して、利用時にこれらＩＤカードやＩＣチップから利用者情報やファイル情報を読み取って、利用者が収納空間から持ち出そうとするファイルがその利用者にとって利用可能なファイルであるか否かを管理できるシステムを構築することも１つの有効な手段として考えられる。

しかしながら、単にこのような手法では、利用者情報とファイル情報とを多対多で関連づけなければならないため、利用者の異動や転勤、ファイルの出入りなど、何れかに変更がある度に、利用者情報及びファイル情報の双方に対して修正増減を加えなければならなず、管理者のメンテナンスが極めて煩雑であるという問題がある。また、リアルタイムでファイルの出し入れ、検索等の管理を行うには常時収納ユニットとサーバとの間で利用者情報やファイル情報に関する大量なデータの送受信を行わなければならず、システムの負荷が大きくシステム全体が大掛かりなものになるという問題がある。

本発明は、このような課題に着目してなされたものであって、利用者の利用可能ファイルやファイルの機密度をアクセス可能なレベル値として与え、これらを関連づけることによって、複雑化を極力回避しつつファイルの適切な管理が行えるようにした新規有用なファイル管理システム等を提供することを目的としている。

本発明は、かかる目的を達成するために、次のような手段を講じたものである。

即ち、本発明のファイル管理システムは、図１５（ａ）に示すように、ファイルを収納する収納空間と、この収納空間に収納されるファイルに設けたファイル識別媒体に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値を含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段と、ファイルの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値を含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体に基づいて取得する利用者情報取得手段と、少なくともこれらの取得した利用レベル値及びファイルレベル値に基づいてファイルの出し入れを管理する管理手段とを具備してなることを特徴とする。

このような利用レベル値及びファイルレベル値を使用すれば、利用者又はファイルの一部に変更がある場合にも、原則として利用者情報やファイル情報の該当部分だけに修正増減を加えればよく、利用者情報やファイル情報の変更に関連するファイル情報や利用者情報にまで修正増減が及ぶことは基本的にはない。このため、従来の利用者数×ファイル数の組み合わせでファイルを管理する場合に比べて、取扱う情報量を大幅に削減することができる。このため、管理者の負荷を著しく軽減することができるとともに、システムの負荷やシステム容量を抑えて、システム全体の処理速度や運用効率を有効に向上させることが可能となる。

不正な出し入れに的確に対処するためには、図１５（ｂ）に示すように、管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間から持ち出されるファイルのファイルレベル値を取得する持ち出しファイルレベル値取得部と、持ち出されるファイルのファイルレベル値と持ち出そうとする利用者の利用レベル値とを比較する第１比較部と、この第１比較部において利用レベル値よりもファイルレベル値が高いと判断された場合に作動する不正処理部とを備えておくことが望ましい。

ファイルが主として特定人にのみ利用されるものである場合には、ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、持ち出しファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第１比較部において通常のファイルレベル値と利用レベル値の比較をすることに代えて若しくは加えて、当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合に不正処理部を作動させるようにして、第１比較部においてファイルレベル値が利用レベル値以下である場合においても他の者が利用できないようにしておくことも有効である。

レベル値にグループを識別するような値を使用して利用者が自己のグループのファイルのみを利用できるような態様を可能とするためには、管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間から持ち出されるファイルのファイルレベル値を取得する持ち出しファイルレベル値取得部と、持ち出されるファイルのファイルレベル値と持ち出そうとする利用者の利用レベル値とを比較する第１比較部と、この第１比較部において利用レベル値とファイルレベル値とが不一致である場合に作動する不正処理部とを備えておくことが有効である。

ファイルのファイルレベル値と利用者の利用レベル値とが不一致であればファイルの利用を許容しないとすると、原則として、あるグループに属している利用者が、自身の属するグループの管轄下にあるファイルを利用できる一方、他のグループの管轄下にあるファイルを利用できないということになる。しかしながら、現実には、１人の利用者が複数のグループやプロジェクトチーム等に所属しているということもあり得る。このようなケースに対応するべく、各利用者にはそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値を設定し、その利用レベル値を前記利用者情報に記述しておき、利用者が利用しようとするファイルのファイルレベル値がその利用者の利用レベル値の何れとも一致しない場合に不正処理部が作動するよう構成する。

不正防止を実効あらしめるためには、不正処理部が、不正にファイルが持ち出される旨の警報を行うものであることが望ましい。

不正の割り出し等に役立てるためには、不正処理部が、不正に持ち出されるファイルのファイル情報及び持ち出そうとする利用者の利用者情報から生成した不正持ち出しに関する管理情報を記録するものであることが好ましい。

収納ユニットが、図１５（ｃ）に示すように、収納空間を開閉する開閉部材と、この開閉部材を閉止位置に選択的にロックするロック手段とを備える場合、管理手段は、少なくとも利用者情報に含まれる利用レベル値に基づいて前記ロック手段のロック状態を制御するものであることが効果的である。

セキュリティを優先させるためには、図１５（ｄ）に示すように、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値よりも高いファイルレベル値が設定されたファイルが存在しない場合にのみロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしていることが望ましい。

また、状況によっては開錠を優先させい場合があるが、このようなときには、管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値以下のファイルレベル値が設定されたファイルが１つでも存在する場合にはロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしているのが好適である。

或いは、ある特定人のみが特定のファイルを利用できるファイルが収納空間に混在し或いは単独で存在するような態様に好適に対応するためには、ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、収納ファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第２比較部において通常のファイルレベル値と利用レベル値の比較をして所定の場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすことに併せて、この排他的ファイルレベル値については利用レベル値との比較せずに当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致する場合にもロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしていることが好適である。

または、ある特定人のみが特定のファイルを利用できるファイルが収納空間に混在し或いは単独で存在するような前記態様において、前記特定のファイルの機密性を更に確保するためには、ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、収納ファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第２比較部において利用レベル値よりも高いファイルレベル値が設定されたファイルが存在しないとされる場合においても、当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合にはロック解除を行わないようにしていることが好ましい。

グループに関するファイル管理に対応するためには、管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値とファイルレベル値とが一致する場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしていることが望ましい。

利用レベル値とファイルレベル値との一致／不一致を開錠の判断条件とする上記の態様では、通常、開錠を優先させる。即ち、利用者の利用レベル値に一致するファイルレベル値が与えられているファイルが収納空間内に少なくとも１つ収納されている場合にロックを解除する。但し、セキュリティを優先させることも可能であって、利用者の利用レベル値と不一致のファイルレベル値が与えられているファイルが収納空間内に１つでも収納されている場合にはロックを解除しないものとしても構わない。

その上で、１人の利用者が複数のグループに所属しているようなケースに対応するには、各利用者にそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値を設定するとともに、収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値が利用者の利用レベル値の何れかと一致する場合に前記管理手段がロック解除命令をなすものとすることが好ましい。

なお、開錠の判断条件を収納空間に収納されているファイルに依存しないものとすることも考えられる。即ち、ロック手段のロックを解除する権限を有する利用者の利用者識別子又は利用レベル値を記憶する開錠権限記憶部を備え、管理手段が、開錠権限記憶部に記憶している利用者識別子又は利用レベル値と現に利用しようとする利用者の利用者識別子又は利用レベル値とを比較して、両者が一致する場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしていれば、ファイルの出し入れ状況如何によらず開錠権限を有する者を一定化することができる。この態様の利用例としては、ロックを開錠できる権限を有する利用者と、ファイルの利用は許されているが開錠はできない利用者とを区分することが考えられる。例えば、開錠権限を有する者のみがロック解除可能なモードと、それ以外の利用者でもロック解除可能な他のモードとを運用者等が適宜に切換できるものとして、緊急時等に不特定の利用者によるアクセスを遮断可能とすることも好ましい。

セキュリティを下げることなく管理の便を向上させるためには、図１５（ｅ）に示すように、管理者の提示する管理者識別媒体に基づき管理者情報を取得する管理者情報取得手段を更に備えるとともに、管理手段が、利用者識別子に少なくとも関連づけて利用レベル値を含む利用者情報を書き込む利用者情報書き込み部と、ファイル識別子に少なくとも関連づけてファイルレベル値を含むファイル情報を書き込むファイル情報書き込み部とを更に備え、利用者識別子及び管理者識別子を読み取った場合にのみ、その利用者に前記利用者情報書き込み部及びファイル情報書き込み部の使用権限を与えるようにおくことが効果的である。

管理手段は、少なくとも利用者情報の書き込みを行う利用者の利用者識別子を含みそれ以外に書き込みの日時や書き込みの内容など書き込みを特定する情報から生成した書き込みに関する管理情報を記録するものであることが好ましい。

ファイルの機密性の管理等に便ならしめるためには、管理手段は、図１５（ｆ）に示すように、管理手段は、利用レベル値が登録、変更される際に現に当該利用レベル値で登録されている利用者の人数を表示部に表示するようにしていることが望ましい。

ファイル識別子がユニークな固体番号であっても利用者が容易に検索等を行なえるようにするためには、管理手段は、図１５（ｇ）に示すように、新規に収納されるファイルに整理番号を生成する整理番号生成部と、生成した整理番号を少なくともファイル識別子に関連づけて記録する整理番号記録部と、生成した整理番号を表示する表示部と、整理番号の入力を受け付けてこれに合致する整理番号を有するファイルの収納空間における所在を検索する検索部とを備えていることが好ましい。

利用状況等を的確に把握するためには、管理手段は、出し入れされるファイルのファイル情報及び出し入れする利用者の利用者情報から生成した出し入れに関する管理情報を記録するものであることが有益である。

以下は、上記のシステムを具体的に構成する基準収納ユニット及び拡張収納ユニットであり、何れによっても上記と同様の効果が得られる上、最初から大掛かりなシステムを組まずとも、徐々に拡張していける利点が得られる。

先ず、基本収納ユニットとしては、ファイルを収納する収納空間と、この収納空間に収納されるファイルに設けたファイル識別媒体に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値を含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段と、ファイルの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値を含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体に基づいて取得する利用者情報取得手段と、少なくともこれらの取得した利用レベル値及びファイルレベル値に基づいてファイルの出し入れを管理する管理手段とを単一の筐体に具備してなるもの。

このようにすれば、サーバ等を用いた大掛かりなシステムにせずとも、筐体を導入するだけで上記のシステムを有効に実施することができる。特に、上記システムは情報量を抑えているため、管理手段に複雑な管理をさせることを回避し、構成の簡素化に有効なものとなる。

他に付随する構成は上記システムと概ね同様である。

特に、収納ケース内に高さ位置変更可能に組み込み得るようにしておけば、収納ケースそれ自体はファイル管理機能を有しないものであっても、基本収納ユニットを適宜位置に組み込むことで収納ケースの対応空間に適切に管理できる空間を簡単かつ自由に形成することができる。

筐体が可搬性のものであれば、持ち運びできるようにしても、権限なき者の持ち出しを禁止するなど、ファイルを適切に管理することができる。

一方、拡張収納ユニットは、基本収納ユニットに接続して使用されるものであって、ファイルを収納する補助収納空間と、この補助収納空間に収納されるファイルに設けたファイル識別媒体に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値を含むファイル情報を取得する補助ファイル情報取得手段と、この補助ファイル情報取得手段で取得したファイル情報を前記基本収納ユニットに送信する補助送信手段とを単一の筐体に具備してなることを特徴とする。

