JP2005071019A - 勤務時間管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 従業者の誤った操作を防止すると共に、実際の従業者の出勤時間を管理用の出勤の時刻として記録できるようにし、企業内における勤務時間を適正に管理できるようにすること。
【解決手段】 個人割当用端末装置を用いネットワークを介してサーバーに接続し、サーバーで勤務時間を管理するシステムであって、個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出し、検出したオン・オフの情報をサーバーに通知し、サーバーで前記情報が通知された時間を出・退勤の時刻として記録して勤務時間を管理することによって、従業者が企業に出・退勤し仕事を始・終業する際に、個人割当用端末装置の電源スイッチをオン・オフするだけで、出・退勤の勤務時間を自動的に記録し管理できるようになるため、従業員数が増加しても容易に対応でき、従業者の誤った操作を防止できると共に、従業者がタイムレコーダーによる記録紙の打刻忘れを管理ができる。
【選択図】 図２

Description

本発明は、例えば、会社内に配設された個人割当用端末装置を使用者が使用することにより、該個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出して、出・退勤の勤務時間を自動的に管理できる勤務時間管理システムに関するものである。

従来、会社等の従業者の出・退勤の勤務時間を管理する場合には、タイムレコーダーに記録紙を挿入し、該記録紙に出・退勤の時刻を打刻させて管理していた。

しかし、前記出・退勤の時刻をタイムレコーダーにより記録紙に打刻する方法においては、従業員数が増加すると、それに伴って前記記録紙の枚数も増加して管理が複雑化すると共に、一定の時期に行う従業員の勤怠状況、例えば、出欠勤、遅刻及び残業等の勤怠状況を手動で計算しなければならないため、該計算に時間を要し、また誤った計算をしてしまうことがあり、更に従業者がタイムレコーダーによる記録紙の打刻を忘れてしまい管理ができないことがあった。

この改善策として、タイムレコーダーによる記録紙の打刻を行わずに勤務時間を管理する装置としては、照光ランプと入力スイッチが一体または別々にてなる照光スイッチからの入力信号と、早出・残業・勤務時間内の外出等のモードを選択する設定スイッチからの信号を、入力インターフェースを経由しＣＰＵに伝達し、出勤・退勤・早出・残業・勤務時間内の外出等の時間を記憶させるメモリと、このメモリの内容をシリアルインターフェースにてシリアルデータに変換し、そのシリアルデータをモデムを経由し電話回線にて外部のホストコンピュータに伝送することにより、従業員の出勤・退勤等の時間管理を行うことができる出退管理装置がある。
特開平１０−３１７６９号公報（第２頁〜３頁、図１）

この特許文献１の公知技術においては、出退管理装置に従業員数分の照光スイッチを予め用意し、該照光スイッチをマトリクス状に多数並べ、従業員が出勤時または退勤時等に自分に割り当てられた照光スイッチを押すことによって、その入力信号をＣＰＵに伝達して従業員の出勤・退勤等の時間管理を行うというものである。

ところで、近年、端末装置とネットワークとの普及がめざましく、企業においては、各々の従業員がそれぞれ１台以上の端末装置を所有していることが珍しくない。また、端末装置とネットワークとの環境を利用して、在宅の環境で仕事をする、いわゆるＳＯＨＯ（Small Office Home Office）の勤務形態も増加している。

このような在宅勤務環境において、自宅に設置されたコンピュータとオフィスに設置されたコンピュータとをネットワークで接続した通信システムの在宅勤務時間管理方法において、上記自宅に設置されたコンピュータは、使用目的が業務であるか私用であるかを指定するための操作画面を有し、この操作画面上で業務であることが指定された時刻を当該業務の開始時刻として判断し、業務であることが指定された後に、私用であることが指定された時刻、あるいは、コンピュータを停止させた時刻を当該業務の終了時刻として判断し、その開始時刻と終了時刻を業務履歴データとして業務履歴記録用メモリに格納しておき、上記オフィスに設置されたコンピュータは、上記業務履歴記録用メモリに格納された業務履歴データを定期的に読み出し、その業務履歴データに基づいて勤務時間を集計する在宅勤務時間管理方法がある。
特開平９−２１２５５１号公報（第２頁、４頁）

