JP2005109922A - テレビ会議管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】特別な端末や操作を必要としないテレビ会議管理システムを提供する。
【解決手段】通信ネットワークを介して固定及び／又は移動型の各種テレビ会議端末を接続しテレビ会議を行うためのコンピュータシステムによるテレビ会議管理システムであって、通信ネットワークに接続された複数地点の任意のテレビ会議端末と、複数地点のテレビ会議端末を制御・管理するためのＭＣＵ（多地点制御装置）と、少なくとも利用者に電子メールで会議開催通知が可能な会議予約機能を有するグループウェアを実行するための通信ネットワークに接続された利用者端末と、利用者端末で設定されグループウェアを介して発信された電子メールによる会議開催通知を受付け、ＭＣＵを介してテレビ会議端末を制御しテレビ会議開催に伴う各種情報の管理を行う管理サーバとで構成される。
【選択図】図１

Description

本発明は、通信ネットワークを介し複数地点間の各種テレビ会議端末を接続してテレビ会議を行うための管理システムに関し、より詳しくはグループウェアの会議予約機能を用いて利用者が直接テレビ会議予約を行う事を可能にするテレビ会議の予約・設定・管理を行うためのテレビ会議管理システムに関するものである。

複数拠点を接続してテレビ会議を行う場合には、通信回線の切替えや複雑な設定が必要であり、一般的に複数のテレビ会議端末を効率よく接続し制御するためにＭＣＵ（多地点接続制御装置）が用いられている。ＭＣＵは３地点間以上を同時に接続し映像・音声の切換えやミキシング等により映像・音声を集約・配信してテレビ会議を実現するためのもので、通常これらの機能を実現するために、ＭＣＵの設定・維持を行う専任のエンジニアや管理者等を必要としていた。
ＭＣＵの設定としては、会議毎に利用資源の設定や、通信レート、オーディオレート、ビデオレート、ビデオセッション、画面分割数、ビデオプロトコルと、参加者のインターフェイスタイプ、接続タイプ、ＩＰアドレス、電話番号、シグナルポート、回線チャネル数、音声ボリュームからなる参加者設定情報と、会議の予約開始日時、継続時間情報、等々がある。
これらの設定を行うには、ＭＣＵ及びテレビ会議端末とその接続環境等に精通している必要があり、例えば、テレビ会議端末の接続及びその通信速度の設定では、ＩＳＤＮ（デジタル総合サービス通信網）における通信を例にとると、６４ｋｂｐｓ×Ｎ本の接続のための設定が、接続拠点数を多くする場合と会議接続拠点数が少なく明細精度を上げて会議を行いたい場合とで異なり、接続拠点数によって必要帯域を計算して設定する必要がある、等である。

接続設定の他にも、例えばＩＳＤＮの回線交換型メディア上で使用されるＩＴＵ−Ｔ（国際電気通信連合電気通信標準化部門）より勧告されているマルチメディア標準のＨ．３２０においては、映像コーデック（圧縮符号化復号化方式）としてＨ．２６１、Ｈ．２６３が、音声コーデックとしてＧ．７１１、Ｇ．７２２、Ｇ７２８等があり、これらのいずれかの選択が必要になる。また、パケットベースのＩＰ（インターネットプロトコル）ネットワークを介したリアルタイムの音声、データ、及び映像の通信に適用されるＨ．３２３においては、映像コーデックとしてＨ．２６１、Ｈ．２６３が、音声コーデックとしてＧ．７１１、Ｇ．７２２、Ｇ７２８、Ｇ．７２３、Ｇ．７２９等があるといったように、通信回線の種類やその帯域幅等を考慮して選択・設定する必要がある。
さらに通信回線等の接続設定以外にも、上記のように接続拠点の接続アドレスや電話番号の指定の他、会議運営者の希望にかなうように発言地点の映像を全地点に配信するか或いは議長局制御として議長局を設定し議長局が一括して映像を制御するかの設定や、複数地点のテレビ会議端末の映像を分割して表示するための画面分割数の設定、等々があり、一般の利用者が簡単に設定して使用できるというものではない。

ＭＣＵは、会議拠点が増えても拡張性があり利便性も高いことから、会議拠点数が多く使用頻度の高い大手企業等では自社内で利用されているが、高価で初期導入が難しい等の背景から時間貸しサービスを行っている通信事業者もある。テレビ会議の時間貸しサービスは、予約を入れて電話番号を割当ててもらい、予約時間になったら、ＭＣＵによって各会議拠点に映像と音声が配信され多地点会議を行うもので、Ｗｅｂ上で予約できるところもある。欠点としては繁忙期に予約が取れない場合があり、また望む時間や急ぎの会議で使用したいという希望に添えない、時間延長に対応できないということ等があげられる。

また、テレビ会議においては会議開催に伴うスケジュール管理が欠かせないが、通常ＭＣＵそのものはスケジュール管理機能を持たないので、別途オプションのソフトウェアや予約管理システムとして予約制御装置及び予約操作端末を必要とする。

一方、会議予約管理に関するものとして、複数人からなるグループによる協調作業を支援するグループウェアが知られている。グループウェアは、グループ内のメンバ間のコミュニケーションを円滑に行うために、グループ内メンバの所在を明らかにするための伝言メモを備えた行先表示板、グループ全体に広報を行う電子掲示板、メンバ間でスケジュールを共有できるスケジューラ、メンバ間の打ち合わせや特定のテーマについて論議を行う電子会議室、アイデアやノウハウ、各種資料をデータベース化して共有する文書共有、稟議書等複数のメンバで回覧される文書を電子化して流通させるワークフロー、会議室や設備・備品の予約、及び個々のメンバの日常業務を把握するためのＴｏＤｏ等の各種機能を備えたソフトウェアであり、会議開催案内等を電子メールで参加メンバに通知することや携帯電話等による外部とのアクセスが可能になっているものが一般的に普及している。

テレビ会議の予約システムとしては、テレビ会議を予約して自動的に開催するためのテレビ会議予約システム及びテレビ会議予約方法に関するものが特許文献１に開示されており、接続操作に必要な会議情報を会議端末及び多地点制御装置に送信して、テレビ会議接続時のユーザの操作、例えば事前に決められた番号へのダイヤル操作などを自動で行うことを可能とし、ユーザの操作を簡略化することを可能としたテレビ会議予約システム及びテレビ会議予約方法を提供することを目的としたものである。その内容は、予約制御装置からテレビ会議開催に必要な接続時間・接続先情報・切断時間に関する会議情報を会議端末及び多地点制御装置に送信してテレビ会議接続処理をするもので、予約情報データベースと多地点資源データベースとによって予約に関する情報の処理を行っている。
また、ＭＣＵの多岐にわたる情報の複雑な設定を簡単に行えるようにするものとして、複数のテレビ会議端末を多地点制御装置（ＭＣＵ）によって制御するテレビ会議システム利用支援装置に関するものが特許文献２に開示されており、簡単な操作でテレビ会議の開始、予約、予約の確認を行うことができるようにしたものである。

特開２００２−３１４９６５号公報 特開２００２−１３５７４１号公報

しかしながら、ＭＣＵを用いる場合に必要な多くの情報を設定するために専任の技術者や管理者を置くことはどの企業でもできるというものではなく、テレビ会議の予約に関しても、予約スケジュールを管理するための管理者が必要になる。特許文献１或いは２の技術はこれらの問題を解決するための一手法ではあるが、専用のシステム或いは装置であって、やはりそれなりの習熟が必要であり普段の業務の中で一般の利用者が誰でも簡単に使用できるというものではなかった。

