JP2005094215A

JP2005094215A - データ出力装置

Info

Publication number: JP2005094215A
Application number: JP2003323159A
Authority: JP
Inventors: Hiroyasu Morita; 裕康森田
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2003-09-16
Filing date: 2003-09-16
Publication date: 2005-04-07
Also published as: US20050225792A1

Abstract

【課題】情報の機密性を強化することを課題とする。
【解決手段】出力許可情報が埋め込まれた原稿を電子的に読み込んで電子データを生成する読み込み手段と、出力許可情報の電子データを基に原稿が出力許可されているか否かを判定する判定手段と、判定手段により出力許可されていると判定されると、原稿の電子データに基づく出力データを所望の出力手段に出力する出力制御手段とを有するデータ出力装置が提供される。
【選択図】図２

Description

本発明は、原稿を読み込んでデータを出力する技術に関する。

オフィスで扱われる文書が、パーソナルコンピュータ（PC）を用いて作成されることが多くなるのに従い、文書のオリジナルは印刷物ではなく、PC上の電子データということが一般的になってきた。このような場合、オリジナルの電子データには、閲覧、編集可能なユーザーを制限する等、アクセス制限をかけることが行われている。しかしながら、オリジナルデータを紙に印刷する際、アクセス制限情報は失われる。

また昨今、デジタル複合複写機など、紙原稿を読み込み、Fax/電子メール等の手段を用いて、送信出来るシステムが導入され始めている。このシステムを使えば、大量の印刷文書を、簡単な操作で外部に電子情報として送信することが出来る。

一旦紙に印刷されると、オリジナルデータが持っていたアクセス制限情報は失われてしまうので、その印刷物からは編集が不可であった者でも、自由にコピーを取ることが出来る。

また、そのことを後から知る術は無い。また、デジタル複合複写機などを使えば、大量の印刷物を簡単に外部に電子データとして送信できるため、機密文書の機密保持の面でも問題がある。

本発明の目的は、情報の機密性を強化することである。

本発明のデータ出力装置は、出力許可情報が埋め込まれた原稿を電子的に読み込んで電子データを生成する読み込み手段と、前記出力許可情報の電子データを基に前記原稿が出力許可されているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により出力許可されていると判定されると、前記原稿の電子データに基づく出力データを所望の出力手段に出力する出力制御手段とを有することを特徴とする。

電子データを紙に印刷した原稿であっても、オリジナル電子データが持っていた出力許可情報で許可されない出力は行うことが出来なくなり、機密保持を図ることが出来る。

（第１の実施形態）
以下、図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本発明の第１の実施形態が適用される複合機器のブロック図を示したものである。

この複合機器は、画像形成部101、制御部102、フィニッシャー103、スキャナ部104、操作部105、複数の受信インターフェース106、複数の送信インターフェース107から構成され、それぞれ専用インターフェースで制御部102に接続されており、E-mail（電子メール）送受信、ネットワークファイル送信、Fax（ファックス）送受信が可能である。また、制御部102は、中央処理装置（ＣＰＵ）108と、記憶装置（メモリ）109と、カードリーダ110とから、その主要部が構成されている。

スキャナ部104に原稿をセットし、操作部105から送信宛先を選択し送信を指示することが出来る。この際、送信宛先は新規として設定することも、アドレス帳を呼び出し、既に機器に設定されている宛先を設定することも可能である。

図２は、本実施形態における、読み込んだ原稿を送信する処理を表した流れ図である。

まず、スキャナ部104にセットされた原稿を電子的に読み込んで電子データを生成し(ステップ201)、中央処理装置108で、読み込んだ原稿が、ステップ201でセットされた原稿の一枚目（１ページ目）か否か判定する(ステップ202)。ステップ202での判定がYesならば、中央処理装置108で、読み込んだ原稿の画像データ中から文書情報（の位置）を検索し(ステップ203)、中央処理装置108で、原稿に埋め込まれた文書情報（図４参照）があるか否か判定する(ステップ204)。ステップ204の判定がYesならば、検出された位置から文書情報を読み取る(ステップ205)。

続いて中央処理装置108で、ユーザが指定した文書の宛先と、ステップ205で読み取られた文書情報を比較し(ステップ206)、中央処理装置108で、文書情報で許可された宛先か否か判定する(ステップ207)。ステップ207の判定がYesならば、原稿の送信先をユーザが設定した宛先に設定し(ステップ208)、読み取った画像データをメモリ109に蓄積する(ステップ209)。なお、ステップ202の判定がNoだった場合、処理はステップ209に、ステップ204での判定がNoだった場合、処理はステップ208に移る。ステップ207の判定がNoならば、メモリ109に不許可宛先に対する処理要求がなされた旨を履歴（不正アクセスログ）に残し(ステップ213)、処理は終了する。

続いて、中央処理装置108で、スキャナ部104にセットされた原稿の最終ページまで読み込んだか否か判定し(ステップ210)、ステップ210の判定がYesならば、ステップ208で設定された送信宛先に、ステップ209で蓄積された画像データを送信し(ステップ211)、メモリ109に送信履歴（送信ログ）を残し(ステップ212)、処理は終了する。ステップ210の判定がNoならば、処理はステップ201に戻る。