この特許文献２の公知技術においては、ネットワークを介して自宅に設置されたコンピュータとサーバコンピュータとの間で通信を行い、個人用コンピュータの操作画面上に表示された業務アイコンまたは私用アイコンを操作し、その情報を前記サーバコンピュータに送信することによって勤務時間を集計するというものである。

しかしながら、前記特許文献１の公知技術においては、照光スイッチがマトリクス状に多数並べられているために、誤って他の従業者に割り当てられた照光スイッチを操作してしまうことがあり、また、従業者が増加すると、それに伴って照光スイッチも増加しなければならないが、該照光スイッチを増加することは困難であり、仮に増加できたとしても、照光スイッチの数が多くなるため、出退管理装置が著しく大きなサイズになると共に、前記誤った照光スイッチの操作も増加してしまうという問題点を有する。

また、前記特許文献２の公知技術においては、自宅に設置されたコンピュータを用いて在宅勤務時間を管理することはできるが、企業内における勤務時間を管理することはできず、更に、コンピュータの電源を立ち上げてネットワークに接続し、その操作画面上に表示された業務アイコンまたは私用アイコンを操作しなければならないため、特に出勤の時刻が入力されるまでに時間を要し、実際の従業者の出勤時間に相当する時間と相違することになり、例えば、従業者の遅刻扱いになる時間の間際に出勤のための時刻入力処理の操作をしようとした場合に、処理を始めた時間は間に合っているのにもかかわらず、遅刻扱いになってしまうといった問題点を有する。

従って、従来の勤務時間を管理するシステムにおいては、従業者の誤った操作を防止すると共に、実際の従業者の出勤時間を管理用の出勤の時刻として記録できるようにし、企業内における勤務時間を適正に管理できるようにすることに解決しなければならない課題を有している。

上記した従来例の課題を解決する具体的手段として本発明は、個人割当用端末装置を用いネットワークを介してサーバーに接続し、該サーバーで勤務時間を管理するシステムであって、前記個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出する検出手段を備え、該検出手段で検出した電源スイッチのオン・オフの情報をサーバーに通知し、該サーバーで前記情報が通知された時間を出・退勤の時刻として記録して勤務時間を管理することを特徴とする勤務時間管理システムを提供するものである。

この発明において、前記出・退勤の時刻は、実際の出・退勤の時刻と異なる場合に、該実際の出・退勤した時刻に修正できること；前記出・退勤の時刻の修正には、前記出・退勤の時刻の修正の適否を確認した上で確定させる手段を有すること；及び、前記サーバーにおける前記出・退勤の時刻の記録は、前記個人割当用端末装置を操作する作業者の識別番号を入力することで勤務時間の記録を開始し、シャットダウンすることで勤務時間の記録を終了すること；を付加的な要件として含むものである。

本発明の勤務時間管理システムは、個人割当用端末装置を用いネットワークを介してサーバーに接続し、該サーバーで勤務時間を管理するシステムであって、前記個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出する検出手段を備え、該検出手段で検出した電源スイッチのオン・オフの情報をサーバーに通知し、該サーバーで前記情報が通知された時間を出・退勤の時刻として記録して勤務時間を管理することにより、従業者が業務で通常使用している個人割当用端末装置を使用することにより勤務時間を管理できるので、専用のタイムレコーダーを配設させる必要がなくコストを削減でき、従業者が企業に出・退勤し仕事を始・終業する際に、個人割当用端末装置の電源スイッチをオン・オフするだけで、出・退勤の勤務時間を自動的に記録し管理できるようになるため、従業員数が増加しても容易に対応でき、従業者の誤った操作を防止できると共に、従業者がタイムレコーダーによる記録紙の打刻を忘れ管理ができないということがなく、実際の従業者の出勤時間を管理用の出勤の時刻として記録でき、個人割当用端末装置の電源スイッチを退勤時に必ずオフにするため、電源の切り忘れがなくなってエネルギーの節約も期待でき、企業内における勤務時間を管理できるという優れた効果を奏する。

個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出する検出手段を備え、該検出手段で検出した電源スイッチのオン・オフの情報をサーバーに通知し、該サーバーで前記情報が通知された時間を出・退勤の時刻として記録して勤務時間を管理する。

