JP2010520520A - エクスポート制限付きのＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ - Google Patents

Abstract

ネットワークで接続されたスキャナ装置内のＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能が、スキャナのローカルユーザインタフェースにおいてユーザが入力した宛先電子メールアドレスを、事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準に照らしてチェックする。宛先電子メールアドレスが基準を満たさない場合、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスは自動的に停止する。

Description

本発明は、一般に、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ（スキャンしたデータをメール送信する）機能を組み込んだ装置に関し、より詳細には、この機能に使用される電子メール宛先の管理に関する。

ホームオフィス、中小企業、および企業オフィスの機器は着実に新しい機能を組み込みつつある。例えば多機能周辺装置（ＭＦＰ）などは、印刷、複写、スキャン、およびファックスなどの様々な作業を行うように構成されている。ごく最近では、これらの多機能装置に電子メール機能が加わり、エンドユーザがスキャンされたドキュメントを表わす画像ファイルのコピーをスキャン装置から直接電子メール送信することが可能になっている。したがって、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能は、複写機、スキャナ、ファクシミリ、あるいは前述のＭＦＰ装置などの、従来から光学式スキャナを組み込んでいる装置においても実施され得る。

大部分のスキャナ／ＭＦＰ装置は数字キーパッドだけしか備えていないが、これらの装置の中には今や、宛先電子メールアドレスの容易な入力を可能にする英数字フルキーボードを備えているものもある。これはハードウェアキーボードの形態をとることも、操作パネル内のタッチディスプレイ上に表示された対話式キーボード画像の形態をとることもある。

しかしながら、こうした状況においては、ドキュメントをスキャンし、そのドキュメント画像を世界中の任意の電子メール受信者に送ることがきわめて容易になる。これは、社内使用に限定されている情報が気付かれずに外部に流布される懸念を生む原因となる。

したがって、発信される電子メールトラフィックを制御する手段、より詳細には、添付ドキュメントとしてスキャンされたドキュメント画像を搬送する電子メールが無制限に配布されないようにする手段がますます求められている。

この要求を満たすために、本発明は、ローカルユーザインタフェースおよび電子メールシステムへのネットワーク接続を有するスキャナ装置においてＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能を制御する方法であって、
ローカルユーザインタフェースを介して入力された宛先電子メールアドレスを受け取ることと、
受け取った宛先電子メールアドレスを、事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準に照らしてチェックすることと、
受け取ったアドレスが許容されるアドレスであるかどうか判断し、そうである場合には関連するＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスを実行し、そうでない場合には関連するＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスの実行を拒むこととを含む方法を提案する。

本発明によれば、電子メール機能を有するスキャナ装置は、宛先電子メールアドレスを、事前にプログラムされた基準に照らしてチェックする機能を備える。この評価に基づき、チェック機能は、宛先電子メールアドレスが許容されるアドレスであるかどうか判断し、そうである場合にはスキャン画像付きの電子メールを送信させ、そうでない場合には電子メールの送信を妨げる。

宛先電子メールアドレスを評価する１つの方法は、アドレス内の（ドメイン．トップレベルドメイン）の組み合わせ（＠符号の後ろの部分）をチェックし、ある特定の組み合わせのみ、またはただ１つの組み合わせのみを許可するものである。

別の基準は、ＬＤＡＰサーバのデータベースなど、ユーザ情報のデータベースに基づく、許容される電子メールアドレス、または特定の物理的場所の１つまたは複数のリストとすることができる。

また本発明は、本発明による方法を実施するスキャナ装置、およびスキャナ装置と連係してＳｃａｎ−ｔｏ−Ｆｉｌｅ（スキャンしたデータをファイルに書き込む）プロセスを実施し、同様に本発明による方法も実施する画像サーバも対象とする。

本発明の別の有利な実施形態は従属請求項に記載されている。

次に、添付の図面を参照して本発明の例示的実施形態を説明する。

本発明が実施されるネットワークで接続されたシステムを示す図である。 スキャナ装置からみたシステムの構成要素を概略的に示す図である。 スキャナ操作パネルを示す図である。 本発明に使用されるダイアログ表示画像を示す図である。 本発明に使用されるダイアログ表示画像を示す図である。 本発明によるプロセスの主要ステップを示す流れ図である。 本発明に使用される別の実装形態を示す図である。