図３は、本実施形態において、ユーザが指定した文書の宛先と、読み取られた文書情報を比較する処理(ステップ206)の詳細を表した流れ図である。

まず、中央処理装置108で、ステップ205で読み取られた文書情報を参照し、文書が複製可能か否か判定する(ステップ301)。ステップ301の判定がNoならば、判定結果をユーザが指定した文書は送信不許可とし(ステップ310)、処理はステップ207に移る。

ステップ301の判定がYesならば、ユーザは操作部105から指示した送信宛先を取得し(ステップ302)、中央処理装置108で、指定された宛先へ送信可能な出力手段が、印刷手段であるか否か判定する(ステップ303)。ステップ303での判定がYesならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信許可とし(ステップ311)、処理はステップ207に移る。

ステップ303の判定がNoならば、中央処理装置108で、指定された宛先へ送信可能な出力手段が、ファイル送信手段であるか否か判定する(ステップ304)。ステップ304の判定がYesならば、ステップ302で取得された宛先ホストが、文書情報で許可された範囲にあるか否か判定する(ステップ305)。ステップ305の判定がYesならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信許可とし(ステップ311)、Noならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信不許可とし(ステップ310)、処理はステップ207に移る。

ステップ304の判定がNoならば、中央処理装置108で、指定された宛先へ送信可能な出力手段が、E-mail送信手段であるか否か判定する(ステップ306)。ステップ306の判定がYesならば、ステップ302で取得された送信宛先のすべてが、文書情報で許可されたドメインに属しているか否か判定する(ステップ307)。ステップ307の判定がYesならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信許可とし(ステップ311)、Noならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信不許可とし(ステップ310)、処理はステップ207に移る。

ステップ306の判定がNoならば、指定された宛先へ送信可能な出力手段はFax送信手段であると判断する（ステップ308）。続いて、中央処理装置108で、ステップ302で取得された送信電話番号のすべてが、文書情報で許可された範囲に属しているか否か判定する(ステップ309)。ステップ309の判定がYesならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信許可とし(ステップ311)、Noならば、判定結果をユーザが指定した宛先は送信不許可とし(ステップ310)、処理はステップ207に移る。

以上のように、指定された送信宛先（出力宛先）に応じて、異なる種類の出力手段（ファイル送信手段、電子メール送信手段又はファックス送信手段）へ出力することができる。

図４は、原稿に埋め込まれている文書情報（出力許可情報）の例である。文書情報は、例えば、作成者、作成日及び変更日の他、「閲覧：可能」、「編集：作成者」、「複製：可能」及び「配信：紙、社内」等を含む。この文書情報は、原稿に埋め込まれて印刷される。図２のステップ201では、その印刷原稿がスキャナ部104により読み込まれ、画像データになる。図２のステップ205では、文書情報の画像データを基に文字認識等が行われ、テキストデータが生成され、文書情報の内容が認識される。文書情報として「複製：可能」が記載されていれば、図３のステップ301では、文書が複製可能であると判断される。文書情報には、その他、図３のステップ305の送信先ホストの許可範囲、図３のステップ307の宛先の許可ドメイン、図３のステップ309の宛先電話番号の許可範囲等が記載される。文書情報は、一又は複数ページの原稿のうちの１ページ目に記載される。

本実施形態によれば、一旦紙に印刷した文書であっても、オリジナルデータが持っていた文書情報（出力許可情報）で許可されない操作は行うことが出来なくなり、機密保持を図ることが出来る。

（第２の実施形態）
第１の実施形態に加え、宛先が送信不可だった場合、不正アクセスのあった原稿の画像情報を保存しておくシステムも考えられる。

図５は、本発明の第２の実施形態における、読み込んだ原稿を送信する処理を表した流れ図である。

まず、スキャナ部104にセットされた原稿を読み込み(ステップ501)、中央処理装置108で、読み込んだ原稿が、ステップ501でセットされた原稿の一枚目（１ページ目）か否か判定する(ステップ502)。ステップ502での判定がYesならば、中央処理装置108で、読み込んだ原稿の画像データ中から文書情報（の位置）を検索し(ステップ503)、中央処理装置108で、原稿に埋め込まれた文書情報（図４参照）があるか否か判定する(ステップ504)。ステップ504の判定がYesならば、検出された位置から文書情報を読み取る(ステップ505)。

続いて中央処理装置108で、ユーザが指定した文書の宛先と、ステップ505で読み取られた文書情報を比較し(ステップ506)、中央処理装置108で、文書情報で許可された宛先か否か判定する(ステップ507)。ステップ507の判定がYesならば、原稿の送信先をユーザが設定した宛先に設定し(ステップ508)、読み取った画像データをメモリ109に蓄積する(ステップ509)。なお、ステップ502の判定がNoだった場合、処理はステップ509に、ステップ504での判定がNoだった場合、処理はステップ508に移る。

