JP2005293120A - 連携インタフェース - Google Patents

Abstract

【課題】行政機関における申請に係わる処理業務、内部業務の効率化及び迅速化を図る。
【解決手段】申請者端末２からインターネット４を介して入力された行政機関１０に対する申請データを電子申請システム１１で受付けて、この受付けた申請データの要求する業務を行政機関内の個別業務システム１２で行う電子行政システムにおける電子申請システムと前記個別業務システムと間に設けられた連携インタフェース１３である。そして、電子申請システムから申請データの受信、申請データに基づき個別業務システムで作成された公文書の受信、公文書を電子申請システムに送信する手段１６と、申請データに基づき個別業務で作成された公文書の審査決裁システムとの送受信を行う手段１８とを備えている。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子行政システムにおける電子申請システムと各個別業システムとを有機的に接続する連携インタフェースに関する。

地方自治体や中央省官庁等の行政機関に対する企業や個人の各種の申請や届けを、ネットワークを介して行うことができる電子行政システムの実用化が進められている。
図５はこのような電子行政システムの概略構成を示す模式図である。

個人や企業の申請者１は、自己が所有する申請者端末２を操作して申請データ３をインターネット４を介して行政機関５内に設けられた電子申請システム６に送信する。電子申請システム６で受付けられた申請データ３は、形式チェックや本人確認等が自動又は担当者の手作業で行われ、不備等の問題がなければ、行政機関５内で申請データを紙に出力し、担当者が起案書７を作成する。そして、申請に対して審査、決裁がなされる。審査、決裁結果は電子申請システム６及びインターネット４を介して申請者端末２へ通知される。

また、申請データ３の種別によっては、申請データ３のうち必要な情報をオフラインの該当申請に対応する個別業務システム８へ入力する。個別業務システム８は、入力された申請データ３のうち必要な情報を用いて該当申請が要求する業務を実行して、実行結果である公文書データを出力する。出力された公文書データに対して、審査、決裁がなされる。審査、決裁された公文書データは電子申請システム６及びインターネット４を介して申請者端末２へ通知される。また、個別業務システム８が紙の公文書９を印字出力した場合においては、同じく審査・決裁・施行を経て申請者１に郵送で送付または行政機関窓口で手渡しされる。

さらに、別の電子行政システムが特許文献１に提唱されている。この特許文献１に提唱された電子行政システムにおいては、各自治体毎に設置された自治体業務システムと、各受付システムとをコードを用いて関係付けている。
特願２００３―６３７９号公報

しかしながら、図５に示す電子行政システムにおいてもまだ解消すべき次のような課題があった。

すなわち、行政機関５において、電子申請システム６にて受付けた申請データを個別業務システム８に対して、オンラインで利用するシステム連携が整備されていない。そのため、電子申請システム６に登録された申請データを内部業務等に利用する際、個別業務システム８ヘの申請データの反映は、申請データ３をＦＤ（登録商標）等の外部媒体を用いることや、担当者による手作業に入力になるため、行政側の業務の効率化につながらないという問題がある。

さらに、申請データ３の種別によっては、個別業務システム８における該当申請が要求する業務が短時間に終了しなくて、数時間を要したり、又は数日を要する場合がある。このような場合、申請者１は自己が申請した業務の進捗（処理）状況を知りたくなる。

本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、電子申請システムと個別業務システムとの間における情報の流れを極力オンライン化でき、受信した申請データに基づく起案データの作成から審査、決裁までの一連の処理を電子化し、極力担当者の介在を無くして、行政機関における申請に係わる処理業務、内部業務の効率化及び迅速化を図ることができる連携インタフェースを提供することを目的とする。

上記課題を解消するために、本発明は、申請者端末からインターネットを介して入力された行政機関に対する申請データを電子申請システムで受付けて、この受付けた申請データの要求する業務を行政機関内の個別業務システムで行う電子行政システムにおける電子申請システムと個別業務システムと間に設けられた連携インタフェースである。

そして、この連携インタフェースは、電子申請システムから申請データを受信する手段と、この受信した申請データのうち必要な情報を個別業務システムに送信する手段と、個別業務システムで申請データを用いて作成された公文書データを受信する手段と、この受信した公文書データを電子申請システムに送信する手段とを備えている。

このように構成された連携インタフェースにおいては、申請者端末からインターネットを介して入力された行政機関に対する申請データは電子申請システムで受付られたのち、本発明の連携インタフェースに入力される。そして、この連携インタフェース内において、個別業務システムに対する申請データが個別業務システムに送信される。この個別業務システムで申請データを用いて公文書データが作成され、作成された公文書データは電子申請システム及びインターネットを介して申請者端末に自動的に送信される。