このようなものであると、基本となる上記基本収納ユニットにこの拡張収納ユニットを増連して、上記基本収納ユニットの管理機能を利用しつつ、この拡張収納ユニットの収納空間内におけるファイルの管理を簡易にして適切に行うことが可能となる。

補助収納空間を開閉する補助開閉部材と、この補助開閉部材を閉止位置に選択的にロックする補助ロック手段と、前記基本収納ユニットの管理手段から前記補助ロック手段のロック状態を制御する制御信号を受信する補助受信手段とを更に筐体に備えておけば、上記基本収納ユニットの管理機能を利用しつつ、この拡張収納ユニットにおける権限なき者の不正なファイルの持ち出しを簡易かつ未然に防止することができる。

さらに、収納ケース内に前記基本収納ユニットとともに多段に組み込み得るようにしておけば、収納空間を必要に応じて簡単に拡張することが可能となる。

さらにまた、本システムを広範に拡張するためには、上記収納ユニットを外部情報端末に複数台接続し、各収納ユニットで取得される利用者情報及びファイル情報をユニットの識別子と関連づけてこの外部情報端末で統合管理するようにしておくことが好ましい。

本発明は、以上のような構成であるから、利用者の利用可能ファイルやファイルの機密度をレベル値として与え、これらを関連づけることによって、複雑化を極力回避しつつファイルの適切な管理が行えるようにした新規有用なファイル管理システム等を提供することが可能となる。

以下、本発明の一実施形態を、図面を参照して説明する。

この実施形態は、図１及び図２に示すように、２種類の収納ユニット（基本収納ユニット１Ａ、拡張収納ユニット１Ｂ）を採用し、１台の基本収納ユニット１Ａと複数台の拡張収納ユニット１Ｂを収納ケース２に積み重ねた状態で着脱可能に組み込んで、ファイル管理システムを構成するための収納空間ＳＡ及び補助収納空間ＳＢを形成するようにしている。

基本収納ユニット１Ａは、前方に開口する筐体１１の内部に仕切り部材１２を配置することによって収納空間ＳＡを２つに区成してなるもので、一方をファイル収納空間として前面に開閉部材である扉１３を開閉可能に配置し、他方を制御盤収納空間として前面が操作パネル１４によって閉止されている。

図３は基本収納ユニット１Ａのハード構成を示すもので、制御盤１５にＣＰＵ１ａ、内部記憶装置１ｂ及び入出力装置１ｃから構成されるマイクロコンピュータとしての一般的機能部品を搭載するとともに、扉１３に臨む位置に当該扉１３を電磁的に施開錠するロック手段１ｄ及び扉１ｄの開閉状態を検出する扉状態検出部１ｅを配置し、さらにファイル収納空間に臨む底板の下面等にファイルＦに付帯するＩＣタグ等のファイル識別媒体Ｔからファイル識別子を検出するためのアンテナ１ｒを配置している。操作パネル１４には、利用者やファイルの登録等を行う際に利用されるディスプレイ部１ｆ、テンキー等からなるデータ入力部１ｇ、不正時に作動するブザー１ｈ、ロック状態にある扉１３を開錠するための扉開錠ボタン１ｉ、扉１３の開錠状態を示す扉開錠表示部ＬＥＤ１ｊが配置してあり、これらが前記入出力装置１ｃに接続されている。この操作パネル１４には、ＩＣカード等の利用者識別媒体Ｐの内容を非接触で読み取るためのリーダ１ｓも付帯している。また、前記制御盤１５に外部のＰＣからファイル管理を行うための外部ＰＣ接続部１ｌ、ＳＤメモリカード等の外部記憶媒体を挿入するためのメモリスロット１ｍ、後述する拡張収納ユニット通信部との間で通信を行うための基本収納ユニット通信部１ｎが設けてある。

一方、拡張収納ユニット１Ｂも、前方に開口する筐体１１の内部に仕切り部材１２を配置することによって補助収納空間ＳＢを２つに区成してなるもので、一方をファイル補助収納空間として前面に開閉部材である扉１３を開閉可能に配置し、他方は前記基本収納ユニット１Ａの基本収納ユニット通信部１ｎとの間でデータの送受信を行なうための配線等の収納に利用されて、前面を操作パネル１４によって閉止している。

図４は拡張収納ユニット１Ｂのハード構成を示すもので、扉１３に臨む位置に当該扉１３を電磁的に施開錠する補助ロック手段１ｄ及び扉１３の開閉状態を検出する扉状態検出部１ｅを配置し、さらにファイル収納空間に臨む底板の下面等においてファイルＦに付帯するＩＣタグ等のファイル識別媒体Ｔからファイル識別子を検出するためのアンテナ１ｒを配置している。操作パネル１４には、ロック状態にある扉１３を開錠するための扉開錠ボタン１ｉ、扉１３の開錠状態を示す扉開錠表示部ＬＥＤ１ｊが配置してあり、これらが前記基本収納ユニット通信部１ｎに接続されている。

内部記憶装置１ｂには、後述するファイルＦの出し入れ状況や在庫状況などを管理するために必要なプログラムや、このプログラムを実行する上で必要な利用者情報、ファイル情報、管理情報等がそれぞれ格納される。

以上の構成を前提として、この実施形態のメモリ１ｂには、ファイルＦの出し入れ情報、扉１３の開錠情報、利用者情報及びファイル情報を管理する管理プログラムが格納してあり、ＣＰＵ１ａは逐次これらを読み込んで所定の演算・加工を施す。そして、ＣＰＵ１ａが周辺ハードリソースと協働して、図５に示す本発明のファイル情報取得手段２、利用者情報取得手段３、管理手段４としての役割を果たす。

ファイル情報取得手段２は、前記収納空間ＳＡに収納されるファイルＦに設けたファイル識別媒体Ｔからファイル識別子を取得し、このファイル識別子に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値Ｌｆを含むファイル情報を取得する。「基づき…取得する」とは、それを手掛かりにデータベースＤＢ等を介して間接的に取得する場合のほか、ファイル識別媒体Ｔにファイルレベル値Ｌｆが記憶されている場合には直接取得する場合を含む。

ファイル識別媒体Ｔは、図６に示すように、その媒体に固有のものであってファイル識別子として扱われるコードを記憶した記憶部ｔ１、電磁波を受信する受信器ｔ２、この電磁波を電力に変換する動力変換回路ｔ３、前記記憶部ｔ１に記憶されたファイル識別子を含む信号を電磁波として発信する発信器ｔ４を備えており、前記収納ユニット１Ａに設けられた前記アンテナ１ｒが励起用の電磁波を放射することで、前記受信器ｔ２及び前記発信器ｔ４を介して前記記憶部ｔ１に記憶されているファイル識別子を動力変換回路ｔ３の動力によってアンテナ１ｒに送信する。データ送受信の安定性とＩＣタグの不正防止とを図るため、前記収納ユニット１Ａの下部に設けられたアンテナ１ｒに対応するファイルＦの最適部位に、ファイル識別媒体Ｔが簡単に外せないように付帯されている。なお、本実施形態で係るファイルＦとは、オフィスや病院、企業における部門で取り扱う書類、媒体などを収納するもので、ファイルボックス、フラットファィル、チューブファイルなどが挙げられる。

ファイル識別子は、前述したように、ファイル識別媒体Ｔに予め記憶されている当該媒体に固有のコードである。ファイル情報は、後述する管理手段４が利用者識別子と関連づけてＣＰＵ１ａや内部記憶装置１ｂ等で構成されるデータベースＤＢにおいて管理するもので、図８に例示するように、前記ファイル識別子の他に、ファイルＦを出し入れするために必要な権限を示すファイルレベル値Ｌｆと、特定の者のみが利用可能である場合の利用者識別子と、管理手段４が生成するファイルＦの整理番号（連続番号）とから少なくとも構成されている。前記ファイルレベル値Ｌｆは「０〜９」の整数値で設定される。原則として数値に比例して機密性が高い扱いをし、例えば図７（ｃ）に示す例ではＭ＆Ａ書類は「６」、契約書は「３」、ＮＤＡ書類は「１」の設定となっている。ファイル情報取得手段２は、このファイル識別子を手掛かりにしてファイルレベル値Ｌｆを含むファイル情報を取得することができる。また、この実施形態では、特定の利用者のみが利用できるファイルＦとして、排他的ファイルレベル値「０」を付与してなるファイルＦを併用できるようにしている。そして、このファイルＦのファイル情報に、図８に示すように当該ファイルＦを利用できる利用者の利用者識別子を含ませている。

利用者情報取得手段３は、ファイルＦの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値Ｌｒを含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体Ｐに基づき取得する。この場合も、「基づき…取得する」とは、それを手掛かりにデータベースＤＢ等を介して間接的に取得する場合のほか、利用者識別媒体Ｐに利用レベル値Ｌｆが記憶されている場合には直接取得する場合を含む。

利用者識別媒体Ｐは、図示しないが、データを送受信する送受信部と、利用者識別子を記憶した記憶部とを備えた通常のもので、接触或いは非接触で記憶部に記憶されている利用者識別子を外部に出力する。具体的には、一般に幅広く普及している磁気カード、ＩＣカード、ＲＦＩＤカードなどを用いることができる。但し、前記収納ユニット１Ａの操作パネル１４に設けたリーダ１ｓについては、規格化されたＩＤ認証モジュールが前記制御盤１５の入出力装置１ｃなどに接続可能であるので、利用者が使用する利用者識別媒体Ｐに対応したリーダ１ｓを適宜操作パネル１４に設けることができる。

利用者識別子は、前記利用者識別媒体Ｐの記憶部に予め記憶される当該媒体Ｐに固有のコードである。利用者情報は、上記ファイル情報と同様、後述する管理手段４が利用者識別子と関連づけてＣＰＵ１ａや内部記憶装置１ｂ等で構成されるデータベースＤＢにおいて管理するもので、図８に例示するように、利用者識別子の他に、アクセス権限レベルを示す利用レベル値Ｌｒから少なくとも構成される。利用者情報取得手段３は、この利用者識別子を手掛かりにして利用者情報を取得することができる。前記利用レベル値Ｌｒは「０〜９」の整数値で設定されており、「９」は管理者としてのアクセスレベル値、「０」〜「８」は通常のアクセスレベル値である。通常のアクセスレベル値の場合、例えば図７（ｃ）の例であると、利用レベル値Ｌｒが「８」に設定された社長は、上述したＭ＆Ａ書類、契約書、ＮＤＡ書類の何れをも利用することができるのに対して、利用レベル値Ｌｒが「３」であるＡ氏は契約書とＮＤＡ書類に、また利用レベル値Ｌｒが「２」であるＢ氏はＮＤＡ書類のみにアクセスすることができる。この実施形態において、利用レベル値として「０」が設定された利用者は、後述するように、ファイルレベル値Ｌｆを排他的ファイルレベル値「０」に設定され且つ当該利用者の利用者識別子をファイル情報に含むファイルＦのみを利用することができる。