以上のような問題を解決するために本発明では、普段使用しているグループウェアの会議予約機能を利用してテレビ会議の予約を行うようにし、一般利用者の端末から普段使い慣れた入力操作によってテレビ会議の開催を行えるようにしたテレビ会議管理システムを提供することを目的とする。また、利用者端末側からＷｅｂ上でテレビ会議に関する設定を行えるようにしたテレビ会議管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、通信ネットワークを介して固定及び／又は移動型の各種テレビ会議端末を接続しテレビ会議を行うためのコンピュータシステムによるテレビ会議管理システムであって、
通信ネットワークに接続された複数地点の任意のテレビ会議端末と、前記複数地点のテレビ会議端末を制御・管理するための１つ又は複数のＭＣＵ（多地点接続制御装置）と、少なくとも利用者に電子メールで会議開催通知が可能な会議予約機能を有するグループウェアを実行するための通信ネットワークに接続された利用者端末と、前記利用者端末で設定され前記グループウェアを介して発信された電子メールによる会議開催通知を受付け、前記ＭＣＵを介して前記テレビ会議端末を制御しテレビ会議開催に伴う各種情報の管理を行う管理サーバとで構成され、
前記管理サーバは、前記利用者端末で設定され前記グループウェアにより該管理サーバ宛に発信された少なくとも会議の開始時刻、終了時刻又は開催時間、会議場所及び／又はテレビ会議端末、会議参加者を特定するための各会議開催情報を含む電子メールを受信してテレビ会議開催のための当該情報を電子メールより抽出するメール受信解析手段と、
抽出した前記会議開催情報を基に前記ＭＣＵを介して当該テレビ会議端末に対する会議開催に伴う制御・管理を行うテレビ会議管理手段と、前記テレビ会議管理手段により前記ＭＣＵを介してテレビ会議端末に対する制御・管理情報を送受信するための各種スケジュールを管理するスケジュール管理手段と、前記電子メールより抽出した会議開催情報、前記スケジュール管理に伴う情報、前記ＭＣＵに対する制御情報、及び前記テレビ会議管理手段によって参照する前記電子メールでの会議開催情報を当該ＭＣＵ及び当該テレビ会議端末に対する会議開催情報に変換するための変換テーブルを含むテレビ会議開催に必要な各種情報を蓄積・更新・参照するためのデータベースと、を備えることを特徴とする。
請求項２に記載の前記利用者端末は、テレビ会議を行うための前記テレビ会議端末として機能することを特徴とする。

請求項３に記載の前記利用者端末は、前記スケジュール管理システムにアクセスしてテレビ会議開催に伴う情報の授受を行うと共に該テレビ会議開催に伴う前記ＭＣＵ及び前記テレビ会議端末に対する各種設定を可能とするＷｅｂアプリケーションプログラムを有することを特徴とする。
請求項４に記載の前記管理サーバは、通信ネットワークを介して前記テレビ会議端末に表示される映像及び音声情報を取得する機能を有し、取得した前記テレビ会議端末の映像及び音声情報を前記データベースにデジタルデータからなるテレビ会議議事録として記録し、前記Ｗｅｂアプリケーションを介して前記利用者端末から所望のテレビ会議議事録を取得できる機能を有することを特徴とする。
請求項５に記載の前記管理サーバは、少なくともテレビ会議開催時刻又は時間の変更通知をするため、及び／又はテレビ会議開始直前時刻に前記利用者端末に該テレビ会議開催の通知をするための電子メールを生成して前記データベースに保存すると共に、前記グループウェアを介して予め設定された所定の時刻に当該電子メールを前記利用者端末に送信する機能を有することを特徴とする。
請求項６に記載の前記利用者端末で実行される前記グループウェアは、前記管理サーバとの双方向通信を実現し該管理サーバによって管理され確定されるテレビ会議開催に伴う少なくとも会議の開始時刻、終了時刻又は開催時間、変更時間、会議場所が反映された各種情報の授受を該管理サーバと行うためのＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を有することを特徴とする。
請求項７に記載の前記管理サーバは、該管理サーバ内の前記データベースを複数のグループウェアのデータベースとして共有する機能を有し、該データベース内の複数のグループウェア間にわたる少なくともテレビ会議開催に伴う情報を共有して該テレビ会議開催に伴う情報を前記複数のグループウェア相互間で参照可能にすることを特徴とする。
請求項８に記載の前記管理サーバの前記テレビ会議管理手段及び前記スケジュール管理手段は、前記複数のグループウェアからのテレビ会議開催予約に応答し、前記データベースに記録された前記複数のグループウェアの共有情報から少なくとも当該テレビ会議開始時刻、終了時刻又は開催時間、当該会議場所及び／又はテレビ会議端末を参照して対応するテレビ会議開催の可否の判断に反映させることを特徴とする。

本発明のテレビ会議管理システムによれば、利用者が普段使用しているグループウェアの会議予約機能における会議開催通知を行うための電子メール送信機能を利用することで簡単にテレビ会議の予約を行うことができるようになり、また、テレビ会議端末の制御に必要なＭＣＵ等に対する複雑な設定をその都度行わなくても済むように予めＭＣＵ及びＭＣＵに接続されるテレビ会議端末の設定をデータベース化したことによって、一般の利用者が簡単にテレビ会議を開催できるという効果がある。また、予め必要な設定をデータベース化し自動的にＭＣＵやテレビ会議端末に制御情報を送出する構成にすることによって、これらＭＣＵやテレビ会議端末への設定を行う管理者の負担が軽減されるという効果がある。さらに、自動的にＭＣＵやテレビ会議端末への設定を行えるようにしたことで、複数のテレビ会議端末だけではなく複数のＭＣＵに対する設定を容易に行うことができ、専任の技術者を必要とせずに複数地点にわたる多数のテレビ会議端末の接続を行えるようになるという効果がある。

次に、本発明に係るリモートアクセスシステムの、実施の形態の具体例を、図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の一実施の形態におけるテレビ会議管理システムの概略構成図である。
図１において、１はテレビ会議管理システムを司る管理サーバ、２は複数地点にあるテレビ会議端末を制御・管理するための１つ又は複数からなるＭＣＵ（多地点接続制御装置）、３は複数地点にあるテレビ会議専用のＨ．３２３端末やカメラを備えたＰＣ（パーソナルコンピュータ）或いは移動可能なＰＤＡ（携帯情報端末）や携帯電話等の任意のテレビ会議端末である。

５はグループウェアクライアント機能及びＷｅｂブラウザを備えたテレビ会議参加対象となる一般利用者或いはテレビ会議の予約を行う一般利用者の複数からなる利用者端末、４はグループウェアクライアントである複数の利用者端末５からアクセスして利用者グループ内の協調作業を行うためのスケジュール管理とデータベースに関する管理とを行う機能を含むグループウェアサーバであり、少なくとも会議予約機能を備え会議参加予定者に予め定められた該当する時刻に会議開催を通知するためのメール送受信機能を備えている。

６は通信ネットワークで管理サーバ１、ＭＣＵ２、テレビ会議端末３、グループウェアサーバ４、及び利用者端末５を１つ又は複数接続からなる通信ネットワークを用い必要な通信経路でそれぞれの装置を接続する。