図１に示すように、本発明を組み込んだシステムは、複数のユーザワークステーションＷＳと、コントローラおよびローカルユーザインタフェース（ＬＵＩ）を備える少なくとも１台のスキャナ装置ＳＣとを含み、これらはすべて、ローカルエリアネットワークやインターネットなどのディジタルネットワークＮによって相互接続されている。スキャナ装置はＭＦＰ装置の一部とすることもできる。図１の実施形態では、ＬＵＩは操作パネル１（図３を参照して詳細に説明する）および英数字フルキーボード２を含む。

図２には、コントローラ、ローカルユーザインタフェース、スキャンエンジン、ＫＳＳウェブブラウザ、ＬＤＡＰサーバおよび電子メールサーバを含む、スキャナ装置から見たシステムの構成要素が示されている。

これらの構成要素を、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ挙動の状況において以下で簡単に説明する。

スキャンエンジン：ＡＤＦ（自動給紙機構）および／またはガラスプラテンから送られた用紙をスキャンし、画像処理を実行し、コントローラにビットマップ画像を送る。

ローカルユーザインタフェース（ＬＵＩ）：ユーザがＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能を選択し、受信者の電子メールアドレス、場合によっては、受信者の電子メールアドレスを識別するコードを入力するためのシステムへのアクセスを可能にする。ＬＵＩはディスプレイ、機能キーおよびフルキーボードまたは数字のみのキー配列を含むことができる。

電子メールサーバ：指定された電子メールアドレスへの電子メールデータの発送を行う。システムはこのサーバを送信のみに使用する。組織は通常ただ１台の電子メールサーバを備え、よって複数の装置コントローラが同じ電子メールサーバに接続されてもよい。

ＬＤＡＰサーバ：システムに受信者の電話番号、所在地、電子メールアドレスなどのユーザ情報をサーチさせる。一般にＬＤＡＰサーバは、組織の構成員の個人情報を格納している。組織は通常１台のＬＤＡＰサーバを備え、よって複数の装置コントローラが同じＬＤＡＰサーバに接続されてもよい。代替として、関連情報は、コントローラ内の（コンマ区切り）リストまたはデータベースにローカルで格納されてもよい。ＬＤＡＰサーバ接続は、必ずしもＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能のあらゆる実装形態に必要であるとは限らない。実装形態がユーザに完全なキーボードを介して完全な電子メールアドレスを入力するよう求める場合、またはローカルデータベースが使用される場合には、ＬＤＡＰサーバ接続が省かれてもよく、ＬＤＡＰサーバ接続を使って場所やグループ構成員資格などの追加情報が送られてもよい。

ＫＳＳ（キーオペレータおよびシステム管理者サービス）：キーオペレータおよびシステム管理者がそれぞれジョブ待ち行列を操作し、最新の状況を監視し、電子メールクライアント、アドレスマッピング（ＬＤＡＰ／リスト）および試験機能を構成するためにシステムにアクセスすることを可能にする。

（装置）コントローラ：スキャンエンジンと通信し、スキャンされたデータからディジタルドキュメントを作成し、受信者アドレスをチェックし、ディジタルドキュメントが添付された電子メールを送るための電子メールクライアントを含む。

図３には、本発明を含むスキャナ実施形態の典型的なＬＵＩ操作パネルが示されている。操作パネルは、ＬＣＤなどの表示画面１０と、いくつかのキー、すなわち、開始キー１１、数字キー１２、ソフトキー１４、インデックスキー１５（やはりソフトキーである）、星型キークラスタ１６、キャンセルキー１７および停止キー１８を含む。操作パネルはさらに、図１に示すように（項目２）英数字フルキーボードを含んでもよい。

動作に際して、表示画面１０は、それぞれがソフトキー１４のうちの１つの上方に位置するいくつかの列で形成された画像を表示する。各列は機械のある特定の基本機能に関連し、その基本機能の様々な可能な設定を示す。例えば、左端の列は、いわゆる操作機能、すなわち、機械の複写機能、印刷機能およびスキャン機能の選択に割り振られている。選択された設定、この場合にはスキャン機能は、マーカ、この例ではドキュメント画像を示すアイコンによって、あるいは、反転映像などによって表示される。加えて、左端の列で選択された設定は、その他の列の内容も決定する。これは、各操作機能には独自の関連基本機能があるからである。

