JP2004200779A - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】複数文書をランダムに並べたままで読み込みを行っても、登録文書は予め定義した順番に自動的に整列可能で、また後から追加・削除・修正を容易にすること。
【解決手段】スキャナ部１で書類の画像を読取り、データ処理部２で読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にしおりフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該しおりフォルダに格納する。データ処理部２は、さらにしおり名称とインデックス情報とが対応づけられ文書の整列順が定義されたしおり定義ファイルにしたがって、前記しおりフォルダが整列順に沿った順番に並べ替えられ各しおりフォルダとフォルダ内の画像ファイルの保存場所とが登録されたしおり定義ファイルテーブルを生成する。
【選択図】 図１２
【解決手段】スキャナ部１で書類の画像を読取り、データ処理部２で読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にしおりフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該しおりフォルダに格納する。データ処理部２は、さらにしおり名称とインデックス情報とが対応づけられ文書の整列順が定義されたしおり定義ファイルにしたがって、前記しおりフォルダが整列順に沿った順番に並べ替えられ各しおりフォルダとフォルダ内の画像ファイルの保存場所とが登録されたしおり定義ファイルテーブルを生成する。
【選択図】 図１２
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、種類の異なる書類を読み込んで文書登録を行う文書管理装置及び文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、複数書類を一度にセットしても、文書ごとに区分して読取り情報を記録し、それぞれの文書ごとに所定のインデックス情報を自動付加する装置がある（例えば、特許文献１参照）。かかる装置では、種類の異なる文書を区分するための仕切紙を文書の前後に挿入しておき、読取り処理の際に仕切紙を検出した際に当該仕切紙の前後の文書の読取り画像をそれぞれ一個のファイルとして区分し、区分したファイルごとにバーコードで与えられるインデックス情報を付加する。
【０００３】
【特許文献１】
特開平８−１７２５１４号公報（段落００２９−００３２、図２）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記した従来装置では、文書を登録する際に、種類の異なる複数文書を予め登録する順番に手作業で並べておかなければならないといった問題があった。また登録した後に追加、削除、変更ができず、更新するためには再度文書を読み込む作業が発生する問題があった。
【０００５】
本発明は以上のような実情に鑑みてなされたものであり、種類の異なる複数文書をランダムに並べたままで読み込みを行っても、登録文書は予め定義した順番に自動的に整列可能で、また後から追加・修正が容易な文書管理装置及び文書管理方法を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にしおりフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該しおりフォルダに格納し、しおり名称とインデックス情報とが対応づけられ文書の整列順が定義されたしおり定義ファイルにしたがって、前記しおりフォルダが整列順に沿った順番に並べ替えられ各しおりフォルダとフォルダ内の画像ファイルの保存場所とが登録されたしおり定義ファイルテーブルを生成するものである。
【０００７】
【発明の実施の形態】
本発明の第１の態様は、書類名を示すしおり名称と書類を識別するインデックス情報とを対応づけて予め定義したしおり定義ファイルを記憶する記憶手段と、書類の画像を読み取る画像読取手段と、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納するフォルダ生成手段と、前記検出されたインデックス情報と前記作成されたフォルダの位置情報とを対応づけたデータファイルを生成するファイル生成手段と、前記しおり定義ファイルと前記生成されたデータファイルとからしおり名称としおり名称に対応するインデックス情報としおり名称の書類の画像ファイルを格納したフォルダの位置情報とを関連づけたテーブルを生成するテーブル生成手段と、を具備する文書管理装置である。
【０００８】
このように構成された文書管理装置によれば、しおり名称としおり名称に対応するインデックス情報がしおり定義ファイルに従ってテーブルに展開され、読込まれた書類の画像ファイルを格納したフォルダの位置情報がインデックス情報をキーにしてしおり名称とインデックス情報とに対応させてテーブルに展開されるので、テーブル内容にしたがってしおり名称を表示させることにより、しおり定義ファイルに定義される順番を維持したまましおり名称が表示されるとともに、表示されたしおり名称には対応する文書の読取画像が格納されたフォルダが関連づけられているので容易に画像表示することもできる。
【０００９】
本発明の第２の態様は、第１の態様の文書管理装置において、前記テーブル生成手段は、前記しおり定義ファイルからしおり名称としおり名称に対応するインデックス情報とを読込んでテーブルに展開し、前記データファイルからインデックス情報を読込んで前記展開したテーブル内に一致するインデックス情報があれば当該インデックス情報に対応させて前記データファイルのフォルダの位置情報を前記テーブルに書き込んでテーブルを生成するものとした。
【００１０】
これにより、テーブルに、しおり名称とそのしおり名称に対応した書類の読取画像が格納されたフォルダの位置情報とを対応付けて設定することができるものとなる。
【００１１】
本発明の第３の態様は、第１又は第２の態様の文書管理装置において、前記テーブル生成手段によるテーブル生成後にしおり定義ファイルに定義済みの書類を後から登録する場合、追加分の書類を前記画像読取手段による画像の読取り及び前記フォルダ生成手段によるフォルダ作成を行った後、既に生成済みのデータファイルに今回検出されたインデックス情報と作成されたフォルダの位置情報との対応を追加し、前記テーブル生成手段により既に生成済みのテーブルに今回登録するしおり名称とインデックス情報とフォルダの位置情報との対応を追加するものとした。
【００１２】
これにより、既登録書類の情報が書き込まれたテーブルに追加登録する書類の情報が書き込まれるが、追加登録に対応したしおり名称は予めしおり定義ファイルに定義されていてテーブル上に反映されているので、追加登録のしおり名称に対応させてフォルダの位置情報をテーブルに書き込むだけで登録処理を完了でき、テーブル内容にしたがってしおり名称を表示すれば、追加登録した書類のしおり名称を反映した順番で表示されるものとなる。
【００１３】
本発明の第４の態様は、第１、第２、第３のいずれかの態様の文書管理装置において、前記テーブル生成手段によるテーブル生成後に一部の書類を削除する場合、前記テーブル生成手段により生成されたテーブルから削除対象文書のフォルダの位置情報を削除し、前記データファイルから削除対象文書のインデックス情報とフォルダ名とを削除し、前記フォルダ生成手段により作成された当該フォルダと当該フォルダに格納された画像ファイルとを削除するものとした。
【００１４】
これにより、テーブルから削除対象の書類のしおり名称に対応したファイルの位置情報を削除し、データファイルから削除対象文書のインデックス情報とフォルダ名とを削除し、フォルダに格納された画像ファイルとを削除する操作で任意の文書を削除でき、削除後のテーブル内容にしたがってしおり名称を表示させれば、削除書類が表示画像から削除されたものとなる。
【００１５】
本発明の第５の態様は、書類の画像を読取り、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納し、書類名を示すしおり名称と書類を識別するインデックス情報とを対応づけて所定の整列順で予め定義したしおり定義ファイルを用いて、前記検出されたインデックス情報としおり定義ファイルのインデックス情報とが一致した場合に、前記作成されたフォルダの位置情報と前記しおり名称とを関連づけたテーブルを生成することを特徴とする文書管理方法である。
【００１６】
本発明の第６の態様は、予め所望の順番に記載した書類名とこれらの書類を識別するためのバーコードとを対応させた定義テーブルを備え、前記バーコードが挿入された原稿を読み取り、読み取った原稿画像を前記バーコード毎に別々の保存場所に保存し、前記読取ったバーコードと一致する前記定義テーブルの内容と前記保存場所とを対応させて、ユーザが前記書類を操作する際には、前記定義テーブルの書類名の順番に書類名を表示し、ユーザが選択した書類名に対応の原稿画像を保存場所から読み出して表示することを特徴とする文書管理方法である。
【００１７】
本発明の第７の態様は、第６の態様の文書管理方法において、前記定義テーブルに書類名があって対応の原稿画像が保存されていない場合、ユーザが前記書類を操作する際には、前記保存されていない書類名を表示しないものとした。
【００１８】
本発明の第８の態様は、第６の態様の文書管理方法において、前記定義テーブルに記載の書類を後から追加登録する場合、追加先となる書類のＩＤを認識し、バーコードが挿入された追加原稿を読み取り、読み取った原稿画像を前記ＩＤに対応する保存場所に前記バーコード毎に別々に保存し、前記読み取ったバーコードと一致する前記定義テーブルの内容と前記保存場所とを対応させるものとした。
【００１９】
以下、本発明に係る文書管理装置の一実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００２０】
