JP2005202751A - インターンシップ情報管理システム及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】インターンシップ情報管理の有用性や効率の改善を図ることを目的とする。
【解決手段】インターネット５を介して接続された大学事務局システム１０の端末１から志願者情報ＤＢ７に対して応募情報の入力処理が行われた場合に、人事部門担当者端末２からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な応募情報を志願者情報ＤＢ７に登録すると共に、求人部門担当者端末３に向けて応募情報を配信し、求人部門担当者端末３から志願者情報ＤＢ７に対して求人情報の入力処理が行われた場合に、人事部門担当者端末２からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な求人情報を志願者情報ＤＢ７に登録すると共に、応募者側の端末１等に向けて求人情報を配信するシステムである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、学生が企業等において一定期間、就業体験を行う制度であるインターンシップ制度において各学生や就業内容に係る情報を管理する際に用いて好適なインターンシップ情報管理システム及び方法に関する。

インターンシップ制度とは、学生が在学中に教育の一環として、企業等で一定期間、実習的・研修的な就業体験をするという制度である。従来のインターンシップ制度では、各企業の求人部門が各々個別に保持している情報ネットワーク網等を利用して、インターン生の採用活動を行っていた。このインターンシップ制度における採用活動を支援するためのシステムの一例が特許文献１に記載されている。

特許文献１に記載のシステムでは、インターンシップ制度に係る情報が登録されたデータベースをインターネットを介して応募者や求人企業間で共有する際に、インターンシップの就業成績を示す情報を登録できるようにしている。また、複数の企業が相互にデータベース内の応募者の情報を閲覧できるようにしている。これによって、雇用のミスマッチングを減らそうというものである。
特開２００３−１８６９８４号公報

しかし、特許文献１に記載されているシステムでは、インターンシップ経験の無い学生が初めてインターンシップを実施にあたり、どれだけのスキルを持ち、また実施期間中にどのような費用対効果を生む可能性があるのかということを示す情報はデータベース化して管理されてはいなかった。また、異なる企業間での情報を共有するための構成は設けられているものの、１つの企業内で情報を共有するための構成は設けられていなかった。

本発明は、上記の事情に鑑み、インターンシップ情報管理システムの有用性や効率の改善を図ることを目的としたものである。また、具体的には、例えば、各企業と大学教育機関との間でグローバルに情報の共有化を効率的に図れるようにするインターンシップ情報管理システム及び方法を提供することを目的とする。また、具体的には、例えば、求人に対する志望時において有望なインターン生を明確に特定することができるインターンシップ情報管理システム及び方法を提供することを目的とする。また、例えば、各企業内の他部門間で情報の共有化を効率的に図れるようにするインターンシップ情報管理システム及び方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明は、求人企業の求人部門に設けられた求人部門端末と、求人企業の人事部門に設けられた人事部門端末と、インターンシップに係る求人情報と応募情報とを管理するデータベースと、応募者側からデータベースに対して応募情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な応募情報をデータベースに登録すると共に、求人部門端末に向けて応募情報を配信する応募情報登録配信手段と、求人部門端末からデータベースに対して求人情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な求人情報をデータベースに登録すると共に、応募者側の端末に向けて求人情報を配信する求人情報登録配信手段とを備えることを特徴とする。本発明によれば、データベースの応募情報または求人情報が更新されたときに、応募側あるいは求人側の相手方に対して登録された情報が自動的に配信されるようになっている。したがって、各企業と大学教育機関との間でグローバルに効率的に情報の共有化を図ることができる。

本発明は、また、前記応募情報登録配信手段が、前記データベース内の応募情報と求人情報との比較結果に基づく評価を行い、その評価結果が所定の条件を満足する場合にのみ、求人部門端末に向けて応募情報を配信することを特徴とする。本発明によれば、求人に対して応募があったときに対象とする求人に対して一定評価以上を有するインターン生のみを明確にして、応募情報を求人側に通知することができる。

本発明は、また、前記データベースには求人情報毎に求人職種の研修内容と研修日程を示す情報が登録されていて、応募者を示す情報と共に求人職種の研修内容と研修日程を示す情報をビザ取得のための外部組織へと暗号化して送信する送信手段をさらに備えていることを特徴とする。本発明によれば、部門間で共有化しているデータベースを利用してビザ取得のための情報を処理することができる。したがって、処理効率を高めることができる。

本発明は、また、求人企業の求人部門に設けられた求人部門端末と、求人企業の人事部門に設けられた人事部門端末と、インターンシップに係る求人情報と応募情報とを管理するデータベースとを用い、応募者側からデータベースに対して応募情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な応募情報をデータベースに登録すると共に、求人部門端末に向けて応募情報を配信する応募情報登録配信過程と、求人部門端末からデータベースに対して求人情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な求人情報をデータベースに登録すると共に、応募者側の端末に向けて求人情報を配信する求人情報登録配信過程とを含んでいることを特徴とする。