管理サーバ１は、テレビ会議の管理担当者が利用者端末５のＷｅｂブラウザからアクセスしてテレビ会議に関する細かな各種設定を行うためのＷｅｂアプリケーションを提供するＷｅｂサーバ１１、利用者端末５からグループウェアサーバ４を介して送信されたテレビ会議開催に必要な予約情報等を含んだ電子メールを受信し、テレビ会議開催に伴う会議開始情報等を利用者端末で登録した会議参加予定者等に電子メールで通知するためのメールサーバ１２、受信した電子メールの内容を解析しテレビ会議開催に必要な情報を取り出すメール受信解析手段１３、電子メールで受信したテレビ会議開催に関する情報と、複数のグループウェアの情報を共有するデータベース１７に予め保存されたテレビ会議端末及びＭＣＵに対する制御情報とを照合し、データベースに予め登録された変換テーブルから得られた情報を基にＭＣＵ２及びテレビ会議端末３との制御情報のやり取りを行うテレビ会議管理手段１５、特にＭＣＵ固有の設定情報を扱うＭＣＵ管理手段、テレビ会議開催に伴うスケジュール全体の管理を司るスケジュール管理手段１４、電子メールでのテレビ会議開催情報やテレビ会議開催に伴う各種ログを記録しＭＣＵ及びテレビ会議端末の制御情報を記録・蓄積するデータベース１７等で構成されており、ＭＣＵ２は、接続されるテレビ会議端末に対する制御を行うテレビ会議端末制御手段２１を備えている。

グループウェアサーバ４は、複数からなる利用者端末５のグループウェアクライアント機能を有する利用者端末５と接続し、これら利用者端末を用いて利用者グループ内での協調作業を行うために必要なデータベース４７とデータベース４７を管理するデータベースサーバ４６とを備え、本実施の形態では少なくとも、利用者端末５から設定することで会議参加者及び管理サーバ１宛に電子メールで会議開催通知を行うことができる会議予約機能４４と、そのスケジュールを管理するスケジュール管理手段４３とを備えており、Ｗｅｂサーバ４１はＷｅｂベースのグループウェアを提供するものであり、ＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）４５は、グループウェアに組み込むことによって管理サーバ１との双方向の情報の授受を行い、テレビ会議開催に伴う管理サーバ１のスケジュール管理情報をリアルタイムに利用者端末５に通知することを可能としている。

利用者端末５は、グループウェアクライアント機能５２を備えており、グループウェアサーバを介して他のグループウェアクライアント機能を備えた利用者端末５との利用者グループ内での協調作業を行うことができ、グループウェアに備わる会議予約機能を用いることで、グループウェアサーバ４を介してテレビ会議開催通知の電子メールを管理サーバ１に送信してテレビ会議開催予約を行うことができる。またＷｅｂブラウザ５１を用い管理サーバ１のＷｅｂアプリケーションを起動してテレビ会議開催に伴うより細かな設定を可能としている。メール受信手段５３は、管理サーバ１からテレビ会議開催に伴うテレビ会議開始直前通知等予め定められた所定の時刻に必要な情報をグループウェアサーバ４のメールサーバ４２を介して電子メールで受信するためのものである。

なお、管理サーバ１、グループウェアサーバ４、利用者端末５、及び管理サーバ１内及びグループウェアサーバ４内のＷｅｂサーバ１１、４１、メールサーバ１２、４２等は、市販のワークステーションやパーソナルコンピュータ（ＰＣ）及びネットワーク接続機器等で構成され、管理サーバ１、ＭＣＵ２、グループウェアサーバ４、利用者端末５等の各装置内に含まれる各手段は、これらワークステーションやＰＣ及びネットワーク機器等のハードウェアとこれらのハードウェア資源を利用するソフトウェア処理により実現されているもので、ワークステーションやパーソナルコンピュータ等の各装置を構成するＣＰＵ（中央制御装置）、メモリやハードディスク等の記憶装置、画像やテキスト等を表示する表示装置、キーボードやマウス等の入力装置、通信回線との入出力装置、及びネットワーク接続機器等の専用機器や周辺機器類等に関する説明及びその構成図面は省略する。
以上に、全体の構成の説明を行ったので、次に実施例１及び２を挙げ、その処理フローに基づき全体の動作説明を行う。

図２は、実施例１におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その１）を示す概略図であり、利用者端末５からグループウェアの会議予約設定によって管理サーバ１宛に送信されたテレビ会議予約の電子メールを管理サーバ１で受信し、管理サーバ１が受信した電子メールを解析してテレビ会議に必要な情報を取り出し、データベースと照合しながら該当するＭＣＵ２及びテレビ会議端末３に対する設定を行うまでの処理の流れ図である。

近年、グループウェアとしては、インターネットやイントラネットの普及に伴い、クライアント側のＷｅｂブラウザからＷｅｂサーバにアクセスし、Ｗｅｂサーバ側のＣＧＩ（Ｃｏｍｍｏｎ Ｇａｔｅｗａｙ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）等でクライアントの要求を処理し全ての機能を利用できるようにした製品が主流になりつつあるが、スケジューラと称される主にスケジュール管理を目的とした利用者端末毎に使用するスタンドアロンのソフトウェアに、専用のサーバを外部に設けネットワーク接続することでグループウェアとして機能するものが以前から存在している。
前者のＷｅｂ上で動作するグループウェアとしては、大規模ポータル型グループウェアとして、Ｃｙｂｏｚｕ社のガルーン（商品名）等が知られており、後者の構成によるグループウェアの代表的なものとしては、Ｌｏｔｕｓ Ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ社のＮｏｔｅｓ（商品名）、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ（商品名）等がある。以降説明する実施例１及び実施例２は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ（商品名）及び、そのクライアントソフトとしてＭｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯｕｔＬｏｏｋ（商品名）を使用した一例である。

グループウェアサーバ４として機能するＥｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ（商品名）は、主にＷｅｂサーバとして使用されるＩＩＳ（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｓｅｒｖｅｒ）と、ＩＩＳに含まれている電子メール送信のためのＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を拡張し、電子メール受信のためのＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）／ＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｍｅｓｓａｇｅ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等をサポートする本格的なメールサーバ機能等から構成されており、利用者端末からＷｅｂベースでのアクセスも可能となっている。

図２に示すように、テレビ会議の利用者は、利用者端末５にインストールされたグループウェアクライアント機能５２を有するＯｕｔＬｏｏｋ（商品名）（以下、「クライアントソフト」という）（Ｓ２１）からＥｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ（商品名）（以下、「グループウェアサーバ」という）にアクセスし、会議予約機能４４を用い、利用者端末５或いはグループウェアサーバ内のデータベース４７に予め登録されているか或いは新規に登録した電子メールアドレスを含むアドレス帳を参照し、会議開催通知を送る宛先の会議参加予定者を選択する。会議参加予定者のひとつとして管理サーバ１があり、予め設定しておいた時刻に電子メールがグループウェアサーバ４を介して会議参加予定の利用者及び管理サーバ１に送られる（Ｓ２２）。電子メール送信等のグループウェア内のスケジュールはグループウェアサーバ４内のスケジュール管理手段４３によって行われる。会議開催通知は、利用頻度の高い会議場所の組合せ等の予め登録されている雛形或いは定型文を参照し、会議参加予定者毎にその内容を編集することができる。管理サーバ１宛のテレビ会議開催の予約メール情報は、必要最小限の設定で済むようにして利用者が簡単な操作でテレビ会議予約を行えるようにしている。会議参加者の電子メールの送信先には、オフィスに在籍していない場合などのために携帯電話等の移動型の利用者端末５を含む複数のアドレスを設定することができ、テレビ会議端末３にも、テレビ会議機能を有する携帯電話等の移動型の端末を指定することできる。