次に、本発明を具体的な実施の形態に基づいて詳しく説明する。
本発明の実施の形態に係る勤務時間管理システムを図１乃至図３を用いて説明する。図１には、勤務時間管理システム１を説明するための概略図を示してある。勤務時間管理システム１は、個人割当用端末装置２がネットワーク３を介してサーバー４に接続されており、該個人割当用端末装置２とサーバー４とは、ネットワーク３を介して相互に情報を送受信することができるようになっている。

このネットワーク３としては、企業内におけるローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）を利用することが好ましいが、例えば、インターネット（internet）またはワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）等の通信回線等を利用したネットワークを利用しても良い。

前記個人割当用端末装置２は、各々の従業員がそれぞれ１台づつ使用している端末装置（パソコン)のことであり、企業内に配設された端末装置を使用することが好ましいが、他の事業所等に配設された端末装置または各々の従業員の家庭等で使用する端末装置等も含むものである。この端末装置としては、例えば、コンピュータまたは携帯情報端末等の端末装置を使用することができる。

個人割当用端末装置２には、該個人割当用端末装置２の情報を表示する表示手段５として、例えば、液晶表示ディスプレー（ＬＣＤ）等の表示装置が接続されており、前記個人割当用端末装置２を操作する操作手段６として、例えば、キーボード６ａと、マウス６ｂとが接続されている。

個人割当用端末装置２を操作する場合には、該個人割当用端末装置２に設けられた電源スイッチ７をオンにし、表示手段５に表示された内容について、操作手段６を使用することによって操作することができる。この場合に、通常は、使用者を特定する意味で、各使用者はパスワード等の各自の識別番号または固有のコード（ＩＤコード）を入力することで、各個人割当用端末装置２がそれぞれ使用可能な状態になるように概ね設定している。

個人割当用端末装置２の電源用配線８の間には、電源スイッチ７のオン・オフを検出する検出手段９が設けられており、該検出手段９が電源スイッチ７のオン・オフを検出すると、該検出手段９で検出した電源スイッチ７のオン・オフの情報をネットワーク３を介してサーバー４に通知１０するのである。

この検出手段９としては、例えば、リレー、電流・電圧の変化を検出する装置または個人割当用端末装置２の電源の立ち上げと共に動作する装置等を使用することができる。また、前記検出手段９は、個人割当用端末装置２の電源用配線８の間に接続することに限定されるものではなく、例えば、前記個人割当用端末装置２の電源スイッチ７のオン・オフに連動するＡＣアウトレットまたは前記個人割当用端末装置２の内部等に配設させても良い。要するに、個人割当用端末装置２における電源のオン・オフを検出できる手段であれば良いのである。

図２には、勤務時間管理システム１において、個人割当用端末装置２の電源スイッチ７のオン・オフを行ってからその時刻を記録し、遅刻・残業時間が記録されるまでのフローチャートを示してある。個人割当用端末装置２ａの電源スイッチ７ａをオン・オフした場合には、該電源スイッチ７ａがオン・オフになったことを検出手段９ａにより検出する。

検出手段９ａでは、個人割当用端末装置２の電源スイッチ７ａがオン・オフに切り替わったことを検出１１すると、電源スイッチ７ａがオンになったことを検出した場合には、ネットワーク３ａを介して該電源スイッチ７ａがオンになったという情報をサーバー４ａに通知する。

サーバー４ａでは、電源スイッチ７ａがオンになったという情報の通知を受信すると、前記サーバー４ａに備えられた時計を参照して前記情報の通知を受信した時間の確認１２を行い、その時間を出勤の時刻として前記サーバー４ａに備えられた記憶装置に記録１３ａする。この確認行為には、例えば、表示手段５において使用者個別の識別番号入力５ａ（ＩＤコード）することによって適正な使用であることも含まれるようにしても良い。

この場合に、電源スイッチ７ａがオンされた時刻から、使用者個別の識別番号入力５ａするまで多少の時間（１〜３分程度）が掛かっても、それは単に確認行為であるから、最初の電源オンの情報を通知した時間が出勤時刻として記憶装置に記録されるのである。そして、仮に、使用者個別の識別番号がいつまでも入力されないと、適正な使用であるか否かの確認行為ができないことから、相当な時間経過後（例えば、３０〜６０分）においては、電源スイッチ７ａのオン情報が自動的にキャンセルされるようになっている。