以下、図面を参照して、本発明のインターンシップ情報管理システムを実施するための最良の形態について説明する。図１を参照して、本実施の形態の構成と主な情報の流れについて説明する。

大学事務局システム１０、１０ａ、１０ｂ、および１０ｃは、それぞれ、北米、欧州、オセアニア、およびアジア（含む国内）の各地域に設けられたシステムであり、各地域内の複数の大学でのインターンシップ制度の情報管理を支援するためのシステムである。ただし、大学事務局システム１０、１０ａ、１０ｂ、および１０ｃは、図１に示すように各地域の大学をとりまとめるシステムとして構成するほか、複数の大学事務局で独立して設けられているシステムのグループ、あるいは、国単位や地位単位で構築されているシステムのグループとして構成することもできる。

大学事務局システム１０、１０ａ、１０ｂ、および１０ｃ内には、各大学事務局あるいはシステム管理者に対して１または複数台のネットワーク接続端末である大学事務局端末１、１ａ、１ｂ、および１ｃが設けられている。大学事務局システム１０、１０ａ、１０ｂ、および１０ｃ内には、また、大学事務局毎に管理されるものであって、各大学のインターンシップ制度に関する情報を管理する複数のデータベースからなるデータベース群１１、１１ａ、１１ｂ、および１１ｃが設けられている。そして、大学事務局システム１０、１０ａ、１０ｂ、および１０ｃは、インターネット５を介して、外部と情報の送受信が行えるようになっている。

一方、本実施の形態における最も主要な構成であるインターンシップ志願者情報データベース（以下、志願者情報ＤＢ）７は、求人企業等（公的機関も含む。ただし、以下、企業とする。）におけるグループネットワーク２０内に設けられている。志願者情報ＤＢ７は、インターンシップ制度に関連した求人情報や応募情報（募集情報）、その履歴情報を管理するデータベースであり、その情報の入力、更新、検索等の処理を管理するための手段を含んでいるものとする。この志願者情報ＤＢ７で管理される情報は、各大学事務局システム内の大学事務局端末１、１ａ、１ｂ、および１ｃや、後述する人事部門ネットワーク接続端末である人事部門担当者端末２や求人部門ネットワーク接続端末である求人部門担当者端末３間で共有できるようになっている。

グループネットワーク２０は、ファイアーオール６を介して、インターネット５に接続されている。このグループネットワーク２０内には、ＤＭＺ（De-Militarized Zone；非武装緩衝地帯）サーバ２１が設けられていて、ＤＭＺサーバ２１によって管理されたＤＭＺ内に志願者情報ＤＢ７が設けられている。このＤＭＺ内にはまた、志願者情報ＤＢ７で管理される情報等をインターネット５等を介して外部に公開するためのＷｅｂサーバ等が設けられている。このＷｅｂサーバによって志願者情報ＤＢ７内あるいは他の図示していないデータベース内に記録されたホームページを表すＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）等で記述された情報が一般に公開できるようになっている。

グループネットワーク２０には、その企業の人事部門に設けられているイントラネット３０と、求人部門に設けられているイントラネット４０が接続されている。イントラネット３０には、人事システム３１と人事部門担当者端末２が設けられている。人事システム３１は、その企業における人事情報を管理するためのシステムである。人事部門担当者端末２は、人事部門に１または複数台設けられているコンピュータ端末であり、インターネット標準の技術やアプリケーションを用いてグループネットワーク２０内の志願者情報ＤＢ７にアクセスすることができる。また、この人事部門担当者端末２を用いて所定の操作を行うことで、志願者情報ＤＢ７で管理される情報を、人事システム３１で管理される人事情報に反映するための処理を行うことができる。

イントラネット４０には、求人部門の担当者端末３が設けられている。求人部門担当者端末３からは、ＷＷＷブラウザ、電子メールクライアントアプリケーション等を用いて、グループネットワーク２０内の志願者情報ＤＢ７にアクセスすることができる。この求人部門担当者端末３を用いて所定の操作を行うことで、志願者情報ＤＢ７で管理されている求人・応募情報の照会、登録を行うことができる。

また、インターネット５には、ビザ取得代行組織のシステム５０が接続されている。ビザ取得代行組織は、インターンシップ制度によって海外から学生を受け入れる場合に必要となるビザの取得を代行する組織である。ビザ取得代行組織のシステム５０には、ビザ取得代行組織のネットワーク接続端末であるビザ取得代行組織端末４と、データベース８とが設けられている。このデータベース８では、文化ビザ等のビザ代行申請用の暗号化送信データが一時的なファイルとして管理されるようになっている。