図１２（ａ）は利用者端末５での会議開催の入力画面の一例であり、図１２（ｂ）はその出席者とリソースの選択画面を示しており、リソースとしてテレビ会議開催場所（又はテレビ会議端末）を指定できるようになっている。
利用者端末５のグループウェアクライアントソフトを実行し、「予定表」から「新しい会議出席依頼」を選択する。ここで、「開始時刻」、「終了時刻」、「件名」、「場所」欄を指定し、「宛先」ボタンを利用して、「アドレス一覧」より、「必須出席者」、「任意出席者」を選択し、予め登録済のテレビ会議端末を指定して「リソース」欄に挿入し、「送信」ボタンを押す。これらの設定により、指定された「開始時刻」になるとテレビ会議が開始され、「終了時刻」になると自動的に会議を終了してテレビ会議端末３が切断される。
この際、既に過ぎた時間を「開始時刻」として指定した場合は、即座にテレビ会議が開始され、テレビ会議の延長の際も「予定表」から延長操作が可能であり、指定した会議参加予定者及び管理サーバ１に電子メールが送信され、管理サーバ１側で受信した電子メールを解析することでこれらの指定情報がテレビ会議端末３に伝達され処理される。

利用者端末５からグループウェアサーバ４を介して管理サーバ１宛に送られたテレビ会議開催予約の電子メールを受信した管理サーバ１は、受信した電子メールをメール受信解析手段１３によって解析し、メール本文から、テレビ会議の開始時刻、終了時刻、会議開催時間の変更の際はその変更時刻、選択した会議室、会議参加予定者の連絡先メールアドレス、及びテレビ会議を開催するための所属する複数からなるテレビ会議端末３のリスト等を得る（Ｓ２３）。これらの情報は、例えば「開始時刻：○○時○○分；」等のように簡単なヘッダ部とその指定情報及び区切り記号から構成されており、これらの情報からテレビ会議開催に伴う個々の情報を抽出する。

受信した電子メールを解析し、テレビ会議開催に必要な情報を抽出した管理サーバ１は、スケジュール管理手段１４に備わるタスクスケジュール機能（図示せず）により予め設定された時間間隔（例えば５分毎）に必要なタスクを起動してデータベースに問い合わせ、現在時刻との比較により、どの会議を管理しなければならないかを判断し、会議開始、会議終了、メッセージ配信等のタスクを実行する。

テレビ会議開催の制御及びテレビ会議開催に伴う機能としては、上記スケジュール機能の他に、会議開始、会議終了、及びテレビ会議端末３に対するメッセージ配信やテレビ会議参加予定者やテレビ会議管理担当者への電子メール送信等があり、これらに必要な制御・管理等は、スケジュール管理手段１４、及びＭＣＵ管理手段１６と連携してテレビ会議管理手段１５によって行われる。

テレビ会議開始の際に必要な機能としては、多地点会議か１対１の会議かの設定、発信側テレビ会議端末３もしくはＭＣＵ２を兼ねたテレビ会議端末３の確定、着信側のテレビ会議端末３の決定、多地点会議の際はＭＣＵ２に対する発信側のテレビ会議端末３の確定や画面分割、音声切替え等の放送モードの確定等があり、データベースに予め格納された会議情報を参照するか、或いは会議情報を必要に応じて最適になるように解析・設定して、会議に必要なこれらの構成を決定する。解析する情報としては、例えば接続されるテレビ会議端末３に実装されたプロトコルやコーデック或いは接続可能な通信回線の種類等があり、データベースに予め登録されたこれらの情報を参照して、ＭＣＵ２に接続されるテレビ会議端末３の台数や会議主催者が誰か、等から優先順位を設定したテーブルを参照しながら決定する。

管理サーバ１からＭＣＵに対する制御の詳細は後述するが、管理サーバ１は予め定められた会議開始時刻直前にテレビ会議開催に必要なテレビ会議端末３が接続されたＭＣＵ２に対して会議室生成（Ｓ２５）のための制御情報を送信する（Ｓ２４）。ＭＣＵ２に対する制御情報としては電子メールで通知された会議開始時刻、会議終了時刻、選択された会議室の指定、等の他に、帯域幅設定、画面分割方法等のＭＣＵ２或いはテレビ会議端末３に固有のプレフィックス、テレビ会議毎に割当てられるユニークな識別符号の会議ＩＤ、会議開催のためのパスワード、及び呼出しテレビ会議端末リスト等があり、管理サーバ１のテレビ会議管理手段１５はデータベース１７を参照してこれらの制御情報を生成しＭＣＵ２に送信する。また、ＭＣＵ２はテレビ会議端末制御手段２１を介して該当するテレビ会議端末３にテレビ会議端末３固有の情報を送信する。

テレビ会議に必要なＭＣＵ２から会議室生成の成功の可否が通知されると（Ｓ２６）、管理サーバ１はＭＣＵ２を介して実際にテレビ会議に必要なテレビ会議端末３を呼出し（Ｓ２７）、テレビ会議端末３からの接続設定の生成成功可否の通知（Ｓ２８）を待つ。ＭＣＵ２及びテレビ会議端末３からの通知及び会議開催に伴うこれらの情報はログとしてデータベース１７に記録される。

テレビ会議開催に伴う設定は電子メールでの予約の他に、Ｗｅｂアプリケーションとしても提供され、管理サーバ１のＷｅｂサーバを介してテレビ会議開始時刻、会議終了時刻、会議室の選択の他に、デフォルト時の設定やテレビ会議毎の設定の変更等、より細かな設定を行うことが可能になっている（Ｓ２９）。Ｗｅｂアプリケーションは、利用者端末５のＷｅｂブラウザ５１を用いてアクセス可能になっており、その詳細は後述する。

図３は、実施例１におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その２）を示す概略図であり、テレビ会議開催に関する設定の際に、テレビ会議開催時刻の変更やテレビ会議端末の電源異常等のテレビ会議開催に伴うエラー情報等を管理サーバ１からグループウェアサーバ４を介してテレビ会議の管理担当者やテレビ会議参加予定者に電子メールを用いて通知する処理の流れ図である。

管理サーバ１が利用者端末５から（Ｓ３１）グループウェアサーバ４を介して（Ｓ３２）電子メールでテレビ会議予約を受付け、受信した電子メールを解析して（Ｓ３３）テレビ会議に必要な個別情報を抽出するまでは図２で説明した通りである。

管理サーバ１のテレビ会議管理手段１５は、電子メール受信解析手段１３を介してテレビ会議予約情報を得ると、データベース１７に記録したテレビ会議情報を検索してテレビ会議室及びテレビ会議開催時間が重複しているか否かを調査する（Ｓ３４）。テレビ会議開催の場所或いは時間が重複していた場合はデータベース１７を参照して空き時間を調査し、最も近い空き時間或いは時間短縮のテレビ会議開始又は会議終了時刻変更通知を利用者端末５で登録されたテレビ会議参加予定者或いはテレビ会議管理担当者のメールアドレス宛にメールサーバ１１からグループウェアサーバ４を介して電子メールで送信する（Ｓ３５）。テレビ会議の中止は電子メール情報として利用者端末５から管理サーバ１に送信するようにすることも可能であるが、一般利用者の煩雑な手続きを避けるために後述するＷｅｂアプリケーション或いはリアルタイム双方向通信のためのＡＰＩを組み込んだグループウェアにより実現する。