利用者情報取得手段３は、前記操作パネル１４に設けたリーダ１ｓに前記利用者識別媒体Ｐがかざされることで、当該媒体Ｐから利用者識別子を非接触で取得する。この利用者情報取得手段３の機能を利用して、後述する管理手段４が利用者情報にアクセスし、当該利用者識別子に対応する利用者情報に含まれる利用レベル値Ｌｒ等を取得することができる。

管理手段４は、少なくともこれらの取得した利用レベル値Ｌｒ及びファイルレベル値Ｌｆに基づいてファイルＦの出し入れを管理するもので、不正持ち出しを管理するための持ち出しファイルレベル値取得部４１、第１比較部４２、不正処理部４３からなる。

持ち出しファイルレベル取得部４１は、前記ファイル情報取得手段２を通じて収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）から持ち出されるファイルＦのファイルレベル値Ｌｆを取得するもので、具体的には、持ち出されようとするファイル識別子の対応するファイル情報を検索し、そのファイル情報に含まれるファイルレベル値Ｌｆを取得する。持ち出しファイルレベル値取得部４１は、利用者によってファイルＦが持ち出され、或いは持ち上げられると、現時点の全ファイル識別子から欠落するファイル識別子が検出できるため、当該ファイル識別子に対応するファイルレベル値ＬｆがデータベースＤＢから取得可能である。このファイルレベル値Ｌｆは第１比較部４２に入力される。

第１比較部４２は、持ち出されるファイルＦのファイルレベル値Ｌｆと持ち出そうとする利用者の利用レベル値Ｌｒとを比較する。開錠の際に利用者は利用者識別媒体Ｐを提示し、このとき利用者識別子が取得されているので、その利用者識別子に対応する利用レベル値ＬｒはデータベースＤＢの利用者情報から取得可能である。そして、この第１比較部４２において利用レベル値Ｌｒよりもファイルレベル値Ｌｆが高いと判断された場合に不正処理部４３に作動信号を出力する。但し、この第１比較部４２は、前記持ち出しファイルレベル値取得部４１が取得したファイルレベル値Ｌｆが排他的ファイルレベル値「０」である場合は、第１比較部４２が、当該ファイルＦのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合には同じく不正処理部４３を作動させ、一致する場合には許容することを併せて行うようにしている。

不正処理部４３は、作動信号が入力されると、前記ブザー１ｈを通じて不正にファイルＦが持ち出される旨の警報を行う。また、不正に持ち出されるファイルＦのファイル情報及び持ち出そうとする利用者の利用者情報から不正持ち出しに関する管理情報を生成し、図８に示すようにこれを不正持ち出しに関する管理情報として不正フラグを立てて記録する。記録先は、この実施形態ではデータベースＤＢ若しくはＳＤメモリ等の外部記憶媒体Ｑ（図２参照）である。

また、管理手段４は、少なくとも利用者情報に含まれる利用レベル値Ｌｒに基づいて、収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）を開閉する扉１３のロック状態を制御する。その制御は、予め運用者等の設定したセキュリティ優先モード、開錠優先モードの何れかのモードに対応して行われる。このような設定は、本システムの立ち上げ時その他適宜の局面においてディスプレイ１ｆに表示させるプロンプト等に基づいて行い得る。

セキュリティ優先モードでは、収納ファイルレベル値取得部４４と、第２比較部４５とがセキュリティの高い管理を行う。収納ファイルレベル値取得部４４は、前記ファイル情報取得手段２を通じて収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に現に収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆを取得する。第２比較部４５は、ファイルＦを利用しようとする利用者の利用レベル値Ｌｒと収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆとを比較する。そして、この第２比較部４５において利用レベル値Ｌｒよりも高いファイルレベル値Ｌｆが設定されたファイルＦが存在しないと判断した場合にのみ、ロック手段１ｄのロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなす。したがって、例えば図７（ａ）に示すように１つでも利用レベル値Ｌｒよりもファイルレベル値Ｌｆの高いファイルＦｘがあれば、原則として扉１３は開かない。

逆に原則的にはロック解除される場合であっても、収納ファイルレベル値取得部４４が排他的ファイルレベル値「０」を取得した場合は、当該ファイルＦのファイル情報に予め含ませた図８の利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合にはロック解除を行わないようにしている。したがって、レベル的には条件を充足していても、排他的に利用されるファイルが存在する場合には、予め定めた利用者のみが開錠を行い得る。

また、開錠優先モードでは、前記第２比較部４５が開錠を優先した管理を行う。即ち、第２比較部４５は、利用レベル値Ｌｒ以下のファイルレベル値Ｌｆが設定されたファイルＦが１つでも存在する場合にはロック手段１ｄのロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなす。したがって、例えば図７（ｂ）に示すように利用レベル値Ｌｒよりもファイルレベル値Ｌｆの高いファイルＦｘがあっても、とりあえず扉１３は開かれる。但し、レベル値Ｌｆの高いファイルＦｘを持ち出そうとすると、上述した不正処理部４３が作動して持ち出しを阻止することになる。勿論、利用レベル値Ｌｒ以下のファイルレベル値Ｌｆが設定されたファイルＦが一切存在しない場合には、原則としてロック解除は行われず、扉１３は開かれない。

このように原則的には扉１３が開かない場合であっても、収納ファイルレベル値取得部４４が排他的ファイルレベル値「０」を取得した場合は、当該ファイルＦのファイル情報に予め含ませた図８の利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致する場合にもロック手段手段１ｄのロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなすようにしている。したがって、利用レベル値が「０」の利用者でも、排他的ファイルレベル値「０」のファイル情報を有するファイルＦであって利用者識別子が合致するものが収納されていれば、ロックは解除され得る。

一方、この実施形態は、ＩＤカード等の管理者識別媒体Ｕ（図２参照）を利用者識別媒体Ｐとともにリーダ１ｓに読み込ませることにより、利用者が管理者となって利用者情報やファイル情報に関する登録、変更、削除等の書き込みを行うことを許容するようにしている。そのために、本実施形態は管理者情報取得手段５を備え、利用者識別子を取得しているなど、所定の条件を満たした場合に、管理手段４が当該管理者に利用者情報書き込み部５１及びファイル情報書き込み部５２を使用する権限を与えるようにしている。

管理者情報取得手段５は、提示された管理者識別媒体Ｕをリーダ１ｓを介して読み込むことによって行う。

利用者情報書き込み部５１は、管理者としての立場にある利用者の利用者識別子に少なくとも関連づけて、利用レベル値Ｌｒを含む図８の利用者情報の全部又は一部をデータベースＤＢに書き込む。利用者情報は、新規利用者の登録、登録の変更・削除、利用レベル値Ｌｒの設定変更等の際に書き込みが生じ、利用者はデータ入力部１ｇなどを通じて必要な情報の入力を行う。

ファイル情報書き込み部５２は、ファイル識別子に少なくとも関連づけてファイルレベル値Ｌｆを含む図８のファイル情報の全部又は一部をデータベースＤＢに書き込む。ファイル情報は、新規ファイルＦの登録、登録の変更・削除、ファイルレベル値の設定変更等の際に書き込みが生じ、利用者はデータ入力部１ｇなどを通じて必要な情報の入力を行うことができる。新規のファイルＦの場合は、そのファイルＦを収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に挿入することでファイル識別子が取得される。

その際、管理手段４は、少なくとも利用者情報の書き込みを行う利用者の利用者識別子及び書き込みを特定する情報から図８の書き込みに関する管理情報を生成し、この書き込みに関する管理情報をログとしてデータベースＤＢや外部記憶媒体Ｑ等に記録する。

また、この実施形態において管理手段４は、新規登録或いは登録変更時に利用レベル値Ｌｒを入力すると、その利用レベル値Ｌｒとともに、登録されている利用者の人数を表示部１ｋに表示するようにしている。新規登録の場合は次に述べる整理番号も表示部１ｋに表示される。

さらに管理手段４は、新規に収納されるファイルＦに図８に示す整理番号を自動生成する整理番号識別生成部４９ａと、生成した整理番号を少なくともファイル識別子に関連づけて記録する整理番号記録部４９ｂと、生成した整理番号を表示する前記表示部１ｋと、整理番号の入力を受け付けてこれに合致する整理番号を有するファイルＦの収納空間における所在を検索する検索部４９ｃとを備える。整理番号はこの実施形態では整数の通番で、管理者は表示部１ｋを通じて整理番号を容易に視認することができる。付与された整理番号は、ファイルＦの背表紙等にマーカー等で記録しておくことにより、検索部からこの整理番号で検索したときに、図８のファイル情報からファイル識別子を割り出し、該当するファイルＦの所在を検出することができるようにしている。検索部４９ｃによる検索結果の出力は、例えば、対象のファイルＦが収納されている収納ユニット１Ａ、１Ｂを指し示す番号等を表示部１ｋに表示することで行う。

管理手段４は、出し入れされるファイルＦのファイル情報及び出し入れする利用者の利用者情報から生成した出し入れに関する管理情報を図８に示す出し入れに関する管理情報としてデータベースＤＢや外部記憶媒体Ｑに記録する。

以降、フローチャートを用いて、ファイル管理システムにおける処理の概要を説明する。

図９は扉ロックの施開錠に関する手順を示す。扉ロックの開錠モードは、基本的に前述したセキュリティ優先モード又は開錠優先モードの何れかである。

前記セキュリティ優先モードでは、図９（ａ）に示すように、利用者識別媒体Ｐの入力を受け付けると（Ｓ１）、当該利用者識別子に対応する利用レベル値Ｌｒを取得する（Ｓ２）とともに、現に収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に収納されている全てのファイルＦに関するファイルレベル値Ｌｆを取得して（Ｓ３）、第１比較部４２において全てのファイルＦに対して利用レベル値Ｌｒが前記ファイルレベル値Ｌｆ以上である場合、並びに、上述した排他的ファイルレベル値「０」のファイルＦが存在する場合はそれらのファイル情報に含まれる利用者識別子が現に利用しようとする利用者の利用者情報と一致するか否かを比較して一致している場合のみステップＳ５に移行して（Ｓ４）、扉ロックを開錠し（Ｓ５）、前記扉ロック開錠に関する管理情報を記録し（Ｓ６）、それ以外の場合はそのまま終了する。上記ステップＳ５における開錠は、実際には一旦開錠ボタンを動作可能とし、開錠ボタンの操作を受け付けた後にロックを開錠する。以下、同様である。

前記開錠優先モードでは、図９（ｂ）に示すように、利用者識別子を受け付けると（Ｓ１１）、当該利用者識別子に対応する利用レベル値Ｌｒを取得する（Ｓ１２）とともに、現に収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に収納されている全てのファイルＦに関するファイルレベル値Ｌｆを取得して（Ｓ１３）、１つでも利用レベル値Ｌｒ以下の利用可能なファイルレベル値Ｌｆが存在する場合、又は、上述した排他的ファイルレベル値「０」のファイルが存在する場合はそれらのファイル情報に含まれる利用者識別子が現に利用しようとする利用者の利用者情報と一致するか否かを比較して一致するものがある場合にはステップＳ１５に移行して（Ｓ１４）、扉ロックを開錠し（Ｓ１５）、前記扉ロック開錠に関する管理情報を記録し（Ｓ１６）、それ以外の場合はそのまま終了する。