次に、図２および図３を参照して、図１の志願者情報ＤＢ７で管理される情報の構成について説明する。志願者情報ＤＢ７で管理される主な情報は、インターンシップ制度に関する応募情報と求人情報である。応募情報と求人情報は、所定の項目を有するテーブルからなり、志願者毎と求人毎に分けて、日本語、英語等の複数の言語でその内容が記述されている。

図２は、志願者情報ＤＢ７で管理される応募情報の一志願者分のデータ構成の一例を示す図である。図２に示す例では、インターン志願者側から入力された情報に基づく項目（１）〜（２０）と、企業の求人側によって入力された情報に基づく項目（２１）とによって、応募情報が構成されている。各項目の内容は次の通りである。

（１）インターン志願者の「ＣＤ」は、企業のインターン求人情報に基づき、応募してきた志願者に対して設定される固有の管理コードである。（２）「名称」は、その志願者の氏名（漢字・アルファベット）である。（３）「国籍ＣＤ」は、その志願者の国籍管理コードである。（４）「国籍名称」は、その志願者の国籍名称（カタカナまたは漢字・アルファベット）である。

（５）「在籍大学ＣＤ」は、その志願者の在籍大学の管理コードである。（６）「在籍大学名称」は、その志願者の在籍大学名称である。（７）「専攻学部ＣＤ」は、その志願者の専攻学部の管理コードである。（８）「専攻学部名称」は、その志願者の専攻学部名称である。（９）「学年年次ＣＤ」は、その志願者の在籍年次の管理コードである。

（１０）「経験有無フラグ」は、他企業にてビジネス・インターンシップ経験が有る学生が応募した場合に、国内外の当該大学教育機関事務局が付与するフラグである。（１１）「経験先企業名称」は、国内外の当該大学教育機関事務局が、応募時にビジネス・インターンシップを経験した企業名称を明記する項目である。（１２）「経験業務内容」は、その経験先企業における業務内容である。（１３）「在籍大学学業成績」は、在籍大学におけるインターンシップ実施前までの学業成績に関する項目である。

（１４）「得意領域分類ＣＤ」は、志願者が得意とするスキル領域に付与する分類コードで、図３に示す求人情報の項目（７）のインターン職種分類ＣＤと同一のコード体系で記述される項目である。例えば、０１−ＩＴ、０２−特許・法務、０３−設計・技術、０４−生産管理、０５−経理、０６−人事・総務、０７−広報、０８−その他といった符号が用いられる。

（１５）「公的取得資格」は、過去に取得した公的資格を明記する項目である。例えば、ＬｉｎｕｘＯＳスペシャリスト、Ｊａｖａ（登録商標）上級プログラマー等の記述がなされる。（１６）「応募理由」は、当該求人に対する応募理由を記述する項目である。

（１７）「自己ＰＲ」は、当該求人に対する自己ＰＲを記述する項目である。例えば、趣味、取得資格等を記述する。（１８）「在籍大学事務局コメント」は、志願者の在籍する大学のインターンシップ推進事務局等の事務局の担当者の推薦コメントを記述する項目である。（１９）「〃担当者名称」は、その在籍大学事務局の担当者の氏名を表す。

そして、（２０）「評価区分」は、本システムによって、応募情報から所定の演算結果として自動付与される評価区分を表す項目である。例えば、大学事務局が応募者の情報を配信する際、企業の人事部門が志願者情報ＤＢ７中の応募情報項目（１０）、および（１３）〜（１８）の登録項目の情報に基づき、インターン生のポテンシャル評価をプログラム処理にて実施した結果に応じて自動付与される。本実施の形態では、区分内容が、「Ｓ…最優秀、Ａ…優秀、Ｂ…平均より上、Ｃ…普通、Ｄ…評価できない」に分類されているものとする。また、企業毎に例えば（Ｂを閾値とする場合）、区分ＳからＢの範囲に判定されたインターン該当者のみ、求人部門に対する応募情報配信処理を行うといった設定を行うことができる。

一方、項目（２１）の「インターンシップ成績」は、インターンシップ期間中の業務に対する、求人部門の最終的な評価結果に関する項目である。求人部門の担当者等によって、登録される項目である。

次に、志願者情報ＤＢ７で管理される求人情報について説明する。図３は、志願者情報ＤＢ７で管理される求人情報のデータ構成の一例を示す図である。各項目の内容は次の通りである。