テレビ会議開催時間の変更情報はスケジュール管理手段１４にも引き渡され、またデータベース１７にも登録される。スケジュール管理手段１４は、テレビ会議管理手段１５との連携によりテレビ会議開始直前にＭＣＵ２を介して接続されるテレビ会議端末３を呼出し、テレビ会議端末からの応答を確認する（Ｓ３６）。ＭＣＵ２は該当するテレビ会議端末を呼出し（Ｓ３７）、タイムアウト等からテレビ会議端末の電源が入っていない等の異常情報を検出した場合は（Ｓ３８）、その旨グループウェアサーバ４を介してテレビ会議の管理担当者或いは利用者端末で登録されたテレビ会議参加予定者宛に電子メールで通知し（Ｓ３９）、これらの情報をログとしてデータベース１７に記録する。

図４は、実施例１におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その３）を示す概略図であり、テレビ会議終了に伴う処理とテレビ会議終了直前に管理サーバ１からグループウェアサーバ４を介してテレビ会議参加予定者に電子メールを用いて通知する処理の流れ図である。

管理サーバ１が利用者端末５から（Ｓ４１）グループウェアサーバ４を介して（Ｓ４２）電子メールでテレビ会議予約を受付け、受信した電子メールを解析して（Ｓ４３）テレビ会議に必要な個別情報を抽出するまでの処理は図２、３に示した通りである。

管理サーバ１のテレビ会議管理手段１５は、スケジュール管理手段１４と連携し、前述したタスクスケジュール機能により会議開催時間を監視して（Ｓ４４）予め設定したテレビ会議終了時刻直前にＭＣＵ２を介して該当するテレビ会議端末３にテレビ会議終了の直前通知を行う。直前通知情報は実際のテレビ会議端末の画面上に反映され、テレビ会議参加者はそのテレビ会議端末の画面上で会議終了直前であることを認識する。会議終了直前情報は電子メールによってもグループウェアサーバ４を介してテレビ会議参加予定者に通知される（Ｓ４９）。

テレビ会議終了時刻になると（Ｓ４５）テレビ会議管理手段１５はＭＣＵ２のテレビ会議端末制御手段２１を介してテレビ会議端末５へ切断通知を行い（Ｓ４６）、切断可否の判断を行う。正常応答した場合ＭＣＵ２は実際にテレビ会議端末５へ切断通知の制御情報を送出し（Ｓ４８）その結果を管理サーバに通知する。切断できない旨の応答があった場合や異常を検出した場合に、テレビ会議管理手段１５はデータベースに登録してあるステータス情報を参照し、必要に応じて再送要求や強制終了（Ｓ４７）を行い、その結果をログとしてデータベースに記録する。

図５は、実施例２におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その１）を示す概略図であり、管理サーバ１と利用者端末５との間でリアルタイムな双方向通信を実現するために、図２で示したグループウェアサーバ４にＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を組み込んだものである。以下、図２と重複する部分（Ｓ４１〜Ｓ４９）の説明は省略する。

図５に示す実施例２でグループウェアに組み込むＡＰＩは、双方向通信を実現し、テレビ会議の予約結果をリアルタイムに利用者端末５に反映させるためのもので、グループウェアサーバ４側に組み込むことで、利用者端末５に特別なソフトウェアのインストールやプラグイン等の設定を不要としている。
ＡＰＩはＯＳ（オペレーティングシステム）やミドルウェアが提供するプログラミングのためのインターフースであり、インターフェース仕様を決めておくことで、アプリケーション開発者がこれらの機能を手軽に利用できるようにしたものである。

図５で示すＡＰＩの機能の一例は、グループウェアの会議予約機能を用いて利用者端末５から設定されたテレビ会議予約を、実際に管理サーバ１で確定した会議開催確定情報をグループウェアに反映させるためのもので、テレビ会議の開催時刻の反映依頼をグループウェアサーバ４に対して行うことで（Ｓ５０）、グループウェアサーバ４に接続されている全ての利用者端末５のグループウェアクライアントにもテレビ会議開催確定情報が反映される。図３、４に対応するＡＰＩを組み込んだフローは省略するが、図３、４に示した管理サーバ１から電子メールで通知（図３のＳ３５、Ｓ３９、図４のＳ４９）する情報は、ＡＰＩを組み込んだグループウェアサーバ４を介して利用者端末５のグループウェアクライアントに反映される。

上述のＡＰＩは、主にテレビ会議開催に伴う情報をリアルタイムにグループウェアの会議開催機能に反映させるものであるが、管理サーバ１内のデータベース１７の内容を複数からなる各グループウェアサーバ４に反映する場合は、上述のＡＰＩによる双方向通信により実現するものの他にも、管理サーバ１内のデータベース１７を各グループウェアサーバ４のデータベースとして直接共有する構成にすることで実現することも可能である。この場合のデータベースの内容は個々にアクセス管理する必要があり必要に応じて共有情報や排他情報などのアクセス権を設定する。

複数からなる各グループウェアサーバ４とは、例えば同一企業内でも工場や支社単位或いは部署、部門単位でグループウェアサーバ４を設置する場合のことで、テレビ会議を開催する場合はむしろ複数の部門にまたがるメンバを会議参加者として招集することが多いことから、データベース１７のテレビ会議開催に伴う情報の共有は大切である。
このように、データベースの情報を複数のグループウェアから参照可能にしており、管理サーバ１内のテレビ会議開催に関する情報はアクセス権を設定して他のグループウェアからも参照可能にしている。

また、管理サーバ１のテレビ会議管理手段１５は、スケジュール管理手段１４と連携し、利用者端末５からのテレビ会議開催の予約情報を受け取った場合にデータベース１７を検索し、この利用者端末５が属しているグループウェアサーバ４からの情報だけでなく、他のグループウェアサーバが予約したテレビ会議開始時刻、終了時刻又は開催時間、会議場所やテレビ会議端末を参照してテレビ会議開催が可能かどうかを判断し、会議開催が重なる場合はその旨を該当するグループウェアサーバ４又はこのグループウェアクライアントの利用者端末５或いは利用者端末５で登録したテレビ会議参加者に対して通知する。

次に、主にＭＣＵ２の動作について一例をあげて説明する。
前述したように、テレビ会議開始の際に、ＭＣＵ２に対して、多地点会議か１対１の会議かの設定、発信側テレビ会議端末３もしくはＭＣＵ２を兼ねたテレビ会議端末３の確定、着信側のテレビ会議端末３の決定、多地点会議の際はＭＣＵに対して発信するテレビ会議端末３の確定や画面分割、音声切替え等の放送モードの確定、等の制御情報を送出し、テレビ会議の構成を確定する。

図６の処理フロー（その１）に示すように、管理サーバ１のテレビ会議管理手段１５は、まず、ＭＣＵ２にアクセスし現在会議中或いは接続可能なテレビ会議端末３の会議情報等を要求する（Ｓ６１）。ＭＣＵ２は接続中のテレビ会議端末３に関する会議情報等を返し、テレビ会議管理手段１５はデータベース１７を参照してＭＣＵ２より取得した会議情報を解析する（Ｓ６３）。一方ＭＣＵ２からテレビ会議開催に伴う制御情報を受け取った着信側のテレビ会議端末３は、着信待機状態となるが（Ｓ７４）、その際ＭＣＵ機能のオプションを有するテレビ会議端末３の場合はそのオプション機能をチェックし（Ｓ７５）、ＭＣＵ機能を備える場合はその機能をＯＦＦにして（Ｓ７６）待機状態とする（Ｓ７７）。