図１は本実施の形態に係る文書管理装置の概略的な機能ブロック図である。スキャナ部１は、文書登録すべき書類の画像を読み込む画像読取手段として機能する部分である。データ処理部２は、コンピュータで構成されており、スキャナ部１を制御するスキャナドライバ、スキャナ部１から入力する画像データからバーコードデータを認識する機能、後述するしおり整列機能、しおり整列された状態で読取画像データを外部記憶装置へ文書登録する登録機能、その他の機能を備えている。データ蓄積部３は、外部記憶装置としてのハードディスクで構成され、読取画像データが文書登録される部分である。データ出力部４は、データ処理部２から与えられる登録文書データ又はスキャナ部１により取得された読取画像データを出力する部分である。データ出力部４による出力形態は、表示出力、ネットワーク送信、プリントアウトが想定される。本例では、データ出力部４を、表示出力するための表示部と、プリントアウトするためのプリンタ部と、他の通信装置へ画像送信するネットワーク通信部とで構成するものとする。操作入力部５は、ユーザがデータ処理部２に対して各種の指示を入力する部分であり、例えばＧＵＩを介して指示入力可能に構成されている。
【００２１】
次に、本文書管理装置において、実際に読込まれた書類の読取画像データ（文書データ）が自動的にしおり整列されて文書登録されるまでの動作について詳細に説明する。
【００２２】
先ず、書類の読み込みを行う前にしおり定義ファイルを準備する。しおり定義ファイルを作成する時点で文書登録が予想される書類のタイトル（文書を整列したときに区切りとなる分類名）をしおり名称として決定する。例えば、病院における患者に関する書類が文書登録の対象であれば、入院病誌、問診表、入院診療計画書、検査記録（病理）、検査記録（放射線）などがしおり名称として使用されるであろう。これらの書類を区分けして文書管理する場合、書類の内容に基づいて整列の順番がある程度決められている。又は、ユーザが希望する任意の整列順があるはずである。しおり定義ファイルには、しおり名称を用いて所望の整列の順番を定義する。さらに、しおり定義ファイルには、しおり名称に対応させて１対１で定めたバーコードデータも定義している。
【００２３】
本例では、しおり定義ファイルをＣＳＶ形式で定義する。ＣＳＶ形式のしおり定義ファイルは、１レコードに１つのしおり名称を記述し、しかもユーザが任意に定める整列順で第１レコードから順番にしおり名称を記述していくことができるので、ユーザにとって感覚的に整列順を把握できる利点がある。但し、本発明はＣＳＶ形式の定義ファイルに限定されるものではなく、他の形式でしおり定義ファイルを作成しても良い。
【００２４】
図２は、ＣＳＶ形式のしおり定義ファイルのフォーマット例を示している。同図に示すように、個々のレコード（１レコード目からＮレコード目）には段落名２１（第１段落）とその段落名２１に対応した段落定義番号２２（第１段落）、段落名２３（第２段落）とその段落名２３に対応した段落定義番号２４（第２段落）が定められている。段落名２１、２３がしおり名称に相当し、段落定義番号２２、２４を組合せた数字列がバーコードデータに相当する。
【００２５】
本例では、１レコードを第１段落と第２段落に分割している。例えば、入院病誌のようなしおり名称であれば第１段落だけでしおり名称を定義できるが、検査記録のような区分では検査記録の種別として病理、放射線、その他の項目が存在する。第２段落を設けると、検査記録のような書類でも病理、放射線といったレベルまで分類して整列できる。すなわち、「検査記録」という共通分類は第１段落に定め、病理等のサブ分類は第２段落に定めることができる。また段落定義番号は、バーコードにおける番号開始位置と終了位置を示している。患者に関する書類に限らず、他の種類の書類でも共通分類とサブ分類に分けて定義することができる。なお、サブ分類は１つに限定されるものではなく、第３段落、第４段落と任意の段落数を設定して複数のサブ分類を定義するようにしても良い。
【００２６】
図３に、しおり定義ファイル（ＣＳＶ形式）の具体例を示す。同図に示すしおり定義ファイルでは、第１段落の段落名２１がバーコードの２番目から４番目の数字列（番号）に対応し、第２段落の段落名２３が当該バーコードの５番目、６番目の数字列（番号）に対応すると定義している。図４に示すバーコードは、図３に示すしおり定義ファイルの５レコード目のしおり名称に対応したものである。第１段落の段落名２１である「青２号紙」は「０２１」の数字列で表され、第２段落の段落名２３である「承諾書」は「１０」の数字列で表される。したがって、２番目から６番名の数字が「０２１１０」となっているバーコードは、しおり名称「青２号紙・承諾書」を意味していることになる。本実施の形態では、以上のようにしてしおり名称とバーコードデータとを対応させてしおり定義ファイルに定義している。
【００２７】
次に、しおり定義ファイル（図３）に定義したしおり名称に対応したバーコードを、専用の区切り用紙又は書類自体の１枚目の用紙（表側）に印刷又は貼付する。図５（ａ）はバーコードを印刷した専用の区切り用紙の平面図の例であり、図５（ｂ）はバーコードを印刷した入院病名紙（表側）の平面図の例である。
【００２８】
なお、しおり定義ファイルに定義されているしおり名称は想定されたものである。患者によって実際に存在する書類の種類が異なるので、当然患者によって使用する区切り用紙（しおり名称）も異なっている。そのため、患者ごとに必要な区切り用紙（しおり名称に対応したバーコード付き）を選択する。
【００２９】
一方、カルテなどの書類はしおり名称に対応した分類ごとにまとめられている。各分類の書類の一番上にしおり名称に対応した区切り用紙が配置されるように、作成した区切り用紙を差込む。
【００３０】
ここで、従来であれば各分類の書類を分類間に亘り整列順に並べなおす必要があったが、本発明では書類が分類ごとにまとめられていれば、さらに分類間の順番を所望の整列順に並べなおす必要はない。すなわち、分類間の順番は図３のしおり定義ファイルに定義した順番になっている必要はなくばらばらで良い。また、同一分類の書類は一般的には１つにまとめて保管されているので、ほとんどのケースで書類を分類ごとにまとめる作業も発生しない。
【００３１】
次に、区切り用紙が組み込まれた各分類の書類の束を、スキャナ部１により１枚ずつ（本例では表裏の両方）読込む作業を実施する。
【００３２】
図６は区切り用紙を組み込んだ書類をスキャナ部１から読込んだ際のデータ処理部２のフロー図であり、図７は書類をスキャナ部１から読込んだ際に生成されたフォルダを示している。
【００３３】
データ処理部２においてスキャナドライバを起動した後、ＩＤ番号を操作入力部５から入力する。本例ではＩＤ番号として患者ＩＤを入力するものとする。しおり名称をつけて登録文書を整列させる単位は患者単位だからである。したがって、ＩＤ番号で指定された範囲が書類整列の範囲となる。
【００３４】
スキャナ部１で区切り用紙又は書類の画像データの読取りを実行すると、読取画像データをデータ処理部２に取り込む処理を開始すると共に（ステップＳ１００）、上記患者ＩＤに対応したフォルダを作成する（ステップＳ１０１）。例えば、患者ＩＤ１が入力された場合、図７におけるフォルダ７１が作成されることになる。
【００３５】
全ての書類（全頁）について後述する処理が完了するまで（ステップＳ１０２）、ステップＳ１０３からステップＳ１０４へ分岐し、バーコードチェック、フォルダ作成、データ保存等の処理を繰り返す。ステップＳ１０３では、今回の読取画像データにバーコードデータがあるか否か判断する。その結果、バーコードデータが含まれていれば、今回の読取画像データは区切り用紙であると判定して、ステップＳ１０１で作成したＩＤ対応のフォルダの配下に、新たにしおりフォルダ７３を作成する（ステップＳ１０４）。バーコード付き書類（区切り用紙）は一分類につき１番最初の用紙であるので、同一分類単位でページ番号を付する場合には、区切り用紙を認識した時点でしおりフォルダ７３内に登録される読取画像データ（書類）の頁番号を初期化する（ステップＳ１０４）。
【００３６】
次に、ステップＳ１０１で作成したＩＤ対応のフォルダの配下にバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）を作成し、バーコードデータ及びしおりフォルダ名を関連付けて保存する（ステップＳ１０５）。
【００３７】
また、図５（ｂ）に示すように本来の書類の表紙にバーコードを付して区切り用紙として兼用している場合は、図７に示すように当該書類の読取画像データにファイル名（０００００００１．ｔｉｆ）を付与して、しおりフォルダ７３に登録する（ステップＳ１０６）。図７に示す例では、ファイル名（０００００００１．ｔｉｆ）は頁番号とファイル属性とで構成した。
【００３８】
また、図５（ａ）に示すように専用の区切り用紙の場合、読取画像データはバーコードデータだけであるので読取画像データの登録は行われない。
【００３９】
次に、ステップＳ１０６で読取画像データの登録が行われていれば、頁番号をインクリメントして（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０２へ戻る。バーコードが付された区切り用紙兼用書類の裏面にも情報が記載されている場合は、両面読取りを行っている。両面読取りを行った場合は、バーコード付き読取画像データ（表面）の次にバーコードデータが無い読取画像データ（裏面）が読込まれる。また、区切り用紙の後に何枚か同一分類に属する書類が連続して存在する場合も、後続頁はバーコードが付されていない。このようにバーコードデータが付されていない読取画像データが読込まれた場合は、ステップＳ１０３の判定でステップＳ１０６へ分岐して、当該読取画像データにファイル名（０００００００２．ｔｉｆ）を付けてしおりフォルダ７３に登録する（ステップＳ１０６）。そして、頁番号をインクリメントして（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０２へ戻る。
【００４０】
新たに区切り用紙が読込まれれば、ステップＳ１０４において、図７に示すように、ＩＤ１の配下にしおりフォルダ７４が作成され、ステップＳ１０５において、ＩＤ１に対応のフォルダ配下に作成したバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）に今回読込んだバーコードデータ及び今回作成したしおりフォルダ名を関連付けて保存する。そして、次の区切り用紙が読込まれるまで、しおりフォルダ７４に読取画像データを順次登録していく（ステップＳ１０６）。
【００４１】
図７にスキャナ部１から読取画像データを読込んだ際のファイル構造が示されている。同図には符号７１で示す患者ＩＤ＝１の全ての書類と、符号７２で示す患者ＩＤ＝２の一部の書類を読込んだ段階でのファイル構造が示されている。上記したように、患者ＩＤ＝１の書類を読取る際に患者ＩＤ＝１を入力すると患者ＩＤ＝１のフォルダ７１が生成され、バーコードが付された区切り用紙を読込むたびにそのバーコードが認識され、患者ＩＤ＝１のフォルダ７１の配下にしおりフォルダ７３、７４が作成される。図７に示す例では、患者ＩＤ＝１ではしおりフォルダ７３、７４の２つが作成されている。一つ目のしおりフォルダ７３には、表裏の２頁しか格納されていないことから、区切り用紙で区切られた中には１枚の書類しかなかったことを意味している。例えば、図３における入院病誌の読取画像の場合が該当する。また、二つ目のしおりフォルダ７４には、表裏で４頁が格納されているので区切り用紙で区切られた中には２枚の書類があったことを意味している。