（１）「インターン求人部門ＣＤ」は、インターンシップ推進事務局等の大学事務局に対して、志願者の求人情報を提示した求人部門の管理コードを示す。（２）「〃名称」は、その求人部門の名称である（「〃」は「インターン求人部門」を表す）。（３）「〃責任者氏名ＣＤ」は、その求人部門の責任者氏名コード（無い場合はブランク）である。（４）「〃責任者氏名」は、その求人部門の責任者氏名である。（５）「〃担当者氏名ＣＤ」は、その求人部門の担当者氏名である。（６）「〃担当者氏名」は、その求人部門の担当者氏名コード（無い場合はブランク）である。

（７）「〃職種分類ＣＤ」は、求人部門から提示された職種情報に対して人事部門で付与する管理コードであり、図２に示す応募情報の項目（１４）の得意領域分類ＣＤと同一のコード体系で記述される。例えば、０１−ＩＴ、０２−特許・法務、０３−設計・技術、０４−生産管理、０５−経理、０６−人事・総務、０７−広報、０８−その他と記述される。

（８）「〃職種名称」は、求人部門から提示された職種情報に対して人事部門で付与した職種名称である。（９）「〃職種の研修内容」は、その職種名称に対して記載された研修計画の内容である。例えば、受入スケジュール、受入体制、依頼業務内容、日本語研修等が記述される。（１０）「〃職種の研修日程表」は、項目（９）の「〃職種の研修内容」にて記載した受入スケジュールに基づく、依頼業務単位の実施日程表である。

（１１）「人事部門・担当者名称」は、受入に伴う稟議決議、および文化ビザ申請処理を行う人事部門・担当者の名称である。（１２）「採用有無フラグ」は、最終的に採用が決定した場合、応募情報とマージして採用決定者に立てるフラグである。

次に、図４〜図１０を参照して、図１に示すシステムにおける処理の流れについて説明する。なお、各フローチャートにおいて、情報の伝達、処理等のコンピュータによって実行される処理については、大学事務局端末１、１ａ〜１ｃ、人事部門担当者端末２、求人部門担当者端末３、ビザ取得代行組織端末４等のネットワーク通信端末、グループネットワーク２０内に設けられた図示していないコンピュータの１または複数によって実行されるものとする。

図４は、応募に関する最新情報の共有化処理のフローチャートである。まず、各国の大学事務局端末１、１ａ、１ｂ、１ｃ、…（以下、端末１、１ａ、１ｂ、１ｃ、…を端末１で代表する）で、応募者の最新情報を入力する（ステップＳ１０１）。次に、人事部門担当者端末２で応募者最新データを確認する（ステップＳ１０２）。次に、重複項目があるかどうかを判定する（ステップＳ１０３）。重複項目の確認では、例えば、同一の応募者（同一の志願者ＣＤ）に対して、複数の矛盾した情報を登録しようとしているか否か、あるいは、同一の応募者に対して複数の志願者ＣＤを割り当てようとしているか否か等を確認する。重複していた場合には（ステップＳ１０３で「Ｙｅｓ」）、重複項目が削除される（ステップＳ１０４）。次に、重複項目を削除した旨の通知が電子メール等の通知手段を用いて配信される（ステップＳ１０５）。この際、例えば電子メールを用いる場合には、その受信の際に、到着音付きメールとして直接受信できるようにしておくことが望ましい。そして、大学事務局端末１で通知メッセージが確認される（ステップＳ１０６）。

一方、重複項目が無い（無くなった）場合には（ステップＳ１０３で「Ｎｏ」）、図２に示す応募情報テーブル（ＴＢＬ）への登録が行われる（ステップＳ１０７）。次に、人事部門担当者端末２で図２の応募情報の項目（２０）「評価区分」を設定する処理を行った後、新規に登録（あるいは更新）された応募情報が一定の評価区分基準を満たす場合にその旨を示す情報が電子メール等の通知手段で求人部門担当者端末３に対して配信される（ステップＳ１０８）。そして、求人部門担当者端末３で新規登録メッセージが確認されると（ステップＳ１０９）、大学事務局端末１に対して電子メール等の通知手段で開封メッセージが送られて、大学事務局端末１でそれを確認することができる（ステップＳ１１０）。

次に、図５を参照して、求人に関する最新情報の共有化処理について説明する。まず、求人部門担当者端末３で、求人の最新情報を入力する（ステップＳ２０１）。次に、人事部門担当者端末２で、求人最新データを確認する（ステップＳ２０２）。入力された求人情報に重複項目があるか否かを判定し（ステップＳ２０３）、ある場合には（ステップＳ２０３で「Ｙｅｓ」）、重複項目を削除する（ステップＳ２０４）。次に、重複項目を削除した旨の通知が電子メール等の通知手段で求人部門担当者端末３に対して配信される（ステップＳ２０５）。そして、求人部門担当者端末３で、通知メッセージが確認される（ステップＳ２０６）。