テレビ会議管理手段１５は、取得した会議情報を解析して接続可能な該当する着信側のテレビ会議端末３を呼出す（Ｓ６５、Ｓ６８）と共に、引き続き発信側の端末に対して発信制御情報を送出するが、その際に多地点接続か或いは１対１（Ｐｅｅｒ ｔｏ Ｐｅｅｒ）か（Ｓ６４）によってＭＣＵ２（Ｓ６６）に対して送出する情報が異なる。多地点接続の場合ＭＣＵ２はＭＣＵ２に接続されるテレビ会議参加端末を呼出し（Ｓ６７）、１対１の場合は発信側テレビ会議端末３を呼出した（Ｓ６９）後、発信側に続き着信側のテレビ会議端末を呼出す（Ｓ７０）。１対１の場合はＭＣＵ２を介す必要はないが、図６では全てＭＣＵ２を介して制御情報を送るものとする。

ＭＣＵ２から呼出されたテレビ会議端末３は着信待機状態（Ｓ７７）から着信確認（Ｓ７８）へと遷移し、テレビ会議端末３として応答し機能する（Ｓ７９）。何らかの異常が検出された場合は例外処理として予め定められた処理に従う（Ｓ８０）。

また、テレビ会議管理手段１５は、指定されたＭＣＵ２の存在を確認する（Ｓ７１）と共に、ＭＣＵ２に対して（Ｓ７２）、接続するテレビ会議端末３で表示する画面分割数、音声切替え方法等の必要な放送モード等を指定する（Ｓ７３）。

上記の処理は１会議あたり１度のみ行われるが、一部のテレビ会議端末３が何らかのトラブルで接続できない場合は、テレビ会議管理手段１５による制御情報の自動再送信を行う。また、後述するＷｅｂアプリケーションからは、共有アドレス帳からのアクセスや直接ダイヤルコール等を利用することで接続可能か否かを判断することができる。
ＭＣＵ２或いは発信側のテレビ会議端末３から１拠点でも応答し、発信側のテレビ会議端末３のステータスが通話中になった場合は、会議開催成功とみなし、その旨のログが管理サーバ１内のデータベース１７に記録される。
発信側のテレビ会議端末３の電源が入っていない、ＩＰ（インターネットプロトコル）リチャージャブルでない（ＩＰアドレスが取得できない）等の理由により、発信処理が行えない場合は、会議開催失敗となり、やはりその旨が管理サーバ１内のデータベース１７にエラーログとして記録されると共に、エラーメールの送信処理が行われ、エラー情報の電子メールがグループウェアサーバ４を介してテレビ会議の管理担当者やテレビ会議参加予定者に送られる。

図７は、テレビ会議終了に伴うＭＣＵ２に対する処理フロー（その２）を説明する概略図である。
テレビ会議管理手段１５は、スケジュール管理手段１４によりテレビ会議終了時刻直前になると、データベース１７に格納された会議情報にアクセスし、会議ＩＤを取得して（Ｓ８１）テレビ会議を特定し、発信側となるＭＣＵ２或いはテレビ会議端末３を選択して（Ｓ８２）、該当するＭＣＵ２（Ｓ８３）或いは発信側のテレビ会議端末３を呼出し（Ｓ８４）、そのテレビ会議端末３にアクセス（Ｓ８５）して会議切断情報を送出する（Ｓ８６）。接続された該当するテレビ会議端末３からの終了処理完了通知を（Ｓ８７）ＭＣＵ２を介して受信したテレビ会議管理手段１５は、正常終了の場合は（Ｓ８８）その旨のログを、そうでない場合はエラーログ（Ｓ８９）としてデータベース１７に記録する。

図８は、ＭＣＵに対する処理フロー（その３）を説明する概略図で、テレビ会議端末３へのメッセージ配信機能に関して説明したものである。
テレビ会議管理手段１５は、スケジュール管理手段１４内のタスクスケジュール機能（Ｓ９２、Ｓ９５）から呼出される際に、スケジュール管理手段１４から、テレビ会議開始５分前のメッセージの配信が必要なのか（Ｓ９４）、５分後に会議が終了することを通知するメッセージの配信なのか（Ｓ９１）の指示を受ける。スケジュール管理手段１４からの指示によりテレビ会議管理手段１５は、会議開催中か或いは会議予約中かの状況に応じたメッセージをセットする（Ｓ９６、Ｓ９３）と共に、データベースを検索・参照することによってテレビ会議情報の解析を行い、テレビ会議に関係するテレビ会議端末３をリストアップする（Ｓ９８）。該当する時刻になると（Ｓ９９）、コントローラを起動し（Ｓ１０１）テレビ会議端末３の接続を試みる（Ｓ１０２）。テレビ会議端末３との接続が成功すると（Ｓ１０３）配信対象となるメッセージを該当するテレビ会議端末３へ配信し（Ｓ１０４）、必要に応じてテレビ会議端末３との接続を切断する（Ｓ１０５）。

テレビ会議端末３へのメッセージ配信の際は該当するテレビ会議端末３へのステータスチェックも行い、例えばテレビ会議開始５分前にこのステータスチェックを行うことで、該当するテレビ会議端末３の電源が入っていない、或いはＩＰリチャージャブルでない、といった判別が行え、その場合は５分後に接続できない可能性が高いため、この時点で問題のあるテレビ会議端末３をリストアップし、テレビ会議の管理担当者やテレビ会議参加予定者に警告の電子メールを送信することができるようになる。

このようにして、接続成功の場合は（Ｓ１０７）、その処理を継続して次のテレビ会議開催時刻を監視する。ＭＣＵ２から上述のような接続失敗の情報が得られた場合は、接続に失敗したテレビ会議端末を特定する情報をデータベース１７に格納し、エラー情報を利用者端末３で登録されたテレビ会議参加予定者やテレビ会議の管理担当者に電子メールで通知する。

図９は、テレビ会議開催に伴う各種設定を可能にしたＷｅｂアプリケーションの利用者端末５での画面遷移を示しており、主にテレビ会議を管理する管理者のために設けられたものである。
矢印は画面遷移における階層を示しており、ログイン画面から管理者ＩＤとパスワードを入力し条件を満たした場合、会議予約、スケジュール、会議記録、管理者メニュー、ログアウト等の選択画面を表示する。
管理者メニューには、グループ管理、ユーザ管理、端末管理、テンプレート管理、システム管理、ファームウェア管理、開催中会議、会議予定、会議記録等の各種メニューが用意されているが、グループウェアと重複する機能は、グループウェアサーバ４にＡＰＩが実装されてグループウェアサーバ内のデータベース４７にアクセスできるようになり、管理サーバ１内データベース１７との整合がとれるようになった場合に利用可能で、一括処理が必要になった際等に使用する。

図１０は、図９に示すＷｅｂアプリケーションの処理フロー（その１）を示す概略図であり、テレビ会議開催に伴う処理の一部を示したもので、前述した図８の処理プロセスと重複しており、必要に応じて図８で説明したものと同一の手段を用いて処理している。
図１０においてＷｅｂアプリケーションを実装した管理サーバ１内のＷｅｂサーバ１１は、テレビ会議に伴いスケジュール管理手段１４内のタスクスケジュール機能によって、図８に示した前述の間欠プロセスが起動されると（Ｓ１１０）、データベース１７に接続して（Ｓ１１１）、現在時刻と照合しながら必要な会議予約情報を取得する。５分後に終了するテレビ会議が存在するか否かを監視し（Ｓ１１２）、存在する場合は関連するテレビ会議端末３へ終了メッセージを送信して（Ｓ１１３）、そのテレビ会議端末３画面上にその旨の表示を行う。また、５分後に開催されるテレビ会議が存在するか否かを監視し（Ｓ１１４）、存在する場合はテレビ会議で使用される端末のステータスを取得して（Ｓ１１５）、該当するテレビ会議端末３の電源が入っているか否かを判断する（Ｓ１１６）。ステータスが戻らない等の場合は電源が入っていないと判断しメールサーバ１２を介して管理担当者にその旨の警告メールを送信し（Ｓ１１７）、ステータスが戻った場合はその情報を会議参加予定者に連絡メールとして送信する（Ｓ１１８）。