また別の発明は、上述した発明の連携インタフェースに対して、さらに、受信した公文書データを行政機関内に設けられた審査決裁システムへ送信する手段と、審査決裁システムから送信した公文書データの施行を受信する手段とを設けている。そして、公文書データを電子申請システムに送信する手段は、施行を受信した後に公文書データを電子申請システムに送信するようにしている。

このように構成された連携インタフェースにおいては、公文書データは、審査決裁システムにて施行を受けた後、電子申請システム及びインターネットを介して申請者端末に自動的に送信される。

また別の発明は、上述した発明の連携インタフェースに対して、作成した起案データを行政機関内に設けられた操作端末に送信してこの操作端末に表示させる手段と、審査決裁システムから受信した施行を操作端末に送信してこの操作端末に表示させる手段とを備えている。

このように構成された連携インタフェースにおいては、必要に応じて、行政機関の担当者は、連携インタフェースに対する操作端末を用いて、作成した起案データ、及び審査決裁システムで行われた公文書データの施行の結果を確認することが可能である。

このように、電子申請システムと個別業務システムとの間における情報の流れをオンライン化しているので、極力担当者の介在を無くして、行政機関における申請に係わる処理業務、内部業務の効率化及び迅速化を図ることができる。

以下、本発明の一実施形態を図面を用いて説明する。
図１は本発明の一実施形態に係わる連携インタフェースが組込まれた電子行政システムの概略構成を示す模式図である。図５に示す従来の電子行政システムと同一部分には同一符号が付してある。

個人や企業の申請者１は、自己が所有する申請者端末２を操作してインターネット４を介して行政機関１０内に設けられたコンピュータからなる電子申請システム１１に接続して、申請データを電子申請システム１１に送信可能である。

行政機関１０内には、電子申請システム１１の他に、申請データの要求する業務を実行するコンピュータからなる複数の個別業務システム１２、電子申請システム１１と各個別業務システム１２とを接続するコンピュータからなる連携インタフェース１３、コンピュータからなる審査決裁システム１４、及び連携インタフェース１３に対する操作端末（クライアント）１５が設けられている。

図２は、連携インタフェース１３、操作端末１５、審査決裁システム１４、及び各個別業務システム１２の詳細構成図である。
連携インタフェース１３内には、電子申請システム１１との間で各種情報の授受を行う連携部１６、起案作成制御部１７、情報転送部１８、経過問合せ部２０が設けられている。

起案作成制御部１７は、電子申請システム１１から受信した申請データに基づいて個別業務システム１２に対する起案データを作成して、操作端末１５、審査決裁システム１４に送信する。情報転送部１８は、個別業務システム１２、操作端末１５、審査決裁システム１４間の情報転送を行う。経過問合せ部２０は、申請データを送信した個別業務システム１２に対して業務の経過問合せを行い、経過応答を受信する。

個別業務システム１２内には、申請データの要求する業務を実行するとともに、実行結果である公文書データを作成する公文書作成部２１、及び業務の経過問合せに応じて業務の経過応答を作成する経過問合せ応答部２２が組込まれている。

審査決裁システム１４内には、起案作成制御部１７で自動作成された起案データの起案内容（申請内容）を審査する起案審査部２３、及び個別業務システム１２で作成された公文書データを決裁する公文書決裁部２４が組込まれている。

操作端末１５内には、図４に示す表示器３０、この表示器３０に起案データを表示する起案表示部２５、表示器３０に起案審査結果を表示する起案審査結果表示部２６、表示器３０に公文書データに対する決裁結果を表示する決裁結果表示部２７、電子申請システム１１から入力された経過問合せの指示に基づいて、担当者が経過問合せを操作入力するための問合せ入力部２８、表示器３０に経過応答を表示する問合せ結果表示部２９が組込まれている。

図４（ａ）は表示器３０に表示された電子申請システム１１に記憶された各申請データを、行政機関１０の担当者が読出すための初期画面（メニュー画面）であり、図４（ｂ）は表示器３０に表示された審査決裁システム１４における処理一覧画面（受付一覧画面）である。さらに、図４（ｃ）は表示器３０に表示された個別業務システム１２における各業務の処理状況（経過応答に対応）の一覧表画面である。「済」のマークは公文書データの送出が終了したことを示す。さらに、図４（ｄ）はその詳細画面である。