一方、重複項目が無い場合には（ステップＳ２０３で「Ｎｏ」）、図３に示す求人情報テーブル（ＴＢＬ）への登録が行われる（ステップＳ２０７）。次に、求人情報が大学事務局端末１に対して電子メール等の通知手段で配信される（ステップＳ２０８）。大学事務局端末１で、新規登録メッセージが確認されると（ステップＳ２０９）、その旨が電子メール等の通知手段で求人部門担当者端末３に対して通知され、ここで、大学事務局端末１で配信された求人情報が開封されたというメッセージが確認される（ステップＳ２１０）。

次に、図６を参照して、応募情報と人事部門ホームページとの情報連携処理の流れについて説明する。この場合、人事部門のホームページを表す情報は、志願者情報ＤＢ７内の所定の領域に登録され、インターネット５を介して一般に公開されるものである。

人事部門担当者端末２では、まず、志願者情報ＤＢ７にアクセスし、図２に示す応募情報のインターフェースデータを、地域別、最新順等で抽出する（ステップＳ３０１）。インターフェースデータは、応募情報を一般に公開する際に、応募情報の概要（要約）を示すために用いるデータである。地域別に異なる場合や、データの新旧で異なる場合があり、
操作者が抽出条件を指定することができるようになっている。

次に、抽出が問題なく完了したか否かを判定し（ステップＳ３０２）、問題がある場合には再度抽出を行い（ステップ３０２で「Ｎｏ」→ステップＳ３０１）、問題が無い場合には、応募情報インターフェースに基づいてＨＴＭＬデータを作成する（ステップＳ３０３）。そして、作成されたＨＴＭＬデータを、地域別応募情報ページとして、例えばその企業のホームページの所定の階層（リンク先の）のページに掲載する（ステップＳ３０４）。これによって、一般のインターネット接続端末から、その求人情報が閲覧可能となる。

次に図７を参照して、図４中の応募情報配信処理（ステップＳ１０８）の処理内容について説明する。まず、人事部門担当者端末２で、配信しようとする応募情報を検索して（ステップＳ４０１）、図２の応募情報の項目（１０）および（１３）〜（１８）に基づいて評価処理を実行する（ステップＳ４０２）。

評価区分Ｓ〜ＢおよびＣ、Ｄランクの具体的な評価処理方法は次の通りである。

１）まず、応募情報項目（１０）「経験有無フラグ」を検索し、他企業でのインターンシップ経験有無フラグが立っている学生には、１０ポイントの評価点をプログラム処理で自動付与する。一方、フラグが立っていない場合は、０ポイントとする。

２）応募情報項目（１３）「在籍大学学業成績」を検索し、在籍大学学業成績がオールＡ（オール優）グレード以上の学生には、１０ポイントの評価点をプログラム処理で自動付与する。それ以下の場合は、０ポイントとする。

３）応募情報項目（１４）「得意領域分類ＣＤ」を検索し、得意領域分類ＣＤが求人情報中のインターン求人職種ＣＤと一致する場合にのみ、５ポイントの評価点をプログラム処理で自動付与する。一致しない場合は、０ポイントとする。

４）応募情報項目（１５）「公的取得資格」を検索し、得意領域詳細に１項目以上の資格取得が明記されていた場合に、１資格あたり２ポイントの評価点をプログラム処理で自動付与する。なお、取得資格の種類は問わないものとする。取得資格無しの場合は、０ポイントとする。

５）項目（１６）〜（１８）（「応募理由」「自己ＰＲ」「在籍大学事務局コメント」）を検索し、応募理由と自己ＰＲ、大学事務局の推薦コメントが全て明記されていた場合のみ、１０ポイントの評価点をプログラム処理で自動付与する。３項目全てにコメントが明記されていない場合、０ポイントとする。

以上、５段階の項目チェックをふまえた、評価ポイントの合計処理を実行し、以下の得点範囲をプログラム処理にて自動算出する。（１）合計が３５ポイント以上の場合→“Ｓランク”を評価区分に自動付与。（２）合計が２５ポイントから３４ポイントまでの場合→“Ａランク”を評価区分に自動付与。（３）合計が１５ポイントから２４ポイントまでの場合→“Ｂランク”を評価区分に自動付与。（４）評価点の合計が１０ポイントから１４ポイントまでの場合は“Ｃランク”を評価区分に自動付与。（５）評価点の合計が１０ポイント未満の場合には“Ｄランク”を評価区分に自動付与する。