【００４２】
また、図７に示すように一つの患者ＩＤのフォルダ内には１つのバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）が作られる（ステップＳ１０５）。図８にバーコードデータファイル７６のフォーマットを示している。バーコードが付けられた区切り用紙が読込まれるたびに、しおりフォルダが作成されると共にバーコードデータ及びしおりフォルダ名がバーコードデータファイルに追加されていく。その結果、ある患者について全ての書類を読込めば、当該全書類に組み込まれていた区切り用紙に付されたバーコードの数だけバーコードデータ及びしおりフォルダ名がバーコードデータファイル７６に記述される。図７の例であれば、患者ＩＤ＝１に関しては、しおりフォルダ名＝０００００００００１とその読取りバーコードデータ、しおりフォルダ名＝０００００００００２とその読取りバーコードデータが、図８に示すフォーマットで格納されている。
【００４３】
なお、図５（ａ）に示すように区切り用紙にバーコードのみが記述されている専用の区切り用紙の場合は、ステップＳ１０６で画像登録は行わないで破棄するようにすることが望ましい。管理する必要のない画像だからである。
【００４４】
次に、以上のようにして取り込まれた書類をしおり名称のレベルで任意の整列順に表示可能な文書登録管理データに加工するための処理について説明する。
【００４５】
図９は文書登録管理データに加工するためのフロー図である。図７に示す状態でフォルダ管理されている書類を、図３に示すしおり定義ファイルに定められた順番で整列させて表示することのできる文書登録管理データに加工する処理について説明する。
【００４６】
図３に示すしおり定義ファイルを読込んでしおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ２００）。しおり定義ファイルの保存場所は、データ処理部２の内部メモリ又はデータ蓄積部３とする。但し、ＣＤ等のリムーバブルディスクからの読込み、又はネットワークを介したサーバからのダウンロードにて取得するように構成することもできる。
【００４７】
図１０はしおり定義ファイルテーブルのフォーマットを示している。ステップＳ２００での処理内容を具体的に説明する。データ処理部２は、読込んだしおり定義ファイル（図３）から１レコードずつ内容を認識して、図１０のしおり定義ファイルテーブルに書き込んでいく。
【００４８】
例えば、図３のしおり定義ファイルでは、１レコード目は第１段落（段落階層＝１）に段落文字列として「入院病誌」が設定され、その内容は「１」となっている。第２段落以降にデータは設定されていない。したがって、図１０のしおり定義ファイルテーブルには、１レコード目の段落階層１０に第１段落であることを示す「１」が記入され、段落桁数１１には第１段落の段落定義番号２２が「２−４（バーコードの２番目から４番目）」の３桁であることから「３」が記入され、段落コード１２にはバーコードの２番目から４番目の内容である「００１」が記入される。段落文字列１３には段落名である「入院病誌」が記入される。１レコード目は第２段落にデータが存在しないので「０」が記入され、段落文字列にはデータが無いことを意味する「ＮＵＬＬ」が記入される。５レコード目のように第２段落にデータが存在する場合は、第１段落の記入の後に、段落階層１４に第２段落であることを示す「２」が記入され、段落桁数１５には第２段落の段落定義番号２４が「５−６（バーコードの５番目から６番目）」の２桁であることから「２」が記入され、段落コード１６にはバーコードの５番目から６番目の内容である「１０」が記入される。段落文字列１７には第２段落の段落名である「承諾書」が記入される。以下同様にしてしおり定義ファイルの上から順番に１レコードずつしおり情報を取り込んでしおり定義ファイルテーブルに書き込む。
【００４９】
次に、設定の終了したしおり定義ファイルテーブルに患者ＩＤを定めて、同一の患者ＩＤのフォルダからバーコードデータファイル（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）を読込む（ステップＳ２０１）。そして、バーコードデータファイル（図８）から１番目のバーコードデータを取り出し、取り出したバーコードデータと一致する段落コードをしおり定義ファイルテーブル（図１０）の段落コード１２，１６から検索する(ステップＳ２０２)。例えば、図７において患者ＩＤ＝１に格納されたバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）には図１１に示すデータが格納されているものとする。バーコードデータ＝００１００と一致するレコードをしおり定義ファイルテーブル（図１０）の段落コード１２、１６から探すと、１レコード目の段落コード１２に「００１」、段落コード１６に「００」とあり、バーコードデータの「００１００」と一致する。
【００５０】
次に、ステップＳ２０２においてバーコードデータと一致するレコードを検索できた場合は、同じレコードにある「イメージファイルフルパス１」１８の項目に、バーコードデータファイル（図１１）においてバーコードデータ＝００１００と一緒に設定されているしおりフォルダ名（０００００００００１）を記入する(ステップＳ２０３)。
【００５１】
このとき、フォルダのパス情報（C:\scn\1832050\）もフォルダ名と合わせて「イメージファイルフルパス１」に挿入される。「イメージファイルフルパス１」とは、段落コードと一致するバーコードデータによって作成されたしおりフォルダの配置場所を示すフォルダ名のことである。「イメージファイルフルパス２」は、登録済みのしおり名称の文書にページを追加登録する場合に追加登録する文書のパス情報を格納するものである。図１２は１レコード目の「イメージファイルフルパス１」にしおりフォルダ名が記入された状態を示している。前述の通り、しおりフォルダ（０００００００００１）には入院病誌の書類を読込んだ読取画像データが格納されている。したがって、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」にしおりフォルダ名が挿入されたことにより、しおり定義ファイルのしおり名称と読取画像データを含んだ形で実際に生成されているしおりフォルダとが、しおり定義ファイルテーブル上で関連付けられた事になる。
【００５２】
なお、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」にしおりフォルダ名を挿入したときは、バーコードデータファイルの対応するバーコードデータには処理済を示すフラグ（図示せず）を立てる(ステップＳ２０３)。
【００５３】
次に、ステップＳ２０１に戻り、処理していないバーコードデータがあるか否かチェックする。図１１に示す例であれば２つ目のバーコードデータ（００２００）があるので、そのバーコードデータを取り込み、取り込んだバーコードデータと一致する段落コードをしおり定義ファイルテーブルの段落コードから検索する(ステップＳ２０２)。今回のバーコードデータと一致する段落コードをしおり定義ファイルテーブルから見つけたら、その一致段落コードがあるレコードの「イメージファイルフルパス１」にバーコードデータファイルにある該当するしおりフォルダ名を挿入する。
【００５４】
以上の処理をバーコードデータファイルにあるバーコードデータが無くなるまで繰り返し、バーコードデータファイルに登録していた全てのしおりフォルダ名をしおり定義ファイルテーブルの該当する「イメージファイルフルパス１」又は「イメージファイルフルパス２」に挿入する。
【００５５】
なお、一人の患者がしおり定義ファイルに定義した全てのしおり名称を使用するわけではないので、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」「イメージファイルフルパス２」にはしおりフォルダ名の挿入されないレコードも存在する。そのような「イメージファイルフルパス」にはＮＵＬＬを挿入する。
【００５６】
以上の処理により、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス」１８，１９に、バーコードデータファイル７６に登録された全しおりフォルダ名（図８、図１１）に関して、各しおりフォルダのパス情報（保存場所）が登録されたことになる。
【００５７】
次に、ステップ２０４において、しおり定義ファイルテーブルの内容を文書登録管理データファイルに書き込む。図１３はしおり定義ファイルテーブルの内容が書き込まれた文書登録管理データファイルを示す。同図に示すように、しおり定義ファイルテーブルの内容に加えて、しおりＸ方向位置３１及びしおりＹ方向位置３２の項目が追加されている。しおりＸ方向位置３１及びしおりＹ方向位置３２は、画面表示する上でしおり名称の表示位置を指定するパラメータである。しおりＸ方向位置３１は表示画面上の横方向の表示位置を示し、しおりＹ方向位置３１は表示画面上の縦方向の表示位置を示す。例えば、Ｘ＝０、Ｙ＝０であれば、表示画面の左端左上からしおり名称を表示することになる。
【００５８】
一つの患者ＩＤについて文書登録管理データファイルの作成が完了したら、文書登録が終了する。当該患者ＩＤについて作成したしおり定義ファイルテーブルを初期化して処理を終了する(ステップＳ２０５)。
【００５９】
上記文書登録管理データファイルは、データ処理部２の内部メモリ又はデータ蓄積部３に患者ＩＤ毎に保存される。そして、操作入力部５からデータ処理部２に対して患者ＩＤを指定して文書登録管理データの表示要求があれば、患者ＩＤに基づいて文書登録管理データファイルを読み出す。次に、文書登録管理データファイルからイメージファイルフルパス１８，１９にデータが設定されているレコードを特定し、特定したレコードから「０」以外のデータの設定されている段落階層１０、１４の段落文字列１３を取り出す。取り出されたしおり名称が属しているレコード番号及び段落文字列１３はしおり定義ファイルに従っているので、レコード番号及び段落文字列１３に基づいて取り出されたしおり名称を表示させれば、しおり定義ファイルに定義された前後関係を維持したまま当該患者の登録文書がしおり名称にて表示されることになる。