次に、図２に示す連携インタフェース１３、操作端末１５、審査決裁システム１４、及び各個別業務システム１２の具体的動作を順番に説明する。

行政機関１０の担当者は操作端末１５の図４（ａ）に示す「電子申請システム」の初期画面にて、連携インタフェース１３の連携部１６に対して、サーブレットを呼出す（ステップＳ１）。連携インタフェース１３の連携部１６から電子申請システム１１に対して申請データを含むファイルを請求する（Ｓ２）。電子申請システム１１より申請データ、添付ファイル等の必要なファイルを受信する（Ｓ３）。連携部１６から電子申請システム１１に対して申請データを受信した旨を返す（Ｓ４）。連携部１６は起案作成制御部１７に対して起案データの作成要求を送出する（Ｓ５）。連携部１６は受信した申請データのうち必要な情報を個別業務システム１２の公文書作成部２１へ送出する（Ｓ６）
起案作成制御部１７は、受信した申請データに基づいて起案データを作成して、操作端末１５の起案表示部２５、審査決裁システム１４の起案審査部２３へ送出する（Ｓ７、Ｓ８）。審査決裁システム１４の起案審査部２３は、起案データの内容を審査して、審査結果を連携インタフェース１３の情報転送部１８を介して、操作端末１５の起案審査結果表示部２６へ送出する（Ｓ９、Ｓ１０）。その結果、行政機関１０の担当者は操作端末１５の表示画面上で、自動作成された起案データの内容及びこの起案データの審査結果を確認できる。

個別業務システム１２の公文書作成部２１は、入力された申請データの要求する業務を行い、公文書データを作成して、この公文書データを連携部１６へ送出すると共に（Ｓ１１）、連携インタフェース１３の情報転送部１８を介して、審査決裁システム１４の公文書決裁部２４へ送出する（Ｓ１２、Ｓ１３）。

審査決裁システム１４の公文書決裁部２４は、入力された公文書データに対する決裁を行い、決裁結果を連携インタフェース１３の情報転送部１８を介して、操作端末１５の決裁結果表示部２７へ送出する。また、決裁結果を情報転送部１８へ送出する（Ｓ１４、Ｓ１５）。その結果、行政機関１０の担当者は操作端末１５の表示画面上で、公文書データに対する決裁結果を確認できる。情報転送部１８は、施行済みの公文書データを、連携部１６を介して電子申請システム１１へ送信する（Ｓ１６、Ｓ１７）。

行政機関１０の担当者は操作端末１５の表示画面上で、経過問合せを確認すると、問合せ入力部２８から申請データ（受付番号）を指定した経過問合せを連携インタフェース１３の経過問合せ部２０へ送信する（Ｓ１８）。

経過問合せ部２０は、申請データ（受付番号）を指定した経過問合せを、個別業務システム１２の経過問合せ応答部２２へ送出する（Ｓ１９）。個別業務システム１２の経過問合せ応答部２２は、該当申請データ（受付番号）に対応する業務の経過応答（業務処理状況）を作成して、経過問合せ部２０へ返信する（Ｓ２０）。経過問合せ部２０は、受信した該当申請データ（受付番号）に対応する業務の経過応答（業務処理状況）を操作端末１５の問合せ結果表示部２９へ送出する（Ｓ２１）。

その結果、行政機関１０の担当者は、操作端末１５の表示器３０の図４（ｃ）に示す業務処理状況一覧の表示画面上で、該当申請データ（受付番号）に対応する業務の経過応答（業務処理状況）を確認できる。さらに、図４（ｄ）に示す詳細画面で、業務処理状況の詳細を確認できる。

Ｓ１８からＳ２２までの経過問合せの処理は、電子申請システム１１からの申請に対する処理の進捗状況を申請受付側にて確認するための処理となる。

図３は、申請者１の申請者端末２と行政機関１０の電子申請システム１１との概略の処理動作を示す流れ図である。

申請者端末２は、インターネット４を介して電子申請システム１１にアクセスして、電子申請システム１１の記憶部３１に記憶された申請書様式（書式）を自己の申請者端末２にダウンロードする（Ｑ１）。申請者１は、申請者端末２の表示画面上でダウンロードした申請書様式（書式）に必要事項を記入して、申請データを作成して、電子申請システム１１へ送信する（Ｑ２）。

申請データを受信した電子申請システム１１は、この受信した申請データに対して受付番号を発番して、インターネット４を介して申請者端末２へ送信する（Ｒ１）。受付番号を受信した申請者端末２はこの受付番号を表示し記憶保持するとともに、必要に応じて受付番号標を印字出力する（Ｑ３）。

受付番号を送信した電子申請システム１１は、申請データに含まれる各項目の字数、桁数が規格に合致するか否かの形式チェック及びウイルスチェックを行った後、この申請データを受付番号を付して申請データファイル３２へ書込む（Ｒ２）。