一方、図１０はファイルＦの持ち出し／返却に関する手順を示す。この手順は１個のファイルＦごとに行われ、ファイルＦが複数ある場合には繰り返される。ファイルＦの持ち出しは、同図（ａ）に示すように、利用者によって持ち出されるファイルＦのファイル識別子から対応するファイルレベル値ＬｆをデータベースＤＢより取得し（Ｓ３１）、第１比較部４２において当該ファイルレベル値Ｌｆと扉１３のロック開錠時に受け付けた利用者の利用レベル値Ｌｒとの大小を比較する（Ｓ３２）。そして、前記利用レベル値Ｌｒがファイルレベル値Ｌｆ以上である場合は、ファイルレベル値Ｌｆが排他的な値「０」でない限り適正な持ち出しとして扱われて（Ｓ３２ａ）、図８の管理情報にファイルＦが持ち出されたことに関する情報を記録する（Ｓ３３）。但し、上記ステップＳ３２ａでファイルレベル値Ｌｆが排他的ファイルレベル値「０」である場合は、そのファイル情報に含まれる利用者識別子が現に利用しようとする利用者の利用者情報と一致するか否かを判断して（Ｓ３２ｂ）、一致する場合のみ適正な持ち出しとしてステップＳ３３に移る。上記ステップＳ３２で前記利用レベル値Ｌｒがファイルレベル値Ｌｆより低い場合は、図８の管理情報に不正持ち出しに関する情報をフラグ等を含めて記録するとともに（Ｓ３４）、前記ブザー１ｈ及びディスプレイ部１ｆに持ち出し禁止を通知するための信号を出力して警報終了を受け付けるまで前記警報を行う（Ｓ３５、Ｓ３６）。ステップＳ３２ｂで不一致とされる場合も、不正な持ち出しとしてステップＳ３４に移行する。なお、前記ファイルＦの持ち出しに関するプログラムは、前記扉１３の施錠時に前記扉状態検出部１ｅから出力される信号を受け付けて終了する。

これに対してファイルＦの返却は、図１０（ｂ）に示すように、利用者によって収納されるファイルＦのファイル識別子を取得し（Ｓ４１）、当該ファイル識別子に対応するファイル情報の有無をデータベースＤＢに照会する（Ｓ４２）。当該ファイル情報が存在する場合、ファイルＦが返却されたことを記録するために図８の管理情報に返却に関する情報を記録する（Ｓ４３）。一方、前記ファイル情報が存在しない場合、図８の管理情報に不正ファイル収納に関する情報を記録するとともに（Ｓ４４）、前記ブザー１ｈ及びディスプレイ部１ｆに不正ファイルの収納禁止を通知するための信号を出力して警報終了を受け付けるまで前記警報を行う（Ｓ４５、Ｓ４６）。なお、このファイルＦの返却に関するプログラムも、ファイルＦの持ち出しに関するプログラムと同様に、前記扉１３の施錠時に前記扉状態検出部１ｅから出力される信号を受け付けて終了する。

さらにまた、利用者情報及びファイル情報に関する書き込み等の管理については、図１１に示すように、管理者識別子及び利用者識別子を順次受け付け（Ｓ５１、Ｓ５２）、それがファイル情報に関するか利用者情報に関するかの管理者の選択をするためのプロンプトを表示することにより受け付けを待って（Ｓ５３）、ファイル情報が選択された場合にはその登録・変更・削除等のためのサブルーチンを実行し（Ｓ５４）、利用者情報が選択された場合にはその登録・変更・削除等のためのサブルーチンを実行する（Ｓ５５）。具体的には、利用者情報の登録、変更、削除などの処理を行うための前記サブルーチンは、前記データ入力部１ｇから入力される入力データ及び入力信号を受け付けて、例えば、利用者情報の新規登録、利用レベル値Ｌｒの変更、及び利用者情報の削除などの前記処理を実行する。当該処理によって、データベースＤＢに記憶されている利用レベル値Ｌｒが更新される場合、当該利用レベル値Ｌｒと同等の利用レベル値Ｌｒを有する利用者情報の総数を計算し、その総数、当該利用レベル値Ｌｒ、或いは必要に応じて整理番号を表示するための信号をディスプレイ部１ｆに出力する。さらに、前記メインルーチンＳ５１〜Ｓ５３にて受け付けた管理者情報、利用者情報に基づき、図８の書き込みに関する管理情報に書き込みに関する情報を生成して登録する。

ファイル情報の登録、変更、削除などの処理を行うための前記サブルーチンは、前記データ入力部１ｇから入力される入力データ及び入力信号を受け付けて、例えば、ファイルＦの新規登録、ファイルレベル値Ｌｆの変更、及びファイル情報の削除などの前記処理を実行する。ファイルＦの新規登録は、メインルーチンＳ５１〜Ｓ５３にて受け付けたファイル情報に基づいて、ファイルレベル値Ｌｆとして前記利用者情報に対応する利用レベル値Ｌｒとを少なくともデータベースＤＢに登録するとともに、ファイル識別子情報として自動的又は任意的に設定される連続番号を格納する。

この場合にも、前記メインルーチンＳ５１〜Ｓ５３にて受け付けた管理者情報、利用者情報に基づき、書き込みに関する情報を生成してデータベースＤＢに係る図８の管理情報に登録する。

更にまた、図１２は、ファイルＦの検索に関する手順を示すもので、利用者によってデータ入力部１ｇから整理番号を受け付けると（Ｓ６１）、当該整理番号を含むファイル情報をデータベースＤＢで検索し、該当するファイル情報が存在する場合にそのファイル識別子を取得して（Ｓ６２）、該当するファイルＦの所在（例えば収納空間ＳＡ、ＳＢの何れに存するかなど）を通知する旨の信号をディスプレイ部１ｆ又は扉開錠表示部ＬＥＤ１ｊに出力する（Ｓ６３）。

以上のように、基本収納ユニット１Ａについては、ＣＰＵ１ａは適宜、前記内部記憶装置１ｂに格納されたプログラムやデータを読み込み、基本収納ユニット１Ａを構成するその他の構成部との間でデータの授受を行い、所定の演算・加工を施す。即ち前記プログラムと前記ＣＰＵ１ａその他の構成部とが協働して、図５に示したファイル情報取得手段２、利用者情報取得手段３、管理手段４としての役割を果たすことは既に述べたところである。

一方、拡張収納ユニット１Ｂについては、収納ユニット通信部１ｎを介して接続される前記基本収納ユニット１ＡのＣＰＵ１ａが適宜、その内部記憶装置１ｂに格納されたプログラムやデータを読み込み、拡張収納ユニット１Ｂ及び基本収納ユニット１Ａを構成する構成部との間でデータの授受を行い、所定の演算・加工を施す。即ち、拡張収納ユニット１Ｂについては、基本収納ユニットのプログラム及びＣＰＵ１ａなどと協働して、図５に示す補助ファイル情報取得手段６１、補助送信手段６２、補助受信手段６３としての役割を果たす。

ファイルＦが前記補助収納空間ＳＢに収納されるのを待ち受けて、アンテナ１ｒを主体とする前記ファイル識別子取得部から前記ファイルＦに付帯されたファイル識別媒体Ｔに対して動力となる電磁波を供給したとき、当該ファイル識別媒体Ｔの出力するファイル識別子を受信して、前記ＣＰＵ１ａに送り、前記内部記憶装置１ｂを利用して構成されるデータベースＤＢに記録されるものである。即ち、このデータベースＤＢは、基本収納空間ＳＡにファイルＦが収納されるか、補助収納空間ＳＢにファイルＦが収納されているかの情報も備えるものであり、図８のファイル情報には、ファイルＦを新規に収納した場合や返却した場合等の所在に関する情報も加えられる。

このような補助ファイル情報取得手段６１は上述した基本収納ユニット１Ａのファイル情報取得手段２と基本的に同じ働きをする。また、両収納ユニット１Ａ、１Ｂ間におけるファイル情報の送受信は、前記収納ユニット通信部１ｎを介して基本収納ユニット１Ａと拡張収納ユニット１Ｂとの間で有効に行われ、拡張収納ユニット１Ｂ側のファイル情報を基本収納ユニット１Ａに送信する補助送信手段６２と、基本収納ユニット１Ａ側の前記ファイル情報を拡張収納ユニット１Ｂ側で受信する補助受信手段６３とが有効に機能するものである。

補助受信手段６２は、前記収納ユニット通信部１ｎを介して基本収納ユニット１Ａと拡張収納ユニット１Ｂとが接続された状態において、前者の駆動部１ｄｘから補助ロック手段１ｄのロック解除を行うための信号を受信すると、拡張収納ユニット１Ｂに設けられた補助ロック手段１ｄが扉１３の開成を行うものである。

即ち、利用者情報の取得や登録等の管理は基本収納ユニット１Ａ側がその役割を担うが、実際にファイルＦを出し入れし、或いは検索する場合等におけるファイル識別子の取得は各収納ユニット１Ａ、１Ｂにおいてそれぞれ行われ、扉の開成やファイルの出し入れは対等な関係でその収納空間ＳＡ、ＡＢに対して行い得るものである。拡張収納ユニット１Ｂにおけるセキュリティ優先モード、開錠優先モードでのファイルの出し入れ管理、施開錠等の手順は、基本収納ユニット１Ａの管理の下に、上記基本収納ユニット１Ａについて述べたものと全く同様に行われる。

この場合、各収納ユニット１Ａ、１Ｂで取得される利用者情報及びファイル情報を当該ユニット１Ａ、１Ｂを表す識別子（例えばＵ１、Ｕ２、…）若しくは収納空間を表わす識別子（例えばＳＡ、ＡＢ、…）等と関連づけてデータベースＤＢのファイル情報等において統合管理すれば、どの収納ユニット若しくはどの収納空間にどのファイルが収納されているかを管理したり、或いは何れの収納ユニット若しくは収納空間にも特定のファイル識別子のファイルＦが存在しないこと等を確認することができるので、所望のファイルの所在を整理番号を通じて検索したり、収納場所が予め決まっているファイルについては返却時に適正な返却場所へ返却されたか等を管理する上で極めて有用なものとなる。

さらに、図１３に示すように、各収納ユニット１Ａ、１Ｂを外部情報端末ＰＣに接続し、各収納ユニット１Ａ、１Ｂで取得される利用者情報及びファイル情報を当該ユニット１Ａ、１Ｂを表す識別子（例えばＵ１、Ｕ２、…）等と関連づけてデータベースＤＢのファイル情報等において統合管理すれば、比較的大規模な組織に対しても一箇所でファイルＦの出し入れ管理、所在等の検索を容易かつ迅速に行うことができ、拡張等も自在に行える極めて有用なファイル管理システムとすることができる。

以上のように、本実施形態のファイル収納システムは、ファイルＦを収納する収納空間ＳＡ、ＳＢと、これらの収納空間ＳＡ、ＳＢに収納されるファイルＦに設けたファイル識別媒体Ｔに基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値Ｌｆを含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段２と、ファイルＦの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値Ｌｒを含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体Ｐに基づいて取得する利用者情報取得手段３と、少なくともこれらの取得した利用レベル値Ｌｒ及びファイルレベル値Ｌｆに基づいてファイルＦの出し入れを管理する管理手段４とにより構成したものである。