【００６０】
図１４は、ある患者ＩＤの文書登録管理データに基づいて登録文書をしおり名称にて表示した例を示している。しおり名称が画面左側に整列されていて、整列しているしおり名称の中からユーザが選択したしおり名称（検査記録(病理)）に対応した登録画像が表示されている。文書登録管理データ上でしおりフォルダ名と当該フォルダの保存場所であるフルパスとが関連付けられているので、しおりフォルダの１頁目を容易に表示させることができる。
【００６１】
次に、既に文書登録された患者について新たな書類を追加登録する場合について説明する。
【００６２】
図１５は書類を追加登録する場合のフロー図である。図３に示すしおり定義ファイルを読込み、前述したようにしおり定義ファイルの内容を図１０に示すしおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ３００）。
【００６３】
次に、患者ＩＤの入力を受け付け（ステップＳ３０１）、受け付けたＩＤに対応した文書登録管理データ（図１３）を読込んで、その内容をしおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ３０２）。
【００６４】
ここで、ステップＳ３００で作成したしおり定義ファイルテーブルには、文書登録管理データに設定されているデータ内容のうちしおりフォルダのイメージファイルフルパスデータ以外は既に設定されているので、ステップＳ３０２では文書登録管理データ上のイメージファイルフルパスデータを該当個所に書き込むだけで良い。
【００６５】
次に、区切り用紙が一番上に置かれた追加書類をスキャナ部１で読込む（ステップＳ３０３）。スキャナ部１で読込まれた読取画像データを１頁ずつ処理する。先ず、ステップＳ３０４の判定を経てから、読取画像データにバーコードデータが含まれているか否か判断する（ステップＳ３０５）。バーコードデータが含まれた読取画像データであれば区切り用紙であると判断してパス情報の書き込みへ処理を移行する。すなわち、認識したバーコードデータを基にしおり定義ファイルテーブルのレコードから段落コード１２、１６の内容が一致するレコードを検索する（ステップＳ３０６）。段落コード１２、１６の内容が一致するレコードがあれば（ステップＳ３０７）、ステップＳ３０１で受け付けた患者ＩＤに対応するフォルダの配下にしおりフォルダを新規に作成する（ステップＳ３０８）。さらに、頁番号を初期化する（ステップＳ３０８）。また、対応するＩＤフォルダにあるバーコードデータファイル（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）に、しおりフォルダを作成した基になったバーコードデータを書き込むとともにしおりフォルダ名を書き込む（ステップＳ３０９）。
【００６６】
次に、ステップＳ３０９で作成したしおりフォルダ名をしおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」１８に書き込む（ステップＳ３１０）。この結果、しおり定義ファイルテーブル上で、しおりフォルダと追加登録文書の読取画像データとが関連づけられて定義されたことになる。
【００６７】
次に、作成されたしおりフォルダ内に、読取画像データのファイルを格納し（ステップＳ３１１）、頁番号をインクリメントして（ステップＳ３１２）、上記ステップＳ３０４へ戻る。次のバーコードデータが検出されるまで追加登録文書の全頁についてステップＳ３０５からステップＳ３１１へ分岐して、ステップＳ３０８で作成したしおりフォルダ内に読取画像を順次格納する。
【００６８】
一方、ステップＳ３０４の判定で未処理の頁が無くなったと判断された場合は、しおり定義テーブルファイルの内容を文書登録管理テータファイルに書き込む（ステップＳ３１４）。これにより、ステップＳ３０３で読込んだ追加登録文書のデータが反映された文書登録管理データが完成する。その後、しおり定義ファイルテーブルを初期化して処理を終了する（ステップＳ３１５）。また、ステップＳ３０７でバーコードデータと一致するレコードがなければ別の書類が混ざってしまった可能性があるので、エラーを表示して（ステップＳ３１３）、それ以前に正常に追加登録された分を文書登録管理データに書き込んで（ステップＳ３１４）、しおり定義ファイルテーブルを初期化して処理を終了する（ステップＳ３１５）。
【００６９】
このように、追加文書を登録する場合であってもスキャナ部１から追加文書を読込むだけでしおり定義ファイルに定義した順番を維持した状態で登録文書を整列表示し得る文書登録管理データを取得することができる。
【００７０】
次に、文書登録管理データから任意の文書を削除する場合の処理について説明する。
【００７１】
図１６は文書登録管理データから任意の文書を削除する場合のフロー図である。患者ＩＤに対応した文書登録管理データを読込み、しおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ４００）。例えば、管理画面から患者ＩＤの入力と削除指示を受け付けて、書類削除の処理を起動する。
【００７２】
次に、しおり定義ファイルテーブルから削除書類のイメージファイルフルパスに挿入されているデータを削除する（ステップＳ４０１）。操作画面上で削除対象の文書を特定可能にし、操作者が指定した文書を削除対象と認識する。
【００７３】
次に、バーコードデータファイルから削除書類に対応したバーコードデータ及びしおりフォルダ名を削除する（ステップＳ４０２）。さらに、しおりフォルダとその配下のイメージファイルを削除する（ステップＳ４０３）。
【００７４】
以上の処理により、しおり定義ファイルテーブルから削除書類のイメージファイルフルパスが削除され、患者ＩＤ配下のフォルダからしおりフォルダ及びイメージファイルが削除され、バーコードデータファイルから削除対象のしおりフォルダのバーコードデータ及びしおりフォルダ名が削除される。
【００７５】
そして、しおり定義ファイルテーブルの内容を文書登録管理データファイルに設定して保存する。この結果、保存した文書登録管理データに基づいて登録文書を表示すれば文書削除後の画像が表示されるものとなる。
【００７６】
以上の説明では区切り用紙にバーコードを付加しているが、これに限定されるものではなく、しおり名称を識別可能であれば他の二次元識別マーク、数字列などを使用することができる。
【００７７】
【発明の効果】
以上詳記したように本発明によれば、種類の異なる複数文書をランダムに並べたままで読み込みを行っても、登録文書は予め定義した順番に自動的に整列可能で、また後から追加・削除・修正が容易な文書管理装置及び文書管理方法を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理装置の機能ブロック図
【図２】上記実施の形態に係る文書管理装置において使用するしおり定義ファイルフォーマットを示す図
【図３】しおり定義ファイルの具体例を示す図
【図４】バーコードの具体例を示す図
【図５】（ａ）専用区切り用紙の平面図
（ｂ）入院病名紙と兼用する区切り用紙の平面図
【図６】上記実施の形態に係る文書管理装置において書類の読込み動作を示すフロー図
【図７】スキャナ部で書類を読込んだ際の生成フォルダを示す図
【図８】バーコードデータファイルのフォーマットを示す図
【図９】しおり情報に基づいた自動整列処理のフロー図
【図１０】しおり定義ファイルの内容を読込んだしおり定義ファイルテーブルの状態を示す図
【図１１】バーコードデータファイルの具体例を示す図
【図１２】イメージファイルフルパスの一部にパス情報が登録された状態のしおり定義ファイルテーブルを示す図
【図１３】文書登録管理データの構成図
【図１４】しおり名称を表示させた表示例を示す図
【図１５】上記実施の形態に係る文書管理装置において書類を追加登録する際のフロー図
【図１６】上記実施の形態に係る文書管理装置において書類を削除する際のフロー図
【符号の説明】
１ スキャナ部
２ データ処理部
３ データ蓄積部
４ データ出力部
５ 操作入力部
１０ 段落階層
１１ 段落桁数
１２ 段落コード
１３ 段落文字列
１８ イメージファイルフルパス１
１９ イメージファイルフルパス２
【発明の属する技術分野】
本発明は、種類の異なる書類を読み込んで文書登録を行う文書管理装置及び文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、複数書類を一度にセットしても、文書ごとに区分して読取り情報を記録し、それぞれの文書ごとに所定のインデックス情報を自動付加する装置がある（例えば、特許文献１参照）。かかる装置では、種類の異なる文書を区分するための仕切紙を文書の前後に挿入しておき、読取り処理の際に仕切紙を検出した際に当該仕切紙の前後の文書の読取り画像をそれぞれ一個のファイルとして区分し、区分したファイルごとにバーコードで与えられるインデックス情報を付加する。
【０００３】
【特許文献１】
特開平８−１７２５１４号公報（段落００２９−００３２、図２）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記した従来装置では、文書を登録する際に、種類の異なる複数文書を予め登録する順番に手作業で並べておかなければならないといった問題があった。また登録した後に追加、削除、変更ができず、更新するためには再度文書を読み込む作業が発生する問題があった。
【０００５】
本発明は以上のような実情に鑑みてなされたものであり、種類の異なる複数文書をランダムに並べたままで読み込みを行っても、登録文書は予め定義した順番に自動的に整列可能で、また後から追加・修正が容易な文書管理装置及び文書管理方法を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にしおりフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該しおりフォルダに格納し、しおり名称とインデックス情報とが対応づけられ文書の整列順が定義されたしおり定義ファイルにしたがって、前記しおりフォルダが整列順に沿った順番に並べ替えられ各しおりフォルダとフォルダ内の画像ファイルの保存場所とが登録されたしおり定義ファイルテーブルを生成するものである。
【０００７】
【発明の実施の形態】
