JP2005004570A - 訪問者管理方法及び訪問者管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】訪問者が受付に大勢訪れた場合でも、時間や手間をかけることなく効率的に入場または退場手続きを行なうことができ、また訪問者の行動情報も正確に収集できる訪問者管理方法及び訪問者管理システムを提供する。
【解決手段】訪問先に入場する訪問者に発行する固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証と、訪問先の受付及び面会場所にそれぞれ設置されたデータキャリアリーダライタを備えた端末と、訪問者に関する個人情報と、面会者情報及び面会場所情報等の訪問者情報を入力する端末と、前記データキャリアリーダライタ及び前記端末と通信可能に接続された、データベースを有するコンピュータと、を具備し、前記コンピュータには、前記端末から受信した訪問者情報と、前記データキャリアリーダライタから受信した識別情報とを、前記データベースに関係付けて登録する手段をすることを特徴とする。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、訪問者に固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証を発行し、訪問先に入場する訪問者を管理する訪問者管理方法及び訪問者管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
通常、会社などに社外の人間が訪問して来た場合に、社屋の玄関などに設けられた訪問者用の受付などで、訪問者台帳に氏名や、訪問者が面会を予定している訪問先の面会者（以下、面会者という。）などを記帳した後に、入場するようにし、不審者が無断で社屋内に侵入できないように管理している。
そして、受付で訪問者に対して、紙の入場証とバッチ等の識別票を渡し、面会者に面会した際に面会者から「確かに面会した」事を示す確認印を押印してもらい、退場する際に、訪問者受付口にその入場証と識別票を返却することで、その訪問者が間違いなく面会者と面会したか否かを確認できるようにして、訪問者に対する来場管理を行なうなどしている。
【０００３】
しかしながら、従来の方式では入場手続きが煩雑であるので、略同時に来場しようとする訪問者が大勢訪れた場合に、受付での記帳手続きや、入場証と識別票の配布処理に時間と手間がかかり、これらの処理が大変であると共に、処理時間がかかって訪問者を待たせてしまう場合もあり、訪問者に対して失礼を与えるなどの問題がある。
また、訪問者が不審者である場合には、訪問者台帳に嘘の氏名や面会者などを記帳してから入場することも考えられ、不審者が無断で社屋内に侵入してしまう危険性もあるという問題がある。
【０００４】
そこで、既に受付で訪問者が、紙媒体の入出門証などに記帳しなくてもよくするために、名刺情報を電子データで読み込む名刺による入出門管理システム及びその方法が提案されている。（例えば、参考文献１）
しかしながら、このシステム及び方法では、入場後に情報を端末を使用して入力する手間がかかると共に、実際の時刻と入力する時の時刻にズレが生じるので正確な面会時刻などを収集できないという問題がある。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００３−６４９１６号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明は、受付に訪問者が大勢訪れた場合でも、記帳手続きや、入場証と識別票の配布処理などに時間や手間をかけることなく効率的に入場または退場手続きを行なうことができ、また入場した訪問者が社屋内でどのように過ごしたのかなどの行動情報も正確に収集することができるようにして、不信な行動が無かったのかを確認することができる訪問者管理方法及び訪問者管理システムを提供する。