スケジュール管理手段１４内のタスクスケジュール機能は、さらに現在時刻で終了すべきテレビ会議があるか否かを監視し（Ｓ１１９）、存在する場合はテレビ会議終了のための必要な処理を行う（Ｓ１２０）。また、現在時刻で開催すべきテレビ会議が存在するかを監視し（Ｓ１２１）、存在する場合はテレビ会議開催のための必要な処理を行う（Ｓ１２２）。テレビ会議開催の際は、ＭＣＵ２を介してテレビ会議端末３の呼出し状況を確認し（Ｓ１２３）、テレビ会議端末３の呼出しが失敗した場合は（Ｓ１２４）リトライ用スレッドを生成し、スレッドの並び順に沿って再度呼出し処理を実行する（Ｓ１２５）。参加しているテレビ会議端末３には、どの端末がつながらないかリトライを試みている旨のメッセージを送信して（Ｓ１２６）その画面上に表示し、タスクスケジュール機能の間欠プロセスは終了する（Ｓ１２７）。

図１１は、図９に示すＷｅｂアプリケーションの処理フロー（その２）を示す概略図であり、テレビ会議開催に伴う処理の一部を示したもので、前述した図６の処理プロセスと重複しており、必要に応じて図６で説明したものと同一の手段を用いて処理している。
図１１においてＷｅｂアプリケーションを実装した管理サーバ１内のＷｅｂサーバは、会議開催指示を受けると（Ｓ１３１）、データベース１７にアクセスしてテレビ会議開催に必要な各種情報を取得する（Ｓ１３２）。参加するテレビ会議端末の数が３地点以上の多地点接続となる場合は（Ｓ１３４）、複数のＭＣＵ２端末の中からＭＣＵとなる該当端末を決定し（Ｓ１３５）、決定したＭＣＵ端末にアクセスしてテレビ会議端末機能を兼ねている場合はＭＣＵモードに切替え（Ｓ１３６）、２地点接続の場合は発信側のテレビ会議端末３にアクセスし、共にその接続先のテレビ会議端末３を呼出す（Ｓ１３７）。接続先のテレビ会議端末３の接続状況を確認し（Ｓ１３８）、接続成功の場合は（Ｓ１３９）データベースのステータス情報を会議進行中に変更する（Ｓ１４１）。接続失敗の場合はリトライ用のスレッドを生成し、生成したスレッドの順番に従い、例えば１０分間のリトライを行う（Ｓ１４０）。

図示していないが、Ｗｅｂアプリケーションは、ＷｅｂサーバのＡｐａｃｈｅやＩＩＳに、Ｊａｖａ（Ｒ）サーブレット・ＪＳＰ（Ｊａｖｅ（Ｒ） Ｓｅｒｖｅｒ Ｐａｇｅｓ）を処理するアプリケーションサーバとして機能するＴｏｍｃａｔ等のプラグインを実装することで実現する。
また、ＷｅｂＤＡＶ（Ｗｅｂ−ｂａｓｅｄ Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ ａｎｄ Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ）を使用することでＷｅｂアプリケーションによる会議情報の共有が可能になる。これによって、ＴＶ会議開催に伴う確定情報や変更情報をリアルタイムに利用者端末５に反映することができる。
ＷｅｂＤＡＶは、Ｗｅｂサーバ上のファイル操作やバージョン管理を目的とした、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）／１．１の拡張プロトコルであり、ファイルの移動やアクセス時の排他制御など、ファイル・サーバの共有フォルダと同じような操作が可能になる。

なお、上述の図面には記載していないが、テレビ会議端末３の映像及び音声は通信ネットワーク６を介して管理サーバ１においてモニタしており、ＭＣＵを介するか或いはテレビ会議回線を直接モニタしてその映像及び音声を取得する。取得したテレビ会議の映像及び音声情報はテレビ会議議事録としてデータベース１７に記録することが可能で、デジタルデータとして、必要に応じてＭＰＥＧ（Ｍｏｖｉｎｇ Ｐｉｃｔｕｒｅｓ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）−２やＭＰＥＧ−４等の圧縮データとして保存する。保存された映像及び音声のデジタルデータはストリーミング配信等によりＷｅｂアプリケーションを介して利用者端末５での取得・編集が可能となっている。図１３（ａ）は利用者端末５でのテレビ会議議事録の取得・編集画面を示しており、図１３（ｂ）はその処理フローで、Ｗｅｂアプリケーションを介して会議開催依頼を受けた（Ｓ１５１）管理サーバ１は、通信ネットワーク６を介して会議開催中のテレビ会議端末３の映像及び音声を自動的にキャプチャし、索引検索ができるように所定のキーワードと共にデータベースへ登録しており（Ｓ１５２）、テレビ会議が終了すると終了済のテレビ会議の閲覧が可能になる。テレビ会議議事録の閲覧要求があるまでＷｅｂアプリケーションはその処理を待ち（Ｓ１５３）、テレビ会議議事録の閲覧要求があると登録したキーワードを表示し、このキーワードを基に閲覧を開始することができる（Ｓ１５４）。

上述したテレビ会議端末３はＨ．３２３標準を想定したものであるが、Ｈ．３２３の欠点を改善する目的でＩＥＴＦ（ＲＦＣ２５４３）によって提案された、ＯＳＩ参照モデルのアプリケーション層の制御プロトコルとしてＳＩＰ（Ｓｅｓｓｉｏｎ Ｉｎｉｔｉａｔｉｏｎ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）があり、今後主流になるものと思われる。ＳＩＰはＨ．３２３と違って、ヘッダフィールド、エンコード規則、エラーコード認証機構等において、殆どＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を利用しているので、オーバーヘッドが小さく、最近急速に普及しつつあるＩＰ電話に用いられるＶｏＩＰ（Ｖｏｉｃｅ ｏｖｅｒ ＩＰ）やこれらに類似するマルチメディアのセッション制御との相性もよく、スケーラブルな呼制御やアプリケーションのプラットフォームを可能にし、ＭＣＵやマルチキャストに代わって完全なメッシュの相互接続をも可能にするものである。

本システムのテレビ会議端末はＨ．３２３標準によるものに限定せず、またその制御のためにＭＣＵを必ずしも必要とするものでもない。ＳＩＰを用いたテレビ会議端末を用いることも勿論可能で、カメラを備えたＰＣ（パーソナルコンピュータ）、移動可能なＰＤＡ（携帯情報端末）、カメラ付携帯電話、通信機能を備えたカーナビゲーション等、テレビ会議端末としても様々な形態のものを利用することができる。またその構成も、管理サーバ、ＭＣＵ、テレビ会議端末、グループウェアサーバ、利用者端末とそれぞれ独立した装置として説明したが、例えば利用者端末にもテレビ会議端末にもなるＰＣや携帯電話、ＭＣＵ機能を備えたテレビ会議端末、ＭＣＵを組み込んだ管理サーバ等、これらは自由に組み合わせることが可能であり、その通信経路もインターネットはもとより、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、専用回線、公衆回線等、任意の形態を取り得るものであり、テレビ会議室に設置されたテレビ会議端末間でのテレビ会議という設定ではなく、必要に応じて個々が所有する携帯電話等を移動型のテレビ会議端末として選択しテレビ会議に参加する形態をも取り得るものである。