本発明の第１の態様は、書類名を示すしおり名称と書類を識別するインデックス情報とを対応づけて予め定義したしおり定義ファイルを記憶する記憶手段と、書類の画像を読み取る画像読取手段と、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納するフォルダ生成手段と、前記検出されたインデックス情報と前記作成されたフォルダの位置情報とを対応づけたデータファイルを生成するファイル生成手段と、前記しおり定義ファイルと前記生成されたデータファイルとからしおり名称としおり名称に対応するインデックス情報としおり名称の書類の画像ファイルを格納したフォルダの位置情報とを関連づけたテーブルを生成するテーブル生成手段と、を具備する文書管理装置である。
【０００８】
このように構成された文書管理装置によれば、しおり名称としおり名称に対応するインデックス情報がしおり定義ファイルに従ってテーブルに展開され、読込まれた書類の画像ファイルを格納したフォルダの位置情報がインデックス情報をキーにしてしおり名称とインデックス情報とに対応させてテーブルに展開されるので、テーブル内容にしたがってしおり名称を表示させることにより、しおり定義ファイルに定義される順番を維持したまましおり名称が表示されるとともに、表示されたしおり名称には対応する文書の読取画像が格納されたフォルダが関連づけられているので容易に画像表示することもできる。
【０００９】
本発明の第２の態様は、第１の態様の文書管理装置において、前記テーブル生成手段は、前記しおり定義ファイルからしおり名称としおり名称に対応するインデックス情報とを読込んでテーブルに展開し、前記データファイルからインデックス情報を読込んで前記展開したテーブル内に一致するインデックス情報があれば当該インデックス情報に対応させて前記データファイルのフォルダの位置情報を前記テーブルに書き込んでテーブルを生成するものとした。
【００１０】
これにより、テーブルに、しおり名称とそのしおり名称に対応した書類の読取画像が格納されたフォルダの位置情報とを対応付けて設定することができるものとなる。
【００１１】
本発明の第３の態様は、第１又は第２の態様の文書管理装置において、前記テーブル生成手段によるテーブル生成後にしおり定義ファイルに定義済みの書類を後から登録する場合、追加分の書類を前記画像読取手段による画像の読取り及び前記フォルダ生成手段によるフォルダ作成を行った後、既に生成済みのデータファイルに今回検出されたインデックス情報と作成されたフォルダの位置情報との対応を追加し、前記テーブル生成手段により既に生成済みのテーブルに今回登録するしおり名称とインデックス情報とフォルダの位置情報との対応を追加するものとした。
【００１２】
これにより、既登録書類の情報が書き込まれたテーブルに追加登録する書類の情報が書き込まれるが、追加登録に対応したしおり名称は予めしおり定義ファイルに定義されていてテーブル上に反映されているので、追加登録のしおり名称に対応させてフォルダの位置情報をテーブルに書き込むだけで登録処理を完了でき、テーブル内容にしたがってしおり名称を表示すれば、追加登録した書類のしおり名称を反映した順番で表示されるものとなる。
【００１３】
本発明の第４の態様は、第１、第２、第３のいずれかの態様の文書管理装置において、前記テーブル生成手段によるテーブル生成後に一部の書類を削除する場合、前記テーブル生成手段により生成されたテーブルから削除対象文書のフォルダの位置情報を削除し、前記データファイルから削除対象文書のインデックス情報とフォルダ名とを削除し、前記フォルダ生成手段により作成された当該フォルダと当該フォルダに格納された画像ファイルとを削除するものとした。
【００１４】
これにより、テーブルから削除対象の書類のしおり名称に対応したファイルの位置情報を削除し、データファイルから削除対象文書のインデックス情報とフォルダ名とを削除し、フォルダに格納された画像ファイルとを削除する操作で任意の文書を削除でき、削除後のテーブル内容にしたがってしおり名称を表示させれば、削除書類が表示画像から削除されたものとなる。
【００１５】
本発明の第５の態様は、書類の画像を読取り、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納し、書類名を示すしおり名称と書類を識別するインデックス情報とを対応づけて所定の整列順で予め定義したしおり定義ファイルを用いて、前記検出されたインデックス情報としおり定義ファイルのインデックス情報とが一致した場合に、前記作成されたフォルダの位置情報と前記しおり名称とを関連づけたテーブルを生成することを特徴とする文書管理方法である。
【００１６】
本発明の第６の態様は、予め所望の順番に記載した書類名とこれらの書類を識別するためのバーコードとを対応させた定義テーブルを備え、前記バーコードが挿入された原稿を読み取り、読み取った原稿画像を前記バーコード毎に別々の保存場所に保存し、前記読取ったバーコードと一致する前記定義テーブルの内容と前記保存場所とを対応させて、ユーザが前記書類を操作する際には、前記定義テーブルの書類名の順番に書類名を表示し、ユーザが選択した書類名に対応の原稿画像を保存場所から読み出して表示することを特徴とする文書管理方法である。
【００１７】
本発明の第７の態様は、第６の態様の文書管理方法において、前記定義テーブルに書類名があって対応の原稿画像が保存されていない場合、ユーザが前記書類を操作する際には、前記保存されていない書類名を表示しないものとした。
【００１８】
本発明の第８の態様は、第６の態様の文書管理方法において、前記定義テーブルに記載の書類を後から追加登録する場合、追加先となる書類のＩＤを認識し、バーコードが挿入された追加原稿を読み取り、読み取った原稿画像を前記ＩＤに対応する保存場所に前記バーコード毎に別々に保存し、前記読み取ったバーコードと一致する前記定義テーブルの内容と前記保存場所とを対応させるものとした。
【００１９】
以下、本発明に係る文書管理装置の一実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００２０】
図１は本実施の形態に係る文書管理装置の概略的な機能ブロック図である。スキャナ部１は、文書登録すべき書類の画像を読み込む画像読取手段として機能する部分である。データ処理部２は、コンピュータで構成されており、スキャナ部１を制御するスキャナドライバ、スキャナ部１から入力する画像データからバーコードデータを認識する機能、後述するしおり整列機能、しおり整列された状態で読取画像データを外部記憶装置へ文書登録する登録機能、その他の機能を備えている。データ蓄積部３は、外部記憶装置としてのハードディスクで構成され、読取画像データが文書登録される部分である。データ出力部４は、データ処理部２から与えられる登録文書データ又はスキャナ部１により取得された読取画像データを出力する部分である。データ出力部４による出力形態は、表示出力、ネットワーク送信、プリントアウトが想定される。本例では、データ出力部４を、表示出力するための表示部と、プリントアウトするためのプリンタ部と、他の通信装置へ画像送信するネットワーク通信部とで構成するものとする。操作入力部５は、ユーザがデータ処理部２に対して各種の指示を入力する部分であり、例えばＧＵＩを介して指示入力可能に構成されている。
【００２１】
次に、本文書管理装置において、実際に読込まれた書類の読取画像データ（文書データ）が自動的にしおり整列されて文書登録されるまでの動作について詳細に説明する。
【００２２】
先ず、書類の読み込みを行う前にしおり定義ファイルを準備する。しおり定義ファイルを作成する時点で文書登録が予想される書類のタイトル（文書を整列したときに区切りとなる分類名）をしおり名称として決定する。例えば、病院における患者に関する書類が文書登録の対象であれば、入院病誌、問診表、入院診療計画書、検査記録（病理）、検査記録（放射線）などがしおり名称として使用されるであろう。これらの書類を区分けして文書管理する場合、書類の内容に基づいて整列の順番がある程度決められている。又は、ユーザが希望する任意の整列順があるはずである。しおり定義ファイルには、しおり名称を用いて所望の整列の順番を定義する。さらに、しおり定義ファイルには、しおり名称に対応させて１対１で定めたバーコードデータも定義している。
【００２３】
本例では、しおり定義ファイルをＣＳＶ形式で定義する。ＣＳＶ形式のしおり定義ファイルは、１レコードに１つのしおり名称を記述し、しかもユーザが任意に定める整列順で第１レコードから順番にしおり名称を記述していくことができるので、ユーザにとって感覚的に整列順を把握できる利点がある。但し、本発明はＣＳＶ形式の定義ファイルに限定されるものではなく、他の形式でしおり定義ファイルを作成しても良い。
【００２４】
図２は、ＣＳＶ形式のしおり定義ファイルのフォーマット例を示している。同図に示すように、個々のレコード（１レコード目からＮレコード目）には段落名２１（第１段落）とその段落名２１に対応した段落定義番号２２（第１段落）、段落名２３（第２段落）とその段落名２３に対応した段落定義番号２４（第２段落）が定められている。段落名２１、２３がしおり名称に相当し、段落定義番号２２、２４を組合せた数字列がバーコードデータに相当する。
【００２５】
本例では、１レコードを第１段落と第２段落に分割している。例えば、入院病誌のようなしおり名称であれば第１段落だけでしおり名称を定義できるが、検査記録のような区分では検査記録の種別として病理、放射線、その他の項目が存在する。第２段落を設けると、検査記録のような書類でも病理、放射線といったレベルまで分類して整列できる。すなわち、「検査記録」という共通分類は第１段落に定め、病理等のサブ分類は第２段落に定めることができる。また段落定義番号は、バーコードにおける番号開始位置と終了位置を示している。患者に関する書類に限らず、他の種類の書類でも共通分類とサブ分類に分けて定義することができる。なお、サブ分類は１つに限定されるものではなく、第３段落、第４段落と任意の段落数を設定して複数のサブ分類を定義するようにしても良い。
【００２６】
図３に、しおり定義ファイル（ＣＳＶ形式）の具体例を示す。同図に示すしおり定義ファイルでは、第１段落の段落名２１がバーコードの２番目から４番目の数字列（番号）に対応し、第２段落の段落名２３が当該バーコードの５番目、６番目の数字列（番号）に対応すると定義している。図４に示すバーコードは、図３に示すしおり定義ファイルの５レコード目のしおり名称に対応したものである。第１段落の段落名２１である「青２号紙」は「０２１」の数字列で表され、第２段落の段落名２３である「承諾書」は「１０」の数字列で表される。したがって、２番目から６番名の数字が「０２１１０」となっているバーコードは、しおり名称「青２号紙・承諾書」を意味していることになる。本実施の形態では、以上のようにしてしおり名称とバーコードデータとを対応させてしおり定義ファイルに定義している。