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明の訪問者管理方法は、訪問者に固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証を発行し、訪問先に入場する訪問者を管理する訪問者管理方法であって、訪問者との面会予定情報を予め管理用コンピュータのデータベースに登録するステップと、訪問先に対して訪問者が入場する際に、訪問者に対して、前記面会予定情報と関係付けて前記データベースに登録した識別情報を記憶させたデータキャリア付き入場証を発行するステップと、訪問者が訪問先に入場した後に、面会場所に設置されているデータキャリアリーダライタで、訪問者が所持するデータキャリア付き入場証から識別情報を読み取るステップと、前記データキャリアリーダライタで読み取った識別情報を前記管理用コンピュータに送信し、面会情報を登録するステップと、訪問者が退場する際に訪問者が所持するデータキャリア付き入場証を返却し、返却されたデータキャリア付き入場証に記憶された識別情報をデータキャリアリーダライタで読み取り、前記管理用コンピュータに送信するステップと、前記管理用コンピュータで受信した識別情報に基いて、前記データベースに前記訪問者が退場したことを示す情報を登録するステップと、からなることを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の訪問者管理システムは、訪問者に固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証を発行し、訪問先に入場する訪問者を管理する訪問者管理システムであって、訪問者に発行する固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証と、訪問先の受付及び面会場所にそれぞれ設置されたデータキャリアリーダライタを備えた端末と、訪問者に関する個人情報と、面会者情報及び面会場所情報等の訪問者情報を入力する端末と、前記データキャリアリーダライタ及び前記端末と通信可能に接続された、データベースを有する管理用コンピュータと、を具備し、前記管理用コンピュータには、前記端末から受信した訪問者情報と、前記データキャリアリーダライタから受信した識別情報とを、前記データベースに関係付けて登録する手段を有することを特徴とする。
【０００９】
更に、本発明の訪問者管理システムは、前記データキャリア付き入場証に、書き換え可能な表示部が設けられ、前記受付の端末に、表示記録装置が備えられていることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の訪問者管理システムは、前記データキャリアがＲＦＩＤタグであり、前記データキャリアリーダライタがＲＦＩＤリーダライタであることを特徴とする。
【００１１】
更に、本発明の訪問者管理システムは、前記端末に、名刺に表示された情報を光学的に読み取る光学読取装置が備えられていることを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る訪問者管理システムの構成説明図、図２は、データキャリア付き入場証の平面図、図３は、図２のＡ−Ａ線断面図、図４は、ＲＦＩＤタグの平面図、図５は、本発明の実施形態に係る訪問者管理システムのシステムブロック図、図６は、訪問者情報データベースに記憶する情報を示す図、図７は、面会場所予約情報データベースに記憶する情報を示す図、図８は、本発明の実施形態に係る訪問者管理システムの処理手順を示すフロー図である。
【００１３】
図１に示すように、訪問者１が訪問を予定している訪問先である会社２には、会社２の出入口付近に、訪問者１の入退場を管理する管理人が待機する受付３が設けられ、訪問者１が入退場する際に、必ずこの受付３に立ち寄ることとしてある。
そして、受付３の管理人は、訪問者１が訪問してきた際に、データキャリア付き入場証４を訪問者１に発行して渡し、更に訪問者１が帰る際に、データキャリア付き入場証４を訪問者１から回収することで、訪問者１の管理を行なう。
【００１４】
このデータキャリア付き入場証４は、例えばＲＦＩＤタグが内蔵されて、データキャリアリーダライタであるＲＦＩＤリーダライタとの間で、非接触での情報の読み取りや書き込み記憶が行なえる機能を有している。
以下、実施形態の説明において、データキャリア付き入場証４をＲＦＩＤタグが内蔵された構造を有する入場証を用いた場合として説明する。
また、データキャリア付き入場証４には、書き換え可能な表示部４ａが設けられた構造を有している。
