JP2005092660A - 伝票検索システム - Google Patents

Abstract

【課題】
電子化されている伝票類と伝票棚で保管されている伝票類を一括して管理するとともに、各伝票の使用回数を管理することができる伝票検索システムを提供する。
【解決手段】
電子伝票および非電子伝票の伝票名を当該伝票のデジタルデータまたは現物の保管場所情報と関連付けて一括して記録したテーブルを設け、伝票の検索指示を受付けると、前記テーブルを参照して該当する伝票を特定し、さらに、抽出した伝票の前記保管場所情報から、それぞれの伝票のデジタルデータまたは粗画像データを検索結果として表示し、前記検索結果から一の伝票が選択されると、それが電子伝票の場合は、伝票を画面全体に表示して印刷可能とし、非電子帳票の場合は、その伝票が収納されている伝票棚を分かるように表示する表示手段と、を備えることによる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、業務の遂行に必要な伝票類、帳票類の検索システムに関する。

ＩＴ技術を利用した業務の電子化は様々な分野で進んでいるが、使用する伝票帳票類を全て電子化してペーパーレスとすることは様々な理由から現実的でない場合も多い。そのような場合であっても、伝票帳票類の用紙を電子化しておいて、必要に応じてプリントアウトして使用する方法を取ることができる。電子化しておけば伝票帳票類を探す手間が不要となるので便利である。しかし単純にコンピュータからプリントアウトするだけでは作成できない伝票帳票も有り、そのような伝票類は現物のまま、伝票棚等を用意してその中に分類して保管して使用することになる。

したがって、従業員は、伝票帳票を作成する必要が生じた時、それが電子化されている伝票帳票ならばコンピュータからデータを取り出し、電子化されていない帳票であるならば、伝票棚から取り出さなければならない。そこで、必要な伝票を迷うことなく取り出すためには、何等かの形で伝票を管理するシステムが必要となる。電子化された文書データ等を電子化されていない文書データとともに統一的に管理するシステムとしては、特許文献１に関連する技術の記載がある。特許文献１では、電子化データと保管場所に保管される非電子化データを統一的に管理するデータ管理システムが記載されている。
特開２００１−１９１２７号公報

利用者は、電子化された伝票とそうでない伝票を区別して前者はコンピュータから、後者は伝票棚に行って取り出さなければならない。必要な伝票が電子化されたものであるか否か知っていないと無駄な動きをすることになる。さらに、現物の伝票をとり出す場合は、伝票の種類が多いために、伝票棚で一括管理していても、必要な伝票を保管している棚または引出しを探す手間がかかることが多い。

特許文献１に記載のデータ管理システムを利用することも考えられるが、非電子化データを保管する保管場所に表示器を設け、表示機を作動する手段を備えるためにコストがかかるという問題がある。
また、業務の効率化の観点からは、不要な伝票は廃止すべきであるが、実際には、業務形態の変化等によりもはや不要となった伝票であっても、廃止されないでそのままになっていることがある。通常、伝票毎の使用回数（使用頻度）を管理していないために、実際に使用されない伝票があってもそのことに気がつかない場合がある。

本発明はこのような問題点を考慮してなされたものであり、電子化されている伝票類と伝票棚で保管されている伝票類を一括して管理するとともに、各伝票の使用回数を管理することができる伝票検索システムを低コストで提供することを課題とする。

課題を解決するための第１の発明は、次のような構成の伝票検索システムである。すなわち、電子伝票および非電子伝票の伝票名を当該伝票のデジタルデータまたは現物の保管場所情報と関連付けて記録したテーブルと、前記テーブルに記録される前記電子伝票のデジタルデータと、前記テーブルに記録されるすべての伝票の粗画像データと、を記録した記録装置と、
伝票の検索指示を受付け、検索条件に該当する伝票を前記テーブルを参照して抽出し、さらに、抽出した伝票の前記保管場所情報から、それぞれの伝票のデジタルデータまたは粗画像データを取得する検索手段と、この検索手段から検索結果を受取って対話画面上に検索結果を表示する検索結果表示手段と、
前記検索結果から特定の伝票が選択された場合は、それが電子伝票の場合は、伝票のデジタルデータを画面全体に表示してプリントアウト可能とし、非電子帳票が選択された場合は、その伝票が保管されている伝票棚を選択した伝票が収納されている棚を分かるように表示する表示手段と、を備えた伝票検索システムである。

第１の発明の伝票検索システムは、前記検索結果が表示されてから、利用者が所望の伝票を選択する際に、伝票が選択された回数を各伝票毎に計数する計数手段を設けてもよい。この計数手段をもうけることにより、使われていない伝票を調べることが可能となる。