次に、ステップＳ４０２で求めた評価区分がＳ〜Ｂに該当するか否かを判定する（ステップＳ４０３）。該当していた場合には（ステップＳ４０３で「Ｙｅｓ」）、応募者情報の配信を行い（ステップＳ４０４）、求人部門担当者端末３で新規登録メッセージが確認される（ステップＳ４０５（図１のステップＳ１０９に対応））。

一方、該当していなかった場合には（ステップＳ４０３で「Ｎｏ」）、応募者情報を配信しないという設定を行い（ステップＳ４０６）、不採用の結果を大学事務局端末１に対して通知する（ステップＳ４０７）。そして、大学事務局端末１で通知メッセージが確認される（ステップＳ４０８）。

次に、図８を参照して、ビザ取得代行組織への申請処理依頼の電子データ化処理について説明する。まず、人事部門担当者端末２から、電子メール等の通信手段を用いて代行申請が必要なデータの送信依頼、すなわち、ビザ取得を行う必要があるインターン生がいる場合にそれを示すデータを送信するようにとの依頼を行う（ステップＳ５０１）。求人部門担当者端末３では、志願者情報ＤＢ７を検索し（ステップＳ５０２）、代行申請必要データを抽出する（ステップＳ５０３）。抽出が完了した場合には（ステップＳ５０４で「Ｙｅｓ」）、代行申請必要データを送信する（ステップＳ５０５）。完了していない場合には（ステップＳ５０４で「Ｎｏ」）、再び抽出を行う（ステップＳ５０３）。送信するデータとしては、例えば、図２の応募情報の項目（１）の志願者ＣＤを示すデータと、図３の求人情報の項目（９）「インターン求人部門の職種の研修内容」と項目（１０）「インターン求人部門の職種の研修日程表」を示すデータである。

人事部門担当者端末２では、代行申請必要データを受信し（ステップＳ５０６）、受信データ内容を確認する（ステップＳ５０７）。データに問題がある場合には（ステップＳ５０８で「Ｎｏ」）、データ再送信依頼を行う（ステップＳ５０９）。データ再送信依頼を受け取った場合、求人部門担当者端末３は、送信データ内容の再確認を行う（ステップＳ５１０）。その結果、データに問題が無かった場合には（ステップＳ５１１で「Ｙｅｓ」）、代行申請データを再送信する（ステップＳ５１２）。他方、データに問題があった場合にには（ステップＳ５１１で「Ｎｏ」）、代行申請必要データを再抽出し（ステップＳ５０３）、以降上記と同様にデータを送信する（ステップＳ５０４〜Ｓ５０５）。

一方、人事部門担当者端末２で受信データ内容を確認した後（ステップＳ５０７）、データに問題がなかった場合には（ステップＳ５０８で「Ｙｅｓ」）、ビザ取得代行組織端末４へ向けて電子メール等の通信手段を用いてデータを送信する（ステップＳ５１３）。この際、送信するデータは、所定の手順で暗号化しておくことが望ましい。ビザ取得代行組織端末４では、代行申請必要データを受信し（ステップＳ５１４）、暗号化されたデータを復号化するなどした後、受信データ内容を確認する（ステップＳ５１５）。ここで、データに問題があった場合には（ステップＳ５１６で「Ｎｏ」）、データ再送信依頼を行う（ステップＳ５１７）。人事部門担当者端末２で、ビザ取得代行組織端末４からデータ再送信依頼を受け取った場合、送信データ内容の再確認を行う（ステップＳ５１８）。そして、データに問題がある場合（ステップＳ５１９で「Ｎｏ」）、ステップＳ５０９以降の処理を行い、データに問題がなかった場合（ステップＳ５１９で「Ｙｅｓ」）代行申請データの再送信を行う（ステップＳ５２０）。他方、ビザ取得代行組織端末４で、受信データ内容を確認した後（ステップＳ５１５）、データに問題がなかったと確認された場合には（ステップＳ５１６で「Ｙｅｓ」）、処理を終了する（ステップＳ５２１）。

次に、図９を参照して、採用漏れ志願者の新規求人との突合処理について説明する。つまり、ある求人に対して採用から漏れた志願者がいた場合に、新規の求人が発生したとき、一度採用に選考されなかった志願者のなかから応募可能な条件を持つ志願者を抽出し、志願者本人の意思確認を行う処理について、その内容を説明する。