このような利用レベル値Ｌｒ及びファイルレベル値Ｌｆを使用すれば、利用者又はファイルの一部に変更があっても、基本的に当該ファイル情報又は利用者情報のみに修正増減を加えればよく、ファイル情報の変更に伴って利用者情報にも修正増減の必要が生じるといった不都合が激減して、管理が極めて容易になる。そして、これらのレベル値Ｌｒ、Ｌｆは複数の利用者間、複数のファイルＦ間で重複設定することが勿論可能であって、単にレベル値の管理のみで基本的に管理が可能となるので、従来のように利用者数×ファイル数の組み合わせで誰がどのファイル利用できるかを管理する場合に比べて、取扱う情報量
を大幅に削減することができ、システムの負荷やシステム容量を抑えるとともに、システム全体の処理速度や運用効率を飛躍的に向上させることが可能となる。

特に、管理手段４が、前記ファイル情報取得手段２を通じて収納空間ＳＡ、ＳＢから持ち出されるファイルＦのファイルレベル値Ｌｆを取得する持ち出しファイルレベル値取得部４１と、持ち出されるファイルＦのファイルレベル値Ｌｆと持ち出そうとする利用者の利用レベル値Ｌｒとを比較する第１比較部４２と、この第１比較部４２において利用レベル値Ｌｒよりもファイルレベル値Ｌｆが高いと判断された場合に作動する不正処理部４３とを備えている。

したがって、利用者の権限の大きさに応じて利用できるファイルレベル値Ｌｆを大きく設定すれば、ファイルＦの持ち出しの可否を簡単に比較して、利用者の権限を越えるファイルＦが持ち出されることに対して不正処理部４３により有効に対処することができる。また、排他的ファイルレベル値を使用する場合には、利用レベル値Ｌｒよりもファイルレベル値Ｌｆが低い場合でも個人的なファイルや個人との結び付きの高いファイルＦを持ち出せないようにすることもできるので、通常のファイルと特殊なファイルが混在する組織等でも本発明を有効に適用することができる。

また、第１比較部４２や第２比較部４５において利用レベル値Ｌｆとファイルレベル値Ｌｆが完全に合致したときのみ持ち出しやロック解除ができるようにし、それ以外の場合に不正処理やロック解除禁止を行うようにすれば、グループごとに異なるアクセスレベルを付与して、各グループに属するファイルＦを当該グループのみが利用できるという態様も有効に実現することができる。

特に、不正処理部４３が、不正にファイルが持ち出される旨の警報を行うこともできるようにしているので、威嚇による不正防止を効果的に行うことができる。

また、不正処理部４３は、不正に持ち出されるファイルＦのファイル情報及び持ち出そうとする利用者の利用者情報から生成した不正持ち出しに関する管理情報を記録するものであって、誰がどのファイルＦを不正に持ち出したかの履歴が残るので、不正持ち出し者の特定等を有効に行うことができる。

或いは、収納空間ＳＡ、ＳＢを開閉する扉１３と、この扉１３を閉止位置に選択的にロックするロック手段、補助ロック手段１ｄとを備え、管理手段４が、少なくとも利用者情報に含まれる利用レベル値Ｌｒに基づいて前記ロック手段１ｄ等のロック状態を制御するようにしているため、ファイルＦの持ち出しの前段階で、特定の利用者にのみ収納空間ＳＡ、ＳＢを開閉できる権限を与えて、ファイルＦの持ち出しを一部において二重に防止すること等ができる。

また、セキュリティ優先モードにおいては、管理手段４は、前記ファイル情報取得手段２を通じて収納空間ＳＡ、ＳＢに現に収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆを取得する収納ファイルレベル値取得部４４と、ファイルＦを利用しようとする利用者の利用レベル値Ｌｒと収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆとを比較する第２比較部４５とを具備し、この第２比較部４５において利用レベル値Ｌｒよりも高いファイルレベル値Ｌｆが設定されたファイルＦが存在しない場合にのみロック手段１ｄのロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなすようにしている。

このような構成により、例えば利用者の権限の大きさに応じて利用できるファイルレベル値Ｌｆを大きく設定すれば、収納空間ＳＡ、ＳＢの開閉の可否を簡単に比較して、利用者の権限を越えるファイルＦが存在する場合に収納空間ＳＡ、ＳＢの開閉を禁止し、不正なファイルＦが持ち出されることを未然に防止してセキュリティを効果的に高めることができる。

また、開錠優先モードにおいては、管理手段４が、ファイル情報取得手段２を通じて収納空間ＳＡ、ＳＢに現に収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆを取得する収納ファイルレベル値取得部４４と、ファイルＦを利用しようとする利用者の利用レベル値Ｌｒと収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆとを比較する第２比較部４５とを具備し、この第２比較部４５において利用レベル値Ｌｒ以下のファイルレベル値Ｌｆが設定されたファイルＦが１つでも存在する場合にはロック手段１ｄのロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなすようにしている。

このため、利用レベル値Ｌｒよりも高いファイルレベル値Ｌｆが１つでもあったら開かないという利用率の低さを解消しつつ、該当ファイルがない場合等にむやみに開錠されることを禁止して、ある程度のセキュリティを確保しておくことができる。

さらに、開錠優先モード下において排他的ファイルレベル値（本実施形態では「０」）が設定されたファイルＦが存在する場合に、第２比較部４５において通常のファイルレベル値Ｌｆと利用レベル値Ｌｒの比較をして所定の場合にロック手段１ｄのロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなすことに併せて、この排他的ファイルレベル値については利用レベル値Ｌｒとの比較せずに当該ファイルＦのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致する場合にもロック手段１ｄのロック解除を行うようにしている。

このため、開錠優先モードの機能を担保しつつ、排他的なファイルが混在する場合には併せて該当利用者の利用をも可能にして、実情に即した柔軟なファイル管理を行うことが可能となる。

一方、セキュリティ優先モード下において排他的ファイルレベル値（本実施形態では「０」）が設定されたファイルＦが存在する場合に、第２比較部４５において利用レベル値Ｌｒよりも高いファイルレベル値Ｌｆが設定されたファイルＦが存在しないとされる場合においても、この排他的ファイルレベル値のファイルＦのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致しない場合にはロック解除を行わないようにしている。

このため、セキュリティ優先モードの機能を担保しつつ、排他的なファイルが混在する場合には併せて該当利用者以外の利用をも禁止にして、実情に即した柔軟なファイル管理を行うことが可能となる。

さらに、管理者の提示する管理者識別子媒体Ｕに基づき管理者情報を取得する管理者情報取得手段５を更に備えるとともに、管理手段４が、利用者識別子に少なくとも関連づけて利用レベル値を含む利用者情報を書き込む利用者情報書き込み部５１と、ファイル識別子に少なくとも関連づけてファイルレベル値Ｌｆを含むファイル情報を書き込むファイル情報書き込み部５２とを更に備え、利用者識別子及び管理者識別子を読み取った場合にのみ、その利用者に前記利用者情報書き込み部５１及びファイル情報書き込み部５２の使用権限を与えるようにしている。

このようにすれば、管理者情報記憶媒体Ｕと利用者情報記憶媒体Ｐとを所持している利用者であれば誰でも、利用レベル値Ｌｒやファイルレベル値Ｌｆ、或いは他の利用者情報やファイル情報をそれぞれデータベースＤＢに書き込むことができる。しかも、利用者情報を提示する以上、書き込みの主体は明白であるため、不適切な書き込みに対する抑止効果を上げることができる。

また、管理手段４は、少なくとも利用者情報の書き込みを行う利用者の利用者識別子及び書き込みを特定する情報から生成した書き込みに関する管理情報をデータベースＤＢや外部記憶媒体Ｑに記録するようにしており、誰がいつどの書き込みを行ったかの履歴が残るようにしているので、不適切な書き込みがなされた場合等にこれを有効に追尾することができる。

また、管理手段４は、利用レベル値Ｌｒが登録、変更される際に、少なくとも現に当該利用レベル値Ｌｒで登録されている利用者の人数を表示部１ｋに表示するようにしているので、権限の分布が明瞭であり、これに対応させてファイルＦへのアクセスレベルの設定も的確に行うことができるようになる。

さらに、管理手段４は、新規に収納されるファイルＦに整理番号を生成する整理番号生成部４９ａと、生成した整理番号を少なくともファイル識別子に関連づけて記録する整理番号記録部４９ｂと、生成した整理番号を表示する表示部１ｋと、整理番号の入力を受け付けてこれに合致する整理番号を有するファイルＦの所在（例えば、収納空間ＳＡ或いはＳＢなど）を検索する検索部４９ｃとを備えている。

このような構成により、整理番号を利用者が理解し易い連続番号等にしておけば、ファイルＦに付与された整理番号を利用者が表示部１ｋを通じて看取した後、この整理番号を検索部４９ｃから入力することで、複雑で入手し難いファイル情報を取り扱わずとも収納空間ＳＡ、ＳＢにおけるファイルＦの検索を有効に行うことができる。

さらにまた、管理手段４は、出し入れされるファイルＦのファイル情報及び出し入れする利用者の利用者情報から生成した出し入れに関する管理情報をデータベースＤＢや外部記憶装置Ｑに記録するようにしており、誰がどのファイルＦを持ち出したかの履歴が残るので、利用状況その他の管理に資するものとなる。

一方、上記システムを構成する収納空間ＳＡ、ファイル情報取得手段２と、利用者情報取得手段５、管理手段４は、全て基本収納ユニット１Ａの単一の筐体１１に具備されるので、サーバ等を用いた大掛かりなシステムにせずとも、筐体１１を導入するだけの簡易な構成から本発明を有効に実施することができる。特に、上記システムは情報量を抑えているため、管理手段４に複雑な管理をさせることを回避し、構成の簡素化に有効なものとなる。

持ち出しファイルレベル値取得部４１、第１比較部４２、不正処理部４３も基本収納ユニット１Ａの単位の筐体１１に備わり、不正処理部４３から警報を行うブザー１ｈも備わるため、単体使用に特に支障が生じることはない。

不正処理部４３は、不正に持ち出されるファイルＦのファイル情報及び持ち出そうとする利用者の利用者情報から生成した不正持ち出しに関する管理情報をそれ自身のデータベースＤＢやＳＤカード等の外部記憶媒体Ｑ等に記録することもできるし、基本収納ユニット通信部１ｎを通じて外部において記録するために送信することもできるため、必要であれば後述する外部情報端末ＰＣに管理手段４の役割を担わせることもできる。

他の構成についても、上記システムについて述べた効果と同様である。

ところで、この基本収納ユニット１Ａは、拡張ユニット１Ｂとともに図１に示す収納ケースＣに棚爪やレール等を利用して着脱可能に組み込んで利用できるものであり、高さ位置変更可能にしてある。よって、収納ケースそれ自体はファイル管理機能を有しない既存のものであっても、基本収納ユニット１Ａを適宜位置に組み込むことで収納ケースＣの内部空間に適切に管理できる収納空間を簡単に形成することができる。