また、前記検出手段９ａで電源スイッチ７ａがオフになったことを検出した場合には、ネットワーク３ａを介して該電源スイッチ７ａがオフになった情報をサーバー４ａに通知し、サーバー４ａでは、該サーバー４ａに備えられた時計を参照して前記情報の通知を受信した時間の確認１２を行い、その時間を退勤の時刻として前記サーバー４ａに備えられた記憶装置に記録１３ｂする。

このように、検出手段９ａで検出した電源スイッチ７ａのオン・オフの情報をサーバー４ａに通知し、該サーバー４ａで前記情報が通知された時間を出・退勤の時刻として記録１３して勤務時間を管理することができるので、従業者が企業に出・退勤し仕事を始・終業する際に、前記従業者が業務で通常使用している個人割当用端末装置を使用する状態、即ち電源スイッチ７ａをオン・オフすることによって出・退勤の勤務時間を自動的に記録し管理できるので、専用のタイムレコーダーを配設させる必要がなくコストを削減でき、従業員数が増加しても容易に対応でき、従業者の誤った操作を防止できると共に、従業者がタイムレコーダーによる記録紙の打刻を忘れ管理ができないということがなく、実際の従業者の出勤時間を管理用の出勤の時刻として記録でき、個人割当用端末装置の電源スイッチを退勤時に必ずオフにするため、電源の切り忘れがなくなってエネルギーの節約も期待でき、企業内及び在宅における勤務時間を簡単且つ正確に管理できるのである。

なお、本発明に係る勤務時間管理システムにおいては、例えば、１２時と２４時とで出・退勤の時間の判断を入れ換えるようにしても良い。即ち、０時〜１２時の間に電源スイッチ７ａをオンにした場合を出勤として扱い、１２時〜２４時の間に電源スイッチ７ａをオフにした場合を退勤として扱うようにしても良い。なお、業務（業種）によっては、午後からの出勤または夜からの出勤もあり得るので、これに対応して電源スイッチ７ａをオンにした時が出勤でオフにした時が退勤として扱うようにすれば良い。

また、節電のために例えば、お昼休みや長時間の会議または外出等で、出勤時にオンさせた電源スイッチ７ａを一度オフにし、再度電源スイッチ７ａをオンにした場合には、退勤・出勤として扱わないようにする。このような場合には、例えば、最初の電源スイッチ７ａをオンを除いて、勤務時間として決められている時間帯、即ち午前９時〜午後５時までの間は、電源スイッチ７ａのオン・オフを繰り返し行っても、その都度の出・退勤の記録はせず、その間継続して就業していたこととして扱う処理をすることができるようになっており、その時間帯を過ぎた後の電源スイッチ７ａのオン・オフについては、上司または管理者の許可を得て修正などの適正な処理がなされる。

図３には、前記サーバー４ａに記録された出・退勤の時刻１３を修正する場合のフローチャートを示してある。従業員は、前記サーバー４ａに記録された出・退勤の時刻１３と、実際に業務を行った時間（外部勤務等）とが違っている場合には、前記出・退勤の時刻１３を実際の業務に従事した時刻に修正することができる。

実際の出・退勤した時刻の修正については、例えば、従業員が当日の朝、得意先に直行して要件を済ませた後に出勤した場合、または従業員が出勤後の適宜時間から得意先に出向いて要件を済ませた後にそのまま直帰した場合、更には、従業員の責任ではなく交通機関の事故などによって出勤時間が遅れたような場合に、その当日または翌日に上司または管理者の承認を得てその出・退勤時間を修正することができるのである。

この場合に、前記個人割当用端末装置２の操作手段６を操作することによって、その表示手段５には、該個人割当用端末装置２を使用する作業者に関してのみの前記サーバー４ａに記録された出・退勤の時刻をその作業者および管理者はそれぞれ各表示手段に表示１４させることができる。

この表示を見て、作業者は操作手段６を操作し、前記表示されたサーバー４ａに記録されている出・退勤の時刻１３の修正をすべく要求すると、前記個人割当用端末装置２からネットワーク３を介してサーバー４に前記出・退勤の時刻の修正の請求１５がなされ、該サーバー４においては、その修正の請求１５を受信すると直ちに修正するのではなく、該サーバー４からネットワーク３を介してその作業者の上司または管理者に対してその修正の請求１５が適正か否かの判定（承認）を求めるために修正請求確認通知１６をする。