その後、電子申請システム１１は、連携インタフェース１３の連携部１６から申請データを含むファイルが請求されると、申請データファイル３２に記憶された申請データ、添付ファイル等の必要なファイルを連携インタフェース１３の連携部１６へ送信する（Ｒ３）。連携インタフェース１３の連携部１６から公文書データを受信すると（Ｒ４）、この受信した公文書データをインターネット４を介して申請者端末２へ送信する（Ｒ５）。公文書データを受信した申請者端末２はこの公文書データを表示し記憶保持するとともに、必要に応じて公文書として印字出力する（Ｑ４）。

このように構成された連携インタフェース１３においては、個人や企業の申請者１が操作する申請者端末２からインターネット４を介して入力された行政機関１０に対する申請データは行政機関１０内に設置された電子申請システム１１で受付られたのち、連携インタフェース１３に入力される。

そして、この連携インタフェース１３内の連携部１６から申請データのうち必要な情報が個別業務システム１２に送信される。そして、この個別業務システム１２で申請データを用いて公文書データが作成され、作成された公文書データは連携インタフェース１３内の情報転送部１８、連携部１６、電子申請システム１１及びインターネット４を経由して申請者端末２に自動的に送信される。

したがって、行政機関１０の担当者は、電子申請システム１１で受付られた申請データに基づいて、手作業で審査業務システム１４に対する起案データを作成する必要がないので、行政機関１０内における申請データ受付から公文書データ送信までの所要時間を大幅に短縮でき、個人や企業の申請者１に対する行政サービスをより一層向上できる。

また、起案作成制御部１７で自動作成された起案データを審査し、かつ個別業務システム１２で作成された公文書データを決裁する審査決裁システム１４を設け、審査結果及び決裁結果を行政機関１０の担当者が操作する操作端末１５に表示出力している。したがって、行政機関１０内の連携インタフェース１３及び個別業務システム１２で作成される起案データ及び公文書データの信頼性を向上できる。また、行政機関１０の担当者は必要に応じてこれらの内容を操作端末１５で確認することが可能である。

なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。
さらに、起案作成制御部１７で自動作成された起案データを審査決裁システム１４で審査した後に、この起案データを個別業務システム１２に送信することも可能である。

本発明の一実施形態に係わる連携インタフェースが組込まれた電子行政システムの概略構成を示す模式図 同電子行政システムに組込まれた連携インタフェース、操作端末、審査決裁システム及び各個別業務システムの詳細構成図 同電子行政システムに組込まれた申請者端末と電子申請システムとの概略の処理動作を示す流れ図 同電子行政システムに組込まれた操作端末の表示器における表示画面を示す図 従来の電子行政システムの概略構成を示す模式図

符号の説明

１…申請者、２…申請者端末、４…インタ−ネット、１０…行政機関、１１…電子申請システム、１２…個別業務システム、１３…連携インタフェース、１４…審査決裁システム、１５…操作端末、１６…連携部、１７…起案作成制御部、１８…情報転送部、２０…経過問合せ部、２１…公文書作成部、２２…経過問合せ応答部、２３…起案審査部、２４…公文書決裁部、２５…起案表示部、２６…起案審査結果表示部、２７…決裁結果表示部、２８…問合せ入力部、２９…問合せ結果入力部、３０…表示器、３１…記憶部、３２…申請データファイル

Claims (3)

1. 申請者端末からインターネットを介して入力された行政機関に対する申請データを電子申請システムで受付けて、この受付けた申請データの要求する業務を行政機関内の個別業務システムで行う電子行政システムにおける前記電子申請システムと前記個別業務システムと間に設けられた連携インタフェースであって、
   電子申請システムから申請データを受信する手段と、
   この受信した申請データに基づいて個別業務システムで必要とされる申請データを個別業務システムに送信する手段と、
   前記個別業務システムで申請データを用いて作成された公文書データを受信する手段と、
   この受信した公文書データを前記電子申請システムに送信する手段と
   を備えたことを特徴とする連携インタフェース。
2. 前記受信した公文書データを前記行政機関内に設けられた審査決裁システムへ送信する手段と、前記審査決裁システムから送信した決裁後の公文書データの施行を受信する手段とを有し、
   前記公文書データを電子申請システムに送信する手段は、前記施行を受信した後に前記公文書データを電子申請システムに送信する
   ことを特徴とする請求項１記載の連携インタフェース。
3. 申請データを用いて作成した起案データを前記行政機関内に設けられた操作端末に送信してこの操作端末に表示させる手段と、
   前記審査決裁システムから受信した施行を前記操作端末に送信してこの操作端末に表示させる手段と
   を備えたことを特徴とする請求項２記載の連携インタフェース。

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