【００２７】
次に、しおり定義ファイル（図３）に定義したしおり名称に対応したバーコードを、専用の区切り用紙又は書類自体の１枚目の用紙（表側）に印刷又は貼付する。図５（ａ）はバーコードを印刷した専用の区切り用紙の平面図の例であり、図５（ｂ）はバーコードを印刷した入院病名紙（表側）の平面図の例である。
【００２８】
なお、しおり定義ファイルに定義されているしおり名称は想定されたものである。患者によって実際に存在する書類の種類が異なるので、当然患者によって使用する区切り用紙（しおり名称）も異なっている。そのため、患者ごとに必要な区切り用紙（しおり名称に対応したバーコード付き）を選択する。
【００２９】
一方、カルテなどの書類はしおり名称に対応した分類ごとにまとめられている。各分類の書類の一番上にしおり名称に対応した区切り用紙が配置されるように、作成した区切り用紙を差込む。
【００３０】
ここで、従来であれば各分類の書類を分類間に亘り整列順に並べなおす必要があったが、本発明では書類が分類ごとにまとめられていれば、さらに分類間の順番を所望の整列順に並べなおす必要はない。すなわち、分類間の順番は図３のしおり定義ファイルに定義した順番になっている必要はなくばらばらで良い。また、同一分類の書類は一般的には１つにまとめて保管されているので、ほとんどのケースで書類を分類ごとにまとめる作業も発生しない。
【００３１】
次に、区切り用紙が組み込まれた各分類の書類の束を、スキャナ部１により１枚ずつ（本例では表裏の両方）読込む作業を実施する。
【００３２】
図６は区切り用紙を組み込んだ書類をスキャナ部１から読込んだ際のデータ処理部２のフロー図であり、図７は書類をスキャナ部１から読込んだ際に生成されたフォルダを示している。
【００３３】
データ処理部２においてスキャナドライバを起動した後、ＩＤ番号を操作入力部５から入力する。本例ではＩＤ番号として患者ＩＤを入力するものとする。しおり名称をつけて登録文書を整列させる単位は患者単位だからである。したがって、ＩＤ番号で指定された範囲が書類整列の範囲となる。
【００３４】
スキャナ部１で区切り用紙又は書類の画像データの読取りを実行すると、読取画像データをデータ処理部２に取り込む処理を開始すると共に（ステップＳ１００）、上記患者ＩＤに対応したフォルダを作成する（ステップＳ１０１）。例えば、患者ＩＤ１が入力された場合、図７におけるフォルダ７１が作成されることになる。
【００３５】
全ての書類（全頁）について後述する処理が完了するまで（ステップＳ１０２）、ステップＳ１０３からステップＳ１０４へ分岐し、バーコードチェック、フォルダ作成、データ保存等の処理を繰り返す。ステップＳ１０３では、今回の読取画像データにバーコードデータがあるか否か判断する。その結果、バーコードデータが含まれていれば、今回の読取画像データは区切り用紙であると判定して、ステップＳ１０１で作成したＩＤ対応のフォルダの配下に、新たにしおりフォルダ７３を作成する（ステップＳ１０４）。バーコード付き書類（区切り用紙）は一分類につき１番最初の用紙であるので、同一分類単位でページ番号を付する場合には、区切り用紙を認識した時点でしおりフォルダ７３内に登録される読取画像データ（書類）の頁番号を初期化する（ステップＳ１０４）。
【００３６】
次に、ステップＳ１０１で作成したＩＤ対応のフォルダの配下にバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）を作成し、バーコードデータ及びしおりフォルダ名を関連付けて保存する（ステップＳ１０５）。
【００３７】
また、図５（ｂ）に示すように本来の書類の表紙にバーコードを付して区切り用紙として兼用している場合は、図７に示すように当該書類の読取画像データにファイル名（０００００００１．ｔｉｆ）を付与して、しおりフォルダ７３に登録する（ステップＳ１０６）。図７に示す例では、ファイル名（０００００００１．ｔｉｆ）は頁番号とファイル属性とで構成した。
【００３８】
また、図５（ａ）に示すように専用の区切り用紙の場合、読取画像データはバーコードデータだけであるので読取画像データの登録は行われない。
【００３９】
次に、ステップＳ１０６で読取画像データの登録が行われていれば、頁番号をインクリメントして（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０２へ戻る。バーコードが付された区切り用紙兼用書類の裏面にも情報が記載されている場合は、両面読取りを行っている。両面読取りを行った場合は、バーコード付き読取画像データ（表面）の次にバーコードデータが無い読取画像データ（裏面）が読込まれる。また、区切り用紙の後に何枚か同一分類に属する書類が連続して存在する場合も、後続頁はバーコードが付されていない。このようにバーコードデータが付されていない読取画像データが読込まれた場合は、ステップＳ１０３の判定でステップＳ１０６へ分岐して、当該読取画像データにファイル名（０００００００２．ｔｉｆ）を付けてしおりフォルダ７３に登録する（ステップＳ１０６）。そして、頁番号をインクリメントして（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０２へ戻る。
【００４０】
新たに区切り用紙が読込まれれば、ステップＳ１０４において、図７に示すように、ＩＤ１の配下にしおりフォルダ７４が作成され、ステップＳ１０５において、ＩＤ１に対応のフォルダ配下に作成したバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）に今回読込んだバーコードデータ及び今回作成したしおりフォルダ名を関連付けて保存する。そして、次の区切り用紙が読込まれるまで、しおりフォルダ７４に読取画像データを順次登録していく（ステップＳ１０６）。
【００４１】
図７にスキャナ部１から読取画像データを読込んだ際のファイル構造が示されている。同図には符号７１で示す患者ＩＤ＝１の全ての書類と、符号７２で示す患者ＩＤ＝２の一部の書類を読込んだ段階でのファイル構造が示されている。上記したように、患者ＩＤ＝１の書類を読取る際に患者ＩＤ＝１を入力すると患者ＩＤ＝１のフォルダ７１が生成され、バーコードが付された区切り用紙を読込むたびにそのバーコードが認識され、患者ＩＤ＝１のフォルダ７１の配下にしおりフォルダ７３、７４が作成される。図７に示す例では、患者ＩＤ＝１ではしおりフォルダ７３、７４の２つが作成されている。一つ目のしおりフォルダ７３には、表裏の２頁しか格納されていないことから、区切り用紙で区切られた中には１枚の書類しかなかったことを意味している。例えば、図３における入院病誌の読取画像の場合が該当する。また、二つ目のしおりフォルダ７４には、表裏で４頁が格納されているので区切り用紙で区切られた中には２枚の書類があったことを意味している。
【００４２】
また、図７に示すように一つの患者ＩＤのフォルダ内には１つのバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）が作られる（ステップＳ１０５）。図８にバーコードデータファイル７６のフォーマットを示している。バーコードが付けられた区切り用紙が読込まれるたびに、しおりフォルダが作成されると共にバーコードデータ及びしおりフォルダ名がバーコードデータファイルに追加されていく。その結果、ある患者について全ての書類を読込めば、当該全書類に組み込まれていた区切り用紙に付されたバーコードの数だけバーコードデータ及びしおりフォルダ名がバーコードデータファイル７６に記述される。図７の例であれば、患者ＩＤ＝１に関しては、しおりフォルダ名＝０００００００００１とその読取りバーコードデータ、しおりフォルダ名＝０００００００００２とその読取りバーコードデータが、図８に示すフォーマットで格納されている。
【００４３】
なお、図５（ａ）に示すように区切り用紙にバーコードのみが記述されている専用の区切り用紙の場合は、ステップＳ１０６で画像登録は行わないで破棄するようにすることが望ましい。管理する必要のない画像だからである。
【００４４】
次に、以上のようにして取り込まれた書類をしおり名称のレベルで任意の整列順に表示可能な文書登録管理データに加工するための処理について説明する。
【００４５】
図９は文書登録管理データに加工するためのフロー図である。図７に示す状態でフォルダ管理されている書類を、図３に示すしおり定義ファイルに定められた順番で整列させて表示することのできる文書登録管理データに加工する処理について説明する。
【００４６】
図３に示すしおり定義ファイルを読込んでしおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ２００）。しおり定義ファイルの保存場所は、データ処理部２の内部メモリ又はデータ蓄積部３とする。但し、ＣＤ等のリムーバブルディスクからの読込み、又はネットワークを介したサーバからのダウンロードにて取得するように構成することもできる。
【００４７】
図１０はしおり定義ファイルテーブルのフォーマットを示している。ステップＳ２００での処理内容を具体的に説明する。データ処理部２は、読込んだしおり定義ファイル（図３）から１レコードずつ内容を認識して、図１０のしおり定義ファイルテーブルに書き込んでいく。
【００４８】
例えば、図３のしおり定義ファイルでは、１レコード目は第１段落（段落階層＝１）に段落文字列として「入院病誌」が設定され、その内容は「１」となっている。第２段落以降にデータは設定されていない。したがって、図１０のしおり定義ファイルテーブルには、１レコード目の段落階層１０に第１段落であることを示す「１」が記入され、段落桁数１１には第１段落の段落定義番号２２が「２−４（バーコードの２番目から４番目）」の３桁であることから「３」が記入され、段落コード１２にはバーコードの２番目から４番目の内容である「００１」が記入される。段落文字列１３には段落名である「入院病誌」が記入される。１レコード目は第２段落にデータが存在しないので「０」が記入され、段落文字列にはデータが無いことを意味する「ＮＵＬＬ」が記入される。５レコード目のように第２段落にデータが存在する場合は、第１段落の記入の後に、段落階層１４に第２段落であることを示す「２」が記入され、段落桁数１５には第２段落の段落定義番号２４が「５−６（バーコードの５番目から６番目）」の２桁であることから「２」が記入され、段落コード１６にはバーコードの５番目から６番目の内容である「１０」が記入される。段落文字列１７には第２段落の段落名である「承諾書」が記入される。以下同様にしてしおり定義ファイルの上から順番に１レコードずつしおり情報を取り込んでしおり定義ファイルテーブルに書き込む。