オペレータは、ソフトキー１４のうちの１つを操作して、キーを繰り返し押して設定のリストを循環させることにより、または星型キー１６を操作することにより、関連する基本機能およびその機能の可能な異なる設定のうちの１つを選択することができる。

インデックスキー１５は別の基本機能の組を呼び出す選択を与える。選択された組が置換されて示されている。したがって、図３では、ワークフロー機能が選択される。各インデックスキーに結び付けられる機能の組は選択される操作機能に応じ、さらにソフトキー１４で選択可能な基本機能も選択されるインデックスキーに応じる。

図３の例では、「スキャン」操作機能が選択されており、活動化されている各インデックスキーは、以下を指している：
「原稿」−スキャンされるべきドキュメントの特性（サイズ、読取り方向など）、
「ディジタルドキュメント」−スキャンプロセス自体の特性（拡大、画質など）、ならびに出力ドキュメント記述の特性（サイズ、読取り方向など）、および
「ワークフロー」−事前にプログラムされたジョブの種類の組であり、「Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ」が選択されている。

図６に、典型的なＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスの流れ図を示す。

ユーザはスキャナ（ＭＦＰ）装置のところに行き、ＬＵＩを使って装置に対しユーザ自身の識別を入力する（Ｓ１５）。これは、装置に含まれるハードウェアおよびソフトウェアに応じて、いくつかの方法のうちの１つで行われ得る。

１つの方法は、例えば統合Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）認証によって円滑化されるようなネットワークログオン手順によるもの、すなわち、図３のディスプレイ１０上の表示画像を図示した図４に示されるように、ユーザ名、パスワードおよび（任意選択で）ドメインを入力することによるものである。表示画像の左上隅にあるキーボードアイコン４２は、キーボードによる入力が必要であることを示している。一般に知られているように、ＩＷＡを使用すると、ログインおよびログアウトの試行が自動的にログに記録される。

ユーザ識別／認証の別の方法は、指紋スキャナに指を載せることによるものである。装置コントローラは、ユーザを確実に識別するために、指紋スキャン画像と格納されたパターンの組とを比較する。

別の方法は、ＬＵＩキーパッドやキーボードを介した電話番号、従業員番号などのユーザ情報の入力、およびＬＤＡＰサーバまたは、もしあれば、ローカルリスト（データベース）内のユーザ名の自動検索によるものである。その場合装置コントローラは、ユーザに装置の使用が許可されているかどうかをチェックすることができる。

識別／認証の後、ユーザは、スキャンすべき原稿をドキュメント入力（自動給紙機構ＡＤＦまたはガラスプラテン）に入れ、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能を選択する（Ｓ２０）。

これに応答して装置は次に、ＬＵＩディスプレイを介してユーザに、図５の表示画像に示すような、受信者の電子メールアドレス、任意選択のＣＣアドレス、「件名」文字列（図５の文字列はテキスト入力を示すものにすぎないことが明らかであろう）などの電子メール情報を入力するよう求める（Ｓ２５）。

ユーザ名はログオン手順からすでに分かっているため、これは自動的に記入されている（電子メールは差出人情報としてユーザの電子メールアドレスを有する）。代替として、装置ＩＤが送信側情報として使用されてもよい。

ユーザは、キーボードを使って必要な情報を入力し（Ｓ３０）、表示画像の「ＯＫ」欄の下の機能キー（１４）を押すことにより、またはＬＵＩパネル上の開始ボタン１１を叩くことにより自分の入力を確認する。ユーザは、自分自身に電子メールを送ろうとするときには、「自分に送る」欄の下のショートカットキーを使用することができる。

次いで装置コントローラは、ユーザが入力した受信者の電子メールアドレスが許容されるアドレスであるかどうかをチェックする（Ｓ３５）。そうである場合、装置コントローラは原稿のスキャンを開始する（Ｓ５０）。そうでない場合、ユーザには状況が知らされ、入力したアドレスを訂正するよう求められる（Ｓ４０）。新しいユーザ入力が行われずにタイムアウトすると、装置コントローラは、プロセスをキャンセルし、待機モードに進む（戻る）（Ｓ４５）。