さらに、電子伝票および非電子伝票の伝票名を当該伝票のデジタルデータまたは現物の保管場所情報と関連付けて記録した前記テーブルには、各伝票の属性情報として、主幹部門、用途、ＩＳＯ様式登録番号の各項目を含むように構成してもよい。前記テーブルにこのような属性項目が含まれていれば、例えば、前記計数手段の集計により使われていない伝票が発見された時に、その伝票の改廃について即座に主幹部門に問い合わせることができ、また、伝票の用途を改めて調査する必要がないことから当該伝票を改廃することについての判断が迅速容易に下せるようになる。またＩＳＯ様式登録番号を管理することにより、ＩＳＯが要求する品質基準に則った業務の管理を進めることができる。

また、第１の発明の伝票検索システムは、単体装置として構成することもできるが、ネットワークを介してサーバークライアント構成としてもよい。その場合、前記テーブルデータ、伝票のデジタルデータおよび粗画像データを格納する前記記録装置および前記検索手段はサーバー側に、それ以外の機能はクライアント側に備えることになる。

本発明の実施形態に係る伝票検索システムを利用すれば、電子化されている伝票類と伝票棚で保管されている伝票類を一括して管理するとともに、各伝票の使用回数を管理することができる伝票検索システムを低コストで提供するという顕著な効果を奏することができる。

以下図面を用いて、本発明の一実施形態である伝票検索システム１を説明してゆく。図１は、本発明に係る伝票検索システム１の全体構成図である。伝票検索システム１は、サーバーコンピュータ１０、ネットワーク7を通じてサーバーコンピュータにアクセスする１つ以上のクライアントコンピュータ３０、伝票棚２０から構成される。サーバーコンピュータ１０には、伝票データをプリントアウトするためのプリンタ１１が接続される。また、サーバー１０のハードディスクには、
伝票データベース１９が格納されている。尚、伝票データをプリントアウトするためのプリンタ１１はサーバーコンピュータ１０に直接接続されずに、プリントサーバーを内蔵したプリンタ１２としてネットワーク７上に配置されていてもよい。

伝票データベース１９は、テーブルデータと保管される各種伝票のデータファイルそのものから構成される。テーブルデータとは、伝票のタイトルと、そのデジタルデータの存在場所情報と、その伝票の粗画像データファイルの格納場所およびファイル名を対にしたテーブル１８の内容である。前記存在場所情報とは、その伝票がデジタルデータの場合は、そのデータファイルのフォルダ名およびファイル名であり、伝票を現物で伝票棚に保管してある場合は、その伝票を保管してある棚の番号（「棚番号」である。したがってこのテーブル１８によりデジタルデータの伝票も現物の伝票も一括して管理できる。また、各種伝票のデータファイルとしては、電子化された伝票の場合はそのデータファイルそのものと、電子化された伝票と電子化されていない伝票のすべてについて、後述する検索結果表示の時に使用する粗画像データファイルの、２種類のデータを記録管理する。

図２は、伝票検索システム１の運用フローを説明する図である。まず利用者は、「伝票検索」ボタンをクリックして伝票検索システムを起動する（Ｓ１）。すると初期画面が表示される（Ｓ２）。初期画面は２つ以上のフレームから構成されている。検索条件指定フレームには、伝票の頭文字を入力するためのテーブルが表示されている。このテーブルから一文字選択することにより、システムに検索処理を開始させる（Ｓ３）。

図３は、伝票検索システムを起動する画面である。中央のフレームの伝票検索ボタンを選択するとステップＳ２の初期画面が現れる。

図４は、伝票検索ボタンを選択した結果現れる初期画面である。初期画面には、検索システムの更新情報が表示され、検索システムに新規登録された帳票伝票、廃止され険悪システムの管理から外れた帳票伝票、その他、システムの変更、更新情報が利用者に呈示される。改廃情報を表示することで、利用者は存在しない帳票を探す無駄を無くすことができる。また、左側のフレームには、伝票検索のためのテーブルが表示される。図５はその部分を拡大した図である。かな文字および英数字の一文字がテーブル形式で表示されている。利用者は、このテーブルから所望の伝票の帳票タイトルの頭文字にカーソルを合わせて選択する。この結果、「伝票帳票のタイトルに選択した文字を頭文字として含む」を検索の条件として該当する伝票帳票の検索処理が実行されることになる。なお、テーブル上で反転表示されている文字は、該当する文字を頭文字として含む伝票がないことを示す。

図２のフローに戻る。図５の頭文字のテーブルから伝票タイトルの頭文字一文字を選択すると、伝票タイトルの頭文字がその文字であることを条件として、データベース１９に検索がかけられる。そして、条件に合致した伝票フォームのサムネイル画像がデータベース１９に記録管理される粗画像データにより表示される（Ｓ４）。

図６は、検索結果表示画面である。右側のメインのフレームに該当する伝票のサムネイルが表示されている。サムネイルの図の表示に棚番表示があるかないかで、非電子化帳票（棚番表示有り）か電子化帳票か（棚番表示無し）が識別できる。この様子を図７（Ｂ）に示す。図７（Ａ）は図６と同じである。図７（Ａ）で示される検索結果表示から２種類の伝票に該当する部分を拡大表示したのが図７（Ｂ）である。拡大された２種類の伝票のうちの左側は、「帳票Ａ」と表示タイトルが読めるが、その下に棚番号の表示「１１３」が見える。一方、同右側の伝票のサムネイルの表示タイトルには棚番号の表示はない。よって、利用者は、前者の伝票は現物管理されているが、後者の伝票は電子化されている伝票であることを知ることができる。