【００４９】
次に、設定の終了したしおり定義ファイルテーブルに患者ＩＤを定めて、同一の患者ＩＤのフォルダからバーコードデータファイル（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）を読込む（ステップＳ２０１）。そして、バーコードデータファイル（図８）から１番目のバーコードデータを取り出し、取り出したバーコードデータと一致する段落コードをしおり定義ファイルテーブル（図１０）の段落コード１２，１６から検索する(ステップＳ２０２)。例えば、図７において患者ＩＤ＝１に格納されたバーコードデータファイル７６（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）には図１１に示すデータが格納されているものとする。バーコードデータ＝００１００と一致するレコードをしおり定義ファイルテーブル（図１０）の段落コード１２、１６から探すと、１レコード目の段落コード１２に「００１」、段落コード１６に「００」とあり、バーコードデータの「００１００」と一致する。
【００５０】
次に、ステップＳ２０２においてバーコードデータと一致するレコードを検索できた場合は、同じレコードにある「イメージファイルフルパス１」１８の項目に、バーコードデータファイル（図１１）においてバーコードデータ＝００１００と一緒に設定されているしおりフォルダ名（０００００００００１）を記入する(ステップＳ２０３)。
【００５１】
このとき、フォルダのパス情報（C:\scn\1832050\）もフォルダ名と合わせて「イメージファイルフルパス１」に挿入される。「イメージファイルフルパス１」とは、段落コードと一致するバーコードデータによって作成されたしおりフォルダの配置場所を示すフォルダ名のことである。「イメージファイルフルパス２」は、登録済みのしおり名称の文書にページを追加登録する場合に追加登録する文書のパス情報を格納するものである。図１２は１レコード目の「イメージファイルフルパス１」にしおりフォルダ名が記入された状態を示している。前述の通り、しおりフォルダ（０００００００００１）には入院病誌の書類を読込んだ読取画像データが格納されている。したがって、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」にしおりフォルダ名が挿入されたことにより、しおり定義ファイルのしおり名称と読取画像データを含んだ形で実際に生成されているしおりフォルダとが、しおり定義ファイルテーブル上で関連付けられた事になる。
【００５２】
なお、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」にしおりフォルダ名を挿入したときは、バーコードデータファイルの対応するバーコードデータには処理済を示すフラグ（図示せず）を立てる(ステップＳ２０３)。
【００５３】
次に、ステップＳ２０１に戻り、処理していないバーコードデータがあるか否かチェックする。図１１に示す例であれば２つ目のバーコードデータ（００２００）があるので、そのバーコードデータを取り込み、取り込んだバーコードデータと一致する段落コードをしおり定義ファイルテーブルの段落コードから検索する(ステップＳ２０２)。今回のバーコードデータと一致する段落コードをしおり定義ファイルテーブルから見つけたら、その一致段落コードがあるレコードの「イメージファイルフルパス１」にバーコードデータファイルにある該当するしおりフォルダ名を挿入する。
【００５４】
以上の処理をバーコードデータファイルにあるバーコードデータが無くなるまで繰り返し、バーコードデータファイルに登録していた全てのしおりフォルダ名をしおり定義ファイルテーブルの該当する「イメージファイルフルパス１」又は「イメージファイルフルパス２」に挿入する。
【００５５】
なお、一人の患者がしおり定義ファイルに定義した全てのしおり名称を使用するわけではないので、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」「イメージファイルフルパス２」にはしおりフォルダ名の挿入されないレコードも存在する。そのような「イメージファイルフルパス」にはＮＵＬＬを挿入する。
【００５６】
以上の処理により、しおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス」１８，１９に、バーコードデータファイル７６に登録された全しおりフォルダ名（図８、図１１）に関して、各しおりフォルダのパス情報（保存場所）が登録されたことになる。
【００５７】
次に、ステップ２０４において、しおり定義ファイルテーブルの内容を文書登録管理データファイルに書き込む。図１３はしおり定義ファイルテーブルの内容が書き込まれた文書登録管理データファイルを示す。同図に示すように、しおり定義ファイルテーブルの内容に加えて、しおりＸ方向位置３１及びしおりＹ方向位置３２の項目が追加されている。しおりＸ方向位置３１及びしおりＹ方向位置３２は、画面表示する上でしおり名称の表示位置を指定するパラメータである。しおりＸ方向位置３１は表示画面上の横方向の表示位置を示し、しおりＹ方向位置３１は表示画面上の縦方向の表示位置を示す。例えば、Ｘ＝０、Ｙ＝０であれば、表示画面の左端左上からしおり名称を表示することになる。
【００５８】
一つの患者ＩＤについて文書登録管理データファイルの作成が完了したら、文書登録が終了する。当該患者ＩＤについて作成したしおり定義ファイルテーブルを初期化して処理を終了する(ステップＳ２０５)。
【００５９】
上記文書登録管理データファイルは、データ処理部２の内部メモリ又はデータ蓄積部３に患者ＩＤ毎に保存される。そして、操作入力部５からデータ処理部２に対して患者ＩＤを指定して文書登録管理データの表示要求があれば、患者ＩＤに基づいて文書登録管理データファイルを読み出す。次に、文書登録管理データファイルからイメージファイルフルパス１８，１９にデータが設定されているレコードを特定し、特定したレコードから「０」以外のデータの設定されている段落階層１０、１４の段落文字列１３を取り出す。取り出されたしおり名称が属しているレコード番号及び段落文字列１３はしおり定義ファイルに従っているので、レコード番号及び段落文字列１３に基づいて取り出されたしおり名称を表示させれば、しおり定義ファイルに定義された前後関係を維持したまま当該患者の登録文書がしおり名称にて表示されることになる。
【００６０】
図１４は、ある患者ＩＤの文書登録管理データに基づいて登録文書をしおり名称にて表示した例を示している。しおり名称が画面左側に整列されていて、整列しているしおり名称の中からユーザが選択したしおり名称（検査記録(病理)）に対応した登録画像が表示されている。文書登録管理データ上でしおりフォルダ名と当該フォルダの保存場所であるフルパスとが関連付けられているので、しおりフォルダの１頁目を容易に表示させることができる。
【００６１】
次に、既に文書登録された患者について新たな書類を追加登録する場合について説明する。
【００６２】
図１５は書類を追加登録する場合のフロー図である。図３に示すしおり定義ファイルを読込み、前述したようにしおり定義ファイルの内容を図１０に示すしおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ３００）。
【００６３】
次に、患者ＩＤの入力を受け付け（ステップＳ３０１）、受け付けたＩＤに対応した文書登録管理データ（図１３）を読込んで、その内容をしおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ３０２）。
【００６４】
ここで、ステップＳ３００で作成したしおり定義ファイルテーブルには、文書登録管理データに設定されているデータ内容のうちしおりフォルダのイメージファイルフルパスデータ以外は既に設定されているので、ステップＳ３０２では文書登録管理データ上のイメージファイルフルパスデータを該当個所に書き込むだけで良い。
【００６５】
次に、区切り用紙が一番上に置かれた追加書類をスキャナ部１で読込む（ステップＳ３０３）。スキャナ部１で読込まれた読取画像データを１頁ずつ処理する。先ず、ステップＳ３０４の判定を経てから、読取画像データにバーコードデータが含まれているか否か判断する（ステップＳ３０５）。バーコードデータが含まれた読取画像データであれば区切り用紙であると判断してパス情報の書き込みへ処理を移行する。すなわち、認識したバーコードデータを基にしおり定義ファイルテーブルのレコードから段落コード１２、１６の内容が一致するレコードを検索する（ステップＳ３０６）。段落コード１２、１６の内容が一致するレコードがあれば（ステップＳ３０７）、ステップＳ３０１で受け付けた患者ＩＤに対応するフォルダの配下にしおりフォルダを新規に作成する（ステップＳ３０８）。さらに、頁番号を初期化する（ステップＳ３０８）。また、対応するＩＤフォルダにあるバーコードデータファイル（ＩＮＤＥＸ．ＤＡＴ）に、しおりフォルダを作成した基になったバーコードデータを書き込むとともにしおりフォルダ名を書き込む（ステップＳ３０９）。
【００６６】
次に、ステップＳ３０９で作成したしおりフォルダ名をしおり定義ファイルテーブルの「イメージファイルフルパス１」１８に書き込む（ステップＳ３１０）。この結果、しおり定義ファイルテーブル上で、しおりフォルダと追加登録文書の読取画像データとが関連づけられて定義されたことになる。
【００６７】
次に、作成されたしおりフォルダ内に、読取画像データのファイルを格納し（ステップＳ３１１）、頁番号をインクリメントして（ステップＳ３１２）、上記ステップＳ３０４へ戻る。次のバーコードデータが検出されるまで追加登録文書の全頁についてステップＳ３０５からステップＳ３１１へ分岐して、ステップＳ３０８で作成したしおりフォルダ内に読取画像を順次格納する。
【００６８】
一方、ステップＳ３０４の判定で未処理の頁が無くなったと判断された場合は、しおり定義テーブルファイルの内容を文書登録管理テータファイルに書き込む（ステップＳ３１４）。これにより、ステップＳ３０３で読込んだ追加登録文書のデータが反映された文書登録管理データが完成する。その後、しおり定義ファイルテーブルを初期化して処理を終了する（ステップＳ３１５）。また、ステップＳ３０７でバーコードデータと一致するレコードがなければ別の書類が混ざってしまった可能性があるので、エラーを表示して（ステップＳ３１３）、それ以前に正常に追加登録された分を文書登録管理データに書き込んで（ステップＳ３１４）、しおり定義ファイルテーブルを初期化して処理を終了する（ステップＳ３１５）。