一方、拡張収納ユニット１Ｂも、ファイルＦを収納する補助収納空間ＳＢと、この補助収納空間ＳＢに収納されるファイルＦに設けたファイル識別媒体Ｔに基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値Ｌｆを含むファイル情報を取得する補助ファイル情報取得手段６１と、この補助ファイル情報取得手段６１で取得したファイル情報を前記基本収納ユニット１Ａに送信する補助送信手段６２とを単一の筐体１１に具備しているため、この拡張収納ユニット１Ｂを基本収納ユニット１Ａに増連して、基本収納ユニット１Ａの管理下に有効に併用することができ、収納空間を容易に拡張することが可能となる。

また、補助開閉部材である扉１３と、この扉１３を閉止位置に選択的にロックする補助ロック手段１ｄと、基本収納ユニット１Ａの管理手段４から補助ロック手段１ｄのロック状態を制御する制御信号を受信する補助受信手段６３とを更に筐体１１に備えているため、上記基本収納ユニット１Ａの管理機能を利用しつつ、この拡張収納ユニット１Ｂにおける権限なき者の不正なファイルＦの持ち出しを簡易かつ未然に防止することができる。

特に、この拡張収納ユニット１Ｂは収納ケースＣ内に前記基本収納ユニット１Ａとともに多段に組み込んで使用できるので、管理機能のない棚空間を管理機能のある収納空間に有効に変更することが可能となる。

なお、各部の具体的な構成は、上述した実施形態のみに限定されるものではない。例えば、上記基本収納ユニット１Ａや拡張収納ユニット１Ｂは何れもユニット通信部１ｎを有しており、これらを図１３のように外部情報端末ＰＣに接続して、この外部情報端末ＰＣでファイル管理を行うようにしてもよい。即ち、この外部情報端末ＰＣに、全てのファイルＦの出し入れ、その現所在、或いは持ち出した日時等に始まるファイル情報や利用者情報等の管理情報をデータベース化しておけば、基本収納ユニット１Ａや拡張収納ユニット１Ｂの拡張や増連が容易である特徴もあいまって、比較的大きな組織が秘密情報を管理する場合等に本発明を特に有効に適用することができるようになる。

また、図１４に示すように、上記基本収納ユニット１Ａと同様の構成を有し、同様の基本的効果を奏する可搬性のある基本収納ユニット１Ｃでありながら、ファイルＦの出し入れ等をこの基本収納ユニット１Ｃで有効に利用できるようになる。図では上記実施形態と共通する部分に同一符合を付してその説明が省略してある。

上記ファイル識別媒体Ｔや利用者識別媒体Ｐは、読み出し専用が用いてあるが、安価であってセキュリティに問題がなければ、書き込みも可能なものを採用すること等も有効である。

その他の構成も、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形が可能である。

例えば、本発明のシステムは、グループ単位の利用にも供することができる。例えば、アクセスレベル値を「Ｇ１」、「Ｇ２」、…のようなグループを識別できる値として、利用レベル値Ｌｒにはその者が属するグループのレベル値を、またファイルレベル値Ｌｆにはそのファイルを利用できる権限のあるグループのレベル値をそれぞれ与えておき、図１０（ａ）の持ち出しに関するフローチャートにおいて、ステップＳ３２を「利用レベル値＝ファイルレベル値」とすれば、各利用者に自分の属するグループに関係のあるファイルの持ち出しのみを許容するように構成することができる。また、図９（ｂ）の開錠に関するフローチャートにおいて、ステップＳ１４を「利用レベル値＝ファイルレベル値」とすれば、各利用者が自分の属するグループに関係のあるファイルが収納されている場合のみ開錠可能なように構成することができる。

つまり、グループ「Ｇ１」に属する利用者に対しては利用レベル値Ｌｒ＝「Ｇ１」を与えて、ファイルレベル値Ｌｆ＝「Ｇ１」のファイルＦの利用を許容する。一方で、この利用者がファイルレベル値Ｌｆ＝「Ｇ２」のファイルＦを利用することは原則として許容しない。ここでのファイルレベル値Ｌｆ、利用レベル値Ｌｒは、必ずしも機密性及びセキュリティクリアランスの高低を意味せず、あるレベル値が他のレベル値より上位／下位にある訳ではない。

しかしながら、現実には、１人の利用者に対し複数のグループのファイルにアクセスする権限を与えなくてはならないケースも発生する。例えば、１人の利用者が複数のグループやプロジェクトチーム等に所属するということが起こり得る。グループ「Ｇ１」、「Ｇ２」の両方に属する利用者であれば、ファイルレベル値Ｌｆ＝「Ｇ１」のファイルＦにも、Ｌｆ＝「Ｇ２」のファイルＦにもアクセスできる必要がある。このようなケースに対処するべく、各利用者にそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値Ｌｒを設定可能とし、その利用レベル値Ｌｒを各利用者の利用者識別子に関連付けてデータベースＤＢに登録しておくものとする。図１６に示すように、グループ「Ｇ１」、「Ｇ２」の両方に所属している利用者であれば、利用レベル値Ｌｒとして「Ｇ１」及び「Ｇ２」が利用者情報に記述される。

そして、第１比較部４２は、利用者に複数の利用レベル値Ｌｒが設定されているときに、それら利用レベル値Ｌｒの各々と収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）から持ち出されるファイルＦのファイルレベル値Ｌｆとを比較して、何れの利用レベル値Ｌｒもファイルレベル値Ｌｆと一致しない場合に不正処理部４３を作動させる。並びに、第２比較部４５は、利用者に複数の利用レベル値Ｌｒが設定されているときに、それら利用レベル値Ｌｒの各々と収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に現に収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆとを比較して、少なくとも何れかの利用レベル値Ｌｒがファイルレベル値Ｌｆと一致することを必要条件としてロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなす。

各ファイルＦについて設定され、そのファイルＦを利用可能なグループを規定するファイルレベル値Ｌｆは、ファイル情報の一部として各ファイルＦのファイル識別子に関連付けてデータベースＤＢに登録しておくことは言うまでもない。本例では、１個のファイルＦについて与えられるファイルレベル値Ｌｆは１つとしている。但し、１人の利用者に複数の利用レベル値Ｌｒを設定するのと同様の趣旨で、１個のファイルＦについて複数のファイルレベル値Ｌｆを設定可能とすることを妨げない。加えて、特定の利用者のみが利用できるファイルＦについては、排他的ファイルレベル値を付与し、このファイルＦのファイル情報に当該ファイルＦを利用できる利用者の利用者識別子を記述しておくことができる。

利用者情報、ファイル情報の新規登録、変更・削除、レベル値の設定変更等は、上述した利用者情報書き込み部５１、ファイル情報書き込み部５２（並びに、管理者情報取得手段５）の機能を利用して行う。

本例のファイル管理システムにおける処理の手順は、ステップＳ４、Ｓ１４、Ｓ３２を除き、図９〜図１２に示すフローチャートに則ったものとなる。補足すると、扉ロックの開錠モードは、通常は開錠優先モードである。即ち、図９（ｂ）のステップＳ１４に替えて、第２比較部４５が、利用者に設定された利用レベル値Ｌｒ（利用者に複数の利用レベル値Ｌｒが与えられているときには、その何れか）と収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に現に収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆ（複数個のファイルＦが収納されているときには、その何れかのファイルレベル値Ｌｆ）とが一致するか否かを比較判断し、一致する場合にはステップＳ１５、扉１３のロック解除を実行する。また、利用レベル値Ｌｒとファイルレベル値Ｌｆとが全く一致しなくとも、排他的ファイルレベル値を与えられたファイルＦが収納されており、そのファイルＦのファイル情報に記述されている利用者識別子（複数個のファイルＦが収納されているときには、その何れかの利用者識別子）と利用者の利用者識別子とが一致する場合には、扉１３のロックを解除する。具体的には、収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）内にファイルレベル値「Ｇ１」のファイルＦと「Ｇ２」のファイルＦとがともに収められているとき、利用レベル値「Ｇ１」及び「Ｇ２」の少なくとも１つを与えられている利用者であれば開錠することができる。

扉ロックの開錠モードをセキュリティ優先モードとするのであれば、図９（ａ）のステップＳ４に替えて、第２比較部４５が、利用者に設定された利用レベル値Ｌｒ（利用者に複数の利用レベル値Ｌｒが与えられているときには、その一部又は全部）と収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に現に収納されているファイルＦのファイルレベル値Ｌｆ（複数個のファイルＦが収納されているときには、その全てのファイルレベル値Ｌｆ）とが一致するか否かを比較判断し、一致することを必要条件としてステップＳ５、扉１３のロック解除を実行する。加えて、排他的ファイルレベル値を与えられたファイルＦが収納されている場合、そのファイルＦのファイル情報に記述されている利用者識別子（複数個のファイルＦが収納されているときには、その全ての利用者識別子）と利用者の利用者識別子とが一致しなければ扉１３のロックを解除しない。具体的には、収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）内にファイルレベル値「Ｇ１」のファイルＦと「Ｇ２」のファイルＦとがともに収められているとき、利用レベル値「Ｇ１」、「Ｇ２」の両方を与えられている利用者であれば開錠することができるが、「Ｇ１」、「Ｇ２」の何れか一方しか与えられていない利用者は開錠することができない。

因みに、収納ユニット１Ａ、１Ｂが複数段存在しているときには、各段の収納ユニット１Ａ、１Ｂについてそれぞれ手順に沿って扉ロック解除の可否を判断し、利用者がアクセス可能なファイルＦが収納されている収納ユニット１Ａ、１Ｂのみをロック解除することが望ましい。

また、利用者によってファイルＦが持ち出されようとする際には、図１０（ａ）のステップＳ３２及びＳ３２ａに替えて、第１比較部４２が、利用者に設定された利用レベル値Ｌｒ（利用者に複数の利用レベル値Ｌｒが与えられているときには、その何れか）と収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）から持ち出されたファイルＦのファイルレベル値Ｌｆとが一致するか否かを比較判断し、一致する場合にはステップＳ３３、持ち出しに関する管理情報の記録を行う。また、利用レベル値Ｌｒとファイルレベル値Ｌｆとが全く一致しなくとも、持ち出されたファイルＦが排他的ファイルレベル値を与えられたものであるならば、そのファイルＦのファイル情報に記述されている利用者識別子と利用者の利用者識別子とが一致する場合に持ち出しに関する管理情報を記録する。そして、上記のどちらの条件も満たされない場合には、そのファイルＦにアクセスする権限を有していない利用者が不正にファイルＦを持ち出そうとしているとして不正処理部４３を作動させ、ステップＳ３４の不正持ち出しに関する管理情報の記録、ステップＳ３５の警報発報を行う。

ところで、これまでに述べたファイル管理システムでは、開錠優先モードにせよセキュリティ優先モードにせよ、収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）内にどのファイルＦが収納されているのかによって扉１３のロック開錠の判断条件が自動的に変化していた。このことは、不特定の利用者が収納ユニット１Ａ、１Ｂを共用するようなケースで特に有効である。だが、扉１３を開錠する権限を有する利用者が不定であることが不都合になるケースが全くないとは言い切れない。従って、扉１３を開錠する権限を有する利用者を一定化する開錠レベル固定モードを具備しておくことがより好ましい。