スキャンプロセスを完了した後、装置コントローラは、自動作成されたファイル名を有するスキャンファイルを生成し（Ｓ５５）、電子メールメッセージを作成し、メッセージにスキャンファイルを添付する（Ｓ６０）。次いで装置コントローラは、その電子メールクライアントを介して電子メールサーバに完成したメッセージを転送し（Ｓ６５）、そこから添付ファイル付き電子メールメッセージが受信者に配信される。

好ましい実施形態では、スキャンファイルには、認識しやすいように、「件名」文字列自体など、ユーザが入力した「件名」文字列に基づくファイル名が与えられる。スキャンファイルは、ＰＤＦでも、ＴＩＦＦでも、ＪＰＥＧでも他のファイル形式でもよい。実際の形式は、ユーザがＬＵＩパネル上の入力（図示せず）を用いて選択できてもよい。

ユーザの利便性を高める別の機能が「オートコンプリート」機能であり、例えば、許容される宛先電子メールアドレスがすべて単一の（ドメイン．トップレベルドメイン）の組み合わせ内のものである場合、その組み合わせなどである。その場合、ユーザが「＠」キーを押すとアドレス文字列が自動的に記入される。あるいはアドレスは、コントローラが入力時に名前を認識すると自動的に表示される。さらに、エイリアス（別名）を使って事前定義されたユーザグループが一度に選択されてもよい。

装置のキーオペレータまたはシステム管理者には、電子メールアドレス選択を許容する基準を定義することによりセキュリティレベルを構成する権限が与えられてもよい。

ある具体的な一実施形態では、以下の３つのセキュリティレベルが選択可能とされる（当業者によって他の実装形態が企図されてもよく、それらの実装形態は本発明の範囲内に含まれるとみなされることが理解されるものである）：
１．全員にスキャン：キーボードで入力されるあらゆる電子メールアドレスが受け入れられる
２．選択されたグループにスキャン：スキャンファイルの電子メール送信は、トップレベルドメインやドメイン、例えば「＠ｏｃｅ．ｃｏｍ」、「＠ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ．ｃｏｍ」などの、事前定義されたグループに対してのみ可能
３．自分にスキャン：スキャンファイルの電子メール送信はユーザ自身にスキャンする場合のみ可能。

また、事前定義されたユーザ／電子メールアドレスのグループへの制限は、
−明示的にリストされた電子メールアドレスのグループ
−ユーザの所在地、例えば特定の建物や、研究所の研究開発施設などの場所によって定義されるグループ。ユーザの所在地は、ＬＤＡＰサーバまたは他の何らかのデータベース
−より大規模なコミュニティ内の作業グループ。その場合もやはり、グループ構成員資格は、データベースに照会することによってチェックされ得る
−当業者によれば、実際の状況に応じて、他のグループ定義も企図されるであろう。

実際のグループ制限は、キーオペレータまたはシステム管理者によりコントローラにおいて構成されてもよい。代替として、またはこれに加えて、グループ制限は電子メールサーバにおいて構成されてもよく、その場合にはサーバに、電子メールがスキャナ装置から発信されることを知らせる必要があるはずである。

別の形態のＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌセッション
装置は、装置の使用開始時にユーザ識別／認証を行うのではなく、不特定のユーザによる使用のために開放されており、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌセッションの開始時にのみ識別を要求してもよい。このようにして、通常の複写ジョブは誰でも行うことができる。

本発明によるシステムの別の実施形態
図６には、本発明を機能させる代替のシステム構成が示されている。このシステムは、２０００年１０月１３日付の、本出願人の同時係属の欧州特許出願第００２０３５４２．６号明細書に記載されており、これは参照により本明細書に組み込まれる。

このシステムの実施形態では、装置コントローラ自体は電子メールクライアントを含まず、ネットワークを介して画像サーバ７０に接続されており、画像サーバ７０は、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌだけでなく、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｄａｔａｂａｓｅ（スキャンしたデータをデータベースに格納する）、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｆａｘ（スキャンしたデータをファックス送信する）などを含む複数のさらなる処理機能のためのスキャンファイルの宛先として機能する。

いずれの処理機能も、ユーザにより、図３に示す「ワークフロー」選択機構を使って、スキャナ／ＭＦＰ装置の操作パネル上で選択され得る。

「Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ」オプションの選択時に、装置はＬＵＩディスプレイを介して、スキャンファイルの送信先の電子メールアドレスを尋ねるが、このアドレスは、そうである必要はないが、ユーザ自身の電子メールアドレスとすることもできる。