この書き換え可能な表示部４ａは、例えば、可逆性感熱リライト表示部や、磁性表示部などの、従来から公知の技術を用いた表示部が、データキャリア付き入場証４の表裏面における所望の領域に設けられている。
【００１５】
また、受付３には、データキャリアリーダライタであるＲＦＩＤリーダライタ５や、データキャリア付き入場証４の書き換え可能な表示部に対して、書き換え可能に所望に表示を記録する表示記録装置６や、訪問者１の名刺に表示された情報を光学的に読み取る光学読取装置７などが備えられた端末８が設けられている。
【００１６】
次に、例えば会議室や応接室などの面会場所９には、ＲＦＩＤリーダライタ１０が備えられた端末１１がそれぞれ設けられている。
また、ＲＦＩＤリーダライタ１０は、面会場所９の出入口付近に設けておいて、訪問者１が入室した場合と、退室した場合とに、訪問者１が所持するデータキャリア付き入場証４に記憶されたＩＤ情報を読み取れるように設置することが、特に好ましい。
いずれにしても、ＲＦＩＤリーダライタ１０を、訪問者１の入室時と、退室時とに、容易に訪問者１が所持するデータキャリア付き入場証４に記憶されたカード番号であるＩＤ情報を自動的に読み取れる場所に設けておく。
この面会場所９において、訪問先の面会者１２と面会が行われるが、この面会場所９は、面会前に訪問者１からのアポイントなどに基いて、面会者１２が予約するなどしてデータベースに登録できるようにしてある。
【００１７】
また、面会者１２のオフィス１３には、端末１４が備えられ、更に、電算室１５には、訪問者情報や面会場所予約情報を管理する管理用コンピュータ１６が備えられている。
そして、管理用コンピュータ１６は、通信網１７を介してそれぞれの端末８，１１，１４と通信可能に接続されている。
【００１８】
受付３で訪問者１に発行されるデータキャリア付き入場証４は、図２または図３に示すように、例えば、表面に可逆性感熱記録層などからなる表示部４ａが設けられて、この表示部４ａに、面会番号、訪問者の所属や氏名、面会場所、面会者などの情報が書き換え可能に表示されている。
また、データキャリア付き入場証４は、例えば２枚の基材シート４ｂ，４ｃの間にＲＦＩＤタグ４０を挟み込むなどの構成で、ＲＦＩＤタグ４０が内蔵されている。
【００１９】
次に、このＲＦＩＤタグ４０について説明する。
このＲＦＩＤタグ４０は、例えば、非接触データキャリアやＲＦＩＤともいわれ、図４に示すように、プラスチック等の基材４１にコイルパターン４３が形成され、当該コイルと容量素子とにより共振回路を形成して一定周波数の電波を受信し送信することができるように構成されている。
また、他の方式として、リーダライタからの搬送波の電磁誘導により電力伝送及びデータ伝送を行うようにしてもよい。
一般的には、１３５ｋＨｚ（中波）、１３．５６ＭＨｚ、２．４５ＧＨｚ（マイクロ波）の周波数帯が使用される。
図示した例の場合、コイルパターン４３は、導通部材４４により基材４１の裏面でジャンピング回路を形成してコイル接続端子４３ＣによりＩＣチップ４２の裏面のバンプに接続している。
【００２０】
図示した例では、容量素子はＩＣチップ４２に内蔵されている。
このようなＲＦＩＤタグ４０は、樹脂基材にラミネートしたアルミ箔等の金属箔をフォトエッチングやレジスト印刷後のエッチングによりコイルパターン４０３を形成し、ＩＣチップ４２を装着し、保護用の被覆を設けることにより形成することができる。
その大きさも３０ｍｍ×３０ｍｍ程度以下のサイズとすることができる。
【００２１】
ＲＦＩＤタグ４０に使用する樹脂基材４１としては、ＰＥＴやポリプロピレン、ポリエチレン、ポリスチレン、ナイロン等の各種材料を使用することができ、紙であってもよい。
厚みは１５〜３００μｍが使用できるが、強度、加工作業性、コスト等の点から２０〜１００μｍがより好ましい。
金属箔としては銅箔やアルミ箔あるいは鉄箔を使用できるが、コスト、加工性からアルミ箔が好ましく、その厚みは６〜５０μｍ程度が好ましい。
【００２２】
そして、ＲＦＩＤタグ４０のＩＣチップ４２のメモリに記録された情報の読み取りは、ＲＦＩＤタグ４０に対して共振する呼び出し信号を発信し、数ｃｍから数十ｃｍの距離でＲＦＩＤタグ４０からの応答信号を読み、且つＲＦＩＤタグ４０のＩＣチップ４２のメモリに記録することができる。
【００２３】