開錠レベル固定モードでは、管理手段４が、収納空間Ｓ（ＳＡ、ＳＢ）に現に収納されているファイルＦに依存せずに、言い換えるならばファイル情報を参照せずに扉１３のロック開錠の可否を判断する。その判断条件としては、ある利用レベル値Ｌｒが与えられている利用者に対して開錠する、及び／又は、ある利用者識別子で識別される利用者に対して開錠することが考えられ、或いは、あるレベル値以上の利用レベル値Ｌｒが与えられている利用者に対して開錠することが考えられる。このときのファイル管理システムは、図１７に示すように、開錠権限記憶部４６をさらに備える。開錠権限記憶部４６は、内部記憶装置１ｂの所要の記憶領域を利用してなり、図１８に示すように、ロック開錠権限を有する利用者の利用者識別子及び／又は利用レベル値Ｌｒを記憶する。利用者の利用者識別子及び／又は利用者レベル値Ｌｒの開錠権限記憶部４６への登録、変更、削除等の書き込みは、例えば、利用者情報のデータベースＤＢへの書き込みと同様に、利用者情報書き込み部５１（並びに、管理者情報取得手段５）の機能を利用して行うことができる。その際の手順もまた、書き込み先が開錠権限記憶部４６である点を除いて、図１１に示している手順と同等とすることができる。

そして、第２比較部４５は、ファイルＦを利用しようとする利用者の利用レベル値Ｌｒと開錠権限記憶部４６に記憶されている利用レベル値Ｌｒとを比較して両者が一致する場合に、或いは利用者の利用レベル値Ｌｒが開錠権限記憶部４６に記憶されている利用レベル値Ｌｒ以上である場合に、ロック解除を行う駆動部１ｄｘにロック解除命令をなす。さらに、利用レベル値Ｌｒの比較ではロック解除不可である場合にも、利用者の利用者識別子と開錠権限記憶部４６に記憶されている利用者識別子とが一致するならば、ロック解除命令をなす。

開錠レベル固定モードでの扉ロックの施開錠の手順を、図１９のフローチャートに示す。開錠レベル固定モードでは、利用者識別媒体Ｐの入力を受け付けると（Ｓ７１）、当該利用者識別子に対応する利用レベル値Ｌｒを取得する（Ｓ７２）とともに、開錠権限記憶部４６に記憶されている利用者識別子、利用レベル値Ｌｒを取得する（Ｓ７３）。しかる後、第２比較部４２において利用者の利用者識別子と開錠権限記憶部４６に記憶されている利用者識別子とが一致する場合、又は、利用者の利用レベル値Ｌｒ（利用者に複数の利用レベル値Ｌｒが与えられているときには、その何れか）と開錠権限記憶部４６に記憶している利用レベル値Ｌｒ（開錠権限記憶部４６に複数の利用レベル値Ｌｒが記憶されているときには、その何れか）とが一致する場合にステップＳ７５に移行して（Ｓ７４）、扉ロックを開錠し（Ｓ７５）、前記扉ロック開錠に関する管理情報を記録し（Ｓ７６）、それ以外の場合はそのまま終了する。なお、ステップＳ７４で、利用者の利用レベル値Ｌｒが開錠権限記憶部４６に記憶している利用レベル値Ｌｒ以上であることを判断条件としてもよい。勿論、利用者識別子のみを比較判断してもよく、利用レベル値Ｌｒのみを比較判断してもよい。

因みに、１人の利用者に複数の利用レベル値Ｌｒを設定し得ることを利用すれば、（図１８に示している例とは異なり）扉１３のロック開錠権限のみを示すレベル値を、ファイルＦの利用権限を示すレベル値とは独立して創設することが可能となる。具体的には、グループレベル値「Ｇ１」、「Ｇ２」、…、「Ｇ７」をそれぞれ各ファイルＦに与えるべきレベル値としつつ、これらレベル値の何れとも合致しないグループレベル値「Ｇ８」をロック開錠権限を示すレベル値とする。そして、レベル値「Ｇ８」を開錠権限記憶部４６に記憶させるとともに、扉１３のロック開錠権限を有する利用者の利用者情報に利用レベル値Ｌｒとして「Ｇ８」を記述しておく。

上記の場合の開錠レベル固定モードでは、
・レベル値「Ｇｎ」（ｎは１〜７）を利用レベル値Ｌｒとして与えられたユーザ；扉１３のロックを解除することはできないが、扉１３がロックされていない状態では自身の利用レベル値Ｌｒに応じたファイルＦを収納ユニット１Ａ、１Ｂより持ち出して利用することができる
・レベル値「Ｇｎ」とともにレベル値「Ｇ８」を利用レベル値Ｌｒとして与えられたユーザ；扉１３のロックを解除し、自身の利用レベル値Ｌｒに応じたファイルＦを収納ユニット１Ａ、１Ｂより持ち出して利用することができる
・レベル値「Ｇ８」を利用レベル値Ｌｒとして与えられたユーザ；扉１３のロックを解除することができるが、ファイルＦを収納ユニット１Ａ、１Ｂより持ち出して利用することは許されない
ということになる。

扉１３のロック状態の制御は、セキュリティ優先モード、開錠優先モード、開錠レベル固定モードの何れかに基づいて行うことができる。システムの運用者等は、必要に応じてモードを切り換えることが可能である。モードの切換に際しては、例えば、運用者等がデータ入力部１ｇを介してモードを指定する旨の操作入力を行い、これを受け付けたときに管理手段４が第２比較部４５における判断ロジック（プログラム又は論理回路）を指定されたモードに合致するように切り換える。又は、外部ＰＣ接続部１ｌ及び電気通信回線を介して接続しているＰＣやサーバコンピュータ等がモードを指定する旨の信号を発信し、これを受信したときに管理手段４が第２比較部４５における判断ロジックを指定されたモードに合致するように切り換える。

本発明の一実施形態に係る収納ユニットを収納ケースに組み込んだ状態で示す斜視図。 同実施形態の収納ユニットを収納ケースに組み込む前の状態で示す斜視図。 同実施形態における基本収納ユニットのハード構成を示す図。 同実施形態における拡張収納ユニットのハード構成を示す図。 同実施形態のファイル管理システム全体の概略構成を示す図。 同実施形態におけるファイル識別媒体のハード構成を示す図。 同実施形態におけるファイルレベル値や利用レベル値の内容を例示するための図。 同実施形態において管理情報として扱われる種々のデータを示す図。 同実施形態における扉ロックの開錠の手順を示すフローチャート。 同実施形態におけるファイルの持ち出し・返却の手順を示すフローチャート。 同実施形態における利用者情報・管理情報の管理の手順を示すフローチャート。 同実施形態におけるファイルの検索の手順を示すフローチャート。 本発明の他の実施形態を示す図。 本発明の更に他の実施形態を示す図。 本発明の請求項１等に対応した構成説明図。 本発明の請求項２等に対応した構成説明図。 本発明の請求項８等に対応した構成説明図。 本発明の請求項９等に対応した構成説明図。 本発明の請求項１６等に対応した構成説明図。 本発明の請求項１８等に対応した構成説明図。 本発明の請求項１９等に対応した構成説明図。 本発明の一変形例における利用者情報、ファイル情報を示す図。 本発明の一変形例におけるファイル管理システム全体の概略構成を示す図。 本発明の一変形例における開錠権限記憶部が記憶する情報を示す図。 本発明の一変形例における扉ロックの開錠の手順を示すフローチャート。

符号の説明

Ｆ…ファイル
Ｌｆ…ファイルレベル値
Ｌｒ…利用レベル値
Ｐ…利用者識別媒体
Ｕ…管理者識別媒体
ＳＡ、ＳＢ…収納空間
Ｔ…ファイル識別媒体
１Ａ…基本収納ユニット
１Ｂ…拡張収納ユニット
１ｄ…ロック手段、補助ロック手段
１ｄｘ…駆動部
１ｋ…表示部
２…ファイル情報取得手段
３…利用者情報取得手段
４…管理手段
５…管理者情報取得手段
１３…開閉部材（扉）
４１…持ち出しファイルレベル値取得部
４２…第１比較部
４３…不正処理部
４４…収納ファイルレベル値取得部
４５…第２比較部
４６…開錠権限記憶部
４９ａ…整理番号生成部
４９ｂ…整理番号記録部
４９ｃ…検索部
５１…利用者情報書き込み部
５２…ファイル情報書き込み部
６１…補助ファイル情報取得手段
６２…補助送信手段
６３…補助受信手段

Claims (46)