【００６９】
このように、追加文書を登録する場合であってもスキャナ部１から追加文書を読込むだけでしおり定義ファイルに定義した順番を維持した状態で登録文書を整列表示し得る文書登録管理データを取得することができる。
【００７０】
次に、文書登録管理データから任意の文書を削除する場合の処理について説明する。
【００７１】
図１６は文書登録管理データから任意の文書を削除する場合のフロー図である。患者ＩＤに対応した文書登録管理データを読込み、しおり定義ファイルテーブルに設定する（ステップＳ４００）。例えば、管理画面から患者ＩＤの入力と削除指示を受け付けて、書類削除の処理を起動する。
【００７２】
次に、しおり定義ファイルテーブルから削除書類のイメージファイルフルパスに挿入されているデータを削除する（ステップＳ４０１）。操作画面上で削除対象の文書を特定可能にし、操作者が指定した文書を削除対象と認識する。
【００７３】
次に、バーコードデータファイルから削除書類に対応したバーコードデータ及びしおりフォルダ名を削除する（ステップＳ４０２）。さらに、しおりフォルダとその配下のイメージファイルを削除する（ステップＳ４０３）。
【００７４】
以上の処理により、しおり定義ファイルテーブルから削除書類のイメージファイルフルパスが削除され、患者ＩＤ配下のフォルダからしおりフォルダ及びイメージファイルが削除され、バーコードデータファイルから削除対象のしおりフォルダのバーコードデータ及びしおりフォルダ名が削除される。
【００７５】
そして、しおり定義ファイルテーブルの内容を文書登録管理データファイルに設定して保存する。この結果、保存した文書登録管理データに基づいて登録文書を表示すれば文書削除後の画像が表示されるものとなる。
【００７６】
以上の説明では区切り用紙にバーコードを付加しているが、これに限定されるものではなく、しおり名称を識別可能であれば他の二次元識別マーク、数字列などを使用することができる。
【００７７】
【発明の効果】
以上詳記したように本発明によれば、種類の異なる複数文書をランダムに並べたままで読み込みを行っても、登録文書は予め定義した順番に自動的に整列可能で、また後から追加・削除・修正が容易な文書管理装置及び文書管理方法を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理装置の機能ブロック図
【図２】上記実施の形態に係る文書管理装置において使用するしおり定義ファイルフォーマットを示す図
【図３】しおり定義ファイルの具体例を示す図
【図４】バーコードの具体例を示す図
【図５】（ａ）専用区切り用紙の平面図
（ｂ）入院病名紙と兼用する区切り用紙の平面図
【図６】上記実施の形態に係る文書管理装置において書類の読込み動作を示すフロー図
【図７】スキャナ部で書類を読込んだ際の生成フォルダを示す図
【図８】バーコードデータファイルのフォーマットを示す図
【図９】しおり情報に基づいた自動整列処理のフロー図
【図１０】しおり定義ファイルの内容を読込んだしおり定義ファイルテーブルの状態を示す図
【図１１】バーコードデータファイルの具体例を示す図
【図１２】イメージファイルフルパスの一部にパス情報が登録された状態のしおり定義ファイルテーブルを示す図
【図１３】文書登録管理データの構成図
【図１４】しおり名称を表示させた表示例を示す図
【図１５】上記実施の形態に係る文書管理装置において書類を追加登録する際のフロー図
【図１６】上記実施の形態に係る文書管理装置において書類を削除する際のフロー図
【符号の説明】
１ スキャナ部
２ データ処理部
３ データ蓄積部
４ データ出力部
５ 操作入力部
１０ 段落階層
１１ 段落桁数
１２ 段落コード
１３ 段落文字列
１８ イメージファイルフルパス１
１９ イメージファイルフルパス２
Claims (8)
- 書類名を示すしおり名称と書類を識別するインデックス情報とを対応づけて予め定義したしおり定義ファイルを記憶する記憶手段と、書類の画像を読み取る画像読取手段と、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納するフォルダ生成手段と、前記検出されたインデックス情報と前記作成されたフォルダの位置情報とを対応づけたデータファイルを生成するファイル生成手段と、前記しおり定義ファイルと前記生成されたデータファイルとからしおり名称としおり名称に対応するインデックス情報としおり名称の書類の画像ファイルを格納したフォルダの位置情報とを関連づけたテーブルを生成するテーブル生成手段と、を具備する文書管理装置。
- 前記テーブル生成手段は、前記しおり定義ファイルからしおり名称としおり名称に対応するインデックス情報とを読込んでテーブルに展開し、前記データファイルからインデックス情報を読込んで前記展開したテーブル内に一致するインデックス情報があれば当該インデックス情報に対応させて前記データファイルのフォルダの位置情報を前記テーブルに書き込んでテーブルを生成することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
- 前記テーブル生成手段によるテーブル生成後にしおり定義ファイルに定義済みの書類を後から登録する場合、追加分の書類を前記画像読取手段による画像の読取り及び前記フォルダ生成手段によるフォルダ作成を行った後、既に生成済みのデータファイルに今回検出されたインデックス情報と作成されたフォルダの位置情報との対応を追加し、前記テーブル生成手段により既に生成済みのテーブルに今回登録するしおり名称とインデックス情報とフォルダの位置情報との対応を追加することを特徴とする請求項１又は請求項２記載の文書管理装置。
- 前記テーブル生成手段によるテーブル生成後に一部の書類を削除する場合、前記テーブル生成手段により生成されたテーブルから削除対象文書のフォルダの位置情報を削除し、前記データファイルから削除対象文書のインデックス情報とフォルダ名とを削除し、前記フォルダ生成手段により作成された当該フォルダと当該フォルダに格納された画像ファイルとを削除することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の文書管理装置。
- 書類の画像を読取り、読取画像の中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納し、書類名を示すしおり名称と書類を識別するインデックス情報とを対応づけて所定の整列順で予め定義したしおり定義ファイルを用いて、前記検出されたインデックス情報としおり定義ファイルのインデックス情報とが一致した場合に、前記作成されたフォルダの位置情報と前記しおり名称とを関連づけたテーブルを生成することを特徴とする文書管理方法。
- 予め所望の順番に記載した書類名とこれらの書類を識別するためのバーコードとを対応させた定義テーブルを備え、前記バーコードが挿入された原稿を読み取り、読み取った原稿画像を前記バーコード毎に別々の保存場所に保存し、前記読取ったバーコードと一致する前記定義テーブルの内容と前記保存場所とを対応させて、ユーザが前記書類を操作する際には、前記定義テーブルの書類名の順番に書類名を表示し、ユーザが選択した書類名に対応の原稿画像を保存場所から読み出して表示することを特徴とする文書管理方法。
- 前記定義テーブルに書類名があって対応の原稿画像が保存されていない場合、ユーザが前記書類を操作する際には、前記保存されていない書類名を表示しないことを特徴とする請求項６記載の文書管理方法。
- 前記定義テーブルに記載の書類を後から追加登録する場合、追加先となる書類のＩＤを認識し、バーコードが挿入された追加原稿を読み取り、読み取った原稿画像を前記ＩＤに対応する保存場所に前記バーコード毎に別々に保存し、前記読み取ったバーコードと一致する前記定義テーブルの内容と前記保存場所とを対応させることを特徴とする請求項６記載の文書管理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002363961A JP2004200779A (ja) | 2002-12-16 | 2002-12-16 | 文書管理装置及び文書管理方法 |
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| JP2002363961A JP2004200779A (ja) | 2002-12-16 | 2002-12-16 | 文書管理装置及び文書管理方法 |
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Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7697154B2 (en) | 2004-01-28 | 2010-04-13 | Ricoh Company, Ltd. | Generating multiple image files from an original document or original image data |
| US7864368B2 (en) | 2007-11-19 | 2011-01-04 | Kabushiki Kaisha Toshiba | Image forming apparatus, image reading apparatus, and control method thereof |
| US8634114B2 (en) | 2010-09-30 | 2014-01-21 | Brother Kogyo Kabushiki Kaisha | Image processing apparatus, image processing method and image scanning apparatus |
| US8743414B2 (en) | 2010-12-27 | 2014-06-03 | Brother Kogyo Kabushiki Kaisha | Image processing apparatus, image processing method and recording medium for attaching additional information to images in an image file to faciltate searching the image file |
-
2002
- 2002-12-16 JP JP2002363961A patent/JP2004200779A/ja active Pending
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