まず、人事部門担当者端末２で、志願者情報ＤＢ７を検索する（ステップＳ６０１）。次に、図２に示す応募情報から、採用漏れ志願者の得意領域分類および得意領域詳細データ（項目（１４））を抽出する（ステップＳ６０２）。次に、得意領域分類カテゴリーをＫＥＹ（鍵）に求人情報との突き合わせ処理を実行する（ステップＳ６０３）。そして、突き合わせ結果のテンポラリーテーブル（ＴＢＬ）を作成する（ステップＳ６０４）。すなわち、１または複数の求人情報に対して、１または複数の志願者が適合するか否か（あるいは適合度合い）を、得意領域の大分類を基準にして求め、その結果を一覧にまとめたテーブルを作成する。

次に、志願者と求人情報とが互いに適合した求人情報を、電子メール等の通信手段を用いて、再チャレンジ用求人情報として送信する処理を行う（ステップＳ６０５）。大学事務局端末１では、再チャレンジ用求人情報を受信すると（ステップＳ６０６）、対象となる志願者に電子メール等の通信手段を用いて通知する（ステップＳ６０７）。その志願者から再チャレンジの意思が無いとの確認が得られた場合は（ステップＳ６０８で「Ｎｏ」）、再チャレンジ不可を連絡し（ステップＳ６０９）、意思があるとの確認が得られた場合は（ステップＳ６０８で「Ｙｅｓ」）、再チャレンジ可を連絡する（ステップＳ６１０）。人事部門担当者端末２では、大学事務局からの結果連絡を受信し（ステップＳ６１１）、処理を終了する（ステップＳ６１２）。

次に、図１０を参照して、人事システム３１上でインターン生情報を連携処理する場合の処理の流れについて説明する。この処理は、人事部門担当者端末２を用いて行われる。まず、志願者情報ＤＢ７を検索して（ステップＳ７０１）、求人情報の採用有無フラグ（図３の項目（１２））を検索し、フラグの立っている採用決定者の情報を抽出する（ステップＳ７０２）。ここで、抽出に問題があった場合には再抽出を行う（ステップＳ７０３で「Ｎｏ」→ステップＳ７０２）。

次に、採用決定者情報インターフェース（Ｉ／Ｆ）ファイル（またはテーブル）を作成する（ステップＳ７０４）。採用決定者情報Ｉ／Ｆファイルは、採用決定者に関する複数のデータからなるファイルである。そして、作成した採用決定者情報Ｉ／Ｆファイル（またはテーブル）を人事システム３１に送信する（ステップＳ７０５）。人事システム３１は、採用決定者情報Ｉ／Ｆファイル（またはテーブル）を受信すると（ステップＳ７０６）、受信データの内容を確認する（ステップＳ７０７）。データに問題がある場合には（ステップＳ７０８で「Ｎｏ」）、データの再確認を依頼し（ステップＳ７０９）、データに問題がない場合には（ステップＳ７０８で「Ｙｅｓ」）、受信したファイルの内容を外部人材採用者情報に反映して、処理を終了する（ステップＳ７１０）。

以上のように本実施の形態によれば、情報種別（応募情報または求人情報）に応じて、到着音付き電子メール等の通信手段で種別に応じた当事者間でダイレクトに情報が送受信される処理機能が実現される。したがって、志願者情報ＤＢ７への最新登録情報を、リアルタイムで志願者〜大学事務局担当者〜人事部門担当者〜求人部門担当者間で共有することができ、応募・求人に関する最新情報の効率的な共有化が実現される。

また、求人情報と人事部門ホームページとの情報連携処理として、求人登録情報を、人事部門のホームページに“志願者情報”として最新情報順・地域別に掲載できる処理機能を付加したので、グローバルに適性人材を確保できるようになる。ただし、この場合には、人事部門のホームページ自体には例えば英語情報ページを追加し、当該企業の海外現地法人等でも閲覧が可能となっていることが望ましい。

また、インターンシップ志願者が日本で活動するために必要な文化ビザ申請等のビザ申請処理（人事部門主管）において、志願者情報ＤＢ７中の求人情報データをそのまま活用し、ビザ取得代行組織への提供データとして、暗号化してダイレクトに送信できるような処理を付加したので、ビザ取得代行組織へのビザ申請処理の効率をアップすることができる。従来は、例えば、人事担当部門長の稟議決裁後、各求人部門の担当者に対して人事部門の担当者が研修計画表、日程表の提出を依頼し、書類到着を待ってビザ取得代行組織に申請処理を行っているので、１日ないし２日程度の到着ロスが発生していたが、これを小さくすることができる。

また、採用漏れ志願者の新規求人との突合処理として、ある求人情報において採用から漏れた志願者について、志願者情報ＤＢ７を分析して、本人の適性とマッチする別の企業内求人があれば、突合できる処理テーブルを作成し、人事部門の担当者から志願者の大学事務局担当者に直接メール等で報告できる処理機能を付加したので、より効率的・効果的な求人ができるようになる。