次に、図５に基いて、本発明の実施形態に係る訪問者管理システムのシステム構成について説明する。
まず、受付３と、面会場所９と、オフィス１３との各々に備えられている端末８，１１，１４には、それぞれ表示手段１８、入力手段１９、記憶手段２０、送受信手段２１、制御手段２２などが備えられ、入力手段１９で入力された情報や、ＲＦＩＤリーダライタ１０でデータキャリア付き入場証４から読み取った情報や、光学読取装置７から読み取った情報などを、通信網１７を介して電算室１５の管理用コンピュータ１６に送信したり、管理用コンピュータ１６から必要な情報を入手できるように構成されている。
【００２４】
また、管理用コンピュータ１６には、送受信手段２３、訪問者情報データベース２４、面会場所予約情報データベース２５、登録手段２６、照合手段２７、警告情報送信手段２８、制御手段２９、計時手段３０などが備えられている。
訪問者情報データベース２４に登録する情報としては、図６に示すように、面会番号、訪問者名、日付、時刻、面会場所、面会者、カード番号、入場時刻、面会開始時刻、面会終了時刻、退場時刻などの情報が順次登録されるように構成されている。
また、面会場所予約情報データベース２５に登録する情報としては、図７に示すように、例えば、会議室や応接室など各々の面会場所の使用予約情報が、使用時刻と訪問者が関連付けられて随時登録されるようにしてある。
図７には、ある１日分の面会予約情報の登録状況が示されているが、必要に応じて、数日先や数ヶ月先などの面会予約情報を登録できるようにしてもよい。
【００２５】
また、登録手段２６は、送受信手段２３で受信した情報を各データベース２４，２５に登録する機能を有している。
訪問者情報データベース２４に登録する訪問者名、日付、時刻、面会場所、面会者などの情報と、面会場所予約情報データベース２５に登録する面会場所の使用予約情報とは、訪問者１から面会者１２への事前の電話連絡などのアポイントなどに基いて、面会者１２が端末１４を使用してこれらの情報を入力し、管理用コンピュータ１６に送信することで、随時登録される。
【００２６】
また、訪問者情報データベース２４に登録する面会番号、カード番号、入場時刻、退場時刻は、受付３のＲＦＩＤリーダライタ５でデータキャリア付き入場証４から読み取った情報や、受付３の端末８から入力した情報を管理用コンピュータ１６に送信することで、随時登録される。
また、面会開始時刻と面会終了時刻とは、面接場所９に備えられているＲＦＩＤリーダライタ１０でデータキャリア付き入場証４から読み取った情報を、そこの端末１１から管理用コンピュータ１６に送信することで、随時登録される。
【００２７】
また、管理用コンピュータ１６の照合手段２７は、訪問者１が退場する際に、訪問者１が予め訪問者情報データベース２４に登録された面会場所で、予定通りに面会を行なったか否かを調べるために、予め、面会場所予約情報データベース２５に登録された面会場所の使用予約情報と、訪問者情報データベース２４に登録された面会場所、面会開始時刻、面会終了時刻などとを照合する機能を有する。
そして、警告情報送信手段２８により、照合手段２７で照合処理された結果において、予定された面会場所での面会が行われたことを示す情報が訪問者情報データベース２４に無かった場合に、受付３の端末８に対して警告情報を送信することで、端末８の表示手段１８に警告情報を表示したり、警告音を鳴らすなどして、受付３の管理人に知らせる機能を有する。
また、計時手段３０は、管理用コンピュータ１６で受信した情報の受信時刻を計測する機能を有している。
【００２８】
次に、本発明の訪問者管理方法を、上記した訪問者管理システムの処理手順に基いて説明する。
まず、面会者１２は、訪問者１から面会者１２への事前の電話連絡などのアポイントなどに基き、端末１４の入力手段１９から、訪問者名、日付、時刻、面会場所、面会者などの面会予定情報等を入力し、通信網１７を介してこれらの情報を管理用コンピュータ１６に送信する。（ステップＳ１）
【００２９】
次に、端末１４から管理用コンピュータ１６で受信した情報に基いて、訪問者情報データベース２４に訪問者名、日付、時刻、面会場所、面会者などの情報を登録すると共に、面会場所予約情報データベース２５に、面会場所の使用予約情報を登録する。（ステップＳ２）
【００３０】