次いでスキャンが行われ、スキャンファイルが作成されてメタデータが加えられ、おそらくはスキャンファイルのファイル名において、ファイルが同様に含まれる電子メールアドレスに電子メール送信するためのスキャンファイルであると指定される。次いで、完成したファイルが画像サーバに転送され、そこで本発明に従って電子メールアドレスをチェックする。電子メールアドレスが許容される場合、画像サーバは電子メールを作成し、電子メールにスキャンファイルを添付し、それを電子メールサーバに送る。そうでない場合、サーバは電子メールの送信を拒む。代わりに、スキャナ装置には、そのＬＵＩディスプレイ上に表示するためのエラーメッセージが送られる。加えてサーバは、スキャンファイルを添付せずに、ファイルが関連する電子メールアドレスに添付されていない理由を説明する電子メールを送ってもよい。

以上の説明は本発明の基本要素を説明するためのものにすぎず、いかなる方法においても本発明の範囲を限定するものと解釈すべきではなく、本発明の範囲はもっぱら添付の特許請求の範囲によって定義されるものである。

本発明によるシステムの別の実施形態
図７には、本発明を機能させる代替のシステム構成が示されている。このシステムは、２０００年１０月１３日付の、本出願人の同時係属の欧州特許出願第００２０３５４２．６号明細書に記載されており、これは参照により本明細書に組み込まれる。

Claims (7)

1. ローカルユーザインタフェースおよび電子メールシステムへのネットワーク接続を有するスキャナ装置においてＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能を制御する方法であって、
   ローカルユーザインタフェースを介して入力された宛先電子メールアドレスを受け取ることと、
   受け取った宛先電子メールアドレスを、事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準に照らしてチェックすることと、
   受け取ったアドレスが許容されるアドレスであるかどうか判断し、
   そうである場合には、関連するＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスを実行し、
   そうでない場合には、関連するＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスの実行を拒むこととを含む方法。
2. チェックするステップが、受け取った電子メールアドレスの事前定義された部分に、前記事前定義された基準において許容されると定義されている少なくとも１つのアドレス要素のいずれかとの一致があるかどうかをチェックする、請求項１に記載の方法。
3. チェックするステップが、受け取った電子メールアドレス内の（ドメイン．トップレベルドメイン）の組み合わせを、前記事前定義された基準に照らしてチェックする、請求項２に記載の方法。
4. 前記事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準が、事前定義された物理的場所に基づくものである、請求項１に記載の方法。
5. 前記事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準が、事前定義されたユーザグループに基づくものである、請求項１に記載の方法。
6. ローカルユーザインタフェースおよび電子メールシステムへのネットワーク接続を有する、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能を実施するためのスキャナ装置であって、
   ローカルユーザインタフェースを介して入力された宛先電子メールアドレスを受け取る手段と、
   受け取った宛先電子メールアドレスを、事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準に照らしてチェックする手段と、
   受け取ったアドレスが許容されるアドレスであるかどうか判断する手段とを含み、受け取ったアドレスが許容されるアドレスである場合には、関連するＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスを実行し、受け取ったアドレスが許容されるアドレスでない場合には、前記関連するＳｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌプロセスの実行を拒むことを特徴とする、スキャナ装置。
7. ローカルユーザインタフェースおよび電子メールシステムへのネットワーク接続を有する、Ｓｃａｎ−ｔｏ−Ｅｍａｉｌ機能を実施するためのスキャナ装置に接続された画像サーバであって、該スキャナ装置はドキュメントをスキャンし、宛先電子メールアドレスにスキャンプロセスで生成されたスキャンファイルを電子メールで送るために、該スキャンファイルをそのアドレスと共に画像サーバに送り、前記アドレスはスキャナ装置のローカルユーザインタフェースを介して入力される画像サーバにおいて、
   受け取った宛先電子メールアドレスを、事前にプログラムされた許容される電子メールアドレスの基準に照らしてチェックする手段と、
   受け取ったアドレスが許容されるアドレスであるかどうか判断し、
   そうである場合には、スキャンファイルを電子メールでそのアドレスに送り、
   そうでない場合には、スキャンファイルを電子メールでそのアドレスに送ることを拒む手段とを特徴とする、画像サーバ。

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