また、志願者情報ＤＢ７と人事システム３１を連携させる機能として、志願者情報ＤＢ７〜人事システム３１間のインターフェース・ファイル（またはテーブル）を作成し、人事システム３１上に、インターンシップを行うことが決定した志願者の情報を反映できるようにしたので、他の外部人材と同様に、人事システム３１上でインターン生情報の統計・分析処理を実現できるようになる。これによれば、例えば、就労している従業員の統計・分析等にインターン生情報の統計・分析結果を役立てることができる。分析可能となる情報としては、例えば、受入事業所別インターン生在籍数等がある。

本発明では、ビジネス・インターンシップを志望する学生を擁する国内外の大学教育機関、ビザ取得代行組織と、企業間をインターネットで結び、双方向での情報共有を可能にするデータベースを構築したので、情報管理の効率を高めることができる。

なお、本発明の実施の形態は上記のものに限定されず、例えば、各処理の実行順序を変更したり、各構成を通信回線等を介して分散したり、あるいは統合したりすることが可能である。また、本発明は、例えば汎用のデータベース管理アプリケーション、Ｗｅｂサービスアプリケーション等を利用して実現することができ、その際に用いるスクリプト等のプログラムは、通信回線やコンピュータ読み取り可能な記録媒体を介して配布することが可能である。

本発明のインターンシップ情報管理システムの実施の形態のシステム図。 図１の志願者情報ＤＢ７のデータ構成（応募情報）を示す図。 図１の志願者情報ＤＢ７のデータ構成（求人情報）を示す図。 図１における処理（応募に関する最新情報の共有化処理）を示すフローチャート。 図１における処理（求人に関する最新情報の共有化処理）を示すフローチャート。 図１における処理（応募情報と人事部ホームページとの情報連携処理）を示すフローチャート。 図４のステップＳ１０８の処理（応募者情報配信処理）を示すフローチャート。 図１における処理（ビザ取得代行組織への申請処理依頼の電子データ化処理）を示すフローチャート。 図１における処理（採用漏れ志願者の新規求人との突合処理）を示すフローチャート。 図１における処理（人事システム上でのインターン生情報の反映処理）を示すフローチャート。

符号の説明

１、１ａ〜１ｃ 大学事務局端末、２ 人事部門担当者端末、３ 求人部門担当者端末、４ ビザ取得代行組織端末、５ インターネット、６ ファイアーオール、７ 志願者情報ＤＢ、８ データベース、１０、１０ａ〜１０ｃ 大学事務局システム、２０ グループネットワーク、３０ イントラネット（人事部門）、４０イントラネット（求人部門）、５０ ビザ取得代行組織のシステム

Claims (4)

1. 求人企業の求人部門に設けられた求人部門端末と、
   求人企業の人事部門に設けられた人事部門端末と、
   インターンシップに係る求人情報と応募情報とを管理するデータベースと、
   応募者側からデータベースに対して応募情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な応募情報をデータベースに登録すると共に、求人部門端末に向けて応募情報を配信する応募情報登録配信手段と、
   求人部門端末からデータベースに対して求人情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な求人情報をデータベースに登録すると共に、応募者側の端末に向けて求人情報を配信する求人情報登録配信手段と
   を備えることを特徴とするインターンシップ情報管理システム。
2. 前記応募情報登録配信手段が、前記データベース内の応募情報と求人情報との比較結果に基づく評価を行い、その評価結果が所定の条件を満足する場合にのみ、求人部門端末に向けて応募情報を配信する
   ことを特徴とする請求項１記載のインターンシップ情報管理システム。
3. 前記データベースには求人情報毎に求人職種の研修内容と研修日程を示す情報が登録されていて、
   応募者を示す情報と共に求人職種の研修内容と研修日程を示す情報をビザ取得のための外部組織へと暗号化して送信する送信手段を
   さらに備えていることを特徴とする請求項１又は２記載のインターンシップ情報管理システム。
4. 求人企業の求人部門に設けられた求人部門端末と、
   求人企業の人事部門に設けられた人事部門端末と、
   インターンシップに係る求人情報と応募情報とを管理するデータベースとを用い、
   応募者側からデータベースに対して応募情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な応募情報をデータベースに登録すると共に、求人部門端末に向けて応募情報を配信する応募情報登録配信過程と、
   求人部門端末からデータベースに対して求人情報の入力処理が行われた場合に、人事部門端末からの操作で当該入力情報の内容を確認し、登録可能な求人情報をデータベースに登録すると共に、応募者側の端末に向けて求人情報を配信する求人情報登録配信過程と
   を含んでいることを特徴とするインターンシップ情報管理方法。
   

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