そして、受付３に訪問者１が訪れた際に、訪問者１から名刺を受付３の管理人が受取った後に、光学読取装置６で読み取り、訪問者１に発行するデータキャリア付き入場証４に記憶されているカード番号であるＩＤ番号と、光学読取装置６で読み取った訪問者の氏名などの個人情報とを、端末８から管理用コンピュータ１６に送信する。（ステップＳ３）
また、訪問者情報データベース２４に登録されている訪問者名と関連付けてカード番号であるＩＤ番号を登録した後に、データキャリア付き入場証４を訪問者１に渡す。（ステップＳ４）
【００３１】
その後、訪問者１は、予め面会者１から指定された会議室などの面会場所９に入り、面会場所９に備えられているＲＦＩＤリーダライタ１０で、データキャリア付き入場証４に記憶されているカード番号であるＩＤ番号を読み取り、読み取られたカード番号であるＩＤ番号は、端末１１から管理用コンピュータ１６に送信され、訪問者情報データベース２４に面会開始時刻が登録される。（ステップＳ５）
【００３２】
そして、面会が終了して訪問者１が面会場所９から退出する際に、面会場所９に備えられているＲＦＩＤリーダライタ１０で、データキャリア付き入場証４に記憶されているカード番号であるＩＤ番号を読み取り、読み取られたカード番号であるＩＤ番号は、端末１１から管理用コンピュータ１６に送信され、訪問者情報データベース２４に面会終了時刻が登録される。（ステップＳ６）
【００３３】
その後、訪問者１は、受付３に立ち寄り、データキャリア付き入場証４を受付３に返却する。（ステップＳ７）
データキャリア付き入場証４を受取った受付３の管理人は、ＲＦＩＤリーダライタ５で、データキャリア付き入場証４に記憶されているカード番号であるＩＤ番号を読み取り、読み取ったＩＤ番号を、端末８から管理用コンピュータ１６に送信し、訪問者情報データベース２４に退場時刻を登録する。（ステップＳ８）
【００３４】
更に、管理用コンピュータ１６の照合手段２７で、予め、面会場所予約情報データベース２５に登録された面会場所の使用予約情報と、訪問者情報データベース２４に登録された面会場所、面会開始時刻、面会終了時刻などとが照合される。（ステップＳ９）
この照合処理で、もしも、予定の面会場所での面会開始時刻情報と面会終了時刻情報が登録されていない場合に、警告情報送信手段２８により、受付３の端末８に対して警告情報が送信され、端末８の表示手段１８に警告情報を表示したり、警告音を鳴らすなどして、受付３の管理人に知らせる。（ステップＳ１０）
また、予定の面会場所での面会開始時刻情報と面会終了時刻情報が登録されている場合には、警告情報送信手段２８による警告情報がなく、訪問者１はそのまま出入口から帰ることとなる。
また、訪問者情報データベース２４に登録された情報から、入場時刻、面会開始時刻、面会終了時刻、退場時刻などの時刻情報を確認することで、各時刻の時間間隔が有りすぎる場合には、その訪問者が予定以外の不審な行動を行なったことも想定され、これらの情報に基いて調査、確認を行なうこともできる。
【００３５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の訪問者管理方法及び訪問者管理システムは、受付で訪問者に対してデータキャリア付き入場証を発行すると共に、面会場所でデータキャリア付き入場証に記憶された情報を非接触方式で読み取り、情報収集することができるので、訪問者が大勢訪れた場合でも、時間や手間をかけることなく効率的に入場または退場手続きを行なうことができ、また入場した訪問者が社屋内でどのように過ごしたのかなどの行動情報も正確に収集することができ、収集した時刻情報から不信な行動が無かったのかを確認することもできるという効果がある。
また、データキャリア付き入場証に書き換え可能な表示部が設けられ、受付の端末に表示記録装置が備えられることで、データキャリア付き入場証に必要な情報を書き換えて表示できるので、繰り返して再使用できるという効果がある。
更に、データキャリアをＲＦＩＤタグとすることで、簡単にデータキャリア付き入場証を作製することができ、ＲＦＩＤリーダライタでの処理が可能となり、特別の装置をあらためて製造することなく簡単にシステムを構築できるという効果がある。
また、受付に光学読取装置が備えられることで、訪問者から入手した名刺の情報を効率的に入力して活用できるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る訪問者管理システムの構成説明図である。