また、オフィスでの組織単位ではなく、一般の仲間同士のコミュニケーション手段としてもスケジュールの共有やお互いの連絡用にグループウェアが利用されるようになると思われ、特にＷｅｂを用いたＡＳＰ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｅｒｖｉｃｅ Ｐｒｏｖｉｄｅｒ）方式のグループウェアは、Ｗｅｂブラウザを搭載した端末であれば特にプログラムのインストール等を必要としないので、主婦、知人、友人、サークルの仲間同士等で手軽に利用できる。今後、画像付或いはテレビ電話機能付の携帯電話が普及するに伴い、コミュニケーション手段としても本システムの利用の可能性が広まる。

本発明の一実施の形態におけるテレビ会議管理システムの概略構成図である。 実施例１におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その１）を示す概略図である。 実施例１におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その２）を示す概略図である。 実施例１におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その３）を示す概略図である。 実施例２におけるテレビ会議管理システムの処理フロー（その１）を示す概略図である。 図１に示す管理サーバとＭＣＵとの処理フロー（その１）を示す概略図である。 図１に示す管理サーバ内のＭＣＵに対する処理フロー（その２）を示す概略図である。 図１に示す管理サーバ内のＭＣＵに対する処理フロー（その３）を示す概略図である。 図２又は図４に示すＷｅｂアプリケーションの画面遷移を示す図である。 図９に示すＷｅｂアプリケーションの処理フロー（その１）を示す概略図である。 図９に示すＷｅｂアプリケーションの処理フロー（その２）を示す概略図である。 図１に示す利用者端末での入力画面の一例であり、（ａ）は会議開催時刻の入力画面、（ｂ）は会議開催の際の出席者とリソースの選択画面である。 図１に示すシステムにおけるテレビ会議議事録の取得・編集画面（ａ）とその処理フローを示す概略図（ｂ）である。

符号の説明

１ 管理サーバ
２ ＭＣＵ
３ テレビ会議端末
４ グループウェアサーバ
５ 利用者端末
６ 通信ネットワーク
１１、４１ Ｗｅｂサーバ
１２、４２ メールサーバ
１３ メール受信解析手段
１４、４３ スケジュール管理手段
１５ テレビ会議管理手段
１６ ＭＣＵ管理手段
１７ データベース
２１ テレビ会議端末制御手段
４４ 会議予約機能
４５ ＡＰＩ
４６ データベースサーバ
５１ Ｗｅｂブラウザ
５２ グループウェアクライアント
５３ メール受信手段

Claims (8)

1. 通信ネットワークを介して固定及び／又は移動型の各種テレビ会議端末を接続しテレビ会議を行うためのコンピュータシステムによるテレビ会議管理システムであって、
   通信ネットワークに接続された複数地点の任意のテレビ会議端末と、
   前記複数地点のテレビ会議端末を制御・管理するための１つ又は複数のＭＣＵ（多地点接続制御装置）と、
   少なくとも利用者に電子メールで会議開催通知が可能な会議予約機能を有するグループウェアを実行するための通信ネットワークに接続された利用者端末と、
   前記利用者端末で設定され前記グループウェアを介して発信された電子メールによる会議開催通知を受付け、前記ＭＣＵを介して前記テレビ会議端末を制御しテレビ会議開催に伴う各種情報の管理を行う管理サーバとで構成され、
   前記管理サーバは、
   前記利用者端末で設定され前記グループウェアにより該管理サーバ宛に発信された少なくとも会議の開始時刻、終了時刻又は開催時間、会議場所及び／又はテレビ会議端末、会議参加者を特定するための各会議開催情報を含む電子メールを受信してテレビ会議開催のための当該情報を電子メールより抽出するメール受信解析手段と、
   抽出した前記会議開催情報を基に前記ＭＣＵを介して当該テレビ会議端末に対する会議開催に伴う制御・管理を行うテレビ会議管理手段と、
   前記テレビ会議管理手段により前記ＭＣＵを介してテレビ会議端末に対する制御・管理情報を送受信するための各種スケジュールを管理するスケジュール管理手段と、
   前記電子メールより抽出した会議開催情報、前記スケジュール管理に伴う情報、前記ＭＣＵに対する制御情報、及び前記テレビ会議管理手段によって参照する前記電子メールでの会議開催情報を当該ＭＣＵ及び当該テレビ会議端末に対する会議開催情報に変換するための変換テーブルを含むテレビ会議開催に必要な各種情報を蓄積・更新・参照するためのデータベースと、
   を備えることを特徴とするテレビ会議管理システム。
2. 前記利用者端末は、テレビ会議を行うための前記テレビ会議端末として機能することを特徴とする請求項１に記載のテレビ会議管理システム。
3. 前記利用者端末は、前記スケジュール管理システムにアクセスしてテレビ会議開催に伴う情報の授受を行うと共に該テレビ会議開催に伴う前記ＭＣＵ及び前記テレビ会議端末に対する各種設定を可能とするＷｅｂアプリケーションプログラムを有することを特徴とする請求項１又は２に記載のテレビ会議管理システム。
4. 前記管理サーバは、通信ネットワークを介して前記テレビ会議端末に表示される映像及び音声情報を取得する機能を有し、取得した前記テレビ会議端末の映像及び音声情報を前記データベースにデジタルデータからなるテレビ会議議事録として記録し、前記Ｗｅｂアプリケーションを介して前記利用者端末から所望のテレビ会議議事録を取得できる機能を有することを特徴とする請求項３に記載のテレビ会議管理システム。
5. 前記管理サーバは、少なくともテレビ会議開催時刻又は時間の変更通知をするため、及び／又はテレビ会議開始直前時刻に前記利用者端末に該テレビ会議開催の通知をするための電子メールを生成して前記データベースに保存すると共に、前記グループウェアを介して予め設定された所定の時刻に当該電子メールを前記利用者端末に送信する機能を有することを特徴とする請求項１又は２に記載のテレビ会議管理システム。
6. 前記利用者端末で実行される前記グループウェアは、前記管理サーバとの双方向通信を実現し該管理サーバによって管理され確定されるテレビ会議開催に伴う少なくとも会議の開始時刻、終了時刻又は開催時間、変更時間、会議場所が反映された各種情報の授受を該管理サーバと行うためのＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を有することを特徴とする請求項１又は２に記載のテレビ会議管理システム。
7. 前記管理サーバは、該管理サーバ内の前記データベースを複数のグループウェアのデータベースとして共有する機能を有し、該データベース内の複数のグループウェア間にわたる少なくともテレビ会議開催に伴う情報を共有して該テレビ会議開催に伴う情報を前記複数のグループウェア相互間で参照可能にすることを特徴とする請求項１又は２に記載のテレビ会議管理システム。
8. 前記管理サーバの前記テレビ会議管理手段及び前記スケジュール管理手段は、前記複数のグループウェアからのテレビ会議開催予約に応答し、前記データベースに記録された前記複数のグループウェアの共有情報から少なくとも当該テレビ会議開始時刻、終了時刻又は開催時間、当該会議場所及び／又はテレビ会議端末を参照して対応するテレビ会議開催の可否の判断に反映させることを特徴とする請求項７に記載のテレビ会議管理システム。

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