判定（承認）１７を求められた上司または管理者は、自己の個人割当用端末装置に表示された修正の請求１５に基づく修正請求確認の内容（請求者の氏名も含む）を見て、適正な修正内容であればＹＥＳの判定（承認）をして出力し、適正でなければＮＯの判定をして出力するのであり、前記サーバー４はＹＥＳの判定出力を受信した時のみ、前記修正の請求１５に基づいて、サーバー４に記録されている出・退勤時刻等の修正処理を行い、修正された内容（出・退勤時刻等）を前記サーバー４に備えられた記憶装置に再記録１８すると共に、ネットワーク３を介して修正した旨を請求作業者に修正確認通知１９をする。

もし、前記サーバー４がＮＯの判定出力を受信した場合には、ネットワーク３を介して請求作業者に対して修正不可通知２０をする。修正不可通知２０を受けた作業者は、その修正不可を了承した時には、操作手段６を操作して出・退勤時刻の修正請求１５を取り下げる操作をするか、または、修正不可を不服とする場合には、ネットワーク３を介して判定した上司または管理者にその不服理由の申立２１をする。そして、その申し立てが容認されれば、再度、前記同様の出・退勤時刻の修正請求１５をし、前述したようにＹＥＳの判定出力を引き出して前記サーバー４に備えられた記憶装置に再記録１８させることができるのである。なお、端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出する手段は各自の識別番号（ＩＤコード）を端末装置に入力した時「オン」を検出し、端末装置をシャットダウンした時「オフ」を検出するようにしてもよい。

本発明に係る勤務時間管理システムは、実際に出・退勤した時刻を記録し管理できるので、作業者に対してより正確で適正な出・退勤の時刻を管理できる。

本発明に係る実施例１の勤務時間管理システムを説明するための概略図である。 同勤務時間管理システムで個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを行ってからその時刻を記録し、遅刻・残業時間が記録されるまでを示したフローチャートである。 同勤務時間管理システムでサーバーに記録された出・退勤の時刻を修正する場合の一例を示したフローチャートである。

符号の説明

１ 勤務時間管理システム
２、２ａ 個人割当用端末装置
３、３ａ ネットワーク
４、４ａ サーバー
５ 表示手段
６ 操作手段
６ａ キーボード
６ｂ マウス
７、７ａ 電源スイッチ
８ 電源用配線
９、９ａ 検出手段
１０ 検出手段からサーバーに通知
１１ 電源スイッチのオン・オフの検出
１２ 情報の通知を受信した時間の確認
１３ 出・退勤時刻の記録
１３ａ 出勤時刻の記録
１３ｂ 退勤時刻の記録
１４ 出・退勤の時刻の表示
１５ 出・退勤時刻の修正請求
１６ 修正請求の確認通知
１７ 判定（承認）
１８ 出・退勤時刻の再記録
１９ 修正確認通知
２０ 修正不可通知
２１ 不服理由の申立

Claims (4)

1. 個人割当用端末装置を用いネットワークを介してサーバーに接続し、該サーバーで勤務時間を管理するシステムであって、
   前記個人割当用端末装置の電源スイッチのオン・オフを検出する検出手段を備え、
   該検出手段で検出した電源スイッチのオン・オフの情報をサーバーに通知し、
   該サーバーで前記情報が通知された時間を出・退勤の時刻として記録して勤務時間を管理すること
   を特徴とする勤務時間管理システム。
2. 前記出・退勤の時刻は、
   実際の出・退勤の時刻と違った場合に、実際の出・退勤した時刻に修正できること
   を特徴とする請求項１に記載の勤務時間管理システム。
3. 前記出・退勤の時刻の修正には、
   前記出・退勤の時刻の修正の適否を確認した上で確定させる手段を有すること
   を特徴とする請求項２に記載の勤務時間管理システム。
4. 前記サーバーにおける前記出・退勤の時刻の記録は、
   前記個人割当用端末装置を操作する作業者の識別番号を入力することで勤務時間の記録を開始し、シャットダウンすることで勤務時間の記録を終了すること
   を特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の勤務時間管理システム。

Images