【図２】データキャリア付き入場証の平面図である。
【図３】図２のＡ−Ａ線断面図である。
【図４】ＲＦＩＤタグの平面図である。
【図５】本発明の実施形態に係る訪問者管理システムのシステムブロック図である。
【図６】訪問者情報データベースに記憶する情報を示す図である。
【図７】面会場所予約情報データベースに記憶する情報を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係る訪問者管理システムの処理手順を示すフロー図である。
【符号の説明】
１ 訪問者
２ 会社
３ 受付
４ データキャリア付き入場証
４ａ 書き換え可能な表示部
４ｂ，４ｃ 基材シート
５，１０ ＲＦＩＤリーダライタ
６ 表示記録装置
７ 光学読取装置
８，１１，１４ 端末
９ 面会場所
１２ 面会者
１３ オフィス
１５ 電算室
１６ 管理用コンピュータ
１７ 通信網
１８ 表示手段
１９ 入力手段
２０ 記憶手段
２１ 送受信手段
２２，２９ 制御手段
２３ 送受信手段
２４ 訪問者情報データベース
２５ 面会場所予約情報データベース
２６ 登録手段
２７ 照合手段
２８ 警告情報送信手段
２９ 制御手段
３０ 計時手段
４０ ＲＦＩＤタグ
４１ 基材
４２ ＩＣチップ
４３ コイルパターン
４３Ｃ コイル接続端子
４４ 導通部材

Claims (5)

1. 訪問者に固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証を発行し、訪問先に入場する訪問者を管理する訪問者管理方法であって、
   訪問者との面会予定情報を予め管理用コンピュータのデータベースに登録するステップと、訪問先に対して訪問者が入場する際に、訪問者に対して、前記面会予定情報と関係付けて前記データベースに登録した識別情報を記憶させたデータキャリア付き入場証を発行するステップと、訪問者が訪問先に入場した後に、面会場所に設置されているデータキャリアリーダライタで、訪問者が所持するデータキャリア付き入場証から識別情報を読み取るステップと、前記データキャリアリーダーで読み取った識別情報を前記管理用コンピュータに送信し、面会情報を登録するステップと、訪問者が退場する際に訪問者が所持するデータキャリア付き入場証を返却し、返却されたデータキャリア付き入場証に記憶された識別情報をデータキャリアリーダライタで読み取り、前記管理用コンピュータに送信するステップと、前記管理用コンピュータで受信した識別情報に基いて、前記データベースに前記訪問者が退場したことを示す情報を登録するステップと、
   からなることを特徴とする訪問者管理方法。
2. 訪問者に固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証を発行し、訪問先に入場する訪問者を管理する訪問者管理システムであって、
   訪問者に発行する固有の識別情報が記憶されたデータキャリア付き入場証と、
   訪問先の受付及び面会場所にそれぞれ設置されたデータキャリアリーダライタを備えた端末と、
   訪問者に関する個人情報と、面会者情報及び面会場所情報等の訪問者情報を入力する端末と、
   前記データキャリアリーダライタ及び前記端末と通信可能に接続された、データベースを有する管理用コンピュータと、
   を具備し、
   前記管理用コンピュータには、前記端末から受信した訪問者情報と、前記データキャリアリーダライタから受信した識別情報とを、前記データベースに関係付けて登録する手段を有することを特徴とする訪問者管理システム。
3. 前記データキャリア付き入場証に、書き換え可能な表示部が設けられ、前記受付の端末に、表示記録装置が備えられていることを特徴とする請求項２記載の訪問者管理システム。
4. 前記データキャリアがＲＦＩＤタグであり、前記データキャリアリーダライタがＲＦＩＤリーダライタであることを特徴とする請求項２項記載の訪問者管理システム。
5. 前記端末に、名刺に表示された情報を光学的に読み取る光学読取装置が備えられていることを特徴とする請求項２記載の訪問者管理システム。

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