1. ファイルを収納する収納空間と、この収納空間に収納されるファイルに設けたファイル識別媒体に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値を含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段と、ファイルの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値を含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体に基づいて取得する利用者情報取得手段と、少なくともこれらの取得した利用レベル値及びファイルレベル値に基づいてファイルの出し入れを管理する管理手段とを具備してなることを特徴とするファイル管理システム。
2. 管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間から持ち出されるファイルのファイルレベル値を取得する持ち出しファイルレベル値取得部と、持ち出されるファイルのファイルレベル値と持ち出そうとする利用者の利用レベル値とを比較する第１比較部と、この第１比較部において利用レベル値よりもファイルレベル値が高いと判断された場合に作動する不正処理部とを備える請求項１記載のファイル管理システム。
3. ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、持ち出しファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第１比較部において通常のファイルレベル値と利用レベル値の比較をすることに代えて若しくは加えて、当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合に不正処理部を作動させるようにしている請求項２記載のファイル管理システム。
4. 利用レベル値は利用者が属するグループを識別する値、ファイルレベル値はそのファイルを利用できる権限のあるグループを識別する値であって、
   管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間から持ち出されるファイルのファイルレベル値を取得する持ち出しファイルレベル値取得部と、持ち出されるファイルのファイルレベル値と持ち出そうとする利用者の利用レベル値とを比較する第１比較部と、この第１比較部において利用レベル値とファイルレベル値とが不一致である場合に作動する不正処理部とを備える請求項１記載のファイル管理システム。
5. 各利用者にはそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値が設定され、その利用レベル値が前記利用者情報に含まれており、
   前記不正処理部は、ファイルレベル値が利用者の利用レベル値の何れとも一致しない場合に作動する請求項４記載のファイル管理システム。
6. 不正処理部が、不正にファイルが持ち出される旨の警報を行うものである請求項２〜５記載のファイル管理システム。
7. 不正処理部が、不正に持ち出されるファイルのファイル情報及び持ち出そうとする利用者の利用者情報から生成した不正持ち出しに関する管理情報を記録するものである請求項２〜５記載のファイル管理システム。
8. 収納空間を開閉する開閉部材と、この開閉部材を閉止位置に選択的にロックするロック手段とを備え、管理手段が、少なくとも利用者情報に含まれる利用レベル値に基づいて前記ロック手段のロック状態を制御するものである請求項１〜７記載のファイル管理システム。
9. 管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値よりも高いファイルレベル値が設定されたファイルが存在しない場合にのみロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項８記載のファイル管理システム。
10. 管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値以下のファイルレベル値が設定されたファイルが１つでも存在する場合にはロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項８記載のファイル管理システム。
11. ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、収納ファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第２比較部において通常のファイルレベル値と利用レベル値の比較をして所定の場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすことに併せて、この排他的ファイルレベル値については利用レベル値との比較せずに当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致する場合にもロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項１０記載のファイル管理システム。
12. ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、収納ファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第２比較部において利用レベル値よりも高いファイルレベル値が設定されたファイルが存在しないとされる場合においても、当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合にはロック解除を行わないようにしている請求項９記載のファイル管理システム。
13. 利用レベル値は利用者が属するグループを識別する値、ファイルレベル値はそのファイルを利用できる権限のあるグループを識別する値であって、
    管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値とファイルレベル値とが一致する場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項８記載のファイル管理システム。
14. 各利用者にはそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値が設定され、その利用レベル値が前記利用者情報に含まれており、
    前記管理手段は、収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値が利用者の利用レベル値の何かと一致する場合にロック解除命令をなす請求項１３記載のファイル管理システム。
15. 収納空間を開閉する開閉部材と、この開閉部材を閉止位置に選択的にロックするロック手段と、ロック手段のロックを解除する権限を有する利用者の利用者識別子又は利用レベル値を記憶する開錠権限記憶部とを備え、管理手段が、開錠権限記憶部に記憶している利用者識別子又は利用レベル値と現に利用しようとする利用者の利用者識別子又は利用レベル値とを比較して両者が一致する場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項１〜７記載のファイル管理システム。
16. 管理者の提示する管理者識別媒体に基づき管理者情報を取得する管理者情報取得手段を更に備えるとともに、管理手段が、利用者識別子に少なくとも関連づけて利用レベル値を含む利用者情報を書き込む利用者情報書き込み部と、ファイル識別子に少なくとも関連づけてファイルレベル値を含むファイル情報を書き込むファイル情報書き込み部とを更に備え、利用者識別子及び管理者識別子を読み取った場合にのみ、その利用者に前記利用者情報書き込み部及びファイル情報書き込み部の使用権限を与えるようにしている請求項１〜１５記載のファイル管理システム。
17. 管理手段は、少なくとも利用者情報の書き込みを行う利用者の利用者識別子を含みそれ以外に書き込みの日時や書き込みの内容など書き込みを特定する情報から生成した書き込みに関する管理情報を記録する請求項１６記載のファイル管理システム。
18. 管理手段は、利用レベル値が登録、変更される際に現に当該利用レベル値で登録されている利用者の人数を表示部に表示するようにしている請求項１６又は１７記載のファイル管理システム。
19. 管理手段は、新規に収納されるファイルに整理番号を生成する整理番号生成部と、生成した整理番号を少なくともファイル識別子に関連づけて記録する整理番号記録部と、生成した整理番号を表示する表示部と、整理番号の入力を受け付けてこれに合致する整理番号を有するファイルの収納空間における所在を検索する検索部とを備える請求項１６〜１８記載のファイル管理システム。
20. 管理手段は、出し入れされるファイルのファイル情報及び出し入れする利用者の利用者情報から生成した出し入れに関する管理情報を記録する請求項１〜１９記載のファイル管理システム。
21. ファイルを収納する収納空間と、この収納空間に収納されるファイルに設けたファイル識別媒体に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値を含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段と、ファイルの利用権限に応じて利用者ごとに設定した利用レベル値を含む利用者情報を利用者の提示する利用者識別媒体に基づいて取得する利用者情報取得手段と、少なくともこれらの取得した利用レベル値及びファイルレベル値に基づいてファイルの出し入れを管理する管理手段とを単一の筐体に具備してなることを特徴とする基本収納ユニット。
22. 管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間から持ち出されるファイルのファイルレベル値を取得する持ち出しファイルレベル値取得部と、持ち出されるファイルのファイルレベル値と持ち出そうとする利用者の利用レベル値とを比較する第１比較部と、この第１比較部において利用レベル値よりもファイルレベル値が高いと判断された場合に作動する不正処理部とを備える請求項２１記載の基本収納ユニット。
23. ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、持ち出しファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第１比較部において通常のファイルレベル値と利用レベル値の比較をすることに代えて若しくは加えて、当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合に不正処理部を作動させるようにしている請求項２０記載の基本収納ユニット。
24. 利用レベル値は利用者が属するグループを識別する値、ファイルレベル値はそのファイルを利用できる権限のあるグループを識別する値であって、
    管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間から持ち出されるファイルのファイルレベル値を取得する持ち出しファイルレベル値取得部と、持ち出されるファイルのファイルレベル値と持ち出そうとする利用者の利用レベル値とを比較する第１比較部と、この第１比較部において利用レベル値とファイルレベル値とが不一致である場合に作動する不正処理部とを備える請求項２１記載の基本収納ユニット。
25. 各利用者にはそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値が設定され、その利用レベル値が前記利用者情報に含まれており、
    前記不正処理部は、ファイルレベル値が利用者の利用レベル値の何れとも一致しない場合に作動する請求項２４記載の基本収納ユニット。
26. 不正処理部が、不正にファイルが持ち出される旨の警報を行うものである請求項２２〜２５記載の基本収納ユニット。
27. 不正処理部が、不正に持ち出されるファイルのファイル情報及び持ち出そうとする利用者の利用者情報から生成した不正持ち出しに関する管理情報をそれ自身で記録し又は外部において記録するために送信するものである請求項２２〜２５記載の基本収納ユニット。
28. 収納空間を開閉する開閉部材と、この開閉部材を閉止位置に選択的にロックするロック手段とを更に筐体に備え、管理手段が、少なくとも利用者情報に含まれる利用レベル値に基づいて前記ロック手段のロック状態を制御するものである請求項２１〜２７記載の基本収納ユニット。
29. 管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値よりも高いファイルレベル値が設定されたファイルが存在しない場合にのみロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項２８記載の基本収納ユニット。
30. 管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値以下のファイルレベル値が設定されたファイルが１つでも存在する場合にはロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項２８記載の基本収納ユニット。
31. ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、収納ファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第２比較部において通常のファイルレベル値と利用レベル値の比較をして所定の場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすことに併せて、この排他的ファイルレベル値については利用レベル値との比較せずに当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致する場合にもロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項３０記載の基本収納ユニット。
32. ファイルレベル値に、特定の利用者以外の者は利用できないファイルであることを表す排他的ファイルレベル値を設定して、その排他的ファイルレベル値のファイルに係るファイル情報にこれを利用できる利用者の利用者識別子を含ませておき、収納ファイルレベル値取得部がこの排他的ファイルレベル値を取得した場合に、第２比較部において利用レベル値よりも高いファイルレベル値が設定されたファイルが存在しないとされる場合においても、当該ファイルのファイル情報に予め含ませた利用者識別子と現に利用しようとする利用者の利用者情報に含まれる利用者識別子とが一致するか否かを比較し、一致しない場合にはロック解除を行わないようにしている請求項２９記載の基本収納ユニット。
33. 利用レベル値は利用者が属するグループを識別する値、ファイルレベル値はそのファイルを利用できる権限のあるグループを識別する値であって、
    管理手段が、前記ファイル情報取得手段を通じて収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値を取得する収納ファイルレベル値取得部と、ファイルを利用しようとする利用者の利用レベル値と収納されているファイルのファイルレベル値とを比較する第２比較部とを具備し、この第２比較部において利用レベル値とファイルレベル値とが一致する場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項２８記載の基本収納ユニット。
34. 各利用者にはそれぞれ１つ又は複数の利用レベル値が設定され、その利用レベル値が前記利用者情報に含まれており、
    前記管理手段は、収納空間に現に収納されているファイルのファイルレベル値が利用者の利用レベル値の何かと一致する場合にロック解除命令をなす請求項３３記載の基本収納ユニット。
35. 収納空間を開閉する開閉部材と、この開閉部材を閉止位置に選択的にロックするロック手段と、ロック手段のロックを解除する権限を有する利用者の利用者識別子又は利用レベル値を記憶する開錠権限記憶部とを備え、管理手段が、開錠権限記憶部に記憶している利用者識別子又は利用レベル値と現に利用しようとする利用者の利用者識別子又は利用レベル値とを比較して両者が一致する場合にロック手段のロック解除を行う駆動部にロック解除命令をなすようにしている請求項２１〜２７記載の基本収納ユニット。
36. 管理者の提示する管理者識別媒体に基づき管理者情報を取得する管理者情報取得手段を更に備えるとともに、管理手段が、利用者識別子に少なくとも関連づけて利用レベル値を含む利用者情報を書き込む利用者情報書き込み部と、ファイル識別子に少なくとも関連付けてファイルレベル値を含むファイル情報を書き込むファイル情報書き込み部とを更に備え、利用者識別子及び管理者識別子を読み取った場合にのみ、前記利用者情報書き込み部及びファイル情報書き込み部の使用権限を与えるようにしている請求項２１〜３５記載の基本収納ユニット。
37. 管理手段は、少なくとも利用者情報の書き込みを行う利用者の利用者識別子を含みそれ以外に書き込みの日時や書き込みの内容など書き込みを特定する情報から生成した書き込みに関する管理情報をそれ自身で記録し又は外部において記録するために送信する請求項３６記載の基本収納ユニット。
38. 管理手段は、利用レベル値が登録、変更される際に現に当該利用レベル値で登録されている利用者の人数を表示部に表示するようにしている請求項３６又は３７記載の基本収納ユニット。
39. 管理手段は、新規に収納されるファイルに整理番号を生成する整理番号生成部と、生成した整理番号を少なくともファイル識別子に関連づけて記録する整理番号記録部と、生成した整理番号を表示する表示部と、整理番号の入力を受け付けてこれに合致する整理番号を有するファイルの収納空間における所在を検索する検索部とを備える請求項３６〜３８記載の基本収納ユニット。
40. 管理手段は、出し入れされるファイルのファイル情報及び出し入れする利用者の利用者情報から生成した出し入れに関する管理情報をそれ自身で記録し又は外部で記録するために送信する請求項２１〜３９記載の基本収納ユニット。
41. 収納ケース内に高さ位置変更可能に組み込み得るようにしている請求項２１〜４０記載の基本収納ユニット。
42. 可搬性のものである請求項２１〜４１記載の基本収納ユニット。
43. 請求項２１〜４２記載の基本収納ユニットに接続して使用される拡張収納ユニットであって、ファイルを収納する補助収納空間と、この補助収納空間に収納されるファイルに設けたファイル識別媒体に基づきその機密度に応じて設定されたファイルレベル値を含むファイル情報を取得する補助ファイル情報取得手段と、この補助ファイル情報取得手段で取得したファイル情報を前記基本収納ユニットに送信する補助送信手段とを単一の筐体に具備してなることを特徴とする拡張収納ユニット。
44. 補助収納空間を開閉する補助開閉部材と、この補助開閉部材を閉止位置に選択的にロックする補助ロック手段と、前記基本収納ユニットの管理手段から前記補助ロック手段のロック状態を制御する制御信号を受信する補助受信手段とを更に筐体に備える請求項４３記載の拡張収納ユニット。
45. 収納ケース内に前記基本収納ユニットとともに多段に組み込み得るようにしている請求項４３又は４４記載の拡張収納ユニット。
46. 請求項２１〜４５記載の収納ユニットを複数台接続して使用するものであって、各収納ユニットで取得される利用者情報及びファイル情報をユニットの識別子と関連づけて統合管理するようにしていることを特徴とする外部情報端末。

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