ステップ507の判定がNoならば、原稿の送信先を、予めシステムで設定された画像保存用宛先（不許可データ格納手段の宛先）に設定し(ステップ513)、スキャナ部104の読み取り設定を、予めシステムで設定された、保存画像読み込み設定（不許可データ読み込み設定）に変更し(ステップ514)、処理はステップ509に移る。次ページ以降は、保存画像読み込み設定により原稿が読み込まれる。

ステップ509に続き、中央処理装置108で、スキャナ部104にセットされた原稿の最終ページまで読み込んだか否か判定し(ステップ510)、ステップ510の判定がYesならば、ステップ508もしくはステップ513で設定された送信宛先に、ステップ509で蓄積された画像データを送信し(ステップ511)、メモリ109に送信履歴（ログ）を残し(ステップ512)、処理は終了する。ステップ510の判定がNoならば、処理はステップ501に戻る。

本実施形態によれば、オリジナルデータが持っていた文書情報（出力許可情報）で許可されない操作がなされた場合、その原稿の画像情報および操作が記録されるので、より有効に機密保持を図ることが出来る。

以上説明したように、第１及び第２の実施形態では、原稿読み取り手段と、電子的に読み取った原稿情報を、一つまたは複数の出力手段に出力する手段を備えたシステムにおいて、印刷物に埋め込まれた、電子透かし、バーコード等、文書情報の位置を判定する手段と、印刷物に埋め込まれた文書情報を読み取る手段と、読み取った文書情報から、文書のアクセス制限情報を取得する手段と、ユーザーが指定した、文書の出力宛先を判定する手段を設け、ユーザーから指定された出力宛先が、文書のアクセス制限情報で許可されている範囲外であった場合、これを処理しないようにした。

また、ユーザーから指定された出力宛先が、文書のアクセス制限情報で許可されている範囲外であった場合、その読み取った原稿の画像情報を格納する場所を予め設定する手段を設け、ユーザーから指定された出力宛先が、文書のアクセス制限情報で許可されている範囲外であった場合、システムの送信手段を用いて、前記設定されている画像情報保管場所にデータを送信するようにした。

また、ユーザーが設定した原稿読み取り時の設定を、予めシステムに設定された保管画像読み取り用読み取り設定に変更する手段を設け、ユーザーから指定された出力宛先が、文書のアクセス制限情報で許可されている範囲外であった場合、ユーザの設定に寄らず、システムに設定された保管画像読み取り用設定に変更し原稿を読み取り、システムの送信手段を用いて、前記設定されている画像情報保管場所にデータを送信するようにしたことにより、一旦紙に印刷した文書であっても、オリジナルデータが持っていたアクセス制限情報で許可されない操作は行うことが出来なくなり、機密保持を図ることが出来る。

また、第２の実施形態においては、オリジナルデータが持っていたアクセス制限情報で許可されない操作がなされた場合、その原稿の画像情報および操作が記録されるので、より有効に機密保持を図ることが出来る。

なお、上記実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

本発明の第１の実施形態が適用される複合機器のブロック図である。第１の実施形態における、読み込んだ原稿を送信する処理を表した流れ図である。第１の実施形態において、ユーザが指定した文書の宛先と、読み取られた文書情報を比較する処理の詳細を表した流れ図である。原稿に埋め込まれている文書情報の例を示す図である。第２の実施形態における、読み込んだ原稿を送信する処理を表した流れ図である。

符号の説明

１０１画像形成部
１０２制御部
１０３フィニッシャー
１０４スキャナ部
１０５操作部
１０６受信インターフェース
１０７送信インターフェース
１０８ＣＰＵ
１０９メモリ
１１０カードリーダ

Claims

出力許可情報が埋め込まれた原稿を電子的に読み込んで電子データを生成する読み込み手段と、
前記出力許可情報の電子データを基に前記原稿が出力許可されているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により出力許可されていると判定されると、前記原稿の電子データに基づく出力データを所望の出力手段に出力する出力制御手段と
を有することを特徴とするデータ出力装置。
前記出力手段は、印刷手段、ファイル送信手段、電子メール送信手段又はファックス送信手段であることを特徴とする請求項１記載のデータ出力装置。
さらに、出力宛先を指定する指定手段を有し、
前記判定手段は、前記出力許可情報の電子データを基に前記原稿を前記指定された出力宛先に出力許可されているか否かを判定することを特徴とする請求項１記載のデータ出力装置。
前記出力手段は、ファイル送信手段、電子メール送信手段又はファックス送信手段であることを特徴とする請求項３記載のデータ出力装置。
前記出力制御手段は、前記指定された出力宛先に応じて、異なる種類の出力手段へ出力することを特徴とする請求項３又は４記載のデータ出力装置。
前記出力制御手段は、前記判定手段により出力許可されていないと判定されると、前記原稿の電子データに基づく出力データを不許可データ格納手段に出力することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載のデータ出力装置。
前記出力制御手段は、前記判定手段により出力許可されていないと判定されると、前記指定された出力宛先にかかわらず、次ページ以降の原稿読み込み設定を不許可データ用設定に変更し、前記原稿の電子データに基づく出力データを不許可データ格納手段に出力することを特徴とする請求項３〜５のいずれか１項に記載のデータ出力装置。
前記出力許可情報は、文書情報であることを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載のデータ出力装置。