図６の検索結果表示画面でいずれかのサムネイル画像を選択すると、電子伝票データであれば図８（Ａ）に示すような実データによる表示ウインドウが新たに最前面に表示される。この新たに出現したウインドウにおいて「ファイル」→「印刷」の操作を行なえばプリンタ１２から伝票データが印字出力される（Ｓ５２）。ステップＳ４でいずれかのサムネイル画像を選択したとき、非電子伝票データであれば、図８（Ｂ）に示すようにその伝票が保管している棚の位置がわかるように画面上に案内表示がされる（Ｓ５１）。利用者は、案内表示にしたがって伝票棚２０から「第1列の１３番」の棚から所望の伝票を迷うことなく取り出すことができる。

ＷＷＷ技術を利用したイントラネットとしてシステム１を構築することができる。その場合は、サーバー１０にはＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）サーバー、クライアントコンピュータ３０にはＷＷＷ（World Wide Web）ブラウザを備える必要がある。また、サーバー１０にはＨＴＴＰサーバーから呼出され、データベース１９のテーブル１８を検索して必要なデータを入手してクライアント側へ検索結果表示画面として表示されるＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）データを作り出す働きを行なうアプリケーションプログラムである検索結果表示手段と、この検索結果表示画面から特定の伝票が選択されたことを受けて、クライアント側で図８（Ａ）または（Ｂ）の画面を表示させるためのデータをクライアントコンピュータに送付するアプリケーションプログラムである表示手段を備える必要がある。クライアント側では、ＷＷＷブラウザが、検索結果表示手段または表示手段が送り付けたデータを解釈してクライアントコンピュータの画面に表示する。

また、図２のステップＳ４で伝票選択する時、伝票毎に選択された回数をサーバー側で計数して記録しておくこともできる。例えばテーブル１８に選択された回数を記録する欄を追加しておけばよい。この計数値は、伝票の使用頻度を知る手がかりとすることができるため、このような計数機能を具備することにより、不要な伝票を廃止し、業務を効率化させることにつなげることができる。

さらに、テーブル１８には、その伝票についての幾つかの属性情報を記録させておけば、伝票の検索だけでなく、伝票に関する種々の管理業務に利用することもできる。例えば、当該伝票の改廃に関する責任部門としての「主幹部門」、当該伝票の「用途」、をテーブル１８の項目に加えておけば、使用頻度の少ない伝票についての改廃の判断が容易に迅速に行なえるようになる。また、ＩＳＯ様式登録番号等も属性情報の一つとしてテーブル１８に記録管理することができる。

本発明に係る伝票検索システム１の全体構成図である。 伝票検索システム１の運用フローを説明する流れ図である。 伝票検索システムを起動する画面である。 伝票検索システムの初期画面である。 検索のためのテーブル部分を拡大した図である。 検索結果表示画面である。 検索結果表示画面の拡大説明図である。 選択された伝票データの表示画面である。

符号の説明

１ 伝票検索システム
７ ネットワーク
１０ サーバー
１１ プリンタ
１２ プリンタ
１９ 伝票データベース
２０ 伝票棚
３０ クライアントコンピュータ

Claims (4)

1. 電子伝票および非電子伝票の伝票名を当該伝票のデジタルデータまたは現物の保管場所情報と関連付けて記録したテーブルと、前記テーブルに記録される前記電子伝票のデジタルデータと、前記テーブルに記録されるすべての伝票の粗画像データと、を記録した記録装置と、
   伝票の検索指示を受付け、検索条件に該当する伝票を前記テーブルを参照して抽出し、さらに、抽出した伝票の前記保管場所情報から、それぞれの伝票の粗画像データを検索結果として表示する検索結果表示手段と、
   前記検索結果から特定の伝票が選択された場合は、それが電子伝票の場合は、伝票のデジタルデータを表示してプリントアウト可能とし、また、非電子帳票が選択された場合は、その伝票が保管されている伝票棚を選択した伝票が収納されている棚を分かるように表示する表示手段と、
   を備えた伝票検索システム。
2. 前記検索結果が表示されてから、利用者が所望の伝票を選択する際に、伝票が選択された回数を各伝票毎に計数する計数手段を設けたことを特徴とする請求項１に記載の伝票検索システム。
3. 電子伝票および非電子伝票の伝票名を当該伝票のデジタルデータまたは現物の保管場所情報と関連付けて記録した前記テーブルには、各伝票の属性情報として、主幹部門、用途、ＩＳＯ様式登録番号の各項目を含むものである請求項２に記載の伝票検索システム。
4. ネットワークを介してサーバークライアントにより構成した請求項１から請求項３のいずれかに記載の伝票検索システム。